Openerp VII Ventasycompra

5/17/2018 Openerp VII Ventasycompra - slidepdf.com

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________________ CAPITULO VEINTE

GESTION DE VENTASEste capítulo describe el manejo de ventas de OpenErp, siguiendo el proceso completo deorden de venta desde la cotización hasta la orden de cliente, incluyendo la gestión deentregas y facturación; no observa las relaciones con el cliente ni las pre-ventas, las cualesse manejan en el CRM(manejo de relaciones con el cliente), módulo descrito en otra partedel libro.También describe el manejo de mensajeros, control de margenes y reportes, gestión deprecio y el manejo de varios tipos de campañas de descuento de ventas.

Para este capítulo necesitan empezar con una base de datos fresca que incluya los datos dedemostración con ventas y sus dependencias instaladas y ninguna lista de cuentas particular configurada.

20.1 Cotizaciones de venta

En OpenErp una cotización y una orden son manejadas por el mismo objeto interno, pero endiferentes estados. Puede considerar a una orden como una cotización que ha evolucionadoporque ha sido confirmada por el cliente. O al contrario, que una cotización es una orden queaún no ha sido validada o cancelada. Todas las órdenes y cotizaciones en el sistema pueden

ser alcanzadas usando el menú Gestión de Ventas->Órdenes.

Ingresando detalles de cotización

Para ingresar los detalles de una nueva cotización puede usar el menú Gestión de Ventas->Órdenes->Nueva Cotización. OpenErp entonces abre una nueva ventana para que puedaingresar datos en ese nuevo formulario en blanco.



Figura 20.1: Ingreso de datos para una nueva cotización

Algo de la información es automáticamente completada por el sistema: – una referencia interna para la cotización u orden, – el punto de venta desde donde se entregará la orden, – la fecha de orden.

Puede modificar cualquier información antes de validar la cotización. La referencia del clientese muestra en el encabezado de la orden, este campo opcional es para él propio número dereferencia del cliente, si el cliente no proporciona uno entonces deje lo vacío.Puede ingresar todos los datos de la orden en la solapa Orden de Venta. Empieceingresando en nombre del cliente, seleccionando el cliente correcto de una lista de clientesdel sistema. Puede crear un nuevo cliente al vuelo en este estado si lo necesita: presione<F1> en el campo vacío del cliente para hacerlo.

Una vez que él nombre del cliente ha sido seleccionado, diferentes campos de la orden soncompletados automáticamente, basados en la configuración de empresa (partner) para talcliente:

– Dirección de la Orden: persona que maneja la orden por el lado del cliente. Por defecto OpenErp propone la Dirección de Contacto de la empresa (partner) elegida.

– Dirección de Entrega: dirección usada en la orden de entrega. Por defecto OpenErppropone la dirección de entrega del formulario de empresa (partner). Si no se hadefinido nada allí, usará la dirección por defecto.

– Dirección de Factura: dirección usada para enviar la factura al cliente. Por defecto



OpenERp propone la dirección marcada como de Factura del formulario de empresa,si no se ha definido nada allí, usará la dirección por defecto.

– Lista de Precios: determina ambos, la moneda de la cotización y el precio que seráusado para cada producto.

– Condiciones de Pago: muestra el método de pago que se usará para el cliente, por ejemplo 50% por ciento con la orden y 50% a la entrega.

– Método de Entrega: por ejemplo por correo.Puede modificar cualquiera de estos campos en la orden según le parezca.También puede configurar una cuenta analítica para su orden. Esta cuenta será usadadurante la facturación para generar asientos contables correspondientes a la factura enforma automática. Esto es muy útil para asignar ganancias para el proyecto o casoespecificado de esta orden.

Consejos: Cuentas analíticasSi se está manejando por tarea, la cuenta analítica a ser seleccionada es la que correspondeal proyecto para esta orden. La venta efectuada por esta orden puede ubicarse en elproyecto de modo que pueda hacerse cálculos de rentabilidad.

Una vez que se ha ingresado la información, puede ingresar los datos para las líneas de laorden. Para hacerlo, cree una nueva orden de línea como se muestra en la figura:



Figura 20.2: Ingresando una nueva linea de orden

Primero que nada seleccione el producto que se va a vender al cliente, OpenErp le muestraalgo de información muy útil en la lista de productos que le ayudará durante su venta:

– Stock Real: físicamente presente en su almacén. Este valor depende del punto deventa seleccionado en el encabezado de la orden. Diferentes puntos de venta pueden

estar enlazados a diferentes almacenes dando diferentes niveles de stock, o puedenusar el mismo almacén. – Stock Virtual: muestra al vendedor la cantidad que puede ser vendida, teniendo en

cuenta ambos, el nivel reservado para otras órdenes y las cantidades que podríanllegar a corto plazo.

– Precio del Cliente: (Puede no ser visible dependiendo de los módulos instalados)depende de las condiciones adjuntadas a el cliente, calculadas sobre el precio de lista.Éste es el precio que se propone por defecto en la cotización del cliente, a menos quehaya sido modificada por el vendedor.

– Precio de Lista: el precio de lista base para el producto dado. Le provee a el vendedor de una base para que pueda juzgar si ofrece un descuento al cliente y de cuánto

debería ser ese descuento. – Precio de costo: muestra el precio del costo del producto. Si el vendedor vende por

debajo de este monto entonces la compañía está perdiendo dinero.

Figura 20.3: Seleccionando un producto en una Orden de Venta

Cuando el producto que va a ser vendido al cliente ha sido seleccionado, OpenErpautomáticamente completa todos los otros campos requeridos: precio, unidad de medidadescripción, descuento, tiempos de envío, impuestos aplicables, empaque por defecto y ladescripción de producto. Toda esta información viene del formulario de producto.

Consejo: Descuentos visiblesSi un precio con descuento ha sido tomado de una lista de precios, entonces, por defecto semuestra esa cifra como el precio de venta al cliente. El verá un descuento de 0%. y unprecio unitario que es diferente del precio de lista. Si usted instala el módulo



product_visible_discount desde addons-extra puede configurar si desea hacer el descuentoexpresamente visible en un formulario de orden como una diferencia de porcentaje de preciode lista o, mostrar un precio unitario reducido como se hace por defecto.

En el formulario, el producto seleccionado se presenta en el lenguaje del usuario para quepueda ver que está vendiendo. La descripción del producto vendido también puede

expresarse en el lenguaje del cliente. La traducción al lenguaje del cliente se usa en lacotización u orden cuando se le imprime.

Figura 20.4: Venta de un producto en el lenguaje de empresa(partner) que es diferente dellenguaje de usuario.

Nota: venta de ocasión

Si un producto es vendido a un cliente sólo una vez, no tiene que ingresar datos de un nuevoproducto sólo para esa venta. Puede completar manualmente toda la información en la ordensin ponerla en un producto: descripción, precio, cantidad, tiempos de envío, impuestos. Eneste caso OpenErp no generará una nota de entrega porque el producto no se tiene enalmacén.

Cuando se haya ingresado todos los productos, puede imprimir la cotización y enviarla alcliente. Para hacer esto, haga clic en el reporte Cotización-Orden en el enlace REPORTES ala derecha. OpenErp abre la cotización en PDF para permitirle verla antes de imprimirla.



Figura 20.5: Imprimiendo una cotización de cliente

Entonces puede confirmar la cotización o moverla a una orden si la orden es confirmada por el cliente, o cancelar la ventana sin confirmar la orden dejándola en estado de cotización,para encontrar todas las cotizaciones actuales, puede usar el menú Gestión de Ventas->Órdenes->Mis Órdenes->Mis Cotizaciones.Para seguir el proceso de su orden, puede hacer clic en la vista de proceso del formulario deorden. OpenErp le muestra una vista del proceso interactivo de esa orden. Para mayor

información de su uso vea en Procesos.

Figura 20.6: Vista de proceso del seguimiento de una orden de cliente



20.2 Manejo de Embalajes

Los productos pueden manejarse en diferentes formularios de embalaje (empaques). Por ejemplo si vende baterías puede definir los siguientes embalajes para un determinadoproducto baterías:

– por Pieza: una batería – Paquete ampolla: de cuatro baterías, – Paquete de 100 ampollas: 400 baterías, – Cajón, conteniendo 40 paquetes de un total de 16,000 baterías.

