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PLAN AUDITORÍA PROCESO: DOCENCIA FECHA DE ELABORACIÓN DEL PLAN:

2008-10-07

VIGENCIA DEL PROGRAMA: 2008

OBJETIVO: Verificar la implementación y conformidad del proceso de Docencia con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas NTCGP 1000:2004, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente).

ALCANCE: Aplica para todo el proceso de Docencia, todos sus requisitos, su documentación y registros. CRITERIOS DE AUDITORIA:

Todos los requisitos de la norma NTCGP 1000:2004 aplicables al proceso y definidos en su caracterización y las equivalencias las normas MECI 1000:2005 y SIAC y demás requisitos asociados al SIG..

AUDITORES: CARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTERO

FECHA REUNION DE APERTURA: 2008-11-13

FECHA REUNION DE CIERRE: 2008-11-14

ENTREVISTAS

Fecha Hora Actividad Nombre de las Personas Auditadas

Nombre de los Auditores Lugar - ubicación

2008-11-13 02:00:00 Revisión de los diseños de programas de pre y pos grado. Demanda de

JOSE ALEXANDER RIVADENEIRA SALGADO

GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTEROCARLOS

FACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS

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actividades académicas. Planificación de Actividades Académicas. Realización de Actividades Académicas. Evaluación de los programas. Demanda de Actividades académicas. Evaluación de los Docentes. Oferta de Programas. Actividades de Control. Medición Anàlisis y Mejora. Servicio al Cliente. Competencias de los funcionarios. Politicas Institucionales. Procesos de selección de docentes. CIENCIAS JURIDICAS

CARLOS ALBERTO AGUDELO AGUDELO

EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY

2008-11-13 08:00:00 Reunion de apertura GERMAN GOMEZ LONDO?O JOSE ALEXANDER RIVADENEIRA SALGADO MARCO TULIO CALDERON ACU?A MARIA DEL SOCORRO CANDAMIL CALLE SONIA INES BETANCUR LOPEZ JOSE HERNAN ECHEVERRI GIRALDO

GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTEROCARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY

Sala de Consejos

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OSCAR EUGENIO TAMAYO ALZATE JULIAN ESTRADA ALVAREZ CARLOS ALBERTO AGUDELO AGUDELO

2008-11-13 09:00:00 Revisión de los diseños de programas de pre y pos grado. Demanda de atividades académicas. Planifiicación de Actividades Académicas. Realización de Actividades Académicas. Evaluación de los programas. Actividades de Control. Medición Anàlisis y Mejora. Servicio al Cliente. Competencias de los funcionarios. Politicas Institucionales. FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS

MARCO TULIO CALDERON ACU?A

GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTEROCARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY

FACULTAD DE CIENCIAS EXACTAS

2008-11-13 09:11:00 Revisión de los diseños de programas de pre y pos grado. Demanda de atividades académicas. Planifiicación de Actividades Académicas. Realización de Actividades Académicas. Evaluación de

- GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTEROCARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY

FACULTAD DE INGENIERIA

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los programas. Actividades de Control. Medición Anàlisis y Mejora. Servicio al Cliente. Competencias de los funcionarios. Politicas Institucionales. FACULTAD DE INGENIERIA

2008-11-13 09:17:00 Planificación dell proceso de docencia , política, ejecución y control del proceso: Gestión de documento; política de diseño y desarrollo; Medición Anális y Mejora y Control de Mapas de riesgos

GERMAN GOMEZ LONDO?O

CARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRYGLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTERO

Vicerrectoria Académica

2008-11-14 02:00:00 Revisión de los diseños de programas de pre y pos grado. Demanda de atividades académicas. Planifiicación de Actividades Académicas. Realización de Actividades Académicas. Evaluación de los programas. Actividades de Control. Medición Anàlisis y Mejora. Servicio al Cliente. Competencias de los funcionarios. Politicas Institucionales FACULTAD

JULIAN ESTRADA ALVAREZ

CARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRYGLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTERO

FACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS

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DE CIENCIAS AGROPECUARIAS

2008-11-14 05:00:00 Reunión de Cierre GERMAN GOMEZ LONDO?O MARIA DEL SOCORRO CANDAMIL CALLE SONIA INES BETANCUR LOPEZ JOSE ALEXANDER RIVADENEIRA SALGADO MARCO TULIO CALDERON ACU?A OSCAR EUGENIO TAMAYO ALZATE JOSE HERNAN ECHEVERRI GIRALDO JOSE FERNANDO GONZALEZ ARISTIZABAL JULIAN ESTRADA ALVAREZ

CARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRYGLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTERO

