Cartagena, 18 de septiembre de 2014

MEMORIAS DE SOSTENIBILIDAD BAJO METODOLOGÍA GRI G4 - TRANSPARENCIA Y

RENDICIÓN DE CUENTAS

Andrea PradillaDirectora Punto Focal Colombia-Hispanoamérica

Los Reportes de Sostenibilidad y el Global Reporting Initiative GRI

El Reto de la Sostenibilidad

Cómo pueden las empresas ser rentables y contribuir a las soluciones a este reto al mismo tiempo?

“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar. Lo que no se puede gestionar, no se puede cambiar.”

Administrando el Cambio

Reportes de Sostenibilidad

Económico

Social

Ambiental

Reportes de Sostenibilidad

Divulgación acerca del desempeño económico, ambiental, social y de gobierno corporativo

• Cómo se miden los impactos en sostenibilidad?• Quién define la métrica para medirlos?

Reportes de Sostenibilidad

Qué sabemos?TRANSPARENCIA COMO MOTOR DE LA

RENDICIÓN DE CUENTAS

• 2010 - Bloomberg indica que 4500 reports son basados en Guías GRI

• 2013- KPMG “Estudio sobre Informes de Responsabilidad Corporativa”: 100 compañías más grandes en 41 países 82% de G250 usa Guias GRI

• Tasa en Colombia: 78%

GRI Tendencias en Reporte

Reference: KPMG International Survey of Corporate Responsibility Reporting 2013 (41 countries)

El Debate Terminó

REPORTAR: PRÁCTICA COMÚN

Qué sabemos?

ECONOMÍAS EMERGENTES

Qué sabemos?

GRI: ESTANDAR DE FACTO

Beneficios del Proceso de Reporte de Sostenibilidad

Business case del Reporte de Sostenibilidad

Global Reporting Initiative

MISIÓN DEL GRI“Hacer de los reportes de sostenibilidad una práctica habitual, proporcionando orientación y apoyo a las

organizaciones”

Referencia: www.globalreporting.org

Global Reporting Initiative

Global Reporting Initiative

Guías G4: 2 documentos

Ambas pueden descargarse de forma gratuita

de www.globalreporting.org

G4: Principios de Reporte & Contenidos Básicos

Contenido• Materialidad• Exhaustividad• Participación de los grupos de interés• Contexto de Sostenibilidad

Calidad• Equilibrio• Comparabilidad• Precisión• Puntualidad• Claridad• Fiabilidad

GRI Principios del Reporte

G4: Principios de Reporte & Contenidos Básicos

Contenidos Básicos Generales• Estrategia y análisis• Perfil de la organización• Aspectos materiales y cobertura• Participación de los grupos de interés• Perfil de la memoria• Gobierno• Ética e integridad

Contenidos Básicos Específicos• Aspectos económicos, sociales

y ambientales seleccionados desde la materialidad (Eje. Emisiones, Corrupción, Etc)

• Para cada aspect material, debe reportarse sobre el enfoque de gestión (DMA) e indicadores de desempeño

GRI Contenidos Básicos

Esencias Guías G4

• Hacer hincapié en lo que importa allí donde importa• Determinar qué cuestiones fundamentales hay que gestionar y

cambiar, aun cuando la organización interesada no esté preparada para medirlas o gestionarlas

• No exponer a todos los asuntos relativos a la sostenibilidad que la organización gestiona. La memoria G4 se centra en los asuntos mas relevantes, donde se puedan alcanzar los cambios más importantes

Definición de Aspectos Materiales: Alcance

Elabore una lista de los aspectos materiales que se

identificaron durante el proceso de definición del contenido de la memoria

Aspectos materiales y su cobertura

Periodo de Transición a G4

• Las memorias que se vayan a publicar después del 31 de diciembre de 2015 deben elaborarse de acuerdo con la Guía G4

• GRI recomienda que las organizaciones que elaboren una memoria por primera vez se basen en las directrices de la G4

Proceso del Reporte de Sostenibilidad: la experiencia de las organizaciones reportantes

Proceso de Reporte de Sostenibilidad GRI, descrito en 5 etapas

Ciclo continuo de participación para entender, debatir, medir y mejorar los procesos internos y para monitorear y comunicar el desempeño.

