_______________ CAPITULO ONCE DE FACTURA A PAGO11.1 Workflow Contable y la generacin automtica de facturasLa carta flujo de trabajo (workflow) contable para facturacin y pago muestra el flujo financiero seguido por cada factura Figura 11.1: workflow contable para facturacin y pago En general, cuando usted usa toda la funcionalidad de Open ERP, Las facturas no necesitan ser ingresadas manualmente, se generan facturas Draft automticamente de otros documentos tales como las rdenes de compra.

11.1.1 Facturas en Borrador (Draft)El sistema genera propuestas de facturas las cuales son inicialmente creadas en estado borrador, mientras que stas permanecen sin confirmar no tienen ningn impacto contable en el sistema; no hay nada que impida a los usuarios crear sus propios facturas borrador si lo desean. La informacin necesaria para facturar es tomada automticamente del formulario empresa(Partner) ( tal como las condiciones de pago y la direccin de factura) o del Producto(Product) (tal como las condiciones que se usarn) o de la combinacin de los dos (tales como los impuestos aplicables y los precios de los productos) Consejo: facturas en borrador o borrador (draft) Hay varias ventajas en trabajar con las facturas borrador: Usted recibe un listado de validacin intermedia antes que la factura sea aprobada. Esto es til cuando sus contadores no son las personas que crean la factura inicial, pero si es necesario que la aprueben antes que la factura ingrese en las cuentas. Esto le permite crear facturas por adelantado, sin aprobarlas en el mismo momento. Usted tambin puede ver una lista de todas las facturas esperando aprobacin.

11.1.2 Facturas Abiertas o de Proforma (Open, ProForma)Ud. puede aprobar o validar una factura en estado Open o ProForma. Una factura ProForma no tiene an un nmero de factura, pero los asientos (entradas) contables de la factura que es creada corresponden a los montos que OpenErp grabar como los pagables del cliente.

Consejo: facturas ProForma En algunos pases, no se le permite generar asientos (entradas) contables de una factura proforma. En cambio crea usted un reporte de la orden de compra el cual imprime una factura proforma que no tiene consecuencias contables dentro del sistema. Puede usar el mdulo descrito en Configuracin & Administracin para crear este reporte. Una factura abierta tiene un nico nmero de factura. La factura es enviada al cliente y es marcada en el sistema como: esperando pago.

11.1.3 Reconciliando asientos de factura y pagosEn OpenErp una factura es considerada como pagada cuando sus asientos contables han sido conciliados con los asientos de pago. Si no ha habido una conciliacin una factura permanecer en el estado abierto(open) hasta que usted haya ingresado el pago. Consejo: Pago y conciliacin Para evitar sorpresas es importante entender la idea de conciliacin y su enlace con el pago de factura. Encontrar ambos, un campo de conciliacin y uno de Pago tipo visto(checkbox) en una factura. Se diferencian entre ellos solo si una factura ha sido pagada (usando conciliacin del registros) pero ha sido subsecuentemente marcada como no reconciliada. Nota: conciliacin La conciliacin enlaza asientos en una cuenta que cancela a otra, esas se han reconciliado una a otra (suma de crditos = suma de dbitos). Esto generalmente se aplica a los pagos contra las facturas correspondientes. Sin el proceso de conciliacin, OpenErp sera incapaz de marcar las facturas que han sido pagadas. Suponga que usted tiene la siguiente situacin para el cliente Smith y Offspring: . Factura 145: 50, . Factura 167: 120, . Factura 184: 70. Si usted recibe un pago de 120, OpenErp postergar la conciliacin porque hay eleccin de facturas a pagar. No podra conciliar tampoco el pago contra las facturas 145 y 184 o contra la factura 167. Usted puede cancelar una factura si la funcin Permitir Cancelar los asientos (Allow Cancelling Entries) ha sido activada en el diario y los asientos no han sido reconciliados. La podra usted mover de Cancelada a Borrador para modificarla y regenerarla. Consejo: Tratamiento en Grupos(Lots) usualmente, diferentes transacciones se agrupan juntas y se manejan a la vez y no factura por factura. Esto se llama trabajo batch o gestin en grupo(lot handling). Puede seleccionar varios documentos en la lista de facturas: marque los vistos de las lneas que interesan usando el cliente web y haga clic en el botn apropiado en la derecha; o shiftclick en las lineas usando el ratn en el cliente GTK y use el botn superior de accin o impresin, esto le da la opcin de un nmero de posibles acciones sobre los objetos seleccionados.

A intervalos regulares, e independientemente de las facturas, un importante procedimiento automtico o un procedimiento manual de cuentas puede usarse para incluir extractos bancarios. Esto abarca todos los pagos de proveedores y clientes y transacciones generales como las que se dan entre cuentas. Cuando se valida una cuenta, los asientos contables correspondientes se generan automticamente por OpenErp Las facturas se marcan como pagadas cuando sus asientos contables han sido reconciliados con los asientos contables de su pago. Esta transaccin de conciliacin puede efectuarse en varios lugares en el proceso, dependiendo de su preferencia: En el ingreso de datos para el extracto contable, Manualmente de los registros contables, Automticamente usando la conciliacin inteligente de OpenErp. Ud. puede crear los registros contables directamente, sin usar la factura y los extractos contables. Para hacer esto use el formulario de entrada rpida en un diario(journal). Algunos contadores prefieren este acercamiento porque estn acostumbrados a pensar en trminos de registros contables ms que en trminos de facturas y pagos. Es mejor usar los formularios diseados para facturas y extractos bancarios que registros de asiento de datos manuales, sin embargo, stos son ms sencillos y se manejan dentro de un sistema de control de errores.

11.1.4 Un sistema basado en registrosTodas Las transacciones contables en OpenErp estn basadas en registros, sea que hayan sido creados por una factura o creados directamente. Se generan rpidamente recordatorios de empresa(partner) de la lista de asientos no reconciliados en la cuenta de recibibles comerciales para tal empresa. Usted encontrar en un simple recordatorio todas las facturas no pagadas as como todos los pagos no reconciliados, tales como los pagos por adelantado. Similarmente, estados financieros como el libro mayor (general ledger), inventarios y balances, balance cronolgico y los diarios , todos estn basados en asientos contables. No importa si usted gener el asiento de una factura o directamente en el diario de facturas. Es lo mismo para la declaracin de impuestos y otros estados financieros del estado. Cuando se usa contabilidad integrada, usted todava debera ir a travs del proceso estndar de documentos debido a que algunos mdulos dependen directamente de los documentos de factura. Por ejemplo, se puede configurar una orden de venta del cliente para que se espere por el pago de la factura antes de efectuar la entrega. En tal caso, OpenErp automticamente genera una factura borrador para enviar a el cliente.

11.1 FacturacinEn OpenErp, El concepto de factura incluye los siguientes documentos: la factura de cliente, la factura de proveedor, nota de crdito del cliente, nota de crdito del proveedor. Slo el tipo de factura y el modo de representacin difieren para cada uno de los cuatro

documentos. Pero todo se guardan en el mismo tipo de objeto en el sistema. Usted recibe el formulario correcto para cada uno de los cuatro tipos de factura desde el men que us para abrirlo. El nombre de la solapa le permite diferenciar los tipos de factura cuando est trabajando con ellos.

Nota: Tipos de factura hay muchas ventajas en derivar diferentes tipos de factura desde el mismo objeto. Dos de los ms importantes son: En un ambiente de multi-compaa con facturacin entre compaas, la factura de un cliente en una compaa se convierte en la factura del proveedor para la otra, Esto le permite trabajar y buscar todas las facturas desde el mismo men. Si est buscando la historia de una factura le provee ambos, facturas de proveedor y cliente en la misma lista, as como las notas de crdito. Nota: Nota de Crdito una nota de crdito es un documento que permite cancelar una factura o parte de una factura para acceder a las facturas usen los mens de Gestin Financiera->Facturas. La mayor parte del tiempo, las facturas son generadas automticamente por OpenErp pues se les genera de otros procesos en el sistema, de modo que no es necesario usualmente crearlas manualmente, sino simplemente aprobarlas o validarlas, OpenErp usa los siguientes diferentes modos de generar facturas: Del proveedor hubo rdenes del cliente, Del recibo o despacho de mercaderas, Del trabajo efectuado (hojas de trabajo, ver Organizacin de Recursos Humanos), De tareas cerradas (ver Organizacin Interna y Manejo de Proyectos), De cargos de honorarios u otros gastos recargables (ver Manejo de Servicios). Los diferentes procesos generan facturas borrador, estos deben ser aprobados por un usuario del sistema autorizado y enviados al cliente. Los diferentes mtodos de facturacin se detallan en los siguientes captulos y secciones. Para tener una lista de las facturas borrador generadas por Open Erp, puede usar Gestin Financiera->Facturas->Facturas de Cliente->Facturas Borrador de Cliente. Tambin encontrar un men similar para las facturas de compra que an no han sido recibidas como aprobadas en Gestin Financiera->Facturas->Facturas de Proveedor->Facturas Borrador del Proveedor. Tambin es posible ingresar facturas manualmente esto se hace generalmente para facturas que no estn asociadas con una orden (usualmente rdenes de compra) o notas de crdito. Tambin si el sistema no ha sido configurado correctamente usted puede necesitar editar la factura antes de envirsela al cliente. Por ejemplo, si usted no haba notado que el cliente es libre de impuestos, la factura generada de una orden contendr los impuestos con las tarifas normales, pero entonces es posible evitar esto borrndolo de la factura antes de validarla.

11.2.1 Ingresando una factura de clienteEl principio de ingresar datos en facturas es muy simple, desde que permite a usuarios no contadores crear sus propias facturas. Esto significa que su informacin contable se puede mantener al da todo el tiempo mientras se colocan y reciben rdenes y se calcula sus impuestos.

A la vez permite a la gente que tiene ms conocimiento contable mantener el control total de los asientos contables que estn siendo generados, cada valor propuesto por OpenErp puede ser modificado despus si se necesita. Empiece ingresando una factura de cliente manualmente, use: Gestin Financiera>Facturas->Facturas de Cliente, un nuevo formulario de facturas se abre para ingresar esta informacin.

