Pautas Para Establecer Una Politica de Colecciones en Una Biblioteca Publica

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PAUTAS PARA ESTABLECER UNA POLTICA DE COLECCIONES

EN UNA BIBLIOTECA PBLICA

I. Introduccin II. Objetivos de la Biblioteca pblica y servicios a la comunidad III. La coleccin: Las polticas de desarrollo y gestin de las

colecciones IV. Principios especficos de gestin del fondo: V. Planificacin:

i. La seleccin ii. Parmetros del fondo iii. La eliminacin de fondos

VI. Evaluacin

Han intervenido en este documento

Ana Isabel Fernndez Moreno (Andaluca)

Rosa Garca Blanco (Andaluca)

Carmen Macas Zafra (Asturias)

Flor Garca Aguera (Castilla La Mancha)

Jordi Llobet Domenech (Catalua)

Elena Snchez Muoz (Galicia)

Lidia de Felipe (La Rioja)

Remedios de Vicente Garca (Madrid)

Pilar Domnguez Snchez (Madrid) - Coordinacin

Remedios Zaragoza Beltrn (Murcia)

Nicols Bas Martn (Valencia)

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Enero 2010

I.- Introduccin

Este texto, tiene como objetivo servir de documento de referencia para las Bibliotecas

pblicas cuando abordan sus polticas de creacin, desarrollo, mantenimiento y

gestin de la coleccin dentro de sus planes estratgicos.

Consideramos que el trabajo de seleccin bibliogrfico en las Bibliotecas es

compartido por diversos grupos profesionales y instituciones: editores, distribuidores,

libreros, instituciones acadmicas, organismos pblicos, asociaciones profesionales,

especialistas en diversas disciplinas y tambin, cmo no, bibliotecarios.

Los bibliotecarios hemos ido construyendo un orden de la lectura especfico. Pese a

ello, no hemos conseguido consolidar un discurso propio de valoracin lectora que

vaya ms all de las propuestas bibliogrficas de las bibliotecas.

Las competencias profesionales y la tradicin bibliotecaria nos han facilitado unas

herramientas bsicas para valorar un libro o cualquier otro recurso documental. An

as, todos reproducimos frmulas conocidas sin resolver el problema esencial: la

creacin de un discurso propio sobre el universo de la informacin.

En este sentido deberamos disear un sistema y unas pautas que favorecieran el

encuentro de productores y usuarios de recursos bibliotecarios para el desarrollo de

las colecciones, gestionados de forma descentralizada por diversos servicios

regionales del territorio estatal.

Ahora bien, para conseguir un discurso especfico sobre los libros y el conjunto de los

recursos documentales es preciso avanzar un poco ms.

Las pautas deberan contextualizarse en el marco cultural espaol, aprovechando e

impulsando la diversidad cultural y lingstica del estado.

Es preciso establecer unos protocolos o mtodos de seleccin que, ms all de la

valoracin especfica de las obras, recurran a las prcticas y los hbitos de lectura

presentes actualmente en las bibliotecas. La mejor seleccin bibliogrfica es aquella

que aspira al equilibrio entre un modelo ideal de lectura culta y la realidad de la lectura

popular.



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II.- Objetivo de la Biblioteca Pblica y servicios a la comunidad

Quizs sea reiterativo ofrecer desde aqu un objetivo concreto de la Biblioteca

pblica. Muchos profesionales y organizaciones profesionales han dado distintas

definiciones, que de forma resumida y general sera el de facilitar acceso a la

informacin a todas las personas de la comunidad

La Biblioteca pblica hoy est inmersa al igual que los ciudadanos y otras instituciones

en un momento donde los objetivos se expresan de distinta manera. En el momento

actual, la Biblioteca se hace participativa, los usuarios intervienen activamente y, la

biblioteca se construye por y para el usuario.

La Biblioteca, tiene que elaborar planes estratgicos, adecuar y ofrecer nuevos

servicios, as como ampliar los existentes para el ciudadano. En muchos casos la

Biblioteca pblica se convierte en el centro de informacin a la comunidad, adems

es el lugar donde se encuentran los materiales para la formacin, el ocio, es el centro

local de las nuevas tecnologas. Sin olvidar que la Biblioteca pblica es tambin una

institucin cultural, que colabora con la sociedad para el desarrollo democrtico y, con

la educacin en sus distintos niveles.

Estas cuestiones sern las que van a condicionar la poltica de creacin, desarrollo y

mantenimiento de las colecciones en la Biblioteca pblica como elemento fundamental

dentro de ella.

Aadiremos que no se ha llegado a una forma ideal en el modo de formar y mantener

las colecciones de las bibliotecas pblicas, y que existen distintos modelos:

Desarrollo de polticas diferenciadas para algunas materias basadas en las necesidades de los usuarios en esa materia concreta.

Polticas basadas en formatos (actualmente en desuso)

Audiencia (diferenciando por edades) (es la ms utilizada en Bibliotecas pblicas)

Por materias (siguiendo una clasificacin sistemtica)



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Tampoco existe una forma ideal para dimensionar las colecciones, lo ms habitual es

utilizar variables como la cantidad de poblacin atendida (distribuida por edad,

formacin, gnero, etc.), el tipo de actividad econmica de la zona, etc..

Y adems, muchas veces el desarrollo de la coleccin en una biblioteca pblica se ha

basado en la intuicin o en la lgica o simplemente en la oferta editorial.

III. La coleccin: Las polticas de desarrollo y gestin de las colecciones

Los fondos y servicios bibliotecolgicos han de incluir todos los tipos de medios y

tecnologas modernas as como materiales tradicionales. Son fundamentales su

buena calidad y su adecuacin a las necesidades y condiciones locales. Los

materiales han de reflejar las tendencias actuales y la evolucin de la sociedad as

como la memoria del esfuerzo e imaginacin del ser humano. Ni los fondos ni los

servicios han de estar sujetos a forma alguna de desigualdad poltica o religiosa ni

a prestaciones comerciales. (Manifiesto IFLA/UNESCO a favor de la Biblioteca

Pblica, 1994)

La Biblioteca debe definir unas polticas de desarrollo y mantenimiento de las

colecciones, que son aquellas orientaciones generales que norman y tipifican la

seleccin y adquisicin de documentos en los soportes y formatos adecuados en el

marco particular de la Biblioteca.

De modo general estas polticas determinan:

planificacin / estructura los campos de inters los criterios bsicos de calidad de los documentos que se incorporan a la

coleccin

la exhaustividad los niveles de la coleccin lenguas /idiomas la evaluacin y/o grado de idoneidad de los materiales que estn en la

biblioteca

la cooperacin las actuaciones generales de los responsables



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De las polticas se desprenden los reglamentos y procedimientos especficos que

harn operativas las polticas definidas.

El documento que debe elaborar la Biblioteca con su poltica de colecciones debe

incluir al menos la siguiente informacin:

a) Informacin de contacto de los responsables de la coleccin

b) Objetivo de la coleccin de la Biblioteca

c) Informacin general sobre la coleccin:

a. Introduccin histrica

b. Formacin de la coleccin

c. Materias que la componen

i. Grado de profundidad

ii. Actualidad

d. Colecciones especiales

d) Descripcin del uso de los materiales:

a. Acceso

b. Limitaciones

c. Duplicaciones

d. Regulacin legal

e) Informacin cooperativa :

a. Relacin de la coleccin con otras Bibliotecas (sobre todo si forma parte de una red o un sistema)

b. Existencia de acuerdos de prstamo interbibliotecario

c. Existencia de consorcios

d. Existencia de adquisicin cooperativa

Se suelen diferenciar dos conceptos: desarrollo de la coleccin (collection

development) y gestin de la coleccin (collection management).

