Pautas Para Hacer El Cierre Del Ejercicio 2013
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Primera Quincena - enero 2014
Seccin contabilidad
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Operatividad ContableCules son las pautas a seguir para el cierre del
Ejercicio 2013?
1. CUESTIONES PREVIAS
Como sucede siempre, el trmino del ao genera ciertas obligaciones y preocupaciones al profesional contable, como por ejemplo, preparar los Estados Financieros, pre-parar y presentar la Declaracin Jurada Anual del Impues-to a la Renta, as como tambin efectuar el cierre de las cuentas contables de dicho perodo, proceso que como se sabe, est dirigido fundamentalmente a saldar las cuentas patrimoniales y las cuentas de resultados. En relacin a esto ltimo, en la presente Operatividad Con-table, analizamos el proceso contable que se debe seguir para efectuar el cierre contable correspondiente al ejercicio 2013, tanto de empresas comerciales, de servicios como industriales, utilizando para ello las cuentas del Plan Con-table General Empresarial (PGCE). Es importante precisar que en informes posteriores, mostraremos los efectos prc-ticos de estos procesos.
2. DEFINICIN
El Proceso de cierre contable puede ser definido como un conjunto de procedimientos cuyo objetivo es la cancelacin de los saldos de las cuentas de resultados (ingresos y gas-tos) que hubieran tenido movimiento durante el ejercicio, a fin de obtener el resultado del ejercicio. Tambin com-prende el cierre temporal de las cuentas patrimoniales, las que una vez cerrado el ejercicio, se vuelven a aperturar al comienzo del siguiente perodo.
3. CIERRE CONTABLE EN EMPRESAS COMERCIALES
En una empresa comercial, el proceso de cierre contable comprende las siguientes etapas:
a) Ajustes Contables
b) Cierre de las cuentas de resultados
c) Cierre de las cuentas patrimoniales.
a) Ajustes Contables
Esta etapa implica bsicamente dos ajustes:
1er Ajuste:
La cancelacin de los saldos de las subdivisionarias de la subcuenta 691 Mercaderas de la cuenta 69 Costo de Ventas, transfirindolos a las divisionarias de la sub-cuenta 611 Mercaderas de la cuenta 61 Variacin de Existencias, tal como se muestra a continuacin:
CUENTAS DEBE HABER
XX61 VARIACIN DE EXISTENCIAS XXXX 611 Mercaderas 6111 Mercaderas manufacturadas 6112 Mercaderas de extraccin 6113 Mercaderas agropecuarias y pisccolas 6114 Mercaderas inmuebles 6115 Otras mercaderas69 COSTO DE VENTAS XXXX 691 Mercaderas 6911 Mercaderas manufacturadas 69111 Terceros
69112 Relacionadas 6912 Mercaderas de extraccin 69121 Terceros 69122 Relacionadas 6913 Mercaderas agropecuarias y pisccolas 69131 Terceros 69132 Relacionadas 6914 Mercaderas inmuebles 69141 Terceros 69142 Relacionadas 6915 Otras mercaderas 69151 Terceros 69152 Relacionadasx/x Por la transferencia del saldo de la cuenta 69 Costo de
Ventas.XX
2do. Ajuste:
La cancelacin de los saldos de las cuentas del elemen-to 9, para lo cual se efecta un cargo a la cuenta 79 Cuentas imputables a cuentas de costos y gastos con un abono a cada una de las cuentas del elemento 9.
CUENTAS DEBE HABER
XX79 CARGAS IMP. A CUENTA DE COSTOS XXXX 791 Cargas imputables a cuentas de costos y gastos94 GASTOS ADMINISTRATIVOS XXXX95 GASTOS DE VENTA XXXXx/x Por la cancelacin de las cuentas del elemento 9.
XX
b) Cierre de las Cuentas de Resultados
Las cuentas de resultados son aquellas cuentas de los elementos 6 y 7 del Plan Contable General Empresarial (PCGE). En este caso, para el cierre de estas cuentas, nuestra legislacin contable obliga a emplear la dinmica de las cuentas del elemento 8 Saldos intermediarios de gestin y determinacin del Resultado del Ejercicio, las cuales son objeto de descripcin en el siguiente cuadro:
CUENTA 80 MARGEN COMERCIAL
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
Elsaldodelascomprasdemercaderas- subcuenta 601 y divisionaria 6091.
Elsaldodeudordelavariacindemer-caderas - subcuenta 611.
El saldodeesta cuenta80Margenco-mercial,conabonoalacuenta82Valoragregado.
