Onsec, Cuadro Con Funciones

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Direccin Registro de control

Manual de Organizacin y PuestosMA-OP-D-01

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CONTENIDO

Introduccin 4

1. Base legal de la Direccin 5

2. Misin y visin de la Direccin 5

3. Objetivos de la Direccin 6

4. Funciones de la Direccin 6

5. Abreviaturas y conceptos 7

6. Registro y control de anexos 8

7 Estructura organizacional de la Direccin 88 Organigrama de la Direccin 9

9 Organigrama de puestos de la Direccin 10

DESCRIPCIN DE PUESTOS DE LA DIRECCIN

10. Director 11

11. Secretaria de Direccin 13

12. Asistente de Direccin 16

13. Subdirector 18

14. Secretaria de Subdireccin 20

15 Jefe de la Unidad de Cmputo 22

16 Tcnico de soporte y servicios informticos 25

17 Analista programador de informtica 27

18 Anexos generales 31


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INTRODUCCIN

La actualizacin peridica de los Manuales de Organizacin y Puestos de las unidadesadministrativas que integran la Oficina Nacional de Servicio Civil, es una de las funcionesprincipales del Departamento de Desarrollo Institucional. Con la intencin de fortalecer eldesempeo de la Oficina como institucin pblica a travs de la modernizacin e implementacinde un sistema de gestin de la calidad, fortaleciendo as el recurso humano disponible, se harealizado la actualizacin del Manual de Organizacin y Puestos de la Direccin, el cual es undocumento tcnico-administrativo que contiene, entre otros apartados, la estructuraorganizacional de la misma, las funciones de las unidades administrativas que la integran, ascomo las funciones y nivel de responsabilidad que le corresponden a cada puesto de trabajo, parael desempeo de sus labores.

Esta herramienta administrativa constituye un instrumento til para el personal; ya que contieneinformacin real y objetiva sobre el quehacer de la Direccin dentro de la Oficina, para elcumplimiento de sus objetivos y metas institucionales, la cual permite:

Disponer de un documento administrativo que describa la composicin orgnica, las funcionesprincipales de dicha unidad administrativa que facilite un proceso de induccin adecuado parapersonal de nuevo ingreso o que ascienda a otro puesto.

Definir con claridad las relaciones de autoridad y responsabilidad entre los diferentes puestosde trabajo del Departamento.

Identificar los canales de comunicacin a travs de los cuales se realiza el proceso decomunicacin formal, a nivel interno y externo del Departamento.

Derivado de la importancia que tiene el Manual de Organizacin y Puestos se considera necesarioque el mismo sea actualizado peridicamente, con el fin de adaptarlo a los diferentes cambiosque se realicen, como parte de la dinmica de la administracin de personal y modernizacin delEstado. Dichos cambios deben ser propuestos por el personal de la Direccin, con la finalidad desatisfacer las necesidades de demanda en cuanto al servicio que prestan, al desempeo de susfunciones y al proceso de mejora continua de la gestin de calidad.


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1.BASE LEGAL DE LA DIRECCIN

La Direccin fundamenta su gestin en las leyes y disposiciones siguientes:

Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.

Decreto No. 1748; Ley de Servicio Civil, publicado el 23 de mayo de 1968.

Acuerdo Gubernativo No. 18-98, Reglamento de la Ley de Servicio Civil y sus reformas.

Ley Orgnica del Presupuesto, Decreto No. 101-97 del Congreso de la Repblica.

Acuerdo Gubernativo No. 691-95; Reestructuracin de la Oficina Nacional de Servicio Civil,

publicado el 21 de diciembre de 1995.

Acuerdo de Direccin No. D-2005-016 de la Oficina Nacional de Servicio Civil del 12 de mayo de2005, Reestructuracin de la Oficina Nacional de Servicio Civil.

Resolucin No. D-0890-2013, Aprobacin Reglamento de la Estructura Interna de los Departamentosy Unidades de la Oficina, de fecha 24 de julio de 2013.

2.MISIN Y VISIN DE LA DIRECCIN

MISIN

Somos el rgano administrativo encargado de dirigir toda actividad tcnica y administrativa de la OficinaNacional de Servicio Civil y de supervisar a su personal, velando por la correcta aplicacin de la Ley deServicio Civil, con fundamento en los principios de servicio, orientacin a resultados y trabajo en equipo.

VISIN

Ser el ente coordinador de las polticas y estrategias para la modernizacin y fortalecimiento de la OficinaNacional de Servicio Civil, promoviendo la eficiencia, eficacia y calidad en los servicios que brindan losDepartamentos y/o Unidades administrativas que la integran, a la poblacin en general.


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3.OBJETIVOS DE LA DIRECCIN

GENERAL

Fortalecer a la Oficina y a las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas, enmateria de administracin y gestin de recursos humanos en la Administracin Pblica de Guatemala.

Promover la adquisicin y el dominio de competencias laborales del recurso humano del OrganismoEjecutivo, impulsando su profesionalizacin para el desarrollo de su trabajo y con ello alcanzaroportunidades reales para el desarrollo de la carrera administrativa.

ESPECFICOS

Propiciar el desarrollo integral de los trabajadores del Estado, mediante la modernizacin de losprocesos de control y fortalecimiento del recurso humano, por medio de nuevos sistemas tecnolgicospara su integracin.

Profundizar las polticas de igualdad de oportunidades en el trabajo, beneficiando a la poblacin quedesee ingresar al Sector Pblico.

Impulsar polticas de proteccin a los trabajadores y ex trabajadores del Sector Pblico, para garantizarla administracin del Rgimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, contribuyendo a la valorizacinde la economa de los beneficiarios de dicho Rgimen.