Figura 11.2: Ingresando una nueva factura Este documento est compuesto por tres partes: El encabezado de la factura, con informacin del cliente, El cuerpo principal de la factura, con lneas de facturas detalladas, El pie de la pgina, con detalle de los impuestos y los totales. Para ingresar un documento en OpenErp siempre deben llenar los campos en el orden que aparecen en pantalla, hacindolo de esta manera permite que los campos posteriores sean llenados automticamente a partir de los campos anteriores; de esta manera seleccione el empresa, y los campos siguientes se completarn automticamente: La direccin de factura corresponde al contacto que tuvo el tipo de direccin Factura, en el formulario de empresa (o de otra manera el tipo de direccin Por Defecto), la cuenta de empresa corresponde a la cuenta dada en contabilidad la cual se encuentra en la ltima solapa del formulario empresa. Por defecto el software est configurado con Cuentas Recibibles o Recibibles Principales (Facturas por cobrar), Puede haberse definido para este empresa una condicin de pago especfica o por defecto en el rea de las ventas o compras del formulario empresa. Las condiciones de pago se generan por reglas para el pago de la factura, por ejemplo 50% en 21 dias y 50% en 60

das desde el fin de mes. Nota: Campos de propiedades Los Campos de propiedades en el formulario empresa o el formulario Producto son campos de multi-compaa. El valor que el usuario ve en estos campos depende de la compaa para la que el usuario trabaja. Si usted trabaja en una multi-compaa que est usando una base de datos, usted tendr varias listas de cuentas. Las cuentas de activos y pasivos para un empresa dependen de la compaa para la que el usuario trabaja. Consejo: Viendo relaciones de empresas Usted puede obtener ms informacin de ciertos campos relacionales en OpenErp. En el cliente web y en modo lectura una relacin es generalmente un enlace que lo lleva al formulario principal para tal entidad con todas las acciones y enlaces. En el cliente web y en modo de edicin usted puede presionar la tecla Ctrl y a la vez hacer clic derecho en el campo para ver un men contextual con enlaces y otras opciones. Y en el cliente GTK. puede hacer clic derecho en el campo para ver el mismo men contextual. De modo que de una manera u otra puede rpidamente ver los datos de empresa: ventas y compras actuales, pedidos CRM, facturas abiertas, registros contables, cuentas pagables y recibibles. Puede adicionar ms detalles de informacin a la factura y seleccionar la moneda en la que desea facturar. Una vez que el encabezado de la factura ha sido grabado debe ingresar las diferentes lneas de factura, puede usar una de las dos tcnicas: ingrese todo el campo manualmente, use un producto para completar los diferentes campos automticamente. Consejo: Descripcin de Lnea de Factura La descripcin de lnea de factura es mas un ttulo que un comentario, si desea aadir ms comentarios detallados puede usar el campo Notas, en la segunda solapa. As que seleccione el producto Titanium Alloy Radiator en el campo producto en una lnea de factura. Los siguientes campos se completarn automticamente: Descripcin: esto viene del producto, en el lenguaje de la empresa. Cuenta: determinada por la cuenta de compra o venta definida en las propiedades del producto. Si no se especific una cuenta en el formulario de producto OpenErp usar las propiedades de la categora a la que el producto est asociado. Unidad de Medida: est definida por defecto en el formulario de producto. Precio unitario: est dado por el precio de lista en el formulario producto y est expresado sin impuestos, Impuestos: dados por el formulario de producto y el formulario del empresa. Consejo: Manejo del precio con impuestos incluidos Por defecto, OpenErp factura y procesa el precio sin impuestos, se manejan como un monto separado. Si desea tener facturas con los impuestos incluidos puede instalar el mdulo account_tax_include. El mdulo adiciona un campo a cada factura que le permitir establecer la factura incluyendo

los impuestos o excluyndolos. Nota: informacin sobre el producto Cuando est ingresando datos de una factura a veces puede ser til tener ms informacin acerca del producto que est facturando. Si usted ya est en modo editar, puede presionar la tecla Ctrl y hacer clic en el botn derecho del ratn sobre el campo producto (en ambos los clientes web y GTK). Y entonces seleccionar los reportes disponibles. OpenErp provee tres reportes estndar sobre el producto: previsin del stock futuro, estructura del costo del producto, ubicacin del producto en sus almacenes. (Al momento de escribir, esta funcin existe en las ventanas GTK pero no web) Usted puede ingresar varias lneas de facturas y modificar los valores que automticamente son completados por OpenErp. Una vez que las lneas de factura han sido ingresadas, puede hacer clic en Calcular para recibir la siguiente informacin: detalles de los impuestos calculados, tasa de impuesto, total de impuestos, precio total. En el rea de impuestos en la parte inferior izquierda de la factura encontrar los detalles de los totales calculados para diferentes tasas de impuesto usados en la factura. Consejo: clculo de impuestos Puede hacer doble clic en una de las lneas en las reas de impuesto sumantorio en la factura, OpenErp entonces le muestra los detalles de los impuestos cargados los cuales formarn su declaracin de impuestos al final del perodo. Le muestra el total que ha sido calculado en las diferentes partes de la declaracin legal. Esto le permite manejar su declaracin en OpenErp automticamente.

Figura 11.3: detalle de los impuestos cargados en una factura

antes de aprobar la factura se pueden modificar la fecha y el periodo contable, los cules han sido ingresados por defecto con la fecha actual. Estos campos se encuentran en la segunda solapa: Otra Informacin. Nota: Formato de factura Si usted quiere hacer su formato de factura ms elaborado puede instalar el mdulo account_invoice_layout el cual le permite adicionar varios elementos entre las lneas tales como subtotales, secciones, separadores y notas. Haga clic en Validar cuando desee aprobar la factura esto la mueve del estado Borrador al estado Abierto. Cuando haya validado una factura, OpenErp le da un nico nmero de una secuencia definida. Por defecto toma la forma: ao nmero de secuencia, por ejemplo 2008/001, si desea modificar los nmeros de secuencia use el men Administracin->Configuracin-> Secuencias->Secuencias. Los asientos contables correspondientes a esta factura se generan automticamente cuando aprueba la factura. Usted ve el detalle que esto haciendo clic en la entrada en diario(Journal) y buscando all los movimientos de cuenta generados por ese nmero de factura. .index: simple: impuestos; DEEE.

11.2.2 manejando impuestosLos detalles en el formulario Producto y el formulario Empresa determinan la seleccin de impuestos aplicables para una linea de factura. Por defecto OpenErp toma en cuenta todos los impuestos definidos en el formulario producto. Si un impuesto est definido en la solapa Propiedades del formulario de Empresa, entonces OpenErp basar su clculo de impuestos en los impuestos de la empresa ms bien, as que si una empresa ha sido definida como exenta de impuestos por ejemplo, tendr precedencia sobre los impuestos definidos en el producto. Tome el caso del siguiente producto impuestos aplicables: TVA 19.6% tipo TVA DEEE 5.5% tipo DEEE Nota: impuesto DEEE El impuesto DEEE (desecho de equipo electrnico y elctrico) es un impuesto ecolgico que fue impuesto en Francia desde 2007. Se aplica a las bateras para financiar su reciclaje y es una suma fija que se aplica al monto anterior al impuesto en una factura. Si este comercio con una compaa de su pas y su pas tiene un impuesto tipo DEEE, los impuestos aplicables para esta factura podran ser: TVA: 19.6% DEEE: 5.5 Si usted vende a un cliente en otra compaa en la comunidad (entre comunidades), entonces el impuesto no se carga a su cliente, tendra entonces cero seleccionando un impuesto de 0% en la ltima solapa: Contabilidad. Cuando se crea una factura para este cliente, OpenErp calcular los siguientes impuestos al producto:

TVA entre comunidades: 0%. DEEE: 5.5% Si no ha ingresado los parmetros correctamente en el formulario cliente, OpenErp le sugerir impuestos incorrectos en la factura. Ese no es un problema insuperable porque usted siempre puede modificar la informacin directamente en la factura antes de aprobarla. Consejo: Facturas ocasionales Cuando cre una factura para un producto que slo ser vendido o comprado una vez no tiene que codificar un nuevo producto, pero tendr que proveer bastante informacin manual a la lnea de factura: - precio de venta, - impuestos aplicables, - cuenta, - descripcin del producto,

11.2.3 Cancelacin de una facturaPor defecto OpenErp no le permitir cancelar una factura una vez que ha sido aprobada puesto que se han creado asientos contables as que tericamente no puede retroceder y borrarla. Sin embargo en muchos casos es ms conveniente cancelar una factura cuando hay un error que producir una nota de crdito y conciliar los dos asientos. Su actitud en esto se ver influenciada por la legislacin actual en su jurisdiccin contable y adhesin a la pureza contable. OpenErp maneja ambos acercamientos. Se puede permitir cancelar una factura haciendo clic en el visto Allow Cancelling Entries en el diario correspondiente a esta factura. Entonces se le permitir cancelar las facturas si se cumple las dos condiciones siguientes: 1- Los asientos contables no han sido reconciliados o pagados: Si lo han sido tendr que cancelar la conciliacin 2- El periodo contable o el ao fiscal no han sido cerrados: si lo han sido no hay modificacin posible. Cancelar una factura tiene el efecto de automticamente modificar los asientos contables correspondientes. Cuando la factura sido cancelada usted podra entonces regresarla al estado borrador. As la podra modificar y aprobar otra vez ms tarde. Consejo: Numeracin de facturas Algunos pases requieren una numeracin continua de facturas (esto es sin rupturas en la secuencia). Si despus de cancelar una factura que no est regenerando, se encontrar con una ruptura en la numeracin, tendr que ir y modificar la secuencia, rehacer la factura y reemplazar el nmero de secuencia con su valor original. Puede controlar las secuencias usando el men Administracin>Configuracin->Secuencias, Secuencias. Cancelar una factura le causar una ruptura en la secuencia numrica de sus facturas. Queda muy advertido de recrear esta factura y re-aprobarla para llenar el agujero en la numeracin s puede. Consejo: Duplicando un documento la funcin de duplicacin se puede aplicar a todos los documentos del sistema: usted puede duplicar cualquier cosa, un producto, una orden, o una entrega.

