ORGANIZACION DE DOCUMENTOS … de procesadores de texto: Word, AmiPro, ... las Hojas de Cálculo...

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 1 de 13 M: 18/06/2013

PROGRAMA: Técnico Laboral Asistente Administrativo MODULO: Organización de Documentos Empresariales CICLO: 1 HORAS: 10 GUIA N° 1

COMPETENCIA Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la Organización.

ELEMENTO DE LA COMPETENCIA 1. Recibir los documentos de acuerdo con las normas vigentes. 2. Despachar los documentos producidos, teniendo en cuenta la legislación y las normas

vigentes. 3. Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la Organización

RESULTADOS DE APRENDIZAJE 1. Recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente. 2. Despachar documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos, las normas internas y la legislación vigente. 3. Organizar y administrar los archivos aplicando los principios archivísticos, las normas técnicas, las políticas institucionales y la legislación vigente. 4. Conservar y preservar los documentos para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas y la legislación vigente. CONOCIMIENTOS DE PROCESOS

• Verificar y clasificar los documentos, teniendo en cuenta las normas de recepción y de envío: - Identificar los útiles, elementos y mobiliario para la recepción y el envío de los documentos. - Describir los útiles, elementos y mobiliario para la recepción y el envío de los documentos. - Identificar los equipos y programas (aplicativos) para la recepción y envío de los documentos. - Operar equipos y programas (aplicativos) para la recepción y el envío de documentos. - Aplicar las normas internas (manuales de procedimientos y de Gestión Documental) y la legislación vigente para la recepción y el envío de los documentos. - Interpretar la estructura interna de la organización. - Identificar los documentos que ingresan y los que salen de la Organización. • Radicar los documentos recibidos y los enviados, de acuerdo con las normas y la legislación vigente. - Aplicar las normas y la legislación vigente para la radicación y registro de documentos. - Identificar planillas, formatos y controles para certificar la recepción o el envío de los documentos. - Diligenciar planillas, formatos y controles para certificar la recepción o el envío de los documentos. • Registrar los documentos recibidos y los despachados de acuerdo con las normas y la legislación vigente. - Aplicar el software (aplicativo) para el manejo de la correspondencia. - Analizar y sintetizar información. • Distribuir los documentos a las oficinas encargadas de su trámite. • Enviar los documentos de acuerdo con las normas y la legislación vigente. - Aplicar las normas y la legislación vigente para el envío de los documentos.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 2 de 13 M: 18/06/2013

PROGRAMA: Técnico Laboral Asistente Administrativo MODULO: Organización de Documentos Empresariales CICLO: 1 HORAS: 10 GUIA N° 1 - Aplicar las normas de correo y servicio de mensajería. • Organizar el espacio para el archivo. - Interpretar las normas y la legislación vigente que regulan la construcción o adecuación de las instalaciones locativas para la gestión y administración de los archivos. - Identificar las condiciones físicas de los locales para el funcionamiento de la Unidad de Correspondencia y para la administración y custodia de los archivos e información respectivos, de acuerdo con las normas internas de la Organización y la legislación vigente. - Identificar los muebles, las unidades de conservación y los elementos requeridos para la organización de los archivos. • Aplicar el sistema de ordenación empleado por la Organización. - Interpretar el sistema de ordenación institucional. - Identificar las agrupaciones documentales - Comprender el proceso de clasificación orgánico-funcional de las series documentales. - Identificar los diferentes sistemas de ordenación. • Codificar de acuerdo con las normas establecidas. - Aplicar la normatividad para la codificación. • Conformar los expedientes y archivar los documentos. - Interpretar las políticas de la Organización y la legislación vigente para archivar los documentos. - Identificar unidades documentales simples y complejas. - Identificar unidades archivísticas o expedientes. • Determinar la disposición final de los documentos. - Interpretar la normatividad sobre tablas de retención documental. - Identificar las Tablas de Retención Documental de la dependencia. - Aplicar las disposiciones definidas en las tablas de retención de la dependencia para cada serie documental. • Transferir los expedientes de archivo. - Aplicar el procedimiento para la transferencia de expedientes. - Preparar físicamente los documentos - Realizar inventarios documentales. • Diligenciar los formatos de control. - Identificar los formatos para la solicitud de préstamo de documentos. - Identificar los formatos para el control de préstamos de documentos. • Conservar los documentos en el soporte o medio de digitación. - Interpretar la legislación vigente y las políticas de la Organización para la conservación de documentos. - Aplicar las políticas de la Organización y la legislación vigentes para la conservación de los documentos, de acuerdo con el soporte.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 3 de 13 M: 18/06/2013

PROGRAMA: Técnico Laboral Asistente Administrativo MODULO: Organización de Documentos Empresariales CICLO: 1 HORAS: 10 GUIA N° 1 • Suministrar documentos e información. - Aplicar las normas internas y la legislación vigentes para el préstamo de documentos y suministro de información. - Identificar los documentos e información de reserva legal. - Verificar la información suministrada contra la solicitada, teniendo en cuenta el tiempo de respuesta y los estándares de calidad. • Reproducir la información solicitada.

CONOCIMIENTOS Y PRINCIPIOS

RECURSOS INFORMÁTICOS:

� Computadores: Una computadora o computador (del inglés computer y este del latín computare -'calcular'), también denominada ordenador (del francés ordinateur, y este del latín ordinator), es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Una computadora es una colección de circuitos integrados y otros componentes relacionados que pueden ejecutar con exactitud, rapidez y de acuerdo a lo indicado por un usuario o automáticamente por otro programa, una gran variedad de secuencias o rutinas de instrucciones que son ordenadas, organizadas y sistematizadas en función a una amplia gama de aplicaciones prácticas y precisamente determinadas, proceso al cual se le ha denominado con el nombre de programación y al que lo realiza se le llama programador. La computadora además de la rutina o programa informático, necesita de datos específicos (a estos datos, en conjunto, se les conoce como "Input" en inglés o de entrada) que deben ser suministrados, y que son requeridos al momento de la ejecución, para proporcionar el producto final del procesamiento de datos, que recibe el nombre de "output" o de salida. La información puede ser entonces utilizada, reinterpretada, copiada, transferida, o retransmitida a otra(s) persona(s), computadora(s) o componente(s) electrónico(s) local o remotamente usando diferentes sistemas de telecomunicación, que puede ser grabada, salvada o almacenada en algún tipo de dispositivo o unidad de almacenamiento.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 4 de 13 M: 18/06/2013

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 5 de 13 M: 18/06/2013

� Aplicativos (software): Dentro de los componentes básicos, el SOFTWARE o Equipo Blando, es la otra mitad de la computadora, el alma o la materia gris, ya que las necesidades de crecimiento y de capacidad han surgido para hacer realidad toda la creatividad, ingenio y desempeño humano. El Software son todas las instrucciones y datos que corren en mayor o menor medida dentro del ordenador, es decir, la información misma, la razón del ser del Hardware. En nuestros tiempos a medida que la magia de la electrónica ponen al alcance de todos estas prodigiosas maquinas verdaderas prótesis mentales, mediante el abaratamiento de la tecnología y por tanto de los costos, en dirección completamente opuesta aumenta la inversión de los servicios y programas necesarios para optimizar y lograr la eficiencia de dichos equipos. En sus orígenes la programación de los ordenadores era hecho sólo, para y por los mismos científicos que las construían para propósitos muy específicos. El cálculo de la trayectoria de los proyectiles usados en la II Guerra Mundial, y posteriormente usos muy parecidos, hasta que mucho después que fue utilizada en el Censo de los Estados Unidos fue reconociéndose su valor en el campo administrativo donde estuvo hasta hace 2 décadas, cuando gracias a la Computadora Personal pasaron al dominio público donde con tantas necesidades fueron surgiendo las aplicaciones diversas para cada oficio.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 6 de 13 M: 18/06/2013

Software de aplicaciones:

El software de aplicación está diseñado y escrito para realizar tareas específicas personales, empresariales o científicas como el procesamiento de nóminas, la administración de los recursos humanos o el control de inventarios. Todas estas aplicaciones procesan datos (recepción de materiales) y generan información (registros de nómina) para el usuario. Procesadores de Palabras: Son utilizados para escribir cartas, memorándums y otros documentos, El usuario teclea una serie de letras o párrafos, y son mostradas en la pantalla. El usuario puede fácilmente adherir, borrar y cambiar el texto hasta que el documento quede exactamente como se desea. Algunas características avanzadas que encontramos en la actualidad en los procesadores de texto son: corrector de ortografía, diccionario de sinónimos, presentación preliminar del texto antes de imprimir. Ejemplos de procesadores de texto: Word, AmiPro, Wordperfect. Hojas de Cálculo: Una Hoja de Cálculo es una herramienta para calcular y evaluar números. También ofrece capacidades para crear informes y presentaciones para comunicar lo que revelan los análisis; el usuario teclea los datos y las fórmulas que serán usadas para obtener los resultados; después el programa aplica las fórmulas a los datos y así obtiene los resultados; una de sus características más importantes es la habilidad de preguntar (Condicionales)"wha IF" "QUE PASARÍA SI?", cambiando los datos y rápidamente re- calculando los nuevos resultados. La mayoría de las Hojas de Cálculo cuentan también con la posibilidad de graficar estos resultados en diferentes estilos de gráficas (Barras, Líneas, Pastel, etc.). Ejemplos de Hojas de Cálculo: Excel, Lotus 123, Quatro. Paquetes de Presentación: Software que permite al usuario diseñar presentaciones para desplegarlas a través de la misma computadora o imprimir diapositivas y acetatos. Contienen opciones avanzadas para integrar efectos en cada cambio de diapositiva. Ejemplos: Presentation, Power Point.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 7 de 13 M: 18/06/2013

� Redes de información: Introducción Redes de comunicación, no son más que la posibilidad de compartir con carácter universal la información entre grupos de computadoras y sus usuarios; un componente vital de la era de la información. La generalización del ordenador o computadora personal (PC) y de la red de área local (LAN) durante la década de los ochenta ha dado lugar a la posibilidad de acceder a información en bases de datos remotas, cargar aplicaciones desde puntos de ultramar, enviar mensajes a otros países y compartir archivos, todo ello desde un ordenador personal. Las redes que permiten todo esto son equipos avanzados y complejos. Su eficacia se basa en la confluencia de muy diversos componentes. El diseño e implantación de una red mundial de ordenadores es uno de los grandes ‘milagros tecnológicos’ de las últimas décadas. 2. Concepto de redes:

• Es un conjunto de dispositivos físicos "hardware" y de programas "software", mediante el cual podemos comunicar computadoras para compartir recursos (discos, impresoras,programas,etc.) así como trabajo (tiempo de cálculo, procesamiento de datos, etc.).

