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Plan de Negocios

Creación de empresa logística de

Catering y Organización de

Eventos Empresariales

Autor: Andrea Monsalvo Jurado

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA

Plan de Negocios Creación de empresa logística de Catering y

Organización de Eventos Empresariales

Andrea Monsalvo Jurado

28/10/2010

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Carrera de Administración de Empresas Bogotá D.C.

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TABLA DE CONTENIDO

Contenido Índice de Tablas e Ilustraciones .................................................................................................... 9

Índice de Anexos ......................................................................................................................... 10

Resumen Ejecutivo ....................................................................................................................... 11

Capítulo I ..................................................................................................................................... 14

1.1 Título ............................................................................................................................... 14

1.2 Introducción .................................................................................................................... 15

1.3 Antecedentes .................................................................................................................. 16

1.4 Planteamiento del problema ................................................................................................ 22

1.5 Formulación del problema .................................................................................................... 23

1.6 Justificación ..................................................................................................................... 24

1.7 Marco teórico ....................................................................................................................... 26

1.8 Marco conceptual ................................................................................................................ 29

1.9 Objetivos ......................................................................................................................... 31

Capítulo II .................................................................................................................................... 33

2. Estudio de mercado ............................................................................................................ 33

2.1 Análisis del Sector ....................................................................................................... 34

2.1.1 Entorno Económico ................................................................................................. 35

2.1.2 Entorno Político....................................................................................................... 45

2.1.3 Entorno Socio-Cultural ............................................................................................ 48

2.1.4 Entorno Tecnológico ............................................................................................... 50

2.2 Investigación de Mercados ......................................................................................... 51

2.2.1 Diseño de la Investigación................................................................................... 51

2.2.2 Definición de la población ................................................................................... 51

2.2.3 Selección del tamaño de la muestra ................................................................... 52

2.2.4 Trabajo de campo ............................................................................................... 53

2.2.5 Análisis de los datos ............................................................................................ 53

2.2.6 Segmentación del Mercado ................................................................................ 54

2.2.7 Mercado Objetivo ................................................................................................ 55

2.2.8 Cuestionario ........................................................................................................ 55

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2.3 Análisis del Mercado ................................................................................................... 57

2.3.1 Resultados Obtenidos.............................................................................................. 59

2.3.2 Análisis de la Competencia...................................................................................... 62

2.3.3 Participación en el mercado .................................................................................... 64

2.3.4 Mercado Potencial .................................................................................................. 65

2.4 Estrategia de Mercados .............................................................................................. 65

2.4.1 Concepto del Servicio ..................................................................................................... 68

2.4.2 Estrategia de Distribución ....................................................................................... 68

2.4.3 Estrategia de Precio ................................................................................................ 69

2.4.4 Estrategia de Comunicación .................................................................................... 70

2.4.5 Estrategia de Servicio .............................................................................................. 72

2.4.6 Estrategia de Aprovisionamiento ............................................................................ 73

2.5 Proyección de ventas .................................................................................................. 78

2.5.1 Proyecciones ............................................................................................................ 78

2.5.2 Política de cartera ................................................................................................... 79

Capítulo III ................................................................................................................................... 81

3. Operación ............................................................................................................................ 81

3.1 Ficha técnica del servicio ............................................................................................. 81

3.2 Estado de desarrollo.................................................................................................... 82

3.3 Descripción del proceso ............................................................................................... 83

3.5 Plan de producción ...................................................................................................... 88

3.5.1 Cadena de abastecimiento ............................................................................................. 91

3.6 Costos de producción .................................................................................................. 91

Capítulo IV ................................................................................................................................... 93

4. Estudio Organizacional ........................................................................................................ 93

4.1 Estrategia organizacional ........................................................................................... 93

4.1.1 Análisis DOFA .......................................................................................................... 95

4.1.2 Organismos de apoyo ............................................................................................. 96

4.2 Estructura organizacional ........................................................................................... 98

4.3 Políticas de selección y contratación......................................................................... 103

4.4 Aspectos legales ........................................................................................................ 104

8

4.4.1 Constitución y legalidad ........................................................................................ 104

4.5 Costos administrativos .............................................................................................. 107

Capítulo V .................................................................................................................................. 109

5. Estudio económico y financiero .................................................................................... 109

5.1 Ingresos y egresos ..................................................................................................... 110

5.1.1 Balance General .................................................................................................... 111

5.1.2 Estado de pérdidas y ganancias ............................................................................ 113

5.1.3 Razones financieras ............................................................................................... 114

Capítulo VI ................................................................................................................................. 115

6. Impacto económico social ambiental ............................................................................... 115

6.1 Cadena de Valor ........................................................................................................ 115

6.2 Generación de Empleo .............................................................................................. 120

6.3 Costo ambiental ........................................................................................................ 120

Capítulo VII ................................................................................................................................ 122

7. Conclusiones ..................................................................................................................... 122

Anexos ................................................................................................................................... 125

Bibliografía ................................................................................................................................ 144

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Índice de Tablas e Ilustraciones

Ilustración 0-1: Tendencias Catering en Eventos ........................................................................ 18

Ilustración 2: Logística Empresa .................................................................................................. 31

Ilustración 3: Participación Bogotá ............................................................................................. 35

Ilustración 4: Actividad Económica de las empresas creadas en Bogotá ................................... 36

Ilustración 5: Número de empresas en Bogotá. Fuente: Elaboración propia ............................. 37

Ilustración 6: Distribución de las PYMES. Fuente: Estudio, La MIPYMES en Colombia,

Diagnóstico general y acceso a los servicios financieros ............................................................ 38

Ilustración 7: Bogotá Productiva ................................................................................................. 38

Ilustración 8: Distribución PIB por ramas de actividad 2007. Fuente: Elaboración propia ........ 41

Ilustración 9: Balance de la situación económica del comercio en Bogotá 2008-2009. Fuente:

Encuesta de opinión empresarial Fedesarrollo 2009 ................................................................. 42

Ilustración 10: Sectores de destino de la inversión extranjera directa en Bogotá- Cundinamarca,

2009. Fuente: Banco de La República *No incluye inversión en petróleos ni en portafolio ...... 43

Ilustración 11: Atractividad de Bogotá para la IED. Fuente: Invest in Bogotá ............................ 44

Ilustración 12: Mapa geográfico de Bogotá. Fuente: Google images ......................................... 48

Ilustración 13: Tamaño de la empresa. ....................................................................................... 59

Ilustración 14: Tipo de eventos que realizan las empresas. ....................................................... 59

Ilustración 15: Cómo organiza el evento .................................................................................... 60

Ilustración 16: Motivos por los que no realiza eventos .............................................................. 60

Ilustración 17: ¿Contrataría los servicios de esta empresa? ...................................................... 61

Ilustración 18: Presupuesto que invertiría en la realización de eventos .................................... 61

Ilustración 19: Empresas líderes del sector ................................................................................ 62

Ilustración 20: Estrategia de distribución ................................................................................... 68

Ilustración 21: Estrategia de precio ............................................................................................ 69

Ilustración 22: Flujograma actividades para el cliente. Fuente: Elaboración propia .................. 90

Ilustración 23: Cadena de abastecimiento Fuente: Elaboración propia ..................................... 91

Ilustración 24: Organigrama primer año Fuente: Elaboración propia ........................................ 98

Ilustración 25: Organigrama segundo año Fuente: Elaboración propia ..................................... 99

Ilustración 26: Organigrama tercer al quinto año Fuente: elaboración propia ........................ 101

Ilustración 27: Cadena de valor Fuente: elaboración propia .................................................... 115

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Índice de Anexos

Clasificación internacional industrial uniforme (CIIU)……………………………………………………… 122 Clasificación sectores de la economía…………………………………………………………………………….…121 Desarrollo de Operaciones………………………………………………………………………………………………..130 Diagrama de operaciones…………………………………………………………………………………………………134 Encuesta…………………………………………………………………………………………………………………………..124 Estados Financieros Empresas Líderes del Sector………………………………………………………………128 Formato cuestionario……………………………………………………………………………………………………….123 Matriz de desempeño proveedores…………………………………………………………………………………129 Parametros necesarios para la conformacion legal de la empresa…………………………………..135 Plantilla para evaluación del cliente,………………………………………………………………………………..130 Resultados obtenidos………………………………………………………………………………………………………126 Tabulación resultados obtenidos……………………………………………………………………………………..124

Resumen Ejecutivo

Servicios Integrales de Catering & Eventos

Resumen Ejecutivo

Descripción del Negocio:

Professional Catering & Events Solutions será una empresa que satisfaga todas las necesidades, expectativas y exigencias de sus clientes, ofreciendo una novedosa propuesta que consiste en organizar una amplia red logística de proveedores contratados por out sourcing para la realización de eventos personalizados y a la medida de cada cliente. Al realizar toda la logística del evento, y además cubrir la necesidad de los servicios alimentarios, con marcas reconocidas y escogidas directamente por el cliente desde nuestro portafolio, personalmente o a través de nuestra página de Internet, nos catalogamos como una empresa integral, manejando un concepto novedoso en el mercado.

Socios:

Andrea Monsalvo Jurado

Sergio Moreno Villamizar

Participación accionaria: 50% cada uno

Equipo Directivo:

Producción de Eventos: Andrea Monsalvo Jurado

Producción Logística: Sergio Moreno Villamizar

Producción Financiera: Sergio Moreno Villamizar

Producción Administrativa y Legal: Andrea Monsalvo

Jurado

Industria:

Alimentos y bebidas

Número de empleados:

Al iniciar actividades: 2

Al final del primer año: 2

Al final del tercer año y hasta el quinto: 6

Alianzas/Socios:

Buscamos aliarnos con los principales restaurantes de la

ciudad de Bogotá, para dar respaldo al nombre de la

Empresa y garantizar calidad reconocimiento por parte de

nuestros clientes objetivo y potenciales siendo nuestro

valor diferenciador.

Objetivos Financieros:

Buscamos personas que tengan interés en financiarnos la

inversión inicial para empezar actividades. Recibirán a

cambio participación en las utilidades de la Empresa.

Uso de los Fondos:

Diseño y operación página web, campañas de publicidad,

compra de inmuebles y equipo, lanzamiento de la

empresa, capital de trabajo.

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Dirección/Equipo

El proyecto lo implementará Andrea Monsalvo Jurado, y Sergio Moreno Villamizar, dentro de sus funciones generales está todo el montaje, organización y adecuación de la empresa, así como conseguir los inversionistas, clientes y realizar las alianzas con los proveedores seleccionados. La dedicación de cada uno al negocio es mínimo tres horas semanales, pues actualmente están realizando otras actividades. Su formación académica la recibieron en la Pontificia Universidad Javeriana en la Carrera de Administración de Empresas e Ingeniería Industrial, respectivamente.

Servicios

Integración de una red de logística para la realización de eventos empresariales. En la Empresa participarán varias compañías de los diferentes sectores económicos, reconocidas en el mercado, quienes serán nuestros proveedores llamados dentro de la Empresa “socios estratégicos”. Esto implica: transporte, decoración, ambientación, lugar, música, comida, bebidas, personal de servicio, equipos y herramientas, invitaciones, recordatorios, en términos generales. Nuestra principal diferencia con las empresas de eventos existentes en el mercado, es que integramos la logística de la realización total del evento con los servicios alimentarios (catering), y lo haremos ofreciendo un amplio portafolio de opciones de empresas reconocidas y posicionadas en el mercado para cada componente del evento, a un costo accesible a las pequeñas y medianas empresas. El cliente no se preocupará por nada, sólo necesita escoger sus marcas preferidas en nuestra página de internet o si lo prefiere en una reunión personalizada, y nosotros organizamos e integramos cada detalle para que el evento sea excelente y totalmente único. Tecnologías/conocimientos necesarios

El conocimiento básico que necesitamos para llevar a cabo el proyecto, es el que hemos recibido en la Pontificia Universidad Javeriana en las carreras de Administración de Empresas e Ingeniería Industrial. En cuanto a la organización de eventos realizaremos algunos cursos dentro y fuera del país en los que nos capaciten para integrar todos los aspectos necesarios, innovar en cada uno de ellos, y estar al tanto de las tendencias mundiales. Mercados

Nuestro mercado objetivo son inicialmente, las empresas comerciales pequeñas y medianas de la ciudad de Bogotá, después de los tres primeros años de operación se evaluará si también nos dirigiremos a las grandes organizaciones. Las tendencias mundiales de marketing indican que la mayoría de los negocios, y algunos de los más importantes para las compañías, se cierran en ambientes diferentes al de las oficinas, por lo que se está implementando el lanzamiento de nuevos productos o servicios a

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través de eventos que funcionan como una carta de presentación e imagen de la empresa y dejan una huella más clara y profunda en los clientes externos. En cuanto al cliente interno, para lograr motivación, permanencia, lealtad y un buen ambiente laboral, las empresas también organizan reuniones como las fiestas de fin de año, celebraciones de ascensos, despedidas y reconocimientos, entre otros, en los cuales también prestaremos nuestros excelentes servicios. Por lo que iniciando la empresa esperamos captar el 1% de los ingresos que las PYMES generan al sector comercial de la ciudad de Bogotá, lo que representa para el primer año ventas por $114.796.875.

Proyectamos un crecimiento del 1% para el segundo año, del 5% para el tercer año, del 6% para el cuarto año y del 9% para el quinto año. Canales de Distribución

El principal canal para llegar a nuestro cliente objetivo será la promoción de la Empresa en los restaurantes socios y el voz a voz, a medida que nos demos a conocer se destinarán más recursos hacia la página web. A mediano plazo esperamos pautar en las principales revistas especializadas del medio y participar en ferias.

Competencia

La competencia directa son las empresas de eventos y de catering. Las primeras no satisfacen las necesidades básicas y mucho menos las expectativas de los clientes, pues no ofrecen variedad de opciones y solo realizan una o dos actividades de las muchas que forman un evento. Por otro lado están las empresas de catering, que solamente ofrecen servicios de alimentación, pero sin satisfacer las necesidades ni diferenciar el tipo de cliente, la hora del día, el tipo de evento, el perfil de los invitados, entre otros muchos aspectos que se deben tener en cuenta. Finanzas

La Empresa en sus inicios se financiará con el aporte de los socios que será de $5.000.000 inicialmente, y con un préstamo bancario a largo plazo con cuota fija a 10 años por un valor de $30.000.000 a una tasa preferencial para PYMES del 12% efectiva anual. Desde el punto de vista financiero, el proyecto es bastante atractivo para los inversionistas, pues la inversión inicial es sólo de $5.000.000 con un retorno de la inversión de un 25%, TIR del 67% y a cinco años les retornará el monto total invertido. El valor presente neto de la Empresa es de $94.124.800

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Capítulo I

1.1 Título

Plan de Negocios para la creación de una Empresa logística de Catering y Organización de Eventos Empresariales.

& Events Solutions Professional Catering

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1.2 Introducción

En el ambiente empresarial, el realizar eventos se ha vuelto un estilo de dirección, aprendizaje y capacitación para cada ocasión de acuerdo al mensaje que se quiera transmitir y a qué tipo de personas se quiera llegar. Dentro de estos eventos está presente el tema de los servicios alimentarios, actualmente llamado catering, ya sea con alimentos sólidos o solamente con bebidas, los cuales, siempre tendrán un papel protagónico en cada momento y serán el centro de atención entre los asistentes para emitir un juicio de la empresa que preste este servicio.

Por lo anterior, es fundamental tener presente todos los detalles como: los servicios alimentarios, el lugar, la ambientación, es decir los factores que hacen posible que un evento sea exitoso, para dar un impacto positivo a los asistentes.

La organización de un evento puede llegar a ser muy dispendiosa para que éste genere el resultado que se espera, es por esto y por el excelente resultado que crea en los clientes, que las empresas en este momento tienen conocimiento de su gran importancia destinando recursos para su realización, y en muchos casos prefieren contratar a un tercero para que los organice y garantizar su objetivo.

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1.3 Antecedentes

En los últimos años las empresas han cambiado radicalmente su enfoque y su organización interna se tiene conciencia que su razón de ser son las personas, sus clientes internos y externos, quiénes son los que toman la decisión final de preferirla o no entre la gran competencia en el mercado.

Es por esto que hoy en día sus estrategias, especialmente en lo que respecta a mercadeo y ventas están dirigidas hacia la motivación de las personas, las grandes empresas comerciales lo realizan a través de sugestivas campañas de publicidad, espectaculares comerciales en medios de comunicación masiva reservando un presupuesto para ello, la tendencia actual para acercarse más al cliente, (sin dejar de lado las campañas publicitarias) son los eventos.

Un evento empresarial sirve para motivar al cliente interno y externo, al primero para que logre los objetivos organizacionales, y al segundo, para que consuma o utilice más los productos o servicios ofrecidos por la empresa.

Ésta no es una estrategia exclusiva de las grandes empresas con amplios presupuestos, pues las pequeñas y medianas empresas han descubierto que sin necesidad de realizar eventos ostentosos se logran buenos resultados y no es tan costoso como una gran campaña publicitaria tal lo muestra el siguiente artículo;

“Creer que el marketing es para las grandes empresas es como decir que el

amor es solo para los rubios, altos y de ojos celestes.

¿Se han olvidado las PyMEs de algo tan obvio como es valor del marketing? ¿O creen que apuntar a incrementar las ventas pasa más por pautar publicidad en grandes medios que por realizar eventos y producir piezas gráficas promocionales?

El marketing es la disciplina que analiza y desarrolla el vínculo entre sujetos en estado de demanda y objetos en oferta, intentando que se cumplan los objetivos de cada uno de los intervinientes.

En esta definición (y en cualquier otra)... ¿hay alguna mención al tamaño de las empresas? Ninguna. Y esto es así porque el desarrollo de ese vínculo se puede llevar a cabo desde cualquier empresa, cualquiera sea su tamaño, origen y residencia.

De hecho, nosotros estamos en un país y nos vinculamos con todo el mundo. El origen de este artículo fue un vínculo establecido por dos personas en lados remotos, pero el vínculo comenzó a existir. Afirmar que el marketing es sólo para empresas grandes, es más o menos lo mismo que afirmar que el amor es solamente para los altos, rubios y de ojos celestes que se unirán a mujeres hermosas, esculturales. ¡Qué nos queda para el resto del universo que nos salimos de esos moldes! Aún así, podemos decir, que el amor existe y que se establecen vínculos entre personas “normales”. Pues bien, en el marketing pasa exactamente lo mismo.

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Y quiero referirme a cuestiones que tal vez sean vista como la “hermanita fea” de la familia: el marketing promocional aplicado a pequeñas empresas, sobre todo en aquellas que tienen un presupuesto acotado para este tipo de actividades.

¿Puede, entonces, una pequeña empresa promocionarse mediante la realización de eventos, folletería y catálogos sin tener que invertir sumas siderales?

Este fenómeno de ser una PyMe es apasionante.

Como hemos dicho, la PyMe se encuentra alejada de los presupuestos siderales, de los medios de promoción espectaculares y se tiene que ajustar a herramientas un poco más modestas. No por modesto significa que es no es eficiente.

Por definición, el Marketing Promocional tiene la particularidad de utilizar medios más bien personales y busca reacción inmediata. Ambas particularidades son, a su vez, la característica distintiva de la PyMe. Personal y reacción inmediata. En eso tiene ventaja. La Promoción como instrumento comercial tiene “a sus favor”: Puede circunscribírsela a un presupuesto más bien acotado Puede tener la duración que la empresa quiera Es perfectamente medible en sus resultados Es muy conveniente para mercados segmentados y chicos Si está bien hecha, involucra bastante al cliente favoreciendo el establecimiento del “vínculo” de cual hablábamos al principio Maneja varias alternativas de motivadores Tiene un impacto directo sobre las ventas. En realidad, promueve ventas concretas. Por último, hay confusiones que “ensucian” el nombre de Promoción: Promoción no es igual a Regalo Promoción no es igual a chicas bonitas con piernas largas Promoción no es igual a juego, a diversión Promoción no es igual a caravanas de autos dando vueltas por lugares concurridos Estos son aspectos parciales, muy utilizados, pero no son Marketing Promocional. Podemos hacer algunas “igualdades” que sí son Promoción... Promoción sí es igual a impacto sobre ventas Promoción sí es igual a vínculo directo con el cliente Promoción sí es igual a control presupuestario”

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En la organización de un evento un factor relevante y que va implícito, es el tipo de comida o bebidas que se ofrecerá a los asistentes, para ello se debe tener en cuenta el motivo y el estilo de la reunión, es decir los servicios alimentarios; “La comida es, sin duda, algo esencial y en el caso de los eventos, el catering ofrece una experiencia cada vez más sofisticada y exige un nivel de creatividad y originalidad mayor tanto en su elaboración como en su presentación”.2

Por lo tanto son la esencia, el éxito, o el fracaso de un evento y dan el toque de diferenciación, elegancia y distinción. En el momento son la imagen de la empresa, su proyección a clientes y asistentes.

1 (Cristián Sosa Barreneche-Artículo Estrategias de Marketing, 2002)

2(Tendencias en servicios de catering en eventos, número 7)

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La evolución e innovación en los servicios alimentarios es una tendencia mundial, gracias a la globalización y el incremento del turismo internacional, se impusieron, entre otras cosas, la proliferación de escuelas de gastronomía y canales de televisión abocados exclusivamente al tema, ha sido tan rápido su crecimiento que en Colombia ya es conocido como el sector del Catering.

Tendencias mundiales en servicios de catering en eventos

Nuevas exigencias: Desde hace ya tiempo, el catering ha dejado de ser simplemente un servicio de comida y bebida para empezar a incluir otros elementos, como decoración, ambientación, contratación de personal, e incluso animación. Esto se debe a que las expectativas de los clientes van más allá de un menú completo. Según Sergi Amigó de Prats Fatjó, a la hora de contratar un catering, se valoran factores como “la garantía de un servicio con la seguridad, la constante innovación tanto a nivel gastronómico como en la puesta de escena y decoración

del evento”.

Como en todo nuestro sector, se espera que el catering provea soluciones, flexibilidad, adaptación, más que sea un simple proveedor

de servicios. Marta Alsina de Food & Mambo explica: “La empresa busca un catering en el que confiar pero sobretodo que les ayude en las mil ocasiones en las cuales tienen un apuro, ya sea un coffee inesperado, el cumpleaños del jefe que se les ha pasado...”. Y es que hay empresas de catering que ya van mucho, mucho más allá de su principal misión. Para Marta Ausín de Monastrell Catering “una empresa de catering asume la responsabilidad de coordinar y supervisar los diferentes aspectos de una gestión global”.

Comida más sana: Primera tendencia: cada vez la gente es más consciente de la importancia de tener una dieta equilibrada, y lógicamente los catering se han adaptado a ello. “Tener una digestión fácil y rápida durante los eventos es muy importante,” comenta Marta Alsina cuya empresa, Food & Mambo, trabaja con una dietista que propone platos sanos y equilibrados, sin frituras. Sergi Amigó añade que Prats Fatjó ofrece “almuerzos de trabajo o refrigerios en general basados en alimentos sanos, poco salseados y con ausencia de alcohol en los menús.”

Comida rápida: “La gente ahora tiene menos tiempo y más prisa”, comenta Natalie de Trinchería de la empresa Home Chef. La comida rápida entra en las reuniones pero no estamos hablando de hamburguesas, patatas fritas o bocadillos clásicos sino de sándwiches de calidad, ensaladas y menús de pica-pica en lugar del tradicional menú de dos platos, vino y postre.

Go mini: Otra tendencia: se tiende a ofrecer raciones más pequeñas. Comida presentada en tamaño “mini” como mini perros o hamburguesas, todo en raciones más reducidas. ¿Por qué? Además de la tendencia hacia lo saludable (que incluye comer menos), esta opción da a los invitados la oportunidad de degustar una selección más extensa.

Las empresas de catering se han vuelto más creativas en la presentación, utilizando nuevos contenedores como vasos de Martini, tubos de ensayo, pequeñas cucharas ya preparadas para un bocado, “bento box” al estilo japonés, o contenedores de comida china.

Atracción visual, olfativa y gustativa: La presentación de la comida es importante y el placer de comer empieza al ver un plato agradable, elegante, y bien presentado. “Lo importante es que sorprenda, que no vayas a una

Ilustración 0-1: Tendencias Catering en Eventos

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inauguración para probar unos canapés, sino que puedas disfrutar visual y gustativamente de cosas diferentes, nuevas”, afirma Marta Alsina. No olvidemos la importancia de la calidad gastronómica: volvemos a valorarla tras un periodo en el cual la estética parecía primar. Gregori Vizcaino de Jubany Grup Events comenta: “Entendemos que se está superando una etapa en la que se valoraba más el „diseño‟ de los platos que el propio producto”.

¿Se buscan sabores nuevos o no?: Si bien la demanda de novedad implica una mayor exigencia de sabores nuevos o exóticos, algunos profesionales recuerdan que los sabores tradicionales siguen siendo esenciales. Según Sergi Amigó, “Cada vez más se tiende a tematizar los eventos, consecuentemente a nivel gastronómico se amplía el abanico de posibilidades incluyendo cocinas de diferentes nacionalidades y continentes. Así como se ha popularizado la comida asiática, la tendencia ha virado hacia la cocina que proviene de los países árabes”. Un ejemplo de nuevos sabores radicales son los platos con insectos que el catering del Hotel Rey Juan I ofreció durante la entrega de los Premios eventoplus. Marta Ausín de Monastrell Catering matiza esta apertura: “Los tipos de servicios siguen siendo muy estándar por relacionarse a unas franjas horarias y propuestas de servicio muy concretas (breakfast-coffee break-brunch-lunch-dinner-buffet). Prevalece la predilección por la comida sana, la dieta mediterránea, la cocina asiática y, en mayor medida, la experimental o cocina de autor, y es lógico puesto que siempre resulta complicado acertar con los gustos de una mayoría y no mucha gente se atreve a experimentar.” Para Isabel Muñoz de Grup Matas Arnalot, no hay que reinventar la rueda: “Se mantiene el gusto por la cocina de mercado, se ve una tendencia a recuperar platos de nuestra cocina tradicional y contemporalizarla a las exigencias actuales”.

