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Pedidos Tienda - Almacén�

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1.- Operatoria desde la tienda:�

El programa permite realizar pedidos desde las tiendas, utilizando el ‘listado RE-PON’, un terminal de captura o introduciendo manualmente los artículos y cantidades que se piden al almacén central.

En el caso de utilizar terminales de captura, el programa tomará del archivo de configuración de captadores, el nombre de la carpeta en la que se recoge el archivo transmitido por el terminal. Después de leer el archivo le cambiará el nombre y la extensión, de esa forma evitamos que se procese dos veces el mismo archivo.�

Para que funcione correctamente la aplicación se necesita tener conectadas las tiendas y el almacén central con líneas de alta velocidad mediante una VPN, ya que los pedidos se graban en la base de datos del servidor ‘Central’ desde las tiendas.

Si las líneas no tienen velocidad suficiente para que el proceso funcione con un rendimiento aceptable, se deberá realizar la configuración utilizando Microsoft Terminal Server u otro software parecido. Para lo cual se precisará disponer de las licencias para el uso de esos programas de comunicación.

1.1.- Crear el pedido (en la tienda):�

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Pulsamos ‘Pedidos y/o REPON a Central’.

Automáticamente pone del código de la tienda, en el ejemplo ‘05’ y la cuenta 43G05 asociada. Aceptamos o cambiamos la fecha del pedido.

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Podemos buscar artículos para incluirlos en el pedido [F5]:

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Para incluir los artículos desde REPON pulsamos el botón [Incluir REPON].

El programa presenta la pantalla:

Nos propone la fecha y hora del último REPON para seleccionar los artículos vendidos.

Pulsamos ‘Cargar REPON’:

Podemos retocar el RE-PON en esta pantalla y pulsar ‘Incluir en pedido’.

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Como ayuda se puede ordenar las columnas haciendo ‘click’ con el cursor en el nombre de cabecera de la que interese ordenar, fabricante, referencia, nombre,…

Si pulsamos ‘CAPTADOR’:

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En esta pantalla podemos modificar las líneas y borrarlas, hasta que el pedido quede a nuestro gusto.

Cuando se completa el pedido, pulsamos: [Cerrar Pedido]

Mientras no se cierre un pedido, el almacenero no lo puede preparar, salvo que fuerce el cierre desde el almacén.

Cuando pulsamos [Cerrar Pedido] el programa presenta un aviso para evitar errores:

Una vez cerrado el pedido si queremos consultarlo desde la tienda debemos entrar en la opción [Recepción de Pedidos sin documento de envío]:

Es muy importante no confundir esa opción y la de [Recepción de Pedidos sin documento de envío] ya que en las dos aparece la palabra ‘Recepción’.

En el caso de que NO trabajemos con el documento ‘Envío’ (El cual permite controlar las incidencias de los envíos, artículos a destinos erróneos, perdidas de artículos, etc.), en ese caso se utilizará para el control de recepción la opción de [Recepción de Pedidos sin documento de envío]. Pero cuando gestionamos los envíos mediante el documento ‘Envío’ la recepción de mercancía en las tiendas la realizaremos con la opción: de [Recepción de Envíos desde la entral]

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1.2.- Preparación de pedidos en el almacén central:�

Pulsamos ‘Control de Pedidos a Central:

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1.3.- Generar el envío:�

Pulsamos [Gestión de envíos]:

Pulsamos ‘Detalle documento’:

Pulsamos [Nuevo]:

En esta pantalla tecleamos el código de cliente ‘43G05’ para la tienda ‘05’ y la fecha del envío.

A continuación podemos generar el envío desde un archivo generado en un terminal o incluyendo manualmente los artículos mediante un lector o buscándolos [F5].

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Pulsando [Cargar Datos Captador]:

Pulsamos [Leer].

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Podemos seguir añadiendo más archivos de captador o incluir manualmente artículos.

