ADMINISTRACIÓN DE PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS (LX)

ORGANIZACIÓN

Mtra. Mercedes Carrillo Ocampo

Consiste en el diseño de la estructura y procesos de una empresa o institución a fin de asegurar la congruencia y eficiencia en su funcionamiento para el logro de los objetivos

Definición de organización

Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos y coordinar los esfuerzos

de los integrantes de un grupo social.

Definición de organizar

1. Alcanzar los objetivos de la empresa en la forma más eficiente posible

2. Eliminar duplicidad de trabajo

3. Establecer canales de comunicación

4. Proveer una estructura oficial a la empresa

Propósitos de la organización

Es la distribución y orden de los elementos con que está compuesto o esta formado un sujeto.

Definición de Estructura

SUBORDINADO

1

SUBORDINADO

2

SUBORDINADO

3

SUBORDINADO

4

JEFE

Es la distribución y orden de los elementos con que está compuesto o está formado un ente social, constituido por un conjunto de personas regulada por normas establecidas con el fin de lograr determinados fines.

Estructura Organizacional

1. Unidad de mando

2. Especialización

3. Paridad de autoridad y responsabilidad

4. Equilibrio entre dirección y control

5. Definición de puestos

Principios de la organización

Es el agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos en unidades de trabajo útiles para coordinar un conjunto de puestos.

Departamentalización

DIRECTOR

GENERAL

INGENIERIACOMERCIALIZACIÓN PRODUCCIÓN FINANZAS

INV. DE MERCADOS

PLANEACIÓN

PUBLICIDAD Y

PROMCIÓN

ADMON. DE VENTAS

VENTAS

ADM. DE INGENIERIA

DISEÑO

ING. ELECTRICA

ING. MECANICA

ING. HDRAULICA

EMPAQUE

CONTROL DE

CALIDAD

PLANEAC. PRODUC.

ING. INDUSTRIAL

ING. DE

PRODUCCION

COMPRAS

MONTAJE

PLANEACIÓN

FINANCIERA

PRESUPUESTOS

CONTABILIDAD

GENERAL

CONTABILIDAD DE

COSTOS

ESTADISTICAS Y

PROCESO DE DATOS

PRODUCCION GRAL.

PERSONAL

ASISTENTE DE LA

DIRECCIÓN

GENERAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

"DEPARTAMENTALIZADA" DE UNA EMPRESA

MANUFACTURERA

Ejemplo de departamentalización

• Por función

• Por ubicación

• Por cliente

• Por producto

• Por procesos

• Por proyecto

• Organizaciones matriciales

Tipos de departamentalización

Una compañía que esta organizada funcionalmente, está separada en divisiones mayores en base a: producción, mercadotecnia y finanzas, operaciones, recursos humanos.

Departamentos por funciones

FUNCIONES

ORGANIZACIONALES

FINANZAS

MERCADOTECNIA

OPERACIONES

(PRODUCCIÓN)

INFORMÁTICAPERSONAL

Departamentos por funciones

Algunas compañías encuentran que sus operaciones se adaptan mejor a grandes cadenas organizacionales basadas en varias zonas geográficas, ejemplo las grandes cadenas de hoteles, compañías telefónicas, etc. están divididas y organizadas sobre la base de su ubicación. En algunos casos estas organizaciones se usan para operaciones internacionales, en otras, las divisiones pueden basarse solo en ciudades.

Departamentalización por ubicación

Puesto que los principales ejecutivos están ubicados en distintas áreas, conocen las condiciones locales y pueden atender rápidamente a los clientes de su zona, además este tipo de organización proporciona un buen entrenamiento para los gerentes en potencia.

Ventajas de estructuras geográficas

Las compañías orientadas hacia las ventas, suelen utilizar este tipo de organización. Un modelo típico son las tiendas departamentales (hombres, bebes, etc.). este tipo se utiliza principalmente en empresas comerciales.

La ventaja estriba en que las necesidades y deseos de los clientes pueden ser más fácil, adecuada y rápidamente atendidas.

Departamentalización por clientes

• Una empresa puede elegir su organización sobre la base de los productos que produce.

• una organización de este tipo promueve el conocimiento especializado del producto, así como la competencia entre las divisiones.

Departamentalización por producto

Se establecen los departamentos por separado sobre la base del proceso implicado ejemplo: Industria maderera, Industria Aerospacial.

En este tipo de organización es posible colocar gerentes en los puntos en donde se emplean conocimientos técnicos.

Departamentalización por proceso

Comprende una orientación hacia la terminación de proyectos específicos: construcción de viviendas, presas, túneles, barcos, etc.

Departamentalización por proyecto

Se utilizan en empresas orientadas a proyectos a gran escala. La idea básica es asignar el proyecto a un gerente de proyectos y sostenerlo en su ciclo vital. En vez de tener un personal permanente a sus ordenes él lo solicitaría del personal existente en la organización para asignarlo temporalmente a su proyecto. Una vez que cumplen con su cometido regresan a sus organización funcional.

