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OFICIO CIRCULAR DG-009-2013

De: José Joaquín Arguedas Herrera DIRECTOR GENERAL Para: Directores de Área

Dirección General de Servicio Civil Asunto: Protocolo para la preparación de actividades institucionales. Fecha: 20 de setiembre de 2013 Actuando dentro de las competencias propias de un jerarca, y con la finalidad de procurar unificación y estandarización en la realización de las actividades institucionales, se establece el presente Instructivo para la Preparación y Control de Actividades Institucionales, el cual debe ser del conocimiento de todos sus colaboradores.

PROTOCOLO PARA LA PREPARACIÓN Y

CONTROL DE ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

En el ámbito institucional la administración de una actividad oficial que incluye la distribución del sitio donde se llevará a cabo el mismo, el ordenamiento de equipo y facilidades y la colocación de invitados y participantes en general, debe realizarse conforme a normas y políticas internas claramente establecidas que garanticen, en la medida de lo posible, su eficiencia y efectividad. Este ordenamiento, que contempla la planificación, organización, ejecución y control del evento, coadyuvará, de forma significativa, en la utilización más eficiente de los recursos y en la obtención de los mejores resultados.



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En ese sentido, para la organización de una charla, conferencia, reunión y otros de similar naturaleza, se hace necesario tener presente las siguientes disposiciones:

CAPITULO I De las Actividades Institucionales

Artículo 1: Para los efectos del presente instructivo, se consideran reuniones de carácter interno las siguientes: a) Reuniones del Consejo de Jefes y del Consejo Ampliado b) Reuniones del Consejo Técnico Consultivo c) Reuniones del Consejo de Capacitación d) Reuniones de Equipos Estratégicos e) Reuniones de Comisiones Institucionales Permanentes f) Reuniones del Fondo Permanente de Capacitación g) Reuniones con otros grupos de Gobierno y Sociedad Civil h) Asamblea del Consejo de Capacitación (Anual)

Artículo 2: Se consideran ceremoniales institucionales los siguientes: a) Actos cívicos b) Cursos c) Seminarios d) Talleres e) Charlas f) Conferencias g) Exposiciones h) Simposios i) Congresos j) Encuentros k) Firmas de Convenios l) Ceremonia Conmemorativa del 30 de mayo y Día del Funcionario Público y del

Régimen de Méritos en la Función Pública m) Ceremonia de Bautizo de salas o salones, otros n) Foros de la Función Pública o) Reuniones de Personal convocadas por la Dirección General p) Asamblea de Jefes de Recursos Humanos (Bianuales)



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Artículo 3: Se consideran actividades de proyección institucional las siguientes: a) Participación con signos externos en ferias educativas, stands, otros. b) Atención a Misiones Internacionales c) Atención a Pasantías d) Participación en actividades externas en calidad de expositores o ponentes e) Simposios f) Congresos g) Encuentros

CAPITULO II

De la Organización de las Actividades Institucionales Artículo 4: Todas las actividades de la Dirección General de Servicio Civil deberán cumplimentar los siguientes formularios: a) Formulario de Registro de Actividades Institucionales (CI-F-004):

Formulario donde se anota el Nombre de la Actividad, Área que Organiza, Tipo de Actividad, Lugar, Fecha y responsable. Tiene como propósito anotar en términos generales, en qué consiste la actividad y verificar que haya espacio en la agenda institucional. La Secretaria de la Subdirección hará el registro mediante una boleta digital denominada: Formulario Control de Actividades Institucionales (CI-F-005).



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b) Formulario de verificación-actividades programadas (CI-F-002): Antes de

solicitar se le asigne una fecha en la agenda institucional, el grupo organizador de las actividades deberá completar un formulario donde conste que hay disponibilidad de fecha, equipo, sala, alimentación (si lo requiere), presencia de autoridades institucionales y hacer una breve descripción de las personas invitadas a la actividad.

c) Formulario de Preparación y Control de Actividades, que incluye los

siguientes ítems:

Nombre de la Actividad

Área o Proceso que la organiza

Tipo de Actividad

Lugar y Fecha de la Actividad

Persona (s) responsable (s) de la actividad

Detalles logísticos relacionados con: aspectos generales de la actividad, imagen y signos externos, papelería requerida, protocolo, contactos.