Sala de Consejos

2008-11-14 08:00:00 Revisión de los diseños de programas de pre y pos grado. Actividades de Control. Medición Anàlisis y Mejora. Servicio al Cliente. Competencias de los funcionarios. Politicas Institucionales. Demanda de

JOSE HERNAN ECHEVERRI GIRALDO

CARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRYGLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTERO

FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD

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atividades académicas. Planifiicación de Actividades Académicas. Realización de Actividades Académicas. Evaluación de los programas. FACULTAD DE CIENCIAS PARA LA SALUD

2008-11-14 10:30:00 Revisión de los diseños de programas de pre y pos grado.Actividades de Control. Medición Anàlisis y Mejora. Servicio al Cliente. Competencias de los funcionarios. Politicas Institucionales. Demanda de atividades académicas. Planifiicación de Actividades Académicas. Realización de Actividades Académicas. Evaluación de los programas. FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES

OSCAR EUGENIO TAMAYO ALZATE

GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTEROCARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY

FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES

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LISTA DE VERIFICACIÓN PROCESO: DOCENCIA FECHA DE EJECUCION DE LA AUDITORIA: 2008-11-13

VIGENCIA DEL PROGRAMA: 2008

OBJETIVO: Verificar la implementación y conformidad del proceso de Docencia con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas NTCGP 1000:2004, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente).

ALCANCE: Aplica para todo el proceso de Docencia, todos sus requisitos, su documentación y registros. EQUIPO AUDITOR: CARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY - GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTERO -

DESARROLLO Item Criterio/Requisito Actividad/Pregunta/Registro Evidencia 1 4.1

NTCGP1000:2004 Desde su proceso, ¿cómo aporta al cumplimiento de la política deL SIG y los objetivos?

Se encontro entendimiento de la politica por parte de todos los auditados. Sin embargo algunos funcionarios no participaron de las capacitaciones de la universidad, aun siendo invitados, y algunas secretarias por contrato, manifiestan no haber recibio induccion u orientacion en el sistema integrado de calidad. Auditados: Secretaria Admon Judicial, Secretaria de Maestria en educacion.Lo anterior incumple el requisito de Difusion de la Politica de calidad numeral 5.3 e. de la norma GP1000.

2 4.1 NTCGP1000:2004

Están definidos e identificados los procesos de la entidad y su interacción? (Donde se ubica su proceso en la cadena de valor). Docencia.

Se identifica una poca apropiacion del SIG en el sistema WEB, por parte de los auditados.Auditados: Vicerrector Academico,Coord.de educacion bierta y adistancia,Coord.en Doctorado en educacion, Coord. Maestria de Educacion, Coord. de la Tecnologia en Admon. Judicial, Dir. Dpto. de

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Juridicas, Dir. Programa Licenciatura Educacion Basica con enfasis en Recreacion y Deporte, Decano de Artes y Humanidades, Decano de Juridicas y Sociales.

3 1.1.1 MECI Cómo garantiza el cumplimiento de la política de evaluación y autoevaluación institucional?

Aunque se cumplen los requisitos para la evaluacion y autoevaluacion institucional, encontramos evidencia suficiente del atraso en el cumplimiento del cronograma de evaluacion de los departamentos. Existe una modificacion al cronograma y aun se presenta el atraso. Y con respecto al acuerdo 057 de 2006, no se encontro una autoridad responsable para controlar y garantizar el exito de este proceso de autoevaluacion. Lo cual incumple el requisito de la norma GP1000 en el numeral 5.5.1 de Responsabilidad y Autoridad.

4 7.1 NTCGP1000:2004

De qué manera planifica la prestación de los Servicios de docencia?

La institucion tiene una fortaleza en los sistemas de informacion en linea que facilita la planificacion de los Servicios de Docencia.En relacion a labor docente, socializacion evaluaciones, seleccion de docentes. Se encontro evidencias de la planificacion y las instancias de participacion actas de reuniones de departamentos, actas de consejos de facultad, actas de comites de curriculos. Actas de reuniones de directores de programa. Acciones de mejora en implementacion y algunas con algun grado de desarrollo.

5 7.5 NTCGP1000:2004

Qué mecanismos tiene para controlar la prestacion del servicio de programas académicos?

Existen controles internos del colectivo docente, asignacion de labor academica, revision y aprobacion del consejo de facultad.No obstante, se encontro dificultades en el cumplimiento del numeral 7.5.1 a, b, c, d, e y f. Ya que la disponibilidad de la informacion en la direccion de programa de Licenciatura Educacion Basica con enfasis en Recreacion y Deporte, y en la tecnologia de Administracion judicial,

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puesto que tienen documentos en su computador personal que no son de acceso para el control social. Lo anterior incumple un principio de trasparencia del MECI y un requisito de GP1000 7.5.1 a).

