organizacion de eventos.PPT

Evento:

Todo acontecimiento previamente organizado que rene a un determinado nmero de personas en tiempo y lugar pre-establecidos, que desarrollarn y compartirn una serie de actividades afines a un mismo objetivo para estmulo del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.

El evento es en la actualidad un medio de comunicacin

Los eventos pueden clasificarse segn:Quien convoca: Ya sea una entidad pblica o privada,El carcter: Abierto a todos los que quieran asistir o por invitacinLa forma de acceso: podrn ser gratuitos, arancelados, o por invitacin del anfitrin, invitacin por trayectoria.El pblico: Pblico interno, pblico externoEl objeto: Es el propsito que gua la organizacin del evento, lo que le proporcionar el carcter que lo identificar.La procedencia de los participantes: Local, cuando provienen de la misma ciudad, regional, nacional o internacional.

Robin Laight, Estrategias de Prensa y Comunicacin

ClasificacinCULTURALES, EDUCATIVOS, FORMATIVOS

> Colacin de Grado > Actos Acadmicos > Homenajes y Conmemoraciones > Entrega de Premios > Descubrimiento de Placa. > Vernissage > Conferencias > Seminarios > Congresos

Robin Laight, Estrategias de Prensa y Comunicacin*


ClasificacinARTSTICOS > espectculos de

> Teatro > Mimo > Danza > Coros > Presentacin de libros, CD, Videos > Festivales > Concursos de Arte, danza, Msica, Cine > Conciertos

Robin Laight, Estrategias de Prensa y Comunicacin*


ClasificacinCOMERCIALES Y EMPRESARIALES > Desfiles de Moda > Inauguraciones > Lanzamientos de Productos > Showrooms > Congresos > Ferias y Exposiciones > Jornadas > Workshops > Degustaciones > Desayunos de Trabajo > Promociones > Aniversarios > Fiestas de Fin de Ao > Visitas a Planta Viajes de Incentivo


ClasificacinSOCIALES > Aniversarios > Bodas > Bautismo > Festejos > Reuniones Amistosas y/o Familiares > Graduaciones > Despedidas > Inauguracin de una casa /Country > Cumpleaos


ClasificacinDEPORTIVOS > Campeonatos > Clnicas > Concursos > Olimpiadas > Marathon

POTICOS > Campaa Proselitistas - Concentraciones - Manifestaciones Callejeras - Desfiles


Agrupaciones Tipos de eventos

Mesa RedondaForoPanelSeminariosJornadasReuniones de Trabajo o WorkshopSimposioBanquetes, Desayunos de trabajoDebatesConferenciasExposiciones y FeriasMega eventos LanzamientosDescubrimiento de placaVernissageDesfile de moda:


Caractersticas que debe tener un evento

Tema >

El tema a tratarse o desarrollarse debe ser comn a todos los participantes, no importando el rol o la jerarqua dentro del encuentro.

Planificacin

Requiere establecer pautas, normas, reglamentos, horarios, locacin, objetivos a cumplir, etc.

Fin determinado

En cuanto a un fin determinado es en funcin de cualquier tipo de encuentro/reunin, por ms informal y sencilla que sea, debe tener un objetivo a cumplirse, en relacin a las necesidades de sus participantes.


Etapas del organizador

4 Etapas que el profesional debe ejecutar.

1- La concepcin de la idea, el concepto. (la creacin).

2- El anlisis de la VIABILIDAD de esa idea o del proyecto en su conjunto. Es decir, llevarlo a cabo en si totalidad.

3- La materializacin de la idea/concepto. El da del evento.

4- La evaluacin profesional posterior.


Etapas que el profesional debe ejecutar.

1- La IDEA

Interpretar, comprender el BRIEF del cliente. Confirmar o rectificar este documento interno. Evitar dudas !

Proponerse en el anlisis el mayor vuelo creativopera luego bajarlo a tierra. No desviarse NUNCA de los objetivos de comunicacin del cliente.

2- VIABILIDAD

Tiempo de preparacin - El tipo de evento Los recursos humanos - Recursos tecnolgicos Locacin apropiada - El programa Eleccin de los proveedores


Etapas que el profesional debe ejecutar

3-CONCRECION DE LA IDEA

La materializacin. El DA D - Un acontecimiento NICO Un momento de NOTORIEDAD - Es ese DA n otro

El organizador es principal ejecutor, Coordinador y Responsable. NO pasar inadvertida su actuacin profesional.

La actividad nos brinda la posibilidad de tener logros, alegras y el deber cumplido tambin, sinsabores, comentarios negativos etc.

Por supuesto, que hay muchos factores que inciden directa o indirectamente para lograr un resultado positivo o negativo de la actividad, pero debemos ser concientes que muchos de esos factores son controlables y de dominio del organizador.



Esto depender de su formacin, sentido comn, experiencia y conocimiento.

La personalidad del organizador, No es un dato menor. Pondr en prctica sus cualidades, caractersticas personales y profesionales.

