PAUTASPARAEVALUARBASESDE DATOSENCD-ROM

PURIFICACIÓN MosCoso

FacultaddeCienciasde la Documentaciónde la Universidadde Alcalá de Henares

Resumen:Se proporcionanlas pautasy criteriosgeneralesde evaluaciónde ba-sesde datosen CD-ROM. Se analiza la basede datos,el softwarede recupe-ración y la interfazde usuario.En la evaluaciónde la basede datos se tienenen cuentalos aspectosrelacionadoscon su contenido,el de los registrosy laindizaciónde los documentos.En cuantoal softwarede recuperación,seestu-dian suscapacidadesy prestaciones,y en la interfazde usuariosuamigabili-dad y consistencia.

Palabrasclave: Basesde datosen CD-ROM,Evaluación,Softwarede almacena-mientoy recuperaciónde información,Interfazde usuario,Amigabilidad.

Abstract: Criteria for evaluationCD-ROM databasesaregiven. Database,infor-mationretrieval softwareanduser interfaceareanalysed.Relatedto the data-base,its content,recordsanddocumentindexing aretakeninto consideration.It is studied,also,the functionality andcapacitiesof Ihe information retrievalsoftwareandconsistencyanduserfriendlinessof the interface.

Key words: CD-ROM Databases,Evaluation,Storageandretrieval informationsoftware,Userinterface,Userfriendliness.

1. INTRODUCCIÓN

Hastafinales de la décadade los ochentael bibliotecario referencistadesempeñabasutareahaciendouso,básicamente,de fuentesimpresas.Enlos paísesdonde,además,existía una industria de la información conso-lidada y una infraestructurade redesde comunicaciónadecuada,los re-ferencistasutilizaban tambiénbasesde datos en líneapara cubrir las de-mandas de sus usuarios,especialmenteen bibliotecas universitarias yespecializadas.

RevistaGeneralde Informacióny Documentación,Vol. 7, n.0 1. ServiciodePublicacionesUniversidadComplutense.Madrid, 1997

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La consolidaciónde la industria del CD-ROM supusouna revoluciónimportanteen el mundode la información. Por primera vez, los usuariospodíanbeneficiarsedel accesoa información electrónicasin que tuvieranquepagarpor esteservicio.No hay queolvidar quemuy pocasbibliotecasofrecían un servicio de accesoa basesde datosen línea sin costealgunoparasususuarios.

Los beneficiosdirectose indirectosdel accesoa basesde datosen CD-ROM estánclaramenteconstatadospor los profesionalesy en la biblio-grafía al respecto.Los usuariosno los ignoran, y demandan,cadavezconmayorcontundencia,el usode estasfuentes.Así, progresivamente,las bi-bliotecascomenzarona sustituir la adquisiciónde boletinesde resumenesy repertoriosbibliográficos por la suscripcióna basesde datos en CD-ROM, de tal forma que hoy en día es impensableconcebirun buen servi-cio de orientaciónbibliográfica sin dotar al serviciode referenciade Co-leccionesde basesde datosenestesoporte.Sin embargo,es importantequeestasfuentesse seleccionenconformeaunoscriteriosqueasegurenla ade-cuación del productoa las característicasy políticasdel centro, sutipo deusuariosy susnecesidadesde información.

Todo procesode seleccióny adquisiciónimplica, necesariamente,unatareade evaluaciónprevia. Decidir cuál es el productomás adecuadoparaun centroy unos usuariosconcretosno es tareaexentade ciertadificultad,máxime cuandouna misma basede datos tiene diversos distribuidores ocuandounamismamateriase encuentracubiertapor variasbasesde datos.

Es precisotambién teneren cuentaquecuandose trata de un serviciode accesoa basesde datosen línea,en la mayoríade los casoses un espe-cialista quien realizalas búsquedas.Porel contrario, lasbasesde datosenCD-ROM estánpensadasparaque seael usuario final quien lleve a cabosupropia búsqueda.En principio, nadiemejor que él sabelo que quiere,paraquéy con quéfinalidad. Debetratarse,por consiguiente,de productosamigables.

Así, el objetivo deestetrabajoes analizarlos criteriosy pautasespecí-ficosquedebenregir la evaluaciónde basesdedatosenCD-ROM. No obs-tante,antesde abordarestacuestiónvoy a comentaruna seriede cuestio-nesde índole generalqueafectany condicionanel procesode evaluación.

2. CONSIDERACIONESDE CARáCTERGENERAL

La evaluaciónde basesde datosen CD-ROM se englobadentro delprocesode selección,que, junto con la adquisición,aplican los criteriosmarcadosdesdela política de desarrollode la colección.En estecaso, altratarsede unacoleccióncuya finalidad principal es proporcionarun ser-vicio de orientaciónbibliográfica,dicha política refleja los objetivosde un

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servicio en concreto:el de referenciay orientaciónbibliográfica que,a suvez, sesupeditaa la política y objetivos generalesde la bibliotecaen cues-tión.

La evaluaciónde unabasede datosen CD-ROM esun procesocondi-cionado por dos variablesdeterminantes:los objetivos de la biblioteca ysususuarios.Por ello, no es posiblehablarde evaluacionesde productosválidas y generalespara multitud de casos.El papeldinámico quedesem-peñala bibliotecadentrode la comunidada la quesirve y las necesidadesde información de sususuariosimponenprocesosde evaluaciónmarcadospor tiemposy espaciosconcretos.

