Orfeo - fce.unal.edu.coLinux. 3.3. Funcionalidades de Orfeo Tareas de registro, trámite,...

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UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES

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UNI-FO-02 V 1.0

Esta obra esta bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 Colombia de

CreativeCommons. Para ver una copia de esta licencia, visite

http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a Creative Commons,

171Second Street, Suite 30 San Francisco, California 94105, USA

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Autores:

NURY BIBIAN BEJARANO CARDENAS JERSSON GUERRERO NOVA

Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Mesias Anacona Obando Coordinadores: Leydi Diana Rincón Rincón Juan Felipe Reyes Rodríguez

Coordinador Servicios Web: Miguel Ibañez Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Alejandro Bolivar Analista de Sistemas de Información: Mesias Anacona Obando

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C.

DICIEMBRE 2008

http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/

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UNI-FO-02 V 1.0

Orfeo Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento

Tutor Investigación: Mesias Anacona Obando

Auxiliares de Investigación:

ALEJANDRO MENDOZA JARAMILLO JENNIFER LISEL REINA CHIVATÁ

ALEJANDRO NIETO RAMOS JERSSON ARNULFO GUERRERO NOVA

AMANDA PATRICIA RUIZ ORTIZ JORGE ALEXANDER CERON SANCHEZ

ANGEL LEONARDO JEREZ CARVAJAL JORGE MARIO CORTES CORTES

ANGELA MARÍA FRANCO PÉREZ JOSE FERNANDO MORENO GUTIERREZ

ANGELA MARÍA YUNDA CORREA JUAN CARLOS PEÑA ROBAYO

ANGELA PATRICIA PRADA SEPULVEDA JURLEY SOSA CAMACHO

BENJAMIN EDUARDO VENEGAS VENEGAS LUIS ALEJANDRO PICO SILVA

DAVID ALBERTO MONTAÑO FETECUA MARIA PAULA GANDUR RONSERIA

DAVID CAMILO SÁNCHEZ ZAMBRANO

MYRIAM JASMIN GUERRA CÁRDENAS

DELIA FERNANDA CASTRILLÓN TORRES

NUBIA ALEJANDRA SEGURA TENJICA

ERIKA ZULEY GUERRERO NURY BIBIAN BEJARANO CÁRDENAS

FREDY JAIR FAJARDO MORENO PETER ESCAMILLA MAHECHA

IVAN DARIO BARRETO BERNAL RODRIGO ACOSTA

JAVIER MAURICIO RAVELO SERGIO FERNANDO GARZON RINCON

YEIMY YOLANDA MARIN BARRERO ZARETH MANZON GARNICA

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática.Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia.

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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................ 3

1. RESUMEN ....................................................................................................... 6

2. ABSTRACT ...................................................................................................... 6

3. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 7

3.1. ¿Qué es Orfeo? ........................................................................................ 7

3.2. Ventajas y desventajas ............................................................................. 7

3.2.1. Ventajas ............................................................................................. 7

3.2.2. Desventajas ....................................................................................... 8

3.3. Funcionalidades de Orfeo ......................................................................... 8

4. POLITICAS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS ACTUALES ...................... 11

4.1. Repositorio General de información ........................................................ 11

4.1.1. Archivo Permanente ........................................................................ 11

4.1.2. ARCHIVO POR SEMESTRE ........................................................... 13

4.2. Políticas .................................................................................................. 14

4.3. Encuestas y futuras funcionalidades ....................................................... 14

5. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA ............................................................ 15

5.1. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA WEBSIUI ..................................... 15

5.1.1. Dependencias .................................................................................. 15

5.1.2. Registro de documento entrante ...................................................... 17

5.1.3. Registro documento saliente ........................................................... 18

5.1.4. Seguimiento de Correspondencia ................................................... 20

5.1.4.1. Acciones ....................................................................................... 21

5.1.4.2. Entregada ..................................................................................... 22

5.1.4.3. Archivo ......................................................................................... 23

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5.1.4.4. Relacionada ................................................................................. 24

5.1.5. Seguimiento de Correspondencia ................................................... 25

5.2. REQUERIMIENTOS ORFEO.................................................................. 27

5.2.1. Servidor Web ................................................................................... 27

5.2.2. Servidor de Base de Datos .............................................................. 27

5.2.3. Servidor de Imágenes ...................................................................... 27

5.2.4. Servidor de Fax (Opcional) .............................................................. 28

5.2.5. En temas de Gestión Documental se Requiere. .............................. 28

6. INFORME TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TDR) ....................... 28

6.1. CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO ..................................................... 29

6.2. METODOLOGIA TRD ............................................................................. 30

6.2.1. PRGRAMACION DEL TRABAJO: ................................................... 30

6.2.2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTION: ............................ 30

6.3. DESCRIPCION DEL PROCESO ............................................................ 31

6.3.1. Señalización de los muebles de archivo en las oficinas .................. 31

6.3.2. ORGANIZACIÓN FISICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES: ........................................................................................ 31

6.3.3. UNIDADES DE CONSERVACION EN LA ORGANIZACIO ARCHIVOS DE GESTION ............................................................................. 32

6.3.3.1. CARPETAS DE ARCHIVO ........................................................... 32

Modelo Carpeta 1 ................................................................................. 33

Modelo Carpeta 2 ................................................................................... 33

6.3.3.2. ROTULACION E IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES ............. 33

6.3.3.3. CAJAS DE ARCHIVO .................................................................. 34

6.3.3.4. IDENTIFICACION DE CAJAS DE ARCHIVO ............................... 35

6.3.4. DOCUMENTOS FACILITATIVOS ................................................... 35

6.3.5. COMUNICACIONES OFICIALES .................................................... 36

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6.3.6. FORMATO DE LOCALIZACION DOCUMENTAL ............................ 37

6.3.7. RELACION DE SERIE Y SUBSERIE POR GAVETA Y ESTANTE . 37

6.3.8. DEPURACION DOCUMENTAL ....................................................... 38

6.3.9. ELIMINACION DOCUMENTAL ....................................................... 38

6.3.9.1. ARCHIVOS ESPECIALES ........................................................... 38

6.3.9.2. Otros soportes .............................................................................. 40

6.4. RECOMENDACIONES PARA MANEJO DE ARCHIVOS EN LAS OFICINAS .......................................................................................................... 40

6.4.1. MEDIDAS PARA LA PRESERVACION DOCUMENTAL ................. 40

7. ORFEO .......................................................................................................... 42

7.1. FUNCIONALIDADES GENERALES DE ORFEO. .................................. 42

7.2. TIFICACION DE UN DOCUMENTO ....................................................... 47

7.3. RADICAR UN DOCUMENTO DE ENTRADA ......................................... 51

7.3.1. MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO DE ENTRADA 56

7.4. ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR ........................................ 58

7.5. RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA ................................................. 59

7.5.1. Paso 1: GENERAR UN RADICADO. ............................................... 59

7.5.1.1. PROCESO 1. GENERACIÓN RADICADO: ................................. 59

7.5.1.2. PROCESO 2: ANEXAR EL DOCUMENTO WORD (WRITER) .... 65

7.5.1.3. PROCESO 3: ESCANEAR LA CARTA ........................................ 71

7.6. DIGITALIZAR DOCUMENTOS ............................................................... 73

8. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES .............................. 77

9. CONCLUSIONES .......................................................................................... 78

10. BIBLIOGRAFIA........................................................................................... 78

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1. RESUMEN

La gestión documental en una organización es una pieza fundamental para su correcto funcionamiento y su adecuado desarrollo. A medida que una organización crece, su volumen de documentos también lo hace y este se puede volver enorme conforme pasa el tiempo y los documentos se acumulan, además de ser un proceso tedioso el buscar un archivo antiguo o archivar uno nuevo.