Cocina como actividad en los eventos: Gourmet donde se organizaron talleres tematizados en un entorno gastronómico O cuando la cocina se transforma en experiencia. Las empresas usan los talleres de cocina para transmitir sus mensajes y ofrecer experiencias. En la última presentación a clientes y prensa de Yeti, con “cena experiencial”, se puso al grupo a cocinar juntos después de la presentación de la agencia. Otro ejemplo es la presentación de Meeting.

El Bulli Catering y Jubany GrupEvents nos recuerdan el potencial del Show Cooking o catering-espectáculo, un tipo de catering en el cual la comida se prepara en directo ante los ojos de los asistentes antes de servirse directamente en los platos. Una manera de ofrecer una experiencia divertida o espectacular y de tranquilizar al comensal sobre la frescura de la comida

3.

En síntesis, las empresas de catering se han convertido en una excelente solución para la realización de cualquier evento, planeado o imprevisto, pues en alguna medida garantizan el éxito del evento, de un modo que implique innovación, que esté acorde con el sector en el que se desenvuelve la empresa, y que garantice que el mensaje e imagen que se quiera transmitir a los asistentes llegue a ellos de una forma clara y que se posesione en sus mentes;

3(Tendencias en servicios de catering en eventos, número 7)

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El nuevo concepto del catering: entender y reforzar lo que el anfitrión quiere transmitir en el evento “La gastronomía debe acompañar el evento: Hace tiempo el menú no guardaba relación con la actividad que se realizaba en el evento, y los platos se seleccionaban en función de gustos personales, sin necesidad de tener ningún vínculo con el motivo del encuentro. Pero hoy día la cocina acompaña el concepto del evento, se alinea con sus objetivos, desde los ingredientes o preparaciones elegidos, la manera de servirlos, etc. Si se abre un espacio innovador, se busca que la cocina refuerce esa noción. Si se presenta una empresa internacional, se internacionaliza el menú. Si en un evento corporativo la intención es motivar al personal se busca entonces un menú interesante, que demuestre la valoración que desea expresar la empresa. Hoy por hoy, el catering ya ha dejado de ser “la gastronomía del evento”, sino que se propone entender y reforzar aquello que desea comunicar el cliente, satisfaciendo sus necesidades y deseos de manera creativa y sofisticada.”

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Tendencias de catering en Colombia

El auge del catering en Colombia está muy ligado al crecimiento gastronómico que últimamente se ha visto, “se habla de que las demandas de insumos para este mercado rondan los cinco billones de pesos”,5 especialmente en Bogotá con la entrada de restaurantes de otros países, ahora es común encontrar fácilmente comida de cualquier región;

El Catering, Un Socio Clave En el mundo de los eventos, la gastronomía toma cada vez mayor protagonismo. No solo permite agasajar a los invitados y agradecerles, en cierta manera, su presencia, sino que también engalana el momento propicio para que los ejecutivos entablen conversaciones concernientes al éxito de la reunión o puedan cerrar grandes negocios.

4 (Por Pablo di Lullo)

5 (Artega, marzo de 2008)

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Actualmente, el auge del servicio de catering en Colombia se encuentra muy ligado al incremento de certámenes nacionales e internacionales, razón por la cual ha tenido que ajustarse con sus propuestas a las diferentes culturas étnicas de los comensales. “Cada tipo de evento tiene una especialidad y trae en ocasiones empresarios de diferentes partes del mundo, por lo tanto, es necesario realizar un estudio estratégico para cada uno. Por ejemplo, si hablamos de un lanzamiento de un producto al mercado con clientes VIP (directivos, gerentes y dueños de empresa, entre otros), es importante, en lo posible, tener una buena información de los gustos de cada uno, para hacer la mejor opción en el tema gastronómico”, afirma Aldo Gutiérrez, gerente consultor de la empresa Estrategia Empresarial. Por otro lado, se encuentran los congresos y convenciones, que tienen un manejo diferente, pues por el volumen de asistentes, el servicio de catering debe tener otras consideraciones, a partir de un plan bien definido para desarrollar un menú que llene las expectativas de los comensales, pero que también se encuentre acorde con el presupuesto y el tiempo del cliente. En el primer caso, dependiendo del número de personas, se pueden preparar platos con sabores nuevos y exóticos, ya que actualmente se cuenta con un amplio abanico de posibilidades, entre ellas la cocina internacional, donde prevalece la dieta mediterránea, oriental, asiática y árabe, y la tendencia de la comida sana, con ensaladas ligeras, pescados, carnes y verduras al vapor. Sin embargo, algunos se inclinan porque en este tipo de eventos, los comensales degusten la comida típica y tradicional, dependiendo de la región. '' En los „break‟, lo mejor es pensar siempre en algo ligero, que permita a los participantes disfrutar el tiempo de descanso, pero también de la conferencia”. Ferney González, coordinador de Catering de Colombia.6

El catering y los domicilios están siendo una opción para los restaurantes en épocas de crisis, pues es una manera de generar ingresos extra para equiparar lo que se deja de vender en el sitio, además de convertirse en una estrategia de expansión del negocio trae otros beneficios adicionales como; “prestigio entre los comensales, posicionamiento de la calidad del servicio, confianza con los clientes y difusión del nombre del establecimiento.”7 Restaurantes internacionales de la talla de Astrid y Gastón ya lo están poniendo en práctica. “Las soluciones en catering que han ido creándose y fortaleciéndose en el País, han forjado una identidad de un servicio de altos estándares de calidad y a la altura de los requerimientos de empresas y organizaciones que hacen presencia no solo en el País sino fuera de él. Esto se convierte en síntoma de que la calidad del servicio de catering colombiano obedece a las mejores corrientes y cualidades del perfil internacional del sector”8

.

6 (Catering, un socio clave, 2008)

7 (Del restaurante a la casa, marzo de 2008)

8 (Eventualidad a la orden del día, diciembre de 2009)

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1.4 Planteamiento del problema

Las grandes empresas comerciales ya tienen claro que las estrategias de mercadeo y publicidad como las campañas publicitarias y la organización de eventos, les dan muy buenos resultados. Sin embargo las pequeñas y medianas empresas, PYMES, pertenecientes a este sector de la economía, se están dando cuenta de que la estrategia de los eventos empresariales es una buena opción para ellas ya que se acomoda más a su presupuesto y pueden ajustar el evento a su conveniencia.

Las empresas grandes por su alto nivel de operaciones y a pesar de tener un departamento de gestión humana que coordina estas actividades, no se dedican a la planificación ni a la organización de los eventos, pues es una actividad que no es el foco de la empresa, que demanda muchos esfuerzos y recursos, y que distrae y quita mucho tiempo de sus tareas a la persona que se encargue de ello.

Uno de los principales objetivos de la investigación de mercados que se realizará, será reafirmar la suposición que aunque las PYMES, por no tener un presupuesto para eventos o campañas de publicidad optaron ellas mismas por la organización de sus eventos, pero sin garantizar el éxito de éste, ocasionándoles pérdidas innecesarias de recursos.

En respuesta a esta situación se crearon las empresas organizadoras de eventos que proporcionan una solución parcial al problema, pues en su mayoría no prestan un servicio integral de organizar el evento, proporcionar los servicios alimentarios, y además encargarse de todos los detalles y actividades de apoyo que éste requiera, pues ofrecen un portafolio limitado de servicios obligando al cliente a que él se acomode en vez de ofrecerle lo que él desee. Ocasionándole una pérdida de tiempo al tener que buscar los diferentes componentes de su evento, exponiéndose a que la logística no esté bien coordinada y algún proveedor incumpla haciendo de su evento un fracaso. En el caso de las empresas que prestan el servicio integral lo hacen a un costo bastante elevado inalcanzable para las pequeñas empresas.

Para las grandes empresas que tenían contrato con “agencias de publicidad y comunicaciones, esto ya dejó de ser un problema pues al percibir la necesidad se están diversificando para ofrecer un servicio integral a sus clientes”, que además es un servicio con gran demanda9

.

Parece que las grandes compañías ya tienen una opción para solucionar la situación, pero en el mercado las empresa de eventos no proporcionan soluciones integrales respecto a la organización de eventos empresariales dirigidas a las PYMES del sector comercial en la economía de Bogotá, ya sea porque piensan que no les interesa o porque no realizan eventos del tamaño que ellas requieren, y es en este nicho dónde está tomando fuerza esta estrategia comercial.

9 (Revista Semana.com- Organización de Eventos)

23

1.5 Formulación del problema

En la ciudad de Bogotá las empresas están buscando cada vez más los servicios de un tercero como una solución para la organización de sus eventos, en respuesta a ello algunos restaurantes o nuevas empresas creadas para tal fin ofrecen servicios alimentarios para cubrir esta demanda, sin embargo lo hacen en sus propias instalaciones o con su propia comida, las opciones ofrecidas a las PYMES son un poco más limitadas, es difícil encontrar en el mercado una empresa que les ofrezca un servicio que además de realizar el evento en el sitio que el cliente elija, de acuerdo a un portafolio ofrecido, le dé la posibilidad de escoger el tipo de comida de un listado de restaurantes de alto nivel ya posicionados en el mercado, y además ofrecer servicios como la ambientación del lugar, herramientas y equipos necesarios para la actividad, personal capacitado para la atención del evento, y actividades lúdicas de apoyo para los asistentes, todo a un costo que ellas puedan pagar.

Este es un servicio que aunque se ofrece a las grandes empresas, tiene un costo muy elevado que no se ajusta ni al tamaño ni al presupuesto de las pequeñas y medianas empresas.

Actualmente el cliente es el que debe organizar cada elemento de su evento buscando en el mercado diferentes empresas que le ofrezcan lo que él quiere, en Bogotá se encuentran registradas 60 empresas en la cámara de comercio dedicadas a la organización de eventos y 140 empresas de catering10, cada una se dedica a un segmento particular del mercado y promociona sus servicios de distintas formas, ya sea vía Internet, páginas amarillas, folletos, u otros medios. Las empresas de catering prestan únicamente los servicios de alimentación y no intervienen en otros aspectos de la organización del evento.

En respuesta a lo anterior se quiere crear una empresa de catering y organización de eventos que ofrezca soluciones integradas; personalizadas, novedosas, ágiles y confiables totalmente asesoradas por profesionales en el tema a unos costos accesibles.

10

(Registo Cámara de Comercio de Bogotá)

24

1.6 Justificación

Actualmente el país está sufriendo una situación de desempleo bastante alta, 12% en total11, algunas de sus consecuencias es que la demanda de nuevos profesionales es muy superior en el mercado laboral a la oferta de trabajo, por ello profesionales con alta formación académica como la que ofrece la Pontificia Universidad Javeriana, deben pensar en otras alternativas para contribuir a solucionar el problema, una de ellas es la creación de empresas para generar empleo.

Las herramientas que ofrece la Carrera de Administración de Empresas son excelentes para pensar en crear empresa en el País, por esto la idea de negocio presentada a continuación pretende además de contribuir con el País, dar solución a una problemática que no está del todo resuelta, es ahí donde se encuentra una oportunidad para generar ideas novedosas y diferenciadas para cubrir una necesidad empresarial inicialmente en la Capital del País.

Bogotá es un es una plaza empresarial importante, no sólo en el ámbito nacional sino en el ámbito internacional, este desarrollo económico de la ciudad resulta fundamental, teniendo en cuenta que los clientes potenciales del proyecto serán las empresas ubicadas en ésta: “Bogotá es el centro empresarial del país y la región con el mayor número de empresas; representa el doble de las de Antioquia y Valle del Cauca juntas. Además, concentra el 65,3% del valor de la inversión empresarial nacional, superior a la de Antioquía (13,8%) y la del Valle del Cauca (6,9%). De las 543 mil empresas registradas en el nivel nacional, en Bogotá se encuentra el 36%, el 78% de las empresas grandes (con activos de más de 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes y más de 200 empleados), el 79% de las medianas (con activos entre 5.001 y 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes y entre 51 y 200 empleados), el 71% de las pequeñas (con activos entre 501 y 5000 salarios mínimos mensuales legales vigentes y entre 11 y 50 empleados); y el 34% de la microempresa (con activos de menos de 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes y 10 empleados o menos).

La Economía de Bogotá está basada principalmente la industria, comercio y los servicios financieros y empresariales, es la octava ciudad para hacer negocios en América Latina en 2008. Además de tener unas cifras actuales favorables, cuenta con una buena perspectiva en el ámbito empresarial hacia futuro, ya que se calcula que al año nacen 53 mil empresas en Bogotá y se liquidan 16 mil”12.

Crear una empresa que proporcione soluciones integrales en la organización de eventos empresariales, que además ofrezca un excelente servicio de catering, e integre los mejores proveedores del sector para entregar no sólo un servicio, si no

11

(Departamento Administrativo Nacional de Estadística- DANE, 2010) 12

(Perfil Empresarial de Bogotá y Cundinamarca, 2009)

25

todo un equipo, logístico, de comunicación, de administración, de reducción de costos, entre otros, solucionando todas las necesidades del cliente.

Nuestros clientes potenciales buscan obtener un proveedor integral de eventos que les brinde un servicio de consultoría a la medida, para cada uno de sus eventos.

Después de la presentación del Plan de Negocio se analizará si es viable.

26

1.7 Marco teórico

Dado el enfoque del proyecto, se va a realizar el estudio abarcando todos los aspectos requeridos en el análisis de creación de un sistema empresarial, no sólo limitándose al análisis del proceso y a la propuesta de un sistema logístico que de solución al problema, se realizará tomando como base la metodología utilizada en un Plan de Negocios;

“Un plan de negocio es un documento escrito, preparado por el

empresario muchas veces, que estudia en detalle todas las facetas de

oportunidad de negocio en consideración y que busca ante todo reducir

el riesgo del proyecto. El plan de negocio se prepara cuidadosamente y

con realismo tanto por razones internas como externas.

Las razones internas más importantes que justifican la elaboración del

plan son:

Permite hacer una evaluación real del potencial de la oportunidad de

negocio

Determina las variables críticas del negocio, o sea aquellas cuyas

fluctuaciones podría afectar sustancialmente el proyecto

Determina las variables que exigen control permanente

Permite identificar supuestos fatales para el éxito del negocio

Permite evaluar varios escenarios y varias estrategias de operación de

proyecto

Brinda la posibilidad de explicar, justificar, proyectar y evaluar los

supuestos de base del negocio

Permite reducir los riesgos del proyecto, al tomar decisiones con más

información y de mejor calidad

Establece un plan estratégico para la empresa y una serie de metas que

permite evaluar el desarrollo del plan estratégico

Entrega al empresario el primer presupuesto y con ello la primera

herramienta administrativa de la empresa

Da posible soluciones a potenciales dificultades que la empresa pueda

enfrentar

Permite Conocer en detalle todas las facetas del negocio y en muchos

casos entrenarse en esas áreas

Evalúa el estado actual y futuro de la empresa y del entorno en donde

operará

Establece objetivos y metas de corto y largo plazo

Define los requerimientos de recursos de todo tipo en un panorama de

tiempo y de las formas de consecución de ellos

Muestra la capacidad empresarial del empresario

27

Entre las razones externas que justifican el plan de negocio están:

Es una herramienta absolutamente necesaria para la búsqueda y

consecución de los recursos del proyecto, especialmente para los

recursos financieros. Toda entidad de crédito inversionista, accionista, o

toda compañía capital de riesgo, lo primero que exige para analizar el

negocio es el plan de negocio

Ayuda a la consecución de proveedores y clientes

Permite conocer el entorno en el cual se va a desarrollar el negocio

Todo Plan de negocios consta de las siguientes componentes:

Análisis de mercado: Tiene como objetivo central, determinar con un buen nivel de

confianza los siguientes aspectos:

La existencia real de clientes con pedidos para los productos o servicios que van a

producirse

La disposición de ellos para pagar el precio establecido

La determinación de la cantidad de demanda en términos de poder elaborar una

proyección de ventas

La aceptación de las formas de pago

La valides del mecanismo de mercado y venta previstos

La identificación de los canales de distribución que se van a usar

La identificación de las ventajas y desventajas competitivas

Este análisis de mercado incluye, claro está el análisis del entorno y comercial, en el

cual se va a mover el nuevo negocio.

El análisis Técnico: Tiene como objetivo central definir la posibilidad de lograr el

producto o servicio deseado en la cantidad con la calidad y el costo requerido. Esto

origina la necesidad de identificar procesos productivos productores de materias

primas equipos tecnología, recursos humanos, suministros, sistemas de control,

formas de operación, consumos unitarios de materia prima e insumos y servicio

distribución de planta de equipos requerimientos de capacidad de recursos humanos,

etc. En resumen debe definir la posibilidad de producir lo que se ha planteado en el

análisis de mercado.

El análisis administrativo: tiene como objetivo central definir las necesidades de

perfil del grupo empresarial y del personal que el negocio exige las estructuras y los

estilos de dirección los mecanismos de control, las políticas de administración de

personal y de participación del grupo empresarial en la gestión y en los resultados, y,

claro está la posibilidad de contar con todos estos elementos.

El análisis legal y social: tiene como objetivo definir la posibilidad legal y social que

existe para que el negocio establezca y opere temas como permisos reglamentaciones

leyes, efectos sociales, tipo de sociedad, responsabilidades entre otros, deben

estudiarse detalladamente para visualizar la factibilidad para cumplir estos

requerimientos legales y evitar las incidencias negativas sobre la comunidad.

28

El análisis económico: tiene como objetivo central determinar las características

económicos del proyecto; para ello hay una necesidad de identificar las necesidades

de inversión, los ingresos, los costos, los gastos, la utilidad los puntos de equilibrio

contable, y económico y determinar la posibilidad que al vender el producto al precio

establecido el negocio deje un excedente adecuado.

El análisis financiero: tiene como objetivo central determinar las necesidades de

recursos financieros, la fuente y las condiciones de estas y las posibilidades reales de

acceso a las mismas.

Análisis de riegos e intangibles: Trata de analizar los efectos que cambios

potenciales en las variables básicas del proyecto puede generar en sus indicadores de

factibilidad. Igualmente analiza al menos cualitativamente, aquellas variables que no

han podido ser incluidas en todas las etapas anteriores y determina que dificultades

pueden crear aquella en el futuro del negocio.

La evaluación integral del proyecto: tiene como objetivo central determinar los

indicadores de factibilidad del proyecto, el efecto, mediante el análisis de sensibilidad,

qué cambios en las distintas variables del proyecto puedan tener en esa evaluación”.13

13

(VARELA, 2002)

29

1.8 Marco conceptual

Actividades outdoor: actividades al aire libre para motivar e infundir valores organizacionales a los colaboradores de una empresa en base a una buena comunicación interna

Bar tender: persona que atiende a los clientes en la barra de un bar, sirve y prepara cocteles

Benchmarking: comparación de la empresa con las mejores prácticas usadas por las empresas líderes del sector

Catering: Se denomina catering o cáterin, en su grafía castellanizada, al servicio de alimentación institucional o alimentación colectiva que provee una cantidad determinada de comida y bebida en fiestas, eventos y presentaciones de diversa índole14.

Cliente externo: persona que no pertenece a la empresa y compra los productos o servicios ofrecidos

Estrategias de CRM: modelo de gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente u orientación al mercado

Feedback: retroalimentación

Índice de precios al consumidor (IPC): indicador económico de la inflación que estudia los gastos de consumo final de los hogares.15

Inflación: Por definición se trata del crecimiento generalizado y continuo de los precios de los bienes y servicios de una economía, el fenómeno contrario, es decir la caída generalizada y continua de los mismos precios, se denomina deflación.16

Información primaria: información reunida con un propósito específico

Información secundaria: información que ya ha sido recopilada por otros para otros fines

Investigación cualitativa: análisis de los hábitos, las costumbres y los modos de actuar de los hombres y mujeres en general

Investigación cuantitativa: estudios que apuntan a la medición, a la utilización de técnicas estadísticas, al lenguaje matemático en general

14

(Wikipedia, 2010) 15

(Departamento Administrativo Nacional de Estadística- DANE, 2010) 16

(Departamento Administrativo Nacional de Estadística- DANE, 2010)

30

Investigación de mercados: es el proceso de recopilación, procesamiento y análisis de información, respecto a temas relacionados con la mercadotecnia, como: clientes, competidores y el mercado. La investigación de mercados puede ayudar a crear el plan estratégico de la empresa, preparar el lanzamiento de un producto o soportar el desarrollo de los productos lanzados dependiendo del ciclo de vida. Con la investigación de mercados, las compañías pueden aprender más sobre los clientes en curso y potenciales17

Mercado: en la terminología económica un mercado es el área dentro de la cual los vendedores y los compradores de una mercancía mantienen estrechas relaciones comerciales

Marketing: según Philip Kotler (considerado por algunos padre del marketing) es “el proceso social y administrativo por el cual los grupos e individuos satisfacen sus necesidades al crear e intercambiar bienes y servicios”

Mercado objetivo: destinatario ideal de una determinada campaña, producto o servicio

Momentos de verdad: cualquier aproximación que el cliente tenga con la empresa

PIB: producto Interno Bruto

Plan de Negocio: Documento escrito que destaca los objetivos de una empresa en fase de creación o de desarrollo (para una nueva actividad), recopilando todo la información (equipo gestor, actividad, mercado, plan financiero,...)

PYMES: pequeñas y medianas empresas

Rally: competencia de resistencia, en grupos realizando pruebas para buscar un objetivo común

Segmentación del mercado: “Es el proceso que consiste en dividir el mercado total de un bien o servicio en grupos más pequeños, de modo que los miembros de cada uno sean semejantes en los factores que repercuten en la demanda”18

.

Servicio: “En marketing (mercadotecnia) un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a una o más necesidades de un cliente. Se define un marco en donde las actividades se desarrollarán con la idea de fijar una expectativa en el resultado de éstas. Es el equivalente no material de un bien. La presentación de un servicio no resulta en posesión, y así es como un servicio se diferencia de proveer un bien físico.”19

17

(Wikipedia, 2010) 18

Fuente especificada no válida. 19

(Google.com: Definición concepto de servicios)

31

1.9 Objetivos

Con el presente estudio se pretende responder y dar salida a los siguientes aspectos para determinar la viabilidad de este proyecto.

1.9.1 Objetivo General

Mediante la realización de un plan de negocios determinar la viabilidad para crear una Empresa de Servicios Integrales de valor agregado que integre servicios de Catering, Organización de Eventos Empresariales, y servicios complementarios. Integrando proveedores de diferentes sectores para cubrir cada aspecto del desarrollo de un evento empresarial, para atender a las pequeñas, y medianas empresas pertenecientes al sector comercial en la ciudad de Bogotá.

1.9.2 Objetivos Específicos

Estudiar el sector para determinar oportunidades y amenazas de la Empresa

Determinar el mercado potencial y el mercado objetivo al que se dirigirá la Empresa

Realizar un análisis de mercado para descubrir las principales tendencias de la realización de eventos, la posible aplicación en el mercado local y el análisis de la categoría en Bogotá

Ilustración 2: Logística Empresa Fuente: Elaboración propia

32

Identificar al competidor más fuerte del mercado y realizar un benchmarking respecto a los tres líderes

Establecer estrategias de comunicación y penetración en el mercado objetivo

Definir el modelo organizacional de la Empresa

Definir el modelo operativo de la empresa

Conformar el portafolio de servicios de la Empresa

Establecer el sistema organizacional, perfil empresarial y estilo de dirección que se va a implementar

Establecer las fuentes de reclutamiento y los procesos de selección y contratación

Realizar un modelo financiero y de ventas proyectado a cinco años, establecer las políticas de cartera

Determinar la factibilidad del proyecto

Establecer los parámetros necesarios para conformar la empresa

33

Capítulo II

2. Estudio de mercado

Con el análisis de mercado se pretende estudiar todo el ambiente que rodeará a la Empresa en diversos aspectos como el entorno legal, económico y tecnológico para analizar su viabilidad económica. También recoger información sobre los clientes, los competidores y el mercado.

El objetivo de este estudio de mercadeo es obtener información sobre las condiciones del mercado para tomar las decisiones y realizar las estrategias más acertadas al interés del proyecto. El tipo de información recolectada debe mostrar;

El sector en el que se desenvolverá la Empresa

El mercado potencial, mostrar si es un número suficiente para tomarlo como demanda de los servicios que se ofrecerán

Las principales empresas que actuarán como competencia directa, determinar su participación en el mercado y realizar un benchmarking con respecto a las tres empresas líderes del sector

Definir los servicios complementarios que la Empresa podrá ofrecer como valor agregado, que la competencia no ofrecen

34

2.1 Análisis del Sector

El sector que se analizará es el terciario o de servicios, dentro de él el de otros servicios, específicamente empresas de catering y organización de eventos, de éste se analizará el aspecto económico, político, socio-cultural y tecnológico, para realizar una aproximación al ambiente en el que la empresa se desenvolverá, y poder definir qué tipo de amenazas y oportunidades se encuentran en el macro entorno en el que estará inmersa.

Actualmente en Bogotá se encuentran registradas 60 empresas en la Cámara de Comercio de Bogotá dedicadas a la organización de eventos y 140 empresas de catering20, distribuidas de la siguiente manera: 19 empresas grandes, 52 empresas medianas, 64 empresas pequeñas y 5 microempresas y en el año 2008 generaron $ 2.837.564.90321 para el sector22.

Cada una se dedica a un segmento particular del mercado y promociona sus servicios de distintas formas, ya sea vía Internet, páginas amarillas, folletos dirigidos a sus clientes, u otros medios. Las empresas de catering prestan únicamente los servicios de alimentación y no intervienen en otros aspectos de la organización del evento.

En el caso de las empresas que realizan promoción a través de Internet, éstas no brindan la totalidad de información necesaria al cliente, especialmente los precios de los productos y servicios prestados.

