Uni

dad

VI Sistemas de control administrativo

Sistemas de control administrativo

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Té n i ca s d e p l a n e aci ó n y co n t ro l

Esquema conceptual: Unidad VI

Definición

Perspectivas

Sistemas administrativos

formales

Sistemas administrativos

informales

Actividades

Utilidad

Importancia

Definición

Centros de responsabilidad

Estrategias

Objetivo

1. Naturaleza e importancia del control administrativo

Objetivos de las operaciones

Objetivos relacionados con

la información financiera

Objetivos de cumplimiento

Objetivos básicos del control

interno

2. Objetivos del control administrativo

4. Contabilidad por áreas de responsabilidad

3. Etapas para diseñar un control administrativo

Actividades para diseñar

un sistema

Etapas de un sistema de

control

Pasos del control

administrativo

UNIDAD VISistemas de control

administrativo

Definición de grado de control

Costo controlable

Costo no controlable

Responsabilidad

5. Partidas controlables y no controlablesUtilidad de los informes de

desempeño

Evaluación en relación con el

periodo anterior

Objetivo de la evaluación

6. Evaluación de las diferentes áreas de responsabilidad

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U n i da d V I . S i st e m a s d e co n t ro l a d m i n i st r at i vo

Sem

ana

12 Presentación

Los sistemas de control administrativo son técnicas que permiten recaudar información de la organización para posteriormente tomar decisiones sobre

planeación y control, para motivar el comportamiento de los empleados y evaluar la eficacia y eficiencia de la organización.

En esta semana analizaremos la importancia del control administrativo den-tro de la organización, sus objetivos y las etapas para su diseño.

VI.1 Naturaleza e importancia del control administrativo

VI.2 Objetivos del control administrativo

VI.3 Etapas para diseñar un control administrativo

Sistemas de control administrativo

Tema y subtemas

VI

Objetivos específicos

• El alumno analizará la importancia del control administrativo y valorará su in-fluencia en la administración de empresas.

• El alumno identificará los objetivos del control administrativo y reconocerá los beneficios que aportan a las organizaciones.

• El alumno analizará las etapas para diseñar el control administrativo y las activida-des que se deben llevar a cabo para su implementación.

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Té n i ca s d e p l a n e aci ó n y co n t ro l

Objetivos del sistema de control

Definición de control

VI. Sistemas de control administrativoAntes de iniciar con los sistemas de control administrativo, analizaremos la defi-nición de control. De acuerdo con el Diccionario de Economía (2006), el con-trol es un “mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instru-mentación ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias, políticas, objeti-vos, metas y asignación de recursos”.

Profundizando aún más en el control, analizaremos la definición de control contable. El Diccionario de Economía (2006) lo especifica como “procedimien-to administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las tran-sacciones y en la contabilidad de éstas; se ejerce tomando como base las cifras de operación presupuestadas y se les compara con las que arroja la contabilidad”. También menciona que “son técnicas utilizadas para que al efectuar las tareas de procesamiento y verificación de las transacciones se salvaguarden los activos y se constate que los registros financieros y presupuestarios estén respaldados con la respectiva documentación comprobatoria”.

El proceso administrativo se organiza por medio de un sistema de control in-terno, éste se refiere al “conjunto de métodos y procedimientos coordinados que adoptan las dependencias y entidades para salvaguardar sus recursos, verificar la veracidad de la información financiera y promover la eficiencia de operación y el cumplimiento de las políticas establecidas”.

De acuerdo con Víctor Mendívil, en su libro Elementos de auditoría (2002), menciona que los objetivos fundamentales del sistema de control son:

• Proteccióndelosactivosdelaempresa.• Obtencióndeinformaciónfinancieraveraz,confiableyoportuna.• Promocióndeeficienciayeficaciaenlaoperación.

Definición de control contable

Definición de control interno

Definición del sistema de control

administrativo

¿Cuál crees que es la función de los sistemas de control en una organización?

VI.1 Naturaleza e importancia del control administrativo

Horngren, Foster y Datar (2007), definen al sistema de control administrativo como “un medio para recopilar y utilizar información a fin de ayudar y coordinar las decisiones de planeación y de control dentro de una organización y de guiar la conducta de sus gerentes y empleados”.