Nota: algunos puntos 1. Duplicando facturas: En vez de ingresar una nueva factura en cada ocasin, puede basar una factura en una similar que le haya precedido y duplicarla. Para hacer esto, primero busque una ya existente que sea adecuada. En el cliente Web muestre la factura en el formulario leer-solamente (no editable), entonces haga clic en duplicar. En el cliente GTK seleccione Formulario->Duplicar del men de la parte superior. La duplicacin crea una nueva factura en estado borrador que le permite modificarla antes de aprobarla, duplicar documentos es una funcin inteligente, que permite que la factura duplicada tenga su propio nmero de secuencia, la fecha actual y el estado borrador, incluso si la factura precedente ha sido pagada. 2. Guardando las preferencias de empresa: OpenErp tienen muchas funciones para ayudar a ingresar datos rpidamente, si usted factura los mismos productos frecuentemente para la misma empresa usted puede guardar las preferencias de la ltima factura usndolas como condiciones por defecto. Para probar esta funcionalidad, cree una factura para una empresa y aada le algunas lneas (en el cliente GTK), entonces sostenga la tecla Ctrl y haga clic con el botn derecho del ratn sobre el contenido del campo de las facturas y seleccione Poner por defecto. Marque la casilla que indica que este defecto slo debe aplicarse a usted. La prxima vez que cree una factura estas lneas de factura se crearn automticamente y usted slo tendr que modificar las cantidades antes de confirmar la factura. Para impuestos se puede poner la cantidad por defecto en las lneas de factura (en Francia va el 19. 6%, en Blgica 21%, en el Reino Unido 17. 5% o 15%) de esta manera usted no olvidar aadir los impuestos cuando est ingresando facturas manualmente. ( las capacidades del cliente GTK son ms extensas que aquellas del cliente Web. Puede poner por defecto muchas lneas en el cliente GTK pero slo una lnea en el cliente Web, de modo que necesita estar bien seguro lo que es posible antes de usar esta funcionalidad rutinariamente.) 3. Recibir informacin navegando hacia ella: Mientras est creando una factura encontrar que frecuentemente necesita informacin adicional sobre la empresa que le ayude a completar la factura como se le describi antes, se puede navegar hacia otra informacin enlazada a este cliente tal como: tareas completadas, detalles de beneficios, facturas ms reciente, ltimas rdenes. Haga lo mismo para recibir informacin acerca del producto que est facturando, por ejemplo: hay suficiente en almacn? cules son los costos y los precios normales de lista para este producto? Hacer est informacin fcilmente accesible cuando est facturando, le simplifica enormemente el trabajo de crear una factura.

11.2.4 Creando una factura de proveedorEl formulario que maneja las facturas de proveedor es muy similar a aqul de las facturas

cliente, sin embargo, se le ha adaptado para un rpido y simple ingreso de datos y revisin de las cantidades grabadas. Consejo: Ingresando datos muchas compaas no ingresan datos de las facturas de proveedor sino simplemente ingresan datos contables correspondientes en el jornal de compras. Esta particularidad se aplica a usuarios que se han concentrado en el sistema contable ms que en las capacidades que les provee de su sistema ERP. Los dos acercamientos llegan al mismo resultado contable: algunos prefieren uno y otros prefieren el otro dependiendo de sus habilidades. Sin embargo, cuando usted usa las funciones de Gestin de Compras en OpenErp usted debera trabajar directamente sobre las facturas pues le proveen de rdenes de Compra o documentos de Recepcin de Mercadera. Para ingresar una nueva factura de proveedor, use el men Gestin Financiera->Facturas>Nuevo Pedido de Compra. Todo es similar a la factura de cliente, empezando con el diario y la empresa, la que completar automticamente los siguientes campos: direccin de la factura, cuenta de empresa. A diferencia de la factura de cliente no es necesario ingresar condiciones de pago, sino simplemente Fecha Ad-hoc de pago si desea una. Si usted no da una fecha OpenErp asume que esta factura ser pagada en efectivo. Si desea codificar condiciones de pago ms completas que slo la fecha puede usar el campo Trminos de pago que se encuentra en la segunda solapa: Otra Informacin. Tambin debe ingresar el total de factura con los impuestos incluidos. OpenErp usa este monto para revisar que todas las lneas de factura hayan sido ingresadas correctamente antes que le permita validar la factura. Indique la Moneda si la factura no va a usar la moneda por defecto, entonces puede ingresar las lneas de factura. Tal como en la factura al cliente se tiene la opcin de ingresar la informacin manualmente o usar un producto para completar muchos de los campos automticamente. Al ingresar un producto todos los valores siguientes se completan automticamente: La cuenta de productos se completa con las propiedades del producto o de la Categora del producto si no se ha definido nada en el mismo producto, Impuestos vienen del formulario del producto y/o del formulario de empresa basndose en los mismos principios que la factura de cliente, La cantidad toma uno por defecto pero se le puede cambiar manualmente, Establezca el precio unitario del precio total que se le ha cotizado despus de deducir todos los impuestos aplicables. Haga clic en Calcular Impuestos para asegurarse que los totales corresponden a aquellos indicados en la factura en papel de proveedor. Cuando aprueba la factura, OpenErp verifica que la cantidad total indicada en el encabezado corresponde a la suma de los montos sin impuesto en las lneas de factura y los diferentes impuestos aplicados. Consejo: el botn Calcular incluso cuando debiera calcular la factura antes de aprobarla no necesita apretar el botn

Calcular Impuestos, si usted aprueba la factura directamente, el programa calcula los diferentes impuestos por s mismo y verifica el total; este botn se usa solamente para hacer un pre-revisado de la cantidad mostrada antes de confirmarla finalmente. OpenErp automticamente completa la Fecha de Factura y el periodo contable pero usted todava puede cambiar estos valores manualmente en la segunda solapa de la factura antes de guardarla. Nota: Fechas y periodos contables Los periodos contables se tratan como declaraciones legales de periodo. Por ejemplo una declaracin de impuestos para una factura depende del periodo contable y no de la fecha de facturacin. Dependiendo de si su declaracin es hecha mensualmente o cada cuatro meses, el ao fiscal contiene 12 o cuatro periodos contables. Las fechas se muestran en el documento que ha creado en el sistema contable y se les usa para calcular las fechas idneas. Las dos piezas de informacin no tienen que tener la misma fecha, si por ejemplo, usted recibe una factura fechada 5 enero relacionada a mercaderas o servicios provistos antes del 31 diciembre, la factura puede ser codificada en el periodo contable de diciembre y reconocida en tal periodo en la declaracin de impuestos, an cuando la factura permanezca como 5 enero lo mismo que la fecha idnea para pago. Puede que encuentre que los montos no correspondan con lo que el proveedor le da en papel por razones que incluyen: el proveedor ha cometido errores de clculo, los montos han sido redondeados en forma diferente. Consejo: Redondeando impuestos Frecuentemente ocurre que un proveedor adiciona uno al total porque el clculo de impuestos ha sido redondeado hacia arriba, algunos montos de impuesto no son validados por ste redondeo. Por ejemplo es imposible llegar al monto de 145. 50 si se est trabajando con una precisin de 2 decimales y una tasa de 19. 6%: 121. 65 x 1.196 = 145. 49 121. 66 x 1.196 = 145. 51 En este caso puede modificar un valor en las lneas sobre las que se basa el total, o el monto total del impuesto en el fondo izquierdo del formulario, ambos son editables de modo que puede modificarlos para ajustar el total. Cuando los totales coinciden puede validar la factura. OpenErp entonces genera los asientos contables correspondientes, usted puede manejar esos asientos usando el campo de cuentas de la factura y cada una de las lneas de factura.

11.2.5 Notas de CrditoIngresar una nota de crdito es casi idntico a ingresar una factura de cliente, se empieza en el men Gestin Financiera->Facturas->Factura de Abono de cliente. Similarmente ingresar una nota de crdito de proveedor es lo mismo a una factura de proveedor usando el men Gestin Financiera->Facturas->Factura de Abono de proveedor. Es fcil generar una nota de crdito rpidamente desde una factura existente, para hacerlo

seleccione una factura de cliente o proveedor y haga clic en Factura de Abono en el men de herramientas de la derecha. OpenErp abre un formulario de nueva nota de crdito en el estado borrador de modo que la puede modificar antes de la aprobacin. El Consejo: Acreditando varias facturas Puede reembolsar varias facturas en una sola operacin. Desde el cliente Web vea una lista de facturas y haga clic en las casillas de aquellas que desea reembolsar, entonces haga clic en la accin factura de reembolso del men derecho de herramientas. En el cliente GTK haga una seleccin mltiple de facturas haciendo clic en aquellas lneas que desea seleccionar mientras presiona la tecla Ctrl. Entonces ejecute la accin haciendo clic en el icono del men de herramientas y seleccionando Reembolso de Factura.

11.2.6 Pago de FacturasLas facturas son automticamente marcadas como pagada por OpenErp una vez que los asientos de factura han sido reconciliados con los asientos de pago, usted mismo tiene que marcar las facturas como pagadas, OpenErp maneja eso cuando usted reconcilia sus pagos. Consejo: Reconciliando una nota de crdito Generalmente usted reconcilia los asientos contables del la factura con sus pagos(s), pero tambin puede conciliar una factura con los asientos de una nota de crdito correspondiente los cuales mutuamente se cancelan. Probablemente usted no debera usar esta funcionalidad si tiene toda su contabilidad en OpenErp, es ms conveniente manejar el pago de facturas cuando est ingresando los extractos bancarios y transacciones de efectivo. Esto permite un mejor control de las transacciones financieras y mayor flexibilidad en reas tales como: pago por adelantado y parcial de facturas, pago de varias facturas por varios pagos, manejo preciso de diferentes fechas sobre las mismas facturas, manejo de ajustes si hay diferentes montos a los de la factura.

11.3 Asientos ContablesSe pueden usar varios mtodos para crear asientos contables, ya ha visto como una factura crea sus propios asientos por ejemplo. Esta seccin explora lo siguiente: manejo de extractos bancarios, manejo de efectivo, asientos manuales en el diario. Aqu ver como se procede a ingresar a transacciones financieras, en OpenErp se usa el mismo formulario para manejar extractos bancarios y efectivo. Los dos tipos de transacciones difieren solamente en el diario que se usa.

