_______________________CAPITULO VEINTICUATRO

CONFIGURACION Y ADMINISTRACION

Este captulo es para la administracin de un sistema OpenErp. Aprender cmo configurar OpenErp paracumplir con todas las necesidades de su compaa y aquellas de cada usuario individual del sistema.

OpenErp le da gran flexibilidad para configurarlo y usarlo, permitindole modificar su apariencia, la forma general en que funciona y las diferentes herramientas de anlisis escogidas para cumplir con las necesidades de su compaa lo mejor posible. Estos cambios de configuracin se efectan a travs de la interfaz de usuario.Cada usuario puede arreglar su propia pgina de bienvenida y su propio men y usted tambin puede personalizar OpenErp asignando a cada usuario su propio tablero en su pgina de entrada para proporcionarles la informacin ms actualizada. Entonces ellos podrn inmediatamente ver la informacin ms relevante en el momento que ingresan.El men de OpenErp puede reorganizarse totalmente. El manejo de derechos de acceso le permite asignar ciertas funciones a usuarios especficos del sistema. Usted tambin puede asignar roles, que definen la parte que cada usuario del sistema juega en elflujo de trabajo (workflow) que mueve los documentos en el sistema de un estado a otro (tales como la habilidad de aprobar los pedidos de gastos de empleado).Para este captulo usted debera empezar con una base de datos fresca que incluya los datos de demostracin con venta (sale) y sus dependencias instaladas y sin una lista de cuentas particular configurada.

Nota: Configuracin, Parametrizacin, Adaptacin, PersonalizacinLa palabra adaptacin a veces se usen este libro donde usted podra esperarencontrar configuracin o personalizacin. Personalizacin generalmente se refiere algo que requiere un poco de conocimiento tcnico (tal como crear un cdigo especializado de mdulo) y crea un sistema no estndar. Configuracin es menos radical, es el proceso general de poner todos los parmetros del programa de modo que se ajuste a las necesidades de su sistema (frecuentemente llamado parametrizacin o setup). Configuracin es tambin, por convencin, el nombre de los sub-mens debajo de cada uno de losmens superiores de OpenErp que son accesibles slo a los usuarios administrativos para esa seccin. La adaptacin es una parte de la opciones de configuracin que moldea el sistema a una operacin particular de acuerdo a los deseos de una persona o compaa.

Usando el mdulo Diseador de Reporte de OpenOffice.org usted puede cambiar cualquier parte de cualquiera de los reportes producidos por el sistema. El administrador del sistema puede configurar cada reporte para modificar su estructura y estilo o incluso los datos que se proporciona all.

Nota: El Editor de Reporte de OpenOfficeEl plug-in de OpenOffice le permite no slo configurar los reportes de los productos bsicos sino tambin crear totalmente nuevas plantillas de reporte. Cuando el usuariousa la interfase de cliente de OpenErp, OpenOffice puede crear una plantilla de reporte que tiene acceso a todos los datos disponibles en cualquier tipo de documento de OpenErp.Usted puede fcilmente crear documentos de fax, cotizaciones o cualquier otrodocumento comercial. Esta funcionalidad le permite extender considerablemente la productividad de su gente de ventas quienes tienen que enviar varias propuestas a sus clientes.

Finalmente ver como importar datos en OpenErp automticamente, para migrartodos sus datos en un simple paso.Para este captulo debera empezar con una base de datos fresca que incluya los datos de demostracin con Ventas(sale) y sus dependencias instaladas y sin una lista de cuentas particular configurada.

24.1 Creando un Mdulo de Configuracin

Es muy til poder hacer una copia de seguridad a sus configuraciones especficas en un mdulo de OpenErp precisamente dedicado a eso, que le permita:automticamente duplicar los parmetros de configuracin al instalar el mdulo en otra base de datos,

reinstalar una base de datos limpia con su propia configuracin en caso de que tenga problemas con la configuracin inicial,

publicar su configuracin especfica para beneficio de otras compaas en el mismo sector industrial,

simplificarlas migraciones si ya ha modificado algunos elementos de la configuracin bsica, hay un riesgo de regresarlos a su estado original despus de la migracin, a menos que haya guardado las modificaciones en un mdulo.

