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PAUTAS PARA LA CREACIÓN DE UNA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO EN LAS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DEL MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CUCUTA GLADIS CECILIA MORA VILLAMIZAR ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN PÚBLICA SAN JOSÉ DE CUCUTA 2001
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PAUTAS PARA LA CREACIÓN DE UNA OFICINA DE
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO EN LAS ENTIDADES
DESCENTRALIZADAS DEL MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CUCUTA
GLADIS CECILIA MORA VILLAMIZAR
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
FACULTAD DE POSTGRADOS
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN PÚBLICA
SAN JOSÉ DE CUCUTA
2001
PAUTAS PARA LA CREACIÓN DE UNA OFICINA DE
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO EN LAS ENTIDADES
DESCENTRALIZADAS DEL MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CUCUTA
GLADIS CECILIA MORA VILLAMIZAR
Ensayo presentado para optar al título de:
Especialista en Gestión Pública
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
FACULTAD DE POSTGRADOS
ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN PÚBLICA
SAN JOSÉ DE CUCUTA
2001
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 1
1. PAUTAS PARA LA CREACIÓN DE UNA OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO EN LAS ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DEL MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CUCUTA 4
1.1 OBJETIVOS 4
1.1.1 Objetivo General 4
1.1.2 Objetivos específicos 4
1.2 PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA 5
1.3 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA 7
1.4 MARCO LEGAL 8
2. MARCO TEÓRICO 10
2.1 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 10
2.1.1 Importancia y fundamentos del control interno disciplinario. 12
2.1.1.1 Objetivos del control interno disciplinario 14
2.1.1.2 Características 15
2.2 FILOSOFIA DEL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 16
2.3 GARANTÍAS Y RESPALDO 16
2.4 LIMITACIONES DE LA EFICACIA DEL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO. 17
3. METODOLOGIA 18
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 19
3.2 FUENTES DE INFORMACIÓN 22
4. PROPUESTA 23
4.1 DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y MONTAJE DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 23
4.1.1 Evaluación diagnóstica preliminar 23
4.1.2 Elaboración de propuestas de mejoramiento interno 24
4.1.3 Institucionalización del proceso 25
4.1.4 Formulación de metas 25 4.1.5 Funciones para una oficina de Control Interno Disciplinario
en las entidades descentralizadas del Municipio de San José de Cúcuta 26
4.1.6 Personal requerido en una oficina de control interno
disciplinario 28 4.1.7 La revisión, evaluación o verificación 31
4.1.8 Destinatarios de la Ley disciplinaria de conformidad con la Ley 200 de 1995 31
4.1.9 Mecanismos de control para una oficina de Control Interno
Disciplinario. 32 4.1.9.1 Controles de Perfección 32
4.1.9.2 Archivo de Pendientes 32
4.1.9.3 Lista de Autos 33
4.1.9.4 Supervisión 33
4.1.10 Independencia 33
5. CONCLUSIONES 34
6. RECOMENDACIONES 36
BIBLIOGRAFIA 38
INTRODUCCIÓN
La complejidad que el sector público y especialmente las entidades
descentralizadas del Municipio de San José de Cúcuta ha ido
adquiriendo en las sociedades modernas, exige que el análisis de los
mecanismos con que dicho sectores son controlados y de la forma como
se fiscalizan los procesos disciplinarios de quien los maneja, nos hace
ver que ha de ser estudiado y estructurado conforme a las leyes
vigentes.
La concepción filosófica del control interno disciplinario se enmarca en
un objetivo principal, el cual es servir de inspector de las
responsabilidades y obligaciones de todos los administradores públicos
y trabajadores del Estado, proporcionando disciplina, control y en
determinado caso aplicar las sanciones, prohibiciones e investigaciones
concernientes a las actividades revisadas; todo ello, en su condición de
elemento fundamental dentro del sistema de control interno
disciplinario, que regula y garantiza una excelente función
administrativa.
2
Con la expedición del Código Único Disciplinario o Ley 200 de 1.995
podemos tener la ocasión propicia para diseñar un mecanismo que nos
permita proyectar las pautas para la creación e implementación de una
oficina de control interno disciplinario en las entidades descentralizadas
del Municipio de San José de Cúcuta, como unidad de control
disciplinario, que goce de naturaleza, principios y normatividad propios
si tener que acudir a otros ordenamientos, para tomarlos de ellos como
hasta ahora se ha hecho, o para reivindicar su naturaleza administrativa
o penal.