A cada una de las computadoras conectadas a la red se le denomina un nodo. Se considera que una red es local si solo alcanza unos pocos kilómetros. 3. Tipos De Redes: Las redes de información se pueden clasificar según su extensión y su topología. Una red puede empezar siendo pequeña para crecer junto con la organización o institución. A continuación se presenta los distintos tipos de redes disponibles:

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 8 de 13 M: 18/06/2013

Extensión De acuerdo con la distribución geográfica:

• Segmento de red (subred)

Un segmento de red suele ser definido por el "hardware" o una dirección de red específica. Por ejemplo, en el entorno "Novell NetWare", en un segmento de red se incluyen todas las estaciones de trabajo conectadas a una tarjeta de interfaz de red de un servidor y cada segmento tiene su propia dirección de red.

• Red de área locales (LAN)

Una LAN es un segmento de red que tiene conectadas estaciones de trabajo y servidores o un conjunto de segmentos de red interconectados, generalmente dentro de la misma zona. Por ejemplo un edificio.

• Red de campus

Una red de campus se extiende a otros edificios dentro de un campus o área industrial. Los diversos segmentos o LAN de cada edificio suelen conectarse mediante cables de la red de soporte.

• Red de área metropolitanas (MAN)

Una red MAN es una red que se expande por pueblos o ciudades y se interconecta mediante diversas instalaciones públicas o privadas, como el sistema telefónico o los suplidores de sistemas de comunicación por microondas o medios ópticos.

• Red de área extensa (WAN y redes globales)

Las WAN y redes globales se extienden sobrepasando las fronteras de las ciudades, pueblos o naciones. Los enlaces se realizan con instalaciones de telecomunicaciones públicas y privadas, además por microondas y satélites.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 9 de 13 M: 18/06/2013

� Impresora:

Una impresora es un dispositivo periférico del ordenador que permite producir una gama permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en un formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser.

Muchas impresoras son usadas como periféricos, y están permanentemente unidas al ordenador por un cable. Otras impresoras, llamadas impresoras de red, tienen una interfaz de red interno (típicamente wireless o ethernet), y que puede servir como un dispositivo para imprimir en papel algún documento para cualquier usuario de la red.

� Internet:

Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, lo cual garantiza que las redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red lógica única, de alcance mundial. Sus orígenes se remontan a 1969, cuando se estableció la primera conexión de computadoras, conocida como Arpanet, entre tres universidades en California y una en Utah, Estados Unidos.

Uno de los servicios que más éxito ha tenido en Internet ha sido la World Wide Web (WWW o la Web), a tal punto que es habitual la confusión entre ambos términos. La WWW es un conjunto de protocolos que permite, de forma sencilla, la consulta remota de archivos de hipertexto. Esta fue un desarrollo posterior (1990) y utiliza Internet como medio de transmisión.

� Correo electrónico:

Correo electrónico (en inglés: e-mail ), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas ) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales dependiendo del sistema

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 10 de 13 M: 18/06/2013

que se use. Su eficiencia, conveniencia y bajo coste están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. Fax Fax (abreviación de facsímil ), a veces llamado telecopia , es la transmisión telefónica de material escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida. El documento original es escaneado con una máquina de fax , que procesa los contenidos (texto o imágenes) como una sola imagen gráfica fija, convirtiéndola en un mapa de bits, la información se transmite como señales eléctricas a través del sistema telefónico. El equipo de fax receptor reconvierte la imagen codificada, y la imprime en papel.1Antes del triunfo de la tecnología digital, durante muchas décadas, los datos escaneados se transmiten como señal analógica. Digitalización Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilm y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Conversión de documentos a formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento y almacenamiento, con la finalidad de preservar, conservar y difundir la información en ellos contenida. ¿POR QUÉ DIGITALIZAR? Elimina el extravío de documentos. Permite un acceso rápido y fácil a la información. Permite almacenar información en múltiples formatos electrónicos. Controla el acceso a la información. Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos. Permite simultaneidad de usuarios en el mismo documento. Técnicas de reproducción: Es una técnica de impresión empleada en el método de reproducción de documentos e imágenes sobre cualquier material, y consiste en transferir una tinta a través de una malla tensada en un marco, el paso de la tinta se bloquea en las áreas donde no habrá imagen mediante una emulsión o barniz, quedando libre la zona donde pasará la tinta.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 11 de 13 M: 18/06/2013

Útiles, elementos y mobiliario

� Escritorio

� Silla

� Estabilizador � Ups

� Computador � Impresora

� Papel � Cinta

� Tinta

� Ganchos cosedora

� Ganchos clips

� Programa epi info

� Programa office

� Programa windows

� Tenga en cuenta recursos informáticos, computadores, aplicativos-software, impresora, escáner, telefax, correo electrónico, Internet, intranet.

MATERIALES

• Aula de clase – Laboratorio

• Impresora

• Internet

• Video Beam

• Fax VIDEOS http://internet-y-ordenadores.practicopedia.lainformacion.com/impresoras-y-escaneres/como-usar-un-escaner-3669 http://www.youtube.com/watch?v=OjNODoBcmKc

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 12 de 13 M: 18/06/2013

TALLERES

Taller 1: RECURSOS INFORMÁTICOS Y ELEMENTOS DEL PUESTO DE TRABAJO

TALLER ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

RECURSOS INFORMATICO Y ELEMENTOS DEL PUESTO DE TRABAJO

CONTEXTUALIZACION

1. Que es el puesto de trabajo y sus componentes

2. Cuáles son los elementos de oficina, como se dividen y explique cada uno.

3. Elabore un listado completo, de los útiles, elementos y mobiliario de su puesto de trabajo y clasifíquelos según lo expuesto anteriormente. (Tenga en cuenta recursos informáticos, computadores, aplicativos-software, impresora, escáner, telefax, correo electrónico, Internet, intranet)

4. Identifique la función principal de 4 de los elementos mencionados en el punto anterior, presentes en su puesto de trabajo y determine su importancia en el desarrollo de sus actividades diarias.

5. Investigue sobre los manuales de operación de los equipos anteriormente mencionados. Elabore un listado de los aspectos más importantes de uno de los equipos mencionados.

EJERCITACIÓN:

1. Realizo la conceptualización, consulto cada uno de los elementos utilizados en el puesto de trabajo y con los gráficos correspondientes a cada elemento del puesto de trabajo. (trabajar en el aula e enviar al correo de docente)

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 13 de 13 M: 18/06/2013

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

• Recursos Informáticos Redes informáticas - Nociones fundamentales

Volumen 6, Escrito por José Dordoigne. Ediciones eni.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 1 de 25 M: 18/06/2013






-• Verificar y clasificar los documentos, teniendo en cuenta las normas de recepción y de envío: - Identificar los útiles, elementos y mobiliario para la recepción y el envío de los documentos. - Describir los útiles, elementos y mobiliario para la recepción y el envío de los documentos. - Identificar los equipos y programas (aplicativos) para la recepción y envío de los documentos. - Operar equipos y programas (aplicativos) para la recepción y el envío de documentos. - Aplicar las normas internas (manuales de procedimientos y de Gestión Documental) y la legislación vigente para la recepción y el envío de los documentos. - Interpretar la estructura interna de la organización. - Identificar los documentos que ingresan y los que salen de la Organización. • Radicar los documentos recibidos y los enviados, de acuerdo con las normas y la legislación vigente. - Aplicar las normas y la legislación vigente para la radicación y registro de documentos. - Identificar planillas, formatos y controles para certificar la recepción o el envío de los documentos. - Diligenciar planillas, formatos y controles para certificar la recepción o el envío de los documentos. • Registrar los documentos recibidos y los despachados de acuerdo con las normas y la legislación vigente. - Aplicar el software (aplicativo) para el manejo de la correspondencia. - Analizar y sintetizar información. • Distribuir los documentos a las oficinas encargadas de su trámite. • Enviar los documentos de acuerdo con las normas y la legislación vigente.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 2 de 25 M: 18/06/2013

