Optimización de procesos orientada a la gestión documental · 2018-02-22 · para la...
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Optimización de procesosorientada a la gestión documental
Jordi Serra Serra
I Conferência Internacional deGestão da Informação e Arquivos (CIGIA)
3 Noviembre 2017Albergaria-a-Velha
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Plan de trabajo
• El gobierno integrado de la información• El análisis de procesos y el sistema de gestión documental
• La identificación y caracterización de series documentales
• La mejora y automatización del sustratodocumental
• La derivación del circuito documental
• La optimización del circuito documental
• La deshibridación del circuito documental
• La automatización del circuito documental
• La datacentrización del circuito y la matriz de variables
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EL GOBIERNO INTEGRADO DE LA INFORMACIÓN
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Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
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El sistema invisible
CapturaCaptura RegistroRegistro ClasificaciónClasificaciónAlmacenami
entoAlmacenami
entoUtilizaciónUtilización DisposiciónDisposición
Algún proceso formal para indicar
que lo controlo (p.e. sello)
Algún criterio (y código) para identificar de qué
se trata y quién lo puede ver y manipular
Una selección y eliminación
periódica de lo que ya no sirve
Una breve anotación en
alguna hoja de seguimiento
Algún espacioque me inspire
confianzadonde guardar los documentos
Una breve anotación en la hoja de
seguimiento de a quién le he pasado
los documentos
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
El sistema de gestión documental ...
Es lo que hace que los documentos de una organización sean ...
• Fiables
• Auténticos
• Íntegros
• Usables (accesibles)
Y lo hace de manera ...
• Fiable
• Íntegra
• Obediente (conforme)
• Global (exhaustiva)
• Sistemática(perdurable)
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...“Declaring a document to be a record”...
Documento
Relacionado con su contexto y vinculado a otros documentos
•Fiable
•Auténtico
Ubicado en un entorno controlado que permite que sea gestionado adecuadamente
•Integro
•Usable (accesible)
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Clasificar y describir
Reg
las
bás
icas Quién lo puede ver y
modificarAcceso y uso
Cuanto tiempo y cómose debe conservar
Conservación y eliminación
Reg
las
exte
nd
idas
Quién lo debe ver Publicidad y reutilización
Cómo se debe proteger Vitalidad y seguridad
Reg
las
din
ámic
asQué forma debe tener Formato y estructura
Cómo se debe tramitarFlujo y canal de
tramitación
Mapeode
procesos
Mapeode
sistemas
Mapeode datos
Mapeode series
Mapeode
agentes
Paso 1: ubicar (contextualizar) Paso 2: actuar (predeterminar)
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Planteamiento ontológico
RIC-CMCIA/ICA (EGAD)
Record
Record setRecord comp.
Agent
AgentOccupation
Position
Function
FunctionActivity
Mandate
MandateDocum. form
Concept/ThingDatePlace
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Política de gestión documental
Mapa de series documentales
Implantación del sistema
Procedimientos de GD
Inventario de sistemas
Normativa externa
Cuadro de productores
Cuadro de clasificación
Reglas de conservación
Reglas de acceso y uso
Tipos documentales
Circuitos documentales
LAN yfísicos
ECM / ERM ERP / EAI BPM
(Red de) Depósitos
Modelos de documento
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Qué ámbitos forman partedel gobierno de la información
Gestión documental
(RIM)
Auditoría(compliance)
Tecnologías de la Información
Legal (eDiscovery)
Privacidad
Y gestiónde
procesos!
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Los procesos en la organización
Proveedor Input Proceso Output Cliente
Proveedor Input Proceso Output Cliente
Proveedor Input Proceso Output Cliente
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Estándares de modelaje y parametrización
• Unified Modeling Language (UML)
• Business Process Modeling Notation (BPMN)
• XML Process Definition Language (XPDL)
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Business Process Management (BPM)
• Business Process Management (BPM) is a means
to study, identify, change and monitor business
process.