Empiece instalando el mdulo base_module_record en el modo usual. Entonces empiece a grabar sus acciones usando el men Administracin->Gestin de Mdulos->Grabado de Mdulos->Inicia grabado. Manualmente haga todos sus cambios de configuracin A travs de la interfase de usuario como lo hara normalmente (tales como manejo de mens, asignacin de tableros, configuracin de pantalla, reportes nuevos y gestin de derechos de acceso, detalles de alguna de estas posibilidades se describen ms tarde en este captulo).Una vez que haya hecho todoesto vaya al men Administracin->Gestin de Mdulos->Grabado de Mdulos->Grabar el mdulo.

Nota: contribuyendo al desarrollo de OpenErpUna vez que haya guardado su configuracin personal en un mdulo, instale el mdulo base_module_publish. Esto le dauna nueva accin posible: Publicar Mdulo en el men Administracin->Gestin de Mdulos->Mdulos. Use esta funcin para publicar su mdulo en el sitio oficial de OpenErp. Entonces podr ser re-usado por otras compaas que tienen las mismas necesidadesque usted y usted entonces podra beneficiarse de las mejoras hechas por estas compaas en el futuro. No olvide crear antes una cuenta de usuario en http://openerp.com.

OpenErp crea entonces un archivo ZIP para usted que contiene todas las modificaciones queha hecho cuando efectuaba las configuraciones con que trabaja. Usted puede reinstalar este mdulo en otras bases de datos y/o publicarlo en lnea para ayudar a otras compaas. Esto puede ser muy til si quiere instalar un servidor de pruebas parasu compaa y dar la misma configuracin en el servidor de produccin.Para instalar un mdulo nuevo grabado en forma de archivo ZIP, use el men Administracin->Gestin de Mdulos->Importar un Mdulo Nuevo.

24.2 Configuracin del men

La organizacin del men no est sujeta a ninguna restriccin, as que puede modificar toda la estructura, la terminologa y los derechos de acceso segn cuadre a sus necesidades. Sin embargo, antes de que haga todo eso y tal como hara para cualquier programa personalizable, debera ver los balances, beneficios y costos de tales cambios, tal como la necesidad de entrenar usuarios, mantener nueva documentacin y continuar las alteraciones a travs de sucesivas versiones del software.Esta seccin describe cmo procederpara cambiar la estructura del men y de la pgina de bienvenida, configurar la terminologa de los mens y formularios en la interfaz de usuario y para manejar los derechos de acceso de los usuarios a los mens y a los muchos objetos de negocio subyacentes.

24.2.1 Cambiando el men

Como administrador y usando el cliente web, seleccione un tem de men (pero no haga clic en l), haga clic en la lnea conteniendo Administracin->Traducciones->Importar/Exportar->Exportar un archivo de traduccin (pero nosobre Exportar un archivo de traduccin mismo) y a la clic en el botn Cambiar(Switch) para ver el tem de men como un formulario editable (Puede hacer lo mismo usando el cliente GTK, all usted selecciona la lnea y mas bien hace clic en el botn Vista(View)).Ahora usted puede editar este formulario (pero no lo haga, lea el prximo prrafo primero), cambie su Men Padre lo que lo mueve de lugar a una parte diferente del sistema de mens; edite el nombre de Men para cambiar como aparece en el rbol de mens o dele un nuevo icono. O puede darle una nueva accin completamente (pero esto perdera el punto de este ejercicio particular).En vez de editar este formulario que da la posicin original del men, duplquelo. En el cliente web primero debe hacer elformulario de slo lectura haciendo clic en el botn Cancelar, entonces haga clic en el botn Duplicar que aparece (en el cliente GTK, haga clic en formulario duplicar del men superior). El formulario que permanece es ahora una entrada duplicada, no eloriginal.Para mover esta entrada duplicada, cambie el campo Men Padre borrando lo que est all y reemplazndolo con otro men que todos puedan ver, tal como Herramientas o Recursos Humanos y asegrese que la entrada se mueve al fin de la lista de menreemplazando la secuencia con 99. Puede experimentar con iconos si lo desea. Guarde el formulario y haga clic en el Men Principal para ver los resultados.