Con el desarrollo de nuevas tecnologías también llegan nuevas soluciones de acuerdo con los requerimientos del mundo actual. ORFEO se propone como una solución eficiente para el manejo de la gestión documental en la organización. Esta herramienta al ser Software Libre es una alternativa con costos bajos a comparación de un Software privativo y es adaptable a los requerimientos propios de cada entidad.

En este documento se realizará una exposición tanto de ORFEO, su investigación previa, así como la investigación del antiguo sistema de gestión documental para realizar la transición y su posterior entrada a una organización como la Facultad de Ciencias Económicas, teniendo en cuenta las políticas establecidas anteriormente para el manejo de estos.

2. ABSTRACT

The documentary management in an organization is a fundamental piece for its correct operation and its adapted development. As one organization grows, its volume of documents also does and this it is possible to be returned enormous conforms spends the time and the documents are accumulated, besides being a tedious process looking for an old document or to file one new one.

With the development of the new technologies also new solutions in agreement with the requirements arrive from the present world. ORFEO sets out as an efficient solution for the handling of the documentary management in the organization. This tool to the being Free Software is an alternative with low costs to comparison of a privative Software and is adaptable to the own requirements of each organization.

In this document we will make an exhibition as much of ORFEO, its previous investigation, as well as the investigation of the old system of documentary management to realize transition and its later entrance to an organization like the Faculty of Economic Sciences, considering the policies established previously for the handling of these.

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3. INTRODUCCIÓN

3.1. ¿Qué es Orfeo?

Nace en el 2002.

“ORFEO es un sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva libre.

ORFEO/GPL permite la gestión de los documentos de una entidad, manteniendo los registros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.

Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (Gnu/Linux, Unix, Windows, ...), con diferentes bases de datos (Postgree SQL, Oracle, MySqL y Ms-SQL), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC), logrando así obtener independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implantación.”1

El sistema permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en papel.

3.2. Ventajas y desventajas

3.2.1. Ventajas

Establece un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente.

Aumenta el valor de la información de la empresa.

Evita la duplicación de tareas así como los tiempos de búsqueda de información.

Incrementa la calidad de servicio y la productividad.

Gran uso en Colombia de esta herramienta por parte de las empresas

1Comunidad Orfeo GLP. http://orfeogpl.org/ata/node/1

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publicas.

Ahorro de costos de transacción y de perdidas de archivos.

Aumenta la eficiencia en el manejo de los documentos.

De fácil manejo dada su interfaz agradable y entendible.

Esta compuesto por módulos lo que le permite ser acoplado a distintos tipos de organización sin mayor problema.

3.2.2. Desventajas

Pocas bases de información sobre el mismo.

Necesidad de recursos diferentes a los actuales (aunque pocos) para su aplicación (un servidor que contenga los archivos, que maneje los usuarios etc.).

Requisito tener a alguien que conozca como controlar o programar Orfeo en caso de nuevas necesidades para el gestor por parte de la organización.

No existen manuales de instalación en sistemas operativos diferentes a Linux.

3.3. Funcionalidades de Orfeo

Tareas de registro, trámite, digitalización y entrega de documentos. Centraliza el archivo de gestión de una forma estandarizada y organizada.

Orfeo cuenta con varios módulos que les permiten ser bastante versátil dependiendo las necesidades de la organización que son: Autenticación, Radicación unitaria y masiva, Digitalizador, Consultas, Transacciones de radicados, Administración, Estadísticas, Tablas de retención documental, Préstamo y Control del Documento, Envíos y Archivo Flujos y expedientes.

Permisos de consulta sencillos por parte de gran cantidad de usuarios a comparación de que si fuera físico seria por uno a la vez y bajo grandes controles de seguridad.

Manejo de perfiles para consulta, modificación e ingreso de documentos.

Ejemplos de cómo funciona:

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Radicación de Entrada

Fuente: Presentación_orfeo.ptt, Skina tech.

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Radicación de salida

Fuente: Presentación_orfeo.ptt, Skina tech.

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4. POLITICAS, MANUALES Y PROCEDIMIENTOS ACTUALES

Antes de hacer un cambio o una completa restructuración del sistema de gestión documental de la Unidad de informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas, es necesario conocer como se ha venido desarrollando el manejo dicha gestión documental.

Para ello es necesario conocer las políticas y los procedimientos que se han llevado a cabo, si estos han funcionado de acuerdo a lo previsto, si los usuarios han percibido algún problema con este y que sugerencias han habido al respecto.

A continuación se hará una recopilación de como se encuentra actualmente el sistema de gestión documental y cuales seria sus posibles requerimientos.

4.1. Repositorio General de información

El Repositorio General de Información (RCG) Es un Macro-Directorio en el cual se encuentran organizados, por medio de carpetas, todos los documentos de la UIFCE.

Ha sido clasificado de acuerdo a las necesidades de la dependencia y tiene una estructura definida la cual se encuentra dividida en “ARCHIVO PERMANENTE” y “ARCHIVO SEMESTRAL”; la cual se explicara a continuación.

Este repositorio es el actual sistema de manejo de la documentación en la UIFCE; aunque luego se ha intentado implementar una integración con el Sistema de Información Websiui para el manejo de correspondencia, el cual es descrito con detalle en el numeral 4.

4.1.1. Archivo Permanente

Este Macro-directorio de carpetas incluye la información de uso permanente por la Unidad de Informática y Comunicaciones en el ejercicio de sus actividades y que no varia no el pasar de los periodos semestrales.

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Su estructura de Carpetas es la siguiente:

Auditoria

Capacitación

Eventos y Publicaciones

Formatos

Información Corporativa

Inventarios

Investigaciones

Papers

Redes

Servicios Web

Sistemas de Información

Archivo Permanente

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Los niveles de seguridad en el directorio ARCHIVO PERMANENTE se presentan en la siguiente tabla:

PERMISOS

Perfil Temporalidad L M E

Dirección Permanente X X X

Coordinación Permanente X X X

L =Lectura M =Modificación E =Eliminación

4.1.2. ARCHIVO POR SEMESTRE

Este Macro-directorio de carpetas incluye la información de uso SEMESTRAL por la Unidad de Informática y Comunicaciones en el ejercicio de sus actividades y varia con el pasar de los periodos semestrales.

Su estructura de Carpetas es la siguiente:

Actas de Reunión

Administración de Salas

Capacitación

Consecutivos

Grupos

Inventario

Investigación

Recurso Humano

Archivo Semestral

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Los niveles de seguridad en el directorio ARCHIVO POR SEMESTRE se presentan en la siguiente tabla:

PERMISOS

Perfil Temporalidad L M E

Dirección Permanente X X X

Coordinación Permanente X X X

L =Lectura M =Modificación E =Eliminación

Todo lo anterior se encuentra contenido en la documentación del RCI que se encuentra en la coordinación de la Unidad de informática; así como una descripción detallada de cada uno de los subdirectorios de este.

4.2. Políticas

Como se puede ver en las anteriores tablas, a este repositorio solo tienen acceso coordinación y el Director de la unidad; aunque en algunos subdirectorios hay permisos para que algunos IT's o Lideres de grupo puedan acceder a ellos para leer alguna documentación, mas no para modificar o eliminar algo.

Igualmente como en la descripción de de los macro-directorio “Archivo Permanente” y “Archivo Semestral”, cada uno de los subdirectorios tiene un cuadro explicativo de los niveles de seguridad en el cual se pueden ver los permisos de lectura, Modificación y Eliminación de los archivos; este se encuentra en el archivo de documentación de RCI.

4.3. Encuestas y futuras funcionalidades

Con el actual sistema de gestión documental no se encuentra documentada ninguna encuesta a los clientes del Sistema, RCI.

Tampoco se encuentra documentada ninguna solicitud o sugerencia sobre futuras nuevas funcionalidades, aunque, con la futura implementación de Orfeo, se espera cambiar por completa la forma de llevar la documentación en la UIFCE.