Análisis y mejora
ModelajeImplantación tecnológica
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Business Process Management (BPM)
Análisis y mejora
ModelajeImplantación tecnológica
APS
Lean &Six Sigma
BPMN
XPDL
BPEL
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El vínculo con la gestión documental
Análisis y mejora
Identificar las evidencias
equivalentes a documentos y fijar sus características
Indicar cómo debe tratar el sistema
las evidencias identificadas
Modelaje e implantación tecnológica
Dentro de unos procedimientos homogéneos de gestión documental, y de acuerdo con una política conjunta para toda la información de la organización
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Aportaciones documentales
• A la definición del procedimiento (BPM/Aplicaciones)• Identificación del sustrato documental (evidencias)• Definición y mejora del circuito documental
• A la definición de funciones de gestor documental(DM)• Criterios de clasificación (identificación de series)• Criterios de descripción y herencia de metadatos• Representación de las entidades supertipo (expediente-documento)• Normalización documental (tipos vinculados a las fases del procedimiento)• Procedimientos de gestión de documentos integrados en los procedimientos de
negocio
• A la definición de funciones de gestor documental (RM)• Ciclos de vida y políticas de retención y preservación• Definición del régimen de acceso y protección de datos• Definición de riesgos (carácter vital)
• A la definición del sistema de archivo permanente• Procedimiento de generación del paquete de información de transferencia
IdentificarAgrupaciones!
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EL SUSTRATO DOCUMENTAL DE LOS PROCESOS
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Las agrupaciones documentales "naturales"
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta
Unidad documental simple
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Nivelfuncional
Nivelorgánico
Las agrupaciones documentales: niveles
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta
Unidad documental simple
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Clasificación vs. Agrupación
Clasificación
Función
Actividad
Transacción
Agrupación
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta
Unidad documental simple
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Clasificación vs. Agrupación: MoReq2010
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Las agrupaciones documentalescomo resultado de los procesos de trabajo
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta (expediente)
Unidad documental simple (documento)
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Las agrupaciones documentalescomo resultado de los procesos de trabajo
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta (expediente)
Unidad documental simple (documento)
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Las agrupaciones documentalescomo resultado de los procesos de trabajo
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta (expediente)
Unidad documental simple (documento)
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Las agrupaciones documentalescomo resultado de los procesos de trabajo
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta (expediente)
Unidad documental simple (documento)
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Las agrupaciones documentalescomo resultado de los procesos de trabajo
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta (expediente)
Unidad documental simple (documento)
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Las agrupaciones documentalescomo resultado de los procesos de trabajo
Fondo
Subfondo
Serie documental
Unidad documental compuesta (expediente)
Unidad documental simple (documento)
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Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
1 Procedimiento = 1 expediente?
No, por la procedencia
Tramitación del pago de una factura
Expediente de la Unidad de
Compras
Expediente de la Unidad de Contabilidad
Pero ahora...
Tramitación del pago de una factura
Expediente del pago de la
factura
Acceso de la Unidad de Compras
Acceso de la Unidad de
Contabilidad
Serra, Jordi. "A.3 Fundamentos de gestión documental; Las agrupaciones documentales". Material docente del Máster en Gestión Documental e Información en las Empresas. Universidad de Barcelona, octubre de 2011.
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Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
¿Expediente electronico único?
A.1 B.1 C.1
Serra Serra, Jordi. "Una interpretación metodológica de la norma ISO 15489para la implantación de un sistema de gestión de documentos". En: JornadasIbéricas de Arquivos Municipais; Políticas, Sistemas e Instrumentos. Lisboa, 4 y5 de Junio de 2013.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
A. Gestión de subvenciones
A.1. Gestión de subven. por convenio
A.2. […]
B. Legislación y asuntos jurídicos
B.1. Elaboración de convenios
B.2. […]
C. Gestión de los recursos económicos
C.1. Gestión de los gastos
C.2. […]
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Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
1 Procedimiento = 1 expediente?
Pero en función de lectura competencial y de procesos…
Tramitación de
subvenciones
Expediente de la subvención
Acceso de la Unidad de Compras
Acceso de la Unidad de
Contabilidad
Tramitación de pagos
Expediente del pago de la
factura
Acceso de la Unidad de Compras
Acceso de la Unidad de
Contabilidad
Serra, Jordi. "A.3 Fundamentos de gestión documental; Las agrupaciones documentales". Material docente del Máster en Gestión Documental e Información en las Empresas. Universidad de Barcelona, octubre de 2011.
