PABLO JAVIER BARRERA RODRIGUEZ - Universidad Piloto de ...

CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE

OBRA CIVIL CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA

PABLO JAVIER BARRERA RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE - 2021

2

CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE

OBRA CIVIL CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA


Tutora: MARCELA VELOSA GARCIA

MGP PMP®

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C. PRIMER SEMESTRE - 2021

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Dedicatoria

A todos aquellos que de una u otra manera ayudaron para poder culminar con éxito

mis estudios, a mis hijos, a mi esposa que pacientemente espero en medio del

confinamiento que terminara largas jornadas de trabajo y en especial a todos aquellos

que nos abandonaron a causa de la pandemia.

4

Agradecimientos

A mis profesores por brindarme los conocimientos que ayudaron a cumplir este

sueño, a todos aquellos profesionales que me aportaron grandes ideas en el camino y a

mi familia, la gran razón para seguir luchando por un futuro mucho mejor.

5

Tabla de Contenido

Dedicatoria ...................................................................................................................... 3

Agradecimientos .............................................................................................................. 4

Resumen ejecutivo ........................................................................................................ 14

Palabras Clave .............................................................................................................. 14

Abstract ......................................................................................................................... 15

Introducción ................................................................................................................... 16

Objetivos........................................................................................................................ 17

Objetivo General ....................................................................................................... 17

Objetivos específicos ................................................................................................ 17

Antecedentes Organizacionales .................................................................................... 18

1.1. Descripción de la organización ejecutora ...................................................... 18

1.2. Objetivos estratégicos de la organización. .................................................... 18

1.3. Misión, visión y valores. ................................................................................ 19

1.4. Estructura Organizacional. ............................................................................ 21

1.5. Mapa estratégico. .......................................................................................... 21

1.6. Cadena de valor de la Organización. ............................................................ 22

2. Evaluación y Formulación (metodología del Marco Lógico) ................................... 23

2.1. Descripción de la necesidad ......................................................................... 23

2.2. Árbol de problemas ....................................................................................... 24

2.3. Árbol de objetivos. ......................................................................................... 25

2.4. Árbol de acciones .......................................................................................... 25

2.5. Determinación de alternativas. ...................................................................... 26

2.6. Evaluación de alternativas. ........................................................................... 26

6

2.7. Descripción de la alternativa seleccionada. .................................................. 27

3. Marco Metodológico .................................................................................................. 27

3.1. Tipos y Métodos de Investigación. ................................................................ 27

3.2. Herramientas para la recolección de Información. ........................................ 27

3.3. Fuentes de Información................................................................................. 27

4. Estudio y Evaluaciones .......................................................................................... 28

4.1. Estudio Técnico ............................................................................................. 28

4.1.1. Diseño conceptual de la solución ........................................................ 28

4.1.2. Análisis y descripción del proceso ....................................................... 29

4.1.3. Definición del tamaño y localización del proyecto. .............................. 30

4.1.4. Requerimientos para el desarrollo del proyecto (equipos,

infraestructuras, personal e insumos)..................................................................... 31

4.2. Estudio de mercado ...................................................................................... 31

4.2.1. Población. ............................................................................................ 31

4.2.2. Dimensionamiento de la demanda. ..................................................... 31

4.2.3. Dimensionamiento de la oferta ............................................................ 32

4.3. Estudio de Viabilidad financiera .................................................................... 32

4.3.1. Estimación de costos de Inversión del Proyecto ................................. 32

4.3.2. Definición de costos de Operación y Mantenimiento del Aplicativo ..... 32

4.3.3. Análisis de tasas de Interés para costos de oportunidad .................... 33

4.3.4. Análisis de tasas de Interés para costos de financiación .................... 33

4.3.5. Tablas de amortización y / o capitalización ......................................... 34

4.3.6. Flujo de Caja ....................................................................................... 36

4.3.7. Evaluación Financiera del proyecto ..................................................... 37

4.4. Estudio Social y Ambiental ............................................................................ 37

7

4.4.1. Análisis y categorización de Riesgos .................................................. 37

4.4.2. Análisis ambiental del ciclo de vida del proyecto ................................. 39

4.4.3. Responsabilidad Social - Empresarial (RSE) ...................................... 41

5. Planes de Gestión del Proyecto ............................................................................. 44

5.1. Gestión de la Integración del Proyecto ......................................................... 44

5.1.1. Acta de Constitución (Project Charter) ................................................ 44

5.1.2. Registro de supuestos y restricciones ................................................. 49

5.1.3. Plan de Gestión de Beneficios ............................................................ 49

5.1.4. Plan de Gestión de Cambios ............................................................... 51

5.1.5. Lecciones aprendidas ......................................................................... 53

5.2. Plan de Gestión de Interesados .................................................................... 54

5.2.1. Registro de los Interesados ................................................................. 54

5.2.2. Estrategias para Involucrar a los Interesados ..................................... 54

5.3. Plan de Gestión del Alcance ......................................................................... 55

5.3.1. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos .......................................... 56

5.3.2. Enunciado del Alcance ........................................................................ 56

5.3.3. Estructura de descomposición del trabajo (EDT) ................................ 57

5.3.4. Diccionario de la EDT .......................................................................... 58

5.4. Plan de Gestión del cronograma ................................................................... 58

5.4.1. Listado de Actividades con análisis PERT .......................................... 60

5.4.2. Diagrama de Red del proyecto ............................................................ 64

5.4.3. Línea Base del Cronograma ................................................................ 64

5.4.4. Técnicas de desarrollo del cronograma aplicadas .............................. 64

5.5. Plan de Gestión de Costos ............................................................................ 64

8

5.5.1. Estimación de costos en Ms Project .................................................... 65

5.5.2. Estimación Ascendente y determinación del Presupuesto .................. 66

5.6. Plan de Gestión de Recursos ........................................................................ 67

5.6.1. Estimación de los Recursos ................................................................ 69

5.6.2. Estimación de desglose de recursos (EDRs) ...................................... 70

5.6.3. Asignación de Recursos ...................................................................... 70

5.6.4. Calendario de Recursos ...................................................................... 70

5.6.5. Plan de Capacitación y Desarrollo del Trabajo .................................... 71

5.7. Plan de Gestión de las Comunicaciones ....................................................... 72

5.7.1. Canales de Comunicación................................................................... 72

5.7.2. Sistema de Información de las Comunicaciones ................................. 72

5.7.3. Matriz de Comunicaciones .................................................................. 73

5.7.4. Estrategia de Comunicaciones ............................................................ 74

5.8. Plan de Gestión de Calidad ........................................................................... 75

5.8.1. Métricas de Calidad ............................................................................. 75

5.8.2. Documentos de Prueba y evaluación .................................................. 78

5.8.3. Entregables verificados ....................................................................... 79

5.9. Plan de Gestión del Riesgo ........................................................................... 80

5.9.1. Matriz de Riesgos ................................................................................ 84

5.9.2. Matrices de probabilidad Impacto inicial - residual .............................. 85

5.10. Plan de Gestión de las Adquisiciones ........................................................... 86

5.10.1. Matriz de las adquisiciones ............................................................... 86

5.10.2. Cronograma de compras ................................................................... 88

6. Gestión del Valor ganado ....................................................................................... 89

9

6.1. Indicadores de Medición del desempeño ...................................................... 89

6.2. Análisis de Valor ganado y curva S ............................................................... 89

Conclusiones ................................................................................................................. 91

Referencias ................................................................................................................... 92

10

Lista de Figuras

Figura 1. Estructura Organizacional Municipio de Tunja......................................... 21

Figura 2. Mapa Estratégico Municipio de Tunja. ..................................................... 21

Figura 3. Cadena de Valor de la Organización. ...................................................... 22

Figura 4. Árbol de Problemas. ................................................................................ 24

Figura 5. Árbol de Objetivos ................................................................................... 25

Figura 6. Árbol de Acciones. ................................................................................... 25

Figura 7. Ubicación de Tunja en Colombia. ............................................................ 30

Figura 8. Estructura de descomposición del trabajo (EDT) ..................................... 57

Figura 9. Estructura de desglose de recursos (EDRs). ........................................... 70

11

Lista de Tablas

Tabla 1. Determinación de Alternativas .................................................................. 26

Tabla 2. Evaluación de Alternativas ........................................................................ 26

Tabla 3. Requerimientos para el desarrollo del proyecto ........................................ 31

Tabla 4. Costos para el desarrollo del proyecto (oficina enfocada al teletrabajo) ... 32

Tabla 5. Costos personal Oficina de Infraestructura Alcaldía de Tunja año 2020 .. 34

Tabla 6. Optimización de Recursos invertidos ........................................................ 35

Tabla 7. Proyección Salario Mínimo en Colombia años 2021 a 2024 ..................... 35

Tabla 8. Flujo de Caja Creación de un proceso de Monitoreo y Control de los

Proyectos de Obra Civil vigentes contratados por la Alcaldía de Tunja – Boyacá. ........ 36

Tabla 9. Ecobalance ............................................................................................... 40

Tabla 10. . Lineamientos de sostenibilidad del proyecto ........................................ 42

Tabla 11. . Indicadores de desempeño ................................................................... 43

Tabla 12. Registro de Lecciones aprendidas .......................................................... 53

Tabla 13. Registro de Interesados .......................................................................... 54

Tabla 14. Nivel de Incidencia y estrategias hacía los interesados .......................... 55

Tabla 15. Poder – Interés de los Involucrados en el proyecto ................................ 55

Tabla 16. Listado de actividades con análisis PERT .............................................. 60

Tabla 17. Análisis probabilístico al 84.1% ............................................................... 63

Tabla 18. . Estimación Ascendente y determinación del Presupuesto ................... 66

Tabla 19. Estimación de los recursos ..................................................................... 69

Tabla 20. . Plan de capacitaciones ......................................................................... 71

Tabla 21. Matriz de Comunicaciones ...................................................................... 73

12

Tabla 22. Estrategia de Comunicaciones ............................................................... 74

Tabla 23. Métricas de Calidad ................................................................................ 75

Tabla 24. Documentos de prueba y evaluación ...................................................... 78

Tabla 25. Entregables verificados ........................................................................... 79

Tabla 26. Matriz PXL .............................................................................................. 84

13

Lista de Apéndices

Apéndice A. Análisis PESTLE ................................................................................ 93

Apéndice B. Matriz de Evaluación de Riegos ......................................................... 98

Apéndice C. Matriz P5 .......................................................................................... 100

Apéndice D. Formato de Solicitudes de Cambio .................................................. 101

Apéndice E. Matriz de trazabilidad de requisitos .................................................. 102

Apéndice F. Diccionario de la E.D.T ..................................................................... 105

Apéndice G. Recursos y Costos por Actividad ..................................................... 107

Apéndice H. Diagrama de Red ............................................................................. 122

Apéndice I. Línea Base del Cronograma .............................................................. 123

Apéndice J. Estimación del Costo ........................................................................ 125

Apéndice K. Matriz de Riesgos ............................................................................. 126

14

Resumen ejecutivo

El proyecto busca crear un Aplicativo de Gestión para los proyectos de obras civil vigentes

contratadas por la Alcaldía de Tunja mediante herramientas que permitirán conocer en

tiempo real el estado de cada una de las obras civiles en ejecución; para tal fin se va a

utilizar una base de datos acorde a las necesidades de la Alcaldía y en sintonía con las

solicitudes que suelen hacer los entes de control, además, de los formularios necesarios

para alimentarla así como los procedimientos técnicos para realizar la recolección de

información, también el diseño de los sistemas de reportes que permiten extraer la

información adecuada según el interesado, lo anterior en sincronía con un formato

prediseñado de un Diagrama de Gantt de fácil visualización para controlar los

cronogramas. Todo lo anterior para disminuir la probabilidad de incumplimientos en los

proyectos de Obra Civil y optimizar los recursos disponibles para las respectivas

supervisiones que debe hacer la Alcaldía a las Interventorías contratadas.

De igual manera como Alcance del Proyecto, se busca determinar el costo de la

implementación de dicho aplicativo por un contratista externo durante lo que resta del

período de la actual administración

Palabras Clave

Aplicativo de control, estado real de obras en ejecución, diagrama de Gantt.

15

Abstract

The project seeks to create a Management Application for the current civil works

projects contracted by the Tunja Mayor's Office using tools that will allow to know in real

time the status of each of the civil works in execution; For this purpose, a database will be

used according to the needs of the Mayor's Office and in tune with the requests that control

entities usually make, in addition to the necessary forms to feed it as well as the technical

procedures to carry out the collection of information, also the design of the reporting

systems that allow the extraction of the appropriate information according to the interested

party, the above in sync with a pre-designed format of an easy-to-view Gantt Chart to

control schedules. All of the above to reduce the probability of non-compliance in Civil

Works projects and optimize the resources available for the respective supervisions that

the Mayor's Office must do to the contracted auditors.

In the same way as the Scope of the Project, it seeks to determine the cost of the

implementation of said application by an external contractor during the remainder of the

current administration period.

16

Introducción

El proyecto consiste en la creación de un proceso de Gestión para los proyectos

vigentes contratados por la Alcaldía de Tunja y el costo anual de su implementación por

un contratista externo

Las entidades públicas del orden territorial en observancia previa de los principios de

la función administrativa y la contratación pública; en especial los principios de planeación

y economía elaboran estudios previos con documentos soporte para elaborar pliegos de

condiciones orientados a escoger el oferente que ejecutará cada una de las

convocatorias públicas para de esta manera satisfacer las necesidades de la entidad.

Infortunadamente no hay un control de las obras contratadas las cuales carecen de

información en tiempo real del avance en tiempo, costos, dificultades en la ejecución,

etc…Esa falta de control hace que muchas obras se retrasen, generando en algunas

ocasiones sobrecostos, problemas con la comunidad, necesidades insatisfechas e

innumerables inconvenientes que pueden ser solucionados ejerciendo un control en

tiempo real de las obras contratadas.

Según lo anterior, la correcta sistematización del estado de las obras civiles

contratadas por el Municipio de Tunja, como los correctos procedimientos para recolectar

la información que alimenta esa base de datos, así como una herramienta de

visualización que muestre en tiempo real el avance de los cronogramas de cada uno de

los proyectos ayudan a cumplir la misión de la Entidad y deriva en ahorros considerables

de costos de personal y ahorro en recursos invertidos de manera incorrecta en la

ejecución de actividades que no contribuyen a cumplir el Alcance particular de cada

proyecto a seguir, eso sin contar el invaluable costo social y político que conlleva la

demora en la ejecución de las obras o la siniestralidad de alguno de los proyectos de la

administración.

El proyecto desarrollado si bien no reducirá del todo las falencias encontradas si se

espera reduzca de manera considerable la falta de conocimiento del estado de las obras

civiles contratadas y por ende se logren tomar las decisiones acordes con cada situación

en particular en los tiempos previstos por la legislación vigente.

17

Objetivos

Objetivo General

Elaborar un aplicativo de Gestión del cronograma, Alcance y costos encaminado a

monitorear y controlar el avance de las obras contratadas vigentes por la Alcaldía de

Tunja – Boyacá

Objetivos específicos

Crear un diagrama de Gantt estándar para visualización de los cronogramas.

Crear una base de datos para automatizar la información de los proyectos

vigentes.

Elaborar los formularios y procedimientos de campo para toma de información.

Elaborar los reportes de avances, cumplimiento y seguimientos de obra.

Capacitar al personal de planta en el funcionamiento de formatos y formularios

productos del proyecto.

Determinar el costo anual de Implementación por parte de un contratista externo.

18

Antecedentes Organizacionales

1.1. Descripción de la organización ejecutora

La Alcaldía de Tunja se encuentra situada en el centro de la ciudad, esta entidad

tiene como función, administrar los recursos del municipio; también se encarga de velar

para que estos recursos sean utilizados generando bienestar a todas las personas. El

alcalde, junto con un grupo de personas a su cargo, tiene diversas funciones como la de

liderar proyectos e iniciativas con el fin de ayudar a la comunidad a buscar mejoras,

resolver todas las inquietudes y necesidades relacionadas con el municipio,

preocupándose también por la tranquilidad y la seguridad de todos los ciudadanos en su

territorio. La Alcaldía Mayor de Tunja, es una Entidad Pública, del orden territorial, que se

rige por la Constitución Política de Colombia, la ley y demás normas territoriales. (Código

de ética y buen gobierno)

1.2. Objetivos estratégicos de la organización.

Mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad en la prestación de los servicios que

demanda la ciudadanía.

Mejorar la comunicación e interacción con la comunidad y al interior del gobierno

municipal.

Mejorar las capacidades de monitoreo y evaluación con fines de mejoramiento

continuo.

Mejorar las competencias, capacidades, seguridad y salud de los servidores

públicos, para laborar en condiciones dignas y poder prestar mejores servicios.

19

1.3. Misión, visión y valores.

a) Misión

Garantizar el bienestar general y el mejoramiento de la condición de vida de los

habitantes de Tunja, a través de la prestación de servicios de calidad, en cumplimiento

de las competencias definidas en la Constitución Política y demás normas

complementarias.

b) Visión

La Alcaldía de Tunja, es una entidad pública que trabaja en equipo, dando prioridad

al interés general y al desarrollo social, con base en el aprovechamiento de nuestras

condiciones culturales y naturales, con alto aprecio por la diversidad y entendiendo el

ambiente como nuestro espacio de vida

c) Declaración de principios

los principios y valores éticos orientadores de las interrelaciones y prácticas de la

función pública de los servidores del Municipio de Tunja son:

Integridad: El servidor público debe actuar con honestidad, atendiendo siempre a la

verdad; así fomentará la credibilidad de la sociedad en las instituciones públicas y

contribuirá a generar una cultura de confianza y de apego a la verdad.

Responsabilidad: El servidor público cuenta con la capacidad de actuar con

competitividad, pertinencia, diligencia y de asumir las consecuencias de sus actos, bien

sea por acción u omisión, implementando lo necesario para corregirlas en búsqueda de

una mejora continua.

Bien Común: Todas las decisiones y acciones del servidor público deben estar

dirigidas a la satisfacción de las necesidades e intereses de la sociedad, por encima de

intereses particulares ajenos al bienestar de la colectividad. El servidor público se

encuentra en disposición de servir, con calidad, oportunidad, pertinencia y sin

discriminación a fin de satisfacer las necesidades y requerimientos del cliente interno y

externo.

20

Honradez: El servidor público debe abstenerse de solicitar, directa o indirectamente

dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.

Imparcialidad e igualdad: El servidor público actuará sin conceder preferencias o

privilegios indebidos a organización o persona alguna, su compromiso es ejercer sus

funciones de manera objetiva, sin prejuicios personales ni la influencia indebida de otras

personas. Deberá prestar los servicios que se le han encomendado a todos los miembros

de la sociedad que tengan derecho a recibirlos, sin importar su sexo, edad, raza, credo,

religión o preferencia política. Adicionalmente, brindar especial atención hacia las

personas o grupos sociales que carecen de los elementos suficientes para alcanzar su

desarrollo integral, como los adultos en plenitud, los niños, las personas con

incapacidades, los miembros de etnias y demás población vulnerable.

Justicia: El servidor público debe actuar en cumplimiento estricto de la ley,

impulsando una cultura de procuración efectiva de dar a cada cual lo que le pertenece o

corresponde y de respeto al Estado Social de Derecho, basado en hechos y argumentos

verificables.

Transparencia: El servidor público debe permitir y garantizar el acceso a la

información gubernamental, sin más límite que el que imponga el interés público y los

derechos de privacidad de los particulares establecidos por la ley. La transparencia

también implica que el servidor público haga un uso responsable y claro de los recursos

públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su aplicación.

Respeto: El servidor público debe dar a las personas un trato digno, cortés, cordial y

tolerante. Está obligado a reconocer y considerar en todo momento los derechos,

libertades y cualidades inherentes a la condición humana.