Es recomendable en el futuro para las nuevas aplicaciones elaborar una encuesta de satisfacción sobre el sistema de Gestión Documental, tanto para clientes internos como para clientes externos de ser necesario, donde se indague sobre futuras funcionalidades y necesidades para su mejoramiento.

Es necesario tener en cuenta que el director de la unidad pido que se hiciera una sistematización del proceso, para lo cual el anterior IT realizo la implementación del módulo de correspondencia en el Websiui como comienzo de este proceso. Este se explica con más detalle a continuación.

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5. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA

Para poder hacer una comparación entre que método es mas eficiente, se

requiere conocer el estado de cada uno de los elementos en juego –websiui,

módulo correspondencias y Orfeo- y que capacidad y funcionalidad tiene cada

uno. Para esto, se analizan estos dos mecanismos de gestión documental.

5.1. MÓDULO DE CORRESPONDENCIA WEBSIUI

5.1.1. Dependencias

En este módulo se puede encontrar el listado de dependencias con su

respectivo código. Para este caso esta integrado por:

CDCE Coordinación Doctorado Ciencias Económicas

CMA Coordinación Maestría en Administración

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CMCE Coordinación Maestría Ciencias Económicas

CMEA Coordinación Maestría Economía Ambiental

CPCAE Coordinación PC Admon de empresas

CPCCP Coordinación PC Contaduría Pública

CPCE Coordinación PC Economía

DEACP Dir. Escuela Admon y Contaduría Pública

DEC Decanatura

DEE Dir. Escuela Economía

DNIC Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones

RUB Representante Unidad Bienestar

SF Secretaría de Facultad

TEL Área de telefonía

UA Unidad Administrativa

UE Unidad de Emprendimiento

UIFCE Unidad de Informática y Comunicaciones

VDECA Vicedecanatura Académica

Ahora bien, cada dependencia debería tener diligenciado datos tales como: Misión, Visión, ubicación, dirección de correo electrónico, director. Sin embargo solo una de ellas ha cumplido este requerimiento.

Depen. Misión

Visión

e-mail

Edificio

Piso Oficina

Director

CDCE

NO NO NO NO NO NO NO

CMA NO NO NO NO NO NO NO

CMCE NO NO NO NO NO NO NO

CMEA NO NO NO NO NO NO NO

CPCAE


CPCC NO NO NO NO NO NO NO

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P

CPCE NO NO NO NO NO NO NO

DEACP


DEC NO NO NO NO NO NO NO

DEE NO NO SI NO NO NO NO

DNIC NO NO NO NO NO NO NO

RUB NO NO NO NO NO NO NO

SF NO NO NO NO NO NO NO

TEL NO NO NO NO NO NO NO

UA NO NO NO NO NO NO NO

UE NO NO NO NO NO NO NO

UIFCE


VDECA


Vale la pena resaltar que existe un link para poder editar cada uno de estos aspectos para cada dependencia. Al igual que para eliminarla. Sin embargo, este módulo no permite crear nuevas dependencias.

5.1.2. Registro de documento entrante

En este módulo, se puede registrar la correspondencia de forma en que se

puedan diligenciar los siguientes ítems:

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Fecha del documento, Acción a realizar (archivar, divulgar), fecha máxima para la acción, dependencia que remite, remitente, destinatario, breve descripción del asunto, prioridad (N/A, Baja, Media, Alta ), breve descripción de un comentario, tipo de documento (Acta, orden de baja, documento carta, certificación, circular, documento comunicado, memorando, otro tipo de documento, resolución, acta de traspaso, numero de folios, referencia externa),

Este módulo esta funcionando, ya que si nos remitimos a seguimiento de correspondencia-acciones, podemos ver la solicitud de entrada realizada.

Sin embargo, hay una serie de solicitudes que no se han registrado como registradas.

5.1.3. Registro documento saliente

En este módulo se puede registrar los documentos salientes que serán dirigidos

desde mi dependencia. En esta ventana se pueden diligenciar datos tales como:

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5.1.4. Seguimiento de Correspondencia

Como su nombre lo indica, se encarga de realizar un seguimiento a todas aquellas actividades relacionadas con el manejo de la correspondencia de la UIFCE.

Se compone de los siguientes módulos: Acciones, entregados, archivo y relacionada

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5.1.4.1. Acciones

En este módulo se pueden visualizar las actividades realizadas en documento

entrante y en documento saliente. En este módulo se puede también registrar la

documentación como recibida o aceptada (a través de la opción

registrar ). Ahora bien, se puede concluir que las dependencias de la

facultad no están haciendo uso de este módulo del Websiui, ya que no hay

registrado ninguna de las acciones.

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5.1.4.2. Entregada

Permite registrar los documentos que han salido de la dependencia y que han

sido entregados.

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Y al igual que en los anteriores casos, se puede registrar el documento , pero no se evidencia que se halla realizado este proceso, ya que hay gran cantidad de actividades-documentos- sin registrar.

5.1.4.3. Archivo

Permite visualizar por dependencia, los archivos que han sido registrados

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5.1.4.4. Relacionada

Este módulo no esta funcionando ya que no encuentra la pagina a la cual se le da

la orden

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5.1.5. Seguimiento de Correspondencia

Este módulo se encarga de mostrar la correspondencia relacionada. Sin embargo,

no esta en funcionamiento, ya que al diligenciar los datos e iniciar la búsqueda, no

me lleva al lugar del archivo, me lleva al mismo sitio.

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5.2. REQUERIMIENTOS ORFEO

5.2.1. Servidor Web

* Apache (Presta Servicio Web).

* PHP 5 o Superior con soporte a la Base de datos Escogida. (Recomendación Postgres)

* Gnu/Linux Ubuntu o Debian.

5.2.2. Servidor de Base de Datos

* PostGres (GPL)

* Oracle

* MsSql

5.2.3. Servidor de Imágenes

Para efectos de cálculo:

* Se digitaliza generalmente a 200 o 150 dpi (Blanco y Negro).

* Cada Hoja ocupa aproximadamente 45 K

* En promedio cada documento tiene 14 Hojas.

* El aplicativo de digitalización OrfeoScan en este momento es compatible con Windows 2000 y linux-Ubuntu (Virtualizado).

En este momento no es compatible con XP, y faltan hacer pruebas para windows vista.

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5.2.4. Servidor de Fax (Opcional)

* Sistema GNU/Linux

* Software Hylafax (Licencia GPL)

* Modems externos o Tarjetas Multimodem.

* Existe un Proyecto para soportar Asterisk

5.2.5. En temas de Gestión Documental se Requiere.

* Se requieren Escanner's

* Impresoras de Sticker (Opcional)(Recomendable Transferencia Térmica)(Datamax y Zebra)

* Lectores de Código de Barras (Opcional)

6. INFORME TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TDR)

Las Tablas de Retención Documental TRD, son usadas para la organización de documentos de archivos de oficina la universidad.

Se aplicaran las siguientes fechas para la aplicación de las TRD:

Nivel Nacional 1997

Sede Bogotá 1997

Sede Manizales 1997

Sede Medellín 1997

Sede Palmira 1998

Sede Arauca 1996

Sede Leticia 1994

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Sede San Andrés 1997

Los archivos anteriores a esta fecha serán denominados como archivo acumulado y tendrán un tratamiento diferente.

Los documentos (los q se encuentran en el rango de tiempo) serán organizados según los formatos TRD y a unas series y subseries y su localización dentro de la oficina con el fin de facilitar su ubicación y acceso. Al igual q se usaran herramientas de archivista.