Proceso del Reporte de Sostenibilidad

ALCANCE: Planificación del Proceso de Memoria

EMPRESA INVITADA: Promigas-Edna Barrios.

Etapa 1: PREPARAR

Valor para los stakeholders.

Política Corporativa

y sus 8 compromisos

Enfoque de sostenibilidad de Promigas

SOBRE EL REPORTE

• En 2011 - G3.1 y suplemento sectorial. En 2014: G4

• Primeros pasos:

• Selección de audiencias clave

• Definición de asuntos materiales

• Designación de reportantes al interior de la organización

• Determinación del enfoque del reporte

• Responsable de la elaboración: Gerencia de Comunicaciones Corporativas de Promigas

• Poca apropiación del concepto de sostenibilidad y del proceso de reporte al interior de la organización

• Asuntos materiales amplios

• Interés en usar gran cantidad de indicadores, muchas veces con poca relación con la audiencia objetivo

• Deseo de ser exhaustivo en la presentación de actividades del año

OBSTÁCULOS INICIALES

• Información esencialmente táctica

• Puntos de vista diferentes sobre un mismo tema

• Abundancia de información cualitativa

• Indicadores no asociados a los verdaderos asuntos materiales

• Poca alineación del proceso de planeación operacional con el proceso de elaboración del reporte

OBSTÁCULOS INICIALES

PRINCIPALES MEJORAS A PARTIR DEL USO DE LA GUÍA GRI

• Replanteamiento de la materialidad• Integración de los indicadores de gestión sostenible con los de la planeación operacional• Formación de los reportantes sobre el concepto de sostenibilidad y la manera de reportar• Énfasis en logros y resultados para construir el reporte a partir de allí

Antes de empezar es necesario tener…

• Claridad sobre el concepto de sostenibilidad y el enfoque adoptado por la empresa• Real entendimiento del rol del reporte dentro de este concepto• Indicadores materiales: integración entre los GRI y los propios de la organización• Unidad de criterio entre dependencias que alimentan un mismo asunto material• Compromiso de la alta dirección

RECOMENDACIONES

• Pensar en el reporte como una herramienta de gestión y no solo como un documento• Manejar el proceso de reporte conjuntamente con la planeación operacional de la empresa• Utilizar casos para materializar información relevante sobre los compromisos• Auditar el reporte

¡MUCHAS GRACIAS!

ALCANCE: Reunir los aportes más importantes hechos por los grupos de

interés elegidos

EMPRESA INVITADA: ISAGEN-Carolina Alzate.

Etapa 2: CONECTAR

Política de relacionamiento con grupos de interés…

Rendición de cuentas

Un mecanismo más para rendir cuentas es el Informe…

HERRAMIENTA DE GESTIÓN

DIÁLOGO Y

COLABORACIÓN

Beneficios

Hacer explícitas las prácticas de la Compañía. Activo intangible.

Es una fuente de consulta y de conocimiento.

Seguimiento a compromisos a iniciativas voluntarias adoptadas por la Compañía.

Legitimidad, transparencia y confianza.

Compararnos a nivel interno y externo.

Identificar y promover buenas prácticas a nuestros grupos de interés.

Perspectiva interna

Análisis de

Entorno

Análisis Interno

DOFA

TemaEstratégico

TemaEstratégico

TemaEstratégico

Escenarios

Perspectiva grupos de

interés

Diálogos con los grupos

de interés Análisis de Relacionamiento con

la Sociedad(Grupos de Interés,

Compromisos y materialidad)

Mediciones: reputación, clima laboral, satisfacción

de clientes, etc.

Mejores prácticas

Definición estrategia

•Propósito superior•Misión •Objetivos •Competencias•Grupos de interés y compromisos

Etapa: Conectar

Etapa: Conectar

Propósitos:

Revisar los compromisos con nuestros grupos de interés.

Validar los temas relevantes en el relacionamiento.

Identificar información que permita medir el impacto del

relacionamiento.

Diálogos con los grupos de interés

Etapa: Conectar

Diálogos con los grupos de interés

Metodología:

Estudio cualitativo.

Selección participantes: personas críticas, con capacidad de convocatoria e influencia.

