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Provincia del ChacoMinisterio de Infraestructura y Servicios Públicos

SUBSECRETARIA DE ENERGIA y PROGRAMAS ESPECIALES

Resistencia, 25 de Febrero de 2010.-

INFORME DE LOS CIRCUITOS TECNICOS / ADMINISTRATIVOSDIRECCION DE PLANIFICACION Y CONTROL ENERGETICO

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION

Enunciado: Esta Área como su nombre la indica tiene la noble tarea de “ADMINISTRAR”, “CONTROLAR” es decir interviene en todos las etapas de una gestión de la Subsecretaria de Energía y Programas Especiales en adelante (S.E.y P.E).ya que directa o indirectamente toda acción técnica, logística u administrativa va a estar ligada con el Área. Desistimos en este informe la graficación pues consideramos exponer y detallar completo todos los pasos, que al leer el Sr. Subsecretario seguro le darà mejoras y optimizacion para reducir los tiempos, plazos y entregas de las actividades y ahí graficarlo oportunamente.

Determinación de los recursos Humanos: Actualmente se funciona prácticamente con una persona por mòdulo o etapa, es decir, seria interesante activar la metodología de DUPLICIDAD CONCORDANTE, es decir dos Agentes realizan tareas comunes de ausentarse uno, el otro Agente sabe como resolver “la actividad” prácticamente con la misma fluidez y dinamismo.

Determinación de los Plazos por etapas: El objetivo del Area es que toda documentación y gestión sea resuelta en lo posible íntegramente en la MISMA JORNADA LABORAL. Pero aquí hay que tener en cuenta dos características a saber,

a) Generación del documento: s decir realizar el anteproyecto de Resolución, Ante-Proyecto de Decreto, para luego constituirse en el documento mismo Resolución y/o Decreto, también incluye generación de Actuaciones y Providencias e Informes varios que cada uno de estos lleva un tiempo determinado.

b) Seguimiento y Control: Cada Documentación cualquiera sea la denominación, objeto y/o característica es pasible de Seguimiento, Ej: Expediente, Actuaciones, Tramites de Órdenes de Compra, Pliegos, etc. La etapa de seguimiento y control es una de la que más tiempo lleva ya que involucra a terceras Áreas del Ministerio y tiempo y plazos ajenos.

En síntesis, los plazos por etapas no pueden actualmente determinarse con minutos, horas por lo enunciado antes, pero si se podría llegar a un nivel óptimo con la siguiente consideración:

Sugerencia, salvo mejor consideración: 1) Utilizar como mínimo en equipos de trabajo un mínimo de dos personas por

actividad2) Sistematizar e Informatizar todos los procesos administrativos estableciendo

objetivos a fecha con plazos para LA GESTION POR RESULTADOS.3) Sistematizar e Informatizar una Mesa de Entradas y Salidas para todas las

Areas y Etapas de la S.E.y P.E. estos procesos y etapas se la enunciamos màs adelante.

4) Trabajar en forma precisa con el equipo informático de desarrollo de sistemas a fin de optimizar los procesos los antes posible.



A continuación un detalle de los Grandes “Temas Objetos de administrar” y un despligue de una actividad como ser el tratamiento de “UN PEDIDO DE ELECTRIFACION RURAL"

TEMAS OBJETOS DE ADMINISTRACION:

1. Enumeración de los “Temas Objetos” en los cuales se procesan procedimientos,

etapas, y requieren de controles y plazos:

a. Pedidos de Electrificación Rural

b. Viáticos

c. Prosap

d. Parque Automotor

e. Combustible

f. Pólizas

g. Patrimonio

h. Personal

i. Pedido de Informes

j. Control Facturaciones, Reclamos

k. Control de Ingreso/Egreso Materiales

l. Recepción y reclamos de Garantías

m. Control INTEGRAL DE TRAMITES

n. Contestación de Pedidos de Informes

i. Al Gobernador

ii. Al Sr. Ministro

iii. A la Cámara de Diputados

2. ANALISIS DE LOS CIRCUITOS

a. PEDIDO DE ELECTRIFICACION RURAL

i. Ingreso del pedido de E.R. en la MeySalidas Gral, luego se asienta en el

sistema MeySalidas de la S.E.y P.E y en el libro.