Su capacidad de comunicacinUn pensamiento totalizadorSu autodominioAutocontrolCapacidad de reaccin, etc



EVALUACIN POSTERIOR

A > Cliente

El cliente nos ha elegido y est expectante. Es el responsable de su eleccin y nosotros responsables en brindarle el servicio que espera recibir. Intercambio.Expectativas Ansiedades Pre-ocupacin Tensiones lgicas, etc

B >Organizador

Siente la mirada del cliente en toda nuestra etapa, pre-produccin, el da D y los siguientes.

El organizador articula > Cliente Proveedores y Equipo propio (RRHH).

Podemos pasar desde el halago hasta el deseo de perfeccionar lo que no es posible, cuando uno edita el evento realizado.


PLANTEO DE OBJETIVOS

Una buena organizacin requiere que los objetivos sean definidos con precisin, y que sean bien concretos, es decir que puedan realizarse adems de medirse en calidad o en cantidad. Precisamente, el evento es un hecho, algo que sucede, que existe, que se materializa, y no una mera idea. Por ello la determinacin de los objetivos que no deben ser ms de tres o cuatro para cada avance organizativo que se haga suele ser ms compleja de lo que se piensa.

Una manera de definirlos es responder a las preguntas: para que hago este evento? , Qu quiero lograr con l?, Cmo deseara que fuera recordado?


PLANTEO DE OBJETIVOSPueden ser:Formativos (actualizacin, capacitacin o perfeccionamiento, )Informativos (comunicacin actualizada de tcnicas, conceptos, procesos)Motivacionales (estado mental positivo hacia la empresa)Social (festejo)Lucro / obtener rdito econmico Recreativos, divertirFestivoBenfico Poltico Institucional


Proveedores

Soporte Tcnico Servicios

Para un organizador de eventos es muy relevante contar con una cartera de proveedores que tenga las siguientes caractersticas o cualidades:

> Calidad > Eficiencia > Flexibilidad > Precio > Disponibilidad > Cumplimiento > Seriedad > Profesionalismo > Financiacin


Proveedores

Es importante tambin desarrollar un grado de calificacin de cada proveedor ya sea por: calidad; precio, cumplimiento, etc. Definir beneficios.

Para cada tipo de servicio contratado es conveniente al menos contar con una cartera de 3-4 proveedores opcionales, como base.


Proveedores

Soporte Tcnico

Disc-Jockey Iluminacin Sonido Audio Video Efectos Especiales Traduccin Simultnea Escenarios y Teloneros Estructura Tubulares Equipamiento tecnolgico Software Climatizacin adicional Infraestructura y armado de stands Pantallas Acreditaciones


Proveedores

Servicios

Alquiler de Mobiliario Alquiler de Carpas Sealizacin y Comunicacin Visual Alquiler de Lockers Boleteras y Control de Accesos Intercomunicadores Seguridad y Vigilancia Limpieza Alfombramientos de pasillos y espacios comunes Logstica (carga, descarga, traslado interno)


Proveedores

Servicios

Equipamientos para Control de Accesos Servicio Wifi Emergencias Mdicas Grupos Electrgenos Ignifugado (evitar inflamacin) Catering Telefona (privada y pblica) Asesores en Electricidad Locaciones (predios-salones-etc) Artistas musicales; humoristas; etc


Proveedores

Coordinadores Locutores y Animacin Recursos Humanos (Promotoras-Recepcionistas) Escengrafos Maquilladores Ropa de etiqueta Vestidos de Novias Ramos y flores Merchandising (productos promocionales)


La Sede Los espaciosCriterios de Seleccin

Cuando hablamos de Sede nos estamos refiriendo a un tipo de locacin relacionada a eventos como: Congresos; Simposios.

Cuando nos referimos a eventos de tipo social comercial y/o empresarial, definimos Lugar o Locacin.

Para escoger un espacio no nos limitemos a los lugares tradicionales y habituales. Existen sitio que pueden servir como:

Museos Estaciones de Tren Subterrneos Sitios abandonados, Galeras Comerciales, Iglesias, Templos, Un Puerto, Carpas, Balnearios, Playas, Sedes mviles: Barco/Avin/Trenes/ Omnibus.


La Sede Los espacios Criterios de SeleccinEn muchos casos el lugar elegido condiciona el nivel de evento: su ubicacin; el estilo de la construccin; la decoracin y el tipo de equipamiento.

Se han realizado Conferencias de Prensa en la Costanera Norte que luego deriv a una invitacin en Yacht junto a los periodistas.

Lanzamientos de Productos en una sede mvil (avin) con un breve viaje hacia un lugar dnde continuaba el acontecimiento.



> Ubicacin Este punto est ligado a las caractersticas del tema del evento, las actividades previstas, el tipo de pblico, entre otros.

> Acceso Interno: presencia de escaleras y ascensores Externo: posibles desvos de calles; accesibilidad de rutas; calles asfaltadas; medios de transportes pblicos, medios de comunicacin.



