ORGANIGRAMA

GERENTE GENERAL

SUB-GTE GENERAL

GCIA. DE

DIVISON DE CUARTOS

GCIA. DE RECEPCION

JEFES DE TURNO

SUB-GERENTE DE TURNO

ASISTENTE DE JEFE

DE TURNO

CAPITAN DE BOTONES

CAJERORECEPCIONAMA DE LLAVES TELEFONOS

VALET

BELL-BOYS

PORTERO

ELEVADORISTAJEFE DE MOZOS

CAMARISTAS

MOZOS

SUPERVISORA

ASISTENTE DE AMA LLAVES

AUX. DE RECEPCIONISTA

RECEPCIONISTA

GCIA.RESERVACIO-NES

SUBGERENTE DE RESERVACIONES

RESERVACIONISTA

FUNCIONES DE CADA MIEMBRO DEL ORGANIGRAMA

GERENTE DE DIVISION DE CUARTOS

Es la persona responsable al ausentarse el gerente general de los siguientes departamentos: reservaciones, recepción, gerencia nocturna, ama de llaves, teléfonos, lavandería, bell-boys.

Sus principales labores son:

1. promover y supervisar la cortesía del hospedaje2. vigilar que se apliquen los sistemas de trabajo3. supervisiones de la selección y capacitación de personal4. promover buenas relaciones ínterdepartamentales5. coordinación de la entrada y salida de huéspedes6. revisión de saldos altos en cuentas de huéspedes7. crear en el personal una buena actitud hacia las ventas8. atender quejas de huéspedes

ROOMS DIVISION MANAGER

It is the responsible person to be absent, the general manager of the following departments: reception, reservations, housewife keys, phone, laundry, bell-boys, night management.

He main tasks are:

1. Promote and monitor the courtesy of the hosting2. Watch working systems are applied3. Supervision of the selection and training of personnel4. Promote good relations interdepartamentales5. Coordination of the entry and departure of guests6. review of high balances on accounts of guests7. create a good attitude towards the sales staff8. addressing complaints of guests

GERENTE DE RESERVACION

FUNCION GENERAL: Es la persona responsable de la coordinación y autorización de las habitaciones, supervisar las reservaciones, los

depósitos, reembolsos de los huéspedes y del departamento de reservaciones.

FUNCION ESPECÍFICA:

1. revisa y autoriza el control de las reservaciones ya sea manual o computarizado

2. revisa el reporte nocturno de recepción3. autoriza los pagos y comisiones para las agencias de viaje4. autoriza los descuentos y cortesías5. verifica y autoriza los cupones6. elabora los paquetes para atraer más clientes7. verifica la promoción de planes especiales8. verifica la contratación, preparativos y llegadas, servicios y

salidas de grupos

RESERVATION MANAGER

General function: Is the person responsible for the coordination and approval of the rooms, monitor reservations, deposits, refunds of guests and reservations department.

1. Reviews and authorizes reservations control whether manual or computerized

2. Check out the night reception report

3. Authorizes payments and commissions for travel agencies.

4. Authorized discounts and courtesies

5. Verifies and authorizes coupons

6. Prepares packages to attract more customers

7. Check the promotion of special plans

8. Check the recruitment, preparation and arrivals, departures of groups and services

SUBGERENTE DE RESERVACIONES

FUNCION GENERAL: Coordina y verifica todas las actividades del departamento de reservaciones.

FUNCION ESPECÍFICA:

1. Verifica todos los documentos del departamento y los transfiere al gerente para su actualización

2. Verifica la hoja de control de reservaciones3. Revisa y gira al gerente de reservaciones el reporte nocturno de

recepción4. Revisa las solicitudes de reembolso

5 Elabora el pronóstico semanal de ocupación

General function: It coordinates and verifies all the activities of the reservations department.

SPECIFIC FUNCTION:

1. Check all the documents of the Department and transferred to its Update Manager

2. Check reservations control sheet3. Check and turn the Manager of reservations night reception report4. Check out refund requests5. Produces weekly occupancy forecasting

4 RESERVACIONISTA

El encargado de reservaciones es el responsable de llevar el control de las habitaciones reservadas.

Dentro de sus responsabilidades esta:

Evitar que se venda dos veces la misma habitación para la misma fecha

Evitar que se quede sin vender un cuarto cuando existan clientes interesados en ocuparlas

Debe elaborar los reportes e información que proporciona a otros departamentos y a su inmediato superior

Llevar el control de los depósitos a cuenta, reembolsos y comisiones.