Departamentalización matricial

Ventaja: Esta orientada a los resultados finales; se mantiene la identificación profesional. Identifica con precisión la responsabilidad de cada jefe.

Desventaja:

No está bien definida la autoridad, establecimiento de las prioridades y la utilización de recursos entre los gerentes funcionales y los de proyectos.

Organizaciones matriciales

• Centralizada

• Descentralizada

• Comités

Formas de organización

En una organización centralizada, el administrador mantiene estrecho y rígido control sobre todas las actividades de la empresa (esto tipo de estructura es frecuente en las empresas pequeñas que operan en una sola localidad.

Estructura centralizada

• Ventajas: – Mayor control. – Menores requerimientos de desarrollo gerencial a nivel

gerencia media.

• Desventajas: – Menor tiempo disponible del alta gerencia para planeación

y toma de decisiones. – No resulta funcional para la administración de

organizaciones grandes y complejas. – Limita la participación iniciativa y entusiasmo en la

gerencia media. – Limita el desarrollo de capacidades gerenciales en mandos

medios.

Estructura centralizada

La estructura descentralizada operan en organizaciones con operaciones en distintas localidades geográficas, y se caracteriza porque los gerentes de las diferentes localidades cuentan con amplia autoridad para operar la organización a su cargo.

Estructura descentralizada

• Mayor rapidez y acertividad en la toma decisiones a nivel regional.

• Estas organizaciones un buen medio en el entrenamiento de futuros gerentes.

• La descentralización es útil para grandes organizaciones y especialmente en aquellas con operaciones en diversas regiones y países.

• La carga administrativa se reparte entre más personas y por ende los mandos superiores disponen de más tiempo para planeación y toma de decisiones además se facilita la administración de organizaciones grandes.

• La delegación de autoridad es motivante para los subordinados generando responsabilidad y entusiasmo en ellos, debido a que toman parte activa en la administración y en el proceso de la toma de decisiones.

• Suele surgir mayor participación e generación de ideas con la contribución y compromiso de la gerencia media.

Ventajas

– Pérdida del control central de las operaciones.

– Problemas en coordinación; y comunicación con los gerentes regionales.

– Mayores requerimientos en cuanto a habilidades administrativas de los gerentes regionales.

Desventajas

LOS 13 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN

PRINCIPIOS

BÁSICOS DE LA

ORGANIZACIÓN

1.PRINCIPIO DE UNIDAD DE

OBJETIVOS

2.PRINCIPIO DE EFICIENCIA

4.PRINCIPIO ESCALAR -

CLARA LÍNEA DE AUTORIDAD

3.PRINCIPIO DE TRAMO DE

CONTROL

5.PRINCIPIO DE DELEGACIÓN

POR RESULTADOS

ESPERADOS

13.PRINCIPIO DE

FACILITACIÓN DEL

LIDERAZGO

12.PRINCIPIO DE

FLEXIBILIDAD

11.PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO

10.PRINCIPIO DE LA

DEFINICIÓN FUNCIONAL

9.PRINCIPIO DE NIVEL DE

AUTORIDAD

6.PRINCIPIO DE

RESPONSABILIDAD ABSOLUTA

8.PRINCIPIO DE UNIDAD DE

MANDO

7.PRINCIPIO DE PARIDAD DE

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Principios

1. Defina los objetivos que desea alcanzar.

2. Enumere las tareas y/o funciones que se necesiten para lograr los objetivos.

3. Asigne funciones a unidades especificas e impersonales de trabajo (puestos).

4. Agrupe los puestos en áreas departamentos, gerencias, etc.

5. Defina relaciones de jerarquía y subordinación entre los puestos.

Cinco pasos para organizar

NIVELES ORGANIZACIONALES

TRAMOS DE CONTROL

TRAMO DE CONTROL

ESTRECHOTRAMO DE CONTROL AMPLIO

NIV

ELES

AMPLITUD

Tramo de control

PODER

AUTORIDAD

EMPOWERMENT

CENTALIZA-

CIÓN

DESCENTRA-

LIZACIÓN

PODER Y AUTORIDAD/CENTRALIZACIÓN Y

DESCENTRALIZACIÓN

JÉFE

SUBORDINADO

DELEGACIÓN

DE AUTORIDAD

RESPONSABILIDAD

Centralización y Descentralización

CONCEPTO

DE LÍNEA

CONCEPTO

DE STAFF

AUTORIDAD

FUNCIONAL

TIPOS DE AUTORIDAD: LÍNEAL, FUNCIONAL

Y STAFF

CENTRALIZACIÓN

O

DESCENTRALIZACIÓN

DE LA AUTORIDAD

INFLUENCIA

DEL

AMBIENTE

DISPONIBILIDAD

DE

ADMINISTRADO-

RES

DESEO

DE

INDEPENDENCIA

DINÁMICA

EMPRESARIAL

(CAMBIO)

DESEMPEÑO

DESCENTRA-

LIZADO

TECNICAS

DE

CONTROL

COSTO

DE LA

DECISIÓN

HISTORIA Y

CULTURA DE

EMPRESA

FILOSOFÍA

ADMINISTRATIVA

DESEO DE

UNIFORMAR

POLÍTICAS

DIMENSIONES

Y TIPO DE

ORGANIZACIÓN

?

