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PROCESO CONTROL FINANCIERO DE CUENTAS CÓDIGO CFPD02

PROCEDIMIENTOPROCESAMIENTO DE OPERACIONES

FINANCIERAS SOBRE LAS CUENTAS POR COBRAR PARA CIERRE PERIODICO

VERSIÓN 3

ELABORÓ: Coordinador Grupo de Control Financiero de Cuentas Profesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ:

Subdirector FinancieroJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ:

Secretario General

FECHA: 31/07/2019

FECHA: FECHA:

OBJETIVORealizar cierre periódico de las cuentas por cobrar mediante el registro, validación, depuración y conciliación, de las variables que afectan dichas cuentas tales como: recaudo, revocatorias, nuevas liquidaciones y ajustes, con el fin de conocer las obligaciones a favor de la Superintendencia Nacional de Salud por concepto de Tasa - Contribución y Sanciones, al cierre de cada mes, para generar información cualitativa y cuantitativa sobre el estado de las cuentas por cobrar.

ALCANCE

Inicia con la recepción de la información que afecta las cuentas por cobrar reportados por las áreas fuente y documentación de ajustes derivados de los procesos de depuración, continúa con el análisis, la validación, registro en las aplicaciones dispuestas por la Superintendencia Nacional de Salud para el control de las cuentas por cobrar por concepto de Tasa – Contribución y Sanciones para el registro en SIIF Nación, finaliza con los procesos de cierre periódico y conciliación con las áreas que intervienen.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica a los procesos relacionados con la Gestión Financiera y la Gestión Jurídica de la Superintendencia Nacional de Salud.

DEFINICIONESAjuste: Movimiento débito o crédito que afecta las cuentas por cobrar incrementando o disminuyendo su valor, soportado en acciones como: Depuración contable, decisiones del Comité de Sostenibilidad Contable o de Cartera, levantamiento de pagos por requerimiento del vigilado, revocatoria, reaplicaciones de pagos por causación y pago simultaneo entre otras.Conciliación: Proceso mediante el cual se verifican los movimientos que afectaron las cuentas por cobrar durante el mes, conforme a la competencia de las áreas fuente de la información y de recepción de esta, para establecer diferencias o igualdad y conforme al caso definir las acciones a seguir.Manual de Políticas: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución de las actividades, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución y el Nuevo Marco Normativo Contable enmarcado en las Normas Internacionales NIIF.

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VERSIÓN 3

Movimiento bancario: registros presentados en las cuentas bancarias durante periodos de tiempos establecidos por concepto de recaudo. Nueva Causación: Nuevo Acto administrativo o factura que implica una obligación monetaria por parte de terceros en favor de la Superintendencia Nacional de Salud.Recaudo: Transacciones de ingresos realizadas por terceros en las diferentes cuentas bancarias de la Entidad.Revocatoria: Anulación de un acto administrativo o factura.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 1438 de enero 19 del 2011, Artículos 120, 130, 131, y 137. “Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud”

Las multas impuestas por la Superintendencia Nacional de Salud serán apropiadas en el Presupuesto General de la Nación como recursos adicionales de la Superintendencia Nacional de Salud

Ley 1949 del 8 de enero de 2019, fortalece la capacidad institucional de la Supersalud en materia de sanciones, redefine algunas de las competencias de la entidad y le da mayores herramientas para ejercer sus funciones de vigilancia y control.

La Superintendencia Nacional de Salud podrá imponer multas de hasta 8.000 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) a entidades bajo su control, y hasta por 2.000 SMLMV para las personas naturales,

Decreto 111 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto".

Apropiación de recursos de la Superintendencia Nacional de Salud, en el Presupuesto General de la Nación.

Resolución 400 de 2000 - Contaduría General de la Nación. Regula las normas y principios de contabilidad pública aceptadas en Colombia y dicta otras disposiciones.

El ejercicio de validar la razonabilidad de las cuentas por cobrar que afectan los activos de la entidad y por ende los estados financieros.

Resolución 116 de 2007 “Por la cual se adopta el Reglamento del Procedimiento Administrativo Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud”

Esta Resolución Regula el Procedimiento Administrativo Coactivo de la entidad, y se constituye en el marco de Referencia para las actuaciones orientadas a este efecto.

