PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2014

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PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

“Santa Fe de Antioquia, Ciudad de

Oportunidades” La función de este manual es generar un mecanismo asertivo en la lucha contra la corrupción y la participación ciudadana, generando la promoción de la integridad, igualdad y transparencia en todas las acciones que la entidad se proponga realizar.

FREY LEÓN RODRÍGUEZ VARGAS Alcalde Municipal

2014

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE SANTA FE DE ANTIOQUIA

www.santafedeantioquia-antioquia.gov.co, e-mail: [email protected] Palacio Consistorial Mon y Velarde, Calle 9 N°9 – 22, teléfonos 8 53 11 36, fax 8 53 11 01

de texto de la cita.] MISIÓN

“Santa Fe de Antioquia es un municipio que se construye colectivamente, comprometido con los seres humanos que lo habitamos, con absoluto respeto por la naturaleza y reconocedor de sus valores culturales e históricos, potenciándolo para la región y el país”.

VISIÓN

“En el año 2019 Santa Fe de Antioquia será un territorio líder, comprometido con el desarrollo humano y social, garante de procesos agroecológicos e industriales, culturales, turísticos y educativos que propicien la sostenibilidad económica, alimentaria y de los recursos naturales, promoviendo la participación activa de la comunidad, la garantía de los derechos y la convivencia pacífica”

VALORES ÉTICOS

El municipio de Santa Fe de Antioquia espera fomentar una cultura de probidad, que prevenga la corrupción y demás prácticas contrarias a la realización de una gestión eficiente de la implementación y promoción de los derechos humanos. Nuestros valores éticos son:

1. Responsabilidad 2. Honestidad 3. Colaboración 4. Servicio 5. Respeto 6. Compromiso 7. Transparencia 8. Eficiencia



PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2014 INTRODUCCIÓN El Municipio de Santa Fe de Antioquia está comprometido con el desarrollo social, económico, cultural y político del Occidente Antioqueño, por lo tanto seguirá proyectándose de manera dinámica y activa en el escenario político nacional, convirtiéndose en modelo del desarrollo regional. En donde la planificación en equipo generará una verdadera cultura hacia el manejo eficiente de los recursos del estado. Es indudable que la corrupción socava la democracia e incrementa la pobreza de los países. En el caso colombiano, la experiencia recientemente vivida ha demostrado fehacientemente las consecuencias nefastas que la corrupción acarrea. Por eso es que estamos convencidos que en nuestro país, y más concretamente en nuestro Municipio, se debe instaurar a toda costa una política integral de lucha contra este flagelo, que recoja los distintos aportes que se han hecho al respecto hasta la fecha, con miras a desarrollar un plan de consenso y, sobre todo, eficaz, siempre respetuoso de los derechos humanos y de lo que dicta nuestra Constitución. Por lo tanto todos los procesos internos de la Alcaldía municipal que promuevan el desarrollo de la región serán desarrollados de forma participativa con la comunidad, con un alto grado de eficiencia, eficacia, oportunidad y transparencia, generando espacios de solución a las diferentes problemáticas sociales en los temas de vivienda, servicios públicos, infraestructura, empleo y la satisfacción de las mayores necesidades de la población, principalmente la más vulnerable. Por lo tanto teniendo en cuenta lo dicho y lo establecido en las normas nacionales, departamentales y municipales, principalmente lo establecido en la Constitución Política de Colombia, el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), y el decreto 019 del 10 de enero de 2012 se busca desarrollar los siguientes estrategias anticorrupción, anti tramites y mecanismos para mejorar la atención a la comunidad.



1. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO CUADRO 1. VALORACIÓN DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIÓN 1.1 Planeación Administrativa

VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

CONTROLES CRITERIOS CUMPLIMIENTO

Descripción Preventivo Correctivo Criterios de Medición Si No

Extralimitación de funciones

Tener manual de funciones definido para cada cargo

Tomar acciones por parte del Jefe de

Personal

Existe un procedimiento de Gestión del Talento Humano y un Manual de Funciones.

x

Ausencia de Canales de Comunicación

Tener definidos los canales de

comunicación al interior de la entidad

Mejorar y Socializar con el personal cuales son los

canales de comunicación con los que cuenta la

entidad

Se tiene definido un procedimiento de Comunicación en la entidad

x

Presentar datos estimaciones inequívocas, incompletas desfiguradas

Proceso de Gestión Ética definido al

interior de la entidad

Socializar al interior de la entidad el

Proceso de Gestión Ética y realizar

proceso sancionatorio

Existe un proceso de Gestión Ética al interior de la entidad

x

Concentración de autoridad o exceso de poder.

