PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DEL PER FACULTAD DE CIENCIAS E INGENIERA ANLISIS, DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN PARA EL APOYO AL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN LA EJECUCIN DE PROYECTOS SOCIALES DE UNA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL Tesis para optar por el Ttulo de Ingeniero Informtico, que presenta la bachiller: Mariana Alinne Alva Rodriguez ASESOR: Braulio Murillo Vliz Lima, Noviembre del 2014 Resumen Elpascuentaconvariosprogramassocialesquetienencomoobjetivogarantizar quelaspersonassumidasenpobrezayextremapobrezapuedanaccedera serviciosbsicosdesalud,educacinynutricin.EnlosltimosaoselGobierno hadestinadomayoresrecursospresupuestalesalosprogramassociales;sin embargo, no se muestran o no se presentan resultados ni indicadores que permitan ver si dicha inversin debe ser incrementada o disminuida en funcin de ellos o de la necesidad de la poblacin. Detodoslosprogramassocialesquesemanejananivelnacionalporlas municipalidades provinciales, son dos los que se ejecutan en gran mayora en todo elpas:ElProgramaComplementacinAlimentaria(PCA)yelProgramadeVaso deLeche(PVL).Elprimerprograma tienecomo finalidadotorgarun complemento alimentario a la poblacin en situacin de pobreza o pobreza extrema, as como a gruposvulnerables.Elsegundotienecomoobjetivoladistribucindevasosde lecheparatodoslosniosensituacindepobrezadelpasparacombatirla malnutricin. Lainformacinqueserecogeparaambosprogramassellevaenregistros manualesyenhojasdeclculo,locualespococonfiableymuchasveces inconsistentecareciendodeunhistorialdelosbeneficiarios,locualdificulta enormementecontarconinformacinanivelgerencialquepermitatomarde decisiones acertadas y oportunas en la gestin de los mismos. Por otro lado, no se tieneinformacinsistematizadaquepermitaestablecerelniveldeinversinpor cada beneficiario del programa, los resultados que se obtienen luego de la inversin ohacerunamejordistribucindelosrecursosqueselesasigna,loquepodra contribuirahacermseficienteelgastodelosrecursospblicosyareducirlos niveles de pobreza y pobreza extrema. El presente proyecto desarrolla un sistema de informacin gerencial apoyndose en elBalancedScorecard,metodologagerencialquepermiteadaptarlavisinylos objetivosdeunaempresaenindicadoresestratgicosparalatomadedecisiones preventivasocorrectivasanteunaamenazaensudesempeohaciael cumplimientodesuvisin,comoherramientadeadministracinparaestablecer medidascorrectivas,seguimientodeindicadoresymonitoreodelosobjetivos empresariales que permita gestionar la informacin de los programas sociales PVL y PCApara ejercer una mejor tomadedecisionescorrespondiente a su ejecucin y a la orientacin estratgica que tiene la municipalidad sobre ellos. Debido a que el sistema realizar un monitoreo de la ejecucin de estos programas socialesatravsdeindicadores,seutilizaunBalancedScorecardenfocadoenla perspectiva del cliente, pues se est tratando con programas sin fines de lucro. Con ello,seestablecenindicadoresparacadaunodelosobjetivosdelaunidad ejecutoraquelepermitacontarconinformacinanivelgerencialparalatomade decisionesacertadasyoportunasdesugestinenambosprogramassociales,y cuyoresultadopuedegenerarunamejordistribucindelosrecursosasignadosy unamayoreficienciaenelgastodelosrecursospblicos.Asmismo,seemitirn alertas si los objetivos planteados no se estn cumpliendo en funcin a la medicin realizada por los indicadores. Finalmente se tendr la informacin necesaria para la elaboracindereportesejecutivos,lamedicindelavanceenelcumplimientode susobjetivosyelmonitoreodelosmismosparaestablecerlosplanesdeaccin ms rpido con el fin de evitar algn tipo de perdida futura como alimentos, dinero, entre otros. Dedicatoria Dedico el presente trabajo de tesis a mis padres Tania Rodriguez y Luciano Alva, cuyo esfuerzo constante permitieron que culmine exitosamente mis estudios universitarios. As mismo, a mi amiga Jacklin Gonzales cuyo apoyo incondicional me permiti perseverar hasta lograr mis objetivos. Agradecimientos Deseo expresar mi sincero agradecimiento a mi familia por sus consejos y apoyo durante mi etapa universitaria; al Sr. Braulio murillo, quien me asesor desde el inicio de este proyecto de tesis hasta su culminacin, transmitindome su conocimiento, experiencia y sobre todo la dedicacin para realizar un buen trabajo; y finalmente al sr. Manuel Tupia, por haberme apoyado durante la realizacin del presente proyecto, por su comprensin, sugerencias y palabras de aliento. ndice INTRODUCCIN _____________________________________________________1 CAPTULO 1_______________________________________________________3 1PROBLEMTICA__________________________________________________3 1.1OBJETIVO GENERAL ______________________________________________ 6 1.2OBJETIVOS ESPECFICOS __________________________________________ 6 1.3RESULTADOS ESPERADOS_________________________________________ 6 2HERRAMIENTAS, MTODOS, METODOLOGAS Y PROCEDIMIENTOS ______7 2.1INTRODUCCIN_________________________________________________ 7 2.2HERRAMIENTAS _________________________________________________ 8 2.2.1BPMN______________________________________________________ 8 2.2.2UMODEL _____________________________________________________ 9 2.2.3BALANCED SCORECARD_________________________________________ 9 2.2.4NETBEANS___________________________________________________ 9 2.3MTODOS Y PROCEDIMIENTOS _____________________________________ 10 2.4METODOLOGAS ________________________________________________ 10 3ALCANCE_______________________________13 3.1LIMITACIONES_________________________________________________ 15 3.1.1LIMITACIONES DEL SISTEMA ______________________________________ 15 3.1.2LIMITACIONES FUNCIONALES _____________________________________ 16 3.1.3OBSTCULOS________________________________________________ 16 3.2RIESGOS _____________________________________________________ 16 4JUSTIFICATIVA Y VIABILIDAD DEL PROYECTO________________________18 4.1JUSTIFICATIVA _________________________________________________ 18 4.1.1BENEFICIOS DEL DESARROLLO DEL PRESENTE PROYECTO COMO SISTEMA: ___ 18 4.1.2BENEFICIOS OBTENIDOS POR EL USUARIO: ___________________________ 19 4.2VIABILIDAD ____________________________________________________ 20 4.2.1VIABILIDAD TCNICA___________________________________________ 20 4.2.2VIABILIDAD ECONMICA _________________________________________ 21 4.2.3ANLISIS DE NECESIDADES ______________________________________ 24 4.3PLAN DE TRABAJO ______________________________________________ 25 CAPTULO 2______________________________________________________26 1MARCO TERICO ________________________________________________26 1.1MARCO CONCEPTUAL ____________________________________________ 26 1.1.1INTRODUCCIN _______________________________________________ 26 1.1.2OBJETIVO DEL MARCO CONCEPTUAL_______________________________ 26 1.1.3UNIDAD EJECUTORA___________________________________________ 26 1.1.4PROGRAMA SOCIAL ____________________________________________ 29 1.1.5PROGRAMA DE COMPLEMENTACIN ALIMENTARIA (PCA) ________________ 30 1.1.6PROGRAMA DE VASO DE LECHE (PVL) ______________________________ 31 1.1.7FOCALIZACIN ________________________________________________ 31 1.1.8BENEFICIARIOS _______________________________________________ 32 1.1.9INDICADORES________________________________________________ 32 1.1.10MONITOREO________________________________________________ 33 1.1.11BALANCED SCORECARD________________________________________ 33 1.1.12SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL____________________________ 36 1.1.13CONCLUSIN ________________________________________________ 36 1.2MARCO REGULATORIO / LEGAL _____________________________________ 37 1.2.1RESOLUCIN MINISTERIAL N 379-2003-MIMDES _____________________ 37 1.2.2DECRETO SUPREMO N 009-2004-PCM. ___________________________ 37 1.2.3DIRECTIVA GENERAL N 006-2010-MIMDES _________________________ 37 1.2.4NTP ISO IEC 12207.TECNOLOGIAS DE INFORMACIN._________________ 38 2ESTADO DEL ARTE _______________________________________________38 2.1INTRODUCCIN________________________________________________ 38 2.2OBJETIVOS DE LA REVISIN DEL ESTADO DEL ARTE ______________________ 38 2.3MTODO USADO EN LA REVISIN DEL ESTADO DEL ARTE __________________ 38 2.4SOLUCIONES EXACTAS ___________________________________________ 39 2.5SOLUCIONES APROXIMADAS _______________________________________ 39 2.5.1SAP SEM ___________________________________________________ 39 2.5.2QPR SCORECARD _____________________________________________ 40 2.5.3SAS STRATEGY MANAGEMENT __________________________________ 40 2.5.4SISFOH ____________________________________________________ 40 2.5.5RUBEN____________________________________________________ 41 2.6CONCLUSIONES SOBRE EL ESTADO DEL ARTE __________________________ 42 CAPTULO 3______________________________________________________44 1ANLISIS_______________________________44 1.1DESCRIPCIN DE LA EMPRESA_____________________________________ 44 1.2MTODOS DE LA ESPECIFICACIN DE OBJETIVOS ________________________ 45 1.3MTODO PARA EL MONITOREO DE INDICADORES ________________________ 50 1.4IDENTIFICACIN DE REQUERIMIENTOS ________________________________ 54 1.4.1LISTA DE REQUERIMIENTOS ______________________________________ 54 1.5IDENTIFICACIN DE ACTORES._____________________________________ 62 1.6MDULOS DEL SISTEMA __________________________________________ 64 CAPTULO 4______________________________________________________66 1DISEO_______________________________66 1.1ARQUITECTURA DE LA SOLUCIN___________________________________ 66 1.1.1TRMINOS A UTILIZAR__________________________________________ 67 1.1.2REPRESENTACIN DE LA ARQUITECTURA ____________________________ 67 1.1.3DISEO DE LA ARQUITECTURA DE LA SOLUCIN_______________________ 69 1.2VISTAS DE LA SOLUCIN __________________________________________ 70 1.2.1VISTAS DE CASOS DE USO _______________________________________ 70 1.2.2VISTAS LGICA DEL SISTEMA _____________________________________ 71 1.2.3VISTA DE PROCESO ____________________________________________ 73 1.2.4VISTA DE DESPLIEGUE __________________________________________ 73 1.2.5VISTA DE IMPLEMENTACIN ______________________________________ 74 1.2.6VISTA DE BASE DE DATOS _______________________________________ 75 1.3DIAGRAMAS DE ESTADO __________________________________________ 76 1.4CONSIDERACIONES ADICIONALES ___________________________________ 78 1.4.1TAMAO Y RENDIMIENTO DEL SISTEMA ______________________________ 78 1.4.2CALIDAD DEL SISTEMA __________________________________________ 78 1.5DISEO DE INTERFAZ GRFICA _____________________________________ 78 1.5.1PRINCIPIOS GENERALES DE LA INTERFAZ____________________________ 79 1.5.2DETALLES DE LOS ESTNDARES ___________________________________ 80 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ______________________________________85 ndice de Ilustraciones Figura 1.1: Gasto Social y Pobreza......................4 Figura 1.2: Ejemplo del uso de los elementos del BPMN......7 Figura 1.3: Estructura de Descomposicin de Trabajo.15Figura 1.4: Plan de Trabajo...........25Figura 2.1: Organigrama de una Municipalidad Provincial.......28 Figura 2.1: Cuadro de perspectivas del Balanced