Organización de un Evento

Cultural

Los eventos culturales pueden ser simples y cortos, como una vernissage de dos

horas de duración dirigida a un grupo selecto, o tratarse de un mega festival en

conmemoración de alguna fecha importante para un pueblo, o localidad, con

actividades especiales durante una semana de festejos.

Un evento cultural involucra como temática principal, alguna rama del arte o de la

cultura, involucrando a veces usos y costumbres de la localidad o la región.

El evento cultural se genera estratégicamente para difundir y promover proyectos

y comunicaciones culturales que realizan empresas e instituciones con el

principal objetivo de crear una imagen positiva en sus mercados.

Asimismo, los eventos culturales son generados por las empresas con el fin de

difundir sus productos y servicios en los grupos o mercados a los que les llama la

atención el arte y la cultura.

Marketing cultural

El espectáculo como centro de atención

Todo evento cultural cuenta con una atracción especial que será el motor del encuentro.

En torno a este espectáculo girará el resto de actividades, que pueden incluir

exhibiciones, una feria, gastronomía, y otros shows que secunden la atracción o evento principal.

6 pasos de la Organización del evento cultural

1.-Definir la naturaleza del evento, el motivo de la convocatoria y la duración del

mismo.

Las metas básicas en un evento cultural pueden ser la de comunicar y difundir un

proyecto, una idea o un producto artístico, o bien conmemorar y celebrar una fecha

importante de una ciudad, localidad o país.

2.- Determinar la fecha y lugar para la realización.

Para el caso de mega eventos debe tenerse especial atención respecto a la estación

del año en que se celebre, debido a dificultades climáticas que pudieran presentarse.

3.- Visualizar el tipo de público, específico o general, y el tipo de evento, formal o

informal.

4.-Plasmar los resultados que se pretenden obtener con la organización del evento.

5.- Elaborar un presupuesto para la realización del evento.

Dentro de los costos e inversión prevista, es importante tener en cuenta la posibilidad de asegurar el evento en caso de que el mismo se suspenda, o no se llegue a realizar.Es importante destinar una buena cantidad de fondos a la difusión y publicidad del evento, a través de variados medios de comunicación, cubriendo Internet, sitio web, redes sociales, etc.

6.-Armar un equipo de trabajo, determinar la cantidad de personas que se necesitará para llevar a cabo el proyecto. Lo ideal es contar con profesionales, personal capacitado, que pueda rendir y garantizar resultados favorables.

En general, son los mismos artistas quienes llevan adelante la gestión de un evento de estas características, pero también son los gobiernos (municipales, provinciales y nacionales) los encargados de subvencionar, gestionar y también realizar algunos mega eventos. Es importante estar atento a las convocatorias que puedan ayudarte con el financiamiento que necesites para llevar adelante tu proyecto

El financiamiento del proyecto

Eventos Social

REUNIÓN DE PERSONAS PARA CELEBRAR ALGÚN SUCESO

RECREACIÓN CON EL OBJETO DE DIVERTIRSE

AGASAJO A ALGUIEN ESPECIAL O COMO EXPRESIÓN DEAFECTO

-CARACTERÍSTICAS: Son de carácter festivo

Se desarrollan en la misma jornada

Hay un tema central de la celebración

Giran en torno a AA&BB y música

Tipos

BODAS: banquete con baile y animación

BAUTISMOS: recepción más íntima; decoración (amarillo/blanco)

COMUNIONES

NACIMIENTOS (baby shower), CUMPLEAÑOS, ANIVERSARIOS

Tipos

FIESTAS TEMÁTICAS

DE EGRESADOS Y GRADUACIÓN

egresados: catering, música, show.

graduación: más formal, acto académico, programa, cóctel.

EMPRESARIALES

aniversario

actividades artísticas y culturales: cóctel

campañas solidarias: desde competencias hasta beneficios

conferencias de prensa

fiestas de fin de año

Pasos para la venta

ENTREVISTA CON EL CLIENTE

BRIEF: ficha técnica para recabar información.

PLANIFICACIÓN: plan general de trabajo.

CALENDARIZACIÓN: organización de las actividades, tiempos, recursos, responsables.

TIMING: cronograma detallado de cada una de los momentos de la fiesta.

SHOWS Y ANIMACIONES

Efectos especiales

Shows en vivo: musicales, humorísticos, juegos, caricaturistas, etc.

Clases de baile

Mensajes grabados

OTRAS OPCIONES:

fuegos artificiales: flamas, profesionales, normas de seguridad (RENAR) pirotecnia fría: papelitos, humo.

show de flair: color, movimiento, luz y música, barman show

DISEÑO Y AMBIENTACIÓN –DECORACIÓN

Tipo y estilo de evento

Cantidad y perfil de los invitados

Presupuesto

Accesibilidad

Capacidad eléctrica

Refrigeración/calefacción

PERSONAL

CONDICIONES: profesionales, capacitados, actitud de servicio, buena presencia.

MAITRE: coordina, organiza, supervisa el servicio.

PERSONAL DE SALÓN: un mozo cada 12/15 personas, o cada 2 mesas de 8 personas c/u

PERSONAL ESPECIALIZADO: ej. Parrillero para un asado