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ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD

Sistema electrónico de inscripción en las reuniones de los

órganos deliberantes de la OMS

Guía paso a paso

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Índice

Introducción .................................................................................................................................3

Guía paso a paso ..........................................................................................................................4

1. Acceso al formulario de inscripción del coordinador ..............................................................4

2. Acceso al formulario de inscripción de delegados...................................................................9

3. Actualización o modificación de los datos de un delegado .....................................................14

4. Supresión de los datos de un delegado.....................................................................................18

5. Envío de los datos de todos los delegados O de uno en concreto ............................................20

6. Modificación de la composición de la delegación una vez enviada la información…………22

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Introducción

La Asamblea Mundial de la Salud (WHA), que es el órgano decisorio supremo de la OMS,

celebra una reunión en mayo de cada año, a la que asisten delegaciones de todos los Estados

Miembros, observadores, las Naciones Unidas, organizaciones intergubernamentales y

organizaciones no gubernamentales que mantienen relaciones oficiales con la OMS. El Consejo

Ejecutivo se reúne al menos dos veces al año para hacer efectivas las decisiones y políticas de la

Asamblea de la Salud, asesorarla y, en términos generales, facilitarle el trabajo.

A partir de ahora, para participar en las reuniones de ambos órganos habrá que

inscribirse previamente en línea, y será necesario inscribir a un coordinador (Focal Point) para

cada reunión.

Antes de cada reunión se enviará a los Estados Miembros una invitación en la que habrá

un vínculo para acceder al Sistema electrónico de inscripción en las reuniones de los órganos

deliberantes y proceder así al primer paso: inscribir a un coordinador en la Misión Permanente

en Ginebra, que a su vez se encargará de inscribir a los delegados. Los Estados Miembros que

no dispongan de Misión Permanente en Ginebra deberán designar a un coordinador en la

ciudad. El proceso es el mismo para todas las categorías de participantes invitados.

Una vez inscrito electrónicamente en el sistema el coordinador, para lo cual será

necesario adjuntar una nota verbal (una nota diplomática oficial con membrete, fecha y firma o

sello), éste recibirá por correo electrónico un nombre de usuario y una contraseña propios,

junto con el vínculo que da acceso al sistema.

A continuación, el coordinador inscribirá a los delegados, adjuntando además una nota

verbal en la que se especifique la composición de la delegación (credenciales de los delegados).

La Oficina de Órganos Deliberantes y Protocolo de la OMS, tras verificar la información

recibida del coordinador, la integrará en el sistema de inscripciones para generar los distintivos

de la reunión y la lista de participantes.

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Guía paso a paso

1. Acceso al formulario de inscripción del coordinador (Focal Point)

Paso 1.

Introduzca la dirección de Internet, el nombre de usuario y la contraseña que figuran en Introduzca la dirección de Internet, el nombre de usuario y la contraseña que figuran en Introduzca la dirección de Internet, el nombre de usuario y la contraseña que figuran en Introduzca la dirección de Internet, el nombre de usuario y la contraseña que figuran en

la carta de invitaciónla carta de invitaciónla carta de invitaciónla carta de invitación....

Paso 2.

Una vez dentro del sistema, seleccione la opción «Forms» (formularios) en el menú situado en el ángulo inferior izquierdo de la pantalla.

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Paso 3.

Seleccione el formulario Seleccione el formulario Seleccione el formulario Seleccione el formulario «eGBMRS RegistrationeGBMRS RegistrationeGBMRS RegistrationeGBMRS Registration» (Sistema electrónico de inscripción en las

reuniones de los órganos deliberantes).

Paso 4.

Aparece entonces el formulario de inscripción del coordinador. SSSSeleccione eleccione eleccione eleccione una reunión una reunión una reunión una reunión en la en la en la en la

lista desplegablelista desplegablelista desplegablelista desplegable ( ( ( (Meeting NameMeeting NameMeeting NameMeeting Name).).).).

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Nota: La fecha de la reunión (Meeting Date) y el plazo de inscripción (Deadline for

Registration) aparecerán automáticamente al seleccionar la reunión.

Paso 5.

Introduzca los datos del coordinador.Introduzca los datos del coordinador.Introduzca los datos del coordinador.Introduzca los datos del coordinador.

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Paso 6.

Adjunte la Adjunte la Adjunte la Adjunte la nota verbal nota verbal nota verbal nota verbal (nota diplomática oficial con membrete, fecha y firma o sello) (nota diplomática oficial con membrete, fecha y firma o sello) (nota diplomática oficial con membrete, fecha y firma o sello) (nota diplomática oficial con membrete, fecha y firma o sello)

acreditativa de que su delegación le ha nombrado coordinadoracreditativa de que su delegación le ha nombrado coordinadoracreditativa de que su delegación le ha nombrado coordinadoracreditativa de que su delegación le ha nombrado coordinador de inscripciones. de inscripciones. de inscripciones. de inscripciones.

Con ello está completa la información sobre el coordinador.

Nota: Asegúrese del buen funcionamiento de la dirección de correo electrónico que introduzca en la sección «New Login Creation» (creación de nuevo usuario), pues ahí es donde se le enviará la contraseña para acceder al sistema.