Scorecard..34 Figura 3.1: Diagrama de Actores del Sistema....63 Figura 3.2: Mdulos del Sistema: Diagrama de Paquetes.......64Figura 4.1: Vista de Casos de Uso................................71 Figura 4.2: Paquetes de diseo significativo.................72Figura 4.3: Vista de Procesos del Sistema...............................73 Figura 4.4: Vista de Despliegue del Sistema.................74 Figura 4.5: Niveles o Capas del Sistema...................74Figura 4.6: Vista de Base de Datos....................75Figura 4.7: Patrn de diseo grfico del sistema..................79 ndice de Tablas Tabla 1.1: Herramientas a utilizar..........7 Tabla 1.2: Obstculos, Riesgos e Impactos....18Tabla 1.3: Personas Involucradas........22 Tabla 1.4: Costos Aproximados del Proyecto.....24Tabla 2.1: Conclusiones del Estado del Arte......42 Tabla 3.1: Indicadores y los objetivos establecidos.......49Tabla 3.2: Matriz para el Monitoreo de Indicadores..........53 Tabla 3.3: Requerimientos Funcionales..........62Tabla 3.4: Requerimientos No Funcionales...........62Tabla 4.1: Vista de Casos de Uso.................................70 Tabla 4.2: Vista de Casos de Uso.................................71 1 Introduccin El presente proyecto de tesis tiene como objetivo presentar una solucin informtica aunaproblemticaqueseencuentrapresenteenlaejecucindeprogramas socialesgestionadosporlasmunicipalidadesprovincialesdelpas.Lasolucin presentadaesunsistemadeinformacingerencialapoyndoseenelBalanced Scorecard para la toma de decisiones preventivas o correctivas ante una amenaza eneldesempeodeestosprogramashaciaelcumplimientodesuvisin;se estableceunaherramientadeadministracinparaestablecermedidascorrectivas, seguimiento de indicadoresy monitoreo de los objetivos empresariales que permita gestionar la informacin de los programas sociales para ejercer una mejor tomadedecisionescorrespondiente a su ejecucin y a la orientacin estratgica que tiene la municipalidad sobre ellos. Alargoplazoseesperaqueesteproyectopuedaserimplementadoencualquier municipalidadprovincialqueejecuteprogramassocialesorientadosalrepartode alimentosalapoblacinenpobrezaypobrezaextrema.Adicionalmente,estas unidadesejecutoraspodrncontarconinformacinconfiableyoportunaquele permita tomar decisiones estratgicas estableciendo indicadores claves para medir elniveldelogrodelosobjetivos,lasmetasestablecidasylaeficienciadelgasto pblico,conlafinalidaddeadoptarlasmedidascorrectivasparareplantearel programadesernecesariooreforzarlosprocesosquetienenxitoafindeser replicados. Esto con el objetivo de optimizar los recursos presupuestales asignados a los programas sociales ya que en la actualidad no se muestran o no se presentan resultados ni indicadores que permitan ver si dicha inversin debe ser incrementada o disminuida en funcin de ellos o de la necesidad de la poblacin. Este trabajo se divide en cuatro captulos que se describen a continuacin: Elprimercaptuloexplicalaproblemticaatratar,losobjetivosdelproyectoylos resultadosaobtenerencadaunodeellos.Adicionalmente,sepresentala metodologa de desarrollo y herramientas a utilizar para la elaboracin del proyecto. Elsegundocaptulodesarrollaelmarcoconceptualyteorasconrespectoala problemticaatratar.Asmismo,sepresentaelEstadodelArteconsoluciones 2 alternativas y la solucin planteada en el presente proyecto como una solucin ms aproximada y certera. En el tercer captulo se realiza el anlisis de elaboracin del proyecto, en el cual se incluye la aplicacin del Balanced Scorecard, el desarrollo de cada perspectiva y la matriz para el monitoreo de indicadores del sistema. Porltimo,elcuartocaptulopresentalasconsideracionesparaeldiseodela arquitectura del sistema, el diseo de la base de datos y la descripcin de la interfaz a utilizar. 3 CAPTULO 1 1Problemtica Elpascuentaconvariosprogramassocialesquetienencomoobjetivo garantizarquelaspersonassumidasenpobrezayextremapobrezapuedan acceder a servicios bsicos de salud, educacin y nutricin, amparndose en el DecretoSupremoN009-2004-PCM,conelcualseestablecenlosejesdel Plan Nacional para superar la pobreza tanto a nivel nacional como a nivel local [DS-009,2004]. En los ltimos aos el Gobierno ha destinado mayoresrecursos presupuestales alosprogramassociales;sinembargo,nosemuestranonosepresentan resultadosniindicadoresquepermitanversidichainversindebeser incrementadaodisminuidaenfuncindeellosodelanecesidaddela poblacin.Esdecir,sedesconocesilainversinrealizadaporelEstadoesla queserequiereparacontribuiradisminuirelniveldepobrezadelos pobladores, ya que el ndice de pobreza no se ha reducido significativamente en losltimos5aos(VerFigura1),odesisedebentomarnuevasdecisiones estratgicas para lograr este fin. 4 Gasto Social y Pobreza Figura Nro. 1.1 Fuente:GastoSocial:GastoPblicoySocialsegnGrandesComponentes,Periodo 1999-2012 Ministerio de Economa y Finanzas. ndices de Pobreza: Incidencia de Pobreza total por departamentos, Periodo 2004-2011 INEI Enaho. Cifras de Pobrezas 2012 INEI. Detodoslosprogramassocialesquesemanejananivelnacional,dosdelos ms grandes del pas son los siguientes:Programa Complementacin Alimentaria Programa de Vaso de Leche ElProgramadeComplementacinAlimentaria(PCA),fueunodelos programasqueatravsdelDS004-2012-MIDISdefecha28demarzofue transferidoacadaMunicipalidadProvincial,sealndosequedesdeel mesde abrilstaasumiralaresponsabilidaddeesteprograma.Conlafinalidadde abordardemaneraintegralyespecializadalatemticaalimentaria,la MunicipalidaddecideencargaralaSubGerenciadelVasodeLeche(SVL)la responsabilidad de dicha gestin y posteriormente a travs de la Resolucin de GerenciaN13-2012-MML-GDS,seleencargaalaSra.GloriaCubas,actual subgerente del Vaso de Leche, la gestin del PCA [RG, 2012]. Enunaconversacinsostenidaconlafuncionariaantesmencionada,explic que se viene ejecutando el Programa del Vaso de Leche desde hace 29 aos y queelPCArecinseestgestionandodesdeelao2012;sinembargo,para ambos programas se tiene que el ingreso de los beneficiarios a los programas se realiza a demanda de la poblacin y luego de una verificacin domiciliaria se 010203040506070 - 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,0002004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012Gasto Socialndices de pobreza 5 lesingresaalprograma.Lainformacinqueserecogesellevaenregistros manualesyenhojasdeclculo,locualespococonfiableymuchasveces inconsistentecareciendodeunhistorialdelosbeneficiarios,locualdificulta enormementecontarconinformacinanivelgerencialquepermitatomarde decisiones acertadas y oportunas en la gestin de ambos programas. Porotrolado,nosetieneinformacinsistematizadaquepermitaestablecerel niveldeinversinporcadabeneficiariodelprograma,losresultadosquese obtienenluegodelainversinohacerunamejordistribucindelosrecursos que se les asigna, lo que podra contribuir a hacer ms eficiente el gasto de los recursospblicosyareducirlosnivelesdepobrezaypobrezaextrema [SALCEDO, 2005]. Comocomplementoaloanteriormentemencionado,laContraloraGeneralde la Republica (CGR) ha afirmado que para el manejo de programas sociales es necesariollevarnosolounregistrodebeneficiarosydelosresultadosquese obtienen de la ejecucin del programa anualmente, sino que se debe hacer una focalizacintantoenincidenciadepobrezacomoenpotencialidades econmicas y niveles de articulacin en el mercado [CGR, 2008]. Finalmente,esimportanteydemuchointersparalaciudadanaconocerla inversinderecursospblicos(impuestosdetodoslosperuanos)queson destinados abeneficiar a peruanos en situacin de pobreza y pobreza extrema atravsdelosdosgrandesprogramassocialesejecutadosporlas municipalidades provinciales: PCA y PVL, ya que se espera que esta inversin pueda reducir a futuro los ndices de pobreza local; por esta razn es necesario quelaunidadejecutoracuenteconinformacinconfiableyoportunaquele permitatomardecisionesestratgicasestableciendoindicadoresclavespara medir el nivel de logro de los objetivos, las metas establecidas y la eficiencia del gastopblico,conlafinalidaddeadoptarlasmedidascorrectivaspara replantear el programa de ser necesario o reforzar los procesos que tienen xito a fin de ser replicados. Porloespecificadoanteriormente,elpresenteproyectodefindecarrera desarrollarunsistemadeinformacingerencialapoyndoseenelBalanced Scorecardcomoherramientadeadministracinparaestablecermedidas 6 correctivas,seguimientodeindicadoresymonitoreodelosobjetivos empresarialesquepermitagestionarlainformacindelosprogramassociales PVL y PCApara ejercer una mejor tomadedecisionescorrespondiente a su ejecucin y a la orientacin estratgica que tiene la municipalidad sobre ellos. 1.1Objetivo general ImplementarunSistemadeInformacinGerencialquepermitagestionarla informacindelosprogramassocialesProgramadeVasodeLechey Programa de Complementacin Alimentaria. 1.2Objetivos especficos 1.Modelarelprocesodenegociodelaunidadejecutoradelosprogramas sociales utilizando la herramienta de modelamiento BPMN. 2.Elaborarlaarquitecturadesoftwaredelsistemaaimplementar basndose en los requerimientos de la organizacin.3.ElaborarunBalancedScorecardyestablecerlosindicadoresdegestiny suinfluenciadesdelasperspectivasdelBSCparaelcumplimientode objetivos. 4.Establecerlosmecanismosdecontroldelosindicadoresdelimitandosu periodo, frecuencia y formas de monitoreo. 5.Elaborarunprototipofuncionaldelsistemadeinformacingerencial cumpliendo con los requisitos especificados por el usuario final. 1.3Resultados esperados 1.Resultado1paraelobjetivo1:Modelodelprocesoadesarrollarparala Unidad Ejecutora. 2.Resultado2paraelobjetivo2:DiseodelaArquitecturadelSistemaa desarrollar. 3.Resultado3paraelobjetivo3:BalancedScorecardeinformede indicadores a utilizar, caracterstica, frmulas de clculo y su impacto en el sistema. 4.Resultado4paraelobjetivo4:Informedemtodosparaelmonitoreode los indicadores a utilizar, como periodos, formula asociada, entre otros.5.Resultado 5 para el objetivo 5: Solucin implementada e integrada y con la aceptacin de usuarios finales 7 2Herramientas, mtodos, metodologas y procedimientos 2.1Introduccin Acontinuacinsedetallanlasherramientasautilizar,enfuncinalos resultados esperados planteados para cada uno de los objetivos definidos. Resultados esperadosHerramientas a usarMetodologade Gestinde Proyecto RE1:Modelodelprocesoa desarrollarparalaUnidad Ejecutora. BPMN (BusinessProcess ModelingNotation)esuna notacingrfica estandarizadaquepermiteel modeladodeprocesosde negocio[BPMN,2013].De estanotacin,seutilizar Bizagiparaelmodeladode procesos. PMI RE2:Diseodela ArquitecturadeSoftware del sistema a desarrollar. UModelesunaherramienta deUMLquepermiteel modelamiento de software. RE3: Balanced Scorecard e informedeindicadoresa utilizar,caracterstica, frmulasdeclculoysu impacto en el sistema. BalancedScorecard(Cuadro deMandoIntegral)esun modeloutilizadocomo herramientaparala planificacin estratgica. RE4:Informedemtodos paraelmonitoreodelos indicadoresautilizar,como periodos,formulaasociada, entre otros. RE5:Solucin implementada e integrada y conlaaceptacinde usuarios finales. Netbeansesunentornode desarrolloquepermite elaborarprototipos funcionales de sistemas. Tabla Nro. 1.1 8 2.2Herramientas 2.2.1BPMNElBusinessProcessModelingNotationesunanotacingrfica estandarizadaquepermiteestandarizarelmodeladodeprocesosde negocio. Tiene como objetivo desarrollar un estndar entendible y realizable para el diseo y la implementacin de procesos. Brindasoporteaprocesosdenegocioentemasdemodelado, principalmenteenlaparteestructural,descomposicinfuncionaly moldeamientodedatos.Poseecuatrocategorasdeelementos:elflujode objetos, la conexin de los objeto, swimlanes y artifacts [WHITE, 2004]. A continuacin se presenta un ejemplo del uso de los elementos del BPMN [FLOWERS, EDEKI 2013]: Figura Nro. 1.2 Adaptacin del ejemplo de BPMN de Business Process Modeling Notation ComoherramientaparaelmodeladodeprocesosconBPMNseutilizar Bizagi. Esta es una herramienta para la gestin de procesos de negocio que permite la ejecucin y automatizacin de flujos de procesos [BIZAGI]. 