Manual de Modificacin Unilateral de Contrato. P-PS-093-04-2013

Versin actualizada, Junio 2014

Contenido

1. DIAGRAMA DE PROCESO ................................................................. 3

2. SOLICITUD DE MODIFICACIN UNILATERAL DE CONTRATO ................ 4

3. TRMITE DE LA MODIFICACIN (proveedura) ....................................16

4. VERIFICACIN DE CONDICIONES PREVIO A ELABORAR CONTRATO Y

CONFECCIN DE CONTRATO: ...............................................................22

1. DIAGRAMA DE PROCESO

A continuacin se muestran los pasos generales para realizar una modificacin unilateral de

contrato y sus respectivas aprobaciones, adems del rol que debe tener el funcionario que realice

el proceso.

Elaborar Solicitud de

modificacin

Rol: Solicitud de contratacin 3

Aprobaciones de solicitud

de modificacin

Rol: Aprobador de contrato 1

Solicitar trmite de

modificacin

Rol: Solicitud de contratacin 3

Aprobar trmite de

modificacin

Rol: Contrato 3

Aprobacin de instancia

respectiva

Rol: Adjudicacin 1

Notificacin a Contratista

Rol: Contrato 3

Verificacin de condiciones y

Elaboracin del nuevo contrato

Rol: Elaborador de contrato 1

2. SOLICITUD DE MODIFICACIN UNILATERAL DE CONTRATO El sistema mediante el mdulo de Modificacin de contratos, le permite a las Instituciones

realizarle modificaciones a sus contratos, todo de acuerdo a la normativa que les aplique. Una de

las modificaciones que pueden realizar es la Modificacin unilateral. El proceso inicia con la

Solicitud de la modificacin, esta pasa por diferentes aprobaciones y posterior a esto se genera el

contrato modificado.

Consideraciones importantes:

Solicitar modificacin unilateral: La modificacin unilateral se habilita en el sistema a

partir de que los contratos estn en estado Contrato registrado hasta antes de realizada

la recepcin definitiva del bien o servicio.

Aumento o disminucin: En una misma solicitud de modificacin de contrato unilateral no

se puede aumentar una lnea y disminuir otra lnea, se tiene que hacer en forma

independiente.

El funcionario con el rol Solicitud de contratacin 3, ingresa desde el men Instituciones

compradoras, al submen Contratos, selecciona en la pantalla Listado de contratos,

el contrato de inters y presiona el botn Modificacin de contrato.

El sistema despliega la pantalla Solicitud de contrato modificado, el usuario selecciona la

opcin Modificacin unilateral de contrato y presiona el botn Solicitar modificacin.

El sistema despliega la pantalla Solicitud de modificacin unilateral de contrato, donde

se importa la informacin del contrato base seleccionado, activando para su modificacin

informacin relacionada con la modificacin del contrato. El usuario puede en esta etapa

modificar alguna clusula del contrato relacionada con garantas o modalidad de pago.

En la seccin [2. Informacin relacionada] el usuario tiene acceso mediante link a

diferentes actos o documentos relacionados con el contrato objeto de la modificacin.

En la seccin [8. Informacin del bien, servicio u obra] se debe seleccionar si la

modificacin que se est gestionando corresponde a una disminucin o aumento y si la

misma aplica para las cantidades o los precios. Adems se debe seleccionar la o las lneas a

modificar.

El sistema para cada lnea seleccionada habilita la seccin [8. Informacin del bien, servicio

u obra] para que se ingresen los datos que se necesitan modificar, pudiendo modificar los

campos de la estructura del precio, los campos de la estructura presupuestaria, garanta

tcnica, forma de entrega, lugar entrega y los campos del detalle de entrega.

En la seccin [9. Informacin de Solicitud de Modificaciones] se debe ingresar el contenido

de la modificacin, seleccionar el fundamento jurdico que le aplica a su Institucin, el cual

la faculta a realizar este tipo de modificacin de contrato, puede adjuntar archivos y

presiona el botn Guardar. El registro de la solicitud de modificacin queda en estado

Solicitud de modificacin de contrato registrado.

El sistema elimina la o las lneas del contrato no seleccionadas y habilita los botones para

que el usuario Solicite criterio legal o Asignar aprobador, Modifique lo guardado o

Elimine lo confeccionado, segn sea la necesidad. Tambin usuario debe en la seccin

[10. Validacin presupuestaria] selecciona el tipo de validacin, realizando la misma segn

corresponda para cada tipo de alternativa.

El solicitar criterio legal es facultativo de cada institucin, para ilustrar el ejemplo, al

presionar en esta pantalla el botn Solicitar criterio legal, el sistema enva la solicitud de

criterio legal y la solicitud de modificacin que se est tramitando queda en estado

Solicitud de criterio legal. En este momento la solicitud de modificacin est en manos

de un distribuidor para que l mismo proceda a asignar al encargado del rea legal que

debe emitir el criterio.