El primero, se refiere al proceso de creacin y mantenimiento del conjunto de

materiales bibliogrficos (habitualmente en formato impreso) para atender las

necesidades de usuarios concretos. Siguiendo la tesis de Ana Prez Lpez (2001) es



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un trmino que hace referencia al proceso de construccin sistemtica de colecciones

de bibliotecas con la finalidad de que sirvan para el estudio, la educacin, la

investigacin, el ocio y otras necesidades de usuarios/as de bibliotecas. Es por tanto

el proceso de anlisis, planificacin y evaluacin para incrementar la coleccin en la

Biblioteca.

Cuando la referencia se hace a gestin de la coleccin, es cuando los lmites y

extensin de la coleccin se extienden a un universo ms amplio que incluira el

desarrollo de sistemas y nuevas tecnologas, el uso de recursos compartidos, etc.

Por tanto, la gestin al ir ms all de lo local, se preocupa de atender a usuarios de

otros lugares y, requiere de polticas cooperativas y por tanto, del establecimiento de

coordinacin institucional.

Se llega a esto por motivos diversos, pero se pueden sealar los siguientes:

escasez de recursos econmicos falta de espacio crecimiento de la informacin y la cada vez mayor necesidad de adquirir

conocimiento frente a informacin.

Se pueden mencionar tambin la denominadas leyes del desarrollo de las coleccione

(Evans G. Edward), donde destacan los siguientes principios que habra que

considerar:

Cuando crece la comunidad aumenta la diversidad de necesidades A mayor diversidad de necesidades mayor necesidad de incrementar

programas cooperativos

Una biblioteca nunca ser capaz de satisfacer todas las necesidades de fuentes de informacin

En estos momentos las facilidades tecnolgicas estn permitiendo que se ofrezca el

servicio a distancia frente a las colecciones locales. Se est construyendo la

biblioteca digital que, tambin requiere de consideracin en la poltica de colecciones

de la Biblioteca pblica.

Motivos para establecer una Poltica de colecciones

Seleccin: Orientar al personal para llevar a cabo la seleccin de los documentos y, de este modo reducir al mnimo las tendencias personales y adems garantizar

la coherencia y continuidad de la seleccin.



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Planificacin: Para poder determinar prioridades. De este modo se puede llevar a cabo la asignacin justa de recursos y adems se puede relacionar la coleccin

con otras actividades de la biblioteca.

Relacin con los usuarios: La Biblioteca expone as sus objetivos y pone en conocimiento de los usuarios lo que pueden esperar en lo referente a colecciones.

Es bueno tambin para una buena gestin de las donaciones que no sean de

inters para la Biblioteca

Cooperacin: Permite que se facilite un mayor y mejor intercambio de recursos

IV.- Principios especficos de gestin del fondo

El marco de trabajo donde se definen los principios especficos de gestin del fondo de

una Biblioteca pblica se establece en dos reas fundamentalmente, de una parte

estaran las directrices emanadas de asociaciones y organizaciones nacionales,

europeas e internacionales y, por otra parte la legislacin espaola estatal y

autonmica en materia de Bibliotecas. Tanto a nivel nacional como internacional se

hacen referencias a la seleccin y desarrollo de las colecciones bibliotecarias as como

a su accesibilidad y los cambios que vienen producindose por la aplicacin de las

nuevas tecnologas y sobre todo en lo relativo a Internet

Tanto IFLA como UNESCO1 coinciden en que para que la Biblioteca mantenga el nivel

de los servicios necesarios para desempear sus funciones, debe estar respaldada

por una legislacin y una financiacin sostenidas.

Entre las directrices emanadas de los organismos internacionales se indican las ms

significativas y que sirven de referencia para elaborar pautas y polticas especficas en

el desarrollo y gestin de las colecciones en la Biblioteca Pblica.

Seleccin de contenidos

La IFLA en el Manifiesto sobre la Biblioteca Pblica del ao 1994 expresa claramente el marco de trabajo:

todos los grupos de edad han de encontrar material adecuado a sus

necesidades. Las colecciones y los servicios han de incluir todo tipo de

soportes adecuados, tanto en modernas tecnologas como en materiales

tradicionales. Son fundamentales su alta calidad y adecuacin a las

necesidades y condiciones locales. Los materiales deben reflejar las 1IFLA/UNESCO,2001



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tendencias actuales y la evolucin de la sociedad, as como la memoria del

esfuerzo y la imaginacin de la humanidad. Ni los fondos ni los servicios han

de estar sujetos a forma alguna de censura ideolgica, poltica o religiosa, ni a

presiones comerciales.

a. Se facilitar a las minoras materiales en su propia lengua, relacionadas

con su propia cultura e ilustrativas, en su propia lengua, de la cultura de la

comunidad ms amplia de la que formen parte. Adems, en las colecciones

figurarn obras sobre las culturas de las minoras al conjunto de la

comunidad.

La Declaracin de la IFLA sobre las bibliotecas y la libertad intelectual 2 , seala que las bibliotecas tienen la responsabilidad de garantizar y de facilitar el acceso a

las expresiones del conocimiento y de la actividad intelectual. Con este fin, las

bibliotecas adquirirn, preservarn y harn accesible la ms amplia variedad

de materiales, reflejando la pluralidad y diversidad de la sociedad. Las

bibliotecas garantizarn que la seleccin y la disponibilidad de los materiales y

servicios bibliotecarios se rijan por consideraciones profesionales y no por criterios

polticos, morales o religiosos. Las bibliotecas adquirirn, ordenarn y difundirn

los recursos informativos libremente y se opondrn a cualquier forma de censura. -

Las bibliotecas facilitarn materiales y servicios accesibles por igual a todos los

usuarios. En ellas no habr discriminacin alguna debido a la raza, religin, sexo,

edad o por ninguna otra razn

Desarrollo de las colecciones

Las Pautas del Consejo de Europa y EBLIDA sobre legislacin y poltica bibliotecaria en Europa establecen en su punto segundo los principios relativos al

desarrollo de las colecciones 3

a. El desarrollo de la coleccin de una biblioteca se basar en el criterio

profesional e independiente del bibliotecario, al margen de toda

distorsin debida a influencias polticas, sectarias, comerciales o de otra

ndole, y se fundamentar en la consulta con rganos representativos

2 Elaborada por IFLA/FAIFE (Comit de Libre Acceso a la Informacin y la Libertad de Expresin). Aprobada por su Comit Ejecutivo en La Haya, Holanda, el 25 de marzo de 1999.

3 Pautas del Consejo de Europa y EBLIDA sobre legislacin y poltica bibliotecaria en Europa. En: Correo Bibliotecario, n 42 (mayo 2000)



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de los usuarios, colectivos locales y otras instituciones educativas,

culturales e informativas.

b. Las polticas de desarrollo de las colecciones sern revisadas de manera

constante con el fin de responder al cambio de necesidades y

oportunidades. El desarrollo de las colecciones ha de ser un proceso

transparente, y las polticas en las que se base debern hacerse pblicas.

c. Las bibliotecas, dentro de su pas, formarn parte de un sistema o

sistemas, para la cooperacin en materia de adquisicin y exportacin

de colecciones y el establecimiento de una estrecha relacin de trabajo

con otras instituciones culturales, educativas e informativas.

d. Las bibliotecas facilitarn el acceso a materiales que no formen parte

de sus colecciones con la ayuda de medios como los prstamos

interbibliotecarios nacionales e internacionales y el servicio de obtencin de

documentos, incluida la utilizacin de servicios de informacin electrnicos

y redes de informacin.