ii. Se eleva al Sr. Subsecretario

iii. El Sr. Subsecretario deriva el pedido Al Área correspondiente con

providencia y Libro.

iv. Se inicia un Expediente o se INCORPORA a un Expediente existente si

lo hubiere.

v. Se programa relevamiento mediante el Área Técnica que corresponda

vi. Se realiza el relevamiento

vii. Se evalúa la Factibilidad Técnica del Proyecto

viii. Se elabora carpeta técnica, planos, computo y presupuesto.

ix. Se elabora el pliego técnico

x. Con pliego terminado queda sujeto a programación en función de que se

decida la ejecución.

xi. Remitir CFEE para aprobación, ejecución con fondos F.D.E.I.



xii. Tramites licitatorios

xiii. Se solicita aprobación del Sr. Ministro cuando el monto es menor a dos

millones

xiv. Caso contrario se realiza anteproyecto de Decreto.

xv. Aprobación de trámites y establecer fecha de Licitación

xvi. Trámite de Apertura de Ofertas

xvii. Estudio de Ofertas

xviii. Informe de la Comisión Técnica

xix. Adjudicación

xx. Resolución o Decreto de Adjudicación

xxi. Notificación a Empresas Proveedoras

xxii. Constitución de las garantías de Adjudicación

xxiii. En el caso de Obras por Terceros (firma del contrato)

xxiv. Tramites ATP – Orden de Compra

xxv. Ensayo de Materiales si correspondiere

xxvi. Inicio de Obras si es por Terceros se pasa a la Dicción de Obras para

apertura de libros e Inicio de Obra

xxvii. Acta de Inicio de Obras Relevamiento y Replanteo

xxviii. Inicio formal de trabajos

xxix. Foja de medición de Trabajos mensuales

xxx. Se remite luego a Dir. De Certif y Licit. Para constitución de certificados

xxxi. Emisión de Certificados

xxxii. Aprobación de Certificados por el Sr. Ministro

xxxiii. Recepción de copia de Certificado, uno a Dicción de Obras y otro a

Administración

xxxiv. Copia de Certificado para Administración p/control de gestión y rendición

al CFEE

xxxv. Dcción de Administración trámite de pago de Certificado

xxxvi. Rendición CFEE certificado

xxxvii. Recepción provisoria de la Obra

xxxviii. Recepción definitiva de la Obra

xxxix. Trámites de devolución de garantías

xl. Informe final p/Dicción de Obras, que se remite a Administración p/cierre

de obra

xli. Luego vendría Fecha de Inauguración de Obra. HASTA AQUÍ

CONCLUYE LOS PROCEDIMIENTOS, CONTROLES, SEGUIMIENTO Y

PLAZOS CORRESPONDIENTES A NUESTRA AREA.

b. CASO OBRAS POR ADMINISTRACION

i. Los procedimientos son similares con las siguientes salvedades

ii. De tratarse de pedidos de extensiones pequeñas se lleva adelante todo

el proceso de Adquisición de Materiales a saber:



1. Continua diferente desde la Etapa a posterior de la Resolucion de

Adjudicación

a. Se recibe ORDEN DE COMPRA

b. Ensayo de Materiales

c. Control de Recepción de Materiales, verificación de la

calidad de los materiales, según oferta y de ensayo

realizado si esta en pliego.

d. Se conforma factura

e. Se eleva a Administración para el pago

f. Se realiza todos los tramites de Antecedentes para rendir

FEDEI/PROSAP/PERMER, es decir donde corresponda.

