ANLISIS ADMINISTRATIVO

FASE DE LA REVISION Y EVALUACION DE LOS CONTROLES INTERNOS

En la compaa de artculos electrnicos CAESA se encontraron estas deficiencias que dificultan el

trabajo del auditor:

La Gerencia Tcnica a cargo de un Ingeniero, no debe depender de la Gerencia

Administrativa y esta debe estar a cargo de una persona capacitada en cursos

relacionados.

Los rganos correspondientes a Gerencia de Ventas y Gerencia de Finanzas realizan

funciones incompatibles, cada rea debe saber su funcin y ejecutarla de la mejor manera.

No existe un programa de capacitacin del personal

En el Departamento de Contabilidad no hay una buena distribucin en funciones ya que

las labores de los trabajadores son recargadas.

No est distribuida adecuadamente las funciones en el rea de ventas ya que el Gerente le

da rdenes directamente al vendedor.

Respecto al rea de ventas dos vendedores de los 12 tienen sueldo fijo los dems perciben

solamente comisiones.

Se dificulta las comparaciones de los costos de ventas con los ingresos obtenidos debido al

atraso de 6 meses de los cuadros estadsticos de las ventas.

Hay falta de control en el personal y duplicidad de rdenes.

FASE DEL EXAMEN Y EVALUACIN EN PROFUNDIDAD

ORGANIZACIN

Evaluando el rea de organizacin de la empresa se encuentra deficiencias en la

identificacin de objetivos concretos en el rea de Gerencia de ventas lo cual genera

retraso en el cumplimiento de las actividades y mayores costos.

Causas:

- Falta de reflexin sobre las ventajas que traera una distribucin funcional de las

actividades.

- No se ha establecido claramente la amplitud de control de la Gerencia Tcnica y

Gerencia de Ventas.

- Los rganos de Asesora Legal, organizacin y mtodos actan como rgano de apoyo

dependiendo de la Gerencia de Relaciones Industriales.

-

Recomendaciones:

- Realizar reuniones de los ejecutivos para ventilar los problemas de la empresa.

- Actualizar las polticas, pautas, normas y disposiciones respecto a las metas y objetivos

de estructura organizada de la empresa.

PERSONAL

El personal del rea de ventas no ha sido evaluado correctamente respecto a su

rendimiento lo cual la originado una disminucin de las ventas, adems el pago de las

horas extras haba sobrepasado el porcentaje estimado por la Gerencia Financiera.

Causas:

- No se han hecho evaluaciones del rendimiento de personal

- Retraso en la entrega de los artculos vendidos creando desprestigio de la empresa.

- Se desconoce el avance de las tareas asignadas.

- Se desconoce el resultado final de cada una de las reas operativas.

Recomendaciones:

- Hacer evaluaciones de rendimiento constantes del personal contratado en cada rea.

- Control de la performance del personal tanto en el proceso como en el resultado final.

AREA DE VENTAS

La gestin del rea de ventas no alcanzo las metas previstas, ya que las ventas

disminuyeron notablemente en comparacin con las ventas efectuadas en aos

anteriores, adems se gener costos elevados y desorganizacin.

Causas:

- Falta de actualizacin de los procedimientos administrativos

- Falta de supervisin oportuna

- Ausencia de polticas de promocin

- Ausencia de investigacin sobre las necesidades y/o preferencias de los clientes

Recomendaciones:

- Emitir poltica de promocin interna y externa.

- Efectuar investigaciones sobre las preferencias del publico

- Establecer coordinaciones con el Departamento de Contabilidad

TALLERES

Se encontr una falta de separacin de responsabilidades entre los Tcnicos y los

Mecnicos por lo que no se conoca con exactitud el avance y rendimiento de los artculos

reparados y esto origina retraso en las entregas de los artculos y algunas veces

devoluciones.

Causas:

- Debido a que las herramientas se utilizan indistintamente no existe separacin de

responsabilidades entre los Tcnicos y los Mecnicos.

- El nico control existente sobre los artculos elctricos y repuestos, eran relaciones

histricas de la entrada de estos al taller, pero no se descargaban las salidas.

Recomendaciones:

- Mejorar el control a los trabajos de reparacin para poder separar responsabilidades y

que cada personal cumpla efectivamente con su labor.

- Realizar un control entrega artculos elctricos y repuestos tanto la carga como la

salida.

ANALISIS OPERATIVO

En la compaa de artculos electrnicos CAESA se encontraron estas observaciones:

Segn el presidente de directorio de CAESA a su entender las reas de venta y

taller no operaban rentablemente, debido a que los jefes a cargo de sas reas no

haban sido colocadas en la organizacin durante la jefatura del Presidente

anterior.

La empresa importaba mayormente los artculos elctricos de EEUU y Japn pero

ltimamente haba disminuido sus adquisiciones por dificultades en la obtencin

de dlares.

Existencia de equipos inoperativos como una fotosttica y cuatro mquinas de

escribir que estaban malogradas por falta de repuesto.

