PLAN DE CALIDAD SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE … · (MANUAL DEL SISTEMA DE INFORMACION DE...

Formato: M4EE0501F04-02

(MANUAL DEL SISTEMA DE INFORMACION DE LICITACIONES SIL WEB)

CODIGO DEL DOCUMENTO:

VERSIÓN No 1.

ELABORO:

REVISO:

APROBO:

FECHA


Contenido

1. INFORMACIÓN SOBRE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL .................................................. 4

2. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................... 5

3. OBJETIVO DE ESTE MANUAL................................................................................................................... 5

4. LO QUÉ DEBE CONOCER ......................................................................................................................... 5

5. PERMISOS Y ROLES ................................................................................................................................. 5

6. FUNCIONALIDAD PARTE PÚBLICA .......................................................................................................... 5

7. MANUAL DE USUARIOS LICITACIONES PUBLICO. ................................................................................ 6

7.1 INFORMACIÓN DE INTERÉS (CARGUE DEL APLICATIVO)........................................................................ 6

7.2 INVITACIONES. .................................................................................................................................................... 7

7.3 CONSULTAR CONTRATOS. ............................................................................................................................. 15

7.4 PREGUNTAS FRECUENTES. ............................................................................................................................ 17

7.5 INVITACIONES DIRECTAS 2013. .................................................................................................................... 17

7.6 MANUAL DE USUARIO. ................................................................................................................................... 18

7.7 DECÁLOGO ÉTICO. ........................................................................................................................................... 18


Tabla De Ilustraciones

Ilustración 1. Pantalla inicial (Información de interés). ............................................................................................................ 6 Ilustración 2.Información de interés (vinculo). ......................................................................................................................... 6 Ilustración 3. Ítems del menú de invitaciones. .......................................................................................................................... 7 Ilustración 4. Invitaciones Directas........................................................................................................................................... 7 Ilustración 5. Información Invitación Directa. .......................................................................................................................... 8 Ilustración 6. Listado de opciones Inv. Directa. ....................................................................................................................... 8 Ilustración 7. Etapas Inv. Directa. ............................................................................................................................................. 8 Ilustración 8.Documentos Epatas Inv Directa. .......................................................................................................................... 9 Ilustración 9. Invitaciones Publicas. ......................................................................................................................................... 9 Ilustración 10. Información Invitaciones Publicas. ................................................................................................................. 10 Ilustración 11.Opciones Inv. Publicas. ................................................................................................................................... 10 Ilustración 12.Etapas Invitaciones Publicas. ........................................................................................................................... 10 Ilustración 13. Descarga de Documentos. ............................................................................................................................... 11 Ilustración 14.Mensaje proceso no habilitado......................................................................................................................... 11 Ilustración 15. Realizar Observaciones. .................................................................................................................................. 11 Ilustración 16.Mensaje Solicitud Creada. ............................................................................................................................... 12 Ilustración 17. Adjuntar Documentos a Una Solicitud. .......................................................................................................... 12 Ilustración 18.Ver Observaciones de Otros Oferentes. ........................................................................................................... 12 Ilustración 19.Listado de Observaciones Realizadas. ............................................................................................................. 13 Ilustración 20.Consulta de Invitaciones. ................................................................................................................................. 13 Ilustración 21. Sección de Parámetros de Consulta. ............................................................................................................... 14 Ilustración 22. Listado de Procesos Consultados. ................................................................................................................... 14 Ilustración 23. Información del Proceso Invitación. ............................................................................................................... 15 Ilustración 24. Listado de Opciones del Procesos Consultados. ............................................................................................. 15 Ilustración 25.Consulta de Contratos. ..................................................................................................................................... 15 Ilustración 26. Sección de Consulta de Contratos. .................................................................................................................. 16 Ilustración 27.Listado de Contratos Consultados. .................................................................................................................. 16 Ilustración 28. Información de Contratos. .............................................................................................................................. 16 Ilustración 29. Grupo de Preguntas Frecuentes. ..................................................................................................................... 17 Ilustración 30.Preguntas Frecuentes Asociadas al Grupo. ...................................................................................................... 17 Ilustración 31.Invitaciones Directas 2013. .............................................................................................................................. 18 Ilustración 32.Compromiso Anticorrupción. .......................................................................................................................... 18