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U n i da d V I . S i st e m a s d e co n t ro l a d m i n i st r at i vo

Perspectivas del sistema de control administrativo

De acuerdo con Richard Daft (2007), los sistemas de control administra-tivo se definen como las “rutinas formales, los reportes y los procedimientos que utilizan la información para mantener o alterar patrones en las actividades organizacionales”. 1

La información del sistema de control administrativo presenta las siguientes perspectivas: 2

• Perspectivafinanciera• Perspectivadelcliente• Perspectivadeprocesosinternos• Perspectivadeaprendizajeycrecimiento

Los sistemas de control administrativos se componen de sistemas formales e informales. Los sistemas formales incluyen reglas explícitas, procedimientos, medidas de desempeño y planes incentivos que guían el comportamiento de los gerentes y empleados.3 Éstos comprenden a su vez otros sistemas, como el sistema contable administrativo, sistemas de recursos humanos y sistemas de calidad.

El sistema informal está compuesto por valores compartidos, lealtad y com-promisos entre los miembros de la compañía, la cultura y las normas no escritas sobre la conducta aceptable para los gerentes y los empleados.4

Sistemas administrativos formales

Sistemas administrativos informales

Actividades del sistema de control administrativo

1 Daft, R. (2007). Teoría y diseño organizacional. México: Cengage Learning.2 Horngren, C., Foster, G., y Datar, S. (2007). Contabilidad de costos. Un enfoque gerencial. México: Pearson

Prentice Hall.3 Ibídem.4 Ibídem.5 Daft, R. (2007). Teoría y diseño organizacional. México: Cengage Learning.

¿Podrías hacer tu propia definición de sistemas de control administrativos?

Las actividades que incluyen los sistemas de control administrativos están ba-sadas en información para:5

• Laplaneación.• Laelaboracióndepresupuestos.• Laevaluacióndeldesempeño.• Ladistribuciónderecursos.• Laasignaciónderecompensasalosempleados.

Los elementos del sistema de control administrativo son:

• Estadosfinancierosypresupuesto.• Reportesperiódicosestadísticosnofinancieros.• Sistemasderecompensa.

Elementos del sistema de control administrativo

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Té n i ca s d e p l a n e aci ó n y co n t ro l

Función de los sistemas de control

administrativos

Importancia de los sistemas de control

• Sistemasdecontroldecalidad.

Todas las organizaciones tienen la posibilidad de mejorar sus áreas para cum-plir con las metas fijadas por la administración. Los sistemas de control se en-cargan de obtener cierta información que sirva como punto de referencia para identificar las fallas y aciertos, de tal forma que se puedan corregir estos errores y se capitalicen los aciertos.

El sistema de control administrativo proporciona a los mandos medios infor-mación para el control de entradas de recursos, eficiencias de procesos y salidas. El uso de los sistemas de control depende de los objetivos estratégicos establecidos por la alta dirección. 6

Los sistemas de control administrativo dan la posibilidad de obtener resul-tados sobre la eficiencia, eficacia y la economía de la organización, sin olvidar la planeación y la aplicación de un sistema de control interno que permita lograr los objetivos de la organización.

El control interno consiste en ciertos métodos y medidas que permiten el control de los recursos, las operaciones, las políticas administrativas, las norma-tivas económicas y la exactitud de las operaciones registradas por la contabilidad. Lo más importante es que debe contribuir a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.

VI.2 Objetivos del control administrativo

A continuación vamos a detallar los objetivos del control administrativo en tres categorías: operaciones, información financiera y cumplimiento.

• Objetivos de las operaciones Los objetivos de control en las operaciones permiten la utilización eficaz

y eficiente de los recursos que utiliza la organización. Éstos deben ser co-herentes y realistas, ya que a partir de éstos se definen las estrategias y se asignan los recursos.

Los objetivos operacionales no siempre dependen totalmente de la

organización, en algunas ocasiones se complica prevenir sucesos externos que atrasan el logro de las metas operativas. En este caso, la información es de utilidad para que la organización esté prevenida sobre el nivel de alcance de los objetivos.

6 Daft, R. (2007). Teoría y diseño organizacional. México: Cengage Learning.

Utilidad de los sistemas de control

administrativos

Características de los objetivos de las

operaciones

Función del sistema de control interno

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U n i da d V I . S i st e m a s d e co n t ro l a d m i n i st r at i vo

• Objetivos relacionados con la información financiera

Éstos se refieren a la preparación de estados financieros confiables, impor-tantes para las relaciones con el exterior, además de ser una herramienta para la gestión interna y para la toma de decisiones.

o Contar con suficiente información, resumida y clasificada de forma adecuada y conveniente.

o Presentar los hechos económicos que reflejen la situación financiera, los resultados de las operaciones, los flujos de orígenes y aplicaciones de recursos en forma apropiada y razonable.

• Objetivos de cumplimiento

Se refieren al cumplimiento de las leyes y reglamentos de la organización que regulan los aspectos de las relaciones sociales, como la normativa ci-vil, laboral, financiera, medio ambiental, de seguridad, etcétera.