PROGRAMA: Técnico Laboral Asistente Administrativo MODULO: Organización de Documentos Empresariales CICLO: 1 HORAS: 20 GUIA N° 2 - Aplicar las normas y la legislación vigente para el envío de los documentos. - Aplicar las normas de correo y servicio de mensajería. • Organizar el espacio para el archivo. - Interpretar las normas y la legislación vigente que regulan la construcción o adecuación de las instalaciones locativas para la gestión y administración de los archivos. - Identificar las condiciones físicas de los locales para el funcionamiento de la Unidad de Correspondencia y para la administración y custodia de los archivos e información respectivos, de acuerdo con las normas internas de la Organización y la legislación vigente. - Identificar los muebles, las unidades de conservación y los elementos requeridos para la organización de los archivos. • Aplicar el sistema de ordenación empleado por la Organización. - Interpretar el sistema de ordenación institucional. - Identificar las agrupaciones documentales - Comprender el proceso de clasificación orgánico-funcional de las series documentales. - Identificar los diferentes sistemas de ordenación. • Codificar de acuerdo con las normas establecidas. - Aplicar la normatividad para la codificación. • Conformar los expedientes y archivar los documentos. - Interpretar las políticas de la Organización y la legislación vigente para archivar los documentos. - Identificar unidades documentales simples y complejas. - Identificar unidades archivísticas o expedientes. • Determinar la disposición final de los documentos. - Interpretar la normatividad sobre tablas de retención documental. - Identificar las Tablas de Retención Documental de la dependencia. - Aplicar las disposiciones definidas en las tablas de retención de la dependencia para cada serie documental. • Transferir los expedientes de archivo. - Aplicar el procedimiento para la transferencia de expedientes. - Preparar físicamente los documentos - Realizar inventarios documentales. • Diligenciar los formatos de control. - Identificar los formatos para la solicitud de préstamo de documentos. - Identificar los formatos para el control de préstamos de documentos. • Conservar los documentos en el soporte o medio de digitación. - Interpretar la legislación vigente y las políticas de la Organización para la conservación de documentos. - Aplicar las políticas de la Organización y la legislación vigentes para la conservación de los documentos, de acuerdo con el soporte.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 3 de 25 M: 18/06/2013



LEGISLACIÓN PARA LA GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DOCUME NTAL Ley 594 de 2000 Cibergrafìa: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275 CONCEPTOS DE:

� Gestión Documental:

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

� Documento: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 4 de 25 M: 18/06/2013

privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.

� Documento de archivo: Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.

� Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

� Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. CORRESPONDENCIA

Se llama correspondencia empresarial a las cartas comerciales, las cuales se escriben fundamentalmente por asuntos de trabajo o de negocio. Se dirigen para ofrecimiento o pedido de productos, reclamos de todo tipo, informes profesionales o propaganda de productos o servicios. Además de sus características.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 5 de 25 M: 18/06/2013

Características: � Surgen del campo laboral y pretenden el funcionamiento y desarrollo de la

empresa.

� La relación establecida en estas comunicaciones no es interpersonal, sino laboral, comercial y profesional.

� Deben ser concisas, eliminando lo superfluo y las repeticiones para conseguir rapidez de expresión.

� La precisión es otra de sus cualidades, predominando la frase corta y los vocablos específicos para lograr una verdadera eficacia.

Clasificación: Según el contenido y el destinatario, pueden ser: de oferta, de propaganda, de solicitud de empleo, de venta, de compra, etc. CLASES DE DOCUMENTOS: Existen documentos públicos y privados, los cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de acceder a ellos como a su validez como prueba.

� Público Por regla general, todo documento público puede ser consultado por cualquier persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados.

� Privado En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza no puede estar disponible al público, sino en los casos en que una autoridad así lo decida. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA:

� Concepto: Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 6 de 25 M: 18/06/2013

comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.

� Objetivos: La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan, proveniente de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las dependencias que conforman al organismo.

� Misión: Gestionar los procesos o programas de gestión documental para promover la conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

� Funciones: 1) Control de Ingreso de la Documentación. 2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir). 3) Conservación. 4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos. 5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central. 6) Digitalización de los Documentos. 7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles. 8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

� Servicios que presta:

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 7 de 25 M: 18/06/2013

Recepción de correspondencia Radicación de correspondencia Distribución de la comunicación al área correspondiente

� Normas Internas (manuales de procedimiento, Gestión Documental) y legislación vigente para el recibo y despacho de documentos.

Manual de procedimiento: Cibergrafìa: http://186.116.129.25/cdisc/documentos/25.pdf Legislación vigente para el recibo y despacho de documentos: Cibergrafìa:http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-documentos.pdf ESTRUCTURA INTERNA DE LA ORGANIZACIÓN Es aquella que describe cómo se agrupan, identifican y se relacionan los distintos elementos que forman la empresa.

Está formada por:

• El conjunto de elementos que la integran

• Las funciones que tienen asignadas cada uno de los elementos

• Las relaciones jerárquicas y funcionales existentes.

Técnicas de organización: Son herramientas necesarias que nos ayudan a formar una organización formal. Estas técnicas deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada organización. Organigrama: “El organigrama representa la estructura de una organización; estructura significa… la disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa” (Hernández Orozco, 2007)

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 8 de 25 M: 18/06/2013

“Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ésta” (Münch Galindo, 2006) De acuerdo con (Münch Galindo, 2006) nos menciona seis tipos de organización. Tipos de organización:

a. Lineal o militar

b. Funcional o de Taylor

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 9 de 25 M: 18/06/2013

c. Líneo funcional

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 10 de 25 M: 18/06/2013

d. Staff

e. Matricial

f. Por comités

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 11 de 25 M: 18/06/2013

Asimismo, los organigramas los podemos encontrar clasificados por su

presentación en verticales, horizontales, mixtos y circulares.

1. Organigrama vertical. Son los organigramas que encontramos comúnmente en

las organizaciones. Presentan los niveles jerárquicos en orden vertical de arriba

hacia abajo.

2. Organigrama horizontal. Los niveles jerárquicos los encontramos ordenados en

forma de columnas desplegadas de izquierda a derecha.

3. Organigrama mixto. Conjuga el organigrama tipo vertical y el organigrama tipo

horizontal para ampliar las posibilidades de graficación.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 12 de 25 M: 18/06/2013

4. Organigrama circular. Formado por un cuadro central en el que se coloca a la

autoridad máxima, mientras que alrededor se trazan círculos concéntricos que

constituyen un nivel de organización. En cada círculo se coloca a los jefes

inmediatos y se les relaciona con líneas que representan los canales de autoridad

y responsabilidad.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 13 de 25 M: 18/06/2013

MEDIOS DE INGRESO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS; NORMAS DE CORREO Y EMBALAJE

Acuerdo 060 del 30 de Octubre de 2001 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010 Normatividad para el embalaje y transporte de documentos NTC4702

http://tienda.icontec.org/brief/NTC4702-7.pdf Clasificación de la documentación producida y recib ida

� Correspondencia:

La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

Clasificación de la correspondencia:

La correspondencia tiene muy variadas formas, con características especiales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitación de su envió o despacho; de acuerdo a su clasificación se mencionan las siguientes:

1. Por su Destino:

� Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, carteles, pancartas).

� Privadas: tratan de información de interés y carácter particular, comercial y oficial. 2. Por su Contenido:

� De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 14 de 25 M: 18/06/2013

� De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc.

3. Por su Tramitación:

� Postal: cuando se envían a través de servicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas.

� Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser tele radiograma y cablegramas.

4. Por su puntuación:

� Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.

� Cerrada: lleva signos de puntuación en cada una de sus partes o componentes.

� Mixta o corriente: combina los dos estilos.

5. Por su extensión:

� Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras. � Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200

palabras. � Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son

cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.

6. Por su forma:

� Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.

División de la correspondencia:

La correspondencia se divide en 4 clases:

1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.

2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella.

3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 15 de 25 M: 18/06/2013

4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases:

� Las Ordinarias o Normales: son las que se efectúan por medio de cartas, memorándum y tarjetas postales.

� Las Urgentes o Rápidas: Son las que se efectúan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.

� Folletos, revistas y publicaciones:

Se entenderá por publicación oficial todo material impreso, audiovisual o electrónico, editado o auspiciado por las dependencias y organismos auxiliares de la administración pública estatal para la difusión del quehacer gubernamental.

En lo relativo a la imagen institucional, las publicaciones oficiales se regirán por la normatividad emitida por la Coordinación General de Comunicación Social.

Clasificación

Cada publicación oficial será definida de acuerdo con los siguientes criterios:

1. Por su tipo: � Libro . Publicación impresa de 49 o más páginas, de carácter no

periódico (se edita un solo volumen) o seriado (se edita en varios volúmenes con periodicidad irregular, que pueden ir numerados y llevar títulos específicos, pero unidos por un título general).

� Cuaderno . Publicación impresa menor a 49 páginas que contiene elementos didácticos, culturales o formativos, de carácter no periódico (se edita un solo volumen) o seriado (se edita en varios volúmenes con periodicidad irregular, que pueden ir numerados y llevar títulos específicos pero unidos por un título general).

� Folleto . Publicación impresa menor a 49 páginas (plegable o encuadernada) de carácter informativo o de difusión y no periódica (se edita un solo volumen) o seriada (se edita en varios volúmenes con periodicidad irregular, que pueden ir numerados y llevar títulos específicos pero unidos por un título general).

� Volante . Publicación impresa en una sola hoja, por uno o ambos lados, de carácter informativo o de difusión, no periódica (se edita en un solo volumen) o seriada (se edita en varios volúmenes con periodicidad irregular, que pueden ir numerados y llevar títulos específicos pero unidos por un título general).

� Cartel . Publicación de gran formato de carácter informativo o de difusión, impresa por una de sus caras para ser colocada en algún

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 16 de 25 M: 18/06/2013

sitio público. Es no periódica (se edita en un solo tiraje) o seriada (se edita en varios tirajes con periodicidad irregular, que pueden ir numerados y llevar títulos específicos pero unidos por un título general).

� Boletín . Publicación impresa o electrónica de carácter periódico, editada bajo un mismo título por alguna dependencia u organismo auxiliar (generalmente con identificadores numéricos con el propósito de tener continuidad), cuyo objetivo es difundir información sobre temas relacionados con sus actividades sustantivas.