El control interno disciplinario implica criterios y comportamientos
disciplinarios, represivos, sancionatorios y prohibitivos por esta razón,
el ejercicio del control interno disciplinario es de autoridad, fiscalización
y control; y realiza acciones que permiten un mejor mecanismo para el
buen desarrollo laboral y administrativo de cada institución.
El control interno disciplinario es una actividad necesaria dentro de una
organización, para controlar y evaluar todas sus operaciones, mediante
la actuación de funcionarios y empleados de la misma entidad. Está
orientado hacia un proceso de control de la conducta disciplinaria, para
cada uno de los funcionarios, quienes tienen que liderar sus propios
procesos para responder a la alta dirección y, así estar
3
permanentemente encaminados hacia el mejoramiento continuo de la
institución, asegurando una excelente conducta empresarial y buscando
claridad y transparencia en los actos en los que a justicia se refiere en
la institución.
Teniendo en cuenta los artículos 46 y 47 del Código Único Disciplinario o
Ley 200 de 1.995, el establecimiento, la acción y desarrollo del sistema
de control interno disciplinario en los organismos y entidades
descentralizadas del Municipio de San José de Cúcuta será
responsabilidad del REPRESENTANTE LEGAL ó de quien sea delegada la
función. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos, al
igual que la calidad, eficiencia y eficacia en el control interno
disciplinario, también serán responsabilidad de los JEFES de cada una
de las distintas dependencias de las entidades y organismos.
En el presente ensayo encontraremos y conoceremos en una forma muy
completa la definición, concepto, objetivos, normas y diseño para la
creación e implementación de un sistema de control interno
disciplinario en las entidades descentralizadas del Municipio de San José
de Cúcuta.
4
1. PAUTAS PARA LA CREACIÓN DE UNA OFICINA DE CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO EN LAS ENTIDADES
DESCENTRALIZADAS DEL MUNICIPIO DE SAN JOSÉ DE CUCUTA
1.1 OBJETIVOS
1.1.1 Objetivo General. Establecer las pautas para la creación de una
oficina de control interno disciplinario en las entidades descentralizadas
del municipio de San José de Cúcuta.
1.1.2 Objetivos específicos:
- Dar a conocer la importancia de la creación e implementación de una
oficina de control interno disciplinario en las entidades
descentralizadas del Municipio de San José de Cúcuta.
- Analizar los diagnósticos preliminares para la creación de una oficina
de control interno disciplinario.
5
- Establecer las garantías y áreas de aplicación de un sistema de
control interno disciplinario.
- Determinar las estrategias y mecanismos que ofrece la implantación
de un sistema de control interno disciplinario.
- Determinar las fallas y dificultades que se pueden tener por la
ausencia de una oficina de control interno disciplinario.
- Dar a conocer las leyes y requisitos que establece la constitución
para crear, diseñar e implementar la oficina de control interno
disciplinario.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
De acuerdo con el Código Único Disciplinario o Ley 200 de 1.995, el
control disciplinario debe existir por muchas razones, en primera
instancia para contrarrestar la fragilidad humana que tenemos de
abusar del poder cuando lo tenemos; porque en los actos y negocios
públicos intervienen muchas personas y es necesario garantizar el
estricto cumplimiento de cada una; porque la ciencia de la
administración acepta como principio de organización, la fiscalización o
6
vigilancia; porque la construcción ideológica de nuestra constitución
busca lograr un ejercicio responsable del poder para la protección de los
derechos de los gobernados; porque se han establecido en la estructura
organizacional del estado, varios poderes, pero todos son poder de
derecho, una competencia jurídica y no un poder político, fáctico, ni
discrecional.
De lo anterior podemos concluir que en cada institución donde se
realice una investigación del problema, se analiza que se pueden
presentar debilidades por la ausencia de una oficina de control interno
disciplinario, viendo esto, se identifica el centro de la gran problemática
que se puede presentar en cada una de las entidades del Municipio de
San José de Cúcuta al no haber implementado su aplicación en la
estructura organizacional, donde puede dar lugar a inestabilidades
administrativas; descontrol en la organización, el posible desorden de los
actos que se hagan por los objetivos establecidos por la Entidad, atraso y
negligencia en la función asignada en cada sección o lugar de trabajo de
acuerdo a las normas y estipulaciones de la Entidad. Llevando a que el
representante legal ó máximo directivo correspondiente corra un grave
riesgo al no tener una ayuda eficiente que es la que es la función que
debe cumplir dicha oficina.
