ORGANIZACION DEL TRANSPORTE ADMINISTRATIVO

TAREA INDICADA POR LA ALTA DIRECCIÓN DEL PAÍS EN MARZO DEL 2009 A LOS MINISTROS DEL

TRANSPORTE Y DE ECONOMÍA Y PLANIFICACIÓN

Implementación en nivel de central de OACE y CAP

OBJETIVO: MEJORAR LA EFICIENCIA DEL TRANSPORTE

ADMINISTRATIVO, REORDENANDO LA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS Y POTENCIANDO EL USO DE LAS PIQUERAS.

• DEFINICIÓN DE PRINCIPIOS BÁSICOS PARA EL USO

DE LOS VEHÍCULOS ADMINISTRATIVOS Y LA

CONFORMACIÓN DE LAS PIQUERAS.

• ELABORACIÓN DE INSTRUCCIÓN PARA LA

CREACIÓN O REORGANIZACIÓN DE LAS PIQUERAS.

• VALIDACIÓN CON APLICACIÓN DE FORMA

EXPERIMENTAL EN OACE Y CAP SELECCIONADOS.

• GENERALIZACIÓN A TODOS LOS OACE Y CAP.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES FUNDAMENTALES

• Piquera de vehículos administrativos: Conjunto de vehículos administrativos de la entidad. Suele denominarse también al lugar donde se organizan y

controlan todos los vehículos administrativos de la entidad.

• Vehículo administrativo: Los registrados como activo fijo tangible de la entidad que

prestan servicios de transportación de personas y cargas, vinculadas con las actividades administrativas y de servicios internos de la entidad.

De acuerdo a su función: – se asignan a cuadros.– se ubican para el uso común de todas las áreas.– se ubican para el uso de dependencias específicas.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES FUNDAMENTALES

• Vehículo asignado: Asignado a los cuadros que ocupan cargos de dirección definidos.

Está asignado al titular del cargo para la ejecución de sus funciones.

Se identifica con matrícula carmelita o blanca si es asignado a un cuadro del Primer Nivel de Dirección del País.

• Vehículo para uso común de todas las áreas: Brinda servicio a todas las áreas.

Según el servicio de transportación se clasifica: dentro de los límites del territorio en el cual está enclavada la piquera, hacia fuera de los límites del territorio, guardia o protocolo.

Ejecuta las misiones que indica la Unidad de Transporte a partir de las solicitudes que presentan las dependencias de la entidad.

No se asigna a persona y su uso es limitado según lo que establecen las regulaciones para los vehículos con matrícula de color azul.

El de protocolo requiere un sello o pegatina que autoriza esta modalidad.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES FUNDAMENTALES• Vehículo para uso de dependencia específica: El que se pone a disposición de un área o dependencia específica

que requiere de permanente movilidad.

Ejecuta las misiones que el Jefe del área o dependencia específica le indica.

No se asigna a persona y su uso es limitado según lo que establecen las regulaciones para los vehículos con matrícula de color azul.

• Unidad de Transporte: Órgano interno de la entidad, encargado de controlar la piquera de

vehículos administrativos.

Dirige directamente el funcionamiento de la piquera y en dependencia de la estructura, puede ser un especialista, un grupo, un departamento, una dirección, una división u otra forma organizativa afín.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN DE LAS PIQUERAS DE VEHÍCULOS ADMINISTRATIVOS

GENERALIDADES

El Jefe de la entidad debe establecer un grupo de trabajo que centre todas las tareas para crear o reorganizar la piquera.

Etapas básicas de trabajo: • Análisis y depuración de la situación actual.• Elaboración de la propuesta de piquera.• Aprobación de la propuesta.• Implantación del sistema.• Monitoreo de los resultados.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN DE LAS PIQUERAS DE VEHÍCULOS ADMINISTRATIVOS

I.- ANÁLISIS Y DEPURACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

• Relacionar la información de todos los vehículos que emplea la entidad, incluyendo arrendados o prestados.

• Obtener lista de los registrados como activos fijos tangibles al cierre del mes precedente a la fecha del análisis. Esclarecer la ubicación de los que no se encuentren en uso.

• Cuantificar la cantidad de litros por tipo de combustible entregado en el año anterior a cada auto compensado.

• Reflejar los resultados del levantamiento de la información en el Anexo 1.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)

II.- ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE PIQUERA: Conciliar la información para hacer coincidir el parque

real con el registrado en la contabilidad y en el RNV. Definir qué vehículos deben ser trasladados hacia otras entidades o recuperados desde otras, ejecutar los movimientos necesarios y prescindir de los vehículos arrendados. Determinar las bajas por mal estado técnico.

