Optimizando el correo y la colaboración entre los usuarios

Alvaro GodoyGerente de Tecnologías de la Información Grupo Melón S.A. 

Santiago, 24 de Mayo 2012alvaro.godoy@melon.cl

Agenda

• Contexto

• Evaluación

• Cronograma

• Beneficios

• Factores de Éxito y Siguientes Pasos

Melón, 100 años construyendo contigo

Cemento Melón es una de las marcas de mayor tradición en Chile, creada en 1908 con una larga historia y un alto prestigio en el mercado de la construcción. Hemos participado en conjunto con nuestra División de Hormigones en la construcción de obras emblemáticas en nuestro país tales como el Estadio Nacional, el Casino de Viña del Mar, Central Hidroeléctrica de Rapel, el Metro, la Torre Entel y CTC, la Autopista Costanera Norte, Túnel San Cristóbal, Edificio Titanium, entre otros.

1910-1920 1930-1940 1950-1960 1970-1980 1980-2000 1980-2000 2000-2009

Líder en Chile en la Industria de Materiales de Construcción

El grupo esta formado por 4 divisiones: Cementos – Hormigones – Áridos y Morteros.

3 plantas cementeras, alrededor de 60 de hormigón, 6 de áridos y una de morteros.

Cuenta con alrededor de 1000 empleados distribuidos desde Arica a Punta Arenas

Melón, 100 años construyendo contigo

A mediados del 2010 decidimos renovar el sistema de correo, dada la antigüedad del vigente y los negativos efectos sobre él, provocados por la desvinculación

con la anterior Casa Matriz:

On PremiseCloud

Inicialmente buscamos soluciones On Premise, pero rápidamente incorporamos a la

evaluación aquellas Cloud.

• Restricciones de Espacio o Cuotas por Usuario• Pérdida del Chat Corporativo• Esfuerzos por Re-certificar el sistema (re-instalar con nuevo dominio)• Dificultades para integrar últimas versiones de Blackberry e Iphone 3G• Pobreza funcional:

             Sin ordenamiento por conversación         Pocas facilidades para hacer búsquedas         Dificultades para ofrecer el sistema en Internet          Dificultades para conseguir un buen antispam         Ineficiencia para compartir archivos (links v/s archivos adjuntos)         Altos costos de administración  

Se hizo una comparación basada en el grado de cumplimiento a Requerimientos Funcionales y Características Técnicas (Cualitativas) y en

base a los Costos en Flujos a 5 años

La evaluación inicial nos llevó, luego, a explorar las soluciones Cloud en mayor detalle.

Dentro de las soluciones Cloud, Google tenía mucha ventaja en Referencias Comprobables en la Región

=> Se decidió explorar en detalle su Riqueza Funcional, así como conocer Experiancias Reales en empresas dentro y fuera de Chile.

=> Se eligió Google

• Desapareció el paradigma respecto a que soluciones Cloud tenían menor funcionalidad.

• Las soluciones Cloud presentaban ventajas de costo

• Las soluciones Cloud ya estaban presente en importantes empresas

El proceso de evaluación de alternativas fue relativamente largo

Marzo 2010

Identificación de opciones a comparar

Mayo 2010

Lista Corta con Opciones Cloud

Agosto 2010

Decisión por Google e Inicio

de Pilotos

Sep 2010

Término exitoso del Pilotos e inicio de

HabilitaciónDespliegue Total

Octubre  2010

Piloto Técnico: Equipo de TI 12 personas, una semana.

Inicio de Piloto:  70 Usuarios

Representativos, capacitación.  