Resolución 357 de 2008 - Contaduría General de la Nación. Por medio de la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.

Como fundamento del control interno, se establecen mecanismos para la supervisión continua en cumplimiento de las metas previstas por la dependencia, así como los procedimientos de control para la gestión, como base para la optimización de los recursos públicos.

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VERSIÓN 3

Resolución 845 de mayo 25 del 2015 “Por medio de la cual se reglamenta el procedimiento para la devolución de recursos por concepto de mayores valores pagados y del pago de lo no debido”

Artículo 3 Numeral 3.2 Verificación de la existencia de deudas pendientes a favor de la Superintendencia Nacional de Salud, mayores valores pagados y el pago de lo no debido, así como los soportes y antecedentes de lo solicitado.

Resolución 2630 de diciembre 15 del 2015” Por la cual se adopta el reglamento interno de remisión de títulos ejecutivos al Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva”

Esta Resolución Regula los documentos que conforman el titulo ejecutivo.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1- Los responsables definidos por la Subdirección Financiera validaran y registraran el 100% de los movimientos de recaudo, revocatorias,

nuevas liquidaciones y ajustes por todos los conceptos que le sean reportados durante el periodo y se encuentren debidamente soportados, previo al registro en el SIIF Nación.

2- Al cierre de cada mes se conciliará entre el Grupo de Control Financiero de Cuentas de la Subdirección Financiera y el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica las cuentas por cobrar por las diferentes fuentes en el nivel de detalle que este requiera, concluido el proceso se enviará formalmente los archivos pormenorizados.

3- Previo al cierre de cada mes se adelantará la conciliación entre el Grupo de Control Financiero de Cuentas de la Subdirección Financiera y la Delegada de Procesos Administrativos involucrados en la conciliación de las Cuentas por Cobrar por concepto de sanciones a favor de la SNS.

4- El cierre de las aplicaciones dispuestas para la administración de las cuentas por cobrar se ejecutará el último día del mes.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1 Recibo nuevas liquidaciones para validación y/o registro en el sistema.

Recibo de las áreas fuente o a través de reporte generado por las aplicaciones dispuestas por la Supersalud, la información sobre nuevas liquidaciones para validación y registro en medio físico o digital.

Grupo de Control Financiero de Cuentas

Profesional – Grupo de Control Financiero de Cuentas

-Delegada de Procesos Administrativos -Grupo de Notificaciones

Memorando

Formato PAFT09 solicitar

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




El profesional realiza la validación y/o el registro de la nueva liquidación identificando si la misma cuenta con un registro automático o requiere de registro manual según la fuente.

Sanciones: Según lo expuesto en el procedimiento PAPD04, frente a la inexistencia de expediente digital y una vez superadas las etapas de notificación que dejan en firme la cuenta por cobrar, la Delegada de Procesos Administrativos, remite con memorando el formato PAFT09, relacionando las sanciones que tuvieron lugar en el periodo, con base en él se realiza el registro en la aplicación dispuesta por la SNS, posteriormente se genera el reporte de estado de cuenta que será enviado a la Delegada de Procesos Administrativos con copia al Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva a través de memorando.

Tasa-Contribución: Las nuevas cuentas por cobrar para causación serán aquellas que una vez superadas las etapas de notificación se

-Secretaria General.

Certificación de valor por cobrar

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




encuentren en firme, como soporte constará el reporte de la aplicación SGT y COBRA, dispuestas por la SNS en la que se detallen dichas obligaciones.

2

Reporte de nuevas liquidaciones para validación y registro en el SIIF Nación.

Se relacionarán las Nuevas Liquidaciones por fuente en el formato CFFT13 “Control de Registro Nuevas Liquidaciones” con el fin de ser enviadas por medio del correo electrónico al responsable asignado por la Subdirección Financiera para que realicen la validación y el registro de las operaciones financieras que afectan las cuentas por cobrar en el SIIF Nación.


