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PLAN DE ACCIÓN2013
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Desarrollo Organizacional y Estratégico:Ajustar la estructura organizacional y su estrategia para favorecer el cumplimiento de los objetivos de Oportunidad, Ventas y Margen Operacional. Involucra el desarrollo de competencias.
Satisfacción del Cliente – OPORTUNIDAD:Mejorar el nivel de satisfacción del cliente a través de la oportunidad y calidad en la prestación del servicio.
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Crecimiento – VENTAS:Consolidar el crecimiento de la entidad y posicionarla como principal agente estatal de desarrollo.
Sostenibilidad Operacional - MARGEN:Promover la sostenibilidad operacional de la entidad en el largo plazo, buscando el equilibrio entre sus ingresos y gastos asociados con el giro del negocio.
PROYECTOS ESTRATÉGICOS Y PONDERACIONES
Implementación Normas Internacionales de Información Financiera(7%)
Implementación área de servicios y soluciones (7%)
Fortalecimiento del proceso de liquidaciones (10%)
Optimización de la estructura organizacional (10%)
Prevención del daño antijurídico(7%)
Plan Estratégico de Tecnología(10%)99
1144
55
88
1010
Optimización de la Gestión Documental (7%)
22
Optimización de la actividad de Estudios Previos (10%)
1212
Implementación de Monitoreo y Seguimiento de Proyectos (10%)1313
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Implementación de la gestión de riesgosdel negocio (5%)
Renovación de la imagen corporativa y posicionamiento (5%)
Diseño e Implementación de una Estructura para la Gestión Comercial de
Negocios y la Estructuración y de Evaluación de Proyectos (7%)
organizacional (10%)
33 77
66
Implementación de la infraestructura que soporta el plan de continuidad del negocio
de la entidad (5%)
1111
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PROPUESTA DE PLAN DE ACCIÓN 2013
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PROYECTO 1:IMPLEMENTACIÓN NORMAS
INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA
DEFINICIÓN
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Realizar el proceso de convergencia de lainformación contable y financiera de la entidadhacia los Estándares Internacionales de InformaciónFinanciera emitidas por IASB para facilitar elentendimiento e interpretación por parte de los
Realización de laPlaneación,Diagnostico,Diseño,
SubgerenteFinanciero /
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entendimiento e interpretación por parte de losusuarios, obtener información financiera útil para latoma de decisiones económicas, facilitar a laentidad el acceso a los mercados de capitales,reducir costos de emisión y facilitar elposicionamiento comparativo de la entidad a nivelglobal.
Diseño,Desarrollo eImplementacióndel proyecto denormas NIIF
Financiero /Gerente área deContabilidad yPresupuesto
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION FINANCIERA
INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
FORMULA INDICADOR FECHA INICIO MEDICION
UNIDAD DE MEDIDA
META2013
Nivel de Nivel de avance real en
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ollo
Nivel de Cumplimiento en la ejecución del
cronograma y de cada una de sus
fases
Nivel de avance real en la ejecución del
proyecto / Nivel de avance esperado según
cronograma
31/07/2013 porcentaje 100%
Actividades Peso Fecha de InicioFecha de
Terminación
1Aprobar proyecto de implementaciónNIIF y Conformar el equipo encargadodel proyecto NIIF
2% 29/01/2013 28/02/2013
2 Definir el cronograma del proyecto NIIF 2% 01/02/2013 31/03/2013
Analizar los estándares aplicables a la
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 1IMPLEMENTACIÓN NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN
FINANCIERA
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3Analizar los estándares aplicables a laentidad
20% 01/03/2013 31/03/2013
4Divulgar el proyecto NIIF a las áreasinvolucradas
2% 01/02/2013 31/03/2013
5Realizar capacitaciones en estándaresinternacionales
12% 01/02/2013 30/06/2013
6Evaluar los impactos de laimplementación del proyecto NIIF
4% 01/03/2013 31/10/2013
7Establecer las acciones necesarias paramitigar los impactos.
5% 01/11/2013 30/11/2013
Actividades Peso Fecha de InicioFecha de
Terminación
8Obtener aprobación del plan de acciónrequerido para mitigar los impactos.
2% 01/12/2013 31/12/2013
9Definir las modificaciones o mejoras enlos sistemas de información .
13% 02/01/2014 31/12/2014
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 1IMPLEMENTACIÓN NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN
FINANCIERA
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los sistemas de información .
10Revisar y ajustar las políticas contablessegún NIIF.
13%30/06/2013 31/12/2014
11Ajustar los manuales de funciones yprocedimientos internos según NIIF
5% 02/01/2014 31/12/2014
12 Elaboración del balance de apertura 10% 31/12/2013 31/01/2014
13Elaboración de los estados financierosbajo IFRS
10% 20/01/2015 15/02/2015
100%
Hit
os
3) Análisis de estándares aplicables
HITOS 2013 PROYECTO 1IMPLEMENTACION NORMAS INTERNACIONALES DE
INFORMACIÓN FINANCIERA
5) Capacitaciones en estándares inter.
