SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Versión: 01

Fecha: 01/04/2013

Código: F004-P006-GFPI

Programa de Formación: TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Código:122121

Versión: 2

Nombre del Proyecto: DESARROLLO DE SOLUCIONES PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION ORGANIZACIONAL DE LOS PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO EN PEQUEÑAS ORGANIZACIONES O EMPRESAS

Código: 270096

Fase del proyecto: PLANEAR LOS PROCESOS DE SERVICIO AL CLIENTE Y RECEPCION DE DOCUMENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN INTERVENIDA POR EL EQUIPO DE TRABAJO

Actividad (es) del Proyecto: Aplicación de los procesos y procedimientos de recepción y organización de documentos de acuerdo a normas técnicas y políticas organizacionales

Actividad (es) de Aprendizaje:

Identificar los Procesos del archivo que pueden manejarse en forma automatizada de acuerdo a las políticas de la empresa u organización. Ubicar el archivo como un sistema de información imprescindible para el control y la toma de decisiones en la organización o empresa.

Resultados de Aprendizaje: Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente.

Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.

Duración de la guía ( en horas): 40 HORAS

Presencial: 18 Horas Autónomo:14 horas Virtual: 8 Horas

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 21 PLAN DE ARCHIVO

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: Crear el Plan de Archivo para la organización

Guía de Aprendizaje

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1 Curso Básico de Administración de Archivos de la autora SALGADO DE JARAMILLO Lilia. 2 GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos.

Llevar un archivo no es sólo guardar y consultar, es todo un proceso por medio del cual diseñamos, desarrollamos, elaboramos y mantenemos toda la documentación al servicio de nuestros clientes; y entiéndase por clientes no sólo nuestro mundo exterior, sino también nuestra familia empresarial. El servicio que damos y recibimos es fundamental para alcanzar las metas en nuestro trabajo, pero debemos tener en cuenta que este servicio debe ser eficiente y eficaz1 La información que contienen y la forma cómo se encuentra ordenada son un claro indicativo de la propia organización interna de la entidad. Por lo tanto cuando no se tiene una producción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde que temprano comenzaran a verse los efectos de este problema en la imagen institucional. La solución a esta problemática es buscar el establecimiento de un sistema de información

normalizado de producción, conservación, evaluación y recuperación. El cual puede lograrse a través de la conjugación de esfuerzos por parte de grupos representativos de la entidad que se canalizan por intermedio de lo que se conoce como Comité de Archivo o Administración de documentos2 En esta guía conoceremos la importancia de crear un Comité de Archivo y la funcionalidad del Plan de Acción en la organización, optimizando el servicio al cliente.

1. INTRODUCCIÓN

Guía de Aprendizaje

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3.1 Actividades de Reflexión inicial.

A continuación lo invitamos a desarrollar las siguientes actividades (deben ser anexadas a su carpeta de evidencias). Argumente de manera individual sobre los siguientes problemas a resolver: Usted ingresa a trabajar en una organización que no tiene una buena gestión documental por no contar con el personal idóneo para dicha tarea, lo contrataron como auxiliar de archivo y le hacen entrega de los documentos que ha generado la empresa durante 20 años sin organizar, los cuales se encuentran en el sótano, lugar donde queda la tubería de la organización., estos documentos están guardados en topo tipo de cajas sin marcar.

a) Para comenzar a organizar este archivo usted que haría? b) Que recursos solicitaría para poder desarrollar bien su trabajo? c) Como organizaría los documentos? d) Que haría con los documentos pequeños, los de fax, etc.

(Tiempo Presencial: 1 hora).

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Por medio de ésta guía se identificarán los siguientes conceptos:

Administración del archivo

Manejo Automatizado de la información

Tecnologías para la preservación de la información

Normalización de Procedimientos de archivo y manejo de documentos.

Plan de Archivo

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Guía de Aprendizaje

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3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

En su carpeta de evidencias organice un archivo que contenga el desarrollo de las siguientes actividades:

3.3.1 Realice lectura autorregulada de la unidad 6: MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACIÓN. Páginas 116 a la 123 del libro Organización de archivos - Administración de la información, de las autoras GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo.

Con base a la anterior lectura, participe en la socialización en plenaria organizada por su

instructor, con la cual se compartirán los conocimientos acerca de los procesos que puedan manejarse en forma automatizada de la información.

(Tiempo Presencial: 1 hora) (Tiempo Autónomo: 2 Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)

3.3.2 Realice lectura autorregulada del Capítulo 9: Administración del Archivo. Páginas 79 a la 85 del

libro Curso Básico de Administración de Archivos de la autora SALGADO DE JARAMILLO Lilia.

Con base en la lectura anterior, de manera individual construya un mapa conceptual en su carpeta de evidencias, recuerde que el mapa debe tener conectores y socialice en clase de acuerdo a las orientaciones de su instructor.

Desarrolle las actividades extra clase y autoevaluación de la página 85 y consérvelas en su carpeta de evidencias.