Gestin de la coleccin (cooperacin)

Las Directrices IFLA/UNESCO para el servicio de Bibliotecas pblicas de abril de 2001 sealan que las bibliotecas pblicas prestan una serie de servicios, tanto

dentro de sus locales como en la comunidad, con el fin de satisfacer las

necesidades de sus usuarios. Se debe facilitar el acceso a los servicios a todas las

personas, incluidas las que tienen dificultades para leer. Se deben prestar libros y

documentos en todos los formatos y a travs de los distintos medios existentes

Adems se indica que los servicios no debern limitarse a una prestacin in

situ, sino que se facilitarn igualmente de manera directa cuando el usuario

no pueda acudir a la biblioteca y, tanto dentro como fuera del edificio, se

recurrir a las Tecnologas de la informacin y la comunicacin adems de a

impresos. Colecciones especiales (multicullturalidad)

Por lo que se refiere a las colecciones para las comunidades multiculturales, IFLA 4 seala que Deberan ofrecerse materiales bibliotecarios para todos, en sus

lenguas preferidas y relacionados con su propia cultura. Debera mantener una

coleccin eficaz, equilibrada y de un tamao considerable para cada grupo

4 Comunidades multiculturales: Directrices para el Servicio Bibliotecario. IFLA, 2 ed., rev, 1998



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minoritario tnico, lingstico y cultural. El porcentaje de la adquisicin de

materiales debera estar al mismo nivel que el de la poblacin en general. Los

materiales bibliotecarios proporcionados a minoras tnicas, lingsticas y

culturales deberan incluir tanto materiales publicados en el pas de

residencia como en otras partes del mundo. Al adquirir material las bibliotecas

deberan aspirar a reflejar la composicin tnica, lingstica y cultural de la

sociedad y fomentar la armona y la igualdad racial. deberan proporcionar

materiales que faciliten el aprendizaje de la(s) lengua(s) nacional(es) y otras

lenguas.

Libertad intelectual

La Declaracin de la IFLA/FAIFE de 1999 (Comit para el Libre Acceso a la Informacin y la Libertad de Expresin) sobre bibliotecas y libertad Intelectual

a) En la declaracin de IFLA/FAIFE 5 y en el Manifiesto sobre Internet6 , se

refiere especialmente a que el libre acceso la informacin es esencial

para la libertad, la igualdad, el entendimiento mundial y la paz.

Este principio especfico que debe tambin regir la creacin y mantenimiento de las

colecciones en la Biblioteca pblica.

La libertad intelectual es la libertad de cada persona a tener y expresar sus opiniones y buscar y recibir informacin, es la base de la democracia y el

fundamento del servicio bibliotecario.

La libertad de acceso a la informacin, sin importar el soporte y las fronteras, es una responsabilidad primordial de los bibliotecarios y documentalistas.

El libre acceso a Internet ofrecido por las bibliotecas y servicios de informacin ayuda a las comunidades e individuos a conseguir la libertad, la prosperidad y

el desarrollo.

Se deberan eliminar las barreras para la circulacin de informacin, especialmente las que fomentan la desigualdad, la pobreza y la frustracin

Las bibliotecas y los servicios de informacin son portales fundamentales para

acceder al contenido de Internet. Para algunos ofrecen comodidad y ayuda, mientras

5 Declaracin IFLA/FAIFE , proclamada pro IFLA el 1 de mayo de 2002 6 IFLA. Manifiesto sobre Internet. 1 de mayo de 2000



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que para otros son los nicos puntos de acceso disponibles. Son un medio para

superar las barreras creadas por las diferencias en los recursos, la tecnologa y la

formacin

Internet permite a las personas y a las comunidades de todo el mundo, tanto si estn

en los lugares ms pequeos y lejanos o en las grandes ciudades, tener igualdad de

acceso a la informacin para el desarrollo personal, la educacin, el estmulo, el

enriquecimiento cultural, la actividad econmica y la participacin informada en la

democracia. Todo el mundo puede presentar sus intereses, conocimiento y cultura

para que los dems los conozcan.

El acceso a Internet y a todos sus recursos debera ser coherente con la

Declaracin Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas

En el marco legislativo espaol es necesario hacer referencia a la Ley 10/2007 de 22 de junio de la Lectura, el Libro y las Bibliotecas. El captulo V de la Ley es el dedicado a las Bibliotecas, y hace una mencin a los servicios bsicos de las

Bibliotecas pblicas, pero sin poner el acento en nada referido a los contenidos de las

colecciones bibliogrficas. A su vez las Comunidades Autnomas en su legislacin

bibliotecaria reflejan de manera ms o menos amplia aspectos referidos a la creacin y

mantenimiento de las colecciones en las Bibliotecas Pblicas en el mbito de su

competencia.

Conservacin de contenidos digitales

Resolucin del Consejo de la Unin Europea de 25 de junio de 2002, sobre

Conservar la memoria del maana Conservar los contenidos digitales para las

generaciones futuras,

Esta Resolucin considera que las instituciones de la memoria jugarn un papel

central en la conservacin y difusin de los contenidos digitales.

En este contexto hay que incluir no solo a las bibliotecas, sino a editores, productores,

etc.

V.- Planificacin

1.- La Seleccin



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Las colecciones de las bibliotecas deben satisfacer las necesidades y demandas de

los ciudadanos en lo relativo a la informacin, la cultura, al ocio y la formacin,

reflejando la pluralidad y la diversidad de la sociedad.

Podramos definir la seleccin como el proceso mediante el cual elegimos aquellos

documentos que consideramos van a resultar tiles y adecuados para los usuarios

reales o potenciales de las bibliotecas.

A partir de estas consideraciones, el trabajo de seleccin debe ajustarse a los

principios de universalidad, diversidad, calidad y actualidad. Unos principios que

orientan el trabajo de seleccin en funcin de los criterios siguientes:

a) Universalidad: atiende las necesidades de todos los pblicos y edades, y comprende todos los campos del saber.

b) Imparcialidad: contempla todas las opiniones y creencias, sin ejercer ningn tipo de discriminacin por motivos sociales o ideolgicos.

c) Diversidad: integra todos los gustos y niveles culturales: popular, alta cultura, informativo, crtico, instructivo, recreativo, etc.

d) Calidad: apuesta por los buenos libros y las obras maestras del repertorio universal.

e) Actualidad: procura una renovacin constante de las colecciones, que facilita el acceso a la cultura del momento y refleja las tendencias actuales

De acuerdo con estos principios, los recursos bibliogrficos seleccionados con criterios

y pautas aspiran a reunir las obras bsicas de los diversos campos del conocimiento, y

ofrecer una seleccin equilibrada que integre la diversidad de niveles culturales y las

necesidades reales presentes en el espacio bibliotecario, asumiendo el compromiso

de difundir la tradicin cultural de la comunidad, as como los nuevos valores

emergentes, desde una posicin crtica y abierta.

Criterios de valoracin

El modelo de coleccin de una biblioteca pblica, fruto de una larga tradicin

profesional que ha situado en un lugar preferente la labor pedaggica de los servicios

bibliotecarios, debe priorizar la seleccin de obras bsicas de los diferentes campos



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del conocimiento, as como los ttulos a travs de los cuales se transmite la tradicin cultural propia a la comunidad.

Calidad o inters

La valoracin de una obra tendr en cuenta tanto su valor especfico como la

aportacin que realiza al conjunto de la produccin bibliogrfica. Los criterios tcnicos

profesionales garantizan una valoracin especfica en funcin, de criterios de calidad:

estructura y coherencia de la informacin oportunidad o inters del tema importancia de los autores, traductores u otras autoridades, buen material de referencia, caractersticas fsicas de la edicin, calidad de las ilustraciones, etc.

Al mismo tiempo, el conocimiento general de la produccin editorial permite valorar las

aportaciones de cada ttulo en un momento determinado.

El papel dinamizador de la oferta editorial que efectan las bibliotecas puede favorecer

o contribuir al impulso de nuevos proyectos editoriales, especialmente aquellos

relacionados con campos temticos con una produccin muy deficitaria.

Hbitos de lectura

El conocimiento de los hbitos lectores en el espacio de la biblioteca pblica es un

elemento decisivo en el proceso de seleccin. La valoracin cuantitativa y cualitativa

obtenida de las prcticas de lectura en les bibliotecas orientar siempre el trabajo de

seleccin, de manera que sea el adecuado a la demanda y los hbitos de lectura en el

espacio de las bibliotecas pblicas.