7
Por lo tanto, resulta de vital importancia el acatamiento de las normas
atinentes al control interno disciplinario; pero, el problema existe en la
falta del cumplimiento de esta norma o la falta de aplicación en cuanto
a su estructura organizacional, en lo que tiene que ver la importancia
de la creación de la oficina de control interno disciplinario.
1.3 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA
Antes de crearse la Ley 200 o Código Único Disciplinario, el Control
Interno Disciplinario no era un principio administrativo básico muy bien
estructurado en la administración pública Colombiana, como lo es
hoy al desarrollar una conjunto de disposiciones en el campo
disciplinario de los servidores públicos que esta al servicio de los
intereses generales, desempeñando sus funciones en lo que
respecta a las faltas, sanciones (graves, gravísimas o leves),
derechos, deberes, prohibiciones, incompatibilidades, inhabilidades e
investigaciones disciplinarias a que se de lugar.
Actualmente el Gobierno Nacional es consciente de que el Control
Interno Disciplinario es fundamentalmente una responsabilidad de
cada institución y para que rinda verdaderos frutos se debe tener un
pleno conocimiento de las actividades que realiza. Por tal motivo esta
investigación se justifica realizarse para determinar si la oficina de
8
Control Interno Disciplinario cumple con los requisitos de
organización y presenta definiciones acordes a sus normas,
procedimientos y planeación estratégica de superaciones de tal
manera que se facilite la participación no solo a nivel de las
dependencias sino de todos sus funcionarios.
1.4 MARCO LEGAL
Las oficinas de Control Interno Disciplinario tienen su fundamento en el
artículo 48 de la Ley 200 de 1.995: “Toda entidad u organismo del
Estado, excepto la rama judicial, debe constituir una unidad u oficina
de más alto nivel, encargada de conocer en primera instancia, de los
procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores. La
segunda instancia será de competencia del nominador”.
Para efectos de actuar conforme a los lineamientos ya dispuestos por la
ley en relación con las entidades descentralizadas del Municipio de San
José de Cúcuta, se tuvieron en cuenta los siguientes preceptos
normativos:
- Código Único Disciplinario. Ley 200 de Julio 28 de 1.995, por la
cual se adopta el Código Disciplinario Único.
9
- Constitución Política de Colombia 1.991
- Manual del Derecho Disciplinario.
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2. MARCO TEÓRICO
Desde hace tiempo las grandes empresas e instituciones controlaban
sus actividades basadas en sus propias experiencias y las normas
para juzgar el fracaso o el éxito, se apoyaban en lo que a su
juicio era una buena o mala actuación de sus subordinados.
Ultimamente la complicidad creciente de sus operaciones que se
desarrollan, han obligado a delegar autoridad para generar
resultados.
El excelente control disciplinario de una organización depende de los
mecanismos de fiscalización de las personas, una medición implica la
existencia de una norma que al compararla con datos reales de la
misma naturaleza estas resulten favorables y así pueda formarse un
juicio de su actuación.
2.1 DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
“Es la unidad de más alto nivel, encargada de conocer y vigilar en
primera instancia, los procesos disciplinarios que se adelantan contra
11
los servidores públicos o servidores de la institución donde halla este
mecanismo de control”.
El Control Interno Disciplinario no puede entenderse como un fin en sí
mismo, sino como una herramienta de gestión, un evaluador de la
eficacia, una forma de justicia, que se aplica sobre este conjunto de
condiciones institucionales.
Cuando iniciamos el estudio del control interno disciplinario, la primera
pregunta que asalta nuestra mente es respecto a su significado
correcto; su definición la podemos encontrar fácilmente en la ley, en
cualquiera de los libros de texto o en los artículos especializados que se
han producido durante los últimos años, pero tal definición no nos
satisface plenamente pues a continuación nos surgen nuevas
inquietudes acerca del porqué, el para qué, el cómo, el cuando y el
quién de esta novedosa herramienta de gestión gubernamental.
El porqué, y el para qué del control interno disciplinario; y la búsqueda
de la claridad que este sistema ofrece, sólo se pudo hacer observando
la deficiencia que han tenido en el tiempo las instituciones que han
tomado un proceso similar de control disciplinario, para darnos cuenta,
porque ha venido evolucionando la idea de que las nuevas instituciones
12
y programas públicos vean la necesidad de que esta herramienta de
gestión, se implante y exhiba un alto nivel de exactitud y control de sus
subordinados en el logro de sus objetivos.
En los últimos años se ha prestado una atención creciente a los
métodos de control interno disciplinario. No sólo la complejidad de las
modernas técnicas gerenciales sino también el incremento en el tamaño
de las unidades organizacionales han promovido la adopción de
métodos que, en tanto aumentan la eficiencia de la organización,
actúan igualmente como salvaguardas contra irregularidades o fraudes.