Desconcentración de autoridad y poder y dar cumplimiento al manual de funciones

Informar a entes de control

Se tiene un manual de funciones definido x

Amiguismo y Clientelismo Que no exista amiguismo ni clientelismo

Informar a entes de control

Políticas Publicas claras y bien definidas x

No tener planeación; no dar cumplimiento al EOT, Plan de Desarrollo,

Tener una buena planeación

Dar cumplimiento al Plan de Desarrollo

Municipal y todos su

Procedimiento de Evaluación definido claramente x



Planes de Acción, Marco Fiscal y POAI

administrativa elementos

1.2 Gestión Ética




Posibilidad de ejecutar actos mal intencionado en el ejercicio de funciones y aplicación de los recursos del municipio con el fin de favorecer beneficios personales, económicos o de otra índole.

Hacer que todos los funcionarios apliquen el procedimiento de

Gestión Ética

Realizar seguimiento por parte del Comité

Control Interno Disciplinario e

informar a los entes de control

Procedimiento de Gestión Ética definido claramente x

1.3 Comunicación Pública




Ocultar a la ciudadanía información considerada pública

Tener una oficina de comunicaciones

Realizar seguimiento por parte del Comité

Control Interno Disciplinario e

informar a los entes de control

Se tiene un procesos de Comunicación Publica X



1.4 Trámites, Asistencia Técnica y Apoyo Social




Discrecionalidad de los funcionarios que ejecutan los trámites

Control en la discrecionalidad que

manejan los funcionarios

Aplicación de controles

Políticas de Control Establecidas x

Urgencia del usuario para que su trámite sea atendido con prontitud

Procedimiento de trámites divulgado y

conocido por todos los usuarios

Divulgar y dar a conocer a toda la

comunidad los trámites de la

entidad, seguimiento y control

Trámites debidamente documentados y publicados según Ley antitrámites

x

Falta de información sobre el trámite o procedimiento tanto del usuario como del funcionario

Procedimiento de trámites divulgado y

conocido por todos los usuarios

Divulgar y dar a conocer a toda la

comunidad los trámites de la

entidad, seguimiento y control


x

Obsolescencia tecnológica

Estar a la vanguardia en la tecnología

Mejorar los sistemas tecnológicos de la

administración Procedimiento de los recursos físicos y tecnológicos x

Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de conciencia del servidor público, ineficiencia, personal no calificado

Tener implementada la cultura del autocontrol

y valores éticos

Implementar la cultura del

autocontrol y la Gestión Ética

Controles claramente definidos al interior de la entidad x

Tráfico de influencias Políticas claras sobre la elaboración de los

trámites

Aplicar las políticas de Trámites


x



1.5 Gestión del Talento Humano




Inadecuada selección de personal

Selección de personal por convocatoria

Implementar el procedimiento de Gestión del Talento Humano

Procedimiento de Gestión del Talento Humano X

Presiones Indebidas Selección de personal

por convocatoria

Implementar el procedimiento de Gestión del Talento Humano

Procedimiento de Gestión del Talento Humano x

Deficiencia o ausencia en capacitación del personal

Cumplimiento del Plan de Capacitación

Elaborar Plan de Capacitación y dar cumplimiento al mismo

Plan de Capacitación x

Desmotivación del personal

Programa de Bienestar Social e

Incentivos

Elaborar y dar cumplimiento al Plan de Bienestar Social e

Incentivos

Plan de Bienestar Social e Incentivos x

Inadecuadas prácticas con el talento humano

Tener implementado el procedimiento de

Gestión del Talento Humano

Implementar el Procedimiento de

Gestión del Talento Humano

Proceso de Gestión del Talento Humano x



1.6 Gestión Financiera




Desconocimiento de principios básicos en la elaboración y ejecución del presupuesto y la gestión financiera.

Tener personal calificado para esta

área

Nombrar personar calificado para el

manejo de esta área Proceso de Gestión del Talento Humano x

Altas sumas de dineros mantenidas en cuentas corrientes o en cajas generales sin ningún rendimiento financiero

Realizar los pagos e inversiones a tiempo

Tener buena planeación al momento de

realizara los pagos e inversiones de

proyectos

Proceso de Gestión Financiera X

Los dineros recaudados no se registran ni se consignan oportunamente

Registrar y consignar oportunamente los dineros recaudados

Hacer uso correcto del procedimiento de Gestión Financiera

Proceso de Gestión Financiera x

Los equipos de sistemas, así como El software utilizado, no corresponden a las necesidades requeridas por la entidad.