7) Actividades para mitigar impactos
8)Aprobación Plan de Acción para mitigar impactos
9)Modificaciones sistemas de información
11) Ajuste manuales
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ene-13 feb-13 mar-13 jun-13 oct-13 nov-13 ene-14 dic-14 feb-15
1)Aprobación proyecto/consolidación equipo
dic-13 ene-15
2)Cronograma NIIF
4) Socialización proyecto NIIF
6) Identificación impactos proyecto NIIF
10) Ajuste políticas contables
12) Elaboración balance de apertura
13) Estados financieros bajo IFRS
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PROYECTO 2:OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Implementar herramientas quepermita la administración,consulta y disponibilidad de lainformación en términos de
Digitalización de series documentales(convenios, contratos y comprobantescontables) desde el año 2000,
Subgerente Administrativo /Gerente área de ServiciosAdministrativos / Gerente
DEFINICIÓN
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información en términos deoportunidad, integralidad,confiabilidad y no repudio,mediante las cuales seoptimice la gestión documentalen FONADE
contables) desde el año 2000,Mejoramiento del Sistema de GestiónDocumental (SGD), implementación deherramienta de búsqueda unificadaintegrada al SGC.
Administrativos / Gerenteárea de Tecnología de laInformación/
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE INDICADOR
FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO
MEDICIÓNUNIDAD DE
MEDIDAMETA2013
Digitalización deDocumentos
Documentos digitalizados / Total folios y planos cuantificados
31-07-2013 Porcentaje 100%
Mejora en el Nivel de (Puntaje promedio de encuesta
diligenciada por usuarios de FONADE Línea Base:
INDICADOR
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Mejora en el Nivel de satisfacción de
usuarios con Sistema de Gestión documental
diligenciada por usuarios de FONADE al corte evaluado / Puntaje promedio de encuesta diligenciada por usuarios
línea base) -1
Línea Base:31-03-2013
1ª Medición:31-12-2013
Porcentaje 20%
Actividades PesoFecha de
InicioFecha de
Terminación
1Realizar el proceso de contratación de la herramienta de búsqueda unificada que incorpora firmas digitales, digitalizadas y estampado cronológico en el SGD .
5% 01/02/2013 15/05/2013
2Realizar la implementación y pruebas de la herramienta de búsqueda unificada.
20% 16/05/2013 15/11/2013
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 2OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
PROPUESTO
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3 Adecuar el SGD (Orfeo) en los módulos de radicación y consulta. 20% 01/02/2013 30/06/2013
4Realizar el proceso de contratación de servicios de digitalización de folios y planos.
5% 01/02/2013 31/05/2013
5 Ejecutar la digitalización de folios y planos. 20% 04/06/2013 31/12/2013
6Implementar la sustitución de los flujos documentales en papel (memorandos internos) por documentos digitales.
10% 01/02/2013 01/04/2013
7 Sensibilizar y capacitar en SGD y estrategias de cero papel. 10% 18/02/2013 31/12/2013
8Ajustar el manual de registro y control de documentos, los procedimientos y las tablas de retención documental .
10% 18/02/2013 31/12/2013
Total 100%
HITOS 2013 PROYECTO 2OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
3) Adecuación SGD(Orfeo)
Hit
os
6) Sustitución a documentos digitales
7) Capacitación SGD
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feb-13
1) Proceso contrataciónherramienta de búsqueda
mar-13 abr-13 may-13 jun-13 sep-13 oct-13 dic-13
4) Proceso contratación digitalización de folios
5) Digitalización de folios
2) Implementación y Pruebas herramienta de búsqueda
8) Ajuste manual de registros y procedimientos
nov-13
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PROYECTO 3:IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE
RIESGOS DEL NEGOCIO
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Reducir el impacto generadopor la materialización de losriesgos mediante la gestión
Formalización de las políticas, roles yresponsabilidades, implementación de laestructura básica de operación del Gerente área de
DEFINICIÓN
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riesgos mediante la gestiónactiva de evaluación de losmismos en la actividad misionalde la entidad.
estructura básica de operación delproyecto en FONADE, Conformación deuna base de riesgos, controles yformulación de propuesta de monitoreo dela gestión de riesgos del negocio.
