8 Pasos para archivar

Elaborado por: Marcela

Hernández tocancipa

1. Revisión de documentos

Es organizar y clasificar los documentos de un archivo para saber a qué corresponden.

Los documentos antes de entregarlos o guardarlos hay que revisarles la ortografía en

qué estado se encuentran y que sección corresponden, cuando un documento está en

mal estado se lleva a restauración de documentos es en donde se encargaran de

repararlo a hacer uno nuevo.

En una empresa los documentos van a un archivo; cumpliendo con las fases y una de

ellas es que estén revisados u ordenados. Ellos tienen un tiempo de vida. Cuando se

cumple este ciclo, las personas encargadas deben de asegurarse de que se pueden

reutilizar o desechar.

Hay una serie de documentos que hay que separarlos por tamaño, tiempo, calidad y

tema para que lleguen al archivo.

Los documentos se organizan por su nombre los cuales son circulares, informes,

cartas, memorando actas entre otros.

2. Restauración de documentos

La restauración de documentos se realiza de forma manual en prácticamente todo el proceso.

El proceso normal tiene varias fases:

1. Se realiza una ficha técnica del documento, así como un reportaje gráfico en distintos soportes, según casos (diapositivas, negativos, digital, video,...)

SEPARACIÓN

PAGINACIÓN FICHADO

2. Se procede al análisis de los materiales, (papel, tintas, pigmentos...) determinando su estado de pH, solubilidad, pérdidas, etc.

3. Se desmontan las obras, (libros, legados...) en caso necesario, paginando si es preciso y elaborando una relación del orden de cuadernillos, etc. para su posterior

montaje.

4. Se procede a la limpieza mecánica, brochas de pelo fino, bisturís, gomas de borrar, borradoras eléctricas...

5. La limpieza acuosa se realiza mediante inmersión en H2O y jabones neutros o

ligeramente alcalinos, según se precise, o con alcoholes dependiendo del tipo de tintas.

6. En el proceso anterior se utilizan fungicidas o desinfectantes, en caso necesario, para su desinfección y desinfección.

7. También se procede a la desacidificación, en caso necesario, en el último baño.

8. La reintegración de las zonas perdidas se realizan manual o mecánicamente, según las exigencias de los documentos a tratar (volumen, tipo de soporte...). Seguidamente

se procede a su consolidación.

9. La laminación, igualmente, se realiza de las dos formas, dependiendo de los mismos aspectos. En el caso manual se emplea tisú y adhesivo de pH neutro y totalmente reversible en H2O y en el caso mecánico se utiliza "filmoplast" (Papel Japón pH neutro,

adhesivo neutro, elástico resistente al envejecimiento y no amarillea).

OTROS EJEMPLOS DE RESTAURACION

Cuando las condiciones del documento lo requieren debemos aplicar tratamientos de restauración encaminados a devolver la funcionalidad a la obra

manteniendo sus valores históricos y codicológicos. Todas las restauraciones están precedidas por un intenso trabajo de análisis de la naturaleza y estado de los materiales que componen la obra, para determinar las causas de

degradación y poder establecer los diversos procesos curativos que aplicaremos.

Un equipo técnico muy cualificado y con alta sensibilidad, así como un

laboratorio perfectamente equipado aseguran la alta calidad de los tratamientos necesarios para cada caso:

RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS EN PAPEL

RESTAURACIÓN DE PERGAMINO RESTAURACIÓN DE ENCUADERNACIONES RESTAURACIÓN DE OBRAS DE ARTE

RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS EN PAPEL

El papel es el soporte más utilizado en nuestra historia cultural y uno de los más frágiles y que mayores problemas de conservación y restauración

presenta.

La gran diversidad de papeles y medios utilizados para transmitir información sobre ellos hace imprescindible un profundo estudio de la naturaleza de cada

documento y de las causas y efectos de la degradación que presente.

Los tratamientos que se aplican comprenden la limpieza, alisado, eliminación de manchas y elementos extraños, lavado, desacidificación, reintegración, consolidación y laminación.

RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS SOBRE PERGAMINO

El pergamino es un material muy especial, que ha sido ampliamente utilizado

para la difusión de textos e imágenes. Los tratamientos de conservación y restauración aplicados son específicos para este soporte y comprenden la limpieza, hidratación, alisado, unión de roturas y reintegración de faltas.