Tabla 1: Participación de Bogotá Fuente: Cámara de Comercio de Bogotá, 2003

20

(Cámara de comercio de Bogotá -Registro) 21

(Portafolio.com.co-El portal de Economía y Negocios) 22

(Portafolio.com.co-El portal de Economía y Negocios)

Participación de Bogotá en el total de empresas del país

Bogotá 36,7%

Otros departamentos 28,5%

Antioquia 15,4%

Valle del cauca 10,3% Tolima 3,6%

Santander 3,3%

Cundinamarca 1,2%

Atlántico 1,0%

35

Participación de Bogotá en el total de empresas del país

Ilustración 3: Participación Bogotá Fuente: Cámara de Comercio de Bogotá, 2003

2.1.1 Entorno Económico

Actividad económica de las empresas creadas en Bogotá - Cundinamarca, primer semestre 2010

“En los seis primeros meses de 2010, la creación de más de 34 mil empresas, con una inversión de $1,6 billones, corrobora la fortaleza y atractividad del mercado de la región Bogotá– Cundinamarca para la localización y el desarrollo de las actividades productivas, especialmente en la prestación de servicios personales y empresariales, en la industria y el comercio Bogotá - Cundinamarca es la región más atractiva por el tamaño de su población, la plataforma de infraestructura, logística y de conectividad, así como las destrezas del recurso humano y el poder de compra de sus habitantes. Se destaca la creación de 105 sociedades extranjeras, 13% más que en igual período de 2009, porque consolida a Bogotá como la ciudad con más empresas con capital extranjero en el país (1.030 empresas).”23

23

(Mercantil, 2010)

3,6% 1,0% 3,3%

10,3%

15,4%

1,2% 36,7%

28,5%

Tolima

Atlántico

Santander

Valle del cauca

Antioquia

Cundinamarca

Bogotá

Otros departamentos

36

Actividad económica de las empresas creadas en

Bogotá - Cundinamarca, primer semestre 2010

Servicios 41% Comercio 38% Industria 13% Construcción 5% Agricultura y pesca 2% Minas y canteras 1%

Tabla 2: Actividad económica de las Empresas en Bogotá Fuente: Registro mercantil

Actividad económica de las empresas creadas en Bogotá - Cundinamarca, primer semestre 2010

13%

38%

41%

1% 2%

5% Industria

Comercio

Servicios

Minas y canteras

Agricultura y pesca

Construcción

Ilustración 4: Actividad Económica de las empresas creadas en Bogotá Fuente: Registro mercantil Cámara de Comercio de Bogotá

37

Número de empresas en Bogotá año 2000-2007

Número de Empresas en Bogotá año 2000-2007

Región Microempresa Pequeña Mediana Grande

Bogotá y Cundinamarca 178.680

20.357

3.704

3.103

Bogotá 192.144

43.073

36.689

8.094

Cundinamarca 6.536

94

15

9

Tabla 3 Número de empresas en Bogotá, 2000-2007. Fuente: Cámara de Comercio de Bogotá

Número de Empresas en Bogotá

De las 280.000 empresas formalizadas en Bogotá, registradas en la Cámara de Comercio de Bogotá, el 69% son microempresas, el 15% pequeñas empresas, el 13% medianas y el restante 3% son empresas grandes.

De acuerdo al tipo de actividad o especialización que tienen, las MIPYMES en Colombia están distribuidas de la siguiente manera:

178.680

20.357 3.704

3.103

192.144

43.073 36.689

8.094 -

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

350.000

400.000

Microempresa Pequeña Mediana Grande

Bogotá y Cundinamarca Bogotá

Ilustración 5: Número de empresas en Bogotá. Fuente: Elaboración propia

38

28%

25% 19%

10%

8% 8% 2%

Distribución de la PYMES

Servicios Comercio Industria Construcción Agricultura, ganadería y pesca Servicios finacieros Minería

Esta gráfica refleja que en Bogotá tienen una gran importancia en el mercado las PYMES, pequeñas y medianas empresas pues representan aproximadamente la mitad de las empresas comerciales de la Ciudad.

Según el estudio “La PYMES en Colombia, Diagnóstico general y acceso a los servicios financieros”, los sectores más activos son, en las empresas medianas el comercio y la industria manufacturera, y en las pequeñas el comercio y los servicios.

Lo que quiere decir que en total 79.762 empresas son PYMES, de las cuales, 22.333 pertenecen al sector servicios y 19.941 pertenecen al sector comercio, por lo tanto 42.274 PYMES son empresas formalizadas pertenecientes al sector del comercio y servicios en la ciudad de Bogotá.

Bogotá genera el 40% de toda la actividad productiva del país

La ciudad cuenta con 280 mil empresas formalizadas, convirtiéndola en el centro de negocios más importante y la ciudad que más contribuye al Producto Interno Bruto (PIB) del país, seguida por Medellín, Cali y Barranquilla, así lo aseguró, Mauricio Molina, director del programa Bogotá Emprende de la

Cámara de Comercio de Bogotá.

Según el estudio GEM (Global Entrepreneurship Monitor) que se realiza anualmente sobre la actividad emprendedora en más de 50 países en el mundo, en Bogotá existe una actitud muy positiva y proactiva para iniciar actividades emprendedoras.

Ilustración 7: Bogotá Productiva

Ilustración 6: Distribución de las PYMES. Fuente: Estudio, La MIPYMES en Colombia, Diagnóstico general y acceso a los servicios financieros

39

El apoyo empresarial a los bogotanos ha hecho posible la creación de más de 6.000 empresas en la capital. El presupuesto destinado para llevar a cabo Bogotá Emprende es de 4.000 millones de pesos anuales. Se estima en este 2010 se invertirá cerca de 4.800 millones de pesos.

En Bogotá las actividades que más emprenden los ciudadanos son las de servicios personales a empresas, comercio minorista y por último las industriales que son más complejas y exige mayor inversión.

"Sí Bogotá fuera un país sería la séptima economía más grande e importante de América Latina por las dimensiones que tiene como del mercado potencial, la enorme demanda y una capacidad productiva muy importante", aseguró, Molina.

Para mantener el emprendimiento, orientar y evitar que las nuevas empresas no pasen por dificultades y ni a la liquidación, la Administración Distrital junto con la Cámara de Comercio de Bogotá, crearon el Centro de Emprendimiento para ofrecer servicios y soluciones prácticas y útiles para los emprendedores y empresarios de la ciudad que quieran crear, crecer y consolidar empresa.

"Existe anualmente un alto número de personas interesadas en crear empresa pero también indica que se debe a una situación coyuntural y de necesidad y no a una oportunidad que las personas detectan y planifican hasta convertirlas en empresa", afirmó el Director del programa Bogotá Emprende.

Según Molina, existe una alta tasa de emprendimiento en la ciudad, puesto que cada vez hay una mayor conciencia y claridad que el emprendimiento es una opción de vida, puede permitirle a una persona auto realizarse y tener una estabilidad económica.

Sobre Colombia

Según los estudios de GEM, entregados desde hace un mes a la Cámara de Comercio de Bogotá, Colombia es el tercer país con mayor actividad emprendedora después de Bolivia, Perú y seguido por Angola, República Dominicana, Ecuador y Argentina.

El 24.5% de la población económicamente activa está vinculada en un proceso de creación de empresa en el país, en Estados Unidos está en el 12%, en países europeos como España está por el orden del 10%, Alemania por el 5% igual que Italia. "En estos países hay menos actividad emprendedora, pero las empresas que se crean son muy estables sostenible y contribuyen de una manera importante al ingreso per-cápita2, señaló Molina

24.

El artículo anterior muestra un buen panorama general para los nuevos empresarios en Bogotá, pues es una plaza muy grande en la que continuamente existe movimiento

24

(Bogotá Positiva)

40

comercial, las condiciones son propicias y aún hay necesidades de consumidores que no están cubiertas, algunas de las que se pretende cubrir con este proyecto. “El Banco Mundial y la Corporación Financiera Internacional, Doing Bussines 2010, en su reporte a junio de 2009 ubicó a Colombia en el puesto 37 entre 183 economías, como uno de los países de mejor ambiente para hacer negocios, considerando aspectos relativo a ciclo de vida de una empresa: creación, operación y cierre.”25

Según Fernando Calderón, Gerente Comercial de Compass Group, el catering es un sector en constante crecimiento en el que se halla un mercado por explotar relativamente nuevo con un gran potencial de desarrollo e innovación; el cuál ha crecido entre un 8% y un 10% en los últimos años;

Catering y eventos, su carta en otro lugar Si está buscando cómo rentabilizar las horas en las que su restaurante no opera, ábrale las puertas de su establecimiento a la organización de eventos y al servicio de catering. Dos alternativas que organizadas adecuadamente pueden aumentar sus ingresos y posicionar su marca. Cada vez los restaurantes amplían más sus líneas de negocio y se vuelcan hacia alternativas que les permitan incrementar sus ganancias, posicionar su maca y atender nuevos nichos de mercado. Uno de estos frentes es la organización de eventos y el servicio de catering. Aunque esta línea generalmente ha sido exclusividad de las casas de banquetes y las empresas especializadas en ello, Catalina Osorio, experta en catering y asesora de nuevos restaurantes, explica que la tendencia actual de las personas es comer mejor eso incluye todas las situaciones y lugares de su vida. Es así como contar con buenos platos gourmet es una necesidad latente que su restaurante puede suplir más allá de sus instalaciones físicas. “Con la implementación de este servicio, el restaurante tiene la posibilidad de darse a conocer más, experimentar con platos y servicios diferentes a los que está probando en el día a día. El chef puede crear nuevas propuestas gastronómicas y el restaurante, mantenerse a la vanguardia”, indica la especialista

26.

Lo que muestra que los restaurantes están explorando otras opciones que les resultan rentables y funcionan como una buena estrategia para introducirse en nuevos mercados con nuevos productos, o simplemente posicionarse aún más en la mente de sus consumidores actuales. Lo que hace más fácil y abre las puertas a esta propuesta. Como es el caso de Ventolini, que es un “reconocido proveedor de productos horneados, heladería, repostería rápida y aderezos de sal y dulce. La base de sus operaciones está en Cali dónde actualmente atiende a más de 40 establecimientos entre restaurantes, hoteles, clubes,

25

Fuente especificada no válida. 26

Fuente especificada no válida.

41

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

0% 0% 0%

14%

5%

16%

7%

26%

20%

Distribución del PIB por ramas de actividad en Bogotá, año 2007p

Servicios sociales, personales y comunales 14.590.520

Comercio, reparación, restaurantes y hoteles 11.725.852

Industria 10.306.999

Otros 6.304.093

Transporte, almacenamiento y comunicación 4.739.343

Construcción 3.303.530

Electricidad, gas y agua 1.567.493

Minería 123.104

Agropecuario, silvicultura, caza y pesca 94.561

Total 71.695.634

Fuente: DANE, Cuentas económicas departamentales 2009

Distribución del PIB por ramas de actividad en Bogotá año 2007p

Ilustración 8: Distribución PIB por ramas de actividad 2007. Fuente: Elaboración propia

librerías fruterías y cafeterías, y operan directamente en 17 locales comerciales con puntos de venta para el consumidor final. Ventolini está interesado en tener un socio operador para expandir la distribución de sus productos en todo el país.”

27

PIB por ramas de actividad económica a precios constantes de año 2000, a 2007

27

Fuente especificada no válida.

Tabla 4: PIB por ramas de actividad económica. Fuente: DANE, cuentas económicas departamentales 2009

42

Ilustración 9: Balance de la situación económica del comercio en Bogotá 2008-2009. Fuente: Encuesta de opinión empresarial Fedesarrollo 2009

Si se toma como base la anterior información y la distribución del PIB por ramas de actividad en Bogotá, se visualiza que el sector del comercio, reparación, restaurantes y hoteles en Bogotá tiene una buena participación, contando con el 16% lo que quiere decir que se está generando movimiento económico; “En 2005, los bienes de consumo lideraron la producción industrial, seguidos por los bienes intermedios y de capital, 44 de las 248 mil empresas con que cuenta Bogotá, el 78% se encuentran vinculadas a actividades de servicios, contribuyendo con el 76% del empleo y el 79% del PIB.”28

A continuación se presenta el balance de la situación económica del comercio en Bogotá del año 2008 al año 2009;

La

economía en Colombia, y especialmente en la ciudad de Bogotá está mejorando, y cada vez más ojos extranjeros dirigen su mirada hacia este mercado, según información del Banco de la República, al año 2008 la inversión extranjera directa en Colombia fue de U$ 10.564 millones, y la participación de ésta al año 2009 fue del 77% en Bogotá, siendo España el País que más flujo de fondos envía a Colombia con U$ 550 millones. Este 77% invertido en Bogotá se distribuye entre los diferentes sectores de la siguiente manera:

28

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)

0

10

20

30

40

50

60Balance de la situación económica del comercio en Bogotá

2008-2009

2008 2009

43

Industria; 26%

Financiero; 21% Transporte; 15%

Comercio ; 14%

Inmobiliaria; 12%

Sectores de destino de la Inversión Extranjera Directa* en Bogotá-Cundinamarca, 2009

Con lo que se puede concluir que habrá más empresas en Bogotá; “su ubicación

geográfica, que hace de la ciudad un punto estratégico en términos logísticos, ya que

el transporte de mercancía hacia otros lugares del país es relativamente rápido. De

igual manera se facilita el abastecimiento de materias primas para el sector industrial

en la ciudad, por su cercanía a regiones agrícolas como los Llanos Orientales. Por todo

esto, varias compañías multinacionales han establecido su operación regional allí

durante las últimas décadas. Sin embargo, la distancia respecto a los puertos

disminuyen las ventajas competitivas para exportar productos industriales. Es así que

los servicios (incluyendo las telecomunicaciones y el comercio), están ganando

participación frente a la industria”29.

En Bogotá se adelantan proyectos para atraer a la inversión extranjera directa, como lo es el Proyecto Invest in Bogotá, de promoción de inversiones, “Este programa tuvo su origen en el Consejo Regional de Competitividad y es uno de los proyectos para lograr el objetivo estratégico de “posicionar a Bogotá y Cundinamarca como uno de los mejores destinos de inversión en Latinoamérica. Gracias a un convenio suscrito entre la Cámara de Comercio de Bogotá y la Agencia

29

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)

Ilustración 10: Sectores de destino de la inversión extranjera directa en Bogotá- Cundinamarca, 2009. Fuente: Banco de La República *No incluye inversión en petróleos ni en portafolio

44

1,45

1,55

1,78

1,23

1,64

1,18

0,79

0,82

1,2

0,81

1,05

1,19

0,88

1,01

0,93

C. México

Santiago

Bogotá

Sao Paulo

Buenos Aires

Estructura de Costos Disponibilidad y calificación RH Clima de Negocios

Multilateral de Garantía de Inversiones (MIGA) del Banco Mundial, ha contado con el apoyo de esa entidad durante las fases de diagnóstico, diseño inicial, puesta en marcha y operación”.30

Un benchmarking de Invest in Bogotá indica que la ciudad es altamente atractiva para este fin;

Atractividad de Bogotá para la IED

Si la proyección económica es tan optimista se puede aprovechar el desarrollo de este proyecto para satisfacer las necesidades de las nuevas empresas brindando un servicio de excelente calidad logrando realizar eventos competitivos que obtengan los resultados que las organizaciones buscan definir en sus clientes internos y externos. Por lo tanto más demanda y la apertura de nuevos mercados que en términos de la realización de eventos y catering tendrán muchas necesidades, las cuales este proyecto pretende satisfacer, las condiciones son buenas y se deben aprovechar las oportunidades para que éste sea exitoso.

30

(Invest in Bogotá, 2007)

Ilustración 11: Atractividad de Bogotá para la IED. Fuente: Invest in Bogotá

45

2.1.2 Entorno Político

La situación política colombiana desde su historia ha estado orientada básicamente bajo dos corrientes; la liberal y la conservadora, la Iglesia Católica ha jugado un papel trascendental en la ideología conservadora.

En la actualidad han surgido algunas variantes de estos partidos políticos, acomodando los ideales originales y adaptándolos a la situación mundial en la que vivimos, haciéndolos un poco más abiertos.

Colombia acaba de cerrar un ciclo político de ocho años, con el que se dice ha sido el presidente con más popularidad que ha tenido el País, y el primero en conseguir la reelección inmediata, el ex presidente Álvaro Uribe, del partido de la U, que alcanzó índices de hasta el 70%, según la Revista Semana, debido a los logros obtenidos durante su mandato: “Dentro de los logros del Gobierno se cuentan el debilitamiento Farc, la disolución de los grupos paramilitares, el combate al narcotráfico, el mejoramiento del clima para la inversión extranjera, todo enmarcado en su política de seguridad democrática.

El discurso de Uribe de mano dura contra las Farc y contra la corrupción caló en una sociedad desencantada por el frustrado proceso de paz de la era de Andrés Pastrana. Por esta razón, Uribe ganó la primera elección en 2002, y se convirtió en el primer Presidente en llegar a la Casa de Nariño en la primera vuelta electoral (la segunda vuelta electoral fue instaurada con la Constitución de 1991).

Tras los primeros dos años de gobierno, Uribe se empeñó en promover una nueva reelección Presidencial con el argumento de que en un solo período no alcanzaría a terminar la tarea que se había propuesto. Atrás fue quedando su promesa de acabar con la corrupción en la política, y por el contrario, el Gobierno pasó a ser protagonista de graves escándalos como la parapolítica, la yidis política y las ‘chuzadas’, entre otros”

31.

Al final de su segundo periodo presidencial, Uribe, aprovechando su popularidad, quiso buscar una nueva reelección, un tercer periodo en el mandato, la idea fue de gran controversia, pues aunque Colombia pedía la continuidad de su mandato, también hubo quienes decían que eso era un atentado contra la democracia del País, como la ex senadora Gina Parodi. También hubo cabida para las opiniones de otros países, principalmente de Estados Unidos:

“La revista The Economist advirtió a la sociedad colombiana que si quiere seguir en la dinámica del fortalecimiento democrático no debería reelegir al Presidente Uribe, a pesar de sus logros.

31

(Revista Semana.com- Organización de Eventos)

46

Parece una paradoja, pero no lo es. “Uribe ha logrado mucho. Pero para progresar, Colombia necesita instituciones fuertes, más que al eterno hombre fuerte. El último éxito de las duras políticas de seguridad de Uribe, depende de que otros las continúen y las ajusten”.

Es decir, si hubo progreso bajo Uribe fue porque le restó espacio considerable al imperio del miedo impuesto por las Farc en amplios territorios y carreteras colombianas; convenció a los terroristas del paramilitarismo a desmovilizarse, y aún con todos los problemas que tiene este proceso de Justicia y Paz, se frenaron las masacres; y trajo confianza a los inversionistas y con ello vino el crecimiento económico. Y todo esto se llama mejoría en el Estado de Derecho democrático.”32

El común denominador durante estos ocho años de gobierno fueron los constantes altercados con el presidente de Venezuela, Hugo Chávez, por la sospecha de que ese país albergaba a la guerrilla colombiana y los proveía de armas, la consecuencia más grave de éstos enfrentamientos fue la ruptura de las relaciones diplomáticas y económicas entre los dos países hermanos precisamente a puertas de la culminación del segundo mandato de Uribe.

Se ha iniciado desde el 7 de agosto del presente año un nuevo periodo con Juan Manuel Santos, quien ganó las elecciones en Colombia con la firme promesa de darle continuidad a la seguridad democrática, y a la firmeza, representativa del gobierno Uribe.

Sin embargo el nuevo Presidente, parece ser enemigo de las guerras y en cambio muy amigo de la diplomacia, pues no lleva ni el primer trimestre como Jefe de Estado y ya ha resuelto problemas difíciles que dejó el anterior mandato como el restablecimiento de las relaciones como Venezuela;

“Una nueva era en las relaciones con Venezuela y Ecuador; el restablecimiento del equilibrio de poderes; la posibilidad de abrir un diálogo con la guerrilla, sin ceder y bajo estrictas condiciones; y la búsqueda de la justicia social, temas centrales de su discurso

En un discurso conciliador, sin renunciar a la firmeza, el presidente Juan Manuel Santos llamó a los países vecinos a construir un futuro común basado en el respeto. A la vez, reiteró su voluntad de restablecer las relaciones con el poder Judicial y construir una Colombia más justa a partir de su proyecto de unidad nacional. También se comprometió con la población más pobre a crear más empleo y condiciones dignas de vida.

Santos habló de la necesidad de brindar a la mayoría de los colombianos garantías basadas en el empleo y en el alcance de las mínimas condiciones para tener una vida digna.

32

Fuente especificada no válida.

47

A los inversionistas extranjeros les garantizó las mejores condiciones para aprovechar las posibilidades comerciales que brinda Colombia.

Dijo que garantizará a la oposición las condiciones para ejercer su tarea, y habló de la importancia de robustecer los partidos políticos. “No quiero un país sin controversias ideológicas”.

Llamó a los colombianos a participar de lo que denominó un “nuevo amanecer en la historia nacional”33.

Y al parecer ha obtenido respuesta positiva por parte de los implicados:

“Las relaciones van a ser mejores”

“Chávez vaticinó este jueves que "las relaciones con Colombia van a ser mejores que las de antes" como consecuencia de los acuerdos alcanzados entre ambos países para superar la crisis, que incluyen la decisión de que ahora ambos Gobiernos van a respetarse.

"Vamos a hacer un esfuerzo (...) tenemos que respetarnos nada más. Que no sigan acusándome que yo apoyo a la guerrilla porque eso es mentira", afirmó Chávez.

"Yo más bien de la guerrilla lo que quiero es que hagan la paz con el Gobierno de Colombia. Pero si ellos consideran que no es el momento, bueno, allá ellos. Ojalá podamos ayudar a que hagan la paz", añadió.

Al hablar de la instalación de las comisiones, Chávez comentó que el problema de la frontera es muy grave", ya que allí actúan "paramilitares, narcotráfico, secuestros, guerrilla” y hay “migraciones de gente huyendo de la guerra".

"Desde ya le damos la bienvenida (a la Canciller Holguín), es una buena amiga. Somos distintos, pero en el marco del respeto haremos primores", añadió el gobernante venezolano”.

“Lento para que sea seguro”

El presidente de la República, Juan Manuel Santos, envió por su parte un mensaje de optimismo y dijo que esperaba que las relaciones entre Colombia y Venezuela fueran perdurables en el tiempo.

"El restablecimiento de relaciones con Venezuela debe ser lento para que sea seguro (...) no queremos crear falsas expectativas sobre las reuniones de mañana (viernes)", dijo el presidente Santos.”34

33

Fuente especificada no válida. 34

Fuente especificada no válida.

48

2.1.3 Entorno Socio-Cultural

“Bogotá D. C. es la más grande y poblada ciudad del país, además de ser el centro cultural, industrial, económico y turístico más importante de Colombia y uno de los principales de América Latina. La importante oferta cultural se encuentra representada en la gran cantidad de museos, teatros y bibliote

cas, siendo algunos de ellos los más importantes del país. Además, es sede de importantes festivales de amplia trayectoria y reconocimiento nacional e internacional. También se destaca la actividad académica, ya que algunas de las universidades colombianas más importantes tienen su sede en la ciudad. Es de destacar que la UNESCO otorgó a la ciudad el título de Capital mundial del libro para el año 2007.”35

Según cifras del DANE, en el año 2005 Bogotá contaba con una población de 6.776.009 habitantes y 7.881.156 en el área metropolitana. Solo 15.810 habitantes se ubican en la zona rural del Distrito Capital. El 47,5% de la población son hombres y el 52,5% mujeres. La ciudad cuenta con la tasa de analfabetismo más baja del país con tan sólo 4,6% en la población mayor de 5 años de edad36.

“En Bogotá, al igual que en todo el resto del país, el proceso de urbanización acelerado no se debe exclusivamente a la industrialización, ya que existen unas complejas razones políticas y sociales como la pobreza y la violencia, las cuales han motivado la migración del campo a la ciudad a lo largo del siglo XX, determinando un crecimiento exponencial de la población en las zonas urbanas y el establecimiento de cinturones de miseria en sus alrededores.

La ciudad cuenta con un amplio sistema educativo, tanto a nivel de primaria y secundaria como universitario. Debido a la constante migración de personas hacia la capital del país, la disponibilidad de cupos para acceder a la educación que ofrece el Estado gratuitamente, es a menudo insuficiente. La ciudad cuenta además con un variado sistema de colegios y escuelas de carácter privado.

Existe un gran número de universidades, tanto públicas como privadas (para 2002 había un total de 106 instituciones de educación superior, además en Bogotá se encuentran 7 de las mejores universidades del país, todas acreditadas parcial o totalmente por el CNA (Consejo Nacional de Acreditación), de las cuales están en 35

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010) 36

(Departamento Administrativo Nacional de Estadística- DANE, 2010)

Ilustración 12: Mapa geográfico de Bogotá. Fuente: Google images

49

Bogotá, a saber: La Universidad Nacional de Colombia, la Universidad de Los Andes, la Pontificia Universidad Javeriana, la Universidad del Rosario, la Universidad Manuela Beltrán, la Universidad Externado de Colombia, la Universidad de La Salle (Bogotá), la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales UDCA, la Universidad de La Sabana. También se destacan la Universidad Militar Nueva Granada, Universidad Sergio Arboleda, Universidad Jorge Tadeo Lozano, la Universidad Santo Tomás y la Universidad Pedagógica Nacional”37.

“Bogotá ha sido llamada "La Atenas Sudamericana", apodo que se fortaleció a finales del siglo XIX y principios del siglo XX. La ciudad dispone de una amplia oferta cultural que se ha incrementado considerablemente en las últimas décadas. En ella residen personas provenientes de todo el país, quienes han venido contribuyendo a las antiguas tradiciones culturales típicas de la ciudad.

El Centro de Ferias y Exposiciones de Corferias es sede de eventos de tipo cultural. Aquí se lleva a cabo la Feria Internacional del Libro de Bogotá, Expo artesanías, y ArtBo (Feria Internacional de Arte de Bogotá). Además, en 2008 Corferias fue centro importante en el Festival Iberoamericano de Teatro y sede del Campus Party. El recinto también acoge eventos de otro carácter como la Feria Internacional de Bogotá (industria y comercio) que se realiza durante los años pares, y en el2009 también fue sede de los Premios MTV para Latinoamérica.