“Entendiendo que cada una de las oficinas productoras de documentos forman parte de una misma red de archivos , surge el Sistema de Archivos de la Universidad Nacional -SAUN- el cual se refiere al conjunto estructurado de dependencias universitarias , cuerpos colegiados y componentes de índole archivística, jurídica y técnica, que de forma sistémica (a través de sus relaciones) estructuran y permiten desarrollar en todos los niveles de la Universidad, de forma ordenada, el Servicio y la Función de Archivo de acuerdo con la definición de archivo total desarrollada a través de su red de archivos de Gestión, Satélites, Especiales y Centrales-Históricos.”. Universidad Nacional de Colombia (2003:8)

6.1. CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

“Definido como las etapas sucesivas de la vida de los documentos en la Universidad desde su producción o recepción en las dependencias y las oficinas, conservación temporal hasta su eliminación o integración al Archivo Histórico; el ciclo vital de los documentos, como arte del Sistema de Archivos, comprenderá las siguientes fases:” Universidad Nacional de Colombia (2003: 8).

Archivos gestión: son los conformados por los generados por las oficinas en su proceso de gestión; son activos, en circulación, resguardados por la misma oficina productora. Cuando no hay espacio allí, se ubican en otro espacio y son denominados satélites.

Archivos centrales: documentos resguardados por un tiempo q han cumplido el trámite por los cuales fueron generados. Archivos de sedes

Archivos históricos: son aquellos que después de haber pasado por las dos primeras etapas del ciclo, dadas sus características y valor, son guardados de forma permanente como archivos históricos para posibles investigaciones en tiempos posteriores. Los archivos de acumulación son aquellos que han sido desatendidos de la universidad por décadas, y dentro de estos se pueden encontrar archivos de gestión, centrales e históricos.

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UNI-FO-02 V 1.0

Fuente: Tablas de retención Documental. Guías para su aplicación. Archivo general Universidad

Nacional de Colombia. Extraído el 17 de octubre de 2008 desde

http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf

6.2. METODOLOGIA TRD

6.2.1. PRGRAMACION DEL TRABAJO:

Selección de oficinas.

Presentación del proceso en las oficinas.

Señalización del mobiliario del archivo: es previo a la organización física de

los documentos-para facilitar el proceso de organización y búsqueda.

Programa de trabajo por oficina.

6.2.2. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTION:

Instrucción y entrenamiento-durante proceso de archivos de gestión-.

Reunión y organización de series documentales.


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UNI-FO-02 V 1.0

Depuración de documentos-paralela a la organización documental.

Rotulación de carpetas.

Diligenciamiento del formato de localización del documento

6.3. DESCRIPCION DEL PROCESO

6.3.1. Señalización de los muebles de archivo en las oficinas

Deben ser identificados alfabéticamente partiendo de la entrada de la oficina y en

sentido izquierda-derecha. L señalización es indiferente al tipo de muebles

6.3.2. ORGANIZACIÓN FISICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES:

Cada oficina debe contar con su

tabla TRD aprobada e impresa –el

TRD es el marco.

“Con base en el TRD se reúnen los

documentos que conforman cada

serie documental. Las series y

subseries se harán por orden

alfabético en los muebles,

comenzando desde su parte superior hasta la inferior…para el caso de las series

Documentales que tienen subseries, estas últimas se ordenaran respetando el orden y

codificación que aparecen en la TRD. Por su parte, las unidades documentales –

simple o compleja dependiendo del número de documentos de cada serie o subserie

se organizaran cronológicamente, de acuerdo con el orden natural en que fueron

generadas: de la fecha más antigua a la más reciente. Es decir, las carpetas se

ordenaran de arriba hacia abajo y de adelante hacia atrás “Universidad Nacional de

Colombia (2003: 13).

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UNI-FO-02 V 1.0

Fuente: Tablas de retención Documental. Guías para su aplicación. Archivo general

Universidad Nacional de Colombia. Extraído el 17 de octubre de 2008 desde


Cuando haya varios expedientes se deben organizar cronológicamente, partiendo del más antiguo (en la parte superior), al más reciente, conservando el orden de producción (también

por orden cronológico, del más antiguo al más reciente).

6.3.3. UNIDADES DE CONSERVACION EN LA ORGANIZACIO ARCHIVOS DE GESTION

6.3.3.1. CARPETAS DE ARCHIVO

Las carpetas (esto para los documentos que no estén empastados) deben proporcionar seguridad y un fácil acceso a los documentos, razón por la cual la Universidad Nacional autorizo el uso de dos modelos de carpetas –para las oficinas dependerá de las necesidades de ella misma.


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UNI-FO-02 V 1.0

Modelo Carpeta 1

Diseñada básicamente por dos tapas –de 35 cm por 23.5 cm- y que se usa para consultas rápidas y de tamaño homogéneo –carta u oficio.

Modelo Carpeta 2

Compuesta por “dos tapas , dos solapas de protección superior e inferior y un cordón de caucho para el cierre frontal de la carpeta; diseñada para la conservación de

los documentos que por tener diversos tamaños (facturas, recibos, entre otros), su alta consulta o su carácter, requieren una protección especial.” Universidad Nacional de Colombia (2003: 16)

Obligatoriamente, los dos tipos de carpetas deben de tener impreso el nombre y escudo de la institución. Las dependencias que requieran estas carpetas las solicitaran a la respectiva dependencia encargada de la compra de recursos de la Universidad.

Cuando sean documentos que se salen de los parámetros de medidas, tales como mapas, no se deberán doblar, se deberán archivar horizontalmente en muebles especiales que tendrán las dependencias que así lo requieran, o si es posible, se enrollaran y guardaran en “en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro, protegiendo el exterior con el papel de acido” Universidad Nacional de Colombia (2003:17).

6.3.3.2. ROTULACION E IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES

“Para la identificación y delimitación del espacio destinado a cada Serie y Subserie Documental al interior de los muebles, se utilizaran las laminas de cartón cartulina de un grosor aproximado de 2 mm, de forma y dimensiones como las que se

muestran en el siguiente grafico, para archivadores verticales y horizontales. Dichas láminas deberán ser marcadas en letra imprenta (mayúscula y negrita) con el nombre de la respectiva serie en letra Arial de 18 puntos. Utilizando las láminas del mismo material y dimensiones, se marcan las subseries con su código y nombre en

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letra Arial de 16 puntos y en mayúscula regular (sin negrita). Las laminas marcadas, se ubicaran dentro del mueble, insertadas en las carpetas colgantes, a manera de celuguia. Una gaveta de archivo, con su identificación de series y subseries, se vera así.” Universidad Nacional de Colombia (2003:17).

Las carpetas se marcaran e la siguiente manera:

Nombre de la unidad documental con base en la TRD.

Fecha o año en que los

documentos fueron

generados

Numero de la carpeta (esto

es para el caso cuando los

documentos sobre de un

expediente requieran mas

de una carpeta. Por ej.:

carpeta 1 de 2).

La rotulación se hará sobre los marbetes de las carpetas.

6.3.3.3. CAJAS DE ARCHIVO

Las cajas de archivos están destinadas para archivar: Archivos satélites y en los archivos centrales e históricos. También pueden ser archivados los archivos de gestión cuando en los muebles verticales no son suficientes. Los archivadores tiene predeterminadas unas medidas: 28 cms de alto, 39 cms de ancho y 13.5 cms de profundidad.

La capacidad de estas cajas dependerá del número de documentos que contengan las carpetas. Se debe tener en cuenta que las carpetas deben conservar su verticalidad para facilitar su extracción. Si en los archivadores queda espacio se rellenara con un cartón del mismo material que fue fabricado las cajas.

Al interior de las cajas, se deberá llevar el mismo orden establecido por las TRD, teniendo en cuenta las reglas archivísticas.

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6.3.3.4. IDENTIFICACION DE CAJAS DE ARCHIVO

Se deben rotular en una de sus caras laterales y detallarla como lo indica el grafico.

Dependencia: ES aquella superior a la oficina que genera el documento.

Oficina Productora: Es la que genera o custodia los documentos (además es la responsable legal del cuidado de los mismos).