RESTAURACIÓN DE ENCUADERNACIONES

Reproducimos los estilos artísticos y técnicas tradicionales de encuadernación

para la recuperación de encuadernaciones con tapas de madera o cartón, revestidas con piel, pergamino, tela o papel. Fabricamos o encargamos papeles jaspeados adecuados a la época de cada libro. Incluimos materiales

de calidad de archivo y fácilmente reversibles aplicados mediante técnicas no agresivas para el original.

RESTAURACIÓN DE OBRA DE ARTE SOBRE PAPEL

Taller especializado en la restauración de obra de arte cuyo soporte sea papel o cartón.

Realizamos la restauración de grabados, acuarelas, guaches, pasteles, dibujos a tinta, lápiz, carboncillo u otro medio. Los tratamientos comprenden la

limpieza, eliminación de cintas adhesivas, alisado, eliminación de pliegues y arrugas; unión de roturas y desgarros, reintegración del soporte, consolidación, desacidificación, laminación manual y mecánica y reintegración cromática.

También realizamos trabajos de conservación y preservación como el montaje sobre cartón de conservación; encapsulado con material inerte; realización de contenedores a medida con materiales de calidad de conservación y de

soportes para exhibición.

3. Codificar

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA:

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los

documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difícil establecer

responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y

establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la

empresa.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

Correspondencia personal

Correspondencia publicitaria

Correspondencia empresarial

1. CORRESPONDENCIA PERSONAL:

EN EL SOBRE GENERALMENTE, APARECE IMPRESA LA PALABRA

CONFIDENCIAL O PERSONAL.

2. CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA:

FOLLETOS, REVISTAS O PLEGABLES, QUE LLEGAN A NOMBRE DE LA EMPRESA,

DE SUS DIRECTIVOS O EMPLEADOS

3. CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL:

VIENE DIRIGIDA, CON LOS DATOS COMPLETOS, A DIRECTIVOS O

FUNCIONARIOS DE LA EMPRESA.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

Correspondencia personal:

No debe abrirse, se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se enviara al

destinatario.

Correspondencia publicitaria:

Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa, se imprime la

fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el

contenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al

destinatario respectivo.

Correspondencia empresarial:

Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no

es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre,

colocando de frente. Luego se procede a comparar:

La fecha que trae el documento con la impresa por el correo en el sobre. Si son

muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de

plástico.

La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez y

debe devolverse.

La dirección del remitente; si no la trae el documento debe registrarse manuscrita

en la parte inferior de la hoja.

La inclusión de anexos u otros documentos, si falta o sobran anexos, se debe

informar a la empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve la

comunicación.

.

RADICACIÓN

Se hace con un sello radicador de correspondencia, este puede ser manual o

electrónico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (norma Icontec,

zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación. Los datos que

contiene el sello pueden ser los siguientes.

NO DE ORDEN:

Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada

año.

FECHA DE RECIBIDO:

La correspondencia que llega, debe registrase diariamente; se imprime la fecha del día

en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, este imprime

fecha y hora del recibo de la forma automática.

PASE A:

Se escribe el nombre o código de la dependencia destinataria del documento.

CONTROL DE MENSAJERÍA

Tanto para entregas internas y externas, debe llevarse un control de mensajería

Registro:

Se hace en la hoja de registro de correspondencia recibida, el cual debe diligenciarse

de la siguiente manera:

HOJA NO: las hojas deben ir numeradas consecutivamente.

FECHA: se escribe la fecha del día en que se realiza el registro.

NUMERO DE ORDEN: se escribe el numero consecutivo de la comunicación, el

mismo que se coloca en el sello radicador.

PROCEDENCIA: INCLUYE DOS DATOS:

ENTIDAD O PERSONA: SE ESCRIBE EL NOMBRE DE LA EMPRESA QUE

ENVÍA EL DOCUMENTO, SI TRAE MEMBRETE; SI NO, SE ANOTA EL

NOMBRE COMPLETO DE LA PERSONA QUE FIRMA.

LUGAR: SE MIRA EN LA FECHA DE LA COMUNICACIÓN LA CIUDAD DE

ORIGEN Y SE ESCRIBE EN ESA CASILLA.

