PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO · planeación de cinco políticas de desarrollo...

CORPORACION DE LA INDUSTRIA AERONAUTICA COLOMBIANA S.A. MANTENIMIENTO Y DESARROLLO AERONAUTICO

CDF-010 (UAEAC) - CCI-061 (UAEAC) – REPAIR STATION 032Y (FAA) - NIT. 899.999.278-1

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2016

PLAN

ANTICORRUPCIÓN Y

DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO CIAC S.A.

http://www.ciac.gov.co/

mailto:[email protected]




CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ENTIDAD

OBJETIVO Y ALCANCE

COMPONENTES DEL PLAN

1. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS CORRUPCIÓN

2. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES

3. RENDICIÓN DE CUENTAS

4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. LINEAMIENTOS

GENERALES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y

DENUNCIAS

5. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO

ANEXO: MAPA DE RIESGOS POR CORRUPCIÓN






INTRODUCCIÓN

En cumplimiento del artículo 73 Ley 1474 de 2011 la Corporación de la Industria Aeronáutica

Colombiana presenta su estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano,

orientado a identificar los riesgos por corrupción, la estrategia anti trámites, la rendición de

cuentas, los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y los mecanismos para la

transparencia y acceso a la información.

CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ENTIDAD

La CIAC S.A. fue creada mediante Decreto Legislativo 1064 de mayo 9 de 1956 con el objeto

primordial de explotar centros de reparación, mantenimiento y servicios de aviones.

Posteriormente, se convirtió en una entidad autónoma vinculada al MDN en el año de 1966

y luego fue catalogada como una sociedad de Economía Mixta bajo el régimen de Empresa

Industrial y Comercial del Estado en 1971.

El posicionamiento alcanzado por parte de la Corporación de la Industria Aeronáutica

Colombiana S.A. (CIAC S.A.) como líder de la industria aeroespacial a nivel nacional durante

los últimos años es el resultado de una visión y el esfuerzo sostenido de las partes

interesadas por lograrlo. Sin embargo, su devenir no ha estado exento de obstáculos y

dificultades que lejos de desestimular su gestión se han constituido en oportunidades de

mejora continua a través del redireccionamiento estratégico, la innovación, la adquisición

progresiva de nuevas capacidades, la implementación de estándares superiores de gestión, la

optimización de los procesos, la evolución de la cultura organizacional y el manejo del

cambio a fin de sostener su ventaja competitiva e incrementar su presencia en los mercados

comercial y militar.

El marco de referencia dentro del cual se desenvuelve la gestión de la Corporación

corresponde al de la industria aeroespacial, siendo importante tener en cuenta entonces que

esta es altamente estratégica para los intereses nacionales por cuanto permite a los países

que la han desarrollado en un grado u otro disponer en forma autónoma de soluciones a las

necesidades en la materia, generando desarrollo tecnológico, económico y social.






Es también una industria de gran complejidad que demanda un elevado nivel de

competencia de las organizaciones que la conforman requiriendo de la adopción de las

mejores prácticas corporativas, la disponibilidad de talento humano altamente calificado, la

existencia de recursos (materiales y presupuestales) y un enfoque total al cliente basado en la

calidad de los productos finales (bienes y servicios).

MISIÓN

Impulsar con excelencia el desarrollo de la industria aeroespacial colombiana.

VISIÓN

La Corporación de la Industria Aeronáutica Colombiana se posicionará como una empresa

de clase mundial que ofrece soluciones integrales aeroespaciales, con un talento humano

calificado y comprometido, tecnología e infraestructura de punta y los más altos estándares

de calidad y seguridad aérea, que garanticen la satisfacción del cliente.

POLÍTICA INTEGRADA DE CALIDAD

Impulsar el desarrollo de la industria aeroespacial Colombiana a través de la administración

eficiente de los recursos, el comportamiento ético de su talento humano, el cumplimiento de

los atributos de calidad aeronáutica, la prevención de los impactos ambientales, el

cumplimiento de los requisitos legales y demás aplicables que suscriba la organización y el

mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión, garantizando la seguridad Integral

y la satisfacción del cliente.

VALORES






PRINCIPIOS

1. Focalización – Enfoque en el negocio. Dirigir los recursos disponibles al cumplimiento de

la misión institucional. La Entidad enfoca sus metas basada en las capacidades adquiridas,

con una adecuada asignación de recursos y buscando siempre la satisfacción del cliente.

2. Comunicación y relación con el cliente. Canales de comunicación efectivos que

garanticen una relación adecuada con el cliente externo e interno.

3. Implementar la cultura de clase mundial. Ser una empresa diferenciadora en el desarrollo

de la industria aeroespacial con base en los siguientes pilares: Satisfacción del cliente,

capital humano calificado, liderazgo, procesos y procedimientos comparables con otras

empresas de clase mundial, ventajas competitivas y tecnología de punta.

4. Gerenciar y monitorear todas las actividades. Seguimiento permanente a los servicios

prestados por la Corporación, mediante la medición indicadores de gestión por procesos

y establecimiento de cuadro de mando integral como herramienta de análisis gerencial y

toma de decisiones.

5. Seguridad Integral. Prestación de un servicio seguro con altos estándares en seguridad

industrial, seguridad operacional, seguridad física y salud ocupacional.

6. Protección de las capacidades. Los sistemas de información de la Corporación deben

garantizar la seguridad de la información, tanto para evitar el espionaje industrial como

para garantizar la integridad de la información financiera, contable y estratégica.

7. Innovación. Incentivar en los trabajadores la iniciativa e invención de estrategias que

mejoren el desarrollo de sus actividades y generen valor agregado a la prestación de los

servicios de la Entidad

MAPA ESTRATÉGICO






MAPA DE PROCESOS

OBJETIVO Y ALCANCE

El Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano de la CIAC S.A. pretende transmitir los

lineamientos del alto gobierno en la construcción, aplicación y seguimiento de las estrategias

para la lucha contra la corrupción y el mejoramiento de los servicios al ciudadano.

El presente plan tiene aplicabilidad a todos los procesos de la organización y cobija el actuar

de todos los trabajadores y colaboradores de la Corporación.

COMPONENTES DEL PLAN

A continuación se presentan las estrategias propuestas para cada uno de los componentes

del Plan.

1. GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS CORRUPCIÓN

El modelo para gestionar los riesgos de Corrupción como parte integral al Sistema de

Gestión de la CIAC, toma como punto de partida los parámetros impartidos por el Modelo

Estándar de Control Interno (MECI) contenidos en la Metodología de Administración de






Riesgos de Función Pública y el Decreto 1081 de 2015 Único del sector de Presidencia de la

República.

DEFINICIONES

Causa: Medios, circunstancias, situaciones o agentes generadores del riesgo.

Consecuencia: Efectos generados por la ocurrencia de un riesgo que afecta los objetivos o

un proceso de la entidad. Pueden ser entre otros, una pérdida, un daño, un perjuicio, un

detrimento.

Es el “resultado de un evento que afecta los objetivos”.

Corrupción: “Uso del poder para desviar la gestión de lo público hacia el beneficio privado.”5

Gestión del Riesgo de Corrupción: Es el conjunto de “Actividades coordinadas para dirigir y

controlar una organización con respecto al riesgo” de corrupción.

Impacto. Son las consecuencias o efectos que puede generar la materialización del riesgo de

corrupción en la entidad.

Mapa de Riesgos de Corrupción: Documento con la información resultante de la gestión del

riesgo de corrupción.

Modelo Integrado de Planeación y de Gestión: Instrumento de articulación y reporte de la

planeación de cinco políticas de desarrollo administrativo.

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Plan que contempla la estrategia de lucha

contra la corrupción que debe ser implementada por todas las entidades del orden nacional,

departamental y municipal.

Probabilidad: Oportunidad de ocurrencia de un riesgo. Se mide según la frecuencia (número

de veces en que se ha presentado el riesgo en un período determinado) o por la factibilidad

(factores internos o externos que pueden determinar que el riesgo se presente).

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar

un valor.






Riesgos: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos

de la entidad, pudiendo entorpecer el desarrollo de sus funciones.

Riesgo de Corrupción: Posibilidad de que, por acción u omisión, se use el poder para poder

desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado.

Riesgo Inherente: Nivel de riesgo propio de las actividades en los procesos, sin considerar las

medidas de mitigación.

Riesgo Residual: Nivel resultante del riesgo que permanece luego de tomar las medidas de

tratamiento del Riesgo.

ETAPAS DE LA GESTIÓN DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

A continuación, se describen las etapas de la estrategia de la Gestión del Riesgo de

Corrupción establecidas por la CIAC S.A. para la adecuada Gestión de los mismos.

1. Políticas de Administración del Riesgo.

2. Construcción de los Mapas de Riesgos de Corrupción.

3. Consultas y Divulgación.

4. Monitoreo y Revisión.

5. Seguimiento.

1. Políticas de Administración del Riesgo de Corrupción.

Políticas:

La gestión de riesgos en la CIAC S.A. se enfoca en cada uno de los procesos y sub-

procesos que componen el mapa de procesos de la Corporación y hace parte del Sis-

tema de Gestión Integral.

Cada uno de los jefes de división y coordinadores de área son responsables ante la

Gerencia General de la Corporación y órganos de control de elaborar los mapas de

riesgos, identificando sus riesgos y causas que afecten el cumplimiento de los objeti-






vos de su proceso, generar y cumplir a cabalidad los planes de acción requeridos que

incluyan prevención y atención de sus riesgos.

La metodología establecida para la elaboración de los Mapas de Riesgos es la esta-

blecida por la Oficina de Planeación, previa aprobación por parte de la Gerencia Ge-

neral.

El Jefe de Control Interno, es el encargado de verificar y evaluar la elaboración, la vi-

sualización, el seguimiento y el control del Mapa de Riesgos de Corrupción.

Los Jefes de división y coordinadores de área son responsables ante la Gerencia Ge-

neral de la Corporación y órganos de control de reportar a la Oficina de Planeación

cualquier caso de materialización del riesgo, incluyendo los riesgos de corrupción.

La oficina de planeación le corresponden liderar el proceso de Construcción de los

Mapa de Riesgos de Corrupción y publicación.

El documento que contempla las políticas y procedimientos de la Gestión de Riesgos

debe estar disponible para la consulta de todos los trabajadores.

Objetivos a lograr con la Gestión de Riesgos de Corrupción:

Lograr un sistema de gestión de riesgos sostenible a través del autocontrol, autorre-

gulación y autogestión.