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Artículo 5: El Formulario de Preparación y Control de Actividades, incluye dos casillas, la primera donde deben anotarse los requerimientos de la actividad y una segunda, donde debe anotarse aquellos requerimientos ya atendidos.



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Artículo 6: Toda actividad institucional deberá contar con un equipo responsable, quien previa autorización de la Jefatura y deberá comunicarlo al Despacho del Director General de Servicio Civil. Artículo 7: Finalizada la actividad deberá prepararse una Minuta sobre lo acontecido de acuerdo con lo establecido por el Sistema de Gestión de la Calidad, lista de asistencia y el Formulario debidamente revisado aprobado por la jefatura inmediata. Artículo 9: No aplica este Instructivo a las reuniones coordinadas a lo interno de las Áreas, debido a que se consideran de coordinación interna.

CAPITULO III Otras Disposiciones

Artículo 10: Para las actividades que se realicen en el Auditorio Carlos Araya Borge y la Sala Cincuentenario, deberán seguirse las disposiciones establecidas en el OFICIO CIRCULAR DG-010-2008 que estipula:

a) Solicitar, al funcionario encargado de su custodia y administración

(Proveeduría u otra dependencia), y con al menos dos semanas de anticipación, el equipo audiovisual, punteros láser, computadores portátiles y otros dispositivos requeridos. De igual manera, se debe solicitar, con el mismo plazo antes indicado y al funcionario encargado del Área de Administración de Servicios Institucionales la instalación de los micrófonos que sean necesarios y estén disponibles.

b) Informar, a la Unidad de Servicios Generales, sobre la fecha y horario del

evento, así como en todo lo que respecta a la cantidad de personas que asistirán, la distribución de mesas, sillas y demás requerimientos.

c) Solicitar de previo, a la Unidad de Tecnologías de Infocomunicación (UTIC) y

si la actividad así lo requiere, la presencia de un profesional en informática durante su desarrollo, con el propósito de atender cualquier aspecto técnico de su competencia.

d) Coordinar con la Unidad de Servicios Generales, con al menos una semana

antes del inicio de la actividad, el uso del estacionamiento por parte de los invitados especiales, así como la información que debe brindar el Agente de Seguridad y/o Recepcionista, relativas al lugar donde se realizará la actividad.



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e) El Auditorio o la Sala Cincuentenario deberán tener cabalmente instalados y

probados por algún funcionario del Área de Administración de Servicios Institucionales, al menos, 1 hora antes del inicio de la actividad, los siguientes activos: computadora portátil, equipo audiovisual, equipo de sonido, punteros láser, aires acondicionados, y demás accesorios. También se debe verificar el funcionamiento adecuado de la luz artificial, contar con ambón, mesa principal, sillas, manteles, agua y demás requerimientos que hayan sido solicitados por los responsables de la organización del evento, de conformidad con sus características y demandas.

f) Previamente, se debe solicitar a la Unidad de Servicios Generales la limpieza

y aseo del sitio del evento y la distribución de equipo, mobiliario y facilidades según requerimientos. En la mesa principal se deben colocar los “identificadores de mesa” con la información referente a las personas que ocuparán lugares en ésta (invitados especiales, expositores, panelistas u otros).

g) Las luces del Auditorio o la Sala Cincuentenario estarán encendidas al inicio

de la actividad y durante la presentación de los expositores. Si fuese necesario se apagarán las luces únicamente durante el período de exposiciones y, una vez finalizadas, se encenderán de nuevo. El grupo organizador deberá designar una persona para esta función.