Consejo: Duplicando el menSi planea modificar un men debera duplicarlo primero, de esta manera siempre mantendr un enlace al men original que funcionar si lo necesita.Cuando ingresa a OpenErp por primera vez, aparece una pgina de bienvenida. En unsistema mnimo tal como el creado en la base de datos openerp_ch2 antes de que se expanda en el Paseo Guiado y, en la base de datos openerp_ch3, slo ver el men principal, el mismo que recibe por defecto cuando hace clic en el botn de Men Principal. Segn aada funcionalidad a su base de datos obtiene ms opciones para la pgina de bienvenida,con diferentes tableros asignados a varios roles de la compaa tales como los que se crea en los datos de demostracin.El administrador puede cambiar ambos, la pgina de bienvenida y la pgina de men principal individualmente para cada usuario del sistema y puede adaptar OpenErp a cada rol en la compaa para ajustarse mejor a las necesidades de cada uno.Para hacer modificaciones para un usuario particular, edite la configuracin de usuario a travs de Administracin->Usuarios->Usuarios. Abra el formulario para un usuario particular y seleccione diferentes entradas de men para los dos campos Accin Inicial(Home Action) y Accin de Men(Menu Action).Figura 24.1: Seleccionando una nueva pgina de bienvenida

La Accion Home es el tem de men que se abre automticamente cuando usted ingresa al programa y que tambin recibe al hacer clic en el enlace Home en la parte superior derecha de la barra de herramientas del cliente web. All puede elegir cualquier pgina a la que tiene acceso a travs de cualquier men, lo ms til sera que fuera uno de los tableros. El Men Accin es el que obtiene a travs del botn Men Principal en el cliente web (el botn deMen en el cliente GTK). Puede elegir el men principal y los tableros all.

Consejo: Acciones en el men del administradorEs muy fcil cambiar la pgina de bienvenida y el men de los diferentes usuarios. Sin embargo, no debera cambiar el men del administrador principal porque podra hacer algunos mens totalmente inaccesibles por error.

24.2.3Asignando valores por defecto a los campos

Usted puede fcilmente configurar el sistema para que ponga valores por defecto en varios campos segn utilice nuevos formularios. Esto le permite pre-completar los campos con datos por defecto para simplificarel trabajo de sus usuarios al ingresar nuevos documentos.Si est usando el cliente web presione Ctrl y haga clic derecho a la vez (esto es un clic derecho del ratn mientras que el puntero est en el campo se presiona la tecla de control en el teclado).

Esta usando el cliente GTK, slo necesita hacer clic derecho mientras el puntero est en el campo.

Un administrador tienen la eleccin de hacer el trabajo por defecto slo para un usuario o para todos los usuarios de la base de datos.Figura 24.2: Insertando un nuevo valor por defectoPara revisar esta nueva configuracin, abra un nuevo formulario de empresa (partner): elcampo Pas debera contener ahora la entrada Nueva Zelanda.Esta es una caracterstica muy poderosa!. Un administrador puede usar estafuncionalidad para redefinir el comportamiento de todo su sistema. Puede probarlo en la base de datos openerp_ch13 abriendo un nuevo formulario de Orden de Compra, haciendo clic en la segunda solapa Embarque de Compra, seleccionando Al Recoger en el campoControl de Facturacin y haciendo tal el por defecto.Desde ese momento automticamente crear fracturas de compra borrador slo cuando se haya recibido las mercaderas, as fcilmente podra restringir a sus contadores de pagar cualquier factura queaparezca hasta que usted est totalmente seguro que ha recibido las mercaderas. Esto no detendra a todos de seleccionar otro mtodo de control de factura, pero empezaran con esa definicin por defecto.

24.2.4 Cambiando la terminologa

Puede usar lafuncionalidad de traduccin de lenguaje de OpenErp para sustituir la terminologa estndar con la terminologa que su compaa entiende mejor. Es perfectamente normal adaptar el software con diferentes trminos que sean especficos a su industria. Ademsesto puede fortalecer la aceptacin de su nuevo sistema OpenErp, porque todos podrn mantener su vocabulario actual.Puede hacerlo de dos maneras:traduzca en un archivo CSV, el cual le dar una visin global de todos los trminos del sistema de modo quepuede buscar y remplazar ocurrencias especficas en cualquier lugar,

traduzca las frases directamente en el cliente, lo que significa que puede cambiarlas en su contexto y eso puede ser muy til cuando ste traduciendo.

