PLAN DE MONITOREO Y EVALUACIÓN M.U. 2009-2011

Plan de

Monitoreo y

Evaluación del

Proyecto:

Manos Unidas

Eder Armando Fernández LunaCEDEP – Ayllu20/07/2009

Eder Armando Fernández Luna 2

I. Marco Referencial

Dentro del marco de ejecución del proyecto“Desarrollo Agropecuario intensivo en zonasde producción Bajo riego, en comunidadescampesinas de las Sub cuencas de Apurímac yVelille”, se tiene previsto el Monitoreo yEvaluación de las actividades, componentes,resultados y el propósito del proyecto, para locual el Equipo técnico responsable de laejecución del proyecto y el Equipo deEvaluación del Plan de Monitoreo y Evaluación(PME) ha diseñado el presente plan deseguimiento a dos niveles:

Un primer nivel es el “seguimiento de lasactividades programadas y ejecutadas en elmarco del Plan Operativo y Financiero Anual”,tomando como indicadores a la eficiencia y laeficacia para su evaluación.

El segundo nivel es el “seguimiento enfocado alAvance de los indicadores de Resultado delproyecto”, en este caso particular, estáplanteado como el “incremento de laproducción agrícola, pecuaria y la articulacióna mercados locales”.

Finalmente, en el presente PME. se plantea, lasecuencia metodológica del plan de Monitoreoy Evaluación, las responsabilidades, losrecursos humanos, el grupo objetivo, el áreade intervención, la periodicidad, lasherramientas de recojo de información, deanálisis y el soporte logístico necesario.

EM

P


II. Datos Generales del Proyecto

a. Descripción del proyecto:

El proyecto: “Desarrollo Agropecuario Intensivo en Zonas de Producción Bajo Riegoen Comunidades Campesinas de las Sub Cuencas del Apurímac y Velille” pretendepotenciar la producción y productividad en zonas de riego de las localidades ubicadas enlas Sub Cuencas del Apurímac y el Velille, considerando que estas cuentan con áreas deriego que no son utilizadas eficientemente para una ganadería y agricultura másdiversificada e intensiva.

Fin del proyecto:Contribuir a elevar la rentabilidad de la producción agropecuaria para mejorar la calidadde vida de las familias campesinas de las Sub Cuencas del Apurímac y Velille.

Objetivo del proyecto:Las familias beneficiarias directas de las Sub Cuencas de Apurímac y Velille, han incrementadola producción agropecuaria intensificando las áreas bajo riego.

Indicador:Al finalizar el proyecto las familias beneficiarias directas de las Sub Cuencas de Apurímac yVelille, han incrementado en un 12% la producción agropecuaria en las áreas bajo riego.

Resultado 1:Las familias beneficiarias directas de las Sub Cuencas del Apurímac y Velille han intensificadoy diversificado sus cultivos en zonas bajo riego.

Indicador:Al finalizar el proyecto las familias beneficiarias directas de las Sub Cuencas del Apurímac yVelille, han incrementado en un 15% los niveles de producción agrícola en las zonas bajo riego.

Resultado 2:Las familias beneficiarias directas de las Sub Cuencas del Apurímac y Velille han mejorado sussistemas de crianza.

Indicador:Al finalizar el proyecto las familias beneficiarias directas de las Sub Cuencas del Apurímac yVelille, han incrementado en 10% los niveles de producción pecuaria en las zonas bajo riego.

Resultado 3:Las familias beneficiarias directas de las Sub Cuencas del Apurímac y Velille, se articulan enmejores condiciones a los mercados locales.

Indicador:Al finalizar el proyecto el 20% de las familias productoras agropecuarias de las Sub Cuencas delApurímac y Velille, se articulan al mercado con nuevos cultivos.


b. Área de intervención:

País/Área geográfica : Perú/Sud América.Lugar de ejecuciónRegión : CuscoProvincia : ParuroDistritos : Accha, Omacha, Colcha y Pillpinto.

Mapa 01: Mapa provincial de Cusco y la zona de trabajo del CEDEP Ayllu


Mapa 02: Mapa de las Localidades de trabajo del CEDEP Ayllu


c. Beneficiarios del Proyecto:

El número de beneficiarios directos e indirectos del proyecto se aprecia en elsiguiente cuadro:

Cuadro 01: Localidades y beneficiarios del proyecto

Distrito SubCuenca Nº Comunidades Campesinas No

Localidadesatendidas porel proyecto

N° defamilias

N° de beneficiarios

Directos Indirectos

Accha Velille

1 Sihuina Accha

1 Urinsaya 119 40

1,111

2 Anansaya 87 183 Santa Ana 115 174 Ccomará 31 12

2 Misanapata5 Misanapata 51 276 Tambo 27 10

3 Amancay 7 Amancay 53 304 Huyaino Aya 8 Huyaino Aya 68 21

OmachaApurímac

5 Antapallpa9 Antapallpa 200 4010 Tahui 32 1811 Parcco 25 16

6 Omacha

12 Omacha 203 2513 Ccoyani 53 3214 Perccacjata 25 14

Velille 15 Osccollopata 89 22

PillpintoApurímac

7 Ccahuatura 16 Ccahuatura 40 128 Taucabamba 17 Taucabamba 186 37

Colcha9 Pampacuchu 18 Pampacuchu 67 20

Velille 10 Pacopata 19 Pacopata 70 194 2 10 Comunidades 19 Localidades 1,541 430 1541

Número total de beneficiarios directos : 430 familias.Número total de beneficiarios indirectos : 1,111 familias

d. Recursos Humanos directos que atienden el ProyectoCargo Número Actividad

Coordinador del proyecto 01 Conducción del proyectoIngº Agrónomo 01 Promoción de campo

Médico Veterinario y Zootecnista 01 Promoción de campoTécnico Frutícola 01 Promoción de campo

Administrador 01 Administración del proyectoContador 01 Contabilidad del proyecto

Adicionalmente se cuenta con el apoyo indirecto de 02 técnicos agropecuarios y 01Ingº agrónomo en la ejecución del presente proyecto.


III. Instrumentos requeridos para el PME.

Dentro de los instrumentos requeridos para el diseño del Plan de Monitoreo yEvaluación empleamos a los siguientes:

Instrumento dePlanificación

Utilidad en el Marcodel PME

Indicadores a emplear enel PME

Marco Lógico

Selección de losprincipales indicadores a

monitorear a nivel deresultados del proyecto.

% de incremento de laproducción agrícola.

% de incremento de laproducción pecuaria.

% de familias que se articulanal mercado con productosagropecuarios,

Plan OperativoAnual

Seguimiento de lasactividades programadas

y ejecutadas en unperiodo determinado.

“Eficacia”

Plan FinancieroAnual

Seguimiento de lospresupuestos

programados yejecutados por actividad

en un periododeterminado.

“Eficiencia”

Dado el caso –de tratarse de un proyecto eminentemente productivo- optamos porutilizar 3 herramientas de planificación del proyecto para la elaboración del PME.Estos son: El Marco Lógico, tomando los indicadores a nivel de resultado para elmonitoreo, tal como se observa en el gráfico, de otro lado, se ha empleado el PlanOperativo Anual y el Plan Financiero Anual, donde se pretende evaluar el desarrollodel proyecto a través de indicadores de Eficiencia y Eficacia.


IV. Diseño de instrumentos para el Monitoreo

a. Fichas de Seguimiento: Fueron elaboradas por el Equipo Técnicoresponsable del proyecto (ETP), estas fichas -son encuestas especialmenteestructuradas en función a los indicadores que se desea monitorear-, entrela información general que recoge esta ficha tenemos; Datos generales delbeneficiario, como nombre del jefe de familia, número de miembrosfamiliares, grado de instrucción, edad entre otros, Dentro de la informaciónespecífica tenemos 3 componentes: Producción y Productividad agrícola,Producción y Productividad Pecuaria y Articulación a Mercados Locales conproductos agropecuarios.

b. Matriz POA: También elaborada por el “ETP”, esta matriz -es el resumendel Plan Operativo Anual descriptivo que da cuenta de las actividadesprogramadas por unidad de tiempo y de presupuesto; en esta matrizpodremos analizar la “Eficacia” en la ejecución de las actividades . Seencontrará además, información como el cronograma de actividades, lasmetas programadas y el grupo objetivo.

c. Matriz PFA: Elaborada por el “ETP”, ´ésta matriz, es el resumen del PlanFinanciero Anual estructuradas en función a las actividades programadaspor partida presupuestaria; en esta matriz podremos analizar la “Eficiencia”en el gasto; producto de la ejecución de las actividades. Además seencontrará información como: los presupuestos programados y ejecutadospor actividad, cronograma de actividades, saldos, y el grupo objetivo.

d. Base de datos Electrónica: La Base de Datos fue elaborada en una hoja decálculo (EXCEL 2007), por el “ETP” y tiene como finalidad el almacenado yprocesado de la información que se recoge a partir de las Fichas deseguimiento, es aquí donde se realizan los cálculos para que en función a los“indicadores del proyecto”, se pueda visualizar los avances a nivel deresultados de proyecto.

e. Matriz de Monitoreo y Evaluación: Ésta Matriz fue diseñada por el “ETP”tomando como base la matriz del Marco lógico. Dentro de esta matriz sepodrá visualizar los resultados del proyecto, los indicadores a nivel deresultados, las actividades más relevantes, los hitos, los medios deverificación, la línea de base, la fuente de información, y las metas globales.El análisis de ésta matriz permitirá la retroalimentación, reformulación ocorrecciones pertinentes a la gestión del proyecto por parte del Equipo deEvaluación del PME.