Gerente área dePlaneación y Gestiónde Riesgos
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO
NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO
MEDICIÓNUNIDAD DE
MEDIDAMETA2013
Cumplimiento en la conformación de Base de Conocimiento de
Número de convenios vigentes con perfil de riesgo generado / Número
INDICADOR
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Riesgos y Controles de convenios
definidos en la muestra
perfil de riesgo generado / Número de convenios vigentes al 31-dic-12
definidos en la muestra
31/03/2013 Porcentaje 100%
Actividades PesoFecha de
InicioFecha de
Terminación
1Formular e implementar un plan de capacitación en gestión deriesgos a gerentes de convenios y gestores de riesgo.
5% 15-feb-13 31-dic-13
2Adoptar y divulgar una política organizacional en gestión deriesgos del negocio
10% 15-feb-13 30-abr-13
3Definir el equipo de trabajo, roles y responsabilidades yprocedimientos de evaluación de riesgos del negocio
10% 15-feb-13 30-jun-13
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 3IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL NEGOCIO
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4Conformar la base de conocimiento de riesgos y controlescubriendo todas las tipologías de proyecto.
20% 15-feb-13 31-jul-13
5 Conformar una base de datos de eventos de riesgo históricos. 20% 15-feb-13 31-jul-13
6 Formular propuesta de cálculo de prima por riesgo a convenios. 15% 01-ago-13 30-sep-13
7Investigar mecanismos de monitoreo de riesgos de proyectosaplicados en otras entidades y formular propuesta para FONADE.
20% 01-ago-13 31-dic-13
Hit
os
4) Base de conocimiento de riesgos y controles5) Base de datos de eventos de riesgo históricos
6) Cálculo prima por riesgo a convenios
HITOS 2013 PROYECTO 3IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL NEGOCIO
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2) Adopción Políticas para gestión de
riesgos del negocio
feb-13
1) Ejecución Plan de capacitación en gestión de riesgos de negocio
mar-13 abr-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13 dic-13
3) Definición Equipo de trabajo y procedimiento de evaluación de riesgos
de negocio7) Mecanismos de
monitoreo de riesgos
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PROYECTO 4:IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE
SERVICIOS Y SOLUCIONES
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Fortalecer la capacidad deConformación del personal del área,definición y asignación de recursos. Subgerente Técnico /
DEFINICIÓN
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respuesta técnica, oportuna ypertinente a las situacionesespeciales en la ejecución ycierre de los proyectos.
definición y asignación de recursos.Definición de procedimientos, gestión deadquisiciones, y definición demetodologías para documentarconocimiento del área.
Subgerente Técnico /Gerente área deEjecución yLiquidación
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO
MEDICIÓNUNIDAD DE
MEDIDAMETA2013
Cumplimiento en el avance de la
implementación del (Número de actividades ejecutadas
/ Número de actividades 01/02/2013 Porcentaje 100%
INDICADOR
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implementación del área de servicios y
soluciones
/ Número de actividades propuestas) *100
01/02/2013 Porcentaje 100%
Actividades PesoFecha de
InicioFecha de
Terminación
1Conformar equipo de trabajo del área de servicios ysoluciones(progresivo, según necesidades). 15% 02/01/2013 30/06/2013
2 Definir procedimientos del área de servicios y soluciones 10% 01/04/2013 30/09/2013
3Identificar costos y asignar recursos para la contratación deproveedores externos 15% 01/02/2013 30/05/2013
4Realizar el proceso contractual para la selección de proveedores
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 4IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES
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4Realizar el proceso contractual para la selección de proveedoresde servicios 15% 01/06/2013 30/08/2013
5Adecuar la Infraestructura física para establecer el espacio para elárea de servicios y soluciones 5% 01/02/2013 30/06/2013
6Estructurar la metodología para documentar las soluciones,actuaciones y aprendizajes del área 10% 01/09/2013 31/12/2013
7 Realizar prueba piloto 30% 01/09/2013 31/12/2013
Total 100%
3) Identificación de costos y asignación de recursos
para la contratación
Hit
os 1) Conformación del equipo de trabajo
2) Definición de procedimientos
4) Contratación de proveedores de servicios
HITOS 2013 PROYECTO 4IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES
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ene-13
Hit
os
feb-13 abr-13 may-13 jun-13 ago-13 sep-13 nov-13 dic-13
5) Adecuación de infraestructura física
6)Definición metodología para documentación lecciones aprendidas
7) Realización Prueba piloto
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PROYECTO 5:FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE
LIQUIDACIONES
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Mejorar los tiempos derespuesta y la calidad con que
Ejecución del cronograma de trabajoaprobado para liquidación de convenios Subgerente de
DEFINICIÓN
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respuesta y la calidad con quese realiza la etapa deliquidación de los negociosfirmados por la Entidad y susclientes.
aprobado para liquidación de conveniosy contratos, formalización delprocedimiento de liquidacionespropuesto, Establecimiento yseguimiento de tiempos de entregadentro del procedimiento de liquidación.