El mismo acercamiento se usa para traducir trminos que an no han sido creados. Esto puede ser til por ejemplo, con mdulos que an no han sido traducidos al lenguaje que usa.

Traduccin a travs de un archivo CSV

Para traducir modificando todas las frases del sistema primero tiene que exportar un archivo de traduccin en el formato CSV. Para hacerlo tiene que instalar un lenguaje en el OpenErp. Para cargar una traduccin que ya existe en OpenErp use Administracin->Traducciones->Cargar una Traduccin Oficial, escoja un idioma y hagaclic en Iniciar Instalacin.Entonces exportara usando Administracin->Traducciones->Importar Exportar->Exportar un archivo de Traduccin. Seleccione el lenguaje y el formato de archivo CSV, entonces uno o ms (o todos) mdulos. Haga clic en Recibir Archivo para iniciar el proceso de descarga, luego haga clic en el icono pequeo Guardar para guardar el archivo en otro lugar. Una traduccin al francs podra llamarse por defecto fr_FR.csv, pero puede nombrarla como usted lo desee.

Nota: Formato UTF-8Elarchivo CSV est codificado en formato UTF-8. Asegrese que mantienen este formato cuando habr el el archivo en un programa de hoja de clculo porque si no lo mantiene se arriesga a ver caracteres extraos en vez de caracteres acentuados.Figura 24.3: File de traduccin CSV con la vista de una traduccin

El archivo contiene seis columnas: module, type, name, res_id, src y value. Debe asegurarse que la primera lnea que especifica los nombres de estas columnas permanezca intacto.El campo src contieneel texto base en ingls y el campo value contiene una traduccin en otro idioma convencional o en una frase tcnica especializada. Si no hay nada en absoluto en el campo valor entonces la traduccin en ingls se usar automticamente en el formulario.

Consejo: Donde debera modificar el texto?La mayor parte del tiempo encontrar el texto que quiere modificar en varias lneas del archivo CSV. Qu linea debera modificar? se refiere a las dos columnas type (en columna B) y name (en columna C). Algunaslneas tienen el nombre ir.ui.menu en la columna name lo cual muestra que est es una entrada de men; otras tienen Selection en la columna type, lo cual indica que usted no ver esta entrada en un men contextual.

Debera entonces cargar este nuevo archivo en su sistema OpenErp usando el men Administracin->Traducciones->Importar Exportar->Importar un archivo de traduccin. Entonces tiene dos caminos frente a usted:Puede sobrescribir la traduccin previa usando el mismo nombre de antes (as podra tener una traduccin especial de 'francs estndar' re-usando el nombre Francais y cdigo fr_FR),

Puede crear una nueva archivo de traduccin que los usuarios pueden seleccionar en sus preferencias.

Si no est conectado a el lenguaje traducido, haga clic en Preferencias, seleccione el lenguaje en Lenguaje y finalmente haga clic en OK para cargar el nuevo lenguaje con su nueva terminologa.

Consejo: Traducciones parcialesPuede cargar una seleccin de lneas en un archivo de traduccin borrando la mayor partede las lneas en el archivo y cargando solo las cambiadas. Entonces OpenErp cambia slo las lneas cargadas y deja las originales solas.

Cambios a travs de la interfase de cliente

Tambin puede cambiar las etiquetas y otros y tem de pantalla en la pantalla del cliente de web. Para hacerlo, abra el formulario que desea traducir, haga clic en Traducir este Recurso a travs del icono en la parte superior derecha. Entonces tienen la opcin de traducir:los datos en el sistema (contenidos en los campos),

los ttulos de campo (las etiquetas),

todos los botones de accin a la derecha del formulario (las opciones relacionadas),

los trminos usados en el formulario ver.