El manejo de embalaje de OpenErp le permite vender el mismo producto en varias formasdiferentes. El vendedor puede vender separadamente una batería o un cajón de baterías. En

la orden, puede seleccionar el tipo de embalaje por defecto en función de las cantidadesordenadas.Por ejemplo, si el cliente desea comprar 30,000 baterías, el vendedor puede seleccionar elembalaje cajón. OpenErp le propondrá entonces la venta de 32,000 baterías, quecorresponde a dos cajones. O el vendedor puede seleccionar 75 paquetes.Una vez que se ha definido embalaje en la orden, OpenErp le lanzará una alerta si lascantidades ordenadas no corresponden a los embalajes propuestos. La cantidad debe ser unmúltiplo del campo Cantidad por Paquete definida en el formulario paquete.



Figura 27.7: Alerta de las cantidades vendidas comparadas con el embalaje

No confunda el manejo de embalaje con el manejo de múltiples unidades de medida. Lasunidades de medida se usan para manejar el almacén en sus diferentes unidades. Enembalajes, el stock siempre se maneja por ítem individual pero la información acerca del

paquete a usar se proporciona a el almacenero junto con aquel ítem.Incluso si los efectos son los mismos, los documentos impresos serán diferentes. Lassiguientes dos operaciones tienen el mismo efecto en el movimiento de los niveles dealmacén pero se imprimirán diferente en las órdenes de venta y las órdenes de embalaje:

– 32,000 baterías, entregadas en dos cajones, – dos cajones de baterías, sin información acerca de embalaje.

Si el cliente quiere ordenar un cajón de 10 paquetes, el vendedor puede poner dos líneas deorden en la orden de venta usando el mismo producto pero con diferentes unidades demedida.

20.2.1 Ejemplo de embalaje y productos diferentes

Es a veces más útil definir diferentes productos que definir varios diferentes embalajes parael mismo producto. El caso de cerveza en el supermercado es un buen ejemplo. Una cajacontiene 24 botellas, más la misma caja vacía. El cliente puede comprar botellas por pieza ouna caja de 24 botellas a la vez.Usted podría definir dos embalajes para el producto botella de cerveza: PCE y caja, peroesta representación no le permite manejar el stock y precio de las cajas vacías. Así que ustedpodría preferir una Boleta de Materiales para la venta, definiendo y usando tres diferentesproductos:

– la caja vacía para la cerveza, – la botella de cerveza,

– la caja de 24 botellas de cerveza.Ustedes también define la boleta de materiales de más abajo que determina la formación dela caja de 24 botellas:

– caja de 24 botellas de cerveza: 1 unidad, – botella de cerveza: 24 unidades, – caja vacía de cerveza: 1 unidad.

Cada uno de estos tres productos tiene precio diferente. Los productos Botella de cerveza yCaja Vacía de cerveza tienen un nivel de stock que necesita ser manejado. La Caja de 24botellas de cerveza no tiene stock porque si usted vende el producto, OpenErp



automáticamente mueve el stock en dos líneas, una para la caja vacía y la otra para las 24botellas individuales de cerveza. Para mayor información sobre las boletas de material parala venta vea el capítulo Manufactura (Manufacturing).

20.3 Manejo de alertas

Para manejar alertas en productos o empresas (partner), puede instalar el módulo warning .Una vez que esté instalado, podrá configurar una serie de alertas sobre las empresas oproductos estableciendo parámetros en la nueva solapa en los formularios respectivos.

Figura 20.8: Manejo de alertas de las empresas

Figura 20.9: Manejo de alertas de los productos



Usted puede activar alertas para una serie de eventos. Por cada alerta debería ingresar unmensaje que se adjuntará para la para la persona que configuró el evento. Los diferenteseventos disponibles para la empresa en su formulario son:

– ingreso de una orden de cliente para la empresa, – ingreso de una orden de proveedor para la empresa, – individuo de una entrega a una empresa (o al recibir ítem),

– facturar a una empresa.Los alertas que pueden ser configurados en el formulario del producto son: – la venta de ese producto, – la compra de ese producto.

Por ejemplo, si usted ingresa una alerta para la facturación de un cliente, para un contador ingresando una factura para ese cliente, la alerta del mensaje se adjuntará como se muestraen la figura:

Figura 20.10: Alerta de facturación a un cliente

20.4 Control de envíos y facturación

20.4.1 Configuración de ordenes

Dependiendo de la configuración de la orden, varias diferentes y posibles consecuenciaspueden ocurrir. Tres campos determinan el comportamiento futuro de una orden:



– Política de Embalaje: Envío Parcial o Envío Completo, – Política de Embarque: embarque y factura manual, pago antes de envío, factura sobre

la orden después de envío y factura del embalaje, – Facturación sobre: Cantidades Ordenadas o Cantidades Enviadas.

Consejo: Vista simplificada

Si trabaja en el modo Vista Simplificada, sólo será visible el campo Política de Embarque enla segunda solapa de la orden. Para ver el modo Vista Extendida, asigne el grupo UsabilidadVista extendida a el usuario actual.

20.4.2 Modo de embalaje

La política de embalaje determina la manera que el almacenero hará el embalaje. Si la ordense pone en modo Envío Parcial, la orden de embalaje aparecerá en la lista de cosas por hacer del almacenero tan pronto como cualquiera de los productos en la orden estédisponible. Para ver la lista de ítem a hacer puede usar el menú Gestión de Almacén->Productos de Salida->Embalajes Disponibles.

El almacenero podrá entonces hacer una envío parcial de las cantidades actualmentedisponibles y hacer una segunda operación de embalaje más tarde cuando los productos quefaltan estén disponibles en stock.Si el modo de embalaje es Envío Completo, la lista de embalaje no aparecerá en la lista depaquetes a hacer hasta que todos los productos estén disponibles en stock. De esta manerasólo habrá un simple envío por cada orden dada.Si el almacenero quiere, el modo de envío puede modificarse en cada lista de embalajeincluso después que la orden ha sido confirmada.En el caso de facturación sobre la base de embalaje, el costo de envío de productos secalculará sobre la base de múltiples envíos. Esto incurre en riesgos de mayores costos por cada envío. Si la facturación está sobre la base de las órdenes, el cliente sólo será facturado

una vez por el envío completo, incluso si el envío de varios ítem ya ha sido hecha.

20.5 Manejo de Mensajeros

Para manejar envíos en OpenErp, instale el módulo delivery. (Si ha instalado el perfilprofile_manufacturing este se instala por defecto durante la configuración de la base dedatos). Este módulo le permite manejar:

– los diferentes mensajeros con quienes trabaja, – los diferentes modos posibles de transporte, – los cálculos de costo y facturación de cada envío, – los modos de transporte y sus tarifas.

Una vez que se ha instalado el módulo delivery, la primera cosa a hacer es configurar losdiferentes modos de envío aceptados por su compañía. Para hacerlo use el menúManejador de Inventario->Configuración->Envío->Método de Envío.Por cada modo de envío, debe definir los siguientes elementos:

– Nombre del modo de envío, – la empresa asociada con el transporte (que puede ser ustedes mismos), – el producto asociado.

Por ejemplo puede crear los siguientes modos:



Tabla 20.1: Ejemplos de modo de envío

Modo de Envío Empresa Producto Asociado

Express Track Mail Office Entrega Express Track

Priority Courier Mail Office Entrega Courier Express

EFG Estandar EFG Inc. Entrega EFG

EFG Expreso EFG Ing. Entrega Express

La información sobre la facturación de transporte (tal como cuentas, impuestos aplicables) seingresan en el producto enlazado al modo de envío. Idealmente el producto debería estar configurado como Tipo de Producto: Servicio y Método de Obtención: Hecho para Stock.Puede usar el mismo producto para varios modos de entrega. Esto simplifica laconfiguración pero entonces no podrá separar las cifras de venta por el modo de envío.