Estudiar y analizar las propuestas de proyectos para el desarrollo y modernizacin del equipotecnolgico que utilizan los trabajadores de la Oficina, y con ello contribuir a la modernizacin delEstado, implementando nuevos procedimientos para el desarrollo de sus funciones.

Administracin de la base de datos, para garantizar un servicio de informacin accesible, confiable yoportuna a los usuarios que visitan la pgina Web.

Desarrollar nuevas aplicaciones, a travs de un anlisis constante de las necesidades de los usuarios,as como estudiar las propuestas de proyectos, para el desarrollo tecnolgico de la Oficina.

4.FUNCIONES DE LA DIRECCINDe acuerdo a la estructura organizacional aprobada est divida en: Direccin, la cual se conforma con elDirector, Subdirector, asesores y personal administrativo, as mismo depende de sta, la Unidad deCmputo. A continuacin se describen las funciones que ejecuta:

Aprobar acuerdos que elaboran los Departamentos y Unidades de la Oficina que son de carcteroficial.


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Aprobar la elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto de la Oficina e informes institucionales quesolicitan la Secretara General de Planificacin y Programacin de la Presidencia de la Repblica, as

como otras Entidades relacionadas con la materia.

Aprobar los acuerdos de liquidacin emitidos por el Departamento de Previsin Civil, que solicitanlos ex servidores pblicos y/o sus beneficiarios.

Definir, formular, dirigir, supervisar y evaluar la poltica de retiro de los trabajadores del SectorPblico, en funcin de la poltica general del Gobierno y en coordinacin con los sectores einstituciones, vinculados al mbito de aplicacin de la Ley de Servicio Civil.

Atender a las Instituciones Pblicas en la elaboracin, aplicacin y fiscalizacin del proceso deseleccin y contratacin de personal con la finalidad de que el mismo sea el adecuado para cubrir lospuestos de trabajo, basados en un sistema de control por competencias laborales.

Brindar el apoyo tcnico en materia de informtica que apoye la ejecucin de los proyectos que realicela ONSEC y dar mantenimiento a las maquinas PCs, limpieza de computadoras e impresoras, ascomo solucionar problemas de hardware y software de computadoras.

Apoyar a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina en cuanto a la grabacin de informacin quesirve para alimentar las diferentes bases de datos que se pondr a disposicin de la poblacin engeneral.

5.ABREVIATURAS Y CONCEPTOS

5.1. ABREVIATURA DEFINICIN

INAP Instituto de Administracin Pblica.

SEGEPLAN Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia.

SERVER Servidor de Informacin.

5.2. CONCEPTO DEFINICIN

Anteproyecto de Presupuesto Es el instrumento programtico que refleja los requerimientos financieros necesarios paradesarrollar el Plan Operativo Anual -POA- de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Eselaborado de acuerdo a los lineamientos estratgicos aprobados por el Presidente de laRepblica y a la metodologa definida por la Direccin Tcnica del Presupuesto delMinisterio de Finanzas Pblicas.

Hardware Componente fsico de la computadora. Por ejemplo: el monitor, la impresora o el discorgido.


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6.REGISTRO Y CONTROL DE ANEXOS

7.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIN

La Direccin para el cumplimiento de sus funciones se conforma con el Director, Subdirector, asesores ypersonal administrativo, asimismo depende de esta, la Unidad de Cmputo.

Direccin

Unidad de Cmputo, la cual se subdivide en:

Seccin de Anlisis y Desarrollo de Sistemas

Seccin de Soporte Tcnico de Redes y Equipamiento

Software Componentes intangibles (programas) de las computadoras. Complemento delhardware. El software ms importante de una computadora es el Sistema Operativo.

Informix Manejador de Sistema de Base de Datos.

6.1. TTULO No.

Disposiciones Legales e Instrumentos Utilizados. 1

Descripcin Tcnica de Puestos. 2


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8.ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN

DIRECCIN

Seccin de Anlisis yDesarrollo de Sistemas

Seccin de SoporteTcnico

UNIDAD DECMPUTO

Simbologa

Centro de Autoridad yResponsabilidad

Relacin de lnea =

Relacin de apoyo =

Elaborado Por: Departamento de Desarrollo InstitucionalAutorizado Por: La Direccin de la Oficina Nacional de

Servicio Civil.Fecha: Diciembre de 2013


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9.ORGANIGRAMA DE PUESTOS DE LA DIRECCIN

Director Ejecutivo II (1)

Director Ejecutivo I (1)

Profesional Jefe II (1)Profesional II (2)

Profesional I (1)

Asesor ProfesionalEspecializado IV

Secretaria Ejecutiva III

Secretaria Ejecutiva V

Tcnico Profesional enInformtica (1)

Jefe Tcnico II (1)

Profesional II

DIRECTOR(1)

Tcnico de Soporte yServicios Informticos

(2)

Analista Programador deInformtica

(6)

Secretaria de Direccin(1)

Asesores de Direccin

Asistente de Despacho(1)

SUBDIRECTOR(1)

Secretaria de Subdireccin(1)

Jefe de la Unidad de Cmputo(1)

Simbologa

Centro de Autoridad yResponsabilidad

Relacin de lnea =Relacin de apoyo =

Relacin de Asesora = -----------------------

Elaborado Por: Departamento de Desarrollo InstitucionalAutorizado Por: La Direccin de la Oficina Nacional deServicio Civil.Fecha: Diciembre de 2013


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10. DIRECTOR

2. DESCRIPCIN DEL PUESTO

2.1.PROPSITO DEL PUESTOPlanificar y dirigir toda actividad tcnica y administrativa de la Oficina Nacional de Servicio Civil, as como velar por eleficiente desempeo de las funciones que realiza el recurso humano que tiene a su cargo, en base a la potestad que la Leyde Servicio Civil le designa, organizando el sistema de registro y control de acciones de personal de la AdministracinPblica.