Profesional Grupo de Control Financiero de Cuentas

Grupo de TesoreríaGrupo de ContabilidadGrupo de Presupuesto

Formato - CFFT13 Control de Registro Nuevas Liquidaciones

3

Descargar del Portal Bancario el Movimientos Diario de Bancos

Descargar del portal bancario el archivo correspondiente al movimiento diario de bancos en el que se contengan mínimo; fecha de ingreso al banco, valor del recaudo, cuenta bancaria, información complementaria aportada por la entidad financiera asociada a la identificación del responsable del recaudo. Enviando al Grupo de Control Financiero de Cuentas el reporte por fuente.

Grupo de Tesorería Coordinador

Tesorería No Aplica Correo electrónico

4 Validación de operaciones

Recibo por correo electrónico del Grupo de Tesorería el movimiento diario de bancos. Grupo de

Profesional Control

Correo electrónico

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




automáticas y validación y registro de los Movimientos diarios de Bancos

Por fuente; Tasa, Contribución o Sanciones, el responsable de la administración, adelanta las validaciones según el medio de pago utilizado; Pago seguro electrónico PSE, recibo con código de barras o transferencia electrónica.

Pago seguro electrónico PSE: La imputación del pago es en tiempo real.

El profesional a cargo de la administración de la fuente procede a validar que exista coincidencia exacta entre el valor de cada transacción relacionada en el movimiento diario de Bancos (fuente, fecha, valor, responsable del pago etc.) y el valor imputado a la obligación según consulta de la aplicación dispuesta por la SNS.

Recibo con código de Barras y/o Transferencias electrónica: Se requiere de la construcción de archivo plano para lograr el registro de las transacciones de recaudo y su imputación en las aplicaciones dispuestas para la administración de las cuentas por

Control Financiero de Cuentas

Financiero de Cuentas

institucional

Formato CFFT02 -Control de Solicitud de Información para Identificación de Partidas.

Reporte del registro de pagos generado por el aplicativo.

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




cobrar.

El profesional a cargo de la administración de la fuente procede a estructurar el archivo requerido para el cargue de los recaudos a la aplicación dispuesta por la Supersalud para la administración de las cuentas por cobrar, una vez ejecutado el proceso técnico para el cargue deberá generar el reporte del sistema, en el cual se indica la imputación de los pagos entre capital, intereses y/o acreencias detallando la obligación afectada, con base en el reporte procede a validar que exista coincidencia exacta entre el valor de cada transacción relacionada en el movimiento diario de Bancos (fuente, fecha, valor, responsable del pago etc.) Finalizada la validación y registro de los recaudos reportados en el “Movimiento diario de bancos”, el profesional identificara las transacciones de recaudo que no pudieron ser descargadas de las cuentas por cobrar, por ausencia de información asociada al responsable del pago, deberá diligenciar el

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Formato CFFT02 – Control de Solicitud de Información para Identificación de Partidas y de esta forma dar alcance a la validación de la totalidad de las transacciones de recaudo reportadas.

5

Remite informe de recaudo diario y de Control de Solicitud de Información de identificación de partidas.

Una vez recibido el informe de movimientos diarios de bancos y que los profesionales hayan validado y registrado la información en los aplicativos SGT y COBRA, dispuestos por la Supersalud, se remite la información registrada por recaudo generado en el día, al Grupo de Tesorería para que realicen la respectiva validación, gestión y registro en el SIIF Nación.

Mediante correo electrónico institucional se envía al Coordinador del Grupo de Tesorería el formato GTFT05 “Reporte de Ingresos y formato CFFT02 – Control de Solicitud de Información para Identificación de Partidas.



Grupo de Tesorería

Correo electrónico institucional

GTFT05 “Reporte de Ingresos Formato CFFT02 – Control de Solicitud de Información para Identificación de Partidas.

6 Realizar seguimiento frente a las transacciones de recaudo no

El profesional mantendrá el seguimiento sobre las transacciones hasta lograr su imputación o depuración, se controlarán a través del reporte detallado de las mismas durante el ejercicio de conciliación con las áreas de Tesorería y



Grupo de Tesorería

Grupo de Contabilidad

Formato ASFT06 “Formato de Acta

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




imputadas Contabilidad al cierre del periodo, dejando evidencia en el acta de la gestión realizada.