Tener equipos y Software que cubran las necesidades de la

entidad

Adquirir tecnología de punta

Procedimiento de Recursos Tecnológicos X

La falta de coordinación, la mala calidad de la información y la ausencia en algunos casos, hacen que el proceso contable sea dispendioso, poco confiable y los estados financieros se presenten tardíamente y no se han tenidos en cuenta para la

Tener funcionarios, equipos y software

acorde con las necesidades de la

entidad

Implementar el proceso de Gestión Financiera y cumplir

con las Leyes Vigentes

Proceso de Gestión Financiera x



toma de decisiones.

El exceso de procedimientos y papeleos diluyen la responsabilidad de los funcionarios y fomentan el cobro de “peajes” para el pago de cuentas.

Tener un Manual de procesos y

procedimientos financieros

Implementar el Manual de procesos

y procedimientos Financieros, el Control Interno

Contable y Código de Ética

Procesos de Gestión Financiera, Control Interno Contable y Código de Ética

x

1.7 Gestión de Contratación




Equivocación en la adquisición de un bien o servicio innecesario para la administración Municipal

Claras políticas de contratación y

compras

Implementar el proceso de

Contratación y Compras

Proceso de Contratación y Compras x

Posibilidad de ejecutar actos malintencionados fuera de la Ley, en la utilización de funciones y recursos del Municipio por parte de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, con el fin de favorecer beneficios personales, económicos o de otra índole relacionados con la

Código de Ética y cultura del autocontrol

Socializar entre los funcionarios el

código de ética y la cultura del autocontrol

Proceso de Gestión Ética x



Contratación

No realizar aquello a que se está obligado en las diferentes etapas de la contratación

Conocimiento de la Legislación Vigente

Contratar personal idóneo

Procesos de Gestión del Talento Humano x

Tardanza en el cumplimiento de los términos en las diferentes etapas y trámites contractuales

Realizar con claridad los términos de

referencia

Claridad y oportunidad en los

términos de referencia

Manual de contratación x

Ejercer sobre un servidor público presión indebida para que tome decisiones o acciones apartándose del trámite establecido o por fuera de los lineamientos legales.

Código de Ética y cultura del autocontrol

Socializar entre los funcionarios el

código de ética y la cultura del autocontrol

Proceso de Gestión Ética x

Declarar urgencia manifiesta cuando no existe

Justificación argumentada de la urgencia manifiesta

Aplicación del Manual de

Contratación Manual de Contratación x

Fraccionamiento Técnico de la Contratación

Justificación argumentada de los

contratos

Aplicación del Manual de

Contratación Manual de Contratación x

Monopolio de contratistas que puede significar preferencias indebidas

Publicación de convocatorias y

resultados

Realizar audiencias públicas al momento

de adjudicar la contratación y que opere el Comité de

Compras




Delegación para la contratación que puede generar malos manejos y exceso de discrecionalidad en quien la ejerce

Políticas claras al momento de realizar delegación para que un directivo pueda

contratar

Que no haya delegación para

realizar la contratación


1.8 Gestión Jurídica




Tardanza en el cumplimiento de las actividades del soporte jurídico.

Políticas claras en la gestión jurídica

Contratar personal idóneo y dar

cumplimiento al proceso de Gestión

Jurídica

Proceso de Gestión Jurídica x

1.9 Gestión de los Recursos Físicos y Desarrollo Tecnológico

VALORACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCION



Apoderarse ilegítimamente de bienes insumos y suministros de la Administración Municipal

Controlar la entrega de insumos y suministros

Procedimiento de almacén

documentado y socializado

Procedimiento de almacén x

Contar con información no confiable sobre los responsables, características y especificaciones de los bienes del Municipio.

Aplicar procedimiento de inventarios

Actualizar inventarios de bienes muebles e inmuebles




Sustracción indebida de los bienes de la entidad.

Aplicar procedimiento de inventarios

Actualizar inventarios de bienes muebles e inmuebles


Bienes de propiedad de la Entidad expuestos a pérdida total por falta de seguros.

Asegura los bienes de la entidad

Realizar políticas de manejo de bienes


Hurto de servicios públicos en instalaciones de bienes del Municipio

Tener actualizados los inventarios de bienes y

sus responsables

Realizar seguimiento al consumo de

servicios públicos en los bienes propiedad

de la entidad

Proceso de Gestión de los Recursos Físicos y Desarrollo Tecnológico

x

El virus informático es un programa elaborado accidental o intencionadamente, que se introduce y se transmite a través de medios de comunicación e intercambio de información.

