Pagos Documentacin

Proceso5. Pagos

Dueos del proceso Jefe de Finanzas

Personal involucrado en el controles Asistente Finanzas Jefe de Finanzas Gerente de Gerente de Recursos Humanos Asistente de Recursos Humanos Tramitador

Fecha ltima revisinMayo 2015

Objetivo del procesoAsegurar que los pagos sean ejecutados de manera correcta y oportuna.

Inputs (subproceso)Outputs (subproceso)

Voucher AP con la firma del Jefe de Contabilidad

Voucher PG firmado y archivo con toda su documentacin sustento

Aplicaciones informticas asociadas

SPRING, mdulo Cuentas por Pagar

Lineamientos

El Jefe de Finanzas es el responsable de la programacin de pago y el control de su ejecucin. El Gerente de Administracin y Finanzas / Gerente de Recursos Humanos es el responsable de la 2da liberacin del pago. Los pagos se realizaran los das jueves de cada semana. El pago se realizar siempre que se haya recibido por el rea de Contabilidad toda la documentacin requerida. Los pagos se realizarn los das Viernes de cada semana. El pago se realizar siempre que se haya recibido del rea de Contabilidad el AP firmado por el contador, en seal de que revis los documentos adjuntos. Todo pago deber estar sustentado por un voucher PG, el cual ser generado previamente a la ejecucin del Pago. El Jefe de Finanzas es el responsable de la adecuada custodia y el acceso restringido a la informacin y documentacin soporte referente a pagos. Los vouchers procesados debern ser archivados con la documentacin sustento del pago en forma correlativa. El Jefe de Finanzas es el responsable del archivo de los documentos. La custodia y el acceso restringido a la informacin y documentacin soporte referente a pagos es responsabilidad del Jefe de Contabilidad.

Pagos

#ActividadTtuloDescripcin de la actividadResponsable de la actividad

1Recepcin de cargo con documentacin de pagoSemanalmente, el Asistente de Finanzas recibe del Asistente de Contabilidad un cargo por el total de vouchers AP junto con documentacin sustento. Asistente de Finanzas

2Revisin de Voucher AP versus cargoUna vez recibido el cargo, el Asistente de Finanzas revisa que el cargo contenga toda la documentacin indicada. Para esta revisin, el Asistente de Finanzas coteja que el nmero de voucher AP detallado en el cargo se encuentre de manera impresa junto con su documentacin sustento.En caso existan diferencias, solicita al Asistente de contabilidad regularizar las observaciones. Caso contrario firma el cargo y lo entrega al Asistente de Contabilidad.Asistente de finanzas

3Revisin de documentos pendientes de pago

Recibo el voucher AP junto con su documentacin sustento, el Asistente de Finanzas ingresa al Mdulo de Cuentas por pagar en el sistema Spring y verifica si todos los documentos pendientes de pago han sido recibidos de forma fsica.En caso existan diferencias, solicita al Asistente de contabilidad regularizar las observaciones. Caso contrario prosigue con el pago.El Jefe de Finanzas entrega al Asistente de Finanzas el listado que emite el Sistema Spring de todos los pagos que se deben de pagar en esa semana. El Asistente de Finanzas verifica que todos los APs fsicos se encuentren en dicho listado, en caso falte algn registro AP se lo solicitar al rea contable para que lo entregue o justifique el motivo de la retencin.Asistente de Finanzas

4Clasificacin por tipo de pagoUna vez revisado que la documentacin se encuentre completa, el Asistente de Finanzas separa los documentos a pagar segn entidad bancaria. Nota: De ser el caso, Asistente de Finanzas separa por pagos en efectivo y en cheque, segn correspondaAsistente de Finanzas

5Generacin del voucher PGSeparados los documentos de pago por entidad bancaria, el Asistente de Finanzas ingresa el Mdulo de Cuentas por pagar y genera el voucher PG. Para la generacin del voucher PG, el Asistente de Finanzas selecciona al proveedor, verifica el nmero de cuenta y coloca la opcin Generar Prepago/confirmar.Una vez generado el voucher PG, el Asistente de Finanzas lo adjunta al voucher AP y documentacin sustento correspondiente para la revisin del Jefe de Finanzas. Nota: Para los pagos en efectivo y en cheque, el Asistente de Finanzas ingresa al Mdulo Cuentas por pagar y selecciona la opcin de pago en efectivo o en cheque.Para efectivo, el Asistente de Finanzas genera el voucher PG y entrega el efectivo al proveedor. Asimismo, el Asistente de Finanzas solicita el proveedor la firma de una boleta en seal de conformidad al dinero recibido.Para cheques, el Asistente de Finanzas genera el voucher PG y el cheque. Los cheques son enviados al Director del Colegio y al Gerente de Administracin y Finanzas para su firma.Asistente de Finanzas

6Generacin del PagoEl Jefe de Finanzas recibe los vouchesr PG con su documentacin sustento e ingresa a la pgina web de cada entidad bancaria para la ejecucin de la transferencia. Para la transferencia, el Jefe de Finanzas ingresa manualmente cada transaccin a ejecutar segn la informacin contenida en el Voucher PG. Solo en el caso del Banco de Crdito del Per (BCP), el Jefe de Finanzas importa un archivo TXT del sistema Spring con el detalle de transferencias a realizar y lo adjunta en la pgina web del banco.Una vez ejecutadas las transferencias en la pgina web del banco, el Jefe de Finanzas enva los voucher PG con su documentacin sustento al Gerente de Recursos Humanos para la liberacin de pagos.Jefe de Finanzas