2.2.FUNCIONES PERIDICAS DEL PUESTO

No DESCRIPCIN1 Velar por la correcta aplicacin de la Ley de Servicio Civil y su reglamento, organizando un sistema de

administracin de personal al servicio de la Administracin Pblica, de acuerdo con los principios que seala laley.

2 Organizar la Oficina Nacional de Servicio Civil, nombrar y remover al personal del Servicio por Oposicin de lamisma de acuerdo con la ley.

3 Reclutar, seleccionar y proponer a los candidatos elegibles para integrar el personal comprendido en el Servicio porOposicin, de conformidad con los preceptos de la ley.

4 Establecer y mantener un registro de todos los empleados comprendidos en el Servicio por Oposicin y en elServicio sin Oposicin, de conformidad con los reglamentos respectivos.

5 Desarrollar programas de mejoramiento tcnico para aspirantes a ingresar al Servicio Civil y de adiestramiento paralos servidores pblicos.

6 Investigar, informar y proponer soluciones respecto a la aplicacin y efectos de la Ley de Servicio Civil y sureglamento, al Presidente de la Repblica y a la Junta Nacional de Servicio Civil.

7 Resolver consultas que se le formulen en relacin con la administracin de personal y la aplicacin de la ley y sureglamento.

8 Investigar los hechos, hacer comparecer testigos, tomar declaracin jurada y solicitar la presentacin de cualquierprueba para los efectos de la aplicacin de la ley y su reglamento.

Director de la Oficina

1. INFORMACIN GENERAL DEL PUESTO

Ttulo Funcional: Director de la Oficina Nacional de Servicio Civil Especialidad: No aplicaJefe Inmediato: Presidente de la Repblica de Guatemala Cdigo de Especialidad: No aplicaSub-Alternos: El personal de la Oficina Nacional de Servicio Civil Nmero de Puestos: UnoTtulo Oficial del Puesto: No aplica Cdigo: No aplica


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9 Asistir a las reuniones de la Junta Nacional de Servicio Civil, cuando sta requiera su presencia y cuando as esteestablecido por la ley y su reglamento.

10 Rendir al Presidente de la Repblica y a la Junta Nacional de Servicio Civil, informe de las labores realizadasdurante el ao.

11 Los dems deberes y atribuciones que le impone la Ley de Servicio Civil y su reglamento.

2.3.FUNCIONES EVENTUALES DEL PUESTO

No DESCRIPCIN1 Participar en reuniones con autoridades de Gobierno.

2 Participar en reuniones de Jefes de Departamento y/o Unidades de la Oficina.

3 Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Presidente de la Repblica.

3. RELACIONES DE TRABAJOInternas Con el personal del Despacho de Direccin y el de los Departamento y Unidades de la Oficina.

Externas Con Funcionarios Pblicos y el personal de las Instituciones del Organismo Ejecutivo e InstitucionesDescentralizadas, as como otras relacionadas con el quehacer de la Oficina.

4. ESFUERZO EN EL TRABAJO

Mental El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentracin constante,utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisin, revisin, anlisisy aprobacin de los documentos que se emiten en la Oficina.

Fsico Se requiere de un 5% de esfuerzo fsico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado.

5. RESPONSABILIDAD EN EL TRABAJOAtribuciones Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias y de las que desarrolla el personal de la

Direccin, as como del manejo de informacin y documentos confidenciales.

Bienes y

equipo detrabajo

Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo y que

tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina.

6. CONDICIONES DE TRABAJO

Lugar de trabajo El trabajo se realiza en oficina privada ubicada en el Despacho de Direccin.

Jornada de trabajo La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas de lunes a viernes.


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7. RIESGOS Y CONSECUENCIAS DE TRABAJO

RiesgosLos riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de susfunciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados a nivelinstitucional.

Consecuencias

Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que estoafecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en eldesarrollo de las funciones que son de su competencia.

8. PERFIL DEL PUESTO

8.1.EDUCACIN FORMALOpcon A Ser de reconocida honorabilidad.

Ser guatemalteco de los comprendidos en el Artculo 5. de la Constitucin Poltica de la Repblica deGuatemala, mayor de 30 aos de edad y ser ciudadano en el libre ejercicio de sus derechos.Acreditar conocimientos tcnicos en administracin de personal o experiencia en AdministracinPblica.De preferencia, poseer ttulo universitario.

Opcin B No aplica.

8.2.PROGRAMAS DE COMPUTACIN REQUERIDOS PARA EL PUESTOProgramas de computacin Word, Excel, Power Point, Visio, Project, nivel avanzado.

Programas internos Outlook y navegacin en Internet

11. SECRETARIA DE DIRECCIN


2.1.PROPSITO DEL PUESTOAsistir al Despacho de Direccin en la realizacin de las actividades secretariales y tcnico-administrativas, a travs de laobservacin de los procedimientos establecidos para el registro, archivo, custodia y traslado de correspondencia oficial, ascomo hacer requisiciones, distribucin de materiales y suministros, manteniendo el control de existencias de los mismos.