Contenido Documental: En esta parte se digita la serie, subserie y unidad del documento que se encuentran en las respectivas cajas.

Fechas Extremas: Se registran las fechas de los documentos desde la más antigua a la más nueva.

No. de Caja: No se realiza para archivos de gestión.

No de Carpeta en la caja: No se realiza para archivos de gestión.

Observaciones: Se requiere para detalles de la caja, estado de conservación y/o demás aspectos relevantes.

6.3.4. DOCUMENTOS FACILITATIVOS

Son los mismos documentos de apoyo y no hacen parte de las Tablas de Retención Documental (no archivos de gestión pero si facilitadores de gestión). Se sugiere organizar estos documentos facilitativos de la siguiente manera:

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Organizados de esta manera, se podrán almacenar en archivadores, carpetas o lo que se desee ya que no se remitirán al archivo central y no son de custodia obligatoria por quienes lo requieren como archivos de apoyo a la gestión. Se recomienda depurar estos archivos anualmente para evitar que aquellos que han perdido su utilidad empiecen a acumularse en las respectivas oficinas.

6.3.5. COMUNICACIONES OFICIALES

Los comunicados que emiten las oficinas pertenecen los archivos de gestión, por ende, no se pueden catalogar dentro de

correspondencia recibida o

correspondencia enviada, sino que deben ser manejados de forma especial, deben integrarse a las series documentales establecidas por las TRD.

“Las comunicaciones que no sean asimilables a alguna de las series o subseries establecidas para la oficina, se considera como archivo

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facilitativo y se dispondrá de ella como se indico para estos casos” Universidad Nacional de Colombia (2003:22)

6.3.6. FORMATO DE LOCALIZACION DOCUMENTAL

Este formato es una herramienta muy útil a la hora de poder localizar los documentos. Se debe realizar en una tabla de Excel e irla diligenciando a medida que se van generando los documentos. Contiene:

Nombre de series y subseries documentales (las que establece las TRD).

Año en que se genero, información útil para poderlos localizar.

Ubicación de series y subseries en los muebles de archivo de las

respectivas oficinas.

Las series Documentales se deberán digitar en mayúscula fija en negrita y las subseries en mayúscula (sin negrita). Este es el mismo estilo en el que aparecen en las TRD.

6.3.7. RELACION DE SERIE Y SUBSERIE POR GAVETA Y ESTANTE

Una vez realizado el formato de localización documental se deben elaborar etiquetas que relacionen las series y subseries de cada gaveta y estante, las cuales deberán ser ubicadas en cada mueble de archivo.

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6.3.8. DEPURACION DOCUMENTAL

“Este proceso consiste en seleccionar y retirar de la

unidad documental o expediente de

los documentos

que no tiene valores

primarios o inmediatos

para la gestión

(legales, fiscales, contables o administrativos), ni secundarios o permanentes para la universidad (históricos, culturales, académicos) como copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, duplicados, constancias o invitaciones. La depuración se efectúa en los archivos e gestión y en los satélites por el personal de la oficina productora de la documentación, con el aval del coordinador, jefe o director de la misma y no requiere la aprobación del comité de archivos de la universidad. Estos documentos deben ser destruidos en la misma oficina.” Universidad Nacional de Colombia (2003: 23).

6.3.9. ELIMINACION DOCUMENTAL

Se eliminan aquellos documentos que hacen parte de las TRD que han perdido su valor primario o que ya no tienen valor histórico. Este proceso se realizara teniendo en cuenta: i) que se hallan organizado los archivos de gestión; y ii) los plazos establecidos por las TRD para conservación de documentos.

6.3.9.1. ARCHIVOS ESPECIALES

“Son aquellos archivos constituidos por documentos organizados, conservados y dispuestos al publico de manera especial debido al soporte en que se encuentran registrada la información (filmes, fotografía, audio cintas, diapositivas, videocintas,

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discos compactos, discos de acetato, soportes para archivos electrónicos, etc.). Son documentos producidos por oficinas que desarrollan una gestión administrativa y/o académica especial y constituyen un componente especial del Sistema de Archivos de la Universidad” Universidad Nacional de Colombia (2003: 23).

El manejo de estos soportes técnicos de estos documentos deberá regirse por lo estipulado en la Universidad (a través del comité de archivos). Los directos responsables del manejo de los archivos especiales será la Unidad de Archivo de la Sede respectiva (esta unidad, deberá llevar un registro acerca de la existencia de estos archivos especiales).

Con respecto a los archivos fotográficos se deberá tener en cuenta:

Se almacenaran en folders, carpetas, álbumes o cartulina, dentro de cajas

desacidificadas (esto para su conservación).

Deberán contar con la siguiente información: i) identificación; ii) localización

en la carpeta; iii) álbum o caja; iv) tonalidad (blanco o negro); v) formato; vi)

fecha; y vii) todos aquellos datos que se consideren relevantes para su

caracterización. La anterior información deberá consignarse al reverso de la

fotografía en una tarjeta adjunta.

Para identificar las fotografías se requiere hacerlo con plumillas o tinta

china, estipulando en letra pequeña la información expuesta en el ítem

anterior.

Cuando se traten de publicaciones, se deberá registrar en una tarjeta

adjunta la siguiente información: i) lugar exacto del que fue extraído; ii)

nombre del autor (personaje o institución); iii) asunto o lugar; iv) titulo de la

revista o libro; v) clasificación (en caso de que exista); vi) fecha, numero y

paginas de la publicación. Con respecto a fotografías se recomienda

escanearlas o fotocopiarlas para poder ser archivas, ya que no se

recomienda recortarlas de diarios, ya que por la calidad del papel están

muy expuestas a deteriorarse y dañarse.

Al manipular las fotografías y/o negativos, se requiere hacerlo con guantes,

ya que de lo contrario se corre el riesgo de dañar el documento. Además,

los negativos deberán ser guardados en archivadores especiales para

negativos, dentro de sobres de papel PH o neutro o álbumes.

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6.3.9.2. Otros soportes

Los videos, cintas magnéticas y disquetes, deberán ser almacenados en lugares retirados de fuentes magnéticas, alta temperatura y humedad.

6.4. RECOMENDACIONES PARA MANEJO DE ARCHIVOS EN LAS OFICINAS

Cada carpeta no deberá contener mas de 120 documentos (se recomienda archivar entre 80-120 documentos). Cuando este punto sea superado, se requiere de otra carpeta para organizar los documentos (se deberá tener en cuenta y respetar el orden de los mismos, por ejemplo, carpeta 1 de 2, carpeta 2 de 2). No se deberá aplicar ninguna clase de marca a las carpetas (por ejemplo resaltador, marcador, etc.) para agruparlas. En vez de esto, se graparan las carpetas y se colocara un trozo de papel bond blanco de manera que asile el gancho metálico del documento.

Las oficinas solo podrán utilizar para manejo de los archivos, el material autorizado por la universidad, como lo son: Ganchos plásticos o con recubrimiento; carpetas de archivo. No deberán utilizar elementos con agarre metálico tales como A-Z, legajadores o demás implementos que requieran la perforación del documento y que impliquen la oxidación del mismo.

6.4.1. MEDIDAS PARA LA PRESERVACION DOCUMENTAL

No humedezca los dedos con agua y salida para pasar los folios.

Esta prohibido fumar, beber

o comer en los lugares en

donde se encuentran

almacenados los

documentos, ya que esto

podría atraer insectos que

deteriorarían los

documentos.

Los documentos o unidades

de conservación no se

deberán colocar sobre el

suelo directamente, ya que

se puede encontrar húmedo

o con mucho polvo.

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No tome las carpetas por el marbete, ya que este se desprenderá y por

ende la carpeta no servirá más.

Cuando los expedientes sean muy grandes, no se deberán atar con

cauchos ya que deteriorarían las tapas de las carpetas, en vez de estos, se

deberán usan cintas de faya.