20.5.1 Tablas de tarifa

Al contrario de productos ordinarios, los precios de envío no se dan por listas de precio sinopor tablas de envío, diseñados específicamente para este propósito. Por cada modo deenvío usted ingresará una o varias tablas de tarifa. Cada tabla se usa para una región odestino dados.Por ejemplo, para las tarifas postales de Priority Courier, usted generalmente definen las trestablas de tarifa para Mail Office:

– Courier nacional, – Courier Europa, – Courier al exterior de Europa.

Para definir una nueva tabla de envío use el menú Manejo de Inventario->Configuración->Envío->Tarifas de Envío.

Entonces dele un nombre a su tabla de envío y defina la región para la que la tarifa en latabla será aplicable. Para hacer esto, use la segunda solapa Destino, allí puede establecer: – una lista de países (para UK o Europa, por ejemplo), – una lista de estados, – un rango de códigos postales (para París puede ser 75000 - 75900).

Entonces debe establecer las reglas para calcular el precio del transporte en la primerasolapa Definición de Tabla. Una regla sobre todo debe tener un nombre. Entoncesestablezca las condiciones para las que esta regla sea aplicable por ejemplo peso menor que5 kg (Weight < 5 kg).

Nota: Pesos

Los pesos se expresan en kilogramos. Puede definir un número con punto decimal o coma,así que para establecer 500 gr ponga 0.5 en la regla de peso.

Entonces establezca el precio de venta y precio de costo. El precio puede expresarse endiferentes modos:

– un precio fijo, – un precio variable, como una función de peso o volumen, o peso x volumen o precio.

Por ejemplo, para enviar correo dentro de Francia usando las tarifas 2008, se define la



tabla a continuación.

Tabla 20.2: Ejemplo de Reglas de TarifaTitulo de Regla Condición Precio Tipo de Precio

S Peso < 3 kg 6.9 Fijo

M Peso < 5 kg 7.82 FijoL Peso < 6 kg 8.53 Fijo

XL Peso < 7 kg 9.87 Fijo

También puede definir reglas que dependan del monto total de la orden. Por ejemplo paraofrecer envíos de precio fijo si la orden es mas de 150 USD adicione la siguiente regla:

Tabla 20.3: Regla adicional de tarifa

Titulo de Regla Condición Precio Tipo de Precio

Franqueo > 150 USD Precio > 150 USD 10 Fijo

20.5.2 Usando modos de envío

Una vez que los modos de envío y sus tarifas han sido definidos puede usarlos en una Ordende Venta. Hay dos métodos para hacerlo en OenErp.

– Envío basado en las cantidades de orden, – Envío basado en las cantidades de envío.

20.5.3 Envío basado en las cantidades de orden

Para adicionar cargos de entrega en las cotizaciones, use la acción Costos de Envíodisponibles en el lado derecho del formulario. Se abre una caja de diálogo, pidiéndole queseleccione un modo de entrega de uno de los de pre-configurados disponibles.



Figura 20.11: Adicionando un cargo de envío a una orden

Una vez que se ha seleccionado el modo de envío, OpenErp automáticamente adiciona unalínea en la orden borrador con el monto calculado por las función de envío. Esta técnica lepermite calcular los cargos de envío basándose en la orden y entonces, separadamente,como los productos serán realmente enviados al cliente.Si quiere calcular con exactitud los cargos de envío dependiendo de los envíos actuales debeusar la facturación basada en envíos.

20.5.4 Envío basado en los ítem embalados

Para facturar el envío sobre la base de los ítem embalados modifique el modo de envío enel campo Método de Envío en la segunda solapa de la orden: Otros datos. No adicionelíneas de envío a la Orden de Venta si no a las Facturas después que han sido generadaspara los ítem enviados.Para que esto funcione adecuadamente, su orden debe ser puesta en el estado Facturasobre el Embalaje. Entonces puede confirmar la orden y validar el envío.Cuando el gerente ha generado las facturas correspondientes a los envíos efectuados,OpenErp automáticamente adiciona una línea en cada factura que corresponde a los cargos

de envío, calculados sobre la base de los ítem enviados actualmente.

20.6 Control de margen

Es importante mantener un buen control de los márgenes en cada compañía. Incluso si tieneun buen nivel de ventas no queda garantizada la rentabilidad de la compañía si susmárgenes no son lo suficientemente altos. OpenErp le provee de un número de sistemaspara monitorizar los márgenes. Los principales son:

– márgenes sobre las órdenes de venta,



– márgenes por producto, – márgenes por proyecto, – usando las listas de precios.

20.6.1 Márgenes sobre las órdenes de venta

Si desea revisar sus márgenes sobre las órdenes de venta puede instalar el módulosale_margin de addons-extra. Esto añadirá los márgenes calculados de cada línea de ordeny del total de orden.

Figura 20.12: Una orden con el modulo sale_margin

El margen en cada línea está definido como la cantidad vendida multiplicada por el precio deventa para el cliente menos el precio de costo de los productos. Por defecto, los productos semanejan usando el precio estándar en OpenErp (precio de costo fijado manualmente yrevisado una vez al año). Usted puede cambiar eso a Precio Peso Promedio, significandoque él costo del producto fluctúa con las compras de los proveedores. Después derecepcionar el producto puede adicionar costos fijos, tal como los costos de envío, en elcosto de cada producto. OpenErp soporta un tercer método de actualizar el precio de costode los productos usando el módulo product_extended, también en addons-extra, en estemomento. Esta adición al formulario de producto le permite recalcular automáticamente elprecio de costo para los productos seleccionados. El precio de costo es calculado de las



materias primas y operaciones efectuadas (si los productos han sido manufacturadosinternamente de modo que usted ha colocado sus costos).

20.6.2 Márgenes por producto

Para seguir los márgenes por producto, instale el módulo product_margin. Una vez que el

módulo está instalado puede ver los márgenes por producto usando el menú Productos->Informe->Márgenes por Producto.Cuando haya hecho clic en el menú, OpenErp le pide un período de análisis y el estado delas facturas. Si no se da un período, calculará los márgenes sobre todas las operaciones sinrestricción. Por defecto sin embargo, le propone como período los últimos 12 meses paraanálisis.También puede filtrar el análisis de ciertos tipos de factura:

– todas las facturas, incluyendo las facturas borrador aún no validadas, – todas las facturas abiertas y o pagadas, – sólo facturas pagadas.

Figura 20.13: pantalla mostrando los márgenes de producto

Entonces usted obtiene una tabla de análisis de margen. Se dan los siguientes campos por producto para ventas:



– Precio Unitario Promedio: el precio de venta unitario promedio, – Precio de Catálogo: el precio de lista sobre el que se basa este producto, – # Facturado: el número de productos vendidos que han sido facturados, – Diferencia de Ventas: la diferencia entre la ganancia calculada del precio de lista y

volumen y las ventas actuales, – Efecto: las ganancias de venta actuales para el producto seleccionado,

– Ventas Esperadas: el número de productos vendidos multiplicados por el precio delista.

Figura 20.14: Detalle de los márgenes para un producto dado

Se dan los siguientes campos por producto por compra: – Precio Unitario Promedio: el precio unitario promedio de compra, – Precio Estándar: el precio de costo estándar del producto para la compañía, – # Facturado: el número de productos comprados, – Diferencia de Compra: la diferencia entre el costo total actual y el costo estándar

multiplicado por el número de unidades compradas, – Costo Total: el costo total de compras del producto bajo consideración, – Costo Normal: el número de productos vendidos multiplicados por el precio de costo

estándar.Se dan los siguientes campos por producto para márgenes:

– Margen Total, – Margen esperado, – Margen Total en porcentaje, – Margen Esperado en porcentaje.



20.6.3 Márgenes por Proyecto

Para manejar márgenes por proyecto debe instalar las cuentas analíticas con manejo por tarea. El uso de estas cuentas se describe en Cuentas Analíticas. Instale el móduloaccount_analytic_analysis y todas sus dependencias. Este módulo adiciona una solapa al

formulario de cuentas analíticas para manejar los diferentes márgenes en una cuentaanalítica que representa a un proyecto o caso y, varios reportes nuevos de esas cuentas.

