PARA PASAR DE UNA BUENA IDEA A UN BUEN PROYECTO Dr. Cleofe Molina.

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PARA PASAR

DE UNA BUENA IDEA A UN BUEN PROYECTO

Dr. Cleofe Molina

<[email protected]>

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OBJETIVOS

• Discutir una metodología para diseñar y ejecutar proyectos

• Realizar ejercicios prácticos

acerca de algunas aplicaciones

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UN PROYECTO ES...

Actividades

y recursos organizados

para resolver

un (os) problema(s)

en un período dado

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EL CICLO DE PROYECTO

MARCOLOGICO

DISEÑO

EVALUACION EJECUCION

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MARCO LÓGICO Es una reacción frente a tres

problemas:

• Planificación imprecisa y objetivos múltiples no relacionados con las actividades

• Proyectos fracasados y sin clara responsabilidad gerencial

• Metas poco claras y sin base objetiva para comparar, al menos, lo planeado con los resultados

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MARCO LÓGICOResponde tres preguntas

¿QUÉ es lo que va a lograrse con el proyecto?

¿CÓMO se va a realizar el logro planteado?

¿CÓMO se va a saber si ese logro se ha cumplido?

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MARCO LÓGICOAyuda a explicar

• ¿PARA QUÉ se realiza el proyecto?

• ¿QUÉ problema ayudará a resolver?

• ¿CÓMO se alcanzará el objetivo?

• ¿CON QUÉ acciones lograrán los resultados?

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MARCO LOGICO (1)

Es una herramienta de análisis estructurdo que facilita el proceso de:

a) Identificación b) Diseño c) Ejecución y d) Evaluación de políticas, planes, programas y diseños organizacionales

Se aplica en cualquier fase de la planificación y es modificable

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MARCO LOGICO (2)

• Identifica la responsabilidad gerencial:Orienta a resultados, adquiere compromisos con objetivos finales (efecto/impacto) e incorpora la gerencia participativa

• Contribuye a evaluar la factibilidad del proyecto, aplica el método científico y el enfoque sistémico

• Puede mejorar el diseño, ejecución y evaluación del proyecto

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LA MATRIZ DE MARCO LÓGICO

Sistema estructurado, para planificar y comunicar

en un cuadro, la información relevante (BSC)

Plantilla que contiene el resumen delproyecto y que se compone de cuatro filas y decuatro columnas

Se organiza en la lógica vertical de causa-efectoY en la lógica horizontal del seguimiento de losObjetivos

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Activities:How to achieveoutputs

Actividades Supuestos

Supuestos

Supuestos

Supuestos

Descripción

Fin

Propósito

Componentes

Indicadores

Indicadores

Indicadores

Resumen presupuestal

Medios de verificación

Medios de verificación

Medios de verificación

VerificadoresIndicadores Supuestos

Ejecución presupuestal

LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO

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MARCO LÓGICOLas etapas

• Analítica

• Planificación

• Ejecución

• Evaluación

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Primero: LA ETAPA ANALÍTICA

1. Análisis del problema

2. Análisis de los interesados

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¿QUÉ ES UN PROBLEMA?

• Cuestión o algo que se trata de aclarar

• Conjunto de hechos o circunstancias que dificultan obtener un fin

• Planteamiento de una situación cuya respuestadesconocida debe obtenerse a través de métodos científicos

• Situación general considerada insatisfactoria

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TODO PROBLEMA. . .

Es relativo a un actor específico

Es inaceptable para el que lo percibe

• Es solucionable

La definición correcta del problema es esencial

para diseñar el proyecto que busca solucionarlo

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PASOS PARA DEFINIR EL PROBLEMA

• Lluvia de Ideas

• Considerar elementos tales como: Procedimientos, Políticas, Personas, Localización, Métodos, Maquinarias, Materiales, Mano de obra, Sistemas, Entorno, Actores, Aptitudes

• Construir Árbol de Problemas, a partir de un problema central identificado en el propósito del proyecto, para analizar sus causas y sus efectos.