Acompañamiento de un externo.

Participación activa del responsable del relacionamiento en todas las etapas.

Técnicas: grupos focales y entrevistas en profundidad.

Sistematizar los resultados.

Presentación de resultados a la Junta Directiva.

Etapa: Conectar

Diálogos con los grupos de interés

Participantes:

Trabajadores

Clientes

Proveedores

Sociedad civil

Comunidades de

conocimiento.

Medios de comunicación

Inversionistas institucionales

Comunidades áreas de influencia.

Accionistas minoritarios

Comunidad virtual

Estado, gremios y organismos de control.

Etapa: Conectar

Diálogos con los grupos de interés

Resultados:

Relación va mucho más allá de lo planteado en el compromiso corporativo.

Identificar mejores prácticas. Innovación y Gestión Conocimiento.

Trascender las relaciones transaccionales con algunos grupos a relaciones

estratégicas.

Fortalecer las relaciones de confianza.

Invitación a la Compañía a asumir un rol más protagónico y movilizar prácticas de

sostenibilidad.

Etapa: Conectar

Diálogos con los grupos de interés

¿Quiénes intervinieron?

Coordinador: Equipo de Relaciones Corporativas.

Responsable del Relacionamiento con el grupo de interés

Facilitador externo. Con conocimiento en la empresa y las prácticas de gestión.

Recursos:

Tiempo: áreas responsables. (Todas las etapas del proceso).

Económico: Logística (diferentes regiones del país) y acompañamiento tercero.

Nuestros aprendizajes en esta etapa…

Escuchar debe ser un compromiso genuino de la Empresa para construir confianza y relaciones de mutuo beneficio.

Dialogar implica estar dispuesto a escuchar al otro, sus dolores y hacernos cargo.

La participación de un tercero como facilitador es esencial para lograr construir un espacio legítimo y de confianza.

Involucrar a los responsables del relacionamiento en todas las etapas del proceso de diálogo. Enfoque corporativo.

Identificar los diferentes niveles de relacionamiento con los grupos de interés dependiendo de su naturaleza, necesidades y expectativas.

Nuestros aprendizajes en esta etapa…

Es importante tener una metodología estándar de manera que se logre una visión corporativa

del relacionamiento.

Es esencial la participación del Gobierno Corporativo en este proceso.

Incorporar de manera natural las opiniones o sugerencias de los grupos de interés en la

planeación estratégica y en el trabajo de los procesos.

La rendición de cuentas no se reduce a un Informe de Gestión, hace parte de la cotidianidad

del relacionamiento.

Retos…

Armonizar el proceso de rendición de cuentas tomando como referente los

compromisos suscritos con iniciativas globales.

Afinar la metodología para priorizar los temas relevantes en el relacionamiento.

Continuar fortaleciendo las capacidades internas para lograr cada vez más un

proceso de rendición de cuentas integrado y que responda a las expectativas

de los grupos de interés.

GRACIAS

ALCANCE: Decidir cuál será el contenido de la memoria

EMPRESA INVITADA: GAS NATURAL FENOSA- Claudia Ríos.

Etapa 3: DEFINIR

•La Empresa•El Informe•La Definición•Las Lecciones Aprendidas

GRACIAS

ALCANCE: Fase de elaboración de la memoria

EMPRESA INVITADA: EMP-Mauricio Ortíz.