Porotra parte,el mercadodesempeñaun papelfundamentalen todoes-te proceso.La evaluaciónsecomplicaa medidaquecreceel númerode ba-sesde datosquecubrenmateriasigualeso afines, y conformeaumentaelnúmerode distribuidoresquehacenaccesibleal público una misma basede datos.Conocerquéexisteen el mercadoesfundamental,y paraello esnecesariorecurrir a distintasfuentesy utilizar diferentesmétodos.Directo-rios impresosy electrónicos,catálogoscomercialesy bibliografías infor-man sobredistintosaspectosdel mercado.Paramantenerseal día es con-venienteconsultarrevistasespecializadas,columnasy recensionessobreproductosconcretos,así como newsletters,fuentefundamentalen un áreade evolución tan rápidacomo la del CD-ROM. Internetes unafuenteex-celenteparaobtenerinformación sobreproductosconcretos,especialmen-te sobrelos más novedosos,así como las exhibicionesde los congresos.Porúltimo, las asociacionesy los gruposde interésespecialproporcionantambiéndatosde granvalor -

Porúltimo, al tratarsede un productoelectrónico,entraen juego, ade-más, la infraestructuray los recursos tecnológicosde la biblioteca. Así,puedeserun factordeterminante,por ejemplo,el queexistaunaversiónenred de la basede datos,y queéstano presenteproblemascon la red localde la institución. Es importanteteneren cuentaquehoy en día se tiende ala configuraciónde redesquepermitancompartirinformaciónalmacenadaen soporteCD-ROM. Otro aspectoquetambiénpuedegenerarciertospro-blemas es Jacapacidadde memoriaquenecesitala aplicación para poderejecutarsesincomplicaciones.

Por todoello, cuandoseevalúaunabasede datosen CD-ROM, es ne-cesariohacerlodesdetresperspectivasdistintasperocomplementarias,quese convierten,a suvez, en tres fasesde unaevaluaciónglobal’. La prime-

¡ Nicholls sistematizay elasificalas pautasparaconocerlos posiblesproductosde in-terésqueofreceestemercadoconcreto.NIUIOLLS, P.: 15 quick tips for navigatingthe CD-ROM literature,CD-ROMProfessional,enero1997, Pp. 93-97.

2 MILLER, D.C.: EvaluatingCD-ROMs: robuy or what to buy,Database,junio 1987,pp. 36-42.

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ra faseesunaevaluacióndescriptiva,queevalúael productoen sí mismo,como enteaislado,sin teneren cuentaun contextomás amplio: necesida-des y prioridadesde los usuariospotenciales,otros productosafines, otrossoportes,etc. Se centra,por consiguiente,en las distintascaracterísticasdeunabasede datosconcreta.

Una vez realizadoestetipo de evaluaciónes precisollevar a cabounaevaluacióncomparativa,en la queya entraen juego el restode productosque ofreceel mercado.Es necesariocompararla basede datos con susequivalentesimpresosy en línea,así como con cualquierotraenCD-ROMquepuedacubrir materiasafines.

Y, por último, el procesodebecompletarsecon unaevaluaciónde uso,en la quesecontextualizanlasfasesanterioresy adquierenrelevanciaunosusuarios,unacolección, unasprioridadesy un presupuestoconcretos.Elevaluadordebeestimarla posiblefrecuenciadeusode la basede datos,asícomo el tanto por cientode usuariosque la requierey utilizará. No hayqueolvidar que el costede una basede datosen CD-ROM es inversamenteproporcionala sufrecuenciade uso,frentea las basesde datosen línea,cu-yo costeesdirectamenteproporcionala suutilización.

3. CRITERIOSY METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN

A la horade establecerunosprincipios generalesde evaluaciónde ba-sesde datosen CD-ROM podríamospartir de los ya clásicosseis princi-pios enunciadospor Katz paraevaluarfuentesde información’: propósito,autoridad,cobertura,audiencia,costey formato. Large, sin embargo,sos-tiene la necesidadde buscarcriterios específicospara la evaluacióndefuenteselectrónicasy se cuestionala validez de los enunciadospor Katz,puestoque fueron formulados,principalmente,parafuentesimpresas~. Elpropio Katz, a la horade establecercriterios parabasesde datos (él sere-fiere básicamentea basesde datosen línea), reconoceque,aún siendová-lidos los principios mencionados,es necesariotenerencuentaotra seriedeaspectos’.

Desdemi punto de vista los criterios, como tales, son válidos, entreotras razonesporque las basesde datos en CD-ROM son el equivalenteelectrónicode los repertoriosbibliográficos y boletinesde resúmenestra-

KATZ, W. A.: introduction to Rejérence Work, Nueva York, N.Y., Mc Oraw-I-lill,1987. St cd., vol. 1, pp. 23-30.

LARGE, J. A.: EvaluatingonlineandCD-ROM referencesourees,Journalof Libra-rianshtp, vol. 21, nY 2, abriL 1989, pp. 87-108.

KÁrz, W. A.: Introduction to ReferenceWork, NuevaYork, N.Y., Mc Graw-Hill,1987,5?ed., vol. II, pp. 110-114.

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dicionales.Sin embargo,al tratarse,precisamente,defuentesen soportedi-ferente y con distinta estructuray organización,dejade tenervalidez laforma que Katz proponede llevarlos a la práctica.

Adetuás,al tratarsede principios de índole general,formuladoscomopunto de partidade la evaluaciónde todo tipo de fuentesde información,necesitancompletarsecon criteriosespecíficoscuandoel análisis se refie-re a unatipologíaen particular.

ParaBasch”existendoscriteriosclavea la horade evaluarunabasededatosen CD-ROM: surelevanciay suaccesibilidad.La relevanciaestádi-rectamenterelacionadacon el contenidode la basede datosy con las ex-pectativasy necesidadesdelos usuarios.La accesibilidad,por el contrario,tieneque ver con el diseño,estructuray organizaciónde la basede datos,con la forma de accedera ella y, cómo no, consu precio.A esterespecto,quieroseñalarqueno voy a comentarlos aspectosrelacionadoscon el cos-te de estasbasesde datos,ya queno existenpautasgeneralesrelacionadascon él, sino presupuestosconcretosqueposibilitan o no la adquisicióndeun producto.

