Edición Nº 1 / JULIO— AGOSTO 2 013

Revista informativa Unidad de Seguridad y Salud en el Trabajo

Nelson Mandela

Mejorar y mantener las condiciones de orden y limpieza Mejorar y mantener las condiciones de orden y limpieza

CLASIFICAR: Separa lo

necesario de lo innecesario.

ORDEN: Una lugar para cada cosa y cada

cosa en su lugar.

LIMPIEZA: Mejorar el nivel de

limpieza .

ESTANDARIZAR: Mantener el orden y la

LO MEJOR DE NO ORDENAR……..ES NO DESORDENAR

Originarias del Japón, las 5S son más que un programa de

orden y limpieza. En conjunto, representan una lógica de

trabajo, una manera de enfocarse en las tareas cotidianas

generando el cambio cultural requerido para sobrevivir en

el mercado. Por eso son universales, porque contribuyen a

crear disciplinas de trabajo.

Le proponemos una prueba. A continuación hay una se-

rie de preguntas. Si responde afirmativamente a más de

5, entonces está listo para implementar 5S en su oficina.

Pregunta Si / No 1 Las personas luchan por encontrar lapiceras, papel carpetas,

llaves, etc.?

2 Hay cosas tales como carpetas, documentos, equipamiento que no tienen dueño aparente?

3 Usted o sus colegas acumulan lapiceras, clips, revistas viejas en los cajones?

4 Hay papeles que ya no se usan y juntan polvo?

5 Hay elementos de seguridad tales como matafuegos dando vueltas y ya vencidos?

6 Hay cables sueltos y/o a la vista?

7 Hay carpetas viejas, sin etiquetar o rotas?

8 Es complicado para visitantes y/o clientes encontrar a la perso-na y/o escritorio adecuado?

9 Hay cestos de basura repletos? 10 Hay momentos donde faltan elementos de trabajo?

11 Hay espacio valioso ocupado por elementos indeseados o que no se usan?

12 Hay desorden generalizado en su oficina o lugar de trabajo?

13 Hay documentos, carpetas, papeles, brochures, etc. mezclados?

14 Hay polvo, suciedad, telas de araña en rincones y esquinas?

Entonces las 5S

Implementarlas en oficinas tiene beneficios concretos:

Crea lugares de trabajo organizados.

Mejora radicalmente el tiempo de búsqueda de documentos.

SEIRISEIRI--CLASIFICARCLASIFICAR

DESECHAR LO QUE NO SE NECESITA Eliminar del área de trabajo, todos los ele-mentos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor

EJERCICIO 1: Clasificar

¿ MI MATERIAL NECESA-

RIO ES…..?

¿ LO QUE PUEDO ELIMI-

NAR ES…..?

¿ Que Beneficios traer clasificar?

Sitio libre de cosas inservibles

Controlar mejor los inventarios

Eliminar el despilfarro.

Tener espacio para cosas que si son útiles.

Consiste en identificar los elementos que son necesarios en

el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y des-

prenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a apare-

cer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo

necesario.

Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo

que se usa menos de una vez al año. Sin embargo, se tiene

que tomar en cuenta en esta etapa de los elementos que,

aunque de uso infrecuente, son de difícil o imposible repo-

sición. Ejemplo: Es posible que se tenga papel guardado

para escribir y deshacerme de ese papel debido que no se

utiliza desde hace tiempo con la idea de adquirir nuevo pa-

pel llegado de necesitarlo.

Hoy existen incluso compañías dedicadas a la tercerización de almacenaje, tanto de documentos como de mate-

rial y equipos, que son movilizados a la ubicación geográfica del cliente cuando éste lo requiere.

De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de ar-

chivos, o en el almacén en la fábrica).

De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en

un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica).

De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja .

De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la

mano.

Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.

Pero no se puede desechar una soldadora eléctrica sólo porque hace 2 años que no se utiliza, y comprar otra

cuando sea necesaria. Hay que analizar esta relación de compromiso y prioridades. en el puesto de trabajo.

SEITON SEITON —— ORDENARORDENAR

EJERCICIO 2 : Organizándome

¿ Como puedo organizar mi área de trabajo ?