9 2.2.2UModel UModel es una herramienta del Unified Modeling Languaje (UML) que sirve paraelmodeladodesoftwareyeldesarrollodeaplicaciones.Asmismo, permitecreardiagramasparalasactividadesrelacionadasaunproyecto [UMODEL]. Posee una interfaz visual, sencilla de utilizar que ofrece opciones de diseo variadasparaorganizarlosmodelosdeprocesosdemaneralgicay alineada. 2.2.3Balanced Scorecard Esunaherramientametodolgicaquepermitemedirlosresultadosdel desempeoofuncionamientodeunprocesoatravsdelautilizacinde indicadores que miden el logro de los objetivos planteados para el proyecto, paraelloseelaboraunamatrizdondeseespecificanlosobjetivos,los indicadoresquemedirndichosobjetivos,ascomolafrmulaconlase define cada indicador [KAPLAN, NORTON 2008].Comosedetallaenelmarcoconceptual,elBalancedScorecard(BSC) permiteadaptarlavisinylosobjetivosdeunaempresaenindicadores estratgicosutilizandocuatroperspectivasoenfoquesquetraducenlas estrategiasdeunaempresaentrminoscomunesyoperacionales.Espor este motivo que se seguir la metodologa establecida por Kaplan y Norton paralaelaboracindelCuadrodeMandoIntegraldesdelaperspectivadel cliente. 2.2.4Netbeans Es un Entorno de desarrollo (IDE) que permite realizar programas tanto para aplicacioneswebcomoparaaplicacionesdeescritorio.Poseeunagran variedad de herramientas y libreras que facilitan el desarrollo de programas yquepermitirnlaelaboracindelsistemadelpresenteproyecto.Permite quesusaplicacionesseandesarrolladasenmdulosdetrabajo,enlos cualessepuedenestablecerlasclasesautilizarenlaprogramacin [NETBEANS]. 10 2.3Mtodos y Procedimientos El mtodo de desarrollo del presente proyecto ser de manera inductiva, pues separtirdelosdatosbrindadosporlaunidadejecutoradelosProgramas SocialesPVLyPCAcomo fuentedeinformacinespecficadesusprocesos; conestainformacinsepodrnrealizarlashiptesisnecesariasparael desarrolloyplanteamientodelosprocesosdelsistemayposteriormenteal concluir el proyecto se podrn determinar las conclusiones generales en base a las observaciones tomadas durante toda su ejecucin.As mismo, se utiliza este mtodo pues se va a partir de la observacin de los procesosquerealizalaunidadejecutoraparaconlosprogramassociales. Comoseesttomandonfasisalosprocesosparaeldesarrollodelnuevo sistema, se tendr como referencia el paradigma cualitativo con el objetivo de tener un entendimiento correcto y detallado del significado y desarrollo de cada uno de ellos; cabe resaltar que como el tesista es quien realiza la recoleccin dedatosysuposterioranlisis,esteparadigmaserelacionamejorconel proyecto. 2.4Metodologas ElProjectManagementInstitute(PMI)esunaasociacincuyoobjetivoes hacerdelagerenciadeproyectos,unaactividadindispensableparala obtencin de resultados en las actividades de negocio [PMI, 2008]. PMI desarrolla una gua de buenas prcticas aplicables a proyectos que provee unmarcodereferenciaparaeldesarrollodeproyectosdenominadoProject ManagementBodyofKnowledge(PMBOK);enelquesedetallanlospasos para el desarrollo de procesos para la construccin de resultados que permitan alcanzar los objetivos propuestos [SALADIS, KERZNER 2009]. Sugieregruposdeprocesosparaladireccindeproyectos.Estosprocesos definenunconjuntodeaccionesyactividadesintegrales,agrupadasen procesos de direccin de proyectos [PMBOK, 2004].1.GrupodeProcesodeIniciacin:Definelascaractersticasyalcancedel proyectoadesarrollarparacumplirconlasmetasylosobjetivos propuestos. 11 2.GrupodeProcesosdelaPlanificacin:Definelosobjetivos,elalcance,el costoylaplanificacinderecursosnecesariosdentrodelmarcodela elaboracin del plan de gestin de proyectos. 3.GrupodeProcesosdeEjecucin:Integraycoordinatodoslosrecursos necesarios para llevar a cabo el plan de gestin de proyectos. 4.GrupodeProcesosdeSeguimientoyControl:Supervisaelavanceo ejecucindelproyecto,identificandolosposiblesobstculosyriesgos,as como las medidas correctivas y preventivas para el control de la ejecucin del proyecto. 5.GrupodeProcesosdeCierre:Formalizaeltrminoylaaceptacindel producto.Finalizatodaslasactividadesdeunproyectoyverificaquese hayan cumplido antes de su cierre. Delos5gruposespecificados,elpresenteproyectodefindecarrerahar nfasisenlossiguientesgrupos:elgrupodeprocesodeplanificacindel proyecto,enelmbitodelaplanificacindelalcanceylosobjetivosdel proyectoyelplandeproyectosparasuejecucin;elgrupodeprocesosde ejecucin,yaquepermiteintegrarlosrecursosnecesariosparaeldesarrollo del proyecto, y el grupo de procesos de seguimiento y control, ya que al ser un proyecto elaborado solo por el tesista, existen muchos obstculos que pueden ponerenpeligrolaejecucinoterminodelproyecto(estosobstculosson detallados posteriormente). Adicionalmente,PMBOKofreceelmarcoparadocumentarelinicio, planificacin,ejecucin, supervisinycontroldeunproyecto.Entre sus reas de experiencia se encuentran: 1.Gestin de Integracin del Proyecto 2.Gestin de Alcance del Proyecto 3.Gestin del Tiempo del Proyecto 4.Gestin de los Costos del Proyecto 5.Gestin de la Calidad del Proyecto 6.Gestin de Recursos Humanos del Proyecto 7.Gestin de las Comunicaciones del Proyectos 8.Gestin de los Riesgos del Proyecto 9.Gestin de la Adquisicin del Proyecto 12 De esta metodologa se van a utilizar solo algunas reas de conocimiento: 1. GestindeAlcancedelProyecto:Estareasedesarrollardebidoaque permitedeterminartodoslosprocesosnecesariosparacumplirconlas especificacionesdelcliente.Conlocualsepodrndefinirclaramentelos entregables necesarios a presentar durante todo el ciclo de elaboracin del proyecto.Asmismopermiteplanificarelalcancedelproyectoatravsde un EDT para la estructuracin jerrquica del proyecto. 2. GestindelTiempodelProyecto:Estareaserdesarrolladayaque permite organizar el tiempo estimado de ejecucin del proyecto, con lo cual sepuedendefinirlosperiodosquetendrlaelaboracindecada entregableparaasegurarqueelproyectosepuedaconcluirenelplazo esperado. 3. GestindeCostosdelProyecto:Seutilizarparaestimarloscostosde elaboracindelproyectoenfuncindeltiempoestimadodededicacinal proyecto,medidoenhoras/hombre,yalosrecursosnecesariosparasu desarrollo. 4. GestindelaCalidaddelProyecto:Seutilizarparagarantizarqueel proyectosatisfagalasnecesidadesdelcliente,esdecirlosrequisitos mnimos indispensables. 5. GestindeComunicaciones:Estareapermitirgarantizarlaadecuada recoleccindelainformacin,elalmacenamientoyladisposicinquese tendr de ella para la ejecucin del proyecto. As mismo, se utilizar ya que setendrconstantecomunicacinconlostrabajadoresdelaunidad ejecutora para la recoleccin de datos y la absolucin de las dudas que se puedan tener durante el desarrollo del proyecto. 6. Gestin de los Riesgos del Proyecto: Esta rea permitir identificar los obstculos y los riesgos que se pueden producir, as como su posible impacto en la ejecucin del proyecto. Adicionalmente permite elaborar acciones para reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. 7.Gestin de Integracin del Proyecto: Esta rea permitir planificar y ejecutar el proyecto. Incluye la gestin de cambios, configuracin y cierre del proyecto, con los cuales se podr manejar adecuadamente cualquier incidencia o cambio que ocurra en el desarrollo del proyecto, 13 Debido a la extensa documentacin requerida por PMBOK para la planificacin delproyecto,setomarcomometodologaauxiliarlaprogramacinextrema. Esto con el objetivo de tomar algunas de sus caractersticas y adaptarla a las reas de PMBOK que se van a desarrollar. LaProgramacinExtrema(XP,porsussiglaseningls)esunametodologa paraeldesarrollodesoftwarequeutilizamtodosagilesyquesecaracteriza por eldesarrollo incremental de un proyecto y el enfoque hacia el desarrollo y lavelocidaddelproyecto,reduciendoladocumentacinapresentarporel mismo. Implica buenas prcticas para el desarrollo de software ysebasaeneldesarrollodeloscasosdepruebae historias de usuario para aumentar la velocidad de desarrollo de un producto o proyecto [BECKER, 2010]. XPpermitetomarlosrequerimientosdelusuarioyrealizarentregaspequeas del proyecto, iniciando con una pequea parte til del proyecto que proporcione funcionalidad al sistema y que poco a poco va incrementando su funcionalidad en funcinalosentregables;teniendoenlaentrega finalelsistemacompleto conlasfuncionalidadesrequeridas.Adicionalmente,encadaentregablese debe integrar el modulo desarrollado al sistema entero y realizar las pruebas de unidadnecesariasatodoelsistema;estaformadetrabajopermitealtesista probarde formaincrementaleldesarrollodelsistemapara reducirlosposibles retrasos o cadas del sistema. Procesos de Programacin Extrema que se utilizarn: 1.Fase de planeacin: Describe las caractersticas y funcionalidades del software y se le asigna un costo medido en semanas de ejecucin. 2.Fase de codificacin: En esta fase se desarrollan las pruebas de unidad sobre los cuales, una vez establecidos, se pasa a la implementacin para esa prueba de unidad. 3Alcance Elpresenteproyectodefindecarreratienecomoobjetivodesarrollarun sistemadeinformacingerencialparaestablecermedidascorrectivas, seguimientodeindicadoresymonitoreodelosobjetivosempresarialesque permita gestionar la informacin de los programas sociales PVL y PCA. Ambos programassocialesfueronseleccionadosparasuanlisisdebidoala accesibilidad de los datos con la que se cuenta, tanto del funcionamiento de los programascomodelaunidadejecutora;conlocualsepodrrealizaruna 14 recoleccin de datos y verificacin de resultados de manera ms frecuente con los usuarios. Elregistrodelospostulantesabeneficiariossedaratravsdelsistemaa desarrollar,ypermitirdeterminar,enfuncinaindicadoresoflags,siestos cumplen con los requisitos necesarios para ser beneficiarios de los programas ono;tantoenfuncindesusingresoscomolazonaenlaquevive. Adicionalmente,seharelregistrodelosrecursosasignadosporelestadoy verificarqueelmontoejecutadoatravsdealimentos,seaconsistentecon los recursos asignados. Se debe tener en cuenta que se tendr un mdulo de distribucindondeseverificarlosproductosnecesariospararealizarla ejecucin de los programas en funcin a la cantidad de beneficiarios; esto con el fin de llevar el control de lo que se necesita y de lo que realmente se compra con los recursos asignados. Ambosprogramassonmonitoreadosdesdequeseinicialaseleccindelos beneficiarios por zonas de la provincia, hasta la conformidad de la recepcin de losalimentosquelesonasignadosacadauno.Debidoaqueelsistema realizar un monitoreo de la ejecucin de estos programas sociales a travs de indicadores,seelaborarunBalancedScorecardenfocadoenlaperspectiva del cliente, pues se est tratando con programas sin fines de lucro. Con la elaboracin del BSC se establecern indicadores para cada uno de los objetivosdelaunidadejecutora quelepermitacontarconinformacinanivel gerencialparalatomadedecisionesacertadasyoportunasdesugestinen ambosprogramassociales,ycuyoresultadopuedegenerarunamejor distribucin de los recursos asignados y una mayor eficiencia en el gasto de los recursos pblicos. Asmismo,seemitirnalertassilosobjetivosplanteadosnoseestn cumpliendo en funcin a la medicin realizada por los indicadores. Finalmente seelaborarnreportesgerencialesparacadaunadelasnecesidadesdel cliente. AcontinuacinsemuestralaEstructuradeDescomposicindeTrabajo aproximado para el desarrollo del presente proyecto: 15 Figura Nro. 1.3 3.1Limitaciones 3.1.1Limitaciones del Sistema Elsistemaadesarrollarharelmonitoreoygestindelainformacindel procesodeejecucindelosprogramassocialesdesdeelregistrode beneficiarios y recursos del estado a ejecutar hasta los reportes y alertas en funcinalosindicadores.Sinembargo,nosedesarrollarelmdulode seleccindeproveedoresnicotizacionesparalosproductosalimenticios queserequierenparalaejecucindelosprogramassociales,yaqueeste es un proceso independiente realizado por la unidad ejecutora, que tiene un manejo propio y establecido. 