� Gaceta . Publicación impresa de carácter periódico que constituye el órgano oficial para la difusión de las disposiciones normativas y operativas de la dependencia u organismo auxiliar (se edita generalmente con identificadores numéricos con el propósito de tener continuidad).

� Revista . Publicación impresa de carácter periódico, editada en intervalos previamente definidos bajo un mismo título (generalmente con identificadores numéricos con el propósito de tener continuidad), tiene como contenido artículos de carácter formativo, analítico o de difusión, cultural, científico o recreativo.

� Periódico mural . Publicación impresa de gran formato, de carácter periódico (se edita generalmente con identificadores numéricos con el propósito de tener continuidad), su contenido es informativo y se fija en un sitio público para ser consultado.

� Encarte / Suplemento . Publicación impresa de carácter informativo o de difusión, de extensión variable destinada a insertarse en una publicación periódica.

� Audiovisual . Publicación no impresa, producida en audio y/o video, de carácter informativo o de difusión, que puede ser no periódica (se edita en un solo volumen) o seriada (se edita en varios volúmenes con periodicidad irregular, que pueden ir numerados y llevar títulos específicos pero unidos por un título general).

� Publicación electrónica . Aquélla que se edita en cualquier soporte multimedia con carácter informativo o de difusión, que puede ser no periódica (se edita en un solo volumen) o seriada (se edita en varios volúmenes con periodicidad irregular, que pueden ir numerados y llevar títulos específicos pero unidos por un título general).

2. Por su periodicidad: � Publicación periódica . Aquélla que se edita con periodicidad

predeterminada (generalmente con identificadores numéricos o cronológicos con el propósito de tener continuidad). Este rubro

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 17 de 25 M: 18/06/2013

agrupa a revistas, boletines, gacetas y periódicos murales; en algunos casos incluye publicaciones electrónicas.

� Publicación no periódica . Aquélla que se edita por una sola ocasión y que no tiene continuación numérica ni cronológica. Este concepto incluye libros, cuadernos, folletos, carteles, encartes, volantes, audiovisuales y publicaciones electrónicas.

� Publicación seriada . Aquélla que se edita en varios fascículos que pueden ir numerados y se identifican entre sí por tener un título común.

Cada uno de ellos puede presentar un título específico y su fecha de edición. Puede incluir cualquier tipo de publicación.

3. Por su contenido: � Gubernamental . Publicación que se relaciona con la actividad

sustantiva de las dependencias y organismos auxiliares. � Educativa . Publicación que se relaciona con temas pedagógicos,

científicos y técnicos. � Cultural . Publicación que se relaciona con temas culturales,

recreativos y humanísticos.

4. Por su orientación: � Informativa . Publicación que difunde la actividad gubernamental o

temas de interés social. � Formativa . Publicación que analiza, transmite y promueve valores

educativos, culturales, científicos, cívicos y éticos.

5. Por su destinatario: � Interna . Dirigida a servidores públicos de las dependencias y

organismos auxiliares. � Externa . Dirigida a la población en general o a un sector específico

de la misma.

6. Por su forma de producción: � Interna . Cuando se realice por la propia dependencia u organismo

auxiliar con equipos e insumos propios. � Externa . Cuando se realice por algún proveedor contratado por la

dependencia u organismo auxiliar.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 18 de 25 M: 18/06/2013

7. Por su forma de edición: � Edición . Proceso de producción de la publicación a cargo de una

sola dependencia u organismo auxiliar. � Coedición . Edición de una publicación a cargo de dos o más

editores.

� Comunicaciones oficiales recibidas:

Las comunicaciones oficiales que ingresan a las instituciones deberán ser revisadas para verificar las competencias, los anexos y los datos de origen del ciudadano o entidad donde lo remite.

Remisión en donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad se procederá la radicación del mismo.

Cuando una comunicación no esté formada, ni presente en nombre del responsable o responsables de su contenido, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar.

Se clasifican en dos:

Internas Son aquellas comunicaciones que se generan en cada oficina, con destino a las diferentes dependencias de la misma entidad o las ubicadas en las distintas sedes. Los tipos documentales básicos para el curso de las comunicaciones oficiales internas en las entidades tanto enviadas como recibidas son el memorando y el circular. Externas

Son las comunicaciones oficiales que ingresan y que deben ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se debe enviar respuesta, asunto o referencia.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 19 de 25 M: 18/06/2013

� Comunicaciones oficiales enviadas: Son aquellas comunicaciones que son enviadas en soporte físico, la cual contiene el documento original y máximo dos copias del mismo. La original se remite a su destinatario final, realizando el debido procedimiento establecido por cada entidad correspondiente.

� Comunicaciones oficiales vía fax: A comunicaciones enviadas y recibidas de este medio, se transmitirán teniendo en cuenta la información que forma integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la perspectiva en la unidad de correspondencia, la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán producir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

� Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y correos electrónicos, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

� Planillas y formatos para la radicación y registro de correspondencia recibida, correspondencia enviada, relación de préstamo de documentos, recordatorio de correspondencia sin contestar, registro de correspondencia para entrega directa en las entidades, registro de correspondencia enviada por fax, testigo (ficha de afuera para préstamo de documentos:

Es el conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad pública o privada en la admisión de documentos, tanto de forma interna como externa, que son remitidos por una persona natural o jurídica. Pasos para la Recepción de Documentos: Es el procedimiento establecido en las organizaciones, en lo que tiene que ver con la admisión de documentos.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 20 de 25 M: 18/06/2013

Recepción Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto. Por consiguiente, la recepción de comunicación física o directa es aquella que es entregada por la persona interesada en una unidad de correspondencia, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

∗ La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. ∗ Se trata de comunicación oficial. ∗ El sobre debe estar correctamente marcado.

En cuanto a la recepción de comunicación indirecta es aquella que es enviada por correo o medios electrónicos, donde se deben tener en cuenta los siguientes requerimientos:

∗ El asunto debe ser competente a la dependencia que va dirigida. ∗ Debe ser firmada. ∗ Debe tener fecha actualizada. ∗ En la comunicación se cita el domicilio del remitente. ∗ Los anexos deben estar completos.

Clasificación Este paso consiste en separar los documentos en el momento que se reciben, según el tipo de comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos:

∗ Comunicación oficial Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación: “son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”. Este grupo se denomina documentos radicables.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 21 de 25 M: 18/06/2013

∗ Comunicaciones personales Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación: “son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario”. Éstas no generan trámites para las instituciones. Apertura: Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos. Revisión: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso de revisión de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva radicación. En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva investigación. Radicación: Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación “radicación es el procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibo o del envío”. La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello en el documento que indica que es de propiedad de la organización. Este sello se denomina como el sello radicador y puede ser aplicado manualmente, mecánico o sistematizado. En él se indica un número según el orden que fue recibido, la fecha y quién lo recibió, además le permite al remitente estar pendiente de la respuesta y en qué serie se encuentra archivado.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 22 de 25 M: 18/06/2013

Según el artículo 5 del acuerdo 060/2001 Archivo General de la Nación: “los procedimientos para la radicación de las comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, en el cual se establece el proceso de asignación de los consecutivos, no podrán reservar número de radicados, ni repetirlos, enmendaduras, corregidos o tachados”. Según la Guía técnica Colombiana 185 (ICONTEC), el espacio para colocar el sello radicador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento. Registro: Una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro, el cual consiste en la anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro, para su control y trámite dentro de la organización. La Unidad de correspondencia registra la comunicación oficial con los siguientes datos: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación y nombre del funcionario responsable del trámite.

� Procedimiento para la radicación y registro de comunicaciones oficiales recibidas:

Las unidades de Correspondencia, deberán adoptar sistemas de organización y control, manuales o automatizados que permitan la adecuada administración de las comunicaciones oficiales; contaran con aplicativos, equipos, mobiliarios y demás elementos y controles, que permitan certificar la recepción y envió de los documentos por parte de los funcionarios competentes. A)- El registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades integran en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidades remitentes o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos, y tiempo de respuesta y otros.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 23 de 25 M: 18/06/2013

B)- La radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir de las siguientes de radicado el documento.

MATERIALES


• Internet

• Video Beam VIDEOS http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 24 de 25 M: 18/06/2013

TALLERES

Taller 2:


1. Elaborar un mapa conceptual de la legislación para la gestión y administración documental. 2. Redacte una carta de solicitud académica, dirigida a alguna dependencia de la Universidad. Para ello, consulte el Reglamento Estudiantil. Allí encontrará las diferentes opciones de solicitud existentes, el funcionario ante quien se debe diligenciar y, además, las condiciones o requisitos exigidos para cada una.

Para el desarrollo del trabajo, siga el esquema de carta de estilo bloque extremo, diseñado por Icontec, se puede consultar la obra: Normas colombianas sobre correspondencia comercial, publicada por Icontec. El texto o cuerpo de la carta debe contener tres párrafos, así:

• En qué consiste la solicitud. • Las razones o argumentos para justificarla. • La fundamentación legal universitaria, en la que usted se basa. Para ello, se debe

hacer la mención correspondiente tanto a los derechos invocados, (Capítulos, Artículos…), como también la declaración sobre el cumplimiento de los requisitos que se estipulen, para cada caso. No es necesario hacer citas textuales.

3. Redacte una carta de solicitud de empleo, correspondiente a alguna oferta real que usted haya encontrado, en algún aviso clasificado de periódico o en alguno de los portales de empleo de la Web. Anexe la fotocopia correspondiente (periódico) o una copia textual de la oferta (web, cartelera, etc.) El texto o cuerpo de la carta debe contener cuatro párrafos:

• Referencia concreta a la oferta de empleo (de qué se trata; dónde apareció la oferta; cuándo fue publicada). Además, la importancia que representa la adquisición de tal empleo, para su desarrollo personal y profesional.