Las bibliotecas pblicas pueden asumir un papel activo en la difusin de la diversidad

cultural del estado. Con este objetivo, la seleccin bibliogrfica debera incorporar la

riqueza lingstica y cultural de todo el territorio.



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La enorme produccin editorial y una cantidad cada vez ms variada de soportes

convierte al proceso de seleccin en una de las piezas claves del trabajo bibliotecario.

La necesidad de construir itinerarios de lectura eficaces, valiosos y tiles para la

comunidad lectora convierte a este proceso en un trabajo cada vez ms exigente, y en

una oportunidad para fortalecer la perspectiva bibliotecaria.

El conocimiento de la produccin editorial es bsico para hacer una correcta seleccin.

Para acceder a dicho conocimiento, los procesos de trabajo deben prever frmulas

estables de colaboracin con aquellos agentes e instituciones que comparten el

objetivo de la promocin del libro y de la lectura: editores, distribuidores, libreros, etc.

Al mismo tiempo, debe ponderarse dicho trabajo en una doble direccin, ya que la

seleccin bibliogrfica realizada por los bibliotecarios puede generar un inters en

distintos agentes relacionados con el sector del libro y de la lectura, as como para el

conjunto de la comunidad lectora a la cual se dirigen los servicios de la BP.

Construir una coleccin es elaborar un discurso bibliogrfico, en el cual los libros son

como palabras que utilizamos para formar un texto coherente, original, innovador y

atractivo. La biblioteca nos muestra el mundo a travs de su coleccin, solo hay que

saber mirar alrededor para hacerla mejor.

La Seleccin dentro del proceso de planificacin de la Biblioteca

Como institucin pblica, la biblioteca pblica tiene como misin el servicio a cualquier

persona y una funcin esencial para la realizacin de este servicio es la seleccin del

material apropiado que depende, fundamentalmente, de tres factores:

1. Los objetivos de la biblioteca.

2. La comunidad a la que sirve.

3. La naturaleza y la calidad de los materiales.

As, en primer lugar, la biblioteca pblica adquiere, pone a disposicin y fomenta el

uso de materiales que:

Requieren los ciudadanos, especialmente aquellas personas alejadas del mundo acadmico y con dificultades de acceso a la informacin.

Constituyen un suplemento al estudio formal y estimulan la propia autoformacin informal.

Reflejan las necesidades recreativas de la comunidad. Apoyan las actividades educativas, cvicas y culturales del entorno.



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Estimulan la participacin en las cuestiones relevantes de la comunidad, el pas y el mundo. (por ejemplo el cambio climtico, la situacin de la mujer,

la inmigracin, etc.)

Estos objetivos deben agrupar desde el inters de cada persona como individuo hasta

el bien comn de la colectividad7, donde habr que tener en cuenta tambin a los

usuarios potenciales.

El desarrollo de la coleccin conlleva dos procedimientos: uno relativo a la

planificacin especfica y otro donde se llevaran a cabo las funciones bsicas de esta

tarea, es decir, la seleccin de los materiales concretos que componen la coleccin de

la biblioteca.

El proceso de planificacin implica la elaboracin de determinadas pautas donde la

biblioteca ponga de manifiesto su funcin en relacin a la seleccin de todos los

materiales que facilita y ofrece. Debe realizar un plan estratgico que refleje las

necesidades de la comunidad, puesto que, con los recursos que ofrece la informtica

en el tratamiento de los datos estadsticos, dicho plan puede describir

sistemticamente las debilidades y fortalezas de la coleccin para que el personal

conozca los agujeros y los tesoros de las colecciones.

Ser tambin de inters para esta planificacin elaborar estudios de usuarios que servirn de apoyo a los anlisis estadsticos.

Los elementos de estudio podran incluir lo siguiente:

Qu promedio de edad o edades tiene la poblacin a la que servimos? Qu incremento tiene o va a tener en el futuro? Qu grupos tnicos la componen? Qu lengua hablan sus habitantes? Cmo se encuentra distribuida la poblacin8? Cules son las principales profesiones, ocupaciones hobbies, actividades

recreativas y culturales de nuestra comunidad?

7Cadapersonatieneunasnecesidadesconcretas:paraalgunoslabibliotecadebeponerdisponiblelatecnologamspuntera,paraotrosunlibroespecficooungranartculo,paraloscinfiloslamejorpelcula,otrosusuariospreferirnunaudiolibroqueentretengaalafamiliaduranteunlargoviaje,etc.8 No es lo mismo la planificacin de la seleccin en una biblioteca rural de un municipio geogrficamente aislado que planificar la seleccin en una biblioteca de barrio cuyos habitantes tienen ms oportunidades para acercarse a otra biblioteca.



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Qu nivel socioeconmico tiene? Qu diferentes estructuras familiares hay? Qu nivel cultural? Cules son los diferentes niveles de lectura de nuestra poblacin?

Podemos analizar tambin los componentes, receptores del proceso de seleccin

establecemos tres grupos:

Quienes pueden aprovecharse de la seleccin ( responsables polticos, por ejemplo)

Quienes van a beneficiarse o van a utilizar la seleccin ( responsables bibliotecarios)

A quienes va destinada ( usuarios reales y/o potenciales del servicio bibliotecario)

De esta forma definimos tres tipos de audiencias:

1. Audiencia institucional (Organismos institucionales)

Aqu se encontraran aquellos responsables polticos interesados (Consejeros,

Alcaldes, Concejales, Delegados de Cultura, etc.) as como los diversos gestores

locales implicados.

La seleccin realizada la aprovecharan en los concursos pblicos y/o compras

puntuales, tanto para los lotes bibliogrficos fundacionales como para los de

incremento de las bibliotecas en las que estn implicados.

2. Audiencia profesional

De esta seleccin o estas pautas para la seleccin, evidentemente, se

beneficiaran los bibliotecarios, tanto los responsables de las bibliotecas pblicas

como los responsables de la seleccin bibliogrfica de las mismas o los

responsables de otras bibliotecas que tambin ofrecen un servicio al pblico como

es el caso de:

Bibliotecas Escolares Bibliotecas de Centros de Adultos Bibliotecas de Centros de Informacin Juvenil Bibliotecas de Hospitales Bibliotecas de Centros para la Tercera Edad Otras bibliotecas



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3. Usuarios

Este Universo a quien destinamos la seleccin vendra constituido por los usuarios

tanto reales como potenciales de las bibliotecas pblicas y quedara delimitado por

diversas categoras segn los siguientes parmetros:

Edad. En esta seleccin o en estas pautas para la seleccin habra que proceder a una divisin de edades general para procurar que todos los

sectores de la poblacin tengan lo que necesiten9

Minoras sociales. De estas minoras destacan: o Poblacin inmigrante (atender a sus diversas lenguas y prestar una

atencin especial a su formacin para desenvolverse con soltura en

nuestra sociedad como cualquier ciudadano)

o Personas con alguna discapacidad (obras en cualquier soporte sobre todo sordos y ciegos)

Otros sectores: o Enseantes y/o educadores (con similares caractersticas a los

padres)

o Investigadores (por ejemplo en cuestiones relativas a la seccin local, donde la biblioteca pblica se muestra como especialista)

Responsabilidad de la seleccin

Entendemos que es responsabilidad de coordinar la seleccin:

Personal de la Biblioteca o red de bibliotecas que formen parte

Especialistas en aquellas materias que lo requieran

Tipologa y soportes documentales

9 Ranganathan deca: Los libros estn para utilizarse. Cada lector debe tener su libro, Cada libro su lector. Tenemos que ahorrar el tiempo del lector y Una biblioteca es un organismo que crece.