Figura 20.15: Detalle de margenes para un caso

Empiece abriendo una cuenta analítica de proyecto por medio del menú Gestión deProyectos->Gestión Financiera de Proyecto->Cuentas Analíticas->Todas las Cuentas

Analíticas y seleccionando una de ellas. En la solapa nueva de cuenta analítica Sumario de Análisis encontrará la siguiente información:

– los costos totales para la cuenta analítica, – el monto total de ventas facturadas, – el número de horas trabajadas, – el número de horas que quedan por trabajar, –

el ingreso restante, – el ingreso teórico (horas trabajadas multiplicadas por su precio de venta), – el número de horas facturadas, – el margen real, – el margen teórico teniendo en cuenta todo lo que va a ser facturado, – la proporción real del margen en porcentaje, – la última fecha de facturación, – las últimas horas trabajadas, – el número de horas que quedan por facturarse,



– el monto que queda por facturarse.Para información detallada de la cuenta analítica puede usar uno de los varios reportesdisponibles en la barra de herramientas a la derecha.

20.7 Políticas de manejo de precio

Algunas compañías son notorias por sus complicadas listas de precios. Se usan muchasformas de variaciones de precios, tales como reembolsos de fin de año, descuentos, cambiosde términos y condiciones por tiempo, varios pre-pagos, rebajas en cascada, promociones deestación y reducciones del precio progresivos.

Nota: Rebaja, Reembolsó, ReducciónEn algunas jurisdicciones contables tiene que diferenciar entre los siguientes tres términos:

– Rebaja: reembolso al cliente, usualmente al fin de año, tal depende de una cantidadde mercaderías compradas sobre un período.

– Reembolso: reducción en la línea de orden o línea de factura si se ha comprado cierta

cantidad de mercaderías en cierto momento o si se ha vendido en el marco de unaactividad promocional.

– Reducción: reducción ocasionada resultante de un defecto en la calidad o variación enlas propiedades del producto a cierta especificación.

El manejo inteligente de precios es difícil, porque requiere que integre varias condiciones declientes y proveedores para crear estimados rápidos o para facturar automáticamente. Perosi tiene un eficiente mecanismo de manejo de precios usted podrá con frecuencia mantener los márgenes elevados y responder rápidamente a cambios en las condiciones de mercado.Un buen sistema de manejo de precios le da alcance para variar cualquiera y todos losfactores relevantes cuando esté negociando un contrato.

Para ayudarle a trabajar con la mayor efectividad, los principios de listas de precios deOpenErp son extremadamente poderosos, sin embargo, se basan en reglas simples ygenéricas. Puede desarrollar ambos, listas de precios de ventas y listas de precios decompras para productos capaces de acomodar condiciones tales como el periodo, lacantidad requerida y el tipo de producto.

Consejo: No confunda las diferentes especificaciones de precioNo confunda el precio de venta con el precio base del producto. En la configuración básicade OpenErp el precio de venta es el precio de lista puesto en el formulario de producto perose le puede dar a un cliente un precio de venta diferente dependiendo de las condiciones.

Lo mismo ocurre para precios de compras y costos estándar. El precio de compra es elprecio de venta de su proveedor, el cual cambia en respuesta a diferentes criterios talescomo cantidades, fechas y proveedores. Esto es automáticamente puesto por el sistemacontable. Encontrará que los dos precios han sido puestos por defecto a él mismo para todoslos productos con datos de demostración, lo que puede ser una fuente de confusión. Ustedestá libre de poner los costos estándar a algo diferente.Cada lista de precios se calcula de políticas definidas, así que usted tendrá tantas listas deprecio como políticas de venta activas haya en la compañía. Por ejemplo una compañía quevende productos a través de tres canales diferentes de ventas podría crear las siguientes



listas de precio:1. Distribución principal:

1. lista de precios para Walbury,2. lista de precios para TestMart,

2. Ventas Postales,3. Clientes que llegan.

Una lista de precios simple puede existir en varias versiones, sólo una de las cuales puedeestar activa en un momento dado. Estas versiones le permiten poner diferentes precios endiferentes puntos en el tiempo. Así las listas de precio para clientes que llegan podría tener 5versiones diferentes, por ejemplo: otoño, verano, ventas de verano, invierno, primavera. Losclientes directos verán precios que cambian con las estaciones.Cada lista de precios se expresa en una sola moneda. Si su compañía vende productos envarias monedas tendrá que crear tantas listas de precios como monedas tiene.Los precios en una lista de precio pueden depender de otra lista, lo que significa que ustedno tiene que repetir las definiciones de todas las condiciones para cada producto. Así unalista de precios en dólares puede basarse en una lista de precios en euros. Si las tasascorrientes de conversión entre euros y dólares cambia, o el precio de los euros cambia, las

tasas en dólares pueden ajustarse automáticamente.

20.7.1 Creando listas de precios

Para definir una lista de precios use el menú Productos->Listas de precios->Listas deprecios.Por cada lista debe definir:

– un Nombre para la lista, – un Tipo de lista: Venta para clientes o Compra para proveedores, – la Moneda en la que se expresan los precios.

Consejo: Precio de clienteSi instala el módulo edi (en addons-extra en este momento) aparece un tercer tipo de lista, elprecio de cliente, el cual define el precio mostrado para el usuario final; este no tiene que ser el mismo que su precio de venta a un intermediario o distribuidor.

Versiones de lista de precios

Una vez que se ha definido la lista le debe proporcionar al menos una versión. Para hacerlouse el menú Productos->Listas de precios->Versiones de listas de precio. La versióncontiene todas las reglas que le permiten calcular un precio para un producto y una cantidaddada.

Para poner el Nombre de esta versión asociada, si la lista sólo tiene una versión simplepuede usar el mismo nombre para la lista de precios y la versión. En el campo Lista dePrecio seleccione la lista de precio que ha creado.Entonces ponga la fecha de inicio y la fecha final de esta versión. Ambos campos sonopcionales: si no pone ninguna fecha la versión estará activa permanentemente. Sólo unaversión puede estar activa en cualquier momento dado, así que recuerde lo cuando las cree.Use el campo Activo en las versiones para activar o desactivar las versiones de lista deprecios.



Nota: Actualizando automáticamente la lista de precios de ventaPuede ser que cualquiera de las listas de precio dependa de una de las otras listas de precio.

Así que puede ser que su lista de precios de venta dependa de la lista de precios de comprade su proveedor, a la cual usted añade un margen. Los precios se calculan automáticamentecomo una función del precio de compra y no necesitan otros ajustes manuales.

Reglas para calcular el precio

Una versión de lista de precios está hecha de un grupo de reglas que se aplican a los preciosbase del producto.

Figura 20: detalle de una regla en una versión de la lista de precios

Ud. define las condiciones para una regla en la primera parte de la pantalla de definiciónmarcada como Igualdad de Prueba de Reglas. La regla se aplica al Producto o a la Plantilladel Producto y o a la llamada Categoría del Producto. Si la regla se aplica a una categoríaentonces se aplica automáticamente a todas sus sub-categorías también (usando laestructura de árbol para categorías de producto).

Si pone una cantidad mínima en Cantidad Mínima la regla se aplicará sólo a la cantidad igualo más grande que la que se haya puesto. Esto le permite poner tasas reducidas en casosque dependen de las cantidades ordenadas.Se puede aplicar varias reglas a una orden. OpenErp evalúa estas reglas en secuencia paraseleccionar cual se aplica al cálculo de precio especificado. Si varias reglas son válidas sólose usa la primera en la secuencia para los cálculos. El campo secuencia determina el orden,empezando con el número más bajo hacia adelante.Una vez que una regla ha sido seleccionada, el sistema tiene que determinar cómo calcular el precio a partir de la regla. Esta operación se basa en el criterio establecido en la parte



baja del formulario, marcada como Cómputo de Precio.El primer campo que tiene que completar está marcado como Basado sobre. Ponga el modocomo cálculo de precios de empresa, escogiendo entre:

– el Precio de Lista puesto en el archivo de producto, – el Costo Estándar puesto en el archivo de producto, – Otras Listas de precio dada en el campo Si hay Otras Listas de precio,

– el precio que varía como una función de un proveedor definida en el formularioSección de Empresa del Producto.