• Formación académica específica que usted posee, para el óptimo desempeño laboral (Haga uso de su visión académica).

• Experiencia laboral pertinente al empleo solicitado. (Puede imaginarse). • Petición de entrevista personal.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 25 de 25 M: 18/06/2013

4. Elabore un formato para la radicación y registro de correspondencia tanto recibida como enviada o despachada.


Comunicación empresarial y atención al cliente , Escrito por Ma Pilar Sánchez, Editex Técnicas de archivo y documentación en la empresa, Escrito por Cristina Parera Pascual. FC Editorial

CIBERGRAFÌA

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275 http://186.116.129.25/cdisc/documentos/25.pdf http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-documentos.pdf http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010 http://tienda.icontec.org/brief/NTC4702-7.pdf

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 1 de 10 M: 18/06/2013







GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 2 de 10 M: 18/06/2013


GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 3 de 10 M: 18/06/2013



DEPOSITOS DE ARCHIVO:

� Concepto: Local o lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de los documentos de archivo.

� Principios: • Principio de independencia

La independencia no es sólo orgánica, funcional o de responsabilidades; en el local de archivo no deben estar otras oficinas o dependencias. Las características de este principio ponen de relieve la importancia de quien se hace cargo del archivo.

En la medida en que se centralice el manejo de la documentación, crece la importancia y la responsabilidad

del archivo. Ello asegura el control, la integridad y la seguridad de la documentación que se custodia.

• Principio de amplitud

Se proyecta un depósito lo suficientemente amplio, no sólo para custodiar la documentación que ya se tiene al momento de la instalación del nuevo archivo, sino además con una capacidad de recepción para 20 o 25 años. La adecuada planificación en la edificación de un archivo, evitará improvisar depósitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la integridad de los archivo.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 4 de 10 M: 18/06/2013

• Principio de seguridad

Es un factor de "conservación preventiva". Un depósito de archivo seguro es aquel que está ubicado en el lugar más óptimo para la conservación de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la acción de agentes físico-químicos.

La seguridad del depósito en gran medida depende de la calidad de su diseño y construcción, del prudente manejo y mantenimiento de instalaciones eléctricas e hidráulicas y de la señalización y avisos de prevención

• Principio de funcionalidad

Cumple la función administrativa de conservar la Memoria Institucional. La ubicación funcional de un archivo permite el fácil acceso de sus usuarios, evitando largos y dispendiosos desplazamientos.

Este principio tiene relación directa con la óptima distribución y aprovechamiento de los espacios físicos para las áreas técnicas, de depósitos, administrativas y de servicio del

archivo. Por lo tanto el lugar de archivadores funcional en la medida en que se puedan aplicar los principios administrativos de la Eficiencia, la Eficacia, la Economía

CONDICIONES FISICAS Y TECNICAS DE LAS INSTALACIONES LOCATIVAS DESTINADAS PARA LA CUSTODIA Y CONSERVACION DE LOS A RCHIVOS Acuerdo No. 037 (Septiembre 20 de 2002) https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/NORMATIVIDAD/16.%20Acuerdo%20del%20AGN%20037%20de%202002.pdf Condiciones estructurales Ubicación El Jefe de Archivo de una entidad, que 1 n verdad valore el acervo documental por el que está respondiendo, debe iniciar una tarea de motivación dirigida a los directivos de la misma con el fin de lograr una estratégica y privilegiada ubicación en dos sentidos:

� Ubicación dentro de la estructura orgánica de la entidad. � Ubicación dentro de la estructura física de la entidad.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 5 de 10 M: 18/06/2013

Este documento se ocupará de tratar el segundo tipo de ubicación. En la mayoría de los casos y dependiendo del tipo de entidad, lo concerniente a la ubicación del archivo pasa a último plano. Por lo general en el diseño o adaptación de la planta física de una entidad se estudian variables tales como lugar, área y ambiente, para todas las dependencias, ignorándose al Archivo. I Independientemente del grado de sensibilización, una propuesta de ubicación de un Depósito de Archivo debe tener en cuenta y evaluar los siguientes aspectos: Las condiciones ambientales para la conservación del acervo documental.

� La funcionalidad para la institución y los usuarios. � La seguridad del lugar. � La independencia en relación directa con la seguridad.

Combinando estas características especiales para la ubicación del archivo, se debe seleccionar un lugar óptimo, que reúna las siguientes condiciones: Los depósitos de archivo deficientes son causantes de parte de los factores externos del deterioro documental.

� Sólido y seguro en el edificio de la organización. � Lugar seco y clima medio. Debe estar ubicado en un lugar alejado de la humedad y del

calor: evitar sitios cercanos a baños, albercas, destiladores, sótanos con tuberías en malas condiciones o simplemente de servicios, equipos eléctricos que irradien calor, calefactores, calderas, etc.

� Donde se pueda controlar la luz solar, ya que los efectos producidos por las radiaciones

causan daños irreversibles en la documentación (en lo posible sin ventanas). � Debe ser un sitio intermedio y equidistante a toda la organización administrativa.

UNIDADES DE CONSERVACION Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garanticen su preservación e identificación. Puede ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Es el conjunto de elementos necesarios para realizar las actividades archivísticas. Las Carpetas

Son dos hojas de cartulina o Manila, cartón prensado o de fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se llama pestaña; viene del mismo tamaño de la carpeta, o de la mitad, la tercera parte, la cuarta o la quinta parte de esa extensión. La más usada es la de corte de un tercio (1/3). La rotulación de la carpeta se hace sobre la pestaña. Una carpeta tiene capacidad máxima para 100 documentos. Debe conservar su forma original, doblando los pliegues de expansión que tiene marcados en el lomo. Estos son los pliegues grafados.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 6 de 10 M: 18/06/2013

Carpeta con solapas laterales

Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido.

Carpeta colgante En los archivadores las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguías, productos que se pueden adquirir comercialmente. Internamente, dentro de las celuguías, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2, cartulina propalcote de mínimo 320g/m2, cartulina bristol/bond). Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseño no incluye adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos. Las carpetas deben ser diseñadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido. Dimensiones: Ancho de la cartulina: 45,5 cm. Largo del pliegue: 35 cm. Ancho cubierta posterior: 23,5 cm. Este ancho incluye una pestaña de 1,5 cm. para identificación. Ancho cubierta anterior: 22 cm. Bolsas

Llamadas también sobre o fundas. Se uso está determinado por el volumen del material o por su consulta periódica, como las historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más se usan tiene separadores o compartimientos dentro de ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule. Para el archivo electrónico existen carpetas y bolsas diseñadas con características especiales.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 7 de 10 M: 18/06/2013

CONCEPTO DE:

� ARCHIVO: Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora. Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

� ARCHIVO TOTAL:

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

El ciclo vital de los documentos son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

� ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. http://www.procuraduria.gov.co/iemp/media/file/folleto%20presentaci%C3%B3n.pdf

� ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones

orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe

alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales.

� CLASIFICAR DOCUMENTOS:

Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones,

teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones institucionales.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 8 de 10 M: 18/06/2013

� CLASIFICAR DOCUMENTAL:

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=4395 La Clasificación: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, ésta puede ser: • Clasificación de Fondos • Clasificación de Secciones y Subsecciones • Clasificación de Series y Subseries • Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación. Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original.

� ORDENACION: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organización es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación. Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organización, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados. La organización (clasificación, ordenación) no solo se comprueba examinando físicamente los documentos, ésta también se puede –y se debe- observar o representar en instrumentos de control (Inventarios, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental) o en instrumentos de consulta (Guías, Catálogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de los procesos de organización.

Organización = Clasificación + Ordenación + Descrip ción

MATERIALES


• Internet

• Video Beam

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 9 de 10 M: 18/06/2013

VIDEOS http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

TALLERES

Taller 3:


ACTIVIDAD 1:

1. Explique con sus propias palabras los principios de los depositos de archivo.

2. Explique las condiciones físicas para la construcción.

3. Explique las condiciones estructurales que se deben tener en cuenta para los depósitos de archivo.

4. Mencione con sus propias palabras las condiciones de seguridad que se recomienda tener en cuenta para los depósitos de archivo.

5. Explique las condiciones funcionales para los depositos de archivo.

6. Explique las condiciones ambientales recomendadas para los depositos de archivo y las herramientas necesarias para garantizar ( ejemplo: termómetros).

7. Explique las condiciones de mantenimiento para los depositos de archivo.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 10 de 10 M: 18/06/2013

8. Explique las condiciones de mobiliario y equipos recomendados para los depósitos de archivo.

9. Según su criterio que otras recomendaciones se deben tener en cuenta para mejorar las condiciones de los depósitos de archivo.

10. Que criterios se deben tener en cuenta para el manejo de los depósitos en situaciones de emergencia.

ACTIVIDAD 2: Imprimir la siguiente guía para la organización de los archivos de gestión y desarrollarla, http://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20LA%20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf


Comunicación empresarial y atención al cliente , Escrito por Ma Pilar Sánchez, Editex Técnicas de archivo y documentación en la empresa, Escrito por Cristina Parera Pascual. FC Editorial

CIBERGRAFÌA

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275 http://186.116.129.25/cdisc/documentos/25.pdf http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-documentos.pdf http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010 http://tienda.icontec.org/brief/NTC4702-7.pdf

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 1 de 28 M: 18/06/2013







GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 2 de 28 M: 18/06/2013


GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 3 de 28 M: 18/06/2013



FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACION DOCUMENTAL

� Principio de Orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales

� Principio de Procedencia: El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos. Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para lo administrativos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la institución que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a estas los documentos agrupados en series. El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los mismos.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 4 de 28 M: 18/06/2013

METODOLOGIA DE LA CLASIFICACIÒN Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos: Permanentes o Maestros: Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente. De Movimientos Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones. De Maniobra o Trabajo. Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

SISTEMAS DE ORDENACIÒN

1. Alfabético: basándose en una palabra que identifique los

documentos.