1. INFORMACIÓN SOBRE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL

El contenido de este Manual está protegido por la Ley y las disposiciones concordantes en materia de Derecho de Autor, en consecuencia, queda expresamente prohibido reproducirlo, total o parcialmente, por cualquier medio mecánico, electrónico o sus equivalentes, sin el permiso previo y por escrito de parte de la Dirección de Servicios Informáticos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-ESP. El cuidado de la creación y emisión final del presente manual estuvo supervisado y verificado por la Dirección de Servicios Informáticos de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá- ESP no se hace responsable por la comisión de errores técnicos o de reproducción editorial, así como no es responsable por omisiones existentes en este documento; ni por la existencia u causación de daños fortuitos o resultantes del seguimiento de este material. La Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá- ESP también se reserva el derecho de revisar el contenido de este documento en cualquier momento y sin previo aviso. Java, Java 2EE y otros productos Java son marcas comerciales o marcas registradas de Oracle® y/o sus afiliados en los Estados Unidos y en otros países. Internet Explorer es una marca registrada de Microsoft® en los Estados Unidos y en otros países. Copyright©2006 Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP Bogotá - Colombia http://www.acueducto.com.co

http://www.acueducto.com.co/


2. INTRODUCCIÓN

Apreciado Usuario, este manual describirá en forma clara y concisa cómo utilizar el Sistema de información de licitaciones en Línea Licitaciones (SIL – WEB) del Acueducto de Bogotá, realizar las consultas de las licitaciones y todo el proceso relacionado con las mismas. El SIL del Acueducto de Bogotá fue creado por la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – ESP con el objetivo de brindar facilidades al usuario funcionario para el seguimiento de las licitaciones de la empresa. Es de mucha importancia consultar el presente manual antes y/o durante la visualización de la página, ya que lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones en él. Con el fin de facilitar la comprensión del manual, se incluye algunos gráficos explicativos.

3. OBJETIVO DE ESTE MANUAL

El objetivo primordial de este Manual es ayudar y guiar al usuario funcionario a utilizar el Sistema en línea SIL del Acueducto de Bogotá, que le permitirá realizar seguimiento a los procesos.

4. LO QUÉ DEBE CONOCER

Los conocimientos mínimos que deben tener las personas que van hacer uso del Sistema en línea del Acueducto de Bogotá, que permitirá consultar y seguir los procesos de publicaciones de licitaciones, son los siguientes:

Conocimientos básicos de navegación en web.

Conocimiento básico de internet.

Conocimiento básico de Windows.

Conocer como iniciar sesión ante el Portal de la EAB.

5. PERMISOS Y ROLES Para la utilización del sistema de Licitaciones WEB entorno público, los usuarios funcionales no requieren ningún tipo de permiso ya que este archivo está expuesto al público en general sin ninguna restricción.

6. FUNCIONALIDAD PARTE PÚBLICA

El sistema de información de licitaciones (SIL) consta de una parte pública en donde los usuarios externos (usuarios que no necesitan tener credenciales ante los sistemas de autenticación de la EAB) podrán visualizar las licitaciones publicadas o contratadas. Para ingresar a la parte publica solo debe en el link que se encuentra en el portal del acueducto o ir a la URL http://www.acueducto.com.co/waspre/SILWeb/publicsil.html/.

http://www.acueducto.com.co/waspre/SILWeb/publicsil.html/


7. MANUAL DE USUARIOS LICITACIONES PUBLICO.

7.1 INFORMACIÓN DE INTERÉS (CARGUE DEL APLICATIVO).

Se presenta la imagen de cargue inicial del aplicativo.

Ilustración 1. Pantalla inicial (Información de interés).

Mediante la sección de información de interés la Dirección de contratación y Compras da a conocer la información más relevante del proceso de contratación, En la cual cada uno de sus vínculos permite la descarga de documentos relacionados o desplegar información adicional.

Ilustración 2.Información de interés (vinculo).


7.2 INVITACIONES.

Las invitaciones se subdividen en tres Ítems que se muestran en la siguiente imagen.

Ilustración 3. Ítems del menú de invitaciones.

Los dos primeros Ítems cargan información de las invitaciones según su tipo, divididos en invitaciones directas e invitaciones públicas. El tercer Ítem carga información general de las invitaciones dependiendo de los parámetros de consultas que se especifiquen (este ítem se verá en detalle más adelante).

7.2.1 INVITACIÓN DIRECTA.

Muestra el listado de las invitaciones directas publicadas del año en curso y el año inmediatamente anterior (para ver otras invitaciones directas de años anteriores, utilice la consulta de invitaciones).

Ilustración 4. Invitaciones Directas.