Cuando hayamos terminado el ‘envío’ pulsaremos [Imprimir Envío].

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1.4.- Recepción en la tienda:�

Seleccionamos el número del envío recibido.

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Pulsamos la opción [Recepción de Envíos desde la Central].

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A continuación podemos utilizar la entrada manual o un archivo transmitido por el terminal de captura.

� �pulsamos [Cargar Datos Captador]:�

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El cuadro de dialogo permite que hagamos más de una carga de datos acumulando las cantidades, también permite corregir una carga eliminando la anterior.�

Si los artículos y cantidades capturados no coinciden con los que se grabaron en el envío, lo veremos por el cambio de color de las líneas y por la diferencia entre la columna ‘Enviado’ y ‘Recibido’.

También podemos introducir líneas manualmente pulsando la opción [Entrada Manual].

Esta opción la emplearemos también para corregir las incidencias.

Una vez que hemos grabado el envío recibido pulsaremos la opción [Validar].

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Validar el documento significa que está en disposición de generar el albarán que regulariza los almacenes. Después de la validación el programa no permite introducir líneas de artículos que no figuren en la pantalla.

Las entradas que se realicen después de validarlo se tratarán como correcciones de incidencias.

Se consideran incidencias aquellas líneas en las que no coinciden las unidades enviadas con las recibidas.

Por ejemplo:

Nos envían 2 unidades y recibimos 1. Recibimos 1 artículo que no figura en el envío��

En el primer caso el programa creará una línea de albarán con salida y entrada de 1 unidad y dejará como línea como incidencia una nueva línea (color rojo) con enviado 1 recibido 0. Esta incidencia solo se solucionará si posteriormente se graba una entrada con ese artículo.

En el segundo caso, no se generará ninguna línea de albarán y quedará una línea (en rosa) con el artículo recibido que no figuraba en el envío. Para resolver esta incidencia tenemos dos alternativas: 1.- Marcar con la casilla Ok, para indicarle que aceptamos el artículo y generar albarán, para que haga el movimiento de almacenes. 2.- Grabar una entrada en negativo de ese artículo para devolverlo al almacén.

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Podemos imprimir un informe de incidencias:

Pulsando la opción [Generar Albarán] se actualizan las entradas y salidas entre los almacenes y el documento correspondiente, de las referencias que están marcadas.

En el caso del ejemplo la primera línea actualizará 7 unidades y generará otra línea con la unidad que no hemos recibido. Se genera una línea con la incidencia para que la gestionemos.

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Podemos ver el albarán generado:�

Como podemos ver las líneas que han generado el albarán son las que están marcadas con ‘Ok’

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Las incidencias se podrán ver en el almacén, desde la pantalla gestión de envíos, al hacer ‘click’ sobre una línea de incidencia, nos presentará en qué pedidos figura ese artículo, de esa forma se podrán detectar los errores de entregas erróneas, ya que veremos que en una tienda sobran 11 unidades de un artículo y en la recepción de otra faltan esas 11 unidades.

Para solucionar la incidencia, la tienda que ha recibido los artículos devolverá las 11 unidades mediante la opción [Entrada Manual] tecleando en negativo -11 unidades.

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Como vemos las entradas del artículo con incidencia pasa a tener el valor 0��

Las 11 unidades del artículo que no correspondía a nuestro envío se entregarán al transporte. En la tienda que los reciban solucionarán su incidencia de la misma forma pero en ese caso tecleando las unidades en positivo.

Podríamos haber resuelto la incidencia aceptando las 11 unidades que no correspondían a nuestro envío, en ese caso antes de generar el albarán de regularización debemos marcar el botón de ‘Ok’ para forzar que entre en el albarán.

La incidencia queda resuelta cuando la tienda introduce y acepta la mercancía, mientras que una tienda no acepte la recepción de un artículo, figurará la línea de incidencia como aviso de la falta de ese artículo.

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2.- Circuito de documentos:�

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