Concientizar a los funcionarios en la necesidad de identificar y tratar los riesgos en

todos los niveles de la Corporación, con el fin de prevenir, detectar desviaciones y

efectuar los correctivos necesarios para el cumplimiento de los resultados propuesto.

Integrar la gestión de riesgos, al sistema de gestión por procesos, para garantizar el

cumplimiento de los objetivos planteados desde la misión y visión de la Corporación.

Estrategia Para el Establecimiento y Desarrollo de las Políticas:

Con el fin de asegurar que las Políticas se lleven a cabo y que la Gestión de Riesgos haga

parte del día a día de las operaciones de la Corporación, se realizan las siguientes






estrategias.

1. Automatización de herramientas que permita un mejor control y gestión de los ries-

gos.

2. Procedimientos periódicos de actualización del mapa de procesos y de las matrices

de riesgos.

3. Campañas de sensibilización y concientización al Personal sobre la importancia y el

rol que ellos juegan en la gestión de sus riesgos.

4. Análisis, revisión y publicación de los Mapas de Riesgos.

5. Reportes y análisis de los riesgos materializados, incluyendo planes de acción y se-

guimiento.

6. Seguimiento independiente por parte de la Oficina de Control Interno

Acciones a Desarrollar Para la Implementación y Efectividad de las Políticas:

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Riesgos

a. Gerente General

- Definir y aprobar los procedimientos para la gestión del riesgo.

- Recibir y evaluar los informes presentado por el área o cargo responsable de la imple-

mentación y seguimiento del procedimiento de gestión de riesgos.

- Velar por que se implementen los procedimientos para la adecuada administración del

riesgo a que se vea expuesta la Corporación en desarrollo de su actividad.

b. Líderes o Dueños de Procesos y Subprocesos






- Identificar, análisis, evaluar y tratar los riesgos de Corrupción que afectan los objetivos

de los procesos y realizar su actualización por lo menos anualmente.

- Aplicar la metodología de Gestión de Riesgos establecida en este procedimiento,

cuando un nuevo proyecto, producto o servicio se elabore y/o se modifiquen los pro-

cesos o subprocesos, o que se cambien los controles.

- Conocer y firmar sus mapas de riesgos inherentes y residuales confirmando que estos

corresponden a la situación real de la Corporación cada vez que se presenten cam-

bios.

- Garantizar la correcta aplicación de los controles asociados para el tratamiento de los

riesgos inherentes.

- Implementar las oportunidades de mejoramiento que se identifiquen en las activida-

des de monitoreo continuo (Autocontrol, Autorregulación, Autogestión), y las activi-

dades de monitoreo independiente realizadas por la oficina de Control Interno.

- Servir de ejemplo al personal a su cargo, con respecto a la aplicación de la metodo-

logía de gestión de riesgos y de los controles.

- Reportar cada vez que se presente una materialización de un riesgo a la oficina de

Planeación para su seguimiento y reporte y confirmar en caso de que no existe nin-

gún reporte por lo menos anualmente la ausencia del mismo.

c. Oficina de Planeación y Sistemas

- Definir los instrumentos, metodologías y procedimientos tendientes a que la entidad

administre efectivamente sus riesgos.

- Apoyar a los dueños de procesos y subprocesos en la identificación, análisis, evalua-

ción y tratamiento de los riesgos que afectan los objetivos del proceso.






- Desarrollar e implementar los diferentes reportes internos y externos relacionados con

la gestión de riesgos en la Corporación.

- Monitorear el perfil de riesgo por proceso y establecer el mapa de riesgo por proce-

sos y consolidado de la Corporación.

- Realizar el seguimiento de las medidas a adoptar por los dueños de los procesos para

mantener los niveles de riesgo residual a niveles aceptables.

- Desarrollar los programas de concientización a los funcionarios relacionados con la

Gestión de Riesgos.

- Administrar las matrices de riesgos por procesos y realizar su publicación.

- Realizar el seguimiento permanente de los procedimientos relacionados con la Ges-

tión de Riesgos y proponer sus correspondientes actualizaciones y modificaciones.

d. Oficina de Control Interno

- Adelantar seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción con corte a las siguientes

fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 31 de diciembre, durante los 10 primeros días há-

biles de los meses de mayo, septiembre y enero.

Para el seguimiento se deberán realizar entre otra las siguientes actividades:

1. Publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción en la página web de la entidad.

2. Revisión de las causas.

3. Revisión de los riesgos y su evolución.

4. Asegurar que los controles sean efectivos, le apunten al riesgo y estén funcionando

en forma oportuna y efectiva.

- Informar a los dueños de los procesos y subprocesos, sobre los resultados de sus au-

ditorías.






- Publicar el seguimiento adelantado por la oficina de Control Interno en la página web

de la entidad en un lugar de fácil acceso al ciudadano.

- Hacer seguimiento a las recomendaciones generadas como resultado de las audito-

rias.

2. Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción.

2.1 Identificación del Riesgo de Corrupción.

Se debe tener en cuenta el contexto organizacional en el cual se establecen los objetivos

estratégicos de la Corporación, así como de los procesos, para comprender como se realiza

el despliegue descendente de los objetivos a todos los niveles de la Corporación y sus

unidades de negocio como la ruta para lograr la misión y visión. De esta manera logramos

centrar desde el inicio, que el proceso de Gestión de Riesgos debe apoyar la consecución de

los objetivos estratégicos que se ha planteado la Corporación y que sea un medio para un

fin.

La identificación de riesgos es permanente y parte de la claridad de los objetivos estratégicos

de la Corporación y de su adecuado despliegue descendente a los objetivos de los procesos

diferenciando entre el riesgo que afecta el cumplimiento de los objetivos, las causas que lo

generan y sus consecuencias:

Objetivos: Señalar el objetivo del proceso al que se le identificarán los riesgos de corrupción.

Causas: Se busca de manera general determinar una serie de situaciones que, por sus

particularidades, pueden originar prácticas corruptas. Para el efecto se utilizarán diferentes

fuentes de información, como los registros históricos o informes de años anteriores y en

general toda la memoria institucional, las quejas, denuncias e investigaciones adelantadas; así

como los actos de corrupción presentados en entidades similares.

Riesgos de corrupción: Identificar los riesgos de corrupción, en el entendido que representan

la posibilidad de que por acción u omisión se use el poder para desviar la gestión de lo

público hacia un beneficio privado.






Se tendrá como criterio básico de identificación de riesgos, el aporte de los trabajadores de

la Corporación, especialmente de los que participan en la supervisión, diseño y/o ejecución

de los respectivos procesos; a través de la ejecución de cualquiera de las siguientes técnicas:

- Talleres

- Reuniones

- Autoevaluaciones

- Encuestas

- Listas de verificación

- Recorrido de los procesos validando sus respectivos documentos, entre otros.

La identificación de riesgos se realizará a través del uso de las técnicas mencionadas con

anterioridad, que serán elegidas dependiendo del criterio y juicio experto del facilitador

(Oficina de Planeación) con el soporte de los dueños de los procesos. Es recomendable que

las personas que participen de los talleres tengan el conocimiento apropiado del proceso o

parte del mismo.

Es necesario que en la descripción del riesgo concurran los componentes de su definición:

acción u omisión + uso del poder + desviación de la gestión de lo público + el beneficio

privado.

MATRIZ DEFINICIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO ACCIÓN Y OMISIÓN USO DEL PODER DESVIAR LA GESTIÓN DE LO PÚBLICO BENEFICIO PARTICULAR

Consecuencias: Determinar efectos ocasionados por la ocurrencia de un riesgo que afecta

los objetivos o procesos de la entidad. Pueden ser una pérdida, un daño, un perjuicio, un

detrimento. La consecuencia se convierte en un insumo de la mayor importancia, toda vez

que es la base para determinar el impacto.

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO CAUSA RIESGO CONSECUENCIAS






2.2 Valoración del Riesgo de Corrupción.

2.2.1. Análisis del Riesgo de Corrupción.

Esta etapa tiene como principal objetivo medir el Riesgo Inherente, el cual implica el

desarrollo y la comprensión del riesgo sin considerar la existencia de controles. Este análisis

incluye la evaluación de las consecuencias (impacto) negativas del riesgo y la probabilidad de

que tales consecuencias puedan ocurrir con el fin de establecer la Zona de Riesgo Inicial.

Probabilidad: Es la oportunidad de ocurrencia de un evento de riesgo. Se mide según la

frecuencia (número de veces en que se ha presentado el riesgo en un período determinado)

o por la factibilidad (factores internos o externos que pueden determinar que el riesgo se

presente).

Impacto. Son las consecuencias o efectos que puede generar la materialización del riesgo de

corrupción en la Corporación.

Los criterios establecidos para valorar el riesgo de corrupción y señalados a continuación, se

tomaron de la Guía para la Gestión de Riesgos de la Función Pública:

Probabilidad:

MEDICIÓN DE LA PROBABILIDAD

DESCRIPCIÓN

Rara Vez Ocurre en circunstancias excepcionales. El evento no se ha presentado en los últimos

cinco (5) años

Improbable Puede ocurrir. El evento se presentó una vez en los últimos 5 años.

Posible Es posible que suceda. El evento se presentó una vez en los últimos 2 años.

Probable Es viable que el evento ocurra en la mayoría de los casos. El evento se presentó una

vez en el último año.

Casi Seguro Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias. Es muy seguro

que se presente. El evento se presentó más de una vez al año.

Impacto:

MEDICIÓN DEL IMPACTO

DESCRIPCIÓN

Moderado Afectación parcial al proceso y a la dependencia - Genera medianas consecuencias

para la entidad.

Mayor Impacto negativo de la Entidad - Genera altas consecuencias para la entidad.

Catastrófico Consecuencias desastrosas sobre el sector - Genera consecuencias desastrosas

para la entidad.






Tratándose de riesgos de corrupción el impacto siempre será negativo; en este orden de

ideas, no aplica la descripción de riesgos insignificante o menores

Para determinar la medición del impacto y que esta no sea tan subjetiva y se mida según las

consecuencias que pueda causar el hecho de corrupción al cumplimiento de los fines de la

Corporación se deben realizar las siguientes preguntas:

FORMATO PARA DETERMINAR EL IMPACTO

Nº Pregunta: Si el riesgo de corrupción se materializa podría... Respuesta

Si No

1 ¿Afectar al grupo de funcionarios del proceso?

2 ¿Afectar el cumplimiento de metas y objetivos de la dependencia?

3 ¿Afectar el cumplimiento de misión de la Entidad?