6 7.2.2 NTCGP1000:2004

Qué documentos deja como evidencia de la verificación de requisitos antes de iniciar con la prestación de un servicio de Docencia?

se identifico que se hace planeacion los requerimientos por parte de los directores de departamento, programa y decanatura de Artes y humanidades y salud. Se en cuentra en el departamento de juridicas, de la facultade de Ciencias Juridicas y sociales, que dos docentes(Drs Fabio Holguin y Jose fernando Reyes) No han firmado contrato, incumpliendo con el requisito de la norma Incumpliendo el numeral 7.4.1 de la norma GP1000. lo que impide que los docentes realicen clases. Se encuentra contravencion al procedimiento de labor a cademica.Las demas actividades relacionado con docentes, escenarios de practica, aulas y laboratorios se cumple en la verificacion.

7 6.3, 6.4 NTCGP1000:2004

Cómo garantiza que la infraestructura y el ambiente de trabajo para que el servicio Docente logre los requisitos planeados para la prestación del servicio?

Si bien se tienen mecanismos de planeacion, ejecucion y evaluacion del ambiente de trabajo, tambien se encontro que en el programa de Licenciatura Educacion Basica con enfasis en Recreacion y Deporte, se posee solamente un computador de uso de la secretaria y el director posee uno personal, incumpliendo el requisito GP1000 7.5.1 c y g, 6.3 b, 6.4. lo cual generan riesgo de perdida de informacion del programa con una accesibilidad restringida.

8 7.2.3 NTCGP1000:2004

Qué mecanismos tiene establecido el proceso para la comunicación con los clientes?

Los mecanismos de comunicacion que tiene el lider del proceso de docencia establecido por la vicerrectoria academica con los decanos atraves de circulares, procedimientos y guias, pagina Web y correo electronico.

9 7.3.2 Qué requisitos reglamentarios tiene en cuenta para el Aunque los auditados conocen los requisitos reglamentarios y

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NTCGP1000:2004 diseño y desarrollo del proceso Docente. Como lo hace?

los tienen en cuenta para el disenio desarrollo del proceso Docencia, se evidencia que falta una mayor familiaridad con el sistema SIG en linea.

10 7.5.1, 7.5.3 NTCGP1000:2004

Explíqueme la manera como ustedes controlan la prestación de servicios de Docencia y cómo realizan trazabilidad.

Tras realizar la auditoria interna al proceso de Docencia se identifico, que aunque este declara una de sus salidas son los programas academicos de pregrado y postgrado, y lo tienen adecuadamente documentados los procedimientos relacionados con los programas de pregrado, no se encuentra ubicada de la misma forma la documentacion de los programas de postgrado Maestria y doctorado, contrariamente al objetivo y alcance planteado, estos estan ubicados en el proceso de Investigacion. Lo anterior contraviene el principio de enfoque por procesos y genera el riesgo para el proceso de Docencia de no lograr mantener bajo control todas sus actividades en virtud de su objeto establecido. Lo encontrado es que los responsables de controlar, coordinar y evaluar (SIAC, directora de posgrados y vicerrectoria academica) entran en desconocimiento de obligaciones y poca claridad en la relacion cliente provedor y los diferentes niveles de responsabilidad en la cadena de valor. Incumpliendo los requisitos de la GP1000, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.4 y MECI 3.1.2

11 SIAC 7.2.1 Qué tratamiento recibe el registro calificado y dónde reposan estos documentos?

Se identifico los responsable de dar asesoria y apoyo en lo relacionado con registro calificado y los sistemas que alimenta: SACES y SNIES, las responsabilidades estan claramente definidas

12 SIAC 7.3.1 Explíquenos el proceso de autoevaluación, evaluación externa y mejoramiento y desarrollo.

existe evidencia y conocimiento del proceso autoevaluacion evaluacion externa y mejoramiento. (maestria en educacion, tecnologia en administracion judicial, doctorado en educacion),Sin embargo no se encuentra actualizado en el

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aplicativo la evaluacion el plan de mejoramiento del programa de programa de Licenciatura Educacion Basica con enfasis en Recreacion y Deporte. constituyendose en un potencial de no conformidad

13 SIAC 7.3.2 Como garantiza el sostenimiento de los 15 estándares mínimos para la acreditación de alta calidad al diseñar un programa académico?

Se garantiza el sostenimiento de los 15 estandares minimos para la acreditacion de alta calidad, segun lo evidenciado en la Vicerrectria Academica. cumple con la norma SIAC.

14 4.1 g) 7.5.1 g) NTCGP 1000:2004

¿Qué riesgos tiene identificados el proceso y como los controla?

