PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016 · Marzo 2016 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE...

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN PLAN ANTICORRUPCÓN Y

DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

BOGOTÁ D.C. MARZO DE 2016

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PROCESO DE MEJORA CONTINUA Fecha de Revisión

Marzo 2016

SUB PROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha de

Aprobación Marzo 2016

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Versión 5

Página 1 de 80

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL

CIUDADANO 2016

BOGOTÁ, D. C., MARZO DE 2016

FECHA VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

2013 1 Versión original

2014 2 Actualización



2016 5 Actualización a Decreto 124 del 26 de enero de 2016

Elaboró: JAIRO ALONSO SÁNCHEZ VÁSQUEZ

Revisó:

NÉSTOR ENRIQUE VALDIVIESO ACEVEDO Aprobó: NÉSTOR ENRIQUE VALDIVIESO ACEVEDO

Cargo: Asesor Oficina de Planeación

Cargo. Jefe Oficina de Planeación

Cargo. Jefe Oficina de Planeación

Fecha: Febrero – Marzo 2016 Fecha. Marzo 2016 Fecha: Marzo 2016




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TABLA DE CONTENIDO

Pág. INTRODUCCIÓN 4 MARCO NORMATIVO 5 I GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS

DE CORRUPCIÓN 6 1.1 Análisis del contexto 10 1.2 Estructura Organizacional 11 1.3 Metodología 12

1.4 Identificación de áreas y procesos críticos expuestos a prácticas ilícitas, impropias, prohibidas o ilegítimas. 13 1.5 Identificación de riesgos absolutos (sin controles). 15 1.6 Resultados de la calificación del riesgo de corrupción 17

1.7 Evaluación del riesgo de corrupción 19 1.8 Matriz - Mapa de Riesgos de Corrupción - Procesos Misionales 21 1.9 Matriz - Mapa de Riesgos de Corrupción - Procesos de Apoyo 25 1.10 Mapa de Riesgos de Corrupción – Instituto de Estudios del Ministerio Público 30 II RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES 31 2.1 Expedición de Certificado de Antecedentes 31 2.2 Modernización del proceso 32




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III RENDICIÓN DE CUENTAS 38 3.1 Información 39 3.2 Diálogo 42 3.3 Exposición 44 3.4 Participación Ciudadana 44 IV MECANISMOS PARA MEJORAR ATENCIÓN AL CIUDADANO 46 4.1 Desarrollo institucional para el servicio al ciudadano. 47

4.2 Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos. 51

4.3 Fortalecimiento de los canales de atención 51

4.4 Facilitar el acceso a la información pública 58

V MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA

INFORMACIÓN 65 5.1 De las funciones como Ministerio Público 65 5.2 De las Funciones como Sujeto Obligado 73 VI INICIATIVAS ADICIONALES 77 6.1 Implementación del componente de sensibilización y comunicación

de la estrategia de “La Cultura de la legalidad y la integridad” 77

6.2 Conversatorios éticos 78

VII SEGUIMIENTO 79




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INTRODUCCIÓN El Estatuto Anticorrupción establece como “medidas administrativas para luchar contra la corrupción”, una serie de mecanismos administrativos para reducir determinados fenómenos que afectan la gestión estatal, introduce disposiciones que se ajustan a las nuevas prácticas en materia de corrupción y pretende subsanar e integrar aquellos aspectos en los cuales se requiere una acción contundente del Estado y de la Sociedad para acabar con este fenómeno. Entre estas disposiciones se destacan las políticas institucionales y pedagógicas, mediante las cuales “Se adoptan una serie de medidas cuya finalidad es lograr una gestión pública más eficiente bajo el entendido de que solo con una administración pública moderna y con control social es posible enfrentar la corrupción y establecer disposiciones pedagógicas para generar en el país una cultura permanente de la legalidad en todos los ámbitos de las sociedad.” Señala igualmente que: “En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción”. Desde esa perspectiva se implementó el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, el cual anualmente define una estrategia de lucha contra la corrupción de manera tal, que los ciudadanos puedan conocer las acciones programadas para enfrentar este flagelo al interior de la Procuraduría General de la Nación. El Plan integra igualmente, las políticas descritas en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, el artículo 52 de la Ley 1757 de 2015 y en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información - Ley 1712 de 2014, todas orientadas a prevenir la corrupción. Dicha estrategia contempla la Gestión de Riesgos de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción, la Estrategia Antitrámites, la Estrategia para la Rendición de Cuentas, los Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano, los Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información, las Iniciativas Adicionales y los Mecanismos de Seguimiento. Para la Gestión de Riesgos de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción, se toma referencia lo señalado en la

Metodología de Administración de Riesgos del Departamento Administrativo de la Función Pública - Modelo Estándar de Control Interno – MECI, liderada por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República. Igualmente incorpora todos los mecanismos adoptados que facilitan el acceso, la participación y el control por parte de la ciudadanía.




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MARCO NORMATIVO

Fuente: “Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción 2015 Presidencia de la República”




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I GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Herramienta que le permite a la entidad identificar, analizar y controlar los

posibles hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos. A

partir de la determinación de los riesgos de posibles actos de corrupción,

causas y sus consecuencias se establecen las medidas orientadas a

controlarlos.

En atención a lo expuesto y en especial a que la Procuraduría General de la Nación tiene implementado un sistema integral de administración de riesgos, el cual se traduce en la Política de Administración de Riesgos y en la asignación de competencias y responsabilidades para su administración de la siguiente manera:

Política de Administración del Riesgo de la PGN

“Nos comprometemos a preservar la eficacia operativa de la Procuraduría General de la Nación, así como con la salvaguarda y bienestar de sus funcionarios, garantizando el mejor manejo de los recursos, mediante el establecimiento e implementación de un Sistema de Administración del Riesgo que permita la minimización de los costos causados por estos. Realizando un adecuado análisis del contexto estratégico, la pronta identificación de las amenazas y fuentes, el acertado estudio y valoración de los riesgos, así como la debida selección de métodos para su tratamiento y monitoreo, impediremos la materialización de eventos generadores que puedan afectar o impedir el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales”.




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Cómo evitar la materialización de los riesgos de corrupción en la PGN Implementación de controles Aplicación del modelo de gestión ética Procesos de capacitación y formación Programa de Modernización institucional Cumplimiento de políticas Cómo reducir el riesgo de corrupción en la PGN Optimización de los procedimientos Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol Fortalecimiento del ejercicio de la autoevaluación de la gestión Evaluación independiente del Sistema de Control Interno Cómo dispersar o atomizar el riesgo de corrupción en la PGN Procedimientos de seguridad para resguardo de información institucional Procedimientos de seguridad para protección de personal y bienes en la Entidad Cómo compartir o transferir el riesgo de corrupción en la PGN Pólizas




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SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

RIESGOS DOCUMENTO DEPENDENCIA RESPONSABLE

Naturales (Terremoto, maremotos, inundaciones, etc.)

Plan de emergencias

Grupo de Desarrollo y Grupo Bienestar de Personal y Grupo de Gestión de la Seguridad Social y Salud en el Trabajo Incendios

Atentado terrorista (Explosivos, biológico, francotirador, etc.)

Manual de seguridad de

instalaciones

División de Seguridad

Toma de instalaciones

Asonada o alteración social

Seguridad de personas Manual de esquemas de seguridad (capítulo incluido en el manual de seguridad)

Emergencias de salud Cartilla de primeros auxilios

Grupo de Desarrollo y Grupo de Gestión de la Seguridad Social y Salud en el Trabajo

Accidentes de trabajo, Accidentes de tránsito, Falla de ascensores, anegaciones, Daño de instalaciones, (Caída de techos, paredes, puertas, escaleras, etc.)

Manual de seguridad industrial

Grupo de Desarrollo, División Administrativa y Grupo de Gestión de la Seguridad Social y Salud en el Trabajo

Contaminaciones biológicas o químicas Manual de seguridad Ambiental

Delegada de Asuntos Ambientales y Agrarios

Suspensión de servicios públicos

Plan de Contingencias Logísticas

Oficina de Planeación, División Administrativa Grupo de Gestión de la Seguridad Social y Salud en el Trabajo

Desabastecimiento de elementos de oficina

Daño memoria institucional, archivo Oficina de Planeación, División de Documentación

Daño informático Oficina de Planeación y Oficina de Sistemas

Riesgos organizativos internos o externos Mapa de riesgos Institucionales

Oficina de Planeación

Riesgos de Corrupción Mapa de Riesgos de Corrupción

Oficina de Planeación




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CONCEPTUALIZACIÓN

Acciones: Es la aplicación concreta de las opciones de manejo del riesgo que entrarán a prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del plan de manejo del riesgo.

Categoría: Se refiere al momento en el cual se realiza. Este puede ser: Preventivo, detectivo, correctivo, mixto, no definido

Controles existentes: Especifica cuál es el control que la entidad tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo.

Corrupción: “Uso del poder para desviar la gestión de los público privado.” Eficacia: Se refiere a la estimación del grado de mitigación del riesgo, bien sea sobre el impacto o la probabilidad. Este puede ser: Excelente, muy bueno, bueno, insatisfactorio, pobre, no definido.

Evento o causa: Incidente o situación, que ocurre en un lugar y en un intervalo de tiempo dado.

Impacto: Consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo de corrupción en la Procuraduría.

Mapas de Riesgos de Corrupción: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos de corrupción, definiéndolos, haciendo la descripción de la gestión de cada uno de estos riegos.

Opciones de Manejo: Opciones de respuesta ante los riesgos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Plan que contempla la estrategia de lucha contra la corrupción que debe ser implementada por todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal.

Plan de manejo del Riesgo: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluación de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia.

Probabilidad: Es la posibilidad de ocurrencia del riesgo; ésta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado, o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya materializado.

Responsables: Son las dependencias o áreas encargadas de adelantar las acciones propuestas.

Riesgo: posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Riesgo Absoluto: Es el máximo riesgo sin los efectos mitigantes de la administración del riesgo. Riesgo con Controles: Es el máximo riesgo con los efectos mitigantes de los controles existentes y que son efectivos.

Riesgo Residual: Es el riesgo que subsiste después del tratamiento. Valoración del Riesgo: es el resultado de determinar la vulnerabilidad de la entidad al riesgo, luego de confrontar la evaluación del riesgo con los controles existentes.




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1.1 – Análisis del Contexto

CONTEXTO EXTERNO

Oportunidades

Sistemas de información

Participación ciudadana

Mecanismos de transparencia

Amenazas

Impunidad en la Administración de Justicia

Intereses políticos

Presión económica

Falta de integridad

Vulnerabilidad de la seguridad informática CONTEXTO INTERNO

Fortalezas

Competencia y compromiso del talento humano

Controles

Implementación Sistema de Gestión Documental y de Archivo Electrónico

Debilidades

Sistema de incentivos

Alto nivel de discrecionalidad

Acceso a información privilegiada

Discrecionalidad: Cuando existe la posibilidad de que un funcionario que tiene la capacidad y la autonomía para la toma de decisiones, pueda llevar a decisiones de fondo contra derecho y/o influenciar en la toma de las mismas, en beneficio propio o de un tercero.

Acceso a información privilegiada: Cuando existe la posibilidad de que un funcionario que tiene acceso a información privilegiada pueda llevar al uso o abuso indebido para la toma de decisiones de fondo contra derecho y/o influenciar en la toma de las mismas; o a entregar o permitir el acceso a la misma, en beneficio propio o de un tercero.




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1.2.- Estructura Organizacional




12

1.3.- Metodología





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1.4 Identificación de áreas y procesos críticos expuestos a prácticas ilícitas, impropias, prohibidas o ilegítimas.