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ÁRBOL DE PROBLEMAS

Analiza la situación

Identifica los problemas principales, sus

relaciones de causa-efecto e

interrelaciones

Visualiza las relaciones en un diagrama de

problemas efecto

causa

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ÁRBOL DE PROBLEMASConstrucción (1)

El grupo se organiza con un coordinador dedebates, un relator y quien escriba los

acuerdos

1. Seleccionar el problema y escribirlo en elpizarrón (consenso)

2. Cada miembro del grupo contribuye con unacausa (escrita) y la pone bajo el problema

3. Cada miembro del grupo contribuye con un efecto (escrito) y lo pone sobre el problema

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ÁRBOL DE PROBLEMASConstrucción (2)

4. Completar la construcción de las “ramas”

5. Agrupar las causas y los efectos, eliminado los repetidos e introduciendo una lógica:

Entre las causasEntre los efectosEntre las causas y los efectos

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ANÁLISIS DE INTERESADOS

• Sirve para determinar la estrategia general del proyecto

• Contribuye a identificar mejor a los potencialmente beneficiados y a los potencialmente perjudicados

• Facilita la descripción de las fortalezas y debilidades

• Apoya la identificación y programción de intervenciones pertinentes

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ALGUNAS PREGUNTAS

• ¿Quiénes están “afectados” por el problema?

• ¿Quiénes están “afectados” por el proyecto?

• ¿Cuáles son los intereses de los diversos actores?

• ¿Cómo cada grupo percibe el problema?• ¿Qué recursos aporta cada grupo?• ¿Qué rol institucional cumple cada grupo?• ¿Qué actividades se pueden realizar para

satisfacer integradamente los intereses de las diferentes personas y grupos?

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ANALISIS DE INTERESADOS

Grupos InteresesProblemas Percibidos

Recursos y Mandatos

Interés en el proyecto

Conflictos Potenciales

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InteresadosBreve

DescripciónExpectativas

del Proyecto

Poder(P)

(0 a 5)

Valor(V)

(-3 a+3)

Efecto(PxV)

(-15 a+15)

A

B

C

D

E

F

ANALISIS DE INTERESADOS

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ANALISIS DE LOS INTERESADOSEjercicio # 2

1. Hacer una lista de los interesados en el problema y en la(s) solución(es)

2. Analizar, para cada uno de ellos:

Breve descripción acerca de su interésDescribir sus expectativas del proyectoEstimar su Poder (1 a 5)Evaluar el Valor (-3 a +3)Calcular el Efecto (PxV) (-15 a+15)

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CATEGORÍAS DE ANÁLISIS DE INTERESADOS

• Grupos• Intereses• Problemas percibidos• Recursos y mandatos• Interés en el proyecto• Conflictos potenciales

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Segundo: LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN

• Objetivos del Proyecto

• Indicadores e Hitos

• Medios de Verificacion • Supuestos

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QUE ES UN OBJETIVO?

• Es el resultados específicos que deseamos

• Expresa la descripción de un cambio propuesto

• Es un resultado medible y observable

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UTILIZAR VERBOS FUERTES PARA DESCRIBIR OBJETIVOS

DÉBIL FUERTE

• Coordinar Participar Establecer Ordenar• Contribuir Asistir Instalar Erradicar• Apoyar Mejorar Reducir Aumentar• Integrar Colaborar Hacer Dirigir• Aumentar Organizar Llevar a cabo• Aconsejar Fomentar Desarrollar• Armonizar

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ANÁLISIS DE OBJETIVOS Describir la situación esperada

Identificar las relaciones medios-fines entre los objetivos (actividades-resultados)

Visualizar las relaciones medios-fines en un diagrama (árbol de objetivos)

Fin

Medio

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El Objetivo contribuye al logro de los Resultados

Los Componentes son necesarios para lograr el Objetivo, mediante lasActividades (medios)

JERARQUÍA DE OBJETIVOS

Resultado

Objetivo

Componente

Actividades Actividades

Componente

Actividades Actividades

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ORDENAR SEGÚN CAUSA Y EFECTO

Se diseñaron cursos de capacitación para el personal de salud

Las Unidades de Salud atienden a las necesidades de la población local

Se redujo la morbilidad y la mortalidad

El personal de salud mejoró su capacidad de atención

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Entonces si

LA LÓGICA DE UN PROYECTO:Una serie de hipótesis lógicas

Fin

Propósito

Componentes

Actividades

Entonces

si

si

Entonces

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JERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROYECTOS

FIN. ¿PARA QUE? Razón del proyecto. Objetivo al cual

contribuyeEj: Cambios en la Situación de Salud

PROPOSITO. ¿POR QUE?El impacto (efecto inmediato) del ProyectoEjemplo: Cambios en las Capacidades

Nacionales

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JERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROYECTOS

RESULTADOS. ¿QUE?Resultados (productos) específicos del

proyecto.Responsabilidad Gerencial

ACTIVIDADES. ¿COMO?Acciones y recursos para producir el

resultadoResponsabilidad Gerencial.