11.3.1 Manejo de extractos bancariosOpenErp le provee de una herramienta visual para manejar extractos bancarios que le

simplifica el ingreso de datos en las cuentas, tan pronto como una entrada de extracto es validada, los asientos contables correspondientes se generan automticamente. Esto le permite a la gente no contable ingresar transacciones financieras sin preocuparse de cosas tales como el dbito, el crdito y sus contra partes. Empiece ingresando una lnea de extracto. Para hacerlo use el men Gestin financiera-> Codificacin Asientos->Asientos por Extracto->Nuevo Asiento, entonces aparece un formulario de entradas segn se muestra en la figura 11.4

Figura 11.4 Formulario de entradas para un extracto bancario La referencia de extracto (nombre) y la fecha son sugeridas automticamente por OpenErp de la lnea de extracto precedente. Usted puede configurar sus propias referencias usando el manejo de secuencias en el men Administracin. Entonces debe seleccionar el diario simple. En forma ideal cuando configur su compaa al menos cre un diario para cada cuenta bancaria y un diario de caja en su compaa. Seleccione el diario correspondiente a la cuenta bancaria cuyo extracto est procesando. La moneda que est usando para el asiento es la del diario seleccionado, si est ingresando asientos para una cuenta en dlares (USD) los montos deben estar en USD. La moneda es convertida automticamente a la moneda principal de la compaa cuando usted confirma la entrada usando las tasas en efecto a la fecha de entrada (lo que significa que necesita validar las conversiones de moneda primero en el formulario Moneda). El balance inicial es completado automticamente por OpenErp basndose en el balance

final del extracto precedente. Usted puede modificar este valor forzando otro. Esto le permite ingresar extractos en el orden de su eleccin. Tambin si ha perdido una pgina de extracto puede ingresar las siguientes inmediatamente y no se ve forzado a esperar por un duplicado del banco. As pues, se completa el balance final, que corresponde a el ltimo valor en la cuenta despus de todas las entradas de extracto. Este monto ser del control para las operaciones antes de aprobar el extracto. Entonces debe ingresar todas las lneas en el extracto, cada lnea corresponde a una transaccin bancaria. Ingrese la transaccin: Cuando escriba el nombre de empresa, OpenErp automticamente propone la cuenta correspondiente. El monto total para el cliente o proveedor es pre completado por OpenErp (monto). Esto le da una indicacin sencilla de pago efectivo. Debe ingresar el monto que aparece en la lnea del extracto: un signo negativo () para un retiro y un signo positivo para un pago efectivo o depsito. Cuando se ha hecho una entrada de pago puede conciliarla directamente con un asiento contable para una factura. Presione la tecla Ctrl ( necesaria para el cliente Web, aunque no en el cliente GTK) y presione la tecla mientras su cursor est en el campo conciliar en la lnea de pago.

Figura 11.5: conciliacin desde una entrada en el extracto bancario Aparece el formulario de conciliacin, a la derecha encontrar el monto a pagar, entonces debe seleccionar las facturas pagadas por esta transaccin (entradas). Para que se le permita conciliar, el monto de pago debe corresponder exactamente con una o varias facturas con la fecha adecuada.

Nota: conciliacin. Son posibles otros mtodos de conciliacin: desde asientos contables cuando se guarda directamente el pago de una factura o usando la herramienta de conciliacin automtica. Pero si puede, debe hacer una conciliacin cuando est codificando el pago porque ese es el momento cuando tiene toda la informacin que necesita para manejar la conciliacin del pago con la factura correspondiente. Puede efectuar ambos, una conciliacin parcial o total. Si ve una diferencia entre el pago de las facturas a conciliar, puede ingresar la diferencia en la segunda parte del formulario Write-Off. Tiene que tener una cuenta para el ajuste, las razones principales para explicar la diferencia son generalmente: perdidas o ganancias, diferencias de cambio de moneda, descuentos ofrecidos para un pago rpido. Cuando la conciliacin est completa, esto es que el pago es igual a la suma de los pagos adecuados y de los ajustes, entonces puede cerrar el formulario de conciliacin. Las operaciones de conciliacin son opcionales, puede bien hacerlas ms tarde o no hacerlas en absoluto. Sin embargo se dan dos efectos significativos: marcar que las facturas han sido pagadas, prevenir que los montos de pago y factura aparezcan en una carta recordatorio del cliente; a menos que haya hecho la conciliacin, el cliente ver la factura a pagar en tal carta (lo cual no alterar el balance pues se cancelan una a otra). Finalmente, una vez que haya ingresado las varias lneas del extracto bancario lo puede validar. OpenErp genera automticamente los asientos contables correspondientes si el balance calculado es igual al balance final indicado en el encabezado, las facturas reconciliadas son marcadas como pagadas en este punto. Un usuario con habilidades avanzadas de contabilidad puede ingresar asientos contables directamente en el diario del banco, la cuenta resultante es la misma pero la operacin es ms compleja porque debe conocer las cuentas a usarse y debe dominar las ideas de crdito y dbito.

11.3.2 Manejo de efectivoPara manejar efectivo, se utiliza el formulario anterior (extractos bancarios), al empezar el da usted establece la cantidad de efectivo de apertura en el asiento (balance inicial). En vez de confirmar el asiento inmediatamente debe dejarlo en estado borrador. Todas las transacciones del da se ingresan en este extracto, cuando cierra el cajn de caja, generalmente al final del da, ingresa la cantidad encontrada en el cajn de caja en el campo Balance Final. Entonces Confirma para cerrar el extracto de efectivo del da generando los asientos contables correspondientes. Nota: confirmando el extracto Los asientos contables son generados solamente cuando se confirma el extracto. De este modo si el total del extracto no ha sido aprobado (esto es durante el da, en el caso de caja chica) no le debe sorprender si los pagos del cliente no han sido reducidos de su cuenta correspondiente.

11.3.3 Asientos manuales en un diarioLas facturas y extractos producen asientos contables en diferentes diarios, pero igualmente usted podra crear asientos directamente en un diario sin usar los formularios que le ayudan. Esta funcionalidad es usada frecuentemente para varios asientos de transacciones. Para hacer esto, use el siguiente men Gestin financiera->Codificacin de asientos>Codificacin de asientos por lnea. Seleccione el diario y el periodo contable. Se abre una ventana permitindole ingresar los datos contables en una lista editable, entonces puede ingresar datos de una factura de proveedor. Recuerde que estos asientos son generados usualmente por OpenErp; si no ha creado una factura tiene que ingresar los datos manualmente. Llene estos campos manualmente en este orden: Fecha efectiva: fecha de factura, Movimiento: vaco para que OpenErp pueda llenarlo automticamente del prximo nmero en secuencia para lneas de validacin, Referencia: referencia de la factura del proveedor, Referencia de empresa: empresa concerniente, Cuenta: cuenta para la lnea de compra (compra de productos), Nombre: descripcin de la lnea de factura (PC2), Crdito: 1196. Presione la tecla Enter para validar esta primera lnea. El prximo nmero de secuencia se le asigna al asiento de cuenta. Su lnea toma entonces el color rojo y el estado borrador. Cuando una lnea est en estado borrador no se refleja en las cuentas. OpenErp no validar esa lnea hasta que se haga el asiento de balance (los asientos de crdito deben ser balanceadas con los de crdito para ese grupo de entradas). OpenErp ahora propone que se llene la lnea contable de balance. Si la cuenta usada (en este caso cuenta 600) incluye impuestos por defecto en esta definicin, OpenErp automticamente propone los impuestos asociados con la cantidad ingresada. En este punto se puede modificar y validar esta segunda lnea de la cuenta, o reemplazarla con otra informacin tal como la segunda lnea de compra. Cuando haya ingresado todos los datos de sus lneas, OpenErp automticamente propone asientos de contrapartida basados en los asientos de crdito. Si usted lo valida, los asientos contables se igualan entre ellas y las lneas se mueven del estado borrador (rojo) a el estado abierto (negro). Consejo: completando un asiento de balance Cuando se ha igualado un asiento contable, OpenErp lo mueve a el estado abierto automticamente y se prepara a ingresar los datos siguientes. Si quiere adicionar otras lneas de balance puede ingresar el nmero de asiento en la lnea nueva que est usted ingresando, en tal caso toda la lnea permanece como borrador hasta que todo el grupo se balancee a cero.

11.3.3 Asientos manuales en un diarioEl proceso de conciliacin consiste en igualar los asientos en diferentes cuentas para indicar que estn relacionados, generalmente la conciliacin se usa para:

Igualar asientos de factura a pagos de modo que las facturas sean marcadas como pagadas y los clientes no reciban cartas recordatorias de pago (conciliacin en una cuenta de cliente), igualar depsitos y retiros por cheque con sus pagos respectivos, igualar facturas y notas de crdito que las cancelen. La conciliacin debe efectuarse sobre una lista de asientos contables por un contador, de modo que la suma de crditos sea igual a la suma de dbitos para los asientos que se igualan. La conciliacin en OpenErp slo puede ser efectuada en cuentas que han sido configuradas como conciliables (ver el campo conciliar). Consejos: No confunda conciliacin de cuenta y conciliacin del extracto bancario Es importante no confundir la conciliacin de asientos de cuenta con la conciliacin del extracto bancario. El primero consiste en enlazar los asientos contables entre s, mientras que el segundo consiste en verificar que su extracto bancario corresponde con los asientos de tal cuenta en su sistema contable. Hay diferentes mtodos para conciliar asientos. Usted ya ha visto la conciliacin de asientos cuando haca entrada de datos en una cuenta. Reconciliaciones automticas y manuales se describen aqu.

Conciliacin automticaPara una conciliacin automtica le estar pidiendo a OpenErp que haga su propia bsqueda de asientos a conciliar en una serie de cuentas. OpenErp tratar de encontrar asientos para cada empresa donde los montos correspondan. Dependiendo del nivel de complejidad que escoja cuando ejecute la herramienta, el programa podra conciliar desde dos a nueve asientos a la vez. Por ejemplo, si seleccion nivel cinco, OpenErp conciliar tres facturas y dos pagos si el monto total corresponde.

Figura 11.6: Formulario para conciliacin automtica Para iniciar la herramienta de conciliacin haga clic en Gestin financiera->Conciliacin>Conciliacin Automtica.

Se abre un formulario que le pide la siguiente informacin: Cuenta a conciliar: puede seleccionar una varias o todas las cuentas conciliables, el perodo a tener en consideracin (Inicio del periodo, Fin de periodo), la Fuerza de conciliacin (de dos a nueve), la informacin necesaria para el ajuste (detalles para el movimiento Write-Off). Nota: conciliando Puede conciliar: todas las cuentas recibibles, sus cuentas de cliente del tipo deudor, todas las cuentas pagables, sus cuentas de proveedor del tipo acreedor. La opcin de ajuste le permite conciliar asientos incluso si los montos no son exactamente equivalentes. Por ejemplo, OpenErp permite que clientes extranjeros cuyas cuentas estn en diferentes monedas tengan una diferencia de asta 0.50 unidades de moneda y poner la diferencia en una cuenta Write-Off. Nota: lmite de ajustes write-off Usted No debera hacer los ajustes de lmite demasiado grandes. Las compaas que introdujeron ajustes automticos sustanciales write-off encontraron que todos los reembolsos de gastos de empleados debajo del lmite fueron write -off automticos. Nota: Valores por defecto Si ejecuta la herramienta de conciliacin automtica frecuentemente, debera establecer valores por defecto para cada campo presionando la tecla Ctrl y usando el botn derecho del ratn (cuando el formulario est en modo editar cuando usa el cliente web), o slo un clic derecho usando el cliente GTK. El men contextual resultante le permite establecer valores por defecto. Esto significa que no tendr que re-tipear todos los campos en cada ocasin.