Semana 1 Semana 2 Semana 6

Término de Piloto e Inicio de Preparación de

Migración a Google

Migración a Google Partida Simultánea  para

todos los usuarios  (Go Live)

Semana 7

Término de Soporte al Arranque  y Capacitaciones

 varias a segmentos especiales de usuarios

Semana 10

Campaña de Comunicación a Toda la Empresa

Proceso de Evaluación, Elección y Comunicación: 

Proceso de Implantación:

Las nuevas herramientas están teniendo gran aceptación, provocan entusiasmo, y generan los beneficios esperados y otros nuevos

Experiencia de los Usuarios• Funcionalidad y Facilidad• Accesibilidad • Colaboración• Personalización• Frecuentes Innovaciones y Mejoras (evolución)• Autonomía• Single Sing On• Gran Espacio para almacenar• ¡ DOCS !• ¡ SITES !  

Asuntos Técnicos y Soporte• Poca necesidad de recurrir a Soporte• Alta Disponibilidad de Google• Virus y Spam     ¡ temas resueltos! • Administración (mantenimiento, políticas, se …)

Otras Oportunidades con la Familia GOOGLE:  o Smartphones con Android, o Marketplace o App Engine 

Percepción Inicial y Resultados a la fecha

Junto con las preocupaciones esperables de los usuarios,  funcionalidad, facilidad, acceso, capacidad de almacenamiento, etc. hubo dos aspectos especiales a tener en cuenta

Seguridad  y Privacidad de la Información    o Los datos son de la empresa (cliente-usuario)o Los datos están respaldados en muchos servidores

(arreglo de discos)o Solo pueden acceder Administradores del dominioo La duración en la permanencia de los datos, es acordada.o Google Apps cumple con los requisitos de Privacidad  y

Garantía de Seguridad de los estados Unidos y está registrado en el Programa de Privacidad y Garantía de Seguridad del Departamento de Comercio de los Estados Unidos. 

o Google Apps ha pasado bien y se ha certificado SAS 70 tipo II 

o Google utiliza hardware personalizado con un SO y un sistema de archivos propio en sus centros de datos, con lo cual se protege de amenazas tipo hackers 

o Diseño de toda la Infraestructura redundante y distribuida, tal que se garantiza disponibilidad permanente.

o  

Principales preocupaciones 

Principales factores de éxito y lecciones aprendidas

• Adecuada Evaluación Previa:o Opciones On Premise, Cloud  e inlcuso Híbridos o Evaluación a largo plazoo Referencias, Experiencias  y  Lecciones Aprendidas

• Pilotos:o Pilotos técnicos, para early adopters y para lídereso Capacitaciones a algunos grupos: secretarias, gerentes

• Gestión del Cambioo Preparar expectativas de usuarioso Early Adopterso Usar medios audiovisuales y de mercadotecniao Site (Intranet inicial de Autoayuda)

• Apoyo Total de la Alta Dirección• Migración de Correos

o Ojalá mínima• Soporte adicional para el despliegue• Single sign On• Monitoreo de consumo de

ancho de banda antes y después del despliegue

Principales factores de éxito

• Importancia del Navegadoro Aplicaciones antiguas no funcionan bien con nuevos navegadores

• Aplicaciones hechas en Lotus Noteso Buscar nuevas aplicaciones para poder migrar oportunamenteo Cuentas de correo relacionadas con aplicaciones o para 

                 envíos masivos, deben resolverse a través de otras casillas

• La integración con Blackberryso No se integra 100% bien (las citas no se pueden aceptar/no aceptar)

• Partner:o Experiencia (en producto, proyectos y servicio de

soporte: Soluciones Orión y Google).o Relación de largo plazo.o Implementación (partner con mucha experiencia en producto,

servicio y proyectos)  

PERÚ

Siguientes pasos con Google

•  Paulatina incorporación de DOCS como Ofimática

•  Desarrollo de Intranets Departamentales con Sites

•  Aplicaciones desarrolladas con App Engine

•  Full movilidad con dispositivos móviles con Android

  ¡ Continuar con el desarrollo de estrategia Cloud !

Optimizando el correo y la colaboración entre los usuarios

Alvaro GodoyGerente de Tecnologías de la Información Grupo Melón S.A. 

Santiago, 3 de Agosto 2011alvaro.godoy@melon.cl