Antivirus actualizados Equipos con claves y restricción de cierto software en equipos


Utilización de una clave por una persona no autorizada y que accede al sistema suplantando una identidad. De esta forma el intruso se hace dueño de la información, documentación y datos de otros usuarios.

Claves y equipos personalizados

Cambio de claves y equipos asignados a

cada funcionario


x



1.10 Evaluación y Control




No realizar la evaluación y/o las auditorías internas a las que se está obligado

Plan Anual de auditorias

Seguimiento a los planes de auditorias

Proceso de Evaluación y Mejora x

Tardanza en la realización de la evaluación y/o de las auditorías internas a las que se está obligado

Plan Anual de auditorias

Seguimiento a los planes de auditorias

Proceso de Evaluación y Mejora x

Tráfico de influencias en las auditorías

Personal idóneo y valores éticos

definidos al interior de la administración

Aplicación de sanciones

ejemplarizantes

Procesos de Gestión Ética y procedimiento de selección de personal

x



CUADRO 2. MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION DE LA ENTIDAD

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Entidad: Municipio de Santa Fe de Antioquia

Misión: Santa Fe de Antioquia es un Municipio que se construye colectivamente, comprometido con los seres humanos que lo habitamos, con absoluto respeto por la naturaleza y reconocedor de sus valores culturales e históricos, potenciándolo para la región y el país.

IDENTIFICACIÓN ANALISIS

MEDIDAS DE MITIGACIÓN

SEGUIMIENTO

Proceso y objetivo

Causas

Riesgo Probabilidad de

Materialización

VALORACIÓN Administración del Riesgo

Acciones Responsable Indicador No. Descripción

Tipo de Control

Planeación Administrativa

(Orientar el desarrollo integral del municipio en el corto, mediano y largo plazo, en forma participativa y concertada, mediante la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los Planes de Desarrollo y sus instrumentos (Plan de Acción y POAI), con base en la normalidad

La desconcentración de poder

1 Extralimitación de funciones

Baja Preventivo Evitar el Riesgo

Verificar que el manual de funciones cumplas con las necesidades de la entidad

Alta Dirección

# de cargos evaluados

No contar al interior de la entidad con canales de comunicación

2 Ausencia de Canales de Comunicación

Alta Preventivo Evitar el Riesgo

Revisar que al interior de la entidad se cuente con

buenos canales de

comunicación

Alta Dirección y

Técnico Operativo de Comunicacio

nes

# de canales analizados

No contar con Software acorde a las necesidades

3

Presentar datos estimaciones inequívocas, incompletas desfiguradas

Media Preventivo Reducir el

Riesgo

Verificar que el Software

que posee la entidad si

cumpla con las

necesidades de esta

Alta Dirección y Auxiliar de sistemas

# de Software analizados



vigente) No tener bien definido el Manual de Funciones y Competencias

4 Concentración de autoridad o exceso de poder.


Verificar que el manual de funciones cumplas con las necesidades de la entidad

Alta Dirección

# de cargos evaluados

No realizar selección de personal de acuerdo a la normatividad vigente

5 Amiguismo y Clientelismo

Alta Preventivo Reducir el

Riesgo

Revisar que la selección de personal

se haya hecho de

acuerdo al procedimient

o de Selección de

Personal

Alta Dirección y Secretaría

General y de Gobierno

# de selecciones de

personal revisadas

No cumplir con las normas que expide planeación nacional

6

No tener planeación; no dar cumplimiento al EOT, Plan de Desarrollo, Planes de Acción, Marco Fiscal y POAI

Media Preventivo Evitar el Riesgo

Hacer seguimiento al EOT, Plan

de Desarrollo, Planes de

Acción, Marco Fiscal

y POAI

Alta Dirección y Secretaría

de Planeación,

Obras Públicas y

Medio Ambiente

# de planes evaluados

Gestión Ética (Generar en cada servidor público de la Administración Municipal de Santa Fe de Antioquia una autorregulación para posicionar y vivenciar la ética, mejorando la cultura organizacional

Ausencia de principios y valores; falta de compromiso; baja profesionalización del personal

7

Posibilidad de ejecutar actos mal intencionado

en el ejercicio de funciones y aplicación de

los recursos del municipio con el fin de favorecer beneficios

personales, económicos o de otra índole.