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Identificación de procesos críticos de corrupción

• Análisis funcional de las operaciones. PROCESOS CRÍTICOS FACTORES DE RIESGO DE CORRUPCIÓN Proceso Disciplinario Evaluación de la Queja Indagación Preliminar Investigación Disciplinaria Decisión de fondo Segunda Instancia Registro SIRI Certificación de antecedentes Proceso de Intervención Oportunidad de la actuación Calidad de la Intervención Proceso Preventivo Evaluación de los hechos Investigación de los hechos Oportunidad y Calidad en las Decisiones Gestión Contractual Contratación Directa Adiciones Controversias Contractuales Contratos Sin Liquidar Convenios Prestación de Servicios Gestión Documental Administración de documentos Gestión Financiera Tesorería y presupuesto Gestión Jurídica Defensa Jurídica

Gestión del Talento Humano Selección de Empleados de Carrera Vinculación de Personal

Compensación Situaciones Administrativas Viáticos Historia Laboral

Capacitación (IEMP)

Instituto de Estudios del Capacitación Ministerio Público Certificación de personas

Planeación, presupuesto y control Asesoría Jurídica y Contratación Gestión contable y tesorería

Almacén Archivo y Sistemas




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1.5 Identificación de riesgos absolutos (sin controles).

Probabilidad de que ocurra el riesgo de corrupción Es la posibilidad de ocurrencia del riesgo; ésta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado, o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya materializado.

Fuente: Guía para la gestión del riesgo de corrupción 2015 Presidencia de la República

Consecuencias o impactos que genera el riesgo de corrupción

Consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo de corrupción en la Procuraduría.





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Mecanismo para determinar la asignación del puntaje del impacto

.

El impacto se mide según el efecto que puede causar el hecho de corrupción al cumplimiento de los fines institucionales.






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1.6 Resultados de la calificación del riesgo de corrupción

Se realiza a través del cruce de los resultados obtenidos de la probabilidad y del impacto a través de una multiplicación del puntaje del descriptor de la probabilidad por el puntaje del descriptor del impacto.


La calificación del riesgo se refleja en la severidad, que es el resultado de cruzar la

consecuencia y la probabilidad, mide la intensidad en que un riesgo de corrupción está

presente y se puede presentar en 4 niveles:

a) Zona de Riesgo Baja: Puntaje: De 5 a 10 puntos.

• Definida por la casilla Baja.

• Probabilidad: Rara vez o improbable.




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• Impacto: Moderado y Mayor.

• Tratamiento: Los riesgos de corrupción de las zonas baja se encuentran en un nivel

que puede eliminarse o reducirse fácilmente con los controles establecidos en la

entidad.

b) Zona de Riesgo Moderada: Puntaje: De 15 - 25 puntos.

• Definida por la casilla Moderada.

• Probabilidad: Rara vez, Improbable, Posible, Probable y Casi Seguro.

• Impacto: Moderado, Mayor y Catastrófico.

• Tratamiento: Deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona

de Riesgo Baja o eliminarlo.

c) Zona de Riesgo Alta: Puntaje: De 30 - 50 puntos.

• Definida por la casilla Alta.

• Probabilidad: Improbable, Posible, Probable y Casi Seguro.

• Impacto: Mayor y Catastrófico.

• Tratamiento: Deben tomarse las medidas necesarias para llevar los riesgos a la Zona

de Riesgo Moderada, Baja o eliminarlo.

d) Zona de Riesgo Extrema: Puntaje: De 60 - 100 puntos.

• Definida por la casilla Extrema.

• Probabilidad: Posible, Probable y Casi Seguro.

• Impacto: Catastrófico.

• Tratamiento: Los riesgos de corrupción de la Zona de Riesgo Extrema requieren de un

tratamiento prioritario. Se deben implementar los controles orientados a reducir la

posibilidad de ocurrencia del riesgo o disminuir el impacto de sus efectos y tomar las

medidas de protección.




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1.7 Evaluación del riesgo de corrupción


Su objetivo es comparar los resultados del análisis de riesgos con los controles establecidos, para determinar la zona de riesgo final. Esta etapa además tiene los siguientes objetivos:

1. Determinar el riesgo residual: Riesgo resultante después de los controles.

2. Tomar las medidas conducentes a reducir la probabilidad y el impacto. Paso 1: Determinar la naturaleza de los controles

1. Preventivos: Se orientan a eliminar las causas del riesgo, para prevenir su ocurrencia o materialización.

2. Detectivos: Aquellos que registran un evento después presentado; sirven para descubrir resultados no previstos y alertar sobre la presencia de un riesgo.

3. Correctivos: Aquellos que permiten, después de ser detectado el evento no deseado, el restablecimiento de la actividad.

Paso 2: Determinar si los controles están documentados Con el fin de establecer la manera como se realiza el control, el responsable y periodicidad de su ejecución. Paso 3: Determinar las clases de controles

1. Controles manuales: Políticas de operación aplicables, autorizaciones a través de firmas o confirmaciones vía correo electrónico, archivos físicos, consecutivos, listas de chequeos, controles de seguridad con personal especializado entre otros.

2. Controles automáticos: Utilizan herramientas tecnológicas como sistemas de información o software, diseñados para prevenir, detectar o corregir errores o deficiencias, sin que tenga que intervenir una persona en el proceso.




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Paso 4: Determinar el riesgo Residual

Se comparan los resultados obtenidos del riesgo inherente con los controles establecidos, para establecer la zona del riesgo final. Se califica de acuerdo con la siguiente tabla. Calificación de los controles




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1.8 Matriz - Mapa de Riesgos de Corrupción - Procesos Misionales

PROCESO DE INTERVENCIÓN JUDICIAL Y ADMINISTRATIVA




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PROCESO DISCIPLINARIO




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PROCESO DISCIPLINARIO




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PROCESO PREVENTIVO




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1.9.- Mapa de Riesgos de Corrupción - Procesos de Apoyo




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1.10.- Mapa de Riesgos de Corrupción Instituto de Estudios del Ministerio Público - IEMP




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II RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

2.1 Expedición de Certificado de Antecedentes El certificado de antecedentes disciplinarios, es un documento público ordenado

por la Ley 190 de 1995, Ley 734 de 2002, en concordancia con la Ley 1238 de

2008, que se exige como requisito para posesionarse en cargos públicos y

contratar con el Estado, contiene las sanciones penales y disciplinarias, así como

las inhabilidades que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de

los fallos con responsabilidad fiscal, de las decisiones de pérdida de investidura y

de las condenas proferidas contra servidores y ex-servidores públicos y

particulares que desempeñan funciones públicas o administran recursos públicos,

de manera permanente o temporal. Adicionalmente, incluye las sanciones

decretadas por los consejos, gremios y escuelas de profesiones, distintas del

derecho, respecto de sus miembros.

Durante el 2015 se expidieron los siguientes certificados y constancias:

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES EXPEDIDOS PGN

No. de certificados de antecedentes expedidos página web PGN 10.986.417

No. de certificados de antecedentes expedidos en ventanilla 57,387

No. de certificados de antecedentes expedidos en materia de

DD.HH. y DIH 23.094

Los tiempos promedios de respuesta se relacionan de la siguiente manera:

Para expedición de certificados de antecedentes:

Vía web: Tres (3) minutos en promedio

Ventanilla: Un (1) minuto

Derechos Humanos: Dos (2) minutos

La expedición del certificado de antecedentes no tiene ningún costo.

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Expedición de certificación en materia de derechos humanos.

Gestión institucional a favor de las Fuerzas Militares y Autoridades que requieren este

documento y demás servicios de la Procuraduría General de la Nación que mejoran

nuestra imagen institucional; el mismo, resultado del trabajo común interno de la

Procuraduría en favor de los fines generales de la función pública.

La mencionada certificación podrá ser solicitada en los siguientes puntos:

En Bogotá:

Centro de Atención al Público de la PGN (CAP): Carrera 5 Nro. 15 - 60, días hábiles de lunes a viernes en el horario de 8:00 am a 12 m y de 1:00 pm a 5 pm.

El certificado de antecedentes para realizar un trámite en el exterior únicamente se expide en el CAP ya que debe tener la firma en original. Cuando de ciudadanos extranjeros se trata, estos deben presentar la cédula de extranjería o el respectivo pasaporte.

Para solicitar el certificado de antecedentes de personas jurídicas colombianas, es necesario presentar el Certificado de existencia y representación legal que expide la Cámara de Comercio y, en el caso de empresas extranjeras, el respectivo registro de la misma en la Cámara de Comercio en los términos de ley correspondientes.

En el resto del País: En las Procuradurías Regionales y Provinciales, ver ubicaciones en el directorio institucional.

2.2 Modernización del proceso INTERNET

¿Cuál es el trámite para generar el Certificado de Antecedentes?

Hay 3 opciones para consultar y/o generar el Certificado de Antecedentes.

1. Ingresando mediante un navegador de internet a la dirección http://www.procuraduria.gov.co y haciendo clic en acceso "Ingresar consulta o expedición de antecedentes".

http://www.procuraduria.gov.co/

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2. Ingresando a la dirección http://www.procuraduria.gov.co y haciendo clic en el acceso "Ingresar al Portal de la Procuraduría"

Y en el menú superior de "Sistema de Atención al Ciudadano" seleccionar "Certificado de Antecedentes"

3. Ingresando directamente a las direcciones url:

*Para consulta:

http://siri.procuraduria.gov.co/cwebciddno/Consulta.aspx

*Para generar el certificado de antecedentes:

http://siri.procuraduria.gov.co/webciddno/Generar.aspx

Por cualquiera de las anteriores opciones, aparecerá la ventana


http://siri.procuraduria.gov.co/cwebciddno/Consulta.aspx

http://siri.procuraduria.gov.co/webciddno/Generar.aspx

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Y en la cual debe seguir los pasos que se enuncian a continuación:

1. Seleccionar el tipo de certificado (Ordinario o Especial), el primero relaciona las anotaciones de las sanciones impuestas en los últimos cinco (5) años, al cabo de los cuales, el sistema inactiva automáticamente el registro salvo que la sanción supere dicho término, caso en el cual el antecedente se reflejará hasta que dicho término expire.

O el Especial que refleja todas las anotaciones que figuren en la base de datos, y se expide para acreditar requisitos de cuya elección, designación o nombramiento y posesión exige ausencia total o parcial de antecedentes. Anotaciones intemporales que ordena la ley o reglamento y el Especial existente para ciertos cargos específicos, entre ellos los de elección popular el ordinario mostrará las anotaciones vigente de los últimos cinco (5) años

2. Seleccionar el tipo de documento de identificación, y registrar el número de identificación en el campo diseñado para tal efecto y digite el código que aparece en pantalla. Pulse el botón Consultar o Generar, en ese momento el Sistema de Información SIRI valida la información relacionada con anotaciones de orden disciplinario, penal, fiscal, , pérdida de investidura, sanciones profesiones liberales y las derivadas de las relaciones contractuales con el Estado, si existen o no, vinculadas al número de documento registrado. Para visualizar el certificado se debe presionar el botón descargar y automáticamente el sistema da la opción de abrir, guardar o cancelar

Si selecciona Abrir, o Guardar el sistema muestra el certificado de antecedentes en formato PDF, el cual podrá imprimir el interesado, el certificado está estructurado por secciones que relacionan la primera las sanciones impuestas, la segunda las instancias que intervienen en el proceso, según el tipo de sanción aparecerá una tercera sección que corresponde a eventos y una cuarta relacionada con cumplimientos, por ultima se encuentra lo relacionado con las inhabilidades.

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¿Qué debo hacer cuando mi número de identificación presenta antecedentes incorrectos? Debe presentar solicitud respetuosa vía correo electrónico a

[email protected] o radicar en cualquiera de las oficinas de la Procuraduría un escrito exponiendo la situación. Es importante establecer que tales solicitudes serán atendidas en los términos establecidos por la ley, en todo caso se informa que los antecedentes certificados por la Procuraduría son reportados por las autoridades y son ellas que en determinado caso, deberán solicitar la corrección necesaria.