Liderazgo y trabajo en equipo: El servidor público debe convertirse en un decidido

promotor de valores y principios en la sociedad, partiendo de su ejemplo personal en el

desempeño del cargo, pero a su vez, debe actuar en unión, sintiendo como propias las

cosas, intereses y responsabilidades de los otros, expresando un alto sentido de

interacción, entrega total en la causa, circunstancia y responsabilidad que implican

asumir y compartir tanto beneficios como riesgos.

21

Figura 1. Estructura Organizacional Municipio de Tunja. Fuente. Municipio de Tunja.

Figura 2. Mapa Estratégico Municipio de Tunja. Fuente – Municipio de Tunja

Lealtad y sentido de pertenencia: El Servidor público debe demostrar fidelidad, honor,

gratitud y firmeza hacia la Administración Municipal, considerarla como propia y por tanto

asumir las responsabilidades como deber personal de satisfacción y mejora continua.

1.4. Estructura Organizacional.

1.5. Mapa estratégico.

22

Figura 3. Cadena de Valor de la Organización. Fuente – Cadena de Valor Municipio de Temuco. Elaboración propia.

1.6. Cadena de valor de la Organización.

23

2. Evaluación y Formulación (metodología del Marco Lógico)

2.1. Descripción de la necesidad

La Alcaldía de Tunja en observancia previa de los principios de la función

administrativa y la contratación pública; en especial los principios de planeación y

economía elaboran estudios previos con documentos soporte para preparar pliegos de

condiciones orientados a escoger el oferente que ejecutará cada una de las

convocatorias públicas para de esta manera satisfacer las necesidades de la entidad.

Las convocatorias públicas para la ejecución de obras civiles se realizan de tres

maneras fundamentales:

a. Licitación Pública.

b. Selección abreviada de menor cuantía.

c. Contratación directa de menor cuantía.

Una vez elegido el oferente los seguimientos de obras se realizan para licitaciones

públicas contratando una interventoría que ayude a la entidad a conseguir el objetivo

trazado, en las otras dos modalidades de contratación, en algunos casos se contrata la

interventoría y en otros se realiza la supervisión por medio de funcionarios de la oficina

de infraestructura.

El problema radica en el control de las obras contratadas las cuales carecen de

información en tiempo real del avance en tiempo, costos, dificultades en la ejecución,

etc…

Esa falta de control hace que muchas obras se retrasen, generando en algunas

ocasiones sobrecostos, problemas con la comunidad, necesidades insatisfechas e

innumerables inconvenientes que pueden ser solucionados ejerciendo un control en

tiempo real de las obras contratadas.

24

Figura 4. Árbol de Problemas. Fuente. Elaboración propia

2.2. Árbol de problemas

25

Figura 5. Árbol de Objetivos Fuente. Elaboración propia

Figura 6. Árbol de Acciones. Fuente. Elaboración propia

2.3. Árbol de objetivos.

2.4. Árbol de acciones

26

2.5. Determinación de alternativas.

Para la postulación de alternativas y la elección de las acciones propuestas más

viables, se realizar la siguiente matriz:

Tabla 1. Determinación de Alternativas

ALTERNATIVA A. Creación de un aplicativo de Gestión para los proyectos de obra civil

contratados vigentes. B. Pagar las consultorías de tal manera que exista un responsable en la

planificación de los proyectos. C. Contratar una persona Natural o jurídica externa que realice la supervisión

de las obras civiles en ejecución. D. Capacitar al personal en herramientas informáticas (Project, Excel etc).

Fuente. Elaboración propia

ALTERNATIVA

1. A y C: Creación de un aplicativo de Gestión de los proyectos de obra civil

contratados por la Alcaldía de Tunja – Boyacá y costo de implementación.

2. B y D: Contratar consultorías e Interventorías suficientes para una mejor

planificación de los proyectos a ejecutar y capacitación del personal de planta en

herramientas informáticas.

2.6. Evaluación de alternativas.

Se requiere la evaluación de alternativas propuesta para la formulación del proyecto

con el fin de solucionar el problema.

Tabla 2. Evaluación de Alternativas

CRITERIOS A EVALUAR PONDERACION ALTERNATIVA 1

ALTERNATIVA 2

Costo de Implementación. 20% 5 5 Facilidad de Implementación. 20% 5 1

Impacto con la Comunidad 20% 3 1 Eficiencia en el Desarrollo de las

Obras 40% 5 5

TOTAL 100 4.6 3.4 Fuente. Elaboración propia

27

2.7. Descripción de la alternativa seleccionada.

La Alternativa escogida es la 1 ya que es la que optimiza los costos y facilidad de

implementación, adicional a ello, optimiza el impacto con la comunidad y la eficiencia en

el desarrollo de las obras contratadas por el Municipio.

3. Marco Metodológico

3.1. Tipos y Métodos de Investigación.

El tipo de investigación que se implementará es el de Proyecto factible ya que busca

la solución de un problema específico que es la falta de control en tiempo real a las obras

contratadas por el municipio, en cuanto al método, se eligió el Inductivo por lo que se

comenzará con una observancia de la situación, clasificación de la misma para

posteriormente después de analizarla, producir la mejor solución al problema detectado.

3.2. Herramientas para la recolección de Información.

La recolección de información se hará de manera directa será principalmente

documental, tomando información directamente en campo y secundaria en los archivos

del Municipio y / o páginas de contratación.

3.3. Fuentes de Información

La fuente de información principal será páginas de internet como lo es la página del

SECOP en la cual se puede apreciar el estado de los proyectos del municipio, desde la

cual se podrá evaluar el grado de detalle que está siendo documentado en cada obra en

ejecución, nombre del contratista, fecha de iniciación, plazo contractual, estudios previos,

estudios de mercado, etc…

También fuentes escritas como las carpetas donde reposan los informes de las obras

en ejecución para saber el nivel de detalle de los avances de la mismas.

Fuentes orales que son el personal que de una u otra manera tiene que ver con las

obras en ejecución (Stakeholders de cada proyecto del Municipio).

28

Directamente en las obras en ejecución donde se podrá evaluar el grado de detalle

plasmado en las carpetas o páginas oficiales de contratación

4. Estudio y Evaluaciones

4.1. Estudio Técnico

4.1.1. Diseño conceptual de la solución

El producto final del proyecto es un Aplicativo y costo de implementación de un

sistema de entradas y salidas donde se pueda evidenciar en tiempo real el estado de los

proyectos de obra civil contratados por la Alcaldía de Tunja en cuanto a las condiciones

pactadas originalmente en los respectivos contratos, lo anterior sincronizado con un

formato Gantt prediseñado para poder visualizar el avance de los cronogramas

presentados para cada proyecto en particular.

Las entradas serán la información solicitada en los proyectos en ejecución y/o

suspendidos y/o que por cualquier razón no hayan sido liquidados, se analizarán los tipos

de minutas de contratos y tipos de procesos contractuales que realiza la Alcaldía de Tunja

para poder detallar los requerimientos de cada uno de ellos en cuanto al alcance, plazo,

equipo de trabajo, maquinaria mínima a emplear, programas y planes exigidos y demás

requerimientos técnicos particulares.

Adicional a lo contractual se ingresará información sobre, suspensiones, prorrogas,

adiciones de recursos, actas de modificación de cantidades de obra, creación de ítems

no previstos, equipo de trabajo en obra, maquinaria en obra, cesión de contrato si aplica,

listado de comunicaciones, porcentaje de avance, programación de obra propuesta y

avance efectivo en el tiempo al igual que otro tipo de ofrecimientos realizados por el

oferente en la presentación de la propuesta.

Esta información será obtenida principalmente de la página oficial de contratación

Secop I y/o Secop II y enriquecida con las carpetas del Municipio donde reposa la

documentación de los contratos.

29

Otra entrada importante es la visita profesional a las obras en ejecución donde se

verificará el estado real de las obras frente al estado documental de las mismas.

Adicionalmente se elaborarán una serie de formularios para poder actualizar la

información de cada una de las obras civiles vigentes de manera que se pueda monitorear

y controlar el estado de cada una de ellas, principalmente se estandarizara un formato

en Microsoft Project en el cual se introducirán los datos correspondientes a el cronograma

de obra propuesto por el contratista y los porcentajes de avance reales semanales o

mensuales según el tipo de proyecto. De igual manera se actualizará la base de datos en

tiempo real con cada una de las actuaciones que se realicen por parte de los encargados

de la obra, es decir diferentes tipos de actas que pueden suscribirse entre las partes.

Se elaborará un formato de reportes semanales a la oficina que considere la entidad

para que la Alcaldía de Tunja pueda tener un conocimiento claro del estado de las obras

vigentes para tener una herramienta eficaz y real para tomar las medidas correctivas a

que haya lugar.

Es necesario conocer el costo de implementación del Aplicativo por parte de un

operador externo, razón por la cual se determinará el costo del contrato a publicar en

licitación pública.

4.1.2. Análisis y descripción del proceso

Se desarrollará teniendo en cuenta los siguientes pasos:

a) Recolección de Información disponible en las páginas del Secop o en carpetas del

Municipio de los requerimientos en los tipos de contratos vigentes realizados por la

Alcaldía de Tunja.

b) Elaboración de una base de datos que permita ordenar de forma rápida y sencilla la

información recolectada.

c) Creación de plantillas para estandarizar la recolección periódica de información, así

como los reportes a entregar al encargado del Municipio.

30

d) Determinar el personal necesario para la Implementación del Aplicativo y el costo

de la licitación para escoger al oferente indicado.

4.1.3. Definición del tamaño y localización del proyecto.

El Proyecto se desarrollará en la Ciudad de Tunja, capital de Departamento de

Boyacá.

Figura 7. Ubicación de Tunja en Colombia. Fuente: http://www.tunja-boyaca.gov.co/municipio/geografia

31

Tabla 3. Requerimientos para el desarrollo del proyecto

4.1.4. Requerimientos para el desarrollo del proyecto (equipos,

infraestructuras, personal e insumos)

No DESCRIPCION Und Cant

PERSONAL 1 Director del proyecto Und 1 2 Ing Civil y/o Vías Und 2 3 Tecnólogo Und 2 4 Secretariado Und 1 5 Personal de Aseo Und 1 INFRAESTRUCTURA

6 Oficina Mes 2 SERVICIOS

7 Servicios públicos (Agua, luz) Mes 2 8 Servicio de Internet (Triple Pack) Mes 2 9 Líneas Celular Mes 2

10 Transportes Mes 2 INSUMOS

10 Papelería Mes 2 EQUIPOS

11 Computador fijo Und 1 12 Computador portatil Und 5 13 Impresora Multifuncional Und 1 14 Office Profesional Und 6

Fuente. Elaboración Propia

4.2. Estudio de mercado

4.2.1. Población.

Los proyectos para realizar en la ciudad dependen de la gestión de la administración

ante los organismos respectivos, sin embargo, se estima que vigentes de

administraciones anteriores existen aproximadamente 10 proyectos. Los interesados son

la población en General de la ciudad de Tunja.

4.2.2. Dimensionamiento de la demanda.

En promedio, en los procesos licitatorios participan alrededor de 60 oferentes entre

personas naturales y jurídicas

32

4.2.3. Dimensionamiento de la oferta

Existen aproximadamente 10 proyectos vigentes a los que hay que comenzar a

realizar la implementación, adicionalmente y teniendo en cuenta los datos del año 2019,

la Alcaldía de Tunja contrata 9 licitaciones públicas de ejecución de obras civiles, 19

procesos de Selección abreviada de menor cuantía y 40 procesos de contratación de

mínima cuantía.

4.3. Estudio de Viabilidad financiera

4.3.1. Estimación de costos de Inversión del Proyecto

Se estima unos costos de Inversión del Proyecto de $97.883.459 (noventa y siete

millones ochocientos ochenta y tres mil cuatrocientos cincuenta y nueve m/cte.)

4.3.2. Definición de costos de Operación y Mantenimiento del Aplicativo

El Proyecto está planificado para una operación de tres años, lo anterior teniendo en

cuenta que es el período restante de la administración actual y un nuevo mandatario

implica una serie de requisitos que se deben evaluar a su debido tiempo. A continuación,

se presenta la discriminación de los costos de Operación y Mantenimiento del desarrollo

del Proyecto con costos estimados para el año 2020.

Tabla 4. Costos para el desarrollo del proyecto (oficina enfocada al teletrabajo)

No DESCRIPCION Cantidad Salario Mensual Valor Mensual (Inc

FPS)

Valor Total Mensual

A EQUIPO DE TRABAJO DESARROLLO DEL PROYECTO

A.1 Director del proyecto 1 $ 5,500,000 $ 8,761,133 $ 8,761,133

A.2 Ing Civil y/o Vías 2 $ 3,500,000 $ 5,575,267 $ 11,150,534

A.3 Tecnólogo 2 $ 2,000,000 $ 3,422,297 $ 6,844,594

A.4 Secretariado 1 $ 1,200,000 $ 2,053,378 $ 2,053,378

A.5 Personal de Aseo 1 $ 1,000,000 $ 1,711,149 $ 1,711,149

TOTAL MENSUAL A $ 30,520,788

No DESCRIPCION Unidad Cantidad Valor Mensual

Valor Total Mensual

B INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

B.1 Oficina Mes 2 $ 1,200,000 $ 2,400,000

B.2 Servicios públicos (Agua, luz) Mes 2 $ 250,000 $ 500,000

33

B.3 Servicio de Internet (Triple Pack)

Mes 2 $ 150,000 $ 300,000

B.4 Líneas Celular Mes 2 $ 300,000 $ 600,000

B.4 Transportes Mes 2 $ 300,000 $ 600,000

C MATERIALES

C.1 Papelería Mes 2 $ 450,000 $ 900,000

TOTAL MENSUAL B + C $ 5,300,000

TOTAL MENSUAL A + B + C $ 35,820,788

TOTAL MESES PROYECTO 2


D INSUMOS Y EQUIPOS

D.1 Computador fijo Mes 2 $ 200,000 $ 400,000

D.2 Computador portatil Mes 10 $ 250,000 $ 2,500,000

D.3 Impresora Multifuncional Mes 2 $ 150,000 $ 300,000

D.4 Office Profesional Und 6 $ 1,500,000 $ 9,000,000

TOTAL D $ 12,200,000

TOTAL PROYECTO A + B + C + D $ 83,841,576


4.3.3. Análisis de tasas de Interés para costos de oportunidad

Teniendo en cuenta que la Alcaldía de Tunja es una entidad de orden gubernamental,

su objetivo no es generar utilidades, por esta razón se ha fijado como una tasa de

oportunidad el valor de los créditos institucionales que en promedio se pueden fijar en un

12% E.A.

4.3.4. Análisis de tasas de Interés para costos de financiación

En cuanto a las tasas de interés para costos de financiación, este tipo de Proyectos

la Alcaldía de Tunja los paga contraentrega, es decir, no existe costo de financiación

como tal, adicionalmente los recursos existen para una destinación específica. Lo que si

hay que tener en cuenta son los costos anuales de Operación y Mantenimiento para lo

cual se debe tener en cuenta los incrementos anuales en costos de Mano de Obra,

arriendos y alquileres.

34

4.3.5. Tablas de amortización y / o capitalización

Como el proyecto en su Operación va a tener unos ingresos y egresos, para los

primeros es necesario conocer el costo estimado de beneficios que le brindará a la

entidad la implementación del proyecto, de acuerdo a lo anterior se fijaron los siguientes

factores para cuantificar el ahorro generado así:

Reducción en la cantidad de personal para la supervisión de las obras contratadas:

La Alcaldía de Tunja cuenta con 3 ingenieros especialistas, 4 Ingenieros civiles, 1

arquitecto y 4 administradores de obras civiles, adicional, cuenta con 10 profesionales

contratados por prestación de servicios. Ya que el personal de planta no puede ser

modificado, se plantea suprimir los profesionales contratados por prestación de servicios

aprovechando también el ahorro generado por rendimientos de personal. En promedio el

valor de cada contrato de prestación de servicios es de $5.000.000, para un ahorro

mensual de $50.000.000, lo anterior para el año 2020.

Tabla 5. Costos personal Oficina de Infraestructura Alcaldía de Tunja año 2020

No DESCRIPCION CANT SALARIO M FPS Valor Mensual

Valor Total Mensual

1 Ing especialista 3 $ 4,500,000 59.29% $ 7,168,200 $ 21,504,600

2 Ing Civil y/o vías 4 $ 2,800,000 59.29% $ 4,460,213 $ 17,840,852

3 Arquitecto 1 $ 2,800,000 59.29% $ 4,460,213 $ 4,460,213

4 Administrador de Obras civiles

4 $ 2,200,000 59.29% $ 3,504,453 $ 14,017,812

5 CPSs 10 $ 5,000,000 0.00% $ 5,000,000 $ 50,000,000

TOTAL CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS AÑO 2020 (CPSs) (12 MESES)

$ 600,000,000

AUMENTO SMMLV ESTIMADO AÑO 2021 5.62%

TOTAL VALOR ESTIMADO CPSs AÑO 2021 $ 633,746,582


El costo anual de los Contratos de Prestación de Servicios que son los que el

Proyecto busca eliminar es de $50.000.000 * 12 meses = $600.000.000 al año (para el

año 2020).

El Municipio tiene un Presupuesto anual de libre destinación para el año 2020 de

$92.500.000.000 (noventa y dos mil quinientos millones de pesos m/cte), los recursos de

35

libre destinación son los que se destinan para la construcción de obras civiles

principalmente, lo anterior no tiene en cuenta recursos obtenidos por otro tipo de vías

como vigencias futuras, empréstitos, etc…Como beneficio del proyecto al poder tener un

control de los proyectos en tiempo real se estima con una tesis absolutamente

conservadora un 0.1% del valor del Presupuesto Municipal, es decir, para el año 2020

$92.500.000 (noventa y dos millones de pesos m/cte).

Tabla 6. Optimización de Recursos invertidos

PRESUPUESTO ANUAL LIBRE DESTINACION AÑO 2020 $ 92,500,000

AUMENTO INFLACION ESTIMADO AÑO 2021 3.00%

TOTAL VALOR ESTIMADO PRESUPUESTO ANUAL LIBRE DESTINACION AÑO 2021

$ 95,275,000


Existe un beneficio adicional que es el que refiere al componente netamente social,

este componente por ser de tan difícil cuantificación no lo vamos a incluir en los beneficios

del proyecto.

En cuanto a las tablas de amortización, es importante conocer los porcentajes de

incremento anual para cada uno de los beneficios encontrados, el Presupuesto Municipal,

estimamos un incremento estándar del 3%, en cuanto a los salarios para estimar el costo

del personal en los siguientes tres años se estimó utilizando la herramienta “Previsión de

Excel” tomando como base los incrementos del salario mínimo mensual vigente de los

últimos 10 años, dando como resultado los siguientes valores:

Tabla 7. Proyección Salario Mínimo en Colombia años 2021 a 2024

SALARIO MINIMO EN COLOMBIA

No AÑO VALOR INC

1 2010 $ 515,000

2 2011 $ 535,600 4.00%

3 2012 $ 566,700 5.81%

4 2013 $ 589,500 4.02%

5 2014 $ 616,000 4.50%

6 2015 $ 644,350 4.60%

7 2016 $ 689,455 7.00%

36

8 2017 $ 737,717 7.00%

9 2018 $ 781,242 5.90%

10 2019 $ 828,116 6.00%

11 2020 $ 877,803 6.00%

12 2021 $ 927,174 5.62%

13 2022 $ 976,552 5.33%

14 2023 $ 1,025,930 5.06%


Para el año 2021 el beneficio por la eliminación de los Contratos de Prestación de

Servicios con un incremento del 5.62% (ver tabla 5) será de $633.746.582 (seiscientos

treinta y tres millones setecientos cuarenta y seis mil quinientos ochenta y dos pesos

m/cte), año en que comienza el proyecto a operar.