La institucion cuenta con un insumo importante recomendaciones de los pares academicos para la acreditacion institucional, lo cual impacta el logro de los objetivos institucionales, que no hace parte del mapa de riesgos pero cumple un seguimiento e instancias responsables. En relacion al requisito norma MECI(1.3), GP1000 4.1G 7.5.1G componente administracion el riesgo: tiene identificado la Vicerrectoria las areas especifica para el proceso y control del mismo. Se evidencio que la vicerrectoria tiene un mapa de riesgo del 2005, sin actualizacion ni seguimiento. A nivel de las facultades y unidades no se tiene ni se conoce este documento.

15 8.2.3 NTCGP1000:2004

Como controla su proceso (indicadores, medición, seguimiento, acciones)?

Ademas del bajo cumplimiento de las politicas de medicion institucional en el contexto estrategico, en materia de indicadores. Se encontro que en la facultad de artes y humanidades se esta documentando una porpuesta de mejora para incluir en el sistema de calidad la posibilidad de tener indicadores cualitativos para complementar los cuantitativos existentes y reflejen de esta manera la realidad docente y universitaria.

16 7.2.1 NTCGP1000:2004

Cuáles son los clientes de su proceso y como satisface sus requisitos?

Se pone de relieve una debilidad en la comunicacion con los estudiantes y docentes, en lo relacionado con la difusion,

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apropiacion y aplicacion del nuevo reglamento estudiantil en los programas auditados. Segun lo manifestado por algunos auditados y las evidencias no halladas de esta funcion.

17 8.4 NTCGP1000:2004

Que datos analiza en su proceso? Si bien es cierto que los consejos de facultad son un mecanismo estrategico dentro de la facultad, para cumplir con este requisito de la norma GP1000 (6.2.2), en el proceso de auditoria se evidencio que los asuntos alli discutidos, en su gran mayoria son de tramites operativos, procedimientos y de interpretaciones de la norma o reglamento estudiantil. Lo cual resta atencion a aspectos que le apunten a la eficacia, eficiencia y efectividad de los objetivos misionales.

18 8.3 NTCGP1000:2004

Cómo determina y controla el servicio no conforme? En la caracterizacion esta documentado los productos no conformes de cada proceso, existe un procedimiento del tratamiento al mismo. Sin embargo, los auditados no supieron explicarlo, ni tampoco siguen el procedimiento establecido. Al indagar por el problema de la inoperancia en la pagina WEB de Registro academico en este momento, encontramos que afecta de manera directa al proceso de docencia por retrasar los procesos de inicio de formacion, inconformidades de los directores de departamento y programa, los estudiantes y las gestiones en linea. Que impactan de manera negativa la prestacion del servicio de la universidad y la gestion de la Vicerrectoria Academica. El impacto negativo se evidencia en las personas de municipios fuera de Manizales, no recibieron respuesta ante esta contingencia porque no esta definido como lo enuncia la norma GP1000 en el numeral 8.3, MECI 1.3, y las correcciones inmediatas.

19 7.3.4 y 7.3.5 NTCGP1000:2004

Cómo revisa, verifica y valida el diseño y desarrollo de los servicios del proceso?. Verificar los registros.

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20 7.3.7 NTCGP1000:2004

Cómo determinan y controlan los cambios en el diseño y desarrollo de la prestación de Servicios Docentes? Verificar registros de los cambios.

Se encontro en la verificacion en la ejecucion de la labor docente en el departamento de juridicas, se encontro restriciones para atender los requerimientos de algunos estudiantes para la evaluacion de tesis de grado por no contar con los docentes de planta puesto que el Acuerdo 025 de la labor academica impide reprogramar o adicionar horas por fuera de los periodos establecidos, sin que sobre pase el promedio de docencia o tope maximo de horas por profesor.contemplado en la GP1000 en el numeral 7.3.7 de control de los cambios

21 SIAC 7.2.1 Como garantiza el cumplimiento de los estándares de calidad para el registro calificado y la acreditación de alta calidad?

Los auditados conocen los procedimientos y las normas relacionadas con cumplimiento de los estandares de calidad para el registro calificado y la acreditacion alta calidad

22 4.2.3, 4.2.4 NTCGP1000:2004

Como controla, archiva y dispone la documentación?Escoger aleatoriamente una versión anterior y verificar el control de obsoletos, estos documentos deberán estar, revisados, aprobados y actualizados en su nueva versión

Se identifico en la facultad de juridicas las secretarias de decanatura de juridicas y sociales, departamento de juridica y el programa de maestria en educacion, no cumplen con la ley de archivo general de la nacion, en la tabla de retencion documental, ya que se encontraron documentos no foliados, de manera sistematica, no se cumplen las disposiciones de la TRD, ni tampoco las disposiciones de archivo central, (argumentando la distancia geografica para prestar un servicio oportuno, en el caso de disposicion final del archivo.). Se encontraron documentos en estas areas del year 2003. Ademas algunos les faltan requisitos de codificacion. Incumpliendo lo dispuesto en el numeral 4.2.4 y 4.2.3 de la norma GP1000.