Nota: El solicitar criterio legal es facultativo, pero una vez solicitado, el sistema no permite

continuar sin haberse resuelto el trmite de criterio legal. El proceso de Asignar

aprobador es obligatorio independientemente de que se solicite criterio legal o no,

siempre debe enviarse a aprobar la solicitud de modificacin.

Distribucin de criterio legal y criterio legal:

El usuario con el rol Distribuidor 1 para distribuir o asignar a lo interno

de su unidad el criterio legal solicitado, ingresa al men Solicitudes de

criterio legal. El sistema despliega la pantalla Listado de solicitud de

revisin, donde el usuario presiona sobre la columna Descripcin de la

solicitud de inters que debe estar en estado Sin tramitar.

El sistema despliega la Solicitud de modificacin que se est tramitando.

El usuario presiona el botn Asignar verificador legal, el sistema habilita

la seccin [11. Asignacin de verificador legal] se selecciona al funcionario

encargado de emitir criterio legal, que debe tener el rol de Aprobacin

interna 1 y presiona el botn Solicitar Verificacin.

El funcionario con el rol Aprobacin interna 1 seleccionado para emitir

criterio legal ingresa al men Criterio legal. El sistema despliega la

pantalla Listado de verificacin legal, donde el usuario presiona sobre la

columna Descripcin de la solicitud de inters que debe estar en estado

No procesado.

El sistema despliega la pantalla Solicitud de modificacin unilateral de

contrato que se est tramitando, habilita la seccin [11. Informacin de

verificacin legal], donde el usuario puede solicitar alguna aclaracin que

considere necesario, y finalmente para emitir criterio legal completa los

campos de la seccin y presiona el botn Registrar verificacin.

El sistema guarda el criterio legal y cambia su estado a Pendiente de

verificacin, habilita la opcin de Modificar. Cuando se est seguro del

criterio legal, el usuario presiona el botn Verificacin completa,

cambiando el estado a Verificacin completa. Para continuar con el

criterio legal solicitado, se requiere que el mismo sea aprobado, para ello

se presiona el botn Asignar aprobador.

El sistema habilita la seccin [12. Aprobador legal asignado] donde se

deben seleccionar al funcionario al cual se le va a solicitar la aprobacin

del criterio legal, completa los campos de la seccin y presiona el botn

Solicitar aprobacin. El trmite queda en estado Pendiente de

aprobacin.

El funcionario seleccionado para aprobar el criterio legal, ingresa al men

Aprobacin, el sistema despliega la pantalla Listado de aprobacin,

presiona sobre la columna Descripcin del procedimiento del trmite de

inters que debe estar en estado Sin tramitar.

El sistema despliega la pantalla Solicitud de modificacin unilateral de

contrato, habilita los botones Procesar aclaracin en caso de requerir

aclaracin sobre el criterio, Cambiar de aprobador y Rechazar, en caso

de decidir no aprobar el criterio legal realizado. Despus de revisar el

criterio legal realizado, para aprobarlo presiona el botn Aprobar, el

sistema realiza el proceso de firma digital y cambia el estado a la solicitud

de modificacin a Criterio legal aprobado.

Despus de haber recibido el criterio legal solicitado y para continuar con el trmite, el

usuario con el rol Solicitud de contratacin 3 que est tramitando la solicitud de

modificacin del contrato unilateral, ingresa al men Contrato modificado, el sistema

despliega la pantalla Listado de contratos modificados, presiona sobre la columna

Descripcin del procedimiento de la modificacin de inters que debe estar en estado

Criterio legal aprobado.

El sistema despliega la pantalla Solicitud de modificacin unilateral del contrato, en la

parte inferior de la pantalla presiona el botn Asignar aprobador, donde debe

seleccionar al funcionario con el rol Aprobador de contrato 1 al cual se le va a solicitar la

aprobacin de la solicitud de modificacin. Se completan los campos de la seccin y

presiona el botn Solicitar aprobacin. El trmite queda en estado Pendiente de

aprobacin.

El funcionario con el rol Aprobador de contrato 1 seleccionado para aprobar la

modificacin unilateral del contrato, ingresa al men Aprobacin, el sistema despliega la

pantalla Listado de aprobacin, presiona sobre la columna Descripcin del

procedimiento del trmite de inters que debe estar en estado Sin tramitar.

El sistema despliega la pantalla Solicitud de modificacin unilateral de contrato, habilita

los botones Procesar aclaracin en caso de requerir aclaracin sobre la modificacin,

Solicitar modificacin en caso de requerirlo, Cambiar de aprobador y Rechazar, en

caso de decidir no aprobar la modificacin.