Para el beneficio por optimización en la ejecución de las obras civiles con un

incremento del 3% será de $95.275.000 (noventa y cinco millones doscientos setenta y

cinco mil pesos m/cte) para el año 2021, año en que comienza el proyecto operar.

4.3.6. Flujo de Caja

El flujo de caja esperado para los años 2021, 2022 y 2023 será el siguiente:

Tabla 8. Flujo de Caja Creación de un proceso de Monitoreo y Control de los Proyectos de Obra Civil vigentes contratados por la Alcaldía de Tunja – Boyacá.

AÑO 0 1 2 3

BENEFICIOS ECONOMICOS

Aumento Salario mínimo mensual

5.33% 5.06% 4.81%

Inflación estimada 3.00% 3.00% 3.00%

Personal oficina de infraestructura

$ 633,746,582 $ 665,790,876 $ 697,835,170

Optimización de recursos Invertidos

$ 95,275,000 $ 98,133,250 $ 101,077,248

VENTAS DE ACTIVOS

TOTAL INGRESOS $ 729,021,582 $ 763,924,126 $ 798,912,418

Contrato de Operación Aplicativo

$ 544,713,456 $ 561,054,860 $ 577,886,506

TOTAL COSTOS FIJOS $ 544,713,456 $ 561,054,860 $ 577,886,506

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO $ 184,308,126 $ 202,869,266 $ 221,025,912

IMPUESTOS 0% $ 0 $ 0 $ 0

37

UTILIDAD NETA $ 184,308,126 $ 202,869,266 $ 221,025,912

INVERSIONES

VALOR PROYECTO -$ 97,883,459

TOTAL FLUJO DE CAJA -$ 97,883,459 $ 184,308,126 $ 202,869,266 $ 221,025,912

Costo de Oportunidad 12%

VNA $ 385,725,383

TIR 187.64%

B / C 3.94


4.3.7. Evaluación Financiera del proyecto

El proyecto presenta una viabilidad financiera de acuerdo a los siguientes

indicadores:

El Proyecto es rentable con un VNA de $385.725.383

El proyecto tiene una TIR de 187.64%

La relación Beneficio / Costo es de 3.94

4.4. Estudio Social y Ambiental

4.4.1. Análisis y categorización de Riesgos

Caracterización del entorno

El Entorno donde se desarrollará el proyecto en la parte política está enfocado a la

administración actual, involucrado la comunidad de los diferentes barrios y veredas que

componen la ciudad, en cuanto a tecnología se requiere de herramientas informáticas y

espacio de almacenamiento en la nube, se necesita un Equipo mínimo de trabajo tanto

para el proyecto como para el producto del mismo que debe contar con su vinculación de

acuerdo a la normatividad vigente, adicionalmente hacen parte del entorno del proyecto

todos los involucrados en la ejecución de las obras civiles, es decir personas naturales y

38

jurídicas contratistas e interventores así como el personal de planta que labora en las

oficinas encargadas de las supervisiones de dichas obras.

Análisis PESTLE

El análisis PESTLE analiza el Entorno del Proyecto y permite identificar

Oportunidades y amenazas. Ver Apéndice A

La caracterización de componentes de Riesgo Muy Negativos o Negativos se

presentan en la interacción con la comunidad o con elementos políticos que basan sus

principios en corrupción.

Es muy importante contar con que el período ejecutivo recién comenzó el 1 de enero

de 2020, es decir, son casi 4 años completos en que se puede continuar con las políticas

objeto del proyecto.

La ciudad de Tunja es una ciudad pequeña, con niveles de seguridad altos y buena

cobertura de servicios y presencia del Estado en todos sus sectores, podría decirse que

el nivel de vida es bueno razón por la cual la administración local debe mantener una

infraestructura en buen estado y hacer presencia en sectores que lo requieran.

Análisis de riesgos

Los Riesgos son todos aquellos factores positivos y negativos que pueden ocurrir

durante el ciclo de vida del proyecto.

Los riesgos detectados son principalmente de origen Tecnológico y Humano,

también se detectan Riesgos de origen Natural y Biológico, este último dadas las

circunstancias que nos aquejan y que hace un riesgo, aunque remoto con un fuerte

impacto sobre el proyecto.

Matriz de evaluación de riesgos

El mayor Riesgo detectado es el que implica desplazarse a las obras en ejecución

para la toma de información, es un riesgo que hay que mitigar ya que es imposible de

eliminar por la misma esencia de la actividad.

39

Es importante prestar principal atención a la seguridad en los desplazamientos y

sobre todo cuando se trate de proyectos en áreas abiertas evitar la presencia del Equipo

de trabajo bajo condiciones atmosféricas que planteen la posibilidad de descargas

eléctricas. Por otra parte, la seguridad de los equipos con elementos de protección ante

sobrecargas es importante ya que representan un costo elevado en el desarrollo del

proyecto. Ver Apéndice B

4.4.2. Análisis ambiental del ciclo de vida del proyecto

El Impacto se medirá de acuerdo a la Matriz de sostenibilidad y se trata de identificar

los principales impactos desde el enfoque del ciclo de vida del proyecto y del producto

resultante del mismo.

Análisis de impactos ambientales

Consiste en identificar como afecta el proyecto al entorno, es decir, el impacto

ambiental que tiene el proyecto durante su ciclo de vida

El proyecto básicamente en todas etapas tiene como equipo indispensable el

computador, la mayoría de informes deben ser presentados vía on-line así que no se

requiere la impresión en un uso significativo, los desplazamientos para la toma de

información requieren el uso de vehículos para poder llevar a los encuestadores a los

sitios de las obras en ejecución.

Teniendo en cuenta lo anterior, el impacto ambiental es el consumo de energía y el

consumo de combustible, también habría un impacto en los desechos de elementos

tecnológicos, pero para la duración del proyecto (2 meses) se estima que su valor es

despreciable

El producto es un Aplicativo que ofrece las herramientas necesarias para su fácil

alimentación y manipulación. Si nos referimos al producto, además de la energía que se

consume, también hay que tener en cuenta la obsolencia en los equipos que requerirán

de un reciclaje de los mismos, además del Impacto Ambiental que crea la producción de

los equipos de cómputo y dispositivos externos para el almacenamiento de la

información. Entonces habrá un impacto ambiental en la explotación de los recursos,

40

socialmente en las personas involucradas en la explotación de insumos, en la producción

de los equipos y en la comercialización de los mismos.

Otro factor que hay que tener en cuenta son los residuos sólidos que pueden generar

las personas que trabajan en los procesos y el consumo de agua para suplir sus

necesidades, lo anterior sin importar si laboren en un sitio específico o mediante la

modalidad de Teletrabajo

La vida útil estimada por razones políticas es de 3 años y medio que es el período

del Alcalde actual restante para cuando se entregue el proyecto, no obstante, la idea es

que el siguiente mandatario continúe con el producto.

La idea es si hay obsolencia en un equipo, éste reciclarlo mediante su reutilización

para labores que requieran menos capacidad de memorias en otras dependencias o

escuelas públicas que los puedan necesitar

Tabla 9. Ecobalance

FASE ENTRADAS MATERIALES Y/ O EQUIPOS

SALIDAS

INICIO Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía

Papel Impresoras

Tinta Dispositivos externos

PLANEACION Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía

Papel Impresoras


RECOLECCION DE INFORMACION

Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía (combustibles)

Papel Impresoras Consumo de Energía


Combustible Vehículos

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION

Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía

Dispositivos externos

ELABORACION DE FORMATOS DE REPORTES Y

FORMULARIOS



41

DETERMINACION DEL COSTO DE

CAPACITACIONES



CIERRE Energía Eléctrica Computadores Consumo de Energía

Papel Impresoras



A pesar de tratarse de un proyecto que busca ser sostenible ambientalmente, se crea

un impacto sobre el entorno.

Hay que investigar de qué forma se produce la Energía para la Ciudad de Tunja ya

que en Boyacá existen hidroeléctricas y una termoeléctrica muy cercana a la ciudad, la

cual generará un mayor impacto ambiental.

El Impacto sobre el entorno lo da en muy buena medida las actividades propias del

ser humano y a pesar de ser situaciones que se producen con o sin la implementación

del producto es bueno tener en cuenta la generación de residuos ya que se entiende que

los recursos humanos que se empleen hacen parte de los procesos resultado del

proyecto a desarrollar.

4.4.3. Responsabilidad Social - Empresarial (RSE)

Lineamientos de sostenibilidad del proyecto

Se elabora un cuadro con las estrategias de sostenibilidad del proyecto según el

análisis PESTLE elaborado, a cada estrategia se le asigna un nombre, unos objetivos,

unas actividades y se cuantifican unas metas. Vale la pena aclarar que las actividades a

realizar son las que por iniciativa propia son las más convenientes, pero no significa que

en un futuro puedan involucrase más actividades si se nota que las metas no se van a

cumplir (ver tabla 10)

42

Tabla 10. . Lineamientos de sostenibilidad del proyecto

Nombre de la estrategia

Principales actividades de la estrategia

Objetivo Meta Indicador Tipo de Indicador

Mejorar el Indicador de la Huella de Carbono

Reducción al máximo de los viajes a revisar las obras en ejecución mediante solicitud de reportes por parte de las Interventorías contratadas.

Reducir el índice de la Huella de Carbono

Que la HC sea menor a 10 T CO2

Índice de la Huella de Carbono

Generado

Efecto

Continuidad con el proyecto en la siguiente administración

Elaborar informes adecuados que muestren en tiempo real el avance de las obras y sirvan para u la administración municipal controle el avance de las mismas.

Lograr que la siguiente administración se convenza de los beneficios del proyecto

Continuidad con el proyecto por 4 años más

Años del proyecto

implantado

Producto

Mejorar la imagen institucional frente a la comunidad

Comunicar adecuadamente el estado de las obras civiles involucrando a las juntas de acción comunal y veedurías ciudadanas

Lograr que la comunidad conozca en tiempo real el estado de las obras en ejecución y las razones por las que pueden tener dificultades

Aumento de la imagen de la administración mayor al 50% de aceptación

Índice de favorabilidad

Producto

Responder en forma ágil y eficaz a los entes de control

Tener una base de datos sólida para responder de forma rápida y argumentada los requerimientos de entes de control como Procuraduría y Contraloría.

Minimizar la apertura de hallazgos por parte de los entes de control

Reducir en un 40% las investigaciones abiertas

Hallazgos realizados

Producto

Optimizar el uso de los equipos informáticos

Mantener actualizados los equipos y con programas que eviten el software malicioso y pérdida o robo de información

Lograr que el uso de los equipos sea óptimo a pesar de la obsolencia que pueda generarse

Los equipos utilizados deben tener una vida útil de por lo menos dos años

Tiempo de uso

implementado

Gestión

Disminuir el consumo de agua en la Entidad

Se debe generar al máximo la cultura del teletrabajo.

Reducir desde la entidad el consumo de agua

Disminuir en un 50% el consumo de agua del Equipo de trabajo dentro de la Entidad

M3 de agua consumidos

Gestión

Disminuir enfermedades laborales

Realizar charlas y capacitaciones para buenas posturas en el trabajo y

Lograr un mejor rendimiento en el Equipo de Trabajo

Reducir en un 70% la ausencia laboral.

Permisos por

enfermedad

Efecto

43

ejercicios de pausa activas que reduzcan el estrés

laborables efectuados


Indicadores de desempeño de sostenibilidad del proyecto

Una vez determinados cuántos y cuáles son los indicadores para medir la

sostenibilidad del proyecto, en este trabajo se procede a asignarles una unidad de

medida, una periocidad para su medición y la formulación con que se hallara dicho

indicador (ver tabla 11).

Tabla 11. . Indicadores de desempeño

Nombre del indicador

Descripción Unidad de medida

Fórmula Periodicidad Tipología

Mejorar el Indicador de la Huella de Carbono

Reducir el índice de la Huella de Carbono

T CO2 Sumatoria de las emisiones de

CO2 en Toneladas

Bimestral Efecto

Continuidad con el proyecto en la siguiente administración

Lograr que la siguiente administración se convenza de los beneficios del proyecto

Unidad Si / No Bimestral Producto

Mejorar la imagen institucional frente a la comunidad

Lograr que la comunidad conozca en tiempo real el estado de las obras en ejecución y las razones por las que pueden tener dificultades

Porcentaje # de personas con imagen

favorable / total de la muestra *

100

Bimestral Producto

Responder en forma ágil y eficaz a los entes de control

Minimizar la apertura de hallazgos por parte de los entes de control

Porcentaje (# de hallazgos Procuraduría + #

de hallazgos Contraloría + # de hallazgos

Fiscalía) / # de obras civiles en ejecución * 100

Mensual Producto

44

Optimizar el uso de los equipos informáticos

Lograr que el uso de los equipos sea óptimo a pesar de la obsolencia que pueda generarse

Unidad Cantidad de equipos

desactualizados

Bimestral Gestión

Disminuir el consumo de agua en la Entidad

Reducir desde la entidad el consumo de agua

M3 M3 consumidos / mes

Mensual Gestión

Disminuir enfermedades laborales

Lograr un mejor rendimiento en el Equipo de Trabajo

Porcentaje # de días con permisos por

enfermedad / 30

Mensual Efecto


5. Planes de Gestión del Proyecto

5.1. Gestión de la Integración del Proyecto

5.1.1. Acta de Constitución (Project Charter)

PROYECTO

CREACION DE UN APLICATIVO DE GESTION PARA LOS PROYECTOS DE OBRA CIVIL

CONTRATADOS POR LA ALCALDIA DE TUNJA Y COSTO DE SU IMPLEMENTACION.

NOMBRE DEL CLIENTE O SPONSOR

Alcaldía Municipio de Tunja

DESCRIPCION DEL PROYECTO

El proyecto consiste en la creación de un Aplicativo de entradas y salidas de información para poder

monitorear y controlar los contratos de obras civiles vigentes efectuados por el municipio de Tunja y

conocer el costo de Implementación por parte de un contratista externo.

DESCRIPCIONES DEL PRODUCTO DEL PROYECTO

El producto final del proyecto es un Aplicativo y costo de implementación de un sistema de entradas y

salidas donde se pueda evidenciar en tiempo real el estado de los proyectos de obra civil contratados

por la Alcaldía de Tunja en cuanto a las condiciones pactadas originalmente en los respectivos contratos,

45

lo anterior sincronizado con un formato Gantt prediseñado para poder visualizar el avance de los

cronogramas presentados para cada proyecto en particular.

Las entradas serán la información solicitada en los proyectos en ejecución y/o suspendidos y/o que por

cualquier razón no hayan sido liquidados, se analizarán los tipos de minutas de contratos y tipos de

procesos contractuales que realiza la Alcaldía de Tunja para poder detallar los requerimientos de cada

uno de ellos en cuanto al alcance, plazo, equipo de trabajo, maquinaria mínima a emplear, programas y

planes exigidos y demás requerimientos técnicos particulares.

Adicional a lo contractual se ingresará información sobre, suspensiones, prorrogas, adiciones de

recursos, actas de modificación de cantidades de obra, creación de ítems no previstos, equipo de trabajo

en obra, maquinaria en obra, cesión de contrato si aplica, listado de comunicaciones, porcentaje de

avance, programación de obra propuesta y avance efectivo en el tiempo al igual que otro tipo de

ofrecimientos realizados por el oferente en la presentación de la propuesta.

Esta información será obtenida principalmente de la página oficial de contratación Secop I y/o Secop II

y enriquecida con las carpetas del Municipio donde reposa la documentación de los contratos.

Otra entrada importante es la visita profesional a las obras en ejecución donde se verificará el estado

real de las obras frente al estado documental de las mismas.

Adicionalmente se elaborarán una serie de formularios para poder actualizar la información de cada una

de las obras civiles vigentes de manera que se pueda monitorear y controlar el estado de cada una de

ellas, principalmente se estandarizara un formato en Microsoft Project en el cual se introducirán los datos

correspondientes a el cronograma de obra propuesto por el contratista y los porcentajes de avance reales

semanales o mensuales según el tipo de proyecto. De igual manera se actualizará la base de datos en

tiempo real con cada una de las actuaciones que se realicen por parte de los encargados de la obra, es

decir diferentes tipos de actas que pueden suscribirse entre las partes.

Se elaborará un formato de reportes semanales a la oficina que considere la entidad para que la Alcaldía

de Tunja pueda tener un conocimiento claro del estado de las obras vigentes para tener una herramienta

eficaz y real para tomar las medidas correctivas a que haya lugar.

Es necesario conocer el costo de implementación del Aplicativo por parte de un operador externo, razón

por la cual se determinará el costo del contrato a publicar en licitación pública.

46

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Concepto Objetivos Métrica Indicador de

éxito

Alcance Creación de un aplicativo con

entradas y salidas de información de

cada uno de los proyectos en

ejecución y costo de Implementación

que lleve a optimizar los procesos de

seguimiento y control de obras

contratadas en la Alcaldía de Tunja –

Boyacá.

UND Cumple / no

cumple

Tiempo 62 días Día Cumple / no

cumple

Costo $ 97.883.459 Pesos Cumple / no

cumple

Calidad Entrega a satisfacción del producto GLB Cumple / no

cumple

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

HITOS DEL PROYECTO

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA

Entrega Plan de Gestión. Día 7

Firma de aprobación tabla base de datos para almacenamiento de

la información.

Día 22

47

Firma aprobación Diagrama de Gantt estándar para

procesamiento de la información.

Día 39

Entrega formatos y formularios para toma de información

definitivos.

Día 39

Firma aprobación formatos de reportes de Avance Día 46

Firma de aprobación Costo de Implementación Día 58

Cierre Día 60

PRINCIPALES RIESGOS DE ALTO NIVEL

Demoras en los suministros de información tanto de supervisores, interventores y/o contratistas

PRESUPUESTO

CONCEPTO VALOR

Personal $ 55.840.226

Transportes $ 5.091.981

Materiales $ 847.500

Equipos $ 20.775.255

TOTAL $ 82.484.962

Reserva de Contingencia $ 6.500.000

LINEA BASE DE COSTOS $ 88.984.962

Reserva de Gestión (10%) $ 8.898.496

TOTAL PRESUPUESTO $ 97.883.459

LISTA DE INTERESADOS CLAVE (STAKEHOLDERS)

Nombre Rol en el

proyecto

Fase de mayor

Interés

Expectativas

Principales

Interno /

Externo

Apoyo

Neutral /

Opositor

Oficina de

Contratación AT

Interno INICIO INT N

48

Oficina de Planeación

AT

Interno TODAS INT A

Otras dependencias

AT

Interno EJECUCION Y

CIERRE

INT N

Comunidad Externo EJECUCION EX O

Contratistas Externo EJECUCION EX A

Interventores Externo EJECUCION EX A

Entes de Control Externo CIERRE EX O

Entidades Financieras Externo INICIO EX A

Proveedores Externo INICIO Y

EJECUCION

EX A

Equipo del Proyecto Interno TODAS INT A

Director del Proyecto Interno TODAS INT A

NIVELES DE AUTORIDAD

Área de Autoridad Descripción del Nivel de Autoridad

ALTO: DIRECTOR DEL PROYECTO Total autoridad sobre el manejo de recursos y

decisiones

MEDIO: PROFESIONALES Autoridad sobre el manejo de recursos humanos y

decisiones en el área específica

BAJO: TÉCNICOS Las decisiones deben ser consultadas a su

superior

DESIGNACION DEL DIRECTOR DEL PROYECTO

NOMBRE PABLO JAVIER BARRERA R NIVEL DE AUTORIDAD

REPORTA A ALCALDIA MUNICIPIO DE

TUNJA

ALTO

SUPERVISA A EQUIPO DEL PROYECTO

49

APROBACIONES

CARGO FECHA FIRMA

Secretario de Infraestructura

Profesional Delegado

5.1.2. Registro de supuestos y restricciones

RESTRICCIONES DE ALTO NIVEL

INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN

Procesos de Gestión de la Calidad de la Alcaldía de

Tunja

Leyes y decretos que rigen la contratación pública

Personal de la Alcaldía de Tunja

SUPUESTOS

INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN

La información suministrada es verídica El seguimiento de los contratos de obra pública

requieren de un control y monitoreo permanente

La planta de personal es idónea y profesional El Proponente favorecido para Implementar el

Aplicativo es idóneo

5.1.3. Plan de Gestión de Beneficios

PROYECTO



Nombre del Cliente o Sponsor


50

BENEFICIOS TANGIBLES - INCLUYE LA IMPLEMENTACION DEL APLICATIVO

Concepto Planeado Real % Variación Resultado de la Medición

Valor Actual Neto

(NPV)

$ 385.725.383 Beneficios por Eficiencia /

Productividad

Retorno de la

Inversión (ROI)

Beneficios traducidos en valor

monetario

Tasa Interna de

Inversión (TIR)

12% Porcentaje optimista para

inversiones

Relación Costo /

Beneficio (BCR)

3.94

BENEFICIOS INTANGIBLES

Descripción Planeado

Real

Resultado de la

Medición

Buena Imagen

institucional ante la

comunidad

100 % 100 %

Mejor entendimiento de

las políticas públicas

Condiciones

satisfechas de la

comunidad

100 % 100 % Mejor entendimiento de

las políticas públicas

Cumplimiento total del

alcance de los

proyectos

100 % 100 % Mejoramiento en los

índices de desempeño

de la entidad

INTEGRACIÓN DE LOS ENTREGABLES EN EL ENTORNO OPERATIVO DE LA ORGANIZACIÓN

El proyecto se integra a la organización ya que ayuda en el mejoramiento de la eficiencia,

eficacia y efectividad en la prestación de los servicios que demanda la ciudadanía, mejora la

comunicación e interacción con la comunidad y el interior del gobierno municipal, mejora las

capacidades de monitoreo y evaluación con fines de mejoramiento continuo y mejora las

competencias y capacidades de los contratistas públicos.