23 8.2.4 NTCGP1000:2004

Como logra dar evidencia del cumplimiento a la planificación y el control a la prestación del servicio, a travès de actividades de seguimiento y mediciòn del

Se realiza a travès de todos los controles que se le aplican al servicio, tanto en etapas de diseño y desarrollo como en la prestación misma. Cada registro que demuestra la ejecución

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mismo? de las acciones de control, se constituye en prueba del seguimiento que se le hace al servicio de programa académico

24 8.5 NTCGP1000:2004

Como aplica la mejora a su proceso?. Ha implementado acciones correctivas y preventivas?

Se han documentado acciones preventivas para los riesgos del proceso. Esta actividad es propia del proceso de Medicion, Analisis y Mejora

HALLAZGOS Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad En el proceso de Docencia, se encuentra atraso en el cumplimiento del

cronograma de evaluacion de los departamentos. Existe una modificacion al cronograma y aún se presenta el atraso. Con respecto al acuerdo 057 de 2006, no se encontró una autoridad responsable para controlar y garantizar el éxito de este proceso de autoevaluación. Se considera contravención al requisito de la norma NTCGP 1000 en el numeral 5.5.1 de Responsabilidad y Autoridad.

91

Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad En la Facultad de Ciencias para la Salud y en Facultad de Ciencias Júridicas y

Sociales, se encontró que en los programas de Educacion Básica con énfasis en Recreacion y Deporte y en la tecnología de Administración judicial, la información relacionada con el seguimiento a compromisos del Colectivo Docente y relacionados con la calidad del programa no se tienen adecuadente disponibles en la secretaría de la dependencia para el control social, en razón a que se administran en las computadoras personales de los Directores de los Programas. Lo anterior contraviene un principio de trasparencia del MECI y el requisito de la NTCGP1000 7.5.3.

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Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM Observación Se encontró que en el Programa de Licenciatura Educacion Básica con enfasis

en Recreacion y Deporte, se posee solamente un computador de uso de la secretaria y el Director se vale de uno personal. Lo anteriormente expuesto genera el riesgo de pérdida de la informacion del programa y una accesibilidad

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restringida. Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad En la Maestría en Educación, la Licenciatura Educacion Basica con énfasis en

Recreación y Deporte y la Tecnología en Administración Judicial, no se encuentran actualizados en el aplicativo (http://ingenieria.ucaldas.edu.co/eval), los planes de mejoramiento del programa.

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Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM Observación Se encontró en la verificación de la ejecucion de la labor docente en el

Departamento de Jurídicas, que existen restriciones para atender los requerimientos de algunos estudiantes para la evaluación de tésis de grado, por no contar con los docentes de planta, debido a que acuerdo 025 de 2002 de labor académica impide reprogramar o adicionar horas por fuera de los períodos establecidos, sin que sobre pase el promedio de docencia o tope máximo de horas por profesor.

103

Tipo Hallazgo Descripción del Hallazgo Código ACPM No Conformidad La nueva política curricular exige la revisión y ajuste de los programas

académicos de pre y postgrado en función de la flexibilidad. Se detecta que en el proceso de Docencia hay atraso en el cronograma y en el número de programas ajustados y no cumplimientono con el registro en SACES de dichas modificaciones al MEN.

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EQUIPO AUDITOR

Nombre Rol CARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY APOYO

EQUIPO AUDITOR Nombre Rol GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTERO RESPONSABLE

LIDER PROCESO AUDITADO

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Nombre GERMAN GOMEZ LONDO?O

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INFORME FECHA DE EJECUCION DE LA AUDITORIA: 2008-11-13

FECHA DE ELABORACION DEL INFORME:

2008-11-24

VIGENCIA DEL PROGRAMA: 2008

OBJETIVO: Verificar la implementación y conformidad del proceso de Docencia con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas NTCGP 1000:2004, MECI 1000:2005 y SIAC y los demás requisitos del Sistema Integrado de Gestión (legales, institucionales y del cliente).