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El marco de trabajo sobre el establecimiento de fondos de las Bibliotecas Pblicas

toma como punto de partida las directrices de la IFLA/UNESCO para el Desarrollo de

Servicios de Bibliotecas Pblicas (abril 2001):

Es menester que todos los grupos de edad dispongan de materiales que correspondan

a sus necesidades. Los fondos y servicios biblioteconmicos han de incluir todos los

tipos de medios y tecnologas modernas, as como materiales tradicionales. Son

fundamentales su buena calidad y su adecuacin a las necesidades y condiciones

locales. Los materiales han de reflejar las tendencias actuales y la evolucin de la

sociedad, as como la memoria del esfuerzo e imaginacin del ser humano. Ni los

fondos ni los servicios han de estar sujetos a forma alguna de censura ideolgica,

poltica o religiosa, ni a prestaciones comerciales.

(Manifiesto IFLA/UNESCO a favor de las Bibliotecas Pblicas, 1994)

Siguiendo las directrices de la IFLA/UNESCO, la biblioteca pblica debe disponer de

una amplia gama de materiales en diversos formatos y en cantidades suficientes para

satisfacer las necesidades y los intereses de la comunidad. La cultura de la

comunidad local y de la sociedad ha de reflejarse en los fondos. La biblioteca pblica

debe estar al corriente de los soportes y mtodos nuevos para acceder a la

informacin, disponibles fcilmente, sea cual fuere su formato. Los recursos y las

fuentes de informacin local cobran especial importancia en las colecciones de las

bibliotecas.

Los tipos de fondos y materiales que deben estar representados en una biblioteca

pblica son los siguientes:

Obras de ficcin y no ficcin para adultos, jvenes y nios. Las obras de ficcin deben contar con una representacin de todos los gneros y

manifestaciones literarias (novela, poesa, teatro, cmic, lbum, cuentos)

tanto de obras consideradas clsicos y referentes de la literatura como de

los nuevos ttulos que se publican en el mercado editorial. Responden al

objetivo de proporcionar ocio a los usuarios.

Las obras de no ficcin tienen un carcter bsicamente informativo y formativo y deben ofrecer un equilibrio entre las distintas materias dentro de

la coleccin.

Obras de referencia y consulta. Proporcionan informacin. En este tipo de obras se incluyen: atlas, diccionarios (de lengua, sinnimos y antnimos, de



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citas, dudas, bilinges), diccionarios enciclopdicos, enciclopedias,

anuarios, directorios, estadsticas, fuentes de informacin biogrfica,

bibliografas, catlogos, ndices, boletines de sumarios.

Publicaciones peridicas. Incluye revistas y peridicos de alcance nacional, regional y local y publicaciones peridicas oficiales. En el aspecto

concreto de las revistas, se incluyen aquellas de carcter divulgativo sobre

diferentes temas (moda, viajes, salud, msica, cine, decoracin,

informtica, deportes, etc).

Informacin sobre la comunidad. En ella se incluye la documentacin sobre la historia local.

Informacin oficial (de carcter nacional, regional y local). Recursos electrnicos. Acceso a bases de datos, publicaciones digitales y

seleccin de recursos web de diferentes reas temticas, para pblico

adulto e infantil y juvenil. Se tender a la creacin de una biblioteca digital

compuesta por las obras digitalizadas de fondo patrimonial digitalizado y publicaciones electrnicas

Recursos en diferentes idiomas. El fondo constar con una coleccin dedicada a otras lenguas diferentes al idioma principal de la colectividad,

con hincapi especial en aquellos fondos destinados a ofrecer servicio a las

minoras lingsticas y culturales de la comunidad a la que sirve la biblioteca

pblica. Documentos sonoros. Comprende documentos para la enseanza de

idiomas y grabaciones musicales para pblico adulto e infantil y juvenil que contemplen las principales aportaciones de cada gnero y estilo musical

(msica clsica, msicas del mundo, msica popular, jazz, blues, pop,

rock, nuevas tendencias musicales rap, hip hop, ska, etc.-, bandas

sonoras) as como de sus intrpretes y compositores en el mbito

nacional e internacional. Tambin en este apartado se incluyen los registros

sonoros no musicales, los conocidos como audiolibros. Documentos audiovisuales. Fundamentalmente formado por pelculas y

documentales destinados al pblico adulto e infantil y juvenil. Las pelculas

comprenden las principales creaciones de los diferentes gneros

cinematogrficos, directores y actores en el mbito nacional e internacional.

Los documentales y obras de carcter informativo versarn sobre temas

diversos y multidisciplinares.



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Juegos. Comprenden juegos ya sea de tipo educativo como de entretenimiento u ocio; programas de aprendizaje de idiomas, informativos,

enciclopedias, etc.

Soportes documentales

Los fondos de las bibliotecas pblicas deben incluir los siguientes soportes,

(aunque stos estn sometidos a continuos cambios producidos por el avance de

las tecnologas y por ello son susceptibles de modificaciones):

Libros en papel (tanto en cubierta dura como rstica) y libros electrnicos Publicaciones peridicas en papel Folletos y publicaciones efmeras Postales Carteles Mapas y planos Partituras Materiales en braille Diapositivas Microformas Disquetes Cintas de vdeo (en desuso) Casetes CD audio CD-ROM DVD DVD-ROM Blu-Ray disc Recursos electrnicos va Internet (incluye bases de datos por suscripcin y

sitios web de carcter gratuito).

Todos aquellos nuevos soportes que se vayan incorporando.



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2.- Parametrizacin del fondo

Las directrices de IFLA/UNESCO para el desarrollo de las bibliotecas pblicas

establecen que en lneas generales:

Deber haber entre 1,5 y 2,5 libros por persona.

La cantidad mnima de obras del punto de servicio menor no deber ser inferior a 2500 obras

En las bibliotecas con ms de 2.500 obras el porcentaje de ttulos de no ficcin tender a aumentar.

o Se recomienda que un 25% de la coleccin se dedique al fondo de la seccin infantil.

Como bien seala este organismo, las necesidades de la comunidad local y las

circunstancias financieras pueden hacer variar esta recomendacin general.

Las Pautas sobre los Servicios de las Bibliotecas Pblicas en Espaa (2002) del

Ministerio de Cultura siguen la normativa de la IFLA. Se seala en dichas pautas:

El volumen de las colecciones depender de diversas variables entre las que

destacan: el nmero de habitantes del municipio o rea en que presta servicio la

biblioteca, el espacio fsico de la misma, la proximidad o distancia de otras

bibliotecas,, las polticas de cooperacin e intercambio, el acceso a recursos

electrnicos10

A la hora de establecer los fondos inciales de una biblioteca de nueva creacin se

debe marcar el objetivo de contar con una variedad y cobertura suficientes de

recursos para satisfacer las necesidades e intereses generales de los usuarios.

Las directrices de la IFLA sealan que, en teora, una nueva biblioteca debe contar con un fondo mnimo de 1 libro por persona. Tras esta primera fase de establecimiento del fondo, en la fase de consolidacin, la IFLA propone como un objetivo para un perodo de tres aos llegar a contar con 2 libros por persona.

Los parmetros que recomienda la IFLA son ms fciles de conseguir en ncleos

de poblaciones pequeas que en las grandes ciudades. En el caso espaol cada

10 Espaa, Ministerio de Cultura. Pautas sobre los servicios de las Bibliotecas Pblicas. Madrid: 2002, p.19



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una de las comunidades autnomas establece normativas (ya sea dentro de un

Plan Director de Bibliotecas, Reglamento del Sistema Bibliotecario, etc.) que

estipulan el nmero de fondos en funcin de los tramos de poblacin; en la mayor

parte de los casos se observa que en las poblaciones menores de 5.000 hab. se

alcanza el parmetro de 2,5 doc/hab., cifra que se reduce al aumentar los tramos

de poblacin en 1,5 doc./hab.