¿ Como puedo obtener benéficos ? ( Personales )

¿ Como puedo obtener beneficios ? ( Laborales

¿ Como implementar el orden?

Consiste en organizar los elementos que se clasificado como necesarios de modo que se pueda acceder a ellos con facilidad

¿ Que beneficios trae el ordenar?

Ambiente de trabajo más agradable.

Comunica orden y compromiso con el trabajo.

El aseo y la limpieza se puede hacer con mayor

facilidad y seguridad.

Se libera espacio.

El Seiton implica disponer en forma ordenada todos los

elementos esenciales que quedan luego de practicado el

Seiri, de manera que se tenga fácil acceso a éstos. Sig-

nifica también suministrar un lugar conveniente, seguro

y ordenado a cada cosa y mantener cada cosa allí.

Clasificar los diversos elementos por su uso y disponer-

los como corresponde para minimizar el tiempo de

búsqueda y el esfuerzo, requiere que cada elemento

disponga de una ubicación, un nombre y un volumen

designados. Debe especificarse no sólo la ubicación,

sino también el número máximo de ítems que se per-

mite en el lugar de trabajo.

Los elementos que queden en el lugar de trabajo deben colocarse en el área designada. La colocación de las di-

versas herramientas, suministros y trabajos en procesos deben estar ubicadas de acuerdo a señales o marcas

especiales. Las marcas en el piso o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas para el traba-

jo en proceso, herramientas, etc. Al pintar un rectángulo en el piso para delinear el área para las cajas que con-

tienen trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un espacio suficiente para almacenar el volumen máximo de

ítems. Al mismo tiempo, cualquier desviación del número de cajas señalado se hace evidente instantáneamente.

Las herramientas deben colocarse al alcance de la mano y deben ser fáciles de recoger y regresar a su sitio. Sus

siluetas podrían pintarse en la superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber cuándo se

encuentran en uso.

Esta fase del housekeeping esta íntimamente relacionada con el poka-yoke (método de prevención de fallas o

errores), así pues la colocación de los objetos en sus respectivos lugares implicará poder encontrar los mismos

con facilidad, evitar su extravío, e impedir posibles accidentes.

Es muy común en áreas administrativas el extravío de documentación, contratos y otro tipo de documentación

por falta del debido ordenamiento, lo cual trae aparejado importante pérdida de tiempo, como también la ausen-

cia de documentación de importancia en momentos claves, y la mala imagen que queda de la empresa ante los

ojos de clientes internos o externos.

Pon Orden por criterio de : Seguridad, Calidad y Eficacia

SEISO SEISO -- LIMPIEZALIMPIEZA: : Limpiar el sitio de trabajo , prevenir la suciedad y el desordenLimpiar el sitio de trabajo , prevenir la suciedad y el desorden

EJERCICIO 3 : Limpieza

¿ Como puedo limpiar mi

área de trabajo ?

¿ Como puedo obtener

benéfico? (Personales )

¿Como puedo obtener be-

neficios? (Laborales)

¿ Como implementar la limpieza?

¿ Que beneficios trae la limpieza?

Mejorar el bienestar físico y mental de los colaboradores de la empresa.

Se reduce los riesgos de que se produzca un accidente.

Se incrementa la visa útil de los equipos que se les da mantenimiento preventivo.

El trabajo de limpieza como inspección genera conocimiento sobre el equipo. No

se trata de una actividad simple que se pueda delegar en personas de menor cuali-

ficación.

Seiketsu Seiketsu -- Estandarizar : Estandarizar : Preservar altos niveles de organización, orden y limpiezaPreservar altos niveles de organización, orden y limpieza

Esta metodología nos permite mantener los logros alcanza-

dos con la aplicación de las tres primeras “ S “ para mantener

estándares de auto inspección y acciones de autocontrol.

Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible

que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos

innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras

acciones.

Desde décadas conocemos el principio escrito en numerosas

empresas: “Dejaremos el sitio de trabajo limpio como lo en-

contramos”. Este tipo de frases sin un correcto entrenamien-

to en estandarización y sin el espacio para que podamos rea-

lizar estos estándares, difícilmente crea compromiso para su

cumplimiento.