16 3.1.2Limitaciones Funcionales El sistema se desarrollar como una aplicacin de escritorio; es por ello que no tendr acceso a internet, es decir no se desarrollar una aplicacin web, ni se utilizar fuera de las oficinas de la unidad ejecutora debido a polticas de seguridad de la informacin.3.1.3Obstculos Para la elaboracin del presente proyecto de fin de carrera se debe tener en consideracin el perodo de tiempo con el cual se contar para su desarrollo yentregaderesultadosesperadoslistadosanteriormente,una programacininadecuada,retrasosenlosavances,malusodelas herramientasoentregablesmalelaboradospuedenafectarlosplazos establecidosenelcronogramadeentrega.Adicionalmente,dadoquela empresaconlaquesetrabajapertenecealEstado,puedensurgir problemas de seguridad con la informacin a brindar o espacios de atencin porpartedelaunidadejecutoradelosprogramassocialesparala recoleccindedatosyrequerimientos.Finalmente,losobstculos,los riesgosquepuedenocasionarylasmedidaspreventivasycorrectivasse detallarn ms adelante el tem de Riesgos. 3.2Riesgos Losriesgosdetectadospuedenafectareldesarrollocorrectodelsistemayel retraso de su entrega o de su trmino en las fechas pactadas si no se lleva un control adecuado de los mismos. Esporestemotivoqueacontinuacinselistarnlosobstculospresentados enelpuntoanterior,elriesgoquepuedenocasionar,suimpactoenel desarrollo del proyecto, las medidas preventivas y las medidas correctivas para mitigar los riesgos en caso se presenten. Obstculos identificados Riesgo identificado Impacto en el proyecto Medidas preventivas Medidas correctivas para mitigar Noestimar correctamente lostiemposde Nocumplir conlos tiempos Retrasodelos entregablesy mayorcantidad Estimacin detiemposy plazosen Reorganizarel plande proyectoscon 17 elaboracinde los entregables. establecidos parala presentacin delos entregables. detrabajoa presentar debidoalos retrasos. baseal cronograma entregado parael desarrollodel proyecto.nuevos periodosde desarrollopara noafectarlas fechasde entrega. Uso errneo de las herramientasa utilizarpara desarrollarlos resultados esperados. Mala elaboracin y presentacin deun entregable. Mal funcionamiento durantela ejecucinde un resultado. Realizaruna revisindela herramienta y probarun flujosimple deprueba paraverificar conocimiento adquiridoy manejodela misma. Correccinde losresultados entregados utilizando nuevamentela herramienta peropracticada, outilizaruna herramientade fcil aprendizaje. Mala elaboracinde los entregables. No aceptacino rechazodel entregableRehacerel entregableen untiempo adicionalno previsto. Cada documentoo entregable no ser presentado sinpasarpor larevisinpreviadel asesor Corregirlas observaciones encontradas, estableciendo untiempo limitadopara realizarlo. Especificacin derequisitos ambiguoso muy genricos. Mala recoleccin delas necesidades orequisitos del usuarioTenerun sistema que no cumplaconlas necesidades mnimas requeridaspor el usuario Ahondaren la recoleccin delas necesidades delos usuarios, aclararideas ypalabras quedenoten generalidad. Reforzarlos requerimientos encontrados realizandouna nuevareunin con el cliente. 18 Tabla Nro. 1.2 4Justificativa y viabilidad del proyecto 4.1Justificativa Las razones por la cual el presente proyecto de fin de carrera es la elaboracin de un sistema de informacin gerencial en el rea de sistemas de informacin son,elinterspersonalquesetieneeneldesarrollodesistemasque automaticen procesos manuales, as como la obtencin de informacin til que ayude a la toma de decisiones para replantear las estrategias utilizadas con el fin de mejorar sus procesos: y el inters personal en el modelado de procesos.4.1.1Beneficios del desarrollo del presente proyecto como sistema: El presente proyecto de fin de carrera es aplicable a unidades ejecutoras de programas sociales de una provincia del pas, en este caso se aplicar a la Continuas actualizaciones enlaGestin del cambio. Trabarseen unhitodel proyecto debidoalaambigedad del alcance. Retrasoenlas entregas de los hitos. Realizarun cuadrode resultados positivosy negativosde realizarel cambiodel alcance.Reestructurarel plandegestin delproyectosi essolounavez lavariacin;o, enelcasoque sean constantes, manejarms minuciosamente laGestindel Cambio. Curvalentade aprendizajede laherramienta yelentornode desarrollo. Retraso en la elaboracin de los hitos y contenido errneode los mismos, Rehacerel entregabledel hito.No cumplirconlos requerimientos mnimos, Utilizar herramientas y entornos de desarrollo conocidoso derpido aprendizaje Cambiarde herramientaa unadefcil entendimientoy aprendizaje. Recibir asesora deunapersona especializada enla herramienta. 19 Gerencia de Vaso de Leche de una Municipalidad Provincial ya que sta se encargadelosprogramassocialesPVLyPCA.Sufuncinesvelarporla ejecucindeestosprogramassocialesyelusodetodoslosrecursos asignados por el Estado, adicionalmenteverifica la entrega de los alimentos alosbeneficiarios.Sinembargo,nocuentaconunmodeladodeprocesos completo que vaya desde la seleccin de los beneficiarios, los cuales deben cumplirconunaseriedecaractersticaspararecibiralimentos,hastael monitoreodelacorrectadistribucindelosalimentos.Sonconscientesde quenopuedendeterminarsiseestndistribuyendocorrectamentealos beneficiarios que realmente lo necesitan, si se entregan adecuadamente o si sepuedetenerinformacinparatomardecisionesdemejoradeeste proceso. Por este motivo, dentro de los beneficios del sistema a desarrollar setieneelmodeladodelprocesodeejecucindeestosprogramas,as comolaelaboracindeindicadoresdegestinquenospermitaevaluarel niveldecumplimientodesusobjetivosatravsdelusodelaherramienta BSC. SibienelsistemaRUBEN,explicadoenelestadodelarte,cumplecon las expectativas bsicas de la unidad ejecutora, su flujo inicia con el registro de beneficiarios y concluye con el registro de conformidad de recepcin de los alimentos por parte de los beneficiarios, no incluye un anlisis ms detallado delainformacinynomonitoreasisecumplenonolosobjetivosdela unidad ejecutoria para estos programas, por lo que no se sabe si es efectiva onolareparticinactualdelosalimentos,locualsisetienecomoparte principal del sistema a implementar.4.1.2Beneficios obtenidos por el usuario: Por lo anteriormente detallado, el usuario ver reducido el tiempo de registro de los beneficiaros y los resultados de las ejecuciones de los programas, as comoelesfuerzoquerealizanparaseleccionaraunbeneficiarioconla informacinmanejadadelosmismos,buscarsusdatosoelaborar estadsticosconresultadospasadosparamejorarpuntosderetrasoo errores. Adicionalmente,tendrlainformacinnecesariaparalaelaboracinde reportesejecutivos,lamedicindelavanceenelcumplimientodesus objetivos y el monitoreo de los mismos para establecer los planes de accin 20 ms rpido con el fin de evitar algn tipo de perdida futura como alimentos, dinero, entre otros.Elusuarioverlainformacinquenormalmentemaneja,demanera ordenada,detalladasegnsusnecesidades,ysobretodosegura,pueslos archivos Excel actualmente manejados, son ms propensos a la prdida o la adulteracin. Por estos motivos, se ha visto conveniente la elaboracin de un sistema de informacin gerencial y no un sistema comn de procesos ya que no solo se deberegistrarlainformacinquemanejalaunidadejecutoradelos programassociales,sinoque,alapoyarseenunBalancedScorecard, permite gestionar toda la informacin de los programas, de tal modo que se puedaobtenerreportesoinformacinespecficaqueayudealatomade decisiones para la mejora del proceso o la elaboracin de nuevas metas; as comollevarunmonitoreodelniveldecumplimientodelosobjetivos establecidos por la unidad ejecutora para con esos programas sociales. 4.2Viabilidad El presente proyecto de fin de carrera distribuye la viabilidad de su elaboracin en los siguientes puntos: 4.2.1Viabilidad Tcnica Para la viabilidad tcnica durante la etapa de documentacin, no hay mayor problema en hardware o software ya que para su elaboracin se requiere de lautilizacindeMicrosoftOfficeylasherramientasmencionadas anteriormenteenlaseccindeHerramientasyMtodos,comoBizagiy UModel, los cuales son de acceso libre para su utilizacin por un periodo de tiempodeterminado.Sinembargo,paralaetapadeimplementacinse identificaron restricciones tanto en hardware como en software pues se debe contar con un equipo o servidor que almacene la base de datos del sistema yunequipodondesedesarrollarelsistemaensjuntoconsuscasosde prueba.LautilizacindelIDENetbeansparalaimplementacindelsistema,brinda una ventaja al tesista pues ya que se ha trabajado anteriormente con l y se tienenconocimientosbsicosdesuuso,aunqueporotrolado,sedebe considerar el nuevo aprendizaje de libreras que se pueden llegar a requerir durante este proceso. 21 Elpresenteproyectoestcnicamenteviable,yaquelasherramientas mencionadas no son difciles de conseguir ya que tienen periodos de prueba ysecuentaconlosrecursosnecesariosparapagarporlalicenciadelos mismos de ser necesario, tambin se cuenta con un periodo planificado para elaprendizajedelosmismos.Asmismo,paralaaplicacindela metodologa en la etapa de modelamiento, se cuenta con el asesoramiento deunapersonaexperimentadaentemasdePMBOK,ascomoel conocimiento bsico adquirido por el propio tesista pero que ser necesario reforzar debido al ingreso de la nueva versin de PMBOK. Adicionalmente, en cuanto al proceso de implementacin, se planificarn la obtencindelosrecursosnecesariosparasudesarrolloyseutilizarjava comolenguajedeprogramacin,pueseltesistacuentaconlos conocimientosprcticosparaelmanejodeestelenguajesobreotros lenguajes aprendidos durante los cursos de la carrera. 