Como pauta de trabajo sobre la coleccin se podan establecer los siguientes

parmetros en funcin de los tramos de poblacin:

Nmero de habitantes N doc./hab. Coleccin inicial

Hasta 5000 habitantes 2,5 doc./hab. 4.000-5.500 doc.

De 5.000 a 10.000 hab. 2,5 doc./hab. 7.000-12.500 doc.

De 10.000 a 20.000 hab. 2 doc./hab. 12.500-20.000 doc.

De 20.000 a 50.000 hab. 2 doc./hab. 20.000-65.000 doc.

De 50.000 a 100.000 hab. 1,5 doc./hab. 45.000-80.000 doc.

Ms de 50000 habitantes 1,5 doc./hab. 80.000-95.000 doc.

A partir de 30.000 habitantes se pueden establecer Redes Urbanas de Bibliotecas

que se estructuran en Bibliotecas de Distrito, Barrio, etc., con sus peculiaridades

de organizacin (colecciones, servicios, actividades, etc.).

Los documentos que componen las diferentes secciones de la biblioteca:

(Adultos/Sala General e Infantil/Juvenil) son tanto materiales impresos como

audiovisuales/sonoros/multimedia y recursos electrnicos.

Los documentos audiovisuales/sonoros/multimedia no se deben incorporar en secciones independientes y diferenciadas del resto de la coleccin de las secciones, sino coexistiendo y complementando a stas; no obstante, por

cuestiones de ndole prctica, a la hora de hacer la valoracin se pueden

contabilizar de forma independiente para facilitar las tareas de

formacin/mantenimiento de la coleccin.



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Para facilitar el trabajo del dimensionamiento de la coleccin de una nueva

biblioteca se pueden establecer los siguientes valores en la composicin de sus

fondos, susceptibles de modificaciones en funcin del objetivo de la propia

biblioteca en materia de coleccin as como otra serie de factores que influyen en

ella (mercado editorial, especialmente en las ediciones infantiles, necesidades de

usuarios, etc.).

Porcentajes de coleccin

Adultos 65%

Infantil/Juvenil 20%

Audiovisuales/Multimedia* 15%

Los documentos audiovisuales/sonoros/multimedia se distribuyen en la seccin de Adultos/Sala General y la Infantil/Juvenil.

Dentro del total de documentos audiovisuales asignados, se puede establecer una

proporcin de 80% para la coleccin de Adultos/Sala General y un 20% para Infantil/Juvenil. [se incluyen documentos en diferentes tipos de soportes: CD

audio, CD-ROM, DVD, DVD-ROM y aquellos otros que se vayan incorporando al

mercado]

Coleccin adultos-sala general

Los porcentajes se pueden determinar en torno a los siguientes valores:

Porcentajes Adultos- Sala General

0. Obras generales. 4%

1. Filosofa y psicologa 2%

2. Religin 1%



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3. Ciencias Sociales 4%

5. Ciencias Puras 4%

6. Ciencias Aplicadas 5%

7. Arte. Deportes. Espectculos 7%

8. Lingstica. Literatura 4%

Novela 19%

Poesa 1%

Teatro 1%

Cmic 4%

9. Geografa. Historia. Biografas

9%

TOTAL 65%

Por lo que se refiere a la coleccin sobre Multiculturalidad que se debera destinar a la poblacin inmigrante, podra situarse en torno a un 3% de la coleccin, aunque estas cifras deben adaptarse a la realidad en la que se localiza la biblioteca, tras

realizarse los estudios previos sobre ese segmento de poblacin.

Coleccin infantil-juvenil

Los porcentajes se pueden determinar en torno a los siguientes valores:

Porcentajes Infantil

Obras de conocimiento 7%

Pre-lectores 1%

Ficcin (6-9 aos) 5%

Ficcin (10-14 aos) 6%



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Cmic 1%

Total 20%

A la hora de establecer los parmetros de la coleccin de la seccin infantil/juvenil hay

que tener en cuenta varios factores que influyen en ella:

Ediciones con tiradas reducidas, lo que implica que los libros desparezcan con rapidez del mercado.

Gran nmero de ttulos descatalogados Produccin editorial centrada especialmente en determinadas franjas de

edad y reas temticas que dificultan conseguir una coleccin equilibrada

(hecho especialmente palpable en el escaso nmero de ttulos de obras

informativas y de conocimiento en relacin a la abundante produccin

editorial de obras de creacin literaria).

Tambin se puede establecer una coleccin para jvenes (la franja de edad a delimitar para segmento de poblacin vara de unas bibliotecas a otras: 12-18 aos, 14-18,) desvinculada de la seccin infantil, con un espacio y colecciones adecuados a las necesidades y preferencias de este tipo de usuarios, que podra oscilar en torno a

un 3-5% del total de la biblioteca.

Coleccin de audiovisuales y multimedia

Distribuidos entre la coleccin de adultos-sala general y la coleccin infantil-juvenil.

Los porcentajes se pueden aplicar en torno a los siguientes valores:

Porcentajes en documentos audiovisuales/multimedia

Pelculas/ Documentales 6%

Msica 7%

Juegos/ Programas educativos,

etc. 2%



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Total 15%

3.- La eliminacin de fondos

Este ltimo procedimiento dentro del Desarrollo de las colecciones denominado

expurgo o descarte se define en la bibliografa profesional como la operacin tcnica

de evaluacin crtica de la coleccin con vistas a la retirada de parte de la misma.

Expurgo no es sinnimo de retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y,

como consecuencia del mismo, algunos de ellos sern retirados de la coleccin. Su

objetivo ltimo es mantener la coleccin en las mejores condiciones posibles y mejorar

su calidad y accesibilidad.

Las Pautas sobre los servicios de bibliotecas pblicas promulgadas por el

Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte en el ao 2002 establecen con claridad que

la biblioteca pblica debe practicar una poltica de expurgo de forma sistemtica y

que conservar los materiales el perodo de tiempo que los mismos respondan a

criterios de calidad y actualidad propios de la lectura pblica.

Las Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas

pblicas afirman en su apartado 4.5.1 Adquisiciones y eliminaciones que los fondos

de la biblioteca son un recurso dinmico que exige la llegada constante de materiales

nuevos y la salida de materiales antiguos.

Plan de expurgo

Se recomienda plasmar en un documento todas las variables relacionadas con el

plan de expurgo antes de iniciar el mismo. Se contemplarn, al menos, los siguientes

apartados:

Anlisis de necesidades: razones para llevar a cabo el expurgo, objeto y

objetivos del mismo.

Estudio de viabilidad: situacin del centro (colecciones, personal, espacio de

almacenamiento, organizacin de la biblioteca...); problemas y prioridades.

Soluciones tcnicas: ampliacin y/o reestructuracin del espacio, relegacin

interna y/o externa, restauracin, transferencia a otro soporte, eliminacin...