Varios otros criterios se pueden considerar y adicionar a la lista tal como puede verlo en lasiguiente sección.Próximo, varias operaciones se pueden aplicar al precio base para calcular el precio de ventao compra para la empresa con las cantidades especificadas. Para calcular aplique la fórmulamostrada en el formulario: precio = precio base x (1 – Campo1) + Campo2.El primer campo, Campo1, define un descuento. Póngalo en 0.20 para un descuento de 20%del precio base. Si su precio se basa en costos estándar, puede poner -0.15 para subir en un15% el precio comparado con los costos estándar.

Campo2 establece un suplemento fijo al precio, expresado en la moneda de la lista deprecios. Este monto se añade (o sustrae, si es negativo) a el monto calculado con eldescuento del campo1.Entonces puede especificar un método de redondeo. El cálculo de redondeo se lleva a elnúmero más cercano. Por ejemplo si pone 0.05 en este ejemplo, un precio de 45.66 seráredondeado a 45.65 y 14,567 redondeado a 100 dará un precio de 14,600.

Nota: Situación especial de SuizaEn Suiza, la unidad monetaria más pequeña es 5 centavos. No hay monedas de 1 o 2centavos. Así que ponga el redondeo de OpenErp a 0.05 para redondear todo en una listade precios suiza.

El suplemento de Campo2 se aplica antes del cálculo de redondeo, lo que permite algunosinteresantes efectos. Por ejemplo si desea que todos sus precios terminen en 9.99,establezca su redondeo a 10 y su suplemento a -0.01 en el Campo2.Los márgenes Mínimo y Máximo le permiten garantizar un margen dado sobre el precio base.Un margen de 10 USD le permite detener el descuento para que no de menos de esemargen. Si pone 0 en este campo, no se tomará ningún efecto en cuenta.Una vez que se ha definido la lista de precios puede asignarla a una empresa. Para hacerlo,encuentre una empresa y seleccione su solapa de Propiedades. Entonces puede cambiar laLista de Precio de Compra y la Lista de Precio de Venta que se carga por defecto para talempresa (partner).

20.7.2 Caso de uso de listas de precio

Tome el caso de una compañía de negocios de sistemas IT, para la cual las siguientescategorías de productos se han configurado:Todos los productos1- Accesorios

– Impresoras, – Escaners,



– Teclados y ratón,2 – Computadoras

– portátiles, – portátiles de pantalla grande, – computadoras, – computadoras de oficina,

– computadoras profesionales.

Además los productos presentados en la tabla de abajo se han definido en la moneda de lalista de cuentas definida.

Tabla 20.4: Ejemplos de productos con sus diferentes preciosProducto Precios de Lista Precio Estándar Prec. Por Def Provee.

Acclo portátil 1200 887 893

Toshiba portátil 1340 920 920

Teclado Berrel 100 50 50

Computadora desk 1400 1000 1000

Lista de precio por defecto

Figura 20.17: Lista de precios por defecto después de instalar OpenErp

Cuando instala el software se crea dos listas de precio por defecto: una para ventas y otra



para compras. Cada una contiene sólo una versión de lista de precio y sólo una línea en esaversión.El precio para ventas definido en la Lista de precios Públicos por Defecto es puesta por defecto en el Precio Público del producto en el archivo del producto, el cual es el precio deventa en el archivo del producto.El precio para compras definido en la Lista de Precios por Defecto de Compra se pone por

defecto en el mismo modo a el Costo Estándar del producto en el archivo del producto.

Ejemplo de compañía de comercio

Tome el caso de una compañía de comercio, donde el precio de venta para revendedores sepuede definir así:

– Para computadoras portátiles, el precio de venta se calcula del precio de lista delproveedor Acclo, con un suplemento de 23% sobre el costo de compra.

– Para todos los otros productos el precio de venta está dado por el costo estándar en elarchivo del producto, sobre el que se añade 31%, el precio debe terminar en .99.

– El precio de venta de los teclados Berrel está fijado en 60 para una cantidad mínima

de 5 teclados comprados, de otra manera se usa la regla de arriba. – Se asume que la lista de precios de Acclo está definida en OpenErp. La lista de

precios para revendedores y la versión de lista de precios entonces contiene treslíneas:1. Linea Acclo:

– Categoría de producto: portátiles, – Basado sobre: otra lista de precios, – Lista de precios si hay otra: lista de precios Acclo, – Campo1: -0.23, – Prioridad: 1.

2. Linea de teclados Berrel – Plantilla de Producto: Teclado Berrel – Cantidad mínima: 5 – Campo1: 1.0, – Campo2: 60, – Prioridad: 2.3. Otra linea de productos:

– Basado sobre: Precio estandar, – Campo1: -0.31, – Campo2: -0.01, – Redondeo: 1.0,

– Prioridad: 3.

Es importante que la prioridad de la segunda regla este debajo de la prioridad de la terceraen este ejemplo. Si fuera de otra manera la tercera regla siempre se aplicaría porquesiempre la cantidad de cinco es más grande que la cantidad de uno para todos los productos.También noté que para fijar un precio de 60 para los cinco teclados Berrel se ha usado laformula Precio = Precio Base x (1 – 1.0) + 60

Estableciendo condiciones de contrato del cliente



La compañía ahora puede poner condiciones específicas al cliente tales como la compañíaTinAtwo, que puede haber firmado un contrato válido con las siguientes condiciones:

– para portátiles Toshiba, se beneficia de un descuento de 5% del precio de reventa, – para todos los otros productos, las condiciones de reventa no cambian.

El precio de lista para TinAtwo, llamado contrato TinAtwo, contiene dos reglas:1. Portatiles Toshiba:

– Producto: portátil Toshiba, – Basado sobre: otro precio de lista, – Lista de Precio si hay Otra: precio de lista de revendedor, – Campo1: 0.05, – Prioridad: 1.

2. Otros productos: – Producto: – Basado sobre: otra lista de precios, – Lista de Precios y hay Otra: precio de revendedor, – Prioridad: 2.

Una vez que la lista ha sido ingresada debería buscar el formulario de empresa de TinAtwootra vez. Haga clic en la solapa Propiedades para poner el campo Precio de Lista de Ventaen Contrato TinAtwo. Si el contrato sólo es válido por un año, no olvide llenar los camposFecha de Inicio y Fecha Final en la versión de lista de precio.Entonces cuando el vendedor prepare un estimado para TinAtwo los precios propuestosserán calculados automáticamente de las condiciones del contrato.

20.7.3 Bases diferentes para el cálculo de precios

La flexibilidad de OpenErp Le permite hacer precios que no dependen sólo de los precios enel formulario de producto, sino que además sobre los dos precios definidos: Precio de Costo

y Precio Público.Para usarlo use el menú Productos->Definiciones->Tipos de Precio. Cree un nuevo asientopara el nuevo tipo de precio. Ingrese el nombre de campo, el campo en el formulario delproducto al que corresponde este tipo de precio y la moneda con que se expresara en estecampo. La operación funciona igual sobre nuevos campos añadidos al formulario productopara cumplir con desarrollos específicos.Una vez que esta operación ha sido efectuada puede ser que la lista de precios dependasobre este nuevo tipo de precios.Entonces, adicionando del peso y o volumen, el precio de un producto por pieza puede variar por su peso y o volumen.Esto es diferente de definir un precio por peso, en tal caso la unidad de medida por defectoes peso y no precio.

20.7.4 Listas de precios y el manejo de monedas

Si su compañía de negocios desea pesar un nuevo catálogo de productos en una nuevamoneda lo puede manejar con los siguientes varios modos:

– Ingresen los precios en una lista de precios nueva e independiente y mantenga laslistas en dos monedas separadamente,

– Creé un campo en el formulario del producto para esta nueva moneda y haga que la



nueva lista de precios dependa de este campo: los precios se mantienen entonces enforma separada pero en el archivo de productos.