> Capacidad Cantidad de pblico mximo de acuerdo a la distribucin del saln. Las particularidades del tipo de evento definir la necesidad de sectores; sillas y mesas, stands, escenarios, pistas, etc.

> Infraestructura Sala de administracin; sala de descanso; sala de TV y Video; sala de prensa; Business Center, rea de recepcin; registro; servicios administrativos; grupo electrgeno; guardarropa; telfonos pblicos,etc


Servicios de Comidas -Tipos

Comida Americana o comida buffet.> Carcter poco formal > Horario de inicio 20:30/ 21:00 hs

Caractersticas: Se facilita el dilogo informalPoca cantidad personal de servicioMesas con platos y utensilios, Mesas de apoyo, mesas con comida.Se sirven en gral. platos fros y dulces



Cocktail Sencillo

> Horario de inicio 18:30/ 19:00 hs.

Caractersticas: Men contiene comidas fras, algunos calentitos y dulces.Bebidas: vinos blanco, tinto, champagne, Whisky y en algunas ocasiones vermouth, jerez o gin.Pocas sillas y sillones

Duracin no mas de dos horas



Cocktail con mesa central

> Horario de inicio 18:30/ 19:00 hs.

Caractersticas:- nica diferencia con Cocktail sencillo se agrega una mesa central.- costo superior al anterior ( pata de ternera; de jamn crudo; otros tipos de carnes elaboradas, etc) Recepciones DApres-Dinner

> Horario de inicio aprox. 23:00 hs.

Caractersticas: - Corolario de un reunin anterior como ser una comida formal. - Es muy frecuente entre las representaciones diplomticas.



Asado formal

Caractersticas: - Tipo de lugares: casas quintas, countrys, chacras, etc.- Vestimenta: tipo sport-formal. En ocasiones saco y corbata, segn jerarqua de los invitados- En general se acompaa con algn tipo de espectculo.

Comida Formal > Horario de inicio 21:30 / 22:00 hs.

Caractersticas: Todos los invitados sentados la mesa.Men compuesto por entrada, plato principal y postre.Pensar en costumbres, raza y religin.Vestimenta: en general ropa de noche.


Servicios de Comidas -TiposVino de Honor

Caractersticas: - Reuniones de corta duracin. aprox. 45. - Se utilizan al finalizar exposiciones, presentaciones de libros., reuniones de prensa u homenajes breves. - Se sirve solamente vino blanco o champagne. En ocasiones se acompaa con algn bocadillo. - Puede haber discursos, entrega de premios u obsequios.

Costumbre utilizada en las Fuerzas Armadas.


Servicios de Comidas -TiposDesayunos de Trabajo.Caractersticas:

- Pequeas reuniones de trabajo de no ms de 15 personas. Ya sea en mbito empresarial u oficial.-Generalmente se desarrollan dentro de la institucin.-Los contactos para estas reuniones son telefnicos.

Catering: Caf, te, jugos, masas, sandwiches. self service.


Servicios de Comidas -TiposAlmuerzos de Trabajo.Caractersticas:

- Al igual que en los desayunos de trabajo en los almuerzos participan grupos reducidos de personas con un inters en comn. - Pueden llevarse a cabo dentro de la empresa como en un restaurante. - Tener en cuenta: facilidad de acceso al lugar, estacionamiento, lugar reservado dentro del rest. - Men fijo. Comidas livianas , porciones pequeas, Vinos cant. moderada.


Servicios de Comidas -TiposCeremonia del T

Caracterstica:- La costumbre de hacer del t es un acto solemne que data de muchos siglos atrs.-En la actualidad es muy comn entre las esposas de los diplomticos o damas distinguidas. -Dos formas: 1) formal, sentadas alrededor de un mesa. 2) Informal, en sillones de una sala.


El Timing Es una gua donde se refleja el minuto a minuto, lo que va a ocurrir en el evento.Esto nos sirve para la planificacin del mismo y ayuda a evitar imprevistos.El organizador del evento es el responsable de confeccionar el timing. En general 48 hs. antes del evento este es entregado a los diversos proveedores que trabajarn ese da. Catering, DJ, fotgrafo, locutor y otros.Todos se manejarn con esta planilla respetando cada uno de los tiempos que fueron pensados previamente para cada momento

Ejemplos


PLANIFICACIN DE LOS EVENTOS Es organizar algo conforme a un plan. Es la disposicin general de un proyecto.

El proceso de planificacin consta de seis etapas:

1) Previsin2) Planeacin3) Organizacin4) Integracin5) Direccin6) Control


PLANIFICACIN DE LOS EVENTOS


Regla de Oro para los Organizadores de Eventos NUNCA SE DEBE SUPONER NADA. ESTA PROHIBIDO CREER, ENTENDER, O PENSAR EN LUGAR DE CONFIRMAR


*

organizacion de eventos.PPT

Documents

Transcript of organizacion de eventos.PPT