Subgerente de Contratación /
Gerente encargado de Liquidaciones
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHAINICIO
MEDICIÓN
UNIDAD DE MEDIDA
META2013
Liquidación de contratos derivados
No. contratos derivados liquidados oportunamente/No. de contratos por 02/01/2013 Porcentaje 100%
INDICADOR
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derivadosoportunamente/No. de contratos por
liquidar en el periodo según cronograma02/01/2013 Porcentaje 100%
Liquidación de conveniosNo. convenios liquidados
oportunamente/No. convenios por liquidar en el periodo según cronograma
02/01/2013 Porcentaje 100%
Actividades PesoFecha de
InicioFecha de
Terminación
1Ejecutar el cronograma de trabajo aprobado para liquidación de convenios y contratos.
30 % 01-12-2012 31-12-2013
2Realizar periódicamente reuniones de articulación con las gerencias de unidad revisando cada uno de los casos y contratos pendientes por liquidar.
20 % 18-01-2013 31-12-2013
3Actualizar el módulo tecnológico de liquidaciones en el aplicativode contratación
20 % 18-02-2013 30-05-2013
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 5FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE LIQUIDACIONES
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3de contratación
20 % 18-02-2013 30-05-2013
4
Formalizar el nuevo procedimiento de liquidaciones y socializarlo junto con los lineamientos generales derivados del Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE.
10 % 01-02-2013 28-02-2013
5Establecer tiempos de entrega dentro del procedimiento de liquidación.
10 % 18-02-2013 31-03-2013
6Realizar seguimiento y control tiempos de entrega dentro del procedimiento de liquidación y presentar informe de resultados.
10% 01-04-2013 31-07-2014
Total 100%
Hit
os
3) Actualización módulo tecnológico de liquidaciones
HITOS 2013 PROYECTO 5FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE LIQUIDACIONES
5) Definición tiempos entrega6) Seguimiento/control tiempos
entrega
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ene-13
2) Reuniones de articulación con Gerencias de Unidad
feb-13 mar-13 abr-13 may-13 Jul- 13 dic-13
1)Ejecución cronograma de trabajo de liquidaciones
4) Formalización procedimiento de liquidaciones
jul-14
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PROYECTO 6:RENOVACIÓN DE LA IMAGEN
CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Incrementar la percepciónDesarrollo de la propuesta de imagencorporativa, ajustes al manual de
Subgerente Administrativa / Responsable de
DEFINICIÓN
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Incrementar la percepciónpositiva de la entidad yposicionar la marca FONADE.
corporativa, ajustes al manual deimagen corporativa, de comunicaciones.Difusión, e implementación deestrategias de posicionamiento.
Responsable de Comunicaciones y
Relaciones Corporativas
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO
MEDICIÓNUNIDAD DE
MEDIDAMETA2013
Índice de registros positivos de la entidad
Índice de registros positivos de la entidad - Índice de registros positivos de la entidad de la
anterior medición:
Línea Base: 31/07/2013
Periodo: enero a junio de 2013
Porcentaje 5%
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positivos de la entidad a través de medios de
comunicación
anterior medición:Nota: Índice de registro positivo =
Número de noticias positivas / Total de noticias
1ª medición:31/01/2014
Periodo: julio a diciembre de
2013
Porcentaje 5%
Actividades PesoFecha de
InicioFecha de
Terminación
1 Realizar diagnóstico percepción actual pre y post. 20% 16-ene-13 05-abr-13
2Desarrollar la propuesta de renovación de imagen corporativaaplicando los ajustes, la aprobación de políticas, y lineamientos enel manual de imagen corporativa.
25% 08-abr-13 31-jul-13
3Formalizar el manual de imagen corporativa y el manual decomunicaciones y los procedimientos.
10% 01-mar-13 31-sep-13
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 6RENOVACIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO
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3comunicaciones y los procedimientos.
4 Rediseñar la pagina Web de Fonade. 10% 15-feb-13 30-sep-13
5 Poner en marcha la estrategia comunicativa por redes sociales. 10% 01-mar-13 30-abr-13
6 Participar en foros y eventos. 10% 01-feb-13 31-dic-13
7 Cubrir entregas de productos o servicios. 5% 01-feb-13 31-dic-13
8Organizar y ejecutar evento “45 años FONADE”, y realizarpublicación de su historia.