¿Qué debo hacer cuándo el documento consultado no aparece registrado en el sistema de información SIRI? Cuando se presente error o no exista la información del interesado en la base de datos de la Procuraduría, referida a: nombres, apellidos o razón social, el interesado deberá solicitar personalmente o por escrito a la División Centro de Atención al Público de la Procuraduría para que se tramiten las correcciones de rigor; en la ciudad de Bogotá, D.C., y en nuestras sedes en las capitales de departamento en el nivel territorial, con el documento original a la vista y con copia simple del: Documento de identificación, o Certificado de existencia y representación legal, o Acto administrativo que autoriza su funcionamiento. ¿Dónde solicito un certificado de antecedentes para trámite en el extranjero? El certificado de antecedentes que se requiera para trámites fuera del país, debe llevar firma original del Jefe de la División Centro de Atención al Público, CAP, y por ello se expedirá en la ciudad de Bogotá, D.C., para su posterior apostillaje. ¿Qué información contiene el Certificado Ordinario? El certificado ordinario contiene las anotaciones de la providencias ejecutoriadas en los últimos cinco (5) años, aun cuando su duración sea inferior a ese período, las automáticas que señale la ley, y en todo caso, aquellas que se encuentren vigentes al momento de generarse el certificado, aunque hayan transcurrido más de cinco (5) años desde la ejecutoria del fallo. ¿Qué información contiene el Certificado Especial?

mailto:[email protected]

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El certificado especial contiene las anotaciones referidas para el certificado ordinario, más las inhabilidades intemporales previstas en la ley para algunos cargos de la administración pública, tales como los de elección popular, Fiscal General de la Nación, Procurador General de la Nación, Contralor General de la República; Magistrados de la Corte Suprema de Justicia, Corte Constitucional, Consejo Superior de la Judicatura y del Consejo de Estado, Miembros del Consejo Nacional Electoral, Director de Departamento Administrativo, Miembros Junta Directiva del Banco de República, Notario; y empleados y funcionarios de la Rama Judicial y de los órganos de control. ¿Qué sistema de información utiliza la Procuraduría General de la Nación para hacer los registros de las sanciones debidamente ejecutoriadas? La Procuraduría General de la Nación adoptó el sistema de información para el registro de sanciones y causas de inhabilidad - SIRI, donde lleva el registro y control de las sanciones penales y disciplinarias, las inhabilidades derivadas de procesos con responsabilidad fiscal, de las declaraciones de pérdidas de investidura, de las relaciones contractuales con el Estado, y las sanciones a profesionales adoptada por colegios, consejos o agremiación debidamente reconocidas por el Gobierno Nacional. Dicho sistema de información es el soporte técnico utilizado por la Procuraduría para generar el certificado de antecedentes disciplinarios. ¿Cuándo se inactivan las anotaciones del Sistema de Información SIRI? El Sistema de Información SIRI, inactiva automáticamente las anotaciones que cumplan los cinco (5) años contados a partir de la fecha de ejecutoria de la sanción disciplinaria y mantendrá las anotaciones o inhabilidades que se encuentren vigentes al momento de expedición, ¿Qué trámite debo realizar para modificar los datos básicos de personas naturales o jurídicas referidos a nombres, apellidos o razón social? Cuando el documento consultado reporta datos diferentes referidos a: nombres, apellidos o razón social, deberá solicitar el registro o corrección a la División Centro de Atención al Público en la ciudad de Bogotá D.C. o en las sedes de la Procuraduría en la capitales de departamento, con el documento original a la vista, y con copia simple del: Documento de identificación, o Certificado de existencia y representación legal, o Acto administrativo que autoriza su funcionamiento.

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Nota: Es importante señalar la dependencia de la disponibilidad presupuestal y la realización de un Convenio Interadministrativo con la Rama Judicial, para el logro de la estrategia.

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III RENDICIÓN DE CUENTAS “ …la Corte Constitucional colombiana ha señalado la obligación de las distintas dependencias de la Administración Pública de proporcionar la información necesaria para el ejercicio del control ciudadano, precisando que “En una democracia participativa el derecho a acceder a la información (artículo 20, C.P.) constituye un instrumento indispensable para el ejercicio del derecho político fundamental a participar en “el control del poder político” (artículo 40, C.P.), de lo cual depende la efectividad del principio de responsabilidad política (artículo 133, C.P.)6, así como la materialización del principio de publicidad que rige la función administrativa (artículo 209 C.P.)” (Corte Constitucional 2002)” En este sentido, la Corte Constitucional colombiana ha señalado la obligación de las distintas dependencias de la Administración Pública de proporcionar la información necesaria para el ejercicio del control ciudadano, precisando que “En una democracia participativa el derecho a acceder a la información (artículo 20, C.P.) constituye un instrumento indispensable para el ejercicio del derecho político fundamental a participar en “el control del poder político” (artículo 40, C.P.), de lo cual depende la efectividad del principio de responsabilidad política (artículo 133, C.P.)6, así como la materialización del principio de publicidad que rige la función administrativa (artículo 209 C.P.)” (Corte Constitucional 2002). En cuanto a acuerdos internacionales, en primer lugar, la Convención Interamericana de Lucha Contra la Corrupción, que ha sido ratificada por Colombia, contiene compromisos en materia de participación ciudadana, acceso a la información, mecanismos de consulta a los ciudadanos y seguimiento participativo a la gestión pública, y el mecanismo de seguimiento a la corrupción (MESICIC), el cual compete a un Comité de Expertos de los Estados miembros que ha hecho recomendaciones específicas en esa materia7. En segundo lugar, la Convención de Naciones Unidas Contra la Corrupción establece obligaciones en cuanto a transparencia y acceso a la información pública y señala que los Estados Parte deben adoptar "[...] las medidas que sean necesarias para aumentar la transparencia en su administración pública" (ONU 2004). Por último, la Carta Iberoamericana de la Participación Ciudadana, adoptada por el Gobierno colombiano en 2009, recomienda a los Estados Parte impulsar la participación ciudadana y la rendición de cuentas a la ciudadanía reconociendo su importancia para la transparencia y legitimidad en el ejercicio del poder público”.

6 Constitución Política. Artículo 133. Carácter de los congresistas. Inciso segundo. “El elegido es responsable políticamente

ante la sociedad y frente a sus electores del cumplimiento de las obligaciones propias de su investidura”.. 7 Los informes pueden ser consultados en la página de Internet del Programa de Lucha contra la Corrupción:

www.anticorrupcion.gov.co

POLÍTICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS - Documento CONPES 3654 - Departamento Administrativo de la Función Pública - Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción

http://www.anticorrupcion.gov.co/

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3.1 Información “La rendición de cuentas social requiere de una actitud de transparencia en el sector público. Esto remite a la información generada por el sector público o que sea de naturaleza pública, la cual debe ser de buena calidad y estar efectivamente publicada o puesta a disposición de los ciudadanos en diversos medios, para llegarle a todos los grupos poblacionales y de interés. El proceso de la información comprende al menos tres etapas: la producción de información, la publicación y difusión y el seguimiento o control de su efectiva disponibilidad para los ciudadanos”. POLÍTICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS - Documento CONPES 3654 - Departamento Administrativo de la Función Pública - Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción

INFORMES DE GESTIÓN

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PÁGINA WEB: www.procuraduria.gov.co,

El proceso de consolidación de la página web institucional con el rediseño gráfico

y de contenidos, así como con el cumplimiento de los estándares establecidos por

Gobierno en Línea, garantizó un producto más amigable en el que la multimedia

cobró protagonismo.


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La etapa “Transformación en Línea” continuó desarrollándose con la puesta a

punto de la infraestructura humana y tecnológica necesaria para la realización de

productos multimedia, incluyendo videos, audios y galerías fotográficas, en

ejercicios que se iniciaron con la búsqueda de la información en el lugar donde se

registraba el hecho, su conversión a formato digital y su oportuna publicación en la

página.

De esta manera se dio cumplimiento al precepto constitucional de “facilitar la

participación de todos en las decisiones que los afectan”, tal como lo señaló el

correspondiente informe anual de gestión. Sobre esa misma línea multimedia

implementada, se creó la sección “Lo que dice el Procurador General de la

Nación”, en la que se publicaron las intervenciones del Jefe del Ministerio Público.

También recibieron su espacio, entre otros, el Sistema Integral de Prevención,

Participación Ciudadana, Registro de Noticias del Día, Procurando Televisión, La

PGN en el Canal Institucional y Rendición de Cuentas.

Las reformas incluyeron el Sistema de Atención al Ciudadano, en el que los

navegantes pueden encontrar las herramientas necesarias para generar el

Certificado de Antecedentes Disciplinarios, presentar quejas y/o denuncias, revisar

el estado de procesos disciplinarios, reparto de conciliaciones y correspondencia

radicada; así como consultar la relatoría y el directorio de la Entidad.

Finalmente, se dio el salto hacia los canales de interacción tales como Facebook,

Twitter y YouTube. Gracias a una permanente actualización, y a la política

institucional de atender, resolver y fomentar las inquietudes y manifestaciones

ciudadanas, los canales de la Procuraduría en redes sociales alcanzan una

comunidad, en permanente crecimiento.

42




ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES

La frecuente situación de vulneración de derechos de la infancia, la adolescencia y

la familia en general, promovió el desarrollo de la estrategia de seguimiento a

medios de comunicación, con lo cual se ha logrado conocer oportunamente la

noticia y gestionar las acciones pertinentes para conseguir un impacto positivo

para la ciudadanía en la garantía de derechos. De los requerimientos realizados a

los diferentes organismos y entidades de carácter público y privado se están

adelantando seguimientos.

El propósito es garantizar que los niños, niñas, jóvenes y adolescentes conozcan

las funciones de la Procuraduría General de la Nación y a partir de ese

conocimiento se formen una opinión, exijan sus derechos y cumplan con sus

deberes.

3.2 Diálogo “El componente de diálogo en la rendición de cuentas se refiere a aquellas

prácticas en las que las entidades públicas van más allá de dar información a los

ciudadanos y dan explicaciones y justificaciones de sus acciones, en espacios

presenciales o de manera oral en contacto directo con los ciudadanos. En el país

se destacan las siguientes prácticas en ese sentido”

AUDIENCIAS DE RENDICIÓN DE CUENTAS:

“La rendición de cuentas asignada, de agencia o por instituciones de mandato

pretende corregir las deficiencias del balance de poderes. Se trata de órganos

creados específicamente con la finalidad de controlar el desempeño y el

comportamiento de las tres ramas del poder tradicionales. Estas agencias suelen

tener autonomía y pueden solicitar información, verificar el cumplimiento de

conductas, recibir y tramitar quejas sobre el comportamiento de las instituciones y

sus servidores, y de aplicar sanciones en casos determinados13. Usualmente

estos órganos se enfocan en las conductas violatorias de normas, pero también

pueden abordar la obtención de resultados (Banco Mundial 2004).

Tradicionalmente estos órganos de control abordan asuntos disciplinarios,

corrupción, derechos humanos, sociales, económicos, ambientales y culturales,

fiscales y penales”.

13 O´Donnell (2004, p.12) las define en la siguiente forma: “La existencia de instituciones estatales que tienen autoridad legal y están fácticamente dispuestas y capacitadas para emprender acciones que van desde el control rutinario hasta sanciones penales o incluso impeachment, en relación con actos u omisiones de otros agentes o instituciones del estado que pueden, en principio o presuntamente, ser calificados como ilícitos”.