Puede modificar cualquiera de estos.El procedimiento es ligeramente diferente en el clienteGTK. En este usted hace clic derecho en la etiqueta o botn con el ratn. Entonces puede elegir traducir el tem o toda la vista.Este mtodo es simple y rpido cuando slo tiene algunas entradas que modificar, pero se puede volver tedioso y hacerle perder mucho tiempo si tiene que cambiar muchos trminos a todo lo largo del sistema.En tal caso sera mejor usar el mtodo de traduccin que emplea un archivo CSV.

Consejo: A tener en cuenta en las traduccionesEn el cliente GTK los trminos modificados no se actualizan inmediatamente, para ver los efectos de las modificaciones debe cerrar la ventana actual y reabrir el formulario

24.3 Inicio de sesin

Consejo: Manejando contraseasSi permite que los usuarios cambien sus contraseas por s mismos no tendr control directo sobre la contrasea que elijan. Debera tener una poltica por escrito acerca de la fortaleza de las contraseas para tratar de mantener un nivel de seguridad en su sistema.

Consejo: manejando usuarios a travs de LDAPCon el mdulo users_ldap, se pueden manejar las cuentas de usuarios a travs de un directorio LDAP que se puede hacer comn a varios recursos diferentes de la compaa.Los parmetros de conexin para el directorio LDAP se registran entonces con la definicin de compaa. Usted puede proporcionar all una plantilla de perfil de usuario de donde los usuarios nuevos se crearn automticamente durante su primera conexin a OpenErp.

Nota: LDAPEl protocolo LDAP (protocolo de acceso de directorio liviano) le permite manejardirectorios comunes para varios recursos diferentes a travs de su red estndar TCP IP.Esto permite a los usuarios en la compaa tener el mismo usuario y contrasea para acceder a todas sus aplicaciones (tales como e-mail e intranet).

24.4 Manejando los derechos de acceso

Una de las reas ms importantes en configurar OpenErp es como manejar los derechos de acceso a la informacin.Usted est planeando poner todo lo que es significativo de su negocio en el sistema, pero la mayor parte de su personal slo necesita parte de l y puede necesitar cambiar incluso menos. Quin debera tener derecho a manejar que y como maneja usted tal?El acercamiento de OpenErp al manejo de derechos es muy flexible. Cada usuario puede pertenecer a uno ms grupos y el grupo(s) al que pertenece determinar:la visibilidad de cada tem de men y

la accesibilidad de cada tabla en la base de datos.

Por ejemplo, el grupo Stock puede tener slo acceso a algunos los mens en Gestin de Stock y puede no tener acceso a ninguna de lainformacin contable. Cada usuario delsistema que trabaje en almacn se le hace miembro del grupo en Stock y si alguno de estos usuarios trabaja en otra parte tambin se le da membresa de otros grupos.Los usuarios de OpenErp tambin pueden pertenecera varios roles. As como el grupo da a un usuario derechos de acceso, cada rol determina los deberes de usuario. Esto se maneja en el nivel de flujos de trabajo (workflow), que forman el proceso de negocio de la compaa.

24.5 Grupos y usuarios

Para configurar los derechos de acceso, usted empezar definiendo los grupos. Es importante para los grupos ser representativos de las funciones de trabajo en su compaa ms que de sus empleados individuales.As, si su director de finanzas es tambin su director de ventas, usted debera crear ambos, un grupo de Director de Finanza y un grupo de Director de Ventas, incluso cuando ambos sean la misma persona y cuando ambos cargos fueran asignados a este usuario en la prctica. Esto le da flexibilidad para el futuro.Tambin debera crear grupos dentro de una rea departamental que tengan diferentes niveles de acceso. Por ejemplo, si crea el grupo Director de Ventas y el grupo Ventas, evite asignar exactamente los mismos derechos a cada grupo. El primero podraver todos los reportes mientras que el segundo podra estar restringido a ver cotizaciones. Podra incluso hacer al Director de Ventas miembro de ambos grupos y darle al grupo Director de Ventas un nmero limitado de derechos extra o, para el grupo Director de Ventas todos los derechos que necesita el director de ventas slo a este grupo. Debe escoger el esquema que le d la mayor flexibilidad y mantenerse en l para tener consistencia.

Consejo: Flexibilidad en el manejo de accesosPara darse flexibilidad, puede asegurarse que un miembro de su personal de confianza (tal vez un director o alguien en contabilidad o incluso el administrador del sistema) tenga amplios derechos de uso del sistema y est autorizado a efectuar tareas especficas sobre el personal.