Conciliacin manualPara conciliacin manual abra los asientos para conciliar una cuenta a travs del men Gestin financiera>Procesamiento peridico->Conciliacin->Conciliar Asientos. Tambin puede invocar la conciliacin manual desde cualquier pantalla que muestra los asientos contables. Seleccione los asientos que desea conciliar. Desde la seleccin indicada OpenErp indica la suma de crditos y dbitos para los asientos seleccionados. Cuando stos son iguales puede hacer clic en el botn asientos de conciliacin para conciliar los asientos. Nota: ejemplo real de un caso de conciliacin. Supongamos que est usted ingresando detalles de una orden de cliente, usted pregunta:que sobresale en la cuenta del cliente? (tal es la lista de facturas no pagadas y pagos no conciliados). Para revisarlo en el formulario de orden navegue al registro de empresa y seleccione la vista recibibles y pagables, OpenErp abre una historia de asientos contables no conciliados en la pantalla.

Figura 11.7: asientos contables no conciliados Usted lee una factura por 1900 y un pago dos semanas ms tarde de 1900 con la misma referencia, puede seleccionar las dos lneas en esa vista. El total en el fondo de la pgina muestra que el monto de crdito es igual al monto de dbito para la lnea seleccionada. Haga clic en conciliar asientos para conciliar las dos lneas. Despus de esto, estas lneas no pueden ser seleccionadas y no aparecern cuando los asientos sean listados otra vez. Si hay una diferencia entre los dos asientos, OpenErp sugerir que haga un ajuste. Este ajuste es un asiento compensatorio que permite una conciliacin completa. Usted por tanto debe especificar el diario y la cuenta a usarse para este ajuste. Por ejemplo, si desea conciliar las siguientes entradas: tabla 11.1 asientos para conciliar Fecha Ref. Descripcin 05/12/08 05/25/08 05/31/08 FAC23 FAC44 PAY01 Alquiler auto Seguro auto Facturas 23,44

Cuenta 4010 4010 4010

Dbito 544.5 100.0

Crdito

644.0

Al conciliar OpenErp muestra una diferencia de 0.50. En este punto tiene dos posibilidades: no concilie y el cliente recibe un pedido de 0.50, concilie y acepte un ajuste de 0.50 que tomar de una cuenta P & L.

OpenErp genera las siguientes cuentas automticamente: Tabla 11.2: Cuenta Write-off Fecha Ref. Descripcin 06/03/08 06/03/08

Cuenta

Dbito 0.50

Crdito 0.50

AJ001 Ajuste: ganancias y perdidas 4010 AJ001 Ajuste: ganancias y perdidas XXX

Las dos facturas y el pago son conciliados en la primera lnea de ajuste. Las dos facturas sern entonces automticamente marcadas como pagadas.

11.4 Manejo de PagosOpenErp le da formularios para preparar, validar y ejecutar rdenes de pago. Esto le permite manejar asuntos como: 1- pago previsto en varias fechas adecuadas, 2- fechas de pago automtico, 3- separacin de la preparacin de pago y la aprobacin de pago en su compaa, 4- preparacin de una orden durante la semana conteniendo varios pagos y luego la creacin de un archivo de pago en el fin de semana, 5- creacin de un archivo para pago electrnico que puede ser enviado a un banco haga su ejecucin, 6- separacin de pagos dependiendo de los balances disponibles en sus varias cuentas bancarias.

11.4.1 Proceso para manejar el pago de ordenesPara usar la herramienta para el manejo de pagos primero debe instalar el mdulo account_payment. Una vez que los diferentes pagos han sido registrados puede validar las rdenes de pago. Durante la validacin puede modificar y aprobar las rdenes de pago, enviando la orden al banco para transferencias electrnicas o simplemente imprimiendo los cheques segn lo desee. Por ejemplo si tiene que pagarle a un proveedor, una factura por una suma grande, puede dividir los pagos entre varias cuentas bancarias de acuerdo al balance disponible. Para hacer esto puede preparar varias rdenes Borrador y validarlas cuando est seguro que ha hecho la divisin correcta. Este proceso puede programarse para cierta hora en forma regular. En algunas compaas una orden de pago se mantiene en estado Borrador y se aaden pagos a la lista borrador cada da. En el fin semana es trabajo del contador revisar todas las rdenes de pago. Una vez que se ha confirmado la orden de pago todava hay un paso de validacin que debe hacer el contador. Puede imaginar que estas rdenes seran preparadas por un asistente contable y entonces ser aprobadas por un gerente antes de realizarse el pago. Consejo: Flujo de trabajo de pago (Payment Workflow). Un flujo de trabajo OpenErp est asociado con cada orden de pago: seleccione una orden de pago y si usted est en el cliente GTK haga clic en Plugins->Print Workflow del men superior.

Usted puede integrar flujos de trabajo ms complejos para manejar el pago de rdenes adaptando el flujo de trabajo, por ejemplo, en algunas compaas los pagos deben ser aprobados por un gerente bajo ciertos flujos de efectivo o condiciones lmites.

Figura 11.8 Flujo de trabajo de Pagos Cuando el gerente de contabilidad valida el documento, OpenErp genera un archivo de banco con todas las rdenes de pago. Entonces puede enviar el archivo a travs de la conexin electrnica con su banco para ejecutar todos los pagos. En negocios pequeos generalmente es la misma persona que ingresa las rdenes de pago la que los valida. En este caso usted debe hacer clic en los dos botones, uno despus del otro, para confirmar el pago.

11.4.2 Preparacin y ejecucin de ordenesPara ingresar una orden de pago use el men Gestin Financiera->Pagos->Ordenes de Pago->Nueva Orden de Pago.

Figura 11.9: Ingresando una orden de pago OpenErp entonces propone un nmero de referencia para su orden de pago. Usted debe elegir un modo de pago de varios mtodos disponibles para su compaa. stos deben haber sido configurados cuando instal el sistema contable usando los mens Gestin Financiera->Configuracin->Tipo de pago y gestin financiera->Configuracin>Modo de pago. Algunos ejemplos son: cheques, transferencia bancaria, tarjeta visa en una cuenta FORTIS, caja chica. Entonces usted pone la fecha preferida para el pago: Fecha idnea: toda operacin se efectuar en la fecha de vencimiento de factura, Directamente: las operaciones se efectuarn cuando las rdenes sean validadas, Fecha arreglada: usted debe especificar una fecha efectiva de pago en el campo Fecha Programada Arreglada. Esta fecha es particularmente importante para la preparacin de transferencias electrnicas porque la interfaz del banco le permite seleccionar una fecha futura de ejecucin para cada operacin. As que para configurar su OpenErp, lo ms sencillo es escoger pagar todas las facturas automticamente en su fecha de vencimiento.

Entonces debe seleccionar las facturas a pagar. Pueden ser ingresadas manualmente en el campo lnea de pago pero es ms fcil adicionarlas automticamente. Para eso haga clic en Adicionar Lneas de Pago, OpenErp propondr entonces lneas con pagos en su fecha de vencimiento, por cada fecha de vencimiento se puede observar: la fecha efectiva de la factura, la referencia Ref. y descripcin de la factura, Nombre, la fecha de vencimiento de la factura, el monto a pagarse en la moneda por defecto de la compaa, el monto a pagarse en la moneda de la factura. Entonces puede aceptar el pago propuesto por OpenErp o seleccionar los asientos que usted pagar o no de esa orden. OpenErp le da toda la informacin necesaria para tomar una decisin de pago por cada objeto en lnea: cuenta, cuenta de banco del proveedor, monto que ser pagado, el proveedor, monto total debido al proveedor, fecha idnea, fecha de creacin. Puede modificar los primeros tres campos en cada lnea: la cuenta, la cuenta bancaria del proveedor y el monto que ser pagado. Este arreglo es muy prctico porque le da total visibilidad de todos los pagables comerciales de la compaa. Puede pagar slo una parte de la factura por ejemplo, y en preparacin de su prxima orden OpenErp automticamente le sugiere el pago del remanente debido. Cuando los pagos han sido preparados correctamente, haga clic en Confirmar. El pago entonces cambia a el estado Abierto y aparece un nuevo botn que puede ser usado para iniciar el proceso de pago. Dependiendo del mtodo elegido, OpenErp le provee de un archivo que contiene todas las rdenes de pago. Usted enva esto a el banco para que haga todas las transferencias de pago. En futuras versiones de OpenErp se espera que el sistema ser capaz de preparar e imprimir cheques. Como antes, puede cambiar el punto de inicio del flujo de trabajo del pago en el menu: Administracin->Personalizar->Flujo de Trabajo. La contabilidad est en el corazn de la administracin de una compaa: todas las operaciones de la compaa tienen un impacto aqu. Tiene un rol informativo (cunto efectivo hay?qu deudas deben pagarse?cul es el valor en almacn?) y porque de la informacin que provee, un sistema contable confiable y detallado puede y debe tener un gran papel en la toma de decisiones. En la mayor parte de compaas reales, la contabilidad de estar limitada a producir reportes y satisfacer la curiosidad de los directores acerca de ciertas decisiones estratgicas, va a imprimir hojas de balance varias veces al ao; aun cuando hay varias semanas de atraso entre la realidad y el reporte. Nota: evaluando la opcin contable En muchas compaas pequeas la funcin contable es tratada pobremente. No slo se ve que los datos de cada documento son ingresados en el sistema dos veces, sino que tambin los resultados son frecuentemente usados slo para producir documentacin legal y hojas regulares de balance y estados financieros algunas semanas despus de la fecha de clausura.