4 ¿Afectar el cumplimiento de la misión del sector al que pertenece la Entidad?

5 ¿Generar pérdida de confianza de la Entidad, afectando su reputación?

6 ¿Generar pérdida de recursos económicos?

7 ¿Afectar la generación de los productos o la prestación de servicios?

8 ¿Dar lugar al detrimento de calidad de vida de la comunidad por la pérdida del bien

o servicios o los recursos públicos?

9 ¿Generar pérdida de información de la Entidad?

10 ¿Generar intervención de los órganos de control, de la Fiscalía, u otro ente?

11 ¿Dar lugar a procesos sancionatorios?

12 ¿Dar lugar a procesos disciplinarios?

13 ¿Dar lugar a procesos fiscales?

14 ¿Dar lugar a procesos penales?

15 ¿Generar pérdida de credibilidad del sector?

16 ¿Ocasionar lesiones físicas o pérdida de vidas humanas?

17 ¿Afectar la imagen regional?

18 ¿Afectar la imagen nacional?

Total, preguntas afirmativas: Total preguntas negativas:

Clasificación del Riesgo: Moderado Mayor Catastrófico

Puntaje:

Respuestas:

• Responder afirmativamente de UNO a CINCO preguntas(s) genera un impacto

Moderado.






• Responder afirmativamente de SEIS a ONCE preguntas genera un impacto

Mayor.

• Responder afirmativamente de DOCE a DIECIOCHO preguntas

genera un impacto Catastrófico.

La Corporación ha establecido de acuerdo a su apetito de Riesgo, la siguiente Matriz de

Intersección entre la calificación de Impacto y probabilidad para realizar la evaluación de las

consecuencias negativas del riesgo y la probabilidad de que tales consecuencias puedan

ocurrir y afecten el cumplimiento de los objetivos del proceso, la cual tiene una estructura no

lineal y unificada para todo los riesgos de la Corporación, incluyendo los de corrupción, para

establecer un mayor peso a aquellos riesgos en los cuales aunque la probabilidad es baja su

impacto para la Corporación es importante y estableciendo que no existe calificación bajas

en zonas de riesgos, ya que no es aceptable la Corrupción en la Corporación:

RESULTADOS DE LA CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN

PROBABILIDAD

PUNTAJE ZONAS DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

Casi seguro Extrema

Extrema

Extrema

Probable

Extrema

Extrema

Posible Extrema

Extrema

Improbable

Alto

Extrema

Rara vez

Alto

Alto

IMPACTO Moderado Mayor Catastrófico






Las opciones como respuesta a la evaluación de los riesgos son las siguientes:

1. Evitar el riesgo: Se decide no proceder con la actividad que tiene la posibilidad de

generar riesgo, esta circunstancia puede incrementar la importancia de otros ries-

gos.

2. Reducir: Actividades y medidas tendientes a reducir la probabilidad y/o minimizar

la severidad de su impacto. Se consigue mediante la optimización de los procedi-

mientos y la implementación de controles (prevención, planificación).

3. Transferir el riesgo: Actividades y medidas tendientes a transferir o compartir la

responsabilidad por el manejo del riesgo (seguro, subcontratación controlada).

Dependiendo del nivel de riesgo, el tratamiento a seguir se muestra en el siguiente

gráfico o de la decisión que tome el dueño del proceso con asesoramiento del área

de Gestión de Riesgos como mejor opción.






2.2.2. Evaluación del Riesgo de Corrupción.

Su objetivo es comparar los resultados del análisis de riesgos con los controles establecidos,

para determinar la zona de riesgo final.

Involucra la selección de una o más actividades de control para disminuir sus consecuencias

(impacto) o la frecuencia y así establecer si el nivel de riesgo residual (después de controles),

está en los niveles de aceptación por parte de la Corporación.

Al seleccionar las actividades de tratamiento para los riesgos, se deberá tener en cuenta lo

siguiente:

1. El efecto potencial que pueda tener sobre la importancia del riesgo y qué dicha respuesta

para el tratamiento del riesgo, estén alineadas con la tolerancia al riesgo de la CIAC.

2. La segregación de funciones que permita que la respuesta adoptada logre la reducción

prevista de la importancia del riesgo.

3. El análisis costo / beneficio de las posibles repuestas.

Estas actividades de tratamiento que se han optado por parte de la Corporación para reducir

o compartir un riesgo, es lo que denominamos actividades de control.

Actividades de Control: Son las políticas y procedimientos establecidos por la dirección y el

personal de la Corporación para mitigar los riesgos que inciden en el cumplimiento de los

objetivos del proceso y a su vez en los objetivos estratégicos.

Las actividades de control se llevan a cabo en todos los niveles de la Corporación, en las

diferentes etapas de los procesos de negocio, y en el entorno tecnológico, según su

naturaleza, pueden ser preventivos o de detección y pueden abarcar una amplia gama de

actividades manuales y automatizadas, tales como autorizaciones y aprobaciones,

verificaciones, conciliaciones, y revisiones de desempeño que deben estar integradas con

una adecuada segregación de funciones.

Al momento de definir las medidas de tratamiento (actividades de control) para las causas

que puede llegar a la materialización del riesgo que afecta el cumplimiento de los objetivos






del proceso, deben establecerse considerando las variables de su diseño:

La evaluación de los controles se realiza teniendo en cuenta los siguientes criterios:

A. Por lo adecuado de las actividades y suficiencia del control.

a. Adecuada: Las actividades que se desarrollan en el control y la fuente de informa-

ción utilizadas para realizar el control son adecuadas y suficientes para mitigar la

causa que da origen al riesgo.

b. Insuficientes: Las actividades que se desarrollan en el control y la fuente de infor-

mación utilizada son adecuadas, pero no son suficientes para mitigar la causa que

da origen al riesgo

c. No Adecuadas: Las actividades que se desarrollan y la fuente de información utili-

zada no son adecuadas y la fuente de información utilizada es insuficiente y debe-

ría complementarse con otras actividades de control o fuente de información.

B. Por su periodicidad

a. Adecuada: Es la periodicidad suficiente para minimizar la ocurrencia de un riesgo.

b. Inadecuada: Es la periodicidad insuficiente para minimizar la ocurrencia de un

riesgo.

C. Por su oportunidad

a. Preventivo: Evitan que se materialicen los riesgos.

b. Detectivo: Identifican los eventos de riesgo en el momento en que se presentan.

c. Correctivo: Corrigen la situación una vez se ha presentado la materialización del

riesgo.

D. Por su naturaleza

a. Manual: Son los que son desarrollados por 1 o más personas, y no requieren de

sistemas.

b. Automático: Ejercido sólo por sistemas de información.

c. Dependiente de TI: Es un control manual que para poder ejecutarse requiere de la

intervención de un Sistema de Información. Por ejemplo: El análisis de un reporte

de excepciones o partidas pendientes de conciliar generados del sistema.

E. Por su asignación






a. Adecuado: El responsable de la ejecución del control tiene la autoridad y adecua-

da segregación de funciones que le permite evitar, detectar y reportar las excep-

ciones y/o materialización de un riesgo.

b. Inadecuado: El responsable de la ejecución del control no tiene la autoridad o la

adecuada segregación de funciones que le permite evitar, detectar y reportar las

excepciones y/o materialización de un riesgo.

c. Por su evidencia

d. Existe: El control cuenta con las evidencias suficientes para sustentar su ejecución.

e. No Existe: El control no deja sustento de su ejecución, o las evidencias no son sufi-

cientes para su validación.

F. Por su documentación

a. Documentado: Control que está contenido en alguna política, norma publicada o

procedimiento interno de cada área.

b. No documentado: Control que se realiza con una periodicidad definida pero no

está formalizado en ninguna norma.

Diseño del Control: El diseño del control se califica de las variables anteriores, donde a cada

variable se le da un porcentaje:

RANGO DE PONDERACIÓN

CALIFICACIÓN DEL DISEÑO DEL CONTROL

CUADRANTES A DISMINUIR EN EL MAPA

>=76% Fuerte 2

51< y ≤ 75% Moderado 1

≤ 50% Débil 0

Fuerte: El control está bien diseñado para mitigar las causas que originan el riesgo.

Moderado: El control tiene debilidades en su diseño, que deben ser mejoradas, pero

ayuda a mitigar las causas que originan en riesgo.

Débil: El control tiene debilidades significativas en su diseño para mitigar en forma

adecuada la causa que origina el riesgo.






Peso de las variables total 100%

NOMBRE DE LA VARIABLE %

Actividades y Suficiencia de Control 30%

1. Adecuadas 30%

2. Insuficientes. 10%

3. No Adecuadas 0%

Tipo de Control 15%

1. Preventivo 15%

2. Detectivo 10%

3. Correctivo 5%

Naturaleza del Control 10%

1. Automático 10%

2. Dependiente de TI. 7%

3. Manual. 5%

Frecuencia del Control – Oportunidad 20%

1. Adecuado 20%

2. Inadecuado 0%

Documentación del Control 10%

1. Documentado 10%

2. No Documentado. 0%

Evidencia que Compone el Control. 15%

1. Completa 15%

2. Incompleta 10%

3. No Existe 0%

Plan de Acción Frente al Diseño del Control: Como resultado de la evaluación del diseño del

control, se debe determinar en la herramienta si hay o no lugar a observaciones frente al

diseño dejando como resultado las siguientes dos opciones:

Si cualquiera de las siguientes variables está marcada, así no afecten en su consolidado la

calificación del diseño del control se debe determinar plan de acción para el fortalecimiento

del control:






NOMBRE DE LA VARIABLE %

Actividades y Suficiencia de Control

a. Insuficientes. 10%

b. No Adecuadas 0%

Frecuencia del Control – Oportunidad

c. Inadecuado 0%

Documentación del Control

d. No Documentado. 0%

Evidencia que Compone el Control.

e. Incompleta 10%

f. No Existe 0%

Ejecución del Control: Un control puede estar bien diseñado, pero no se ejecuta por parte

del responsable, así que al considerar el control como mecanismo adecuado para mitigar las

causas que originan los riesgos, deben evaluarse desde el punto de vista del diseño, como

desde su ejecución. La ejecución del control es una calificación inicial que da el dueño del

proceso y que se retroalimenta con los resultados del autocontrol y el monitoreo

independiente por parte de la oficina de control interno y de riesgos materializados.

Fuerte: El control siempre se ejecuta por los dueños de los procesos, de acuerdo a las

variables del diseño del control y no existen observaciones de auditoria interna y/o

otros entes de control con relación a la ejecución del control.