Se muestra el listado de las invitaciones directas, para visualizar información más detallada de alguna invitación de la lista se debe dar clic sobre la misma y se carga la información en la parte inferior de la pantalla.

Ilustración 5. Información Invitación Directa.

Se muestra la información del proceso más detallada y adicionalmente se presentan las opciones asociadas a los procesos de las invitaciones Directas públicas en la barra de más opciones.

Ilustración 6. Listado de opciones Inv. Directa.

En la barra de más opciones seleccionar “Ver Documentos de las Etapas del Proceso” y clic en “Ir”.

- Ver Documentos de las Etapas del Proceso: Permite ver las etapas que tienen documentos asociados

publicados.

Ilustración 7. Etapas Inv. Directa.

Y al selecciona cualquiera de las etapas que muestra permite ver todos los documentos asociadas a estas etapas.


Ilustración 8.Documentos Epatas Inv Directa.

Se puede seleccionar los documentos que se desean visualizar o descargar. En la barra de más opciones seleccionar “Formular una observación al borrador de term….. ” y clic en “Ir”.

Formular una observación al borrador de term…: cuando se habilita permite cargar observaciones a las

diferentes etapas del proceso.

7.2.2 INVITACIONES PÚBLICAS.

Muestra el listado de las invitaciones públicas publicadas del año en curso y el año inmediatamente anterior (para ver otras invitaciones públicas de años anteriores, utilice la consulta de invitaciones).

Ilustración 9. Invitaciones Publicas.

Se muestra la lista de invitaciones públicas publicadas agrupadas por estados, para visualizar información más detallada de alguna invitación de la lista se debe dar clic sobre la misma y se carga la información en la parte inferior de la pantalla.


Ilustración 10. Información Invitaciones Publicas.

Se muestra la información del proceso más detallada y adicionalmente se presentan las opciones asociadas a los procesos de las invitaciones públicas en la barra de más opciones.

Ilustración 11.Opciones Inv. Publicas.

Ver Documentos de las Etapas del Proceso: Permite ver las etapas que tienen documentos asociados

publicados.

Ilustración 12.Etapas Invitaciones Publicas.

Al seleccionar cualquiera de las etapas que muestra permite ver todos los documentos asociadas a estas etapas.


Ilustración 13. Descarga de Documentos.

Se puede seleccionar los documentos que se desean visualizar o descargar. En la barra de más opciones seleccionar “Formular una observación al borrador de term….. ” O “Formular Observaciones al Informe de Evaluación” (Estas observaciones tienen un comportamiento similar) y luego seleccionar “Ir”.

Formular una Observación al Borrador de Term…: permite generar una observación a las condiciones y

términos de la invitación, siempre y cuando las fechas de formulación están habilitadas. (Si no se

encuentra en el rango de fechas, presentara el siguiente mensaje).

Ilustración 14.Mensaje proceso no habilitado.

Si se encuentra habilitado se presenta el siguiente formulario para el cargue de las observaciones.

Ilustración 15. Realizar Observaciones.


Se diligencian los campos requeridos para realizar la solicitud en el sistema después se selecciona la opción “Enviar”.

Ilustración 16.Mensaje Solicitud Creada.

Una vez se envía la solicitud se habilita el botón para adjuntar el documento “Adjuntar Documentos”, si se requiere adjuntar un soporte a la observación. Al hacer clic en el botón despliega la siguiente pantalla para el cargue de documentos.

Ilustración 17. Adjuntar Documentos a Una Solicitud.

Se requiere en la descripción diligenciar la información y luego se carga el documento que se desea adjuntar a la solicitud, se debe tener en cuenta que el documento debe cumplir con las siguientes características: “El tamaño máximo del archivo que puede cargar es de 6 MB y deben estar en formato PDF.”

Ver Observaciones de Otros Oferentes: Permite visualizar las observaciones realizadas por otros

oferentes en el sistema.

Ilustración 18.Ver Observaciones de Otros Oferentes.


Se debe seleccionar el tipo de observaciones que se desea ver.

Ilustración 19.Listado de Observaciones Realizadas.

Se pueden ver el listado de las observaciones realizadas por el aplicativo y si estas tienen documentos adjuntos permite la descarga de los mismos.

7.2.3 CONSULTA DE INVITACIONES.

Se carga la pantalla con el formulario de consulta de invitaciones donde se podrán buscar por algún parámetro del formulario.

Ilustración 20.Consulta de Invitaciones.


Esta pantalla se divide en 3 secciones la primera es la de consulta:

Sección de consulta: Se muestran los criterios de consulta para la búsqueda de invitaciones

independiente de si son directas o privadas.