4.2.2Viabilidad Econmica Paralaviabilidadeconmicasetienenenconsideracinlossiguientes puntos 1.Gastos directos externos Seconsideranlosfuturosgastosencasosdeencuestas,visitasy entrevistasconelpersonaldelaunidadejecutoraparalarecoleccinde datos.Adems,sevalorizareltiempodedicadoalproyectoporpartedel tesistaparatenerunaproximadodesuvalorpotencialenfuncindelas horashombreutilizadasparasuelaboracin.Porotrolado,sedebe considerarlaposibleadquisicindealgunadelasherramientas anteriormentemencionadasyaquepodraexpirarelperiododepruebade las mismas y podra requerir la compra de alguna de ellas para no afectar el desarrollodelprocesodemodeladodelnegocio.Seconsideran adicionalmente,todoslosgastosenqueseincurrenporimpresionesde documentosytransportedeltesistaparalarecoleccindedatosuotra actividad relacionada al proyecto.2.Gastos internos En el caso de gastos generado por las horas hombre trabajada, la cantidad dehorastrabajadassonasumidasdirectamenteporeltesistapuesesla 22 personaquedesarrollaelproyectoycuyaviabilidadconsisteenplanificar lashorasqueseutilizarndiariamenteparaeldesarrollodelsistema teniendoencuentalosperiodosdeentregaqueseestablezcanparalos mismos.Adicionalmenteseconsideralashorashombrededicadasporel asesordetesis,enestecasolashorassoncontempladasdentrodela rbrica del curso por lo que si es viable contar con este recurso. Enestesentido,elproyectoesviable,yaqueeltesistacuentaconlos recursoseconmicosparaafrontarlosgastosanteriormentemencionados comolosongastosdetransporte,impresiones,pagodelicenciaspara herramientasentreotros.Caberesaltarquetambinsetienelafacilidad paracubrirlosgastosocasionadosdurantelarecoleccindedatos,y adicionalmentesecuentaconlaayudadeuntrabajadordelaunidad ejecutoraconelcualsetienecontactoconstanteyquepuedeafrontarlos gastosquepuedenocasionarlasentrevistasconsupersonaoconla reparticin de encuestas de ser necesario. Acontinuacinseharundetalleaproximadodeloscostosaincurrirse durante la elaboracin del proyecto: Personas involucradas Rol AbreviacinCantidadCosto/Hora (S/.) AsesorA140 TesistaT120 UsuarioU240 Tabla Nro. 1.3 Costos Aproximados durante todo el proyecto Fase Respons. Horas Estimadas Costo (S/.) Items Gasto (S/.) Iniciacion (Investigacin y recoleccion de datos) T30600 Luz60 Internet50 U5150 Impresiones20 Pasajes100 Modelamiento A3120Luz60 T15300Internet50 23 Impresiones30 Elaboracin (Analisis y diseo del sistema) A15600Luz80 T1503,000 Internet100 Materiales de Oficina 40 Construccion (Implementacion/Pruebas) A20800 Luz150 Internet200 T4008,000 Materiales de Oficina 50 Otros50 Total13,860Total1,040 Monto total14,610 Tabla Nro. 1.4 3.Duracin del Proyecto Elproyectosedesarrollarencuatromesesymedio,duracindelsemestre acadmico 2014-1, lo cual se considera un tiempo razonable para cumplir con losobjetivosespecficosylosentregablesdelproyecto.Caberesaltarqueal tratarse del primer semestre acadmico del ao 2014, se tomar el periodo de descansoestablecidohastamediadosdelmesdemarzoparainiciarconla elaboracin del proyecto. Acontinuacinsepresentaelcronogramatentativoparaeldesarrollodel proyecto:Entregable Duracin(Dias) Fecha de Inicio Fecha de Fin RE1: Modelo del proceso a desarrollar para la Unidad Ejecutora. 2818/02/201418/03/2014 RE2:Diseodela ArquitecturadeSoftware del sistema a desarrollar. 2118/03/201408/04/2014 RE3: Balanced Scorecard e informe de indicadores a utilizar, caracterstica, frmulas de clculo y su impacto en el sistema. 1308/04/201421/04/2014 RE4: Informe de mtodos para el monitoreo de los indicadores a utilizar, como periodos, formula asociada, entre otros. 421/04/201430/04/2014 24 RE5: Solucin implementada e integrada y con la aceptacin de usuarios finales. 6530/04/201404/07/2014 Fecha de entrega del Producto lunes, 07 de julio de 2014 Tabla Nro. 1.5 4.2.3Anlisis de Necesidades Paraqueelproyectoseaviableesnecesariocontarconlossiguientes recursos: 1.Contactoconlaspersonasinvolucradasenelprocesodeejecucin de los programas sociales de la Municipalidad Provincial. 2.Gua y ayuda del asesor del tesista para cualquier consulta o soporte 3.Computadora con gran espacio de memoria y procesador para evitar demoras en la elaboracin del proyecto. 4.Conocimientoyampliomanejodelametodologaautilizarparala elaboracin del proyecto. 5.HerramientasBizagiyUModelparaelmodeladodelprocesode negocio. 6.Accesibilidad de informacin de la empresa en que se trabajara. 7.Plazos establecidos para la ejecucin de los programas. Todosestospuntossonhansidojustificadosanteriormente,porlocualse puede considerar al proyecto como viable de elaboracin. 25 4.3Plan de Trabajo Figura Nro. 1.4 26 CAPTULO 2 1Marco terico 1.1Marco conceptual 1.1.1Introduccin En este captulo se describirn conceptos relevantes para el anlisis de los problemas planteados y de las posibles alternativas de solucin que puedan ser presentadas. 1.1.2Objetivo del marco conceptual Elmarcoconceptualpermitirhomogenizarconceptosreferentesalos diferentestemasrelacionadosaesteproyectodefindecarrera;asimismo, permitirquecualquierlectorpuedafcilmenteentenderoaclararlos conceptosqueseestnutilizando,ydeserelcasoampliaranmssu conocimiento con las referencias bibliogrficas. 1.1.3Unidad Ejecutora Entidadpblicaqueoperadescentralizadamentealaquesedelegaparte delpresupuestodelEstadoconelpropsitodecumplirconunamisin 27 encomendada,enestecasolaejecucindelosprogramassocialesPVLy PCA.LaUnidadEjecutoradeestosdosProgramasSocialeseslaGerenciade DesarrolloSocial,laqueseencuentraacargodeunaMunicipalidad Provincial,lacualesunaentidadpblicadelestadosubdivididaen GerenciasySubgerencias,cadaunadelascualescuentaconobjetivos especficos.LaGerenciadeDesarrollosocialtienecomoobjetivola ejecucindeprogramassocialesfocalizadosytemporalesparala intervencineficazycoordinadaalapoblacinmsvulnerabledelpas comolosonnios,adolescentes,mujeres,adultosmayores,personascon discapacidadypoblacionesindgenas,otorgndolesbienes(alimentos), servicios o programas de salud. Acontinuacinsemuestraelorganigramadeunamunicipalidadprovincial, elcualrepresentalaformacomoestorganizada,losnivelesde coordinacin, responsabilidad y autoridad, y se resalta a su vez la Gerencia encargadadeejecutarlosprogramassocialesmencionadoslneasarriba [MML, 2013]. 28 Figura Nro. 2.1 Organigrama de una Municipalidad Provincial LaUnidadEjecutoraeslaencargadaderealizarlaseleccin,el empadronamientoyladistribucindealimentosalapoblacinvulnerable beneficiariadelosprogramasquemanejan.Esstalaencargadade verificarelcumplimientodelosobjetivosdelosprogramassociales[GDS, 2011]. Gerencia de Defensa al Ciudadano Gerencia de Desarrollo Urbano Gerencia de Transporte Gerencia de Desarrollo Social Gerencia de la Mujer Gerencia de Educacin Gerencia de Cultura Gerencia de Participacin Ciudadana Gerencia de Desarrollo Econmico Gerencia del Ambiente Gerencia de Seguridad Ciudadana Gerencia de Fiscalizacin y Control Gerencia de Inversin Privada Subgerencia de Bienestar Social Subgerencia de Programas Alimentarios Subgerencia de Proteccin de Personas Consejo Municipal Comisin de Regidores Alcalde Municipal Secretara General Oficina General de Control Institucional Gerencia Municipal Gerencia de Comunicacin Social Gerencia de Administracin Gerencia de Finanzas Gerencia de Administracin Gerencia de Finanzas 29 ElPVLyelPCAsonprogramas queutilizanherramientasconocidascomo MS Excel y MS Word para realizar la digitalizacin de los datos recaudados en la ficha de informacin personal de los postulantes a beneficiarios. Con la informacinqueesrecaudadayenfuncinasusingresosyelnivelde pobreza que enfrentan se determinan cules son los beneficiarios a atender yseprocedeaguardarlosdatospersonalesenotroarchivodeHojade Clculo Excel. Posterior a la entrega de los alimentos a los beneficiarios se monitoreasiserecibieroncorrectamentelosalimentos,sinosetuvieron complicacionesosisetuvoalgunaobservacindurantesureparticina cada beneficiario.Es en este escenario donde se puede identificar la necesidad por parte de la unidadejecutoradeestablecercontrolesmsexactos,reales,confiablesy actualizadosdelainformacindelosbeneficiariosydelosalimentosque estosprogramaslesbrindanafindeevaluarelcumplimientodesus objetivosyelplanteamientodenuevasestrategiasencasonosecumplan con los objetivos propuestos. 1.1.4Programa Social Un programa social constituye un grupo de unidades de gestin y ejecucin quebuscacombatirunproblemasocialapoyndoseenempresasquelas ejecutanyquerecibenunainversinmonetariaporpartedelestadopara lograrestefin.Suobjetivoesayudaralapoblacindelpasquese encuentra ante un riesgo que puede afectar su desarrollo personal o su vida [COHEN, 2005]. Dadoquetodoprogramasocialimplicaungastoporpartedelestadoyun manejodistinto en funcin al tipo de beneficiarios que tiene, se debe tener claro los dos tipos de programas sociales que existen.Unprogramauniversalnorealizaunafocalizacinparaquepuedaser ejecutadoyaquenomidecuantitativamentealapoblacinalacualva dirigido. Como un ejemplo de este tipo de programa se tienen los centros de salud y los centros educativos.Por otro lado, un programa focalizado atiende a un grupo de personas a los queselesdenominabeneficiarios.Paralaimplementacindeeste programaesnecesarioqueserealiceunafocalizacindelapoblacinpor 30 reageogrfica,portazasdepobrezaondicesdemortalidad.La focalizacinqueseutilizaparaunprogramasocialsemideen funcinala sub-cobertura,partedelapoblacinquenosepuedeatenderatravsdel programasiendocandidatosparaserlo,yalafiltracin,poblacinquees atendidaperoquedebidoasuscaractersticaseconmicasydesaludno aplican para este programa [CGR, 2008]. Entre los ejemplos de este tipo de programasseencuentraelProgramaIntegraldeSalud,elFondode Cooperacin para el Desarrollo Social y los programas que se desarrollarn en el presente proyecto de fin de carrera, Programa del Vaso de Leche y el Programa de Complementacin Alimentaria. 1.1.5Programa de Complementacin Alimentaria (PCA) Conjuntodemodalidadesdeatencinconelobjetivodeotorgarun complementoalimentarioalapoblacinensituacindepobrezaopobreza extrema, as como a grupos vulnerables [DG, 2010]. Este programa, tambin conocido con el nombre dePrograma de Apoyo a la Labor Alimentaria, tiene como objetivo otorgar alimentos a la poblacin en situacindepobrezayextremapobreza,comouncomplementoala alimentacin que obtienen por sus propios medios.Entrelaspersonas que recibenayudadeesteprogramaseencuentranlos nios,adolescentes,ancianos,personascondiscapacidad,personasen situacin de riesgo moral o abandono, personas en riesgo de salud, madres gestantes y pacientes en tratamiento contra la TBC. Paralaejecucindeesteprograma,esnecesarioquesefocaliceatravs deorganizacionessocialessinfinesdelucro,yaquesonstaslasque recibeneldineroqueasignaelEstadoparasusproyectossocialescomo partedelFondoalquealudeelArtculo10delaLeyN25307sobrelas asignacionespresupuestariasdestinadasalasentidadesejecutorasdelos programas de apoyo alimentario. Entrelasprincipalesfuncionesquetieneesteprogramasepueden identificar: Brindarunacanastaalimentariaalosbeneficiariosatravsdelos Comedores Populares. Contribuir a mejorar el nivel alimentario de los beneficiarios. 