Moderado: El control no se ejecuta permanentemente como fue diseñado y/o existen

observaciones de auditoria interna u otros entes de control con relación a que a veces

si se ejecuta el control y otras veces no.

Débil: El control no se ejecuta como está diseñado y/o existen informes de auditoría o

RANGO DE PONDERACIÓN CALIFICACIÓN DE LA EJECU-

CIÓN DEL CONTROL CUADRANTES A DISMINUIR

EN EL MAPA

>=76% Fuerte 2


≤ 50% Débil 0






entes de control que así lo establecen.

Solidez Individual del Control: Se determina la solidez individual del control a partir de la

evaluación del diseño del Control y la ejecución del Control

Las variables que calcula son las siguientes:

Fuerte: >=76%. El control está bien diseñado y se ejecuta adecuadamente por los

dueños de los procesos.

Moderado: 51< y ≤ 75% El control puede tener oportunidades de mejora en el diseño

y/o en la ejecución del control.

Débil: ≤ 50%. El control no está bien diseñado o no se ejecuta por los dueños de los

procesos.

Nota: Con la calificación obtenida se realiza un desplazamiento en la matriz, así: si el

control afecta la probabilidad se avanza hacia abajo. Si afecta el impacto se avanza a la

izquierda.

De acuerdo al resultado de la intersección de la probabilidad e impacto, en el riesgo

inherente R1 que está ubicado en el mapa como extremo y si consideramos que el

diseño y la ejecución de los controles asociados a este riesgo, son fuertes y que mitigan

tanto el impacto de una manera moderada (controles indirectos) como la probabilidad

de una manera fuerte (controles directo), el riesgo se desplazaría en la ubicación del

Mapa -1 cuadrante de impacto y en -2 cuadrantes la probabilidad, considerando la

nueva intersección el riesgo estaría en una calificación de Moderado.

RANGO DE PONDERA-CIÓN

CALIFICACIÓN DEL DISEÑO Y LA EJECUCIÓN DEL CONTROL

CUADRANTES A DISMI-NUIR EN EL MAPA

>=76% Fuerte 2


≤ 50% Débil 0






MAPA DE RIESGO INHERENTE

Al ubicar el efecto de los controles en el riesgo inherente, el resultado del riesgo residual será

el siguiente:

MAPA DE RIESGO RESIDUAL

La Matriz a diligenciar para el reporte el Mapa de Riesgo de Corrupción y a Publicar en la

Página de Internet de la Corporación como resultado de la Valoración del Riesgos es la

siguiente, la cual se reporta como un anexo a esta publicación.






Mapa de Riesgos de Corrupción

Entidad:

Identificación del riesgo Valoración del Riesgo de Corrupción Monitoreo y Revisión

Pro

ceso

s/O

bje

tivo

Ca

usa

Rie

sgo

Co

nse

cue

nci

a

Análisis del riesgo

Valoración del riesgo

Fech

a

Acc

ion

es

Re

spo

nsa

ble

In

dic

ado

r Riesgo Inherente

Co

ntr

ole

s

Riesgo Re-sidual

Acciones asociadas al control

Pro

ba

bili

dad

Impa

cto

Zo

na

del

ri

esgo

Pro

ba

bili

dad

Impa

cto

Zo

na

de

ri

esgo

Per

iod

o d

e

eje

cuci

ón

A

ccio

ne

s

R

egis

tro

3. Consultas y Divulgación.

La consolidación del Mapa de Riesgos de Corrupción le corresponde realizarla a la Oficina de

Planeación y Sistemas, quien sirve como facilitador en el proceso de Gestión de Riesgos de

Corrupción con las demás dependencias.

La Consulta y Divulgación se realiza a través de todas las etapas de construcción del Mapa

de Riesgos de Corrupción ya que son los dueños de los procesos y sus colaboradores que

son responsables de la elaboración de la matriz de riesgos de sus procesos, y en el marco de

un proceso participativo que involucre tanto actores internos y externos de la entidad se

realiza la divulgación de la Matriz del Mapa de Riesgo de Corrupción (V.gr. a través de la

página web), y en el correo [email protected], donde la ciudadanía y usuarios

pueden hacer sus comentarios sobre la Matriz del Mapa de Riesgo de Corrupción.

Esta etapa tiene como principales objetivos los siguientes:

1. Ayudar a establecer el contexto estratégico.

2. Ayudar a determinar que los riesgos estén correctamente identificados.

3. Reunir diferentes áreas de experticias para el análisis de los riesgos de corrupción.

4. Fomentar la gestión de riesgos.







4. Monitoreo y Revisión.

Los líderes de los procesos en conjunto con sus equipos deben monitorear y revisar

periódicamente el documento del Mapa de Riesgos de Corrupción y si es del caso ajustarlo.

Independiente a las actualizaciones que se realicen y a los planes de acción implementados,

deben certificar por lo menos anualmente la confirmación, actualización y seguimiento a la

matriz del mapa de riesgo de corrupción.

En esta fase los dueños de los procesos y sus colaboradores deben:

1. Garantizar que los controles son eficaces y eficientes.

2. Obtener información adicional que permita mejorar la valoración del riesgo.

3. Analizar y aprender lecciones a partir de los eventos, los cambios, las tendencias,

los éxitos y los fracasos.

4. Detectar cambios en el contexto interno y externo.

Nota: El Monitoreo y Revisión permite determinar la necesidad de modificar, actualizar

o mantener en las mismas condiciones los factores de riesgo, así como su

identificación, análisis y valoración.

Para lo anterior, se deberá identificar y reportar a la Oficina de Planeación y Sistemas la

presencia de hechos significativos cuando se presente, como son:

Riesgos materializados de corrupción.

Observaciones, investigaciones disciplinarias, penales, fiscales, o de entes

reguladores, o hallazgos por parte de la Oficina de Control Interno.

Cambios importantes en el entorno que den lugar a nuevos riesgos.

5. Seguimiento

La Oficina de Control Interno de la Corporación adelanta seguimiento al Mapa de Riesgos

de Corrupción. En este sentido sus procesos de auditoría interna analizan las causas, los






riesgos de corrupción y la efectividad de los controles incorporados en el Mapa de Riesgos

de Corrupción.

El seguimiento se realiza tres (3) veces al año en las siguientes fechas:

Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. En esa medida, la publicación

deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de mayo.

Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto. La publicación deberá surtirse

dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de septiembre.

Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre. La publicación deberá surtirse

dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero.

El seguimiento adelantado por la Oficina de Control Interno se publica en la página web de

la entidad donde pueden tener acceso los ciudadanos.

Para el seguimiento que realiza la Oficina de Control Interno, se debe realizar entre otras las

siguientes actividades:

1. Publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción en la página web de la entidad.

2. Revisión de las causas.

3. Revisión de los riesgos y su evolución.

4. Asegurar que los controles sean efectivos, le apunten al riesgo y estén funcionando

en forma oportuna y efectiva.

Plan de mejoramiento en caso de materialización de riesgos de corrupción.

En el evento de materializarse un riesgo de corrupción, es necesario realizar los ajustes

necesarios con acciones, tales como:

1. Informar a la Oficina de Planeación y Sistemas y a la Oficina de Control Interno

sobre la ocurrencia del hecho de corrupción para su respectivo análisis, revisión y

reporte.






2. Revisar el Mapa de Riesgos de Corrupción, en particular las causas, riesgos y

controles.

3. Verificar si se tomaron las acciones y se actualizó el Mapa de Riesgos de

Corrupción.

4. Realizar un monitoreo permanente.

2. ESTRATEGIA ANTITRÁMITES

En el mes de mayo del año 2007, el Departamento Administrativo de la Función Pública

validó la inexistencia de trámites misionales en la CIAC S.A., en razón a que la Corporación

presta sus servicios al mismo sector y no al ciudadano, toda vez que obedecen a las

operaciones en desarrollo del objeto social de una sociedad de economía mixta bajo el

régimen de Empresa Industrial y Comercial del Estado, en cuya circunstancias, las solicitudes

que realice un cliente actual o potencial no se constituyen de obligatorio cumplimiento, sino

que son facultad de la Corporación el aceptarlas o rechazarlas.

3. RENDICIÓN DE CUENTAS

La estrategia de Rendición de cuentas de la CIAC S.A. considera los tres componentes

fundamentales de información, diálogo e incentivos. Para esto, la Corporación desarrolla un

ejercicio de información de manera permanente a través de los diferentes medios y canales

de comunicación con los que cuenta la entidad como son:

Sitio Web

Facebook

Twitter

Youtube

Adicionalmente, CIAC S.A. tiene establecido entre sus políticas y actividades la realización de

una Audiencia Pública de Rendición de Cuentas el segundo martes de mayo de cada

vigencia cuya finalidad es responder públicamente ante la ciudadanía por el manejo de

recursos, decisiones y gestión de la Corporación y garantizar el cumplimiento de la función






administrativa de la entidad bajo los preceptos y mandatos de la Constitución Política, la Ley,

sus reglamentos y las regulaciones que le son propias y recibir la retroalimentación

correspondiente de las partes interesadas.

Para la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas la Corporación desarrolla

las siguientes actividades:

1. Realiza la convocatoria por todos los medios (físico, correo electrónico, página Web y

redes sociales) invitando a la ciudadanía y partes interesadas a que envíen sus

sugerencias y participen en la rendición de cuentas.

2. Presenta la información estratégica y de las unidades de negocio, la situación financiera,

presupuestal y de contratación de la Corporación, los principales logros obtenidos

durante la vigencia e información relevante como el seguimiento al Plan de

mejoramiento con la Contraloría General de la República y procesos jurídicos y

disciplinarios adelantados durante la vigencia. Adicionalmente incluirá en la agenda los

temas solicitados por las partes interesadas y ciudadanía en general a través de los

mecanismos dispuestos para tal fin (correo electrónico, vía telefónica o físicamente).

3. Se permiten las intervenciones de las partes interesadas, las organizaciones sociales y la

ciudadanía en general y se responden las preguntas e inquietudes presentadas tanto

físicamente como a través del foro dispuesto para tal fin.






4. Al finalizar la Audiencia se realiza una encuesta a los participantes con el fin de recibir

retroalimentación sobre la rendición de cuentas, la cual es tabulada y sus resultados

publicados en la página web de la Corporación junto con el acta de la misma.