Criterios de expurgo : criterios objetivos y subjetivos

Destino de los fondos objeto de expurgo



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Evaluacin del expurgo

Criterios y metodologa para el expurgo

Se tendrn en cuenta los siguientes criterios generales descritos en la bibliografa

profesional:

Criterios objetivos Medida

Antigedad Fecha del depsito legal /copyright

Duplicidad N de ejemplares

Uso Fecha del ltimo prstamo

Accesibilidad Disponible en otras bibliotecas

Listas recomendadas Presencia en bibliografas selectivas

Redundancia Presencia en fuentes ms actualizadas

Criterios subjetivos Medida

Deterioro Opinin del bibliotecario

Calidad y actualidad informacin Opinin del bibliotecario

Adecuacin al conjunto de la coleccin

Opinin del bibliotecario

Con arreglo a estos criterios generales se aplicarn criterios especficos para cada

rea siguiendo el mtodo de uso internacional CREW, denominado en Francia IOUPI,

que consiste en aplicar una frmula que consta de dos cifras y un acrstico:

La primera cifra indica la actualidad de la informacin contenida en el libro (nmero de aos transcurridos desde la fecha del Depsito Legal)



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La segunda cifra indica el nmero de aos en los que la obra no se ha prestado

El acrstico resulta de la presencia de factores negativos denominados IOUPI (Incorrecto, Ordinario, superficial, mediocre, Usado, deteriorado, Pasado, obsoleto, Inadecuado, que no se corresponde al fondo)

Los documentos en los que concurran todos o algunos de estos criterios son

candidatos a su retirada. Si uno de los criterios no es aplicable a la disciplina en

concreto se sustituye por una X.

rea y/o tipo de material

Frmula (ao de publicacin/aos sin prstamos/IOUPI)

Obras de referencia

10/X/IOUPI

0

5/X/IOUPI

(salvo Informtica 3/X/IOUPI, Anuarios, Directorios y Guas

2/X/IOUPI, Temarios 1/X/IOUPI)

1, 2 10/3/IOUPI

3 10/5/IOUPI (salvo Estadsticas 2/X/IOUPI).

Se expurgar la legislacin no vigente

5 10/3/IOUPI

6 5/3/IOUPI

7 10/X/IOUPI

8 10/5/IOUPI

9 15/3/IOUPI (Salvo Guas de viaje 2/X/IOUPI)

Audiovisuales, doc. sonoros

X/5/IOUPI

Libros infantiles El mismo criterio que para el fondo de adultos



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y/o juveniles

Por su parte, F.W. Lancaster11 , aplica un mtodo de puntuacin numrica de 0 a 100

que tiene en cuenta la fecha del ltimo prstamo, la fecha de publicacin, la presencia

en listas recomendadas y el estado de conservacin del documento

En lo referente a las publicaciones peridicas se valorar el estado material de las colecciones y si estn completas o no, la disponibilidad en otro tipo de soporte y la

existencia en otras bibliotecas (sobre todo si es edicin electrnica)

Cualquiera que sea la metodologa de expurgo seleccionada, queda excluido de la misma el fondo local y el antiguo patrimonial.

Destino de los fondos

El expurgo no conlleva necesariamente la eliminacin de ejemplares. Las posibles

soluciones son:

En caso de que se considere oportuna su conservacin : a) Reintegracin en su lugar de almacenamiento

b) Reparacin o restauracin

En caso de que se opte por su retirada : a) Relegacin externa a otro lugar de almacenamiento

b) Depsito interno

c) Eliminacin

d) Donacin a otros centros

e) Venta al pblico de la biblioteca

f) Destruccin fsica

Evaluacin del expurgo

Se recomienda el uso de los siguientes indicadores y el anlisis comparativo de los

resultados obtenidos tras su aplicacin con los de aos precedentes:

Indicadores complementarios de la tasa de renovacin para calcular la amplitud del expurgo en relacin con el fondo y su rejuvenecimiento :

11 Lancaster, F.W. Evaluacin de la Biblioteca. Madrid : ANABAD, 1996



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1. Tasa de eliminacin: Relacin entre el nmero de documentos

expurgados y el nmero total de documentos del fondo

2. Ratio altas / bajas: Relacin entre la cifra de adquisiciones y la de

eliminaciones

Indicadores relacionados con el crecimiento absoluto y relativo de la coleccin :

Tasa de crecimiento: Se calcula restando al nmero de adquisiciones la

cifra de eliminaciones, relacionando el resultado con el nmero total de

documentos del fondo. Se recomienda realizar un seguimiento de esta

tasa por reas temticas

Indicadores relacionados con el uso de la coleccin tras el expurgo : Tasa de rotacin: Nmero de prstamos en relacin con el nmero total

de documentos disponibles antes y despus del expurgo.

Para evaluar la carga de trabajo y realizar estimaciones presupuestarias, es

conveniente contabilizar anualmente el nmero de obras reparadas en la propia

biblioteca y las que se envan al encuadernador, el nmero de obras destruidas,

donadas, reemplazadas, etc.

VI.- Evaluacin

Se entiende por evaluacin de colecciones el conjunto de estudios y operaciones que

la biblioteca lleva a cabo para comprobar hasta qu punto la coleccin que ofrece

responde a las necesidades de sus principales grupos de usuarios (ALA, 1989). Est

relacionada con el grado de idoneidad de una biblioteca para satisfacer las

necesidades tanto de los usuarios a los que atiende como de sus usuarios potenciales.

La evaluacin se trata de un proceso sistemtico que debe ir siempre de la mano del

concepto de planificacin. En la planificacin la biblioteca fija cules sern su misin y objetivos. Mediante la evaluacin la biblioteca articula de forma cuantitativa y cualitativa el grado de cumplimiento de stos, as como su adecuacin.

Como complemento y fin de la planificacin se debe fijar una evaluacin que nos

permita determinar el grado de eficacia, economa y eficiencia de nuestra biblioteca y

con ello emitir un juicio de valor que nos site en disponibilidad de reorientar la

planificacin en caso de que fuese necesario.



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La evaluacin debe ser una herramienta que nos ayude a reflexionar sobre la

idoneidad y pertinencia de los servicios ofrecidos en nuestra biblioteca. Evaluar

significa conocer el rendimiento y el impacto que los programas desarrollados por la

biblioteca han tenido en los usuarios para: ajustar, cambiar, planificar y responder

adecuadamente a sus demandas, as como definir y corregir posibles deficiencias.

Los enfoques fundamentales de la evaluacin de colecciones seran:

Centrado en el anlisis: caractersticas de la coleccin

Centrado en los usuarios: comportamiento de la coleccin

Si tenemos en cuenta que el principal valor/elemento de la biblioteca recae en su

coleccin (ella es su verdadera razn de ser), necesariamente tendremos que llevar a

cabo una cuidadosa evaluacin de la coleccin.

Se puede evaluar la coleccin completa de la Biblioteca o evaluar por materias, etc.

Finalidad de la evaluacin de la coleccin - Orientar/ optimizar el gasto en adquisiciones

- Optimizar la gestin la coleccin

- Mejorar la transformacin de los recursos invertidos

- Rentabilizar el espacio

- Aumentar la satisfaccin del usuario mediante la adecuacin de los

productos y servicios ofrecidos por la biblioteca.

Evaluacin del rendimiento: Indicadores.

El objetivo principal de los indicadores de rendimiento es la evaluacin eficaz de las

bibliotecas y sus servicios, as como la valoracin de la eficacia de los recursos

asignados.

Al tratarse de una herramienta de planificacin y control de la biblioteca, los

indicadores deben facilitar el control en los procesos de gestin y servir de base de

referencia para facilitar la comunicacin entre el personal de la biblioteca, los

organismos implicados y los usuarios.

Las bibliotecas, de acuerdo con las instituciones de las que dependen y las

autoridades correspondientes, () as como los usuarios y otras partes interesadas,

deben decidir qu indicadores son ms apropiados para cada situacin. Esta decisin



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se debe tomar considerando la misin, objetivos generales y objetivos especficos de

la biblioteca. Por ejemplo, la evaluacin de las bibliotecas financiadas con fondos

pblicos tendra lugar en el contexto del desarrollo de la poltica pblica. 12.

Fases de la evaluacin: aplicacin prctica

La evaluacin se articula en torno a cinco fases, que deben llevarse a cabo

peridicamente:

1. Determinar la parte de la coleccin a evaluar, as como los indicadores que van

a aplicarse sobre la misma: se establece si la biblioteca evaluar toda la

coleccin o partes seleccionadas de la misma en funcin de diversos aspectos

como reas temticas, tipo de materiales, tipo de fondo, etc. En esta primera

fase se deciden por tanto los aspectos a evaluar as como se seleccionan los

indicadores que se utilizarn en dicha evaluacin.