– Cree una nueva lista de precios para la segunda moneda que dependa de otra lista deprecios o del precio del producto: la conversión entre monedas se hará entoncesautomáticamente con la tarifa de conversión que prevalece.

20.8 Rebajas en el fin de campaña

Si desea proveer descuentos en una orden, use el sistema de lista de precios de OpenErp.Pero es mejor trabajar con rebajas de fin de campaña o rebajas de fin de año. En este casoel cliente paga un cierto precio por el total de campaña o de año y se le regresa undescuento en el fin de campaña que depende de las ventas que ha hecho a lo largo del año.

20.8.1 Ejemplo: usando retornos para el fin de campaña

Tomé el caso de una negociación de contrato con un mayorista. Para obtener el mejor precio

de venta, el mayorista le pedirá un buen trato y contrato sobre un cierto volumen de órdenesanuales.Usted puede entonces proponer un precio basado en el volumen que el mayorista acuerdavender. Pero entonces usted no tiene ningún control sobre sus órdenes. Si al fin de año elmayorista no ha tomado los volúmenes acordados usted no puede hacer nada. A lo muchopuede revisar sus términos para el siguiente año.Las rebajas al fin de campaña le pueden ayudar a evitar este tipo de problemas. Puedeproponer un contrato donde el precio es dependiente de los términos usuales del mayorista.Puede proponer una tabla de rebajas que se asignará en el fin de año como función de lasventas actuales hechas. Instale el modulo discount_campaign (en addons-extraactualmente) para generar rebajas de fin de campaña. Una vez que se han instalado los

módulos puede configurar usando el menú Gestión de Ventas->Configuración->Descuentosde Campaña.

Consejo: Rebajas de fin de añoLa mayor parte de compañías usan el término rebaja de fin de año, donde las rebajas seaplican en el fin de año, este sería solo el caso si la campaña durara exactamente un año.



Figura 20.18: Configurando una rebaja de fin de año

Una campaña debe tener nombre, fecha de inicio y fecha final. Después de ingresar estainformación, debe describir las líneas de la campaña. Cada línea se puede aplicar a unproducto o a una categoría de productos. Entonces establezca la cantidad de productosvendidos por los cuales se aplica el descuento y el monto de la rebaja como un porcentajedel volumen de ventas actuales.Cuando haya definido la campaña la puede activar haciendo clic en el botón Abrir. Lasiguiente figura muestra una campaña con una rebaja para las computadoras que está entre10% y 20% dependiendo del volumen de ventas.



Figura 20.19: Configurando un descuento de campaña para computadoras

Una vez que se ha definido la campaña se le puede asignar a varias empresas . Para hacerloestablezca un Descuento de Campaña en la segunda solapa Ventas y Compras delformulario de empresa (partner).Por último el fin de campaña debe ser cerrado y OpenErp automáticamente generaráfacturas o notas de crédito para la empresa que se asoció con esta campaña. OpenErp

abre notas de crédito en estado Borrador que se pueden modificar antes de validarlas. Paracalcular el monto de la nota de crédito, usa todas las facturas enviadas durante el periodo decampaña como su base.Usted puede ver todas las notas de crédito borrador usando el menú Gestión Financiera->Facturas->Reembolsos de cliente.

20.9 Ordenes Abiertas

En algunas industrias, los clientes generalmente ponen órdenes para cierto volumen de unproducto y piden entregas regulares de la orden hasta el total del monto. Este principiollamado órdenes abiertas, se maneja con el módulo sale_delivery de OpenErp.OpenErp maneja órdenes abiertas fácilmente. Una orden abierta es una orden para cierta

cantidad de productos pero cuyas entregas son planeadas para varias fechas en un periodode tiempo.Para hacerlo debe instalar el módulo sale_delivery (actualmente en addons-extra). Una ordende venta se ingresa como una orden normal pero también se establece la cantidad total queserá entregada con cada línea.Entonces puede usar la solapa Entregas en la orden para planificar las cantidades vendidase ingresar entregas planeadas allí.



Figura 20.20: Manejando ordenes abiertas, planeando prediccionesEn las líneas de orden, OpenErp le muestra la cantidad planeada además de la cantidadvendida de modo que puede verificar que las cantidades vendidas igualen a las cantidades aser entregadas. Cuando confirma la orden, OpenErp ya no genera una orden de entregasimple sino que planifica despachos.

Consejo: Modos de facturaciónSi trabaja con órdenes abiertas, debería poner la orden en el modo Facturación desde elEmbalaje. El almacenero podrá planificar y cambiar las cantidades de entrega previstas en elsistema.

20.10 Plantilla de Diseño

El modulo sale_layout le permite tener plantillas más elaboradas que las estándar de losformularios de órdenes.Por ejemplo podría poner lo siguiente en las líneas de orden:

– una línea de separación horizontal, – títulos y subtítulos, – subtotales en el fin de la sección, – comentarios,

– separación de página.Esto le permite establecer una página de cotización de aspecto más elaborada y profesional.También está el módulo account_invoice_layout que le permite la misma funcionalidad paralas plantillas de factura.Las dos figuras a continuación, Plantilla para una factura en OpenErp usando el móduloaccount_invoice_layout y la Factura impresa resultante muestran una plantilla de factura y lafactura impresa resultante.



Figura 20.21: Plantilla para una factura en OpenErp usando el moduloaccount_invoice_layout

Figura 20.22: La factura resultante impresa



____________________ CAPITULO VEINTIUNO

GESTION DE COMPRASEn los capítulos anteriores vio cómo usar las facturas y las notas de entrega en OpenErp.Este capítulo trata de la gestión de compras, el proceso de estas dos operaciones. Veráahora como OpenErp maneja, simplifica y lleva el control de compras.Para este capítulo debería empezar con una base de datos fresca que incluya los datos dedemostración, con ventas (sales) y sus dependencias instaladas (que indirectamentedepende e instala la el módulo de compras (purchases)) y sin una tabla de cuentas particular configurada.

21.1 Todos los elementos de un flujo de trabajo completo

La orden de proveedor es el documento que le permite manejar negociaciones de precio,facturas de control del proveedor, manejar recibos de mercadería y sincronizar todos estosdocumentos.1- Petición de precio al proveedor,2- Confirmación de compra,3- Recibo y control de productos,4- Control de facturación.

21.1.1 Instalando su base de datos

Para preparar el sistema para estos ejemplos, cree una nueva base de datos con datos dedemostración y seleccione el perfil mínimo cuando inicie la sesión como usuarioadministrador. Puede ingresar los detalles que su propia compañía cuando se lo pida o sóloseleccionar el por defecto si lo desea (Tiny SPRL). Entonces instale el módulo purchase,que instala varios otros módulos como dependencias. Continúe con el resto de este capítulocomo el usuario administrador.

21.1.2 Petición de precio del proveedor

Para ingresar datos para una nueva petición de precios del proveedor, use el menúGestión de Compra->Nueva Pedido de Compra. OpenErp abre un formulario blanco decompra que usted usará para pedir precios del proveedor, esto se muestra en la figura acontinuación, si el precio pedido vino de una petición automática creada encontrará unareferencia al documento que generó esa petición en el campo Origen.



Figura 21.1: Ingreso de datos para una orden de proveedor

Nota: Manejando alertasSi instala el módulo warning podrá definir alertas que aparecen cuando el comprador ingresaun pedido de precio u orden. Puede establecer alertas en el producto y en el proveedor.

La referencia interna, la fecha y el almacén al que el producto debería ser entregado soncompletados por OpenErp automáticamente pero puede cambiar estos valores si lo necesita.Seleccione un proveedor. Una vez que ha seleccionado un proveedor, OpenErpautomáticamente completa la dirección de contacto para tal proveedor. La lista de preciostambién se completa cuando ha seleccionado el proveedor. Esto debería traer todas lascondiciones que ha negociado con el proveedor para un periodo dado.

Consejo: Selección de proveedor La búsqueda de un proveedor está limitada a todas las empresas (partners) en el sistemaque tienen marcada la casilla proveedor. Si no encuentra su proveedor valdría la pena revisar toda la lista de empresas para asegurarse que el proveedor no haya sido parcialmenteingresado el sistema.