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EJEMPLO

FINSe han eliminado las enfermedadestransmitidas por agua contaminada

PROPOSITOLa población rural ha adoptado

prácticashigiénicas

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EJEMPLO

PRODUCTOS1. Trabajadores de la salud capacitados2. La comunidad ha sido informada sobre

técnicas de tratamiento de agua

ACTIVIDADES1. Desarrollar el curriculum2. Realizar cursos para los trabajadores de

salud sobre tratamiento de agua3. Diseminar técnicas de tratamiento de agua4. Realizar talleres con la comunidad

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ARBOL DE OBJETIVOSEjercicio # 3

Lo esencial es convertir, paso a paso:

• El problema en objetivo

• La causa en actividades (medio)

• El efecto en resultados (fin)

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Activities:How to achieveoutputs

Actividades Supuestos

Supuestos

Supuestos

Supuestos

Descripción

Fin

Propósito

Componentes

Indicadores

Indicadores

Indicadores

Resumen presupuestal

Medios de verificación

Medios de verificación

Medios de verificación

VerificadoresIndicadores Supuestos

Ejecución presupuestal

LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO

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¿QUÉ ES UN INDICADOR?

• Es un valor identificable en una variable, que

sirve para medir su comportamiento en

función del nivel de logro de una meta

programada

 

• Son relevantes en el proceso de diseño,

seguimiento y evaluación, dado que

identifican los aspectos evaluables de la

intervención.

 

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INDICADOREspecificación cuantitativa de la relación entre dos o mas variables que permiten verificar el nivel de logro alcanzado en el cumplimiento de los objetivos

OBJETIVO

VARIABLE

INDICADORES

BASE: SITUACION

SIN

PROGRAMA

METAS:

SITUACION

CON

PROGRAMA

LOGROS:

SITUACION

DESPUES DEL

PROGRAMA

INDICADORES

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ELEMENTOS DE UN INDICADOR

• Nombre: Expresión verbal que personifica el indicador

• Atributo: Cualidad del indicador: escolaridad, género, territorio etc.

• Unidad de medida: Unidad en la que se formula el indicador

• Fórmula de cálculo: Expresión matemática para medir la modificación de la variable

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EJEMPLO

• Nombre del indicador: Tasa de desnutrición del adulto mayor

• Atributo: Por comuna

• Unidad de medida: Número de personas

• Fórmula de cálculo: Número de adulto mayores de 70 años desnutridos) / (número total de adultos mayores de 70 años)

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LOS INDICADORES DEBEN RESPONDER ALGUNAS PREGUNTAS:

¿Cómo están la focalización y la cobertura?

¿Cómo están la coordinación, complementariedad,eficiencia, eficacia y efectividad?

¿Cuáles son sus resultados?

¿El producto satisface los requerimientos?

¿Hay cambios en los beneficiarios? (Impacto)

 

 

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INDICADORES

• Aportan una base medible para evaluar procesos y resultados

• Nos obligan a clarificar lo que queremos decir en los objetivos

• Hace más objetivo el reconocimiento del éxito

• Atributos: PrácticoIndependienteEspecífico

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EJEMPLOObjetivoHa mejorado la gestión de los servicios de

salud

Indicadores1. El tiempo de espera de los pacientes se ha

reducido en un 50% para fines del 2000 en el Hospital Central

2. La satisfaccion de los usuarios ha aumentadoen un 50%

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EL INDICADOR ES PRÁCTICO

Mide lo que es importante en un proyecto:

• Objetivo: Se han construido mejores casas

• Indicador malo: Casas rojas y blancas

• Indicador mejor: 500 casas de 3 dormitorios

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EL INDICADOR ES INDEPENDIENTE

Utilizar objetivos e indicadores de un mismo nivel

para medir el éxito del proyecto

Objetivo:• Aplicar nueva política de Recursos HumanosIndicadores:• Contratación de un consultor externo• Diseminación de la bibliografía• Congreso Nacional para validar la política

¿Es posible mejorar los indicadores?

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EL INDICADOR ES ESPECÍFICO

• ¿Qué Cantidad?

• ¿De qué Calidad?