EJERCICIO 4 : Estandarizar

¿ Como puedo lograr la estandarización de mi

puesto de trabajo ?

¿ Como la puedo mantener ?

¿ Que beneficios puedo obtener ?

Significa eliminar el polvo y suciedad de una lugar de trabajo.

También implica inspeccionar el equipo durante el proceso de

limpieza, por el cual se identifican problemas de escapes,

averías, fallos o cualquier tipo de fugas.

La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funciona-miento de los equipos y la habilidad para producir artículos de calidad. La limpieza implica no únicamente mantener los equi-pos dentro de una estética agradable permanentemente, sino también crear y mantener un pensamiento superior al simple de limpiar. Exige que identifiquemos las fuentes de suciedad y contaminación para tomar acciones de raíz para su elimina-ción; de lo contrario, sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo. Se trata de evitar que la sucie-dad, el polvo, y las limaduras se acumulen en el lugar de tra-bajo.

SHITSUKESHITSUKE—— Disciplina: Disciplina: Convertir en hábitos los métodos establecidos y estandariza-Convertir en hábitos los métodos establecidos y estandariza-

dos, desarrollando una cultura de auto control dentro de la empresa.dos, desarrollando una cultura de auto control dentro de la empresa.

EJERCICIO 5 : Disciplina

¿ Como puedo ser disci-

plinado en mi trabajo ?

¿ Que beneficios trae la limpieza?

Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa.

El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo llegar cada día .

Existe un mayor respeto entre los colaboradores.

Mejora nuestra eficacia.

PARADIGMAS HACIA LAS 5’ SPARADIGMAS HACIA LAS 5’ S

ME PAGAN POR TRABAJAR, NO POR LIMPIAR

A veces, el personal acepta el desorden como condición inevitable de su estación de trabajo. El colaborador no

se da cuenta del efecto negativo que un puesto sucio y desordenado tiene sobre su propia seguridad, calidad de

su trabajo y la productividad de la empresa.

LLEVO 10 AÑOS……...POR QUE DEBO LIMPIAR ?

El colaborador considera que es tiene muchas experiencia y que no debe limpiar, que esta es una tarea para las

personas con menos experiencia.

Por el contrario, la experiencia le debe ayudar a comprender mejor sobre el efecto negativo de la suciedad y el

desorden en su puesto de trabajo.

NECESITAMOS MAS ESPACIO PARA GUARDAR TODO LO QUE TENEMOS

Su primera reacción ante la necesidad de mejorar el orden es pedir mas espacio para guardar los elementos que

tiene. El frecuente comentario es “….jefe necesitamos un nuevo armario para guardar todo esto….?

NO VEO LA NECESIDAD DE APLICAR 5’S

Muchas veces el colaborador no ve las necesidades de cambios, la oportunidad de mejoras y sobre todo el poder

aplicar a su vida laboral y personal.

Disciplina significa convertir en hábito el empleo y utilización

de los métodos establecidos y estandarizados para el orden y

la limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los be-

neficios alcanzados con las primeras “S” por largo tiempo si

se logra crear un ambiente de respeto a las normas y están-

dares establecidos.

Su aplicación nos garantiza que la seguridad será permanen-

te, la productividad se mejore progresivamente y la calidad

de los productos sea excelente.

Shitsuke implica el desarrollo de la cultura del autocontrol dentro de la empresa. Si la dirección de la empresa

estimula a que cada uno de los integrantes aplique el Ciclo Deming en cada una de las actividades diarias, es

muy seguro que la práctica del Shitsuke no tendría ninguna dificultad. El Shitsuke es el puente entre las 5S y el

concepto Kaizen o de mejora continua. Los hábitos desarrollados con la práctica se constituyen en un buen mo-

delo para lograr que la disciplina sea un valor fundamental en la forma de realizar un trabajo.

LA SEGURIDAD LABORAL ¡ LA HACEMOS TODOS !

La Seguridad Laboral no es sólo un

asunto de control sino también de

conciencia social

“PREVENIR ANTES QUE LAMENTAR”