A continuación se relacionan las principales actividades a desarrollar por cada

subcomponente:

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

COMPONENTE 3: RENDICIÓN DE CUENTAS

SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META O PRODUC-

TO RESPONSA-

BLE FECHA INICIO FECHA FIN

Subcomponente 1

Información de

calidad y en lengua-

je comprensible

1.1

Publicar informa-

ción en la página

WEB según los

lineamientos de

Gobierno en Línea

Información publi-

cada en la página

WEB según los

lineamientos de

Gobierno en Línea

Según Direc-

tiva Transito-

ria

03/GE/OP/CI

AC

Según Directiva

Transitoria

03/GE/OP/

CIAC

Según Directi-

va Transitoria

03/GE/OP/

CIAC

Subcomponente 2

Diálogo de doble

vía con la ciudada-

nía y sus organiza-

ciones

2.1

Realizar la Audien-

cia pública de

Rendición de

Cuentas

Audiencia pública

de Rendición de

Cuentas

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/04/2016 10/05/2016

2.2 Administrar las

redes sociales Redes sociales

actualizadas

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/04/2016 31/12/2016

Subcomponente 3

Incentivos para

motivar la cultura

de la rendición y

petición de cuentas

3.1

Convocar a parti-

cipar y enviar

sugerencias para la

Audiencia Pública

de Rendición de

Cuentas

Convocatoria a

participar y enviar

sugerencias para la

Audiencia Pública

de Rendición de

Cuentas

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/04/2016 10/05/2016

3.2

Aplicar, tabular y

realizar informe de

la Encuesta de

Resultados de la

Audiencia Pública

de Rendición de

Cuentas

Informe de la En-

cuesta de Resulta-

dos de la Audiencia

Pública de Rendi-

ción de Cuentas

Oficina de

Control In-

terno 10/05/2016 31/05/2016

Subcomponente 4

Evaluación y retro-

alimentación a la

gestión institucional

4.1

Elaborar Acta con

las conclusiones de

la Audiencia Públi-

ca de Rendición de

Cuentas

Acta de la Audien-

cia Pública de Ren-

dición de Cuentas

Oficina de

Planeación y

Sistemas 10/05/2016 31/05/2016

4.2

Realizar segui-

miento y control

del presente Plan

Seguimiento y

control del presente

Plan

Oficina de

Control In-

terno 01/04/2016 31/12/2016






4. MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. LINEAMIENTOS

GENERALES PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y

DENUNCIAS

CIAC S.A. tiene institucionalizada la Oficina de Orientación al Ciudadano en cabeza de la

Subgerencia de la Corporación, dependencia que lidera la mejora del servicio al ciudadano

al interior de la entidad y permite la comunicación directa del ciudadano con la Alta

Dirección para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de iniciativas de mejora.

Situación actual del servicio al ciudadano

A continuación se muestran los resultados de la gestión de PQRSD en la CIAC S.A. durante la

vigencia 2015:

0

20

40

60

80

100

120

PETICIONES QUEJAS RECLAMOS TOTAL

I-TRIMESTRE 17 0 0 17

II-TRIMESTRE 17 1 1 19

III-TRIMESTRE 41 1 0 42

IV-TRIMESTRE 40 0 2 42

TOTAL 115 2 3 120

17

0 0

17 17

1 1

19

41

1 0

42 40

0 2

42

115

2 3

120

Solicitudes atendidas y contestadas

dentro de los términos legales:

100%

Peticiones

generales

103

Peticiones de

información

12

Quejas

2

Reclamos

3

Denuncias

0






Como está manifestado en su carta de trato digno a la ciudadanía, para la CIAC S.A. la

transparencia, el respeto y la honestidad son lo más importante; por ello ha conformado un

equipo de trabajo competente, confiable y dispuesto a cumplir con sus tareas institucionales

y tiene el propósito de fortalecer la interacción de la administración con la ciudadanía y

comprometerse a brindarles un trato equitativo, respetuoso, considerado, diligente y sin

ningún tipo de distinción.

La CIAC S.A. ha venido desarrollando diferentes mecanismos para mejorar el servicio y la

atención al ciudadano. Bajo esta dinámica se están realizando las siguientes actividades:

Mejoramiento de los canales de información en la página Web Servicio al cliente

Actualización del procedimiento de Atención a PQRSD y su socialización a nivel

interno y con los clientes y proveedores para garantizar que a través de la

Subgerencia se continúe realizando la consolidación de estos requerimientos y dando

respuesta oportuna a los mismos.

La CIAC en su página WEB, en servicio al cliente tiene habilitados los links peticiones, quejas,

reclamos y sugerencias; espacios para que los grupos de interés, clientes, proveedores y

ciudadanía en general realicen sus requerimientos. Adicionalmente, se cuenta con distintos

canales de comunicación para facilitar la integración de esta herramienta.






También en la página Web en Acerca de nosotros cualquier tipo de usuario puede

acceder a información de la CIAC S.A. y enterarse de lo que pasa con la Corporación.

Se tienen habilitadas las diferentes redes sociales como Facebook, Twitter y Youtube

como mecanismo de interacción con los ciudadanos.

Finalmente, en materia de Gobierno la CIAC S.A. ha cumplido con las diferentes fases

de implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, para mejorar sus servicios

y dinamizar los diferentes mecanismos de atención al ciudadano.


subcomponente:







COMPONENTE 4: ATENCIÓN AL CIUDADANO

SUBCOMPONENTE ACTIVIDADES META O PRODUCTO RESPONSABLE FECHA

INICIO FECHA FIN

Subcomponente 1

Estructura administra-

tiva y Direcciona-

miento Estratégico

1.1

Incluir seguimiento

en el Plan Estratégi-

co Institucional

Desarrollo Adminis-

trativo

Seguimiento en el

Plan Estratégico

Institucional Desarro-

llo Administrativo

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/01/2016 31/12/2016

Subcomponente 2

Fortalecimiento de los

canales de atención

2.1

Garantizar la aten-

ción de los diferen-

tes canales de co-

municación

Atención de los

diferentes canales de

comunicación Subgerencia 01/01/2016 31/12/2016

2.2

Establecer indicado-

res de gestión de

PQRDS y realizar su

seguimiento

Indicadores de ges-

tión de PQRDS y

seguimiento

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/01/2016 31/12/2016

Subcomponente 3

Talento Humano 3.1

Garantizar la com-

petencia de los

servidores públicos

encargados de la

atención a los ciu-

dadanos

Servidores públicos

encargados de la

atención a los ciuda-

danos competentes

Oficina de

Talento Hu-

mano 01/01/2016 31/12/2016

Subcomponente 4

Normativo y proce-

dimental

4.1 Actualizar procedi-

miento PQRSD Procedimiento

PQRSD actualizado Grupo Jurídico 01/04/2016 30/04/2016

4.2

Elaborar periódica-

mente informes de

PQRSD Informes de PQRSD Subgerencia 01/01/2016 31/12/2016

4.3 Publicar la carta de

trato digno

Carta de trato digno

publicada

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/01/2016 31/01/2016

4.4

Verificar publicación

de la Política de

privacidad

Publicación de la

Política de privacidad

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/01/2016 31/01/2016

Subcomponente 5

Relacionamiento con

el ciudadano

5.1

Revisar la caracteri-

zación de usuarios y

actualizarla si así se

requiere

Caracterización de

usuarios

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/04/2016 31/12/2016

5. MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparen-

cia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposicio-

nes, la CIAC S.A. tiene dispuesto en su página Web el link “Transparencia y acceso a la infor-

mación pública” que contiene toda la información referente a su estructura orgánica; aten-






ción al ciudadano; procedimientos, lineamientos y políticas; información en línea; información

para niños, niñas y adolescentes; informes; normatividad; marco legal y; datos abiertos.







subcomponente:


COMPONENTE 4: ATENCIÓN AL CIUDADANO

SUBCOMPONEN-

TE ACTIVIDADES META O PRODUCTO RESPONSABLE

FECHA

INICIO FECHA FIN

Subcomponente 1

Lineamientos de

Transparencia

Activa

1.1

Publicar la in-

formación de

acuerdo a los

parámetros de

Gobierno en

Línea en el link

"Transparencia y

acceso a la in-

formación públi-

ca"

Información publica-

da de acuerdo a los

parámetros de Go-

bierno en Línea en el

link "Transparencia y

acceso a la informa-

ción pública"

Según Directiva

Transitoria

03/GE/OP/CIA

C

Según Direc-

tiva Transito-

ria

03/GE/OP/CI

AC

Según Directi-

va Transitoria

03/GE/OP/CIA

C

Subcomponente 2

Lineamientos de

Transparencia

Pasiva

2.1

Garantizar la

atención de los

diferentes cana-

les de comunica-

ción

Atención de los

diferentes canales de

comunicación Subgerencia 01/01/2016 31/12/2016

Subcomponente 3

Elaboración de los

instrumentos de

Gestión de la In-

formación

3.1

Revisar el Regis-

tro o inventario

de activos de

información

Registro o inventario

de activos de infor-

mación

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/04/2016 31/12/2016

3.2

Revisar el Es-

quema de publi-

cación de infor-

mación

Esquema de publica-

ción de información

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/04/2016 31/12/2016

3.3

Revisar el Índice

de Información

Clasificada y

Reservada

Índice de Informa-

ción Clasificada y

Reservada

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/04/2016 31/12/2016

Subcomponente 4

Criterio Diferencial

de Accesibilidad

4.1

Mantener la

página Web en

español e inglés

Página Web en es-

pañol e inglés

Oficina de

Planeación y

Sistemas 01/04/2016 31/12/2016

Subcomponente 5

Monitoreo del

Acceso a la Infor-

mación Pública

5.1 Llevar registro de

solicitudes

Registro de solicitu-

des Subgerencia 01/01/2016 31/12/2016






PUBLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y MONITOREO

El presente Plan será publicado en la página Web de la Corporación siguiendo los

lineamientos de Gobierno en Línea, al igual que las actualizaciones que tengan lugar durante

la vigencia. Así mismo, el presente Plan será divulgado y socializado al interior de la

Corporación y será incluido en el ejercicio de Rendición de Cuentas a la ciudadanía para

garantizar su divulgación externa con todas las partes interesadas.

A partir del 1° de abril, cada responsable dará inicio a la ejecución de las acciones

contempladas en cada uno de sus componentes, y junto con su equipo y el Coordinador de

la Oficina de Planeación y Sistemas, monitorearán y evaluarán permanentemente las

actividades establecidas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

La Oficina de Control Interno efectuará el seguimiento y control a la implementación y a los

avances de las actividades consignadas en el presente Plan. Este seguimiento se realizará

(tres) 3 veces al año, así:

Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril y se publicará dentro de los diez (10)

primeros días hábiles del mes de mayo.

Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto y se publicará dentro de los diez

(10) primeros días hábiles del mes de septiembre.

Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre y se publicará dentro de los diez

(10) primeros días hábiles del mes de enero de la siguiente vigencia.

-Original Firmado-

General del Aire (RA) FLAVIO ENRIQUE ULLOA ECHEVERRY

Gerente General CIAC S.A.

Coronel JOHAN KORNERUP MADRID Coronel (RA) ÁLVARO MOLANO VALBUENA

Subgerente CIAC S.A. Coordinador Oficina de Planeación y Sistemas

Paola Ximena Ramírez Bernal

Profesional Oficina de Planeación y Sistemas





ANEXO

MAPA DE RIESGOS POR CORRUPCIÓN VIGENCIA 2016

ProbabilidadZona del

Riesgo Probabilidad Impacto

Zona del

Riesgo Registro

Cotrol en SAP por

Centro de COSTO

Carpeta de Vinculación

Procedimiento de

Clasificación de

Información / Matriz

de Activos de

Información

Clasificación de los activos de

información de la entidad para

establecer los controles necesarios

para garantizar su confidencialidad

Fortalecimiento de los procesos de

selección y vinculación de

empleados y contratistas con

respecto a los estudios de

seguridad así como del monitoreo

periódico a empleados de planta y

contratistas que desempeñan

actividades susceptibles a hechos

de corrupción.

30-jun-16

31-dic-16

31-dic-16

Fortalecer el seguimiento a

proyectos y/o servicios prestados

de tal forma que se analice la

rentabilidad final de cada caso

contra la estructura de costos

establecida para la cotización

*Afecta el cumplimiento de la

misión de la Entidad

*Genera pérdida de confianza en la

entidad, afectando su reputación

*Genera pérdida de recursos

económicos

*Genera intervención de los

órganos de control

* Afecta el cumplimiento de la


* Genera pérdida de confianza en la


* Genera pérdida de recursos

económicos

GESTIÓN COMERCIAL

Diseñar estrategias tendientes a la

conservación y consecución de

clientes, identificación de los

requisitos que suplan sus

necesidades y establecimiento de

las capacidades de la Corporación

frente a los mismos.

R2 - Recibir dadivas o beneficios

por la entrega de información

comercial confidencial

relacionada con los precios y

estructura de costos a ser

incluidas en las cotizaciones de la

CIAC

RARA VEZ MAYOR ALTO

C1 - Manejo inadecuado de la

información confidencial del

proceso comercial

Restricción de acceso a dispositivos USB en

los equipos de computo asignados a los

funcionarios de planta y contratistas del

área.

Restricción de acceso a la información

confidencial a criterio de cada empleado,

relacionada con precios y estructura de

costos durante el proceso de presentación y

aprobación de ofertas comerciales,

quedando a criterio del personal manejo de

dicha información.

Previo a la vinculación de personal de planta

o contratistas, verificación de Antecedentes

Fiscales (WEB Contraloría General de la

República), Antecedentes Disciplinarios

(WEB Procuraduría General de la Nación) y

Certificado Judicial de la Policía Nacional

(WEB Policía Nacional)

Inspección técnica del bien de las

solicitudes de garantía para determinar la

pertinencia de la aceptación de garantías de

acuerdo con el daño reportado y/o el

tiempo que ampara la garantía establecido

en la negociación con el cliente.

Supervisión de la ejecución de las

actividades de mantenimiento y/o

fabricación para garantizar que están de

acuerdo con lo contratado y según lo

establecido en los manuales y

procedimientos relacionados con el servicio

a prestar.

MAYOR ALTORARA VEZ

RARA VEZ

Verificación y aprobación de las cotizaciones

u ofertas a presentar de acuerdo con la

estructura de costos establecida por al CIAC

revisando diferentes escenarios para

seleccionar la mejor opción.

Verificación de la ejecución y gastos

asociados a la prestación del servicio de

acuerdo con la Disponibilidad Presupuestal

dfinida establecida en la estructura de

costos y gastos aprobados.

Verificación de las minutas de contrato u

ofertas a suscribir para garantizar que los

aspectos jurídicos, técnicos y financieros

están acordes con la oferta y/o cotización

aprobada y que no incluya cláusulas

desfavorables para la Corporación.

Acciones

C2 - Inclusión de cláusulas

comerciales desfavorables para la

CIAC o que obligan a servicios

postventa no rentables

C1 - Subestimación de costos y

gastos asociados al producto o

servicio ofrecido

R1 - Recibir dádivas o beneficios a

nombre propio o de terceros por

la venta de productos o servicios

de la CIAC en condiciones

comerciales desfavorables para la

Entidad (precio, especificaciones

del producto o servicio, servicio

postventa, garantía)

RARA VEZ MAYOR ALTO

C3 - Prestación de servicios

amparados en garantías no vigentes

o que no cubren la reparación o

servicio solicitado

MODERAD

AMODERADO

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓNEntidad: Corporación de la Industria Aeronautica Colombiana S.A

Valoración del Riesgo de Corrupción

Fecha Acciones Responsable Indicador

Monitoreo y Revisión

Riesgo InherenteRiesgo Consecuencia

Analisis del Riesgo Valoración del Riesgo

Identificación del Riesgo

Impacto

Proceso Objetivo del Proceso CausasControles

Riesgo Residual Acciones Asociadas al Control

Periodo de

Ejecución

Mensual

* Seguimiento a reportes de eventos

de riesgo de corrupción

materializados.

* Seguimiento a denuncias recibidas

de ciudadanos o personas jurídicas

sobre hechos de corrupción en la

Corporación

* Seguimiento a hallazgos y/o glosas

de entes de control asociadas a

debilidades en controles y

procedimientos relacionados con las

actividades de cotnrol existentes en

la CIAC que mitigan riesgos de

corrupción.

* Oficina de Planeación

y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

* # De Eventos

Materializados

* # de denuncias recibidas

* # de Hallazgos o Glosas

asociadas a debilidades en

controles y procedimientos

relacionados con las

actividades de cotnrol

existentes en la CIAC que

mitigan riesgos de

corrupción.

Mensual

C4 - Entrega de productos,

fabricación o prestación de servicios

adicionales a los pactados

contractualmente



materializados.




Corporación







corrupción.


y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

* # De Eventos

Materializados








mitigan riesgos de

corrupción.





Zona del

Riesgo Registro






económicos.

* Genera intervención de los

órganos de control.

* Genera pérdida de credibilidad en

el sector.

* Afecta la imagen regional

C2 - Traslados, adiciones y/o

modificaciones al presupuesto

incumpliendo los requisitos legales

(autorizaciones, procedimiento,

soportes)

Garantizar la eficiente

administración de bienes y servicios

en el desarrollo operativo para el

buen funcionamiento de la

organización

Previa expedición del Certificado de

Registro Presupuestal (CRP), verificación del

la documentación soporte, de la coherencia

entre el compromiso y el CDP emitido, de la

aprobación de la orden, de que el CDP

tenga apropiación libre para afectarse y que

este corresponda al No. de CDP registrado

en la orden de la solicitud así como del

registro del tercero en el sstema de

información.

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

Previa expedición del Certificado de

Disponibilidad Presupuestal (CDP),

verificación del objeto del gasto y

correspondencia con el rubro presupuestal a

afectar (Gastos de Funcionamiento, Gastos

de Operación Comercial y Gastos de

Inversión), así como de la existencia de

apropiación presupuestal disponible y libre

de afectación para la asunción de

compromisos.

Seguimiento a la ejecución presupuestal de

acuerdo con el presupuesto desagregado y

la evaluación de gastos por rubro.

Revisión del anteproyecto del presupuesto

de Ingresos y Gastos de la Corporación del

presupuesto de acuerdo con los parámetros

establecidos en las circulares expedidas

para la programación de los gastos de

funcionamiento, inversión y de operación

comercial, el análisis de las necesidades

presupuestales para cada área, la

información histórica, la programación de

los gastos de funcionamiento y de

operación y las actividades a desarrollar

durante la vigencia orientadas al

cumplimiento de los objetivos de la

Corporación.

Revisión del presupuesto desagregado de

acuerdo con las necesidades presupuestales

por rubro y tipo de gasto y de cada una de

las áreas.

Una vez recibidos los documentos para

causación y pago verificación del

cumplimiento de los requisitos según lista

de chequeo para pagos, revisión del

cumplimiento de todos los requisitos

(contractuales, presupuestales y tributarios)

en cada uno de los documentos soportes,

del objeto del contrato, o de la orden de

trabajo, orden de suministro, orden de

compra u orden de servicios, de las fechas

de los documentos, la cadena presupuestal,

cumpliendo los parámetros según la ley de

facturas, entrada del bien por almacén y

recibo a entera satisfacción cuando sea

servicio o declaración de importación y/o

formulario movimientos de mercancías

según aplique.

C4 - Incluir varias veces el mismo

gasto bajo figuras diferentes

ALTO

Revisión del presupuesto desagregado de

acuerdo con las necesidades presupuestales

por rubro y tipo de gasto y de cada una de

las áreas

Revisión de la disponibilidad presupuestal

para realizar el traslado, verificación del

análisis, de la justificación y concepto

jurídico para el traslado.

Acciones

C1 - Incluir partidas presupuestales

no alineadas con los objetivos de la

Corporación direccionando recursos

para beneficio particular o de

terceros



realizar una ejecución

presupuestal en detrimento de la

CIAC

C3 - Ejecutar gastos no autorizados

en el presupuesto

Revisión del anteproyecto del presupuesto

de Ingresos y Gastos de la Corporación del

presupuesto de acuerdo con los parámetros

establecidos en las circulares expedidas

para la programación de los gastos de

funcionamiento, inversión y de operación

comercial, el análisis de las necesidades

presupuestales para cada área, la

información histórica, la programación de

los gastos de funcionamiento y de

operación y las actividades a desarrollar

durante la vigencia orientadas al


Corporación.

RARA VEZ MAYOR ALTORARA VEZ CATASTROFICO








Impacto



Periodo de

Ejecución

Mensual

* # De Eventos

Materializados








mitigan riesgos de

corrupción.


y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia



materializados.




Corporación







corrupción.





Zona del

Riesgo Registro






económicos.


órganos de control.

C3 -Solicitar créditos innecesarios

C4 - Compra de divisas o

transferencias en dólares

desfavorables según condiciones de

mercado

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA

C1 - Invertir en entidades de

dudosa solidez financiera

Seguimiento a la renovación de pólizas con

los amparos necesarios para los funcionarios

del área financiera, que cubren pérdida de

recursos financieros de la tesorería, pagos

indebidos y la toma de decisiones por parte

del Comité Directivo.