10% 01-mar-13 31-dic-13
Total 100%
3) Formalización de manuales de imagen y de comunicaciones
Hit
os
1) Diagnóstico percepción actual
2) Propuesta de renovación de imagen corporativa
HITOS 2013 PROYECTO 6RENOVACIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO
8) Organización Evento “45 años FONADE
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ene-13
Hit
os
feb-13 mar-13 abr-13 jun-13 jul-13 ago.-13 nov.-13 dic.-13
4) Rediseño pagina Web
5) Estrategia redes sociales
6) Participación en foros y eventos7) cubrimiento de entregas de productos y servicios
may-13 sep-13
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PROYECTO 7:DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA
ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE
EVALUACIÓN DE PROYECTOS
PROYECTO OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Fortalecer la gestión y el esquema metodológico de desarrollo de negocios, y
Diseño e implementación de procedimientos y metodologías del
Subgerente Financiero
Subg. Técnico
DEFINICIÓN
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7desarrollo de negocios, y el seguimiento del estado
de resultados por convenio mejorando la fijación de
precios
esquema de desarrollo de negocios, actualización de la
metodología de costeo de negocios y seguimiento de su rentabilidad.
Subg. TécnicoGerente área de Contabilidad y
Presupuesto Gerente de Evaluación
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO
INDICADOR
NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO
MEDICIÓNUNIDAD DE
MEDIDAMETA2013
Implementación de metodologías y procedimientos
Formalización de metodologías y procedimientos
31/07/2013Metodologías y procedimientos
formalizados100%
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procedimientos formalizados
Seguimiento de PyGsNo. de convenios con PyGs con
seguimiento realizado/No. Convenios con PyGs generados
31/07/2013 Porcentaje 85%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 7DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE
NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS
ACTIVIDADES PESO FECHA DE INICIOFECHA DE
TERMINACIÓN
1 Ajustar la metodología de evaluación de nuevos negocios 15% 01/02/2013 31/03/2013
2 Ajustar los procedimientos PMI001 y PMI005 10% 01/02/2013 31/03/2013
3Actualizar plantilla para costeo de nuevos negocios (con
15% 01/02/2013 31/03/2013
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3Actualizar plantilla para costeo de nuevos negocios (con parámetros de costo al 31-dic-12)
15% 01/02/2013 31/03/2013
4 Ajustar la metodología de costeo 15% 01/04/2013 30/06/2013
5Formalizar delegación de funciones de desarrollo de negocios a las Gerencias de Unidad
10% 01/02/2013 30/03/2013
6 Definir metodología de seguimiento de PyGs 10% 01/02/2013 15/03/2013
7Realizar análisis y seguimiento de PyGs y generar retroalimentación sobre la rentabilidad de los convenios
25% 18/03/2013 31/12/2013
Total 100
3) Actualización plantilla nuevos negocios
4) Ajuste metodología costeo
Hit
os
1) Ajuste metodología de evaluación
HITOS 2013 PROYECTO 7DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE
NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS
2) Ajuste procedimientos
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5) Delegación funciones
feb-13
Hit
os
mar-13 abr-13 may-13 jun-13 dic-13
6) Metodología seguimiento PyG
7) Seguimiento y retroalimentación PyG.
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ollo
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PROYECTO 8:PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO
EN LA ENTIDAD
DEFINICIÓN
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Mitigar el impacto de lamaterialización de riesgo legal en la
Diagnóstico buenas prácticas yconocimientos en prevención legal,implementación del programa deasesoría y actualización de lanormatividad aplicable,
Asesora Jurídica / Subgerente de
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ollo
materialización de riesgo legal en laentidad generando una culturaorganizacional de prevención ygestión oportuna del riesgo legal.
normatividad aplicable,implementación de aplicativos paracontrol y seguimiento permanentede los procesos judiciales y el diseñoe implementación de una póliza concoberturas y amparos acordes a lanormatividad y requerimientos deFONADE
Subgerente de Contratación -
Gerente Gestión Contractual
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA / GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO
NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO
MEDICIÓNUNIDAD DE
MEDIDAMETA2013
Nivel de conocimiento en buenas prácticas para la
prevención del daño antijurídico
(Resultado del diagnóstico actual / Resultado del
diagnóstico anterior) - 1 28/02/2013 Porcentaje
10%
INDICADOR
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ollo
Nivel de cumplimiento de tiempos definidos en la guía
para el inicio y trámite de acciones administrativas y en
sede judicial
Tiempos reales / Tiempos definidos en la guía para el inicio y trámite de acciones administrativas y en sede
judicial
01-12-2013(corte trimestre
anterior)Porcentaje
85%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 8PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA ENTIDAD
Actividades PesoFecha de
InicioFecha de
Terminación
1Implementar un programa de buenas prácticas para la prevencióndel daño antijurídico
15% 07-feb-13 31-dic-13
2Identificar causas que generan reclamaciones al comité de
15% 01-feb-13 31-dic-13
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ollo
2Identificar causas que generan reclamaciones al comité deconciliación e impartir recomendaciones
15% 01-feb-13 31-dic-13
3 Implantar, adecuar y probar la herramienta THEMIS 15% 01-feb-13 30-jun-13
4Adoptar procedimiento y/o guía internos para inicio y trámite deacciones administrativas y judiciales
15% 15-feb-13 31-oct-13
5Implementar expedientes virtuales de procesos judiciales
10% 01-feb-13 31-oct-13
6Implementar un documento de clausulado de la póliza colectiva decumplimiento
30% 12-mar-13 31-ago-13
Total 100%
Hit
os
feb-13 mar-13 abr-13 may-13 Jun-13 jul-13 oct-13
HITOS 2013 PROYECTO 8PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA ENTIDAD
VERSION PROPUESTA
5) Implemen. expedientes virtuales de procesos judiciales
nov-13 dic-13
6) Implementar un documento de clausulado de la póliza colectiva de cumplimiento
Ago-13
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ollo
1) Implementación Programa de buenas prácticas2) Identificación de causas que generan reclamación
feb-13 mar-13 abr-13 may-13 Jun-13 jul-13 oct-13
4) Adopción procedimiento tramites acciones judiciales y administrativas
3) Implementación de Herramienta Themis
nov-13 dic-13Ago-13
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ollo
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ollo
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PROYECTO 9:PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Garantizar que los recursos
Fortalecimiento de la Infraestructura deT.I , Implementación del proyecto deMovilidad, Implantación del sistema de Subgerente
DEFINICIÓN
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ollo
Garantizar que los recursosTIC soporten de maneraefectiva las necesidades de laEntidad para el cumplimientode sus objetivos misionales.