PRINCIPIO: La creación o reorganización de la piquera, como regla no puede aumentar el parque vehicular existente en la entidad, sino perfeccionar su control, ajustar su cantidad y disminuir el consumo de combustible. Deberá también conducir a la estandarización y modernización gradual de los vehículos.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)

II.- ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE PIQUERA:

Cantidad de vehículos

A Parque actual

B Traspasos

C Vehículos ajenos a la entidad dejados de emplear

D Bajas sin reposición

E Bajas con reposición

F Reposiciones y adquisiciones de vehículos

G Parque propuesto (=A-B-C-D-E+F)

H Disminución del parque vehicular (=A-G)

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)

II.- ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE PIQUERA: Tomar la plantilla de cargos aprobada y distribuir los vehículos asignados a

los cuadros con cargos relacionados en los principios en las categorías 1 y 2. Distribuir las cuotas de kilómetros anual de cada vehículo.

Cantidad de vehículosVariación respecto a

Situación Actual

Situación Actual Propuesta Cantidad Porciento

1ra Categoría (Blanca)

2da Categoría (Carmelita)

Total

PRINCIPIO:La 1ra. Categoría corresponde a los vehículos que se asignan a cuadros que ocupan cargos del Primer Nivel de Dirección del País, los cuales podrán emplear hasta dos vehículos de esta categoría.

Estructura de la piquera de vehículos administrativos POR CATEGORIA (color de matrícula)

PRINCIPIO: Todos los vehículos tendrán definidos los kilómetros a recorrer en dependencia de las funciones que desempeñan. Las cuotas máximas de kilómetros a asignar se exponen en el anexo No. 1.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)II.- ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE PIQUERA:

PRINCIPIO: La 2da. Categoría corresponde a los vehículos que se asignan a los cuadros que ocupan los cargos de dirección del Nivel Central (OACE y CAP): Viceministros de los OACE, Vicepresidentes del Tribunal Supremo, de los Consejos de la Administración Provincial y de los Institutos Nacionales Independientes, Vicefiscales de la Fiscalía General de la República, Vicecontralores de la Contraloría General.

Jefes de Despacho, Asesores y Delegados Territoriales de cuadros que ocupan cargos del Primer Nivel de Dirección del País.

Directores Nacionales, Jefes de Departamentos Independientes (no subordinados a Direcciones Nacionales).

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)Nivel Central de los OACES, de los Institutos Nacionales Independientes, del Tribunal Supremo,

de la Fiscalía y de la Contraloría General de la República

Asignación o ubicaciónCuota máxima

anual a distribuir

Ministros, Presidentes, Fiscal General y Contralor General 28000

Viceministros y Delegados de los Ministros, Vicepresidentes, Vicefiscales y Vicecontralores 28000

Directores Nacionales y Jefes de Departamentos Independientes 26000

Asesores y Jefe de Despacho de los Ministros, de los Presidentes, del Fiscal General y del Contralor General 24000

PARA USO DE DEPENDENCIAS ESPECÍFICAS

Asignada al área del Ministro, del Presidente, del Fiscal General y del Contralor General 28000

Asignada al área de los Viceministros, de los Vicepresidentes, de los Vicefiscales y de los Vicecontralores 24000

Asignada a áreas de los Directores Nacionales y Departamentos Independientes 20000

Asignada a áreas de Departamentos 15000

PARA USO COMÚN

Fuera de los límites del territorio 28000

Dentro de los límites del territorio 26000

Protocolo 20000

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)II.- ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE PIQUERA:

PRINCIPIO: Se faculta a los Jefes de los OACE para aprobar asignaciones de cuotas de kilómetros diferentes a los expuestos en estos principios de manera extraordinaria y de forma escrita. Las asignaciones extraordinarias deberán ser a partir de la redistribución del kilometraje total del organismo y no con kilómetros adicionales.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)

II.- ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE PIQUERA: Distribuir los vehículos de la 3ra categoría a dependencias específicas que

requieren uno permanente según necesidades de movimiento. Analizar necesidades de movimiento de todas las áreas dentro y fuera de la ciudad y de servicio de protocolo. Distribuir las cuotas de kilómetros anual para cada vehículo. Definir los que excepcionalmente tendrán autorizo de parqueo fuera de la entidad.

PRINCIPIO: Los vehículos de la 1ra. y la 2da. Categoría pueden pernoctar fuera de las piqueras, debiendo estar registrado en la Unidad de Transporte, el lugar exacto donde se estacionan con la debida seguridad. Los vehículos de la 3ra. Categoría deberán pernoctar en los estacionamientos oficiales de las piqueras correspondientes y cumplir las regulaciones vigentes para los vehículos con matrícula azul. Las autorizaciones de parqueo fuera de las piqueras de los vehículos de la 3ra. Categoría, tendrán un carácter excepcional y serán autorizados por el máximo jefe de la entidad.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)II.- ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE PIQUERA:

Cantidad de vehículosVariación respecto a

Situación Actual

Situación Actual Propuesta Cantidad Porciento

Para uso de dependencias específicas

Para uso común

Fuera de los límites del territorio

Dentro de los límites del territorio

Protocolo

Total de la 3ra Categoría

Estructura de la piquera de vehículos administrativos DESGLOSE DE LA 3RA CATEGORÍA

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)II.- ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE PIQUERA: Cuantificar por marca y modelo los vehículos que no cuentan con odómetro e indicador

de nivel de combustible en buen estado técnico. Determinar los cambios de matrícula que se requieran. Según el estado técnico evaluar los a ser dados de baja y escalonar su reposición

durante los próximos cinco años.