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POLÍTICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS - Documento CONPES 3654 - Departamento Administrativo de la Función Pública - Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción

Audiencia Pública Rendición de Cuentas Vigencia 2015 Gestión preventiva, disciplinaria e intervención ante autoridades judiciales y

administrativas durante el año 2014 fueron los enfoques principales de la rendición

pública de cuentas que ofreció el procurador general de la Nación, Alejandro

Ordóñez Maldonado, a los colombianos desde el Auditorio Antonio Nariño de la

Entidad en la capital del país.

De igual forma, el procurador de los colombianos respondió algunas preguntas

formuladas por ciudadanos en varias partes del país a través de la señal de Canal

Institucional o por medio de las redes sociales. Alguna de estas fue formulada por

un veedor de Coordemocracia, Fernando Vargas, quien consultó sobre las

acciones emprendidas desde la Entidad en el proceso conocido como ‘carrusel de

la contratación’, a lo que el doctor Ordóñez Maldonado le resumió que “es una

muestra de la efectividad del control disciplinario, de la eficacia y prontitud”.

La audiencia pública de rendición de cuentas fue transmitida en directo a través

del Canal Institucional y permitió al procurador interactuar con los ciudadanos y

atender sus inquietudes. Hecho que garantiza la difusión de información de la

Procuraduría General de la Nación sobre el funcionamiento, la gestión y resultados en

forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés, para que

efectivamente las prácticas de interacción con las partes interesadas y la ciudadanía

estén enfocadas a la construcción de lo público y a la generación de confianza.

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¿A través de qué medio se puede informar sobre la gestión de la Procuraduría General de la Nación? A través de:

a. Página de internet

b. Cuenta en Twitter @PGN_COL

c. Página en Facebook

d. Canal en YouTube 3.3 Exposición

Informes de Gestión

Actualización de la página de Internet

Boletines de Prensa

Ruedas de Prensa

Audiencias Públicas

Elaboración Boletín institucional “Procurando”.

3.4 Participación Ciudadana Mediante convocatoria a las Veedurías con antelación suficiente para el conocimiento de los resultados alcanzados y sus expectativas sobre los pronunciamientos que adicionalmente requieran ampliación o explicación sobre los hechos y la gestión realizada, así como sobre la utilización de los recursos asignados; son parte esencial para garantizar transparencia en búsqueda de la construcción de la confianza Ciudadana en la Gestión Institucional.

A continuación se muestra la estratregia implmentada por la Procuraduría General

de la Nación para el componente de Rendicón de Cuentas para el 2016:

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IV MECANISMOS PARA MEJORAR ATENCIÓN AL CIUDADANO Este componente busca mejorar la calidad y el acceso a los trámites y servicios de

la Procuraduría General de la Nación, mejorando la satisfacción de los ciudadanos

y facilitando el ejercicio de sus derechos.

Durante el 2015 se atendieron 11.268.384 usuarios a nivel nacional de manera

personal, telefónica, vía web o por correo electrónico. Se atendieron 2.236

derechos de petición. La siguiente tabla da cuenta de la orientación y atención al

ciudadano en el CAP en el nivel central y territorial.

Los tiempos promedios de respuesta se relacionan de la siguiente manera:

Para expedición de certificados de antecedentes:

Vía web: Tres (3) minutos en promedio

Ventanilla: Un (1) minuto

Derechos Humanos: Dos (2) minutos

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4.1 Desarrollo institucional para el servicio al Ciudadano.

“NUEVO MODELO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO En el nuevo modelo de gestión de la Función Preventiva en la PGN se plantea la creación de un Modelo de Atención al Ciudadano, cuyo propósito será velar porque toda persona que acuda a la entidad reciba una atención efectiva e integral, con un acompañamiento que le permita a ese ciudadano tener claridad, en cualquier momento, sobre el estado en que se encuentra el trámite de su requerimiento. El Modelo de Atención al Ciudadano (usuario) plantea dos modalidades básicas de requerimientos o solicitudes ante la PGN: las presenciales y las no presenciales. En las primeras se incluyen todas las solicitudes que presentan directamente los ciudadanos o grupos de ciudadanos, con miras a recibir una respuesta inmediata, al menos sobre la forma en que deberá tramitar su requerimiento. En las segundas se agrupan todas los restantes canales de recepción de solicitudes: Call center, correspondencia y todas las modalidades virtuales (página web, correo electrónico, blogs y redes sociales). En el caso presencial, todo ciudadano llegará a un módulo de información y será recibido por un funcionario calificado, que contará con un protocolo de inicio de atención, gracias al cual la persona recibirá la orientación de a dónde dirigirse. Una vez cumplido el procedimiento de recibir y conocer el planteamiento inicial sobre lo que motiva a la persona a acudir a la PGN, por parte del responsable de turno del módulo de información, la persona se dirigirá a los módulos preventivos de atención presencial. En estos módulos estarán profesionales de las diferentes procuradurías delegadas que cumplen funciones preventivas, adecuadamente calificados para atender al ciudadano, en especial para escucharlos, reconocer sus preocupaciones y angustias, y orientarlos sobre la forma de tramitar su solicitud. En este módulo, el ciudadano recibirá una información completa, empezando por la validación de si el tipo de solicitud que está planteando cae en las competencias de la PGN. En caso de no ser así, se contará con instrumentos y documentación que le permitan a la persona orientarse de a qué institución dirigirse, en dónde se encuentra esa entidad y cuáles son los requerimientos que puedan existir para ser atendidos. Cuando la solicitud corresponda a temas o asuntos que le competen a la PGN, el colaborador de la PGN que atiende al ciudadano buscará darle una atención inmediata e integral, que le permita a la persona entender el alcance de la acción de la Procuraduría, al igual que las características del trámite al que será sometida la solicitud y la forma de realizar el correspondiente seguimiento a la evolución de este trámite.

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El Sistema Único de Atención al Ciudadano tiene prevista la existencia de un conjunto de Ventanillas Únicas de Atención Integral, en las que serán atendidos los ciudadanos que presenten solicitudes que pueden ser evacuadas a través de un trámite corto e inmediato. A estas ventanillas llegarán personas enviadas, bien sea por el responsable del módulo de información o por los profesionales que atenderán las ventanillas correspondientes a las diferentes procuradurías delegadas con funciones preventivas. Cuando la solicitud llega a la PGN por correo, ésta se enviará a las unidades ventanillas) de recepción de correspondencia, de donde pasarán al Centro de Radicación y Asignación de Competencias, en donde se contará con personal calificado, para dirigir cada solicitud a la instancia competente, buscando evitar, al máximo, lo reprocesos o redireccionamientos de las solicitudes que se presenten. El montaje e implementación de Sistema Único de Atención al Ciudadano, prevé el sustantivo fortalecimiento de los sistemas de información que participan en los diferentes procesos de trámite de las solicitudes que recibe la PGN. Se desarrollará una Base Única de datos de los ciudadanos, en donde se encontrarán los datos básicos de las personas que acuden a la Institución, con el propósito de que esta información pueda ser cruzada con la información con que cuentan otras instituciones públicas: Registraduría Nacional del Estado Civil, Contraloría, Fiscalía, DIAN, Bienestar Familiar, entre otras, de tal manera que la atención al ciudadano tenga paulatinamente un nivel de integralidad que favorezca a los ciudadanos

LA INTERACCIÓN CON LOS CIUDADANOS

Como se deduce de la presentación del SUAC, el presente modelo contempla una amplia gama de canales y mecanismos de atención de interacción con los ciudadanos, de tal manera que se pueda construir una capacidad integral para la búsqueda de soluciones a sus necesidades y requerimientos, a la par de configurar de manera permanente sólidas redes de conocimiento y aprendizaje, capaces de recoger, procesar, sistematizar y analizar la información que proviene de esas solicitudes, pero igualmente de los procesos de control de gestión que la institución cumple con las entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas. Sobre esta base, el nuevo modelo se fundamenta en la gestión del conocimiento oportuno y relevante que permita una comprensión integral del estado del ejercicio de los derechos por parte de los ciudadanos y muy especialmente de los riesgos potenciales de vulneración, en el marco de la gestión estatal.

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LA CONSTRUCCIÓN DE VÍNCULOS E INTERRELACIONES CON LA CIUDADANÍA

La Procuraduría General de la Nación ha logrado la construcción de sólidas relaciones con la comunidad, lo que le representa un amplio y dinámico reconocimiento por parte de la ciudadanía. Con miras a aprovechar ese reconocimiento, el nuevo modelo plantea el despliegue de diversas acciones encaminadas a lograr una más activa y profunda interrelación entre la Entidad y sus usuarios. Se busca entonces que los ciudadanos se conviertan en aliados estratégicos de la institución en las tareas de control de gestión sobre la gestión pública, al igual que sean las opiniones de ellos mismos un insumo fundamental para hacer una evaluación permanente de la forma como la PGN cumple cabalmente con sus responsabilidades en el ámbito de la prevención a la vulneración de los derechos de los colombianos”.

“Informe Ejecutivo Modelo de Gestión Preventiva de la PGN” - CONSULTORÍA PARA EL DIAGNÓSTICO Y DISEÑO DEL

MODELO DE GESTIÓN PREVENTIVO DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN.- Preparado por: ASOCIACIÓN MARQUES Y URIZA-SPHERA CONSULTING

CUALIFICACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO PARA ATENCIÓN AL CIUDADANO

Diagnóstico y evaluación de competencias del talento humano adscrito a los grupos de trabajo (nivel central y territorial) que asesoran, orientan o tienen contacto con ciudadanos en la Procuraduría General. Asignación de recursos nivel central y territorial: personal con perfiles y competencias, equipo técnico y adecuación de espacios de acuerdo a resultados de una asesoría o consultoría.

Referentes de valoración ética a través de:

- Respeto

- No hacer distinciones

- Orientar

- Cumplir siempre con la palabra

- Dar siempre lo mejor de sí mismo

- Actuar con diligencia

- Cooperar

- Entendimiento y colaboración

- Trato justo

Pilares del servicio al Ciudadano:

- Amable

- Rápido

- Informativo

- Efectivo

- Confiable

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Página web: www.procuraduria.gov.co

Expedición de certificado de antecedentes disciplinarios.

El certificado de antecedentes disciplinarios, documento público ordenado por

la Ley 190 de 1995, la Ley 734 de 2002, en concordancia con la Ley 1238 de

2008, que se exige como requisito para posesionarse en cargo público y

contratar con el Estado, que se ha extendido al sector privado, como medio

para verificar antecedentes de aspirantes a vincularse laboralmente en dicho

sector; y contiene las sanciones penales y disciplinarias, las inhabilidades que

se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con

responsabilidad fiscal, de las decisiones de pérdida de investidura y de las

condenas proferidas contra servidores y ex-servidores públicos y particulares

que desempeñan funciones públicas o administran recursos públicos, de

manera permanente o temporal. Adicionalmente, incluye las sanciones

decretadas por los consejos, gremios y escuelas de profesiones, distintas del

derecho, respecto de sus miembros.

Estadísticas para el período enero de 2009 a 31 de diciembre de 2015

EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES

DISCIPLINARIOS 2009 - 2015 NÚMERO

Descargas desde la página web institucional 64.665.880

Expedición desde puntos físicos División CAP 1.483.475


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Estos datos evidencian la importancia del servicio y el impacto positivo en la

sociedad Colombiana bien sea a través de la disposición del certificado de

antecedentes vía internet o la atención personal a nuestros clientes de manera

ágil, oportuna y con calidad, hecho que impacta de manera positiva la gestión

realizada, primero a favor de la comunidad en general y luego como imagen de

la Procuraduría General, que denota que la iniciativa legislativa que permitió

expedir el certificado de manera gratuita ha resultado favorable, así como la

estructura de hardware, software y conectividad con que cuenta la PGN, y

segundo, la acogida del certificado de antecedentes en todos estamentos

sociales del país mostrando un trabajo común en favor de los intereses

comunes sociales de todo colombiano.