CENTALIZACIÓN VS.

DESCENTRALIZACIÓN

ERRORES EN LA ORGANIZACIÓN

ERRORES

DE

ORGANIZACIÓN

RELACIONES

CONFUSAS

PLANEACIÓN

INADECUADA

NO DELEGAR

AUTORIDAD NI

FACULTAR AL

PERSONAL

DESEQUILIBRIOS

EN LA

DELEGACIÓN DE

AUTORIDAD

CONFUCIÓN EN

LAS LINEAS DE

AUTORIDAD CON

LAS LINEAS DE

INFORMACIÓN

CONCEDER

AUTORIDAD SIN

EXIGIR

RESPONSABILI-

DAD

ATRIBUIR

RESPONSABILID

ADES A QUIEN

CARECE DE

AUTORIDAD

APLICACIÓN

NEGLIGENTE

DEL STAFF

MAL USO DE LA

AUTORIDAD

FUNCIONAL

SUBORDINA-

CIÓN Y

AUTORIDAD

FUNCIONAL

MULTIPLE

SOBRE O SUB

ORGANIZACIÓN

IDEA ERRONEA

SOBRE LA

FUNCIÓN DE LOS

DEPARTAMEN-

TOS DE

SERVICIOS

¿CÓMO EVITAR ERRORES EN LA ORGANIZACIÓN?

REDUCCIÓN Y

ELIMINACIÓN DE

ERRORES DE

ORGANIZACIÓN

EVITAR

INFLEXIBILIDAD

HACER QUE EL

STAFF FUNCIONE

¿CÓMO ASEGURAR

LA COMPRENSIÓN

DE LA

ORGANIZACIÓN?

EVITAR ERRORES

POR MEDIO DE LA

PLANEACIÓN

¿CÓMO EVITAR

CONFLICTOS POR

FALTA DE

CLARIDAD EN LA

AUTORIDAD?

PLANEACIÓN

DE LA

SITUACIÓN

IDEAL

MODIFICACION

DEBIDAS RH

VENTAJAS DE

LA

PLANEACIÓN

ORGANIGRAMADESCRIPCIÓN

DE PUESTO

EXIGIR AL

STAFF

TRABAJO

TERMINADO

HACER DEL

STAFF UN

MODO DE

VIDA

HACER QUE

LA LÍNEA

ESCUCHE

AL STAFF

COMPRENSIÓN

DE LAS

RELACIONES DE

AUTORIDAD

MANTENER

INFORMADO

AL STAFF

COMUNICAR Y

ENSEÑAR LA

NATURALEZA

DE LA ORG.

RECONOCI-

MIENTO DE LA

ORG. INFORMAL

NECESIDAD DE

RE-

ORGANIZACIÓN

NECESIDAD

DE

REAJUATE Y

CAMBIO

IDENTIFICAR

FALTA DE

FLEXIBILIDAD

1. Manual de organización

2. Manual de métodos y procedimientos

3. Manual de políticas, normas y estándares

4. Manual de proyectos

5. Manual de Informática

Manuales Administrativos

Es el documento donde se describen las líneas de autoridad y responsabilidad, así como las funciones, atribuciones y responsabilidades de los diferentes puestos que integran a la entidad social.

Manual de organización

• Índice (general y clasificado).

• Diagrama jerárquico (recomendable).

• Área en donde se aplica.

• Descripción de cada método o procedimiento: Titulo, objetivo, breve descripción, descripción detallada paso a paso (¿Qué hace, cómo lo hace para qué lo hace, que insumos requiere, que resultados obtiene, cuánto tiempo utiliza y cuál es su periodicidad).

• Fecha de elaboración y autorización.

Manual de métodos y procedimientos

• Índice (general y clasificado).

• Diagrama jerárquico (recomendable).

• Área en donde se aplica.

• Descripción de cada política, norma o estándar: Titulo, objetivo, breve descripción, descripción detallada (Descripción de la norma, supuestos de aplicación, excepciones, ámbito, sanciones para el incumplimiento.

• Fecha de elaboración y autorización.

Manual de políticas y normas

• Índice (general y clasificado).

• Diagrama jerárquico (recomendable).

• Área a la que corresponde.

• Objetivos del proyecto.

• Descripción del proyecto con: Título, objetivos, volúmenes, valores, tareas, tiempos, responsables y presupuesto. Fecha de elaboración y autorización.

Manual de proyectos

• El manual del usuario comprende índice y el formato de cada informe o reporte el medio (impreso, desplegado visual, multimedia, etc.), comentarios, periodicidad y utilidad.

• El manual técnico comprende: índices diagramas de flujo y de bloque, códigos de programa, estructura de archivos, diseño de informes y especificación de los procesos.

Manual de Informática

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