Cuando estos objetivos no se cumplen, puede ocasionar problemas tanto al interior como al exterior de la organización, afectando su prestigio.

A continuación analizaremos los objetivos básicos del control interno:7

1. Fomentar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adhe-sión a las políticas prescritas o establecidas por la administración de la entidad. De esta forma se cuenta con una administración ordenada, sana y con guía que normará, orientará y regulará a la organización.

2. Promover eficiencia operativa. Las políticas y disposiciones de la orga-nización serán la base para operar. Éstas deben identificar metas y están-dares de operación básicos para medir el desempeño, la eficacia, eficien-cia, economía, etcétera.

3. Asegurar la razonabilidad, confiabilidad, oportunidad e integridad de la información financiera y la complementaria administrativa y operacional que se genera en la entidad. La información se requiere para conocer la gestión y el desempeño de la organización. Al no con-tar con esta información la existencia y subsistencia de la entidad puede debilitarse. Cabe mencionar que este objetivo está relacionado con los objetivos de operaciones, de información financiera y de cumplimiento.

4. Protección de los activos de la entidad. Este se concreta con los tres objetivos anteriores. La organización debe contar con políticas claras y

Características de los objetivos de la información financiera

Características de los objetivos de cumplimiento

Características de la contabilidad administrativa

7 Santillana, J. (2003). Establecimiento de sistemas de control interno. La función de contraloría. México: Cengage Learning.

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especificas que respeten e involucren el cuidado, protección y administra-ción de los activos. Este objetivo se refiere a conseguir la óptima eficiencia de operación de los activos, por ejemplo: las cuentas y documentos por cobrar, los inventarios, los inmuebles, entre otros.

VI.3 Etapas para diseñar un control administrativo

Para diseñar un sistema de control administrativo que cubra las necesidades de la organización, los administradores necesitan identificar centros de responsabili-dad, desarrollar menciones del desempeño, establecer una estructura de vigilan-cia y generación de informes, ponderar costos y beneficios, y dar la motivación para tener congruencia entre las metas y el esfuerzo de los trabajadores.

Las etapas para diseñar un sistema de control administrativo son las siguien-tes:

• Definicióndelosresultados.• Determinacióndelasprediccionesqueguiaránhacia losresultadosde-

seados. • Determinacióndelosestándaresdeloselementospredictivosenfunción

de los resultados deseados. • Especificacióndelflujodelainformación.• Evaluaciónyaplicacióndelaaccióncorrectiva.

El control administrativo es un esfuerzo sistemático que establece normas de desempeño con objetivos de planificación para diseñar sistemas de informa-ción, para comparar los resultados reales con las normas previamente estableci-das, para determinar las desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar medidas que garanticen que los recursos se utilicen de forma eficaz y efi-ciente para alcanzar los objetivos de la organización.

Son cuatro los pasos en los que se divide el proceso de control:

• Establecernormasymétodosparamedirelrendimiento.• Medirlosresultados.• Tomarmedidascorrectivas.• Retroalimentación.

Etapas para el diseño de un sistema de

control administrativo

Actividades para diseñar un sistema de control administrativo

Definición de control administrativo

Pasos del control administrativo

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U n i da d V I . S i st e m a s d e co n t ro l a d m i n i st r at i vo

Reactivos de autoevaluación

Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta.

1. Mecanismo preventivo y correctivo que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, in-eficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación ejecución y evaluación de las acciones de la organización.a. Control internob. Controlc. Control contable

2. Procedimiento administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las transacciones y en la contabilidad de éstas; se ejerce tomando como base las cifras de operación presupuestadas y se les compara con las que arroja la contabilidad.a. Control internob. Controlc. Control contable

3. Conjunto de métodos y procedimientos coordinados que adoptan las dependencias y entidades para sal-vaguardar sus recursos, verificar la veracidad de la información financiera y promover la eficiencia de ope-ración y el cumplimiento de las políticas establecidas.a. Control internob. Controlc. Control contable

4. La protección de los activos de la empresa, la obtención de información financiera veraz, confiable y opor-tuna y la promoción de eficiencia y eficacia en la operación son:a. Objetivosdelsistemadecontrolb. Elementos del sistema de controlc. Metas del sistema de control

5. Este sistema está compuesto por rutinas formales, reportes y procedimientos que utilizan la información para mantener o alterar patrones en las actividades organizacionales.a. Sistema de control contableb. Sistema de control administrativoc. Sistema de control financiero

6. Estos sistemas incluyen reglas explícitas, procedimientos, medidas de desempeño y planes incentivos que guían el comportamiento de los gerentes y empleados.a. Sistemas de control internob. Sistemas informalesc. Sistemas formales

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Té n i ca s d e p l a n e aci ó n y co n t ro l

