PARTE II. Diseño y elaboración de Cuadros de Mando. Excel Dinámico, Excel AvanzadoTema 3: Funciones principales en Excel• Funciones de búsqueda y referencia.

o ¿Para qué las funciones de búsqueda o referencias?o Sintaxis básicaso BUSCARV-BUSCARH / CONSULTAV-CONSULTAHo INDICE - COINCIDIR

• Funciones de textoo ¿Para qué las funciones de texto?o Sintaxis básicas.o Izquierda, Derecha, Extrae, Valor, Espacios y Largo.o Combinando funciones de textoo Función Remplazar y combinado con Hallar.o Función Valor combinado con Remplazar y con Hallar

• Funciones fecha y horao ¿Para qué las funciones fecha y hora?o El especial tratamiento de las fechas en Excel, formato número de serieo El especial tratamiento de los tiempos (horas) en Excelo Principales funciones fechas horas.Función SIFECHA ( ) - NSHORA ( ) -HORANUMERO ( )o Formato fecha y horao Extraer la hora, minuto y segundo de un tiempo dadoo Operaciones básicas con horas

Funciones de búsqueda y referencia¿Para qué las funciones de búsqueda o referencias?Casos o ejemplos

• Teniendo una escala de descuentos según categorías de clientes, como podríamos aplicar una tasa de descuento a un cliente determinado según su categoría (función buscar o consulta).

• Conocido el código de un producto como seleccionar el precio o el proveedor en una base de datos (función buscar o consulta).

• El precio de la cerveza esta basado en la hora de solicitud del mismo (happy hours), conociendo en el ticket la hora de demanda como determinar el precio que debemos aplicar (función buscar o consulta).

• Tengo una matriz con las ventas mensuales por sucursal, seleccionando la sucursal y mes obtener las ventas correspondientes (función índice).

• Tenemos en nuestra hoja de calculo 10.000 referencias y nombres de clientes y nos podría interesar conocer una formula que devuelva el numero de fila en que se encuentra concretamente el cliente “Pedro González” (función coincidir).

• Dada la lista de trabajadores de nuestra empresa, como conocer el trabajador con el salario mas alto o como el nombre del trabajador con el decimo salario mas alto (función coincidir).

Funciones de búsqueda y referenciaFunciones más representativas

ELEGIR. Elige un valor de una lista de valores.BUSCARH-CONSULTAH. Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada.HIPERVINCULO. Crea un acceso directo o un salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, en una intranet o en Internet.BUSCAR. Busca valores de un vector o una matriz.COINCIDIR. Busca valores de una referencia o matriz.DESREF. Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una referencia dada.BUSCARV-CONSULTAV. Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en horizontal por la fila para devolver el valor de una celda, etcIMPORTARDATOSDINAMICOS. Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla dinámicaINDICE. Usa un índice para elegir un valor de una referencia o matriz.

Funciones de búsqueda y referenciaEjemplos – casos propuestos

BUSCARV-BUSCARH / CONSULTAV-CONSULTAHCaso 3-Operario. Esta hoja contiene el código de empleado, salario y años de experiencia. Debemos configurar la sintaxis de la formula correctamente que nos permita, dado un código de empleado nos de su salario y otra formula que nos de los años de experienciaCaso 6 - Ventas. El archivo vtas contiene el volumen de ventas por vendedor y familia de artículos para un periodo determinado. Se pide, seleccionando un nombre de vendedor a través de una formula nos muestre la cantidad de artículos vendidos en ese periodo.Caso 4 -FechaBúsqueda. Precio del producto cambia en función del precio de venta del producto. En este caso el precio del producto cambia en función de la fecha de venta. Dado una fecha de venta de un producto determinar su precio.Caso 5 - Clasificación de Clientes. En esta hoja tenemos clasificados nuestros clientes en 4 grupos según unos niveles de calidad establecido atendiendo a destinas variables como son frecuencia de compra, volumen de compras, plazo de cobro, rigurosidad en el pago, etc…

INDICE - COINCIDIRCaso 3-Operario. Esta hoja contiene el código de empleado, salario y años de experiencia. Debemos configurar la sintaxis de la formula correctamente que nos permita, dado un código de empleado nos de su salario y otra formula que nos de los años de experiencia

Seleccionar un caso en cada apartado que le resulte mas interesante para resolver en clase y el resto será trabajo autónomo, resolver en casa.

INDICE - COINCIDIRCaso 8 - Sucursales y Ventas. Disponemos de todas las ventas mensuales del primer trimestre del año de nuestras sucursales. Debemos usar la función índice para obtener el importe de ventas que corresponde a la sucursal 2 para el mes de marzo así como las ventas totales del mes de abril para la empresa.