El profesional de cada fuente realizará seguimiento y gestión, sobre las transacciones de recaudo reportadas a la Tesorería en el formato CFFT02 “Control de Solicitud de Información para Identificación de Partidas”, ya que existen recaudos que no permiten su imputación inmediata.

Los recaudos por acreencias y los recaudos en los cuales no se identifica el responsable que cancela su obligación, quedan pendientes por identificar en el Banco de la Supersalud, mientras que los recaudos que ya fueron identificados como ingresos el Grupo de Tesorería los envía a la Cuenta única Nacional- CUN.

CFFT02 “Control de Solicitud de Información para Identificación de Partidas”.

7 Recibir, validar, registrar y reportar revocatorias sobre las cuentas por cobrar

Mediante memorando o reporte de la aplicación dispuesta por la Supersalud para la administración de las cuentas por cobrar, SGT y COBRA, recibimos las resoluciones por las cuales se resuelven los recursos de reposición que determinan la revocatoria de la cuenta por


Profesional Grupo Control Financiero de Cuentas

Secretaria General

Grupo de Tesorería

ASFL01 – Memorando

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




cobrar.

En los casos en los que no exista registro automático de estas decisiones de revocatoria en las aplicaciones dispuestas por la SNS para la administración de las cuentas por cobrar, el profesional de cada fuente deberá validar y registrar el acto administrativo de revocatoria en el aplicativo respectivo, afectando la cuenta por cobrar.

Se diligenciará el formato CFFT12 “Control de registro de revocatorias” para enviar posteriormente vía correo electrónico al responsable asignado por la Subdirección Financiera para el registro de las operaciones financieras que afectan las cuentas por cobrar en el SIIF Nación.


Delegada de Procesos Administrativos

Grupo de Notificaciones.

Formato CFFT12 “Control de registro de revocatorias”

8 Analizar, documentar, y reportar los ajustes para estudio previo al registro.

El profesional determina la necesidad de realizar ajustes contables sobre las cuentas por cobrar según los casos que a continuación se mencionan:

Decisiones de los Comité (Cartera - Sostenibilidad)


Profesional


Grupo de Tesorería

Correo electrónico

Formato CFFT14

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Depuración Menores Cuantías Migración de cuentas por cobrar entre

aplicaciones con efectos de recálculo sobre los saldos de la obligación por capital y/o intereses.

Fallas Operativas de registro Legalización de recaudos por causación

simultanea para la fuente sanciones

Fallas Operativas del sistema con efectos sobrelos saldos de las cuentas por cobrar.

Legalización de acreencias por revocatorias

Diligencia completamente el formato CFFT14 “Control de Registro de Ajustes” y aporta la documentación y el análisis detallado que justifica el ajuste, según estructura del formato.

“Control de Registro de Ajustes”

9 Reporte de “Ajustes” para su registro en SIIF Nación

Una vez verificado el cumplimiento de los criterios de justificación del ajuste definidos en el formato CFFT14 “Control de Registro de Ajustes”, el Grupo Control Financiero de


Profesional

Grupo de Tesorería

Grupo de

Formato CFFT14 “Control de Registro de

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Cuentas envía por correo electrónico al responsable asignado por la Subdirección Financiera para el registro de las operaciones financieras que afectan las cuentas por cobrar en el SIIF Nación.

Contabilidad

Grupo de Presupuesto

Ajustes”

10

Recepcionar las solicitudes de devolución de dinero para validación

El profesional validará oportunamente cada solicitud de devolución de recursos por parte del vigilado, y en caso de que proceda dicha devolución, se dará tramite al Formato CFFT08 “Devolución de Recursos Por Concepto de Mayores Valores Pagados y Del Pago de lo no Debido” que será enviado al Grupo de Tesorería junto con sus soportes estipulados en las resoluciones 845 de 2015 y 5071 de 2017 por medio de la aplicación de Supercor dispuesta por la SNS.


Coordinación Control Financiero de Cuentas

Grupo de Tesorería

ASFL01 – Memorando

Formato CFFT08 “Devolución de Recursos por concepto de mayores valores pagados y del pago de lo no debido”.