2.1.1 Importancia y fundamentos del control interno
disciplinario. El examen y fiscalización personal de los programas y
actividades por parte de los altos funcionarios de los grandes
organismos o entidades, por lo general, es muy limitado y se sustituye,
en gran medida, por un sistema de información general compuesto de
informes internos que explican la situación de control disciplinario en la
institución; en consecuencia, se realza la importancia de la necesidad de
tener esta herramienta de gestión.
Por cuanto el propósito se vincula con el chequeo o verificación de la
exactitud, transparencia y confiabilidad de los actos que ejerzan los
13
subordinados dentro del organismo, por tanto, el sistema de control
interno disciplinario adquiere igualmente importancia en función de las
dimensiones y complejidades de la entidad. Un proceso permanente de
verificación y análisis en cuanto se refiere a la ley y el orden
organizacional son indispensables para que el Gerente o alto funcionario
de la entidad pueda tener una seguridad razonable respecto de la
confiabilidad y exactitud de las funciones estipuladas a los funcionarios
con respecto a los cargos a que estén destinados.
La necesidad de que las entidades públicas den cumplimiento a
numerosos requisitos legales y reglamentarios que rigen sus
operaciones implica que el sistema de control interno disciplinario tenga
incorporados mecanismos de control suficientes a fin de asegurar dicho
cumplimiento. Además, unas medidas adecuadas garantizan la
protección y utilización prudente de los recursos de la cualquier entidad,
que pueden ser generalmente escasos, de modo que logren las metas y
objetivos de la entidad, de conformidad con las políticas establecidas, y
se fomente la eficiencia, efectividad y mejoramiento en las operaciones.
Por ende, desde el punto de vista de la administración de la entidad, así
como también desde el punto de vista de los niveles gubernamentales
más elevados y de la ciudadanía en general, un sano control interno
14
disciplinario reviste primordial importancia. Además tiene particular
significancia para la entidad gubernamental que revise este tipo de
actos0, dado que el alcance de los procedimientos y pruebas de
verificación que aplique estarán determinadas por la evaluación de su
efectividad.
2.1.1.1 Objetivos del control interno disciplinario. Los objetivos
del Control Interno Disciplinario son:
- Garantizar el cumplimiento de los fines y funciones de la
Administración Municipal en relación con las conductas de sus
servidores públicos.
- Asegurar a la sociedad y Administración de la entidad la eficacia en
la prestación de los servicios a cargo de la misma, así como la
moralidad, la responsabilidad y la conducta correcta de los
funcionarios públicos que la conforman.
- Adelantar la acción disciplinaria, de manera oficiosa por información
proveniente del servidor público o mediante queja formulada por
cualquier persona o por cualquier otro medio, siempre y cuando éste
acredite credibilidad.
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- Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades
de la organización sean cumplidos por los responsables de su
ejecución y en especial que las áreas o empleados encargados de la
aplicación del código disciplinario, ejerzan adecuadamente ésta
función.
2.1.1.2 Características. Son características de control interno
disciplinario las siguientes:
- Corresponde a la autoridad disciplinaria del organismo o entidad,
tiene la responsabilidad de inspeccionar, mantener y perfeccionar el
sistema interno disciplinario y de conducta de los subordinados, el
cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la
organización;
- En cada organización, el funcionario encargado de dirigirla es
responsable por la conducta y las irregularidades de este tipo, ante
su jefe inmediato de acuerdo con el nivel de autoridad establecido en
cada entidad;
- La unidad de control interno disciplinario o quien haga sus veces es
la encargada de evaluar en forma independiente el sistema
16
disciplinario de la entidad y proponer al representante legal del
respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo;
- Todas las acciones de las entidades deberán hacerse en forma
exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita establecer la
claridad de sus acciones.
2.2 FILOSOFIA DEL CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
La concepción filosófica del control interno disciplinario se enmarca en
un objetivo principal, el cual es servir de auxiliar en las
responsabilidades y obligaciones de todos los administradores
públicos, proporcionándoles la información necesaria, concerniente a
las actividades revisadas; todo ello, en su condición de elemento
fundamental dentro del sistema de control interno disciplinario, que
regula y garantiza una excelente función administrativa.