2. Recopilacin de datos: las bibliotecas realizan de forma peridica

recopilaciones de datos para la elaboracin de estadsticas que facilitan esta

primera fase. Dicha recopilacin requiere tanto una iniciativa directa del

bibliotecario en su estudio y recogida como de la propia participacin del

usuario.

3. Procesamiento de datos: con los datos obtenidos se miden los indicadores

seleccionados previamente, los cuales nos darn informacin acerca del

rendimiento y la eficacia de la coleccin. Igualmente estos indicadores debern

ser revisados en cuanto a su utilidad se refiere en posteriores evaluaciones.

Existen diferentes indicadores a aplicar en la evaluacin de las colecciones:

A. Basados en el estudio de la coleccin

Nombre Definicin Formula

Documentos / habitante

Promedio de documentos

que la biblioteca ofrece por

habitante

n de documentos / n de

habitantes

12normaUNE50137:2000



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Cuota de renovacin

Porcentaje de documentos

incorporados a la coleccin

en el ltimo ao. Permite

estimar la actualidad de la

oferta documental de la

biblioteca.

N total de documentos

dados de alta en el ao *

100 / n total de

documentos

Fluctuacin del fondo

Promedio de incremento o

decremento del fondo que

compone la coleccin con

respecto al ao anterior

(N total de documentos

ao actual n total de

documentos ao

anterior)*100 / n total de

documentos

Excluidos del prstamo

Porcentaje de documentos

NO disponibles en rgimen

de prstamo

N de documentos no

disponibles * 100 / N total

de documentos

Edad media de la coleccin

Estudio de la fecha de

edicin de la coleccin en

trminos generales

Podra medirse

estableciendo rangos de

fechas de publicacin de

los documentos (por

ejemplo, rangos de 5 aos)

y calculando los

porcentajes de cada rango

con respecto al total de la

coleccin

N de documentos en estantera abierta

Nmero de documentos en

estantera abierta con

respecto al total de la

coleccin

N de documentos en

estantera abierta / n total

de documentos

N de documentos en estantera cerrada

Nmero de documentos en

estantera cerrada con

respecto al total de la

coleccin

N de documentos en

estantera cerrada / n total

de documentos

Porcentaje de Nmero de documentos en N de documentos



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adquisiciones por tipo de material

adquiridos de cada tipo de

material documental

adquiridos de un tipo de

material / n total de

documentos de un tipo de

material

Porcentaje de adquisiciones por

materias

Nmero de documentos

adquiridos de acuerdo a

las distintas materias que

recoge la biblioteca

N de documentos

adquiridos de una materia /

n total de documentos de

una materia

ndice de crecimiento de la coleccin.

Porcentaje de incremento y

descarte sobre el total de

fondos

(Documentos nuevos

recibidos documentos

descartados) * 100 /

Fondos

B. Basados en el uso de la coleccin

B.1. Cuantitativos


Uso de la coleccin (Uso absoluto)

Cociente entre el nmero

de usos de los

documentos en un

determinado perodo de

tiempo y el nmero total

de documentos de la

coleccin.

N de documentos

utilizados / n de

documentos total de la

coleccin

Uso relativo (por materias)

Relacin entre la

proporcin de circulacin

en una materia, su

proporcin de ingresos

anuales y la proporcin de

presupuesto anual

invertido en dicha materia.

Anlisis detallado del uso

de la coleccin por

materias, con el objeto de

N de documentos

utilizados de una materia

determinada / n de

documentos total de

documentos de dicha

materia



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detectar puntos fuertes y

dbiles de la misma y la

determinacin de

acciones encaminadas al

desarrollo ptimo de la

coleccin de dichas reas.

Tasa de rotacin Promedio de veces que

un documentos ha sido

prestado durante un ao

N de documentos

prestados al ao / n de

documentos disponibles

Tasa de ausencia Porcentaje de

documentos prestados

simultneamente

N de documentos

prestados

simultneamente de una

temtica * 100 / n total

de documentos

Documentos no prestados

Porcentaje de

documentos NO

prestados durante el ao

N de documentos no

prestados durante el ao

* 100 / n total de

documentos

Volumen de prstamo Evaluar la utilizacin total

de la coleccin

N de prstamos

registrados / n total de

documentos en la

coleccin

Prstamo/Habitante Evaluar el uso de las

colecciones por la

poblacin a servir

N total de prstamos en

un ao / N de habitantes

a servir

Documentos en prstamo/ habitante

Evaluar el uso total de la

coleccin por la poblacin

a la que se sirve

N de documentos en

prstamo / N de

habitantes a servir

Total de consultas en sala

Porcentaje de consultas

atendidas en sala sobre el

total de los fondos

Documentos para

consulta en sala * 100 /

total de fondos



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Consultas en sala por rea temtica

Porcentaje de consultas

atendidas en cada rea

temtica sobre el total de

los fondos

Documentos para

consulta en sala de cada

rea temtica * 100 / total

de fondos

Prstamo interbibliotecario

Nmero de peticiones de

prstamo interbibliotecario

por usuario

Nmero de peticiones de

prstamo

interbibliotecario / n de

usuarios

B.2. Cualitativos


Valoracin profesional / Opinin de los

expertos

Porcentaje de ttulos

recogidos en la lista de un

experto o en una

bibliografa que la

biblioteca posee

Contraste con bibliografas

especializadas

Porcentaje de ttulos

recogidos en alguna

bibliografa especializada

disponible en la biblioteca

Satisfaccin del usuario

Evaluar el grado de

satisfaccin de los usuarios

con la coleccin

Estadsticas de desideratas o sugerencias

bibliogrficas

Estudiar las sugerencias y

las quejas de los usuarios

relativas a los servicios

bibliotecarios, detectando

reas de mejora y

estableciendo prioridades

de cara a emprender

medidas correctoras.



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4. Interpretacin de indicadores o anlisis de la evaluacin realizada: se analiza y

compara la informacin obtenida en cada uno de los indicadores para

establecer los puntos fuertes y los dbiles de la gestin de la coleccin.

Los datos obtenidos de los indicadores deben interpretarse de forma cuidadosa

y minuciosa, buscando siempre las causas y explicaciones que justifiquen esos

datos obtenidos. Los resultados deben circunscribirse al marco o contexto de

cada biblioteca y los elementos que la definen (su tipologa, pblico a la que se

dirige, poblacin a la que sirve, tamao de la coleccin, superficie til, acceso a

los fondos, grado de automatizacin...), y no tomarlos como estndares o

normas rgidas que hay que cumplir, entendindolos ms bien como pistas o

indicios que nos avisan de la situacin en que se encuentra nuestro centro.

El resultado de la evaluacin de la coleccin debe conducir a planes de

actuacin efectivos, ya que es precisamente en esto en lo que la evaluacin

encuentra su razn de ser.

Para una mayor y ms completa evaluacin puede ser importante realizar

estudios comparativos tanto de evoluciones de los datos recogidos en el propio

centro, como con otras bibliotecas de similares caractersticas. Todo ello nos

permitir realizar una evaluacin global del centro respetando su propia

situacin particular, considerndolo al mismo tiempo dentro de un entorno

mucho ms amplio.

Sera deseable poder establecer un sistema de indicadores nico que sirviera

para la evaluacin del rendimiento de todas las bibliotecas pblicas. Esto

posibilitara realizar una evaluacin sistemtica y uniforme. Igualmente y

adems, se favorecera la evaluacin comparativa, puesto que los datos

calculados seran los mismos en cada centro.

5. Toma de decisiones: teniendo como base la informacin, ya se puede pasar a

una siguiente fase de accin en la que se modifiquen, mantengan o reorienten

las decisiones a tomar, estando estas en el caso que nos ocupa relacionadas

con la coleccin de nuestra biblioteca en general y con la seleccin realizada

en la misma en particular.



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Pautas Para Establecer Una Politica de Colecciones en Una Biblioteca Publica

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