Así, relevanciay accesibilidaddebenconstituirseen términos equiva-lentesde unaecuaciónque sirve paradeterminarcuál es la basede datosque mejor se adecúaa las necesidadesdel centroen cuestión.

Es claro, pues,quees necesariodeterminarpautasespecíficasde eva-luaciónparacadauno de los elementosbásicosquecomponenunabasededatos.

En la evaluaciónde unafuenteelectrónicaentranenjuego, ademásdela propiabasede datos,el softwarede almacenamientoy recuperacióndela recuperaciónde información,la interfaz de usuarioy el proveedorde lamisma.

El softwarede recuperaciónes el que determinalas capacidadesdebúsqueday, por tanto, lasestrategiasquepuedellevar a caboel usuarioyla posibilidad de obtenerresultadosprecisosy/o exhaustivosen relacióncon susdemandasdeinformación.La interfazde usuariocondicionael diá-logo entrela máquinay el usuario, la facilidad de accesoy, en definitiva,la amigabilidad del producto. No hay que olvidar, por otra parte,que lasbasesde datos en CD-ROM estánpensadaspara que seael usuario finalquien lleve a cabola búsqueda,adiferenciade las basesde datosen línea.diseñadas,en un principio, para que seaun especialistaquien realice lasbúsquedas.

La eficaciade unaaplicación en CD-ROM como herramientade acce-so a la informacióndependedirectamentedel diseñode la interfaz y de lacapacidadde susoftwarede recuperación.Así, con independenciade la co-

BAsCíl, R.: Decisionpoints for databases,Database,1992, pp. 46-63.

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berturade la basede datos, la indización de los documentos,o cualquierotro aspectorelacionadocon sucontenido,si la interfazy el softwaredere-cuperaciónno se adecúanalas expectativas,prioridadesy necesidadesdesususuarios,la basede datoscareceráde interésy utilidad para el centro.Porconsiguiente,es necesariofijar criterios y pautasválidos paraevaluarambascuestiones,y analizarlosen función de las característicasconcretasy especificasde los usuariosde un centro.

Porotra parte,al tratarsede un productoque dependede sistemasin-formáticos, su proveedordesempeñatambién un papel importante,dadoquesu asistenciay soportepuedenresultardecisivosen determinadosmo-mentos.La documentacióny manualesde usodiseñadospor el distribuidorson,igualmente,factoresquedebentenerseen cuenta.

Ahorabien, todoprocesode evaluacióndebeestarregidopor uname-todologíaespecíficaquegobierney controleel procesode forma global ygeneral.

Harry y Oppenheim’proporcionanun métodode evaluaciónregidoporlos principios de consistencia,usoeficazdel tiempo,simplicidad,objetivi-dady flexibilidad, con el fin dequeel procesodeevaluaciónno excedadecuatrohorasde trabajo.

El evaluadordebecontarcon una serie de procedimientosnormaliza-dosqueresultenválidossiemprequeseanecesarioevaluarunabasededa-tos. De estaforma, además,se garantizala uniformidad de criterios en elprocesode evaluacióny en la selecciónde estetipo de fuentes.

Basándoseen los principios mencionados,estosautoresdesarrollanunahojade evaluaciónclasificadade la siguientemanera:descripcióngeneraldela basede datos,especificacionestécnicas,documentacióny soporte,la ba-sede datos,la interfazde usuario,las posibilidadesde búsqueda,la salidadela información y la fiabilidad del producto.Cadauno de estospuntosreco-ge, a suvez, los aspectosquedebentenerseen cuentaa la hora de evaluar-los~,formuladosde tal formaqueal evaluadorle bastacon contestarsí/noenla mayoríadelos casos.Asimismo,el enfoquees objetivo,y no da opción aintroducir,duranteel procesode evaluación,juicios devalor subjetivo.

Schwartz~, por su parte, tambiéndesarrollaunahoja de evaluacióndesimilares características.La autoraclasifica su trabajoen los siguientesapanados:requisitos de hardwarey software, compañíadistribuidora ycuestionesfinancieras,documentación,procedimientosde instalación,fa-cilidad de uso, búsqueda,resultadosde las búsquedas,gestiónde las bús-quedasy contenidode la evaluación.

HARRY, V., y OPPENHETM. C.: Evaluation of eiectronicdatabases,part t: criteriafor tes-¶ingCD-ROM products. Online & CD-ROM Review, voL. 17. nf 4, t993, pp. 2t 1-222.

StiwvÁprz, C.: EvaluatingCD-ROM products:yet anotherchecklist, CD-ROMPro-frssional, 1993, Pp. 87-91.

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4. EVALUACIÓN DE LA BASE DE DATOS

En esteapanadovoy a centrarmeen las cuestionesespecificasde la ba-sede datos.Estoes,en sucontenido,en la estructurade los registrosy enla indizaciónde la información,que sonlas característicasquedeterminan,en función de las necesidadesde los usuarios,la relevanciade la basededatosparael serviciode orientaciónbibliográfica.

4.1. CoNTrNtno DE LA BASE l)E DATOS

El primer principio enunciadopor Katz: el propósitode la fuente,eselpuntode partidadel procesode evaluación,y debeconstituirsecomorefe-renteen el análisis del restode los aspectosquesirvenparaevaluarel con-tenido de la basede datos.Una basede datoscarecede índicede conteni-dos,introduccióno prólogo del queextraerinformaciónsobresupropósito.Sin embargo,estainformación puedeobtenersede la documentaciónqueaportanel productory/o el distribuidor de la misma—aspectoséstosquedeben,a su vez, sometersea evaluación—.En muchoscasos,resultaútiltambién recurrir al equivalenteimpresode la basede datos,teniendoencuentaque raravezsepuedehablarde equivalentesabsolutos.