Despus de revisar la modificacin enviada, para aprobarla presiona el botn Aprobar, el

sistema realiza el proceso de firma digital y cambia el estado a la solicitud de modificacin

a Solicitud de modificacin de contrato aprobado.

Una vez aprobada la Solicitud de modificacin de contrato unilateral y habiendo recibido

un mensaje por correo electrnico, el usuario con el rol Solicitud de contratacin 3

ingresa al men Contrato modificado y selecciona en la pantalla Listado de contratos

modificados la modificacin de su inters que est en estado Solicitud de modificacin

de contrato aprobado.

El sistema despliega la pantalla Solicitud de modificacin unilateral de contrato donde

presionando el botn Solicitar trmite de modificacin, se habilita la seccin [14.

Informacin detallada de asignacin de trmite], donde se completan los campos de la

seccin, se selecciona al usuario con el rol Distribuidor 2 y se le traslada o enva el

trmite, quedando el trmite en estado Distribuidor asignado. El sistema adicionalmente

le enva aviso al correo electrnico del rol Distribuidor 2, informndole que se le ha

asignado un trmite para distribuir.

3. TRMITE DE LA MODIFICACIN (proveedura)

Una vez que la solicitud de modificacin ha sido aprobada, el trmite se traslada a la Proveedura,

donde se contina de acuerdo al siguiente procedimiento:

El funcionario con el rol Distribuidor 2 encargado de distribuir o asignar el trmite de

modificacin de contrato unilateral, ingresa al men Contrato modificado, el sistema

despliega la pantalla Listado de contratos modificados, presiona sobre la columna

Descripcin del procedimiento del trmite de inters que debe estar en estado

Distribuidor asignado.

El sistema despliega la pantalla Solicitud de modificacin unilateral de contrato, en la

cual se debe buscar y asignar al funcionario con el rol Contrato 3, responsable de

tramitar la solicitud en la Proveedura (proceso de recomendacin), quien analizar y

conducir la solicitud de modificacin unilateral de contrato, se oprime el botn Asignar.

El sistema asigna el estado a la solicitud quedando En trmite. El sistema adicionalmente

le enva aviso al correo electrnico del rol Contrato 3, informndole que se le ha

asignado un trmite.

El funcionario asignado ingresa desde el men Contrato modificado a la pantalla Listado

de contratos modificados, presionando sobre la columna Descripcin del

procedimiento ingresa al trmite que le han asignado y que debe estar en estado En

trmite.

El sistema despliega la pantalla Solicitud de modificacin unilateral de contrato revisa

todo lo actuado, despus del anlisis respectivo y pudiendo haber solicitado modificacin

o aclaraciones, completa los campos y presiona el botn Aprobar. El sistema realiza el

proceso de firma digital y deja el trmite en estado Recomendacin aprobada.

El sistema modifica el nombre de la pantalla a Recomendacin de solicitud de

modificacin unilateral de contrato, activa los botones Solicitar aprobacin y Remitir a

la instancia respectiva. El trmite de Solicitar aprobacin no es obligatorio, no as el

Remitir a la instancia respectiva, que tiene carcter obligatorio.

La opcin de Solicitar aprobacin es facultativo, pero solo para ilustrar el ejemplo,

presiona en esta pantalla el botn Solicitar aprobacin, el sistema habilita seccin,

completa los campos de la seccin, selecciona al funcionario con el rol de Aprobador de

recomendacin de adjudicacin y presiona el botn Solicitar aprobacin. La

modificacin queda en estado Recomendacin en trmite.

El funcionario seleccionado que tiene el rol de Aprobador de recomendacin de

adjudicacin para aprobar la modificacin de contrato, ingresa desde el men

Aprobacin, presiona en la pantalla Listado de aprobacin sobre la columna

Descripcin del procedimiento del trmite de inters o enviado que tiene el estado Sin

tramitar.

El sistema despliega la pantalla Recomendacin de solicitud de modificacin unilateral de

contrato el funcionario seleccionado revisa todo lo actuado, despus del anlisis

respectivo, y pudiendo haber solicitado modificacin o aclaraciones, completa los campos

y presiona el botn Aprobar. El sistema realiza el proceso de firma digital y deja el

trmite en estado Recomendacin aprobada.

Despus de estar la recomendacin aprobada y habiendo recibido correo electrnico

informndole que la solicitud ha sido aprobada, el funcionario asignado para darle el

trmite a la modificacin presiona el botn Remitir a la instancia respectiva, al

presionarlo se habilita la seccin [17. Solicitud de aprobacin], se selecciona al funcionario

con el rol Adjudicacin 1, que es el funcionario que tiene la competencia para tomar el

acto de modificacin del contrato, se completan los campos y se presiona el botn

Solicitar aprobacin.

El usuario asignado para aprobar con el rol de Adjudicacin 1 para aprobar la

recomendacin de modificacin, ingresa al men Aprobacin, presiona en la pantalla

Listado de aprobacin sobre la columna Descripcin del procedimiento del trmite de

inters que tiene el estado Sin tramitar y procede a realizar su aprobacin y el proceso

de firma digital.