ALCANCE: Aplica para todo el proceso de Docencia, todos sus requisitos, su documentación y registros. PERSONAS ENTREVISTADAS NOMBRE: CARGO: GERMAN GOMEZ LONDO?O VICERRECTOR DE UNIVERSIDAD 17 MARIA DEL SOCORRO CANDAMIL CALLE PROFESOR ASOCIADO . SONIA INES BETANCUR LOPEZ PROFESOR TITULAR . JORGE IVAN CORREA OSPINA PROFESIONAL ESPECIALIZADO 14 EDGARD DAVID SERRANO MOYA PROFESOR TITULAR . FELIPE CESAR LONDO?O LOPEZ PROFESOR TITULAR . JOSE ALEXANDER RIVADENEIRA SALGADO DOCENTE OCASIONAL . JOSE HERNAN ECHEVERRI GIRALDO INSTRUCTOR 10 OSCAR EUGENIO TAMAYO ALZATE PROFESOR ASISTENTE . CARLOS ALBERTO VALENCIA MEJIA TECNICO OPERATIVO 11 CARLOS HERNANDO VALENCIA CALVO PROFESOR TITULAR . CARLOS ALBERTO AGUDELO AGUDELO PROFESOR AUXILIAR . GLORIA ELSI ACEVEDO MARTINEZ AUXILIAR ADMINISTRATIVO 10

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SANDRA LORENA GIRALDO FERNANDEZ SINTESIS DE HALLAZGOS TIPO CANTIDAD OBSERVACIONES 2 OPORTUNIDADES DE MEJORA 0 NO CONFORMIDADES 4

CONCEPTOS DEL EQUIPO AUDITOR PRINCIPALES FORTALEZAS 1.Los auditados demostraron tener competencia y consciencia en su proceso para el logro de los objetivos de la calidad. Numeral 6.2 GP1000. 2.La institucion tiene una fortaleza en los sistemas de informacion en linea que facilita la planificacion de los Servicios de Docencia.En relacion a labor docente, socializacion evaluaciones,encuestas y seleccion de docentes. Se encontro evidencias de la planificacion y las instancias de participacion actas de reuniones de departamentos, actas de consejos de facultad, actas de comites de curriculos. Actas de reuniones de directores de programa. Acciones de mejora en implementacion y algunas con algun grado de desarrollo. 3.Los mecanismos de comunicacion que tiene el lider del proceso de docencia establecido en la vicerrectoria academica con los decanos es a traves de circulares, procedimientos y guias, pagina Web y correo electronico. 4.Se identifico los responsable de dar asesoria y apoyo en lo relacionado con registro calificado y los sistemas que alimenta: SACES y SNIES, las responsabilidades estan claramente definidas. 5.Se garantiza el sostenimiento de los 15 estandares minimos para la acreditacion de alta calidad, segun lo evidenciado en la Vicerrectria Academica. cumple con la norma SIAC. 6. Los auditados conocen los procedimientos y las normas relacionadas con cumplimiento de los estandares de calidad para el registro calificado y la acreditacion alta calidad. 7. Se encontro que en la facultad de artes y humanidades se esta documentando una porpuesta de mejora para incluir en el sistema de calidad la posibilidad de tener indicadores cualitativos para complementar los cuantitativos existentes y reflejen de esta manera la realidad docente y universitaria. 8. buena disposición y actitud de mejora en los auditados. PRINCIPALES DEBILIDADES Algunas secretarias por contrato, manifiestan no haber recibio induccion u orientacion en el sistema integrado de calidad. Lo que debilita el sistema su utilización y la poco efectividad en los procesos y afecta la calidad del sevicio. - En general falta mayor familiaridad con el sistema SIG en linea. - Desactualización en el aplicativo de la evaluacion del plan de mejoramiento del programa academico(Licenciatura Educacion Basica con enfasis en Recreacion y Deporte. constituyendose en un potencial de no conformidad. _ Con respecto a la evaluacíon de los departementos se tiene atraso en el cumplimiento del cronograma ; con respecto al acuerdo 057 de 2006 no se encontro una autoridad responsable para controlar y garantizar el exito de este proceso de autoevaluacion. _ Bajo cumplimiento de las politicas de medicion institucional en el contexto estrategico, en materia de indicadores. _ Se pone de relieve una debilidad en la comunicacion con los estudiantes y docentes, en lo