Elsaldodelasventasdemercade-ras - subcuenta 701.
El saldo acreedor de la variacinde mercaderas - subcuenta 611.
CUENTA 82VALOR AGREGADO
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
Elsaldodelascomprasacumuladasenlas subcuentas 602, 603 y 604, y el saldo de las divisionarias 6092, 6093 y 6094.
ElsaldodeudordelassubcuentasdeVa-riacin de existencias (subcuentas 612, 613 y 614).
ElsaldodelaCuenta63Gastosdeservi-cios prestados por terceros.
Elsaldodeestacuenta,conabonoalacuenta 83 Excedente bruto (insuficien-cia bruta) de explotacin.
Elsaldodelascuentas80Margencomercialy81Produccindelejer-cicio.
El saldoacreedorde las subcuen-tas de Variacin de existencias (subcuentas 612, 613 y 614).
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asesor emPresarial
Seccin contabilidad
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CUENTA 83 EXCEDENTE (O INSUFICIENCIA) BRUTO DE EXPLOTACIN
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
Lossaldosde lascuentas62Gastosdepersonal, directores y gerentes, y 64 Gastosportributos.
Elsaldoacreedordeestacuenta(exce-dentebruto),conabonoalacuenta84Resultado de explotacin.
Elsaldodelacuenta82Valoragre-gado.
Lossubsidiosrecibidos. El saldo deudor de esta cuenta
(Insuficiencia bruta) con cargo alacuenta84Resultadodeexplota-cin.
CUENTA 84 RESULTADO DE EXPLOTACIN
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
El saldo deudor de la cuenta 83 Exce-dentebruto(insuficienciabruta)deex-plotacin.
Elsaldode lascuentas65Otrosgastosdegestiny68Valuacinydeteriorodeactivosyprovisiones.
El saldo acreedor de esta cuenta, conabonoalacuenta85Resultadoantesdeparticipacioneseimpuestos.
El saldoacreedorde lacuenta83Excedentebruto(insuficienciabru-ta) de explotacin.
El saldo de las cuentas 75 Otrosingresos de gestin (excepto ladivisionaria 7591 Subsidios gu-bernamentales), 76 Ganancia pormedicindeactivosnofinancierosalvalorrazonable,y78Cargascu-biertas por provisiones.
El saldo deudor de esta cuentaconcargoalacuenta85Resultadoantesdeparticipacioneseimpues-tos.
CUENTA 85 RESULTADO ANTES DE PARTICIPACIONES E IMPUESTOS
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
Elsaldodeudordelacuenta84Resulta-do de explotacin.
Elsaldodelacuenta67Gastosfinancie-ros.
El saldo acreedor de esta cuenta conabonoalacuenta89Determinacindelresultadodelejercicio.
El saldoacreedorde lacuenta84Resultado de explotacin.
El saldo de la cuenta 77 Ingresosfinancieros.
El saldo deudor de esta cuenta,concargoalacuenta89Determi-nacindelresultadodelejercicio.
Como se observa de lo anterior, las cuentas de resultados se van cargando y abonando con las cuentas del elemento 8, para finalmente determinar el resultado del ejercicio.
Importante
La cuenta 81 Produccin del ejercicio no se utiliza en em-presas comerciales.
c) Cierre de las Cuentas del Balance
sta es la ltima fase del proceso de cierre contable. El objeto de sta es la cancelacin de los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. Para estos efec-tos, los saldos de las cuentas del pasivo y patrimonio se cargan, en tanto que los saldos de las cuentas del activo se abonan. Con ello, se logra que al cierre del ejercicio, todas las cuentas queden canceladas.
PROCESO DE CIERRE CONTABLE EMPRESAS COMERCIALES
AjustesContables
Cierre Cuentas Patrimoniales
Balance de Comprobacin
Cierre Cuentas de Resultados
4. CIERRE CONTABLE EN EMPRESAS DE SERVICIOS
En una empresa de servicios, el proceso de cierre contable tambin comprende las siguientes etapas:
a) Ajuste Contable
b) Cierre de las cuentas de resultados
c) Cierre de las cuentas patrimoniales.
a) Ajuste Contable
En empresas de servicios, solo se realiza un ajuste con-table. Este ajuste implica la cancelacin de los saldos de las cuentas del elemento 9, para lo cual se efecta un cargo a la cuenta 79 Cuentas imputables a cuentas de costos y gastos con un abono a cada una de las cuentas del elemento 9.