(Tiempo Presencial: 2 horas ) (Tiempo Autónomo: 2 Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)

3.3.3. Realice lectura autorregulada de la Unidad 7: TECNOLOGÍAS PARA LA PRESERVACIÓN DELA

INFORMACIÓN. Páginas 125 a la 135 del libro Organización de archivos - Administración de la información, de las autoras GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo.

De acuerdo a la lectura investigue como las empresas hoy en día por medio de las TICS conservan la información, elabore un informe, consérvelo en su carpeta de evidencias y socialice con su tutor y compañeros en el aula de formación.

(Tiempo Presencial: 3 horas ) (Tiempo Autónomo: 2 Hora) (Tiempo Virtual: 1 Hora) 3.3.4. Realice lectura autorregulada de la Unidad 8: NORMALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE

ARCHIVO Y MANEJO DE DOCUMENTOS. Páginas 137 a 148 del libro Organización de archivos - Administración de la información, de las autoras GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo.

Luego participe en socialización plenaria con su instructor y sus compañeros de grupo.

Guía de Aprendizaje

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(Tiempo Presencial: 3 horas ) (Tiempo Autónomo: 3 Hora) (Tiempo Virtual: 1Hora)

3.3.5 Realice lectura autorregulada del Capítulo 12: Plan de Archivo. Páginas 99 a la 104 del libro Curso Básico de Administración de Archivos de la autora SALGADO DE JARAMILLO Lilia. (Tiempo Autónomo: 1 Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora) 3.3.6 Realice las demás actividades propuestas por su tutor.

3.3.7 Participe activamente en el foro virtual propuesto en la plataforma Blackboard para ésta semana, asumiendo una actitud crítica y con ideas fruto de su propia reflexión. (Tiempo Autónomo: 2 Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora) 3.3.8 Presente la prueba virtual de ésta semana, que se encuentra en la plataforma Blackboard.

(Tiempo Virtual: 1 Hora)

3.3.9 Participe activamente en la programación las jornadas de cultura física, emprendimiento y humanística que le sean programadas en esta semana.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.

Con los conocimientos ya adquiridos sobre normalización de procedimientos de archivo y manejo de documentos por parte de su GAES así como la asesoría de su tutor realice:

3.4.1 En GAES un informe que contenga su propuesta del Proceso de Recepción y Organización de

archivos en la organización (se recomienda tener en cuenta el análisis del mobiliario y/o puesto de trabajo para la organización de archivos conforme a las últimas tendencias, la utilización de medios tecnológicos y/o herramientas ofimáticas para diseñar bases de datos).

(Tiempo Presencial: 3 horas) (Tiempo Autónomo: 2 Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)

3.4.2 Elabore en GAES el Plan de Archivo o Manual aplicado a la empresa objeto de estudio,

recuerde tener en cuenta los temas vistos y los mínimos de detalles que se deben tener en cuenta para una buena gestión documental.

(Tiempo Presencial: 5 horas) (Tiempo Autónomo: 2 Horas) (Tiempo Virtual: 1 Hora)

Guía de Aprendizaje

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3.5. Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :

Evidencias de Desempeño:

Evidencias de Producto:

Utiliza los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos teniendo en cuenta las políticas de la organización.

Aplica el procedimiento para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología disponible.

Registra los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible.

Distribuye las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente.

Plan de Archivo o Manual aplicado a la empresa objeto de estudio, para una buena gestión documental.

Observación- Cuestionario de Evaluación de conocimientos sobre el Plan de Archivo.

Actividades solicitadas en

la guía.

Informe sobre los

proceso de recepción y

organización de archivos.

Propuesta Plan de Archivo

Aulas de clase, bibliotecas, bibliografía sugerida y cibergrafia, ambientes virtuales, empresa objeto de estudio. Computador, Video beam, VHS, Recursos didácticos de autoformación, tablero, grabadora, cámara de video, Simulación de casos, Cámaras fotográficas.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Guía de Aprendizaje

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Comité de Archivo: Órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados

con la organización, manejo y control de los documentos en una entidad.

Legislación Archivística: Conjunto de Normas que regulan la conservación, acceso, protección y

organización de los archivos.

Manual de Archivo: Documento puntual, claro y sencillo que establece la unificación de criterios y pautas

de organización que se deben aplicar en el desarrollo de los procesos de correspondencia y archivo de

documentos en una entidad.

GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos - Administración de la información. Págs. 148.

SALGADO JARAMILLO Lilia. Curso Básico de Administración de Archivos. Editorial Mc Graw Hill. Págs. 104.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

6. BIBLIOGRAFÍA/ WEBGRAFÍA

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Guía de Aprendizaje

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ELABORACIÓN

NOMBRE CARGO DEPENDENCIA/ RED FECHA

AUTORES Luisa Fernanda Gutiérrez Pardo Instructor

(Área de Economía Financiera y de

Gestión) Centro de Servicios Financieros 23/07/2013

REVISIÓN Dilia del Rosario

Ceballos

Coordinadora Área de

Economía Financiera y de

Gestión

(Área de Economía Financiera y de

Gestión) Centro de Servicios Financieros

APROBACIÓN Jorge Alberto

Betancourt Subdirector

Centro Centro de Servicios

Financieros

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del cambio Razón del cambio Fecha Responsable (cargo)