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Paso 7.

Para inscribir al coordinador, Para inscribir al coordinador, Para inscribir al coordinador, Para inscribir al coordinador, pulsepulsepulsepulse el botón el botón el botón el botón «SubmitSubmitSubmitSubmit» (enviar). (enviar). (enviar). (enviar).

En la dirección de correo electrónico que haya facilitado recibirá el nombre de usuario y la contraseña para entrar en el sistema como coordinador.

Nota: Para inscribir a un delegado tiene que haber entrado en el sistema como coordinador.

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2. Acceso al formulario de inscripción de delegados

Paso 1.

Vuelva al mensaje en el que se le indicaban su nombre de usuario y contraseña como

coordinador y seleccione el vínculo de acceso al sistema de inscripciones.

Paso 2.

Introduzca el nombre de usuario y la contraseña indicados en el mensaje.Introduzca el nombre de usuario y la contraseña indicados en el mensaje.Introduzca el nombre de usuario y la contraseña indicados en el mensaje.Introduzca el nombre de usuario y la contraseña indicados en el mensaje.

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Paso 3.

Tras entrar en el sistema como coordinador ya puede inscribir a sus delegados. A continuación se reproduce el formulario de inscripción de delegados.

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Paso 4.

Marque la casilla Marque la casilla Marque la casilla Marque la casilla «Insert a new delegateInsert a new delegateInsert a new delegateInsert a new delegate» ( ( ( (Inscribir a un Inscribir a un Inscribir a un Inscribir a un nuevo delegado)nuevo delegado)nuevo delegado)nuevo delegado)....

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Paso 5.

Introduzca la información requerida (Introduzca la información requerida (Introduzca la información requerida (Introduzca la información requerida (Add Delegate Information)Add Delegate Information)Add Delegate Information)Add Delegate Information) y un número de orden y un número de orden y un número de orden y un número de orden

((((PPPPriorityriorityriorityriority) para cada delegado) para cada delegado) para cada delegado) para cada delegado. Este número determinará el orden en que los delegados

aparecerán en la Lista de participantes oficial.

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Paso 6.

Adjunte las credenciales del delegado y Adjunte las credenciales del delegado y Adjunte las credenciales del delegado y Adjunte las credenciales del delegado y pulsepulsepulsepulse el botón el botón el botón el botón «AddAddAddAdd» (añadir) (añadir) (añadir) (añadir). El delegado en

cuestión aparecerá en la lista de delegados de la reunión.

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3. Actualización o modificación de los datos de un delegado

Nota: Los datos de un delegado SÓLO se podrán actualizar o modificar si AÚN NO han sido enviados (Submitted).

Paso 1.

Entre en el sistema con su nombre de usuario y contraseña como coordinador.

Paso 2.

Marque la casilla «Update an existing delegate» (actualizar datos de un delegado ya

existente).

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Paso 3.

En la lista desplegable, seleccione el nombre del delegado cuyos datos quiera modificar

y pulse el botón «Modify» (modificar).

Nota: Los datos de un delegado en cuestión aparecerán en los campos situados bajo su nombre (Credential Name). Este proceso puede demorarse unos segundos.

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Paso 4.

Introduzca los cambios pertinentes en los campos que corresponda y pulse el botón

«Modify» (modificar).

Nota: Los cambios aparecerán en la lista de delegados de la reunión.

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4. Supresión de los datos de un delegado

Nota: Los datos de un delegado SÓLO se podrán suprimir si AÚN NO han sido enviados (Submitted).

Paso 1.

Entre en el sistema con su nombre de usuario y contraseña como coordinador.

Paso 2.

Marque la casilla «Delete a delegate» (suprimir datos de un delegado).

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Paso 3.

En la lista desplegable, seleccione el nombre del delegado cuyos datos quiera suprimir y

pulse el botón «Delete» (suprimir).

Nota: Los datos del delegado en cuestión aparecerán en los campos situados bajo su nombre (Credential Name). Este proceso puede demorarse unos segundos.

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5. Envío de los datos de todos los delegados O de uno en concreto

Paso 1.

Entre en el sistema con su nombre de usuario y contraseña como coordinador.

Paso 2.

Marque la casilla «Submit a delegate» (enviar datos de un delegado).

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Paso 3.

Para enviar datos de todos los delegados, marque la casilla «Submit All Delegates».

Para enviar datos de un delegado en concreto, marque la casilla «Submit Selected

Delegate».

Pulse el botón «Submit» (enviar).

Nota: Observará que en la lista de delegados de la reunión consta que se han enviado los datos, así como la fecha de la operación.

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6. Modificación de la composición de la delegación una vez enviada la información

Paso 1.

Entre en el sistema con su nombre de usuario y contraseña como coordinador.

Paso 2.

Marque la casilla «Change Submitted delegate» (cambiar delegado enviado), introduzca

la información pertinente en «Change Request» (solicitud de cambio) y adjunte las

credenciales del nuevo delegado.

Paso 3.

Pulse el botón «Submit Change Request» (enviar solicitud de cambio).