ALTOMAYOR











organización

Revisión de monto, tasa y el tiempo de la

inversión a partir de su análisis de las

codiciones de mercado y oferta exclusiva a

la Dirección del Tesoro Nacional o a

entidades vigiladas por la Superintendencia

Financiera, con calificación de riesgo en el

largo plazo de AAA (con vigencia menor a un

año) y con un patrimonio de por lo menos

1.5 veces de la operación a realizar.



invertir en operaciones de

Tesorería, compra de divisas o

adquisición de créditos que vayan

en detrimento de los intereses de

la CIAC

C2 - Invertir en condiciones

desvarables según las condiciones

de mercado

Análisis de la necesidad del crédito según

flujo de caja de la Corporación, verificación,

análisis y selección de la mejor opción de

mercado de acuerdo con las condiciones de

crédito (tasa), según las cotizaciones

recibidas de las entidades financieras con

las que la Corporación tiene cupos de

crédito aprobados.

Revisión de monto, tasa y el tiempo de la

inversión a partir de su análisis de las

codiciones de mercado y oferta exclusiva a

la Dirección del Tesoro Nacional o a

entidades vigiladas por la Superintendencia

Financiera, con calificación de riesgo en el

largo plazo de AAA (con vigencia menor a un

año) y con un patrimonio de por lo menos

1.5 veces de la operación a realizar.

RARA VEZ MENOR BAJO

Acciones

Para la compra de divisas revisión, análisis y

selección de la mejor opción de mercado de

acuerdo con la TRM del día

Para transferencias, verificación y análisis

de la selección del intermediario cambiario

teniendo en cuenta la mejor oferta recibida

y que sea una entidad vigilada por la

Superintendencia Financiera, con

calificación de riesgo en el largo plazo de

AAA (con vigencia menor a un año) y con un

patrimonio de por lo menos 1.5 veces de la

operación a realizar.

Verificación y análisis de los informes de las

cuentas de compensación frente a las

operaciones realizadas

RARA VEZ








Impacto



Periodo de

Ejecución

Mensual



materializados.




Corporación







corrupción.


y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

* # De Eventos

Materializados








mitigan riesgos de

corrupción.





Zona del

Riesgo Registro


entidad, afectando su reputación.

* Afecta la Imagen regional.




económicos

*Genera intervención de los

órganos de control


el sector


ALTO RARA VEZ MENOR BAJOMAYOR

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA





organización

C1 - Pagos o traslados de fondos sin

soportes, no autorizados, o con

documentación alterada



realizar pagos o traslados (dobles,

por montos superiores,

injustificados o sin soporte,

cuentas ficticias)

RARA VEZ

RARA VEZ MAYOR ALTO

R3 - Cobro o solicitud de

beneficios a terceros por parte de

los funcionarios de la CIAC, para el

pago de cuentas de cobro o

facturas de contratistas y

proveedores afectando la liquidez

de la Corporación

C1 - Demoras en los procesos de

pago, alto volumen de trámites

GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA





organización

Verificación del informe de fondos y

valores para constatar que lo girado o

ingresado corresponda a los comprobantes

realizados durante el día.

Seguimiento a indicador por parte del Jefe

de la Oficina de Planeación en donde se

presenta al Comité. Indicador de pagos que

mide la fecha desde se entrega la

documentación para causación y pago a

Financiera hasta la fecha de ejecución en las

plataformas bancarias (se tiene establecido

5 días). Para esto se registra en los

documentos para pago la fecha y hora en la

que se reciben los documentos y en que se

efectúa el pago, con esta información se

genera el indicador y el Jefe de la División

Financiera hace seguimiento y firma el

indicador.

Verificación y análisis de los informes de las

cuentas de compensación frente a las

operaciones realizadas.

Verificación del pago a realizar, revisando

que corresponda a la cuenta según la

naturaleza del gasto, que el tercero

corresponda al beneficiario del contrato,

con su respectivo NIT y valor de acuerdo a

los documentos soportes para el giro

RARA VEZ MODERADA MODERADO

Acciones

















según aplique.








Impacto



Periodo de

Ejecución

Mensual

Revisión y análisis de conciliaciones

bancarias con el cruce de los extractos

contra los auxiliares de contabilidad, para

efectuar el análisis y la generación de la

conciliación bancaria.







Mensual

# De Eventos

Materializados








mitigan riesgos de

corrupción.


y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia



materializados.




Corporación







corrupción.



materializados.




Corporación







corrupción.


y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

* # De Eventos

Materializados








mitigan riesgos de

corrupción.





Zona del

Riesgo Registro

Plan de Compras

Detallado





* Afecta la generación de los

productos o la prestación de los

servicios


económicos


órganos de control


la entidad

GESTIÓN LOGÍSTICA

Gestionar la Adquisición de bienes

y servicios que cumplan con las

especificaciones técnicas definidas

por el cliente

Seguimiento a indicador de compras

realizadas bajo la modalidad de urgentes en

la renión de seguimiento al CMI y a la RAE

(Reunión de Análisis Estratégico).

Evaluación de proveedores aeronáuticos, a

partir de la información recibida de cada

Gestor del Grupo Contractual, relacionada

con todas las ordenes contractuales

suscritas con proveedores del sector

aeronáutico (que incluye valor de cada

orden en pesos y/o dólares según

corresponda, Ítems contratados, Ítems

retardados, Ítems en cuarentena e Ítems

cancelados.

C4 - Adulteración o modificación de

la documentación soporte

(cotizaciones, ofertas)

Seguimiento técnico, financiero y

administrativo del contrato por parte de

supervisores, interventores y gestores de

contratos.

















según aplique.

C5 - Dueños de proceso,

interventores, supervisores o

gestores de contratos laxos y que

no verifican el cumplimiento a

cabalidad del objeto de la compra o

contratación.

Previo al registro de un nuevo proveedor,

revisión de los conceptos Financiero,

Jurídico y Técnico emitidos basados en la

documentación soporte del proveedor y su

experiencia. Si el Proveedor potencial

cumple con los criterios definidos en los

aspectos jurídicos, financieros y técnicos, se

autoriza la creación del proveedor como un

tercero en el sistema.

Verificación de la divulgación y suscripción

del compromiso de confidencialidad al

momento de la vinculación de personal de

planta o de contratistas.

C1 - Solicitud de cotizaciones o

estudios de mercado diseñados a la

medida de una firma o incluyendo

restricciones y/o condiciones

innecesarias que favorecen una

firma o empresa particular



la compra o contratación de

bienes y/o servicios en

condiciones desfavorables para la

CIAC (precio, cantidad, calidad,

garantía, entre otros)

RARA VEZ

C3 - Adjudicación a compañías de

papel, creadas específicamente

para la adjudicación de un contrato

específico, que no cuentan con la

experiencia o trayectoria necesaria

C6 -Realizar Compras ficticias (sin

recibir el bien o servicio),

C2 - Uso del mecanismo de compra

urgente para compras no planeadas

(que no implican urgencia)

MAYOR ALTO RARA VEZ MODERADA MODERADO

De acuerdo con los niveles de delegación

establecidos por la CIAC, revisión y

aprobación de las ordenes de compra o

contratos que suscribe la Corporación.

Verificación del cumplimiento de los

requisitos tecnicos, financieros y jurídicos

de contratos que incluyen clausulados

especiales.

Aprobación de compras urgentes por parte

del Jefe de área y del ordenador del gasto

Verificación de los contratos u órdenes de

servicios suscritas con proveedores para

garantizar que incluya las cláusulas

requeridas y la documentación soprote del

proveedor necesaria, incluyendo las

garantías y pólizas que amparen

adecuadamente el bien o servicio a

contratar.

30-sep-16

Fortalecer la planeación de compras

y contratación en la Entidad para

evitar que los controles sean

obviados o no se pueda realizar la

adecuada verificación debido a la

necesidad de realizar compras y/o

suscribir contratos urgentes,

permitiendo realizar estudios de

mercado y de conveniencia más

ajustados a las necesidades de la

Corporación.

Previo al registro de proveedores

aeronáuticos, verificación de la suscripción

de los acuerdos de confidencialidad y de

anticorrupción por parte de los

representantes legales de las partes, que

los compromete a no divulgar información y

a no incurrir en prácticas de corrupción.

Verificación de la aprobación de las

solicitudes de compra de bienesy/ o

servicios, de que se haya realizado el

estudio de mercado verificando en el

estudio de conveniencia la documentación

soporte (comunicaciones enviadas a los

posibles proveedores, cuadro comparativo

del estudio de mercado y el certificado de

disponibilidad presupuestal).

Verificación de la documentación soporte al

momento de suscribir el contrato u oferta

contra las cotizaciones recibidas

inicialmente y aprobadas

Revisión mensual de los informes de los

supervisores e interventores de proyectos

quienes efectúan seguimiento técnico,

financiero y administrativo del contrato.

Acciones








Impacto



Periodo de

Ejecución

Mensual

# De Eventos

Materializados








mitigan riesgos de

corrupción.


y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia



materializados.




Corporación







corrupción.





Zona del

Riesgo Registro

Procedimientos de

Selección y vinculación

actualizados / Carpeta

de Regisros / Listas de

Chequeos de

validación.

Procedimientos de




Chequeos de

validación.





seguridad y a la verificación de la

trayectoria académica




respecto a las pruebas técnicas a

aplicar según el cargo o función a

desarrollar, así como las pruebas

psicotécnicas que deben aplicarse

de acuerdo con el cargo a

desarrollar.* Afecta el cumplimiento de la



órganos de control




económicos

RARA VEZ RARA VEZ MAYOR ALTOGESTIÓN HUMANA

Garantizar la disponibilidad,

competencia y formación del

talento humano apoyando el


organización, así como gestionar el

ambiente de trabajo. Verificación de la experiencia laboral a

través de la validación de la información de

certificaciones laborales adjuntas a la hoja

de vida de candidatos seleccionados para

vacantes de planta y para contratistas








C2 -Vincular personal de planta o

contratistas sin cumplir con las

competencias y requisitos

establecidos para el cargo (no

idoneas) o con remuneración

superior al del perfil del candidato

Ejejcución y análisis de entrevista, pruebas

técnicas y psicotécnicas para candidatos

seleccionados para vacantes de planta y

para contratistas

C1 - Vincular personal de planta o

contratistas para cargos o funciones

innecesarios, no establecidos y/o

no autorizados en la planta de

personal



la vinculación y/o promoción de

personal en la entidad sin cumplir

con los perfiles y requisitos

establecidos para el cargo

(competencia, experiencia, nivel

educativo)

C4 - Promoción de personal que no

posea las competencias y requisitos

para el nuevo cargo

Para la promoción de personal de planta se

efectúa la revisión de la evaluación anual

del funcionario, para corroborar que tenga

un adecuado el desempeño laboral, se

verifica el cumplimiento de requisitos del

perfil de la vacante de acuerdo con la

experiencia y competencias técnicas del

aspirante y que no tenga antecedentes

disciplinarios.