NÚMERO: SI LA COMUNICACIÓN TRAE NÚMERO, ÉSTE SE ESCRIBE EN LA

CASILLA; DE LO CONTRARIO SE DEJA EN BLANCO FECHA: SE ANOTA LA

FECHA QUE TRAE LA COMUNICACIÓN, CON DOS DÍGITOS, UTILIZANDO

NÚMEROS ARÁBIGOS.

ASUNTO O RESUMEN: SE RELACIONA CON EL CONTENIDO DEL

DOCUMENTO. DEBE ESCRIBIRSE EN TERCERA PERSONA DEL SINGULAR

O DEL PLURAL, DE ACUERDO CON EL DESTINATARIO: EN PLURAL, SI ES

UNA EMPRESA; EN SINGULAR SI ES UNA PERSONA NATURAL. NO DEBEN

ANOTARSE LOS TEMAS SIN IMPORTANCIA. EL RESUMEN PUEDE

OCUPAR 2, 3 O 4 RENGLONES.

ANEXOS: SI LA COMUNICACIÓN TRAE ANEXOS, SE ESCRIBE LA PALABRA

SI O LA CANTIDAD. SI NO TRAE, SE TRAZA UNA RAYITA.

PASA A: SE ESCRIBE EL NOMBRE DE LA DEPENDENCIA QUE RECIBE EL

DOCUMENTO, DE ACUERDO CON LOS DATOS DEL DESTINATARIO O CON

EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO.

RESPUESTA: SE INDICA EL NÚMERO DE RADICACIÓN DADO A LA

RESPUESTA Y LA FECHA

ARCHIVADA EN: SE INDICA LA SERIE DOCUMENTAL EN QUE QUEDARÁ

ARCHIVADA FÍSICAMENTE LA RESPUESTA JUNTO CON EL

ANTECEDENTE.

CUANDO LA CANTIDAD DE HOJAS DE REGISTROS SEAN APROXIMADAMENTE

500, SE ENCUADERNAN PARA GARANTIZAR SU CONSERVACIÓN.

CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS

FECHA HORA

RADICADO PASA A FIRMA

DESPACHO DE DOCUMENTOS

CUANDO SE TIENE CENTRALIZADO EL RECIBO DE LA CORRESPONDENCIA, POR

LO GENERAL CON EL DESPACHO SUCEDE LO MISMO, Y ESTA OFICINA PUEDE

RECIBIR Y ENVIAR DOCUMENTOS. EN ESTE CASO, LAS DEPENDENCIAS NO

ESCRIBEN EL NÚMERO Y LA FECHA A LA CORRESPONDENCIA QUE GENEREN,

LO HARÁ LA OFICINA ENCARGADA.

DEBEN ESTABLECERSE NORMAS MUY PRECISAS, EN CUANTO A:

PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: ESTILO, CALIDAD DEL PAPEL,

CANTIDAD DE COPIAS, FIRMAS AUTORIZADAS, TIPO DE SOBRES,

FORMAS Y HORARIOS DE DESPACHO.

DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS: SE DEBE PROCEDER A DEVOLVER LA

CORRESPONDENCIA CUANDO PRESENTE ERRORES TÉCNICOS,

ORTOGRÁFICOS O MECANOGRÁFICOS, BORRONES Y ENMENDADURAS,

ANEXOS INCOMPLETOS, ENTRE OTROS.

IMPRESO DE FIRMAS AUTÓGRAFAS: EN ORIGINALES Y COPIAS.

CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA:

ES LA RECOPILACIÓN NUMÉRICO-CRONOLÓGICA DE TODAS LAS COPIAS DE LA

CORRESPONDENCIA DESPACHADA. SE CONSERVAN EN CARPETAS

ESPECIALES.

DESCARGUE DE LA CORRESPONDENCIA:

DESPUÉS DE QUE LOS DOCUMENTOS HAN SIDO TRAMITADOS, VUELVEN A LA

DEPENDENCIA QUE LOS GENERÓ; CUANDO SE HAN RESPONDIDO, DEBEN SER

DESCARGADOS EN LA HOJA DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA,

COMPLETANDO LAS ULTIMAS CASILLAS DEL FORMATO. DESPUÉS DE ESTOS

PROCEDIMIENTOS LA OFICINA PRODUCTORA PROCEDE A REALIZAR EL

ARCHIVO FÍSICO DE ACUERDO CON LA SERIE DOCUMENTAL RESPECTIVA.