Una vez que el cuerpo principal de la orden de compra ha sido completada puede ingresar las líneas de producto.



Figura 21.2: Línea de orden en una orden de proveedor

Cuando haya completado el producto, OpenErp automáticamente completa los otros camposen el formulario:

– Unidad de Medida, tomada del campo compra en el formulario de producto, – la Descripción del producto en el lenguaje del proveedor, – Fecha Fijada, calculada desde la fecha de orden y el tiempo dado, – Precio Unitario, provisto por la lista de precios del proveedor, – Impuestos, tomados de la información del producto y de la empresa, dependiendo de

las reglas vistas en análisis financiero.

Consejo: Descripción de producto y códigoCuando usted ingresa nombres de proveedor en el formulario de producto, puede poner unnombre y un código de producto para cada proveedor individual. Si lo hace, OpenErp usaráesos detalles en vez de sus propios nombres internos de producto para tal proveedor seleccionado.Si trabaja con manejo por caso también puede poner las cuentas analíticas que deberían ser usadas para dar un reporte de todos los costos de compra. Los costos serán entoncesreportados al recibir la factura del proveedor.

Consejo: Manejo por casoLas cuentas analíticas pueden ser muy útiles para todas las compañías que manejan costospor caso, por sitio, por proyecto o por folder. Para trabajar con varios ejes analíticos deberíainstalar el módulo purchase_analytic_plans.

Para tal la cuenta analítica se selecciona automáticamente como una función de la empresa,la fecha, los productos o el usuario, puede instalar el account_analytic_default (que seinstala automáticamente como una dependencia de purchase_analytic_plans, dado que elúltimo depende de tal).En la segunda solapa de de la línea de producto puede ingresar una nota que se adjuntarácuando se confirme la orden o la cotización de precios se imprima. Esta nota puede pre



definirse en el formulario de producto para que aparezca automáticamente en cada orden deese producto. Por ejemplo puede poner “ No olvide enviar por entrega expresa como seespecificó en su contrato de referencia 1234”.Una vez que el documento ha sido completado, puede imprimirlo como un estimado deprecio que enviar al proveedor. Puede poner una nota de atención para el proveedor en latercera solapa del formulario.

Figura 21.3: Imprimiendo la cotización de precio de proveedor

Deje entonces el documento en el estado Borrador. Cuando reciba una respuesta delproveedor, use el menú Gestión de Compra->Pedidos de Compra->Pedir Presupuestos.Seleccione la orden y complete sus detalles.Cuando desee aprobar la orden, pulse el botón Confirma Orden de Compra. El precio pedidoentonces pasa al estado confirmado, no se puede hacer nuevos cambios. Para aprobar lacompra haga clic en el botón Aprobado para el Proveedor.

Consejo: Aprobación del reciboUsted puede confirmar la orden pero no aprobarla del todo. Haga esto cuando quiera aprobar la orden después que haya recibido una orden de reconocimiento del proveedor. Esto le daun paso intermediario para todas las órdenes que esperan validación del proveedor usandoel menú Gestión de Compra->Pedido de Compra->Pedidos de Compra Esperando

Aprobación.



Figura 21.4: Proceso de orden del proveedor

Nota: Aprobación del proveedor Si desea automatizar el ingreso de estado de datos en el recibo de mercaderías, instale elmódulo purchase_approve. Esto automáticamente aprobará todas las órdenes que han sidoconfirmadas.

21.1.3 Recibo de mercaderías

Una vez que la orden ha sido aprobada, OpenErp automáticamente prepara la orden derecibo de mercaderías en estado borrador para usted.Para tener una lista de los productos que está esperando de sus proveedores use el menúManejador de Inventario->Entrada de Productos->Paquetes a procesar.

Consejo: Compra de serviciosSi usted compra servicios de un proveedor, OpenErp no generará una nota de recibo demercaderías, no hay un recibo de servicio equivalente a un recibo de mercaderías.

Seleccione el documento que corresponde a el ítem que está recibiendo. Usualmente la notade recibo de mercaderías se encuentra haciendo una búsqueda en la referencia de órdenes

o el nombre de proveedor. Entonces puede confirmar el recibo de productos.Como vió en Logística y Manejo de Stock, si sólo recibe una parte de la orden, OpenErpgestiona lo que queda de esa orden. Una segunda nota de recibo se crea automáticamentepor las mercaderías no recibidas, usted puede cancelarla si piensa que nunca recibirá elresto de productos.Después de recibir las mercaderías, OpenErp le mostrara que órdenes están abiertas y elestado de su recepción y facturación si regresa a la lista de ordenes.



Figura 21.5: Lista de órdenes abiertas y su estado de recibo y factura

21.1.4 Control de facturación

Para controlar la facturación del proveedor, OpenErp provee tres sistemas como estándar losque pueden diferir de orden a orden:

– facturación basada en las cantidades ordenadas, – facturación basada las cantidades recibidas, – facturación manual.

El modo de control de facturación se establece en la segunda solapa de la orden de compraen el campo Control de Facturación.



Figura 21.6: Orden de proveedor, control de factura

Consejo: Valor por defectoUna compañía generalmente usa un solo método de control de facturación para todas susfacturas asi que se le advierte poner un valor por defecto en el campo Control de Facturacióndespués de la instalación.

21.1.5 Control basado en orden

Si seleccionó el control de facturación basado en órdenes, OpenErp automáticamentegenerará una factura de proveedor en el estado borrador cuando la orden será confirmada.Puede obtener una lista de facturas esperando usando el menú Gestión Financiera->Facturas->Facturas de Proveedor->Facturas de proveedor borrador.Cuando se recibe una factura en papel de su proveedor, todo lo que necesita es validar lafactura pre-generada por el sistema. No olvide revisar el precio y las cantidades. Cuando lafactura es confirmada los asientos contables que representan el costo de la compra soningresados automáticamente en el sistema.

La orden de proveedor se pone entonces automáticamente como Pagada cuando usted pagala factura de proveedor.Este método de controlar las facturas se usa generalmente en las compañías de servicioporque los montos de factura corresponden a los montos ordenados. En contraste enlogística se trabaja con más frecuencia con facturación controlada por el recibo demercaderías.

21.1.6 Control basado en el recibo de mercaderías

Para controlar las facturas de proveedor con base en el recibo de mercaderías, ponga elcampo Control de Facturación en la segunda solapa de la orden a Al Recoger.

En este caso la orden no genera factura, estado borrador o ningún otro. En la nota de recibode mercaderías, el campo control de facturación se pone en A ser Facturado.El almacenero puede entonces recibir diferentes ordenes. Si él quiere generar la facturaborrador para un recibo de las mercaderías, puede hacer clic en la acción Crear Factura.OpenErp le pregunta entonces a usted por el diario para esta factura. Entonces abre tal o lasfacturas generadas (en el caso de crear facturas para varios recibos a la vez) lo que lepermite modificar antes de confirmar.Esta forma es útil cuando recibe la factura en el mismo momento en que recibe el ítem delproveedor. Generalmente las facturas se envían por correo días más tarde. En este caso, elalmacenero deja el ítem sin cambios sin generar una factura. Entonces una vez por día o unavez por semana el contador creará las facturas borrador basándose en todos los recibos de

ese día. Para hacerlo él usa el menú Manejo de Inventario->Entrada de productos->Generar facturas borrador en la recepción. El hace clic en la acción para generar todas las facturasborrador de la lista de recibos que aún no han sido facturados. En ese punto, el contador puede decidir si desea generar una factura por ítem o agrupar todos los items de la mismaempresa en la misma factura.Las facturas entonces se manejan como aquellas controladas de Orden. Una vez que lafactura llega a contabilidad él sólo la compara con las facturas que esperan controlar lo queel proveedor le factura.



Consejo: cargos de entrega para manejar los cargos de entrega instale el módulopurchase_delivery (que se encuentra en addons-extra en este momento). Esto añadiráautomáticamente los cargos de entrega en la creación de la factura borrador como unafunción de los productos entregados u ordenados.