24.5.1 Derechos de acceso por mens

Para que vea bien el manejo de derechos en OpenErp crear un nuevo grupo Stock1, con acceso a los tem del men de Manejo de Inventario. Crear un usuario almacenero que ser miembro del grupo de Stock1.Para crearun nuevo grupo, use el men Administracin->Usuarios->Grupos. Ingrese el nombre del grupo Stock1.Entonces para crear un nuevo usuario enlazado a este, use Administracin->Usuarios->Usuarios para ingresar lo siguiente:Nombre: almacenero,

Nombre deUsuario: almacn,

Contrasea: almacn,

Compaa: ,

Accin: men,

Accin de men: men.

En la segunda solapa del formulario de usuario, seguridad, adicione el grupo esto que acaba de crear.Figura 24.4: Grupos que tienen acceso a el men manejo de inventario

Guarde el usuario, entonces vaya al men Administracin->Seguridad->Otorgar accesos a los Mens para tener una lista de mens. Filtre esta lista usando en el campo de bsqueda Men para tener todos los tem del men Manejo de Inventario. En el formulario describiendo el men, adicione Stock1 en el campo Grupos. Mientras est all adicione tambin el grupo admin . De ahora en adelante, slo los miembros del grupo Stock1 y del grupo admin podrn ver este tem de men en su lista principal de men.

Consejo: Jerarqua de mensDado que los mens son jerrquicos no hay necesidad de ocultar el acceso a los mens inferiores: una vez que ha configurado el manejo de inventario de este modo, todos los mens inferiores sern invisibles a los miembros de los otros grupos.

Consejo: SeguridadEste mtodo de manejar el acceso a los mens no garantiza que los usuarios no puedan alcanzar objetos ocultos del negocio en el sistema por otros medios. Por ejemplo, ocultando el men de facturas no puede prevenir que la gente alcance las facturas a travs de las rdenes de compra y venta o adivinando el URL.Para una seguridad efectiva debe usar los mtodos para manejar los derechos de acceso a objetos que se presentan en la siguiente seccin.

Nota: Configuracin de acceso inicialEn la configuracin inicial, el usuario admin de OpenErp, miembro del grupo admin , tiene acceso al men de Configuracin en cada seccin del men principal. Esta es una convencin general. Por ejemplo, Empresas->Configuracin, es visible en el men del administrador adems de los otros tem del men Empresa, pero slo esas otras entradas del men son visibles a los otros usuarios. Similarmente, la entrada del men principal Administracin, es por convencin, visible sloa los usuarios que son miembros del grupo admin.

24.5.2.Derechos de acceso a objetos

El men derechos de acceso determina quin puede acceder a que men, pero no define lo que usted puede hacer una vez que est el men.El control de acceso a objetos lepermite la posibilidad de definir aquello a lo que sus usuarios tienen derecho de hacer con sus datos cuando tienen acceso a ellos. El control de acceso a objetos est estructurado de la misma manera que el acceso a mens.

Nota: ObjetoUn objetorepresenta un documento en el sistema. Los objetos estn enlazados a las tablas de la base de datos y adems tienen conceptos adicionales, tales como las funciones de campos, herencia de otros objetos y mtodos de clase que les dan su comportamiento.

Sino se asigna un grupo a un objeto, todos los usuarios pueden acceder a l sin ninguna restriccin. A la inversa, cuando se ha definido un control de acceso para un objeto, El usuario debe ser miembro de un grupo que tiene los derechos de acceso apropiadospara tener alguna forma de acceso a ese objeto.Siempre debe asegurarse de no bloquear a el grupo admin uno de los objetos que controlan la administracin y las opciones de configuracin, tales como el modelo ir.model.access.Puede manejar cuatro modosde acceso a los objetos independientemente:Acceso de Lectura: los miembros del grupo pueden leer los datos en el objeto,

Acceso de Creacin: los miembros del grupo pueden crear nuevos registros en el objeto,

Acceso de Escritura: los miembros del grupo pueden modificar los contenidos de los registros en el objeto,

Acceso de Borrado: los miembros del grupo pueden borrar registros del objeto.