ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

ORGANIZACIN DE ARCHIVOSPRESENTADO POR:MAXIMA ISABEL LIVINGSTON MCLEANALEJANDRA HERNANDEZ ACEVEDO

PRESENTADO A: JAIRO HERNN DAZ UNIVERSIDAD DEL QUINDOCIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVISTICA BOGOTA2015

Legislacin que ampara la organizacin de archivos en Colombia son entre otras las siguientes:La ley 524 del 2000 Ley General de Archivos en el Ttulo IV Administracin de Archivos, en su artculo 11 nos muestra la Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos y junto con el Decreto 2609 de 2012 establecen el hijo conductor de la gestin documental y la Gestin de documentos electrnicos de archivo en el estado colombiano.Acuerdo 05 de 2013.Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.

La organizacin de los archivos en una entidad es importante por cuantoFacilita el acceso a los documentos y a la informacin.Favorece el control por parte del encargado del archivo.Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan.Agiliza la Gestin de la Entidad.Beneficia al usuario.Refleja una Buena organizacin

ORGANIZACIN DE ARCHIVOSTenemos tres los procesos para la organizacin de archivos:

ORDENACIN

CLASIFICACIN

DESCRIPCIN

PROCESOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

CLASIFICACIN Es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas.

Comienza determinando la agrupacin documental ms grande (fondo) Finaliza determinando las ms pequeas (series documentales con los tipos documentales que la conforman).

Para lograr la conformacin de series, el proceso de clasificacin procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que stas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificacin es la conformacin de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. La clasificacin no determina cmo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cules son los de cada unidad administrativa, cada funcin y cada serie.

ORDENACIN La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos.Teniendo en cuenta que la ordenacin debe hacerse a partir de las series documentales. La ordenacin se debe hacer mediante secuencia: Numricos (simples y cronolgicos), alfabticos (onomsticos, toponmicos y temticos) y los mixtos o alfanumricos. El sistema de ordenacin se subordina a las caractersticas de cada serie.

La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de Retencin Documental debidamente aprobada. La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa. La ubicacin fsica de los documentos responder a la conformacin de los expedientes, los tipos documentales se ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trmites.

El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma.

Fallo Sep 12/07

Pruebas Ago. 30/07

Descargos Agosto 15/07

Indagacin Julio 05/

InvestigacinDisciplinariaLos tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarn debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y control.

Esta foliacin debe efectuarse con lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B; el uso de bolgrafo dificulta corregir una foliacin mal ejecutada.

Respuesta solicitud 3

Informe de visita tcnica 2

Solicitud permiso tala 01 2015 1

Numricos Ordinarios Este sistema de ordenacin consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeracin que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios pblicos. Ejemplo: Servicios pblicosCuenta Interna No. 0464304-4 Cuenta Interna No. 0464305-4 Cuenta Interna No. 0464306-4 Cronolgico

Este sistema de ordenacin consiste en colocar un documento detrs del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el ao, seguido del mes y al final el da.

Ejemplo:2002, 02, 28 2002, 03, 01 2002, 03, 02 2002, 03, 03

Sistemas de ordenacin alfabticos Consiste en la ordenacin de los documentos por las letras del alfabeto (A Z) y puede ser:

Onomstico La ordenacin alfabtica-onomstica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo,

Estas pueden ser las Historias Laborales, las Historias Clnicas, los Expedientes Acadmicos de Alumnos.

En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:

ACOSTA LOPEZ, Andrs CASCANTE PEREZ, Jos CHAPARRO MEJIA, Mara ECHEVERRI ARANGO, Pedro LOPEZ GOMEZ, Javier MARTINEZ, Jos

Toponmico (o alfabtico-geogrfico) Se ordena la serie documental alfabticamente por nombres de lugares.

Este tipo de ordenacin puede basarse en el pas, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc.

Por ejemplo: Amazonas Arauca Boyac Cauca Cesar Guajira Putumayo Valle del Cauca Temtico Ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.

Por ejemplo:

Estadsticas Informes Informes a organismos de control Informes de gestin Informes estadsticos Ordenes de Pago

Sistemas de ordenacin mixtos AlfanumricoSe ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabtico y numrico cronolgico. En este sistema de ordenacin, los datos que se cruzan no sern separables, siempre estarn asociados. Por ejemplo los Contratos de Prestacin de servicios cuya ordenacin se basa en el ao de celebracin del contrato y el nombre del contratista, as:

2000 MARTINEZ DURAN, Jorge 2001 MONROY LOPEZ, Susana

Ordinal Cronolgico Aplica este sistema de ordenacin tambin a series documentales cuyas unidades documentales son numricas simples y a la vez cronolgicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las cuales se controlan en primer lugar por el nmero de la unidad documental y despus por el cronolgico, as: 0001 2002, 01, 31 0002 2002, 01, 31 0003 2002, 02, 02 0004 2002, 03, 04

LA SERIE DOCUMENTAL

Ordenes de pago Boletines diarios de caja y bancos Cuentas corrientes Libros de Tesorera Declaraciones tributarias

SIMPLES

Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en s mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre s los mismos rasgos estructurales o formales.Pasos metodolgicos para su ordenacin:

Anlisis de las caractersticas formales de las unidades documentales para comprobar su pertenencia a la serie documental.

Seleccin del sistema de ordenacin: numrico simple o numrico-cronolgico que convenga de acuerdo con las caractersticas de la serie.

Aplicacin del sistema de ordenacin acordado.

Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservacin.

Foliacin de los documentos en cada unidad de conservacin.

Identificacin de cada una de las unidades de conservacin.

Series con unidades documentales complejas

Son series conformadas por unidades documentales complejas comnmente llamadas expedientes. Cada uno est compuesto por varios tipos documentales diferentes entre s pero relacionados en razn de un trmite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservacin (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicndolos en diferentes unidades de conservacin. Pasos metodolgicos para su ordenacin:

Anlisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trmite o proceso ya sea administrativo o tcnico.

Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trmite.

Seleccin del sistema de ordenacin de acuerdo con las caractersticas de la serie.

Aplicacin del sistema de ordenacin de la serie.

Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservacin de acuerdo con el sistema de ordenacin seleccionado.

Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservacin.

Foliacin de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.

Identificacin de las diferentes unidades de conservacin.

BIBLIOGRAFIA

. Carvajal, B. (mayo 2010). Organizacin archivos de gestin recuperado el 28 de abril de 2015 de Slideshare

. Universidades Tecnolgicas de Santander. Manual de normas y procedimientos de archivo y correspondencia.

. Jimnez Gonzlez, G. (2003). Ordenacin Documental. Archivo General de la Nacin.

. Archivo General de la Nacin Colombia (2014) Manual Implementacin de un Programa de Gestin Documental.