51

PLAZO PARA OBTENER LOS BENEFICIOS

Plazo para obtener los

Beneficios

Corto plazo (6 meses)

Estado Futuro Deseado de la

Organización

Un mejoramiento continuo de las obras civiles principalmente las que

se encuentran en ejecución, con un fuerte monitoreo y control por

parte del Municipio de Tunja.

DUEÑO DE LOS BENEFICIOS - INTERESADOS (STAKEHOLDERS)

beneficio Objetivo Interesado Seguimiento

Cumplimiento de obras a

tiempo y sin sobrecostos

Alcaldía de Tunja Supervisiones y entes de control

gubernamental

Beneficiarse de las obras

ejecutadas

Comunidad Veedurías ciudadanas

Pagos a tiempo y menor riesgo

de siniestros

Contratistas Supervisiones y entes de control

gubernamental


de siniestros

Interventores Supervisiones y entes de control

gubernamental


de siniestros

Proveedores Supervisiones y entes de control

gubernamental

APROBACIONES

CARGO Fecha Firma

Secretario de Infraestructura

Supervisor

5.1.4. Plan de Gestión de Cambios

Para la realización exitosa del proyecto es necesario contar con un control integrado

de cambios, tanto internos como externos. Uno de los principales objetivos de este

52

procedimiento de solicitudes de cambio, es otorgar a los stakeholders un mecanismo

controlado y ordenado para solicitar cambios que afecten cronograma, costos y/o alcance

del proyecto.

Los encargados de aceptar o rechazar las solicitudes de cambios, son los integrantes

del “comité de control de cambios” establecido para el proyecto, con reuniones

quincenales o antes si el cambio propuesto lo exige. Dicho comité está conformado por

tres integrantes para garantizar la decisión democráticamente. Los integrantes del comité

son:

1. Pablo Javier Barrera. Director del proyecto. Su rol será de expositor de solicitudes

de cambio del proyecto. La responsabilidad radica en exponer las solicitudes recibidas

para cambios en el proyecto. No tendrá voto en la decisión.

2. Jairo Galán. Ingeniero encargado de monitoreo y control del proyecto. Su rol será

emitir concepto para aprobar o rechazar las solicitudes de cambio. Tendrá voto en la

decisión.

3. Heyner Fernando Robles. Ingeniero auxiliar. Su rol será emitir concepto para

aprobar o rechazar las solicitudes de cambio. Tendrá voto en la decisión.

Para realizar el correcto control de cambios, se hace necesario contar con formato o

plantilla en cual se puede registrar los aspectos mínimos necesarios que faciliten la toma

de decisiones durante la realización del proyecto. Dichos elementos son:

I. Consecutivo

II. Fecha

III. Solicitante

IV. Categoría del cambio: alcance, cronograma, costo, calidad, recursos,

procedimientos, documentación, otro.

V. Causa que origina el cambio.

VI. Descripción de la propuesta de cambio.

53

VII. Justificación de la propuesta de cambio.

VIII. Impacto del cambio en la línea base.

IX. Implicaciones de recursos.

X. Implicaciones para los interesados.

XI. Implicaciones en la documentación del proyecto.

XII. Riesgos.

XIII. Aceptación o rechazo.

XIV. Firmas.

En el “Apéndice D. Formato de solicitudes de cambio” se presenta el formato a usar

para la solicitud y aceptación/rechazo de cambios del proyecto.

5.1.5. Lecciones aprendidas

Durante el desarrollo del Proyecto se registrarán todos los eventos en los que se

presenten situaciones anormales, que causen desviaciones en el mismo, o modifiquen el

cronograma. Igualmente, se registrarán los hechos que tengan relación con el

cumplimiento de los objetivos, las oportunidades de mejora, acciones correctivas que

lleguen a existir. En el registro de lecciones aprendidas se usará el formato de la tabla

12.

Tabla 12. Registro de Lecciones aprendidas

Fecha Código Categoría Entregable Descripción Causa Impacto Acción

correctiva

Lección


54

5.2. Plan de Gestión de Interesados

El plan de gestión de interesados comprende los requisitos fundamentales para llegar

al objetivo de satisfacción de todos los interesados.

Para conseguirlo es necesario realizar los siguientes pasos:

Identificar personas naturales o jurídicas afectadas

Registrar las personas naturales o jurídicas identificadas.

Analizar las expectativas, impacto e incidencia.

Lograr el involucramiento de los mismos y su participación.

Monitorear el involucramiento de los interesados detectados

5.2.1. Registro de los Interesados

Tabla 13. Registro de Interesados

Stakeholder Rol

Alcaldía de Tunja Interno

Comunidad Externo

Equipo del Proyecto Interno

Contratistas e Interventores Externo

Proveedores Externo

Entes de Control Externo


5.2.2. Estrategias para Involucrar a los Interesados

Los interesados deben involucrarse en el Proyecto siguiendo las estrategias de la

matriz Poder – Interés de la siguiente manera:

55

Tabla 14. Nivel de Incidencia y estrategias hacía los interesados

PODER INTERES ESTRATEGIA NIVEL DE

INCIDENCIA

ALTO ALTO Gestionar Altamente NIVEL ALTO

BAJO BAJO Monitorear NIVEL BAJO

ALTO BAJO Mantener satisfecho NIVEL MEDIO

BAJO ALTO Mantener Informado NIVEL MEDIO


Según la Tabla 14, se identificaron los interesados de la siguiente manera

Tabla 15. Poder – Interés de los Involucrados en el proyecto

Stakeholder Rol PODER INTERES

Alcaldía de Tunja Interno ALTO ALTO

Comunidad Externo BAJO ALTO

Equipo del Proyecto Interno BAJO ALTO

Contratistas e Interventores Externo BAJO ALTO

Proveedores Externo BAJO BAJO

Entes de Control Externo ALTO BAJO


5.3. Plan de Gestión del Alcance

El Plan de Gestión del Alcance fue realizado mediante la identificación de las

necesidades del Municipio de Tunja para poder tener un control de la información

actualizada de cada una de los proyectos de obra civil contratados por la Alcaldía de

Tunja.

Una vez identificada la necesidad se procedió a fijar unos entregables como

herramientas necesarias para lograr el objetivo propuesto que son:

a) Plan de Gestión

b) Elaboración base de datos proyectos de obra civil vigentes

c) Automatización procesos de monitoreo y control

d) Determinación del costo de Implementación del proyecto

56

5.3.1. Plan y matriz de trazabilidad de requisitos

La matriz de trazabilidad de requisitos permite conocer las fechas de entrega de cada

uno de los entregables, la descripción de los mismos así como los criteros de aceptación.

Ver Apéndice E

5.3.2. Enunciado del Alcance

PROYECTO



Nombre del Cliente o Sponsor


Entregables

ID Entregables Definición

1.1 Plan de Gestión Plan de Gestión

1.2 Elaboración base de datos proyectos de obra

civil vigentes

Recolección de Información Primaria y

Secundaria de los proyectos de obra civil

vigentes y procesamiento de la información. La

base de datos debe permitir ver según los APUs

presentados por el contratista el número de

recursos en obra y los flujos de avance

semanal.

1.3.1

Diagrama de gantt estándar y seguimiento de

base de datos y cronogramas

Elaboración de un diagrama de Gantt estándar

para la visualización de los avances de obra

57

1.3.2 Elaboración formatos y formularios para toma

de información

Elaboración de formularios para recolección de

información y formatos para generar reportes de

alcance, cronograma y costos.

1.3.3 Reportes

Elaboración de formatos y formularios para la

divulgación de la información recolectada en

tiempo real y con nivel de detalle de acuerdo a

los requerimientos de la Entidad

1.4 Determinación del costo de implementación Determinación del costo anual que tendrá la

implementación del aplicativo por parte de un

contratista externo con los requerimientos

técnicos adecuados

5.3.3. Estructura de descomposición del trabajo (EDT)

Figura 8. Estructura de descomposición del trabajo (EDT)

58

Fuente. Elaboración propia

5.3.4. Diccionario de la EDT

Con el fin de explicar claramente las actividades que componen cada Paquete de

Trabajo, los recursos asignados, la duración y el responsable, se crea el diccionario de

la EDT. Ver apéndice F – Diccionario de la EDT

5.4. Plan de Gestión del cronograma

Se enfoca en los procesos que buscan asegurar que el proyecto termine en los

plazos estipulados.

CONTROL DE VERSIONES

Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

1.0 PJBR PJBR 7-11-20 Versión original

NOMBRE DEL PROYECTO



Metodología de Programación

La programación del proyecto se realizará teniendo en cuenta las buenas prácticas propuestas

por el PMI para la Gestión del Cronograma

Herramientas de Programación

Se utilizarán las siguientes Herramientas:

MS Project para construcción de Diagrama de Gantt

Diagrama de Red

59

Análisis Pert / Cpm

Unidades de medida

La duración del Proyecto se estimará en días calendario al igual que la duración de las

actividades

Identificación de actividades

Las actividades identificadas que se usarán en este proceso se extraerán del diccionario de la

EDT, donde se describen los componentes de cada paquete de trabajo.

Cada Actividad se codificará con un código único que servirá de guía para la realización de los

diagramas.

Secuencialización de actividades

Se establecerá la relación de las actividades determinando a cada una sus predecesoras y

sucesoras.

Estimación de Recursos

Con base en cada una de las actividades identificadas por paquete de trabajo se le asignará a

cada una el Personal, Equipos y Materiales necesarios verificando que no existan

sobreasignaciones que impidan el desarrollo de la respectiva actividad

Estimación de la duración de las actividades

Para determinar las duraciones Optimistas, Esperadas y Pesimistas se utilizará el Juicio de

Expertos, basándose en la experiencia en temas como:

Bases de Datos

60

Tablas Dinámicas

Contratación Estatal

Microsoft Project

Cálculos de la Ruta Crítica

Obras civiles (Vías, Acueductos, Alcantarillados, Edificaciones, Parques y Mobiliario Urbano)

Desarrollo del cronograma

Con base en la duración y secuencialización de cada actividad se obtiene la información

necesaria para elaborar el cronograma mediante la herramienta MS Project y el modelo de

Ruta Crítica, calculando una duración total del proyecto a una probabilidad del 84.1%

Actualización, supervisión y control

5.4.1. Listado de Actividades con análisis PERT

Tabla 16. Listado de actividades con análisis PERT

E.D.T Ultimo Nivel de la

E.D.T

E.D.T Act

Id Proje

ct

Nombre de la Actividad

PRED SUC OP Esp Pe Duración Pert

1.1.1 Elaboración Plan de Gestión

1.1.1.1

4 Elaborar Plan de Gestión

5 5 7 8 7

1.1.1.2

5 Aprobar Plan de Gestión

4 7,11 2 3 3 3

1.1.2 Segumiento, control y cierre Plan de Gestión

1.1.2.1

7 Monitorear y Controlar Plan de

Gestión

5 8 50 48 45 48

1.1.2.2

8 Cerrar Plan de Gestión

7,41 2 2 2 2

1.2.1 Recolección de

Información sobre

solicitudes de

contratos

1.2.1.1

11 Creación formatos para recolección de información

5 12,13,15

4 5 6 5

61

1.2.1.2

12 Recolección de Información

Primaria

11 17 12 14 15 14

1.2.1.3

13 Recolección de Información Secundaria

11 17 11 14 16 14


E.D.T

E.D.T Act

Id Proje

ct



1.2.2 Elaboración Hoja

Excel para almacenamiento de

la informació

n de Contratos vigentes

1.2.2.1

15 Creación tabla base de datos

para almacenamiento de la información

11 16 4 5 5 5

1.2.2.2

16 Aprobación tabla base de datos

para almacenamiento de la información

15 17 2 2 2 2

1.2.2.3

17 Almacenamiento de la Información

existente

16,12,13

20,23 3 3 3 3

1.3.1 Diagrama de Gantt

estándar y seguimient

o de comunicaci

ones y cronogram

a

1.3.1.1

20 Elaboración Diagrama de

Gantt estándar para

procesamiento de la información

17 21 4 5 6 5

1.3.1.2

21 Aprobación Diagrama de

Gantt estándar para

procesamiento de la información

20 27,30,34

1 2 2 2

1.3.2 Elaboración formatos

y formularios para toma

de informació

n

1.3.2.1

23 Elaboración formatos para

toma de Información

semanal proyectos en

ejecución

17 24 4 5 5 5

1.3.2.2

24 Elaboración formularios para

digitación de Información

semanal proyectos en

ejecución

23 27,30,33

1 2 2 2

62

1.3.3.1

Reportes Avance de

Obra

1.3.3.1.1

27 Elaboración contenido de

Reportes Avances de obra periódicos

24,21 28 4 5 5 5

1.3.3.1.2

28 Aprobación contenido de

Reportes Avances de obra periódicos

27 37 1 2 2 2


E.D.T

E.D.T Act

Id Proje

ct



1.3.3.2

Reportes de

Cumplimiento del alcance

1.3.3.2.1


Reportes cumplimiento del alcance de obra

periódicos

24,21 31 5 5 5 5

1.3.3.2.2


Reportes cumplimiento del alcance de obra

periódicos

30 37 1 2 2 2

1.3.3.3

Reporte de

modificaciones

1.3.3.3.1


Reportes modificaciones de

obra periódicos

24 34 5 5 5 5

1.3.3.3.2


Reportes modificaciones de

obra periódicos

33,21 37 1 2 2 2

1.4.1 Determinación de

requisitos en cuanto Insumos

materiales y de

personal

1.4.1.1

37 Identificación de Insumos

necesarios para Implementar el

Aplicativo

28,31,34

38 3 4 4 4

1.2.2 1.2.2 1.4.1.2

38 Aprobación de Insumos

necesarios para Implementar el

Aplicativo

37 40 1 2 2 2

1.4.2 Determinación del

costo de la Implement

ación

1.4.2.1

40 Determinar el Costo de la

Implementación externa del

proyecto por año

38 41 3 4 4 4

1.2.3 1.2.3 1.4.2.2

41 Aprobación del costo de la

Implementación del Proyecto por

año

40 8 1 2 2 2

63


Una vez calculado los tiempos de cada actividad se procede tomando las actividades

que hacen parte de la Ruta Crítica a calcular el tiempo estimado con el 84.1% de

probabilidad.

Tabla 17. Análisis probabilístico al 84.1%

E.D.T Act Id Proje

ct

Nombre de la Actividad OP Pe Var

1.1.1.1 4 Elaborar Plan de Gestión 5 8 0.25

1.1.1.2 5 Aprobar Plan de Gestión 2 3 0.028

1.1.2.1 7 Monitorear y Controlar Plan de Gestión 50 45 0.694

1.1.2.2 8 Cerrar Plan de Gestión 2 2 0

1.2.1.1 11 Creación formatos para recolección de información 4 6 0.111

1.2.1.2 12 Recolección de Información Primaria 12 15 0.25

1.2.1.3 13 Recolección de Información Secundaria 11 16 0.694

1.2.2.3 17 Almacenamiento de la Información existente 3 3 0

1.3.1.1 20 Elaboración Diagrama de Gantt estándar para procesamiento de la información

4 6 0.111

1.3.1.2 21 Aprobación Diagrama de Gantt estándar para procesamiento de la información

1 2 0.028

1.3.2.1 23 Elaboración formatos para toma de Información semanal proyectos en ejecución

4 5 0.028

1.3.2.2 24 Elaboración formularios para digitación de Información semanal proyectos en ejecución

1 2 0.028

1.3.3.1.1 27 Elaboración contenido de Reportes Avances de obra periódicos

4 5 0.028

1.3.3.1.2 28 Aprobación contenido de Reportes Avances de obra periódicos

1 2 0.028

1.3.3.2.1 30 Elaboración contenido de Reportes cumplimiento del alcance de obra periódicos

5 5 0

1.3.3.2.2 31 Aprobación contenido de Reportes cumplimiento del alcance de obra periódicos

1 2 0.028

1.3.3.3.1 33 Elaboración contenido de Reportes modificaciones de obra periódicos

5 5 0

1.3.3.3.2 34 Aprobación contenido de Reportes modificaciones de obra periódicos

1 2 0.028

1.4.1.1 37 Identificación de Insumos necesarios para Implementar el Aplicativo

3 4 0.028

1.4.1.2 38 Aprobación de Insumos necesarios para Implementar el Aplicativo

1 2 0.028

64

1.4.2.1 40 Determinar el Costo de la Implementación externa del proyecto por año

3 4 0.028

1.4.2.2 41 Aprobación del costo de la Implementación del Proyecto por año

1 2 0.028

TOTAL 2.44

DESVIACION ESTANDAR 1.56


El tiempo estimado con el 84.1% de probabilidad es de 60 + 2 = 62 Días

5.4.2. Diagrama de Red del proyecto

El diagrama de Red se aprecia en el Apéndice H, en el cual se muestra con flechas

rojas la Ruta crítica y las convenciones usadas

5.4.3. Línea Base del Cronograma

En el Apéndice I, se aprecia la Línea Base del cronograma realizado en Project, se

muestran los Paquetes de trabajo y la Ruta crítica resaltada en rojo

5.4.4. Técnicas de desarrollo del cronograma aplicadas

La técnica utilizada es la de Nivelación de Recursos, no obstante, en el desarrollo del

proyecto no se evidenciaron sobreasignaciones.

5.5. Plan de Gestión de Costos

Para elaborar el Plan de Gestión de Costos se tuvo determinaron los recursos que

requiere cada actividad, así como los porcentajes de dedicación de cada uno de ellos.

Ver Apéndice G

65




NOMBRE DEL PROYECTO



Metodología

La estimación de costos se realizará mediante estimación ascendente para poder determinar

el Presupuesto.

Recursos utilizados

Se asignará a cada actividad los recursos necesarios para su ejecución distribuyendo el

personal, equipos y materiales necesarios.


5.5.1. Estimación de costos en Ms Project

Para la estimación de costos, se tuvo en cuenta los recursos asiganados en el

Apéndice G, de igual manera el valor de la Reserva de Contingencia se prorrateó

proporcionalmente a la incidencia de cada actividad en el Presupuesto General.