Relaciónfuncional
¿Qué tipo de relación
preferimos?
¿Cuál es más común?
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Tipos de relaciones
• Estructurales (funcional)
• De continuidad (antecedente/consecuente)
• De derivación (primaria/secundaria)
• De dependencia (relacionada/recapitulativa)
• De contenidoSerra Serra, Jordi. "Una interpretación metodológica de la norma ISO 15489 para la implantación de un sistema de gestión de documentos". En: Jornadas Ibéricas de Arquivos Municipais; Políticas, Sistemas e Instrumentos. Lisboa, 4 y 5 de Junio de 2013.
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LA MEJORA Y AUTOMATIZACIÓN DEL SUSTRATO DOCUMENTAL
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Restricciones
• No realizaremos análisis de valor de las actividades del procedimiento. Actuaremos únicamente sobre el circuito documental.
• No modificaremos la interacción con los agentes externos. Actuaremos únicamente sobre el sustrato de los agentes del procedimiento primario (back-office).
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Fase 1: descripción
• Identificar y categorizar el sustrato documental del procedimiento.
1. Diagramar el procedimiento
2. Derivar el circuito documental
3. Identificar acciones sustantivas (esenciales)
4. Agrupar en series documentales
5. Identificar órganos competentes
6. Caracterizar las series documentales
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Fase 2: optimización
• Modificar el circuito documental para que cumpla los requisitos de serie primaria.
1. Analizar los documentos esenciales de las series primarias e identificar inconsistencias relativas a:
1. Completitud
2. Originalidad
2. Modificar el circuito documental
3. Modificar el diagrama del procedimiento
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Requisitos documentales de terminación de un procedimiento (serie primaria)
• Que se hayan documentado todas las acciones (sustantivas) de la tramitación.
• Que esta documentación esté recogida en un solo expediente lógico original.
• Que este expediente esté custodiado por la unidad responsable de la tramitación.
• Que los documentos estén en el soporte adecuado para su futura disposición.
Serra, Jordi. "A.3 Fundamentos de gestión documental; Las agrupaciones documentales". Material docente del Máster en Gestión Documental e Información en las Empresas. Universidad de Barcelona, octubre de 2011.
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Fase 3: deshibridación
• Modificar el circuito documental para eliminar la hibridez.
• Analizar la homogeneidad de los formatos y destinos de las series, e identificar los documentos a modificar
• Modificar el formato y destino de todas las instancias de cada documento afectado
• Modificar el diagrama del procedimiento
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Fase 4.1: automatización amodelo docucéntrico
• Modificar el circuito documental incorporando un gestor documental.