Los Festivales al Parque son un conjunto de nueve eventos realizados a lo largo de cada año.57 Entre estos los más renombrados son: el Festival de Rock al Parque (recibe más de 500.000 asistentes en los tres días de celebración), el Festival de Jazz al Parque y el Festival de Salsa al Parque, ambos realizados en el Parque Metropolitano Simón Bolívar. Este parque acoge además la inauguración y las actividades más importantes del Festival de Verano que se celebra en varios puntos de la capital durante el mes de agosto.

Otros eventos destacados son el Festival de la chicha, la vida y la dicha (Declarado Evento de Interés Cultural de Bogotá), el Carnaval de Bogotá, que se celebra el cumpleaños de la ciudad, y el Festival de Cine Europeo, muestra cinematográfica anual. Sin embargo uno de los eventos culturales más importantes de la capital es el Festival Iberoamericano de Teatro que se realiza cada dos años y es catalogado como uno de los más prestigiosos de América Latina.

En cuanto a la gastronomía, Bogotá es posible encontrar restaurantes de comida típica, internacional y especializada en diferentes lugares de la ciudad. Los principales sectores de restaurantes internacionales son Usaquén, la Zona G, La Candelaria y el Centro Internacional.

Al igual que en el resto de Colombia, el valor de la unidad familiar es bastante importante en la sociedad bogotana, que es especialmente notable en celebraciones religiosas y épocas especiales del año.

Muestra de esta tradición religiosa es el número de templos construidos en el centro histórico de la ciudad, y las costumbres asociadas a ella, como el ascenso a los cerros

37

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010)

50

tutelares Monserrate y Guadalupe, en cuyas cimas se encuentran templos católicos. La ciudad además es sede de la Arquidiócesis de Bogotá, erigida el 11 de septiembre de 1562 y posteriormente elevada a arquidiócesis el 22 de marzo de 1564; su iglesia matriz es la Catedral Primada de Colombia.”38

Históricamente, la ciudad (desde sus primeros años) ha tenido una tradición de arraigo al catolicismo, aunque la Constitución de 1991 ha facilitado la presencia de movimientos protestantes y otros grupos religiosos en la población.

2.1.4 Entorno Tecnológico

Para un país que desee crecer en todos los aspectos, es necesario que invierta en tecnología para avanzar en temas como la educación, las comunicaciones, investigación y desarrollo de productos, la capacitación del talento humano, las tecnologías de la información, el mejoramiento de la medicina, etc.

A pesar de que en Colombia, este sector todavía no genera la importancia que merece en cuanto a presupuesto asignado de parte del Estado, ni tampoco se halla en la agenda pública de la nueva jefatura de Estado.

La tecnología que Colombia maneja, la importa o es manejada por las Empresas Multinacionales que operan aquí, pero todavía no es un punto clave de aprovechamiento económico, algunos emprendedores colombianos tiene esta visión y están trabajando en ello; sin embargo si en Colombia se están desarrollando proyectos para atraer a inversionistas extranjeros, deben abrirle campo a políticas que fomenten el desarrollo tecnológico, sino el capital que se maneje dentro del País no necesariamente pertenecerá al territorio nacional.

“A pesar de la ausencia absoluta de capital de riesgo y apoyo financiero por parte del sector privado y del Estado, en Colombia hay empresas que con las uñas y muchas ganas están fomentando exitosamente tecnología de punta.”39

“Si Colombia no cambia de manera inmediata sus políticas para promover la ciencia y la tecnología, está condenado a un atraso económico y social que puede ser irremediable. Este es un asunto de prioridad inmediata, de seguridad nacional, para ponerlo en términos que llamen la atención de la opinión pública. Colombia no puede contentarse otra vez con comisiones de sabios que elaboren documentos que se queden en las buenas intenciones. Lo que está en juego es la viabilidad del país en una

38

(Wikipedia, La Enciclopedia Libre, 2010) 39

(Revista Semana-Artículo - Semana, Made In Colombia, 1998)

51

economía globalizada, cada vez más centrada en la innovación y el desarrollo tecnológico.”40

2.2 Investigación de Mercados

2.2.1 Diseño de la Investigación

El principal método para conseguir información primaria, será la investigación de tipo descriptivo, pues “permite determinar las percepciones de los clientes con mayor confiabilidad y ayuda a determinar el grado de asociación de las variables en que se desarrolla el estudio. Dentro de de ésta se eligió el diseño transversal, que se realiza tomando una muestra de los elementos de la población en un punto determinado de tiempo, pues es muy útil en el diseño de encuestas”41, el método de recolección de los datos será la entrevista virtual, dónde en un cuestionario corto para garantizar que sea contestado en su totalidad, dónde se formularán diferentes tipos de preguntas sencillas relacionadas con el estudio para recolectar la información requerida para su posterior análisis y obtención de conclusiones, esto con el fin de determinar las motivaciones, intenciones y preferencias del mercado objetivo.

2.2.2 Definición de la población

Se realizará un muestreo aleatorio simple sin reemplazo para garantizar que solo conteste una vez teniendo en cuenta la ubicación geográfica, tipo, tamaño y sector de las empresas en la ciudad de Bogotá.

Elemento: empresas comerciales pequeñas y medianas

Hipótesis inicial. Las empresas pequeñas y medianas del sector de comercio en la ciudad de Bogotá son las que presentan una tendencia creciente en cuanto a la realización de eventos como estrategia de ventas.

40

(Revista Semana-Artículo A ciencia Cierta, 2007) 41

(Monografias.com)

52

La clasificación de las empresas en Colombia se realiza de la siguiente manera:

“Microempresa: Personal no superior a 10 trabajadores. Activos totales inferiores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes

Pequeña Empresa: Personal entre 11 y 50 trabajadores. Activos totales mayores a 501 y menores a 5.001 salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Mediana: Personal entre 51 y 200 trabajadores. Activos totales entre 5.001 y 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Grande: Personal mayor a 200 trabajadores. Activos totales mayores a 3.0000 salarios mínimos mensuales legales vigentes”42.

También se realizará una clasificación de acuerdo al sector de la economía en el que se encuentran. Ver anexo clasificación sectores de la economía.

Unidades de muestreo: empresas según características definidas

Alcance: Bogotá D.C.

Tiempo: agosto- 2010

Marco muestral: listado de empresas pequeñas y medianas, comerciales en la ciudad de Bogotá43

Método de selección de la muestra: se realizará un muestreo aleatorio de las empresas elegidas en la Capital a las cuales se les implementará la encuesta.

2.2.3 Selección del tamaño de la muestra

Como se vio anteriormente en el análisis económico, la participación de las pequeñas y medianas empresas en el sector comercio en Bogotá es de 42.274 empresas. El cálculo del tamaño de la muestra se hará con en base en la siguiente fórmula44 de población finita al ser el número de empresas a encuestar menor a 500.000:

42

(Wikipedia.com) 43 El listado de la clasificación fue de realización propia, estudiando las características de las empresas registradas en la Cámara de Comercio de Bogotá 44

(VARELA, 2002)

53

( )

Ecuación 1 Población Finita Fuente: (VARELA, 2002)

Dónde

Total de la población

2.58^2 (si la seguridad es del 99%)

Probabilidad de éxito, en este caso 5%, ya que es lo más recomendable para garantizar una muestra significativa y representativa de la población total

Precisión (en este caso deseamos un 3%)

Remplazando los valores en la fórmula se obtiene una muestra de 38 encuestas

2.2.4 Trabajo de campo

Al ser una encuesta virtual, no es necesario buscar un perfil o capacitar a un entrevistador, el cuestionario será enviado a través de la opción de sugerencias de las páginas de internet de las diferentes empresas, mediante un link en el que ellas entrarán y devuelve los cuestionarios contestados.

Especificando que la persona que responda la encuesta tenga poder de decisión ante la realización del evento.

2.2.5 Análisis de los datos

“Una vez se haya desarrollado el proceso de recolección de datos, se procederá a convertir los datos en bruto del instrumento de que se usó para tal fin, en una forma legible y entendible para su posterior análisis.

Para esto, se tomará en cuenta la siguiente secuencia:

54

1. Verificación y edición de cuestionarios aceptables: Cada cuestionario tendrá una etapa de revisión, en donde se verificará los datos obtenidos, es decir, que estén bien contestados (completos), mirar en base a las respuestas dadas si estas fueron bien comprendidas, que los elementos de la muestra sean los que hayan contestado la encuesta, etc. Para tal fin, el porcentaje de cuestionarios defectuosos permitidos será del 5% del total. En caso de que el porcentaje sea mayor, se enviarán nuevamente a trabajo de campo y se volverán a formular los cuestionarios.

2. Los datos serán procesados y analizados usando software destinado para esto. Se hará empleo de Microsoft Excel, programa destinado a realizar análisis estadísticos, con un ambiente amigable para el usuario, a través de interfaces fáciles de manejar y entender.

3. Confirmación o rechazo de la hipótesis inicial

Herramientas estadísticas

Para un correcto análisis de datos, se usarán las siguientes ayudas estadísticas:

Tabulación cruzada: Tabulación de datos que consiste en identificar una relación entre variables, describiendo dos ó más variables en forma simultánea y dar como resultado tablas que reflejan la distribución conjunta de las variables con un número limitado de categorías o valores distintivos.

Procedimientos generales de análisis: Gráficos estadísticos para evaluar proporciones, histogramas de frecuencia, pruebas de hipótesis para evaluar a las mismas, etc.”.45

Para recolectar alguna información del sector, también será necesario acudir a algunas fuentes de información secundaria como lo es la Cámara de Comercio de Bogotá, el DANE. Ministerio de Agricultura, el INVIMA, revistas y publicaciones especializadas.

2.2.6 Segmentación del Mercado

Empresas pertenecientes al sector comercial, de tamaño pequeño y mediano ubicadas en la ciudad de Bogotá.

45

(Monografias.com)

55

2.2.7 Mercado Objetivo Empresas comerciales pequeñas y medianas ubicadas en la ciudad de Bogotá que se dediquen a las siguientes actividades:

“431 Comercio al por mayor de alimentos, bebidas y tabaco

432 Comercio al por mayor en tiendas de productos textiles y calzado

433 Comercio al por mayor de productos farmacéuticos, perfumería y accesorios

437 Intermediación y comercio al por mayor por medios masivos de comunicación

461 Comercio al por menor de alimentos, bebidas y tabaco

463 Comercio al por menor de productos textiles, accesorios de vestir y calzado

464 Comercio al por menor de artículos para el cuidado de la salud

466 Comercio al por menor de enseres domésticos, computadoras y otros

469 Intermediación y comercio al por menor por medios masivos de comunicación”46

Esta selección se realizó basada en un observatorio Colombiano de la pequeña y mediana empresa, realizado por el DANE en el año 2007 en el que muestra a las anteriores actividades como a las que más se dedican las PYMES en Bogotá.47 Junto con un estudio sobre la importancia del comercio en la economía48 que dice que el comercio al por mayor atrae a sus clientes con estrategias de mercadeo personalizadas y por medio de publicidad especializada a través de medios electrónicos, ferias y exposiciones. En cuanto al comercio al por menor hace publicidad masiva por medio de volantes, prensa, radio, televisión, y la tendencia es hacia los eventos.

2.2.8 Cuestionario

Encuesta sobre la organización de eventos empresariales en pequeñas y medianas empresas comerciales en la ciudad de Bogotá.

46

(Clasificación internacional de empresas comerciales CIIU) 47

(DANE, censo económico nacional y multisectorial 2007) 48

(Importancia del comercio en la economía, 2007)

56

La información recolectada en la siguiente encuesta es para realizar un estudio de mercado para la creación de una empresa de servicios integrales catering y organización de eventos empresariales que ofrezca valores agregados como:

Ofrecer un amplio y variado portafolio de productos y servicios, enfatizando en que el servicio de catering y bebidas ofrecido lo provee restaurantes conocidos y posicionados en el mercado

Selección del lugar más apropiado con el objeto del evento y de preferencia del cliente, ambientación, adecuación con equipos y herramientas necesarios, personal de apoyo

Realización de actividades lúdicas para los asistentes de acuerdo al tipo y objeto del evento

Realización de eventos personalizados de acuerdo al tamaño de la empresa, objeto, tipo, lo que el cliente requiera para garantizar el éxito de su evento

1. ¿Cuántos colaboradores tiene su empresa?

a. Menos de 11 personas b. Entre 11 y 50 personas c. Entre 51 y 200 personas d. Más de 200 personas

2. ¿En qué tipo de ocasión su empresa realiza eventos?

a. Capacitaciones b. Reuniones con clientes externos c. Despedidas d. Ascensos e. Fiestas de fin de año f. Cumpleaños g. Lanzamiento de nuevos productos h. Cocteles i. Otro j. No realiza ningún evento (pasar a pregunta número 4)

3. ¿Cómo planifica la organización de sus eventos empresariales?

a. Contrata a una persona o empresa especializada en el tema b. Lo organiza usted mismo

57

4. ¿Cuáles son los motivos por los que no contrata a una persona o empresa especializada en organización de eventos?

a. Precios altos b. Desconfianza c. Incumplimiento d. Pérdida de tiempo e. No le ofrecen un portafolio variado de servicios que pueda requerir el

evento. (servicio principal y complementarios) f. No se ajustan al tamaño de su evento, ya sea pequeño o grande g. Otro

5. ¿Estaría dispuesto a contratar los servicios de la empresa presentada?

a. Si b. No c. No sabe

6. ¿Cuánto presupuesto anual invertiría en la realización de eventos?

a. 1% b. Entre 2% y 5% c. Más del 5%

Muchas gracias por su colaboración.

Ver anexo formato de encuesta y tabulaciones.

2.3 Análisis del Mercado

Una de las estrategias de marketing que utilizan las empresas, especialmente las comerciales para incrementar sus ventas, es la realización de eventos para llegar a sus clientes con un mensaje específico.

Este análisis está enfocado en las empresas comerciales que por definición son las que adquieren bienes o mercancías para su venta posterior. Diferenciándose de las

58

empresas industriales que transforman materias primas.49 Por lo tanto las empresas comerciales y de servicios definen estrategias de marketing para elevar sus ventas, dentro de las que se ubican la realización de eventos.

Estos eventos se clasifican en dos grandes grupos;

Eventos motivacionales: están dirigidos a obtener lo mejor del personal de la empresa. El evento en sí mismo no motiva, pero es una excelente plataforma para que esto ocurra. Permite sacar a la gente del entorno de cada día y ofrecerles un momento diferente.

Eventos promocionales: dirigidos justamente, a promocionar los productos a clientes, o posibles inversores. Desde el área de Marketing, se ofrece una herramienta que permite entablar una relación afianzada con los potenciales clientes, los actuales clientes, con proveedores y demás personas o grupos que se interrelacionan con la empresa. La Organización de Eventos Corporativos, genera la posibilidad de crear lazos más fuertes entre los participantes, pero para ello se debe lograr que se sientan a gusto en un ambiente placentero y totalmente distendido.

Según fuentes de eventos empresariales, se estima que las empresas realizan aproximadamente 10 eventos50 al año como:

- Capacitaciones

- Conferencias

- Desayunos de negocios

- Fiestas

- Lanzamientos de productos

- Reuniones

- Seminarios

- Brunch - Cocteles - Coffee breaks

49

(Navactiva, 2004) 50

(Eventos para Empresa, 22)

59

Grande 0%

Pequeña 71%

Mediana 29%

Microempresa 0%

Tamaño de la Empresa

Ilustración 13: Tamaño de la empresa. Fuente Elaboración propia

Ilustración 14: Tipo de eventos que realizan las empresas. Fuente: Elaboración propia

11% 5% 13%

3%

18% 8%

34%

3% 3% 3%

Tipo de eventos que realizan las empresas

2.3.1 Resultados Obtenidos Los resultados de las encuestas fueron los siguientes51:

71% de las empresas encuestadas fueron pequeñas empresas y 29% fueron empresas medianas. No se encuestó a ninguna empresa que no cumpliera con las condiciones, es decir micro o grandes empresas.

De acuerdo al tipo de eventos que realizan los que más organizan son lanzamientos de nuevos productos, fiestas de fin de año y despedidas. El 97% de las empresas realizan algún tipo de evento empresarial.

63% de las empresas encuestadas organizan los eventos ellas mismas, las principales causas de ellos fueron

el limitado portafolio de servicios que les ofrecen, la pérdida de tiempo y que no se ajustan al tamaño del evento requerido.

51

Ver formato y tabulación de la encuesta en anexos

60

11%

8% 16%

21%

24%

18%

3%

Motivos por los que no realiza eventos

Precio DesconfianzaIncumplimiento Pérdida de tiempoPortafolio limitado de servicios ofrecidos No se ajusta al tamaño de su eventoOtro

Cuando se les presentó esta alternativa de empresa el 63% manifestó que contrataría los servicios de ésta.

Ilustración 16: Motivos por los que no realiza eventos Fuente: elaboración propia

Contrata a un tercero, 37%

Lo realiza por sus medios, 63%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

0 0,5 1 1,5 2 2,5

Cómo organiza el evento

Ilustración 15: Cómo organiza el evento Fuente: Elaboración propia

61

Ilustración 17: ¿Contrataría los servicios de esta empresa? Fuente: elaboración propia

Ilustración 18: Presupuesto que invertiría en la realización de eventos Fuente: elaboración propia

Con esta gran aceptación dentro del mercado objetivo se deben garantizar las promesas planteadas y prestar el mejor servicio que sea posible, para fidelizar a estas empresas y mediante las estrategias de mercadeo y publicidad, penetrar el mercado de las empresas que no saben si contratarían los servicios de la Empresa presentada.

La mayoría de las empresas están dispuestas a destinar un 1% de su presupuesto de mercadeo para realizar eventos, es un buen porcentaje iniciando, y sin conocer a la Empresa. Las estrategias de

mercadeo buscarán que con el tiempo este porcentaje se

incremente junto con la participación en el mercado.

Se observa que el mayor mercado potencial se encuentra en las PYMES, el cual está desatendido porque las empresas organizadoras de eventos no les ofrecen opciones de evento de acuerdo al tamaño que ellas requieren, al ser mayoría en Bogotá, dentro de las cuales se podría ganar mayor participación. Se puede realizar estrategias de mercadeo especialmente dirigidas a ellas, con precios especiales para atraerlas y que empiecen a realizar eventos como una de sus principales estrategias de marketing.

Con esta información se aclara el panorama acerca de las empresas que realizan eventos, todas tienen como fin vender, hay diferentes formas para lograrlo, pero los eventos se han convertido en una de las maneras más efectivas especialmente entre las PYMES, sin embargo todavía sus necesidades no están cubiertas.

Si 47%

No 32%

No sabe 21%

¿Contrataría los servicios de esta empresa?

68%

26%

5%

Presupuesto que se invertiría en la realización de eventos

1% entre 2% y 5% más del 5%

62

Los principales eventos que realizan las PYMES son lanzamientos de nuevos productos y fiestas de fin de año.

En las pequeñas y medianas empresas se ve un comportamiento positivo hacia la contratación de empresas para que organicen sus eventos, y esta aceptación se puede incentivar con buenas estrategias para incentivarlas.

Finalmente, la encuesta muestra que la principal razón por la que las PYMES no contratan una empresa para que realice sus eventos es porque les ocasionan una pérdida de tiempo, porque no se ajustan al tamaño de su evento y porque no les ofrecen variadas soluciones.

Se confirma la validez de la hipótesis inicial.

2.3.2 Análisis de la Competencia

Según los estados financieros de las empresas de catering presentados en el diario económico, Portafolio al año 2008, las empresas líderes en el sector son:

Compass Group S.A.

Catering de Colombia S.A.

Catering y Café C Y C S.A.

Compass Group S.A.:

“Compañía líder en la gestión de servicios de alimentación y bebidas a nivel mundial, trabajando en más de 100 países” 52 . Mediante la marca Eurest Services;

Servicios prestados:

Reserva de salas Provisión de materiales Equipos audiovisuales / videoconferencia

52

(compass-Group)

Compass Group S.A.;

1,44%

Catering de Colombia

S.A.; 0,70%

Catering y Café C y C

S.A.; 0,06%

Ilustración 19: Empresas líderes del sector Fuente: elaboración propia

63

Catering Coffee-breaks Limpieza

Los servicios de catering están representados en la marca Vilaplana Catering. “Es una empresa de catering de alta gama con sede en Barcelona y Madrid. Desde sus inicios en 1967, Vilaplana trabaja la gastronomía desde la máxima calidad de todos sus productos, la elegancia, la innovación, así como un esmerado cuidado en todos los detalles y un servicio personalizado en cada uno de sus eventos. Especializados en eventos de empresa y particulares.”

53

Catering de Colombia S.A.:

Catering de Colombia exclusivamente pensado para nutrir los acontecimientos sociales, empresariales, eventos y ferias.

"Catering de Colombia S.A. es una empresa líder en la prestación de servicios de alimentación y alojamiento, cumpliendo con los más altos estándares de calidad y HSE, basados en el bienestar del personal, la capacitación y el reconocimiento al cumplimiento de las políticas de organización y en acuerdo al marco legal vigente".

Servicios prestados:

Alimentación

Cafetería

Aseo

Mantenimiento

Lavandería

Recolección de basura

La compañía da ejemplo de servicio y calidad a sus clientes y a la sociedad satisfaciendo los más altos requerimientos; a un costo razonable para obtener una rentabilidad justa, que satisfaga las expectativas mutuas de inversionistas y clientes.

54

53

(vilaplana Catering) 54

Fuente especificada no válida.

64

Catering y Café C Y C S.A.

Empresa líder con más de 12 años de experiencia en prestación de servicios alimentarios especializado en el manejo de maquinas dispensadoras automáticas de café, snacks, y carrito de comidas

55.

Benchmarking

Aspectos de comparación Compass Group

S.A. Catering de

Colombia S.A. Catering y

Café C y C S.A.

Tamaño de la empresa Grande Mediana Pequeña

Antigüedad (años) 69 20 14

Servicios

Ubicación sitio si no no

Menaje si no no

Provisión de equipos/ herramientas si no no

Ambientación si si no

Personal de apoyo si si no

Limpieza no si no Portafolio con diferentes opciones para servicios de alimentación no no no

Actividades lúdicas de apoyo

Precio alto medio medio

Participación en el mercado 1,44%* 0,70%* 0,06%* Tabla 5: Benchmarking empresas líderes del sector Fuente: elaboración propia

Ver anexo tabla estados financieros empresas líderes del sector.

2.3.3 Participación en el mercado

La utilidad total de las empresas líderes en el sector es de $ 3.999.276 millones de pesos, con una participación en el mercado del 2.20%, lo que quiere decir que el 97.8%

55

(Google.com: Definición concepto de servicios)

65

del mercado es sensible a este proyecto, por lo tanto este es el mercado potencial al que se pretende llegar con las estrategias de mercadeo y publicidad.

En el primer año de actividades se espera atender al 1% del mercado objetivo, para el segundo año se espera aumentar al 2% y para el tercer año se espera tener una participación del 5% del mercado objetivo.

2.3.4 Mercado Potencial

Es un mercado relativamente nuevo, por lo que todavía no está saturado, por el contrario, está en rápido crecimiento, con pocas empresas en él, esto lo hace atractivo a nuevos inversionistas por el auge que está teniendo en Colombia y en el mundo. Aunque la Empresa está enfocada en PYMES especializadas en algunas actividades comerciales ya clasificadas, no se dejará de lado las micro o las grandes empresas, tampoco se discriminara sobre la especialización comercial. Las cuales representan el mercado potencial. En un mediano plazo se espera atender a las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas comerciales especializadas en las actividades definidas. También atender empresas de servicios.

2.4 Estrategia de Mercados

Al realizar estrategias de mercado, se está definiendo un plan de acción para llevar a la Empresa hacia los objetivos fijados, entre ellos, darla a conocer y poder atender una parte del mercado objetivo, también sirven para afrontar situaciones o retos que están implícitos en el mercado. Estas decisiones estarán basadas en la investigación de mercados.

Marketing Mix para Servicios

Personas

Todas las personas que participan en la

prestación del servicio transmiten ciertos mensajes al cliente en relación con la naturaleza

del servicio.

Evidencia Física

Es el ambiente en el que se entrega el

servicio y en el cuál interactúan la empresa y el

cliente, así como cualquier

componente tangible que facilite el desempeño o la comunicación del servicio. Incorpora

las representaciones

tangibles entre ellas folletos,

membretes, tarjetas de

presentación, formatos y equipo.

Proceso

Los procedimientos, los mecanismos y el

flujo de las actividades

necesarias para la prestación del servicio, y los sistemas de

operación. Cada uno de los pasos de la prestación o del flujo operacional del servicio que experimenta el

cliente, proporcionará

evidencias para juzgar el servicio.

Plaza

Las estrategias de distribución se

aplican para hacer que los productos se encuentren a la disposición en el momento y lugar

en que los consumidores lo

deseen. El objetivo es tener la

seguridad de que los productos

llegarán en condiciones

óptimas de uso a su sitio final.

Precio

El precio es el dinero que se

entrega a cambio de un bien o

servicio.

Promoción

La promoción incluye ventas personales,

publicidad y promoción de ventas. La tarea de

la promoción en la mezcla de marketing consiste en motivar

intercambios satisfactorios con los

mercados meta, mediante la información,

educación, persuasión y recuerdo de los beneficios de una

compañía o producto

Personas

Las personas a contratar deben

tener valores, competencias en

común para lograr los objetivos de la

Empresa y habilidades de comunicación,

servicio, disposición y atención al cliente

Evidencia Física

El lugar de reunión con el cliente debe

ser adecuado y confortable para él.

Cuando se tenga oficina, esta debe

estar muy bien adecuada para

prestar el mejor servicio, pues es

nuestra imagen ante los ojos del cliente y

es un tangible del que ellos se pueden llevar

una idea de cómo será el servicio que

recibirán. La adecuación del lugar del evento debe ser impecable y debe

tener una promoción sutil alusiva a nuestra

Empresa.

Proceso

Cada contacto que el cliente tenga con

nuestra Empresa es un momento de

verdad para el cual todo el personal debe estar capacitado para

hacerlo una buena experiencia para él. No se debe enterar de todo lo que hay

detrás, de la prestación del

servicio, simplemente debe recibir el mejor resultado superando

sus expectativas. Para lo cual la empresa

debe tener a la mano la información

actualizada para que el cliente no espere

demasiado.