El principio de autoridaden una basede datos se refiere al produc-tor/recopiladorde la misma,así comoal equipodedocumentalistasquein-dizany realizanlos abstracts.Algunasde las basesde datosmásconocidasestánproducidaspor centrose institucionescuyasolvenciaparallevaraca-bo estatareahacequecarezcade sentidocuestionarsesuautoridad.Otras,sin embargo,estánproducidaspor empresasque recogeninformacióndevarios centrosy de las que no siemprese tiene la certeza,a priori, de quepuedanacometerestatareacon la profesionalidadquerequiere.

El tipo de usuarioso audienciaparael quesediseñaunabasededatosesun aspectodecisivoenel procesodeevaluación.Sirve,en muchasocasiones,para seleccionaro descartar,a priori, la basede datos.Es claroqueaudien-ciay tipo de usuariosdel centrodebenserlo másequivalentesposibles,porlo queconvienecomprobarque,efectivamente,el enfoquede la materiadela basededatos,por ejemplo,seadecúaal público de la biblioteca.

El análisisde la coberturaes un procesocomplejo,ya quedebellevar-se a cabodesdevarios puntosde vista. La coberturase encuentradirecta-mente relacionadacon el propósitode la basede datos y con el tipo deusuariospara los queha sido creada,factores,ambosque condicionanelestudiodel restode las variables.

En primer lugar, hay queconocerel tamañode la basede datos(sueleserunode los primerosdatosqueaportala documentación),esdecir, el nú-merode registrosquecontiene.

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Sobrela materiao materiasde la basede datoses importanteconocerel gradode generalidado especificidadde la misma. En principio, esteas-pecto de la evaluacióndeberealizarlo un expertoen la materiao, cuantomenos,un profesionalfamiliarizado con ella. La basede datosdebereco-ger las publicacionesrelevantesen la materia,así como los trabajosde losautoresmás prolíficos en ella. Es útil, para evaluarestacuestión,recurrirdirectamentea los indicesdel campodepublicacióny al deautores,asíco-mo llevar a cabobúsquedasespecíficaslimitando por estosdoscampos.

Convieneexaminartambiénel nivel de indizaciónde laspublicacionesque recoge,parasabersi la indizaciónes completao parcial. Porejemplo.en el casode las revistasespecializadas,la basededatospuederecogerlasreferenciasa todo lo publicado en ella (artículos, informes, notas, recen-siones)o sólo a los artículos.En el casode monografías,puederecogersó-lo la referenciaa éstao también a los distintos trabajossi se tratade unaobracolectiva.

La actualizaciónde la basede datoses un aspectofundamental,ya quedeterminala actualidadde la información que se proporcionaa los usua-rios. En estepuntohay queexaminar,por un lado, la periodicidadde la ba-sede datos,que,en principio, es otro de los datosque primeroapareceenla documentación.Hay queconsiderar,igualmente,la actualizaciónde losdatos.Estoes,el tiempoquetranscurreentrequese publicaun trabajo y seincluye en la basede datos.Por último, el tiempoquetranscurreentrequese introducen los datosy se distribuye el producto, información que debeserrequeridaal proveedor

Con respectoa la coberturacronológica,es necesarioconocerla fechade las publicacionesmásantiguasde la basede datos,la de las querecogeel último disco, así como la existenciade posibleslagunascronológicas.Un dato también importante es informarsesobresi existen versionesre-trospectivas.

El análisisde la actualizacióny el de la coberturacronológicaestánenfunción de la materiade la basede datos,ya que la «actualidad»de la in-formacióndependedirectamentede ésta.En general,los usuariosde cien-cia y tecnologíarequiereninformación de máximaactualidad(salvocuan-do se trata de búsquedascuya finalidad es,por ejemplo, la realizacióndeuna tesisdoctoral), mientrasque los usuariosde humanidadesconcedenmásimportanciaa las búsquedasretrospectivas.

En cuantoa la coberturageográficay lingoistica, 1-a basede datosdeberecogerhechosy publicacionesde zonaso lenguasde interésparalos usua-nos del centro. En principio, tanto la documentacióncomo los índicesespecíficosde estoscampossonlas fuentesdedondeseobtieneestainfor-mación.En general,en las basesde datossuelenpredominarlas publica-cionesy las lenguasde los paisesen lasquese producen.Estesesgoes re-levanteen función de la materiade la misma.

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El solapamientode documentosentredistintasbasesde datoses un as-pecto quedebetenerseen cuentasi la materiade la basededatosobjetodela evaluaciónse encuentraya reflejadaen otra u otrasbasesde datosde lacoleccióndel centro.Porun lado,el mercadoofrecedistintasbasesde da-tos quecubrenunamisma materiao materiasafines. Por otro, unamismamateriaesde interésparavariasdisciplinas.Porello, y dadoqueesun he-cho constatado\ es interesantequeel evaluador,en el casoque se ha ex-puesto,lleve a caboun estudioestimativoquesirva paradeterminarsi re-alínentela nuevabasede datosvaa suponerunaaportaciónrelevanteparael servicio. Paraello, el evaluadordeberállevar a cabodistintos tipos debúsquedaen cadaunade las basesde datosy comprobar,por ejemplo,elporcentajede publicacionesindizadasquecoinciden.

Sobre la tipologíadocumentales precisosaberel tipo de publicacio-nes querecoge: monografías,publicacionesseriadas,estudiosde merca-do, fuentesbiográficas,tesis,etc. Esto nospuedeayudara predecirsi enun númerorelevantede casosva a sernecesariocompletarlas búsquedascon basesde datosque recojanunatipología documentalespecífica.Así,en función de las demandasmás usualesde los usuariossepuedeprede-cir sí, en determinadasmateriasel accesoa tesisdoctoraleso patentes,por ejemplo,es significativo. Si es así,es claro que la basede datosencuestióndeberárecogerestetipo de documentos,o de lo contrario, seránecesariosuscribirse,además,a basesde datos específicasde tesis,pa-tentes,etc.