CUENTAS DEBE HABER
XX79 CARGAS IMP. A CUENTA DE COSTOS XXXX 791 Cargas imputables a cuentas de costos y gastos90 COSTO DEL SERVICIO XXXX94 GASTOS ADMINISTRATIVOS XXXX95 GASTOS DE VENTA XXXXx/x Por la cancelacin de las cuentas del elemento 9.
XX
A diferencia de las empresas comerciales, tratndose de las empresas de servicios no se realiza la cancela-cin de la cuenta 69 Costo de ventas, por cuanto en servicios, el costo se va acumulando en una cuenta del elemento 9.
b) Cierre de las Cuentas de Resultados
Las cuentas de resultados son aquellas cuentas de los elementos 6 y 7 del Plan Contable General Empresa-rial (PCGE). En este caso, para el cierre de estas cuen-tas, nuestra legislacin contable obliga a emplear la dinmica de las cuentas del elemento 8 Saldos inter-mediarios de gestin y determinacin del Resultado del Ejercicio, la cual es objeto de descripcin en el siguien-te cuadro:
CUENTA 81PRODUCCIN DEL EJERCICIO
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
Los saldos deudores de las subcuentas711,712,713y714,losquesetransfie-ren a la subcuenta 811 Produccin debienes.
Elsaldodeudordelacuenta715,quesetransfierealasubcuenta812Produccinde servicios.
El saldo acreedor de esta cuenta conabonoalaCuenta82Valoragregado.
El saldode las ventasdebienesyservicios (subcuentas 702, 703 y 704).
Los saldos acreedores de las sub-cuentas 711, 712, 713 y 714, las que se acumulan en la subcuenta 811Produccindebienes.
El saldode lacuenta72 -Produc-cindeactivoinmovilizado,queseacumulaenlasubcuenta813.
CUENTA 82VALOR AGREGADO
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
El saldode lascomprasacumuladasenlas subcuentas 602, 603 y 604, y el saldo de las divisionarias 6092, 6093 y 6094.
ElsaldodeudordelassubcuentasdeVa-riacin de existencias (subcuentas 612, 613 y 614).
ElsaldodelaCuenta63Gastosdeservi-cios prestados por terceros.
Elsaldodeestacuenta,conabonoa lacuenta83Excedentebruto(insuficienciabruta) de explotacin.
Elsaldodelascuentas80Margencomercialy81Produccindelejer-cicio.
Elsaldoacreedordelassubcuentasde Variacin de existencias (sub-cuentas 612, 613 y 614).
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CUENTA 83 EXCEDENTE (O INSUFICIENCIA) BRUTO DE EXPLOTACIN
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:Los saldos de las cuentas 62 Gastos depersonal,directoresygerentes,y64Gas-tos por tributos.
El saldo acreedor de esta cuenta (exce-dente bruto), con abono a la cuenta 84Resultado de explotacin.
Elsaldodelacuenta82Valoragre-gado.
Lossubsidiosrecibidos.Elsaldodeudordeestacuenta(In-suficiencia bruta) con cargo a lacuenta84Resultadodeexplotacin.
CUENTA 84 RESULTADO DE EXPLOTACIN
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
Elsaldodeudordelacuenta83Exceden-tebruto(insuficienciabruta)deexplota-cin.
Elsaldodelascuentas65Otrosgastosdegestiny68Valuacinydeteriorodeac-tivosyprovisiones.
El saldo acreedor de esta cuenta, conabonoalacuenta85Resultadoantesdeparticipacioneseimpuestos.
Elsaldoacreedordelacuenta83Ex-cedente bruto (insuficiencia bruta)de explotacin.
El saldo de las cuentas 75 Otrosingresos de gestin (excepto ladivisionaria 7591 Subsidios guber-namentales), 76 Ganancia porme-dicin de activos no financieros alvalorrazonable,y78Cargascubier-tas por provisiones.
Elsaldodeudordeestacuentaconcargoalacuenta85Resultadoantesdeparticipacioneseimpuestos.
CUENTA 85 RESULTADO ANTES DE PARTICIPACIONES E IMPUESTOS
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:Elsaldodeudordelacuenta84Resulta-
do de explotacin.Elsaldodelacuenta67Gastosfinancie-
ros.Elsaldoacreedordeestacuentaconabonoalacuenta89Determinacindelresultadodelejercicio.
Elsaldoacreedordelacuenta84Resultado de explotacin.
Elsaldodelacuenta77Ingresosfinancieros.
Elsaldodeudordeestacuenta,concargoalacuenta89Determinacindelresultadodelejercicio.
Como se observa de lo anterior, las cuentas de resultados se van cargando y abonando con las cuentas del elemento 8, para finalmente determinar el resultado del ejercicio.