7. Este sistema está compuesto por valores compartidos, lealtad y compromisos entre los miembros de la compañía, la cultura y las normas no escritas sobre la conducta aceptable para los gerentes y los empleados.a. Sistemas de control internob. Sistemas informalesc. Sistemas formales

8. Permiten la utilización eficaz y eficiente de los recursos que utiliza la organización. Éstos deben ser cohe-rentes y realistas, ya que a partir de éstos se definen las estrategias y se asignan los recursos. a. Objetivosdeoperacionesb. Objetivosdeinformaciónfinancierac. Objetivosdecumplimiento

9. Se refieren a la preparación de estados financieros confiables, importantes para las relaciones con el exte-rior, además de ser una herramienta para la gestión interna y para la toma de decisiones.a. Objetivosdeoperacionesb. Objetivosdeinformaciónfinancierac. Objetivosdecumplimiento

10. Se refieren al cumplimiento de las leyes y reglamentos de la organización que regulan los aspectos de las relaciones sociales, como la normativa civil, laboral, financiera, medio ambiental, de seguridad, etcétera.a. Objetivosdeoperacionesb. Objetivosdeinformaciónfinancierac. Objetivosdecumplimiento

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U n i da d V I . S i st e m a s d e co n t ro l a d m i n i st r at i vo

Daft, R. (2007). Teoría y diseño organizacional. México: Cengage Learning.

Hansen, D. y Mowen, M. (2003). Administración de costos. Contabilidad y control. México: Thomson.

Hernández, G. (2006). Diccionario de Economía. Colombia: Universidad Cooperativa de Colombia.

Horngren, C., Foster, G., y Datar, S. (2007). Contabilidad de costos. México: Pearson Prentice Hall.

Horngren, C. y Sundem G. (2001). Introducción a la Contabilidad Administrativa. México: Prentice Hall.

Mendívil, V. (2002). Elementos de auditoría administrativa. México: Cengage Learning Editores.

Santillana, J. (2003). Establecimiento de sistemas de control interno. La función de contraloría. México: Cengage Learning.

Fuentes de información

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Panel de verificación

Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta.

1. Mecanismo preventivo y correctivo que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, in-eficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación ejecución y evaluación de las acciones de la organización.a. Control internob. Controlc. Control contable

2. Procedimiento administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las transacciones y en la contabilidad de éstas; se ejerce tomando como base las cifras de operación presupuestadas y se les compara con las que arroja la contabilidad.a. Control internob. Controlc. Control contable

3. Conjunto de métodos y procedimientos coordinados que adoptan las dependencias y entidades para sal-vaguardar sus recursos, verificar la veracidad de la información financiera y promover la eficiencia de ope-ración y el cumplimiento de las políticas establecidas.a. Control internob. Controlc. Control contable

4. La protección de los activos de la empresa, la obtención de información financiera veraz, confiable y opor-tuna y la promoción de eficiencia y eficacia en la operación son:a. Objetivos del sistema de controlb. Elementos del sistema de controlc. Metas del sistema de control

5. Este sistema está compuesto por rutinas formales, reportes y procedimientos que utilizan la información para mantener o alterar patrones en las actividades organizacionales.a. Sistema de control contableb. Sistema de control administrativoc. Sistema de control financiero

6. Estos sistemas incluyen reglas explícitas, procedimientos, medidas de desempeño y planes incentivos que guían el comportamiento de los gerentes y empleados.a. Sistemas de control internob. Sistemas informalesc. Sistemas formales

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7. Este sistema está compuesto por valores compartidos, lealtad y compromisos entre los miembros de la compañía, la cultura y las normas no escritas sobre la conducta aceptable para los gerentes y los empleados.a. Sistemas de control internob. Sistemas informalesc. Sistemas formales

8. Permiten la utilización eficaz y eficiente de los recursos que utiliza la organización. Éstos deben ser cohe-rentes y realistas, ya que a partir de éstos se definen las estrategias y se asignan los recursos. a. Objetivos de operacionesb. Objetivosdeinformaciónfinancierac. Objetivosdecumplimiento

9. Se refieren a la preparación de estados financieros confiables, importantes para las relaciones con el exte-rior, además de ser una herramienta para la gestión interna y para la toma de decisiones.a. Objetivosdeoperacionesb. Objetivos de información financierac. Objetivosdecumplimiento

10. Se refieren al cumplimiento de las leyes y reglamentos de la organización que regulan los aspectos de las relaciones sociales, como la normativa civil, laboral, financiera, medio ambiental, de seguridad, etcétera.a. Objetivosdeoperacionesb. Objetivosdeinformaciónfinancierac. Objetivos de cumplimiento