En contraste, integrando sus cuentas con su sistema administrativo significa que usted puede: reducir el esfuerzo de ingreso de datos, slo necesita hacerlo una vez, realizar sus procesos con el beneficio de una visin financiera: por ejemplo al administrar sus proyectos, negociar contratos y prever el flujo de caja, fcilmente hacerse de informacin til cuando la necesite tal como la posicin de crdito de un cliente. As pues la contabilidad es frecuentemente mal usada. La informacin que trae la hace una herramienta muy efectiva para el manejo de la compaa si est integrada en la administracin del sistema. La informacin contable es realmente necesaria en todos los procesos de su compaa para que sea efectiva, por ejemplo: para preparar cotizaciones es importante conocer la posicin financiera precisa del cliente, ver la historia de sus atrasos en pagar, para un cliente dado que ha excedido su lmite de crdito, la contabilidad puede detener automticamente nuevas entregas al cliente, si el presupuesto de un proyecto est en el 80% pero el proyecto slo est en el 20% de completo podra negociar con el cliente o redefinir los objetivos del proyecto, si necesita mejorar el flujo de caja de su compaa poda entonces planificar sus servicios sobre la base de el avance y trminos de pago de sus varios proyectos y no slo de sus fechas de entrega, podra trabajar en proyectos de corto plazo de su cliente en preferencia a proyectos R & D, por ejemplo. La contabilidad general y contabilidad analtica de OpenErp le permiten manejar bien estas necesidades debido a la integracin de todos los mdulos de la aplicacin. Adems, las transacciones, acciones y anlisis financieros ocurren en tiempo real, as que usted no slo puede monitorizar la situacin sino tambin manejarla en forma efectiva. El mdulo account en OpenErp cubre la contabilidad general, contabilidad analtica y contabilidad presupuestaria, es de doble entrada, multi-moneda y multi-compaa. Nota: Contabilidad. La contabilidad general (o contabilidad financiera) est para identificar los activos y pasivos de un negocio, se maneja usando una contabilidad de doble entrada la cual asegura que cada transaccin est acreditada en una cuenta y debitada en otra. La contabilidad analtica (o contabilidad administrativa, o contabilidad de costos) es un sistema contable independiente que refleja las cuentas generales pero est estructurada en ejes que representan las necesidades de administracin de la empresa. La contabilidad auxiliar refleja las cuentas de clientes y/o proveedores. La contabilidad presupuestaria define la ubicacin de recursos, usualmente en el principio del ao fiscal. Consejo: Multi-compaa Hay una variedad de mtodos para integrar OpenErp en un ambiente de multi-compaa: si las compaas tienen pocos documentos en comn (tales como productos o empresas, cualquier recurso OpenErp), mejor debera instalarlas en bases de datos separadas, si las compaas comparten muchos documentos, las puede registrar en la misma base de datos e instalar documentos multi-compaa de OpenErp para administrar con

precisin los derechos de acceso, puede sincronizar tipos especficos de documentos en varias bases de datos usando el mdulo base_synchro, el cual es de fondos-compartidos y no de los repositorios abiertos estndar. Una de las grandes ventajas de integrar cuentas con todos los otros mdulos est en evitar el doble ingreso de datos en los documentos contables. As en OpenErp una orden genera automticamente una factura, la factura genera automticamente los asientos contables, estos luego generarn reportes de impuestos, recordatorios del cliente y otros. Tal integracin le permitir: reducir el trabajo de ingreso de datos, reducir grandemente el nmero de errores de ingreso, recibir informacin en tiempo real y permitirle una reaccin ms rpida (para recordatorios de pago por ejemplo), ejercer un control de tiempo sobre todas las reas de la compaa. Consejo: para contadores. Cuando cree una base de datos puede elegir instalar solamente los mdulos contables eligiendo el perfil contable solamente, profile_accounting. Entonces debera instalar el portal web portal_account . Con derechos de administracin apropiados, esto le permite al personal de confianza proveer a los clientes de acceso real a sus datos. Tambin les da la oportunidad de trabajar documentos que no tienen impacto directo contable tal como los presupuestos. Esto puede proveer un servicio de valor aadido que mejore grandemente la interaccin entre nuestros empleados de confianza y sus clientes. Todas las cuentas se mantienen en la moneda por defecto (la cual se especifica en la definicin de compaa), pero cada cuenta y o transaccin puede tener tambin una moneda secundaria (la cual se define en la cuenta). El valor de las transacciones multi-moneda se sigue entonces en ambas monedas. Para este captulo debera empezar con una base de datos fresca que incluya los datos de demostracin, con ventas(sale) y sus dependencias instaladas y sin una lista de cuentas particular configurada.

_______________ CAPITULO DOCE ANALISIS FINANCIEROEste Captulo est dedicado a los impuestos estatales y reportes financieros de OpenErp. Sea que necesita reportes de sus clientes y proveedores, o extractos para varios propsitos estatales, OpenErp le permite efectuar un amplio anlisis para-mtrico sobre la salud financiera de su empresa. Si desea analizar la salud de su compaa o revisar el estado de una cuenta de recibibles en detalle, las cuentas de su compaa son el lugar donde encontrar los varios indicadores que necesita. Para traerle la imagen ms precisa de su negocio, los diferentes reportes contables de OpenErp son flexibles y los resultados se calculan en tiempo real. Esto le permite automatizar acciones repetitivas y cambiar sus operaciones rpidamente cuando ocurra un problema grande en su compaa (tal como que las reservas estn cayendo bajo o las deudas se estn elevando demasiado) o un problema local (un cliente que no ha pagado, o un presupuesto de proyecto excedido). Este captulo describe entonces los varios reportes y estados financieros provistos por los mdulos contables de OpenErp. Tambin describe como OpenErp maneja los impuestos de compra y venta y los reportes de impuestos. Para este captulo debera empezar con una base de datos fresca que incluya los datos de demostracin, con ventas y sus dependencias instaladas una lista de cuentas particular configurada.

12.1 Administrando cuentas pagables:acreedores y cuentas recibibles:deudoresOpenErp Provee muchas herramientas para la administracin de las cuentas de cliente y proveedor. Usted ver: anlisis financiero de empresas, entender los reportes que le permitirn efectuar un anlisis de todas las empresas (cliente y proveedor), recordatorios multinivel, lo cual es un sistema automtico para preparar cartas recordatorias o e-mails cuando las facturas permanecen no pagadas, anlisis detallado de las empresas individuales (clientes y proveedores).

12.1.1 Anlisis financiero de empresas(partners)Cuando los miembros de su departamento contable ingresan al sistema OpenErp, se les puede presentar inmediatamente el Tablero Contable. Por defecto contiene un grfico til para analizar los recibibles. Para tener acceso a l instale el mdulo board_account . Entonces para verlo use el men Tablero->Contabilidad->Tablero Contable.

Figura 12.1: Tablero Contable En el tablero, el grfico a la derecha titulado Recibibles Pasados, representa sus recibibles semana a semana. Esto le muestra en una sola mirada el monto acumulado de las deudas de sus clientes por semana. Todos los grficos de OpenErp son dinmicos. De este modo por ejemplo, puede filtrar los datos haciendo clic en Zoom y luego en Filtro en el formulario Buscar o simplemente clic en Zoom para abrir una ventana ms grande para el grfico, haciendo clic en Buscar se muestra una vista de lista. Para ver ms detallado el balance pasado (u rdenes por fecha pasada) use el men Gestin Financiera->Informe->Cuentas de Empresa->Balances de Empresa Anterior.

Figura 12.2: Balance Pasado usando un periodo de 30 das

Cuando abra tal reporte, OpenErp Le preguntar por el nombre de la compaa, el periodo fiscal y el tamao del intervalo a analizarse (en das). OpenErp entonces calcula una tabla de balance de crdito por periodo. As que si se le pide un intervalo de 30 das OpenErp genera un anlisis de acreedores para el mes pasado, dos meses pasados, etc. para un anlisis por empresa puede usar el balance de empresa que le trae el men Gestin Financiera->Informe->Cuentas de Empresa->Balance de Empresa. El sistema le provee entonces con un reporte PDF que contiene una lnea por empresa que representa el balance acumulado de crdito.

Figura 12.3: Balance de Empresa Si desea informacin detallada de una empresa(partner) puede usar el libro mayor de empresas al que llega por el men Gestin Financiera->Informe->Cuentas de Empresa>Libro mayor de Empresa.

Figura 12.4: Libro Mayor de Empresa Finalmente puede mirar asientos contables individuales buscando informacin. Para buscar asientos contables: por diario (journal), Vaya por el men Gestin Financiera->Codificacin de Asientos>Codificacin de Asientos por Lnea, por cuenta, vaya por el men Gestin Financiera->Cuentas Generales->Listado de cuentas y haga doble clic en la cuenta apropiada, haciendo una bsqueda global, vaya por el men Gestin Financiera->Codificacin de Asientos>Codificacin de asientos por Linea y bsqueda, por empresa(partner), haga lo navegando desde un campo de Empresa en cualquier formulario que le muestre la empresa y use los botones a la derecha del formulario de empresa.

12.1.2 Seguimiento de Pasos MltiplesPara automatizar el manejo de seguimientos (recordatorios) debe instalar el mdulo account_followup . Este se instala automticamente como parte del perfil contable pero no es parte de otros perfiles. O puede instalarlo slo. Una vez que el mdulo est instalado configure sus niveles de seguimiento usando el men Gestin Financiera->Configuracin->Seguimientos. Los niveles de seguimiento son relativos a la fecha de creacin de una factura y no de la fecha idnea. Esto le permite poner condiciones de pago tales como: pagable en 21 das y enviar un recordatorio en 30 das, o lo contrario. Para cada nivel Ud debera definir el nmero de das y crear una nota que ser automticamente adjuntada a la carta recordatorio. La secuencia determina el orden del nivel en orden ascendiente.

Tabla 12.1: Ejemplo de configuracin de niveles de seguimiento Secuencia Nivel Das 1 2 Nivel 1 Nivel 2 30 das netos 45 das netos

Descripcin Primer recordatorio Segundo recordatorio

3 Nivel 3 60 das del fin de mes Poner en aviso Puede enviar recordatorios por mail o e-mail con el men Gestin Financiera->Procesos Peridicos->Enviar Seguimiento.

Figura 12.5: formulario para preparar cartas de seguimiento. OpenErp le presenta una lista de empresas para recordatorios, la cual puede modificar antes de iniciar el procedimiento. En la segunda solapa del formulario puede proveer de la informacin que enviar en el e-mail recordatorio. El sistema entonces le da un reporte PDF con todas las cartas recordatorio para cada empresa. Cada carta se produce en el lenguaje de la empresa (si est disponible) y usted por tanto puede tener cartas en varios lenguajes en el mismo PDF. Para revisar la fecha idnea de clientes y o proveedores antes de empezar el proceso de recordatorio, use el men Gestin financiera->Proceso Peridico->Enviar Seguimiento. Usted recibe una lista de asientos no reconciliados. Puede modificar entonces la fecha, el ltimo seguimiento y el nivel de recordatorio de cada asiento. Para obtener un informe detallado por empresa use el men Gestin Financiera->Informe-> Seguimiento. Los diferentes reportes son pantallas estndar OpenErp, as que puede aplicarles filtros y explorar los elementos en detalle.