Porúltimo, un objetivo fundamentalen la evaluacióndel contenidodela basede datoses detectarlos posiblesvacíosque seande especialrele-vanciaparalos usuariosdel centro(cronológicos,de tipo depublicaciones,de publicaciones,etc.).

4.2. CoN-VENIDo DE LOS REGISTROS

La legibilidad, inteleccióny presentaciónde los registrossonun claroindicadorde la calidadde la basede datos.

Es recomendableque los registrosmuestrenlos títulos completosdelos documentos.Resultaconvenientequeen los casosde lenguaspocore-presentativasparala comunidadcientífica internacionalel campode títu-

NorbertDeselaersllevó a caboun estudiode solapamientoentrelas basesde datosde agricutturaAGRíCOLA, AGRtSy CAB y daectóqucun 34%de los documentosconte-nidosen la primeraestabanrecogidostambiénen la segunda.La coincidenciaascendíaaun46%entreAGRÍS y CAB. Thenecessityfor closercooperationamongsecondaryagricultu-ral informationservices:ananalysisof AGRÍCOLA, AGRIS y CAB, QuaterivBulletin, vol.39, nY 1, 1986, Pp. 19-26.

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lo contengatambiénunatraduccióndel mismo, ya quesetratade un cam-po de especial valor para la recuperaciónde información por lenguajelibre.

La referenciabibliográfica debeser completay uniforme en todos losregistros.

Los camposde valor añadidoson especialmentevaliosos,ya que pro-porcionanpuntosde accesofundamentalesen la recuperaciónde informa-ción bibliográfica y, en concreto,el de abstract,ayudaal usuarioa discer-nir sobre el hipotético interés del documento.Cuantos más puntos deaccesoproporcioneun registromayores la probabilidaddeobtenerla pre-cisión y exhaustividaddeseadasen las búsquedas.

Porúltimo, de los abstractsesprecisosaberel tipo del quese trata: in-formativo,descriptivoo de opinión, asícomo si enfatizano no las cuestio-nes relevantesdel documentoy si existe uniformidad y consistenciaen sutratamiento.

4.3. INDIzACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentosde unabasede datospuedenestarindizadosde formaprecoordinadao postcoordinada.Esdecir, utilizar encabezamientosde ma-teria o descriptores.En principio. los encabezamientossonválidosparaunentornomanual,no automatizado,ya queestánpensadosparaqueel usua-rio los reconozcaperono paraque los formule. Sin embargo,un númeroimportantede basesde datos siguehaciendouso de encabezamientos,porejemplo, los de la Library of CongressSubject Headings,que,aunqueensussucesivasedicionesha tendidoclaramentea «tesaurizarses>,sigueman-teniendocadenasde términosprecoordinados.

Es deseableque la basede datosutilice descriptores.De lo contrario,elaccesopor lenguajecontroladoobliga al usuarioa conocerexactamentelascadenasde términosprecoordinadosutilizadosen el campode materias.

El númeromedio de descriptoresasignadosa cadadocumento,asíco-mo su nivel de especificidad,son tambiéncuestionesclave. En principio,cuantomenor es el número,mayor es la probabilidadde obtenersilencioen estrategiasen dondeesnecesariocombinarvariosde ellos. Si estoocu-rre, el usuariose veobligado a utilizar en susbúsquedasun númeromenorde descriptoresdel que serianecesario,y, por tanto, se reducenlas posibi-lidadesde obtenerbuenosresultados.Porotra parte,la generalidado espe-cificidad de los descriptoresdebeseracordecon el nivel de especializaciónde los usuariosdel centro.

Tanto el indice básicocorno los índices adicionalesdebenser acce-sibles a travésde instruccionessencillasy siempreque el usuario lo re-quiera.

Pautaspara evaluarbasesdedatos en CD-ROM 197

Es también importanteque los nombrespersonales,deproductos,com-

pañías,etc., seantambién recuperablescomo materias.Y para terminar, el principio generalque debepredominaren la in-

dización de una basede datos es la consistenciay uniformidad en loscamposde lenguajecontrolado. Esto es especialmenteimportanteen eltratamientode nombrespersonalese instituciones,en los que la falta denormalizaciónes másfrecuentede lo que seriadeseable.

5. EVALUACIÓN DEL SOFTWAREDE RECUPERACIÓN

El softwarede recuperaciónes el que determinalas capacidadesdebúsquedadel producto.Una mismabasede datospuedeseraccesiblea tra-vés de distintosdistribuidoresde CD-ROMs. Por ello, el softwarede al-macenamientoy recuperaciónde la información,junto con la interfaz deusuano,son los que van a marcar las diferencias,y, por consiguiente,delos que va adepender,fundamentalmente,la seleccióndel producto.

En general,la mayoríade los softwarede basesde datosen CD-ROMpertenecea la categoríadenominadapor Sievertsy Hofsde’” «sistemasclá-sicosde recuperaciónde información».

Estossistemasson similaresa los utilizadospor los grandesdistribuido-resdebasesdedatosen líneay, por consiguiente,presentanposibilidadesdebúsquedasmuy semejantes.No hay queolvidar quealgunosde los distribui-doresde basesde datosen CD-ROM sontambiéndistribuidoresdebasesdedatosen línea y que,además,algunosde los softwaresutilizadosen estosproductosseusan,igualmente,parael desarrollode aplicacionesen línea.

Sin embargo,aun cuandose tratedel mismo software,las aplicacionesen CD-ROM presentanunascaracterísticaspropiasqueobligan a los dis-tribuidoresa diseñarmódulosde accesoexpresamentepensadosparaellas.Así, mientrasqueel accesoa basesde datosen línea sueleestarbasadoencomandosque obligan al usuarioa conocerun lenguajede interrogaciónconcreto,la mayoríade las basesde datosen CD-ROM basansu acceso,principalmente,en menús—aunquealgunosdistribuidoresdan la opción,además,de utilizar comandos—.