Secretaria de Direccin


Ttulo Funcional: Secretaria de Direccin Especialidad: Actividades SecretarialesJefe Inmediato: Director de la Oficina Cdigo de Especialidad: 0006Sub-Alternos: Ninguno Nmero de Puestos: UnoTtulo Oficial del Puesto: Profesional II Cdigo: 5020


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No DESCRIPCIN1 Redactar documentos oficiales, internos y externos de acuerdo a instrucciones recibidas.

2 Controlar, organizar, clasificar y distribuir los documentos que ingresan al Despacho.

3 Dar seguimiento a los documentos que requieren atencin personalizada.

4 Organizar, preparar y clasificar la documentacin que pasa a firma del Despacho.

5 Elaborar correspondencia oficial interna o externa que requiera la aprobacin del Despacho, para su trmite deacuerdo a instrucciones recibidas.

6 Atender llamadas telefnicas internas o externas, tomar mensajes, dando el respectivo seguimiento.

7 Organizar y archivar documentacin, elaborar correspondencia y diferentes documentos, segn requerimiento delDirector.

8 Atender solicitudes de audiencia presentadas por usuarios internos y externos, citados por el Despacho.

9 Coordinar con piloto y personal de apoyo del Despacho, las actividades relacionadas a sus funciones.

10 Reproducir documentos que se elaboran en el Despacho y velar por el adecuado uso del equipo de oficina.

11 Remitir a las Dependencias del Organismo Ejecutivo, los documentos redactados segn lo instruido por la Direccin.

12 Requerir y controlar insumos y requerir existencias de los mismos cuando lo necesite el Despacho.


No DESCRIPCIN1 Reportar a la Unidad de Recursos Humanos del Departamento de Administracin Interna, la inasistencia eventual

del personal de la Direccin.

2 Solicitar la reparacin de mobiliario y/o equipo que se encuentra en mal estado.

3 Proporcionar informacin a los usuarios de la oficina ya sea personalmente o va telefnica.

4 Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Director de la Oficina.

3. RELACIONES DE TRABAJOInternas Con el personal de la Direccin y las Secretarias de los Departamentos y Unidades de la Oficina.

Externas Con los representantes de las instituciones del Organismo Ejecutivo, Entidades Autnomas yDescentralizadas.


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4. ESFUERZO EN EL TRABAJOMental El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentracin constante,

utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de control de documentosque se emiten en la Direccin.

Fsico Se requiere de un 5% de esfuerzo fsico ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada.

5. RESPONSABILIDAD EN EL TRABAJOAtribuciones Es responsable por el cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las adicionales que le indique

el Director de la Oficina.

Bienes y

equipo detrabajo

Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, para realizar su trabajo y que



Lugar de trabajo El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Direccin.

Jornada de trabajo La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.


Riesgos

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funcionesy que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual

-POA-, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional.

Consecuencias



8.1.EDUCACIN FORMALOpcin A Acreditar ttulo universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, seis

meses de experiencia como profesional I en la misma especialidad y ser colegiado activo.

Opcin B Acreditar ttulo universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, un aode experiencia profesional en labores relacionadas con el puesto y ser colegiado activo.

Otros Acreditar ttulo o diploma de Secretaria Oficinista, Secretaria Comercial y en los casos que se requieraSecretaria Bilinge y tres aos comprobables en labores secretariales.

8.2.PROGRAMAS DE COMPUTACIN REQUERIDOS PARA EL PUESTOProgramas de computacin Word, Excel, Power Point, Visio, nivel bsico.

Programas internos Outlook y navegacin en Internet.


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12. ASISTENTE DE DIRECCIN


2.1.PROPSITO DEL PUESTOTrabajo de oficina que consiste en asistir a la Direccin en la realizacin de actividades secretariales, apoyando losprocedimientos establecidos para el registro, archivo, custodia y traslado de documentos y la elaboracin de otrosdocumentos que le sean solicitados, as como llevar un registro y control de la agenda personal del Director.


No DESCRIPCIN1 Apoyar en la elaboracin de oficios, providencias, circulares y otros documentos oficiales relacionados con las

funciones del Director llevando su control en orden correlativo.

2 Atender llamadas telefnicas, recibir mensajes y realizar llamadas telefnicas oficiales a solicitud del Director.

3 Atender a las personas que requieren audiencia con el Director o personal de Asesora.

4 Apoyar en la recepcin de correspondencia interna y externa dirigida a la Direccin, clasificndola para orientar sutrmite.


No DESCRIPCIN1 Proporcionar informacin a los usuarios, ya sea personalmente o va telefnica.


3. RELACIONES DE TRABAJOInternas Con el personal de la Direccin y las Secretarias de los otros Departamentos y Unidades de la Oficina.

Externas Con el personal que solicita audiencia con el Director de la Oficina.

Asistente de Direccin


Ttulo Funcional: Secretaria de Direccin Especialidad: Actividades SecretarialesJefe Inmediato: Director de la Oficina Cdigo de Especialidad: 0006Sub-Alternos: Ninguno Nmero de Puestos: UnoTtulo Oficial del Puesto: Secretario Ejecutivo V Cdigo: 6220


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Mental El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido a que necesita tenerconocimientos secretariales, as como manejar procesos administrativos para el desarrollo de susfunciones.



el Director de la Oficina.

Bienes y

equipo detrabajo

Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, para realizar su trabajo y quetiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina.





Riesgos

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funcionesy que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual

-POA-, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional.

Consecuencias



8.1.EDUCACIN FORMALOpcin A Acreditar ttulo o diploma de nivel de educacin media y seis meses de experiencia como Secretario

Ejecutivo IV.

Opcin B Acreditar ttulo o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilinge y tres aos de experiencia enlabores secretariales. En el caso que se requiera dominio de un idioma.