1. Incorporar el gestor documental como destino de los documentos esenciales (expediente compartido)
2. Suprimir las redundancias documentales esenciales (copias)
3. Sustituir los documentos de envío por mensajería implícita
4. Modificar el diagrama del procedimiento
5. Parametrizar el gestor documental y de procesos
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Actividad
ProductorProductorProductorProductor
La tramitación en papel y ofimática(híbrida) sin sistema de soporte
Fondo 1
Subfondo 1.1
Serie 1.1.1
Subfondo 1.2
Serie 1.2.1
Subfondo 1.3
Serie 1.3.1
Fondo 2
Subfondo 2.1
Serie 2.1.1
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Actividad
ProductorProductorProductorProductor
La tramitación 100% electrónicacon sistema de soporte (privado)
Fondo 1
Subfondo 1.1
Serie 1.1.1
Subfondo 1.2
Accés a 1.1.1
Subfondo 1.3
Accés a 1.1.1
Fondo 2
Subfondo 2.1
Serie 2.1.1
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Actividad
ProductorProductorProductorProductor
La Tramitación 100% electrónicaen sistema colaborativo
Fondo 1
Subfondo 1.1
Serie 1.1.1
Subfondo 1.2
Acceso a 1.1.1
Subfondo 1.3
Acceso a 1.1.1
Fondo 2
Subfondo 2.1
Acceso a 1.1.1
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Modelos de automatización de flujos
Document based(docucéntrico)
• Viajan documentos (objetos)
• Definición funcional a través del circuito documental
• Expediente único compartido
• Duplicidad de informaciones
Data/message based(datacéntrico)
• Viajan datos, a través de formularios y mensajería (email/SOAP)
• Definición funcional a través de la matriz de variables
• Repositorio de datos único o integraciones (EAI)
• Dato único reutilizable
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Fase 4.2: automatización amodelo datacéntrico
• Modificar el circuito documental para que sea en lo posible datacéntrico.
1. Incorporar un sistema de información como destino de los documentos esenciales
2. Substituir por datos los documentos esenciales que sea posible
3. Elaborar la matriz de variables de información de todos los documentos constituidos por datos
4. Modificar el diagrama del procedimiento
5. Parametrizar el sistema de información
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Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
El panorama de entidades a gestionar se ha hecho más complejo...
Documento
Correoelectrónico
Documento born digital
Datosestructurados
(transaccionales)
ContenidosWeb
Redessociales
Datosestructurados
(abiertos)
Datosestructurados
(enlazados)
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Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
¿Documento o dato? Dos modelos
Docucéntrico
• Orientado al documento-objeto.
• Basado en la gestión de ficheros.
• Autenticación por firma electrónica o equivalente.
Datacéntrico
• Orientado a los datos.
• Basado en la gestión de cadenas de bytes.
• Autenticación por pista de auditoría o metadatos.
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
El concepto de expediente
• Unidad organizada de documentos agrupados por estar relacionados con el mismo tema, actividad o transacción. (ISAD-G)
• No es un simple contenedor.
• Es una entidad con significación propia.
• Es al mismo tiempo un recurso para su gestión.
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Estados del expediente
Contenedor
Documento (esencial)
Documento (de enlace)
Documento (esencial)
Documento (esencial)
Documento (de enlace)
Documento (esencial)
Documento (de enlace)
Y sigue…
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Índice (foliado)
Estados del expediente
Contenedor
Documento 1/5
(esencial)
Documento 2/5
(esencial)
Documento 3/5
(esencial)
Documento 4/5
(esencial)
Documento 5/5
(esencial)
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
Los tipos documentales (clases)
Nivel de definiciónNivel de
definiciónTipo de
contenidoTipo de
contenido
Serie
Expedientes
Componentes transversales
Componentes específicos
Documentos o evidencias
Transversal
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Jordi Serra Serra - I CIGIA - 3 Noviembre 2017 - Albergaria-a-Velha (Portugal)
La herencia de atributos
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Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
Creación de subtipos documentalesy herencia de atributos
Expediente
Expediente con gasto
Expediente de
subvención
ExpedienteExpediente con gasto
Expediente de subvención
Clasificación P H H
Productor P H H
Número P H H
Fecha inicio P H H
Fecha cierre P H H
Interesado P H H
Importe inicial P H
Importe final P H
Convocatoria P
Objeto P
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La elección del supertipo determinael modelo de implementación
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Expediente
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Jordi Serra Serra - Asociación de Archiveros de Navarra - Pamplona, 7 de Marzo de 2014
La elección del supertipo determinael modelo de implementación
System
SysObject
Folder DocumentVirtual
document
System
Item
Folder DocumentDocument
set
List item
Expediente Expediente
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