Ver Apéndice J.

66

5.5.2. Estimación Ascendente y determinación del Presupuesto

En la tabla 19 se aprecia cómo se realizó la estimación del Presupuesto con la

clasificación según Actividad, Paquete de trabajo y Cuenta de control.

Tabla 18. . Estimación Ascendente y determinación del Presupuesto

Cuenta de Control

Paquete de trabajo ID Actividad

Costo por actividad

Costo por paquete de trabajo

Costo por cuenta de Control

Plan de Gestión

Elaboración Plan de Gestión

1.1.1.1 $ 10,213,175 $ 13,348,262 $ 33,878,461

1.1.1.2 $ 3,135,087

Seguimiento, control y cierre Plan

de Gestión

1.1.2.1 $ 18,211,987 $ 20,530,199

1.1.2.2 $ 2,318,212

Elaboración base de

datos proyectos de

obra civil vigentes

Recolección de Información sobre

solicitudes de contratos

1.2.1.1 $ 5,398,043 $ 16,719,480 $ 21,724,380

1.2.1.2 $ 6,315,481

1.2.1.3 $ 5,005,956

Elaboración Hoja Excel para

almacenamiento de la información de

Contratos vigentes

1.2.2.1 $ 1,347,173 $ 5,004,900

1.2.2.2 $ 418,901

1.2.2.3 $ 3,238,826

Automatización Aplicativo de Monitoreo

y Control

Diagrama de Gantt estandar y

seguimiento de comunicaciones y

cronograma

1.3.1.1 $ 2,779,022 $ 3,560,719 $ 14,862,461

1.3.1.2 $ 781,698

Elaboración formatos y

formularios para toma de

información

1.3.2.1 $ 2,779,022 $ 3,560,719

1.3.2.2 $ 781,698

Reportes Avance de Obra

1.3.3.1.1 $ 2,433,096 $ 3,164,823

67

1.3.3.1.2 $ 731,727

Reportes de Cumplimiento del

alcance

1.3.3.2.1 $ 1,707,774 $ 2,389,308

1.3.3.2.2 $ 681,534

Reporte de modificaciones

1.3.3.3.1 $ 1,563,192 $ 2,186,892

1.3.3.3.2 $ 623,700

Determinación costo de

Implementación

Determinación de requisitos en cuanto Insumos materiales

y de personal

1.4.1.1 $ 4,446,434 $ 6,009,830 $ 12,019,660

1.2.2 1.4.1.2 $ 1,563,395

Determinación del costo de la

Implementación

1.4.2.1 $ 4,446,434 $ 6,009,830

1.2.3 1.4.2.2 $ 1,563,395

Sumatoria cuentas de control $ 82,484,962

Reserva de contingencia $ 6,500,000

Línea base de costos $ 88,984,962

Reserva de gestión (10%) $ 8,898,496

PRESUPUESTO $ 97,883,459


5.6. Plan de Gestión de Recursos




NOMBRE DEL PROYECTO



Generalidades

El plan de gestión de los recursos es una herramienta indispensable para estimar, adquirir,

gestionar y controlar los recursos tanto humanos como físicos. En cuanto a los recursos

68

humanos la creación de un Equipo de Trabajo con roles, responsabilidades y habilidades muy

bien definidas, así como la cantidad de personas necesarias; en lo que refiere a los recursos

físicos el tipo y cantidad de materiales y equipos a utilizar tanto para las labores de ejecución

de actividades como para la administración de la Empresa.

Requerimientos

Contar con Personal y recursos físicos altamente calificados que aporten al proyecto eficiencia

y eficacia en el desarrollo de cada una de las actividades a desarrollar, se requiere de personal

altamente calificado para la elaboración de los entregables.

Beneficios esperados

Evitar sobreasignaciones de trabajo o mala distribución del mismo.

Asignar recursos físicos adecuados a cada miembro del equipo.

Tener un buen entorno de trabajo.

Determinar los puestos de trabajo de acuerdo a las habilidades de cada miembro del Equipo.

Conocer el tipo y cantidad de recompensas que se van a asignar

Estrategia

El Plan de Gestión de los Recursos se desarrollará en cuanto al recurso humano mediante una

matriz de asignación de responsabilidades o diagramas que correspondan, para los recursos

físicos se enfocará en como adquirirlos y como realizar una asignación adecuada de los

mismos con sus respetivas licencias si se requieren.

Objetivo

Determinar un enfoque que garantice los suficientes recursos disponibles para el correcto

desarrollo del proyecto y permitir Estimar, Adquirir, Gestionar y Utilizar los Recursos Físicos,

así como los Recursos del Equipo de trabajo en forma eficaz y eficiente.

Alcance

69

El plan de gestión de los recursos consta de lo siguiente:

Se asignará a cada actividad los recursos necesarios para su ejecución distribuyendo el

personal, equipos y materiales necesarios


5.6.1. Estimación de los Recursos

La estimación de los Recursos se realizó dividiendo los recursos en 4 grupos, A.

Equipo de trabajo desarrollo del proyecto, B. Infraestructura y servicios, C. Materiales y

D. Insumos y Equipos, se calculó el valor mensual de cada uno de ellos para así poder

realizar las respectivas asignaciones a las actividades.

Tabla 19. Estimación de los recursos

No DESCRIPCION Cantidad Salario Mensual

Valor Mensual (Inc FPS)

Valor Total Mensual


A.1 Director del proyecto 1 $ 5,500,000 $ 8,761,133 $ 8,761,133

A.2 Ing Civil y/o Vías 2 $ 3,500,000 $ 5,575,267 $ 11,150,534

A.3 Tecnólogo 2 $ 2,000,000 $ 3,422,297 $ 6,844,594

A.4 Secretariado 1 $ 1,200,000 $ 2,053,378 $ 2,053,378

A.5 Personal de Aseo 1 $ 1,000,000 $ 1,711,149 $ 1,711,149

TOTAL MENSUAL A $ 30,520,788

No DESCRIPCION Unidad Cantidad Valor Mensual Valor Total Mensual


B.1 Oficina Mes 2 $ 1,200,000 $ 2,400,000

B.2 Servicios públicos (Agua, luz) Mes 2 $ 250,000 $ 500,000

B.3 Servicio de Internet (Triple Pack) Mes 2 $ 150,000 $ 300,000

B.4 Líneas Celular Mes 2 $ 300,000 $ 600,000

B.4 Transportes Mes 2 $ 300,000 $ 600,000

C MATERIALES

C.1 Papelería Mes 2 $ 450,000 $ 900,000

TOTAL MENSUAL B + C $ 5,300,000


TOTAL MESES PROYECTO 2

70

Figura 9. Estructura de desglose de recursos (EDRs). Fuente. Elaboración propia


D INSUMOS Y EQUIPOS

D.1 Computador fijo Mes 2 $ 200,000 $ 400,000

D.2 Computador portatil Mes 10 $ 250,000 $ 2,500,000

D.3 Impresora Multifuncional Mes 2 $ 150,000 $ 300,000

D.4 Office Profesional Und 6 $ 1,500,000 $ 9,000,000

TOTAL D $ 12,200,000

TOTAL PROYECTO A + B + C + D $ 83,841,576

5.6.2. Estimación de desglose de recursos (EDRs)

5.6.3. Asignación de Recursos

Los Recursos se asignaron a cada Actividad según Apéndice G

5.6.4. Calendario de Recursos

Debido a que el Proyecto es relativamente de duración corta los recursos se utilizan

en cada una de las actividades como se aprecia en el Apéndice G.

71

No DESCRIPCION Und Cant 1 2 3 4 5 6 7 8 9PERSONAL

1 Director del proyecto Und 1

2 Ing Civil y/o Vías Und 2

3 Tecnólogo Und 2

4 Secretariado Und 1

5 Personal de Aseo Und 1

INFRAESTRUCTURA

6 Oficina Mes 2

SERVICIOS

7Servicios públicos (Agua,

luz)Mes 2

8Servicio de Internet (Triple

Pack)Mes 2

9 Líneas Celular Mes 2

10 Transportes Mes 2

INSUMOS

10 Papelería Mes 2

EQUIPOS

11 Computador fi jo Und 1

12 Computador portati l Und 5

13 Impresora Multifuncional Und 1

14 Office Profesional Und 6

Semanas

Figura 10. Calendario de Recursos Fuente. Elaboración propia

5.6.5. Plan de Capacitación y Desarrollo del Trabajo

Tabla 20. . Plan de capacitaciones

Nombre de la Capacitación

Encargado Dirigido a

SEMANA

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Excel - Tablas dinámicas

SENA Todos

Contratación Estatal

Cámara de Comercio

Director del proyecto

Teletrabajo Comfaboy Todos

AutoCAD SENA Ingenieros

Interpretación de Planos

SENA Ingenieros


72

5.7. Plan de Gestión de las Comunicaciones

El Plan de Gestión de las comunicaciones establece los elementos relevantes para

la planificación, gestión y monitoreo de las comunicaciones en el proyecto, además de:

a) Facilitar que las necesidades de información de los stakeholders del proyecto sean

planificadas y gestionadas de forma eficaz y efectiva.

b) Establecer los canales de comunicación entre stakeholders, sus métodos,

modelos, frecuencia y relaciones emisor-receptor.

c) Definir estrategias de gestión del plan de comunicaciones, con sus entradas,

salidas y herramientas.

d) Definir las estrategias de monitoreo del plan de gestión de comunicaciones, con

sus entradas, salidas y herramientas.

5.7.1. Canales de Comunicación

Tomando como base la información contenida en el plan de gestión de interesados

y el acta de constitución del proyecto, se identificaron seis (6) stakeholders y el director

de proyecto, para un total de siete (7) interesados reales del proyecto.

No de canales = n*(n-1) / 2 = 7 *5 / 2 = 17 Canales

Para el presente proyecto, se tendrán 17 canales de comunicación potenciales.

5.7.2. Sistema de Información de las Comunicaciones

73

Dentro de los criterios que se tuvieron en cuenta para la selección y diseño de la

topología y canales regulados de comunicación, se estableció que la única relación

existente será la de topología centralizada.

Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente, el número de canales regulados

con la topología establecida por el equipo de trabajo, son 5 canales. Así mismo, cabe

mencionar que estos canales, y dadas las características de los stakeholders, son los

más adecuados, válidos y necesarios en la realización del proyecto por la garantía del

correcto flujo de información y de satisfacción de las necesidades de cada uno de los

stakeholders que, con el tipo de proyecto, solo pueden ser satisfechas por el director del

proyecto y su equipo de trabajo.

5.7.3. Matriz de Comunicaciones

Tabla 21. Matriz de Comunicaciones

Canal Emisor Información Modelo Método Enfoque Tiempo

/Frecuencia

Receptor

C1 Director Informe de

ejecución,

Variaciones

del

Proyecto,

Entregables

formales

Complejo Interactivo.

Reuniones,

correos

electrónicos,

juntas formales,

correspondencia

física

Interpersonal

y

comunicación

publica

Semanal Equipo de

Trabajo

C2 Director Solicitud de

información,

entregables

formales


Reuniones,

correos

electrónicos,

juntas formales,

correspondencia

física

Interpersonal

y

comunicación

publica

Semanal Sponsor

C3 Director Informe de

avance

Interactivo Divulgación por

Redes

Comunicación

masiva

Mensual Comunidad

74

C4 Director Solicitud de

información


Reuniones,

correos

electrónicos,

juntas formales,

correspondencia

física

Interpersonal

y

comunicación

publica

Quincenal Contratistas

C5 Director Solicitudes

varias

Complejo Interactivo,

correos

electrónicos,

correspondencia

física

Interpersonal Semanal Proveedores


5.7.4. Estrategia de Comunicaciones

Para la realización de reuniones, se debe seguir la guía establecida en la tabla 23

donde se establece la guía para la realización de reuniones.

Tabla 22. Estrategia de Comunicaciones

Guía para la realización de reuniones

PASO ACTIVIDAD

1 Registro de asistencia

2 Contenido de la Reunión

3 Objetivos de la Reunión

4 Alcance

5 Desarrollo

6 Compromisos - Acuerdos

7 Conclusiones

8 Elaboración del Acta

9 Firma del Acta

10 Conclusión


75

5.8. Plan de Gestión de Calidad

En el proyecto es muy importante Gestionar la Calidad para lograr garantizar que

todas las actividades que se han planificado se elaboren con el uso eficaz de los

Recursos asignados y en los tiempos y costos previamente establecidos, lo anterior

buscando mejorar los procesos para lograr productos óptimos para la Imlementación

final.

5.8.1. Métricas de Calidad

Las métricas de calidad permiten conocer los métodos de medición, las frecuencias,

las metas y el responsable dentro del Equipo de Trabajo

Tabla 23. Métricas de Calidad

METRICA DE CALIDAD DEL PROYECTO Nombre Control del Cronograma Objetivo Cumplimiento del tiempo asignado Factor de Calidad

El cronograma no debe variar en más de un 10% al planificado

Método de medición

Índice de desempeño del cronograma

Frecuencia de medición

Semanal

Meta Cumplimiento del 100% del tiempo estimado Responsable Gerente del proyecto, Equipo de Trabajo

METRICA DE CALIDAD DEL PROYECTO Nombre Control del Costos Objetivo Cumplimiento del Presupuesto asignado Factor de Calidad

La diferencia de costos reales no puede ser mayor ni menor en un 5%


Índice de desempeño del costo


Semanal

Meta Cumplimiento del 100% del costo asignado Responsable Gerente del proyecto, Equipo de Trabajo

METRICA DE CALIDAD DEL PROYECTO Nombre Gestión de los Interesados Objetivo Cumplimiento de la Calidad Factor de Calidad

Porcentaje de satisfacción

76


El porcentaje de satisfacción debe ser superior al 80%


Mensual

Meta Satisfacción de los interesados Responsable Gerente del proyecto, Equipo de Trabajo

METRICA DE CALIDAD DEL PROYECTO Nombre Control de Calidad Objetivo Aprobación por parte del Sponsor Factor de Calidad

Porcentaje de entregables recibidos


El Porcentaje de entregables recibidos debe ser del 95%


Mensual

Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Gerente del Proyecto, Equipo de trabajo

METRICA DE CALIDAD DEL PROYECTO Nombre Gestión del Alcance Objetivo Cumplimiento del alcance Factor de Calidad

Porcentaje del Alcance recibido


El Alcance no puede variar


Mensual

Meta Liquidación del Contrato fruto del Proyecto Responsable Gerente del proyecto, Sponsor

METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Recolección de Información Objetivo Llevar un Monitoreo y control adecuado de la información recolectada para

que sea ajustada a la realidad Factor de Calidad

Porcentaje de información de obras en ejecución recolectada


Mayor al 90% de lo programado


Semanal

Meta Recolectar la Información del 100% de los contratos en ejecución Responsable Equipo del Proyecto

METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Procesamiento de la Información Objetivo Llevar el Monitoreo y Control adecuado para que la información recolectada

sea de forma clara y real procesada Factor de Calidad

Porcentaje de información de obras en ejecución recolectada correctamente procesada


Mayor al 90% de lo programado


Semanal

77

Meta Procesar la Información del 100% de los contratos en ejecución Responsable Equipo del Proyecto

METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Diagrama de Gantt estándar y seguimiento de datos y cronograma Objetivo Verificar que el diagrama de Gantt estándar sea de fácil comprensión y sirva

para todos los proyectos a contratar por parte de la Alcaldía de Tunja Factor de Calidad

Grado de satisfacción del entregable


Mediante valoración debe satisfacer el 100% de los requerimientos


Única, al entregable final

Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Equipo del proyecto

METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Elaboración de formatos y formularios para gestión de la información Objetivo Verificar que los formatos y formularios sean de fácil comprensión y sirvan

para todos los proyectos a contratar por parte de la Alcaldía de Tunja Factor de Calidad






Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Equipo del proyecto

METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Reportes de avances de obra Objetivo Verificar que la estructura de los reportes satisfagan a los Interesados en el

producto del proyecto Factor de Calidad






Meta Satisfacción del Sponsor Responsable Equipo del Proyecto

METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Reportes de Cumplimiento del alcance Objetivo Verificar que la estructura de los reportes satisfagan a los Interesados en el








78

METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Reportes de seguimiento de modificaciones Objetivo Verificar que la estructura de los reportes satisfagan a los Interesados en el








METRICA DE CALIDAD DEL ENTREGABLE Nombre Determinación Costo de Implementación Objetivo Garantizar que el contratista favorecido para Implementar el aplicativo reciba

el pago adecuado para cumplir adecuadamente el objetivo Factor de Calidad








5.8.2. Documentos de Prueba y evaluación

El siguiente documento es el escogido para realizar las pruebas y evaluación de los

entregables.

Tabla 24. Documentos de prueba y evaluación

PAQUETE DE TRABAJO Entregable con no conformidad

Fecha Plazo de Respuesta

Responsable Tipo de acción a tomar Preventiva Correctiva De

mejora

Aprobado SI NO REVISO

APROBO


79

5.8.3. Entregables verificados

Tabla 25. Entregables verificados

LISTA DE VERIFICACION DE ENTREGABLES PAQUETE DE TRABAJO

FECHA RESPONSABLE

ENTREGABLE APROBADO SI / NO OBSERVACIONES

REVISO

APROBO

LISTA DE CHEQUEO PAQUETE DE TRABAJO

DESCRIPCION DEL ENTREGABLE

FECHA RESPONSABLE

No DESCRIPCION CUMPLE SI / NO

REVISO

APROBO


80

5.9. Plan de Gestión del Riesgo

Nombre del Proyecto OBJETIVO DEL PROYECTO

Creación de un aplicativo de gestión para los

proyectos de obra civil contratados por la

alcaldía de Tunja y costo de su

implementación.

Crear un aplicativo para gestionar los proyectos de

obra civil contratados por la Alcaldía de Tunja y

determinar su costo de implementación.

ESTRATEGIA DE RIESGOS:

Gestionar los riesgos es un elemento importante para el proyecto. El plan de gestión del riesgo da

respuesta al cómo, quién, cuándo se gestionarán los riesgos dentro del proyecto, qué herramientas

se aplicarán, qué riesgos se deben priorizar, entre otros interrogantes (Lledó, 2017). Para ello, se

requiere de un proceso de identificación y gestión de los riesgos asociados al proyecto. Como

elementos de entrada se tienen el acta de constitución del proyecto, el plan para la dirección del

proyecto, los documentos del proyecto, los factores ambientales (la cultura; los recursos

disponibles, tanto físicos como humanos; las guías y criterios de especificados) y los activos de los

procesos (información, lecciones aprendidas de otros proyectos, plantillas que sirvan, y

herramientas de monitoreo e información). Estos elementos de entrada tienen total incidencia en el

desarrollo del plan de gestión del riesgo, por ende es necesario tenerlos y hacer uso de ellos.

Como herramientas para la realización del plan de gestión del riesgo se tienen: juicio de expertos,

análisis de datos y reuniones que sean necesarias.

Finalmente, como salida se tiene el plan de gestión del riesgo del proyecto

METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS:

PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS FUENTES DE

INFORMACIÓN

Planificar la Gestión

de los Riesgos

Elaborar el Plan de Gestión

de los Riesgos

PMBOK 6ta edición

Sponsor,

Equipo del

Proyecto

81

Identificar los

Riesgos

Identificar los Riesgos que

pueden afectar el proyecto

Registro de Riesgos,

Lluvia de ideas

Equipo del

Proyecto

Análisis Cualitativo

de los Riesgos

Evaluar probabilidad e

impacto y establecer el

Ranking de importancia

Matriz de Probabilidad e

Impacto, LLuvía de ideas

Equipo del

Proyecto

Análisis Cuantitativo

de los Riesgos

Cuantificar el Impacto de la

ocurrencia de los Riesgos

según el Presupuesto y

cronograma

Matriz de Impacto en

Tiempo y Costo, Juicio de

expertos

Consultor de

Riesgos

Planificar la

Respuesta a los

Riesgos

Identificar los planes de

Respuesta y Contingencia

Lluvia de ideas, juicio de

expertos, recolección de

información

Equipo del

Proyecto

Implementar la

Respuesta a los

Riesgos

Durante la ejecución

implementar el plan de

prevención y el Plan de

Contingencia en caso que el

Riesgo se materialice

Sistemas de Información

disponibles

Equipo del

Proyecto

Monitorear los

Riesgos

Verificar la ocurrencia de

Riesgos, identificar nuevos

Riesgos y verificar y

supervisar la respuesta a los

Riesgos materializados

Auditorias Equipo del

Proyecto

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GESTIÓN DE RIESGOS:.