Nota: Cuando el trmite de modificacin de contrato queda en estado Modificacin

aprobada, el sistema actualiza el expediente electrnico. Adems, el sistema en este

momento enva aviso al correo electrnico del rol Contrato 2 y Solicitud de

contratacin 3, informndoles que se ha adjudicado o aprobado la solicitud de

modificacin de contrato.

Despus de quedar aprobada la solicitud de modificacin de contrato unilateral, el usuario

con el rol Contrato 3 ingresa desde el men Contrato modificado a la pantalla Listado

de contratos modificados, presionando sobre la columna Descripcin del

procedimiento ingresa al trmite que est tramitando y que debe estar en estado

Modificacin aprobada.

El sistema despliega la pantalla Solicitud de modificacin unilateral de contrato, el

usuario presiona el botn Registrar notificacin de modificacin, el sistema despliega la

pantalla emergente Notificacin de modificacin de contrato, pantalla que se utiliza para

informar al contratista que se ha aprobado una modificacin de un contrato, y se presiona

el botn Guardar.

El usuario al presionar el botn Generar documento electrnico el sistema genera

documento electrnico, se presiona el botn Enviar y se firma digitalmente el

documento. El sistema adicionalmente enva correo electrnico al contratista

comunicndole de la aprobacin de la solicitud de modificacin de contrato y actualiza el

estado del trmite en Solicitud de modificacin de contrato notificado. Con esto se da

por finalizado el trmite de la Solicitud de Modificacin de Contrato y se procede a

verificar condiciones y elaborar el nuevo contrato para notificarlo.

4. VERIFICACIN DE CONDICIONES PREVIO A ELABORAR CONTRATO Y CONFECCIN DE CONTRATO:

Para realizar el proceso de verificacin de cumplimientos del contratista, el usuario con el

rol Contrato 3, presiona en la pantalla Listado de contratos modificados, el botn

Verificacin de condiciones del contrato modificado de inters.

El sistema despliega la pantalla Asignacin de responsable del contrato y notificacin de

requisitos al proveedor para elaborar contrato. El proceso de verificacin de condiciones

del contrato tanto a nivel de la Institucin como del contratista se realiza con la

funcionalidad actual del mdulo de contrato.

Despus de verificadas las condiciones del contrato, el elaborador de contrato para

continuar con la confeccin del contrato ingresa al men de Contrato, y selecciona el

contrato modificado de inters, que est en estado Verificacin completa.

El sistema despliega la pantalla Registro de Contrato Modificado (Modificacin unilateral

del contrato (Aumento)), el usuario en este momento puede cambiar a los funcionarios

Encargado del adjudicatario y al Administrador de contratacin, si as lo requiere, y

presiona el botn Guardar. El sistema cambia el estado a Contrato registrado y asigna

la secuencia respectiva (01) a la modificacin del contrato. Adems del botn Asignar

aprobador, mismo que debe utilizarse para enviar el contrato modificado a las

aprobaciones respectivas.

Se debe seleccionar el tipo de aprobacin que requiere el contrato y si el mismo requiere

ser firmado por el contratista.

En caso de que este contrato no requiera ir a Refrendo a la Contralara o Aprobacin

interna, se debe seleccionar la opcin No requiere aprobacin/refrendo y la lgica a

seguir es la actual para aprobacin de contratos, misma que se puede consultar en el

manual P-PS-096-04-2013 ELABORACIN Y APROBACIN DE CONTRATOS.

Si el contrato modificado requiera una aprobacin interna del rea legal, se debe

seleccionar la opcin Aprobacin interna y seguir la lgica actual que se describe en el

manual P-PS-106-04-2013 ELABORACIN DE CONTRATO CON APROBACIN INTERNA.

Una vez realizado el proceso de aprobacin y de firma del contratista en caso de que se

requiera. Se procede a notificar el contrato, para esto se debe ingresar al men

Contratos y se selecciona del listado el contrato modificado de inters que est en

estado Contrato aprobado.

El sistema despliega la pantalla Contrato Modificado (Modificacin unilateral del

contrato (Aumento)), el usuario presiona el botn Registro completo ubicado al final de

la pantalla. Posterior a esto el botn Generar documento electrnico y por ltimo

Enviar para notificar el contrato modificado al contratista.

El sistema adicionalmente notifica por correo electrnico al contratista y al rol Solicitud

de contratacin 3 informndoles que el contrato modificado ha sido notificado, cambia el

estado a Contrato notificado. Todo con la funcionalidad actual del mdulo de contrato.

Con este paso, hemos terminado de explicar el procedimiento para realizar una solicitud y

aprobacin de una Modificacin de contrato Unilateral.