• ¿Para cuando? (Tiempo)• • ¿Donde? (a veces)

RECUERDE: CCT

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INDICADORES

• Establecen el nivel de desempeño necesario para lograr el objetivo

• Especifican los elementos necesarios para determinar si se han logrado:

FinPropósitoResultados esperadosActividades

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HITOS (Indicadores Intermedios)

Indicador:80% de la población rural en...con acceso a

aguapotable en dos años Línea de base a partir del árbol del problema:50% de la población con acceso a agua potable

Hitos (Resultados intermedios):60% después del primer año80% después del segundo año

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Activities:How to achieveoutputs

Actividades Supuestos

Supuestos

Supuestos

Supuestos

Descripción

Fin

Propósito

Componentes

Indicadores

Indicadores

Indicadores

Resumen presupuestal

Medios de verificación

Medios de verificación

Medios de verificación

VerificadoresIndicadores Supuestos

Ejecución presupuestal

LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO

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MEDIOS DE VERIFICACION

Objetivos: Enunciado

Indicadores & Hitos: Clarificación del objetivo

CCT

Medios de Evidencia necesaria para verificación: verificar el indicador

Los indicadores clarificar lo que quisimos deciren el objetivo y su utilidad depende de la disponibilidad y validez de los datos

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Activities:How to achieveoutputs

Actividades Supuestos

Supuestos

Supuestos

Supuestos

Descripción

Fin

Propósito

Componentes

Indicadores

Indicadores

Indicadores

Resumen presupuestal

Medios de verificación

Medios de verificación

Medios de verificación

VerificadoresIndicadores Supuestos

Ejecución presupuestal

LA MATRIZ DEL MARCO LOGICO

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SUPUESTOS

Los supuestos sobre factores externos deben serexplícitos

Cada nivel del proyecto debe identificar las condiciones:

NecesariasSuficientes

para alcanzar la etapa siguiente

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Verificación SupuestoIndicador

Fin

Propósito

Componente

Actividad

Concepto

CONTRI BUCI ÓN ENCADENADA DE OBJ ETI VOS(ZigZag)

Supuesto

Supuesto

Supuesto

si más

entonces

si

sientonces

entonces

más

más

CONDICIONES NECESARIAS Y SUFICIENTES

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SUPUESTOS: IDEAS CLAVES

• Un buen diseño de proyecto debe incluir lascondiciones necesarias y suficientes para lograrlos objetivos del proyecto

• Los supuestos deben incluir las condiciones y los factores externos al proyecto

• Implica asumirlos como:Riesgo interno: Hipótesis del proyectoRiesgo externo: Supuestos

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SUPUESTOS

Condiciones que deben existir para el éxito del proyecto, pero...están fuera del control

• Objetivo: Aumentar la producción de arroz

• Hipótesis: Semillas de alta calidad y fertilizante

• Supuesto: 24 mm de lluvia antes de 30 junio

Es una condición crítica sobre la cual el gerentedel proyecto tiene poco o ningún control

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SUPUESTOS CRÍTICOS

I A

M L

P T

O A

R BT AA JC AI BAJA ALTAA PROBABILIDAD

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FRENTE A LOS SUPUESTOS CRÍTICOS

No hacer nada Cambiar el diseño del proyectoAgregar un nuevo proyectoAbandonar el proyectoClarificar los supuestos:

-Comunicar-Identificar lo que excede el control-Compartior las probabilidades de

éxito

TOMAR UNA DECISION

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SUPUESTOS: CÓMO ANALIZAR

3. ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra?

No es probable

Probable(=Supuest

o)

Muy probable (no incluir)

4. ¿Puede ser rediseñado el proyecto?

No( supuesto fatal -

Pare! )

Sí(rediseñar

el proyecto)

1. ¿Es externo al proyecto?

Sí No (no incluir )

2. ¿Es importante?

Sí No (no incluir)

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Tercero: LA ETAPA DE EJECUCIÓN

• Programar

• Asignar responsabilidades

• Formular presupuestos

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PROGRAMAR

Objetivo: Reducir la tasa de Mortalidad Infantil, en 7% del 2000

al 2003

Período Tres años

Año 1: Reducir 0%Año 2: Reducir 1%

Año 3: Reducir 2%

Igual con las actividades y el presupuesto asociado

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RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL

Contenidos de los Términos de Referencia:

Identificar las responsabilidades de cada uno: Evaluar – Realizar - Supervisar

Programar las tareas y la carga de trabajo

Definir la remuneración y duración de los contratos

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PRESUPUESTO

1. Costo del proyectoCosto de inversionesCapital de trabajoCosto de operaciones

2. Alternativas para presupuesto de operaciones

Presupuestos históricosPresupuestos por programasPago por prestaciones (paquetes)Pago por resultadosPago territorial per cápita

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PRESUPUESTO

3. A partir de la demanda-Determinar las necesidades-Cuantificar las acciones necesarias-Estimar el costo unitario-Calcular el costo total

4. A partir de la oferta-Determinar la oferta-Ajustar a los objetivos del proyecto-Estimar las brechas-Intervenir las brechas