CONTROL DE MENSAJERÍA TANTO PARA ENTREGAS INTERNAS COMO

EXTERNAS, DEBEN LLEVARSE UN CONTROL DE MENSAJERÍA.

4. Distribución De Documentos

El envío de documentos puede resultar un proceso lento y frustrante, especialmente

cuando no sabe si ha llegado el documento a su destino. Si comparte sus documentos

con una o con varias personas, puede estar seguro de que el proceso se realizará con

total normalidad para que todos puedan trabajar sin sufrir ningún retraso. Si desea

trabajar de forma más eficaz y más rentable compartiendo sus documentos, ahora

puede hacerlo.

Distribución Virtual

Distribución y difusión de los documentos Todos los documentos son ubicados en la red

para su consulta y uso. Estos documentos no deben ser modificados sin la autorización

del líder de proceso, del proceso de Calidad y/o de la Dirección General. Las copias de

documentos que se distribuyan con carácter de “Copia Controlada” deben llevar el

respectivo sello en todas sus páginas y se le debe escribir al lado del sello, el número

de copia controlada que corresponde. Cada copia controlada, debe ser relacionada en

el formato F02S4 “Listado de Distribución de Documentos” con el nombre del poseedor

de cada copia, la fecha de entrega y la firma del mismo. El proceso de Gestión de

Calidad siempre debe tener una copia controlada de todos los documentos internos del

Sistema de Gestión de la Calidad. Los documentos externos requeridos para la

operación de los procesos deben ser utilizados estrictamente por las personas que los

requieren, bajo la responsabilidad del líder del proceso.

Este servicio permite un considerable ahorro de costos, tanto en tiempo de trabajo

como en consumibles (papel, impresión, sobres, sellos), en espacio dest inado a

archivo, en distribución y en seguridad.

Este servicio se aplica a los siguientes documentos:

*Resúmenes de Cuentas Corrientes y Cajas de Ahorros.

*Resúmenes de Tarjeta de Crédito de Clientes.

*Liquidaciones de Comercios (Tarjetas de Crédito).

*Resúmenes de Cuentas Productores de Seguros.

*Estados de Comisiones de Ejecutivos de Cuentas.

*Facturas emitidas para clientes.

*Órdenes de pago emitidas para proveedores.

Beneficios de nuestro servicio de distribución de documentos digitales:

-Reducción de Costos:

*Ahorro de papel, gastos de envío y de almacenamiento físico.

*Simplifica tareas administrativas.

*Ahorro medioambiental.

*Agilidad en la tramitación.

*Integración a Sitio Web de la empresa

.*Evita errores derivados de la introducción manual de datos.

*Incremento de Productividad.

*Mejora de Servicios al cliente interno y externo.

*Automatización de Procesos.

*Integración a aplicaciones de gestión existentes en la empresa.

*Disponibilidad de acceso 24 x 7.

*Acceso instantáneo y simultáneo por varios sectores (Call Centers, Facturación, etc.)

*Agilidad en la disponibilidad de la información.

*Disponibilidad de datos en formato XML.

Principales características de nuestro servicio de digitalización y distribución

de documentos digitales:

*Compatible con los principales formatos de spooles de impresión (AFP, DJDE, PCL).

*Administración de los formularios y códigos de barra vinculados.

*Alta Velocidad de generación e indexación de los estados de cuenta digitales.

*Reproducción de los estados en formato PDF (Portable Document Format).

*Procesos realizados bajo modalidad Tercerización.

*Almacenamiento y Gestión digital de los estados de cuenta vía red a través del módulo

Managfile-Web.

*Almacenamiento y Gestión digital de los estados de cuenta vía medios ópticos, a

través del módulo Managfile-CD.

El proceso de distribución de documentos ha sido objeto de una enorme revolución

tecnológica en los últimos años que ha permitido alcanzar grandes mejoras en la

logística documental. El concepto de "correo virtual" ha ido reemplazando en forma

permanente al concepto de "correo" tradicional, no solo por la necesidad de disposición

inmediata de información, sino también por la necesidad de reducir los costos

vinculados.