31 ElPCAorientalaseleccindesusbeneficiariosenfuncinasuciclode vida,ingresos,ubicacingeogrficaentreotrosfactores,estoconel objetivodeencontrarunbalanceentrelanecesidaddelapoblacinyla asignacin de recursos que debe recibir.Paraqueunaorganizacinsocialpuedaejecutaresteprograma,un promotordeberealizarunavisitadomiciliaria,aplicaralcandidatodel programa una Ficha de Admisin elaborada por el Sistema de Focalizacin de Hogares (SISFOH) y determinar en base a los indicadores establecidos, si el solicitante es una persona con caractersticas de vulnerabilidad social o no. 1.1.6Programa de Vaso de Leche (PVL) Programasocialquese iniciaenelao1985 mediantelaLeyN24059y complementadaconlaLeyN27470comounainiciativaquetenacomo objetivoladistribucindevasosdelecheparatodoslosniosensituacin de pobreza del pas. Actualmente este programa es uno de los ms grandes quesemanejaenelpasatravsdelasMunicipalidadesProvinciales, utilizando organizaciones de mujeres en cada comunidad. Sus beneficiaros sonniosymadreslactantesygestantes,yaquesebuscacombatirla malnutricindelosgruposdealtoriesgo,ascomolapromocindela lactanciadelosnioshastaquepuedandesarrollarsecompletamente [SALCEDO, 2005].Esunodelospocosprogramassocialesqueseejecutaanivelnacional, puesllegaalos1838municipiosdelpas,entreprovincialesydistritales [MEF, 2013]. Paralaejecucindeesteprograma,serealizaunafiltracindelosfuturos beneficiaros, teniendo como prioridad las familias en una situacin de mayor vulnerabilidad.Posteriormentesedistribuyenlostarrosdelechealas presidentasdelos67Comitsdemadresparaqueellasseencarguende repartirlo entre las personas que requieren de este beneficio [MAPRO PVL, 2009]. 1.1.7Focalizacin Lafocalizacinesunprocesotcnico,administrativoypolticopara identificarylocalizarunamuestradeunadeterminadapoblacin.Enel marcodelaseguridadalimentaria,staidentificaalosfuturosbeneficiaros 32 de un programa social y dirige los recursos que le asigna el Estado a estos gruposdepoblacin.Esunaprcticapolticaquesurgecomorespuestaa un mayor protagonismo del Estado en inversiones de Proyectos Sociales. Los sistemas de focalizacin deben ser claros, precisos y tcnicos para que puedanasegurarqueelgrupodebeneficiariosobtenidoseaelcorrectoy comoconsecuenciadeello,sehagaunabuenainversindelosrecursos asignadosporelestado,puessedebegarantizarantetodosuasignacin eficiente y equitativa [MIDIS, 2012]. Paralosprogramassociales,lafocalizacinvieneaestardeterminadapor indicadores econmicos, geogrficos y nutricionales, lo cual les va a permitir reducirelnmerodeerroresycostos.Esporestemotivoquesedebe disponer de informacin fidedigna que permita clasificar a los beneficiaros y asuvezverificarsiseestncumpliendolosobjetivosdelprogramaylos mecanismosdeintervencindelosmismos.Lafocalizacinesunpunto claveparaeldesarrollodelosprogramasyaqueconstasepuede monitorearsilosbeneficiariosseleccionadossonatendidosporlos programas sociales. 1.1.8Beneficiarios Sonpersonasqueseencuentranensituacinvulnerable,riesgosocialo pobrezayqueaccedentemporalmentealosbienesoserviciosdeunoo varios programas sociales. Entrelaspersonasbeneficiadasporestosprogramasseencuentrannios, adolescentes,personascondiscapacidad,personasdeedadavanzaday vctimas de violencia familiar. 1.1.9Indicadores Son herramientas que permiten definir objetivos o impactos de forma precisa y clara. Estn diseados para que a travs de un estndar definido por los usuarios,enestecasolaunidadejecutora,sepuedaevaluar,estimaro demostrar el progreso o desarrollo de un proceso o resultado con respecto a las metas que se establecieron previamente [MONDRAGON, 2012]. Losindicadoressocialesseformanen funcinaobjetivosestablecidospor unprogramasocialquepermiteestudiarsusituacinactualyladireccin que va a tomar para determinar el impacto que va a sufrir en su ejecucin. 33 Unabuenaseleccindeindicadorespermitirrealizarunseguimientoal desarrollo e impacto del programa social, es por este motivo que deben ser fcilesdemedirydebengarantizarquelainformacinobteniday contrastadaconresultadosrealespermitalatomadedecisiones estratgicas ante un resultado negativo. Los indicadores ms comunes en programas sociales estn enfocados en la cobertura, la focalizacin, la eficacia y eficiencia del programa, la calidad del producto o servicio brindado, y la inversin financiera realizada. 1.1.10Monitoreo Elmonitoreosellevaacaboantes, durante y despus de ejecutarse un programa social conelobjetivodeconocerlosresultadosdelagestinydefinir una nueva reprogramacin o mejora en la ejecucin del programa.Identifica todos los posibles desvos o errores existentes en contraposicin a loqueseprogramaantesdelaejecucin,analizalasintervencionesenlaspoblacionesatendidasyevidencianlasdiferenciasdelorealcon relacin a sus objetivos. 1.1.11Balanced Scorecard ElBalancedScorecard(BSC),esunametodologagerencialquepermite adaptar la visin y los objetivos de una empresa en indicadores estratgicos para la toma de decisiones preventivas o correctivas ante una amenaza en su desempeo hacia el cumplimiento de su visin. Todaslasempresastienenunamisin,lacualesdifundidaatodossus trabajadoresparaquepuedanalinearseaunmismorumboenposde alcanzar un objetivo a corto y largo plazo; el cumplimiento de esta misin es vistacomoresultadodelbuendesempeodesusempleadosydela aplicacin correcta de una estrategia por parte de la gerencia para satisfacer lasnecesidadestantodesusclientescomoladesusempleados.Sin embargo,muchasvecesestamisinnoescorrectamenteaplicadaen accionespositivashacialaempresa,yestopuededarsesinoselogra aterrizar correctamente la expresin o frase en acciones concretas [Kaplan, Norton 2005]. UtilizandolascuatroperspectivasoenfoquesdelBSCsepuedentraducir lasestrategiasdeunaempresaentrminoscomunesyoperacionales. Como se menciona en el libro El Balanced Scorecard Si no puedes medirlo, 34 nopuedesgestionarlo; es por este motivo que el BSC se ayuda de estas perspectivasparaalcanzarlosobjetivoseindicadoresnecesariosquese requieren para realizar una buena toma de decisiones [KAPLAN, 2009].Estas perspectivas son: Figura Nro. 2.2 AdaptacindelcuadrodeperspectivasdelartculoUsingtheBalancedScorecard as a Strategy Management System Enlaperspectivadelclienteoconsumidorseidentificanlossegmentosde clientesydemercadoobjetivodelaorganizacin.Estofacilitalamedicin delaformaenquelosclientespercibenlaempresaysisesatisfacensus necesidades.ElBSCdemandaalosgerentesimpulsarelcumplimientode susobjetivosempresarialesatravsdelservicioquelesofrecenasus clientes.Susmtricasoindicadoresdebenreflejartodoslosfactoresque hacenquelosclientessesientansatisfechosconlaempresa,incluyendo nuevas formas de mejorar el comportamiento o desarrollo de sus serviciosy trasladarlos posteriormente a indicadores especficos que permitan medir el cumplimiento real de los mismos [Kaplan, Norton 2006].

Por su parte, en la perspectiva del negocio interno para llegar a cumplir con las necesidades de un cliente, todos los engranajes internos de la empresa debenfuncionaryestaralineadosadecuadamente;todoslosprocesos, decisiones,accionesytodoloqueinfluyaenelrendimientointernodela Visin y EstrategiaFinancieraPerspectiva InternaInnovacin y AprendizajeCliente 35 empresa es decisivo para su impacto en la satisfaccin que pueda sentir un cliente.Esporeste motivoquelaempresadebeestarenlacapacidadde identificarculessonsuscompetencias,culessonsusprocesoscorey culessonlasnecesidadestecnolgicasquelesvaapermitirliderarel mercado. Una vez que se puedan identificar estos procesos se podrn crear los indicadores necesarios para medir su desarrollo y cumplimiento. Kaplan(2009)planteaqueparaelaborarlosindicadoresomedidasde rendimiento de los procesos internos de la empresa es necesario identificar culessonlosobjetivosespecficosqueleayudarnacumplirelobjetivo general de la empresa. Enlaperspectivadelainnovacinyelaprendizaje,lasempresasrevisan constantemente sus estrategias para lograr ser lderes en el mercado, es por estemotivoquelosgerentesestnconstantementeideandomtodospara innovarensusproductos.Idearnuevosproductosylanzarlosalmercadorequiere mantener la calidad de sus otros productos ya que todo debe estar integrado para generar una mejora y un crecimiento a largo plazo. Porltimo,enlaperspectivafinancieraunodesusobjetivosclaveque persiguenlascompaasestenerunabuenasaludfinanciera,soloenel casodeentidadessinfinesdelucroestacalificacinpuedevariary enfocarseenotroobjetivocomolosonsusclientes.Eldesempeodeuna empresapuedeexpresarsistaseencuentraonosiguiendounabuena estrategia.Sinembargo,enlamayoradeloscasossolosevecomo resultadofinalsisecumplionosuobjetivoentrminosgenerales;para lograrunbuendesempeofinancieroesnecesariotenerencuentalos objetivosdecortoplazoylassituacionesocircunstanciasquehacenque esto se pueda lograr.Desde el punto de vista de Kaplan (2005), mejorar las medidas financieras y operacionalesquesetienensonlaconsecuenciaderealizarunbuenplan estratgico en las otras perspectivas, de lo contrario su xito se vuelve vago; unaempresapuedetenerunaestrategiafinancieraganadora,peropuede aun as tener prdidas econmicas al descuidar las otras que se aplican en las dems perspectivas. 36 EnfocandoelBSCalosProgramasSociales,esatravsdeestas perspectivasquesepodrnestablecerlosindicadoresnecesariosa aplicarse,haciendomayorhincapienlaperspectivadelclienteyaqueal serlasunidadesejecutorasdeprogramassociales,sonentidadessin fines de lucro. 1.1.12Sistema de Informacin Gerencial Lossistemasdeinformacingerencialsonelestudiodelossistemasde informacinenfocadoalosnegociosyalagestindelosmismos,loque permite consolidar la informacin que se tiene de una empresa para la toma de decisiones estratgicas. Este tipo de sistemas de informacin es esencial paraelmanejoogestinquerequierenlasempresasconelfindepoder ofrecermejorsusproductosyserviciosconunainformacinactualizadae interrelacionada a todo momento.Los SIG permiten el monitoreo, control y toma de decisiones de los gerentes haciasusempresasparadeterminarsiseestnsiguiendolasestrategias correctasenellogrodesusobjetivos.Asmismo,ayudaalosgerentesa detectarlosproblemasquesepresenten,analizandolainformacinque poseendelaempresaparacrearnuevasestrategiasquepermitan responder a la constante demanda del mercado en el que se desarrollan. EnsulibroManagementInformationSystems,Laudonresumelas caractersticasprincipalesdelossistemasdeinformacingerencialdela siguiente manera [LAUDON, 2004]: Ingreso deinformacin: Resumen de las transacciones de datos y todo el volumen de datos de la empresa. Procesamiento: Reportes de rutina, modelos simples y anlisis de bajo nivel. Salidas de Informacin: Resumen y reportes excepcionales. Usuarios: Gerentes. 1.1.13Conclusin LosProgramasSocialesquesondesarrolladosatravsdelaUnidad EjecutoradelaMunicipalidadProvincial,requierendelautilizacindeun sistemadeinformacingerencialquelepermitanestablecerindicadores especficos en funcin de los objetivos que tienen sobre ellos. 37 Esenlafocalizacincorrectadeestosprogramas,especficamenteel ProgramadeComplementacinAlimentariayelProgramadeVasode Leche,sobrelosquesedebedirigirlatomadedecisiones,yaqueestos son medidos en funcin de sus beneficiarios. El logro de una buena decisin sobre estos programas se logra tomando como referencia la perspectiva del clientequeutilizaelBalancedScorecardparalograrunseguimiento continuo y la satisfaccin de los clientes (beneficiarios). 1.2Marco regulatorio / legal 1.2.1ResolucinMinisterialN379-2003-MIMDES.MinisteriodelaMujery Desarrollo Social Ley que prueba la Directiva Criterios Bsicos para la Transferencia Efectiva y Gestin de los Programas Sociales del MIMDES, que sern transferidos a las Municipalidades [RM, 2003]. EstablecequelosProgramasdeComplementacinAlimentariayVasode Leche deben ser ejecutados por una Municipalidad Provincial; siguiendo su objetivoprimordialdeatendersoloalapoblacindelaprovinciaquese encuentre en estado de vulnerabilidad y extrema pobreza. 