Figura 12.6: pantalla sumaria de seguimientos

12.1.3 Situacin de EmpresaEn uso diario de OpenErp un gerente necesitar frecuentemente buscar rpidamente informacin financiera en los datos de empresa. Para esto puede usar los botones a la derecha del formulario cuando habr el formulario de empresa, vaya pues directamente a: una carta recordatorio desde el botn de reporte Pagos Vencidos, la lista de Facturas abiertas, un atajo a Todos los asientos contables, los pedidos CRM no clausurados de Casos abiertos, un atajo a los Recibibles y Pagables no reconciliados. Los enlaces exactos dependen de los mdulos instalados en OpenErp. Estos enlaces estn tambin disponibles usando las caractersticas de navegacin tales como un clic derecho en el campo de empresa en el cliente GTK. El reporte de Pagos Vencidos produce un documento PDF el cual se usa para seguimiento pero que no modifica ninguno de los asientos contables de empresa. Su uso no aumenta el nivel de seguimiento as que puede ejecutar este reporte repetidamente sin ningn problema. En OpenErp puede buscar a una empresa sobre la base del valor de sus recibos comerciales. As que busque una empresa con un monto de crdito entre uno y 99999999 y tendr una lista de empresas que le deben. Puede seleccionar toda la lista e imprimir cartas de seguimiento para todas ellas. A la derecha del formulario de empresa hay un atajo a Facturas. Este enlace incluye todas las facturas de esta empresa definidas en el sistema, a saber: facturas de cliente, facturas de proveedor, notas de crdito, notas de crdito del proveedor. Consejo: Recordatorios de los asientos contables.

Las compaas que no tiene registros computarizados tienden a hacer un seguimiento de pagos de las facturas y papeles de trabajo y no de una cuenta formal de empresa. Es mejor crear cartas recordatorio de las cuentas de recibibles de una empresa que de documentos no pagados. Usando el sistema OpenErp se puede obtener fcilmente cuentas de los adelantos, pagos no conciliados, notas de crdito y pagos de crdito. As que es mejor enviar una carta basada en asientos contables de las facturas y pagos no reconciliados que de una lista de facturas no pagadas. En los enlaces que aparecen en el formulario de empresa, dos botones le permiten la apertura de asientos contables de empresa: Todos los asientos contables, Recibibles & Pagables. El primer botn es til para obtener un anlisis histrico del cliente o proveedor. Puede obtener informacin de objetos tan significativos como el volumen de ventas y atrasos en los pagos. El segundo botn es un filtro que slo muestra los crditos y dbitos comerciales de la empresa (partner).

12.2 Impuestos estatales y cuentasEsta seccin trata con los impuestos estatales y las cuentas que se requieren legalmente para la compaa: la estructura de impuestos provista por OpenErp, Los libros mayores de cuentas, el balance de cuenta (usado para producir el estado financiero y la hoja de balance), los diferentes diarios (General, centralizado y detallado), la declaracin de impuestos. Consejo: otras declaraciones. En adicin a las declaraciones legales disponibles en los mdulos contables, OpenErp provee declaraciones basadas en la funcionalidad de otros mdulos. Usted puede por ejemplo, instalar el mdulo report_intrastat para declaraciones inter-estatales acerca del envo y recepcin de mercaderas de otros pases.

12.2.1 ImpuestosUsted puede adjuntar impuestos a las transacciones financieras de modo que puede: adicionar impuestos a el monto que ha pagado o que le han pagado, reportar sobre los impuestos en varias categoras que debe pagar a las autoridades tributarias, hacer seguimiento de sus impuestos en sus cuentas generales, manejar el pago y reembolso de impuestos usando los mismos mecanismos que OpenErp usa para otras transacciones monetarias. Desde que la estructura detallada de impuestos es un mecanismo que refleja polticas gubernamentales y los impuestos son tan crticos para las autoridades, los requerimientos de impuestos y sus reportes pueden ser complejos. OpenErp tiene un mecanismo flexible para manejar impuestos que puede ser configurado a travs de su GUI o a travs de mecanismos

de importacin de datos para cumplir los requerimientos de las muchas jurisdicciones tributarias. El mecanismo de impuestos puede tambin ser usado para manejar otras transacciones financieras con caractersticas de impuesto, tales como incentivos(royalties) a los autores basados en el valor de transaccin a travs de una cuenta.

Configurando una estructura de impuesto.En el sistema de impuestos de OpenErp hay tres objetos involucrados: el Caso de Impuesto (o Cdigo de Impuesto), usado para reportes de impuesto, que se puede instalar en una estructura jerrquica de modo que mltiples cdigos se pueden colocar en rbol del mismo modo que en una lista de cuentas. Un Impuesto, el objeto bsico de impuesto que contiene las reglas para calcular el impuesto en las transacciones financieras a las que se adjunta, y est enlazado a las Cuentas Generales y a los Casos de Impuesto. Un impuesto puede contener mltiples impuestos hijos y basar su clculo en esos impuestos ms que en la transaccin base, proporcionando considerable flexibilidad. Cada impuesto pertenece a un Grupo de Impuestos (generalmente tipo VAT u Otro). las Cuentas Generales, que registran los impuestos debidos y pagados. Ya que las cuentas generales se describen en otra parte de este libro y no son especficas a los impuestos, no se detallarn en esta seccin. Puede adjuntar cero o ms Impuestos de Proveedor e Impuestos de Cliente a los productos, de modo que puede contabilizar separadamente los impuestos de compra y venta (o de entrada y salida VAT, donde VAT -Value Added Tax- significa impuesto de valor adicionado). Debido a que puede adjuntar ms de un impuesto, puede manejar un VAT o Impuesto de Venta por separado de un Impuesto Eco en el mismo producto. Tambin puede adicionar un impuesto por defecto a la empresa, que reemplazar cualquier impuesto perteneciente al mismo Grupo de Impuestos que se pueda haber definido en el producto. As, puede definir un impuesto: exento del impuesto en el grupo VAT y asignarlo a las empresas que se declaran de caridad. Todas las ventas de producto a una caridad estaran entonces libres del VAT, incluso si los productos mismos llevan varias tasas de impuesto; pero impuestos no VAT tales como el Impuesto Eco todava se aplicaran.

Casos de impuestosCasos de impuestos tambin conocidos en OpenErp como Cdigos de Impuestos, son usados para hacer reportes de impuestos, y pueden ser configurados en una estructura jerrquica formando un rbol del mismo modo que una lista de cuentas. Para crear un caso de impuesto, use el men Gestin financiera->Configuracin>Impuestos->Cdigos de impuestos. Definir los siguientes campos: Nombre del Caso de Impuesto: un nombre nico requerido para identificar el caso, Compaa: un enlace requerido que adjunta el Caso a una compaa especfica, tal como la Compaa Principal, Caso Cdigo: un cdigo corto opcional para el caso, Cdigo Padre: un enlace a el Caso de Impuesto padre que forma la base de la estructura del rbol como en una lista de cuentas, Signo del Padre: escoja 1.00 para adicionar el total a la cuenta padre o -1.00 para

sustraerla, Descripcin: un campo de texto libre para propsitos documentarios. Tambin puede ver dos campos de slo lectura: Suma Anual: una cantidad simple que muestra el total acumulado en este caso para el ao fiscal. Suma del Periodo: una cantidad simple que muestra el total acumulado en este caso para el perodo fiscal en curso (tal vez un mes o tres meses). Probablemente necesitar crear dos casos de impuestos para cada tasa de impuesto que tenga que definir, una para el impuesto mismo y una para el monto de factura sobre l que se basa el impuesto. Y usted crear casos de impuesto que no se enlazarn a objetos impuesto (similar a los tipos vista de las cuentas generales) slo para organizar la estructura de rbol. Para ver la estructura que ha construido puede usar el men Gestin financiera->Informe>Informes de impuesto->Tabla de impuestos. Esta vista en rbol refleja la estructura de los Casos de Impuesto y muestra la situacin actual de los impuestos.

Objetos ImpuestoLos objetos impuesto calculan el impuesto a las transacciones financieras a las que se les adjunta, y estn enlazados a las Cuentas Generales y a los Casos de Impuesto. Para crear un nuevo Caso de Impuesto, use el men Gestin Financiera->Configuracin-> Contabilidad Financiera->Impuestos->Impuestos. Defina los siguientes campos: Nombre de impuesto: se requiere un nico nombre para este impuesto (tal como 12% Ventas VAT), Compaa: enlace requerido a la compaa asociada con el impuesto, tal como la Compaa Principal, Grupo de Impuesto: VAT u Otro, usado para determinar cules impuestos de productos pueden ser sustituidos por impuestos de empresa (partner), Tipo de Impuesto: un campo requerido que indica cmo se calcular el impuesto: Porcentaje, Fijo, Ninguno o Cdigo Python (el ltimo se encuentra en el campo Computar Cdigo en la solapa Cmputo Especial), Tipo Aplicable: campo requerido que indica si el monto base debe ser usado sin cambios (cuando el valor es Verdadero) o si debe ser procesado por Cdigo Python en el campo Cdigo Aplicable en la solapa Cmputo Especial cuando el valor es Cdigo), Monto: campo requerido cuyo significado depende del tipo de impuesto, siendo un mltiplo del monto base cuando el tipo de impuesto es Porcentaje y un monto fijo adicionado al monto base cuando el tipo de impuesto es Fijo, Incluye en el monto base: cuando se marca, el impuesto se aade al monto base y no se muestra separadamente, Dominio: slo se usa en desarrollos especiales, no est en el OpenErp estndar, Cuenta de Impuesto de Factura: una cuenta general usada para registrar los montos de impuesto facturados, el cual puede ser el mismo para varios impuestos o dividido de modo que un impuesto se ubique en una cuenta, Cuenta de Reembolso de Impuesto: una cuenta general usada para registrar los reembolsos de impuesto facturados, puede ser la misma Cuenta de Impuesto de Factura o en algunas jurisdicciones tributarias deben ir separado.

Impuesto en Hijos: cuando se marca, el clculo de impuestos se aplica a la salida de otros clculos de impuesto especificados en el campo Cuenta de Impuestos Hijo (de modo que puede haber impuestos sobre impuestos), de otra forma el clculo se aplica al monto base de la transaccin, Impuestos Incluidos en el Precio: cuando se marca, el valor total mostrado incluye este impuesto, Aplicacin de Impuesto: selecciona si el impuesto es aplicable a la Venta, Compra o Todas las transacciones, Cuentas de Impuestos Hijo: otras cuentas de impuesto que pueden usarse para proveer la cifra para impuesto. Consejo: usando impuestos hijo. Puede usar impuestos hijo cuando tiene una situacin tributaria compleja que quiere ocultar del usuario final. Por ejemplo, usted puede definir un producto gastos por milla de motor con un impuesto compuesto hecho de dos impuestos hijo, un elemento privado no reclamable y un elemento empresarial reclamable (que es el caso para algunos pases europeos). Cuando su gerencia venga a reclamar las millas de motor, no necesitan conocer estos impuestos, pero el impacto contable de sus reclamos ser automticamente manejado en OpenErp. Los campos de arriba aplican los impuestos que Ud. les especifique y los registran en las cuentas generales pero no le dan la documentacin que sus autoridades tributarias necesitan. Para esto use la solapa de declaracin de impuestos para definir qu casos de impuestos deberan ser usados: Cdigo Facturas-Base: caso de impuestos para registrar el monto de factura sobre el que se basa el impuesto, Cdigo Factura-Impuesto: caso de impuesto para registrar el monto de impuesto facturado, Notas de Crdito - Cdigo Base de Reembolso: caso de impuesto para registrar el monto de reembolso de factura sobre la que se basa el impuesto, Notas de Crdito - Cdigo Reembolso de Impuesto: caso de impuesto para registrar el monto de reembolso de impuesto de factura.