El espacio para manejar el documento, debe ser del doble del tamaño del

mismo.

No exponga los documentos a la luz ni a instrumentos metálicos.

Si se deterioran las carpetas, no use cintas adhesivas, ya que cristalizara el

papel.

No doble ni refile los documentos.

En lo posible no perfore los documentos, ya que esto provocara el deterioro

de los mismos.

NOTA: todos los graficas fueron obtenidos de: Tablas de retención Documental. Guías para su aplicación. Archivo general Universidad Nacional de Colombia. Extraído el 17 de octubre de 2008 desde http://www.unal.edu.co/dac/bajar/Guia.pdf


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7. ORFEO

Para ingresar a Orfeo, se debe digitar un usuario y una contraseña

7.1. FUNCIONALIDADES GENERALES DE ORFEO.

Al ingresar, se encuentra una pantalla que se subdivide en tres partes:

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Primera parte: Opciones generales del sistema

Esta barra, contiene funciones tales como: Ayuda, la cual permite acceder al manual de ayudas de Orfeo; Info, se encuentran los datos correspondientes al usuario –documento de identificación, fecha de nacimiento, No. De extensión, correo electrónico, No. AT, piso-; Créditos, en donde se hace un reconocimiento aquellas personas que

constantemente soportan y mejoran a Orfeo como gestor

documental; Contraseña, se puede cambiar la contraseña de usuario, al hacerlo se requiere cerrar sesión y volver a ingresar; Estadísticas, el

cual permite la creación de estadísticas de la dependencia

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en cuanto a documentos se refiere, agrupándolos por tipo de documento; y Cerrar, para finalizar la sesión.

Segunda Parte: Estructura:

Ubicado en el panel derecho de la pantalla, la cual se encuentra dividido en tres menús: Dos primeras, en donde se encuentran los permisos que han sido otorgados según el perfil del usuario y un tercer panel compuesto de carpetas que permitirán un mayor orden con respecto a los documentos que maneje la entidad.

En la primera sección de este panel, se encuentra una serie de opciones tales como: Administración, “Módulo a través del cual un usuario con permiso especial maneja la información requerida para alimentar los datos de usuarios y perfiles, dependencias, carpetas, envío de correspondencia, tipos documentales, servicios, tipos de radicación, países, departamentos, municipios, tarifas y contactos. ”2

La opción envíos, corresponde a los documentos de salida, y solo esta habilitado para los funcionarios encargados de la correspondencia; Modificación, para modificar o agregar datos antes de que se radique la salida del documento –habilitada a través de permisos a los usuarios establecidos; Impresión, al imprimir el documento se marca como tal en la radicación de salida; Anulación, se anulara el documento cuando este duplicado o cuando ya no se realice el envío al destinatario; Tablas de Retención Documental, “módulo creado para la administración de la información manejada por el Grupo de Biblioteca y Archivo, de la creación y modificaciones de las series, subseries y tipos documentales de cada una de las dependencias”3; Consultas, para buscar radicados; Archivo, refleja los documentos que tiene asignado algún tipo de expediente(s); y Devolución Correo, que corresponde a las devoluciones de documentos radicados de salida, dado que presentan inconsistencias.

La segunda sección de este panel se denomina radicación, el cual “consiste en capturar la información básica de todos los documentos que son recibidos, remitidos hacia las dependencias y/o generados…, a los cuales se le asignará un número de radicado, y este a su vez, será quien lo identifique dentro de los diferentes trámites de la Entidad”.4

De él hacen parte los módulos de: Salida, para radicar documentos de salida –lo que se requiere enviar-; Entrada, se registran todos los documentos que recibe la

2 Tomado de: https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo-3.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc

3 Ibíd.

4 Ibíd.

https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo-3.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc

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entidad a través de un numero de radicado –opción habilitada por permisos a los usuarios establecidos que hacen parte de correspondencia; Memorandos, son aquellos documentos propios de la entidad – opción habilitada por permisos a los usuarios establecidos; Resolución, “Con el propósito de facilitar la numeración y fechado automático de resoluciones, se implementó el módulo de Radicación de Resoluciones, permitiendo realizar este procedimiento de manera automática. La opción de radicación de resoluciones son asignadas por permisos a los usuarios establecidos”5; Masiva, permite establecer las comunicaciones en un mismo texto –combinación archivos Word y csv; y Asociar Imágenes, se utiliza para asociar la firma a la imagen de un documento radicado.

La tercera parte del panel corresponde al módulo de carpetas, las cuales “Son las carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario, estas son: Entrada, Salida, Memorandos, Resoluciones, Vo.Bo., Devueltos, Agendados No Vencidos, Agendado Vencido, Informado, Nueva Carpeta (carpetas personales)”6

La carpeta de Entradas, se encuentran todos los documentos que ingresan a un usuario, los cuales están sujetos a cualquier tipo de trámite. “Cuando se radica un documento en el área de correspondencia para una dependencia determinada, el radicado llega a la carpeta de "ENTRADA" del Jefe de la dependencia a la cual se radicó, así como los enviados por otras dependencias…: Salidas, A esta carpeta llegan todos los registros de radicación de salida -1 que han sido generados por el usuario como una Radicación de Salida, y a la cual, se le anexará un documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo, el radicado llega directamente a la carpeta "SALIDA" del usuario que lo radicó.”7; el mismo procedimiento es para Memorandos y Resoluciones.

La carpeta de VoBo –Visto Bueno- se utiliza para contener los documentos que el usuario a enviado para ser revisados y aprobados por el jefe del respectivo grupo; Devueltos, contiene los documentos que han llegado por concepto de devoluciones; Agendado No vencido, se registran aquellos documentos que no requieren ser atendidos en ese instante y se establece una fecha para el futuro tramite; Agendado Vencido, se remitirán automáticamente a esta carpeta los documentos que ya han pasado de la fecha –o ese mismo día; Informados y Personales que son aquellas carpetas que el usuario crea.

5 Ibíd.

6 Ibíd.

7 Ibíd.

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Tercera parte: Funcionalidades Generales

Agendar: permite que el usuario pueda programar para un futuro aquellos documentos que no requieren ser atendidos en ese momento.

Mover a: Permite trasladar archivos de una carpeta, a las creadas o creada previamente por el usuario

Informar: Permite informar a un usuario a través del envío de una copia del documento.

Reasignar: Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su respectivo trámite. El sistema le permite a un usuario básico reasignar un documento únicamente a los usuarios que pertenezcan a su misma dependencia. El Jefe y el Usuario Radicador (Secretaria) por el contrario, pueden reasignar documentos a los usuarios de su dependencia y adicionalmente a los Jefes de cualquier dependencia (Las secretarias reasignan a otras dependencias sólo los memorandos que han radicado). Por esta razón cuando se necesite

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reasignar un documento a otra dependencia diferente se debe hacer por medio del Jefe, para que este a su vez lo envíe a la dependencia respectiva.” 8

Devolver: Para devolver los documentos al usuario que los envió

VoBo: Para remitir documentos para VoBo-Visto Bueno.

Archivar: Archiva los documentos que ya han cumplido lo que les fue asignado al generarlos.

