PASOS PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL YAMILE HIDALGO Instructora YURENI PAPAMIJA DEYANIRA BURBANO M. Técnico en Asistencia en Organización de Archivos Bolívar Cauca 2015
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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
YAMILE HIDALGO
Instructora
YURENI PAPAMIJA
DEYANIRA BURBANO M.
Técnico en Asistencia en Organización de Archivos
Bolívar Cauca
2015
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Proceso archivístico mediante el cual, la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo central, cumplido el tiempo de retención estipulado en la Tabla de Retención Documental para el Archivo de Gestión.
PASOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
PREPARACION FÍSICA DE LA DOCUMENTACION
Limpieza de la documentación.
Los encargados deben disponer de overol, gorra, mascarilla y guantes; aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas.
PASOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Eliminación de material metálico:
Cambiar material metálico por elementos plásticos y eliminar clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc.
Reemplazar carpetas tradicionales por materiales desacidificados.
Identificación del material afectado por biodeterioro.
El material afectado especialmente por agentes biológicos, debe separarse.
Eliminar el polvo de la unidad de conservación: caja, carpeta.
.
PASOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Revisión y Foliación La documentación deberá numerarse
consecutiva y cronológicamente, utilizando lápiz de mina negra y blanda, en la esquina superior derecha de la hoja sin enmendaduras.
Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio.
Los folios totalmente en blanco y están sueltos no se envían en la transferencia, los que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.
PASOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Unidades de conservación y realmacenamiento.
Existen distintas unidades de conservación: Paquetes, Legajos Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z.
La documentación empastada que tengan los lomos deteriorados deberán someterse a proceso de empaste o refuerzo.
La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.
ESPECIFICACIONES DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Cajas: Elaboradas en cartón corrugado. El tamaño lo establece la entidad y van rotuladas.
Carpetas: Material Cartulina libre de
acidez (neutra), adaptarse al volumen y tamaño de la documentación.
Van identifican con el rotulo en la esquina superior derecha.
PASOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
AMARRE: Proceso para reforzar las
unidades de conservación y facilitar su traslado.
Se utiliza cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm., que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.
PASOS PARA REALIZAR TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Embalaje. Las cajas deben cumplir
especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.
Los tomos deben ubicarse verticalmente.
Al empacar, mantener el orden estricto del inventario.
Numerar las cajas consecutivamente, en lugar visible.
Al cargar las cajas, la primera caja corresponderá al último número de la remisión, de tal manera que la última caja que ingrese al vehículo sea la N° 1.
