UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJAMODALIDAD DE ESTUDIOS PRESENCIALTITULACION DE INGENIERIA EN CONTABILDIAD Y AUDITORIAPERIODO LECTIVO: ABRIL 2015 JULIO 2015_____________________________________________________________________COMPONENTE ACADEMICO: GESTION PRODUCTIVA 3.1_____________________________________________________________________UNIDAD 3. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: Departamento de RR HH y Departamento FinancieroEn esta parte se destaca el aprendizaje de los procesos administrativos internos del rea de recepcin PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: RECEPCION 1 Descripcin de las tareas2 Relacin con otros puestos de trabajo3 Informaciones de partidaPROGRAMACION DE ACTIVIDADES4 Organizacin del archivo

Son procedimientos administrativos relacionados con las funciones de secretaria y de atencin telefnica1 Descripcin de las tareasLas tareas ms comunes son las siguientes: Clasificacin de la correspondencia de entrada. Registro de la correspondencia de entrada. Distribucin de la correspondencia de entrada a los diferentes puestos. Recepcin de la correspondencia de salida. Registro de la correspondencia de salida. Atencin de la centralita telefnica. Control de las existencias del material de oficina. Operaciones de marketing y actualizacin de la agenda de direcciones2 Relacin con otros puestos de trabajoObserve la tabla de la pgina 62Puesto de origenPuesto de destinoMovimiento de documentos

Recepcin (Entradas)Compras

Ventas

Recursos Humanos (RR HH)

Contabilidad

Tesorera

ComprasRecepcin (Salidas)

Ventas

Tesorera

Tambin es importante que recepcin de familiarice con el manejo y archivo del correo electrnico. Se debe tomar en cuenta que documentacin se imprime y la que debe archivarse, de acuerdo a las polticas de la empresa3 Informaciones de partida Hay que trabajar de cerca con la siguiente informacin:Registro de correspondencia de entrada y salida

Control del material

Funciones de marketing

Otras informaciones

Una vez que se conoce el tratamiento y archivo de la informacin, es necesario programar las actividades para los siguientes mesesObserve el grfico de la pgina 64 del texto base.PROGRAMACION DE ACTIVIDADESINVENTARIO

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

CORRESPONDENCIA DE SALIDA

ATENCION TELEFONICA

ACTUALIZACION DE LOS LSITADOS DE DATOS DE PROVEEDORES, ACREEDORES Y CLIENTES

Favor los ejemplos demostrativos de las pginas 65-75 del texto gua

4 Organizacin del archivoLa documentacin generada por los distintos puestos y departamentos debe ser ordenada y archivada, para que cuando se los requiera, sean consultados de forma rpida y oportunaEn la actualidad hay dos tipos de archivos que deben organizarse:1 Archivo fsico2 Archivo informtico o digitalPara el primero caso observe las normas sugeridas por los autores del texto, relacionados con los archivadores, carpetas y sistemas de clasificacinPara el segundo caso, dada la gran cantidad de informacin que se genera, es importante que se sigan procedimientos de archivo segn la necesidad de las empresas y el software que se dispongaEs importante que se maneje el programa de gestin de archivos Outlook._____________________________________________________________________