7.2. TIFICACION DE UN DOCUMENTO

1. Diríjase al módulo de carpetas en el panel derecho del área de trabajo y seleccione la opción entrada.

8 Ibíd.

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2. De clic en la fecha del radicado

3. Se habilita una ventana en donde debe escoger la pestaña de

“INFORMACION GENERAL”. Ahora de clic en (Tablas de Retención Documental)

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Ahora se despliega una ventana en donde seleccionara la información de las TRD de cada dependencia. Los datos que se pueden seleccionar son:

a. Serie

b. Subserie

c. Tipo de documento

d. Clc en para incluir la información seleccionada.

e. Ya se ha generado la información, entonces se cierra la ventana

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El sistema no permitirá la reasignación, devolución, envío para Vo.Bo. y/o archivar el documento, hasta que no se realice la anterior clasificación; generando la siguiente observación:

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7.3. RADICAR UN DOCUMENTO DE ENTRADA

Fuente: Manuales. Video. Orfeo GPL sistema de Gestión. Extraído el 19 de septiembre de 2008 desde http://www.infometrika.com/orfeogpl/files/orfeoswf/ejemplos.swf

Para radicar un documento de entrada, lo primero que se debe hacer es remitirse al panel izquierdo, al módulo de radicación. Allí se selecciona la opción módulo de entrada. Inmediatamente aparece una ventana en la que se pide confirmar si el documento ya ha sido radicado anteriormente y a través de cual medio o si no. En esta vista, se solicitan datos para la búsqueda tales como Referencia (No. de Oficio), No. de Radicado, Identificación (T.I., C.C., Nit), Nombres, si es por ciudadano/funcionario, otras empresa, ESP’s , al igual que las fechas. Esto me permitirá ver si hay archivos a expedientes que ya han sido radicados con anterioridad con respecto al archivo que estoy ingresando.

Hay tres formas para radicar un documento de entrada:

El link de Nuevo (copia de datos), permite radicar un documento cuando no tiene antecedentes en la Entidad. Como anexo, realizada una previa búsqueda, se

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selecciona esta opción cuando ya han sido creados archivos y este corresponde aun archivo del expediente. Asociado, cuando el documentos a ingresar esta compuesto por varios expedientes.

Ahora bien, después aparecerá una ventana (módulo de radicación) en la que se deben digitar la fecha del documento y la cuenta interna de la comunicación. Después, se deben diligenciar los datos generales del documento distribuidos en tres pestañas:

Remitente: quien remite el documento (persona o empresa).

Predio: corresponde al caso de que una empresa o persona que envía documentación de una entidad para que la organización (para este caso, la organización que esta radicando el documento entrante )la tramite.

Entidad: corresponde a los ministerios, gobernaciones y alcaldías, que envían documentos a la organización (en este caso organización es la entidad que esta radicando el documento entrante).

Para ingresar datos al módulo de radicación de entrada, se debe dar clic en el botón de buscar, ubicado en la parte superior derecha de la ventana.

Inmediatamente se desplegara una ventana en donde se podrán diligenciar datos tales como

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Buscar por: usuario, entidad u otro tipo de empresa

Documento

Nombre: del destinatario

Luego se da clic en el botón para iniciar el proceso. En seguida aparece una ventana en la que en la sección de “colocar como”, se escoge el link remitente (por que al principio escogimos esta pestaña).

En seguida aparecerá una ventana llamada DATOS A COLOCAR EN LA RADICACION.

Si los datos que allí aparecen son correctos, se da clic en el botón PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACION

Al Dar clic en este botón, nos devuelve a la

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ventana de “MÓDULO DE RADICACION Entrada”, solo que con los datos que se habían buscado. En este punto ya se pueden diligenciar los datos del archivo a radicar, tales como:

A) Dignatario: quien firma el documento.

B) Selección de Continente, país, departamento, y Municipio.

C) Asunto: del documento de entrada.

D) Medio de recepción: vía correo…

E) Descripción de anexos: si tiene o no anexos, pero en este caso se esta radicando un documento entrante nuevo sin anexos.

F) Dependencia: a la cual se piensa radicar el documento (es decir, el responsable de la gestión del documento.)

G) Cuando se este seguro acerca de la información diligenciada, se da clic en

el botón .

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Al hacer clic en , se despliega una ventana en donde aparecerá el numero de radicado de entrada –este numero de radicado será el que identificara el documento. Este numero de radicación de entrada, consta de 14 números y tendrá la siguiente estructura:

4 primeros números: corresponde al año

3 siguientes números: corresponde a la dependencia a la que será radicada.

6 siguientes números: corresponde a un consecutivo.

1 siguiente numero: identifica al documento a radicar como de entrada, salida o interna.

Nota: cada dependencia es dueña de 999.999 oportunidades de radicación.

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Ahora bien, si se requiere que el documento remita copia a otra dependencia se debe:

a. En el campo de “Informar a” se selecciona la dependencia a la cual se debe enviar copia del documento entrante.

b. Se da clic en

c. Se confirma el envío del informado.

De esta manera, el documento radicado entrante aparecerá en la bandeja de entrada del jefe de la dependencia a la cual fue enviado.

Ya realizado este proceso –en este punto ya se ha creado el registro-, se procede a digitalizar los documentos físicos a cada registro creado con la imagen.

7.3.1. MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO DE

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ENTRADA

Para modificar la información del documento que se ha ingresado vamos al primer panel de permisos ubicados al lado derecho del area de trabajo y se selecciona la opción de modificación.

En seguida se habilitara una ventana -“MODIFICACION DE RADICADOS”-, en donde solo se podrán modificar aquellos datos que afecten el proceso de envió del documento (por ejemplo los datos correspondientes a departamento, municipio del usuario). Para esto, diligencie el campo de numero de radicado y de clic en

.

Despues de buscar el radicado, se despliega una ventana, donde podrá modificar los datos. Cuando ya se halan modificado los datos, se da clic en

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7.4. ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR

En la dirección 168.176.16.11 se encuentran las plantillas que serán usadas como comunicado a radicar. Se abren estas plantillas y se diligencian los datos necesarios en los espacios en blanco. Estas –las plantillas- cuentan con unos campos de combinación 9 que permitirán que el sistema incluya los datos correspondientes a No. de radicado, fecha y dirección de manera automática.

Una vez completada la plantilla con la información de su interés, guárdela en el disco duro en donde se encuentran ubicados todos los documentos. En este punto ya cuenta con un documento preparado para anexarlo o radicarlo como documento de salida o memorando.

9 Los campos de combinación se reconocerán por que se encuentran entre asteriscos. No se deben borrar

estos caracteres, de lo contrario el sistema no reconocerá la información.

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7.5. RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA

Para tener en cuenta: Para poder radicar un documento como salida, se debe previamente haber elaborado el documento en las plantillas prediseñadas.

7.5.1. Paso 1: GENERAR UN RADICADO.

7.5.1.1. PROCESO 1. GENERACIÓN RADICADO:

Primero, vamos al módulo de “RADICACIÓN” y escogemos la opción “Salida” ubicado en el panel derecho del área de trabajo de Orfeo.

En seguida se habilitara la ventana de “VERIFICAR RADICACION PREVIA-SALIDA”.

1. Ahora bien, si el documento a radicar no es un anexo de un documento

radicado de entrada, damos clic en

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Al dar clic en , se habilitara un segmento en donde se podrá elegir la opción para radicar, si es un documento a radicar saliente ,

o . Para este caso damos clic en (por que se había supuesto ese caso).

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2. Si el documento se va a radicar en respuesta a un documento radicado de entrada, entonces: a) En el campo de No. De radicado (recordar que nos encontramos en la ventana de VERIFICAR RADICACION PREVIA-

SALIDA) digitamos el numero de radicado; b) clic en ; c) en el segmento de ventana RADICAR COMO… habilitamos el campo de Radicado; d) clic en .

Ahora, si es un documento sin anexo, el procedimiento es diferente, ya que se habilitara una ventana llamada “MÓDULO DE RADICACION DE SALIDA”, donde

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se incluirán todos los datos (esta información debe ser buscada en una base de datos con anterioridad) a incluir en la radicación. Luego, damos clic en

Para aquellos documentos que tienen la opción , el sistejma carga la información registrada correspondiente cuando ingresa el documento. Si desea modificar la información, debe dar clic en el boton

Se habilitará una ventana de búsqueda de información correspondiente a destinatario

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Allí podrá:

a) seleccionar si el destinatario es un usuario –persona natural-, Entidad u otra clase de empresas.

b) Se puede realizar la búsqueda cuando se tenga el número de documento o de identificación.

c) También se puede efectuar la búsqueda si se tiene el nombre del destinatario

d) Finalmente se da clic en

Si la búsqueda es efectiva, aparecera una ventana en la que debera sellecionar en la seccion de “COLOCAR COMO” el link que corresponde al

Lo que se seleccionó, se ubicara en el módulo de , y dado que la información sea correcta, se da clic en

.