Importante
En empresas de servicios no se utiliza la cuenta 80 Margen comercial, por cuanto esta cuenta solo es utilizada para efectuar el cierre en empresas comerciales.
c) Cierre de las Cuentas del Balance
Esta es la ltima fase del proceso de cierre contable. El objeto de esta fase es la cancelacin de los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. Para estos efec-tos, los saldos de las cuentas del pasivo y patrimonio se cargan, en tanto que los saldos de las cuentas del activo se abonan. Con ello, se logra que al cierre del ejercicio, todas las cuentas queden canceladas.
PROCESO DE CIERRE CONTABLE EMPRESAS DE SERVICIOS
AjusteContable
Cierre Cuentas Patrimoniales
Balance de Comprobacin
Cierre Cuentas de Resultados
5. CIERRE CONTABLE EN EMPRESAS INDUSTRIALES
En una empresa industrial, el proceso de cierre contable comprende las siguientes etapas:
a) Ajustes Contables
b) Cierre de las cuentas de resultados
c) Cierre de las cuentas patrimoniales.
Cierre de cuentas pa-trimoniales
Cierre de cuentas de resultados
Ajustes contables
CIERRE CONTABLE- EMPRESAS
INDUSTRIALES
a) Ajustes Contables
Esta etapa implica bsicamente dos ajustes:
1er Ajuste:
La cancelacin de los saldos de las subdivisionarias de las subcuentas 692 Productos terminados y 693 Subpro-ductos, desechos y desperdicios, transfirindolos a las di-visionarias de las subcuentas 711 Variacin de productos terminados y 712 Variacin de subproductos, desechos y desperdicios de la cuenta 71 Variacin de la Produccin Almacenada, tal como se muestra a continuacin:
CUENTAS DEBE HABER
XX71 VARIACIN DE LA PRODUCCIN ALMACENADA XXXX 711 Variacin de productos terminados 7111 Productos manufacturados 7112 Productos de extraccin terminados 7113 Productos agropecuarios y pisccolas terminados 7114 Productos inmuebles terminados 7115 Existenciasdeserviciosterminados 712 Variacin de subproductos, desechos y desperdicios 7121 Subproductos 7122 Desechosydesperdicios69 COSTO DE VENTAS XXXX 692 Productos terminados 6921 Productos manufacturados 69211 Terceros 69212 Relacionadas 6922 Productos de extraccin terminados 69221 Terceros 69222 Relacionadas 6923 Productos agropecuarios y pisccolas terminados 69231 Terceros 69232 Relacionadas 6924 Productos inmuebles terminados 69241 Terceros 69242 Relacionadas 6925 Existenciasdeserviciosterminados 69251 Terceros 69252 Relacionadas 6926 CostosdefinanciacinProductosterminados 69261 Terceros 69262 Relacionadas 6927 CostosdeproduccinnoabsorbidoProductos
terminados 6928 CostodeineficienciaProductosterminados 693 Subproductos, desechos y desperdicios 6931 Subproductos
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asesor emPresarial
Seccin contabilidad
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Autor: Effio PErEdA, fErnAndo
Contador Pblico; Maestra en Poltica y Administracin Tributaria; Asesor y Consultor Contable Tributario; Miembro del Staff de la Revista Asesor Empresarial.
69311 Terceros 69312 Relacionadas 6932 Desechosydesperdicios 69321 Terceros 69322 Relacionadasx/x Por la transferencia del saldo de la cuenta 69 Costo de
Ventas.XX
2do. Ajuste:
La cancelacin de los saldos de las cuentas del elemen-to 9, para lo cual se efecta un cargo a la cuenta 79 Cuentas imputables a cuentas de costos y gastos con un abono a cada una de las cuentas del elemento 9.
CUENTAS DEBE HABER
XX79 CARGAS IMP. A CUENTA DE COSTOS XXXX 791 Cargas imputables a cuentas de costos y gastos90 COSTO DE PRODUCCIN XXXX94 GASTOS ADMINISTRATIVOS XXXX95 GASTOS DE VENTA XXXXx/x Por la cancelacin de las cuentas del elemento 9.
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b) Cierre de las Cuentas de Resultados
Las cuentas de resultados son aquellas cuentas de los elementos 6 y 7 del Plan Contable General Empresa-rial (PCGE). En este caso, para el cierre de estas cuen-tas, nuestra legislacin contable obliga a emplear la dinmica de las cuentas del elemento 8 Saldos inter-mediarios de gestin y determinacin del Resultado del Ejercicio, la cual es objeto de descripcin en el siguien-te cuadro:
CUENTA 81PRODUCCIN DEL EJERCICIO
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
Los saldos deudores de las subcuentas711,712,713y714,losquesetransfie-ren a la subcuenta 811 Produccin debienes.