Plaza

El portafolio lo integrarán

propuestas en cuanto a lugares de

realización de eventos. El servicio

debe estar antes del tiempo acordado en

el lugar con todos los implementos

necesarios y las personas a ejecutarlo

para evitar imprevistos y poder solucionar cualquier eventualidad sin que

el cliente se vea afectado por ella, de

la logística deberá ser bien planeada organizada y

ejecutada, porque sobre ella recae en

gran parte el éxito o el fracaso del evento.

Precio

El precio base es lo que nos cobran

nuestros proveedores,

nuestra ganancia será una comisión

extra sobre esa base por la

organización y contacto con los

proveedores.

Promoción

El factor principal de promoción es la

negociación cara a cara con el cliente,

depende de nuestra capacidad para

ofrecer y concretar los servicios.

Inicialmente no tendremos

promociones especiales, con el

tiempo se cobrarán tarifas especiales a

nuestros clientes más importantes. La

principal campaña de publicidad será a

través de Internet, mediante nuestra

página Web, el voz a voz y la publicidad en

los restaurantes socios.

Tabla 6: Marketing mix para servicios Fuente: Elaboración propia

2.4.1 Concepto del Servicio

Concepto de servicio: “En marketing (mercadotecnia) un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a una o más necesidades de un cliente. Se define un marco en donde las actividades se desarrollarán con la idea de fijar una expectativa en el resultado de éstas. Es el equivalente no material de un bien. La presentación de un servicio no resulta en posesión, y así es como un servicio se diferencia de proveer un bien físico.”56

El servicio que se prestará será organizar eventos empresariales de cualquier tamaño, ofrecer un completo y variado portafolio de servicios para atender cualquier tipo de evento, brindando soluciones integradas, enfatizando en los servicios alimentarios. El cliente será quien decida cada aspecto de su evento como el lugar, la alimentación y bebidas, ambientación y actividades de apoyo, convirtiéndolo en un servicio personalizado, pues cada evento será diferente de otro.

El cliente tendrá la seguridad de que el servicio se prestará a tiempo, con calidad e innovación.

2.4.2 Estrategia de Distribución

La estrategia de distribución más efectiva y la que más funcionaría en este caso es directamente llegar al consumidor final, es decir las PYMES comerciales de Bogotá.

Ilustración 20: Estrategia de distribución Fuente: elaboración propia

56

(Google.com: Definición concepto de servicios)

Servicios integrales de catering y eventos

Empresas

69

Para hacer uso de esta estrategia se debe realizar mayor énfasis en la campaña de comunicación ya que será la única manera de que los clientes conozcan la Empresa y se sientan atraídos hacia ésta.

La selección de esta estrategia se hizo con base en los siguientes criterios:

En el proceso no interviene otra empresa, el servicio se presta directamente al cliente sin ningún intermediario

Al ser un servicio no requiere de la intervención de mayoristas o minoristas

Evitar procesos y negociaciones dispendiosas e innecesarias que ponen en riesgo la calidad del servicio cuando el cliente lo reciba

Ahorrar costos

2.4.3 Estrategia de Precio

No se manejará un rango de precios fijos, pues cada evento es personalizado, y depende de la combinación de proveedores, lo que cambia es el margen de ganancia de la Empresa.

Los clientes al tener la oportunidad de realizar la combinación de los elementos que desean en su evento podrán ajustarlo a su presupuesto, sin embargo la Empresa al estar dirigida a tres grupos diferentes de empresas tendrá en cuenta el tamaño de la organizacional fijar los márgenes de utilidad, además de los

siguientes aspectos:

Rango de ganancia por organización del evento:

Tamaño de la empresa Margen de utilidad Pequeña 25% Mediana* 35%

Tabla 7: Rango de ganancia Fuente: elaboración propia

Ilustración 21: Estrategia de precio Fuente: elaboración propia

70

*En la empresa mediana el rango variará dependiendo del número de trabajadores de la empresa y del tamaño del evento

Descuentos para clientes frecuentes: se fijarán de acuerdo a la frecuencia y al tipo de eventos que realice. Después del segundo año de operación de la Empresa

Descuento por recomendar a otra empresa los servicios prestados y se logra realizar el evento con ésta. Después del segundo año de operación de la Empresa

Diferenciación

Una vez se tenga una base de datos de clientes leales y satisfechos, se realizará una revisión trimestral de precios para saber cómo se está comportando el mercado y la competencia, y si es conveniente ajustarlos para todos los clientes o solo para nuevos clientes.

2.4.4 Estrategia de Comunicación

Se manejarán estrategias de promoción de los servicios principalmente para:

Persuadir a los clientes no decididos a transformarse en prospectos (de acuerdo a encuesta)

Incitar a las PYMES a utilizar más regularmente el servicio

Identificar nuevas oportunidades dentro de las empresas para generar nuevos eventos

Crear necesidades adicionales al servicio inicial solicitado

Los diferentes métodos promocionales que existen son:

71

Estrategia Importancia

Relaciones públicas 10%

Promoción de ventas a clientes 25%

Publicidad indiferenciada 30%

Publicidad no pagada 10%

Venta directa 25%

Tabla 8: Métodos promocionales Fuente: elaboración propia

El método seleccionado depende de:

Mercado meta

Naturaleza del producto/servicio ofrecido

Etapa del ciclo de vida en que se encuentre el producto o servicio

Recursos financieros disponibles para promoción

Las estrategias de penetración en el mercado para los dos primeros años de operación serán:

Promoción, precios accesibles, calidad, creación de un portafolio personalizado dependiendo de las necesidades de cada cliente. Esto se garantizará con el respaldo de los socios estratégicos

De acuerdo a los resultados obtenidos después de la realización de cada evento, las empresas tendrán más presente esta alternativa como una estrategia importante para la presentación de nuevos portafolios a sus clientes externos. Contratando a esta Empresa para realizarlo con la garantía de éxito.

La presentación del brochure de la Empresa deberá crear necesidades adicionales en el cliente que quiere que su evento y el mensaje trasmitido a los asistentes quede posicionado en sus mentes

Visita directa a oficinas y empresas a las cuales les pueda interesar el servicio que se ofrece, presentando el portafolio y asesoría personalizada

Publicidad en los restaurantes que sean proveedores de la Empresa, ésta constará de volantes y propaganda incluida en la carta. Se realizará una negociación entre las dos partes para que este tipo de publicidad no sea cobrada a nuestra Empresa sino que se utilice como una estrategia de expansión y reconocimiento del socio estratégico

72

Realización de una página de internet, en la que no solamente se encuentre información completa de los proveedores, sino que sea una herramienta para que el cliente pueda simular su evento desde ésta, con precios verdaderos

Al finalizar cada nuevo evento establecer un contacto con el cliente; brindándole opciones, enviándole propuestas de servicios para llegar a un nuevo acuerdo y que éste se fidelice con la Empresa.

El principal método de comunicación se hará mediante el voz a voz mientras se logra un posicionamiento en el mercado para realizar una campaña publicitaria.

Estas estrategias se trabajarán durante el primer año y de acuerdo a los resultados se continuará con las más exitosas, la estrategia de publicidad será más agresiva, pautando en revistas especializadas, participando en ferias y ofreciendo beneficios a los proveedores.

2.4.5 Estrategia de Servicio

Contar con los mejores y más eficientes proveedores

Contratar personal externo (meseros, personal de limpieza, decoradores, entre otros) capacitado, comprometido y cumplido para garantizar un servicio impecable

Al momento de la contratación se deberá firmar una póliza de cumplimiento con los proveedores seleccionados para asegurar que el servicio se preste como se planeó

Se tendrá un historial de eventos de cada una de las empresas con las que se haya trabajado con sus respectivos comentarios y calificaciones para hacerles llegar alternativas de servicio en fechas importantes

En todos los eventos la Empresa estará presente siempre en el inicio y en algún momento posterior verificando que todo esté en orden según lo planificado

Uno de los aspectos clave de la Empresa será el servicio post-venta, se realizará un feedback después del evento, dónde todas sus sugerencias y opiniones quedarán registradas para garantizar el mejoramiento continuo de la Empresa y de los proveedores.

73

2.4.6 Estrategia de Aprovisionamiento

Al ser una empresa prestadora de un servicio, no se manejará ningún tipo de compra de material, ni de inventarios, tampoco se contará con una oficina física, para evitar costos fijos innecesarios durante la iniciación de la Empresa, que básicamente será una organizadora logística que coordinará a los proveedores para prestar un servicio excelente y justo a tiempo.

Los proveedores que trabajarán conjuntamente con la Empresa se les llamará socios estratégicos, que conformarán las siguientes categorías:

Servicios alimentarios y de bebidas (restaurantes de alta calidad posicionados en el mercado)

Lugares de diferentes estilos y capacidad para adecuarlos a los diferentes tipos de eventos que se puedan presentar

Prestación de servicios de actividades de apoyo para el evento (outdoor training)

Alquiler de menaje y decoración

Empresas de transporte

Prestación de servicio de personal de apoyo para atender el evento (meseros, personal de limpieza, bar tenders)

Alquiler de equipos y herramientas

Alquiler de máquinas de café

Ambientación (alquiler de sonido, música, luces, carpas)

Inicialmente se negociará con pocos proveedores mediante un acuerdo en el cuál no habrá cuotas fijas para ninguna de las dos partes, la primera aproximación con ellos será mediante una visita directa a los restaurantes para presentar la Empresa e iniciar la negociación.

Al tercer año de operaciones se espera tener instalaciones físicas para ofrecer una mejor atención a los clientes y para crear una imagen del servicio en sus mentes, esto va a ser fundamental para acuerdos con clientes nuevos y reuniones con proveedores.

74

Sin embargo a los clientes que ya se les han organizado eventos, se les atenderá dónde ellos lo requieran.

Se espera que la Empresa al tercer año de operación haya tenido un desempeño destacado y haya logrado un posicionamiento favorable dentro del medio, también que la oferta de proveedores aumente. Se irán adaptando las políticas de negociación, descuentos, promociones y plazos con cada uno logrando mayores ventajas para las dos partes.

El ideal de la Empresa es consolidar relaciones a largo plazo de mutuo beneficio luego de tener los proveedores pre seleccionados se les harán ver dos beneficios principales que les traerá la negociación:

1. Expansión de su negocio hacia más personas aumentando sus ventas mediante los servicios contratados con nosotros

2. Promoción de sus productos y servicios mediante nuestro portafolio y el Portal

Web sin ningún cargo básico

Principales condiciones para realizar la negociación:

1. Descuento cercano al 10% sobre los precios de sus productos y servicios

2. Acuerdo de confidencialidad de información durante el tiempo de servicio

Debe quedar claro para los socios estratégicos que estar incluidos en el brochure de la Empresa, no garantiza su contratación por parte de los clientes, pues son ellos quienes eligen a los restaurantes Beneficios para la Empresa

La pre selección de los proveedores, hace que se conozca de antemano la calidad de sus productos y servicios

La negociación puede ser más fácil al no cobrar una cuota de afiliación, en lugar de ésta se exige un descuento sobre cada servicio contratado

El contrato tendrá una vigencia de dos años a partir de la fecha de firma, si el proveedor incumple deberá pagar una multa. La única razón por la que la Empresa puede terminar el contrato antes del tiempo establecido será por terminación de sus operaciones o por obtener una mala calificación por desempeño

75

La escogencia de los proveedores se basará en:

Calidad de sus productos

Sugerencias de los clientes

Posicionamiento en el mercado (en el caso de los restaurantes)

Confianza

Cumplimiento

Precios

Dentro de la Empresa se manejará una matriz de clasificación de los proveedores, la calificación será interna y externa, en una escala de 1 a 5, siendo 1 el menor puntaje y 5 el mayor, cada parte tendrá un peso del 50% para obtener una única calificación. Si al finalizar un evento el proveedor obtiene un puntaje menor a 3.5 no volverá a ser contratado por la Empresa, si es igual a dicho puntaje se le hará un compromiso de los aspectos a mejorar y tendrá un periodo de prueba dependiendo del tipo de falla, sino mejora, sale de la base de datos de la Empresa.

Ver anexo la matriz de desempeño de proveedores

Los proveedores pre seleccionados con los que se contará en el portafolio son:

Restaurantes

Restaurantes Especialidad Momento

Café de la Peña Pastelería francesa Desayunos/onces/brunch/coffee break

Hobany Velasco Pastelería Desayunos/onces/brunch/ coffee break

La Bagatelle Pastelería Desayunos/ coffee break

Pastelería Jacques Pastelería Desayunos/onces/brunch/ coffee break

Andrés Carne de Res Carnes Almuerzo/cena

Crepes & Waffles Comida casual Almuerzo/cena

La Gloria Cocina belga e internacional

Almuerzo/cena

Armadillo Cocina californiana Almuerzo/cena

Emma Restaurante Cocina fusión con influencia mediterránea y oriental

Almuerzo/cena

Nazca Cocina peruana Almuerzo/cena

Astrid y Gastón Cocina peruana Almuerzo/cena

76

Wok Cocina tailandesa Almuerzo/cena

Casa San Isidro Cocina tradicional Almuerzo/cena

Charlie´s Roast Beef Hamburguesas roast beef Almuerzo/cena

El Corral Gourmet Hamburguesas gourmet Almuerzo/cena

Emilia Romagna Cocina italiana Almuerzo/cena

Oshiru Cocina japonesa Almuerzo/cena

Pesquera Jaramillo Comida de mar Almuerzo/cena

Archíes Pizza y pastas Almuerzo/cena

Myriam Camhi Postres

Postres/onces/ coffee break

Ventolini Helados Postres/onces

Crepes & Waffles Helados y postres postres/cena/onces/ coffee break

Tabla 9: Listado de proveedores restaurantes Fuente: Elaboración propia

Lugares

Lugares Sector Capacidad Segmento Tipo de evento Servicios

El Pórtico Salida norte de la Ciudad

500 personas

Ejecutivos de todas

las edades Todos

Jardín, salón de eventos, parqueadero

Hotel Holiday

Inn Express

Cl. 94 11 a 12

Cinco salas cada una para 100 personas

Ejecutivos jóvenes

Reuniones de negocios/cocteles/lanzamiento

s/fiestas

Alta tecnología, centro de negocios

completamente equipado, acceso a

internet inalámbrico gratuito, valet parking

Hotel Bogotá Marriot

Avenida El Dorado 69 b

53

Ocho salones de eventos de diferente capacidad ente 50 y

200 personas

Hombres y mujeres de

negocios

Reuniones de negocios/cocteles/lanzamiento

s/fiestas

Salones dotados con tecnología de punta para conferencias y

presentaciones, valet parking

77

Tabla 10: Listado de proveedores lugares Fuente: Elaboración propia

El cliente tendrá la opción de elegir qué tipo de comida desea o el restaurante que quiera y el lugar en el que prefiere se realice el evento.

Con respecto a los demás aspectos del evento serán elección de la Empresa, la lista inicial de los demás proveedores será la siguiente:

Actividades out door: Aprendizaje Experiencial, Par Outdoor Training

Alquiler de menaje: Carmiña Villegas

Alquiler de sonido, iluminación y equipos: Girbaud Disco, AA Equipos, Artesonido

Bar tender: Rocci Navajas

Decoración, ambientación y flores: Flores Éxito y Flores y Servicios

Personal de limpieza: Grupo Maclean E.U., Fuller Mantenimiento S.A.

Personal de servicio: Temporales Uno-A Bogotá

Transporte: Esconaltur, Tescotur Ltda.

Emma Restaurant

e

Carrera 5 26 a 54

70 personas

Empresarios de 26 años en adelante

Lanzamientos/fiestas/reuniones

de negocios

Restaurante, cava de vinos, parqueadero

La Gloria Cl. 26 a 4 38 20

personas Jóvenes y adultos

Fiestas, reuniones de

negocios

Restaurante, cava de vinos, parqueadero

Myriam Camhi

Cr 7 116 30 30

personas Jóvenes y adultos

Reuniones de negocios,

brunch, onces Terraza, parqueadero

78

2.5 Proyección de ventas

2.5.1 Proyecciones

En Bogotá se encuentran registradas 19.941 PYMES comerciales57, en la investigación de mercados se vio que el 97% de éstas realizan eventos, el 37% contrata a un tercero para la realización de los eventos y el 47% contrataría los servicios de la Empresa. Y que las PYMES están dispuestas a destinar un 1% de su presupuesto para la realización de eventos, en el primer año de operaciones de la Empresa, sin embargo para realizar la proyección de ventas, este porcentaje incrementará de acuerdo a las proyecciones de inflación para los próximos cinco años.

Al año 2010 las PYMES comerciales en Bogotá generaron ingresos por $ 1.114 billones.58 Sobre estos ingresos se proyectarán las ventas de la empresa.

Inflación proyectada59

Basados en la inflación proyectada y suponiendo que el presupuesto que las empresas para la realización de eventos sigue el mismo comportamiento, iniciando en el primer año con el 1%, las ventas a cinco años serían:

57

(Cámara de Comercio de Bogotá) 58

(Ruiz, López Hernando y Jaramillo, Castaño Esteban, mayo de 2010) 59

(Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., 2008) Disponible en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/verNormaPDF?i=31626

Año Inflación proyectada

2010 3.5%

2011 3.0%

2012 3.0%

2013 3.0%

2014 3.0%

2015 3.0%

Tabla 11: Inflación proyectada. Fuente: Ministerio de Hacienda y Crédito Público

79

Proyección de ventas

Inflación 3% Año

1 2 3 4 5

Presupuesto para eventos % 1,0% 1,0% 1,1% 1,2% 1,3%

Presupuesto para eventos $

11.479.687.536

11.490.019.255

12.179.129.335

13.308.114.921

14.978.388.820

Participación Empresa 1% 2% 5% 6% 9%

Ventas

114.796.875

229.800.385

608.956.467

798.486.895

1.348.054.994 Tabla 12: Proyección de ventas Fuente: Elaboración propia

A medida que se dé a conocer la Empresa en el medio, será más fácil realizar un mayor número de eventos. La proyección de ventas se realizó tomando una baja participación para no crear falsas expectativas. Si cuando se esté operando las condiciones son favorables y se aprovechan las oportunidades del mercado para crecer a un ritmo más acelerado, será más fácil implementar esos cambios si se reciben más ingresos de los proyectados.

2.5.2 Política de cartera

- Para iniciar la organización del evento el cliente debe pagar mínimo un 50% del costo de éste por adelantado, de este porcentaje un 25% será para que los proveedores inicien con la orden del evento

- El 50% restante o el saldo, se cancelará 30 días después de la realización del evento, esta misma negociación se realizará con los socios estratégicos

- El pago a proveedores será del 70% de las ventas

- Se manejará una provisión de efectivo para cuando sea necesario adelantar dinero en la contratación de algún proveedor que no esté en nuestra base de datos, o para cubrir cualquier eventualidad

80

- Clientes que paguen en efectivo obtienen un 2% de descuento después del

segundo año de operaciones

- Clientes que cancelen la totalidad del evento por anticipado obtienen un 5% de descuento después del tercer año de operaciones

- Clientes que realicen más de 10 eventos en un año tengan un historial de pago bueno con la Empresa, obtienen un 4% de descuento en los eventos que realicen en el siguiente año a partir del segundo año de operaciones

- Clientes que no cancelen el saldo dentro de los 30 días de plazo, se les le eliminará cualquier beneficio que hayan obtenido con la Empresa, adicionalmente se les cobrará intereses de mora equivalentes al 5% mensual sobre el valor del evento, y si en tres meses no se ha logrado recuperar la deuda, se pasará la cartera a una agencia de cobros, también se reportará la mora a Aso Bancaria y Data Crédito para dejar registro

- Al cerrar el año el cliente debe quedar a paz y salvo con la Empresa, especialmente si es un cliente nuevo

- Las utilidades que genere la Empresa serán repartidas entre los socios, inicialmente se distribuirá el 50%, el restante se utilizará para operar. La repartición se realizará después del quinto año

- Al finalizar un año, si un periodo genera pérdida, será cubierta con las utilidades del los siguientes años hasta que quede cubierta en su totalidad

- En el caso en que un cliente obtenga más de un beneficio, él deberá escoger el que prefiera pues los descuentos no serán acumulables

81

Capítulo III

3. Operación

3.1 Ficha técnica del servicio

Un evento se compone de tres elementos principales para su realización, a su vez cada uno de estos debe cumplir con ciertas características para que marche correctamente según las exigencias del cliente:

1. Lugar de realización - Salón con espacio suficiente para albergar a los invitados y todas las

condiciones de servicios necesarios; parqueaderos, baños, salidas de emergencia, etc.

- Soporte inmobiliario para ubicar cómodamente a los invitados durante el tiempo del evento, y si los hay, durante los tiempos de espera

- Disponer un lugar de alimentación confortable

- Ambientación del lugar, decoración, iluminación, sonido

2. Alimentación

- Acorde a la hora de realización prestar el servicio de alimentación del

restaurante previamente escogido por el cliente

- Servicio de bebidas- bar

- Coffee break

- Personal de apoyo y limpieza

82

3. Adecuación

- Decoración especial del lugar elegida por el cliente

- Elementos audiovisuales extra demandados por el cliente

- Entretenimiento, presentaciones musicales

- Si el cliente lo requiere, actividades lúdicas de apoyo

- Papelería adicional

- Servicio de fotografía

- Diseño y envío de invitaciones y tarjetas de agradecimiento

- Diseño de recordatorios

De acuerdo a la disponibilidad de los proveedores para prestar el servicio anteriormente listado, la Empresa está en disposición de brindar la totalidad o una combinación seleccionada de los servicios mencionados.

Si el cliente requiere algún servicio que no esté listado, se conseguirá el proveedor para satisfacer todas las necesidades de éste.

3.2 Estado de desarrollo

El proyecto se encuentra en la fase inicial, en idea, pues es una nueva propuesta.

Se espera poder ponerla en marcha en un corto plazo.

83

3.3 Descripción del proceso

Descripción de tiempos y actividades proceso operativo

Etapa Actividades Tiempo (min)

% Actividad/Etapa

% Actividad/Total

Proceso

Actualización datos(Soporte)

1 Contactar Proveedores 30 50% 3,14%

2 Solicitar Información 10 17% 1,05%

3 Actualizar bases de datos 20 33% 2,09%

Total Parcial 60 100,00% 6,28%

Organización del evento

1 Recibir orden del cliente inicio proceso pre selección en el portafolio para tener listas opciones al cliente

60 20,34% 6,28%

2

Reunión con el cliente para definir la combinación de productos y servicios, fijar fecha y hora del evento, realización de cotización

60 20,34% 6,28%

3 Registrar evento 30 10,17% 3,14%

4 Verificar disponibilidad con proveedores 60 20,34% 6,28%

5

Confirmar disponibilidad al cliente, en caso de no tener disponibilidad de algún proveedor dar opciones similares o acordar otra reunión

20 6,78% 2,09%

6 Formalizar acuerdo con el cliente, fijar fecha primer pago y fecha y hora reunión después del evento

20 6,78% 2,09%

7 Realizar órdenes de compra a proveedores

45 15,25% 4,71%

Total Parcial 295 100,00% 30,89%

Seguimiento a Proveedores

1 Realizar seguimiento telefónico 40 100% 4,19%

Total Parcial 40 100,00% 4,19%

Ejecución del evento

1 Recibir Proveedores en locación 60 11,76% 6,28%

2 Preparar el lugar para el evento dependiendo del evento

180 35,29% 18,85%

3 Recibir Invitados 30 5,88% 3,14%

4 Hacer seguimiento al evento dependiendo del evento

180 35,29% 18,85%

5 Realizar Cierre del evento 60 11,76% 6,28%

Total Parcial 510 100,00% 53,40%

Seguimiento a Clientes

1 Recordar al cliente reunión después del evento

5 10,00% 0,52%

2 Reunión con el cliente para realizar un feedback del evento y llenar formato de evaluación

30 60,00% 3,14%

3 Llenar base de datos 15 30,00% 1,57%

Total Parcial 50 100,00% 5,24%

TOTAL 955 100,00%

Tabla 13: Proceso operativo. Fuente: Elaboración propia

84

El proceso se divide en cuatro etapas fundamentales ejecutadas en intervalos de tiempo distintos:

1. Actualización de datos: es una etapa sin entablar contacto con el cliente, preparada para agilizar el servicio posterior y optimizar el tiempo del cliente

2. Organización del evento: en la cual la Empresa se enfocará en tener opciones listas para el cliente de acuerdo a la solicitud del tipo de evento que él requiere, para solucionar una de las principales razones por las cuales las empresas no contratan un tercero para organizar evento: pérdida de tiempo; Estableciendo como lumbral máximo del 9% del total del evento (Aproximadamente una hora sin incluir el tiempo de realizar órdenes de compra a proveedores), este tiempo debe estar sujeto a reducciones debido al trabajo realizado en la etapa anterior de actualización

3. Seguimiento a proveedores: durante esta etapa el contacto con el cliente deberá ser mínimo, se debe limitar a la recepción de las ordenes, la confirmación de disponibilidad y la formalización del acuerdo, estas funciones conjuntamente representan el 31% de la etapa y el 4% del tiempo total del proceso, 25 minutos, este tiempo no se ejecuta de manera continua, representa un tiempo dedicado a lo largo del periodo de respuesta establecido por los proveedores con lo cual se garantiza el mínimo tiempo de perdida por parte del cliente y se asegura las perfectas condiciones de entrega

4. Ejecución del evento: se ve representada en un 53% del total del proceso de pleno contacto con el cliente, dentro del proceso definido anteriormente se define un tiempo de seguimiento al evento de tres horas en promedio, tiempo sujeto a variaciones dependiendo del evento, durante este tiempo se define principalmente el éxito de recompra por parte de los clientes y el buen nombre de la Empresa en el medio

5. La primera actividad del seguimiento a clientes es recordarle la reunión después del evento con una llamada telefónica, en ésta solicitar la evaluación del cliente, basado en ese resultado obtenido se enfocara el tiempo restante de la etapa, la que termina con el registro de la retroalimentación en la base de datos de la Empresa

La distribución del tiempo con las diferentes partes que interactúan para ejecutar el proceso son principalmente los clientes y los proveedores, el tiempo restante será dedicado a realizar actividades operativas internas de la Empresa. Ver anexo tablas tiempo con clientes, socios estratégicos y operaciones internas.