5. Control Cruzado Entre la correspondencia comercial que se debe archivar hay documentos en los cuales

se tratan dos o más temas en su texto, lo cual dificulta hasta cierto punto la labor de

archivar, porque cada asunto debe quedar en su respectiva carpeta para facilitar su

consulta oportuna.

Para estos casos se hará uso del Control Cruzado, que es un formato empleado para

dejar constancia en una carpeta de que en otra hay una comunicación que trata un

tema relacionado con ese asunto, pero que debido a su contenido múltiple el original ha

sido archivado en otra.

Con el Control Cruzado se podrá en un futuro solucionar el problema de archivo de

cartas que contienen varios temas en su texto.

1) Forma impresa:

Tienen dos partes fundamentales. Una para registro y resumen y la segunda para

orientar la consulta del original.

2) Diligenciamiento:

Para su diligenciamiento deberán seguirse las siguientes instrucciones:

En el renglón que dice: "Para carpeta de", se escribe el título de la carpeta en la cual se

va a colocar la Hoja de Control Cruzado.

En el renglón no se escribe el número que corresponda al código del tema, si el archivo

por asuntos es numérico.

El cuadro que identifica el documento tiene las siguientes casillas:

Clase fecha número".

Resumen: En esta parte se escribe una síntesis, o el párrafo en el cual se trata lo

relacionado con el tema que se identifica en la carpeta.

Consúltese: Aquí se indica la segunda parte del control cruzado, ósea, lo relacionado

con la guía de consulta del documento original que dio lugar a ésta

En el renglón "En la carpeta de" se escribe el nombre en la cual se archivó el

documento original.

En el renglón No se escribe la codificación que tiene el documento original.

IMPORTANTE:

Un ejemplo sencillo es: Una persona, "fulano de tal" envía una carta dirigida a una

empresa sobre un tema referenciado de "ZZZZ" haciendo mención a unos laboratorios

"YYYY"

Un control cruzado sobre esa carta será un archivo de personas "fulano de tal" otro

archivo de temas "ZZZZ" y otro archivo de laboratorios "YYYY.

6. Preparación de legajos Legajos: Conjunto de papeles, generalmente atados, por estar relacionados entre sí y tratar

sobre un mismo asunto. Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de

ella.

En cuanto a los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o el más actualizando, al principio o al final Es conveniente que el legajo se identifica con los siguientes datos:

Identificación de la empresa.

Nombre de la dependencia a la cual pertenece.

Título para el archivo.

Código de la serie.

Nombre de la serie y subserie.

Año al cual pertenecen los documentos.

Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica o alfabética...) de los

documentos.

Retirar todas las copias, duplicados, borradores y los documentos que no estén relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual se ha

constituido el expediente.

Retirar de los legajos clips, grapas, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro

elemento que deterioren la conservación de los documentos dentro de sus respectivos legajos.

Verificar que la documentación a transferir cumplió su utilidad en el archivo de gestión de acuerdo con las Tablas de Retención Documental.

Una vez organizadas las unidades de conservación (cajas de archivo),

presentadas y evaluadas nuestro trabajo procedimos a ubicar las unidades de conservación (cajas) en el archivo central.

La documentación se organiza teniendo en cuenta el principio de orden natural.

LEGAJADOR A-Z Se utiliza para documentos voluminosos. Su gancho permite sacar sólo el documento

que se necesita. Son legajadores fabricados en cartón grueso de notable resistencia y rigidez. Vienen en tamaño oficio y carta Tienen gancho sujetador a presión, con tapa para

sostener los documentos. Lomo de 8 cms para tamaño carta y oficio y lomo de 4 cms Únicamente en tamaño

oficio

7. Preparación de carpetas ¿Qué son las

carpetas

Las carpetas son una

de las principales

partes visibles de la

aplicación, donde

existe una jerarquía de

Carpetas, en donde

las mismas son

organizadas a través

de una estructura de

árbol, en las que

quedarán separadas

las carpetas donde se

guardarán los datos de

configuración y las de

operación en lugares

accesibles.

Es importante elegir

iconos representativos

para las carpetas más

importantes de la

aplicación.