Movilidad, Implantación del sistema deInformación para el seguimiento ycontrol de los proyectos eImplementación de un sistema tipo“ERP”, para el soporte de los procesosfinancieros y administrativos deFONADE.
Subgerente Administrativo / Gerente área de Tecnología de la
información
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
INDICADOR
NOMBRE INDICADOR
FÓRMULA INDICADORFECHAINICIO
MEDICIÓN
UNIDAD DE MEDIDA
META2013
Mejora en el Nivel de Satisfacción de los
(Puntaje promedio de encuesta diligenciada por usuarios de FONADE al corte evaluado /
Línea Base: 31-03-2013
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ollo
Satisfacción de los usuarios sobre la
Gestión Tecnológica
por usuarios de FONADE al corte evaluado / Puntaje promedio de encuesta diligenciada
por usuarios línea base) -1
31-03-20131a Medición:31-12-2013
Porcentaje 10%
Actividades PesoFecha de
InicioFecha de
Terminación
1Fortalecer la Infraestructura de T.I (hardware, software, recurso humano), para garantizar la operación y el crecimiento tecnológico de FONADE.
25% 02/11/2012 31/12/2014
2Implementar el proyecto de Movilidad, que responda al nuevo modelo de negocio de FONADE.
25% 15/11/2012 31/12/2013
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 9PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO
PROPUESTO
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ollo
modelo de negocio de FONADE.
3Implantar el sistema de Información para el seguimiento y control de los proyectos de FONADE.
25% 30/10/2012 31/12/2013
4Implementar un sistema tipo “ERP”, para el soporte de los procesos financieros y administrativos de FONADE en el marco de la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad
25% 13/02/2013 31/12/2014
Total 100%
Hit
os
2) Implementación proyecto movilidad
HITOS 2013 PROYECTO 9PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO
3) Implementación sistema de Información para seguimiento de proyectos
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ollo
oct.12
Hit
os
nov.12 oct-13 ene-14 oct.-14
4 ) Implementación sistema ERP
1) Fortalecimiento de la Infraestructura de T.I
dic.-14dic.-13Feb-13
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ollo
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ollo
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PROYECTO 10:OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL Y FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Optimizar la estructuraorganizacional de la entidad a
Aprobación e implementación de laestructura organizacional y la planta depersonal. Actualización de los procesos y
Gerente General/ Subgerente
Administrativo /
DEFINICIÓN
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organizacional de la entidad afin de soportar elcumplimiento de objetomisional.
personal. Actualización de los procesos yprocedimientos según propuesta derediseño. Formulación e implementaciónde un programa de inducción y re-inducción.
Administrativo / Coord. Área de
Talento Humano/ Coord. Área de Organización y
Métodos
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO
MEDICIÓNUNIDAD DE
MEDIDAMETA2013
Cumplimiento en el cronograma de
INDICADOR
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ollo
cronograma de implantación de la
reorganización institucional
Actividades Implementadas / Actividades Programadas * 100
31/08/2013 porcentaje 100%
Actividades PesoFecha de
InicioFecha de
Terminación
1Presentar a la Junta Directiva del proceso dereorganización institucional.
15% 31-01-2013 31-03-2013
2Aprobar el proceso de reorganización institucional porparte del Gobierno Nacional.
40% 15-02-2013 30-06-2013
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 10OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO
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3Implantar la reorganización Institucional (Actosadministrativos).
20% 01-07-2013 31-12-2013
4Actualizar y formalizar los Procesos y Procedimientosacorde con la reorganización institucional.