Válas realizó una comparaciónde cinco de los softwaresde recupe-ración más representativosdel mercado del CD-ROM: OPTI-WARE,BRS/Search,ProQuest,SPIRS y DIALOG OnDisc Manager”. El trabajo

Síevurís,E. G., y HOFSTEDL, M.: Softwarefor information storageandretrieval tes-ted, evaluatedandcompared.Part 1: generalintroduction, ElectronicLihrary, vol. 9, n.0 3,junio i99í,pp. i45-153.

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resultade graninterésparacualquierevaluadorya que,porun lado,de for-ma exhaustivay con grandetalle,quedanconstatadascadaunade las fun-cionalidadesy operacionesqueestossoftwaresrealizan.Por otro, propor-ciona unaspautasde evaluaciónválidas para cualquier otro softwaredeestascaracterísticas.

Paracadauno de estossoftwaresel autor evalúa,ademásde aspectosde caráctergeneral,el tiempode respuesta,las posibilidadesqueofreceenlas búsquedasdirectasy en los indices,en la manipulaciónde estrategias,en la salidaen pantallade datosy en la importación e impresión de resul-tados.Trata tambiénlos aspectosrelativos a la ergonomiay amigabilidaddel software.

La evaluacióndel tiempo de respuestaes un aspectocontrovertido ycomplejo, que no puededesvincularsede la plataformainformática. Sinembargo,éstevaríaconsiderablementeentrelos distintos softwaresy ba-sesde datos del mercado,por lo quemerecela penadedicarun tiempo aevaluarlo,teniendoen cuenta quepuedenvariar significativamenteentrelos módulosexpertoe inexpertode un mismo sistema.

Es convenienteevaluarel tiempo que tarda en responderel sistemacuandose llevan a caboestrategiassimplesy sofisticadas.En el primerca-soéstepuedeoscilarentreprácticamenteinmediatoy 10 segundos,y en elsegundo,entre 15 segundosy 6 minutos “. Se debecompararla respuestaentrebúsquedascon términostruncadosy sin ellos—el tiempopuedeos-cilar entre 15 y 60 vecesmás—, así como entrebúsquedascon términostruncadoscon un caráctery búsquedascon el operadorOR parasingularyplural (desdeno apreciarsela diferenciahastadoblar tiempo). Conviene,igualmente,comprobarel tiempoquetardael sistemaen mostrarlos índi-cesy los registros.En el primer caso,en algunossoftwareses inmediato,mientrasqueen otros puedellegar al minuto. En el segundo,el rangoos-cila entre2 segundosy 2 minutos.Porúltimo, es importantecomprobareltiempo de respuestaen la importaciónde documentos.

En cuantoa las capacidadesquepresentael softwarepara llevar a ca-bo búsquedasdirectas,lo que,en principio se esperade un softwarede es-tas característicasesque seacapazde crearficherosparalos conjuntosderegistrosresultadode las búsquedas,así como que permitautilizar opera-doresde Boole, de proximidady adyacencia,y de comparación.Se espera.igualmente,queel softwareposibilite redefinir las estrategiasmediantelalimitación por camposconcretose incorporandonuevostérminos y/u ope-radores.Es precisoque seaposible el accesodirecto a los índicesbásicosy adicionales,quesepuedanavegarpor ellos, así como seleccionartérmi-nospara su incorporacióndirectaen las estrategias.

Los datosconcretosquese proporcionanpertenecenal trabajode evaluaciónlleva-

do acaboporVálas,ya mencinnado.

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Es recomendablequeel softwareestécapacitadoparaborrar conjuntosde aciertosy editarestrategiasde búsqueda.En general,existendos posi-bilidades:queel sistemamuestrepermanentementeel históricode búsque-daso que lo muestresólo a petición del usuario.Sueleresultarmásconve-nientela segundaopción,ya quedejamás espaciolibre en el monitor paralas siguientesetapasde la búsqueda.

En lo querespectaa la salida de la informaciónen pantalla,es conve-nientequeel sistemadé la opción de distintos formatosde presentacióndelos registrosy queposibilite al usuariodefinir suspropiosformatosde sa-lida y guardarlospara serutilizadosen vecessucesivas.Convieneque elsistemanos permita movernoslibrementepor la pantallade resultados,iral registroanteriory posterioro pasardirectamentea un registroconcreto.Porúltimo, es muyrecomendablequese resaltende algún modo en los re-gistroslos términos utilizadosen las estrategias.

El softwaredebepermitir imprimir e importar directamentelos resul-tados.Alguno hace posible que estasdos operacionesse lleven a cabosimultáneamente.Es convenientequeel númerode registrosno estélimi-tado,y, en casode estarlo,queseasuficientementealto y definible. La se-leccióndelosregistrosdebepoderseefectuar,bienpor sunúmero,bienporun conjunto de ellos. Los registrosdebenpoderseseleccionar,bien de for-ma individual y directa,bien por conjuntos.Conviene,igualmente,queelsoftwarepresentevariedadde formatos,así como quepuedandefinirsedeformapropia.