Existen cinco vehculos repartidores de los artculos elctricos de los cuales, tres de

estos estaban malogrados.

No exista un inventario fsico de los artefactos elctricos desde Noviembre del

2013.

El mismo personal que recepciona los artculos, es el que despacha generando

demora en el trabajo.

La organizacin del rea de ventas ha sido establecida a base criterio del Gerente y

Sub Gerente sin considerar al gerente de esa rea para su elaboracin provocando

incomodidad y desconocimiento de las necesidades.

No existe un control de asistencia eficiente ya que no es obligatorio que marquen

tarjeta.

Gran cantidad de mercaderas estaban pendientes de entrega a clientes generando

incomodidad y demorando las ventas por lo tanto los ingresos de la empresa.

Se observan varias mquinas ligeramente malogradas, lo mismo que algunas

herramientas lo cual provocara demora en el trabajo y baja produccin.

Talleres mal ubicados, entorpecimiento por el pblico concurrente con los

trabajadores de la empresa, generando demoras.

Mala distribucin de la ubicacin de las herramientas, implementos y artculos

para reparar haciendo que el personal de la empresa se demore en la ubicacin

retrasando el trabajo respectivo.

BALANCE GENERAL

(Al 31 de agosto del 2014) ACTIVO S/. ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO EQUIVALENTE 53,826.65 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES-TERCEROS 715,055.19 CUENTAS POR COBRAR ACC.SOC, Y PERSONAL 68,219.78 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS-TERCEROS 864,523.96 EXISTENCIAS 5,426.39 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 50,361.00 OTROS ACTIVOS CORRIENTES 503,295.83 Total de Activo Corriente 2,260,708.80 ACTIVO NO CORRRIENTE ACTIVOS ADQUIRIDOS EN ARRENDAMIENTO FINANCIERO 1,244,674.58 INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO 9,071,821.25 INTANGIBLES 20,542.41 VDEPRECIACIN Y AMORTICAZIN ACUMULADA -2,560,198.26

Total de Activo no Corriente 7,776,839.98

TOTAL DE ACTIVO 10,037,548.78 PASIVO PASIVO CORRIENTE TRIBUTOS POR PAGAR -174,526.48 REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR 58,540.62 CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES-TERCEROS 570,777.84 OBLIGACIONES FINANCIERAS PARTE CORRIENTE 1,088,420.40

Total Pasivo Corriente 1,543,212.38 PASIVO NO CORRIENTE LEASING FINANCIERO 1,488,954.12 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS-TERCEROS 2,929,591.06 Total Pasivo No Corriente 4,418,545.18

TOTAL PAVIVO 5,961,757.56 PATRIMONIO

CAPITAL 900,000.00

RESERVAS 20,992.00

EXCEDENTES DE REVALUACION 2,327,877.00

RESULTADO ACUMULADO 1,059.362.73

TOTAL PATRIMONIO 4,075,791.22

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 10,037,548.78

ESTADO DE GANANCIAS Y PRDIDAS

Al 31 de agosto 2014

(en nuevos soles)

S/.

VENTAS 3,662,844.04

COSTO DE VENTAS 3,461,338.23

UTILIDAD BRUTA 201,505.81 5.50%

GASTOS ADMINISTRATIVOS -

GASTOS DE VENTAS 245,819.14

TOTAL DE GASTOS 245,819.14 6.71%

UTILIDAD DE OPERACIN -44,313.33 -1.21%

CARGAS EXCEPCIONALES -

INGRESOS DIVERSOS 25,143.76

INGRESOS FINANCIEROS -

GASTOS FINANCIEROS 213,270.94

RESULTADO ANTES DE PARTICIPACION E IMPUESTOS - 232,440.51 -6.35%

IMPUESTO A LA RENTA -

RESULTADO DEL EJERCICIO -232,440.51 -6.35

ANLISIS FINANCIERO:

- En el Balance General podemos observar que las cuentas por cobrar comerciales-

terceros y las cuentas por cobrar diversas-terceros representan una considerable

suma , respecto a las dems cuentas dentro de los activos, la depreciacin y

amortizacin acumulada forman parte de una suma muy elevada; las obligaciones

financieras parte corriente tambin son elevadas, observamos tambin en el

estado de ganancias y prdidas por funcin, que en el ao en cuestin (2014) hubo

prdidas en el ejercicio (-232,440.51), esto debido a que los costos de ventas son

excesivos reduciendo considerablemente la utilidad bruta siendo esta solo el

5.50% del total de ventas, el total de gastos de dicha operacin es un 6.71% del

total de ventas, la utilidad de operacin es negativa( prdida en 1.21% del total de

ventas), algo muy raro que podemos notar es la existencia de gastos financieros

elevados y la ausencia de ingresos financieros y como consecuencia de ello el

resultado antes de impuestos y participaciones fue negativa( prdida en 6.35% de

las ventas), como hubo prdidas el estado no procedi a cobrar tributos a dicha

empresa.

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