g. Se realizan todas las rendiciones y termina el proceso.

c. CURCUITO “VIATICOS”

i. Generación de los pedidos de Anticipos

ii. Se tramita a la firma de responsables de Areas

iii. Se eleva a la Firma del Sr. Subsecretario

iv. Se presenta al Sr Ministro en la misma etapa se obtiene el Nro de

Actuación de la MeyS Gral.

v. Se tramita el pase a la Dccion de Administración para el pago de los

mismos

vi. RENDICIONES

1. Retiro de Comprobantes

2. Informe del Agente

3. Confección de la Rendición

4. Se eleva a la Secretaría General se corrobora Libro

5. Se finaliza con el pase a la Dccion de Administración

d. CIRCUITOS, AUTOMOTORES, COMBUSTIBLE.

i. Los tràmites iniciales son muy similares al Inicio de lo enunciado en el

punto “Pedido de E.R.”, es decir el proceso es similar pero mas corto que

el caso de “Obras por Administraciòn”, administran las mismas

documentaciones similares por eso no se detalla en extensión.-

e. PEDIDOS DE INFORMES

i. Recepcion del pedido

ii. Se eleva al Sr. Subsecretario

iii. El Sr. Subsecretario remite a las personas indicadas según el tema, se

elabora los procedimientos técnicos y administrativos,

iv. Se devuelve al Sr Subsecretario

v. Y con un Informe Final se remite al Area Solicitante.

f. CONTROL DE FACTURACION Y RECLAMOS



i. Esta etapa es una de las tantos delicadas que requiere de un

pormenorizado control de los bienes, materiales e insumos adquridos,

también contempla, los casos de devolución, tratamiento de

incumplimientos, etc.



g. CONTROL DE INGRESO Y EGRESO DE MATERIALES

i. Este proceso desde el punto de vista administrativo se chequea

minuciosamente cada Ingreso, Egreso, Préstamos, devoluciones, etc.

Involucra a varias personas y un buen nro de procedimientos.

h. Recepcion y Reclamos de Garantias: esto se enunció pero con lleva a la

verificacion integral antes de la devolución de las mismas.

i. CIRCUITO PATRIMONIO:

CONCLUSIONES:

Salvo mejor consideración tendríamos que tener todos los

procesos administrativos Sistematizados, con plazos, (objetivo principal del Sr.

Subsecretario), si bien en mucho de los pasos que realizamos control y seguimiento

dependemos de Areas de Terceros. Primero podríamos comenzar por la S.E.y P.E y una

vez optimizado involucrar a las Áreas externas que nos afectan directamente en los

pasos administrativos y contables para optimizar sus recursos en sistematización, para

explicarlo mejor un ejemplo:

Desde hace una semana estamos tratando de obtener las copias de diferentes ordenes de

Pago y los comprobantes impositivos al Área de Tesorería y por una cosa u la otra no

logramos extraer esa información lo que nos retrasa considerablemente. Aquí

consideramos un acuerdo de partes entre el Sr. Subsecretario y la Directora de

Administración a los efectos de que el Area de Sistemas nuestro llevando métodos y

procedimientos indicados y sugeridos por el Area Administrativa de la S.E.y P.E pueda

mejorar sus formas de trabajar en todo las documentaciones relacionadas a la S.E.y

P.E.

Salvo mejor consideración nos falta un equipo Pc màs para el

Area. y asi mismo se solicita la posibilidad de que las Pc si bien acceden todas

mediante el Servidor, que exista una modalidad de trabajo en la Pc de MODO LOCAL,

al no funcionar el Servidor al menos nos deja operar con nuestros propios archivos. Asi

mismo mejora la conexión del Safyc.-

Quedando a vuestra disposición para cualquier acotación,

instrucción, mejora y/o modificación de todo lo enunciado, saludamos a Ud. muy atte.

Rubèn Dario Garcia Hugo Cañete



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