Alta Preventivo Reducir el

Riesgo

Socializar y evaluar el Código de Ética de la

entidad

Alta Dirección

# de socializaciones realizadas y valores éticos

evaluados



de la Entidad y gestionando la confianza entre los clientes internos y externos)

Comunicación Pública (Garantizar una adecuada formulación y ejecución del Plan de Comunicación Pública, Organizacional e Informativa como eje transversal y estratégico que permita generar canales que propicien un flujo de la información veraz y oportuna hacia los públicos objetivos de la Administración Municipal de Santa Fe de Antioquia)

Falta de profesionalismo del personal y canales de información deficientes

8 Ocultar a la ciudadanía

información considerada pública


Riesgo

Verificar que la selección de personal se de forma objetiva y evaluar la

eficiencia de los canales

de información

Alta Dirección, Técnico de

Comunicaciones

# de cargos evaluados y # de medios de información evaluados

Trámites, Asistencia Técnica y Apoyo Social (Asesorar y prestar asistencia técnica a toda la comunidad en

Concentración de poder y no

tener un manual de

funciones bien definido en la

entidad

9 Discrecionalidad de los

funcionarios que ejecutan los trámites


Riesgo

Verificar que los

funcionarios tengan

claras sus funciones y que no haya concentració

Alta Dirección

# Manual de Funciones y

Competencias evaluado



general y en todas las áreas que dictamina la constitución)

n de poder

Falta de publicidad de los trámites

10 Urgencia del usuario

para que su trámite sea atendido con prontitud

Alta Preventivo Evitar el Riesgo

Verificar que se tengan

bien documentad

os y publicados los trámites

que ofrece la entidad

Alta dirección y Técnico de

comunicaciones

# de tramites publicados

Falta de publicidad de los trámites y

personal idóneo para el

manejo de estos

11

Falta de información sobre el trámite o

procedimiento tanto del usuario como del

funcionario


Verificar que se cuente

con los trámites

publicados y personal

idóneo para el manejo de

ellos

Alta Dirección

# de trámites evaluados

Falta de tecnología de

punta 12

Obsolescencia tecnológica

Bajo Preventivo Evitar el Riesgo

Evaluar la tecnología con la que cuenta la entidad

Alta Dirección y Auxiliar de Sistemas

# de Tecnologías evaluadas (software y hardware)

Compromisos y valores éticos no

definidos al interior de la

entidad

13

Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de conciencia

del servidor público, ineficiencia, personal no

calificado


Evaluar el proceso de

Gestión Ética

Alta Dirección, Comité de

Ética

# de procesos de Gestión

Ética Evaluados

Falta de integridad personal y

valores éticos

14 Tráfico de influencias Alto Preventivo Evitar el Riesgo

Evaluar si los controles

que se tienen son efectivos

Alta Dirección

# de controles evaluados

Gestión del Talento Humano (Garantizar la competencia de

Falta de un procedimiento de Selección de Personal

15 Inadecuada selección de

personal Medio Preventivo

Evitar el Riesgo

Evaluar las Hojas de Vida del Personal

Alta Dirección

# de Hojas de Vida

Evaluadas



los servidores públicos de la Administración Municipal, y gestionar todos los asuntos relacionados con la administración del personal)

Seleccionado

Favores personales recibidos

16 Presiones Indebidas Alto Correctivo Reducir el

Riesgo

Revisar que todos los procesos

sean elaborados

de acuerdo a la

normatividad vigente

Alta Dirección

# de procesos revisados

No tener un Plan de

Capacitación definido

17 Deficiencia o ausencia en capacitación del personal


Evaluar Plan de

Capacitación

Alta Dirección Comité de

Capacitación

# de Planes evaluados

No tener un Plan de

Incentivos al interior de la

entidad

18

Desmotivación del personal

Baja Preventivo

Evitar el Riesgo

Evaluar el Plan de

Incentivos de la entidad

Alta Dirección y Comité de Bienestar Social e

Incentivos


No tener personal

idóneo para el manejo del personal

19 Inadecuadas prácticas con el talento humano

Baja Preventivo

Evitar el Riesgo

Evaluar el procedimient

o de selección de

personal

Alta Dirección

# de procedimientos evaluados

Gestión Financiera (Gestionar el manejo de los recursos financieros que permita garantizar la asignación eficiente de los mismos)