1.2.2Decreto Supremo N 009-2004-PCM. Ministerio de Economa y Finanzas DecretoqueestablecelosejesdelPlanNacionalparasuperarlapobreza tantoanivelnacionalcomoanivellocalcon la finalidad de obtener resultados eficaces en la inversin de los recursos destinados a la ejecucin de programas,proyectos y obras de inversin social.Establecequesnecesariocontarconunsistemadeseguimientoymonitoreodeprocesosyevaluacinderesultadoseimpactodelainversin social [DS, 2004]. 1.2.3DirectivaGeneralN006-2010-MIMDESProcedimientos,Plazosy ResponsabilidadesparalaValidacin,Actualizacin,Seguimientoy Administracin del PCA. Directivaqueespecificalapoblacinalacualsedirigirnlospadronesde beneficiarios, para identificar a cules de ellos se debe otorgar el servicio de unprogramasocial;ascomoelseguimientoqueselehacealPCApara determinar si los beneficiarios identificados son los que realmente necesitan del programa [DG, 2010]. 38 1.2.4NTP ISO IEC 12207.Tecnologias de Informacin. Procesos del Ciclo de Vida del Software.Detallaelprocesodedesarrollodelciclodevidadelsoftwaredesdela adquisicin, el desarrollo y mantenimiento, as como los procesos de apoyo delciclodevidacomolaverificacin,validacinyauditoriadelsoftware. EstaISOsirvecomoguaparalaelaboracindelSistemadeInformacin Gerencialadesarrollaryaqueelpresenteproyectodefindecarrerase enfoca en la implementacin delsistema [ISO, 2006]. 2Estado del arte2.1Introduccin Acontinuacinsepresentandiversasherramientastantoespecficascomo aproximadas con las que se puede afrontar el problema de toma de decisiones enlaejecucinyfocalizacindelosprogramassocialesqueatiendeuna Municipalidad Provincial. 2.2Objetivos de la revisin del estado del arte La ejecucin de programas sociales por parte de una Municipalidad Provincial debe contar con estrategias de gestin y toma de decisiones para determinar si elusodelosrecursosdelestadoqueselesasignaesdistribuido correctamente en la poblacin vulnerable y de extrema pobreza. Para tener la informacinnecesariaymedirlaefectividaddelafocalizacinquesetiene sobreellos,esnecesariounsistemaquepermitalatomadedecisiones, considerandoqueelprincipalobjetivoesfocalizarcorrectamenteasus beneficiarios y detectar si se les est atendiendo adecuadamente o se requiere de un cambio de estrategias por parte de la municipalidad. 2.3Mtodo usado en la revisin del estado del arte El mtodo utilizado para realizar el estado del arte fue la Revisin Sistemtica. Este tipo de revisin permite resumir la informacin relevante encontrada para laresolucindeunproblemadeterminado,identificandosusbeneficiosy limitaciones;ycubriendoasuvezlabrechadeinformacinatravsdeuna estrategiadebsquedapredefinida.Asmismo,permiteobtenerinformacin necesariadelefectoquepuedetenerunproblemaofenmeno [KITCHENHAM, 2004]. 39 Estplanteadaentresfasesindependientes:planificacin,parala identificacin de necesidades y protocolos de revisin; desarrollo de la revisin, paraidentificarlosproblemasdelaempresa,ascomolaliteraturaprimaria necesaria para su evaluacin, anlisis y sntesis; y la publicacin de resultados de la revisin realizada. 2.4Soluciones Exactas Debidoaquesebuscaunsistemaqueayudetantoalaseleccinde beneficiarioscomoalatomadedecisionesporpartedeunamunicipalidad provincialhacialosprogramassocialesquemaneja,nosehanencontrado soluciones exactas para toma de decisiones sobre proyectos sociales. 2.5 Soluciones Aproximadas 2.5.1SAP SEM SAPStrategicEnterpriseManagement(SAP-SEM)esunsoftwareque ofrecelacapacidaddedarsoportealdesarrollodelciclodevidacompleto del software. Paraeldesarrollodelcuadrode mandoseutilizarnelementos jerrquicos comoestrategias,objetivoseindicadores,loscualespodrnmodificarse para poder realizar un seguimiento al cumplimiento de objetivos planteados. As mismo, permite generar un diagrama causa y efecto para la integracin de los objetivos estratgicos de la empresa con las perspectivas vistas en el Balanced Scorecard [SAP-SEM, 2013].Permite realizar una gestin ordenada de los cuadros de mando generados y almacenadosen su base de datos, y generar avisos a los responsables si sus indicadores establecidos se encuentran bordeando los lmites permitidos o si no se estn cumpliendo. Adicionalmente, identifica y analiza los riesgos quepuedenocurrirenlasunidadesdenegocio,reduciendolosnivelesde riesgo e incumplimiento de los objetivos planteados [SAP, 2013]. SAP-SEMconsolidareportesfinancierosygerenciales;staaplicacin agrega datos financieros de sistemas SAP y no SAP permitiendo monitorear elrendimientodetodasunidadesdelaorganizacin.Soportavarias metodologasdecuadrosdemandoincluyendobalanced,agregacinde valores econmicos y actividades basadas en mtodos de costos. 40 2.5.2QPR Scorecard QPRScoreCardesuna solucindeGestinCorporativaqueautomatizala herramienta Balanced ScoreCard para la planificacin de los objetivos de la organizacin y la administracin del desempeo estratgico. Permite la creacin de mapas estratgicos y clasificacin de objetivos en las cuatroperspectivasestablecidasenelBalancedScoreCard,configurando losindicadorespertinentesdeacuerdoalosperfilesdeusuarioyla informacin que desean obtener; estos indicadorespermiten definir planes deaccinpararealizarunseguimientodelaefectividaddelsoftware [HENDRICKS, 2008].La consolidacin de la informacin permite asegurar la visin actualizada de la empresa programando tareas para la obtencin de informacin de la Base de Datos o de archivos fsicos. 2.5.3SAS Strategy Management Softwarequepermitealinearydarsoportealosprocesoscoredelas distintasreasdelaempresaconelfindeofrecerunsistemade retroalimentacin estratgica integral. Mejoraelalineamiento,lasiniciativasclaveylosobjetivosdelaempresa mediante una estrategia organizacional descendiente. As mismo, establece mtricasquepermitenguiaryalinearlasactividadesestratgicasdela organizacin para el logro de los objetivos [SAS, 2013].Permiteelingresodecualquiertipodedataoplataformaevalundolosen lasperspectivasdelBalancedScorecarparaproducirmejorinformaciny tomar mejores decisiones. Estratgicamente, ofrece facilidades tecnolgicas antecualquierproblema,ysolucionesaproximadasencasonolleguea cumplirse alguno de los indicadores establecidos. 2.5.4SISFOH ElSistemadeFocalizacindeHogares(SISFOH) esuninstrumentode medicinquepermitedelimitar,enfuncinadatosrecolectados,las necesidadesdeinformacindembitosocialdeunusuarioenparticular. Paraello,cuentaconunsistemadeinformacinquepermitedelimitarlas 41 caractersticas socioeconmicas de los hogares, llamado Padrn General de Hogares (PGH). Deacuerdoalnumeral12.2delartculo12delaLey29626,Leyde PresupuestodelSectorPblicoparaelaofiscal2011,elSistemade Focalizacin de Hogares (SISFOH), tiene por finalidad administrar una base dedatossocioeconmicanicaquepermitapriorizarlaatencindelas personas en situacin de pobreza y pobreza extrema. Adicionalmente,seencargadedictarlasnormastcnicas,mtodosy procedimientos que regulan esta focalizacin y que mantienen en constante actualizacinlospadronesdeusuariosdelosprogramassociales;recaba informacinrespectodepotencialesusuariospararealizarlaclasificacin socioeconmica.Asimismo,elartculo1delaResolucinMinisterialN 399-2004-PCMcreaalSISFOHconelobjetodeproveerinformacinalos programas sociales para la identificacin y seleccin de sus beneficiarios.2.5.5RUBEN El Registro nico de Beneficiario (RUBEN) es un software Cliente Servidor desarrolladobajoelmarcodelaLeyN28540yelDecretoSupremoN 002-2008-MIMDES,que permite a los usuarios acceder a una misma base dedatos,utilizandoMSAccessparapequeascantidadesdedatos,yMS SQL Server para aquellas que soportan grandes cantidades de informacin, paraidentificaralosbeneficiariosdelosdistintosprogramassocialesafin de mejorar la eficiencia y la eficacia del gasto social [RUBEN, 2008]. Suobjetivoesgestionarlosprogramassocialesdelgobiernopara determinar si se cumplen las normativas vigentes relacionadas al registro y focalizacin de los beneficiarios de los mismos.Permite registrar, procesar, consolidar, importar,exportar y consultar la informacin de los beneficiarios validandolosdatos a diferentes niveles. 42 2.6Conclusiones sobre el estado del arte FuncionalidadSAP-SEMSAS-SMQPRSISFOHRUBEN Permite parametrizar los objetivos e Indicadores estratgicos. SISISISISI Permite configurar variables para generar indicadores. SISISISISI Permite elmanejode indicadoresnonumricos. SISISISISI Permite validar los datos obtenidos por el sistema. SISISISISI Permite realizar un seguimiento al cumplimiento de las estrategias establecidas. SISISINONO Permite el seguimiento de los resultados histricos obtenidos. NONONONONO Permite alertar si no se cumple algn indicador establecido SISINONONO Funcionalidad orientada a Programas Sociales NONONOSISI Permite monitorear Programas SocialesNONONONONO Permite mantener la seguridad de la informacin obtenida. SISISISISI Las fuentes de informacin son confiables. SISISISISI El sistema tiene un costo asociado. SISISINONO Tabla Nro. 2.1 43 LasherramientasSAP-SEM,SAS-SMyQPRofrecenalosclienteslaopcin deconsolidarsuinformacinyobtenermedianteindicadoresaquellaquese considere ms relevante para el usuario. Sin embargo, al ser un aplicativo que tiene acceso restringido por licencias y con costo asociado, reduce su facilidad de compra debido a que el usuario es una entidad pblica que rinde cuenta de susgastosalEstadoycuyoprocesoparacualquieradquisicinimplica trmites largos.Adiferenciadeellos,lossistemasSISFOHyRUBENsonespecializadosen programassociales,sinembargosoloselimitanalarecoleccindela informacindelosbeneficiarios.Alnocontarconindicadoresdemedicinde eficienciaclaramenteestablecidos,limitanlainformacinquesetieneparala toma de decisiones estratgicas que buscan la distribucin eficaz de los fondos obtenidos del estado. Despusdeunarevisinexhaustivadelasherramientasencontradasparala resolucindelproblema,sepuedeobservarquenosolosenecesitala seleccin y el almacenamiento de la informacin sino tambin el seguimiento al cumplimientodelosobjetivosenbasealosindicadoresqueseestablecen paraobtenerinformacindecalidadquepermitarealizarunabuenatomade decisiones; es por ello que se recomienda la implementacin de un sistema de informacin gerencial que permita mejorar esta gestin de la informacin de la unidadejecutoradelosdosprogramassocialesyasuvezlepermita monitorearlaseccindeinformacinqueayudeamejorarlatomade decisiones gerenciales. 44 CAPTULO 3 1Anlisis El presente captulo detalla el anlisis realizado a los procesos de negocio de la unidadejecutoradeprogramassociales,SubgerenciadeProgramas Alimentarios,conelfindedefinirelprocesocompletodelaejecucindelos programassocialesquemaneja.Porotraparte,seidentificanlasnecesidades quetienenconrespectoalosprogramasparaposteriormentepresentarun sistema como solucin a las necesidades encontradas. Finalmente,sepresentalametodologadedesarrollodesoftwareaaplicaren funcin a los requerimientos y restricciones identificadas en la unidad ejecutora.1.1Descripcin de la empresa LaSubgerenciadeProgramasAlimentariosesunaunidadejecutoradela MunicipalidadProvincial,bajolasupervisindelaGerenciadeDesarrollo Social,querealizalaidentificacindebeneficiarios,elempadronamientoyre empadronamiento, y la supervisin permanente de los mismos. Adicionalmente, supervisayentregalosalimentosalosbeneficiariosdecadaprogramaen funcin a un cronograma de ejecucin establecido. 