Etapa 4: SUPERVISAR

Fases, tiempos y actividades

Dic - Ene Feb - Mar Mar - AbrSep - Nov Abr - Jun Jul - Ago

Cronograma

Estudio GRI-G4

Ejercicio de materialidad

Estructura de contenido

Línea gráfica

Arquitectura del sitio web

Actualización de formatos de recolección

Mar - Abr

Recolección de información

Consolidación de información

Análisis y crítica de información

Montaje del sitio web de redacción

Redacción de contenidos

Validación de contenidos

Revisión de estilo y redacción

Montaje técnico del sitio web

Deloitte

GRI-G4 Materiality Matters Check

COP Avanzado de Pacto Global

Producción de audiovisuales y fotografías

Montaje e integración en sitio web

Revisiones de contenidos

Pruebas y ajustes

Presentación a Inversionistas

Presentación a Gente EPM

Rendición pública de cuentas

Diálogo con grupos de interés

Divulgación en medios de comunicación

Evaluación del proceso de elaboración

Evaluación con grupos de interés

Identificación de oportunidades de mejora

Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013

Roles y esquema de trabajo matricial

Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013

Enlace

Corresponsal Corresponsal

CorresponsalApoyo

Apoyo Apoyo Apoyo

Apoyo

CoordinadorRedactor

525 525 Personas involucradas

2525 enlaces

250250 corresponsales

323323 apoyo

3030 redactores

Enlace

Redactor

Grupos de interésGrupos de interés

Interlocutores y EnlacesInterlocutores y Enlaces

Corresponsales y apoyosCorresponsales y apoyos

Objetivos Estratégicos CMIObjetivos Estratégicos CMIGlobal Reporting Initiative - Global Reporting Initiative - GRIGRI

Global Reporting Initiative - Global Reporting Initiative - GRIGRI

Pacto GlobalPacto GlobalPGPG

Pacto GlobalPacto GlobalPGPG

Objetivos del Milenio - ODMObjetivos del Milenio - ODMObjetivos del Milenio - ODMObjetivos del Milenio - ODM

ISO 26000ISO 26000ISO 26000ISO 26000

DJSI Multiservicios y AguasDJSI Multiservicios y AguasDJSI Multiservicios y AguasDJSI Multiservicios y Aguas

CapítulosCapítulos

TemasTemas

AccionesAcciones

RedactoresRedactores

Arquitectura del Informe

Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013

Integración de informes

Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013

Sitio web del Informe http://informedesostenibilidadepm.com.co/2013/

Además el sitio web cuenta con herramientas

Mapa del sitio: estructura de contenido del informe

Glosario: descripción de siglas y acrónimos utilizados

Buscador: para encontrar temas o acciones específicas

Centro de descargas generar de manera predefinida o personalizada, contenidos en formato PDF.

Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013

Factores de éxito

Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013

Prioridad y patrocinio directivo

Coordinación del proceso

Actitud y compromiso de la gente

Oportunidad y calidad de la información

Auditoría y trazabilidad en el proceso

Comunicación efectiva

Incorporación de oportunidades de mejora en los planes

empresariales

Monitoreo de la sostenibilidad

Proceso de elaboración del Informe de Sostenibilidad EPM 2013

Acompañamiento en avance en

sostenibilidad

Acompañamiento en avance en

sostenibilidadCMICMI

Dow JonesDow Jones

Señales entorno e intornoSeñales entorno e intorno Grupos de InterésGrupos de Interés

Ambiental Ambiental SocialSocial

Materialidad (E/S/A)= Riesgos y Oportunidades en

Sostenibilidad (E/S/A)

Materialidad (E/S/A)= Riesgos y Oportunidades en

Sostenibilidad (E/S/A)

Lectura en temas de sostenibilidad

Lectura en temas de sostenibilidad

Direccionamiento en Sostenibilidad (Direccionamiento estratégico)

Direccionamiento en Sostenibilidad (Direccionamiento estratégico)

Informe de Sostenibilidad

Planes de relacionamiento por GI

Planes de relacionamiento por GI

Plan de NegocioPlan de Negocio

Cultura de SostenibilidadCultura de Sostenibilidad

AccountabilityAccountability

FeedbackFeedback

EconómicaEconómica

GRACIAS

ALCANCE: Compruebe y comunique

EMPRESA INVITADA: TELEFONICA-Margarita Rodríguez.

Etapa 5: INFORMAR

Informar:Planeación «del futuro hacia atrás»

Recopilar: historias todo el año; datos para los cortes periódicos necesarios Estructurar: ¿basado en GRI o en su propia NARRATIVA empresarial? Redactar: con el rigor de un abogado y el ingenio de un contador de historias Presentar: ¿informo y/o abro espacio para la conversación? Tener retroalimentación y capitalizar lecciones aprendidas

Informar: el arte de converger los dos hemisferios cerebrales en el mismo equipo

No solo funcionalidad, también DISEÑO – que sirva, atraiga, enganche y conecte No solo argumento, también NARRATIVA – que sustente y a la vez inspire No solo lógica, también EMPATÍA – que explique, sea creíble y genere confianza No solo seriedad, también DISFRUTE – que genere reflexión y experiencia memorable No solo un requisito, también un SENTIDO – que movilice interna y externamente

GRACIAS

Proceso de Reporte de Sostenibilidad GRI, descrito en 5 etapas

Ciclo continuo de participación para entender, debatir, medir y mejorar los procesos internos y para monitorear y comunicar el desempeño.