4.2 Afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores públicos.

La Procuraduría General debe, de manera lógica, racional y práctica, ordenar mediante un proceso normado ¿o normativo? la disposición y asignación del talento humano a los grupos de trabajo que tengan contacto con el público, para garantizar la asimilación por parte de estos de la importancia, servicio social y ejercicio público ético, y aplicar esa vocación y sensibilidad personal hacia los clientes internos o externos de la entidad; entregando en todo momento, por una lado su total atención, concentración, moralidad y saber; y por otro, que el cliente reciba soluciones oportunas a sus quejas, reclamos y peticiones. Los mecanismos e instrumentos para lograr tales objetivos, se implementarán a través de un programa de capacitación y sensibilización permanente y rotativo que incluya: seminarios, diplomados, cursos rápidos, talleres, videoconferencias y campañas internas. Programa que deberá comprometer a todo el personal que tiene contacto con el cliente interno o externo en la entidad, que puede verse favorecido y alimentado con servidores que cuenten con conocimiento, experticia, praxis y vocación de servicio a toda prueba.

4.3 Fortalecimiento de los canales de atención

Modelo para planear, ejecutar y evaluar el servicio al ciudadano de la

Procuraduría General de la Nación PGN.

La necesidad de mejorar los servicios y productos que entrega la Procuraduría

General al ciudadano en Colombia debe pretender la búsqueda de la calidad,

eficiencia y oportunidad en su trámite y en el cumplimiento de los fines u

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objetivos institucionales definidos para ella por la Constitución, la ley y las

decisiones judiciales o administrativas. Donde debe aparecer como primer

actor el ciudadano de a pie, quien tiene mayores necesidades y por tanto,

exige una asistencia permanente en los términos de ley por parte de la

Procuraduría. Con lo cual se logrará una ventaja competitiva en materia de

atención al ciudadano respecto del sector público y del sector real del país, y

con ello una mejora sustancial de la imagen y predilección de los habitantes de

la patria.

Por lo anterior, los protocolos y prácticas de atención al ciudadano serán

perfeccionados y ajustados permanentemente en la entidad para garantizar su

adecuación a las exigencias del cliente, procurando brindar servicios y

productos adecuados, atención eficiente y resultados óptimos acordes a las

necesidades y expectativas del cliente. Para esto la organización debe

identificar objetivamente, soportada en estudios y diagnósticos, que incluyan

sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, todos esos factores

enmarcados dentro de su misión y visión.

Condición que debe cumplir con el conocimiento del cliente, esencialmente en

aspectos como: condiciones psíquicas, físicas, experiencias, modos de operar

y exigir los servicios institucionales; asunto crucial para corresponderle en

términos de ley, en el cumplimiento de sus deseos y pedidos crecientes en

todos los puntos de contactos de la Procuraduría, con una imagen estándar y

uniforme; y con ello, mantener su satisfacción personal en niveles óptimos de

fidelidad y plenitud. Decisión institucional, que permite disponer de una

flexibilidad en la estructura organizacional, el talento asignado a los grupos de

trabajo con contacto con el cliente, quienes siempre serán servidores

motivados para entregar en todo momento un servicio de calidad a usuarios

internos y externos.

Lo anterior, por supuesto, sin olvidar ajustes a la planta física, dotación de

software, conectividad, equipos e impresoras de última tecnología, ampliación

de cobertura en el país, adecuación de espacios físicos de contacto en

condiciones de decencia y decoro, elementos esenciales en la administración y

aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios institucionales a

los clientes frecuentes u ocasionales en la Procuraduría General. Así mismo,

se tendrán mecanismos e indicadores de seguimiento, control y desempeño a

servidores y dependencias, para conocer en cualquier momento los resultados

de su gestión pública.

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Con los postulados anteriores se describe y define la filosofía ética de atención

al cliente bajo un enfoque con de calidad y eficiencia al cliente de manera

institucionalla institución, la cual que aplique aplicará tanto en la sede central

como o en cualquier otro punto de atención de la Procuraduría en el país, sin

olvidar un proceso de selección de talento humano de estándares

transparentes a la comunidad y de cara al cliente quien ejercerá el mejor cargo

en la entidadpara seleccionar el mejor perfil para tal labor: Sensor de las

prácticas públicas de atención al ciudadano, para lo cual vinculará su grado de

satisfacción con el tratamiento recibido y el trámite asignado por el servidor de

turno a su caso concreto propuesto a la primera entidad del Ministerio Público.

Ofrecer un servicio amable, rápido, informativo, efectivo y confiable a los

ciudadanos.

Para el logro de los objetivos y fines de la función pública en la entidad será

necesario identificar las fortalezas institucionales (equipo de trabajo, medios de

soporte al tramitetrámite de casos propuestos, espacios físicos, horarios de

atención, entorno legal y social, etc.) y las disposición, compromiso y aptitud

del servidor que tramita los asuntos del ciudadano en la Procuraduría, para que

con la medida de los tiempos de entrega de productos y respuestas que

resuelvan los problemas planteados a la entidad por el cliente, se evidencie la

calidad y eficiencia del servicio que se presta a clientes internos y externos en

todas las sedes del negocio.

Partiendo de la lo anterior, se podrán diseñar y ejecutar como prototipos o

programas piloto para y luego aplicar aplicarlos en todas las sedes a nivel

nacional de la entidad, de estrategias éticas primarias al interior

comportamental del servidor que atienden y orientan al ciudadano en la

Procuraduría, tales como:

1. El servidor debe comprometerse consigo mismo, ser su propio gestor,

crítico, propiciar el autocontrol y asumir las tareas a cargo en su desempeño

diario con optimismo y satisfacciones íntimas.

2. El servidor con que mantiene contacto con público en la entidad tendrá un

trato digno y confianza en sí mismo, para que ello sea garantía del mismo

tratamiento asignado a las personas, seres humanos y clientes que debe

tratar en su puesto de trabajo a diario.

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3. Se deberá transformar e instruir de manera permanente y continua al

asesor o servidor que orienta y atiende a las personas -clientes- en su

gestión diaria con manifestaciones en todo momento de amabilidad,

cortesía y conocimiento de los servicios y productos de la entidad.

4. Escuchar, oír y aceptar los hechos que afectan al ciudadano, que sean de

competencia de la Procuraduría o cualquier otra entidad púbica, dado que

la normativa actual permite presentar una queja o petición en cualquier

dependencia del estado, y este será responsable de remitirla al competente

en términos de calidad, oportunidad y eficiencia en sede administrativa y a

cualquier municipio del país.

5. Peguntar poco, pero de manera concreta, lo cual permitirá obtener la mayor

información pertinente, conducente y aplicable al caso concreto propuesto

por el ciudadano a la función pública, y en particular a la Procuraduría.

6. El servidor debe conocer las funciones misionales y administrativas de la

Procuraduría General de la Nación, de la dependencia donde desempeña

sus funciones y en general de la función pública, para orientar y asesorar

con conocimiento al ciudadano, aspecto esencial del tratamiento profesional

y ético a las necesidades y asuntos del cliente.

Para lograr estos cometidos, la entidad deberá proponer y disponer de

recursos suficientes para soportar la capacitación, sensibilización y motivación

permanente a sus servidores, incluyendo guías de servicios y productos

institucionales, medios y material de trabajo asignados de manera oportuna,

manuales de usuario, reparaciones y partes de elementos equipos y

conexiones digitales o eléctricas efectuadas con oportunidad, actualizaciones

de software y equipos garantizado, conectividad y ancho de banda eficiente,

calidad y confiabilidad de la información, datos y reportes generados que se

entregan a clientes, con lo cual se manifieste la debida, licita, y oportuna

atención al usuario interno o externo. De otra parte, será una política pública en

la Procuraduría la selección de servidores con las debidas competencias,

destrezas, aptitud y vocación de servicios al ciudadano, las cuales deberán ser

identificadas de manera objetiva y práctica en lo sucesivo en la entidad, sin

olvidar que dicha acción será mantenida en el tiempo, dado que este aspecto

de la función a cargo de la organización es de primer orden en el grado de

satisfacción del cliente y del servicio de atención al público, de acuerdo a los

estándares aplicables al sector público y privado, ya sea en el país o en

cualquier lugar del planeta tierra.

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Homogenizar el Servicio al ciudadano de la PGN por medio de estándares

y protocolos.

El cumplimiento de esta obligación exige a la Procuraduría General

implementar una política, plan, estrategia e indicadores de seguimiento formal y

comedido del servicio puesto a consideración de los clientes interno y externos,

pretendiendo con ello medir variables subjetivas de percepción, agrado,

satisfacción, calidad y oportunidad de la respuesta recibida por ellos de la

entidad, calificable en escala psicométrica Likert o en valores absolutos; asunto

que deberá ser cuantificado, analizado y proponer determinar las tendencias,

formatos, e instrumentos de atención acorde con las necesidades mensurables

y tipificadas de la clientela institucional por la dependencia competente para

tales eventos, acciones que facilitarán mantener una imagen sana, recuerdos

permanentes, efectivas y concreta soluciones a los problemas planteados a la

Procuraduría General por la sociedad colombiana.

Así mismo, para conocer las fortalezas institucionales se debe identificar al

cliente tipo tipo de cliente, de suerte con el fin de que se puedan adoptar de

manera flexible y rápida soluciones a tendencias distintas a las prácticas de

trabajo en el negocio, de manera que el cliente tenga una base de datos en la

entidad, donde se disponga de atributos personales tales como: número de

identificación, nombres y apellidos, asuntos propuestos a la entidad, nivel

académico, frecuencia de las consultas, lugar de residencia, etnia, profesión u

oficio, rango etario, credo, estrato social, estado civil, composición familiar, etc.

variables que faciliten la medida e identificación social, cultural y problemática

que requiere ese ciudadano en particular, o el cliente típico de la Procuraduría;

lo que generará una cultura de atención al cliente personalizado, conocimiento

de los casos más frecuentes propuestos en materia preventiva, de intervención

en ejercicio de la función de Ministerio Público, disciplinaria o del área

administrativa institucional, mediante las cuales se tramita el asunto del

interesado con agilidad, calidad y eficiencia.

Aspectos así planteados que permitirán de manera flexible, recursiva y pronta

el reconocimiento del cliente, sus tendencias, servicios que reclama de la

entidad, los tiempos de respuesta institucional, y el grado de satisfacción final

del cliente interno o externo. Amen, del juicio propio o interno que dedé, se

debe realizar para identificar debilidades, flaquezas, fallas, errores comunes, y

personas incompetentes para la atención al cliente que será sujeto de análisis,

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mejora, corrección y cambio inmediato al agente que genera y mantiene ese

tipo de conductas inadecuadas en el desempeño social de la Procuraduría

General. Ante lo cual, solo falta reiterar, que se requiere una política de

selección e ingreso de servidores a la entidad, que permita que solo los

mejores, más competentes y aptos sean los responsables de la atención al

público en la entidad; proceso que garantice la asignación de personas con

calidades humanas en el negocio para que resuelvan las necesidades y

requerimientos de los clientes nuestros.

Sin olvidar, que la entidad debe formatear, actualizar y construir nuevos

procesos, protocolos e instrumentos de atención al ciudadano conforme lo

ordena la ley y el reglamento vigente en el país.

Incorporar el uso de recursos físicos e informáticos para la prestación de

los servicios.

Aspecto fundamental en la prestación de servicios ágiles, eficientes y veraces

al cliente interno o externo, que busca soluciones a casos concretos

propuestos en momentos de crisis, abuso y extralimitación de servidores

públicos en área local, regional o nacional respecto a un reclamo ciudadano,

puesto así, será necesario proceder a actualizar: software, hardware,

conectividad, página web, equipos, canales de comunicación e instalaciones

locativas, factores todos ellos requeridos para disponer de un buen servicio en

todo momento a la clientela en general.