2. Cronológico: se realiza la ordenación por la fecha de los documentos.

3. Numérico: se toma como referencia un número atribuido a los

documentos.

4. Mixto o alfanumérico: combina los signos alfabéticos y numéricos.

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS TECNICAS: El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros. Los documentos son colocados en un mismo orden, debidamente clasificados, toda la correspondencia, papeles y otros documentos, relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 5 de 28 M: 18/06/2013

Importancia: Representa la memoria de la empresa o de algún negocio, o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.

Finalidad de las reglas de clasificación de archivo: Un archivo tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventara sus propias reglas, para decir, ¿Dónde guarda un documento?, solo esa persona podría encontrarlo, por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permita seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera, poder archivar todos los documentos adecuadamente. PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS: Los procesos archivísticos están ligados a un plan de gestión documental, el cual establece los siguientes procedimientos: 1. Producción Documental: Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. 2. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o Jurídica. 3. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. 4. Trámite de documentos: Es el curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 5. Organización documental: Se define como el conjuntode acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. 6. Consulta de documentos: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. 7. Conservación de documentos: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. 8. Disposición final: Allí se determinó decisión resultante de la valoración hecha en la tercera etapa del ciclo vital de los documentos, resultado de la valoración secundaria determinando su valor permanente, su eliminación, selección por muestreo así como la implementación para la conservación en una Tecnología de imagen (microfilmación o digitalización).

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 6 de 28 M: 18/06/2013

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEFINICION E IMPORTANCIA: Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:

• Facilitan el manejo de la información.

• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter

permanente.

• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

• Permiten el manejo integral de los documentos.

• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

• Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

• Identifican y reflejan las funciones institucionales.

• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 7 de 28 M: 18/06/2013

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D: 1 Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. 2. Análisis de la información recolectada 3. Elaboración y representación de las tablas de retención. •Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia) • Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación. Link: FORMATO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2337 MARCO JURIDICO: Los mandatos constitucionales referentes a la conservación y salvaguarda del Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros, son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la Política Archivística en el país. La Constitución Política de Colombia en el Título I de los Principios Fundamentales establece: Artículo 8: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación". En el Título II de Los Derechos, Las Garantías y Los Deberes, en su Capítulo I de Los Derechos Fundamentales, establece: Artículo 15: "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privadas son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley".

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 8 de 28 M: 18/06/2013

Artículo 20: "Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial..." Artículo 23: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución..." El capítulo II De Los Derechos Sociales, Económicos y Culturales preceptúa: Artículo 72: "El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica." Artículo 74: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable". Además de los preceptos constitucionales hay otras disposiciones legales vigentes que hacen relación al manejo de los documentos y a las responsabilidades de los servidores públicos como: Ley 80 del 22 de diciembre de 1989: "Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones." Decreto 1777 de 1990. Por el cual se aprueba el Acuerdo 01 de mayo 15 de 1990 expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sobre adopción de sus Estatutos. Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se fija un plazo de seis meses para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos Nacionales del orden central. Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994. Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos. Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones." Acuerdo 08 del 18 de 0ctubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995." Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995."

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 9 de 28 M: 18/06/2013

Acuerdo 12 de 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos, Organos de Dirección, Coordinación y Asesoría." Ley 190 de 6 de junio de 1995. Estatuto Anticorrupción. Artículo 27: "El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u organo de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea una persona natural o jurídica, incurrirá... "¨ Artículo 79: "Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso de la ciudadanía, en general, y de los medios de comunicación, en particular, a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley. La decisión de negar el acceso a los documentos públicos será siempre motivada, con base en la existencia de reserva legal o constitucional, o cuando exista norma especial que atribuya la facultad de informar a un funcionario de superior jerarquía." Ley 200 de 28 de julio de 1995. Código Disciplinario Único. Artículo 40 señala los DEBERES de los servidores públicos: Numeral 1. "Cumplir y hacer que se cumpla la Constitución, los Tratados Públicos ratificados por el gobierno colombiano, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos Municipales, los Estatutos de la Entidad, los Reglamentos, los Manuales de Funciones, las órdenes Superiores, cuando correspondan a la naturaleza de sus funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y contratos de trabajo". Numeral 5. "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos." Numeral 24 "Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización." El Artículo 41 señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos: Numeral 7. "Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados." Numeral 9. "Omitir y retardar o no suministrar oportunamente respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o solicitudes de las autoridades, retenerlas o enviarlas a destinatario diferente la que corresponda cuando sea de otra oficina." Numeral 16. "Causar daños o pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones." Ley 594 julio 14 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 10 de 28 M: 18/06/2013

El Artículo 24: “Obligatoriedad de las Tablas de Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental”. PRINCIPIOS BASICOS: La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización. PROCESOS TECNICOS: El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental: Identificación, Valoración, Selección y Eliminación. Los dos primeros preceden la elaboración de las Tablas de Retención Documental y los dos últimos son su resultado. A continuación se detalla cada uno. Identificación La identificación permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis. Como ya se anotó, la identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación, permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir. La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripción, así: FONDO SECCION SUB-SECCION Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 11 de 28 M: 18/06/2013

Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel documental:

La SERIE está constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Así mismo, las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas. Valoración El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. La Valoración en el ciclo vital Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS. En la primera etapa del proceso de valoración -establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentación como los archivistas, apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores. En un sistema integrado de archivos, la valoración debe realizarse desde dos perspectivas:

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 12 de 28 M: 18/06/2013

- La del organismo productor, que se llevará a cabo desde el Archivo Central correspondiente. La de la Administración General coordinada por el Archivo General de la Nación con la participación activa de todos los archivos centrales de las Entidades Nacionales, apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos. Selección La Selección es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo. La selección documental permite: - Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administración o por el usuario externo. - Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora. - Reducir costos en espacio, tiempo y materiales. - Garantizar la conservación documental. La selección es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el ámbito administrativo. El trabajo de selección requiere un conocimiento amplio de la institución productora de los documentos. Por esta razón, es conveniente plantear programas de archivos sectoriales que incluyan, de una parte, la documentación administrativa (historia laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de pago) y la documentación misional, específica o característica que refleje las funciones de la entidad (licencias ambientales -Ministerio del Medio Ambiente-; historias clínicas - hospitales, clínicas- etc). Si bien es cierto que no hay una norma general de selección se pueden señalar algunos elementos indispensables para abordar este proceso: - La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia. - La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series. - La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación total. - Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a través de muestreo. - Los procesos de identificación, valoración y selección documental permiten establecer qué documentos deben ser eliminados.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 13 de 28 M: 18/06/2013

Eliminación Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. - La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de archivo de cada entidad. - Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención. - Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. - Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACIÓN:

• Investigación preliminar sobre la institución 1. Compilación de la información institucional - Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) - Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. - Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones. 2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución. - Identificación y definición de unidades documentales. - Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. - Identificación de valores primarios de la documentación.

• Análisis e interpretación de la información recolectada

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 14 de 28 M: 18/06/2013

- Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, item 8) y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos. - Valoración y Selección Documental

• Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental - Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. - Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad. - Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración. Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad está obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.

• Aplicación Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: - Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. - Instructivo para su aplicación - Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina. Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000. CONCEPTOS DE:

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Es la decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y /o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información).

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 15 de 28 M: 18/06/2013

CONSERVACION TOTAL:

En este proceso, la conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan

sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,

convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Entre los criterios de valoración “Es necesario tomar en consideración otros criterios que no

dependen tanto de las características internas de los documentos ni de la entidad que los produjo,

sino de circunstancias externas tales como el desarrollo tecnológico de la época, que

eventualmente puede determinar un mayor o un menor volumen de producción, así como la

existencia de uno o varios soportes de información.

Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con

determinadas normas de calidad que garanticen su conservación permanente. Es el caso de

microfilmes, bandas sonoras y videográficas, cintas magnéticas y otros más.

En relación con el soporte papel y tintas, hay que preferir para la conservación aquellos que

presenten mayor garantía y durabilidad…”

ELIMINACIÓN:

“Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración

documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin

perjuicio de conservar su información en otros soportes”

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 16 de 28 M: 18/06/2013

Criterios para la eliminación:

“La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es

responsabilidad del comité de archivo de cada entidad.

Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben eliminarse

corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental o en los asuntos de las tablas

de valoración documental.

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la

correspondiente tabla de retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo estipulado al

respecto.

Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y

secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En

todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.” MICROFILMACION:

Es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su producción está sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en los materiales utilizados y un estricto

control de productos resultantes.

Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original, representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre un soporte fotográfico normalizado y cuya posición

dentro de una serie documental puede ser establecida.

SELECCIÓN:

Es el acto mediante el cual se decide la eliminación de documentos de menor valor histórico-

cultural, a fin de conservar mejor los de mayor valor.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 17 de 28 M: 18/06/2013

MUESTREO:

Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios Cuantitativos y cualitativos.

VALORACION DOCUMENTAL:

La valoración es una etapa compleja que tiene como

objetivo fijar los plazos de transferencia, acceso,

conservación, eliminación o sustitución del soporte. El

análisis de las series documentales se centra en el

estudio de sus valores primarios, plazos de presentación

de recursos, resolución y reserva según la legislación

vigente. VALORACIÓN DOCUMENTAL Los documentos deberán conservarse necesariamente

mientras tengan vigencia administrativa y en tanto subsista su valor probatorio de derechos y

obligaciones de las personas y de los entes públicos. El análisis de los valores secundarios se

realizará desde una triple perspectiva, la trascendencia como testimonio de la actividad del

productor, el testimonio de la actuación de la Administración, el testimonio de la sociedad en su

conjunto.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

DEFINICIÓN:

La Transferencia Documental "es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central y

de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas".

Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado controlado de los documentos.

IMPORTANCIA:

a) Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

b) Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

c) Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación

d) Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las

dependencias e instituciones productoras

e) Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 18 de 28 M: 18/06/2013

conocimiento del desarrollo histórico institucional

f) Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de

conservación.

PROCEDIMIENTOS PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Emisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.

DEFINICION:

ES EL PROCEDIMIENTO MEDIANTE EL CUAL SE HACE EL TRANSLADO CONTROLADO DE

LOS DOCUMENTOS.

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. IMPORTANCIA:

a) Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. b) Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. c) Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. d) Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras. e) Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. f) Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación. EL CALENDARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central. CLASES DE TRANFERENCIAS DOCUMENTALES:

• Ordinarios: en este tipo de ingreso se produce la transferencia, de forma ordenada y con periodicidad, en un plazo de tiempo determinado.

• Extraordinarios: de forma ocasional, sin plazo determinado ni periodicidad alguna.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 19 de 28 M: 18/06/2013

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS: Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994. Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso. CICLO VITAL DOCUMENTAL:

PROCEDIMIENTO DE TRANFERENCIA DE DOCUMENTOS:

• Aviso • Previsión y suministro • Preparación de la transferencia • Envió • Comprobación y aceptación de la transferencia

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 20 de 28 M: 18/06/2013

PREPARACION FISICA DE LA DOOCUMENTACIÒN

LIMPIEZA:

Esta labor debe adelantarse en un espacio con bue nas condiciones de

ventilación, iluminación e higiene.

• El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de

trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.

• Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que

comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de

una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas

de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los

libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los

cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.

Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e

higiene.

• El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como:

overol, gorra, mascarilla y guantes.

• Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora,

brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión

protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón

preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y

demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar

la brocha de cerdas suaves.

ELIMINACION: Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo

cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y

descripción correspondiente.

• Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no

ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.

E: 27/06/2011 M: 18/06/2013

• Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material

metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su

oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmen

material metálico y la documentación.

• Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

IDENTIFICACION: Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente.


descripción correspondiente.

• Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos,

debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de

color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con

buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

• Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación

su parte externa.

• So/licitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material

afectado antes de incorporar dichos documentos a su

INVENTARIOS DOCUMENTALES

CONCEPTO:

Las tareas de organización de un archivo ya sea

administrativo o histórico, deben iniciar o culminar

necesariamente con la elaboración de un inventario que

describa el contenido y organización de los

lo integran. Un inventario “es el instrumento de consulta que

describe un fondo o una colección mediante la reseña de sus

series” documentales. El inventario no es un simple listado o

relación de los documentos contenidos en un archivo, es u

instrumento de registro, de control y localización tanto de la

documentación como de la información que contiene.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material


oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el

material metálico y la documentación.

Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo


Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos,

se del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de


buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

a aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo

So/licitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material

afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

INVENTARIOS DOCUMENTALES

Las tareas de organización de un archivo ya sea

administrativo o histórico, deben iniciar o culminar

necesariamente con la elaboración de un inventario que

describa el contenido y organización de los documentos que

lo integran. Un inventario “es el instrumento de consulta que

describe un fondo o una colección mediante la reseña de sus

series” documentales. El inventario no es un simple listado o

relación de los documentos contenidos en un archivo, es un

instrumento de registro, de control y localización tanto de la

documentación como de la información que contiene.

Pág. 21 de 28

Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material


to o trozo de papel, como barrera entre el

Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

Debe efectuarse con extremo


Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos,

se del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de


caja, carpeta, legajo- en

So/licitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 22 de 28 M: 18/06/2013

FINALIDAD - UTILIDAD:

Es “testimoniar documentalmente en cada momento la existencia o ausencia de una unidad del

fondo, facilitar por ellos su recuento reglamentario, garantizar y asegurar la permanencia y

recuperación fácil de la organización natural de los documentos ante el caso de un eventual

desorden; y facilitar la busca de un documento con eficacia mediante la localización de una

signatura topográfica reflejada en él”.

En muchas ocasiones la elaboración de un inventario en un archivo tiene como objetivo enviar a un

lugar distinto la documentación que ya no tiene utilidad para efectos administrativos en las áreas

tramitadoras, y se envían a bodegas, almacenes o en el mejor de los casos al archivo de

concentración.

Según Manuel Romero Tallafigo, en los archivos administrativos “el inventario está abierto, se

confecciona a base de las hojas de remisión de fondos enviados al archivo central” por las

diferentes áreas de la institución.

FORMATOS DE CONTROL PARA PRÈSTAMO DE DOCUEMTOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002)

• file:///C:/Users/usuario/Downloads/Acuerdo%2042-2002.pdf

ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de

gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el

acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan

copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el

funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no

tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente

oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se

requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia

productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación

completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y

término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia

productora deberá hacer exigible su devolución inmediata

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 23 de 28 M: 18/06/2013

EJEMPLO FORMATO DE CONTROL:

http://www.mininterior.gov.co/content/anexo-04-formato-planilla-radicacion-y-control-prestamo-de-

documentos-gd-p-03-f-04-v2

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PRESTAMO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

LEY 594 DE 2000 POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE

DICTAN OTRAS DISPOSICIONES, TITULO 6.

• file:///C:/Users/usuario/Downloads/Ley%20594%20de%202000%20(2).pdf

CONCEPTO DE :

PRESERVACION DOCUMENTAL:

Conjunto de procedimientos y medidas destinado s a asegurar la protección física de los conjuntos

de documentos contra los agentes de deterioración, así como el remedio de los documentos

dañados.

CONSERVACION DOCUMENTAL:

La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad

física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación

de medidas de preservación y restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que

dice: “siempre será mejor preservar que restaurar”.

Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a

la protección de los materiales tanto impresos como

digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas,

frente al deterioro, los daños y el abandono de los

documentos.

OTROS CONCEPTOS DE CONSERVACIÒN: 1. Función fundamental de los archivos que consiste en asegurar el almacenamiento y la Protección de los documentos.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 24 de 28 M: 18/06/2013

2. Utilización de productos químicos y físicos para asegurar el mantenimiento físico de libros, códices, manuscritos y otros documentos.

RESTAURACIÓN: Conjunto de medidas específicas tomadas en archivística y bibliotecología para reparar los documentos, libros y otros materiales dañados.

ASPECTOS LEGALES SOBRE CONSERVACIÒN DE DOCUMENTOS

CAPITULO VII. CONSERVACION DE DOCUMENTOS ARTICULO 59. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. El Archivo General de la Nación establecerá los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes documentales. PARAGRAFO PRIMERO. Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en s edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

PARAGRAFO SEGUNDO. Con la conservación se ejecutarán principalmente tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.

CONTINUA VER…

http://www.ala-archivos.org/wp-content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf NORMATIVIDAD SOBRE ARCHIVOS VER REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS VER DECRETO 1126 VER LEY 594 DE 2000

NTC 4436 Y 2676 SOBRE PERMANENCIA Y DURABILIDAD DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES NTC 4436: http://sigme.superservicios.gov.co/sigme-calidad/CALIDAD/NORMOGRAMA/OTROS/Norma_Tecnica_ICONTEC_4436.pdf

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 25 de 28 M: 18/06/2013

NTC 2676: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=11531 FACTORES DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS El contexto político, administrativo, de personal e infraestructura que ha caracterizado la historia de los bienes documentales del país, presenta como común denominador la acumulación e interacción reiterativa de cuatro principales factores externos de deterioro: los medio-ambientales, los bióticos, los desastres y los antropogenicos. Ambientales : Su campo de acción no solo se circunscribe a las áreas de depósito, involucra a todos aquellos elementos de tipo medio-ambiental (temperatura, humedad relativa, la luz, contaminante atmosférico y polvo) que por fluctuaciones o acción permanente, degradan directa o indirectamente los diferentes soportes y técnicas de registro. Las alteraciones producidas por estos agentes se manifiestan en los documentos de muy diversas formas y pueden condensarse en: debilitamiento y pulverización de los soportes, reblandecimiento de encolados, manchas, deformación de los soportes, fragilidad, perdida de resistencia estructural, declaración de los soportes y registros, acumulación de suciedad y oxidación. Bióticos: interactuando con los anteriores, aparecen los agentes biológicos (microorganismos, insectos y roedores) los cuales alteran y degradan los diferentes soportes, ocasionando erosiones superficiales, manchas de diferentes coloraciones, debilitamientos estructurales, faltantes, galerías, cavernas, entre otros. Desastres: a las deficientes condiciones administrativas y físicas, en las que se hallan los archivos del país, se suma el alto riesgo de pérdida total, por falta de programas y sistemas de prevención, detección y control en caso de desastres (incendios, terremotos e inundaciones). Antropogènicos: Se constituye en el factor de alteración más nocivo para los bienes documentales. Su acción deteriorarte involucra todos aquellos manejos y métodos, de carácter permanente, dados en los procesos básicos de organización, manipulación y depósito. Los deterioros son debidos principalmente