15% 01-07-2013 31-07-2014
5Formular y ejecutar el programa de inducción yreinducción institucional.
10% 01-03-2013 31-12-2013
Total 100%
ene-13
1) Presentación rediseño
organizacional a JD
feb-13 mar-13 may-13 jun-13 Jul- 13 ago.-13 nov-13 dic-13
2) Aprobación propuesta por
Gobierno Nacional
HITOS 2013 PROYECTO 10OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y
FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO
3) Implementación reorganización Institucional
4) Actualización procedimientos
jul-14
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ene-13
Hit
os
feb-13 mar-13 may-13 jun-13 ago.-13 nov-13 dic-13
5) Programa de inducción
jul-14
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ollo
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ollo
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PROYECTO 11:IMPLEMENTACIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA
ENTIDAD
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Asegurar la disponibilidad derecursos para la continuidad
Mejoramiento InfraestructuraTecnológica del CCA, sensibilización ycapacitación, Plan anual de pruebas,actualización de la documentación del
Subgerente Administrativo/
Gerente de Servicios Administrativos /
DEFINICIÓN
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recursos para la continuidadde operaciones en la Entidadante la ocurrencia de unevento contingente
actualización de la documentación delPlan de Continuidad de Negocio,Actualización de análisis de impacto denegocio y estrategia, definición eimplementación de alternativa pararecuperación de procesos críticos
Administrativos / Gerente de Talento
Humano / Gerente deTecnología de la
Información
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO
MEDICIÓNUNIDAD DE
MEDIDAMETA2013
Efectividad de la
INDICADOR
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ejecución de pruebas sobre el Plan de Continuidad de
Negocio
No. de pruebas exitosas / No. Pruebas definidas en Plan Anual de
Pruebas31/07/2013 Porcentaje 85%
Actividades PesoFecha de
InicioFecha de
Terminación
1Fortalecer la Infraestructura Tecnológica del Centro de CómputoAlterno (CCA)
15% 13/02/2013 31/12/2013
2Actualizar los Procedimientos BCP y el manual de continuidad delnegocio según nueva infraestructura instalada y estructuraorganizacional.
5% 02/11/2013 31/07/2014
3Formular y ejecutar plan de sensibilización y capacitación sobre el Plan
10% 13/02/2013 31/12/2013
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 11IMPLEMENTACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL PLAN DE
CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA ENTIDAD
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ollo
3Formular y ejecutar plan de sensibilización y capacitación sobre el Plande Continuidad de Negocio(PCN)
10% 13/02/2013 31/12/2013
4 Formular y ejecutar plan de pruebas al Plan de Continuidad de Negocio 10% 13/02/2013 31/12/2013
5Actualizar el análisis de impacto del negocio, identificando los procesoscríticos y el personal vital.
15% 01/07/2013 30/09/2013
6Definir la alternativa más conveniente para la recuperación de losprocesos críticos y actualizar la estrategia de continuidad
20% 01/10/2013 31/12/2013
7Implementar la alternativa definida para la recuperación de losprocesos críticos
25% 02/01/2014 31/07/2014
Total 100%
Hit
os
HITOS 2013 PROYECTO 11IMPLEMENTACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL
PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA ENTIDAD
3)Ejecución Plan Anual de Pruebas sobre el PCN
4) Ejecución Plan Anual Capacitación sobre el PCN
5) Actualización análisis de
impacto del negocio
6) Definición alternativa y
estrategia continuidad
7) Implementar la alternativa para la recuperación de los procesos
críticos
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Hit
os
1) Fortalecimiento CCA
feb-13 Jul-13 oct-13 nov-13 dic-13
2)Actualización deprocedimientos
BCP
negocio continuidad
jul-14sep-13 ene-14
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PROYECTO 12:OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD
ESTUDIOS PREVIOS
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Agilizar los tiempos derespuesta y estandarizar
Diseño e implementación de Subgerente de Contratación /
DEFINICIÓN
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ollo
respuesta y estandarizarlos criterios para ladefinición de los estudiosprevios.