Cambiar el esquema de prestación del servicio al nuevo esquema de

Servicio al Ciudadano

- Modelo para planear, ejecutar y evaluar el servicio al ciudadano de la

Procuraduría General de la Nación PGN.

- Ofrecer un servicio amable, rápido, informativo, efectivo y confiable a los

ciudadanos.

Es necesario seleccionar perfiles de los funcionarios que sean aptos para

atender público esto de acuerdo a unas características que son necesarios

para poder contar con personas que resuelvan las necesidades de los clientes

- Homogenizar el Servicio al ciudadano de la PGN por medio de estándares y

protocolos.

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- Incorporar el uso de recursos físicos e informáticos para la prestación de los

servicios.

La entidad está trabajando en la adecuación de instalaciones físicas para

mejorar la logística y eficiencia en la atención al cliente como se dispuso en la

sede central

ACCIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS CANALES DE ATENCIÓN

1. Elaborar un plan de atención al público que incluya un listado de servicios

estratégicos institucionales, protocolos, canales de contacto, puntos de atención, medidas de seguimiento, mejoras, y recomendaciones por periodo en la Procuraduría General en el nivel central y territorial:

Elaborar un documento portafolio de servicios y atención al ciudadano en la entidad.

Realizar la organización estándar de los puntos de servicios de la PGN a nivel nacional; trabajo a realizar por parte de la Procuraduría o tercero.

Actualizar el manual de indicadores de la PGN, incluyendo las medidas o indicadores de los servicios de atención al ciudadano en la entidad.

Elaborar un plegable, cartilla o guía que incluya los derechos del ciudadano respecto a los servicios y productos de la Procuraduría; además de listar los trámites, competencias generales misionales y administrativas de la entidad, los servicios de mayor demanda y puntos de atención, con dirección, horarios y teléfonos. Adicionalmente, listar los canales de contacto: teléfono, fax, e-mails, correo de notificaciones judiciales, ajuste de mensajes autoatend del PBX.

Directorio nacional de dependencias que por su competencia atiende al ciudadano, con persona a cargo de tales funciones, dirección y teléfono.

Directorio nacional de los servidores de la Procuraduría que tienen funciones de atención al cliente.

Elaborar un plan de mejoramiento anual para el servicio de atención al ciudadano en la Procuraduría, para chequeo anual por parte de la Oficina de Planeación.

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2. Diagnóstico del talento humano adscrito a los grupos de trabajo (nivel central y territorial) que asesoran, orientan o tienen contacto con el ciudadano en la Procuraduría General de la Nación. Elaborar un documento diagnóstico del perfil, competencias y destrezas

de la nómina actual de la PGN que tiene contacto con el ciudadano a nivel nacional.

Definir las competencias mínimas de los servidores asignados a las funciones - cargos en las diferentes con responsabilidad de atención al ciudadano en la PGN (a nivel nacional).

Asignar a los mejores servidores de la PGN a los puntos de atención al ciudadano en la entidad.

Diseñar un plan de capacitación, sensibilización y motivación de ejecución anual para los servidores de la entidad que tienen contacto con el cliente.

Elaborar un plan de medidas, seguimiento y cumplimiento a este ítem.

3. Asignación de recursos nivel central y territorial: personal con perfiles y competencias, equipo técnico, y adecuación de espacios de acuerdo a resultados de una asesoría o consultoría.

Definir un cupo presupuestal para la elaboración de estudios de mejores prácticas institucionales en la atención al ciudadano en la entidad.

Elaborar un plan de mejoras físicas a los puntos de servicios institucionales, que incluya: adecuación de espacios físicos o puestos de trabajo, ventanillas de atención al público, diseño y construcción de call center en la PGN a nivel nacional.

Plan de compras de software licenciado, conectividad, equipos de cómputos e impresoras y suministros mínimo que garantice su funcionamiento permanente para todos los funcionarios a nivel nacional de la PGN que tienen contacto con el servicio de atención al ciudadano de la entidad.

Elaborar un plan de del cumplimiento o ejecución de mejoras físicas de los espacios de atención al ciudadano en la Procuraduría

4.4 Facilitar el acceso a la información pública

Matriz de información primaria y secundaria y sistemas de información

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“La Información comprende todos los ámbitos de la entidad y constituye un soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos y debe ser considerada como uno de los principales recursos o activos de la entidad. Por esta razón, es indispensable acceder a ella con rapidez y con facilidad, debe fluir sin ningún obstáculo y considerarse como un instrumento más que un fin. Se definen entonces las políticas y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos y registros, que permitan la efectividad en las operaciones y que la información de la entidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de la ciudadanía y de las partes interesadas. La Información se estructura en los siguientes elementos: - Información Primaria. - Información Secundaria. - Sistemas de Información”.

Consolidación del IGA y el INTEGRA como sistemas de acceso del

Ciudadano al cumplimiento normativo de parte de las entidades públicas

El IGA es un indicador sintético, es decir, reúne en un solo número el nivel de cumplimiento normativo de la gestión y remisión de información cualitativa y cuantitativa de los municipios y departamentos del país. El cumplimiento de las normas condensadas en el IGA implica una calificación de 0 a 100, donde 100 es el puntaje máximo satisfactorio de acatamiento en la gestión pública local.

La Procuraduría General de la Nación obtiene de manera indirecta la información relacionada con el cumplimiento normativo. Para esto, recurre a las entidades nacionales responsables en cada sector, quienes acopian y validan la información remitida por cada una de las 1.133 alcaldías y gobernaciones del país. Este sistema pretende alcanzar un triple objetivo: (I) generar alertas tempranas sobre irregularidades administrativas promoviendo el cumplimiento normativo y el desarrollo de buenas prácticas, (II) impulsar diversas formas de seguimiento y control por parte de las entidades a nivel nacional y territorial, y (III) prevenir sanciones disciplinarias y la ocurrencia de actos de corrupción en las entidades territoriales.

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Bajo esta perspectiva, el IGA se constituye, además, en una herramienta de medición que apunta a construir un Gobierno Abierto, es decir, un gobierno accesible, transparente y receptivo a partir del esquema conceptual denominado Cadena de Valor de la Gestión de la información que se presenta a continuación:

El INTEGRA es un modelo de monitoreo, evaluación y control de cumplimiento normativo de la totalidad de las entidades del Estado, al igual que el IGA, a partir de la información que ya posee el estado (18 sistemas de información), en el que puede evidenciar el riesgo de incumplimiento normativo y misional de cada una, a partir de los procesos de Planeación, Financiero, Talento Humano, Contratación, Control Interno, Misional y el IGA Nacional.

Cumplimiento del Programa Gobierno en Línea

El programa Gobierno en Línea tiene un mandato y unos objetivos en materia de información en medios electrónicos

61




SISTEMA DIGITAL DE ATENCIÓN AL CIUDADANO.

Es un canal de contacto construido en la pantalla principal de la página web

institucional www.procuraduria.gov.co y puesta en operación desde el 15 de

septiembre de 2009, ajustada a la nuevo portal institucional en 22 de junio de

2011 por la Oficina de Sistemas, en cumplimiento de una iniciativa de la

División CAP; aplicativo que busca facilitar a clientes la interacción con la

Entidad, herramienta a través del cual puede visualizar, consultar o generar

impresiones de servicios y productos de la Procuraduría General, tales como:

Consultar y descargar el certificado de antecedentes disciplinarios. Presentar queja contra funcionario público. Consultar los casos disciplinarios adelantados por la PGN. Consultar el estado de la correspondencia radicada previamente en la entidad. Consultar el reparto de solicitudes de conciliación contenciosa administrativa. Disponer de los documentos internos digitalizados por el Grupo de Relatoría. Revisar el estado de convocatorias de personal de la PGN.

62




Servicio necesario y consultado frecuentemente por los clientes / usuarios de la

página web institucional, con un impacto positivo para con la sociedad

colombiana, por su fácil y ágil acceso, además de excelencia y calidad de los

productos y servicios allí contenidos.

ORIENTACIÓN E INFORMACIÓN PERSONAL, TELEFÓNICA, VÍA PÁGINA

WEB, O CORREO ELECTRÓNICO.

Referido a los canales e instrumentos mediante los cuales se le indica al

interesado sobre las funciones y competencias de la Procuraduría, y la manera

de acceder a los servicios institucionales, el trámite previsto en la ley para cada

caso; y si es requerido, se precise el estado de un asunto particular radicado

previamente y la oficina que lo tramita. Con una gestión positiva institucional a

favor de la comunidad en general y servicios que mejoran nuestra imagen

institucional; resultado del trabajo común interno de la Procuraduría en favor de

los fines generales de la función pública.

NOTIFICACIÓN DE ACTUACIONES Y DECISIONES DISCIPLINARIAS.

Que de acuerdo a la ley: Código Disciplinario Único y sentencias de la Corte

Constitucional C-892 y C-55 de 2001, dispone que al disciplinado se deben

notificar los actos procesales de actuación y decisión de las dependencias del

Nivel Central, las cuales serán sujetas de controvertir con oportunidad por los

afectados en ejercicio del principio de contradicción judicial, que requiere

previamente la notificación de dichos actos administrativos. Efectuar el trámite

de notificación comisionado en forma segura, ágil, oportuna y eficaz, permite

que las partes en los procesos pueden acceder a las decisiones emitidas por

las dependencias de conocimiento dentro de los mismos desde cualquier lugar

de Colombia y el mundo, lo que les permite conocer las decisiones de su

interés en al tiempo (online) y sin efectuar desplazamientos al lugar de origen

de las providencias. Obteniendo una economía procesal desde el punto de

vista de la entidad y de costos por parte del implicado o apoderados.

Se garantiza el debido proceso y acceso oportuno a los expedientes, toda vez que los implicados o sus apoderados pueden conocer rápidamente las decisiones que se profieren, lo que se traduce en un trámite ágil y expedito de los expedientes, y el conocimiento de citaciones por el destinatario. Además, que éstos pueden acceder a las copias de los expedientes desde el lugar en que se encuentren por cuanto es posible presentar la solicitud de las mismas

63




por medios electrónicos y recibirlas en su domicilio o dirección informada, facilitando su derecho de defensa.

RECIBO DE PETICIÓN, QUEJA, O RECLAMO VERBAL Corresponde a la División CAP el recibo de queja verbal, donde los clientes solicitan el ejercicio de funciones misionales de la Procuraduría o de sus competencias de Ministerio Público en la intervención o vigilancia en actuaciones administrativas y procesos judiciales, o cualquiera de ellas para iniciar proceso disciplinario contra funcionario, ex-funcionario, o quien ejerza funciones pública, administre recursos públicos o contrate con el Estado, incurriendo en conductas prohibidas y tipificas por el Código Disciplinario Único. Con una gestión positiva institucional a favor de la comunidad en general.

EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIÓN EN MATERIA DE DDHH. Gestión institucional a favor de las Fuerzas Militares y Autoridades que requieren este documento y demás servicios de la PGN que mejoran nuestra imagen institucional; el mismo, resultado del trabajo común interno de la Procuraduría en favor de los fines generales de la función pública.

REGISTRO DE DATOS BÁSICOS EN SISTEMA SIRI.

Corresponde a la División CAP el registro de los datos básicos de personas naturales o jurídicas en el sistema de información SIRI, procedimiento previo para la debida expedición del certificado de antecedentes disciplinarios, tanto en los puntos de atención directa en el país, como su descarga a través de la página web institucional. Resultado: Servicio necesario y de frecuente solicitud por parte de los usuarios en concreto, que denota en el tiempo un impacto positivo a la sociedad a nivel nacional.