8.2.PROGRAMAS DE COMPUTACIN REQUERIDOS PARA EL PUESTOProgramas de computacin Word, Excel, Power Point, nivel bsico.



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13. SUBDIRECTOR


2.1. PROPOSITO DEL PUESTOEl Subdirector es el Subjefe Administrativo de la Oficina Nacional de Servicio Civil, que realiza un trabajo profesional deapoyo a la Direccin de la Oficina, en la planificacin, organizacin, coordinacin, direccin y supervisin de lasactividades que ejecuta el personal de la Oficina, sustituyendo al Director en caso necesario.

2.2. FUNCIONES PERIDICAS DEL PUESTO

No DESCRIPCIN1 Sustituir al Director en casos de licencia, enfermedad y ausencia temporal por cualquier causa.

2 Apoyar en la revisin y aprobacin de acuerdos, resoluciones, liquidaciones de los expedientes de pensiones queelabora el Departamento de Previsin Civil.

3 Apoyar en la revisin y aprobacin de certificaciones de evaluacin, realizados por el Departamento de Normas ySeleccin de Recursos Humanos.

4 Firmar acuerdos y otros documentos oficiales que se emiten en el Despacho de Direccin.

2.3. FUNCIONES EVENTUALES DEL PUESTO

No DESCRIPCIN1 Participar en reuniones con autoridades de Gobierno y funcionarios de otras Entidades Pblicas y Privadas.

2 Participar en reuniones de Jefes de Departamento y/o Unidades de la Oficina.


3. RELACIONES DE TRABAJOInternas Con el personal del Despacho de Direccin y el de los Departamento y Unidades de la Oficina.

Externas Externamente con personal de las Instituciones del Organismo Ejecutivo e InstitucionesDescentralizadas, y otras relacionadas con el quehacer diario de la Oficina en general.

Subdirector de la Oficina


Ttulo Funcional: Subdirector de la Oficina Nacional de Servicio Civil Especialidad: No aplicaJefe Inmediato: Director de la Oficina Cdigo de Especialidad: No aplicaSub-Alternos: El personal del Despacho de Direccin Nmero de Puestos: UnoTtulo Oficial del Puesto: No aplica Cdigo: No aplica


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utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisin, revisin, anlisisy aprobacin de los documentos que se emiten en la Oficina.


5. RESPONSABILIDAD EN EL TRABAJOAtribuciones Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias y de las que desarrolla el personal de la

Direccin, as como del manejo de informacin y documentos confidenciales.

Bienes y

equipo detrabajo

Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que



Lugar de trabajo El trabajo se realiza en oficina privada ubicada en el Despacho de Direccin.



Riesgos

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de susfunciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados a nivel

institucional.

Consecuencias



8.1.EDUCACIN FORMALOpcin A Ser de reconocida honorabilidad.

Ser guatemalteco de los comprendidos en el Artculo 5. de la Constitucin Poltica de la Repblica deGuatemala, mayor de 30 aos de edad y ser ciudadano en el libre ejercicio de sus derechos.

Acreditar conocimientos tcnicos en administracin de personal o experiencia en AdministracinPblica.De preferencia, poseer ttulo universitario.

Opcin B No aplica.




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14. SECRETARIA DE SUBDIRECCIN


2.1.PROPSITO DEL PUESTOAsistir al Despacho de Subdireccin en la realizacin de las actividades secretariales y tcnico-administrativas, a travs dela observacin de los procedimientos establecidos para el registro, archivo, custodia y traslado de correspondencia oficial,as como atender al pblico que requiere informacin o audiencia con el Subdirector.


No DESCRIPCIN1 Revisar, sellar y trasladar para firma la correspondencia oficial de las dependencias de la Institucin.

2 Revisar, sellar y trasladar para firmar acuerdos, resoluciones, providencias y oficios.

3 Atender el telfono y a las personas citadas por el Subdirector o las que solicitan audiencia para tratar asuntosrelacionados con el desempeo de su cargo.

4 Descargar expedientes del Sistema de control de la Institucin.

5 Controlar y registrar en el sistema la recepcin, clasificacin y distribucin de los documentos y expedientes queingresan a la Subdireccin.

6 Archivar documentos y expedientes del Despacho de Subdireccin.

7 Controlar y coordinar la agenda del Subdirector, concediendo audiencias y organizando reuniones de trabajo conpersonal de las Instituciones de Gobierno o privadas.

8 Coordinar con el piloto y personal de apoyo del Despacho, las actividades relacionadas a sus funciones.

9 Reproducir documentos que se elaboran en el Despacho y dar seguimiento a aquellos que requieren atencin urgente.

10 Remitir a las Instituciones del Organismo Ejecutivo, los documentos redactados segn lo instruido por elSubdirector.

Secretaria de Subdireccin


Ttulo Funcional: Secretaria de Subdireccin Especialidad: Actividades SecretarialesJefe Inmediato: Subdirector de la Oficina Cdigo de Especialidad: 0006Sub-Alternos: Ninguno Nmero de Puestos: UnoTtulo Oficial del Puesto: Secretario Ejecutivo III Cdigo: 6200


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No DESCRIPCIN1 Convocar a reuniones cuando sea necesario.

2 Atender de forma personal o telefnicamente a los usuarios y proporcionar informacin para la cual est autorizada,de acuerdo con lo establecido por la Subdireccin.

3 Solicitar la reparacin de mobiliario y/o equipo que se encuentra en mal estado.

4 Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Subdirector de la Oficina.

3. RELACIONES DE TRABAJO

Internas Con el personal de la Direccin y las Secretarias de los Departamentos y Unidades de la Oficina.