11Cierre de operaciones y consolidación de Informes

De manera automática las aplicaciones dispuestas para la administración de las cuentas por cobrar por la Supersalud cierran el último día del mes.

Grupo de Control Financiero de Cuentas Reporte

Formato

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




mensuales Al día hábil siguiente el Profesional deberá generar los reportes necesarios para aportar la información de las operaciones financieras que afectaron las cuentas por cobrar y los análisis complementarios requeridos en el Manual de Políticas Contables, para la conciliación de cierre en la cual se consolida la movilidad detallada de las cuentas por cobrar por fuente; tasa- Contribución y Sanciones.

Para ello deberá enviar al profesional que consolida la información de todas las fuentes, a los cuatro (4) días antes de la fecha de entrega de acta para conciliación, según lo definido en el Manual de Políticas,

Los siguientes informes:

Histórico y a la fecha de cierre - Formato de Ajustes CFFT14

Histórico y a la fecha de cierre -Formato Nuevas Liquidaciones CFFT13

Histórico y a la fecha de cierre - Reporte Ingresos GTFT05


CFFT14 “Control de Registro de Ajustes”

Reporte Formato - CFFT13 “Control de Registro Nuevas Liquidaciones”

Reporte Formato CFFT12 “Control de registro de revocatorias

Formato GTFT05- “Reporte de Ingresos”

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




Histórico y a la fecha de cierre -Reporte Formato Liquidaciones Revocadas CFFT12

Los siguientes Análisis de Información:

Movilidad de las Cuentas por Cobrar y Cuentas de Orden

El Análisis de la Movilidad del Deterioro se enviará un día antes de la fecha definida en el Manual de Políticas.

Informe Detallado de Deterioro – Estructura según lo definido en el Manual de Políticas Contables

Se generarán los reportes del sistema requeridos para la conciliación con el Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva.

Recaudo Histórico Obligaciones con deuda y canceladas Recaudo por Fuente

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




12 Requerir auxiliares y saldos contables

A través de correo electrónico institucional se solicitará al Grupo de Contabilidad los auxiliares y saldos contables para la estructuración del acta y posterior conciliación entre las áreas.




Documento Microsoft Excel

13 Consolidación de información por fuentes en el acta de cierre

Recibo los informes y análisis remitidos por los Profesionales Especializados Administradores de fuente; Tasa – Contribución y Sanciones para su consolidación y validación versus los saldos de cierre aportado por el Grupo de Tesorería y Contabilidad, estructurando el acta de cierre mensual para validación conjunta con los profesionales del Grupo de Control Financiero de Cuentas, en el ejercicio se definirán las notas del acta de cierre, correspondientes a las explicaciones obligatorias sobre las diferencias que se pudieren presentar, comentarios sobre las situaciones a explicar propias de los procesos que afectan el cierre o las situaciones generales sobre la cartera, seguimiento a compromisos establecidos en el último cierre.



Formato ASFT06 “Formato de Acta”.

Con la información consolidada de movimientos que inciden en las cuentas por

Grupo de Contabilidad Formato

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




14 Realizar Conciliación con los grupos de la Subdirección Financiera

cobrar, la profesional encargada, convoca a través de correo electrónico a la Coordinación de Tesorería, Contabilidad y Control Financiero de Cuentas, así como a los profesionales especializados que ejecutaron los procesos de validación y registro durante el mes, tanto en las aplicaciones locales dispuestas para la administración de las cuentas por cobrar como en el SIIF Nación.En la mesa de trabajo se verifica el contenido del acta generando los compromisos y responsables y resolviendo las inquietudes, aclaraciones o solicitudes de información complementaria que se requieran en la mesa de trabajo, finalizada la revisión del documento se da por validada el acta y se genera el archivo definitivo corregido en ejercicio de la mesa de trabajo para firma de los que intervinieron en el proceso según sus roles.



Grupo de Tesorería

ASFT06 “Formato de Acta” y su cargue en ITS

15Realizar la Conciliación con los Grupos de Trabajo externos.