A continuación se muestra la estratregia implementada por la Procuraduría

General de la Nación para el componente de Atención al Ciudadano para el 2016:

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65




V MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

5.1 De las funciones como Ministerio Público

De acuerdo con el Artículo 24. De la Ley 1712 de 2011: Funciones del Ministerio Público. “El Ministerio Público será el encargado de velar por el adecuado

cumplimiento de las obligaciones estipuladas en la presente ley. Para tal propósito, la Procuraduría General de la Nación en un plazo no mayor a seis meses establecerá una metodología para que aquel y cumpla las siguientes funciones y atribuciones:

a) Desarrollar acciones preventivas para el cumplimiento de esta ley;

b) Realizar informes sobre el cumplimiento de las decisiones de tutelas sobre acceso a la información;

c) Publicar las decisiones de tutela y normatividad sobre acceso a la información pública;

d) Promover el conocimiento y aplicación de la presente ley y sus disposiciones entre los sujetos obligados, así como su comprensión entre el público, teniendo en cuenta criterios diferenciales para su accesibilidad, sobre las materias de su competencia mediante la publicación y difusión de una guía sobre el derecho de acceso a la información;

e) Aplicar las sanciones disciplinarias que la presente ley consagra;

f) Decidir disciplinariamente, en los casos de ejercicio de poder preferente, los casos de faltas o mala conducta derivada del derecho de acceso a la información;

g) Promover la transparencia de la función pública, el acceso y la publicidad de la información de las entidades del Estado, por cualquier medio de publicación;

h) Requerir a los sujetos obligados para que ajusten sus procedimientos y sistema de atención al ciudadano a dicha legislación;

i) Realizar, directamente o a través de terceros, actividades de capacitación de funcionarios públicos en materia de transparencia y acceso a la información;

j) Efectuar estadísticas y reportes sobre transparencia y acceso a la información de los órganos de la administración del Estado y sobre el cumplimiento de esta ley;

k) Entregar en debida forma las respuestas a las peticiones formuladas con solicitud de identificación reservada a las que se refiere el parágrafo del artículo 4º de la presente ley;

66




l) Implementar y administrar los sistemas de información en el cumplimiento de sus funciones para lo cual establecerá los plazos y criterios del reporte por parte de las entidades públicas que considere necesarias.

Las entidades del Ministerio Público contarán con una oficina designada que dispondrá de los medios necesarios para el cumplimiento de las anteriores funciones y atribuciones.

Parágrafo. Agotada la instancia administrativa ante el Ministerio Público en cuanto a la información clasificada o reservada, se adelantarán los procesos respectivos ante

la jurisdicción contencioso administrativa”. En tal sentido se han desarrollado las siguientes acciones:

Implementación y seguimiento de la Ley de Transparencia y del Derecho

de Acceso a la Información Pública

El 6 de marzo del 2014 se sancionó la Ley Estatutaria 1712 de Transparencia y

del Derecho de Acceso a la Información Pública, a través de la cual se le

asigna al Ministerio Público 16 diferentes funciones como órgano garante, que

incluyen la designación de una oficina que dispondrá de los medios necesarios

para el cumplimiento de dichas responsabilidades. En tal virtud, mediante

Resoluciones 146 y 350 de 8 de mayo y 29 de octubre del mismo año,

respectivamente, se creó el Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso

a la Información Pública (GTDAIP), bajo la coordinación de la Viceprocuradora

General de la Nación.

Como principales logros en el período de análisis se destacan:

Expedición de la Resolución 282 de 5 de septiembre de 2014, por medio de

la cual se establece la metodología para que la Procuraduría General de la

Nación, la Defensoría del Pueblo y las Personerías cumplan con las

funciones y atribuciones estipuladas en la Ley 1712 de 2014.

Diseño estratégico y organizacional del Grupo de Transparencia y del

Derecho de Acceso a la Información Pública (GTDAIP).

67




Articulación Interinstitucional

En enero 27 de 2015 se realizó la primera reunión del Comité Interinstitucional

de Transparencia y Acceso a Información Pública del Ministerio Público. En

esta reunión se fijaron un total de 22 acciones propuestas para cada una de

las instituciones parte del Comité. En particular a la Procuraduría General de

la Nación le correspondieron seis (6) acciones:

1. Prestar colaboración a la Defensoría del Pueblo en la elaboración de

informes sobre decisiones y cumplimiento de tutelas.

2. Formulación de indicadores de cumplimiento para el Ministerio Público,

partidos políticos y entidades territoriales como sujetos obligados.

3. Consolidación y difusión de matriz para autoevaluación por parte de los

sujetos obligados.

4. Promoción de la ley en 800 funcionarios de la PGN.

5. Realización de cinco (5) foros especializados sobre la ley a partidos

políticos.

6. Estandarizar el procedimiento especial de solicitud de información con

identificación reservada para todas las entidades del Ministerio Público así

como la forma de monitoreo de dicha gestión.

68




De otra parte, con instituciones internacionales y con el apoyo del Grupo de

Cooperación y Asuntos Internacionales de la Procuraduría, se desarrollaron

actividades en tres (3) escenarios determinados por el tipo de cooperante: el

Programa Eurosocial II, la Red de Transparencia RTA y la Programa de las

Naciones Unidas para el Desarrollo.

Se suscribió un convenio de cooperación entre la PGN y Eurosocial II con el

objetivo de generar un modelo de vigilancia al cumplimiento de la Ley 1712 de

2014 destinado a sujetos obligados no tradicionales. En el marco de este

proyecto, se realizó un taller con invitados internacionales y participación de

tales sujetos obligados. Este taller sirvió para extraer insumos que sirvieron

para la elaboración del modelo de vigilancia.

En 2015 se realizó la solicitud formal para iniciar el proceso de adhesión en

calidad de miembro adherente a la Red de Transparencia y Acceso a

Información Pública (RTA), la cual está conformada por organizaciones

garantes de las leyes de acceso a información en América Latina. En el marco

de esta agrupación de instituciones, en el mes de noviembre se participó en el

X encuentro de la RTA realizado en Uruguay, gracias al apoyo de Eurosocial

II. En el marco de la RTA se espera poder generar espacios de intercambio de

conocimientos y actividades de cooperación que fortalezcan la labor misional

de la PGN, en relación a las funciones asignadas en la Ley 1712 de 2014.

Por último, desde el mes de mayo de 2015 se iniciaron contactos con el PNUD

para establecer posibles actividades de cooperación. Se acordó la suscripción

de un Memorando de Entendimiento con el objetivo de generar una

herramienta, ajustada a las necesidades y competencias legales de la

Procuraduría en el marco de la Ley 1712 de 2014, para medir el nivel de

cumplimiento de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la

Información Pública en los partidos políticos. A Diciembre de 2015, el

documento se encontraba en revisión de la oficina del PNUD en Nueva York,

para posteriormente ser suscrito entre las partes.

Capacitación y promoción

Dado que la Ley 1712 fue recientemente expedida y entró en aplicación el 6 de

septiembre del 2014, se han presentado muchas inquietudes y

desconocimiento sobre el uso y el cumplimiento de la ley por parte de los

ciudadanos y los sujetos obligados.

69




Teniendo en cuenta que los partidos, movimientos políticos y los grupos

significativos de ciudadanos son sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014,

durante 2015 el Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la

Información Pública, priorizó a estos sujetos obligados para brindar

capacitación y hacer promoción del cumplimiento de esta ley estatutaria. Así se

capacitaron de manera presencial a 6 partidos políticos en sus sedes

nacionales en conjunto con la Secretaría de Transparencia de la Presidencia

de la República y el Instituto Holandés para la Democracia Multipartidista.

De otra parte, la totalidad de los partidos asistieron a los 3 eventos

especializados sobre el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, que fueron

organizados por la Procuraduría en las ciudades de Santa Marta, Barranquilla y

Bogotá, los cuales contaron con la asistencia de 200 miembros de las

organizaciones políticas, y un total de asistentes de 628 personas.

Durante el año 2015, se realizaron 21 eventos de capacitación y promoción de

la Ley 1712 de 2014 en 21 municipios del país, a través de la contratación de

un operador logístico. Para la selección de los lugares, se consideraron los

resultados del IGA (2013-2014), en lo eligiendo las ubicaciones donde se

advierten posibles riesgos de incumplimiento normativo. Tras la realización de

estos eventos, en total se contó con la asistencia de 1478 personas.

Otros aliados para el 2015 fueron la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla y la

Defensoría del Pueblo, quienes contactaron al grupo para hacer capacitaciones

a los jueces alrededor del país y a líderes comunitarios, a través de los cuales

se realizaron seis (6) capacitaciones en Bogotá, Florencia, San Andrés, Quibdó

y Manizales.

En total se llevaron a cabo 78 eventos de capacitación y promoción en 32

municipios del país, donde se capacitaron a un total de 5450 personas, entre

funcionarios públicos y ciudadanos.

Como segunda actividad dentro del área de Promoción y Capacitación, y

dando cumplimiento al literal d) del artículo 23 de la Ley 1712 de 2014, se

celebró un contrato interadministrativo con la Imprenta Nacional de Colombia

para el diseño, diagramación e impresión con énfasis pedagógico de 103.950

ejemplares de tres (3) ediciones de cartillas y 673.500 unidades de cinco (5)

ediciones de plegables, sobre de la Ley de Transparencia y Acceso a la

70




Información Pública para ser distribuidos entre los sujetos obligados y la

ciudadanía durante el 2016.

Visitas de Vigilancia presenciales y virtuales

Durante el 2015 se realizaron 144 visitas virtuales y presenciales a diferentes

sujetos obligados del orden nacional y territorial, con la finalidad de verificar el

cumplimiento de las disposiciones consagradas en la Ley 1712 de 2014 así

como en el Decreto 103 de 2015 relacionadas con la divulgación de la

información, o transparencia activa.

En este ejercicio se evidenció un cumplimiento promedio del 60% de las

obligaciones de la ley y su decreto reglamentario por parte de las entidades

visitadas presencialmente, siendo la obligación de publicar en el sitio web de

los sujetos obligados la estructura orgánica de la entidad la única obligación

con un 100% de cumplimiento. Le siguen las obligaciones de publicar la

ubicación de las sedes, divisiones y/o departamentos, los planes de acción,

metas y objetivos y los mecanismos de PQRs y de participación ciudadana con

un cumplimiento por parte del 94% de las entidades visitadas.

Las obligaciones con menos cumplimiento por parte de las entidades visitadas

presencialmente fueron la de publicar el Índice de Información Clasificada y

Reservada y la sección particular en la página de inicio del sitio web oficial, con

un cumplimiento del 13%.

Modelo de Vigilancia a Sujetos Obligados “No tradicionales”:

Se desarrolló el proyecto de Diseño de un modelo de monitoreo para los

sujetos obligados “no tradicionales” en el cumplimiento de la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública Nacional, basado en la

articulación interinstitucional a través del desarrollo de una metodología de

aplicación y validación, el cual contó la asistencia técnica del Programa

Eurosocial II a través de la contratación de un experto en la materia. Como

resultado del desarrollo de este proyecto se realizó un foro internacional con la

participación de representantes de los órganos garantes de la transparencia y

el acceso a la información pública de Brasil, Chile y México, expertos del

Banco Mundial, de la Superintendencia de Industria y Comercio y

Confecámaras. Posteriormente, se llevó a cabo un taller en el cual se

71




recogieron los aportes de los asistentes para tener insumos necesarios para la

formulación del modelo de vigilancia de la Ley 1712 de 2014.

Finalmente, se diseñó el mencionado modelo junto con una metodología de

aplicación y validación, y se definieron las acciones de coordinación y

articulación entre las entidades líderes de la política y las entidades de

vigilancia y control de sujetos obligados “no tradicionales”.