Etapa (años)Necesidades de vehículos para reposición Tipo de Vehículo

Moto Jeep Auto Panel Microbús Camión Ómnibus TOTAL

1ra Etapa (2011)

2da Etapa (2012)

3ra Etapa (2013)

4ta Etapa (2014)

5ta Etapa (2015)

TOTAL

PRINCIPIO: Los vehículos que se encuentren en mal estado técnico y no sea factible su reparación, tienen que ser dados de baja de acuerdo al procedimiento establecido y cuando sea necesario, tramitar su reposición según el sistema vigente en el país.

PRINCIPIO: Los vehículos administrativos deben contar con odómetro e indicador de nivel de combustible en buen estado técnico.• ___Vehículos poseen dificultades con el odómetro.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)II.- ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE PIQUERA: Calcular el combustible anual a consumir por cada vehículo (IC promedio año anterior x kilometraje a recorrer en el año) Totalizar la cifra de combustibles y cuantificar los litros a entregar a los

vehículos del sistema de auto compensado, según lo establecido por el MFP.

A Combustible consumido en el año 2010, en litros (ref. modelo 5903)

B Propuesta de asignación anual de litros de combustible

C Reducción anual de litros de combustible (=A-B)

D Porciento de reducción anual de litros de combustible (=C/A*100)

Reducción del consumo de combustible previsto para el 2011 respecto al 2010

PRINCIPIO: El combustible se asigna de acuerdo a las cuotas de kilómetros y el índice de consumo promedio de cada vehículo y será esta, la base para la elaboración de la demanda de combustible de cada mes. El total de combustible anual no puede ser superior al total consumido el año anterior.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)

II.- ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DE PIQUERA:

Estructura del consumo de combustible anual

Cantidad de litrosVariación respecto a Situación

Actual

Situación actual Propuesta Cantidad Porciento

Vehículos administrativos

Vehículos Compensados

Vehículos ajenos a la entidad

Total

PRINCIPIO: No se puede asignar vehículos administrativos a cuadros que utilicen el sistema de auto compensado.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)

III.- APROBACIÓN DE LA PROPUESTA:

• El Grupo de Trabajo del MITRANS comprobará el cumplimiento

de los principios organizativos de las piqueras y realizará cuantas

comprobaciones estime necesarias para verificar la calidad del

trabajo realizado. Se realizarán sesiones conjuntas entre el Grupo

de Trabajo del MITRANS y el Grupo de Trabajo de la entidad.

• Una vez confirmado por el Grupo de Trabajo del MITRANS, el

Ministro del Transporte emitirá la autorización para proceder con

la implantación de la propuesta de piquera.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)

IV.- IMPLANTACIÓN DE LA PROPUESTA APROBADA: • El Jefe del organismo, una vez recibida la confirmación del

Ministro del Transporte, aprobará mediante Resolución, la Piquera de Vehículos de la entidad (Anexo 2).

• Ejecutar todas las acciones previstas una vez recibida la aprobación de la propuesta que emite el Ministro del Transporte.

• Realizar los cambios de color de matrícula que se requieran en función de la propuesta de distribución modelada.

• Aplicar lo establecido en el Reglamento para el Funcionamiento de las Piqueras de Vehículos Administrativos.

INSTRUCCIÓN PARA LA CREACIÓN O REORGANIZACIÓN (cont)

V.- MONITOREO DE LOS RESULTADOS: • Los Grupos de Trabajo tanto del MITRANS como de los demás organismos,

comprobarán la obtención de los resultados esperados con la creación o reorganización de la piquera.

• Los Órganos de Inspección Estatal del MITRANS incluirán dentro de sus planes de inspección, las comprobaciones al cumplimiento por parte de los organismos de los principios organizativos de las piqueras.

• Comprobar el índice de consumo de combustible de todos los vehículos al menos una vez cada seis meses.

• Como resultado del monitoreo permanente al sistema implantado, puede ser necesario introducir cambios internos en la organización de la piquera, tales como redistribución de los kilómetros asignados a los vehículos, sin variar la cifra total de la piquera. Reasignación de los vehículos menos consumidores con un fin específico. Todos los reajustes deben ser consultados con el Grupo de Trabajo del MITRANS y nunca pueden contradecir los principios previamente aprobados.

PRINCIPIO: Una vez al mes, como mínimo, se realizará una inspección técnica del parque de vehículos administrativos.