85

3.4 Necesidades, requerimientos e infraestructura

Los requerimientos básicos para que la Empresa pueda funcionar se describirán a continuación, se realizará un estudio proyectado a cinco años desde el inicio de operaciones, para mostrar de qué manera estos requerimientos se modificarán durante este periodo:

Telecomunicaciones Locaciones Publicidad

Teléfono celular con línea activa Durante los dos primeros años lugar para encuentro con el cliente:

Brochure digital e impreso

Teléfono fijo con línea activa Oficina cliente Tarjetas de presentación

Computador portátil con acceso a Internet y Microsoft Office 2007

Algún restaurante que haga parte del brochure de la Empresa o en la oficina del cliente

Papelería

Cuenta de correo electrónico activa

A partir del tercer año en las instalaciones de la Empresa

Formatos publicitarios

Tabla 14: Necesidades, requerimientos e infraestructura. Fuente: Elaboración propia

Además de las necesidades de herramientas físicas y equipos, se necesitará capital humano, el cual se describirá en el análisis administrativo

Primer año: creación de la Empresa e inicio de operaciones

Primer año: creación de la Empresa e inicio de operaciones

Descripción Unid. Costo Total

Computadores Portátiles 2 $ 1.000.000 $ 2.000.000,00

Teléfono fijo línea ilimitada estrato 5 1 $ 40.000 $ 40.000

Teléfono celular 2 $ 200.000 $ 400.000

Formatos/papelería 200 $ 50.000 $ 50.000

Tarjetas de presentación 500 $ 100.000 $ 100.000

Total anual $ 2.590.000

86

Total para operar

Segundo año: Crecimiento

Descripción Unid. Costo Total

Computadores Portátiles 3 $ 1.000.000 $ 3.000.000

Teléfono fijo línea ilimitada estrato 5 1 $ 40.000 $ 40.000

Teléfono celular 2 $ 200.000 $ 400.000

Formatos/papelería 400 $ 100.000 $ 100.000

Tarjetas de presentación 1000 $ 200.000 $ 200.000

Multifuncional 1 $ 300.000 $ 300.000

Total anual $ 4.040.000

Se debe comprar

Segundo año: Crecimiento

Descripción Unid. Costo Total

Computadores Portátiles 1 $ 1.000.000 $ 1.000.000

Formatos/papelería 400 $ 100.000 $ 100.000

Tarjetas de presentación 1000 $ 200.000 $ 200.000

Multifuncional 1 $ 300.000 $ 300.000

Total anual $ 1.600.000

Tabla 15: Requerimientos operaciones. Fuente: Elaboración propia

En el primer y segundo año la Empresa iniciará su funcionamiento con dos personas, no resulta viable desde el punto de vista económico y de funcionamiento rentar oficinas, ya que las actividades pueden ser llevadas a cabo desde cualquier lugar en que se tenga contacto telefónico o vía mail con clientes y proveedores, en los casos en que es necesario llevar a cabo una reunión, estas se pueden realizar en los sitios en que ellos se encuentran localizados (oficinas, restaurantes, etc.), o directamente en algún restaurante de los que integran el portafolio para que el cliente empiece a tener momentos de verdad con la Empresa, y se vaya llevado una idea de cómo será el servicio que recibirá.

87

Tercer al quinto año: consolidación

Total para operar

Tercer al quinto año: Consolidación

Descripción Unid. Costo Total

Administración mensual oficina 70 m² $ 6.500.000,00 $ 78.000.000,00

Muebles y enceres 1 $ 5.000.000,00 $ 5.000.000,00

Computador portátil 4 $ 1.000.000,00 $ 4.000.000,00

Teléfono celular 2 $ 2.000.000,00 $ 4.000.000,00

Formatos/papelería 1000 $ 200.000,00 $ 200.000,00

Tarjetas de presentación 2000 $ 400.000,00 $ 400.000,00

Multifuncional 1 $ 300.000,00 $ 300.000,00

Total anual $ 91.900.000

Se debe comprar

Tercer al quinto año: Consolidación

Descripción Unid. Costo Total

Administración mensual oficina 70 m² $ 6.500.000 $ 78.000.000

Computador portátil 1 $ 1.000.000 $ 1.000.000

Formatos/papelería 1000 $ 200.000 $ 200.000

Tarjetas de presentación 2000 $ 400.000 $ 400.000

Multifuncional 0 $ - $ -

Total $ 79.600.000

Requerimientos operaciones. Fuente: Elaboración propia

88

3.5 Plan de producción

Al ser una Empresa prestadora de un servicio personalizado, no es necesario tener almacenado ningún tipo de mercancía o producto, sin embargo, se manejará un pequeño inventario que se irá alimentando con el tiempo, para atender eventos pequeños y de improviso, esto para mejorar la capacidad de respuesta de la Empresa y constará de video beam, DVD, vajillas, vasos, copas, cubiertos, manteles y elementos de decoración, entre otras cosas. Adicional a este inventario físico se almacenará información confidencial, conformada por las bases de datos de los socios estratégicos y clientes.

Cuando el cliente se acerca a nosotros solicitando información lo primero es exponerle el brochure para permitirle escoger la combinación que desee, la estructura del portafolio de servicios consta de las distintas ofertas clasificadas en las dos principales categorías; restaurantes y lugares, pues los proveedores de los servicios complementarios serán seleccionados por la Empresa de acuerdo al estilo del evento, sin embargo si el cliente desea algo específico, será tenido en cuenta:

Periódicamente la Empresa será mantener actualizada la información de los productos, cantidades, precios y tiempos de entrega. Con anterioridad se deberán tener los mínimos tiempos de respuesta ante cada tipo de solicitud del cliente; de igual manera, acordar previamente la forma de entrega y la necesidad de personal de apoyo adicional (en caso de ser necesario) por cada socio estratégico.

En el momento en que se reciba una orden por parte de algún cliente se procederá a verificar en la base de datos existente. Si la orden del cliente cuenta con una fecha definida como exigencia del evento, y el evento se puede organizar dentro de los tiempos establecidos de acuerdo a los tiempos de los socios estratégicos, se informará inmediatamente al cliente y al socio estratégico para formalizar el acuerdo.

Si el cliente no cuenta con una fecha establecida y requiere conocer el tiempo de respuesta de la Empresa, se tomara el mayor tiempo de la orden de pedido más un día de holgura como intervalo de seguridad en caso de imprevistos (esto si los tiempo de entrega son uniformes; si se da el caso que existe una diferencia considerable entre el mayor tiempo y los restantes se le hará conocer al cliente la situación y se le ofertara alguna alternativa de menor tiempo).

Antes de ofrecer proveedores al cliente se preguntará por el tamaño del evento y de acuerdo a ello se le ofrecerán solamente los que estén en capacidad de cubrirlo.

Si existe algún elemento que impida la posible ejecución del evento, se deberán hacer

contra propuestas al cliente para tratar de conseguir el acuerdo. Por ejemplo:

Si el cliente solicita un lugar para el evento que no está disponible el día requerido, ofrecer una solución alternativa en un lugar similar

89

El ideal de la Empresa es que en un periodo de un año después de la conformación e inicio de operaciones de la empresa, toda la interactividad con el cliente se realice mediante el portal web y él pueda armar todas las posibilidades de eventos de acuerdo a su elección con información inmediata del precio, cuando lo tenga conformado como él quiera se realizará una reunión para confirmar el evento y los pagos.

Mientras esto es posible se realizará de cara al cliente, vía mail o por teléfono, pero siempre garantizando el menor tiempo de respuesta posible.

Una vez formalizado el acuerdo con el cliente se debe hacer un seguimiento periódico para asegurar la entrega por parte de los socios estratégicos, en la previa del evento se debe acordar un tiempo prudente en el lugar establecido para realizar todo el montaje y alistamiento.

Durante el tiempo que lleve el evento, personal de la Empresa y representantes de los socios estratégicos que se contrataron deberán estar presentes para resolver posibles imprevistos que se presenten.

90

Escoger el restaurante

Definir la fecha y la

hora

Combinación seleccionada por el cliente

Ilustración 22: Flujograma actividades para el cliente. Fuente: Elaboración propia

91

Abastecimiento Operación Distribución

Confirmación de reservas y órdenes Formalización del evento/realización

Solic

itar

info

rmac

ión

Restaurantes

Lugares

Entretenimiento

Decoración

Personal de apoyo

Pro

vee

do

res Contacto

Reservas

Organización Clie

nte

s Adecuación del lugar

Recepción de socios estratégicos

Recepción de clientes

Seguimiento al evento

Reservas/orden de pedido Solicitud/orden del evento

3.5.1 Cadena de abastecimiento

Ilustración 23: Cadena de abastecimiento Fuente: Elaboración propia

3.6 Costos de producción

Los costos de producción asociados a la actividad en el inicio de operaciones se derivan básicamente de:

Personal

Transporte

Servicios telefónicos e Internet

Publicidad impresa (brochure, tarjetas de presentación)

Papelería

92

Página web

Cada uno de estos ítems será especificado y explicado en el estudio financiero

Inflación 3% Costos de producción

año

1 2 3 4 5

Personal 36.267.360

38.553.866

55.715.073

89.460.221

92.144.028

Transporte 3.600.000

3.708.000

3.933.817

4.298.588

4.838.099

Comunicaciones 2.880.000

2.966.400

3.147.054

3.438.871

3.870.479

Teléfono 480.000

494.400

524.509

573.145

645.080

Internet 720.000

741.600

786.763

859.718

967.620

Cargo celular

1.680.000

1.730.400

1.835.781

2.006.008

2.257.780

Servicios públicos -

-

1.920.000

2.036.928

2.225.806

Agua -

-

1.200.000

1.273.080

1.391.129

Luz -

-

720.000

763.848

834.677

Página web 300.000

-

-

-

-

Dominio.com 40.000

41.200

42.436

43.709

Publicidad 100.000

206.000

424.360

463.710

521.909

Papelería 50.000

103.000

212.180

231.855

260.955

Equipo de oficina 2.600.000

1.030.000

1.060.900

1.092.727

-

Computadores

2.000.000

1.030.000

1.060.900

1.092.727

-

Celulares

600.000

-

-

-

-

TOTAL

45.797.360

45.577.266

63.473.684

97.935.680

101.679.179 Tabla 16: Costos de producción. Fuente: elaboración propia

93

Capítulo IV

4. Estudio Organizacional

4.1 Estrategia organizacional

Misión

Integrar todas las soluciones requeridas para nuestros clientes en la realización de sus eventos de la manera más efectiva posible, ofreciéndoles la más variada oferta que puedan encontrar en el mercado, nuestra empresa busca brindar al cliente satisfacción, confianza, atención personalizada, innovación, responsabilidad y la garantía de la tranquilidad y despreocupación al dejar todo en nuestras manos.

Visión

En el año 2015 ser la primera Empresa de eventos empresariales en Bogotá, ofreciendo la más amplia variedad de soluciones integradas, contando con proveedores de la más alta calidad, posicionados en el mercado y con los cuales tienen preferencia de los consumidores; creando un sistema que funcione a través de una plataforma en Internet que le brinde al cliente la oportunidad de organizar eventos desde cualquier parte.

Objetivos corporativos

La empresa busca como objetivo general cumplir lo que se encuentra en nuestra Misión y convertirse en lo que indica nuestra Visión, para ello tiene tres objetivos clave para desarrollar dicho proceso.

Atención al Cliente

Nuestra atención al cliente será el principal mecanismo de promoción del servicio, mejorando los procesos de comunicación y convirtiéndonos en un aliado estratégico para ellos.

94

Calidad de Servicio

Debemos garantizar calidad total de nuestros servicios y de los productos que hacemos llegar a nuestros clientes.

Mejoramiento Continuo

Nuestros colaboradores y proveedores asociados deben capacitarse constantemente en brindar un mejor servicio, recibir la retroalimentación por parte de los clientes y enfocarse en las oportunidades de mejora.

Socios Estratégicos

Nuestros proveedores son la principal bandera del servicio que prestamos, debemos considerar como elemento fundamental la alianza con empresas que brinden calidad y respaldo.

Principios corporativos

Trabajo en equipo: es el principio que impulsa las acciones y el pensamiento de la Empresa y lo que hace competente a la organización

Solidaridad y cooperación: la solidaridad y la cooperación permitirán que las ambiciones hacia el beneficio de la Empresa se transformen en una humanización del trabajo

Responsabilidad y ética profesional: todas nuestras acciones estarán guiadas por la justicia equitativa. La responsabilidad social de la Empresa se basa en acciones desinteresadas, humanas y puntuales

Pensamiento proactivo, descentralización y empoderamiento a nuestros colaboradores: todas las personas tienen el talento y la capacidad suficientes para ser creativos y con voluntad para aportar soluciones en momentos críticos

Democracia participativa: cualquier persona tiene el poder de participar sin ningún inconveniente en una discusión y ofrecer respetuosamente su punto de vista; de igual forma, las demás personas deben considerarlo como un aporte de buena voluntad

95

4.1.1 Análisis DOFA

Al ser una empresa nueva que todavía no ha iniciado operaciones, la matriz DOFA solamente está compuesta por oportunidades y amenazas pues una empresa que aun no está operando no tiene fortalezas ni debilidades.

Tabla 17: Análisis DOFA Fuente: Elaboración propia

Se pueden usar las herramientas de fácil acceso como Internet, que es bastante efectiva para dar a conocer la Empresa, creando una campaña de publicidad creativa mediante la Web, distribuyendo el portafolio

Amenazas

Es una industria en la que nuevas empresas pueden entrar y salir fácilmente sin mayores barreras, por tal motivo, así como es atractivo para nosotros entrar porque no exige ninguna inversión económica fija, tiempos de espera establecidos ni sofisticadas herramientas tecnológicas o equipo especializado, también puede entrar en cualquier momento un competidor más fuerte y hacernos débiles en el mercado. Las empresas de realización de eventos que actualmente están atendiendo a las grandes empresas, pueden darse cuenta que están desatendiendo a las PYMES y entrar en este mercado con estrategias agresivas en publicidad y precios

Oportunidades

Al ofrecer un variado portafolio de servicios con los restaurantes de más alto nivel en Bogotá, podemos aprovechar esa situación en las estrategias de publicidad para atraer a más clientes porque ya conocen estos restaurantes. Puede funcionar como garantí de seriedad y calidad Internet, nos abre las puertas del comercio, nos ahorra costos y tiempo, y nos facilita la relación con clientes y proveedores La renovación del concepto de la realización de eventos, introducción de ideas innovadoras y ofrecer todas las soluciones integradas hacen que el cliente ahorre tiempo y dinero al cliente

96

Mantener satisfecho al cliente para fidelizarlo, esto se logra organizando un evento confiable sin tiempo de desgaste en seguimiento

Realizar una cuidadosa selección de los socios estratégicos y establecer con ellos acuerdos a mediano plazo para consolidar la empresa en el menor tiempo posible y así hacer más atractivo el portafolio de servicios

Estar en constante movimiento en el ámbito empresarial (ferias, contacto personalizado y vía mail, etc.) para tomar confianza y adquirir conocimiento dentro del mercado

4.1.2 Organismos de apoyo

Asociación Colombiana de las Micro, Pequeñas, y medianas empresas (Mipymes)-Acopi

“ACOPI Presidencia Nacional, desde la Vicepresidencia de Desarrollo Empresarial, han creado esta sección de apoyo a empresarios a la vez que los invita a participar de las diferentes actividades que ofrece el gremio para fomentar el desarrollo del sector Mipyme.

ACOPI tiene varios convenios para beneficiar a los empresarios Mipymes, para brindarles oportunidades de financiación y asesoría a las que pueden acceder a través del gremio, que lleva representando y beneficiando a los micro, pequeños y medianos empresarios por casi 60 años.”60

Fondo Nacional de Garantías S.A. (FNG)

“El Fondo Nacional de Garantías S.A. es la entidad a través de la cual el Gobierno Nacional busca facilitar el acceso al crédito para las micro, pequeñas y medianas

empresas, mediante el otorgamiento de garantías.

Para acceder a la garantía del FNG, la empresa o persona interesada debe acudir al intermediario financiero ante el cual vaya a solicitar el crédito, donde se le brindará la información requerida y se atenderán todos los trámites relacionados con la garantía.

60

(Asociación de micro, pequeñas y medianas empresas (mipyme)-Acopi)

97

Para información adicional, puede acudir al FNG o a los Fondos Regionales de Garantías.”61

Cámara de Comercio de Bogotá

La cámara de Comercio de Bogotá brinda apoyo en cuanto a asesoría para la creación de micro, pequeñas y medianas empresas, en cuanto a cómo constituirla, la forma jurídica más apropiada de acuerdo al tipo de empresa y otorga beneficios de gradualidad en el pago de parafiscales durante los tres primeros años de operación.

FUNDES

FUNDES forma parte del sistema de fundaciones e iniciativas del empresario suizo Stephan Schmidheiny, y desde su nacimiento en 1984, ha sido una organización pionera y visionaria para el desarrollo del sector privado en la región latinoamericana. Su trabajo se ha centrado en el fortalecimiento de capacidades empresariales de una amplia base de micro, pequeñas y medianas empresas para mejorar su inserción a los mercados y buscar la transformación de sectores, regiones y del clima de negocios.

El trabajo de FUNDES ha marcado la pauta para la creación de un mercado de servicios de desarrollo empresarial en América Latina dirigido a la

MIPYME. Asimismo, ha contribuido a situar a la MIPYME en la agenda del

desarrollo de gobiernos, sector privado y organismos internacionales, en los cuales FUNDES se apoya para llevar a cabo su misión prestándoles Servicios de Formación Empresarial y de Consultoría Integral desarrollados para ellas.

En 2009 FUNDES está presente en diez países de América Latina apoyando el desarrollo de la MIPYME, con un equipo de 175 colaboradores directos y más de 450 indirectos.62

BANCOLDEX

Bancoldex ayuda al financiamiento para la creación de las microempresas otorgando créditos con condiciones especiales para ellas:

- “Beneficiarios: personas naturales y jurídicas consideradas como microempresas

- Destino de los recursos: materia prima, insumos, inventarios y demás gastos operativos y de funcionamiento

- Condiciones financieras:

61

(Fondo Nacional de Garantías) 62

(FUNDES)

98

Director (a) Comercial Director (a) Logístico (a)

Servicios integrales de Catering &

Organización de Eventos

o Monto máximo de crédito por empresa: Hasta COP 12.000.000 de pesos o Plazo: Hasta seis (6) meses o Amortización de capital: Cuotas mensuales o trimestrales iguales o Pago de intereses: En su equivalente, mes o trimestre vencido o Tasa de interés al intermediario financiero: DTF (E.A.) + 1,75% (E.A.) o Tasa de interés al empresario: Libremente negociable entre el

intermediario financiero y el empresario”63 También tiene programas de formación desarrollados para las mipymes

4.2 Estructura organizacional

La estructura organizacional se describirá proyectada a cinco años, durante los tres primeros años sufrirá modificaciones, pues durante este periodo tendrá que cambiar para ajustarse rápidamente a las nuevas situaciones que surgirán en la Empresa.

A partir del tercer año mantendrá la organización y el organigrama hasta el quinto año.

Primer año: Creación e inicio de operaciones

En esta etapa las funciones básicas se dividen para ser ejecutadas por dos personas, área comercial y área logística:

Organigrama

63

(BANCOLDEX)

Ilustración 24: Organigrama primer año Fuente: Elaboración propia

99

Comité Directivo

Director(a) Comercial

Auxiliar Comercial

Director(a) Logístico(a)

Ilustración 25: Organigrama segundo año Fuente: Elaboración propia

Funciones

Primer año Funciones

Área

Comercial Logística

Primer Año En esta etapa las

funciones básicas se dividen para ser

ejecutadas por dos personas, área

comercial y área logística

Dar a conocer el portafolio de servicios en empresas en Bogotá

Definir los requerimientos para selección de proveedores

Realizar planes de negociación con clientes y proveedores

Coordinar con proveedores la disponibilidad de productos y servicios

Recibir solicitudes de clientes Realizar reservaciones con proveedores

Almacenar información general de clientes y proveedores

Coordinar la entrega al momento del evento

Definir estrategias de posicionamiento en el mercado

Organizar la agenda de eventos recibidos

Búsqueda y negociación con proveedores

Seguimiento y evaluación del evento

Realizar pagos a proveedores

Facturar con clientes

Diseñar portafolio de servicios

Tabla 18: Funciones primer año Fuente: Elaboración propia

Segundo año: Crecimiento

Organigrama

100

Tabla 19: Funciones segundo año Fuente: elaboración propia

Segundo Año

Funciones

Área

Auxiliar

Comercial Director(a) Comercial

Director(a) Logístico(a)

Comité Directivo

Segundo Año

Crecimiento

Recopilar información de contacto de proveedores

Facturar a clientes Diseñar estrategias de Organización logística de eventos

Definir la dirección comercial de la empresa

Realizar evaluación de selección de proveedores

Diseñar campanas publicitarias

Establecer políticas de distribución y transporte

Supervisar y aprobar presupuestos

Recopilar Información de tiempos y capacidad de entrega

Realizar negociaciones con clientes

Definir criterios para la selección de proveedores

Evaluar desempeño de directores

Actualizar Base de datos socios estratégicos

Realizar negociaciones con proveedores

Organizar agenda de eventos

Analizar periódicamente el desempeño de la empresa en todos los sectores

Visitar proveedores para evaluar los productos/servicios

Definir estrategias de CRM

Analizar indicadores de desempeño en la operación logística

Definir políticas de gestión empresarial

Diseñar formularios de negociación con proveedores

Realizar estudios de mercados para definir estrategias

Elaborar informes de costos incurridos

Definir políticas de convivencia y comportamiento dentro de la empresa y verificar su cumplimiento

Diseñar portafolio de servicios de la empresa

Cerrar ofertas con clientes

Establecer fechas de realización de eventos

Elaborar Informes financieros

Diseño y actualización de portal Web

Evaluar el desarrollo del evento

Realizar órdenes de compra a proveedores

Realizar análisis salarial y pagos de nómina

Recibir solicitudes de servicio

Recopilar información de los clientes

Controlar la entrega por parte de los proveedores en el evento

Enviar información de oferta de servicios

Recibir reclamos por parte de los clientes y darles solución

Verificar disponibilidad de productos/servicios con proveedores

Actualizar base de datos de clientes

Actualizar agenda de la empresa

Coordinar medios de transporte para entrega por parte de proveedores

101

Durante la etapa de formalización y arranque de operaciones las actividades primordiales para la puesta en marcha se pueden llevar a cabo sin la contratación inmediata de personal fijo. Sin embargo a medida que la Empresa se posicione en el mercado y logre un mayor número de clientes y de proveedores asociados se llevará a cabo la contratación de personal.

Tercer año a quinto año: Consolidación

Organigrama

Comité Directivo

Director(a) Comercial

Auxiliar Comercial

Director(a) Logístico(a)

Auxiliar Logístico(a)

Practicante SENA

Ilustración 26: Organigrama tercer al quinto año Fuente: elaboración propia

102

Funciones

Tercer año

Funciones

Área

Auxiliar Comercia

l

Director(a) Comercial

Auxiliar Logístico(a) Director(a) Logístico(a)

Comité Directivo

Tercera a quinto

Año Consolid

ación

Recopilar información de contacto de proveedores

Establecer estrategias de mercados

Controlar la entrega por parte de los proveedores en el evento

Diseñar estrategias de organización logística de eventos

Definir la dirección comercial de la empresa

Realizar evaluación de selección de proveedores

Diseñar campanas publicitarias

Evaluar el desarrollo del evento y hacer seguimiento durante el evento

Establecer políticas de distribución y transporte

Supervisar y aprobar presupuestos

Recopilar Información de tiempos y capacidad de entrega

Realizar negociaciones con clientes

Recopilar información de los clientes

Definir criterios para la selección de proveedores

Evaluar desempeño de directores

Actualizar Base de datos

Realizar negociaciones con proveedores

Recibir reclamos por parte de los clientes y darles solución

Organizar agenda de eventos

Analizar periódicamente el desempeño de la empresa en todos los sectores

Visitar proveedores para evaluar los productos/servicios

Definir estrategias de CRM

Verificar disponibilidad de productos/servicios con proveedores

Analizar indicadores de desempeño en la operación logística

Definir políticas de gestión empresarial

Diseñar formularios de negociación con proveedores

Realizar estudios de mercados para definir estrategias

Actualizar agenda de la empresa

Realizar Informes financieros

Diseñar portafolio de servicios

Cerrar ofertas con clientes

Establecer fechas de realización de eventos

Realizar pagos de nomina

103

de la empresa

Diseño y actualización de portal Web

Facturar a clientes

Coordinar medios de transporte para entrega por parte de proveedores

Cancelar obligaciones tributarias

Recibir solicitudes de servicio

Elaborar informes de costos de transporte

Realizar procesos de selección y contratación

Enviar información de oferta de servicios

Realizar pagos a proveedores

Definir políticas de convivencia y comportamiento dentro de la empresa y verificar su cumplimiento

Actualizar base de datos de clientes

Tabla 20: Funciones tercer al quinto año Fuente: elaboración propia

De acuerdo a esta estructura organizacional, los cargos directivos son ocupados por una persona; sin embargo las áreas restantes pueden ser ocupadas por más de una persona de acuerdo a la demanda establecida y al número de proveedores asociados.