Las carpetas se crean

de modo que puedan

ser definidas de

distintos tipos, como

se describe a

posteriori.

Tipos de Carpetas

Carpeta de documentos

Una carpeta de tipo

documento es aquella que

tiene asociado

un formulario, previamente

creado en la carpeta de

Formas. Esta carpeta sirve

para almacenar

documentos basados en el

forma elegido. Un ejemplo

de carpeta de documento

es la carpeta de casos, en

donde se pueden ver,

crear, modificar, eliminar

documentos de la

estructura que mantiene el

forma cases ya.

Carpetas vínculo

Una carpeta de tipo link es

aquella que tiene asociada

una url en la que se puede

definir si esta se mostrará

en una nueva ventana o en

la misma de Gestar.

Carpeta virtual

Una carpeta de tipo virtual

es aquella que tiene

asociada otra carpeta que

pertenezca a Gestar. Un

ejemplo de carpeta virtual

sería crear una carpeta en

nuestra aplicación que esté

asociada a una

El Portafolio

Los portafolios son técnicas aplicables en la enseñanza en donde el

estudiante realiza reflexiones personales. Elabora registros de su

propio aprendizaje, existe libertad para seleccionar el trabajo

que desea incluir. Ofrece información objetiva sobre los

avances de su proceso de aprendizaje, deja huella de lo que el

estudiante realiza.

Organización

de documentos

La Organización Archivística consiste en

dar un orden lógico a los documentos generados en las transacciones

diarias de las empresas a nivel Histórico teniendo en cuenta unos grupos de

series y de subseries que permiten identificar y clasificar la información

de tal manera que sea de óptima administración y control, igualmente para

que el acceso y la disponibilidad sea instantánea y segura.

PREPARACION DE LAS CARPETAS ,

FOLDER Y DOCUMENTOS

ANA MARIA GOMEZ VELEZ

YURANY ANDREA ALVAREZ

MARIA UGENIA FUENTES

8. LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

La "Administración de Documentos" es una metodología para regular la producción,

circulación, uso y control de los documentos y archivos institucionales y tiene como

objetivo la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una

organización a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a

planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso,

selección y destino final de los documentos de archivo.

Carátula: Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para

describir su contenido.

Carpeta: Contenedor formado por dos tapas de papel o material flexible que sirve para

integrar documentos de archivo. Se le conoce como "fólder".

Descripción y ordenación de documentos.

La ordenación es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos

consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.

Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:

Por orden cronológico, alfabético y numérico

Por grupos de documentos

La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal

manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en

la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente.

INSTALACIÓN DE DOCUMENTOS.

Para archivar las carpetas suspendidas se utilizarán distintos tipos de equipos o

archivadores metálicos, que garantizarán las condiciones para la conservación de los

documentos.

Las carpetas se ordenarán según el código y el título de clasificación, si acarrea

diversas carpetas o volúmenes se ordenarán de la más antigua a la más reciente.

Físicamente se podrán añadir pestañas o guías que indiquen el código, el título de la

clase, etc.

En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del armario, se

aprovechará para poner los códigos de clasificación de los documentos que contiene.

MANUAL DE ARCHIVO.

Los procedimientos documentados del sistema de la calidad deben formar la

documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las

actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los

elementos aplicables de la norma del sistema de la calidad. Dichos procedimientos

deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que

gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar

las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se

deben aplicar.

Los documentos deberán ser originales o copias únicas (minutas). Son los

denominados "documentos con valor archivístico". Las copias, o documentos de apoyo

informativo, quedarán en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de

interés el Responsable de la misma, generalmente en función de la vigencia de la

información que contienen.

Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas

normalizadas por el Archivo General, y únicamente en éstas, como única forma de

garantizar la conservación de los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y

subcarpetas contendrán la información necesaria para identificar de manera clara y

directa la documentación que contienen:

Unidad productora: nombre de la unidad que remite los documentos

Código de clasificación: código funcional, con las subdivisiones pertinentes

(específicas, nominales, uniformes).

Años: indicación del período cronológico que abarca la documentación incluida en la

carpeta o subcarpeta, indicando, en su caso, inicio y cierre.

Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica un orden secuencial

dentro de la documentación que los integra.

Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad se ubicarán en

primer lugar.