PROCESO ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES

Planificar la Gestión

de los Riesgos

Director del

proyecto

Pablo Barrera Dirigir, elaborar el Plan para la

Gestión del Riesgo

Identificar los

Riesgos

Equipo del

Proyecto

Jairo Galán Dirigir, identificar los Riesgos,

ejecutar actividad

Análisis Cualitativo

de los Riesgos

Equipo del

Proyecto

Jairo Galán Dirigir y medir la probabilidad,

impacto y grado de cada uno de

82

los riesgos así como el análisis de

Impacto si el Riesgo de materializa

Análisis Cuantitativo

de los Riesgos

Director del

Proyecto

Pablo Barrera Evaluar y analizar el Impacto de

los Riesgos según tiempo y costo.

Planificar la

Respuesta a los

Riesgos

Equipo del

Proyecto

Heyner Robles Dirigir, crear el plan de prevención

y si se materializa el riesgo el Plan

de Contingencia.

Implementar la

Respuesta a los

Riesgos

Equipo del

Proyecto

Heyner Robles Dirigir y hacerse cargo de las

actividades de acuerdo a los

planes de prevención y/o

contingencia

Monitorear los

Riesgos

Director del

proyecto, Equipo

del Proyecto

Heyner Robles Definir las actividades a realizar en

las reuniones de monitoreo y

control del Riesgo

PRESUPUESTO DE GESTIÓN DE RIESGOS:

La Reserva de Contingencia es de $6.500.000 y la Reserva de Gestión es de $ 8.898.496

DEFINICION DE PROBABILIDAD:

Probabilidad (1 mes) Descripción Cuantas veces pasa en el

mes

80% Sucede de forma seguida, casi

seguro que ocurra – frecuente

5

65% Sucede de forma reiterada –

Probable

4

50% Sucede algunas veces – Posible 3

30% Sucede de forma esporádica –

Remoto

2

10% Muy difícil que ocurra 1

83

PERIODICIDAD DE LA GESTIÓN DE RIESGOS:

PROCESO MOMENTO DE EJECUCIÓN PERIODICIDAD DE

EJECUCIÓN

Planificar la Gestión de los

Riesgos

Al inicio del proyecto Una única vez

Identificar los Riesgos Al inicio del proyecto, en cada

reunión del Equipo del Proyecto

Semanal

Análisis Cualitativo de los

Riesgos

Al inicio del proyecto, en cada


Semanal

Análisis Cuantitativo de los

Riesgos

Al inicio del proyecto, en cada


Semanal

Planificar la Respuesta a los

Riesgos

En cada reunión del Equipo del

Proyecto

Semanal

Implementar la Respuesta a

los Riesgos

En cada reunión del Equipo del

Proyecto

Semanal

Monitorear los Riesgos En cada fase del proyecto Semanal

CATEGORIAS DE RIESGO (Ver Matriz de Riesgos – Apéndice K)

TOLERANCIAS DE LOS INTERESADOS

84

Muy Alta (80%) R14

Alta (65%)

Moderada (50%)

Baja (30%) R4 R5 R2 R7 R10 R11 R8 R13

Muy Baja (10%) R12 R1 R3 R6 R9

Muy bajo (2) Bajo( 4) Moderado(6) Alto (8) Muy Alto (10) Muy Alto (10) Alto (8) Moderado(6) Bajo( 4) Muy bajo (2)

Probab

ilidad

Impacto Impacto

Amenazas Oportunidades

Tabla 26. Matriz PXL

INTERESADO Nivel de Tolerancia

Alcance Tiempo Costos Calidad

Patrocinador Bajo Bajo Bajo Bajo

Director del Proyecto Bajo Bajo

Bajo Bajo

Equipo de Trabajo Medio Medio Alto Medio

Profesionales Medio Medio Alto Bajo

Competidores Alto Alto Alto Medio

Proveedores externos Medio Medio Medio Medio

Entidades

gubernamentales Medio Medio

Medio

Medio

Sociedad en General Alto Alto Alto Medio

5.9.1. Matriz de Riesgos

En el Apéndice K, se puede apreciar la identificación de los Riesgos y su Valoración,

la ubicación de los mismos se aprecia en la Matriz PXL – Tabla 26

85

Fuente. Documentos de Clase

5.9.2. Matrices de probabilidad Impacto inicial - residual

ESCALA DE LA PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS RIESGOS (AMENAZAS)

Estimación del Impacto del Riesgo / Amenazas

Objetivo del

proyecto

Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto

2 4 6 8 10 Tiempo Atraso inferior

al 5% del cronograma

Atraso entre el 6% y 9%

del cronograma

Atraso entre el 10% y 15%

del cronograma

Atraso entre el 15% y 20% del cronograma

Atraso mayor al 20% del

cronograma

Alcance Requiere ajustes en

algunas tareas

Control de cambios en

áreas secundarias

Control de cambios en objetivos principales

Detiene el proyecto o requiere

decisiones de alto nivel

Cancela el proyecto o inutiliza el

producto del proyecto

Costo Sobrecosto manejable con ajustes menores

Sobrecosto entre el 5% y

10%

Sobrecosto entre el 10%

y 20%

Sobrecosto entre el 20% y

30%

Sobrecosto mayor al 30%

Calidad Degradación manejable

Afectación en requisitos que requiere

ajuste

Requiere aprobación

del patrocinador

Requiere cambios

mayores al proyecto

El producto es inutilizable o el desempeño es inaceptable

ESCALA DE LA PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS RIESGOS (OPORTUNIDADES)

Estimación del Impacto del Riesgo / Oportunidades

Objetivo del

proyecto

Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto

2 4 6 8 10

Tiempo Ahorro menor al 5% del

cronograma

Ahorro del 5 ‐ 9,9 % del cronograma

Ahorro del 10‐ 19,9%

del cronograma

Ahorro del 20 ‐ 29,9 % del cronograma

Ahorro mayor al 30% del cronograma

Costo Beneficio menor al 5%

del presupuesto

Beneficio del 5 ‐ 9,9 % del presupuesto

Beneficio del 10 ‐ 19,9%

del presupuesto

Beneficio del 20 ‐ 29,9 % del presupuesto

Beneficio mayor al 30%

del presupuesto

86

MONITOREO:

Se realizarán informes semanales para definir Riesgos, analizar Riesgos y Monitorear y controlar

los planes de respuesta clasificándolos en Seguimiento, Requiere Respuesta, Cerrado – ya ocurrió,

Cerrado- ya no ocurrirá, Recién identificado

5.10. Plan de Gestión de las Adquisiciones

Establecer el plan de gestión de adquisiciones es necesario para clarificar los

procesos de compra, adquisición de bienes, servicios necesarios para los proyectos. La

correcta gestión de adquisiciones incluye procesos tales como gestión y control de

requerimientos para desarrollar y administrar contratos, órdenes de compra,

memorandos, acuerdos de servicios, etc.

5.10.1. Matriz de las adquisiciones

La contratación del talento humano formará parte de la nómina y de los diferentes

proyectos que realiza la organización. Las adquisiciones internas en cuanto a solicitudes

de talento humano para cada proyecto, se realizan de acuerdo con los requerimientos y

perfiles necesarios para las particularidades de los proyectos. Se realiza el listado de

requerimientos de talento humano y se solicitan los perfiles requeridos para los proyectos.

Para el presente proyecto se realizará el listado de los perfiles requeridos de acuerdo al

tipo de proyecto. Para el presente proyecto, los recursos de talento humano requerido

son:

1. Director de Proyecto. Profesional en ingeniería civil o de Vías, Especialista en

Gerencia de Proyectos con experiencia mayor a diez (10) años en dirección de proyectos,

manejo de Ms Project, Microsoft Excel y gestión de talento humano. Su rol será la

87

dirección del proyecto y todas las actividades que conlleva. Una vacante. Solicitar

internamente al consultor escogido.

2. Profesional de apoyo. Profesional en ingeniería civil o de Vías con experiencia

mayor a cinco (5) años de ejercicio de la profesión, manejo de Ms Project y Microsoft

Excel. Su rol será de apoyo a la dirección del proyecto, toma de información primaria y

secundaria, alimentación de la base de datos y actividades adicionales otorgadas por el

cronograma. Dos vacantes. Solicitar internamente al consultor escogido.

3. Técnico de apoyo. Tecnólogo en Obras Civiles con experiencia mayor a dos (2)

años de egresado, manejo de Ms Project y Microsoft Excel. Su rol será de apoyo a la

dirección del proyecto, toma de información primaria y secundaria, elaboración de la base

de datos, realización de entrevistas y actividades adicionales otorgadas por el

cronograma. Una vacante. Solicitar internamente al consultor escogido.

4. Técnico de apoyo. Técnico en Sistemas con experiencia mayor a cinco (5) años

de ejercicio. Su rol será de apoyo a la dirección del proyecto, elaboración de bases de

datos, elaboración de los formatos de reportes y formularios para la recolección de la

información y actividades adicionales otorgadas por el cronograma. Una vacante.

Solicitar internamente al consultor escogido.

5. Técnico de apoyo. Tecnólogo en secretariado con experiencia mayor a dos (2)

años de egresado. Su rol será de apoyo a la dirección del proyecto, elaboración de

informes y todo tipo de comunicaciones que requiera el proyecto, monitoreo del

cronograma y actividades adicionales otorgadas por el cronograma. Dos vacantes.

Solicitar internamente al consultor escogido.

6. Servicios Generales. Sin requerimientos

La totalidad del talento humano se contrata por solicitud del consultor elegido, ya que

está la disponibilidad de personas necesarias y con los perfiles requeridos para el

presente proyecto. Dado que la contratación ya existe con la organización, y este es un

proyecto interno del consultor elegido, se realiza una adjudicación del talento humano

88

para el proyecto y sus honorarios son contemplados en el costo de cada actividad en la

que participarán.

En cuanto a la adjudicación de requisitos de compra de recursos tecnológicos y de

material de apoyo necesarios para la realización del proyecto, se realiza una solicitud de

adquisiciones internas para el uso de estos.

5.10.2. Cronograma de compras

Absolutamente todas las compras deben realizarse antes de iniciar el proyecto

89

6. Gestión del Valor ganado

6.1. Indicadores de Medición del desempeño

Los indicadores de desempeño son instrumentos que permiten medir el rendimiento

de las actividades la gestión de cada una de las diferentes actividades en relación con

los objetivos planteados. se plantean los siguientes indicadores:

A. Valor Ganado (EV)

B. Valor Planeado (PV)

C. Costo Actual (AC)

D. Variación de Costo (CV)

E. Variación de Cronograma (SV)

F. Índice de Desempeño del Costo (CPI)

G. Índice de Desempeño del Cronograma (SPI)

H. Índice Costo-Cronograma (CSI)

I. Estimado a la Conclusión (EAC)

J. Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)

6.2. Análisis de Valor ganado y curva S

Durante el proyecto, para el análisis de valor ganado se realizó un chequeo de

desempeño del proyecto en la cuarta y sexta semana del proyecto. Se tienen las

siguientes conclusiones:

Para la Cuarta semana:

1. El BAC (presupuesto estimado) fue de $ 97.883.459.

90

2. El PV para la cuarta semana fue $ 44.921.439.

3. El porcentaje completado fue de 95.8%.

4. El EV fue de $ 43.036.159. Este valor da cuenta de una ejecución menor a la

planeada, debido a la no aprobación de la Tabla de Base de datos presentada. No

obstante, el AC fue de $ 43.250.000

5. El SV fue de - $1.885.280.

6. Los valores de CPI y SPI fueron 0.995 y 1 respectivamente. Lo cual da cuenta de

la correcta gestión del costo y del cronograma. No se presentaron mayores retrasos.

Para la sexta semana:

1. El BAC (presupuesto estimado) fue de $ 97.883.459.

2. El PV para la sexta semana fue $ 68.540.222

3. El porcentaje completado fue de 98.64%.

4. El EV fue de $ 67.608.638. Este valor da cuenta de una ejecución menor a la

planeada, debido a un pequeño atraso en la elaboración de los reportes. El AC fue de $

68.700.000

5. El SV fue de - $931.584

6. Los valores de CPI y SPI fueron 0.98 y 1 respectivamente. Lo cual da cuenta de

la correcta gestión del costo y del cronograma. No se presentaron mayores retrasos.

91

Conclusiones

1) Conocer en tiempo real el estado de las obras en ejecución permite a la

Administración municipal tomar las medidas preventivas adecuadas que minimicen

el riesgo de siniestros en la ejecución de las obras.

2) Se concluye que el cumplimiento del cronograma de los proyectos en ejecución son

los que determinan en mayor medida el impacto hacia la opinión pública y entes de

control.

3) La falta de un control adecuado de las obras civiles en ejecución genera serios

retrasos en la ejecución de los proyectos.

4) La Guía del PMBOK 6ta edición, entrega los suficientes conocimientos al Gerente de

Proyectos para poder Gestionar las diferentes áreas del conocimiento de manera

eficaz.

5) Hoy en día las organizaciones de todo nivel y sector, han volcado su gestión bajo un

enfoque de proyectos, como una estrategia efectiva para alcanzar sus objetivos

estratégicos, mejorando su gestión y desempeño.

6) Los procesos que se deben llevar a cabo para realizar el Plan de Gerencia dependen

de cada proyecto en particular, no obstante, el Gerente de Proyectos debe ser capaz

de identificar cuáles son los más adecuados para el éxito del mismo.

7) Un buen control de los entregables del Proyecto permite evitar retrasos y correr

riesgos durante el ciclo de vida del mismo.

8) Un buen cálculo del valor de Implementación del proyecto lleva minimizar Riesgos en

su ejecución y llevando a cumplir los objetivos propuestos y dándole la viabilidad

económica presupuestada.

92

Referencias

Cepal, ONU. (2005). Metodología de marco lógico para la planificación, el

seguimiento y la evaluación de proyectos y programas. Disponible en:

https://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/5607/S057518_es.pdf

Lledó, P. (2017). Director de Proyectos - Cómo aprobar el examen PMP y no morir

en el intento. USA: Pablo Lledó

Project Management Institute. Guía de los fundamentos para la dirección de

proyectos - Guía del PMBOK. Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.

93

Apéndice A. Análisis PESTLE

COMPONENTE

FACTOR DESCRIPCIÓN DEL FACTOR EN EL ENTORNO DEL PROYECTO

FASE DE ANÁLISIS NIVEL DE INCIDENCIA INCIDENCIA EN EL

PROYECTO

Acciones para mitigar Amenazas y

potencializar Factores positivos

I P Im C Cr Mn N I P Mp

Político Cambio de Alcalde

El período del Alcalde está en su primer año y el programa de Gobierno es coherente con los objetivos del Proyecto

X X X X X X Muy positiva ya que la Alcaldía de Tunja es el Sponsor

El proyecto debe mostrar sus beneficios para que el siguiente mandatario lo siga implementando

Político Expectativas de la

Comunidad

Siempre la comunidad está esperando que las inversiones del Municipio sean realizables en los tiempos adecuados para poder disfrutar de ellas

X X Negativa, la comunidad tiene una imagen muy deteriorada de los contratistas estatales

Involucrar más a la comunidad explicando de forma técnica cuando los proyectos tienen dificultades y buscando siempre ser los más objetivos posible

Político Formas de Oganización existentes

Existen Veedurias ciuadadanas y Juntas de Acción Comunal

X X Negativa, la comunidad tiene una imagen muy deteriorada de los contratistas estatales


Político Conflictos En la ciudad no existen mayores problemas de orden público

X X Positiva, la tranquilidad de la ciudad favorece el desarrollo del proyecto

La toma de información debe hacerse en horarios laborales y evitar trabajos en horas con poca presencia ciudadana

94

COMPONENTE



PROYECTO




Político Políticas que regulan el sector en

que se desarrolla el

proyecto

Las políticas de transparencia de la administración nacional hacen que la administración local siga los mismos lineamientos de publicidad de las obras en ejecución.

X X X X X X Muy negativo, los grupos políticos trabajan por intereses particulares y no tienen un verdadero sentido de servicio a la comunidad

Se debe incluir el Concejo Municipal como uno de los Interesados para darles la posibilidad de participar activamente en el desarrollo del proyecto

Político Control Politico

El Concejo Municipal es el encargado de aprobar los proyectos y siempre quiere estar informado del desarrollo del los mismos

X X Muy positiva, las plataformas como el Secop necesitan ser alimentadas de manera correcta por parte de la Alcaldía de Tunja y de esta manera evitar tener inconvenientes con entes de control

Se tendría también un entregable que determinaría el estado del proyecto frente a las actuaciones realizadas y lo publicado en los portales Secop I y/o Secop II

95

COMPONENTE


FASE DE ANÁLISIS NIVEL DE INCIDENCIA INCIDENCIA EN EL PROYECTO




Económico Actividades Económicas

La principal actividad económica es el comercio, la educación y en pequeña escala producción agrícola, así como extracción de agregados. Tunja es una ciudad que depende en gran medida de la inversión pública

X X Positiva, la necesidad de inversión pública hace que la ciudad dependa de los proyectos desarrollados por la Acaldía para su desarrollo

Tener los proyectos en una grana base de daros permitirá a la administración gestionar recursos con mayor agilidad ante otras entidades estatales.