V. Componentes del Plan de Monitoreo y Evaluación

Para determinar los componentes para el diseño del Plan de Monitoreo y Evaluacióndel presente proyecto hemos considerado hacernos las siguientes preguntas y almismo tiempo encontrar respuestas pertinentes para el presente diseño del PME.

a. ¿Quiénes son los Receptores de la información que proporciona elPME del presente Proyecto?

La información que proporciona el PME del presente proyecto se encuentraa 2 niveles tal como se detalla a continuación:

i. Equipo de Evaluación Técnica del Proyecto (ETP): Conformado por:

Ingº Jannet Bustinza Béjar

Ingº Paulo César Quispe Choqque

MVZ. Armando Fernández Luna

A este nivel inicial o de base es donde se procesa la información recogidapor los promotores de campo a través de las Fichas de Seguimiento, lamisma que el Equipo de Evaluación Técnica del proyecto la ingresa a la Basede datos, procesa la información y hace sus reportes periódicos al Equipo deEvaluación del PME.

ii. Equipo de Evaluación del Plan de Monitoreo y Evaluación: Conformadopor:

Ingº Andrés Loaiza Fernández

Tec. Celso Quispe Quispe

Tec. Bernardino Tupayachi Orcosupa

Ingº Jannet Bustinza Béjar

A este nivel es donde se analizan los reportes presentados por el EquipoTécnico del Proyecto a través de un informe narrativo de la ejecución físicay financiera del proyecto, es además a este nivel donde se realiza la “Tomade Decisiones” correctivas al proyecto.


b. ¿Cuál es la responsabilidad y función de los ejecutores del PME?

Ejecutor Función Responsabilidad

Promotores decampo (PC)

Levantamiento deinformación primaria através de las Fichas de

seguimiento.

Presentar las Fichas deSeguimiento al ETP,

dentro del plazoestablecido.

Equipo de EvaluaciónTécnica del Proyecto

Almacenado yProcesamiento de la

información recogida porlos PC.

Presentar informesnarrativos adjuntando la

matriz POA, PFA y demonitoreo dentro de los

plazos establecidos.

Equipo de Evaluación delPlan de Monitoreo y

Evaluación

Evaluar los informesremitidos por el ETP,

realizar reunionesperiódicas con el ETP

Presentar informes sobrela gestión integral delproyecto a nivel de la

dirección ejecutiva y de lafinanciera.

El Equipo Técnico del Proyecto como se observa en el cuadro tiene laresponsabilidad de procesar la información recogida en las Fichas de Seguimientopor los promotores; además el equipo tiene la responsabilidad de realizar informessemestrales y dirigírselos al Equipo de Evaluación del Plan de Monitoreo yEvaluación, siendo este el nivel que ejecuta las correcciones que deriven de lagestión del proyecto.

Es importante señalar que dentro de las normas de seguimiento del proyecto porparte de la entidad financiera (Manos Unidas), se estipula la presentación anual deinformes sobre el avance físico y financiero del proyecto. Sin embargo dentro delmarco de la gestión institucional se pretende realizar reuniones semestrales paraevaluar la gestión del proyecto a través del presente Plan de Monitoreo yEvaluación.


c. ¿Qué indicadores se deben considerar?

Para el presente Plan de Monitoreo y Evaluación hemos considerado 3 indicadoresque nos permitirá en un nivel básico evaluar el desenvolvimiento del presenteproyecto, los indicadores que proponemos son:

Eficacia: Tradicionalmente se la ha definido como “el grado de logro de lasmetas de producción (bienes o servicios) de un proyecto independiente de loscostos” (Cohen, Franco 1992). Es decir, la relación entre la cantidad de bienes oservicios que produce y distribuye el proyecto durante su operación y loestimado en la programación. Operacionalmente, esta definición de la eficaciatiene dos dimensiones: tiempo y meta.

A través de ambas relaciones se obtiene la eficacia (A), que compara las metas deproductos y actividades programadas con la cantidad efectivamente realizadadentro del tiempo originalmente planificado. El mismo resultado se obtiene si secomparan las metas de SAP indicadas en la formulación con los productosefectivamente entregados.