2.3 GARANTÍAS Y RESPALDO.
El sistema de control interno disciplinario que se adopte para cada
organismo descentralizado del Municipio de San José de Cúcuta, debe
orientarse a proporcionar una garantía razonable en la relación con el
17
logro de los objetivos generales, mediante su aplicación de control y
comprobación; pretende que su costo sea proporcional al beneficio
esperado, tomando en consignación los riesgos inherentes a todo
sistema de control y la importancia relativa de las operaciones o
actividades que son objeto de éste.
2.4 LIMITACIONES DE LA EFICACIA DEL CONTROL INTERNO
DISCPLINARIO.
Ningún Sistema de control interno disciplinario por muy complejo que
sea, puede garantizar por sí mismo un eficaz control y la exactitud e
integridad de sus funciones, ni puede estar libre de fraude por colusión,
en especial cuando se trata de cargos de autoridad o confianza. Por
ejemplo, estos sistemas que dependen de la separación de funciones
podrían resultar ineficaces si existiera colusión. Así mismo, los controles
de autorización puede ser objeto de abusos por la persona que detenta
tales poderes.
18
3. METODOLOGIA
En la creación e implementación de un sistema de control interno
disciplinario es preciso establecer una metodología general que a su vez
proporcione un esquema particular y un mínimo de elementos fáciles de
discernir.
En primer lugar cabe proponer para este propósito el siguiente
derrotero:
- Un diagnóstico general sobre la entidad.
- El conocimiento de políticas, planes y programas que caractericen la
vigencia de la entidad.
- El control de la estructura organizativa propia.
- Formulación de estrategias y mecanismos de comunicación e
información.
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- Capacitación y entrenamiento, del personal de su administración.
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación que se utilizo para la realización de este ensayo
fue explorativa, porque me permitió; conocer más a fondo los métodos,
mecanismos, importancia y diseño para la implementación de un
sistema de control interno disciplinario adecuado para las entidades
descentralizadas del Municipio de San José de Cúcuta.
La metodología de un sistema disciplinario aplicada en el desarrollo del
presente ensayo parte de lo estipulado en la constitución de 1.991,
donde se produjo un viraje importante en el control disciplinario en el
país; éste no estaba circunscrito a ninguna dependencia, lo cual índica
que sus políticas de función nos estaban bien establecidas y las
practicas del control existente permitían la controversia en claridad de
la responsabilidad de alta dirección.
Con el nuevo ordenamiento legal, la ley 200 de 1995, o Código Único
Disciplinario se establecen las normas para el ejercicio del control
interno disciplinario en las entidades y organismos del estado y se
dictan otras disposiciones, para cumplir con el fin de procurar que
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todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se realicen con las
normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas
trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos.
Teniendo en cuenta lo anterior, cuando se busque implantar este
sistema en cualquier entidad, se debe realizar un proceso de evaluación
de Control Interno Disciplinario, efectuando en forma coordinada las
técnicas necesarias que se emplean en esta materia para detectar
debilidades y amenazas, cuyo orden de presentación en el contenido del
texto son:
- Conocimiento de la empresa donde se analiza la actual estructura
disciplinaria de la entidad.
- Se evalúa la claridad de los actos, analizando y comparando la
misión de las entidades con el cumplimiento de los objetivos
propuestos y de acuerdo a estos resultados: se establece la misión
de este ensayo.
21
- Recolección de la información, donde se refleja la obtención de
resultados identificando debilidades y fortalezas de las diferentes
áreas adscritas a la estructura orgánica de las entidades.
Así mismo se revisa y analiza los documentos existentes en dicha
entidad para poder detectar si se poseía los manuales de materia
disciplinaria, normas, leyes y el cumplimiento de los mismos.
También se tiene en cuenta como consulta bibliográfica las normas
que regulan el Control Interno Disciplinario.
- Conclusiones y recomendación: Una vez obtenidos los resultados y al
comprobar la hipótesis en el marco teórico formulamos la
aproximación conceptual de las posibles causas con las que se
originan las faltas en estas entidades, en materia disciplinaria;
analizamos en forma critica acerca del papel del desarrollo
organizacional y la posible solución de las amenazas administrativas
mediante la implementación de una estructura o nueva estructura de
manejo administrativo e informativo en las diferentes áreas de las
entidades en materia de control interno disciplinario.
22
3.2 FUENTES DE INFORMACIÓN
Para la recolección de información tomé como fuentes teóricas libros de
control interno, normas de control interno y fiscal, la Ley 200 (Código
Único Disciplinario, Decreto 100 de 1.980 Código Penal y la información
suministrada por especialistas en el tema.
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4. PROPUESTA
4.1 DISEÑO, IMPLEMENTACIÓN Y MONTAJE DE UN SISTEMA DE
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO.