FUNCION ESPECÍFICA:

a) control de habitacionesb) reservaciones de habitacionesc) control de depósitos y reembolsos

Reservations Manager is responsible for taking control of the rooms booked

Within this responsibility:

1. Avoid which sold twice the same room for the same date2. Avoid to stay without selling a quarter when there are customers

interested in dealing with them3. It should draw up reports and information provided by other

departments and their immediate superior4. Take control of the deposit account, refunds and fees.

a) control of roomsb) rooms reservationsc) control deposits and refunds

GERENTE DE RECEPCION

FUNCION GENERAL: Informa al gerente de división de cuartos sobre la situación del departamento y prepara los reportes semanales, mensuales y anuales de la disponibilidad de habitaciones y verifica diariamente la recapitulación de las listas de entradas, salidas y salidas anticipadas y cancelaciones de los huéspedes.

FUNCION ESPECÍFICA:

1. Verifica el reporte diario de reservaciones

2. Verifica los instructivos de grupos

3. Verifica los documentos que se envían a caja

4. Verifica y anota la relación de depósitos y garantías

5. Revisa el trabajo de todos los subordinados

RECEPCTION MANAGER

General function: Informs the rooms division manager on the status of the Department and preparing weekly, monthly and annual reports on the availability of rooms and daily checks the recapitulation of the lists of entries, exits and arrivals in advance and cancellation of guests.

1. Check the daily report of reservations

2. Check the instructions of groups

3. Verifies the documents that are sent to box

4. Check and write down the value of deposits and guarantees

5. Check out the work of all descendents

SUBGERENTE DE RECEPCION

FUNCION GENERAL: Coordina y verifica todos los documentos y actividades del departamento de recepción y ofrece toda la información necesaria al gerente de recepción.

FUNCION ESPECÍFICA:

1. verifica el archivo cronológico de recepción2. rack cronológico3. hojas de control4. libretas de entradas y salidas5. reporte nocturno

General function: It coordinates and verifies all the documents and activities of the Department of reception and offers all the necessary information to the Manager's reception.

Specific function

1. Check the chronological file of reception2. chronological rack3. control leaves4. notebooks of inputs and outputs5. Night report

RECEPCIONISTA

FUNCION GENERAL: Elabora formatos de control de habitaciones y atiende a todas las peticiones del huésped. Es el centro operativo de todo el hotel.

FUNCION ESPECÍFICA:

1. Lleva a cabo el control de habitaciones

2. Efectúa las reservaciones del día.a) Elabora: tarjetas de registrob) formas de facturac) hoja o carta de bienvenidad) recado telefónico

RECEPTIONIST

GENERAL function: Elaborate rooms control formats and attend to all requests from the host. It is the operational center of the entire hotel.

Specific function

1. He/ She carries out the control of rooms

2. He/ She carries out the reservations of the day.

a) Prepares: registration cards

b) invoice forms

c) sheet or welcome letter

d) phone memo

CAJERO DE RECEPCION

FUNCION GENERAL: Supervisa, coordina y autoriza los movimientos del efectivo, que pueden ser en cheques, giros, pagares, tarjetas de crédito y otros movimientos del departamento.

FUNCION ESPECÍFICA:

1. elabora el flujo de efectivo, mediante el análisis del libro de caja y los estados de cuenta bancarios.

2. Verifica el movimiento de caja chica, que los comprobantes cuenten con todos los datos para reembolsarse.

3. Elabora los libros diarios, en el se registran las transacciones del día.

CASHIER OF RECEPTION

General function: Supervises, coordinates and authorizes the cash movements, which can be in checks, drafts, promissory notes, credit cards and other movements of the Department.

Specific function

1. She prepares cash flow, through the analysis of the Cashbook and bank statements.

2. He/she Check the movement of petty cash, vouchers have all data to be refunded.

3. He/ she produces daily books, in the day transactions are recorded.

AUXILIARES

Apoya en todas las funciones del departamento de recepción

AUXILIARY

He/ She supports all the functions of the Department of reception

AMA DE LLAVES.

1. Contratación y bienestar de su personal.2. Supervisión, control y adiestramiento del mismo.3. Distribución del trabajo.4. Atender personalmente las solicitudes de los huéspedes V.I.P5. Control de asistencias.

HOUSEKEEPER

1. Recruitment and welfare of its staff.2. Monitoring, control and training of the same.3. Distribution of the work.4. Personally responding to requests of V.I.P. guests5. Control of assistances.

ASISTENTE DEL AMA DE LLAVES.

a. Colaborar con el Ama de llaves en la dirección, adiestramiento, supervisión y control del personal del departamento.

b. Revisar el trabajo efectuado por las Supervisoras

c. Elaborar horarios del personal del departamento.

d. Reemplazar al ama de Llaves durante su ausencia.

ASSISTANT TO THE HOUSEKEEPER.

a. Collaborate with the housekeeper in the direction, training, supervision and control of the personnel of the Department

b. Reviewing the work carried out by the supervisory

c. Develop schedule of the staff of the Department.

d. Replace the housekeeper during his absence.

SUPERVISORAS

1) Supervisan el trabajo de limpieza y arreglo realizado por Camareras y limpiadores.