Regla de Oro:Si la Eficacia es mayor a 1; la performance de ejecución del POA fue Buena.Si la Eficacia es menor a 1; la performance de ejecución del POA fue Mala.Si la Eficacia es igual a 1; la performance de ejecución fue Estándar.


Eficiencia: Dentro del marco conceptual, es la relación entre los productosgenerados y los recursos utilizados en la producción. En la perspectivatradicional, la eficiencia (B) se traduce operacionalmente como la relaciónentre los costos programados (Cp), los costos reales (Cr), el volumen deproducción y el tiempo (reales y programados). Es la comparación entre loscostos medios o CUP programados y los reales.

Regla de Oro:Si la Eficiencia es mayor a 1; la performance de ejecución del POA fue Buena.Si la Eficiencia es menor a 1; la performance de ejecución del POA fue Mala.

Si la Eficiencia es igual a 1; la performance de ejecución fue Estándar.

Incremento de la producción Agrícola: Este indicador corresponde al primerresultado planteado en el Marco Lógico, el objetivo es observar o comparar laproducción agrícola de los principales cultivos como el maíz, el trigo, frejol ypapa en 2 campañas de producción, teniendo como referencia la Línea de basecuya información se focaliza en los rendimientos productivos antes de laintervención del proyecto.

= – ( )

Donde:

= ó í= é ñ= í


Incremento de la producción Pecuaria: Indicador que corresponde al segundoresultado propuesto en el Marco Lógico, el objetivo también es observar ocomparar la producción pecuaria de las principales crianzas como el vacunolechero, vacuno de engorde y los cuyes en 2 campañas de producción, teniendocomo referencia la Línea de base cuya información se focaliza en losrendimientos productivos antes de la intervención del proyecto.

= – ( )

Donde:

= ó

= é ñ

= í

Articulación a mercados locales: Indicador que corresponde al tercerresultado propuesto en el Marco Lógico, el objetivo también es observar ocomparar –cuál es el % de familias que se articula al mercado con productosagropecuarios que promueve el proyecto- para ello se tomará como referenciala Línea de base cuya información se focaliza en el universo de beneficiariosdirectos que asisten a comercializar sus productos a los mercados locales antesde la ejecución del proyecto.

= ºº

– ( )

Donde:

= %

º = º

º = º


d. ¿Con qué periodicidad se realizará el Plan de Monitoreo y Evaluación?

El Plan de Monitoreo y Evaluación (PME), está diseñado para el análisis competentea los 3 años de ejecución, tiempo de duración del presente proyecto. Sin embargoplanteamos Hitos o momentos para el análisis de la información recogida por elpresente Plan de Monitoreo y Evaluación que sintetizamos en el siguiente cuadro.

Nivel Instrumentos Periodicidad Responsables

1Matriz deMonitoreo

SemestralEquipo de Evaluación del

PME

2Matriz del POA

Matriz del PFASemestral

Equipo de Evaluación yEquipo Técnico de

Proyecto

3Fichas de

SeguimientoAnual Promotores de campo

En cuadro anterior se observa 3 niveles de responsabilidad; siendo el nivel 3 elinicial, donde se realiza el levantamiento de información primaria por parte de lospromotores de campo, seguidamente pasa al segundo nivel donde se vacía lainformación a la base de datos y a las matrices, las mismas que el Equipo Técnicode Proyecto se encarga de procesar, y analizar con el Equipo de Evaluación delPME; finalmente se llega al primer nivel donde se realiza la TOMA DEDECISIONES pertinentes que crea conveniente el Equipo de Evaluación del PME yque es retroalimentado a los promotores de campo y Responsables de Proyecto.

Retroalimentación

Promotores decampo

EquipoTécnico delproyecto

Equipo deEvaluación del

PME

DIrecciónEjecutiva


e. ¿Cuáles y cuántas unidades hay que observar cada vez (actores,beneficiarios, ejecutores)?

El presente Plan de Monitoreo y Evaluación pretende como mínimo -cubrir al 10%de beneficiarios de cada localidad-, así tenemos en el siguiente cuadro el númerode beneficiarios directos e indirectos de todo el proyecto así como su tamaño demuestra para el recojo de información.