Externas Con los representantes de las instituciones del Organismo Ejecutivo, Entidades Autnomas yDescentralizadas.

4. ESFUERZO EN EL TRABAJOMental El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido a que necesita poner en

prctica los conocimientos secretariales que posee, as como manejar procesos administrativos para eldesarrollo de sus funciones.



el Subdirector de la Oficina.

Bienes yequipo detrabajo






Riesgos

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funcionesy que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual-POA-, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional.


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Consecuencias

Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que estoafecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el

desarrollo de las funciones que son de su competencia.


8.1.EDUCACIN FORMALOpcin A Acreditar ttulo o diploma de nivel de educacin media y seis meses de experiencia como Secretario

Ejecutivo II.

Opcin B Acreditar ttulo o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilinge y dos aos de experiencia enlabores secretariales. En el caso que se requiera, dominio de un idioma.

8.2.PROGRAMAS DE COMPUTACIN REQUERIDOS PARA EL PUESTOProgramas de computacin Word, Excel, Power Point, Visio, nivel bsico.

Programas internos Outlook, FILE MASTER y navegacin en Internet

15. JEFE DE LA UNIDAD DE CMPUTO


2.1.PROPOSITO DEL PUESTOPlanificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades de la unidad a cargo, coordinar el diseo y/o reestructuracin desistemas y procedimientos para el procesamiento de datos, supervisar la aplicacin de los programas de mantenimiento

preventivo y correctivo, asesorar a la Direccin y al personal de los departamentos y unidades de la institucin en materiade informtica y tecnologa para proponer soluciones de soporte tcnico.

2.2.FUNCIONES PERIODICAS DEL PUESTO

No DESCRIPCIN1 Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades que desarrolla el personal de la Unidad, para garantizar

la calidad en el trabajo que realizan.

Jefe de la Unidad de Cmputo


Ttulo Funcional: Jefe de la Unidad de Cmputo Especialidad: InformticaJefe Inmediato: Director de la Oficina Cdigo de Especialidad: 0412Sub-Alternos: El personal de la Unidad de Cmputo Nmero de Puestos: UnoTtulo Oficial del Puesto: Asesor Profesional Especializado IV Cdigo: 9840


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2 Administrar y vigilar la red de datos local que se encuentre permanentemente activa y funcionando en ptimascondiciones, a travs de rutinas de inspeccin, efectuando las acciones correctivas pertinentes, de conformidad con

los procedimientos establecidos.

3 Planificar y coordinar la implementacin de los proyectos y rediseo de automatizacin de procesos de informticaencaminados a mejorar la eficiencia y eficacia en la prestacin de los servicios que brinda a los Departamentos yUnidades de la Oficina.

4 Administrar los diferentes sistemas informticos de la Oficina.

5 Desarrollar y supervisar las aplicaciones de software que proporcionen informacin verz y confiable, queconstituyan la base para la toma de decisiones en los Departamentos y/o Unidades de la Oficina.

6 Coordinar las actividades que permitan mantener actualizado el software y hardware propiedad de la Oficina.

7 Participar en la toma de decisiones relacionadas con aspectos de informtica en conjunto con la Direccin de laOficina.

8 Asignar, revisar, aprobar y trasladar los proyectos formulados por el personal a su cargo y velar por su seguimiento.

9 Asesorar a la Direccin en la realizacin de actividades o proyectos relacionados con la Unidad de Cmputo y otrosque se estimen necesarios.


No DESCRIPCIN1 Revisar y aprobar la elaboracin del Plan de Trabajo Anual, Plan Operativo Anual, -POA-, Memoria de Labores,

Anteproyecto de Presupuesto y otros informes ejecutivos que genera la Unidad.

2 Analizar nuevas tecnologas de informacin a implementar para la modernizacin de la Oficina.

3 Participar en procesos de cotizacin y/o licitacin de equipo de cmputo y el mantenimiento del que ya existe.

5 Elaborar informes sobre las actividades desarrolladas para efectos de control de avances y resultados deproyectos.

6 Supervisar los dispositivos perifricos instalados en la Oficina, para el funcionamiento de la red.

7 Participar en comisiones especficas, a designacin de la Direccin.

8 Participar en la Comisin Nacional de Informtica.

9 Velar por la constante actualizacin del personal que tiene a su cargo, en el campo de la informtica.

10 Coordinar con el personal de la Unidad, la planificacin de actividades relacionadas con la actualizacin y/omodificacin de los sistemas de bases de datos y otras requeridas por la Direccin.

11 Firmar autorizacin de ausencias, permisos y vacaciones del personal que conforma la Unidad.



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3. RELACIONES DE TRABAJOInternas Con el personal de la Unidad y el personal de los Departamentos y Unidades de la Oficina.

Externas Con el Ministerio de Finanzas Pblicas, Superintendencia de Administracin Tributaria -SAT-,Contralora General de Cuentas y el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa -CONCYT-.


utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de revisin, anlisis y mejoracontinua del software que administra la Unidad.


5. RESPONSABILIDAD EN EL TRABAJOAtribuciones Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias, y las que desarrolla el personal de la

Unidad, as como las que le indique la Direccin de la Oficina. Adems por el manejo de informacin ydocumentos confidenciales.




Lugar de trabajo El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Unidad.

Jornada de trabajo La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes.


Riesgos

Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funcionesy que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual-POA- de la Unidad, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional.

Consecuencias

Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que estoafecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el

desarrollo de las funciones que son de su competencia.


8.1.EDUCACIN FORMALOpcin A Acreditar ttulo universitario a nivel de licenciatura en una carrera afn al puesto. Seis meses de

experiencia como Asesor Profesional Especializado III y ser colegiado activo.