2) Entregar las llaves maestras a las camareras de turno.3) Designar el trabajo a las camareras y limpiadores.4) Verificar constantemente la limpieza y arreglo de las habitaciones

y áreas del hotel.5) Pedir los suministros necesarios para que camareras y limpiadores

puedan ejecutar el trabajo.

SUPERVISORY1) They supervise the work of cleaning and arrangement by

waitresses and cleaners.2) Give the master keys to the waitresses on duty.3) Designar el trabajo a las camareras y limpiadores.4) Constantly check the cleaning and arrangement of rooms

and areas of the hotel5) Request supplies to waitresses and cleaners can run the job.

CAMARISTA

Cambio de ropa de cama.

Limpieza de habitaciones y baños.

Reposición de suministros.

Revisión del funcionamiento de luces y aparatos eléctricos.

Informar al ama de llaves sobre cualquier objeto roto o descompuesto.

Llenar los formatos correspondientes.

MAID

Change of bed linen.

Cleaning of rooms and bathrooms

Replenishment of supplies

Review of the operation of lights and electrical appliances

Inform the housekeeper about anything broken or rotted.

Fill the corresponding formats.

JEFE DE MOZOSEs el encargado de supervisar los mozos en su labor.Solo se encuentra este puesto en hoteles grandes.

HEAD OF WAITERSHe is responsible for overseeing the waiters in their work.This post is only in larger hotels.

MOZOS Son los responsables de la limpieza en determinadas áreas del hotel. Los mozos disponen de todos los suministros de limpieza en estaciones cerca de su área de trabajo. En algunos casos resulta muy conveniente

que el ama de llaves o jefe de los mozos diseñe un recorrido de cada mozo durante su turno; esto es para evitar que se les olvide algún área.-Limpiar áreas públicas: elevadores, pasillos, oficinas, lobby, etc.-Mover muebles, quitar alfombras, etc.-Labores pesadas de limpieza.

Bell boys

They are responsible for cleaning in certain areas of the hotel. The waiters have all cleaning supplies at stations near your work area. In some cases it is very convenient to the housekeeper or head of grooms to design a tour of each man during his turn; this is to avoid any area forget them.

Clean public areas: elevators, corridors, offices, lobby, etc.

Moving furniture, removing carpets, etc.

-Heavy cleaning work.

TELEFONOS

1) Revisa las llamadas matutinas a huéspedes.2) Verifica la elaboración de cargos de larga distancia.3) Revisa y archiva el reporte diario de largas distancia.

PHONES1) Check out the morning calls to guests.2) Check the development of long distance charges.3) Check and archives the daily report from long distance.

Capitan de botones

Es el responsable del equipaje del huésped y en algunos casos, de que los vehículos sean estacionados. Dependiendo del tamaño del hotel, el capitán supervisa a los botones, a los porteros y a los valets. Además, es responsable de supervisar a los botones durante la ejecución de sus tareas para asegurar un servicio pronto y eficiente a los huéspedes.

Captain of buttons

He is in charge of the baggage of the guest and in some cases, that vehicles are parked. Depending on the size of the hotel, the captain monitors the buttons, the porters and the valets. It is also responsible for

overseeing the buttons during the execution of their tasks to ensure a prompt and efficient service to all guests.

BOTONESEl botones es en hotelería la persona encargada de transportar el equipaje desde el vehículo del cliente del hotel, hasta la habitación de éste y viceversa.Los botones también pueden realizar otras tareas, como abrir la puerta principal del hotel, dar direcciones o acomodar otro tipo de utensilios comosillas de ruedas o miniescúteres. Su presencia suele ser más común en hoteles superiores a 3 estrellas. En muchos países es costumbre dar propinaa un botones luego de que este cargue el equipaje.

Bell boys

The buttons is in hospitality the person responsible for transporting luggage from the hotel customer vehicle, up to the room of the East and vice versa.Buttons can also perform other tasks, how to open the front door of the hotel, giving directions or accommodate other types of utensils such as wheelchairs or mini scooters. Their presence tends to be most common in top 3 stars hotels. In many countries it is customary to tip a bellhop once this load the luggage.

VALET PARKING

Funciones:

1) Estacionara el auto de los pasajeros 2) Entregar o recibir el auto del pasajero en la puerta del hotel tantas

veces como sea requerido.3) Buscará el auto en la cochera correspondiente y lo dejara

estacionado

VALET PARKING

1) He parked the car of passengers

2) Deliver or receive the passenger car at the door of the hotel as many times as required.

3) Search for the car in the corresponding garage and let it parked

PORTERO

a. Recibirá al huésped abriendo la puerta y saludando amablementeb. Abrir y cerrar la puerta de entrada del hotel

Porter

a. Additional guest opening the door and kindly greetingb. Opening and closing the door of the hotel entrance

ELEVADORISTASu funcion es tener el control de su area (elevador) manteniéndolo en buenas condiciones y limpio.

ELEVATOR OPERATORHis function is to take control of your area (Elevator) keeping it in good condition and clean.