No tener personal

idóneo para desempeñar cargos del

procesos de Gestión

Financiera

20

Desconocimiento de principios básicos en la elaboración y ejecución

del presupuesto y la gestión financiera.



o de selección de

personal

Alta Dirección


Mala planeación

presupuestal 21

Altas sumas de dineros mantenidas en cuentas

corrientes o en cajas generales sin ningún

rendimiento financiero



o de presupuesto

Alta Dirección y auxiliar de

presupuesto




Mal manejo de caja general

22

Los dineros recaudados no se registran ni se

consignan oportunamente



o de Recaudo y

manejo de la Caja

General

Alta Dirección y

Auxiliar


Falta de tecnología de

punta 23

Los equipos de sistemas, así como El software

utilizado, no corresponden a las

necesidades requeridas por la entidad.



o de Sistemas

Alta Dirección y Auxiliar de Sistemas


Falta de proceso de

Gestión Financiera

24

La falta de coordinación, la mala calidad de la

información y la ausencia en algunos casos, hacen que el proceso contable sea dispendioso, poco confiable y los estados

financieros se presenten tardíamente y no se han tenidos en cuenta para la

toma de decisiones.


Evaluar el proceso de

Gestión Financiera

Alta Dirección

# de procesos evaluados

Inexistencia de procesos y procedimiento

s documentado

s

25

El exceso de procedimientos y

papeleos diluyen la responsabilidad de los

funcionarios y fomentan el cobro de “peajes” para

el pago de cuentas.


Implementar el manual de procesos y

procedimientos

Alta Dirección y Comité de

Calidad

# de procesos implementado

s

Gestión de Contratación (Adquirir los bienes y servicios que demanda la Administración

Inexistencia de un Plan de

Compras 26

Equivocación en la adquisición de un bien o servicio innecesario para

la administración Municipal

Medio Preventivo Evitar el Riesgo

Evaluar Plan de Compras

Alta Dirección y Comité de Compras


Inexistencia de un manual

27 Posibilidad de ejecutar actos malintencionados


Evaluar el Manual de

Alta Dirección

# de manuales evaluados



Municipal, en total acatamiento de la normatividad legal y bajo parámetros de eficiencia, calidad, transparencia y oportunidad)

de contratación en la entidad

fuera de la Ley, en la utilización de funciones y

recursos del Municipio por parte de los

servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, con

el fin de favorecer beneficios personales, económicos o de otra

índole relacionados con la Contratación

Contratación y su

aplicabilidad



28

No realizar aquello a que se está obligado en las diferentes etapas de la

contratación



Contratación y su

aplicabilidad

Alta Dirección




29

Tardanza en el cumplimiento de los

términos en las diferentes etapas y

trámites contractuales



Contratación y su

aplicabilidad

Alta Dirección


No tener políticas claras al

interior de la entidad

30

Ejercer sobre un servidor público presión indebida

para que tome decisiones o acciones

apartándose del trámite establecido o por fuera

de los lineamientos legales.


Evaluar políticas que

existen al interior de la

entidad

Alta Dirección

# de políticas evaluadas



31

Declarar urgencia manifiesta cuando no

existe



Contratación y su

aplicabilidad

Alta Dirección



de 32

Fraccionamiento Técnico de la Contratación



Contratación

Alta Dirección




contratación en la entidad

y su aplicabilidad



33 Monopolio de contratistas

que puede significar preferencias indebidas



Contratación y su

aplicabilidad

Alta Dirección




34

Delegación para la contratación que puede

generar malos manejos y exceso de

discrecionalidad en quien la ejerce



Contratación y su

aplicabilidad

Alta Dirección


Gestión Jurídica (Asesorar, asistir, orientar y llevar la representación prejudicial y judicial de los procesos en los cuales el Municipio de Santa Fe de Antioquia, sea parte, mediante la aplicación de las normas legales y/o administrativas vigentes, con oportunidad y calidad)

No tener personal

idóneo para ejercer la Asesoría Jurídica

35

Tardanza en el cumplimiento de las

actividades del soporte jurídico.

Bajo Preventivo

Evitar el Riesgo

Revisar los procesos judiciales

Alta Dirección

# de procesos revisados

Gestión de los Recursos Físicos y Desarrollo Tecnológico (Determinar,

Inexistencia de controles en la entrega de materiales y suministros

36

Apoderarse ilegítimamente de

materiales y suministros de la Administración

Municipal


Revisar el procedimiento de entrega

de materiales y suministros

Alta Dirección y

Técnico Operativo de

Almacén

# de procedimiento

s revisados



proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. Además Planear, dirigir, organizar y controlar todas las actividades relacionadas con la administración de hardware, software y comunicaciones informáticas para brindar el correcto, oportuno y permanente funcionamiento de la plataforma tecnológica que soporta los procesos de la administración municipal)

Inexistencia de

procedimiento de Bienes e Inventarios y

falta de software

37

Contar con información no confiable sobre los

responsables, características y

especificaciones de los bienes del Municipio.