Caso 9 - Tickets del día. Contamos con los números de tickets ordenados correlativamente correspondientes a las ventas del periodo y que han sido 30 operaciones. Se pretende aplicar una función que nos permita determinar el numero de ticket a partir del cual las ventas acumuladas del periodo superan los 10.000 €

Caso 10 - Productos con Ventas más altas. Contamos con la relación completa de los 256 productos de nuestra empresa y el volumen de unidades vendidas en el último periodo. Debemos usar la función COINCIDIR que nos permita obtener el código de identificación de aquel producto que mas se ha vendido.

Caso 11 - Guaguas. Tenemos la relación de los tiempos promedio de paso por nuestra parada de las distintas guaguas que hacen el recorrido hasta la estación central (en minutos). Debemos seleccionar una formula y programarla para que para cada tiempo de pase desde la primera guagua nos de la cantidad de tiempo que hay que esperar para la siguiente mas próxima.

Funciones de búsqueda y referenciaEjemplos – casos propuestos

Seleccionar un caso en cada apartado que le resulte mas interesante para resolver en clase y el resto será trabajo autónomo, resolver en casa.

Funciones de Texto¿Para qué las funciones de Texto?Casos o ejemplos

Cuando nos envía por correo un fichero de datos, cuando exportamos de nuestro programa de contable o de gestión comercial información económica y financiera, etc y deseamos trabajar en nuestra hoja de cálculo frecuentemente estos datos no se encuentran en el formato deseado y es necesario realizar ajustes del tipo:

• Nos encontramos con celdas que contiene el código, descripción y precio del producto y necesitamos separar estos valores para poder tratarlos adecuadamente.

• Los campos de nombre apellidos y dirección de cliente aparecen separados por comas en una misma fila y nos interesaría cambiar el formato para poder preparar etiquetas de envió postal.

• En el libro diario de ventas que hemos exportado desde nuestro programa contable, las fechas, cantidades e importes totales aparecen en la misma fila y necesitamos tenerla separadas para su tratamiento analítico.

En cualquiera de los casos comentados es necesario trabajar con las funciones de texto.

Funciones más representativasFunciones de Texto

IZQUIERDA. Devuelve los primeros K caracteres de una cadena de texto.DERECHA. Devuelve los últimos K caracteres de una cadena de texto.EXTRAE. Comienza en el carácter K de una cadena de texto y devuelve los siguientes m caracteres.ESPACIOS. Esta función permite eliminar todos los espacios de la cadena de texto excepto los espacios simples entre palabras. Esta función también elimina los espacios al inicio y al final de la celda.LARGO. Devuelve el número de caracteres en una cadena de texto, incluyendo los espacios.ENCONTRAR y HALLAR. La función encontrar devuelve la ubicación después del carácter K del primer carácter de texto buscado en el texto actual, distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas mientras que HALLAR realiza la misma operación pero sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas.REPETIR. Permite repetir una cadena de texto un numero deseado de veces, por ejemplo REPETIR(“|”;3) produce la salida |||CONCATENAR y &. Permite unir cadenas de textoMAYUSC y MINUSC. Cambian todo el texto a mayúsculas o minúsculas respectivamente.

Funciones de TextoEjemplos – casos propuestos

Seleccionar un caso en cada apartado que le resulte mas interesante para resolver en clase y el resto será trabajo autónomo, resolver en casa.

IZQUIERDA, DERECHA EXTRAE, VALOR, ESPACIOS,LARGO, etcCaso 2 - Stock Familia Informática. Nuestra aplicación de gestión y control de almacén nos muestra en una sola cadena de texto por artículo en stock correspondiente a la familia Informática la información relacionada con la descripción del producto, código y precio. Queremos separar estos tres campos en columnas independientesCaso 3 - Direcciones de Clientes. En este caso contamos con un fichero con los nombres y direcciones de nuestros clientes. Se pretende usar las funciones de texto para extraer el nombre de cada persona en una columna y la dirección en otra.Caso 4 -IDprecios. Tenemos un fichero con la relación de códigos y precios de nuestros artículos y queremos separar ambos campos. En este caso usaremos funciones de texto combinadas como Encontrar, Izquierda, Valor, Extraer y Longitud. Caso 5 - PNB Trimestre. Remplazando puntos de texto por comas de decimales. Izquierda, Espacio, Extrae y Combinando Valor, Remplazar, y Hallar.Caso 6- Moda artículos. Disponemos de toda una relación de artículos relacionados con la moda en cuyo código contiene información acerca del estilo, color y tamaño y necesitamos extraer estos datos en tres columnas independientes.Caso 7 - Nombres Invertidos. Tenemos las referencias de los clientes de la empresa en formato apellido1 apellido2 y nombre, y queremos buscar una función que nos permita cambiar el formato al tipo: nombre, apellido1 apellido 2 Caso 8- Vtas Provincia. Extraer datos usando el asistente para convertir texto en columnas. Nuestra aplicación de gestión "tiene el capricho" de darnos las salida de ventas para un periodo determinado agrupado por islas en un fichero continuo, en el que las ventas de la semana aparecen en un campo agrupados por el símbolo +. Nuestro objetivo es lograr separar los datos por semana e islas.

