Permisos y Restricciones de Acceso

Doc N°1

Noviembre 2019

Permisos Perfiles

Información General Permisos Módulos Remuneraciones

Permisos Independientes Analista de Pago Superpoderoso Analista de Pago Analista de Pago Gerencia Analista de Pago sin Reportes Analista con Restricciones Analista de Pago Sin Ficha Ingreso Personas Completo Ingreso Personas Medio Ingreso Personas Básico Beneficio Sin Sueldo Solo Lectura Solo Ver Empleados Solo Ver Empleados Restringido Usar Panel Gerencial Solo Ausentismos Solo Vacaciones Solo Vacaciones Lectura Workflow precarga items Workflow precarga item aprobador

Permiso Dependientes Reporte Remuneraciones Completo Reporte Remuneraciones Básico Acceso Finiquito Usar ausentismos en carga de datos Usar haberes y descuentos en carga de datos Bloqueador Permisos Bloqueador Exento Permisos Usuario Facturación Administrador de usuario

Permisos Módulos Asistencia Operador Asistencia Operador Asistencia ve Sueldos Operador Asistencia sin traspaso Operador Asistencia sin editar contrato Operador Asistencia sólo correcciones de marcas Operador Asistencia sin correcciones de marcas Operador Asistencia sin editar contrato y sin traspaso Operador Asistencia sin editar contrato, sin traspaso, sin corrección de marcas Operador Asistencia sin carga de datos y sin creación de turnos Operador Asistencia sin corrección marcas ni carga de datos

Permisos Módulos Firma Digital Firma Digital Full

Firma Digital Firmado Firma Digital Enrolamiento

Permisos Módulos Tratos Operador Tratos

Asignación de Permisos a Personas

Restricciones de Acceso

Preguntas Frecuentes

1 Permisos Perfiles

A. Información General

Los permisos dan acceso a todos o algunos de los módulos y menús de ellos.

Encontraremos permisos que deben ser ingresados siempre con algún permiso independiente para que

funcione correctamente.

Pueden mezclarse permisos del módulo de remuneraciones, asistencia, firma digital y de la App, sin

problemas.

B. Permisos Módulos Remuneraciones

Los permisos del módulo de remuneraciones se dividen en 2 grandes grupos: aquellos permisos que son

independientes y los otros dependientes, que deben ir acompañados del grupo independiente para

funcionar.

Permisos Independientes

Analista de Pago Superpoderoso

Este perfil tiene acceso a todo el menú del módulo, sin restricciones. Debe ir acompañado siempre del

permiso “Analista de Pago”.

Es el único perfil que tiene acceso a

- Cambiar/Cerrar Mes (parte superior derecha en el menú principal - Imagen 1)

Imagen 1: Cambiar y Cerrar Mes

- Dar permisos y restricciones de acceso (Ver Asignación de Permisos a Personas y Restricciones

de Acceso)

Imagen 2: Herramientas Avanzadas Analista de Pago Superpoderoso

Analista de Pago

Tiene acceso a los mismos permisos que el “Analista de Pago Superpoderoso”, pero no al cambio de

mes, ni a dar permisos ni restricciones de acceso a otro usuario.

Tiene acceso a cerrar el mes y al Panel Gerencial.

Analista de Pago Gerencia

Mismos permisos que el “Analista de Pago”, pero no al módulo de Préstamo, no a los otros cargadores

de: Cargador masivo de ítems de pago ni al cargador masivo de documentos.

Imagen 3: Cargadores Masivos - Analista de Pago Gerencia

La principal diferencia de este perfil es que no recibe correos en caso de que algún empleado no pueda

acceder a la App, dándole un perfil más gerencial.

Tiene acceso a cerrar el mes y al Panel Gerencial.

Analista de Pago sin Reportes

Tiene los mismos permisos que el “Analista de Pago”, pero sin acceso a ningún tipo de reportería.

Tiene acceso a cerrar el mes y al Panel Gerencial.

Analista con Restricciones

Tiene acceso a modificar las fichas de los empleados, pero en el módulo Empresa solo puede chequear

el organigrama de la empresa.

En cargadores masivos, solo tiene acceso a módulos que se muestran a continuación:

Imagen 4: Cargadores Masivos - Analista con Restricciones

Analista de Pago Sin Ficha

Solo tiene acceso a leer la ficha de los empleados, pero puede modificar ya agregar ausentismos y

vacaciones.

Este perfil puede generar solamente anexos y contratos.