4.1.1 Evaluación diagnóstica preliminar. Podría afirmarse que el
diagnóstico de la organización se constituye en el proceso inicial y
necesario para la implementación de un sistema de control interno
disciplinario.
Aunque los diagnósticos deben ser una actividad rutinaria y
permanente; (y de hecho lo son cuando adelantamos procesos de
auditoría operacional) nos interesa destacar aquí aquel examen amplio
y comprensivo que debe proceder a la creación de una Oficina Única de
Control Interno Disciplinario, a la asignación de responsabilidades a ésta
y a sus funcionarios, al diseño de los manuales correspondientes y a la
implantación de todos aquellos mecanismos y medidas que garanticen
la eficacia del sistema.
24
4.1.2 Elaboración de propuestas de mejoramiento interno. Con
base en los resultados de la evaluación diagnóstica contenidos en los
apartes anteriores, se deberá formular un conjunto de propuestas de
mejoramiento institucional a nivel de control disciplinario; es decir,
estas propuestas deberán relacionarse teniendo en cuenta los aspectos
analizados, observando sus mutuos impactos y relaciones, a fin de
alcanzar un esquema organizativo y operativo equilibrado.
Este proceso de mejoramiento o examen de verificación, deberá ser
asignado como responsabilidad esencial al jefe de la dependencia
concernida, reteniendo así sus facultades evaluativas e integradoras.
Para el efecto, se diseñarán cronogramas que establezcan secuencias,
responsabilidades y tiempos de ejecución y entrega de resultados, al
tiempo que mecanismos de coordinación y consolidación.
La labor consiguiente consiste en la revisión de las áreas clave de
resultado en la relación con estas nuevas realidades institucionales, con
la misión, las metas y los objetivos. Estas áreas sirven un propósito
fundamental en los esfuerzos de estructurar un sistema de control
interno disciplinario eficiente, proactivo y productivo: orientar la
elaboración de los elementos básicos de este sistema (manuales,
25
normas, documentos, procedimientos, leyes disciplinarias, etc.) y la
priorización de actividades y mecanismos de control y evaluación
nominalmente los indicadores de gestión y resultado.
4.1.3 Institucionalización del proceso. Que consiste básicamente
en la creación de la oficina de control interno disciplinario, con su
catálogo de funciones y reglamentos disciplinarios tanto para la misma
como para sus funcionarios, los cuales deberán iniciar sus labores
formalizando sus manuales de operación y metodologías evaluativas del
sistema y sus planes operativos de trabajo, incluyendo los cronogramas
correspondientes; y todo su proceso.
La institucionalización del proceso se complementará mediante el
adelanto de un programa masivo de información sobre el papel,
responsabilidades y funciones básicas del sistema y de sus actores.
4.1.4 Formulación de metas. La formulación de metas en el Control
Interno Disciplinario implica la misión de ésta y el establecimiento de
métodos para que traduzcan estas metas a hechos concretos
Lo que luego procederemos a hacer, es conocer cuales son las funciones
que debe tener una Oficina de Control Interno Disciplinario, para así
26
poder aplicarlas al sistema que se necesite adoptar en dichas entidades
descentralizadas:
4.1.5 Funciones para una oficina de Control Interno Disciplinario
en las entidades descentralizadas del Municipio de San José de
Cúcuta.
- Investigar los hechos que pueden constituir falta disciplinaria y
sancionar a los responsables, respetando los derechos y garantías
procesales al investigado sin discriminación alguna.
- Fomentar en su administración, la formación de una cultura de
moralización en contra de la corrupción administrativa, conforme a lo
previsto en la Ley 190 de 1995.
- Mantener permanentemente informado al máximo directivo de la
entidad, acerca del estado y funcionamiento de la coordinación del
Control Interno Disciplinario, dentro de la administración, dando
cuenta de las debilidades detectadas y de las faltas en su
cumplimiento.
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- Coordinar la ejecución de políticas que permitan la eficaz
participación ciudadana, en las denuncias de hechos que ameriten la
acción disciplinaria.
- Recibir las quejas sobre los hechos que puedan constituir faltas
disciplinarias y formular las correspondientes denuncias penales y
administrativas, cuando a ello hubiere lugar ante las autoridades
competentes.
- Custodiar y cuidar la documentación e información, que se conserve
bajo el cuidado de la dependencia, impidiendo la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebida.
- Vigilar y salvaguardar los intereses de la administración de la
entidad.
- Velar por el cumplimiento de las leyes, políticas, procedimientos,
planes, programas, proyectos y metas de la entidad.