Funciones de fechas y horas ¿Para qué las funciones de fechas y horas?Casos o ejemplos – Funciones Fechas

Problemas y cuestiones relacionadas con las funciones fecha• ¿Como puedo determinar una fecha que es 50 días laborables después de otra fecha?

¿Qué pasa si quiero excluir los días festivos?• ¿Cómo puedo determinar el número de días laborables entre dos fechas?• Tengo 10.000 fechas diferentes correspondientes a los tickets de ventas del presente

ejercicio, ¿Cómo puedo extraer de cada fecha el mes, año, día del mes y día de la semana? • Para cada contrato de los trabajadores eventuales de la temporada verano-otoño tengo la

fecha de alta y la de baja, ¿Cómo puedo determinar el número de meses en que cada trabajador ha estado contratado?

• ¿Cual es la antigüedad de mi inventario de productos?• ¿Como puedo determinar qué día es 25 días laborables después de la fecha actual

(incluyendo festivos)?• ¿Cómo puedo determinar que día es 21 días laborables después de la fecha actual

incluyendo festivos pero excluyendo la navidad y año nuevo?• Determinar la edad exacto en años de nuestros empleados• ¿Cuántos días (incluyendo festivos) hay entre el 10 de julio de 2011 y 15 de agosto de

2012?• ¿Cuántos días (incluyendo festivos pero excluyendo navidad y fin de años) hay entre el 10

de julio de 2011 y 15 de agosto de 2012?• En cualquiera de los casos comentados es necesario trabajar con las funciones de texto.

Funciones de fechas y horas ¿Para qué las funciones de fechas y horas?Casos o ejemplos – Funciones Horas - Tiempo

Problemas y cuestiones relacionadas con las funciones horas-tiempo• Estimar el tiempo dedicado a cada actividad según el registro de partes de trabajo

rellenada por cada operario de fabrica. • Calcular los tiempos de reparto que ha tenido cada camión diariamente según el análisis

de ruta que arroja nuestro GPS.• Como controlar y gestionar la información contenida en un reloj de registro de personal

con entradas y salidas.• Nuestra TPV graba los tickets de nuestro PUB en el cual se registra no solo el importe sino

la fecha y hora de cada consumición. Queremos analizar esta información para definir nuestra estrategia de marketing basada en Happy hour y por lo tanto es necesario extraer la información no solo sobre día de la semana (jueves, viernes, etc) y del mes ( primera semana, segunda semana del mes, etc..) sino también las diferentes franjas horarias, para analizar los momentos de escasa actividad y consumo e incentivar estas franjas.

• Determinar el número de horas que ha trabajado un empleado.• Sumar una cantidad de horas a un total de horas trabajadas.• En general para resolver problemas relacionados con unidades de tiempo, para calcular

horas de espera, tiempo trabajado, descansos, etc.

Funciones de fechas y horasCon las funciones fecha y hora podemos trabajar y operar (calcular) celdas que contienen valores expresados en términos de fecha y hora

• Debemos tener en cuenta las fechas son a menudo una parte crítica de análisis de datos.• Dada la complejidad de las reglas que gobiernan la manera en que Excel interpreta las

fechas, éstas deben escribirse de la manera más específica posible.• Interpretación de las fechas por Excel: La forma en que Excel trata el calendario de fechas

puede resultar confusa y vamos a intentar aclarar conceptualmente su tratamiento. Para Excel una fecha es un "número de serie". Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, 1 de enero de 1990 es uno, 2 de enero de 1900 es dos y así sucesivamente.

Excel puede mostrar una fecha en una variedad de formatos día-mes-año como posteriormente veremos y también en formato de serie, tal como 22823 (26/06/1962), es simplemente un entero positivo que representa el numero días entre una fecha dada y el 1 de enero de 1900. Ambas fechas, la seleccionada y el 1 de enero de 1900 son incluidas en la cuenta.