45 LaSubgerenciadeProgramasAlimentariospromuevelaejecucindedos principalesprogramasalimentarios:ElProgramadeComplementacin Alimentaria (PCA) y el Programa de Vaso de Leche (PVL) [LEY N24059]. En concordancia con la normatividad y criterios de prioridad establecidos, supervisa la transparencia del uso de los recursos asignados por el Estado a cada una de ellas.Encomplementoconlodetalladoanteriormente,launidadejecutora desarrollaaccionesdecapacitacinentemasvinculadosaldesarrolloinfantil, nutricinyeducacinnutricionalalasmadresdepobrezaypobrezaextrema; ascomocapacitacionesenhbitosdehigieneymanipulacindealimentos, prevencin de la violencia familiar e infantil, y campaas para la obtencin de su documento de identidad. Estasubgerenciadirigesusobjetivosyactividadesalcumplimientodelos derechosdelaprimerainfanciaypoblacinensituacindevulnerabilidad. Promueveelcumplimientodelosderechossociales,alimentariosybsicosde losciudadanosconelfindemejorarsucalidaddevidaatravsdelreparto adecuado de productos alimentarios. Cabe destacar que pese a velar por cada unodelosciudadanos,sufocalizacinsedaenlaspoblacionesconmenos recursos y que se encuentran en situaciones de vulnerabilidad.LaSubgerenciadeProgramasAlimentarios,enconjuntoconlaGerenciade DesarrolloSocial,dirige susobjetivosyactividadesaalcanzarlosobjetivosde laMunicipalidadProvincialqueladirige,enfocadoseneldesarrolloy superacindelniveldevidadesupoblacin,poniendonfasisenel cumplimiento de los derechos de la primera infancia y poblacin en situacin de vulnerabilidad.Estosobjetivoscobrarnrelevanciaenladefinicindel BalancedScorecardplanteadoparalaUnidadEjecutora,losmismosquese detallarn en el desarrollo de este punto. 1.2Mtodos de la especificacin de objetivos LosobjetivosdelaUnidadEjecutorasegenerandelaespecificacinde objetivosqueestableceunaMunicipalidadProvincialparacadaunadesus gerenciasatravsdeenfoquesensuPlanEstratgicoInstitucional.Estos objetivossonelsustentoconelcualsepodrnestablecerindicadoresde gestinquepermitirnelmonitoreodelosprogramassocialesejecutadospor la Subgerencia de Programas Alimentarios. Es por este motivo que se utilizar la herramienta metodolgica del Balanced Scorecard, el cual permite medir los 46 resultadosdeldesempeoofuncionamientodeunprocesoatravsdela utilizacindeindicadoresquemidenellogrodelosobjetivosplanteadospara un proyecto[KAPLAN, NORTON 2008].Para poder establecer los indicadores sugeridos en el Balanced Scorecard, es necesarioidentificarlainstanciasuperiordelacualvienenlosobjetivos especficos de la Unidad Ejecutora y as encontrar la relacin entre ambos que permita un mayor detalle y reconocimiento de indicadores. ParaestablecerlarelacinentrelaUnidadEjecutorahacialosprogramas sociales PVL y PCA a travs de la Municipalidad Provincial, se parte de uno de losobjetivosgeneralesqueestaposeequeeselAmpliarlascapacidadesy garantizar los derechos sociales y culturales de todas y todos, con nfasis en la primera infancia y poblacin en situacin de vulnerabilidad[PEI, 2011]. Como se menciona lneas arriba, este objetivo general permite definir los objetivos de la Unidad Ejecutora a travs de uno de los enfoques del Plan Estratgico de la municipalidad,queeselenfoquedeDesarrolloHumano(Paramayor informacin de los enfoques, revisar el Anexo A). Este enfoque est dirigido a la ciudadana que tiene grandes necesidades y brechas de desigualdad con el findedesarrollasuscapacidades,locualcomprendetodoaquelloqueles permita adquirir una mejor calidad de vida.Atravsdeesteenfoque,losobjetivosdelaUnidadEjecutorahacialosdos programassocialesPVLyPCAtomanrelevanciaparaelestablecimientode indicadores que permitan realizar el seguimiento de la ejecucin de los mismos. Estos objetivos son: 1.Fortalecereldesarrollodelascapacidadesyrespetodelosderechos del nio y nia menor de 6 aos. 2.Fortalecer el desarrollo de las capacidades y respeto de los derechos de nios, nias y adolescentes (mayores de 6 aos y menores de 18 aos). 3.Fortalecer el desarrollo de capacidades y el respeto de los derechos de la poblacin joven (18 29 aos). 4.Fortalecereldesarrollodecapacidadesypromoverelrespetodelos derechos de la poblacin adultas con prioridad en las mujeres. 5.Fortalecer el desarrollo de capacidades y respeto de los derechos de las personas adultas mayores. 47 6.Fortalecer el desarrollo de capacidades y respeto de los derechos de las personas con discapacidad. Sin embargo, la Subgerencia de Programas Alimentarios enfoca sus objetivos a laejecucindesusdosprincipalesprogramasalimentarios,porlocualha establecido objetivos especficos para cada uno de ellos con el fin de alcanzar sus propios objetivos o metas como unidad ejecutora. Objetivos de la Subgerencia hacia el Programa de Vaso de Leche 1.Promover el crecimiento y desarrollo saludable de la poblacin infantil y las capacidades de lasmadres y coordinadoras de la Organizacin del Vaso de Leche en sus diferentes niveles. 2.Mejorar el consumo alimentario nutricional de la poblacin beneficiaria a travsdelaentregadeunaracinnutricionalmenteadecuadayde calidad. 3.Garantizarlacalidaddelosalimentosentregadosalosbeneficiarios (Base legal: Artculo 4 numeral 4.2 de la Ley N 27470). 4.Contribuir a mejorar el nivel nutricional y la calidad de vida parareducir la mortalidad infantil.5.Suministrardiariamenteunaracincomplementariaalosnios,a gestantes y lactantes.6.Garantizar la ejecucin del Programa en trminos de calidad, cantidad, precio y oportunidad en la entrega de la racin, as como su atencin.7.Gestionarrecursoscomplementariosodonacionesprovenientesdela cooperacin internacional si la hubiere. 8.OrganizarydeterminarlosClubesdeMadresoComitsdelPVLa cargo de la atencin del Programa. ObjetivosdelaSubgerenciahaciaelProgramadeComplementacin Alimentaria 1.Identificar a la poblacin beneficiaria del PCA. 2.Garantizar la atencin oportuna de los beneficiarios. 3.Gestionarlaentregatotalyoportunadelosalimentosalos beneficiarios. 4.Promoverlatransparenciayparticipacindelasociedadcivilenla gestin del PCA. 48 5.Mejorarelaccesoyconsumodealimentosalapoblacinensituacin de vulnerabilidad. 6.Promoveryprotegerelaccesoalregistrodebeneficiariossin discriminacin, con especial atencin a grupos vulnerables. 7.Mejorarelaccesodelasfamiliasensituacindevulnerabilidadpara contribuir a la superacin de la pobreza. 8.Brindarunacanastaalimentariaquecomplementelaalimentacinde grupos poblacionales que se encuentran en pobreza o pobreza extrema, a travs de Comedores Populares.9.Otorgaruncomplementoalimentarioalapoblacinensituacinde pobrezayextremapobrezaderiesgomoralydesalud;ascomoa gruposvulnerablesdenios,personascondiscapacidadypersonas vctimas de violencia familiar. Para mayor detalle, la lista de objetivos de la Unidad Ejecutora partiendo de los objetivosgeneralesdelaMunicipalidaddeloscualesprovienen,sepodrn consultar en el Anexo A. Porlotanto,alutilizarelBalancedScorecardparaasociarlosobjetivosdela unidadejecutoraaindicadoresdegestinyseguimiento,sehapodido determinaraquellosindicadoresclaveparalaSubgerenciadeProgramas Alimentarios,yaquellosquepermitirndesarrollarlassimulacionesparala tomadedecisionesen funcinalasvariablesquelasdescriben, comoloson losbeneficiarios,lacantidaddealimentosadistribuir,eldineroinvertidopara lasejecuciones,entreotros.Losnivelesderelacindelosobjetivosse encuentran especificados en el Anexo B - Niveles. Como se detalla en el mtodo de desarrollo de Balanced Scorecard establecido por Kaplan y Norton, se han establecido objetivos de gestin para cada una de lasperspectivasdelBalanced:Cliente,Financiera,ProcesoInternoy CrecimientoyAprendizaje.Estosobjetivossurgendelanecesidadderealizar elseguimientodelosobjetivosespecficosdelaUnidadEjecutorahaciasus programassociales.Losobjetivosdelaunidadejecutorasehanmapeadoo distribuidoentrelosobjetivosdelBalancedScorecardparaconfirmarsiestos sonlosadecuadossegnlaperspectivaquese haelegidocomoejeprincipal del proyecto que son la perspectiva del cliente, ya que el enfoque principal de unprogramasocialeselbeneficiario;yenelfinanciero,yaquesedebeque realizar una correcta distribucin de los recursos asignados por el Estado para 49 unamejorfocalizacindelosbeneficiarios.Paramayordetalleconsultarel AnexoBMapeodondesepodrapreciaratravsdecuadrodedoble entrada, la relacin entre ambos tipos de objetivos para el proyecto. Finalmente,conlaevaluacindelosobjetivosestablecidosparaelBalanced Scorecardseobtienenlosindicadoresparacadaunodeellosparacada perspectivaestablecida;loscualestomarnimportanciadurantelasimulacin demejorasparalatomadedecisionesrealizadaporelsistema.Estos indicadores son los que se medirn durante el desarrollo de todo el proceso de ejecucin de los programas sociales, es por este motivo que a continuacin se detalla los indicadores y los objetivos establecidos por perspectiva. PERSPECTIVAOBJETIVOINDICADOR Cliente Satisfacer a los beneficiarios con el programa % de poblacin de primera prioridad atendida Reducir los niveles de vulnerabilidad de los beneficiarios Atender a los tres niveles de beneficiarios con su respectiva priorizacin % de beneficiarios atendidos Financiera Cumplir de manera eficiente con la ejecucin del presupuesto asignado por el Estado % del presupuesto ejecutado Controlar los gastos originados por compra de alimentos % de procesos de adquisiciones de alimentos ejecutados % de eficiencia del gasto Proceso interno Ejecutar oportuna y correctamente el programa % de poblacin empadronada % de alimentos entregados oportunamente Crecimiento y aprendizaje Mejorar los niveles de gestin de la ejecucin % de cobertura de la poblacin que se atiende % de centros de atencin supervisados sin observaciones por levantar. . Tabla Nro. 3.1 50 Para la formulacin de los indicadores, se tendrn objetivos para cada uno de ellos,ysetomarnvariablesimportantesparaelsistemayparaelproceso como lo son los beneficiarios, los recursos asignados, los montos de ejecucin, las supervisiones entre otros. Estos sern detallados de la siguiente manera: Descripcin: Detalla las medidas base que se utilizar para el indicador. Objetivo:Eselfinquesepersigueobtenerconlamedicindel indicador,generalmentesebuscacorroboraromedirunobjetivodel proceso que se desee alcanzar. Qumide:Indicaenunafrase,elobjetivodelamedicin,esdecirla variableamedirsegnseaelcaso.Porejemplo,priorizacinde beneficiarios, niveles de cobertura, entre otros. Frmuladeclculo:Operacinmatemticaquepermitirlaobtencin del indicador. Puntosdemedicin:Establecelosniveles,otambinconocidos semforos,quepermitirnsaberelcomportamientoesperadodeun indicador,esdecirsiseencuentraenelrangoesperado,siindica valores regulares o si indica un mal comportamiento del mismo. Periodicidad:Establecelafrecuenciaconlaqueserealizarnla medicionesdeestosindicadoresparasufuturamejoraencasose requiera (Esto se dar con el mtodo de monitoreo de indicadores que se detallar posteriormente). Niveldeseado:Estableceelniveldeseadodeaceptacindelindicador enfuncinaunvalorestablecidoporelcliente,laUnidadEjecutora,o por el sistema posterior a las mejoras. Lafrmuladeclculo,laperiodicidad,yotrascaractersticasestablecidasen valoresparacadaunodelosindicadoressedetallanenelAnexoB- Indicadores Parte B. 1.3Mtodo para el monitoreo de indicadores Unmonitoreopermitelaevaluacincontinuaysistemticadelprogresoenla implementacindeunaaccinenunproyectooprogramaparaperiodosde tiempodeterminados.Conelcua