- Las demás que le sean encomendadas, relacionadas con la
naturaleza del Control Interno Disciplinario.
28
4.1.6 Personal requerido en una oficina de control interno
disciplinario. Como resultado de los análisis anteriores, las entidades
descentralizadas del Municipio de San José de Cúcuta, deben entrar a
estructurar la oficina de control interno disciplinario, por lo que se
recomienda definir la siguiente estructura, en donde se debe tener en
cuenta el nombramiento de los nuevos cargos o vincularlos mediante
ordenes de prestaciones de servicio (O.P.S.), si es necesario:
Un Jefe de sección, quien se responsabilizará de planear, organizar,
dirigir, supervisar y controlar las actividades del personal y las acciones
que realice la Oficina de Control Interno disciplinario tendientes a
cumplir con el ordenamiento legal, mantener la interrelación entre las
diferentes áreas dentro de la institución y los propósitos
organizacionales de la entidad.
Sus funciones básicas serán:
- Velar por el cumplimiento de la Constitución, las Leyes, normas,
políticas, procedimientos, planes, programas y metas de la entidad.
- Conocer en primera instancia, los procesos disciplinarios que se
adelanten contra sus servidores.
29
- Aplicar las medidas disciplinarias a que haya lugar a solicitar su
aplicación y la imposición de las sanciones de amortización, multa,
suspención y destitución del funcionario, al organismo o autoridad
competente para tal efecto.
- Dar información sobre la marcha de la dependencia y de los procesos
allí tramitados al máximo directivo de la entidad.
- Vigilar la conducta oficial de los empleados y funcionarios de la
entidad y velar porque desempeñen cumplidamente sus deberes y se
les exija responsabilidades por las faltas que lo multan.
- Adelantar oficiosamente las acciones disciplinarias presentadas por
cualquier persona u otro medio que acredite credibilidad.
- Resolver los recursos de reposición contra las decisiones que se
adelantan contra el ejercicio de sus funciones.
- Tramitar dentro de los términos y disposiciones legales, los procesos,
aplicaciones y demás diligencias.
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- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos tramitados en la
dependencia y sobre los que conozca por razón de sus labores.
- Las demás que se le asignen o deleguen acordes con la naturaleza
del cargo y la necesidad del servicio
El Jefe de la sección, para desempeñar su cargo deberá ser un
profesional en Administración o tener estudios similares y tener una
especialización en Control Interno Disciplinario o afines.
Su experiencia minina, será de dos años en el área de administración de
personal y/o Control Interno Disciplinario.
En su llegado caso, contar con los servicios de un profesional en
derecho especialmente en conocimientos disciplinarios, para contar
con su ejercicio y para que ejerza las evaluaciones correctamente de
las sanciones y procedimientos que la entidad necesita.
Una secretaria digitadora que tendrá las funciones de hacer efectiva y
eficiente dicha oficina y los demás que le asignen los jefes inmediatos.
31
Además, deberá mantener discreción y reserva sobre los asuntos
tramitados en la dependencia
4.1.7 La revisión, evaluación o verificación. Se constituye este
elemento como el sistema vital de todo sistema de control interno
disciplinario que posibilita la permanente retroalimentación,
enriquecimiento y fortalecimiento del sistema. Su principal propósito es
constituirse en un implemento evaluativo y presentar un servicio de
control a la administración con el fin de garantizar el éxito de las
operaciones y de obtener un mayor beneficio en materia disciplinaria
para la entidad o un cumplimiento más eficaz de sus objetivos
institucionales.
En desarrollo de este elemento la ley sobre el control interno disciplinario
preve la necesidad de considerar en toda administración “la organización
de métodos confiables para la evaluación de la gestión”.
4.1.8 Destinatarios de la Ley disciplinaria de conformidad con la
Ley 200 de 1995
Se dirige a:
- Empleados de Carrera Admninistrativa.
32
- Empleados de Nombramientos Provisionales.
- Empleados en Orden de Prestación de Servicios ( OPS ).
- Empleados de Libre Nombramiento y Remoción.
Los miembros de las corporaciones públicas como son por ejemplo; los
Concejales.
4.1.9 Mecanismos de control para una oficina de Control Interno
Disciplinario.
4.1.9.1 Controles de Perfección. Consiste en la numeración,
secuencial preferiblemente sistematizadas de las quejas denuncias y
demás, con el fin de poder mantener un control sobre los procesos
disciplinarios.