6. EVALUACIÓN DE LA iNTERFAZ DE USUARIO

Las aplicacionesen soporteCD-ROM carecende un tercernivel de nor-malización:la interfaz, lo que siembraconfusiónentresus usuariosy lesobliga a invertir tiempo en aprenderel manejode cadabasede datos. Deuniformidadenlas interfacessólo podemoshablarcuandose tratade basesde datosde un mismo distribuidor. Porello, muchasveces,el bibliotecario0ptapor unau otra en función de si ya existen en la coleccióndel centrootrascon la mismainterfaz, Considera,y con buencriterio, quees una for-ma de paliar la confusiónentresususuariosy de ahorrartiempoen su for-mación,Sin embargo,no dejade serun criterio excesivamentelimitador

La interfazespecificacómosecomunicanel usuarioy el programa,porlo quesuvalor es de gran importancia.No essuficientecon que la basededatoscuentecon un softwarederecuperaciónsofisticadoy flexible. Es pre-ciso que las posibilidadesque permite se puedanllevar a cabode formaclara, sencillae intuitiva. No hay queperderde vistaqueva a ser, o debeser, el propio usuarioquien realice las búsquedas,y no un documentalistaformadoen estatarea.

20<) Purijk-ación Moscoso

En principio, lo queseesperade unabasede datosen CD-ROM esquese trate de un productoamigable.Sin embargo,no pareceexistir consen-so sobrequé es lo que se considerauna herramientaamigable, y menosaún, sobrela definición y delimitación de este concepto.Por ello, voy adedicarunaslíneasa comentarlos distintosenfoquesde esteconcepto,yaque,además,esun aspectoclave en la evaluaciónde basesde datosenes-te soporte.

6.1. LA AMIGABILÍDAD

La amigabilidadha sido tratadapor diversosteóricosy autores,y cadauno de ellosha aportadonuevasideasy opiniones,asícomo distintosma-tices. Trenner’ clasifica a estosteorícosen tres grandesgrupos.En el pri-mero se reúnenaquéllospara los queamigabilidades sinónimode «fácilde usar»o ~<confortable».En el segundoseencuentranlos que consideranque el propósito principal de un productoamigable es servir al usuarioinexperto. Así, Burch ‘~, por ejemplo,afirma que los productosverdadera-menteamigablesconsiguenque los ordenadoresno seancompletamenteimposiblesde utilizar por los inexpertos.Porúltimo, los teóricosdel tercergrupo entiendenque un sistemaamigablees aquel que reúne las mismascaracterísticasqueesperaríamosencontraren unapersonaamable.

Algunos autores,incluso, han tratado de definir la amigabilidad me-diantefórmulasmatemáticas,comoRaduchel“, paraquien F=P0x p”, sien-do F la amigabilidad,P” la probabilidadde queel usuarioencuentreel con-junto de pasospara solucionarel problema,p la probabilidadde que elusuariopuedaejecutarcadapasoconcreto y n cl mínimo númeroposiblede pasosen la solución. De estaforma, reduciendoel númerode pasosseincrementala posibilidadde queel usuario los encuentre,pero si se tratade pasosmáscomplejos la probabilidadde éxito decrece.Porello, un sis-temaquees fácil de aprenderpuedeno serfácil de manejar.La ideadeRa-duchel se basaen la premisade que los usuariosencontraránlas etapasdela búsquedamás fácilmentesi los pasosson cortos y simples. Sin embar-go, no tiene en cuentafactores tan determinantescomo la clasede ayudaqueproporcionael sistema,por ejemplo.

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Pautaspara evaluar basesde datosen CD-ROM 201

De cualquier forma, lo cierto es que cuandose alude al principio deamigabilidadse tiende siempreapensaren usuariosinexpertos,lo cual nodejade resultarexcesivamentesimple.Cualquierusuario inexpertodejadeserloa medidaque seva familiarizandocon Ja aplicación,y no por ello elsistematienequedejarde ser amigableparaél. Los sistemasdebenservá-lidosparaque,por un lado, los usuariosexpertospuedancapitalizarsuex-perienciasuprimiendo información que no necesitany eludiendociertaspartesdel diálogo, y, por otro, los másinexpertospuedanaccedera distin-tos niveles de ayuda.

Por ello, los sistemasdebentenerinterfacesflexibles y adaptables,porlo queesdeseableque el usuariopuedaindicar, de algunamanera,su nivelde experiencia,y conformea estainformación,accedera unainterfazade-cuadaa su nivel.

A continuaciónvoy a comentarlos aspectosmás relevantesquedebentenerseen cuentaa la horade evaluarla interfaz de usuario.El primerodeellos es el tipo de acceso:menús,comandos,iconos,o unacombinacióndeambos.En principio, el accesopor menús es más idóneo para usuariosinexpertos,mientrasque los comandoslo sonparalos expertos.El lengua-je de comandosesmás flexible y eficaz, y permiteejecutarun amplio ran-go de instruccionesen menostiempo. Sin embargo,como cualquier len-guaje,comprendeun vocabularioy unasintaxis(reglas)querigen el modopor el queel vocabulariodebejuntarseen instruccionesgramaticales.Hayqueaprenderlo,y además,practicarlo regularmenteparano olvidarlo. Porello, cuantomás separezcaal lenguajenatural, tanto en su vocabularioco-mo en susinstruccionesresultamás conveniente.Es recomendablequesi-gan la normalizaciónCCL

Hay queexaminartambién las opcionesde entrada:teclado,ratón,etc.Es importantequeel sistemapresentemódulosde accesodistintosade-

cuadosa diferentesnivelesdeexperienciay es fundamentalquecuenteconunaayudaen línea contextualizadade localización y accesoestándarEnningún casola ayudadebeserel equivalentedel manualde uso e instruc-ciones y no ser sensibleal procesode búsquedaen el que se encuentreelusuario.El usuariodebepodersalir del sistemamedianteuna instrucciónclara,de accesoestándary disponibleentodomomento.La navegaciónporla basede datosdebepoderefectuarsesiempreque el usuario lo requiera,medianteinstruccionesclarasy opcionesestándar

Es preciso que los mensajesde error seanclaros, no alarmistas, entono amabley positivo. Las pantallasdebenpermitir leercon claridadto-

El Conirnon CommandLanguage,patrocinadopor NISO (National InformationStandarsOrganization)aprincipios de los añosochentay recogidoen la normaANSÍ/NiSOZ3956-1 ssx,especificael vocabulario,la sintaxisy lasoperacionesde los comandosparalossistemasderectíperaciónde informaciónen línea.