Elsaldodeudordelacuenta715,quesetransfierea lasubcuenta812Produccinde servicios.
El saldo acreedor de esta cuenta conabonoalaCuenta82Valoragregado.
El saldode las ventasdebienesyservicios (subcuentas 702, 703 y 704).
Los saldos acreedores de las sub-cuentas 711, 712, 713 y 714, las que se acumulan en la subcuenta 811Produccindebienes.
Elsaldodelacuenta72-Produccinde activo inmovilizado, que se acu-mulaenlasubcuenta813.
CUENTA 82VALOR AGREGADO
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
El saldode lascomprasacumuladasenlas subcuentas 602, 603 y 604, y el saldo de las divisionarias 6092, 6093 y 6094.
ElsaldodeudordelassubcuentasdeVa-riacin de existencias (subcuentas 612, 613 y 614).
ElsaldodelaCuenta63Gastosdeservi-cios prestados por terceros.
Elsaldodeestacuenta,conabonoa lacuenta83Excedentebruto(insuficienciabruta) de explotacin.
Elsaldodelascuentas80Margencomercialy81Produccindelejer-cicio.
Elsaldoacreedordelassubcuentasde Variacin de existencias (sub-cuentas 612, 613 y 614).
CUENTA 83 EXCEDENTE (O INSUFICIENCIA) BRUTO DE EXPLOTACIN
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
Los saldosde las cuentas62Gastosdepersonal, directores y gerentes, y 64 Gastosportributos.
Elsaldoacreedordeestacuenta(exce-dentebruto),conabonoalacuenta84Resultado de explotacin.
Elsaldodelacuenta82Valoragre-gado.
Lossubsidiosrecibidos.El saldo deudor de esta cuenta(Insuficiencia bruta) con cargo alacuenta84Resultadodeexplota-cin.
CUENTA 84 RESULTADO DE EXPLOTACIN
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
Elsaldodeudordelacuenta83Exceden-tebruto(insuficienciabruta)deexplota-cin.
El saldode lascuentas65Otrosgastosdegestiny68Valuacinydeteriorodeactivosyprovisiones.
El saldo acreedor de esta cuenta, conabonoalacuenta85Resultadoantesdeparticipacioneseimpuestos.
El saldo acreedor de la cuenta 83Excedentebruto(insuficienciabru-ta) de explotacin.
El saldo de las cuentas 75 Otrosingresos de gestin (excepto ladivisionaria 7591 Subsidios gu-bernamentales), 76 Ganancia pormedicindeactivosnofinancierosalvalorrazonable,y78Cargascu-biertas por provisiones.
Elsaldodeudordeestacuentaconcargoalacuenta85Resultadoan-tesdeparticipacioneseimpuestos.
CUENTA 85 RESULTADO ANTES DE PARTICIPACIONES E IMPUESTOS
SE CARGA CON ABONO A: SE ABONA CON CARGO A:
Elsaldodeudordelacuenta84Resulta-do de explotacin.
Elsaldodelacuenta67Gastosfinancie-ros.
El saldo acreedor de esta cuenta conabonoalacuenta89Determinacindelresultadodelejercicio.
El saldo acreedor de la cuenta 84Resultado de explotacin.
El saldo de la cuenta 77 Ingresosfinancieros.
El saldo deudor de esta cuenta, concargoalacuenta89Determinacindelresultadodelejercicio.
Como se observa de lo anterior, las cuentas de resulta-dos se van cargando y abonando con las cuentas del elemento 8, para finalmente determinar el resultado del ejercicio.
Importante
En empresas industriales no se utiliza la cuenta 80 Margen comercial, por cuanto esta cuenta solo es utilizada para efectuar el cierre en empresas comerciales.
c) Cierre de las Cuentas de Balance
Esta es la ltima fase del proceso de cierre contable. El objeto de sta es la cancelacin de los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio. Para estos efec-tos, los saldos de las cuentas del pasivo y patrimonio se cargan, en tanto que los saldos de las cuentas del activo se abonan. Con ello, se logra que al cierre del ejercicio, todas las cuentas queden canceladas.
PROCESO DE CIERRE CONTABLE EMPRESAS INDUSTRIALES
AjusteContable
Cierre Cuentas Patrimoniales
Balance de Comprobacin
Cierre Cuentas de Resultados