Ilustración 21. Sección de Parámetros de Consulta.

Los criterios de consulta son:

- Numero de proceso: se puede colocar el número total del proceso o parte de este y traerá todos los que

concuerden.

- Objeto y/o palabra: si se conoce el objeto del contrato o parte de este se puede usar en la búsqueda.

- Presupuesto Mínimo: el valor inferior del monto de la invitación.

- Presupuesto Máximo: el valor máximo del monto de la invitación.

Se Pueden utilizar uno o varios criterios de consulta al mismo tiempo, y luego selecciona el botón buscar.

Invitaciones (Resultados de la consulta.): muestra el listado de las invitaciones resultados de los

parámetros de consulta que se realizaron, se agrupan por estados de las invitaciones y muestra todas

las invitaciones independientes de su tipología (Publica y Directa).

Ilustración 22. Listado de Procesos Consultados.

Tener en cuenta que en la segunda columna se indica el “Tipo de Invitación”.

Se debe selección la invitación de la cual se desea tener más información.

Información del proceso: una vez se selecciona una de las invitaciones se carga la información del

proceso.


Ilustración 23. Información del Proceso Invitación.

Como se puede ver en la imagen esta sección tiene unas opciones para cada proceso:

Ilustración 24. Listado de Opciones del Procesos Consultados.

Estas opciones funcionan como las especificadas para cada tipo de invitación ya sea pública o directa que se especifican en el Ítem anterior de este documento.

7.3 CONSULTAR CONTRATOS.

Se presenta el Ítem de consulta de contratos.

Ilustración 25.Consulta de Contratos.

Se divide en dos secciones.

- Sección de consulta: Se muestran el formulario con los criterios de consulta para la búsqueda de

contratos cargados en el sistema.


Estos criterios de búsqueda se pueden usar uno o más al tiempo, algunos de ellos presentan ayudas y se pueden usar poniendo un criterio parcial como lo es solo una parte del número del contrato o de la invitación y el sistema buscara todos aquellos que tengan coincidencias.

Ilustración 26. Sección de Consulta de Contratos.

Se encuentran algunos ejemplos indicativos al lado de los criterios de búsqueda, si se requiere un poco más de

información de ayuda puede seleccionar los ítems de ayuda que ofrece la aplicación representados por para ayuda adicional.

- Listado de procesos contratados (Resultado de la búsqueda): se cargan los procesos que se obtienen

resultados de la consulta.

Ilustración 27.Listado de Contratos Consultados.

Se puede identificar el número del contrato el objeto del mismo, la fecha del contrato, el valor, tipo de invitación asociada y el estado del contrato. Si se desea tener más información de algún registro se debe seleccionar y dar clic en el botón “Ver Invitación”. Se cargará la siguiente pantalla con la información de la invitación relacionada con el contrato.

Ilustración 28. Información de Contratos.

Se muestra la información de la invitación y se presentan las opciones propias de las invitaciones según su tipo, descritas anteriormente en este documento.


7.4 PREGUNTAS FRECUENTES.

Se presenta un listado de grupos de preguntas frecuentes sobre el aplicativo o relacionadas con el manejo de procesos de contratación del Acueducto de Bogotá. Se visualiza el listado de grupos de preguntas cargadas en el sistema.

Ilustración 29. Grupo de Preguntas Frecuentes.

Si se desea profundizar en las preguntas asociadas a este grupo, deberá seleccionar el grupo y dar clic en el botón “Ver Preguntas” (mostrará todas las preguntas asociadas al grupo cargadas en el sistema y su respuesta).

Ilustración 30.Preguntas Frecuentes Asociadas al Grupo.

Se pueden visualizar el listado de preguntas frecuentes del grupo y sus respectivas respuestas.

7.5 INVITACIONES DIRECTAS 2013.

Se muestra una página con las invitaciones directas del año 2013, en las cuales se puede descargar el archivo asociado a cada invitación (Dando clic en la que se desea descargar).


Ilustración 31.Invitaciones Directas 2013.

7.6 MANUAL DE USUARIO.

Al selecciona este Ítem del menú se cargará en otra pestaña el manual de usuario público del aplicativo SIL en formato PDF que sirve de ayuda a los usuarios funcionales en el manejo del aplicativo y sus funcionalidades.

7.7 DECÁLOGO ÉTICO.

Carga una pantalla que permite descargar el archivo relacionado a los procesos anticorrupción.

Ilustración 32.Compromiso Anticorrupción.

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