Opcin B Acreditar ttulo universitario en el grado acadmico de licenciado en la carrera profesional que el puestorequiera. Siete aos de experiencia en labores afines y ser colegiado activo.


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8.2.PROGRAMAS DE COMPUTACIN REQUERIDOS PARA EL PUESTO

Programas de computacinWord, Excel, Power Point, Visio, Project, nivel avanzado.

Programas internos Outlook y Internet, as como sistemas operativos, lenguajes informticos siendo estos;Para Pginas Web: HTML, Macromedia DreamWeber, Macromedia Flash.Aplicaciones: Microsoft Visual Studio, Microsoft SQL Server, PHP, Informix 4GL,Cristal Reports. Bases de Datos: Microsoft SQL Server, Informix, Access y manejo de

Software para el desarrollo de aplicaciones.

16. TCNICO DE SOPORTE Y SERVICIOS INFORMTICOS


2.1.PROPSITO DEL PUESTOBrindar soporte tcnico para garantizar la operatividad del equipo de cmputo e impresoras, programas, infraestructura dered local y de seguridad informtica de la institucin.


No DESCRIPCIN1 Brindar atencin personalizada a los usuarios de la red, sobre problemas de impresin o necesidades de informacin.

2 Revisar, reparar y brindar atencin general a las fallas del equipo de cmputo de la Oficina.

3 Dar mantenimiento al equipo de cmputo y a las impresoras que tiene asignado el personal de la Oficina.

4 Instalar y configurar equipo de cmputo en los diferentes Departamentos y Unidades de la Oficina.

5 Brindar soporte tcnico a los trabajadores de la Oficina, en relacin al equipo que utilizan para el desempeo de susfunciones.

6 Instalar nuevos sistemas operativos en los equipos de cmputo de los colaboradores de la Oficina.

7 Instalar los programas (software) y antivirus a las computadoras personales que tiene asignado el personal de laOficina.

Tcnico de Soporte y Servicios Informticos


Ttulo Funcional: Tcnico de soporte y servicios informticos Especialidad: InformticaJefe Inmediato: Jefe de la Unidad Cdigo de Especialidad: 0412Sub-Alternos: Ninguno Nmero de Puestos: DosTtulo Oficial del Puesto: Tcnico Profesional en Informtica I (1), Jefe TcnicoII (1).

Cdigo: 4210 y 3070


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8 Realizar Backups de la informacin en los equipos daados cuando sea requerido, verificando si es posiblerealizarlos.

9 Solucionar las fallas en el equipo de cmputo, cuando sean reportadas por los colaboradores de la Oficina.


No DESCRIPCIN1 Realizar movimientos de equipo de cmputo de la Oficina.

2 Brindar apoyo en la grabacin y edicin de videos en eventos especiales que organiza la Oficina.

3 Apoyar en el diseo, planificacin y ejecucin para la instalacin de cableado estructurado de oficinas.

4 Apoyar con las presentaciones cuando se realizan conferencias y/o otras actividades que realiza la Oficina.

5 Apoyar en la instalacin y configuracin de puntos de red.

6 Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Jefe inmediato.


Externas Ninguna.


utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de revisin, anlisis y mejoracontinua del software que administra la Unidad.

Fsico Se requiere de un 25% de esfuerzo fsico, ya que la mayor parte del tiempo permanece en constantemovimiento.

5. RESPONSABILIDAD EN EL TRABAJOAtribuciones Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto, as como las que

indique el Jefe inmediato.






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Riesgos


Consecuencias



8.1.EDUCACIN FORMALOpcon A Tcnico Profesional en Informtica:

Acreditar diploma de Bachiller en Computacin, ttulo de Perito en Computacin o carrera de nivel mediocon orientacin en Computacin.

Jefe Tcnico IIAcreditar ttulo o diploma de una carrera del nivel de educacin media y seis meses de experiencia comoJefe Tcnico I en la especialidad que el puesto requiera, que incluya supervisin de personal.

Opcin B Tcnico Profesional en Informtica:No aplica.

Jefe Tcnico IIAcreditar ttulo o diploma de una carrera del nivel de educacin media y cuando se requiera, los cursos decapacitacin o adiestramiento en el rea especfica y tres aos de experiencia en tareas relacionadas con el

puesto, que incluya supervisin de personal.


Programas internos Outlook, navegacin en Internet, as como sistemas operativos.

17. ANALISTA PROGRAMADOR DE INFORMTICA

Analista Programador de Informtica


Ttulo Funcional: Analista Programador de Informtica Especialidad: InformticaJefe Inmediato: Jefe de la Unidad Cdigo de Especialidad: 0412Sub-Alternos: Ninguno Nmero de Puestos: CuatroTtulo Oficial del Puesto: Profesional Jefe II (1), Profesional II (2), Profesional I Cdigo: 5070, 5020 y 5010


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2.1.PROPSITO DEL PUESTOAnalizar, disear, desarrollar, implementar y mantener el funcionamiento adecuado de los sistemas informticos y la basede datos, as como ejecutar actividades tcnico administrativas de la Unidad.


No DESCRIPCIN1 Realizar el anlisis, diseo y programacin de sistemas de informacin asignados por el Jefe de la Unidad.

2 Realizar diseo de archivos y bases de datos para registrar la informacin que generan los Departamentos y/oUnidades de la Oficina.