202 Purificación Moscoso

dos los elementos,y destacarlos importantes.Su diseño debeser consIs-tente.

La consistenciadebeser el principio quepresidael diseño de toda laaplicación. Así, debe existir consistenciaen los menús, las ayudas, losmensajes,el usodel colon la tipografíay los gráficos,así como el lugarenel queaparecenlas distintas instrucciones,menúso elementos.

La estructurade diálogosdebeserflexible, y no forzar al usuarioa se-guir rutaspredefinidasquierao no quiera.

Por último, es precisoque el usuario,ante cualquier intento, obtengauna respuestapor partedel sistema.Y es convenientequeaparezcanmen-sajestranquilizadoressiemprequeel tiempode respuestaexcedade lo pre-visto.

ParaRosen‘~ existentrescuestionesbásicasa lasquedeberesponderlaevaluaciónde basesde datosen CD-ROM. La primera,¿esla pantallaini-cial intimidatoria?, ¿presentavarias opciones?La segunda,¿cuentanlaspantallascon instruccionesclarassobrequéhaceren el siguientepasoo có-moobtenerayuda?,y, la tercera,si existeun módulode experto,¿estáncla-ramenteexplicitadaslas funcionalidadesadicionalesqueproporciona?

6.2. EN BUSCA DE UNA INTERFAZ CONSISTENTE

La faltade uniformidad y consistenciaenestenivel impide queel usua-rio se enfrentea una basede datosen CD-ROM con unaidea preconcebi-da y clara sobresu manejo.Si no la ha utilizado previamentedeberáin-vertir más o menostiempo en aprenderla.Porel contrario,el usuarioqueha manejadoun boletínde resúmenescualquiera,estácapacitadoparama-nejar cualquierotro, ya quetodoselloscompartenunaestructuray organi-zación semejantes.

La confusióngeneradaa estenivel llevó al Special InterestGroup onCD-ROM Application and Technology(SIGCAT) a la creaciónde un co-mité específico,el CD-ROM ConsistentInterfaceCommittee,paradesarro-llar unaspautasdediseñode interfacesparaaplicacionesen CD-ROM ‘. Nohay queolvidar que,paraganaraceptación,la industriaquecomienzaseba-saen la innovación,pero, por el contrario, la industria maduratiene queconfiar en la normalización.

Dichas pautaseran necesarias,además,porque el Common ComandLanguageno es aplicable,directamente,al entornodel CD-ROM. El CD-

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‘~ Ct)-ROM Consistent InterfaceGuidelines:A Final Repon,CD-ROMLibrorian. fe-brero 1992, pp. 18-29.

Pautaspara evaluarbasesdedatosen CD-ROM 203

CINC sigue la normalizacióndel CCL y la usa siempreque la consideraapropiada.

El SIGCAT identifica 13 funcionesbásicasde usuario,con indepen-dencia del tipo de interfazde quese trate. Es decir, se tratede una interfazbasadaen menus.en comandos,o en iconos,la aplicación debecontarconestastrecefunciones.Las pautasmarcadaspor estegrupo son, principal-mentede carácterconceptualmásquefísico, y tienen como objetivo iden-tificar las funcionesqueseconsideranbásicasparael usode cualquierapli-caciónen CD-ROM

El informe definecadafunción, indica los términosy expresionesconlos que usualmenteserelacionadichafunción, la describey explicaaque-líos aspectosquesirven paraclarificaría.

A modode resumen,puestoque ya se hancomentadoen distintaspar-tes a lo largo de estearticulo, el informe recomiendaque la basede datoscuentecon ayuda,capacidadde navegarpor los indices,capacidadde bús-queda,de mostrarlos resultados,imprimirlos e importarlos,de recomenzarsin tenerque abandonarla aplicación,de cambiarde disco/basede datossin volver a cargarel software,y de finalizar y abandonarla aplicación.Además,tienequepermitir ejecutarlas órdenes,interrumpir unaactividadque esté en proceso y volver hacia atrás paso a paso. Por último, re-comiendaque las posibilidadesde navegarpor la basede datos seancom-pletas.

Con respectoal diseño,el CD-CINC recomienda,como principios, laconsistencia,normalización,navegabilidad,brevedad, simplicidad, clari-dad, legibilidad, inteligibilidad y usoapropiadodel color

REFLEXIÓN FINAL

En la evaluaciónde unabasede datosen CD-ROM entranenjuego, nosólo la propiabasede datos,sino tambiénel softwarede almacenamientoy recuperaciónde la informacióny la interfazde usuario.Esnecesario,porconsiguiente,utilizar criterios específicospara la valoraciónde cada unode estosaspectos.

No existenvaloresabsolutosquerijan la evaluaciónde unabasede da-tos en CD-ROM. Se trata,por el contrario,de valoresrelativos queestánenfunción de un centroy unosusuariosconunascaracterísticasconcretas.Cadauno de los principios estudiadosa lo largo de esteartículo adquierevalor en función de estosdos condicionantes,y suanálisis dependedirec-tamentede ellos.

Asimismo,ningunodeestosprincipios constituye,por sísolo, unapau-ta únicani suficiente.Se trata, por el contrario,de principios en los queelvalor de cadauno dependede la interrelacióncon los demas.

204 Purificación Moscoso

No quierofinalizar estareflexión sin insistir en queen la evaluacióndeestasfuenteselectrónicasno puedeeludirseel hechode que son los usua-rios finales quieneslas utilizan. Por tanto, son ellos los verdaderosprota-gonistasdel enfoquey perspectivaquedebenprimar en la evaluacton.

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