4.1.9.2 Archivo de Pendientes. Consiste en el establecimiento de
un archivo en donde reposan copias de los documentos que se
encuentran en proceso, hasta tanto dicha operación no sea culminada,
de esta manera se podrá controlar que sus procedimientos han sido
culminados y cuales no.
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4.1.9.3 Lista de Autos. Es utilizado en procedimientos para los
cuales han establecido plazos para su cumplimiento, y consiste en
ordenar los procesos por fecha de prescripción, términos, con el fin de
dar prioridad a los más urgentes y evitar que sea olvidado algún auto.
4.1.9.4 Supervisión. Consiste en el establecimiento de mecanismos
para supervisar el trabajo de los empleados, asegurándose que es
llevado a cabo de acuerdo con los alineamientos.
4.1.10 Independencia. La oficina de Control Interno Disciplinario
tiene que estar dotada de buenas herramientas físicas y manuales en
un espacio totalmente determinado e individualmente con otras
dependencias para prevenir que se mezcle trabajo, público y servidores
que puedan poner en riesgo los procesos que se lleven en esta oficina.
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5. CONCLUSIONES
Al estipularse la Ley 200 de 1.995, las entidades descentralizadas del
Municipio de San José, debieron haber creado la oficina de control
interno disciplinario dentro de su estructura orgánica administrativa.
Este hecho se fue dando sólo en algunas entidades, algunos organismos
se limitaron a nombrar solamente una persona pero sin estructurarle
una oficina conforme a las funciones y responsabilidades que demanda
la función de control interno disciplinario.
Es por ello que he visto lo necesario que es implementar una oficina
de control interno disciplinario, desarrollando este ensayo que estoy
segura va a servir para delinear las acciones futuras inherentes a un
verdadero control disciplinario interno en las entidades donde se tome
como ejemplo.
Con el presente ensayo se concluye que la ley 200 de 1.995 o Código
Único Disciplinario, debe ser implementada en todas y cada una de las
áreas de la administración de las entidades y no dejarla como una rueda
suelta en el ejercicio de sus actividades de orden sancionatoria.
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Para establecer la aplicabilidad de la ley 200 de 1.995 se amerita que las
entidades descentralizadas del Municipio de San José de Cúcuta cuenten
con un equipo asesor para que a través la oficina de control interno
disciplinario, se puedan enmendar posibles errores que se cometen en
los procesos administrativos. Igualmente podemos concluir que el
sistema que se aplique en el cualquier entidad estatal estar formulado
en una forma correctiva y como un control disciplinario.
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6. RECOMENDACIONES
Se recomienda a los ejecutivos de cada entidad ó al máximo
representante, que dé la voluntad de orden político o administrativo
para poder implementar las acciones de Control Interno Disciplinario
necesario para el buen desarrollo de la institución.
Se recomienda que se establezcan mecanismos de capacitación y
formación a cada uno de los altos funcionarios, como al equipo asesor
para que entiendan cual es el verdadero sentido de Control Interno
Disciplinario dentro de una organización.
Se recomienda que se estructure conforme se proponga la oficina de
Control Interno Disciplinario de las entidades asignándole a esta todas
las herramientas necesarias y básicas para que ellos puedan ejercer su
función conforme lo establecen las normas vigentes.
Se recomienda que se haga trimestralmente o semestralmente
reuniones de carácter evaluativo como de capacitación para que las
personas tengan conocimiento del desarrollo de sus actividades y a la
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vez conozcan la nueva normatividad que sobre el sistema disciplinario
que se ha implementado.
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BIBLIOGRAFIA
REPÚBLICA DE COLOMBIA. Código Disciplinario Único. Ley 200 de 1.995 (Julio 28). Decreto 100 de 1.980 Código Penal. Constitución Política de Colombia de 1.991. Ley 190 de 1995. Artículos 50, 53, 65.
GAVIRIA Correa, Gonzalo. El Control Interno Manual para su aplicación en las entidades nacionales, departamentales y municipales. 2 edición. Biblioteca Jurídica Diké. Contraloría de Santafé de Bogotá. 1994. 273 p. PACHON Lucas, Carlos. Normas de Control Interno y Fiscal. Edición: Consultores en Gestión Gubernamental Ltda 1.998. 328 p. CONTRALORIA GENERAL DE DEPARTAMENTO DE NORTE DE SANTANDER, Revista 2 LOGOS, 1ª Edición San José de Cúcuta, 1.998. 98 p. LOAIZA Gallón, Hernando. El Control Interno en las Entidades Estatales. Edición Príncipe. ESAP. Santafé de Bogotá D.C. Febrero de 1.999. 315 p.
