Pasos iniciales

Pasos Iniciales

José Manuel Sarmiento

CONTENIDO

• El inicio

• Definición de la Política y los Objetivos de la Calidad la Calidad

• Recopilación de la información

EL INICIO

• Antes de iniciar el proceso dedocumentación, se debería constatar siexiste un Sistema de Gestión de Calidad.

• La mayoría de las organizaciones yacuentan con un SGC, el cualdenominaremos Sistema Actual.

EL INICIO

• En algunos casos, este sistema seencuentra parcialmente documentado, yaque se cuenta con algunos de losdocumentos requeridos. Si es así, laOrganización no necesita redactarlosOrganización no necesita redactarlosnuevamente; sino identificar y redactaraquellos que le faltan.

EL INICIO

• En el caso de que la Organización notenga implementado un SGC como tal,debería comenzarse por el diseño eimplementación del SGC según losrequisitos y las necesidades de larequisitos y las necesidades de laorganización.

EL INICIO

• En todo caso, siempre será necesariodefinir la política y los objetivos de calidadactuales de la Organización, y revisarlossegún se requiera.

• Una vez definidos la política y losobjetivos de la Calidad, el paso siguientedebería ser entonces recoger lainformación necesaria.

POLÍTICA DE LA CALIDAD Toda organización ha desarrolladodurante su trayectoria, un conjunto deprincipios que sirven de guía para laGestión de la Calidad. La mayoría deellos han sido establecidos porellos han sido establecidos pordirectrices y decisiones emanadas de laAlta Dirección. No obstante, estosprincipios deberían también estardefinidos claramente por escrito, en undocumento denominado Política de laCalidad.

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JM1 José Manuel; 24/07/2012


POLÍTICA DE LA CALIDAD El documento de la política de la Calidaddebería ser tan detallado como seaposible, y comprende tres partes:

• La necesidad de la política ¿Por qué?• La necesidad de la política ¿Por qué?

• Enunciado de la política ¿Cuál es?

• Aplicación de la política ¿Cómo seaplica o se lleva a la práctica?

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OBJETIVOS DE LA CALIDAD• Así como la política de la calidad, los

objetivos de la Calidad proporcionan unpunto de referencia para dirigir laOrganización. Ambos determinan losresultados deseados y apoyan a laOrganización para que apliquen susOrganización para que apliquen susrecursos hacia el logro de esos resultados.

• ISO 9000 define un objetivo de calidadcomo algo ambicionado o pretendido porla Organización relacionado con laCalidad.

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• Durante la planificación se deberíanformular objetivos a corto, mediano ylargo plazo. Existen herramientas que lepermiten a la Organización alcanzar lacoherencia necesaria entre los objetivosde mayor y menor alcance. Una técnica

OBJETIVOS DE LA CALIDAD

de mayor y menor alcance. Una técnicapara desplegar los objetivos es eldenominado Árbol de Objetivos, el cualse aplica mediante un diagrama de variosniveles.

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Así tenemos:• Objetivos estratégicos: Establecidos por la

Alta Dirección a largo plazo y con uncarácter general.

• Objetivos tácticos: Establecidos a nivelesgerenciales alcanzables a mediano plazo y


gerenciales alcanzables a mediano plazo yque se derivan de los objetivos estratégicos

• Objetivos operativos: Establecidos por lasdiversas unidades operativas en metascuantificables, a ser cumplidas a cortoplazo, y que se derivan de los objetivostácticos.

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Algunos criterios que se deberían tener en cuenta a la hora de formular objetivos de Calidad son: • Deben ser coherentes con la misión y

propósitos de la Organización


propósitos de la Organización

• Deben enfocarse a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes

• Deben ser medibles

• Deben ser alcanzables y tener un plazo preestablecido para SU CONSECUCIÓN

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• Deben ser conocidos y aceptados por todoslos miembros de la Organización

• Su enunciado debe ser claro y comprensiblepara todos los involucrados


para todos los involucrados

• Deben ser precisos y sin ambigüedades

• Deben ser revisados periódicamente paraasegurar su adecuación continua a lascambiantes condiciones del entorno.

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RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN• RESPONSABILIDAD

La Alta Dirección de la Organización deberíadesignar a la persona o equipo de personasresponsables de reunir y clasificar lainformación. Estas deberían desarrollar lasinformación. Estas deberían desarrollar lashabilidades y dominar los métodos y lastécnicas necesarios para obtener lainformación adecuada, veraz y pertinente.

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RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN• FUENTES Y MÉTODOS DE

RECOLECCIÓN

La recopilación de los datos necesarios seinicia con la ubicación de las fuentes deinformación. Entre otras se incluyen:información. Entre otras se incluyen:1.- Los documentos internos y externos,

provenientes de proveedores, clientes y basestecnológicas.

2.- El conocimiento y la experiencia del personalde la Organización

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RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN3.- INTERNET y otras redes de conocimiento

tecnológico

4.- Documentos legales y reglamentarios

Adicionalmente, se determinan los métodos yAdicionalmente, se determinan los métodos ytécnicas apropiados que se aplicarán paraobtener la información proveniente de cadafuente.

Información detallada se presenta en el Cuadro.3.1.

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MÉTODOS Y HERRAMIENTAS

Los métodos y técnicas aplicados con mayorfrecuencia para obtener los datos de lasfuentes son:

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

fuentes son:a) Revisión bibliográfica y documental

Recopilación de todos aquellos documentos(que se encuentren tanto dentro como fuera dela organización) que puedan contenerinformación pertinente y útil para documentarel SGC.

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b) La entrevista

Intercambio con las personas que poseen lainformación requerida.

c) Cuestionarios o encuestas


c) Cuestionarios o encuestas

Circulación de documentos con preguntas o suaplicación directamente por el entrevistadordurante la fase de intercambio de la entrevista.

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d) Observación directa

Simplemente se observa a la persona durantesu trabajo, o también se le pregunta alresponsable del proceso o la actividad, por


responsable del proceso o la actividad, porejemplo: “Muéstreme como lo hace”. Entre susobjetivos están: aclarar algunos datos,complementar la entrevista, obtenerinformación adicional y verificar la informaciónobtenida.

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CUADRO FUENTES Y MÉTODOS DE RECOLECCIÓN

Recopilar buenos datos es fundamental paraobtener buena información. Las habilidadesde los responsables y los métodos queapliquen, pueden asegurar la conveniencia,

CONCLUSIÓN

adecuación y eficacia de la informacióndocumentada relativa al SGC. .Estos sereúnen para ser estudiados posteriormentedurante la fase de análisis, donde sedeterminará la pertinencia, necesidad yutilidad de tales documentos.

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