Imagen 5: Visualización Ficha - Analista de Pago Sin Ficha

De reportería, solo tiene acceso a los transfer, reportería de la pestaña ausentismos, dotación, gestión

cubos BI y Panel Gerencial.

Imagen 6: Visualización Reportería - Analista de Pago Sin Ficha

Tiene acceso a cerrar el mes y al Panel Gerencial.

Ingreso Personas Completo

Este perfil tiene el fin de ingresar información contractual de empleados por lo cual puede modificar

todos los datos de las ficha, sin embargo no puede generar finiquitos.

Imagen 7: Visualización Ficha Empleado- Ingreso Personas Completo

Por lo anterior en el módulo de empresas solo puede editar plantillas y ver el organigrama.

Tiene acceso a cerrar el mes.

Ingreso Personas Medio

Tiene casi los mismos permisos del perfil “Ingreso Personas Medio”, a excepción de que no puede ver ni

editar información de sueldos.

Imagen 8: Visualización Ficha Empleado - Ingreso Personas Medio

Tiene acceso a cerrar el mes.

Ingreso Personas Básico

No puede ni ver, ni editar sueldos, solo puede verla información básica de la ficha, información

contractual y el grupo familiar. Puede generar contratos y anexos.

Imagen 9: Visualización Ficha Empleado - Ingreso Personas Básico

Beneficio Sin Sueldo

Puede modificar casi toda la ficha del empleado, pero no puede ver ni editar sueldos. Por lo anterior no

tiene acceso a la carpeta digital del trabajador.

Imagen 10: Visualización Ficha Empleado Beneficio Sin Sueldos

Tiene acceso a cerrar el mes.

Solo Lectura

Tiene acceso a leer la ficha completa del empleado y a toda la reportería, menos a los reportes

personalizados.

Imagen 11: Visualización Ficha Empleado - Solo Lectura

Solo Ver Empleados

Tiene acceso a leer la ficha completa del empleado, menos los sueldos. Sin embargo, tiene acceso a la

carpeta digital del trabajador.

Imagen 12: Visualización Ficha Empleado - Solo Ver Empleados

Solo Ver Empleados Restringido

Tiene acceso a leer la ficha completa del empleado, menos los sueldos ni la carpeta digital del empleado.

Imagen 13: Visualización Ficha Empleado - Solo Ver Empleados Restringido

Usar Panel Gerencial

Tiene acceso al módulo completo de Panel Gerencial.

Se recomienda complementar este permiso con aquellos que no tienen acceso por defecto al panel

gerencial, como por ejemplo junto a “Solo Lectura”.

Imagen 14: Pestaña Resumen del Panel Gerencial

Nota: el acceso a este módulo está ligado directamente al plan contratado.

Solo Ausentismos

Puede leer la ficha, las condiciones contractuales el empleado sin información de sueldos. Puede cargar

y editar la información de ausentismos y vacaciones.

Imagen 15: Visualización Ficha - Solo Ausentismos

Si se quiere complementar este permiso con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no

tienen acceso a esta información por defecto o está limitada.

Solo Vacaciones

Puede leer la ficha, las condiciones contractuales el empleado sin información de sueldos. Puede cargar

y editar la información de vacaciones.

Imagen 16: Pestaña Vacaciones - Solo Vacaciones

Si se quiere complementar este permiso con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no

tienen acceso a esta información por defecto o está limitada.

Solo Vacaciones Lectura

Puede leer la ficha, las condiciones contractuales el empleado sin información de sueldos. Se enfoca en

la lectura de vacaciones.

Si se quiere complementar este permiso con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no

tienen acceso a esta información por defecto o está limitada.

Workflow precarga items

Este perfil permite cargar haberes y descuentos que necesitarán posteriormente una aprobación de un

tercero para que sea pagado/descontado en la liquidación.

Imagen 17: Carga de datos - Workflow Precarga Items

Imagen 18: Visualización de Carga - Workflow Precarga Items

Si se quiere complementar este permiso con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no

tienen acceso a esta información por defecto o está limitada.

Workflow precarga item aprobador

Este perfil permite aprobar/rechazar carga de ítems anteriormente realizados por tercero. Es

complementable con los demás perfiles

Imagen 19: Visualización items previo a la aprobación/rechazo - Workflow precarga item aprobador

Imagen 19: Mensaje de aprobación - Workflow precarga item aprobador

Si se quiere complementar este permiso con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no

tienen acceso a esta información por defecto o está limitada.