Proceso del Reporte de Sostenibilidad

• Garantizar el compromiso del equipo en todos los niveles; especialmente directivos

• Convertir el reporte en más que una “herramienta de mercado”

• Elegir & relacionarse con los grupos de interés claves

• Decidir cuáles son los asuntos materiales a incluir

• Estblecer metas realistas/ objetivas y prácticas

• Recolectar, organizar & analizar la información necesaria

• Preparar la organización para alcanzar las metas publicadas, (eje. Procedimientos y

sistemas)

• Comunicar los resultados negativos

• Manejar las expectativas acerca del reporte final

• Producir un documento claro que atienda a las necesidades de los distintos lectores

References: Starting Points: How valuable is the journey? pp. 20-21

Retos del Proceso del Reporte de Sostenibilidad

Quién lee los reportes?

Experiencia en la validación de informes Transparencia por Colombia

Qué debería contener una memoria en términos de transparencia…

Acciones Internas Políticas y programas anticorrupción Declaraciones de conflictos de interés Nombramientos de miembros de Juntas Directivas y

principales ejecutivos Mediciones de Clima Ético Gestión de Riesgos de Corrupción Medidas disciplinarias o de sanción sobre incidentes de

corrupción presentados

Acciones Colectivas Gestión de iniciativas colectivas con cadena de valor, otras

empresas, gobiernos, gremios u ONG Colaboración con autoridades Aportes a partidos políticos o campañas políticas Cabildeo y Lobby

Acciones Externas Impacto de las políticas y programas anticorrupción en los grupos

de interés Resultados de Diálogos con grupos de interés Gestión de los mecanismos de denuncia Resultados de Auditorías Externas sobre cumplimiento de

cláusulas anti soborno con proveedores Resultados Mediciones de Transparencia

Qué hace falta en las memorias en términos de transparencia…

A nivel internoHay grandes avances en la creación de políticas y

mecanismos de transparencia y programas anticorrupción; no obstante, no se evidencia explícitamente en los informes las declaraciones de conflictos de interés, la gestión de riesgos de corrupción, así como las acciones disciplinarias tomadas ante incidentes de corrupción y los planes de mejoramiento.

A nivel ColectivoEstá todo por reportar. Porque se debe fortalecer el

trabajo conjunto con todos los actores sociales que permita unir esfuerzos en contra de la corrupción. Es claro que no es suficiente la autorregulación interna de las empresas, se requiere de la sanción social y empresarial.

A nivel externoNo se aplica integralmente el principio de exhaustividad en

la rendición de cuentas frente a las prácticas e impactos de éstas en los grupos interés. Aún persiste el paradigma en las empresas, que el hecho de informar avances sobre temas anticorrupción, implica tener prácticas corruptas, lo cual es totalmente opuesto al sentido de estas iniciativas.

GRACIAS

Preguntas y Discusión

Cómo arrancar?

Comience con G4!

• Lea Una Introducción a G4

Panorama general de G4 y de cómo empezar el “viaje” del reporte. Disponible en Español.

Comience con G4!

• Lea la Publicación para PYMEs

Disponible en Español, presenta una introducción simple a G4 y al proceso de reporte que puede ayudar los reportantes por primera vez

Comience con G4!

• Desacargue las Directrices G4:

Arabic | العربية

Bahasa Indonesian | Bahasa Indonesia

Brazilian Portuguese | Português do Brasil

Croatian | Hrvatski

English (official)

French | Français

German | Deutsch

Japanese | 日本語

Korean | 한국어

Russian | Pусский

Simplified Chinese | 简体中文

Spanish | Español

Traditional Chinese | 中醫

Turkish | Türk

Vietnamese |Tiếng Việt

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GRACIASPunto Focal Colombia GRI

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