Índice de Gobierno Abierto a entidades del orden nacional (IGA

Nacional):

El Grupo de Transparencia replicó la metodología del IGA aplicándola a las

entidades del orden nacional. Para esto, se evaluó el cubrimiento de las

fuentes y sistemas de información del Estado e identificó cuáles de éstos

permiten monitorear el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la

Ley 1712 de 2014. Es así como se seleccionaron diez (10) fuentes y sistemas

de información a los cuales reportan las entidades públicas del orden nacional

y que son administrados por siete (7) entidades encargadas de la

implementación y vigilancia de distintas políticas públicas. La estructura del

IGA se mantuvo considerando el marco teórico, previamente analizando los

componentes y variables que influyen en la construcción de un Gobierno

Abierto, entendiendo que este paradigma se fundamenta en una gestión con

acceso a la información pública, donde se escucha y dialoga con el ciudadano,

a fin de responder a sus necesidades con soluciones colaborativas, abiertas y

transparentes.

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SIGLA - FUENTES Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN No. %

SECOP - Sis tema Electrónico de Contratación Públ ica 295 71%

AGN - Archivo General de la Nación 284 69%

INTEGRA - Procuraduría General de la Nación 240 58%

MECI - Modelo Estándar de Control Interno DAFP 231 56%

SIGEP - Sis tema de Información de Gestión y el Empleo Públ ico - DAFP 209 51%

SUIT - Sis tema Único de Información de Trámites -DAFP 200 48%

GEL - Gobierno en Línea - MinTIC 187 45%

FURAG- Formulario Único de Reporte de Avances en Gestión - DAFP 180 44%

DNP-SC - Servicio a l Ciudadano - DNP 159 38%

RdC - Rendición de Cuentas Secretaría de Transparencia 134 32%

Total de entidades públicas depuradas orden nacional 413 100%

Es así como se mantuvieron las tres (3) dimensiones de organización,

exposición y diálogo de la información, conservando las ponderaciones de

20%, 40% y 40% respectivamente. Todos los indicadores tuvieron la

ponderación de un 10%, a excepción de los indicadores de Gobierno en Línea

y atención al ciudadano, que tienen un peso relativo de 20%.

El primer resultado que arroja este análisis para el desarrollo del IGA Nacional

es la insuficiencia de los sistemas de información del Estado para cubrir a

todas las entidades del orden nacional; alrededor de 259 entidades nacionales

no reportan en estos sistemas de información, cifra que correspondientes al

31% del total de entidades identificadas con base en las fuentes descritas.

En parte esta situación se debe a las diferencias en los ámbitos de aplicación

de las diferentes normativas que tienen las entidades nacionales, según el

sector al cual pertenecen y la naturaleza jurídica. Teniendo en cuenta lo

anterior, sólo fue posible calcular el IGA para 94 entidades del orden nacional,

las cuales reportan en la totalidad de los sistemas y fuentes de información del

Estado que estructuran el índice.

El resultado del nivel de cumplimiento normativo para las entidades del orden

nacional, en los indicadores que son objeto de medición, es de 70%. Todas

estas obligaciones se relacionan directa o indirectamente con el cumplimiento

de la Ley 1712 de 2014.

Visto de forma desagregada, las tres dimensiones del IGA para entidades del

orden nacional tienen los siguientes resultados: Organización de la

73




Información 57%, Exposición de la Información 75% y Diálogo de la

Información 59%.

Procedimiento Especial de Solicitud de Información con Identificación

Reservada (PESIR)

A través de la Resolución 282 de 2014, se emitieron los principales

lineamientos sobre el PESIR donde se aclaran los requisitos básicos y las

instancias del Ministerio Público que pueden adelantar dicho procedimiento.

Asimismo, se diseñaron formatos e instructivos sobre ese procedimiento, los

cuales se encuentran consignados en el micrositio web del Grupo de

Transparencia.

Por último, en la página web de la PGN se habilitó un canal especial para

poder adelantar el PESIIR, siguiendo el principio de facilitación contenido en la

Ley 1712 y los lineamientos de Gobierno en Línea.

5.2 De las Funciones como Sujeto Obligado

Lineamientos de Transparencia Activa

La transparencia activa implica la disponibilidad de información a través de medios físicos y electrónicos. La Procuraduría General de la Nación, de acuerdo con los parámetros establecidos por la ley en su artículo 9º y por la Estrategia de Gobierno en Línea, publica la información en la página web www.procuraduria.gov.co,

Para evaluar el nivel de implementación de la ley 1712 de 2014, se

desarrolló la matriz de autodiagnóstico, que es una herramienta que mide

la aplicación de la citada ley y se encuentra a disposición de los sujetos

obligados.

Lineamientos de Transparencia Pasiva

La transparencia pasiva se refiere a la obligación de responder las

solicitudes de acceso a la información en los términos establecidos en la

Ley. Para este propósito la Procuraduría General de la Nación garantiza una

adecuada gestión de las solicitudes de información siguiendo los lineamientos

del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano y las directrices del Decreto

1081 de 2015 respecto a la gestión de solicitudes de información.


74




Elaboración de los Instrumentos de Gestión de la Información

La Ley estableció tres (3) instrumentos para apoyar el proceso de gestión de información de las entidades. Estos son:

• El Registro o inventario de activos de Información.

• El Esquema de publicación de información, y

• El Índice de Información Clasificada y Reservada.

http://www.procuraduria.gov.co/portal/ltransparencia.page

Por otra parte la Procuraduría General de la Nación, se encuentra desarrollando

el proyecto “Sistema de Gestión Documental Electrónico de Documentos y

Archivo” el cual debe permitirá articular los instrumentos de gestión de

información con los lineamientos del Programa de Gestión Documental que se

elaboró de acuerdo con los lineamientos señalados en el Decreto 2609 de 2012

y los parámetros fijados por el Archivo General de la Nación.

Criterio diferencial de accesibilidad

Se contrató el soporte y garantía del portal de la Procuraduría, con lo cual se

provee a la ciudanía en general de servicios gratuitos y bajo entorno web como el

certificado de antecedentes, quejas y reclamos, notificaciones judiciales y el

módulo de contratación, entre otros.

Monitoreo del Acceso a la Información Pública

Con el propósito de contar con un mecanismo de seguimiento al acceso a

información pública, la Procuraduría General de la Nación genera un informe

semestral de solicitudes de acceso a información que contiene:

PRESENTACIÓN

1. TRÁMITES – CERTIFICADO DE ANTECEDENTES

1.1 Atención de solicitudes de Certificados de antecedentes página web

1.2 Atención de solicitudes de Certificados de antecedentes página web 1.3 Atención de solicitudes de Certificados de antecedentes página web

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2. PROCESO DISCIPLINARIO

2.1 Atención de quejas y denuncias ciudadanas

3. PROCESO PREVENTIVO

3.1 Atención de solicitudes de orientación

3.2 Atención de solicitudes asuntos abreviados

3.3. Atención de solicitudes de asuntos ordinarios

3.4 Atención de casos preventivos

4. PROCESO DE INTERVENCIÓN JUDICIAL Y ADMINISTRATIVA

4.1 Atención de solicitudes de conciliación

4.2 Atención de solicitudes de Insistencia de Tutela presentadas ante la Corte

Constitucional

4.3 Atención de Solicitudes de Supervigilancia al Derecho de Petición

5. DERECHOS DE PETICIÓN CONCLUSIONES

A continuación se muestra la estratregia implementada por la Procuraduría

General de la Nación para el componente de Transperencia y Acceso a la

Información para el 2016:

76




77




VI INICIATIVAS ADICIONALES

6.1 Implementación del componente de sensibilización y

comunicación de la estrategia de “La Cultura de la legalidad y

la integridad”

Como parte del programa de fortalecimiento de la función preventiva de la

Procuraduría General de la Nación, con el apoyo del Banco Interamericano de

Desarrollo (BID) se desarrolló la estrategia para promover la formación y

sensibilización de cultura de la legalidad y la integridad con el fin que los

servidores públicos y la ciudadanía en general rechacen la corrupción y

respeten la ley. Es así como se identificaron cinco áreas críticas que conllevan

al comportamiento inadecuado de los servidores públicos y que desencadenan

en actos de corrupción o fraude, así: 1) Falta de consistencia interna de

valores; 2) Debilidad en la apropiación normativa; 3) El interés individual prima

sobre el interés colectivo; 4) Pérdida del sentido en torno al servicio público; y

5) Desconfianza institucional.

Lo anterior se evidencia porque en la actualidad existen ideologías éticas que

se imponen en la cultura de la ciudadanía en general, lo que hace evidente

diferenciar entre lo que está bien o lo que está mal, tales como el

consumismo, el individualismo, el relativismo que causan una violencia

constante que se denomina corrupción.

Durante la vigencia 2016 se continua con los esfuerzos del Proyecto CLIC que

se enfocan en dos frentes: 1. Llevar la estrategia a nuevas entidades, 2.

realizar seguimiento y refuerzo en sus componentes a las entidades ya

intervenidas.

Se contrató al Centro Nacional de Consultoría para la realización de la

encuesta de comprobación de la estrategia de la CLIC en las 8 entidades

piloto del programa como a las 6 entidades de control.

En este momento de encentra en la primera fase 1 Levantamiento de

información (análisis y preparación de instrumentos para la comprobación de

la estrategia de cultura de la legalidad y la integridad, preparativo de campo y

recolección de la información)

78




Como consecuencia del trabajo adelantado se logró hacer dos jornadas de

seguimiento a las entidades piloto de la estrategia de cultura de la legalidad y

la integridad.

En la primera jornada se abordó el 100% de las entidades, y en la segunda

jornada se intervino el 50% de las entidades piloto, con el fin de hacer

verificación de las actuaciones establecidas en los mapas de riesgos

construidos por ellas mismas.

Esta tarea cuso un impacto en el número de servidores públicos que se han

vinculado a la estrategia de cultura de la legalidad y la integridad para

Colombia, alrededor de 500 en entidades del orden nacional y territorial, y

diferentes entidades han solicitado procesos de formación como el INPEC,

ISNOR, Alcaldía de Riohacha y Gobernación de la Guajira.

6.2 Conversatorios éticos

La Procuraduría General de la Nación, tiene implementada una actividad para

todas las dependencias denominada “Realización de conversatorios éticos”

que se miden a través del cumplimiento de una meta de Cuatro (4) al año.

El objetivo de la realización de los conversatorios éticos es el de Promover

formas de comunicación entre directivos y funcionarios que propicien procesos

de socialización, entrenamiento y capacitación de todos los servidores de la

entidad para lograr la interiorización de los Valores y Principios Éticos; evaluar

su aplicación; la revisión y actualización de los estándares y procedimientos

éticos para fortalecer las actividades misionales y obtener la mayor eficacia y

eficiencia, desarrollar mecanismos de control interno para asegurar el

cumplimiento de los estándares éticos de la Institución; evaluar procesos y

políticas de comunicación dentro y fuera de la organización, tales como la

comunidad, las relaciones laborales y las relaciones con otras instituciones.

79




VII SEGUIMIENTO DECRETO 2641 DE 2012 “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 201”1 Artículo 5. El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento, estará a cargo de las oficinas de control interno, para lo cual se publicará en la página web de la respectiva entidad, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos.

Es el nivel de cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, medido en términos de porcentaje. De

0 a 59% corresponde a la zona baja (color rojo). De 60 a 79% zona media (color

amarillo). De 80 a 100% zona alta (color verde). Actividades cumplidas/Actividades

programadas.

Deberá realizarse con corte a las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 31

de diciembre.

Se publicará el Informe de Seguimiento dentro de los diez (10) primeros días

hábiles de los meses de: mayo, septiembre y enero.,

80




Nota: Cualquier inquietud o aclaración sobre el presente documento, se puede

remitir a la Procuraduría General de la Nación - Oficina de Planeación, Carrera 5ª.

No. 15 – 80 Piso 9º. En Bogotá D.C. o al e-mail [email protected],

o al teléfono 5878750 Ext. 10910 - 10911.

mailto:[email protected]

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016 · Marzo 2016 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE...

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