4.3 Políticas de selección y contratación

Durante la etapa inicial de la Empresa y a medida que sea necesario realizar una contratación, se recurrirá principalmente a los siguientes métodos:

Archivo de postulantes

Escuelas, institutos superiores o universidades

Oficinas de colocación

Mercado laboral

Medios de contratación

104

Cartas de convocatoria remitidas a las universidades y centros de formación superior

Avisos de convocatorias publicados en diarios y revistas especializadas

Convocatorias verbales o escritas formuladas a los colaboradores

4.4 Aspectos legales

Se considera a la compañía como una microempresa, ya que su personal es inferior a 10 trabajadores y los activos son inferiores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes.64

4.4.1 Constitución y legalidad

La conformación legal se debe realizar de acuerdo al tipo de sociedad que se quiere establecer, como primer parámetro se toma el número de personas que quieren iniciar la empresa, en este caso se iniciará con dos socios, para lo cual la cámara de comercio establece:

“Número de personas que pueden conformar la empresa:

Una vez el futuro empresario haya identificado y definido la actividad económica a desarrollar deberá definir el número de personas involucradas en la creación de la compañía, de tal forma que tendrá dos opciones frente a tal disyuntiva.

Si el empresario ha decidido emprender su empresa o actividad económica de manera individual tendrá cuatro posibilidades, ejercer su actividad empresarial como persona natural comerciante debidamente registrada ante la cámara, como empresa unipersonal, como fundación sin ánimo de lucro o como accionista único en una sociedad por acciones simplificada.

Por el contrario, si el emprendedor a decidido afrontar la puesta en marcha de su empresa con dos o más personas, a través de alguna de las principales formas de asociación, tendrá en tal evento la oportunidad de escoger entre

64 Guía para constituir y formalizar una empresa, (Consultado en marzo de 2010), Disponible en : www.ccb.org.co

105

alguna de las sociedades comerciales; una empresa asociativa de trabajo, una sociedad agraria de transformación o una entidad sin ánimo de lucro”.65

Durante el primer año se conformará la empresa legalmente mediante el registro más básico, persona natural; luego de este periodo, cuando ya se tenga un mejor manejo operativo y experiencia en trámites de tipo legal y tributario se cambiará el tipo de registro.

Para este caso, puesta en marcha de la empresa de dos personas, la cámara de comercio brinda las siguientes opciones:

- Formas asociativas con ánimo de lucro

- Sociedades comerciales:

“Las sociedades se clasifican en sociedades personales, capitalistas y de naturaleza mixta. Las sociedades personales son aquellas en las cuales todos los socios se conocen entre sí, y tanto la sociedad como los socios responden con la totalidad de su patrimonio de forma solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales, lo que le da derecho a todos los socios a administrar la sociedad ejemplo las sociedades colectivas y las en comandita simple.

Las sociedades capitalistas son aquellas sociedades en las que no se sabe quiénes son los socios y éstos responden hasta el monto de sus aportes por las obligaciones sociales, ejemplo las sociedades anónimas, las en comandita por acciones y las sociedades por acciones simplificadas.

Las sociedades de naturaleza mixta son aquellas sociedades en las cuales todos los socios se conocen entre sí, pero solo responden por las obligaciones adquiridas por la sociedad hasta el monto de sus aportes, ejemplo las sociedades limitadas. Las clases de sociedades previstas en la normatividad jurídica a saber son:

- Sociedad Limitada, Sociedad Colectiva, Sociedad En Comandita Simple, Sociedad Anónima, Sociedad En Comandita por Acciones”66

Luego del primer año de operaciones la empresa se registrará como una Sociedad Limitada. Para el registro empresarial, ya sea como Persona natural o como Sociedad Limitada, La Cámara De Comercio de Bogotá define parámetros necesarios. (Ver anexo). Características de una sociedad limitada

La cámara de comercio establece que la sociedad limitada:

65

(Cámara de Comercio de Bogotá) 66

(Cámara de comercio de Bogotá -Registro)

106

“Se constituye mediante escritura pública entre mínimo dos socios y máximo veinticinco, quienes responden con sus respectivos aportes, y en algunos casos según el Código de Comercio artículos 354, 355 y 357, se puede autorizar la responsabilidad ilimitada y solidaria, para alguno de los socios.

Los socios deben definir en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa y podrán delegar la representación legal y administración en un gerente, quien se guiará por las funciones establecidas en los estatutos. El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesión, se pueden vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los respectivos estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deberá estar seguido de la palabra "Limitada" o su abreviatura "Ltda." que de no aclararse en los estatutos hará responsable a los asociados solidaria e

ilimitadamente”67

.

Nombre de la Empresa: “Professional Catering & Events Solutions”

67 GUIA 5: COMO CONSTITUIR Y MATRICULAR UNA SOCIEDAD, (Consultado en marzo 2 de 2010), Disponible en : www.ccb.org.co

4.5 Costos administrativos

Gastos de personal

Costos de personal mensual y anual

Remuneración Director Auxiliar Practicante Persona de aseo Contador externo

Salario básico mensual $ 1.000.000 $ 770.000 $ 515.000 $ 515.000 $ 500.000

Subsidio de transporte $ - $ - $ 61.500 $ 61.501 $ -

Aportes a entidades de

seguridad social

Salud 8% $ 80.000 $ 61.600 $ 41.200 $ 41.200 $ -

Pensión 11.25% $ 112.500 $ 86.625 $ 57.938 $ 57.938

Riesgos profesionales 1.044% $ 10.440 $ 8.039 $ 5.377 $ 5.377 $ -

Aporte parafiscales

Sena 2% $ 20.000 $ 15.400 $ 10.300 $ 10.300 $ -

ICBF 3% $ 30.000 $ 23.100 $ 15.450 $ 15.450 $ -

Caja de compensación familiar 4% $ 40.000 $ 30.800 $ 20.600 $ 20.600 $ -

Prestaciones sociales

Prima 8.33% $ 83.300 $ 64.141 $ 42.900 $ 42.900 $ -

Cesantías 8.33% $ 83.300 $ 64.141 $ 42.900 $ 42.900 $ -

Intereses a cesantías 1% $ 10.000 $ 7.700 $ 5.150 $ 5.150 $ -

Vacaciones 4.16% $ 41.600 $ 32.032 $ 21.424 $ 21.424 $ -

Total por empleado $ 1.511.140 $ 1.163.578 $ 839.737 $ 839.738 $ 500.000

Número de empleados $ 2 $ 1 $ 1 $ 1 $ 1

Total mes $ 3.022.280 $ 1.163.578 $ 839.737 $ 839.738 $ 500.000

Total año $ 36.267.360 $ 13.962.934 $ 10.076.845 $ 10.076.857 $ 6.000.000

Tabla 21: Gastos de personal Fuente: elaboración propia

A partir del quinto año se ajustarán los salarios de los colaboradores de la siguiente manera:

Costos de personal mensual y anual

Remuneración Director Auxiliar Practicante Persona de aseo Contador externo

Salario básico mensual $ 4.000.000 $ 150.000 $ 800.000 $ 515.000 $ 500.000

Subsidio de transporte $ - $ - $ 61.500 $ 61.501 $ -

Aportes a entidades de

seguridad social

Salud 8% $ 320.000 $ 12.000 $ 64.000 $ 41.200 $ -

Pensión 11.25% $ 450.000 $ 16.875 $ 90.000 $ 57.938

Riesgos profesionales 1.044% $ 41.760 $ 1.566 $ 8.352 $ 5.377 $ -

Aporte parafiscales

Sena 2% $ 80.000 $ 3.000 $ 16.000 $ 10.300 $ -

ICBF 3% $ 120.000 $ 4.500 $ 24.000 $ 15.450 $ -

Caja de compensación familiar 4% $ 160.000 $ 6.000 $ 32.000 $ 20.600 $ -

Prestaciones sociales

Prima 8.33% $ 333.200 $ 12.495 $ 66.640 $ 42.900 $ -

Cesantías 8.33% $ 333.200 $ 12.495 $ 66.640 $ 42.900 $ -

Intereses a cesantías 1% $ 40.000 $ 1.500 $ 8.000 $ 5.150 $ -

Vacaciones 4.16% $ 166.400 $ 6.240 $ 33.280 $ 21.424 $ -

Total por empleado $ 6.044.560 $ 226.671 $ 1.270.412 $ 839.738 $ 500.000

Número de empleados 2 2 1 1 1

Total mes $ 12.089.120 $ 453.342 $ 1.270.412 $ 839.738 $ 500.000

Total año $ 145.069.440 $ 5.440.104 $ 15.244.944 $ 10.076.857 $ 6.000.000

Capítulo V

5. Estudio económico y financiero

Periodo de Retorno de la Inversión 5 años

TIR 67%

VPN $ 94.124.800

Retorno de la Inversión 25%

Inflación 3%

110

5.1 Ingresos y egresos

Flujo de Caja

Año

0 1 2 3 4 5

SALDO INICIAL 35.000.000 12.882.178 15.318.105 16.218.504 44.850.119

(+) Ventas de contado 114.796.875 229.800.385 608.956.467 798.486.895 1.348.054.994

(+) Recuperación vta. a crédito - - - - -

(-) Egresos operacionales 39.297.360 53.496.694 172.093.983 179.172.928 276.413.820

(-) Inversión en activos fijos 11.950.000 4.325.000 2.625.000 8.300.000 3.250.000

(-) Pago de impuestos - - (3.372.969) (1.758.033) (18.132.001) (40.884.446)

(=) Saldo Operativo - 98.549.515 181.487.900 447.797.556 609.100.471 1.072.356.846

(-) Pago de préstamos 5.309.525 5.309.525 5.309.525 5.309.525 5.309.525

(-) Pago a proveedores 80.357.813 160.860.270 426.269.527 558.940.827 943.638.496

(-) Utilidades distribuidas - - - - - -

(+) Recuperación de inversiones temporales - - - - - -

(+) Rendimientos financieros - - - - - -

(=) Saldo del año - 12.882.178 15.318.105 16.218.504 44.850.119 123.408.826

(+) Inversión de los socios 5.000.000 - - - - -

(+) Préstamos recibidos 30.000.000 - - - - -

(-) Inversiones temporales - - - - -

(=) Nuevo saldo del año 35.000.000 12.882.178 15.318.105 16.218.504 44.850.119 123.408.826

(=) Saldo acumulado 5.000.000 - - - - -

5.1.1 Balance General

Balance General

Año

0 1 2 3 4 5

Activos

Activos corrientes

Inversiones temporales - - - - -

Bancos 35.000.000 12.882.178 15.318.105 16.218.504 44.850.119 123.408.826

Cuentas por cobrar - - - - - -

Total activo corriente 35.000.000 12.882.178 15.318.105 16.218.504 44.850.119 123.408.826

Activos Fijos

Computadores 2.000.000 3.000.000 4.000.000 4.000.000 4.000.000

Equipos 6.600.000 6.600.000 6.600.000 6.600.000 6.600.000

Depreciación equipos 1.720.000 3.440.000 5.360.000 7.280.000 10.380.000

Nuevos equipos - 300.000 300.000 3.600.000 3.600.000

Depreciación nuevos equipos - 260.000 520.000 1.440.000 1.180.000

Edificio/ Oficina - - - - - -

Inventario - 3.350.000 6.375.000 8.000.000 8.000.000 11.250.000

Muebles y enceres - - - - 5.000.000 5.000.000

Depreciación muebles - - - - 500.000 1.000.000

Total activo fijo - 10.230.000 12.575.000 13.020.000 17.980.000 17.890.000

Total Activo 35.000.000 23.112.178 27.893.105 29.238.504 62.830.119 141.298.826

Pasivos

112

Pasivos Corrientes

Prestamos de corto plazo - - - - - -

Total pasivo corriente - - - - - -

Pasivos Fijos

Prestamos de largo plazo 30.000.000 28.290.475,08 26.375.807,16 24.231.379,09 21.829.620 19.139.649

Total pasivo fijo 30.000.000 28.290.475 26.375.807 24.231.379 21.829.620 19.139.649

Total Pasivo 30.000.000 28.290.475 26.375.807 24.231.379 21.829.620 19.139.649

Patrimonio

Capital 5.000.000 5.000.000 5.000.000 5.000.000 5.000.000 5.000.000

Utilidad del periodo - (10.178.297) 6.695.596 3.489.827 35.993.374 81.158.677

Utilidad/pérdida de ejercicios anteriores (3.482.702) 7.125 36.000.499 117.159.176

Total Patrimonio 5.000.000 (5.178.297) 1.517.298 5.007.125 41.000.499 122.159.176

Total Pasivo + Patrimonio 35.000.000 23.112.178 27.893.105 29.238.504 62.830.119 141.298.826

Ver anexo análisis vertical y horizontal

5.1.2 Estado de pérdidas y ganancias

Tasa de impuestos -33,5% Estado de Pérdidas y Ganancias

Inflación 3% Año

0 1 2 3 4 5

Ventas - 114.796.875 229.800.385 608.956.467 798.486.895 1.348.054.994

(-) Costo de ventas 80.357.813 160.860.270 426.269.527 558.940.827 943.638.496

Utilidad Bruta - 34.439.063 68.940.116 182.686.940 239.546.069 404.416.498

(-) Gastos arrendamiento - - - 78.000.000 82.750.200 90.423.378

(-) Gastos de personal - 36.267.360 50.230.294 90.346.930 90.346.930 179.111.293

(-) Gastos de servicios públicos - 2.880.000 2.966.400 3.147.054 5.475.799 6.096.285

(-) Gastos de Papelería 150.000 300.000 600.000 600.000 782.864

(=) EBITDA (4.858.297) 15.443.422 10.592.957 60.373.140 128.002.678

(-) Depreciación equipos - 1.720.000 1.980.000 2.180.000 2.840.000 2.840.000

(-) Depreciación muebles - - - 500.000 500.000

(=) Utilidad Operacional (EBIT) - (6.578.297) 13.463.422 8.412.957 57.033.140 124.662.678

(+) Ingresos financieros - - - - - -

(-) Gastos financieros - 3.600.000 3.394.857 3.165.097 2.907.765 2.619.554

(=) Utilidad Antes de Impuestos - (10.178.297) 10.068.565 5.247.860 54.125.375 122.043.123

(-) Impuestos 33,5% - - (3.372.969) (1.758.033) (18.132.001) (40.884.446)

(=) UTILIDAD NETA - (10.178.297) 6.695.596 3.489.827 35.993.374 81.158.677

5.1.3 Razones financieras

Razones Financieras

Año 0 1 2 3 4 5

Liquidez

Capital de trabajo 35.000.000

12.882.178

15.318.105

16.218.504

44.850.119

123.408.826

lo que la Empresa dispone para operar en el día a día

Apalancamiento

Razón de la deuda LP 0,86 1,22 0,95 0,83 0,35 0,14 % Financiamiento del activo con recursos externos

Cobertura de intereses 0,00 -2,83 2,97 1,66 18,61 46,59 veces

que la utilidad de operación cubre el gasto por intereses

Rentabilidad

Margen bruto 0,00 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 % que la Empresa gana sobre sus ventas netas

Utilidad operativa 0,00 -0,06 0,06 0,01 0,07 0,09 % de la operación de la Empresa sobre sus ventas

Margen neto 0,00 -0,09 0,03 0,01 0,05 0,06 % que la Empresa gana sobre sus ventas Rendimiento sobre el

capital (ROE) 0,00 -2,04 1,34 0,70 7,20 16,23 %

que la Empresa gana sobre su capital Rendimiento de la inversión

(ROA) 0 -0,44 0,24 0,12 0,57 0,57 veces

Actividad

Rotación de activos fijos 0 11,22 18,27 46,77 44,41 75,35 veces

que se han obtenido ingresos equivalentes a la inversión en activos fijos promedio

Rotación de activos totales 0 4,97 8,24 20,83 12,71 9,54 veces

que se han obtenido ingresos equivalentes a la inversión en activos

Logística interna

•Tiempos de entrega y capacidad de los socios estratégicos

•Actualización base de datos

Operación

•Órdenes de pedido

•Fecha evento

•Disponibilidad socios estratégicos

•Organización del evento

Logística externa

•Envío orden de compra a socios estratégicos

•Realizar seguimiento

•Feedback con cliente

Marketing

•Actualización periódica portal web

•Publicidad impresa

Servicio

•Servicio post venta

•Feedback con el cliente

•Realizar propuestas para fechas importantes de forma anticipada

%

Recursos Humanos

Infraestructura

Tecnología

Abastecimiento

Planificación logística de los eventos, organización contable de le Empresa, Socios estratégicos, estrategia de ventas

Selección y contratación de personal, selección de los socios estratégicos, políticas de buen trato con colaboradores y clientes

Sistemas de comunicación con clientes y socios estratégicos, portal web

Red de socios estratégicos, tiempo de respuesta, capacidad, sistema de transporte, medios de pago

Capítulo VI

6. Impacto económico social ambiental

6.1 Cadena de Valor

Ilustración 27: Cadena de valor Fuente: elaboración propia

116

Actividades primarias

I. Logística interna: en una base de datos registrar la información a los socios estratégicos, la que constará principalmente de:

a. Capacidad

b. Tiempos de entrega

Esta base de datos se debe actualizar cada vez que se conozca algún cambio de información de cualquiera de los socios estratégicos, y cuando se ingrese uno nuevo.

El precio se fijará en el momento en el que el cliente solicita una cotización para el evento, para esto se especifican las características y teniendo en cuenta la fecha para la cual requiere el servicio, se negociará con los socios estratégicos adecuados.

II. Operación Al recibir una orden de pedido se procede a filtrar la información relevante para la organización del evento:

a. Establecer fecha de servicio y tiempo de duración del evento

b. Verificar disponibilidad de tiempo y capacidad con proveedores

c. Consultar la base de datos para iniciar la orden con los socios estratégicos registrados y si es necesario contactar un proveedor con el cual no estemos trabajando, iniciar relaciones

d. Dar retroalimentación al cliente de acuerdo a lo expresado por cada

proveedor. En caso de existir algún impedimento se le informará y se brindará una alternativa equivalente

e. Confirmar el evento con los socios estratégicos

f. Agregar el evento en la agenda de la empresa

III. Logística externa

117

a. Enviar orden de compra a proveedores

b. Realizar seguimiento a los proveedores

c. Realizar seguimiento al evento

d. Recopilar datos de clientes para CRM

IV. Marketing

a. Actualización periódica de la página web

b. Boletines Informativos dirigidos a las empresas

c. Publicidad impresa

V. Servicio

a. Evaluar el evento de forma conjunta con el cliente

b. Enviar propuestas anticipadas e fechas importantes

Actividades de apoyo

I. Infraestructura de la empresa

a. Planificación logística de eventos

Nuestro principal objetivo es brindar una oferta variada y coordinarla de manera precisa para el cliente, para lo cual requiere el análisis de una serie de información dada por los socios estratégicos y confrontarla con las necesidades de los clientes

118

b. Organización contable de la empresa La Empresa requiere de un manejo de capital adecuado. Establecer un orden en la estructura financiera, en donde se aprecie claramente la situación económica real para la toma de decisiones y se justifique cada movimiento de dinero

c. Proveedores asociados/socios estratégicos Nuestros proveedores son los que a proporcionan los elementos que componen la organización del evento, de acuerdo a ellos se definen los parámetros de oferta para nuestros clientes

d. Estrategia de ventas La estrategia de ventas es la razón principal para que nuestros clientes nos seleccionen por encima de otras alternativas, la Empresa debe realizar todos los esfuerzos necesarios para cumplir los requerimientos de los clientes

II. Recursos Humanos

a. Selección y contratación de personal Dentro de la Empresa el papel de las personas resulta fundamental para llevar a cabo las tareas necesarias con la mejor actitud, se trabajará con colaboradores que tengan clara la forma de operar del negocio, especialmente durante su etapa de iniciación

b. Selección de socios estratégicos

Los socios estratégicos seleccionados, además de tener un posicionamiento en el mercado, deben ser empresas con responsabilidad social, preocupadas por sus colaboradores y por el medio ambiente

c. Políticas de buen trato a colaboradores y clientes

Uno de los aspectos primordiales de la empresa es su relación tanto con socios estratégicos, clientes y personal de la empresa. Al tratarse de un evento social, debe primar el excelente comportamiento por parte de la Empresa

119

III. Tecnología

a. Sistemas de comunicación con clientes y proveedores

Resulta de primera necesidad contar con los medios de contacto de más pronta respuesta entre socios estratégicos- Empresa y clientes-Empresa para minimizar el tiempo de coordinación del evento, principalmente se realizará contacto telefónico y correo electrónico

b. Pagina web

En el inicio de operaciones y etapa de crecimiento resulta fundamental contar con un portal web que brinde la mayor cantidad de información a los clientes para reducir actividades operativas al interior de la empresa y simultáneamente funcionaría como un plus para optimizar el tiempo de los clientes

IV. Abastecimiento

a. Red de proveedores La Empresa se abastecerá principalmente por restaurantes, salones de eventos y recepciones, empresas de entretenimiento, empresas de personal de servicio a eventos empresas de transporte y empresas de decoración

b. Tiempo de respuesta El tiempo es de los criterios de mayor importancia para coordinar la entrega por parte de los socios estratégicos para la realización del evento

c. Capacidad Es el criterio que limita el alcance del evento, dependerá de cada proveedor

120

d. Sistema de transporte Dependiendo la negociación con cada cliente se debe establecer el medio de transporte adecuado, para coordinar los tiempos de entrega como para preservar los productos

e. Medios de pago Se debe establecer las posibilidades de pago a los proveedores y de acuerdo a la situación financiera de la empresa escoger la más conveniente

6.2 Generación de Empleo

No sólo se tiene pensado generar empleos de manera directa con la conformación de la empresa, pues se considera que al ser un aliado estratégico con otras empresas y al impulsar su desarrollo se pueden generar oportunidades laborales a través de ellos. La Empresa tiene la visión de crear un sistema estándar, que si da buenos resultados en su aplicación en Bogotá se pueda extender a otras ciudades del país.

6.3 Costo ambiental

La Empresa tendrá una gran conciencia por el cuidado del medio ambiente, para que ésta sea sostenible las buenas prácticas ambientales que se implementarán serán:

- Reducir al mínimo la impresión de documentos físicos, en lo posible manejar toda la información a través de correo electrónico y telefónicamente

121

- Si es necesario imprimir como es el caso de los contratos y las pólizas de cumplimiento, de las que se debe dejar registro físico, hacerlo con tintas biodegradables

- Reciclar

- No utilización de bolsas plásticas

- Realizar una campaña interna para no dejar encendidas las luces ni gastar más agua de la necesaria

- En lo posible, realizar negociaciones con proveedores que manejen responsabilidad social empresarial

- Realizar negociaciones solamente proveedores que cumplan con las normas sanitarias y ambientales que rigen en Colombia

- Realizar negociaciones solamente con proveedores que ejerzan una actividad económica legalmente permitida en Colombia

122

Capítulo VII

7. Conclusiones

I. Por medio de la información obtenida en la investigación de mercados e información obtenida de fuentes alternas pudimos realizar el montaje del análisis DOFA. Este análisis indica que existen buenas posibilidades de tener un desempeño exitoso en el campo de la realización de eventos empresariales en la ciudad de Bogotá. Se tienen buenas posibilidades al tratarse de una propuesta integral, que abarca un número importante de soluciones en todos los aspectos para la realización de diferentes eventos empresariales. Resulta ser una propuesta atractiva según el nivel de aceptación del target con un 63% de las empresas encuestadas, existe una competencia fuerte en el mercado, por un lado las empresas catering, restaurantes y empresas organizadoras de eventos ya posicionadas, sin embargo están dirigidas a grandes empresas, pero de manera más importante, la tendencia de las empresas a auto gestionar la realización de eventos al no encontrar una opción para ellas que les ofrezca una solución integral que maneje al tiempo calidad, confianza, un ajuste al tamaño de sus necesidades y buenos precios para ellas. Ante este panorama, nos enfrentamos a la obligación de hacer una propuesta fuerte de incursión en el mercado, consiguiendo proveedores de alta calidad y optimizar los costos. Por esta razón, entre nuestros ideales se encuentra inicialmente formar relaciones a largo plazo con los proveedores, con un sistema propuesto de mutuo beneficio.

II. Frente a la tendencia de las empresas de organizar de forma autónoma los eventos, encontramos que las principales causas de este comportamiento son: la excesiva inversión de tiempo en búsqueda y comparación de ofertas disponibles en el mercado al no encontrar una propuesta integral de productos y servicios deseada, el incumplimiento de las empresas existentes lo cual conlleva más tiempo por parte del cliente dedicado al seguimiento del organizador, y a que las ofertas no se ajustan al tamaño deseado del evento y en muchos casos conlleva gastos innecesarios. Según las tendencias analizadas, un evento no solo representa aquel caso de un montaje complicado con un número grande de invitados, también abarca situaciones de menor magnitud en las cuales las empresas buscan la celebración de un momento privado al interior de la misma (eventos motivacionales) o cuando buscan formar y fortalecer alianzas con clientes o proveedores (eventos promocionales). Este tipo de eventos de menor dimensión, como son reuniones con clientes, despedidas, ascensos o cumpleaños representan conjuntamente la mayoría de los eventos realizados por las compañías, estos resultados obligan a nuestra Empresa a tener un portafolio especial para hacerle frente a la organización de

123

este segmento de eventos que requieren un menor tamaño pero que resultan representativos.

III. El método estándar del proceso cuenta con cuatro etapas claramente definidas: actualización de datos, organización, seguimiento a proveedores, ejecución y seguimiento al cliente. De acuerdo al análisis de mercados se obtuvo que una de las principales razones de las empresas para no contratar la organización de eventos es la pérdida de tiempo, por lo cual hemos propuesto un sistema en el cual la inversión de tiempo por parte del cliente sea mínima, en promedio 24% del total del proceso, incluyendo el servicio post venta que incluye un feedback, aunque este espacio depende del tipo de evento siempre se cuidará y optimizará el tiempo del cliente. A la organización del evento entre el de contacto con proveedores y de operaciones internas, se dedicará el 76% del total del proceso, esto sin descuidar la etapa de seguimiento al evento en la cual se tiene un estimado de 19%, el cual también variará de acuerdo al evento.

