PLAN DE MEJORAMIENTO

QUE ES? El Plan de Mejoramiento es el

conjunto de elementos de control, y acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno.

se implanta un plan de mejora con la finalidad de detectar puntos débiles de la empresa

Se define los mecanismo para alcanzar aquellas metas propuestas

Se identifica riesgos e incertidumbre para trabajar en soluciones que generen resultados

Se involucra a todas las personas para que participe en el proceso

Se crean estrategias para definir el rumbo que tomara la empresa y la forma en que se solucionara los problemas

CUAL ES SU OBJETIVO? El objetivo primordial

del Plan de Mejoramiento es promover que los procesos internos de la entidad se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo

ES IMPORTANTE ! Aplicar la metodología del

un diagnostico , para buscar las causas y efectos de los problemas y plantear planes de mejoramiento.

La gerencia debe estar asociado con la labor de identificar verdaderos problemas para resolverlos.

Crear un buen equipo de trabajo

Diagnostico en cada uno de sus cuatro campos identificando fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas en cada uno de los lugares para detectar problemas fundamentales y plantear estrategias y acciones.

Herramientas del diagnostico ( encuestas, dinámicas de grupo, matriz de fortalezas debilidades e impacto, matriz de oportunidades amenazas e impacto, estrategia de mejoramiento continuo)

Objetivo: Identificar hasta que punto la estrategia actual de una organización y sus puntos débiles, mas específicos son relevantes para esta, además de ser capaces para afrontar cambios que tienen lugar en el medio ambiente de la empresa.

Amenaza:Situaciones desfavorables actual o futura externa a la organización, debe ser enfrentada con la finalidad de minimizar sus efectos y eliminarla.

Oportunidades:Situación favorable encontrada en el entorno, promoviendo ventajas competitivas hacia afuera, o mejoramiento de los procesos hacia dentro.

Fortalezas:Son aquellas características propias de la empresa que le facilitan o favorecen el logro de los objetivos organizacionales.

Debilidades:Son aquellas características propias de la empresa que tienen obstáculos internos al logro de los objetivos organizacionales. Este la limita para responder eficazmente las oportunidades y amenazas del entorno.

ESTRATEGIA!

LA ESTRATEGIA ES UN ELEMTO ESTRUCTURADO QUE TIENE UNA META O FINES A ALCANZAR; UN CONJUNTO DE ACCIONES PARA LA OBTENCION DE RESULTADOS; LOS CAMINOS Y MODOS COMO SERAN UTILIZADOS LOS RECURSOS; LAS TACTICAS, LAS FORMAS EN QUE LOS RECURSOS QUE HAN SIDO EMPLEADOS SON REALMENTE USADOS; Y LOS RECURSOS COMO TALES QUE ESTAN A NUESTRA DISPOSICION

Tener mayor control y seguimiento de las

acciones que se van a emplear para corregir los problemas que se

presentan en los procesos

Contar con procesos más competitivos y

eficaces,

Aumentar la eficacia y la eficiencia de la

empresa.

Decidir los puntos prioritarios y la

estrategia que se debe seguir

Determinar en un plan, las acciones a realizar en un futuro, al igual que la manera en que se controlará y se dará el seguimiento

Conocer las causas que ocasionan los

problemas y encontrar su posible solución.

ESTRATEGIAS!

Paso 1 Paso2

Paso 3

Paso 4Paso 5

COMO PODEMOS REALIZAR UN PLAN DE MEJORAMIENTO

Identificar el proceso o

problema a mejorar

Identificar las causas que originan el problema

Definir Objetivos Generales

Definir los Proyectos y

Acciones de Mejora

Planear y dar Seguimiento a los Proyectos y

Acciones

PASO 1. Identificar el proceso o problema a mejorar Con base en la información que

se derivó de la planeación estratégica, esto es:

Entorno Interno: Fortalezas y DebilidadesEntorno Externo : Oportunidades y Amenazas

... tomar aquellos elementos que sean más relevantes para la empresa, ya sea para incrementar una fortaleza, subsanar una debilidad, contrarrestar una amenaza u aprovechar una oportunidad.

PASO 2. Identificar las causas que originan el problema

Se debe de emplear un método que permitaanalizar la mejor manera posible el problemacon el fin de encontrar la causa que lo

provoca.

- Lluvia de ideas Diagrama de Pareto: en donde se menciona por

un lado el problema o proceso y por el otro se explica más detalladamente las causas que originan el problema

PASO 3. Definir Objetivos Generales

Una vez que se han detectado los problemas y sus posibles causas, es necesario definir la manera en que se solucionarán a grandes rasgos,

Los objetivos generales son enunciados que contienen los fines que se quieren lograr y el motivo (¿para qué?) y deben contemplar elementos como el tiempo y el responsable. Generalmente dan respuesta a una estrategia de la empresa.