Económico Infraestructura, calidad y

cobertura de los servicios

públicos

Se cuenta en el área urbana con muy buena cobertura de servicios públicos

X X X X X X Positiva, la ciudad cuenta en su área urbana con cobertura adecuada de luz, agua, telefonía y gas

Se puede pensar en el Teletrabajo como una buena alternativa con el Equipo del proyecto para reducir la necesidad de baterías sanitarias

Social Demográfico Existe una población de 172.548 habitantes que requiere de obras para garantizar el funcionamiento de la infraestructura del Estado

X Indiferente, la población es la directamente beneficiada por un buen control y monitoreo de las obras contratadas por el municipio, pero lo que realmente le interesa son los resultados físicos


96

COMPONENTE



PROYECTO




Social Cultural Se trata de una población con arraigos religiosos. También se cuenta con mucha població joven dado el gran número de colegios y universidades existentes

X Indiferente, la población es la directamente beneficiada por un buen control y monitoreo de las obras contratadas por el municipio, pero lo que realmente le interesa son los resultados físicos


Técnologico

Técnología disponible

Se cuenta con Equipos y software adecuado para el desarrollo del proyecto

X

Muy positiva, buenos equipos para manejo de bases de datos y el software adecuado son indispensables en el éxito del proyecto

Hay que buscar software libre en el Internet que reduzca el costo de licencias

Técnologico

Redes de Conexión

Existe muy buena cobertura de telecomuncaciones, tanto para lamadas de voz y transmisión de datos

X X Muy positiva, las telecomunicaciones son pilar básico en el desarrollo del proyecto

Contratar paquetes de datos coorporativos para reducir costos de conexión

97

COMPONENTE



PROYECTO




Legal Legislatura en

contratación

El proyecto se desarrolla según las leyes de contratación vigentes

X X Negativa, la contratación en Colombia tiene direccionamiento y hay muchos intereses particulares

Toca buscar la manera para que para desarrollar el proyecto no tenga que hacerse una convocatoria pública

Ambiental Licencias Ambientales

Los proyectos de Obra civil necesitan Licencias Ambientales para su ejecución

X X Indiferente, si es verdad que es una información que debe recolectarse no hace parte del alcance del proyecto ya que en los Estudios Previos debe estar muy bien definido el tema

Se tendría también un entregable que determinaría el estado del proyecto frente a las licencias ambientales

Ambiental Huella de Carbono

Se trata de un indicador para medir la sostenibilidad ambiental del proyecto

X X Indiferente, aún no se conoce el resultado

Depende del resultado obtenido en el cálculo respectivo

Fase de análisis Nivel de Incidencia I Implementación Mn Muy Negativo

P Planeación N Negativo

Im Implementación I Indiferente

C Control P Positivo

Cr Cierre Mp Muy Positivo

98

VH ≥ 28

H 24 - 27

ESTIMADO DE COSTOS ($COP) $ 106,144,500.00 M 17 - 23

DURACIÓN (DÍAS) 180 L 6 - 16

N 1 - 5

CATEGORÍA RIESGO PERSONAS AMBIENTAL ECONÓMICOS (COSTOS) CLIENTE IMAGEN

VALORACIÓN IMPACTO /

PROBABILIDAD

VALORACIÓN GLOBAL

PLAN DE RESPUESTA ACCIÓN DE TRATAMIENTO

PERSONAS

AMBIENTAL

ECONÓMICOS

(COSTOS)CLIENTE IMAGEN

Fenómenos de Origen Natural

Descargas eléctricas 5A 0 1A 0 0 23 M MITIGARProtocolos de Toma de Información en campo que prohiban cuando hay riesgo de tormenta eléctrica

23 0 8 0 0

Fenómenos de Origen Tecnológico

Sobrecargas 2A 1A 2A 1A 1A 8 L MITIGARSistema de puesta a tierra adecuado en todos lo equipos e instalacines eléctricas 5 8 5 8 8


Corto Circuito 2B 1B 2B 1B 1B 12 L MITIGAR Revisión periodica del estado de la Red eléctrica 12 4 12 4 4


Accidentes de tránsito 5C 1C 2C 1C 1C 27 H MITIGARAcciones preventivas con capacitacón a los conductores en normas de tránsitp 27 9 13 9 9

Fenómenos de origen humano

Vandalismo 2B 0 2B 0 0 12 L ACEPTAR 12 0 12 0 0

Fenómenos de origen humano

Sabotaje 0A 0A 2A 2A 2A 5 N MITIGAR Sistema de protección de la base de datos 0 0 5 5 5

Fenómenos biólogicos Epidemias 1B 0B 1B 0B 0B 4 N ACEPTAR 4 0 4 0 0

PLAN DE TRATAMIENTO A LOS RIESGOSVALORACIÓN DE IMPACTO Y PROBABILIDAD

APENDICE B ‐ MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGOS

PROYECTO

CREACION DE UN PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL DE LOS PROYECTOS DE OBRA

CIVIL VIGENTES CONTRATADOS POR LA

ALCALDIA DE TUNJA – BOYACA

GERENCIA DEL PROYECTO PABLO JAVIER BARRERA

Apéndice B. Matriz de Evaluación de Riegos

99

A B C D E

<1% 1%-5% 5%-25% 25%-50% >50%Insignificante Bajo Medio Alto Muy Alto

Catastrófica >10% Programa Ejecución

10% o más 18.0

Grave 6->10% Programa Ejecución

8% 10.8

Severo 2->6% Programa Ejecución

5% 3.6

Importante 1->2% Programa Ejecución

4% 1.8

Marginal <1% Programa Ejecución

2% 0.0

Ninguna 0% Programa Ejecución

0 0

EJERCICIO ACADEMICOMATRIZ DE EVALUACIÓN SEMI‐CUANTITATIVA (IMPACTO Y PROBABILIDAD) DE RIESGOS PARA PROYECTOS

GERENCIA DEL PROYECTO PABLO JAVIER BARRERA

PROBABILIDAD DE OCURRENCIAESTIMADO DE COSTOS ($COP) $ 106,144,500.00 PROGRAMA DE EJECUCIÓN: 180

CONSECUENCIAS OTRA

SEVERIDAD

HSE y SEG. FÍSICA ALCANCE

IMAGEN Y CLIENTES OTRA

Pers

onas

Daño

s a

insta

lacio

nes

Ambi

ente

ECONÓMICOS (COSTO) ($)

Programación (días cronograma)

23 26 27 29 30

Ocurre en1 cada 2

proyectos

5 Muy Alto Una o masfatalidades

DañoTotal

ContaminaciónIrreparable

Impacto Internacional

Ocurre en1 de 100

proyectos

Ocurre en1 de 20

proyectos

Ocurre en1 cada 4

proyectos

Ocurreen 1 de 3proyectos

24

25 28

3 Medio Incapacidadtemporal (>1 día)

DañoLocalizado

ContaminaciónLocalizada

Impacto Regional

Impacto Nacional 20 21 224 Alto

Incapacidadpermanente

(parcial o total)

DañoMayor

ContaminaciónMayor

15 16 18 19

3 4 9 10 11

14 17

1 InsignificanteLesión leve(primerosauxilios)

Dañoleve

EfectoLeve Impacto Interno

Impacto Local 5 12 132 Bajo Lesión menor(sin incapacidad)

DañoMenor

EfectoMenor

7 8Ningún Impacto 1 2 60 Nulo NingúnIncidente

NingúnDaño

NingúnEfecto

100

IndicadoresCategorías de

sostenibilidadSub Categorías Elementos FASE 1 Justificación FASE 2 Justificación FASE 3 Justificación FASE 4 Justificación FASE 5 Justificación FASE 6 Justificación

Producto Objetivos y metas

Vida útil del producto

Servicio posventa del

producto

Beneficios financieros

directos0

Para el incio del proyecto no

existe aún beneficio económico‐ 3

Beneficio importante para la

organización‐ 3

Recolectar la información

permite tener un conocimiento

claro de los proyectos en

ejecución

‐ 3Tenere la información clasificada

es tal vez el mejor beneficio‐ 3

Los formatos para ingrsar

información y reportes dan un

valor en tiempo importante

0 No da beneficios económicos. ‐ 12 Se tiene un buen indicador

Proceso Impactos

Madurez del proceso

Eficiencia y estabilidad

del proceso

Valor presente neto 0 No existe un costo representativo ‐ 2

Los costos de inversión no se

afectan tanto ya qu se espera un

retorno de la inversión en solo 6

meses

‐ 3




meses

‐ 3




meses

‐ 3




meses

0 No existe un costo representativo ‐ 11 Se tiene un buen indicador

Flexibilidad/Opcion en el

proyecto0

Se trata de estándares que no

pueden ser flexibles al cambio

inmediato

0



inmediato

0



inmediato

0



inmediato

‐ 3



inmediato

0



inmediato

‐ 3Hay que buscar una forma de flexibilizar

los entregables del producto

Flexibilidad creciente del

negocio0



inmediato

0



inmediato

0



inmediato

0



inmediato

‐ 3



inmediato

0



inmediato

‐ 3Hay que buscar una forma de flexibilizar

los entregables del producto

Impacto local económico 0

Los beneficios son

principalmente sociales y de

eficiencia

0

Los beneficios son


eficiencia

0

Los beneficios son


eficiencia

0

Los beneficios son


eficiencia

0

Los beneficios son


eficiencia

0

Los beneficios son


eficiencia

0No exite como tal un beneficio

económico, so beneficios sociales y de

eficiencia

Beneficios indirectos 0

Los beneficios son


eficiencia

0

Los beneficios son


eficiencia

0

Los beneficios son


eficiencia

0

Los beneficios son


eficiencia

0

Los beneficios son


eficiencia

0

Los beneficios son


eficiencia

0No exite como tal un beneficio

económico, so beneficios sociales y de

eficiencia

Proveedores locales 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica + 3

Los proveedores locales pueden

no ser los mas competitivos en

precios de equipos de computo

+ 3

Los proveedores locales pueden

no ser los mas competitivos en

precios de equipos de computo

0 No aplica + 6Se piensa en plantear cotizacions con

proveedores locales qu den las mismas

garantias a los eqipos de computo

Comunicación digital ‐ 1Se busca mantener las

comunicaciones vía digital‐ 1

Se busca mantener las







comunicaciones vía digital0 No aplica ‐ 9 Se tiene un buen indicador

Viajes 0 No se generan viajes 0 No se generan viajes + 3

Los viajes son imprescindibles

para las visitas las obras en

ejecución

0 No se generan viajes 0 No se generan viajes 0 No se generan viajes + 3El control de afiliación a nivel5 de riesgos

laborales debe ser muy estricto

Transporte 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica 0Los viajes generan risegos y se deben

minimizar con poliitcas de capacitación a

conductores

Energia usada + 1

Es indispensable el uso de

energía para el uso de los

equipos de computo

+ 1



equipos de computo

+ 1



equipos de computo

+ 3



equipos de computo

+ 3



equipos de computo

+ 1



equipos de computo

+ 10Genera un importante indicador, hay que

pensar en políticas de optimización de

recursos

Emisiones /CO2 por la

energía usada+ 1 Leves emisiones de CO2 + 1 Leves emisiones de CO2 + 3

Importantes emisiones de CO2 or

el uso de vehículos+ 1 Leves emisiones de CO2 + 2 Leves emisiones de CO2 + 1 Leves emisiones de CO2 + 9

Genera un importante indicador, hay que

pensar en políticas de optimización de

recursos

Empleo ‐ 1Se generan relativamente pocos

empleos‐ 1

Se generan relativamente pocos

empleos‐ 3

Se requiere de un buen número

de profesionales para la correcta

recolección de información

‐ 2

Se requieren profesionales

capaces de organizar la

información obtenida

‐ 2

Se requieren profesionales

capaces de cumplir con los

entregables de la fase

‐ 1Se generan relativamente pocos

empleos‐ 10 Se tiene un buen indicador

Relaciones laborales 0 No aplica ‐ 1

Bunas relaciones siempre sobre

la base legal y con flexibilidad

laboral

‐ 3



laboral

‐ 3



laboral

‐ 3



laboral

‐ 1 No aplica ‐ 11 Se tiene un buen indicador

Salud y seguridad 0 No aplica 0 No aplica + 2Los viajes generan un risego en

salud importante0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica + 2

Los viajes generan risegos y se deben

minimizar con poliitcas de capacitación a

conductores

Educación y capacitación 0 No aplica ‐ 1Enseñanza en la Planeación de

proyectos‐ 3

Enseñanza continua en la toma

de información‐ 3

Enseñanza continua en Bases de

datos‐ 3

Capacitaciones al personal de

planta0 No aplica ‐ 10 Se tiene un buen indicador

Aprendizaje organizacional 0 No aplica ‐ 1 Aprendizaje continuo ‐ 3Aprendizaje continuo en la toma

de información‐ 3

Aprendizaje continuo en bases

de datos‐ 3

Capacitaciones al personal de

planta0 No aplica ‐ 10 Se tiene un buen indicador

Diversidad e igualdad de

oportunidades0 No aplica ‐ 1 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades 0 No aplica ‐ 10 Se tiene un buen indicador

No discriminación 0 No aplica ‐ 1 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades ‐ 3 Igualdad de oportunidades 0 No aplica ‐ 10 Se tiene un buen indicador

Trabajo infantil ‐ 3No se permitira trabajo en esas

condiciones‐ 3

No se permitira trabajo en esas

condiciones‐ 3


condiciones‐ 3


condiciones‐ 3


condiciones‐ 3


condiciones‐ 18 Se tiene un buen indicador

Trabajo forzoso y obligatorio ‐ 3No se permitira trabajo en esas

condiciones‐ 3


condiciones‐ 3


condiciones‐ 3


condiciones‐ 3


condiciones‐ 3


condiciones‐ 18 Se tiene un buen indicador

Apoyo de la comunidad 0 No aplica ‐ 3Proyecto enfocado a la

comunidad‐ 3

Proyecto enfocado a la

comunidad‐ 3


comunidad‐ 3


comunidad0 No aplica ‐ 12 Se tiene un buen indicador

Politicas públicas/

cumplimiento0 No aplica ‐ 3


comunidad‐ 3


comunidad‐ 3


comunidad‐ 3


comunidad0 No aplica ‐ 12 Se tiene un buen indicador

Mercadeo y publicidad 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica 0 No aplica ‐ 3

Importante par comunicar los

avances de los proyectos s la

comunidad

0 No aplica ‐ 3 Se tiene un buen indicador

Soborno y corrupción 0No se debe permitir la entrada

de burocracia al proyecto0

No se debe permitir la entrada










No se debe permitir la entrada de

burocracia al proyecto

Comportamiento anti etico 0No se debe permitir la entrada












No se debe permitir la entrada de

burocracia al proyecto

TOTAL ‐ 6 ‐ 22 ‐ 28 ‐ 31 ‐ 39 ‐ 6 ‐ 132

Fase Recolección de Información Fase Procesamiento InformaciónFase Elaboracion formatos reportes y

capacitacionesFase Cierre

Total

Fase Inicio

Sostenibilidad

económica

Fase Planeación

Acciones de Mejora / Respuesta

Sociedad y

consumidores

Sostenibilidad

social

Derechos humanos

Transporte

Practicas laborales y

trabajo decente

Energía

Sostenibilidad

ambiental

APENDICE C ‐ MATRIZ P5

Integradores del P5

Retorno de la

inversión

Agilidad del negocio

Estimulación

económica

Apéndice C. Matriz P5

101

Apéndice D. Formato de Solicitudes de Cambio



Consecutivo

Solicitante

Categoría de cambio

Causa que origina el cambio

Descripción de la propuesta de cambio

Justificación de la propuesta de cambio

Impacto de cambio en la línea base

Implicaciones de recursos

Implicaciones para los interesados

Riesgos

Aceptación o rechazo

Firma del comité de control de cambios.

Director Pablo Javier Barrera R

Ing. Jairo Galan

Ing. Heyner Robles

102

Apéndice E. Matriz de trazabilidad de requisitos

CODIG

O

DESCRIPCIÓN

DEL

REQUISITO

VERSIÓN ÚLTIMA

FECHA

ESTADO

REGISTRADO

ESTADO

ACTUAL

(AC,

CA,DI,

AD,AP)

ESPECIFICACIÓN CRITERIOS DE

ACEPTACIÓN

ID (EDT) DUEÑO DEL

REQUISITO

0 0 1 Plan de gestión 1.0 2/11/2020 CU Elaborar el Plan de Gestión

y realizar su respectivo

cierre

Plan de Gestión

aprobado y

cerrado

1.1

0 0 2 Elaboración

base de datos

proyectos de

obra civil

vigentes

1.0 8/10/2020 CU Consiste en elaborar una

base de datos confiable

donde se puedan ingresar

los requísitos que exige la

Alcaldía de Tunja a sus

contratistas en los

diferentes Pliegos y

procesos vigentes de

contratación

Base de datos

con criterios

claros para el

procesamiento

de la

información

recolectada

1.2

0 0 3 Diagrama de

gantt estándar y

seguimiento de

base de datos y

cronogramas

1.0 15/10/2020 CU Consiste en la elaboración

de un formatos Gantt para

la recolección de

información en tiempo real

y que sea estandar para

todos los procesos

contractuales en ejecución

Formato de

diagrama de

Gantt

estandarizado

en Project

1.3.1

103

0 0 4 Elaboración

formatos y

formularios para

toma de

infomación

1.0 15/10/2020 CU Consiste en la elaboración

de formatos y formularios

para la recolección de

información en tiempo real

Formatos y

formularios

prediseñados

para que puedan

ser

implementados

y trabajados por

el contratista

favorecido para

desarrollar el

aplicativo

1.3.2

0 0 5 Reportes 1.0 22/10/2020 CU Consiste en la elaboración

de formatos y formularios

para la divulgación de la

información recolectada en

tiempo real y con nivel de

detalle de acuerdo a los

requerimientos de la

Entidad

Reportes

prediseñados

para que puedan

ser

implementados

y trabajados por

el personal

capacitado

1.3.3

0 0 6 Determinación

del costo de

implementación

1.0 3/11/2020 CU Consiste en la

determinación del costo

anual que tendrá la

implementación del

aplicativo por parte de un

contratista externo con los

requerimientos técnicos

adecuados

Estudio

adecuado del

costo de

Implementación

para que pueda

ser utilizado

para realizar la

convocatoria

respectiva y de

1.4

104

esta manera

elegir al

contratista

adecuado.

105

Apéndice F. Diccionario de la E.D.T

ID Nombre ULT ACT Responsable Duración Descripción Recursos asignados FIRMA

.1.1 Formatos y formularios productos del proyecto

14/03/2020 Ing Civil 1 10 días Consta de dos actividades, crear el contenido de las capacitaciones y el cronograma de las mismas

Director, Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de

Trabajo 1.1.2.1 Herramienta Excel

para manejo de base de datos y cronogramas



Trabajo

1.1.2.2 Herramienta Project para manejo de base de datos y cronogramas



Trabajo

1.2.1 Recolección de información primaria y secundaria para la elaboración base de datos proyectos de obra civil vigentes

14/03/2020 Director 94 días Consiste en la creación de formatos para recolección de Información, selección del personal y toma de información primaria y secundaria para alimentar la base de datos

Director, especialistas, arquitecto, Ingenieros, Tecnólogos, vehiculos, equipos de computo, módulos de Trabajo

1.2.2 Procesamiento de información primaria y secundaria para la elaboración base de datos proyectos de obra civil vigentes

14/03/2020 Director 94 días Consiste en la creación de la base de datos para el posterior procesamiento y depuración de la información

Director, Ing de sistemas, Ingenieros, Tecnólogos,

equipos de computo, módulos de Trabajo

1.3.1 Diagrama de gantt estándar y seguimiento de base de datos y cronogramas

14/03/2020 Ing Civil 1 30 días Consiste en la elaboración de un diagrama de Gantt estandar donde se debe introducir la información de avance de los proyectos


Trabajo

1.3.2 Elaboración formatos y formularios para gestión de la información

14/03/2020 Ing Civil 1 30 días Consiste en la elaboración de formatos y formularios para la recolección de información en tiempo real


Trabajo

106

1.3.3.1 Reportes de avances de obra

14/03/2020 Ing Civil 1 30 días Consiste en la elaboración de la dashboard para controlar los avances de obra


Trabajo 1.3.3.2 Reportes de

cumplimiento del alcance

14/03/2020 Ing Civil 1 30 días Consiste en la elaboración de la dashboard para controlar el cumplimiento del alcance


Trabajo 1.3.3.3 Reportes de

seguimiento de modificaciones

14/03/2020 Ing Civil 1 30 días Consiste en la elaboración de la dashboard para controlar las actas de modificacion


Trabajo 1.4.1 Elaboración Plan de

gestión 14/03/2020 Director 11 días Elaborar el Plan de Gestión Director, Ing de sistemas,

Ingenieros, Tecnólogos, equipos de computo, módulos de Trabajo

1.4.2 Seguimiento y Control Plan de gestión

14/03/2020 Director 134 días Realizar el segumiento y control del Plan de Gestión

Director, Ing de sistemas, Ingenieros, Tecnólogos,

equipos de computo, módulos de Trabajo

107

Apéndice G. Recursos y Costos por Actividad

E.D.T 1.1.1.1 Id Project 4

Desc Elaborar Plan de Gestión Duración 7


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total

A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 100% 7 $ 2,044,266

A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 2 $ 185,842 100% 7 $ 2,601,788

A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 100% 7 $ 1,597,078

A.4 Secretariado Mes $ 2,053,378 1 $ 68,446 100% 7 $ 479,122

A.5 Personal de Aseo Mes $ 1,711,149 1 $ 57,038 100% 7 $ 399,266


B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 100% 7 $ 280,000

B.2 Servicios públicos (Agua, luz)