Ofertas

Para manejar ofertas, debería usar el módulo purchase_tender (que se encuentra enaddons-extra actualmente). Esto le permite crear varias peticiones de precio de proveedor para un simple pedido de compra. Una vez que el módulo está instalado, OpenErp adicionael nuevo menú Ofertas de Compra en Gestión de Compras. Entonces puede definir lasnuevas ofertas.

Figura 21.7: Definiendo una oferta

Para ingresar datos para una nueva oferta, use el menú Gestión de Compras->Ofertas deCompra->Nueva oferta de Compra. OpenErp entonces abre un nuevo formulario en blancode oferta. El número de referencia se pone por defecto y puede ingresar información acercade la oferta en los otros campos.Si quiere ingresar la respuesta del proveedor a su pedido de oferta, adicione una nueva

orden de compra borrando en la lista en la solapa Cotización de su documento de oferta. Siquiere revisar el precio de proveedor en respuesta a las negociaciones, edite cualquiera delas órdenes de compra que dejó en estado borrador y enlacela a la oferta.En la lista general de órdenes de compra, OpenErp muestra en la nueva columna Oferta deCompra, si la orden tiene una referencia de oferta.Cuando una de las órdenes de la oferta se confirman, todas las otras órdenesautomáticamente son canceladas por OpenErp.Esto le permite aceptar sólo una orden para una oferta particular.



21.1.8 Revisiones de precio

OpenErp soporta varios métodos de calcular y actualizar automáticamente los costos deproducto:

– Precio estándar: fijado manualmente, – precio estándar: re-evaluado automáticamente y periódicamente,

– pesado promedio: actualizado en cada recibo en el almacén.El costo se usa para evaluar su stock y representa el costo de sus productos. Incluido enese costo está todo lo directamente relacionado al costo recibido. Puede incluir elementostales como:

– precio del proveedor, – cargos de entrega, – costos de manufactura, – cargos de almacenaje.

Precio estándar

El modo de manejo de precio para el producto se muestra en la tercera solapa Precios &Proveedores en el formulario de producto. En cada producto individual puede seleccionar siquiere trabajar en Precio Estándar o Precio Promedio Pesado.

Consejos: Vista simplificada

Ssi trabaja en el modo Vista Simplificada no verá el campo que le permite manejar el modode cálculo de precio para un producto, en tal caso el valor por defecto es precio estándar.

El manejo Precio Estándar significa que el costo de producto es fijado manualmente paracada producto en el campo Precio de Costo. Éste es usualmente re-evaluado una vez al año

basándose en el promedio de costos de compra o costos de manufactura.Usted usa generalmente costos estándar para manejar los productos donde el preciodifícilmente cambia en el curso de un año. Por ejemplo el costo estándar puede ser usadopara manejar libros o el costo del pan.Esos costos que pueden fijarse para todo el año traen ciertas ventajas:

– puede basar el precio de venta en el costo del producto y entonces trabajar conmárgenes más que con precios fijos por producto,

– la contabilidad se simplifica porque hay una relación directa entre el valor de stock y elnúmero de item recibidos.

Para tener una revaluación periódica automática de precio estándar puede usar el móduloproduct_ extended (actualmente en addons-extra). Esto adiciona una acción en el formulariode producto permitiéndole poner una fecha en todos los productos seleccionados. Entoncesse calcula el precio de los productos como una función de costo de materia prima y de lasoperaciones de manufactura dadas en ruta.

21.1.10 Promedio Pesado

Trabajar con Precios Estándar no da mucha libertad para el manejo de precio de costo deproductos cuando los precios cambian un montón con el estado del mercado. Este es el



caso para muchas instalaciones y energía.En este caso usted querrá que OpenErp automáticamente fije el precio en respuesta a cadamovimiento de recibo de mercaderías en el almacén. Las entregas (salidas de stock) notienen impacto en el precio del producto.

Consejo: Calculando el precio

En cada recibo de mercaderías el precio del producto será calculado usando la siguientefórmula contable: NP = (OP * QS + PP * QR) / (QS + QR) donde se usa la siguientenotación:

– NP: Nuevo precio, – OP: Precio antiguo, – QS: Cantidad actual en stock, – PP: Precio pagado por la cantidad recibida, – QR: Cantidad recibida.

Si los productos se manejan como un promedio pesado, OpenErp abrirá una ventana que lepermitirá especificar el precio del producto recibido en cada recepción de mercaderías. Elprecio de compra se pone por defecto de la orden de compra, pero usted puede cambiar el

precio para adicionar los costos de entrega a los varios productos recibidos, por ejemplo,

Figura 21.9: Recibo de mercaderías de productos manejados en promedio pesado

Una vez que se ha confirmado la recepción, el precio se recalcula automáticamente y seingresa en el formulario de producto.

21.2 Análisis de compras

21.2.1 Estadística elemental

Para tener estadísticas sobre sus compras puede instalar el módulo report_purchase yproduct_margin.El primero, report_purchase, adicionará datos nuevos reportes en su menú de compras,análisis de compras por mes y por producto, y análisis de producto por mes y por categoríade producto. Para usar estos reportes use el menu Gestión de Compras->Informe->Estemes->Compras por producto.



Figura 21.9: Análisis de compras por mes y por producto

El análisis se efectúa sobre las órdenes de proveedor y no sobre las facturas ni lascantidades recibidas. Para tener un análisis por producto, use el módulo product_margin.Las funciones de este módulo se describe en detalle en el capítulo Gestión de Ventas.Para analizar las cantidades recibidas, puede usar los módulos estadísticos en Manejo deInventario.

21.2 Manejo de relaciones del proveedor

Para manejar las relaciones con el proveedor usted debería instalar el módulocrm_configuración. Entonces podrá manejar las quejas de proveedor e integrarlas con susemails y manejo de documentos.Una vez que haya instalado el módulo, revise la casilla con la opción Quejas(Complaints)durante la configuración. OpenErp entonces creará en su base de datos un menu paramanejar los reclamos de proveedor.



Figura 21.10: Selección del manejo de quejas en la instalación CRM

Una vez que el módulo esté instalado puede usar el menú CRM & CRM->Servicio despuésde ventas->Reclamos->Nuevo reclamo del proveedor.

Figura 21.11: Pantalla de entrada de datos para una queja de proveedor

El módulo CRM tiene muchos reportes pre-definidos, usted puede analizar: – el número y la urgencia de reclamo por proveedor o usuario,



– el tiempo de respuesta de su proveedor a sus pedidos, – el problema de proveedor por tipo.

21.4 Cuentas analíticas

Para manejar compras por proyecto usted debería usar las cuentas analíticas. Puede poner

una cuenta analítica en cada línea de la orden de compra. Los costos analíticos enlazados aesta compra serán manejados por OpenErp desde el recibo de mercaderías y confirmaciónde la factura de compra. El módulo hr_timesheet_invoice le permite refacturar los costosanalíticos automáticamente usando parámetros en las cuentas analíticas tales como la listade precios, empresa asociada y monto máximo.

Así que usted puede poner una orden de factura con un flujo de trabajo (workflow) de facturadefinido que se base en las cuentas analíticas. Si está trabajando de la manera Hacer a laOrden, el flujo de trabajo serán:1 Orden del cliente,2 Orden de compra al proveedor,3 Recepción de factura y mercaderías del proveedor,

4 Entrega y facturación al cliente.Cuando re-facture basándose en los costos tendrá el siguiente flujo de trabajo:1 Ingresar las condiciones de contrato del cliente desde las cuentas analíticas,2 Comprar materia prima y escribir los servicios efectuados en las hojas de tiempo,3 Recibir la factura de proveedor y los productos,4 Facturar estos costos para el cliente.

Consejo: Multi-planes analíticosSi quiere varios planes analíticos puede instalar el módulo purchase_analytic_plans. Éste lepermite partir una línea en una orden de compra del proveedor en varias cuentas y planesanalíticos. Revise cuentas analíticas para mayor información en el uso de estas cuentas.

FIN VII

Openerp VII Ventasycompra

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