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relacionado con la difusion, apropiacion y aplicacion del nuevo reglamento estudiantil en los programas auditados. _ Se encontro información restrigida al publico por encontrarse en computadores personales que no son de acceso para el control social. Lo anterior incumple un principio de trasparencia del MECI y un requisito de GP1000 7.5.1 a). - Hay desacato de no dejar iniciar actividades de clases a docentes que no han firmado contrato(Drs Fabio Holguin y Jose fernando Reyes) del departemento de juridicas. _ falta una estructura formal y definicion de funciones especificas en el caso de centro de educación a distancia y el acto administrativo que defina las funciones especificas que puede dificultar su desempeño y claridad en el rol y responsabilidades de la asiganación y el aporte al proceso de docencia y la interrelación con proyección e investigación. _ Tras realizar la auditoria interna al proceso de Docencia se identifico, que aunque este declara una de sus salidas son los programas academicos de pregrado y postgrado, y lo tienen adecuadamente documentados los procedimientos relacionados con los programas de pregrado, no se encuentra ubicada de la misma forma la documentacion de los programas de postgrado Maestria y doctorado, contrariamente al objetivo y alcance planteado, estos estan ubicados en el proceso de Investigacion. Lo anterior contraviene el principio de enfoque por procesos y genera el riesgo para el proceso de Docencia de no lograr mantener bajo control todas sus actividades en virtud de su objeto establecido. Lo encontrado es que los responsables de controlar, coordinar y evaluar (SIAC, directora de posgrados y vicerrectoria academica) entran en desconocimiento de obligaciones y poca claridad en la relacion cliente provedor y los diferentes niveles de responsabilidad en la cadena de valor. _ Se encontro un registro no controlado de formato de cuenta para el control de pago de docentes de la maestria en educacion, que por falta de instrucciones precisas por escrito. _ No se conoce el registro y procedimiento y tratamiento del producto no conforme. _ CONCLUSIONES Se ha avanzado en los procesos documentados y en la cultura de la mejora continua como proyecto en construcción, Se requiere agilidad en las respuestas a las consultas realizadas a gestión humana y a secretaria general, dado que muchas respuestas tienen que ver con clientes externos e internos; para lo cual es importante fijar los de tiempos de respuesta entre las dependencias. Es un proceso de aprendizaje progresivo que es apropiado en la medida en que se haga un trabajo sostenido y consciente en cada uno de los miembros de la comunidad universitaria. RECOMENDACIONES Hacer capacitaciones masivas con todos los funcionarios usuarios del sistema SIG, principalmente con los contratistas y catedraticos. Establecer rutas de seguimiento a las implementaciones y a los compromisos en los proceso y en los procedimientos. Establecer un sistema de seguimiento de los hallazgos productos de la auditoria. Hay un gran avance en la sistematización y automatización del sistema SIG, pero se requiere mayor validación de modulos como el de auditoria y riesgos. Establecer un periodo más amplio para la preparación y planificación de la auditoria. OBSERVACIONES Mejorar la coordinación y comunicación con las diferentes lideres e instancias comprometidas en la auditoria.

RESPONSABILIDADES

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AUDITORES NOMBRE: ROL: CARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY APOYO GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTERO RESPONSABLE AUDITADO Nombre GERMAN GOMEZ LONDO?O

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EVALUACIÓN DE AUDITORES Fecha: 2009-02-24 Número de evaluaciones: 2 Nombre del Auditor: CARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY Nombre del Evaluador: GERMAN GOMEZ LONDO?O Proceso Auditado: DOCENCIA

Planeación de la Auditoría Valoración Aspecto

Deficiente Regular Bueno Observación

Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal fin? X -

Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el registro de información). X -

La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. X - El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su planificación? X -

El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? X -

Ejecución de la Auditoría Valoración Aspecto

Deficiente Regular Bueno Observación

El auditor inició la auditoría a la hora señalada? X - En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? X -

Informó sobre los beneficios de la auditoría? X - En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? X -

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Se interesó en profundizar sobre un criterio particular? X - Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? X - Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? X - Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? X - Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su contenido? X -

Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? X - Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? X - Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? X - Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? X - Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? X - En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? X - Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? X - Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables adicionales? X -

Cierre de la Auditoría Valoración Aspecto

Deficiente Regular Bueno Observación

Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? X - El informe fue coherente y esmerado en su preparación? X - Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? X - Fortalezas del Auditor CONOCIMIENTO E IMPARCIALIDAD Aspectos por Mejorar

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Fecha: 2009-03-06 Número de evaluaciones: 2 Nombre del Auditor: GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTERO Nombre del Evaluador: FABIO CARDONA MARIN Proceso Auditado: DOCENCIA

Planeación de la Auditoría Valoración Aspecto Deficiente Regular Bueno

Observación

Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal fin? X Contó con el apoyo de un auditor

externo con experiencia. Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el registro de información). X -

La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. X -

El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su planificación? X -

El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? X Se notó buena integración del

equipo auditor Ejecución de la Auditoría

Valoración Aspecto Deficiente Regular Bueno

Observación

El auditor inició la auditoría a la hora señalada? X - En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? X -

Informó sobre los beneficios de la auditoría? X - En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? X -

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Se interesó en profundizar sobre un criterio particular? X - Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? X - Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? X - Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? X - Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su contenido? X -

Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? X - Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? X - Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? X - Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? X - Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? X - En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? X - Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? X - Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables adicionales? X -

Cierre de la Auditoría Valoración Aspecto

Deficiente Regular Bueno Observación

Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? X - El informe fue coherente y esmerado en su preparación? X - Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? X -

Fortalezas del Auditor Es una persona con cualidades de organización y liderazgo dentro del grupo. Se notó responsabildad en su trabajo desde la misma planeación de la auditoría, como en la ejecución de la misma. Aspectos por Mejorar Mayor conocimiento de las normas MECI y NTC GP 1000, especialmente.