MAYOR ALTO

C3 - Vincular personal adjuntando

documentación falsa y/o adulterada

Verificación del registro de salarios de

personal de planta según la base salarial

aprobada para la planta de personal de la

Corporación de acuerdo con el cargo

Análisis, revisión y aprobación de la

necesidad de contratación de personal por

prestación de servicios y de los honorarios

Para la contratación de personal de planta,

verificación de que el cargo solicitado esté

contemplado en el Manual de Funciones y

Requisitos de la CIAC y que la vacante no

esté ocupada por personal ya contratado.

Para la contratación de personal por

prestación de servicios, revisión contra el

manual de funciones y requisitos que

ningún funcionario de planta tenga las

mismas obligaciones que se están

solicitando para vincular el personal

contratista.

31-dic-16

31-dic-16

Acciones








Impacto



Periodo de

Ejecución

Mensual



materializados.




Corporación







corrupción.


y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados








mitigan riesgos de

corrupción.





Zona del

Riesgo Registro

ALTOMAYOR

Verificación del informe de fondos y

valores para constatar que lo girado o

ingresado corresponda a los comprobantes

realizados durante el día.

GESTIÓN HUMANA

Garantizar la disponibilidad,

competencia y formación del

talento humano apoyando el


organización, así como gestionar el

ambiente de trabajo.



la liquidación y pagos de nómina y

a contratistas de manera errada

(montos, empleados ficticios,

desviación de pagos).

C8 - Manipulación del sistema de

nómina para incluir novedades o

modificar la nómina

C7 - Desvío de pagos de nómina o

contratistas a cuentas diferentes a

las de los empleados o de los

terceros a los que debe realizarse el

pago (según aplique p ej. Fondos

voluntarios o de crédito)

C3 - Incluir en la nómina empleados

con salarios por encima de los topes

establecidos para cada cargo






económicos


órganos de control



el sector

C1 - Inclusión de empleados de

planta o contratistas ficticios que

no presten servicios reales a la

Entidad o diferentes a los servicios

con los que figuran en nómina o

como contratistas

RARA VEZ

Parametrización del sistema y de las

interfaces que impiden modificaciones a los

archivos de pago una vez liberada la nómina

y generada la causación de nómina o de

pagos a contratistas

C5 - Mantener en la nómina

empleados retirados de la Entidad

Verificación detallada de la liquidación de

nómina contra las novedades aprobadas y

los soportes documentales.

Verificación de autorización de horas extra,

que estén aprobadas para cargos a los que

está permitido autorizar horas extra y que

según sistema biométrico las horas extra

coincidan con las marcaciones.




Revisión del registro presupuestal de los

gastos de nómina mensuales de acuerdo

con la aplicación por cada rubro con el fin de

verificar que la ejecución presupuestal sea

idónea.

C4 - Reembolso de gastos o pago de

viáticos no autorizados, por encima

de los topes establecidos y/o

ficticios

Verificación del registro de novedades

relacionadas con cambios salariales o

ingreso de empleados contra el contrato

firmado y acuerdo correspondiente.

Revisión de los pagos de nómina y de

contratistas para verificar que la cuenta

destino corresponde con la del tercero

correctamente

Revisión de cuentas de cobro contra base de

datos de contratistas para verificar que

correspondan a contratistas reales de la

Corporación, información básica del

contratista, documentación soporte

requerida y aprobada, CDP y CRP

correspondiente, objeto y valor del contrato

y autorizaciones requeridas.

Verificación de la aprobación de gastos de

viaje, del CDP y CRP correspondiente así

como de la liquidación de acuerdo con la

tabla establecida según salario del

funcionario de planta u honorarios del

contratista.

C2 - Pago a contratistas por debajo

del valor del contrato desviando el

resto de los recursos a un tercero

Verificación del registro de salarios de

personal de planta según la base salarial

aprobada para la planta de personal de la

Corporación de acuerdo con el cargo

RARA VEZ



los soportes documentales

C6 - Giros de nómina adicionales a

los establecidos dentro del acuerdo

de salarios (valores adicionales)



los soportes documentales




Para la contratación de personal de planta,

verificación de que el cargo solicitado esté

contemplado en el Manual de Funciones y

Requisitos de la CIAC y que la vacante no

esté ocupada por personal ya contratado.

Análisis, revisión y aprobación de la

necesidad de contratación de personal por

prestación de servicios y de los honorarios

correspondientes

Revisión de los pagos de nómina y de

contratistas para verificar que la cuenta

destino corresponde con la del tercero

correctamente.

MODERADA MODERADO

Restricciones de acceso de acuerdo con los

perfiles de usuario del sistema autorizados

por los Jefes de área, división u oficina.

Parametrización del sistema y de las

interfaces que impiden modificaciones a los

archivos de pago una vez liberada la nómina

y generada la causación de nómina o de

pagos a contratistas.

Acciones








Impacto



Periodo de

Ejecución

Mensual



materializados.




Corporación







corrupción.


y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados








mitigan riesgos de

corrupción.





Zona del

Riesgo Registro

Procedimiento de

Alianzas Para la

Suscripción y

Seguimiento.

31-dic-16

Clasificación de los activos de

información de la entidad para

establecer los controles necesarios

para garantizar su confidencialidad

Procedimiento de

Clasificación de

Información / Matriz

de Activos de

Información

31-dic-16

Procedimientos de




Chequeos de

validación.

RARA VEZ

R1 - Recibir dádivas o beneficios

por la entrega a terceros de

información confidencial

relacionada con nuevos

desarrollos o diseños de la CIAC

C1 - Manejo inadecuado de la

información confidencial de

investigaciones y desarrollos de la

CIAC

Restricción de acceso a la información

confidencial a criterio de cada empleado,

relacionada con precios y estructura de

costos durante el proceso de presentación y

aprobación de ofertas comerciales,

quedando a criterio del personal manejo de

dicha información.





seguridad así como del monitoreo

periódico a empleados de planta y

contratistas que desempeñan

actividades susceptibles a hechos

de corrupción.

Consolidad la Corporación de la

Industria Aeronáutica Colombiana

como una entidad líder en el

desarrollo tecnológico en la

industria aeroespacial colombiana

Investigación

Desarrollo y Proyectos






económicos


órganos de control

* Afecta la imagen nacional


el sector

* Genera pérdida de información de

la entidad

ALTO RARA VEZ MAYOR ALTO

Verificación de la suscripción de acuerdos

de confidencialidad al momento de suscribir

el contrato con empleados de planta o con

contratistas de la Corporación.








MAYOR

Restricción de acceso a dispositivos USB en

los equipos de computo asignados a los

funcionarios de planta y contratistas del

área.

SERVICIOS ASOCIADOS

Prestar servicios de acuerdo a los

requerimientos del cliente, dando

cumplimiento a la normatividad y

estándares de calidad y seguridad

aeronáuticos

RARA VEZ MODERADA MODERADO

Fortalecer la documentación del

proceso dando alcance a las

actividades estándar que desarrolla

la CIAC previo a la suscripción de

convenios y alianzas, incluyendo los

análisis mínimos requeridos y las

instancias de aprobación así como el

seguimiento periodico que es

realizado al desarrollo de cada caso,

hasta su incorporación a la CIAC

como una nueva UEN o cierre del

convenio o alianza.

Previo al registro de proveedores

aeronáuticos, verificación de la suscripción

de los acuerdos de confidencialidad y de

anticorrupción por parte de los

representantes legales de las partes, que

los compromete a no divulgar información y

a no incurrir en prácticas de corrupción.

C1 - Inadecuado análisis de los

beneficios y obligaciones técnicos,

operativos y financieros derivados

de las alianzas estratégicas y /o

convenios de colaboración

empresarial

R1 - Recibir dádivas o beneficios

por la suscripción de alianzas

estratégicas o convenios de

colaboración empresarial en

condiciones desfavorables para la

CIAC

RARA VEZ MAYOR ALTO

Previo al registro de un nuevo proveedor,

revisión de los conceptos Financiero,

Jurídico y Técnico emitidos basados en la

documentación soporte del proveedor y su

experiencia. Si el Proveedor potencial

cumple con los criterios definidos en los

aspectos jurídicos, financieros y técnicos, se

autoriza la creación del proveedor como un

tercero en el sistema.

Previo a la suscripción de convenios

verificación de la inscripción de la empresa

o entidad en el Registro de Proveedores de

la CIAC y de la acreditación experiencia en

el servicio o sector en el cual participará de

manera conjunta con la CIAC S.A.

Revisión y análisis de la conveniencia de las

alianzas y convenios en función del

fortalecimiento de capacidades técnicas y/o

operativas de la CIAC para generar nuevas

Unidades Estratégicas de Negocios (UEN)

y/o apalancar la creación de estas

De acuerdo con los niveles de delegación

establecidos por la CIAC, revisión y

aprobación de las ordenes de compra 0

contratos que suscribe la Corporación

Verificación del cumplimiento de los

requisitos tecnicos, financieros y jurídicos

de contratos que incluyen clausulados

especiales






económicos


órganos de control

* Afecta la imagen nacional


el sector

31-dic-16

Acciones








Impacto



Periodo de

Ejecución

Verificación de los contratos u órdenes de

servicios suscritas con proveedores para

garantizar que incluya las cláusulas

requeridas y la documentación soprote del

proveedor necesaria, incluyendo las

garantías y pólizas que amparen

adecuadamente el bien o servicio a

contratar.

Seguimiento al desarrollo técnico, operativo

y financiero de las alianzas y convenios en

función de la generación de nuevas

Unidades Estratégicas de Negocios (UEN)

y/o apalancar la creación de estas

Mensual

Mensual

# De Eventos

Materializados








mitigan riesgos de

corrupción.


y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia



materializados.




Corporación







corrupción.



materializados.




Corporación







corrupción.


y Sistemas.

* Subgerencia

* Subgerencia

# De Eventos

Materializados








mitigan riesgos de

corrupción.

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