Permiso Dependientes

Estos permisos, deben si o si ir acompañados por uno de los permisos independientes. Al

complementarse con otros, se recomienda hacerlo con aquellos permisos que no tienen acceso a la

información que incluye.

Reporte Remuneraciones Completo

Permite ver todos los reportes, incluyendo los personalizados

Reporte Remuneraciones Básico

Permite ver sólo los reportes de las pestañas: básicos, ausentismos, dotación, gestión y los

personalizados.

Acceso Finiquito

Da acceso a simular y generar finiquitos en la ficha del empleado.

Imagen 20: Simulador Finiquitos

Usar ausentismos en carga de datos

Permite tener acceso al cargador masivo de ausentismos en el menú “Carga de Datos”

Usar haberes y descuentos en carga de datos

Permite tener acceso a a cargar haberes y descuentos en el menú “Carga de Datos”.

Bloqueador Permisos

Este perfil, bloquea a los usuarios a seguir ingresando data en el Saas. Este únicamente funcionará si es

que va acompañado del permiso "Analista de Pago Superpoderoso".

Imagen 21: Bloqueador

Bloqueador Exento Permisos

Este únicamente debe acompañar a esas personas que no les será bloqueados el ingreso de data.

Usuario Facturación

Debe acompañar a perfiles que no tienen acceso a la información de la facturación, para que la pueda

visualizar. Administrador de usuario Se recomienda acompañar para aquellos perfiles que no tienen como editar el usuario y contraseña de los empleados para el ingreso de la app. Por ejemplo, junto al permiso: “Solo Ver Empleados”

C. Permisos Módulos Asistencia

Los permisos del módulo de asistencia se pueden complementar sin ningún problema con los de

remuneraciones y firma digital.

Todos ellos tiene acceso a la reportería del módulo.

Operador Asistencia

Este permiso tiene acceso a todos los módulos de Asistencia. Por defecto no ve sueldos.

Imagen 21: Visualización Ficha - Operador asistencia

A continuación se presentan los módulos visibles para el Operador de Asistencia para comprender más

adelante las restricciones del resto de los perfiles:

Imagen 22: Visualización Módulo Empresa - Operador Asistencia

También puede cargar masivamente información como:

Imagen 23: Cargadores Masivos - Operador de asistencia

Pueden crear turnos y asignarlos:

Imagen 24: Creación de Turnos - Operador de asistencia

Imagen 25: Asignación de Turnos - Operador de asistencia

Para visualizar la asistencia, puede ver las marcas realizadas del presente y forma histórica:

Imagen 26: Marcas - Operador de asistencia

Tiene acceso al corrector de marcas:

Imagen 27: Corrección de Marcas - Operador de asistencia

Puede coordinar reemplazos:

Imagen 28: Reemplazos - Operador de asistencia

Finalmente puede hacer el traspaso de la información de asistencia hacia el módulo de remuneraciones

(siempre y cuando tenga contratado ese módulo)

Imagen 29: Traspaso a Remuneraciones- Operador de asistencia

Tiene acceso a toda la reportería y además es el único que puede asignar marcas y cargar marcas.

Operador Asistencia ve Sueldos

Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas

ni cargar marcas.

La gran diferencia es que este perfil puede ver los sueldos de las personas siempre y cuando esté

acompañado de un permiso del módulo de remuneraciones.

Operador Asistencia sin traspaso

Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,

cargar marcas, cargar ausentismos, ni hacer el traspaso de la información al módulo de

remuneraciones.

Operador Asistencia sin editar contrato

Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,

cargar marcas ni administrar información de la empresa y solo puede leer la información del empleado

de la ficha y condiciones.

Operador Asistencia sólo correcciones de marcas

Solo tiene acceso a corregir las marcas, editar ausentismos y ver reportería.

Operador Asistencia sin correcciones de marcas

Tiene las mismas funciones que el operador de asistencia, pero sin acceso a corregir marcas ni hacer el

traspaso al módulo de remuneraciones.

Operador Asistencia sin editar contrato y sin traspaso

Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,

cargar marcas, administrar información de la empresa ni hacer el traspaso hacia remuneraciones . Solo

puede leer la información del empleado de la ficha y condiciones.

Operador Asistencia sin editar contrato, sin traspaso, sin corrección de marcas

Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,

cargar marcas, administrar información de la empresa, corregir marcas ni hacer el traspaso hacia

remuneraciones . Solo puede leer la información del empleado de la ficha y condiciones.