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Fecha: 2009-02-24 Número de evaluaciones: 2 Nombre del Auditor: GLORIA ESPERANZA GARCIA QUINTERO Nombre del Evaluador: GERMAN GOMEZ LONDO?O Proceso Auditado: DOCENCIA

Planeación de la Auditoría Valoración Aspecto Deficiente Regular Bueno

Observación

Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal fin? X -

Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el registro de información). X -

La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. X - El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su planificación? X -

El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? X -

Ejecución de la Auditoría Valoración Aspecto Deficiente Regular Bueno

Observación

El auditor inició la auditoría a la hora señalada? X - En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? X -

Informó sobre los beneficios de la auditoría? X - En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? X - Se interesó en profundizar sobre un criterio particular? X -

Este documento ha sido generado desde el módulo de auditorías del software del SIG, como parte de los registros que dan evidencia de la ejecución de las auditorias internas de la vigencia 2008, de conformidad con el procedimiento establecido (P-CS-8)

Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? X - Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? X - Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? X - Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su contenido? X -

Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? X - Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? X - Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? X - Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? X - Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? X - En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? X - Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? X - Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables adicionales? X -

Cierre de la Auditoría Valoración Aspecto

Deficiente Regular Bueno Observación

Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? X - El informe fue coherente y esmerado en su preparación? X - Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? X - Fortalezas del Auditor CONOCIMIENTO DEL PROCESO Aspectos por Mejorar

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Fecha: 2009-03-06 Número de evaluaciones: 2 Nombre del Auditor: CARLOS EDUARDO MARULANDA ECHEVERRY Nombre del Evaluador: FABIO CARDONA MARIN Proceso Auditado: DOCENCIA

Planeación de la Auditoría Valoración Aspecto Deficiente Regular Bueno

Observación

Elaboró, socializó y ajustó el Plan de Auditorías con el auditado en los términos establecidos para tal fin? X Al principio se notó ausente para asumir

su rol de Auditor Interno Preparó las herramientas para la ejecución in situ de la auditoría con anticipación? (incluye lista de verificación y formatos para el registro de información).

X No participó en la elaboración de la lista de verificación

La elaboración y preparación de las herramientas, permitió garantizar la eficacia de la auditoría. X -

El auditor se esmeró por buscar información y profundizar en los criterios de auditoría durante su planificación? X -

El equipo auditor se mostró interesado por preparar la auditoría en grupo, haciendo partícipes a todos sus integrantes? X Este participante del grupo de auditoría

demoró su participación en la misma Ejecución de la Auditoría

Valoración Aspecto Deficiente Regular Bueno Observación

El auditor inició la auditoría a la hora señalada? X - En la reunión de apertura, el auditor presentó con claridad el propósito, alcance de la auditoría y metodología a utilizar? X -

Informó sobre los beneficios de la auditoría? X - En la entrevista, hizo introducción y aclaró el propósito de la misma? X El líder de la auditoría realizó esta fase.

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Se interesó en profundizar sobre un criterio particular? X - Expresó las inquietudes y preguntas con claridad? X -

Demostró conocimiento y preparación previa del tema a entrevistar? X La participación en la preparación de la auditoría estuvo algo débil

Mantuvo el orden y la secuencia en la entrevista? X - Corroboró las respuestas del entrevistado con registros solicitados al azar y se interesó por ampliar en su contenido? X -

Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención? X - Controló el tiempo de la entrevista y fue eficaz en su uso? X - Se mantuvo dentro del alcance de la auditoria? X - Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas? X -

Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores? X Al principio estuvo algo reacio al trabajo en equipo.

En el cierre, convocó a los participantes y agradeció su atención y colaboración? X -

Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos presentados? X - Involucró la participación del auditado en la formulación de fortalezas y debilidades verificables adicionales? X -

Cierre de la Auditoría Valoración Aspecto

Deficiente Regular Bueno Observación

Presentó oportunamente el informe y lo socializó con el auditado? X - El informe fue coherente y esmerado en su preparación? X - Se entregó el informe con todos los registros soporte de la entrevista y los hallazgos encontrados? X -

Fortalezas del Auditor En la etapa de la auditoría in situ participó con el grupo de trabajo. Posee conocimiento en la normatividad de tipo administrativo y académico y financiero. Orientó los puntos cruciales de los procesos y procedimientos de los programas, departamentos y decanaturas.

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Aspectos por Mejorar En la etapa de planeación de la auditoría, no tuvo mayor participación, razón por la que su compañera de trabajo preparó completamente el material, lo que afectó negativamente el desarrollo de la auditoría y no permitió un buen ambiente de trabajo con el grupo auditor. La disponibiliad de tiempo afectó mucho el proceso.