Diseño e implementación deaplicativo de estructuración deestudios previos para proyectos deinfraestructura, fortalecimiento delequipo de estudios previos
Contratación / Gerente área de Estudios
Previos
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO
MEDICIÓNUNIDAD DE
MEDIDAMETA2013
Cumplimiento del cronograma
propuesto para la Actividades ejecutadas /
actividades planeadas 28/02/2013 Porcentaje 100%
INDICADOR
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ollo
propuesto para la implementación
del aplicativo
actividades planeadas 28/02/2013 Porcentaje 100%
Refuerzo del equipo de trabajo
de Estudios Previos
Personas contratadas / Personal requerido
30/04/2013 Porcentaje 100%
Actividades PesoFecha de
InicioFecha de
Terminación
1Recopilar la información de los históricos y elaborarAPUs que conforman los presupuestos
20% 01/01/2013 28/02/2013
2 Conformar AIU 10% 01/02/2013 28/02/2013
3Desarrollar el aplicativo de estructuración de estudios
25% 01/01/2013 30/03/2013
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 12OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ESTUDIOS PREVIOS
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3Desarrollar el aplicativo de estructuración de estudiosprevios para proyectos de infraestructura
25% 01/01/2013 30/03/2013
4Realizar pruebas de validación del aplicativo deestructuración de estudios previos para proyectos deinfraestructura
25% 01/03/2013 30/04/2013
5Reforzar y reorganizar el equipo de trabajo del área deEstudios Previos
20% 01/02/2013 30/06/2013
Total 100%
Hit
os
3) Desarrollo aplicativo Estudios Previos
HITOS 2013 PROYECTO 12OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ESTUDIOS PREVIOS
4) Pruebas aplicativo
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ene-13
1) Consolidación información histórica
2) Conformación APU’s
feb-13 mar-13 may-13 jun-13
5) Reorganización equipo de trabajo estudios previos
abr-13
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PROYECTO 13:IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y
SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE
Fortalecer el seguimiento ymonitoreo a los proyectos queejecuta FONADE para sus
Definición de especificaciones técnicas,Proceso de Selección y contratación dela firma que apoye el monitoreo deproyectos, formulación de Planeación y Gestión
DEFINICIÓN
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ejecuta FONADE para susclientes generando a nivelgerencial alertas tempranassobre el avance ycumplimiento de los mismos.
proyectos, formulación deprocedimientos, informes y formatos demonitoreo, y ejercicio piloto demonitoreo y seguimiento de proyectossegún la muestra que se defina.
Planeación y Gestión de Riesgos
POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)
GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO
MEDICIÓNUNIDAD DE
MEDIDAMETA2013
Nivel de Cumplimiento de prueba piloto de
Número de Proyectos monitoreados/Total de
30/11/2013 Porcentaje 90%
INDICADOR
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ollo
prueba piloto de monitoreo y
seguimiento de proyectos
monitoreados/Total de proyectos seleccionados para
prueba piloto
30/11/2013 Porcentaje 90%
PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 13IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS
ACTUALActividades Peso Fecha de Inicio
Fecha de Terminación
1 Definir responsable del sistema de monitoreo dentro de FONADE. 5% 01/02/2013 28/02/2013
2Elaborar y validar especificaciones técnicas para la contratación de firma que apoye el monitoreo y seguimiento a los proyectos.
20% 01/02/2013 31/03/2013
3Identificar costos y fuente de financiamiento y asignación de recursos para la contratación de servicios de monitoreo y seguimiento
10% 01/04/2013 30/05/2013
4Realizar el proceso de selección y contratación de servicios de monitoreo y seguimiento
15% 01/06/2013 30/08/2013
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seguimiento
5Diseñar procedimiento y/o metodología de monitoreo de acuerdo con la tipología del proyecto.
10% 01/03/2013 30/04/2013
6Desarrollar y validar propuesta de informes y/o plantillas para la documentación de resultados de monitoreo.
10% 01/09/2013 30/09/2013
7 Formalizar procedimientos, informes y plantillas 10% 01/11/2013 31/12/2013
8Realizar ejercicio piloto de monitoreo y seguimiento de proyectos según la muestra que se defina
10% 01/10/2013 30/11/2013
9 Evaluar resultados de prueba piloto y definir ajustes previa implementación 5% 01/12/2013 31/12/2013
10 Implementar servicios de monitoreo y seguimiento según cronograma definido 5% 02/01/2014 31/07/2014
Hit
os
feb-13 mar-13 abri-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13
3) Definición fuentes
financiaciónmonitoreo
HITOS 2013 PROYECTO 13IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE
PROYECTOS
4) Proceso contratación
servicios monitoreo
2) Elaboración especificaciones técnicas contrato
monitoreo
nov-13 dic-13
8) Ejercicio piloto de
monitoreo
9) Resultados
piloto
oct-13
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ollo
1)DefiniciónResponsable
sistema monitoreo
feb-13 mar-13 abri-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13
5) Diseño Metodología y procedimiento monitoreo
nov-13
6) Propuesta informes y plantillas
dic-13
7) Formalización procedimiento monitoreo
oct-13
AGENCIA ESTATAL DE DESARROLLOCalle 26 # 13 – 19
PBX: 5940407Línea Transparente: 01 8000 914 502
Bogotá D.C.
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Desarr
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que no se detienewww.fonade.gov.co
MUCHAS GRACIAS POR SU
ATENCIÓN
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MUCHAS GRACIAS POR SU
ATENCIÓN
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