Mes $ 250,000 1 $ 8,333 100% 7 $ 58,331


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 100% 7 $ 35,000

B.4 Líneas Celular Mes $ 300,000 1 $ 10,000 100% 7 $ 70,000

B.4 Transportes Mes $ 300,000 1 $ 10,000 100% 7 $ 70,000

C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 100% 7 $ 105,000

D INSUMOS Y EQUIPOS

D.1 Computador fijo Mes $ 200,000 1 $ 6,667 100% 7 $ 46,669

D.2 Computador portatil Mes $ 250,000 5 $ 8,333 100% 7 $ 291,655

D.3 Impresora Multifuncional Mes $ 150,000 1 $ 5,000 100% 7 $ 35,000

D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 100% 7 $ 2,100,000

VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 10,213,175


Desc Aprobar Plan de Gestión Duración 3


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total

A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 100% 3 $ 876,114

A.2 Ing Civil y/o Vías Mes $ 5,575,267 1 $ 185,842 100% 3 $ 557,526

A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 0 $ 114,077 100% 3 $ 0




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 100% 3 $ 120,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 100% 3 $ 24,999


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 100% 3 $ 15,000


108


C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 100% 3 $ 45,000

D INSUMOS Y EQUIPOS




D.4 Office Profesional Und $ 1,500,000 6 $ 50,000 100% 3 $ 900,000



Desc Monitorear y Controlar Plan de Gestión Duración 48


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total

A.1 Director del proyecto Mes $ 8,761,133 1 $ 292,038 50% 48 $ 7,008,912


A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 20% 48 $ 2,190,278




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 20% 48 $ 384,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 20% 48 $ 79,997


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 20% 48 $ 48,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 20% 48 $ 144,000

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Cerrar Plan de Gestión Duración 2


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 100% 2 $ 228,154

109




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 100% 2 $ 80,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 100% 2 $ 16,666


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 100% 2 $ 10,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 100% 2 $ 30,000

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Creación formatos para recolección de información Duración 5


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 80% 5 $ 912,616




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 5 $ 160,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 5 $ 33,332


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 5 $ 20,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 5 $ 60,000

D INSUMOS Y EQUIPOS






110


Desc Recolección de Información Primaria Duración 14


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 40% 14 $ 1,277,662




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 20% 14 $ 112,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 20% 14 $ 23,332


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 20% 14 $ 14,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 20% 14 $ 42,000

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Recolección de Información Secundaria Duración 14


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 20% 14 $ 638,831




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 30% 14 $ 168,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 30% 14 $ 34,999


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 14 $ 21,000


111


C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 20% 14 $ 42,000

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Creación tabla base de datos para almacenamiento de la información Duración 5


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 20% 5 $ 228,154




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 30% 5 $ 60,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 30% 5 $ 12,500


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 5 $ 7,500



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 30% 5 $ 22,500

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Aprobación tabla base de datos para almacenamiento de la información Duración 2


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



112

A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 20% 2 $ 45,631




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 30% 2 $ 24,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 30% 2 $ 5,000


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 2 $ 3,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 30% 2 $ 9,000

D INSUMOS Y EQUIPOS





VALOR TOTAL ACTIVIDAD $ 418,901


Desc Almacenamiento de la Información existente Duración 3


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 80% 3 $ 547,570




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 3 $ 96,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 3 $ 19,999


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 3 $ 12,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 3 $ 36,000

D INSUMOS Y EQUIPOS




113




Desc Elaboración Diagrama de Gantt estandar para procesamiento de la información

Duración 5


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 40% 5 $ 456,308




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 40% 5 $ 80,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 40% 5 $ 16,666


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 5 $ 10,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 40% 5 $ 30,000

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Aprobación Diagrama de Gantt estandar para procesamiento de la información

Duración 2


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 25% 2 $ 57,039




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 40% 2 $ 32,000

114


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 40% 2 $ 6,666


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 2 $ 4,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 40% 2 $ 12,000

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Elaboración formatos para toma de Información semanal proyectos en ejecución

Duración 5


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 40% 5 $ 456,308




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 40% 5 $ 80,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 40% 5 $ 16,666


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 5 $ 10,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 40% 5 $ 30,000

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Elaboración formularios para digitación de Información semanal proyectos en ejecución

Duración 2

115


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 25% 2 $ 57,039




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 40% 2 $ 32,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 40% 2 $ 6,666


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 40% 2 $ 4,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 40% 2 $ 12,000

D INSUMOS Y EQUIPOS






E.D.T 1.3.3.1.1 Id Project 27

Desc Elaboración contenido de Reportes Avances de obra periodicos Duración 5


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 40% 5 $ 456,308




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 25% 5 $ 50,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 25% 5 $ 10,416


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 25% 5 $ 6,250



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 25% 5 $ 18,750

116

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Aprobación contenido de Reportes Avances de obra periodicos Duración 2


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 30% 2 $ 68,446




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 25% 2 $ 20,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 25% 2 $ 4,167


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 25% 2 $ 2,500



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 25% 2 $ 7,500

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Elaboración contenido de Reportes cumplimiento del alcance de obra periodicos

Duración 5


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 20% 5 $ 228,154


117



B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 25% 5 $ 50,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 25% 5 $ 10,416


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 25% 5 $ 6,250



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 25% 5 $ 18,750

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Aprobación contenido de Reportes cumplimiento del alcance de obra periodicos

Duración 2


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 30% 2 $ 68,446




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 25% 2 $ 20,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 25% 2 $ 4,167


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 25% 2 $ 2,500



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 25% 2 $ 7,500

D INSUMOS Y EQUIPOS






118


Desc Elaboración contenido de Reportes modificaciones de obra periodicos Duración 5


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 20% 5 $ 228,154




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 30% 5 $ 60,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 30% 5 $ 12,500


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 5 $ 7,500



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 30% 5 $ 22,500

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Aprobación contenido de Reportes modificaciones de obra periodicos Duración 2


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 30% 2 $ 68,446




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 30% 2 $ 24,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 30% 2 $ 5,000


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 30% 2 $ 3,000

119



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 30% 2 $ 9,000

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Identificación de Insumos necesarios para Implementar el Aplicativo Duración 4


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 80% 4 $ 730,093




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 4 $ 128,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 4 $ 26,666


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 4 $ 16,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 4 $ 48,000

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Aprobación de Insumos necesarios para Implementar el Aplicativo Duración 2


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total

120



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 50% 2 $ 114,077




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 2 $ 64,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 2 $ 13,333


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 2 $ 8,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 2 $ 24,000

D INSUMOS Y EQUIPOS







Desc Determinar el Costo de la Implementación externa del proyecto por año Duración 4


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 2 $ 114,077 80% 4 $ 730,093




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 4 $ 128,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 4 $ 26,666


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 4 $ 16,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 4 $ 48,000

D INSUMOS Y EQUIPOS


121






Desc Aprobación del costo de la Implementacón del Proyecto por año Duración 2


UND Valor Unitario

Cant Valor Diario

% dedicación

Dur Valor Total



A.3 Tecnólogo Mes $ 3,422,297 1 $ 114,077 50% 2 $ 114,077




B.1 Oficina Mes $ 1,200,000 1 $ 40,000 80% 2 $ 64,000


Mes $ 250,000 1 $ 8,333 80% 2 $ 13,333


Mes $ 150,000 1 $ 5,000 80% 2 $ 8,000



C MATERIALES

C.1 Papelería Mes $ 450,000 1 $ 15,000 80% 2 $ 24,000

D INSUMOS Y EQUIPOS






122 Apéndice H. Diagrama de Red

123

Apéndice I. Línea Base del Cronograma

125

Apéndice J. Estimación del Costo

127

ID Descripción del Riesgo Tipo Categoría Disparador / Indicio Probabilidad Impacto

Calif

icació

n

Grado

Base

par

a aná

lisis

de im

pacto

Impa

cto en

costo

Impa

cto en

tiem

po

Valo

r mon

etario

es

pera

do (c

osto

)

valo

r mon

etario

es

pera

do (t

iempo

)

Base

de

estim

ació

n

Estrategia de Respuesta

¿En qué consiste la estrategia de respuesta? - Plan de prevención, antes de que se materialice el riesgo

Plan de Contingencia - si se materializa riesgo

Responsable - Dueño del riesgo Probabilidad final Impacto final Calificación final Grado Estado Seguimiento

En qué consiste este riesgo? (usar una redacción que permita identificar Causa, Riesgo e Impacto)

Amenaza, Oportunidad

Ej: Técnicos,De la Organización, Externos, De

gerencia del Proyecto

Qué acción o evento indica que el riesgo se va a materializar o que se

requiere respuesta?

Muy Alta: 80% , Alta: 65%,

Media: 50%, Baja: 30%, Muy Baja:

10%

Muy Alto: 10 , Alto: 8,

Medio: 6, Bajo: 4, Muy

Bajo: 2

P x I

Importancia: Severo, Crìtico, Medio, Leve,

Menor, Medio, Muy bueno,

Máximo

Afectación del proyecto si riesgo se materializa

Valor numérico Valor en días Probabilidad X Impacto en costo

Probabilidad X Impacto en

tiempoArgumentos que justifican las estimaciones de Impacto.

Cúal será la estrategia de respuesta al riesgo? Mitigar,

transferir, evitar, aceptar, escalar, mejorar,

explotar,compartir.

Acciones definidas para el plan de prevención

Acciones a ejecutar en respuesta o como respaldo o como reparación a la materialización del riesgo

Quién monitorea el riesgo y actúa cuando

va a ocurrir?

Muy Alta: 80% , Alta: 60%, Media: 50%, Baja: 30%, Muy Baja: 10%

Muy Alto: 10 , Alto: 8, Medio: 5, Bajo: 3, Muy

Bajo: 1

P x I Importancia: Severo, Crìtico, Medio, Leve

En seguimiento, Requiere Respuesta, Cerrado-ya ocurrió, Cerrado-ya no

ocurrirá, Recién Identificado

Fecha y Descripción actualizada del seguimiento

R1

Debido a la posible existencia de alteraciones a los requisitos técnicosestablecidos para la realización del proyecto, su realización puederepresentar el incumplimiento de los objetivos y esto implicaría la noaceptación de los entregables del proyecto al final del mismo.

A TécnicoNuevas solicitudes y requisitos de losstakeholders en reuniones o porcanales de comunicación aprobados.

10% 6 0.60 Leve Se requiere un control de cambios en los objetivos principales. $ 0.00 0 $ - 0 No se realiza análisis cuantitativo debido a que el

riesgo es catalogado leve. Aceptar Se acepta el Riesgo Si ocurre se analizará el Plan de respuesta N / A 10% 6 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020

R2El manejo de información de la empresa en redes ajenas, presentaríaposibles fugas de información, las cuales implicarían pérdidas deentregables.

A TécnicoVariaciones en las versiones de losdocumentos o no encontrar archivoso información aprobada o enproducción.

30% 4 1.20 Medio Control de cambios en actividades secundarias.

$ 800,000.00 2 $ 240,000.00 0.6Se estima el costo de 800.000 para solventar la pérdida de documentos, los cuales deberán ser

recuperados o ser realizados nuevamente.Evitar No utilizar redes ajenas a la empresa Se analizará quien es el responsable y se tomaran las

medidas pertinentesEl Equipo de Trabajo 10% 4 0.40 Leve En seguimiento 5/10/2020

R3La realización de proyectos simultáneos, generaría falta dedisponibilidad de recursos tales como software y/o hardware, lo cualimplicaría imcumplimiento del cronograma.

A De la Organización

Falta de equipos tecnológicos para eldesarrollo de las actividades

10% 6 0.60 Leve Atraso del 10% del cronograma. $ 0.00 0 $ - 0 No se realiza análisis cuantitativo debido a que el riesgo es catalogado leve.

Transferir Contratar un tercero que apoye puede ser por medio de contratos off source

Se Realizaran los contratos de acuerdo a la necesidad Director del proyecto 10% 6 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020

R4La posible negativa de las curadurías urbanas de la ciudad paracolaborar en las entrevistas, originarían una falla en la consecuciónde información, y esto implicaría un retraso en el cronogramaproyectado.

A ExternoNo atención de las visitasprogramadas en las curadurías o norespuesta de las solicitudesrealizadas

30% 2 0.60 Leve Atraso manejable en las holguras. $ 0.00 0 $ - 0No se realiza análisis cuantitativo debido a que el

riesgo es catalogado medio. Aceptar Se acepta el Riesgo Si ocurre se analizará el Plan de respuesta N / A 30% 2 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020

R5La variación del clima, originaría la no realización de las actividadessegún el cronograma, y esto implicaría un retraso en el desarrollo delcronograma del proyecto.

A ExternoLluvias o eventos climatológicos queimpidan el desarrollo de lasactividades de campo

30% 2 0.60 Leve Atraso manejable en las holguras. $ 0.00 0 $ - 0 No se realiza análisis cuantitativo debido a que el riesgo es catalogado leve. Aceptar Se acepta el Riesgo Si ocurre se analizará el Plan de respuesta N / A 30% 2 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020

R6El cambio en condiciones económicas del proyecto por parte destakeholders, modificarían la planeación económica del proyecto yesto implicaría sobrecostos.

A De Gerencia

Solicitud de variación de costos delproyecto por parte de losstakeholders en reuniones o porcanales de comunicación aprobados(oficios)

10% 6 0.60 Leve Sobrecostos entre el 10% y 20% $ 0.00 0 $ - 0 No se realiza análisis cuantitativo debido a que el riesgo es catalogado leve. Aceptar Se acepta el Riesgo Si ocurre se analizará el Plan de respuesta N / A 10% 6 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020

R7El mal manejo de los canales de comunicación internos, generaríadeficiencias en la ejecución del proyecto, e implicaría incumplimientoen el cronograma proyectado.


Comunicación incorrecta que retraseel cumplimiento de metas o fechasacordadas

30% 4 1.20 Medio Atraso del 5% del cronograma. $ 450,000.00 1 $ 135,000.00 0.3Se estima el costo de 300.000 para suplir retrasos por incorrecta comunicación (envíos, soportes, entregas,

transporte).Mitigar Llevar un plan de gestión de las

comunicaciones adecuadoSe evaluará el Plan de Gestión de las Comunicaciones para corregir las fallas identificadas El Equipo de Trabajo 30% 4 1.20 Medio En seguimiento 5/10/2020

R8El incorrecto almacenamiento de documentación, generaría la pérdida de entregables del proyecto, e implicaría un retraso en la entrega delproducto.

A TécnicoDaños por virus informáticos enarchivos no protegidos o usoindebido de los PC.

30% 10 3.00 Crítico Atraso mayor al 20% del cronograma. $ 5,000,000.00 7 $ 1,500,000.00 2.1Se estima el costo de 5'000.000 para solventar la pérdida de documentos, los cuales deberán ser

recuperados o ser realizados nuevamente.Evitar

Se plantea tener información en la nube que ayude a evitar pérdida de información

Se buscará la infomación en la nube o en archivos Back existentes El Equipo de Trabajo 30% 2 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020

R9 La falta de perfiles idóneos en el equipo de trabajo, generaría unincumplimiento de Alta Ingeniería, e implicaría sobrecostos. A De Gerencia Incumplimiento en la contratación de

acuerdo a los perfiles solicitados. 10% 10 1.00 Leve Sobrecosto mayor al 30% $ 0.00 0 $ - 0No se realiza análisis cuantitativo debido a que el

riesgo es catalogado leve. EvitarTener un control en los perfiles del Equipo de trabajo

Se alejará del proyecto al miembro del Equipo que no cumple y mediante reuniones del Equipo de trabajo se evaluarán las medidas a seguir

Director del proyecto 10% 10 1.00 Leve En seguimiento 5/10/2020

R10Los posibles retrasos en los pagos descritos del proyecto para lasactividades, generaría un desequilibrio financiero del proyecto ycausaría retrasos en la elaboración del producto.

A SponsorIncumplimiento en los pagos pactados del contrato, que afectaría elcumplimiento de la organización ensus proyecciones financieras

30% 6 1.80 Medio Atraso del 10% del cronograma. $ 5,000,000.00 3 $ 1,500,000.00 0.9Se estima el costo de 1'600.000 como compensación

del atraso del cronograma al incumplir con pagos y los días requeridos.

MitigarTener créditos rotativos que ayuden a minimizar el impacto Se acudirá a los créditos rotativos Director del proyecto 30% 2 0.60 Leve En seguimiento 5/10/2020

R11Debido a la amplicación de actividades solicitadas por el sponsor, eltrabajo puede tomar más tiempo que el planificado, y esto implicaríaun cambio en el alcance.

A Sponsor Cambio en las metas del proyecto,mediante comunicación del sponsor 30% 6 1.80 Medio Control de cambios en objetivos

principales. $ 3,500,000.00 5 $ 1,050,000.00 1.5Se estima el costo de 3'500.000 para la realización de actividades consecuentes a los cambios realizados por

el sponsor del proyecto y su realización en 5 días.Aceptar Se acepta el Riesgo Si ocurre se analizará el Plan de respuesta N / A 30% 6 1.80 Medio En seguimiento 5/10/2020

R12La falta de dotación de recursos necesarios para las actividades,generaría inconformismo en el equipo de trabajo y esto implicaríadisminución en la calidad el producto final.


No tener los implementos yherramientas necesarias para eldesarrollo del manual, en cualquierade sus etapas

10% 4 0.40 Leve Afectación en requisitos que requiere ajuste. $ 0.00 0 $ - 0 No se realiza análisis cuantitativo debido a que el

riesgo es catalogado leve. Evitar Se requiere un Stock de elementos de dotación Se compra la dotación faltante de manera inmediata Director del proyecto 10% 2 0.20 Leve En seguimiento 5/10/2020

R13El apoyo logístico por parte de la Alcaldía de Tunja, permitiría laconsecución de software y hardware de última calidad, lo cualreduciría costos del proyecto.

O De la Organización

Comunicación por parte de laAlcaldía de Tunja para apoyar conequipos y software.

30% 6 1.80 Medio Beneficio del 10% - al 19% del presupuesto.

$ 4,600,000.00 5 $ 1,380,000.00 1.5Se estima un beneficio de 4'600.000 debido a la ayuda por parte de la Alcaldía de Tunja en cuanto a equipos

técnológicos necesarios en el proyecto.Mejorar Tener buenos canales de comunicación

con la AlcaldíaEl Director determinará el miembro del Equipo del proyecto que mejor pueda procesar la información recopilada

Director del proyecto 30% 6 1.80 Medio En seguimiento 5/10/2020

R14 El interés por parte de la Alcaldía de Tunja, permitiría consecución de información de manera inmediata, lo cual generaría reducción detiempos en la fase de ejecución del proyecto.

O ExternoComunicación por parte de laAlcaldía de Tunja para apoyar condocumentación e informaciónnecesaria para el proyecto.

80% 6 4.80 Muy bueno Ahorro del 10% al 19% del cronograma. $ 6,000,000.00 7 $ 4,800,000.00 5.6

Se estima un beneficio de 6'000.000 y siete días debido a la ayuda por parte de la Alcaldía de Tunja en cuanto a documentación e información necesaria para

el proyecto.

Explotar Personal adecuado para buscar en las bases de datos del Municipio

El Director determinará el miembro del Equipo del proyecto que mejor pueda procesar la información recopilada

Director del proyecto 80% 6 4.80 Muy bueno En seguimiento 5/10/2020

REGISTRO DE RIESGOSProyecto

Gerente de Proyecto Fecha 15/09/2020Creación de un aplicativo de gestión para los proyectos de obra civil contratados por la alcaldía de Tunja y costo de su implementación.

Plan de Respuesta Análisis del Riesgo después del Plan de Respuesta - plan prevención Monitoreo


Identificación Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo

Apéndice K. Matriz de Riesgos

PABLO JAVIER BARRERA RODRIGUEZ - Universidad Piloto de ...

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