Para el logro satisfactorio de los objetivos generales es necesario definir proyectos específicos que lleven a la acción aquella situación deseada.

PASO 4. Definir los Proyectos y Acciones de Mejora

Requerimientos para crear un proyecto de mejora:○ Contar un enunciado que describa con claridad el proyecto.○ Objetivo del Proyecto. Los fines que se quieren lograr y para qué.○ Metas del Proyecto. Qué se va a lograr, cómo y cuándo.○ Justificación del Proyecto. Porqué es necesario.○ Definir las Acciones que se requieren para lograr los objetivos y cumplir con las

metas.○ Calendarizar las acciones para llevar una secuencia lógica.○ Asignar Responsables.○ Designar a la persona que será responsable de las acciones requeridas en las

fechas calendarizadas, deberá existir un compromiso bien definido.○ Definir los Recursos Requeridos.○ Definir los recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos e

informáticos necesarios para llevar a cabo las actividades cuando se requieran.○ Definir Posibles Obstáculos○ Definir obstáculos que posiblemente pudieran impedir la implementación

exitosa del proyecto.○ Definir indicadores que muestren cómo y cuando se ha progresado en el

logro de los objetivos y las metas del proyecto, así como indicadores que permitan evaluar el impacto social, económico, organizacional que ha tenido el proyecto sobre los objetivos de la empresa.

PASO 5. Planear y dar Seguimiento a los Proyectos y Acciones

Al momento de planificar es importante que las acciones más urgentes se lleven a cabo primero, por lo que es necesario priorizar tanto los proyectos como las acciones, dicha priorización puede ser:○ En términos de importancia y urgencia .○ En términos de plazo en el tiempo para el arranque de proyectos

Inmediato (1) Urgente (2) Puede Esperar (3) Indispensable (I) Necesario (N) Deseable (D) Importancia Urgencia I3 I2 I1 N3 N2 N1 D3 D2 D1

En Términos de Tiempo para el Arranque del Proyecto Menos de 1 Año Corto Plazo (CP) De 1 a 2 Años Mediano Plazo (MP) Más de 1 Año Largo Plazo

(LP)

Cuando ya se han establecido las prioridades, se tendrá entonces un plan de mejora con objetivos generales, proyectos y acciones.

Al plan de mejora se le deberá dar un seguimiento cercano en base a los indicadores de impacto y de desempeño. Dicho seguimiento se deberá realizar en un periodo establecido por el líder del proyecto, donde se revisará el cumplimiento de las metas y el impacto de las acciones en la empresa.

Es decir, el plan de mejoramiento es un medio conceptual y una guía para actuar según lo que se requiere, con el fin de modificar el estado actual del sistema, por uno futuro de mejor calidad, conservando las fortalezas.

PLAN DE ACCION! Son instrumentos gerenciales

de programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecido en el plan estratégico. En ese orden de idea el plan de acción operativiza las actividades que deben llevar a cabo las dependencias para dar cumplimiento a los objetivos fijados.

El plan de acción, como herramienta eficaz detallada proyectos y actividades, indicadores y metas a las que se comprometen las dependencias de la entidad en una vigencia determinada, fijación de tiempos y responsables.

un plan de acción sirve para definir las acciones y  tareas a realizar

Implementación y revisión del plan de acción Una vez que los planes operativos son

elaborados deben ser implementados. El proceso de implantación cubre toda

la gama de actividades directivas, incluyendo la motivación, compensación, evaluación directiva y procesos de control.

Los planes deben ser revisados y evaluados

No existe mejor manera para producir planes por parte de los subordinados que cuando los altos directivos muestran un interés profundo en estos y en los resultados que pueden producirse.

La mayoría de las empresas pasan por un ciclo anual de planificación, durante el cual se revisan los planes. Este proceso debería contribuir significativamente al mejoramiento de la planificación del siguiente ciclo.

Formato de un plan de mejora:Se recomienda utilizar una matriz horizontal donde sea posible observar la relación directa entre cada uno de los componentes. El objetivo por alcanzar puede plantearse para el componente.

Componente:

Objetivo:

Debilidad o necesidad

Acciones Indicadores Fuente  de verificación

Fecha Responsable

Actividades Tareas

             

             

             

             

- MATRIZ PARA LA ELABORACION Ó FORMULACION DE TACTICAS (PLANES DE ACCION)