7Revisin y liberacin de pagosEl Gerente de Administracin y Finanzas/ Recursos Humanos, recibe los vouchers PG con su documentacin sustento y verifica que los montos a liberar en el banco correspondan los montos descritos en el voucher PGEn caso haya observaciones, el Gerente de Administracin y Finanzas/ Recursos Humanos comunica el Jefe de Finanzas para la correccin correspondiente. Caso contrario firma el voucher PG en seal de revisin y libera pago en la pgina web del banco.Una vez liberado el pago, el Gerente de Recursos Humanos enva el voucher PG con sus sustentos asociados al Jefe de Finanzas.Gerente de Administracin y Finanzas / Gerente de Recursos Humanos

8Impresin de constancia de transferenciaCada lunes, el Asistente de Recursos Humanos ingresa a la pgina web del banco e imprime las constancias de transferencia de las transacciones ejecutadas. Una vez impresas las constancias, las adjunta a su Voucher PG correspondiente.Asistente de Recursos Humanos

9Archivo de documentacin de pagoImpresa la constancia de transferencia, el Tramitador archiva los Voucher PG con toda su documentacin sustento en los files segn nmero correlativa.El Tramitador archiva la siguiente informacin: Voucher PG firmado Voucher AP firmado Constancia de transferencia bancaria Documento de pago y documentacin sustento.Nota: Para pagos en efectivo se adjuntar la boleta firmada por el proveedor.Para pagos en cheque se adjuntar una copia del cheque firmado.Tramitador

Pagos con tarjeta de crdito

#ActividadTtuloDescripcin de la actividadResponsable de la actividad

1Conciliar la tarjeta de crdito y solicitar la regularizacinMensualmente, el Asistente de contabilidad recibe el estado de cuenta del banco de la tarjeta de crdito asignada al rea Logstica a travs de correo electrnico y/o fsico. El Asistente de contabilidad realiza la conciliacin en un documento de formato Excel entre dicho estado de cuenta y la contabilidad.

En caso hubieran partidas conciliatorias, el Asistente de contabilidad enva mediante correo electrnico a los usuarios asignados a las tarjetas de crditos el listado de las partidas a regularizar.

Asistente de contabilidad

2Recibir y registrar de la cuenta por pagarSemanalmente, el rea de Logstica realiza la contabilizacin de las facturas y entrega al asistente de Contabilidad de forma fsica todos los documentos sustentatorios de las compras realizadas durante dicha semana. En caso la compra sea urgente, el Asistente de contabilidad recibe la documentacin de forma continua. Estos documentos comprenden:

Requisicin Cotizaciones, en caso aplicase. Orden de servicio o compra. Factura. Nota de Ingreso. Nota de Salida.

Los documentos se entregan en su formato original. Caso contrario, el Asistente de contabilidad contacta con el representante legal del proveedor del bien y/o servicio para verificar la autenticidad de dicho documento.

A travs del sistema SPRING, mdulo de Contabilidad, el Asistente de contabilidad verifica que la contabilizacin de la factura est concorde con los documentos de sustento. Aprueba en seal de conformidad y genera automticamente el voucher AP en el sistema y lo enva impreso al Jefe de contabilidad.

Asistente de contabilidad

3Verificar y firmar el voucher APSemanalmente, el Jefe de contabilidad recibe el voucher AP impreso por el Asistente de contabilidad. Este voucher incluye los documentos sustentatorios entregados por el rea de Logstica.

Una vez recibidos, el Jefe de contabilidad verifica nuevamente que los pasos realizados por el Asistente de contabilidad se han efectuado. Caso contrario, devuelve el voucher AP al Asistente para su correccin.

Una vez realizadas todas las correcciones, el Jefe de contabilidad firma el voucher en seal de conformidad y detalla en dicho voucher que se ha realizado el pago con tarjeta de crdito. Se envan los documentos impresos y firmados al Asistente de contabilidad para el posterior envo al Asistente de finanzas.

Jefe de contabilidad

3Asignacin de la cuenta bancaria para el pago, pago y generacin del voucher PGSemanalmente, el Jefe de finanzas recibe del Asistente de contabilidad el voucher impreso y firmado del sistema AP. Una vez recibido, la Jefe de finanzas asigna la cuenta bancaria de dnde se realizar el pago en el sistema SPRING, mdulo de Tesorera.

En caso en el sistema SPRING no figure la cuenta bancaria del proveedor, la Jefe de finanzas coordina con el rea Logstica para obtener dicha cuenta.

Con la cuenta bancaria asignada, se realiza el pago en la intranet del banco, se contabiliza automticamente dicho pago y se genera el voucher PG. La Jefe de finanzas imprime el voucher PG y la confirmacin de pago y se lo enva a la Asistente de finanzas de forma fsica, conjuntamente con el voucher AP. Jefe de finanzas

4Verificar el pago en el extracto bancario y archivar los documentos en el file Mensualmente, la Asistente de finanzas recibe en forma fsica del Jefe de Finanzas el voucher PG y el voucher AP con los documentos sustentatorios. De forma manual, la Asistente de finanzas contrasta que el pago realizado se encuentre tipificado en el extracto bancario.

La asistente de finanzas, una vez verificado el pago en el extracto, archiva ambos vouchers (PG y AP) conjuntamente con los documentos sustentatorios en un file.

Asistente de finanzas

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