Con la información mensual consolidada, se busca la conciliación entre las áreas externas a la Subdirección Financiera que intervienen en el proceso de generación de cuentas por cobrar y su recaudo, con el fin de que las mismas reporten las novedades presentadas

Grupo de Control Financiero de Cuentas Profesional

Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva.

Correo institucional

Formato ASFT06

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




durante el periodo y viceversa.

Conciliación con el Grupo de Cobro de Persuasivo y Jurisdicción Coactiva.

Este Grupo como gestor de cartera a partir de lo dispuesto en la Resolución No. 180 de 2014 y Decreto 2462 de 2013; a lo definido por el Art. 5 de la Ley 1066 de 2006, a la Ley 1437 y al Estatuto Tributario, es el encargado del cobro de las obligaciones para cualquiera que sea el concepto del pago dentro del marco normativo previamente expuesto.

De acuerdo con lo anterior, el Grupo Control Financiero de Cuentas entrega al Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva el Informe de Obligaciones con Deuda, Canceladas y el Recaudo Histórico en tres etapas que se desarrollaran en los tiempos concertados en el Manual de Políticas Contables:

1. Primera entrega Informe de Obligaciones con Deuda, Canceladas y

Delegada de Procesos Administrativos.

“Formato de Acta”

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




el Recaudo Histórico 2. Conciliación entre el GCFC y el

GCPJC

Entrega final del Informe de Obligaciones con Deuda, Canceladas y el Recaudo Histórico incluidas las observaciones derivadas de la conciliación realizables dentro del periodo

Conciliación con la Delegada de Procesos Administrativos y Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva

La conciliación triparta busca validar la oportunidad en el traslado de expedientes para la fuente Sanciones, de la Delegada de Procesos Administrativos al Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva, así como la legalización de pagos anticipados por esta fuente.

16 Generar acta de cierre del periodo.

Cumplido el término de tiempo y habiendo construido de forma participativa la conciliación entre los Grupos de la Subdirección Financiera, se genera el documento en el formato ASFTO6 con el fin


Profesional Grupo de Control Financiero de Cuentas.


Grupo de Tesorería

Correo Institucional

Formato

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VERSIÓN 3


IDACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?




de que sea firmada por los que intervienen en el desarrollo del contenido del documento, quedando en firme el cierre del mes. Posteriormente se carga en al aplicativo Sistema Integrado de Gestión.

ASFT06 “Formato de Acta”

PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD

/ TAREA

MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

17 Realizar Conciliación con los grupos de la Subdirección Financiera

Con la información consolidada de movimientos que inciden en las cuentas por cobrar, la profesional encargada, convoca a través de correo electrónico a la Coordinación de Tesorería, Contabilidad y Control Financiero de Cuentas, así como a los profesionales especializados que ejecutaron los procesos de validación y registro durante el mes, tanto en las aplicaciones locales dispuestas para la administración de las cuentas por

Mensualmente Profesional Grupo de Control Financiero de Cuentas


Grupo de Tesorería

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VERSIÓN 3

cobrar como en el SIIF Nación.la mesa de trabajo para firma de los que intervinieron en el proceso según sus roles.En la mesa de trabajo se verifica el contenido del acta generando los compromisos y responsables y resolviendo las inquietudes, aclaraciones o solicitudes de información complementaria que se requieran en la mesa de trabajo, finalizada la revisión del documento se da por validada el acta y se genera el archivo definitivo corregido en ejercicio de la mesa de trabajo para firma de los que intervinieron en el proceso según sus roles.

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VERSIÓN 3

En la mesa de trabajo se verifica el contenido del acta generando los compromisos y responsables y resolviendo las inquietudes, aclaraciones o solicitudes de información complementaria que se requieran en la mesa de trabajo, finalizada la revisión del documento se da por validada el acta y se genera el archivo definitivo corregido en ejercicio de la mesa de trabajo para firma de los que intervinieron en el proceso según sus roles.En la mesa de trabajo se verifica el contenido del acta generando los compromisos y responsables y resolviendo las inquietudes, aclaraciones o solicitudes de información complementaria que se requieran en la mesa de trabajo, finalizada la revisión del documento se da por validada el acta y se genera el archivo definitivo corregido en ejercicio de la mesa de trabajo para firma de los que intervinieron en el proceso según sus roles.