Medio Correctivo Evitar el Riesgo

Revisar el procedimiento de Bienes e Inventarios y Software

Alta Dirección

# de procedimientos y software revisados

Falta de valores

Éticos, falta de controles en el manejo de los bienes

38 Sustracción indebida de los bienes de la entidad.

Medio Correctivo Evitar el Riesgo

Socializar los valores

éticos al interior de la

entidad y realizar

seguimiento y control a los bienes

de la entidad

Alta Dirección, Técnico

Operativo de Almacén y Comité de

Ética

# de valores socializados y #seguimientos

a bienes realizados

Falta de compra de pólizas que

custodien los bienes del municipio

39

Bienes de propiedad de la Entidad expuestos a

pérdida total por falta de seguros.


Verificar que existan

pólizas que respalden los bienes

municipales

Alta Dirección y

Técnico Operativo de

Almacén

# de pólizas verificadas

Inexistencia de control a los bienes

inmuebles del municipio

40 Hurto de servicios

públicos en instalaciones de bienes del Municipio


Verificar los controles existentes

para la salvaguarda

de los bienes

inmuebles

Alta Dirección

# de controles verificados

Falta de antivirus, falta de control en los programas

que deben tener los

equipos de computo

41

El virus informático es un programa elaborado

accidental o intencionadamente, que

se introduce y se transmite a través de

medios de comunicación


Revisar equipos de computo

Alta Dirección, Auxiliar de Sistemas

# de equipos revisados



e intercambio de información.

Inexistencia de seguridad informática

42

Utilización de una clave por una persona no

autorizada y que accede al sistema suplantando una identidad. De esta

forma el intruso se hace dueño de la información, documentación y datos

de otros usuarios.


Revisar que los equipos cuentan con seguridad

informática y claves

únicas para cada usuario

Alta Dirección

# de equipos revisados

Evaluación y Control (Emitir con objetividad e independencia juicios fundados a partir de evidencias, mediante la realización de Auditorías Internas y de la Evaluación del Sistema de Control Interno)

Inexistencia de Plan de Auditorías

43

No realizar la evaluación y/o las auditorías internas

a las que se está obligado


Verificar que exista Plan

de Auditorias

Alta Dirección

# de planes verificados

Inexistencia de Plan de Auditorías

44

Tardanza en la realización de la

evaluación y/o de las auditorías internas a las

que se está obligado


Verificar que exista Plan

de Auditorias


Control Interno

# de planes verificados

Falta de valores éticos, direccionalida

d y falta de personal idóneo

45 Tráfico de influencias en

las auditorías Bajo Preventivo

Evitar Riesgo

Socializar valores éticos


Control Interno

# de valores socializados



2. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES Es una prioridad de la entidad determinar de manera asertiva los trámites y servicios que deberán estar en línea en la página web de la entidad. Aunque ya se tiene el inventario de trámites que realiza el municipio, se está priorizando en los que se requiere mejorar para garantizar la efectividad institucional y la satisfacción de los usuarios. La entidad con el propósito de dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y el acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, está estableciendo de acuerdo con su estructura la unidad de correspondencia; la cual gestionará de manera centralizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal forma que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Esta unidad deberá contar con los medios necesarios para recibir, enviar y controlar oportunamente los trámites de comunicaciones de nivel oficial, para que esto facilite la atención a las solicitudes presentadas por los ciudadanos. Se iniciará con la racionalización de los trámites que ya fueron priorizados para que haya un menor esfuerzo y costo para los usuarios; a través de estrategias jurídicas, administrativas o tecnológicas que impliquen simplificación, estandarización, eliminación, automatización, adecuación o eliminación normativa, optimización del servicio, interoperabilidad de información pública y procedimientos administrativos orientados a facilitar la acción del ciudadano frente a la entidad. En la actualidad la administración municipal cuenta con (5) cinco tramites analizados reevaluados y montados en el SUIT (sistema único de información de tramites), se espera que al terminar la vigencia 2014 se tengan (25) tramites mas integrados al SUIT. 3. RENDICIÓN DE CUENTAS La rendición de cuentas presupone, pero también fortalece, la transparencia del sector público, el concepto de responsabilidad de los gobernantes y servidores y el acceso a la información como requisitos básicos. Adicionalmente, la rendición de cuentas es una expresión del control social, por cuanto éste último comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión y la incidencia de la ciudadanía para que esta se ajuste a sus requerimientos.