Distrito SubCuenca No Comunidades No

Localidadesatendidas porel proyecto

Nº defamiliasdirectas

Tamaño de muestra

Nº

Accha Velille

1 Sihuina Accha

1 Urinsaya 40 42 Anansaya 18 23 Santa Ana 17 24 Ccomará 12 2

2 Misanapata5 Misanapata 27 36 Tambo 10 2

3 Amancay 7 Amancay 30 34 Huyaino Aya 8 Huyaino Aya 21 2

OmachaApurímac

5 Antapallpa9 Antapallpa 40 410 Tahui 18 211 Parcco 16 2

6 Omacha

12 Omacha 25 313 Ccoyani 32 314 Perccacjata 14 2

Velille 15 Osccollopata 22 2

PillpintoApurímac

7 Ccahuatura 16 Ccahuatura 12 28 Taucabamba 17 Taucabamba 37 3

Colcha9 Pampacuchu 18 Pampacuchu 20 2

Velille 10 Pacopata 19 Pacopata 19 24 2 10 Comunidades 19 localidades 430 47

A nivel de Beneficiarios se recogerá información a través de las Fichas deSeguimiento y la periodicidad será anual por lo tanto se acopiará en 3oportunidades (1/año), por otro lado se tomará aleatoriamente las muestras decada localidad. Esta información primaria será recogida por los promotores decampo y como ya se describió anteriormente será procesada por el equipo técnicodel proyecto.


VI. Fiscalización del Plan de Monitoreo y Evaluación

Este es uno de los componentes más importantes dentro del Plan de Monitoreo yEvaluación, teniendo en consideración los siguientes aspectos:

El Plan de Monitoreo y Evaluación, debido a carecer de recursos propiospara su implementación se ve obligado a ser ejecutado por el propiopersonal de la institución.

No se puede ser Juez y parte a la vez en el presente PME, por lo que esnecesario que se incorpore a los propios beneficiarios para que fiscalicen lagestión del proyecto.

Ningún Plan de Monitoreo y Evaluación podrá validarse sin la participaciónde los principales actores que intervienen en el proceso (Financiera,Entidad Ejecutora y Beneficiarios).

Equipo Fiscalizador del PME.

Para el presente Plan de Monitoreo y Evaluación planteamos la formación de“Equipos de Fiscalización” distritales conformado por los principales presidentescomunales de cada distrito; Planteamos el siguiente esquema para la formación delos equipos fiscalizadores del PME.

EquipoFiscalizador

Nº deIntegrantes

Localidad Función &Periodicidad

Metodología de laFiscalización

Accha2222

Accha SihuinaCcomaráMisanapataAmancay

Validar los reportesdel PME anualmente

Visitas de campo yreuniones de informaciónsobre el PME

Omacha2222

AntapallpaCcoyaniOmachaOscollopata



Colcha 22

PacopataPampacucho



Pillpinto 22

TaucabambaCcahuatura



Como máximo cada localidad podrá intervenir con 2 representantes, que integren ladirectiva de cada localidad (Ejm. Presidente y Vocal), la función de estos equiposes validar la información de los reportes del PME que el CEDEP Ayllu procesa, paraello se plantea realizar visitas de campo (1) y reuniones de información (1) allevarse a cabo anualmente. Como medio de verificación planteamos que cadaequipo fiscalizador distrital emita una constancia de validez firmada y sellada portodos los integrantes del equipo fiscalizador de cada distrito.


VII. Operativización del Plan de Monitoreo y Evaluación

Es importante señalar que a nivel de la Dirección Ejecutiva, se remite informaciónanual a la Financiera, los cambios o correcciones a la gestión del proyecto solo seinforman si es que se incurre dentro de las normas de seguimiento de proyecto queexige la co-parte (Manos Unidas). Los cambios o correcciones generadas que noestén consideradas dentro del marco de las normas de seguimiento de la co-partesolo serán de orden intra institucional.

•Realiza la “Toma dedecisiones”, con el apoyodel Equipo de Evaluacióndel PME, ésta a su vezretroalimenta a losdiferentes niveles degestión del proyecto.

•Se encargan de acopiarinformación a través de las“Fichas de seguimiento” anivel de campo cuyaperiodicidad es anual

1.Promotoresde campo

“PC”

4.DirecciónEjecutiva




• Evalúa la gestión integraldel proyectosemestralmente teniendocomo instrumento deapoyo a la informaciónrecogida del PME.

•Se encarga de almacenarinformación a la base dedatos, procesarla yentregar informessemestrales al Equipo deEvaluación del PME.

1.Promotoresde campo

“PC”

2.EquipoTécnico deProyecto

“ETP”

3.Equipo deEvaluación

del PME

4.DirecciónEjecutiva




• Evalúa la gestión integraldel proyectosemestralmente teniendocomo instrumento deapoyo a la informaciónrecogida del PME.

•Se encarga de almacenarinformación a la base dedatos, procesarla yentregar informessemestrales al Equipo deEvaluación del PME.


ANEXOS

PLAN DE MONITOREO Y EVALUACIÓN M.U. 2009-2011

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