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Inmediatamente se cerrará la ventana, y volveremos al

, con el objeto de que se complete la información como:

Dignatario: Corresponde a la persona que envio el documento. Asunto Medio de envío Descripción de anexos

e. al estar completa la información, se da clic en

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En ese momento, el sistema generara el número de radicación de salida.

Al quedar creado, se ubicara en la carpeta de salida del usuario.

7.5.1.2. PROCESO 2: ANEXAR EL DOCUMENTO WORD (WRITER)

1. Clic en el panel de carpetas, en el módulo de salida

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Se despliega una ventana en donde se encuentran todos los radicados de salida, entonces, para anexar un documento Word (writer) damos click en la fecha del radicado que se quiere.

Se despliega una ventana en donde se escoge la pestaña DOCUMENTOS.

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Luego, damos clic en el link

Enseguida se despliega una ventana en donde se confirmaran los datos del destinatario. En este punto, escogemos el archivo a anexar.

a. habilitar el campo de

b. Seleccionar el campo correspondiente al destinatario

c. Asunto (descripción) del documento a anexar.

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d. clic en para acceder a la plantilla prediseñada (documento ya elaborado).

Una vez cargado el documento, se da clic en y se espera hasta que aparezca un mensaje de confirmación ,

luego, si damos clic en . Nota: si el mensaje de confirmación no ha aparecido y se cierra la ventana, es posible que su documento no halla sido anexado.

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Una vez cerrada la ventana de DESCRIPCION DEL DOCUMENTO, se habilitara una ventana en donde se mostrara el registro correspondiente al archivo que ha sido anexado.

a. Área de estado del documento: mediante la herramienta de Vo. Bo., se verificara que el documento haya sido anexado correctamente, y por lo tanto, este listo para iniciar el envió del radicado.

b. El documento anexado será identificado temporalmente con el numero de radicación de entrada mas un consecutivo (esto mientras es aprobado el documento).

c. Atributos del archivo anexo.

d. Área de acciones a realizar: Dependiendo de los permisos asignados se pueden ejecutar acciones tales como Modificar, Borra o Radicar.

e. Vita preliminar del documento antes de radicar.

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Comprada la información, se hace clic sobre radicar para asignarle un numero, (el sistema pedirá confirmación de la acción).

Si se selecciono aceptar, el sistema emitirá una ventana donde se mostrara el numero de radicado, y ofrece la opción para ver el archivo antes de imprimirlo.

Si no se requiere modificar el documento, se imprimirá y se hará firmar. Para salir de la ventana se escoge otra opción, o se da clic en el botón atrás.

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7.5.1.3. PROCESO 3: ESCANEAR LA CARTA

1. Una vez que el documento esta radicado y firmado, se escaneara el mismo.

2. El archivo recibido vía e-mail, se guardara en el computador con el nombre del numero de radicado (tener en cuenta de no borra la extensión .pdf).

3. Ir al panel de radicación y escoger el módulo “asociar imágenes”.

Se habilitara una ventana, en donde se digitara el numero del radicado y se da clic en Buscar.

En seguida, se traerán los datos del radicado. a. Habilitamos el ultimo campo y

damos clic en b.

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Al hacer clic en , se habilitara la siguiente ventana

En ella se deberá:

a. Breve descripción de la acción a realizar.

b. Se carga el documento escaneado.

c.

De esta manera se asociara la imagen al documento radicado.

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7.6. DIGITALIZAR DOCUMENTOS

La digitalización de documentos consiste en asociar el correspondiente radicado a su imagen, tal que se pueda visualizar el mismo al momento de realizar una consulta. Esta operación (digitalizar) esta habilitada únicamente para los equipos que tienen instalado el scanner.

Para poder realizar esta actividad se deben seguir los siguientes pasos:

a) ingresar al aplicativo por medio del ejecutable instalado en el equipo.

b) Ingrese su clave y usuario (de orfeo) e ingrese.

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C) En seguida se habilitara una ventana con las siguientes opciones:

1. Dependencia que digitaliza.

2. se pueden visualizar los radicados que han sido digitalizados.

3. Imprimir sticker.

4. Digitalizar documento

5. Enviar imagen al digitalizador.

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Fuente: Tomado de https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo- 3.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc

6. Se encontraran un conjunto de opciones de configuración tales como:

Insertar páginas: para agregar nuevas hojas digitalizadas.

Radicación de salida: Permite visualizar todos los radicados de entrada y salida.

https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo-%203.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc

https://orfeogpl.info/svn/src/orfeo-%203.7.2p/Manuales/ayudaorfeo/Orfeo_ManualDelUsuario.doc

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Imprimir el sticker seleccionado: se deberá seleccionar para en el momento de dar clic en imprimir sticker, imprima solo el seleccionado, no un rango de stickers.

Mostrar configuración antes de empezar a escanear

7. visualizar el número de hojas digitalizadas por documento.

8. Eliminar la hoja actual

9. Borrar una selección de la imagen

10. En esta opción, se puede abrir una imagen para luego ser asignada a un radicado.

11. Grabar localmente la imagen que ha sido modificada.

12. Esta opción permite descargar la imagen del servidor para poder realizar modificaciones.

13. Esta función permite actualizar la imagen si ya se encuentra en el área local.

14. permite visualizar las hojas que han sido escaneadas.

15. Hoja actual.

Ahora bien, se debe tener en cuenta a la hora de digitalizar:

1. seleccionar las hojas digitalizadas según su estado (calidad) con el fin de evitar que se atasquen las hojas.

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2. Quitar cualquier elemento de las hojas que puedan impedir la correcta escaneada (ganchos, hojas pegadas, cintas, etc)

3. Numerar los folios de documento antes de digitalizarlas.

4. Configurar el escáner y establecer el tipo de hojas a digitalizar.

5. Verificar si el número de hojas del folio coinciden con las digitalizadas.

6. ver si la calidad de la digitalización es la requerida (esto para poder digitalizar de nuevo las que sean requeridas).

8. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES

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9. CONCLUSIONES

Después de realizar una evaluación de la gestión documental en la UIFCE, ORFEO fue

montado por los ingenieros y se plantea como la solución a la gestión documental para

toda la facultad. Al ser una herramienta relativamente nueva es normal que tenga errores

o que una implementación en algunos casos tenga imprevistos, pero en términos generales

ha sido un éxito y esperamos seguir colaborando a los ingenieros y avanzar hacia la

capacitación de todas las personas que hacen parte de el componente administrativo para

que ORFEO se consolide como una herramienta Libre poderosa que agilice muchos

procesos en la organización.

10. BIBLIOGRAFIA


Presentación_orfeo.ptt, Skina tech.

http://orfeogpl.org

http://orfeogpl.info/wiki

http://www.superservicios.gov.co/orfeoint/

Manuales. Video. Orfeo GPL sistema de Gestión. Extraído el 19 de septiembre de 2008 desde http://www.infometrika.com/orfeogpl/files/orfeoswf/ejemplos.swf

Orfeo GPL. Sistema de gestión. Extraído el 20 de septiembre de 2008 desde https://orfeo.superservicios.gov.co/

Orfeo GPL sistema de gestión. Extraído el 19 de septiembre de 2008 desde http://orfeogpl.org/ata/



http://orfeogpl.org/

http://www.superservicios.gov.co/orfeoint/

http://www.infometrika.com/orfeogpl/files/orfeoswf/ejemplos.swf

https://orfeo.superservicios.gov.co/


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