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FACTORES DE ÉXITO

• Planificación

• Organización

• Dirección

• Control

Comunicaciones

•Dirección•Dirección

DIRECCIÓN

•CONTROL

COMUNICACIONES

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FACTORES COMUNES PARA EL EXITODIRECCIÓN

• Liderazgo

• Motivación

• Delegación de autoridad y

responsabilidades

• Orientación para resultados

• Organización

• Plan de trabajo

• Ambiente de trabajo productivo

• Conclusión de tareas

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FACTORES COMUNES PARA EL EXITOCONTROL

• Avance físico y financiero (Cronograma y

plazos)

• Supuestos y entorno del proyecto

• Productividad

• Informe acerca de discrepancias

• Información para la toma de decisión

• Evaluaciones

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FACTORES COMUNES PARA EL ÉXITOCOMUNICACIONES

Acerca de: Progreso y LogrosProblemas y soluciones

Medios: Formales y no formales

Dirigidas a: Contrapartes nacionalesGerenciaEquipo del ProyectoInstituciones

Financieras/Donantes

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RESPONSABILIDADES DEL GERENTEDEL PROYECTO

-Gerenciar todos los recursos

-Producir los Resultados Esperados y verificar

que contribuyan al Propósito y al Fin

-Vigilar el cumplimiento de los Compromisos

de

Gestión y el compromiso del personal

-Vigilar los Supuestos y su comportamiento

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RESPONSABILIDADES DEL GERENTEDEL PROYECTO

Debe advertir a la alta gerencia cuando:

-El logro de los Resultados Esperados es incierto -Problemas amenazan el propósito del proyecto -Hay cambios en los supuestos y en el entorno

del proyecto

Debe recomendar acciones correctivas Debe desarrollar a los miembros del equipo del proyecto

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Cuarto: LA ETAPA DE EVALUACIÓN

• SEGUIMIENTO

• EVALUACIÓN

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SEGUIMIENTO Y EVALUACIONSe aplican en dos momentos

1. Ejecución del proyecto:Avance físico de obras de

infraestructuraAvance financiero (estados de pago)Avance en la adquisición e instalación

del equipamientoAvance en recursos humanos

2. Proyecto en funcionamientoOperacionesMantenimiento

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SEGUIMIENTO

Comparar el avance físico de obras de infraestructura, equipamiento y financiero con:

- Gasto en recursos humanos- Gasto en insumos- Seguimiento de las tareas y actividades- Cumplimiento de los indicadores de procesos - Comportamiento del entorno (supuestos)- Explicar las discrepancias: Problemas del

proyecto, del entorno y posibles soluciones

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CONSIDERACIONES FINALES

• ¿Cliente o mandante?

• Los logros y las dificultades

• Resumen

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Informe de LogroA:

De:

Fecha:

Proyecto:

Actividad:

Estado delProyecto:

Acciones:

Próximo Informe de Logro a ser entregado:

Autoridades superiores

Gerente de Proyecto

NN

NN

Identifica la actividad y el logro en términos de CCT Compara el logro con los resultados esperados Si fuera necesario, incluye explicación o interpretación del logro

Breve análisis del estado de ejecución del proyecto en general Indica las próximas decisiones importantes a tomar Indica si los plazos y presupuestos previstos siguen siendo válidos

Identifica las acciones en curso para la próxima toma de decisiones Si fuera necesario, solicita acciones por parte de las autoridades e indica la fecha en que se requiere que se tomen las acciones

Identifica el siguiente informe a ser preparado y la fecha en que serápresentado

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Informe de AlertaA:

De:

Fecha:

Proyecto:

Actividad:

Problema:

Impacto y Alternativas:

Acción:

Autoridades superiores

Gerente del Proyecto

NN

NN

Identifica la Actividad o Componente que no puede producirse en CCT

Indica la naturaleza del problema y su origen

Analiza el impacto sobre la producción del Componente en cuanto a CCT Presenta alternativas de solución y las ventajas y desventajas de cada una

Recomienda la mejor alternativa

Especifica las acciones ya tomadas

Solicita acciones adicionales a personas con poder de decisión e indica la fecha en que habría que tomarlas

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Resumen sobre Diseño de Proyectos

OBJETIVOS Claridad/Acuerdo Causa/Efecto

METAS E INDICADORES

Realista Cantidad, Calidad, Tiempo

RELACIÓN CON FACTORES EXTERNOS

Supuestos

ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD DEL GERENTE

Responsabilidad Contratación Factibilidad Monitoreo/Evaluación

Marco Lógico