3 Elaborar programas de software y procedimientos para el procesamiento electrnico de datos.

4 Apoyar en la administracin de los sistemas de informacin de la ONSEC.

5 Realizar el mantenimiento de las aplicaciones que componen los sistemas de informacin.

6 Realizar la creacin y administracin de usuarios.

7 Apoyar en el diseo y actualizacin de la pgina Web de la Oficina.

8 Evaluar peridicamente los procesos operativos introduciendo mejoras al sistema, cuando se requiera.

9 Atender las solicitudes de los usuarios internos.

10 Mantener control estricto del funcionamiento de servidores, unidad de Tape Back Up utilizadas y reportar las fallasque se detecten.


No DESCRIPCIN1 Capacitar a los usuarios de la Oficina de algn software especfico.

2 Resolver problemas tcnicos planteados por los Departamentos y Unidades de la Oficina.

3 Realizar otras tareas afines al puesto que le sean asignadas por el Jefe Inmediato.


Externas Ninguna


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Mental El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentracin constante,utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de revisin, anlisis y mejoracontinua del software que administra la Unidad.


5. RESPONSABILIDAD EN EL TRABAJOAtribuciones Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto, as como las que

indique el Jefe inmediato.

Bienes yequipo de

trabajo






Riesgos


Consecuencias



8.1.EDUCACIN FORMALOpcin A Profesional Jefe II:

Acreditar ttulo universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, seismeses de experiencia como Profesional Jefe I en la misma especialidad, que incluya supervisin de

personal y ser colegiado activo.

Profesional IIAcreditar ttulo universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, seismeses de experiencia como Profesional I en la misma especialidad y ser colegiado activo.

Profesional IAcreditar ttulo universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera y sercolegiado activo.


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Opcin B Profesional Jefe II:Acreditar ttulo universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que le puesto requiera, treinta

meses de experiencia profesional en labores relacionadas con el puesto, que incluyan supervisin depersonal y ser colegiado activo.

Profesional IIAcreditar ttulo universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, un aode experiencia profesional en labores relacionadas con el puesto y ser colegiado activo.

Profesional INo aplica.


Programas internos Outlook y Internet, as como sistemas operativos, lenguajes informticos siendo estos;Para Pginas Web: HTML, Macromedia DreamWeber, Macromedia Flash.Aplicaciones: Microsoft Visual Studio, Microsoft SQL Server, PHP, Informix 4GL,Cristal Reports. Bases de Datos: Microsoft SQL Server, Informix, Access y manejo de

Software para el desarrollo de aplicaciones.


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18. ANEXOS GENERALES

18.1. Disposiciones Legales e Instrumentos Utilizados

Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

Cdigo de Trabajo.

Ley de Servicio Civil y su Reglamento.

Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su reglamento.

Ley Orgnica del Presupuesto, Decreto No.101-97 del Congreso de la Repblica, su reglamento y su reforma.

Ley de Compras y Contrataciones del Estado.

Digesto de la Administracin de Personal del Sector Pblico

Documentos Conexos (Acuerdos Gubernativos, Decretos del Congreso de la Repblica, Acuerdos deDireccin, etc.).

Normas Generales de Control Interno Gubernamental.

Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Pblico de Guatemala, Direccin Tcnica delPresupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas 6ta edicin.

Manual de Nomenclatura Gubernamental.

Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo entre ONSEC y SONSEC.

Documentos internos elaborados en la Oficina (oficios, providencias, otros).


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18.2. Descripcin Tcnica de Puestos

A travs del anlisis de los puestos de trabajo se logra identificar la importancia relativa de cada puestodentro de la institucin y las caractersticas fsicas, psicolgicas, cognoscitivas, as como lascompetencias bsicas, genricas y tcnicas que debe poseer la persona que lo ocupe, permitiendo, conello que el personal conozca claramente sus deberes y responsabilidades.

La descripcin tcnica de puestos proporciona beneficios, tales como:

Facilidad para la administracin del recurso humano.Mayor objetividad en la evaluacin del desempeo.Asignacin de puestos de trabajo atendiendo al marco legal aplicable.La administracin de recursos humanos conoce las funciones que cumple y el perfil que debe llenar

la persona que lo ocupe.Facilidad en el proceso de induccin y entrenamiento del personal de nuevo ingreso.

Sin embargo, cabe aclarar que las descripciones de puestos son enunciativas y no limitativas de lasfunciones que cada miembro de la institucin debe desempear, aceptando los colaboradores de laOficina, las responsabilidades que esto implica en el desarrollo de las funciones que el puesto de trabajorequiere.

La descripcin de puestos est estructurada en los siguientes apartados:

Informacin general del puestoDescripcin general del puesto

Descripcin especfica del puestoCondiciones organizacionalesCondiciones fsicas necesarias para la realizacin del trabajoEspecificacin del puestoCompetencias; bsicas, tcnicas, genricas, habilidades y destrezas para el puestoResultados esperados del puesto

En relacin con los requisitos mnimos para optar a los diferentes puestos, estos fueron establecidos porla Oficina mediante la Resolucin nmero D-97-89 del 16 de enero de 1997, as tambin el Plan deClasificacin de Puestos y Salarios del Organismo Ejecutivo, aprobado por el Acuerdo GubernativoNmero 374-2012 del 28 de diciembre de 2012.

Para realizar la actualizacin de la descripcin de puestos en el manual, se utiliz la informacincontenida en el Manual de Organizacin y Puestos en su versin cero, los datos obtenidos a travs de laboleta electrnica generada por el Sistema Integrado de Administracin de Recursos Humanos-SIARH-, as como el cuestionario para la actualizacin y validacin de puestos trasladada a los Jefes deDepartamentos y Unidades de la Oficina.

Onsec, Cuadro Con Funciones

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