Uso de impuestos en productos, empresas, proyectos y cuentasCuando haya creado una estructura de impuestos que consiste de Casos de impuesto y Objetos impuesto, puede usar los impuestos en sus varios objetos de negocio de modo que las transacciones financieras pueden ser asociadas con impuestos y cargos con caractersticas de impuesto. Consejo: clientes al menudeo. Cuando venda al menudeo a usuarios finales en vez de a otro negocio puede que quiera (o que se requiera) mostrar los precios con impuestos incluidos en sus documentos de facturacin en vez de precios sin impuestos ms el impuesto. Para hacer esto en OpenErp instale el mdulo account_tax_include . A cada factura se le da un campo Mtodo de Precio en el que puede elegir impuestos incluidos o impuestos excluidos. Los precios se muestran entonces en forma apropiada. Puede asignarle un impuesto a una empresa(partner) de modo que sobreescriba cualquier

impuesto definido en un producto. Usted hara esto, por ejemplo, si la empresa fuera una caridad y pagara una tasa ms baja o cero de VAT o Impuesto a las Ventas sobre sus compras. Asumiendo que tiene usted un VAT o Impuesto a las Ventas apropiado a Caridades en el Grupo de Impuestos VAT, use el men Empresas->Empresas para abrir y editar un formulario de empresa para tal caridad, entonces: seleccione la solapa Propiedades, establezca el campo Impuesto por Defecto en: impuesto VAT a las Caridades. Puede asignar mltiples impuestos a un producto. Asumiendo que ha puesto los impuestos apropiados, debera usar el men Productos->Productos para abrir y editar una definicin de producto, entonces: seleccione uno o ms Impuestos de Cliente para todo producto que pueda usted vender, el cual puede incluir un Impuesto de Venta o Salida VAT y un Impuesto a las ventas Eco, seleccione uno o ms impuestos de proveedor para todo producto que pueda usted comprar, el cual puede incluir un Impuesto de Venta o Entrada VAT y un Impuesto de compra Eco. Generalmente, cuando hace una compra o venta, los impuestos asignados al producto se usan para calcular los impuestos que debemos o nos deben. Pero cuando hace una transaccin con una empresa que tiene definida un Impuesto por Defecto, por ejemplo en una venta a una caridad con Impuesto de Caridades, ese impuesto ser usado en lugar de otros impuestos de Producto en el mismo grupo, en este caso, reemplazando Ios impuestos de Venta o Salida estndar. Tambin puede asignar mltiples impuestos a un proyecto, de modo que las facturas de un proyecto lleven una tasa de impuesto apropiado (la facturacin de proyectos se lleva en detalle en Organizacin Interna y Gestin de Proyectos). Nota: regiones de impuesto El mdulo de terceros import_export (generalmente en addons-extra puede ser usado para extender el sistema de impuestos de OpenErp, de modo que puede asignar impuestos a diferentes cuentas dependiendo de la localizacin de la empresa(partner). A la empresa se le da una nueva Localizacin de Empresa que puede ser fijada en Local, Europa o Exterior, as los impuestos y las tasas de impuestos pueden ser canalizados a diferentes cuentas. Este mdulo puede ser la base de una ms ambiciosa contabilidad de impuestos basada en la localizacin. Usted puede asignar mltiples impuestos a una cuenta de modo que cuando transfiere dinero a travs de esa cuenta usted atrae un monto de impuesto. En tal caso, este impuesto puede no ser requerido legalmente pero si tener caractersticas de impuesto, por ejemplo, un bono de autor o comisin de ventas.

12.2.2 Los libros mayores de cuentas y la hoja de balancePara imprimir el balance de cuentas o los libros mayores de cuentas debe dirigirse a la Lista de Cuentas. Para esto vaya al men Gestin Financiera->Cuentas->Listado de Cuentas. Seleccione el periodo contable y tipo de movimiento (Todos los asientos o solo los asientos elegidos) que le interesen y haga clic en Abrir Lista para verla en una vista lista, entonces seleccione una o varias cuentas para anlisis haciendo clic y resaltando las lneas

apropiadas. Haga clic en el Libro Mayor General, el Balance de Cuentas, o Revisin Analtica en la barra de herramientas Reportes a la derecha. Si selecciona una cuenta que tiene sub-cuentas en la jerarqua, automticamente analizar ambas, esa cuenta y sus cuentas hija. Consejo: balance simulado. Mientras imprime sus balances de cuenta, si ha instalado el mdulo account_simulation desde addons-extra, OpenErp le pregunta qu nivel de simulacin desean ejecutar. Los resultados variarn dependiendo del nivel seleccionado. Usted podra por ejemplo imprimir el balance dependiendo de varios mtodos de amortizacin: el mtodo normal IFRS (NIIF en espaol), el mtodo Francs. Generalmente se le permite hacer anlisis usando otros niveles de simulacin que usted podra esperar. El mdulo account_reporting fue desarrollado para proveer de reportes configurables para hojas de balance o estados financieros en formatos legales.

12.2.3 los diarios contablesPara obtener los diferentes diarios use el men Gestin Financiera->Informe->Diarios. Nota: Diarios. Recuerde que hay diferentes tipos de diarios en OpenErp: Diarios contables (detallados en este captulo), diarios de compra (para distribuir las compras provistas en ciertas fechas), diarios de ventas (por ejemplo para clasificar las ventas por el tipo de negocio), diarios de facturacin (para clasificar las ventas por el modo de facturacin: diario, semanal, mensual, y automatizar las tareas. Para acceder a estos diarios instale el mdulo sale_journal (que se encuentra en este momento en addons, disponible en una instalacin estndar) y purchase_journal ( que se encuentra en este momento en addons-extra, que necesita instalacin especial). Entonces seleccione uno o varios diarios y haga clic en imprimir. OpenErp le propone varios reportes: asientos contables detallados, diario general, diario agrupado por cuenta.

Figura 12.7: Impresin de un diario

12.2.4 Declaracin de ImpuestosLa informacin que se requiere para una declaracin de impuestos la genera automtica mente OpenErp de las facturas. En la seccin de facturacin ha visto que puede obtener detalles de los impuestos en el rea derecha inferior de la factura. Tambin puede obtener informacin de los asientos contables en las columnas a la derecha. OpenErp mantiene una lista de impuestos que usted puede alcanzar en el men Gestin Financiera->Procesos Peridicos->Impuestos. La estructura de la lista es para calcular la declaracin de impuestos pero tambin se puede calcular todos los otros impuestos (tal como el francs DEEE)

Figura 12.8: Ejemplo de declaracin Belga TVA (VAT) La lista de impuestos representa el monto de cada rea en la declaracin de impuestos de su pas. Se presenta en una estructura jerrquica que le permite ver slo los detalles que le interesan y oculta los sub-totales menos interesantes. Esta estructura puede ser alterada como desee de acuerdo a sus necesidades. Puede crear varias listas de impuestos si su compaa est sujeta a diferentes tipos de impuesto o cuentas con caractersticas de impuesto, tales como: derechos de autor, impuestos eco tal como el francs DEEE para reciclar equipo elctrico. Cada entrada contable puede ser entonces enlazada a una de las cuentas de impuesto. Esta asociacin se hace automticamente por los impuestos que han sido previamente configurados en las lneas de factura. Consejo: Declaracin de impuestos. Algunos programas contables manejan la declaracin de impuestos en una cuenta general dedicada. La declaracin est entonces limitada a el balance en un periodo especfico. En OpenErp usted puede crear una lista de impuestos independiente, lo cual tiene varias ventajas: es posible ubicar slo una parte de la transaccin de impuesto, no es necesario manejar varias cuentas generales diferentes dependiendo del tipo de venta o tipo de impuesto, puede reestructurar su lista de impuestos segn lo necesite. En cualquier momento puede revisar su lista de impuestos para un periodo dado usando el reporte Gestin Financiera->Informe->Informes de Impuestos->Imprimir Informe de Impuestos. Estos datos se actualizan en tiempo real. Esto es muy til porque le permite pre visualizar en cualquier momento el impuesto que debe al principio del mes o cuatrimestre. Adems, para su declaracin de impuestos puede hacer clic en una de las cuentas de

impuestos para investigar en detalle los asientos que forman el monto total. Esto le ayuda a encontrar errores tales como cuando ingres una factura con todas las tasas del impuesto cuando no debi tener ninguna para un negocio entre comunidades o para una caridad. En algunos pases los impuestos se calculan sobre la base de pagos recibidos en vez de sobre las facturas enviadas. En este caso elija Base sobre: Pagos en vez de Base sobre: Facturas en el campo Seleccin de periodo. Incluso si hace su declaracin sobre la base de facturas enviadas y recibidas puede ser de ayuda comparar los dos reportes para ver el monto de impuesto que usted paga pero que todava no ha recibido de sus clientes.

12.3 Anlisis financiero de la compaaAqu vera las herramientas de anlisis para la situacin financiera de su compaa, en particular: Indicadores de manejo, presupuestos, el tablero de contabilidad.

12.3.1 indicadores de manejoNota: Indicadores financieros. Los indicadores, a veces llamados rangos financieros, son herramientas para analizar las finanzas de una compaa. Le permiten comparar dos cuentas o juegos de cuentas de la hoja de balance o la cuenta de prdida y ganancia, en la forma de un rango. Tambin le permiten medir la salud financiera de una compaa y hacer comparaciones de un ao al siguiente o contra otras compaas. Para definir indicadores financieros en OpenErp debe instalar el mdulo account_report . Cuando instale el mdulo los indicadores financieros usuales se registrarn en OpenErp. Puede consultar sus indicadores, calculados en tiempo real desde el men Gestin Financiera->Informe->Informes de cliente. Los indicadores definidos por defecto en OpenErp son: Indicadores de Capital de Trabajo: determinan si la compaa puede pagar sus deudas a corto plazo en condiciones normales. Se calcula de (Almacn + Efectivo + Activos Corrientes) / Pasivos Corrientes, Rangos Financieros: le permite calcular la liquidez de la compaa. Se define as: (Activos Corrientes - Almacn) / Pasivos Corrientes, Activos Fijos: el valor de los activos fijos se cubren en primer lugar con el capital (owners' capital) y en segundo lugar con todos los pasivos de largo plazo. Idealmente este indicador