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 26 de 28 M: 18/06/2013

al uso indiscriminado de deficientes medios de agrupación (clips, ganchos de cosedora, etc.), unidades de almacenamiento (carpetas, cajas, etc.), y deposito; ausencia total de efectivos programas de mantenimiento, malas manipulaciones, y ocasionalmente acciones de tipo vandálico, ejercidas por personal mal intencionado. Los consecuentes indicadores o manifestaciones, abarcan desde deterioros de tipo físico-mecánico (roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones, fragmentación, abrasiones, inscripciones, entre otros) hasta deterioros de tipo físico-químico (hidrólisis acida, oxidación, entre otros). NORMAS INTERNAS Y LEGISLACIÒN VIGENTE ACERCA DEL AC CESO A LOS DOCUMENTOS Y A LA INFORMACION DE ARCHIVOS http://www.ala-archivos.org/wp-content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf NORMATIVIDAD SOBRE ARCHIVOS VER REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

MATERIALES


• Internet

• Video Beam

• Videos

• Material autoformativo VIDEOS

• En que consiste la Gestión Documental http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

• Proceso de Organización de archivos http://www.youtube.com/watch?v=Sem9vpe8Omw

• Clasificación Documental http://www.youtube.com/watch?v=So1PmVi3rFA

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 27 de 28 M: 18/06/2013

TALLERES

Taller 4:


ACTIVIDAD 1:

1. Con ayuda de las herramientas tecnológicas elaborar membrete de una empresa ideada por el estudiante teniendo en cuenta las normas para elaboración de documentos. 2. Así mismo elaborar los formatos para el recibo, distribución y despacho de la correspondencia, personalizados (punto 1) con la identidad de sus empresas. 3. elabore un diccionario archivístico, incluyendo los siguientes conceptos: Gestión documental, Documento, Clases de documentos, Documento de archivo, Documento electrónico de archivo, Soportes documentales, Comunicaciones oficiales, Correspondencia y las demás que se desarrollen en el transcurso del módulo. 4. Analice y responda: ¿Usted considera que en el desarrollo de una investigación, un paso fundamental es la recolección de la información? Justifique su respuesta. 5. De acuerdo a la anterior guía especifique con sus propias palabras los objetivos de la Unidad de Correspondencia y su misión. 6. Elabore un mapa conceptual sobre la normatividad vigente en cuanto a la unidad de correspondencia y prepárese para sustentarla, para esto debe investigar en bibliotecas o internet todo lo relacionado al tema propuesto. 7. Elabore un mapa conceptual sobre la normatividad vigente en cuanto a la unidad de correspondencia y prepárese para sustentarla, para esto debe investigar en bibliotecas o internet todo lo relacionado al tema propuesto. 8. En grupos investigue, prepare y presente en exposición los temas dados a continuación: - Manual de gestión documental. Concepto e importancia - Legislación vigente para trámite de documentos.

GUIA DE CLASES

CODIGO: RDD-08-01

E: 27/06/2011 Pág. 28 de 28 M: 18/06/2013

- Estructura orgánico-funcional de la organización. - Tablas de retención documental. Concepto e importancia. - Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página Web. - Usos de la tecnología en los procesos de gestión documental


Comunicación empresarial y atención al cliente , Escrito por Ma Pilar Sánchez, Editex Técnicas de archivo y documentación en la empresa, Escrito por Cristina Parera Pascual. FC Editorial Constitución Nacional Archivo General de la Nación

PLANEADOR GENERAL DE CLASES

CODIGO: RDD-07-01

E: 27/06/2011 Pág. 1 de 6 M: 18/06/2013

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS Horas No. Guía Taller Escenario

aprendizaje MATERIAL DE TRABAJO EVENTOS EVALUATIVOS

• Recursos Informáticos: Computadores Aplicativos (Software) Redes de Información Impresora Internet Correo Electrónico

10

1

1 AI • Computador, impresora, internet, video beam, Fax

C

• Fax 1 1 AE • Computador, impresora, internet, video beam, fax

D-C

• Digitalización 1 1 AI • Computador, impresora, internet, video beam, fax

D-P

• Técnicas de reproducción 1 1 AE • Computador, impresora, internet, video beam, fax

D-C

• Útiles, elementos y mobiliario 1

1 AE • Computador, impresora,

internet, video beam, fax C

• Legislación para la Gestión y Administración Documental

20 2

2 AA

• Video Beam, copias C

• Concepto de: Documento Documento de Archivo Documento Electrónico de Archivo Comunicaciones Oficiales

2

2

AA

• Video Beam, copias

C

• Correspondencia 2

2 AA • Video Beam, copias C

• Clases de documentos: Publico Privado

2

2

AA • Video Beam, copias C

Escenarios de Aprendizaje: (AE) Aula Especializada - (AA) Aula de apoyo - (AI) Aula informática - (SC) Salida de Campo Tipo de Eventos evaluativos: (D) Desempeño - (P) De Producto - (C) De conocimiento

PROGRAMA ACADÉMICO: Asistencia Administrativa

MODULO: Organización de Documentos Empresariales CICLO: 1 Horas Presencial: 80 Horas Autónomo:



CODIGO: RDD-07-01

E: 27/06/2011 Pág. 2 de 6 M: 18/06/2013



• Unidad de Correspondencia Concepto Objetivos Misión Funciones Servicio que presta Normas Internas (manuales de procedimiento, Gestión documental) y Legislación vigente para el recibo y despacho de documentos.

2 2 AA


C

• Estructura Interna de la Organización Técnicas de organización Tipos de organización: Lineal, funcional, línea staff, departamentos, matrices y unidades estratégicas de negocios.

2

2

AA


C

• Métodos de Ingreso y Despacho de documentos; normas de correo y embalaje

2

2 AA • Video Beam, copias C

• Clasificación de la documentación producida y recibida: Correspondencia Folletos, revistas y publicaciones Comunicación oficiales recibidas Comunicación Oficiales enviadas Comunicaciones Oficiales vía fax Comunicaciones oficiales por correo electrónico

2

2

AA


C

• Planillas y formatos para la radicación y registro de correspondencia recibida, correspondencia enviada, relación de préstamo de documentos, recordatorio de correspondencia sin contestar,

2 2 AI • Video Beam, copias P






CODIGO: RDD-07-01

E: 27/06/2011 Pág. 3 de 6 M: 18/06/2013



registro de correspondencia para entrega directa en las entidades, registro de correspondencia enviada por fax, testigo (ficha de afuera para préstamo de documentos.

• Procedimiento para la radicación y registro de comunicaciones oficiales recibidas. • Procedimiento para la distribución de las comunicaciones oficiales recibidas. • Procedimiento para la radicación y registro de comunicaciones oficiales y comerciales enviadas. • Procedimiento para el envío de comunicaciones oficiales producidas.

2

2

AA


C

• Depósitos de archivo: - Conceptos - Principios

20

3 3

AA


• Condiciones físicas y técnicas de las instalaciones locativas destinadas para la custodia y conservación de los archivos.

3 3

AA • Video Beam, copias

C

• Normas y legislación vigentes para las instalaciones locativas de los archivos. • Muebles

3 3 AA • Video Beam, copias C

• Unidades de conservación • Elementos






CODIGO: RDD-07-01

E: 27/06/2011 Pág. 4 de 6 M: 18/06/2013



Normas técnicas y legislación vigentes para la organización y funcionamiento de los archivos y servicios archivísticos. - Conceptos de: - Archivo - Archivo total - Organización de archivos. - Organización de documentos. - Clasificación. - Clasificación documental. - Ordenación. - Ordenación documental. - Archivo electrónico - Documento electrónico de archivo. - Documento original.

3 3 AA


C-P

• Estructura orgánico funcional 3 3 AA • Video Beam, copias C

• Agrupaciones documentales 3 3 AA • Video Beam, copias C

• Código. Concepto. 3 3 AA • Video Beam, copias C

• Expediente. Concepto. Ordenación del expediente


• Fases de formación del archivo: Ciclo vital. Concepto.

- Archivo de gestión - Archivo central - Archivo histórico

3

3

AA • Video Beam, copias

C

• Fundamentos de la clasificación documental: - Principio de orden original - Principio de procedencia

30

4

4

AA • Video Beam, copias C





CODIGO: RDD-07-01

E: 27/06/2011 Pág. 5 de 6 M: 18/06/2013



• Metodología de la clasificación. • Sistemas de ordenación: - Alfabético - Numérico - Mixtos • Técnicas y procedimientos archivísticos

4

4

AE


P

• Tablas de Retención Documental: - Definición e importancia. - Marco jurídico. - Principios básicos - Procesos técnicos - Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación. - Conceptos de: Disposición final, conservación total, eliminación, microfilmación, selección, muestreo, valoración documental: valores primarios y valores secundarios; retención y depuración.

4

4

AI


P

• Transferencias documentales. Definición e importancia. • Procedimiento para las transferencias documentales.

4

4 AA


• Preparación física de la documentación. • Inventarios documentales. Concepto. Utilidad. • Formatos de control para préstamo y consulta de documentos.

4

4

AA


C

• Normas y procedimientos para el préstamo y control de documentos.

- Conceptos de: - Preservación documental - Conservación documental

4

4

AA


C





CODIGO: RDD-07-01

E: 27/06/2011 Pág. 6 de 6 M: 18/06/2013



• Aspectos legales sobre conservación de documentos. • Normas técnicas colombianas NTC 4436 y 2676 sobre permanencia y durabilidad de los soportes documentales.

4

4

AA


C

• Factores de deterioro de los documentos: - Ambientales - Bióticos - Desastres - Antropogénicos - Normas internas y legislación vigente acerca del acceso a los documentos y a la información de archivos.

4

4

AA


C




ORGANIZACION DE DOCUMENTOS … de procesadores de texto: Word, AmiPro, ... las Hojas de Cálculo...

Documents

Transcript of ORGANIZACION DE DOCUMENTOS … de procesadores de texto: Word, AmiPro, ... las Hojas de Cálculo...