Operador Asistencia sin carga de datos y sin creación de turnos Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,

cargar marcas, administrar información de la empresa, crear turnos, ni hacer el traspaso hacia

remuneraciones . Solo puede leer la información del empleado de la ficha y condiciones, incluyendo

vacaciones sin ausentismos.

Operador Asistencia sin corrección marcas ni carga de datos

Tiene las mismas funciones que el operador de Asistencia, menos que no tiene acceso a asignar marcas,

cargar marcas, cargar datos, corregir marcas, ni hacer el traspaso hacia remuneraciones.

D. Permisos Módulos Firma Digital

Los permisos del módulo de firma digital se pueden complementar sin ningún problema con los de

remuneraciones y asistencia.

Si estos permisos no se complementan con los de remuneraciones, entonces por defecto no tendrán

acceso a visualizar sueldos.

Se tendrá accesos a estos permisos siempre y cuando el plan contratado incluya Firma Digital.

Firma Digital Full

Tiene acceso a todos los módulos de firma digital,

A continuación los presentaremos para mayor compresión del resto de los permisos:

El permiso permite enrolar a través del celular y por huella y ver el estado de firmas:

Imagen 30: Enrolamiento Firma Digital

Puede también enrolar masivamente a los trabajadores:

Imagen 31: Enrolamiento Masivo Firma Digital

Para chequear los documentos firmados, puede tener acceso a un listado de documentos firmados:

Imagen 32: Listado de Documentos Firmados Firma Digital

Puede solicitar además a los empleados que firmen los documentos con huella, si es que están

previamente enrolados mediante esa vía.

Imagen 33: Firma Digital con Huella

Firma Digital Firmado

Este perfil tiene acceso a la ficha del empleado, al estado de la firma, a solicitar la firma de documentos

de forma masiva y ver el listado de los documentos firmados.

Firma Digital Enrolamiento

Este perfil tiene acceso a la ficha del empleado, puede solicitar el enrolamiento de forma manual y

masiva, por celular y por huella.

E. Permisos Módulos Tratos

Se tendrá accesos a estos permisos siempre y cuando el plan contratado incluya Tratos.

Este módulo posee un único perfil:

Operador Tratos

Este perfil permite, crear tratos, definir lugares, ingresar datos individuales y grupales y obtener

reportería.

Imagen 34:Tratos

2 Asignación de Permisos a Personas

Como fue mencionado al inicio de este documento, el único permiso que tiene acceso a este módulo es

“Analista de Pago Superpoderoso”.

Para asignar permisos a otros usuarios se debe ingresar a Herramientas Avanzadas > Asignación de

Permisos a Personas.

Vamos a poder seleccionar a las personas a las cuales les queremos dar permisos.

Bastará con escribir los permisos descritos en el punto 1 en el campo “Permiso”, y el empleado deberá

usar el mismo username y contraseña que tiene para ingresar a la App.

Imagen 35: Asignación de permisos a personas

3 Restricciones de Acceso Para restringir que las personas tengan acceso a ciertos:

- Bases de datos de la empresa (cuando posee más de una base de datos en Talana)

- Centro de Costos

- Sucursales

- Jefaturas

- Rol Privado

Se debe entonces solicitar al equipo de soporte que les habilite la configuración de empresa para activar

el módulo de restricciones de acceso. Por defecto este solo será visto por aquella persona que tenga el

permiso llamado “Analista de Pago Superpoderoso”.

Para acceder a esta opción, deberás ingresar a Herramientas Avanzadas > Restricciones de Acceso.

Deberás hacer click en el botón “+”

Imagen 36: Restricciones de Acceso

En el campo “Empresa” se debe incluir la empresa a la cual la persona tendrá acceso.

En “Empleado” se debe indicar el nombre del empleado

En “Centro de Costo” se debe indicar el centro de costo al cual la persona tendrá acceso a ver la

información. Lo mismo con Sucursal, razón social y gerencia.

Pueden funcionar a modo de cadena.

En caso de que la persona tenga acceso a más de un centro de costo, sucursal etc, se debe crear una

restricción por cuantos acceso tenga.

En caso de que la persona no tenga acceso al rol privado, se debe llenar los campos “Empresa” y

“Empleado” y guardar sin hacer click en ningún otro campo.

Por defecto, las personas tendrán acceso al rol privado en la base.

4 Preguntas Frecuentes

1. ¿Qué permiso debo ingresar para que tenga acceso a más de una base de datos?

Se debe incluir el permiso “multiempresa”