IV. La estructura administrativa de la empresa se define en base al desarrollo de actividades, a los requerimientos de personal y a la capacidad financiera de la empresa. En nuestro caso se destacan dos áreas fundamentales a lo largo de todo el periodo analizado, área logística y área comercial; el área logística es la encargada de gestionar la cadena de abastecimiento para la puesta en marcha del evento y dar respuesta eficiente al cliente, el área comercial es la encargada de interactuar con clientes y de la selección y negociación con proveedores, durante el transcurso de las tres etapas propuestas se define la contratación de una persona de apoyo en cada área, un practicante SENA, una persona de aseo para la oficina y una persona externa que lleve la contabilidad. A pesar de ser una organización pequeña, incluso en su etapa de consolidación, consideramos vital establecer políticas de comportamiento y definir con claridad las funciones de cada cargo, así como objetivos corporativos y una planeación estratégica adecuada acorde con el rumbo que le queremos dar a la empresa.

V. Para la legalización de la empresa consideramos conveniente durante esta etapa inicial, en la cual aún no tenemos una amplia actividad operativa, ir conociendo el mercado, adquirir experiencia en manejo de las obligaciones legales y tributarias y demás oportunidades que esto conlleva; razón por la cual decidimos tramitar de forma inicial la opción más simple de registro legal y tributario: como persona natural; esperamos que al transcurso del primer año tengamos un desempeño optimo en el mercado que nos permita constituir la empresa legalmente, pero esta vez bajo la figura de una sociedad limitada.

VI. Desde el punto de vista financiero las expectativas de crecimiento en ventas son buenas, la participación esperada en el mercado es del 1% para el primer

124

año, 2% para el segundo, 5% para el tercero, 6% para el cuarto y un 9% del quinto año en adelante. esto considerando únicamente en este marco las empresas que actualmente contratan eventos según la investigación de mercados, sin embargo ante un nivel de favorabilidad positivo frente a nuestra propuesta, las expectativas de crecimiento se pueden cumplir y exceder, si enfocamos especialmente las estrategias de mercadeo y comunicación en las empresas que están indecisas hacia la contratación de eventos, y hacia las pequeñas empresas con planes exclusivos para ellas.

VII. Debido a que es una organizadora de empresas prestadoras de servicios, y su estructura pequeña, no se requiere una inversión inicial considerable en ninguno de los periodos analizados, a excepción de la inversión inicial, lo que hace que desde la perspectiva financiera, haya un panorama próspero en cada etapa. Con un flujo de caja positivo después del segundo año, y una TIR del 67% muestran que el proyecto es favorable en especial para los inversionistas.

VIII. Bogotá es el centro empresarial de Colombia con cerca de 280.000 empresas constituidas legalmente, ante ese escenario, y con la necesidad de las empresas a recurrir a eventos, vemos un futuro con grandes expectativas para el desarrollo de nuestra actividad, en la medida en que se cumplan los objetivos planteados en la formulación del presente trabajo.

125

Anexos

Clasificación sectores de la economía

Sector primario o agropecuario: Es el sector que obtiene el producto de sus actividades directamente de la naturaleza, sin ningún proceso de transformación

Sector secundario o industrial: Comprende todas las actividades económicas de un país relacionadas con la transformación industrial de los alimentos y otros tipos de bienes o mercancías, los cuales se utilizan como base para la fabricación de nuevos productos

Sector terciario o de servicios: Incluye todas aquellas actividades que no producen una mercancía en sí, pero que son necesarias para el funcionamiento de la economía

Dentro de esta clasificación se realiza una de los sub sectores de la economía por la especialización de actividades:

Sector de transporte: Hace parte del sector terciario, e incluye transporte de carga, servicio de transporte público, transporte terrestre, aéreo, marítimo, etc.

Sector de comercio: Hace parte del sector terciario de la economía, e incluye comercio al por mayor, minorista, centros comerciales, cámaras de comercio, plazas de mercado y, en general, a todos aquellos que se relacionan con la actividad de comercio de diversos productos a nivel nacional o internacional

Sector financiero: En este sector se incluyen todas aquellas organizaciones relacionadas con actividades bancarias y financieras, aseguradoras, fondos de pensiones y cesantías, fiduciarias, etc.

Sector de la construcción: En este sector se incluyen las empresas y organizaciones relacionadas con la construcción, al igual que los arquitectos e ingenieros, las empresas productoras de materiales para la construcción, etc.

Sector minero y energético: Se incluyen en él todas las empresas que se relacionan con la actividad minera y energética de cualquier tipo (extracción de carbón, esmeraldas, gas y petróleo; empresas generadoras de energía; etc.).

Sector solidario: En este sector se incluyen las cooperativas, las cajas de compensación familiar, las empresas solidarias de salud, entre otras.

Sector de comunicaciones: En este sector se incluyen todas las empresas y organizaciones relacionadas con los medios de comunicación como (telefonía fija y celular, empresas de publicidad, periódicos,

editoriales, etc.).68

68

Fuente especificada no válida.

126

Clasificación internacional industrial uniforme (CIIU)

431 Comercio al por mayor de alimentos, bebidas y tabaco

432 Comercio al por mayor en tiendas de productos textiles y calzado

433 Comercio al por mayor de productos farmacéuticos, perfumería y accesorios

434 Comercio al por mayor de materias primas

435 Comercio al por mayor de maquinaria, mobiliario y equipo

436 Comercio al por mayor de camiones

437 Intermediación y comercio al por mayor por medios masivos de comunicación

461 Comercio al por menor de alimentos, bebidas y tabaco

462 Comercio al por menor en tiendas de autoservicio y departamentales

463 Comercio al por menor de productos textiles, accesorios de vestir y calzado

464 Comercio al por menor de artículos para el cuidado de la salud

465 Comercio al por menor de artículos de papelería, para el esparcimiento y otros

466 Comercio al por menor de enseres domésticos, computadoras y otros

467 Comercio al por menor de artículos de ferretería tlapalería y vidrios

468 Comercio al por menor de vehículos de motor, refacciones, combustibles y lubricantes

469 Intermediación y comercio al por menor por medios masivos de comunicación

127

Formato cuestionario

“Buenos días, soy estudiante de la Pontificia Universidad Javeriana de la Carrera de Administración de Empresas, en este momento estoy realizando mi tesis que consiste en la creación de una empresa de servicios integrales de catering y organización de eventos empresariales, por lo que les solicito su colaboración contestando una corta encuesta.

La información recolectada en la siguiente encuesta es para realizar un estudio de mercado para la creación de una empresa de servicios integrales catering y organización de eventos empresariales que ofrezca valores agregados como:

Ofrecer un amplio y variado portafolio de productos y servicios, enfatizando en que el servicio de catering y bebidas ofrecido lo provee restaurantes conocidos y posicionados en el mercado

Selección del lugar más apropiado con el objeto del evento y de preferencia del cliente, ambientación, adecuación con equipos y herramientas necesarios, personal de apoyo

Realización de actividades lúdicas para los asistentes de acuerdo al tipo y objeto del evento

Realización de eventos personalizados de acuerdo al tamaño de la empresa, objeto, tipo, lo que el cliente requiera para garantizar el éxito de su evento”

128

Encuesta

Tabulación resultados obtenidos

Plantilla

Encuesta sobre la organización de eventos empresariales en pequeñas y medianas empresas comerciales y de

servicios en la ciudad de Bogotá

Encuesta 1. ¿Cuántos colaboradores tiene su empresa?

a. Menos de 11 personas b. Entre 11 y 50 personas c. Entre 51 y 200 personas d. Más de 200 personas

2. ¿En qué tipo de ocasión su empresa realiza eventos? a. Capacitaciones b. Reuniones con clientes externos c. Despedidas d. Ascensos e. Fiestas de fin de año f. Cumpleaños g. Lanzamiento de nuevos productos h. Cocteles i. Otro j. No realiza ningún evento (pasar a pregunta número 4)

3. ¿Cómo planifica la organización de sus eventos empresariales?

a. Contrata a una persona o empresa especializada en el tema b. Lo organiza usted mismo

4. ¿Cuáles son los motivos por los que no contrata a una persona o empresa especializada en organización de eventos?

a. Precios altos b. Desconfianza c. Incumplimiento d. Pérdida de tiempo e. No le ofrecen un portafolio variado de servicios que pueda requerir el evento. (servicio principal y

complementarios) f. No se ajustan al tamaño de su evento, ya sea pequeño o grande g. Otro

5. ¿Estaría dispuesto a contratar los servicios de la empresa presentada?

a. Si b. No c. No sabe

6. ¿Cuánto presupuesto anual destinaría a la realización de eventos? a. 1% b. Entre 2% y 5% c. Más del 5%

Muchas gracias por su colaboración.

Servicios Integrales de Catering y Eventos

129

NÚMERO NOMBRE VARIABLE DÍGITO COLUMNA NIVELES

1 Tamaño de la empresa 1 B, C, D, E

1: microempresa <11

2: pequeña 12 > x < 50

3: mediana 51> x < 200

4: Grande > 201

2 Tipo de evento 1 F,G,H,I,J,K,L,M,N,O

1: Capacitaciones

2: Reuniones con clientes externos

3: Despedidas

4: Ascensos

5: Fiestas de fin de año

6: Cumpleaños

7: Lanzamientos de nuevos productos

8: Cocteles

9: Otro

10: No realiza eventos

3 Quién realiza el evento 1 P,Q

1: Contrata a un tercero

2: Lo realiza por sus medios

4 Motivos para no contratar un tercero

1 R,S,T,U,V,W,X

1: Precio

2: Desconfianza

3: Incumplimiento

4: Pérdida de tiempo

5: Portafolio limitado de servicios ofrecidos

6: No se ajusta al tamaño de su evento

7: Otro

5 Contrataría los servicios presentados por esta empresa

1 Y,Z,AA

1: Si

2: No

3: No sabe

6 Cuánto presupuesto anual destinaría a la realización de eventos

1 AB, AC, AD

1: 1%

2: entre 2% y 5%

3: más del 5%

Resultados obtenidos

Número de pregunta

1 2 3 4 5 6

Opción N° encuesta 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 1 2 3

1 0 1 1 0 0 0 1 0 1 1 1 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0

2 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0

3 0 1 1 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0

4 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0

5 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 1 0 1 1 1 1 1 0

6 0 1 1 0 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0

7 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 0

8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 1 0 1 0 0

9 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0

10 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0

11 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0

12 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0

13 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 1 0 1 0 0

14 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 1 0

15 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0

16 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0

17 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0

18 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0

19 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0

20 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1 0 0

21 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0

22 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 1 0

23 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0

24 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0

25 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0

26 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 1

27 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0

28 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0

29 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0

30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0

31 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0

32 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1

33 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 1 1 0

34 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0

35 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0

36 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0

37 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0

38 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0 0 0 0 1 0 1 1 0 0

TOTAL 0 27 11 0 4 2 5 1 7 3 13 2 1 1 14 24 4 3 6 8 9 7 1 18 12 8 26 10 2

Estadísticas

Pregunta Opción Nº Respuestas Porcentaje Promedio

1

Microempresa (menor a 11 personas) 0 0%

9,50

Pequeña ( entre 12 y 50 personas) 27 71%

Mediana ( entre 51 y 200 personas) 11 29%

Grande (más de 201 personas) 0 0%

TOTAL 38 100%

2

Capacitaciones 4 11%

3,8

Reuniones con clientes externos 2 5%

Despedidas 5 13%

Ascensos 1 3%

Fiestas de fin de año 7 18%

Cumpleaños 3 8%

Lanzamientos de nuevos productos 13 34%

Cocteles 1 3%

Otro 1 3%

No realiza eventos 1 3%

TOTAL 38 100%

3 Contrata a un tercero

14 37%

19,0 Lo realiza por sus medios 24 63%

TOTAL 38 100%

4

Precio 4 11%

5,43

Desconfianza 3 8%

Incumplimiento 6 16%

Pérdida de tiempo 8 21%

Portafolio limitado de servicios ofrecidos 9 24%

No se ajusta al tamaño de su evento 7 18%

Otro 1 3%

TOTAL 38 100%

5

Si 18 47%

12,7 No 12 32%

No sabe 8 21%

TOTAL 38 100%

6

1% 26 68%

12,7 entre 2% y 5% 10 26%

más del 5% 2 5%

TOTAL 38 100%

Número de encuestas realizadas

38

Estados Financieros Empresas Líderes del Sector

En miles de pesos

Balance General

Sector Compass Group S.A. Catering de Colombia S.A. Catering y Café C y C S.A.

2008 2008 2007 2008 2007 2008 2007

Activo 2.406.252.651 39.046.545 38.071.569 22.702.118 21.937.938 2.065.615 2.278.591

Pasivo 1.080.557.639 27.386.561 25.255.997 12.043.060 12.626.819 503.873 768.682

Patrimonio 1.325.695.013 11.659.984 12.815.572 10.659.058 9.311.119 1.561.742 1.509.909

Pérdidas y Ganancias

Ingresos 2.837.564.903 131.404.151 107.651.834 63.644.009 57.970.517 2.632.113 2.365.344

Utilidad Bruta 995.625.509 13.611.385 13.735.576 6.929.432 6.414.862 1.304.795 1.163.532

Utilidad Neta 182.326.174 2.618.919 1.149.202 1.268.384 811.621 111.973 105.756

Razones Financieras

Razón Corriente 2 1,17 1,21 1,51 1,47 1,51 1,38

Razón de Endeudamiento 45% 0,70% 0,66% 0,53% 0,58% 0,24% 0,34%

Margen neto 4% 0,01% 0,01% 0,01% 0,00% 0,02% 0,02%

Tabla 22. Estados financieros Empresas Líderes del Sector Fuente: (Portafolio.com.co-El portal de Economía y Negocios)

Matriz de desempeño proveedores

Plantilla para evaluación de la Empresa

La matriz se debe llenar con una escala de 1 a 4, siendo uno la calificación más baja y 4 la más alta

Evaluación Empresa

Criterios Económicos 30% Criterios de Calidad 50% Criterios de Transporte 20%

Socio Estratégico

Precio Facilidades

pago Costos entrega

T Parcial

Presentación portafolio

Variedad Atención Post

venta Garantías

Personal de apoyo

T Parcial

Cumplimiento Facilidades de entrega

Cobertura T

Parcial TOTAL

134

Plantilla para evaluación del cliente

La matriz se debe llenar con una escala de 1 a 4, siendo uno la calificación más baja y 4 la más alta

El cliente debe llenar cada criterio con la ponderación según su importancia, esta ponderación tiene una escala de 0% a 100% y necesariamente debe sumar 100%

Esta matriz es solamente para evaluar a los Restaurantes

Evaluación Cliente

Criterios Económicos

Ponderación Criterios de Calidad Ponderación

Restaurante Precio T Parcial Presentación

portafolio Variedad T Parcial TOTAL

Desarrollo de Operaciones

135

Tiempo con clientes

Tiempo con clientes

Etapa Actividades Tiempo (min)

% Actividad/Etapa

% Actividad/Total Proceso

Organización del evento

1

Reunión con el cliente para definir la combinación de productos y servicios, fijar fecha y hora del evento, realización de cotización

60 60,00% 26,67%

2 Confirmar disponibilidad al cliente, en caso de no tener disponibilidad de algún proveedor dar opciones similares o acordar otra reunión

20 20,00% 8,89%

3 Formalizar acuerdo con el cliente, fijar fecha primer pago y fecha y hora reunión después del evento

20 20,00% 8,89%

Total Parcial 100 100,00% 44,44%

Ejecución del evento 1 Recibir Invitados 30 33,33% 13,33%

2 Realizar Cierre del evento 60 66,67% 26,67%

Total Parcial 90 100,00% 40,00%

Seguimiento a Clientes

1 Recordar al cliente reunión después del evento 5 14,29% 2,22%

2 Reunión con el cliente para realizar un feedback del evento y llenar formato de evaluación 30 85,71% 13,33%

Total Parcial 35 100,00% 15,56%

TOTAL minutos con el cliente 225 100,00%

TOTAL horas con el cliente 4 TOTAL Proceso 955

Total con respecto al proceso 24%

136

Desarrollo de Operaciones

Tiempo con socios estratégicos

Tiempo con proveedores/Socios Estratégicos

Etapa Actividades Tiempo (min) % Actividad/Etapa % Actividad/Total Proceso

Actualización datos(Soporte) 1 Contactar Proveedores 30 75% 6,59%

2 Solicitar Información 10 25% 2,20%

Total Parcial 40 100,00% 8,79%

Organización del evento 1 Verificar disponibilidad con proveedores 60

57,14% 13,19%

2 Realizar órdenes de compra a proveedores

45 42,86% 9,89%

Total Parcial 105 100,00% 23,08%

Seguimiento a Proveedores 1 Realizar seguimiento telefónico 40 100% 8,79%

Total Parcial 40 100,00% 8,79%

Ejecución del evento 1 Recibir Proveedores en locación 60 25,00% 13,19%

2 Preparar el lugar para el evento dependiendo del evento 180 75,00% 39,56%

Total Parcial 240 100,00% 52,75%

Seguimiento a Clientes 1

Reunión con el cliente para realizar un feedback del evento y llenar formato de evaluación

30 100,00% 6,59%

Total Parcial 30 100,00% 6,59%

TOTAL Minutos con socio estratégico 455 100,00%

TOTAL Horas con socio estratégico 8 TOTAL Proceso 955

Total con respecto al proceso 48%

Desarrollo de Operaciones

Tiempo de operaciones internas

Tiempo operaciones internas

Etapa Actividades Tiempo (min) % Actividad/Etapa % Actividad/Total

Proceso

Actualización datos(Soporte) 1 Actualizar bases de datos 20 100% 5,41%

Total Parcial 20 100,00% 5,41%

Organización del evento 1 Recibir convocatoria del cliente inicio proceso pre selección en el portafolio para tener listas opciones al cliente

60 66,67% 16,22%

2 Registrar evento 30 33,33% 8,11%

Total Parcial 90 100,00% 24,32%

Ejecución del evento 1 Hacer seguimiento al evento dependiendo del evento 180 75,00% 48,65%

2 Realizar Cierre del evento 60 25,00% 16,22%

Total Parcial 240 100,00% 64,86%

1 Recordar al cliente reunión después del evento 5 25,00% 1,35%

Seguimiento a Clientes 2 Llenar base de datos 15 75,00% 4,05%

Total Parcial 20 100,00% 5,41%

TOTAL minutos 370 100,00%

TOTAL horas 6 TOTAL Proceso 955

Total con respecto al proceso 39%

•Recibir socios estratégicos en

locación

16

•Alistamiento del lugar

17 •Recepción de

invitados

18

•Realizar seguimiento al

evento

2 •Cierre del

evento

19

20. Recordatorio reunión cliente

después del evento

21. Reunión con cliente para realizar

feedback y evaluación del

evento

22. Registrar información en

base de datos de la Empresa

10. recibir orden del

cliente

11. Reunión con cliente para

definir la combinación de servicios, fijar

fecha y hora del evento

12. Registrar evento

13. Verificar

disponobilidad socios estratégico

s

14Confirmar disponibilidad

al cliente, formalizar acuerdo

1. Seguimiento a socio

estratégico

15. Realizar órden de compra a

socios estratégicos

1. Contactar restaurantes

2. Solicitar toda la información requerida

3. Registrar la información en la base

de datos de la Empresa

4. Contactar salones de eventos

5. Solicitar toda la información requerida

6. Registrar la información en la base de datos de la Empresa

7. Contactar otros proveedores

complementarios dependiendo el tipo de

evento

8. Solicitar toda la información requerida

9. Registrar la información en la base de datos de la Empresa

Información de locaciones

Información de otros proveedores

Información de restaurantes

Actualización de datos proveedores

Diagrama de operaciones

Organización del evento

Órden de compra

Ejecución del evento

Seguimiento a clientes

Seguimiento a Socios

estratégicos

139

Parametros necesarios para la conformacion legal de la empresa

Documentos necesarios para registrar la empresa ante la Cámara de Comercio de Bogotá:

Formulario del Registro Único Tributario RUT (se diligencia en www.dian.gov.co)

Escritura pública de constitución de empresa (sólo para persona jurídica) o documento privado (art. 22 Ley 1014 de 2006).

Original del documento de identidad.

Pasos para la creación de empresa:

Confirmar que el nombre que se quiere usar para la nueva empresa, no ha sido registrado. Gracias al Registro Único Empresarial (RUE), el control del nombre para la nueva empresa se hace a nivel nacional.

Consultar si la marca que se utilizará en la empresa está disponible a través de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Consultar el tipo de sociedad

Consultar en la Secretaría Distrital de Planeación www.dapd.gov.co si la actividad que va a iniciar puede desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento. El trámite se denomina "Consulta de Uso del Suelo".

Ingresar al portal www.dian.gov.co, seleccionar la opción "Solicitud Inscripción RUT" en la ventana "Tipo Inscripción" seleccionar "Cámara de Comercio", luego hacer clic en "Continuar" y diligenciar el formulario RUT. De igual forma se podrá realizar el trámite con la ayuda de uno de los asesores en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.

Imprimir el formulario RUT que saldrá con la leyenda "para trámite en Cámara" el cual contiene el número de formulario (casilla 4) que debe ser registrado en el "Formulario adicional de Registro con otras entidades" en las casillas correspondientes al "Número de Formulario DIAN".

La persona natural o el representante legal que va a solicitar la Matrícula Mercantil, debe presentar personalmente el formulario del RUT. En caso de enviar a un tercero, este documento deberá tener reconocimiento notarial.

Solicitar en las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá el formulario de Registro único Empresarial (RUE) y el formulario adicional de registro con otras entidades.

Estos formularios deben ser diligenciados completamente y firmados por la Persona Natural o el Representante Legal.

Verificar que el nombre registrado en el formulario del RUT sea idéntico al registrado en el formulario del Registro Único Empresarial (RUE) y al formulario adicional de registro con otras entidades.

Verificar que el teléfono registrado en el formulario del RUT sea idéntico al registrado en el formulario del RUE y al formulario adicional de registro con otras entidades.

Tener copia auténtica de la Escritura Pública de constitución (personas jurídicas) o documento privado para sociedades constituidas de acuerdo al artículo 22 de la Ley 1014 de 2006. Si se trata de documento privado debe ser reconocido notarialmente o presentado personalmente por todos los constituyentes.

Presentar todos los documentos en cualquier sede de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá y cancelar los derechos de Matrícula correspondientes y el impuesto de registro (éste último aplica sólo para personas jurídicas).

Análisis Vertical y Horizontal del Balance General

Año

1 2 3 4 5

Activos

Análisis

Vertical

Análisis

Horizontal

Análisis

Vertical

Análisis

Horizontal

Análisis

Vertical

Análisis

Horizontal

Análisis

Vertical

Análisis

Horizontal

Análisis

Vertical

Análisis

Horizontal

Activos corrientes

Inversiones temporales

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

Bancos

11.879.098 54% 20%

14.273.802 53% 6%

15.170.921 54% 189%

43.802.407 71% 179%

122.361.107 87% 179%

Cuentas por cobrar

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

Total activo corriente

11.879.098 54% 20%

14.273.802 53% 6%

15.170.921 54% 189%

43.802.407 71% 179%

122.361.107 87% 179%

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Activos Fijos 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Computadores

2.000.000 9% 50%

3.000.000 11% 33%

4.000.000 14% 0%

4.000.000 6% 0%

4.000.000 3% 0%

Equipos

6.600.000 30% 0%

6.600.000 25% 0%

6.600.000 23% 0%

6.600.000 11% 0%

6.600.000 5% 0%

Depreciación equipos

1.720.000 8% 100%

3.440.000 13% 56%

5.360.000 19% 36%

7.280.00 12% 43%

10.380.0 7% 43%

141

0 00

Nuevos equipos

- 0% 0%

300.000 1% 0%

300.000 1%

1100%

3.600.000 6% 0%

3.600.000 3% 0%

Depreciación nuevos equipos

- 0% 0%

260.000 1% 100%

520.000 2% 177%

1.440.000 2% -18%

1.180.000 1% -18%

Edificio/ Oficina

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

Inventario

3.350.000 15% 90%

6.375.000 24% 25%

8.000.000 28% 0%

8.000.000 13% 41%

11.250.000 8% 41%

Muebles y enceres

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

5.000.000 8% 0%

5.000.000 4% 0%

Depreciación muebles

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

500.000 1% 100%

1.000.000 1% 100%

Total activo fijo

10.230.000 46% 23%

12.575.000 47% 4%

13.020.000 46% 38%

17.980.000 29% -1%

17.890.000 13% -1%

Total Activo 22.109.098 21%

26.848.802 5%

28.190.921 119%

61.782.407 127%

140.251.107 127%

Pasivos

Pasivos Corrientes 0%

Prestamos de corto plazo

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

Total pasivo corriente

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

- 0% 0%

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

142

Pasivos Fijos 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Prestamos de largo plazo

28.290.475,08

100% -7%

26.375.807,16

100% -8%

24.231.379,09

100% -10%

21.829.620

100% -12%

19.139.649

100% -12%

Total pasivo fijo

28.290.475

100% -7%

26.375.807

100% -8%

24.231.379

100% -10%

21.829.620

100% -12%

19.139.649

100% -12%

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Total Pasivo 28.290.475 -7%

26.375.807 -8%

24.231.379 -10%

21.829.620 -12%

19.139.649 -12%

Patrimonio

Capital

5.000.000

(0,81

) 0% 5.000.000

10,5

7 0% 5.000.000

1,26 0%

5.000.000

0,13 0%

5.000.000

0,04 0%

Utilidad del periodo

(11.181.377)

1,81 -160%

6.654.372

14,0

7 -48% 3.486.547

0,88 932%

35.993.245

0,90 125%

81.158.671

0,67 125%

Utilidad/pérdida de ejercicios anteriores

- 0%

(4.527.005)

(9,57

) -77% (1.040.458)

(0,26

)

-3459

%

34.952.787

0,87 232%

116.111.458

0,96 232%

Total Patrimonio (6.181.377) -108%

472.995 737%

3.959.542 909%

39.952.787 203%

121.111.458 203%

Total Pasivo + Patrimonio 22.109.098 21%

26.848.802 5%

28.190.921 119%

61.782.407 127%

140.251.107 127%

Se observa que las cuantas tienen una proporción equilibrada, a excepción del efectivo en los bancos, el cual representa casi la mitad del activo, sin embargo esto se

debe a las provisiones que se deben manejar para cubrir cualquier tipo de imprevisto y para agilizar la capacidad de respuesta de la Empresa.

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