h) Corresponde a la persona o grupo organizador de la actividad, contar con una

lista de asistencia, el currículum vitae de los invitados o invitadas y el haber solicitado, según corresponda, la confección de certificados de agradecimiento, firmados por el Director/a General o la Subdirector/a General de Servicio Civil.

i) Se debe elaborar un programa o agenda del evento y velar porque las

actividades inicien y terminen de conformidad con éste y ser estrictos con la puntualidad y los tiempos asignados.

j) Las personas asistentes deberán llegar a la actividad al menos diez minutos

antes del inicio de éste, previa confirmación de su participación y deberán permanecer en el sitio hasta que éste haya finalizado, salvo casos especiales

k) Con respecto al uso de teléfonos celulares durante la actividad, se debe

solicitar que apaguen o lo mantengan en modo silencioso. l) El evento deberá contar con un Maestro o Maestra de Ceremonias.



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m) El grupo organizador de la actividad deberá prever y coordinar, si así se requiriera, la presencia de edecanes, para el recibimiento y ubicación de los asistentes e invitados especiales.

n) En caso de que se ofrezca un refrigerio posterior al cierre de la actividad, el o

la maestra de ceremonias lo indicará. o) Cuando el refrigerio sea únicamente para los expositores, el grupo

organizador de la actividad hará la invitación personalmente e indicará cuáles otros funcionarios le acompañarán.

p) Finalizada la actividad el grupo organizador, solicitará a la Unidad de

Servicios Generales y de Administración de Servicios Institucionales, apagar todos los equipos que hayan sido utilizados (computadora portátil, equipo audiovisual, equipo de sonido, aires acondicionados, luces u otro). La Unidad de Servicios Generales se encargará del retiro equipos según aplique y proceder con la limpieza y acomodo del Auditorio o de la Sala Cincuentenario, con el propósito de evitar contratiempos en su próxima utilización.

CAPÍTULO IV DISPOSICIONES FINALES

Artículo 10: Adicionalmente deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

a) La responsabilidad sobre la gestión de las actividades antes indicadas recae

en los organizadores del evento. b) Se establece, como norma de seguridad, que la capacidad máxima de la Sala

Cincuentenario es de 35 personas y el Auditorio de 80 personas. c) Es preciso evitar, por la misma razón indicada en la anterior norma, que las

puertas de ingreso y salida de las salas queden obstruidas. d) Todos los funcionarios y funcionarias de la Dirección General de Servicio Civil

deberán mantener, durante la celebración de los eventos, un comportamiento apegado a las normas de etiqueta y protocolo y a los principios y valores institucionales.



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e) Para todas las actividades que sean organizadas o Coordinadas directamente

por la Dirección General de Servicio Civil, la Jefatura de Despacho del Director General, deberá definir quiénes recibirán, en la entrada principal de la DGSC, a expositores, panelistas o invitados especiales, guiándolos hasta el sitio donde se realizará la actividad (Auditorio Carlos Araya Borge o la Sala Cincuentenario) y ubicándolos en el lugar asignado previamente de acuerdo con lo que establece el protocolo.

f) El coordinador de la actividad deberá confirmar, previamente, que el equipo

audiovisual y cualquier otro tipo de material o requerimiento especial, solicitado por la (s) persona (s) invitada (s) se encuentre dispuesto.

g) El maestro o maestra de ceremonias deberá colocar el micrófono y explicarle

al invitado o expositor cómo operar dicho equipo. h) El grupo organizador deberá solicitarle a expositores, charlistas o panelistas,

el dispositivo con la información que presentará y copiarla en la máquina portátil.

i) El maestro o maestra de ceremonias deberá explicar a los participantes, una

vez iniciada la actividad, cuál es la metodología de trabajo dispuesta para su realización.

j) El grupo organizador invitará al expositor y sus acompañantes al refrigerio y le

informará quiénes le acompañarán a la mesa. k) El grupo organizador determinará, con la debida antelación, quién o quiénes

acompañarán al conferencista y a los invitados especiales a la puerta principal y lo despedirán.

JJAH/RPM/MALM/SCH

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