Existen 3 componentes en la rendición de cuentas: Información, diálogo e Incentivos o sanciones. En el 2014 se seguirá haciendo el programa radial “ASÍ VA SANTA FE DE ANTIOQUIA”, en el cual el alcalde informa a la comunidad como van los programas en su ejecución. Se seguirá con la impresión y entrega del periódico “ASI VAMOS”, el cual informa a la comunidad como va la ejecución de los programas que están plasmados en el Plan de Desarrollo “SANTA FE DE ANTIOQUIA CIUDAD DE OPORTUNIDADES”. Se actualizará la página web municipal en toda su normatividad vigente, tanto la municipal, como la departamental y la nacional. Y se seguirá actualizando el link de noticias, con el fin de que la comunidad este actualizada con todas las acciones que se estén realizando día a día en la administración municipal. Se seguirá con la transmisión de las sesiones del Concejo Municipal por el canal institucional y local; sesiones donde se invita a los funcionarios para que informen como van los programas que se están realizando en el municipio. En el mes de diciembre se realizará la rendición de cuentas a la ciudadanía. En esta se da a conocer el informe de gestión de todas las secretarías de la Administración Municipal. 4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO El municipio de Santa Fe de Antioquia realizará las siguientes acciones para mejorar la atención a la ciudadanía:

La administración municipal cuenta con 3 buzones de Peticiones, Quejas, Reclamos y sugerencias; se espera implementar otros buzones en las instalaciones que no lo poseen a la fecha. además cuenta con un link: quejas y reclamos en la página web: www.santafedeantioquia-antioquia.gov.co, esta información será socializada con toda la comunidad en general y se dará a conocer como es el funcionamiento de las PQRS al interior de la entidad. Además se nombrará un comité, el cual se encargue de revisar, redireccionar y hacer seguimiento a todas las PQRS que las personas dejen en los buzones que se encuentran en las diferentes sedes de la alcaldía municipal. Se colocarán buzones PQRS donde hagan falta.

La página web: www.santafedeantioquia-antioquia.gov.co, seguirá actualizándose como hasta al momento se ha venido haciendo con toda la información de la administración municipal. Se hará una capacitación donde

http://www.santafedeantioquia-antioquia.gov.co/





se concientice a los funcionarios de la necesidad de que se esté dando información por parte de ellos actualizada para nutrir este sitio web.

Se definieron los días jueves y viernes para atender al ciudadano por parte del señor alcalde, con esto se quiere que el municipio de Santa Fe de Antioquia sea una alcaldía de puertas abiertas a toda la comunidad.

Se tiene el correo electrónico [email protected] para que la ciudadanía interactúe con los funcionarios de la administración municipal. Además cada dependencia cuenta con un correo electrónico al cual usted se puede comunicar, estos son: [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]:

También puede comunicarse con nosotros en la carrera 9 #9-22, teléfono 8531136 o al fax 8531101.

Existen otros mecanismos de participación ciudadana como son los siguientes: 1. Proceso de Contratación (Audiencias Públicas): Permite a los interesados

conocer y discutir los resultados de las adjudicaciones de la contratación.

2. Procesos de Gestión (Acciones de tutela): Permite al ciudadano reclamar el reconocimiento de sus derechos

mailto:[email protected]
























3. Procesos de Gestión (Derechos de petición): Permitir al ciudadano reclamar sobre alguna inconsistencia en un procedimiento por el cual se ve afectado.

4. Proceso de Toma de Decisiones (Buzón de Sugerencias): Permitir al ciudadano

opinar acerca de la gestión de la entidad. 5. Proceso de Vigilancia y Control (Veedurías Ciudadanas): Permitir a los ciudadanos

o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre el proceso de la gestión pública, así como la convocatoria de una entidad encargada de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio.

6. Procesos de Vigilancia y Control (Buzón de Quejas y Reclamos): Permitir a los

ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias poner en conocimiento de la alta dirección de la entidad las anomalías presentadas en la debida prestación del servicio por parte de algún funcionario o área de la Entidad. A través de este medio también pueden hacer consultas sobre los temas de la Entidad.

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2014

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