18 Realizar la Con la información mensual Mensualmente Profesional Grupo de Control Pág. 21 de 26




VERSIÓN 3

Conciliación con los Grupos de Trabajo externos.

consolidada, se busca la conciliación entre las áreas externas a la Subdirección Financiera que intervienen en el proceso de generación de cuentas por cobrar y su recaudo, con el fin de que las mismas reporten las novedades presentadas durante el periodo y viceversa.

Conciliación con el Grupo de Cobro de Persuasivo y Jurisdicción Coactiva.

Este Grupo como gestor de cartera a partir de lo dispuesto en la Resolución No. 180 de 2014 y Decreto 2462 de 2013; a lo definido por el Art. 5 de la Ley 1066 de 2006, a la Ley 1437 y al Estatuto Tributario, es el encargado del cobro de las obligaciones vencidas para cualquiera que sea el concepto del pago dentro del marco normativo previamente expuesto.

De acuerdo con lo anterior, el

Financiero de Cuentas Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva. Delegada de Procesos Administrativos.

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VERSIÓN 3

Grupo Control Financiero de Cuentas entrega al Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva el Informe de Obligaciones con Deuda, Canceladas y el Recaudo Histórico en tres etapas que se desarrollaran en los tiempos concertados en el Manual de Políticas Contables:

3. Primera entrega Informe de Obligaciones con Deuda, Canceladas y el Recaudo Histórico

4. Conciliación entre el GCFC y el GCPJC

Entrega final del Informe de Obligaciones con Deuda, Canceladas y el Recaudo Histórico incluidas las observaciones derivadas de la conciliación realizables dentro del periodo

Conciliación con la Delegada de Procesos Administrativos y Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva

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VERSIÓN 3

La conciliación triparta busca validar la oportunidad en el traslado de expedientes para la fuente Sanciones, de la Delegada de Procesos Administrativos y el Grupo de Cobro Persuasivo y de Jurisdicción Coactiva, así como la legalización de pagos anticipados por esta fuente.

19 Generar acta de cierre del periodo.

Cumplido el término de tiempo y habiendo construido de forma participativa la conciliación entre los Grupos de la Subdirección Financiera, se genera el documento en el formato ASFTO6 con el fin de que sea firmada por los que intervienen en el desarrollo del contenido del documento, quedando en firme el cierre del mes. Posteriormente se carga en al aplicativo Sistema Integrado de Gestión.

Mensualmente Profesional Grupo de Control Financiero de Cuentas.


Grupo de Tesorería

ANÁLISIS DE TIEMPOPág. 24 de 26




VERSIÓN 3

Los tiempos para las actividades de recibir, registrar y enviar informes en el caso del recaudo, revocatorias, nuevas liquidaciones y ajustes, así como para el desarrollo de las conciliaciones entre los Grupos de la Subdirección financiera y el Grupo de Cobro Persuasivo y Jurisdicción Coactiva de la Oficina Asesora Jurídica estarán regidos por las disposiciones del Manual de Políticas Contables regulatorias del Nuevo Marco Normativo Contable.

DOCUMENTOS DE REFERENCIAN.A.

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE

CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Adopción de Documento Mediante Nurc 3-2015-014717 se solicita adopción del proceso Control Financiero de Cuentas

Secretario General28/07/2015

1

Modificación del documento

Mediante Nurc. 3-2017-008664 se solicita modificación del proceso Control Financiero de Cuentas Se eliminaron las actividades 5-7-12Se modificó la activida10.En alineación con el cambio de las actividades se modificaron los puntos de control.Se aprobaron mediante NURC 3-2017-008811

Secretario General 06/06/2017

2

Modificación del documento

Mediante Nurc.3-2019-18698 se solicita modificación del procedimiento en lo siguiente:Se redefinió el objetivo;se revisaron las actividades acordes al

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VERSIÓN 3

verdadero flujo del procedimiento, en alineación con el cambio de las actividades se modificaron los puntos de control.

Modificaciones aprobadas mediante NURC 3-2019-19174

Secretario General 17/10/2019 3

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