Funciones de fechas y horasEl especial tratamiento de los tiempos (horas) en Excel, formato número de serie

Respecto a los tiempos u horas Excel también asigna un número de serie a las horas como una fracción de un día de 24 horas. El punto de inicio es la media noche, así las 3:00 AM tiene un numero de serie 0,125 el medio día 12:00 PM de 0,5, etc.

1Hora = 1/24 dia; 1Min = 1/(24*60) día; 1Seg=1/(24*60*60)díaEs decir, Excel almacena las horas como fracciones decimales, ya que la hora se considera una porción del día. El número decimal es un valor entre 0 (cero) y 0,99999999, y se corresponde con los momentos del día entre las 0:00:00 horas (12:00:00 a.m.) y las 23:59:59 horas (11:59:59 p.m.).

Si combinamos una fecha y una hora entonces el numero de serie es el numero que corresponde a la fecha mas la fracción de tiempo que corresponde a la hora tal y como se pude observar en la tabla.

AHORA. Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50.

AÑO. Convierte un número de serie en un valor de año.Ejemplo: =AÑO(38300) devuelve 2004. DIA. Convierte un número de serie en un valor de día del mes. Ejemplo: =DIA(38300) devuelve 9.DIA.LAB. Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables. DIAS.LAB. Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas.DIAS360. Calcula el número de días entre dos proporcionadas basándose en años de 360 días. DIASEM. Convierte un número de serie en un valor de día de la semana. Es decir, devuelve un número del 1 al 7 que identifica al día de la semanaFECHA. Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.MES. Convierte un número de serie en un valor de mes. Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)HORA. Convierte un número de serie en un valor de hora. Es decir, devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada. Ejemplo: =HORA(0,15856) devuelve 3.HORANUMERO ( ). Convierte una cadena de texto a una hora.MINUTO ( ). Extrae los minutos de una celda con formato hora.NSHORA ( ). Devuelve la hora correspondiente.SEGUNDO ( ). Extrae los segundos de una celda con formato hora.

Funciones más representativasFunciones de fechas y horas

Extraer la hora, minuto y segundo de un tiempo dado

Para extraer estos parámetros solo necesitamos usar las funciones Hora ( ), Minuto ( ) y Segundo ( ) sobre la celda que contiene el valor.

Operaciones básicas con horas

Cuando realizamos operaciones con horas el resultado mostrado depende del formato usado en la celda tal y como mostramos en los casos 1 y 2.Como podemos observar la diferencia de horas pueden ser expresadas en días, medio día o cuarto de día o simplemente como número de horas de diferencia.Por otro lado también podemos incluir la hora actual del sistema combinando la función ahora ( ) y hora ( ) restando ambas tal y como se muestra en el Caso 3.

Ejemplos – casos propuestos

FUNCIONES FECHASCaso 2-Antigüedad Camión. Antigüedad completa, años, meses, semanas y días. Contamos con la fecha de compra y venta de un vehículo de nuestra empresa y queremos saber con exactitud la antigüedad del mismoCaso 3 – Edad Empleados. Se pide calcular la edad de un conjunto de trabajadores de la empresa. Para su desarrolla se recomienda el uso de la función SIFECHA, de esta forma: =SIFECHA(Celda de la Fech. de Nac;HOY( );”Y”)Caso 4 –Preguntas cortas Preguntas cortas, buscar 20 días laborables, cuantos días hay entre dos fechas, etc.

Caso 5 – Días de demanda de oro superior a un 15% Contamos con una serie de fechas (1900-2011 ficticias) sobre los días en que los precios del oro han aumentado mas de un 15% intradia. Se quiere extraer de cada fecha el año, mes, día del mes y día de la semana para cada fecha.Caso 6 – Amortización de flota Tiempos de Amortización Previsto para una flota de vehículos. Dada la fecha de compra u puesta en funcionamiento así como la previsible fecha de venta o baja de cada uno de los vehículos que componen la flota de la empresa, se desea calcular en meses y años el tiempo que esta permanece en la misma para establecer las respectivas amortizaciones individuales.

FUNCIONES HORAS-TIEMPOCaso 7-Horas semana empleado. Registramos diariamente el total de horas trabajadas por empleado y queremos calcular el subtotal semanal. El problema es que con el formato h:mm, Excel nunca producirá un valor mayor que 24 horas, por tanto debemos cambiar de formato de 24 horas.Caso 8-Promedio de Montaje. Se ha medido durante una semana la actividad de montaje de 20 piezas modelo AR405 por parte de 5 operarios. Se quiere determinar el tiempo promedio de cada uno de ellos y el global registramos.

Seleccionar un caso en cada apartado que le resulte mas interesante para resolver en clase y el resto será trabajo autónomo, resolver en casa.

Funciones de fechas y horas