Tema 2

OFIMATICA

2.1 DEFINICION DE OFIMATICA

Distintos puntos de vista dan lugar a distintas definiciones. De una manera in-formal, si preguntasemos a distintos profesionales que entienden por Ofimaticapodrıan decirnos lo siguiente:

Un ingeniero: un conjunto de herramientas para la realizacion de ciertastareas.

Un economista: una forma de incrementar la productividad y eficiencia enla oficina.

Un sociologo: una forma de relacionarse las personas entre sı y con su en-torno de trabajo.

No cabe duda de que todos ellos tienen su parte de razon, por lo quepodrıamos decir que todas estas visiones no son contradictorias sino comple-mentarias. A continuacion relacionamos algunos de los sinonimos utilizadospara referirse a la Ofimatica:

• Sistemas Informaticos de Oficina,

• Automatizacion de oficinas,

• La oficina del futuro,

• La oficina sin papel, etc.

Son terminos que por sı solos resultan incompletos, pero que perfilan lasilueta de este amplio concepto del que nos ocupamos en este tema.

Veamos algunas definiciones de Ofimatica.

2.1.1 Elli y Nutt (1980)

Un sistema automatizado de informacion para la oficina trata de realizar lasmismas funciones de la oficina tradicional por medio de sistemas de ordenadores.

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2.1.2 Hammer y Sirbu (1980)

La Ofimatica es la utilizacion de tecnologıa para mejorar la realizacion de fun-ciones de oficina.

2.1.3 Olson y Lucas (1982)

La automatizacion de oficinas se refiere a la utilizacion de sistemas integradosde ordenadores y comunicaciones, como soporte a los procedimientos adminis-trativos.

2.1.4 Bair (1985)

La Ofimatica es la utilizacion de ordenadores en la oficina como soporte a lostrabajadores de la informacion.

2.2 EJES DE INTEGRACION

Un sistema ofimatico no es un conjunto de herramientas aisladas. Hay unaintegracion entre las diferentes herramientas que se utilizan para automatizarlas tareas de un determinado proceso o funcion.

El grado de automatizacion de la oficina, es decir, el grado en que una oficinahace uso de la tecnologıa ofimatica, crece a lo largo de tres ejes:

• Integracion horizontal

• Integracion vertical

• Integracion humana

2.2.1 Integracion horizontal

Los paquetes integrados integran las aplicaciones aisladas de proceso de texto,hoja de calculo, bases de datos, agendas, graficos y modulos de comunicacion.

Lo que se automatiza es el intercambio de informacion entre ellas poten-ciando la capacidad de cada aplicacion individual y ofreciendo un nuevo campode desarrollo al que cada aplicacion por separado no podrıa acceder. Ejemplos:Microsoft Office, OpenOffice, etc.

Los soportes de informacion tambien se estan integrando en uno solo, elelectronico, lo que esta produciendo la tendencia hacia herramientas multimedia.

2.2.2 Integracion vertical

Un ejemplo de integracion vertical podrıa ser la interconexion entre un main-frame (servidor), donde reside la base de datos que se esta utilizando, y unordenador personal o PC en el que reside una hoja de calculo que necesita esosdatos. El acceso de muchos PC a un mismo servidor requiere disponer de canalesde comunicacion efectivos.

2.3. BENEFICIOS QUE APORTA UN SISTEMA OFIMATICO 17

2.2.3 Integracion humana

La integracion humana consiste en proporcionar interfaces mas convivenciales,iconos, ventanas, mensajes mas significativos, ayudas incorporadas a la apli-cacion y sensibles al contexto, menus configurables por el usuario, menus auto-configurables, incluso programas inteligentes que intenten evitar los errores delusuario y subsanarlos en el caso de que se produzcan.

2.3 BENEFICIOS QUE APORTA UN SISTEMAOFIMATICO

La implantacion de un sistema ofimatico en una oficina va a reportar notablesbeneficios, entre los que se encuentran los siguientes:

• Se automatizan las tareas de caracter rutinario y repetitivo.

• Se facilita, acorta y asegura la realizacion de tareas complejas y muylaboriosas.

• Se da la posibilidad de realizar trabajos que de otra forma serıa muycomplejo, costoso o imposible de realizar.

• Permite compartir recursos informaticos hardware o software (equipos,programas e informacion).

• Permite el acceso a la informacion comun (evita duplicidad).

2.4 ESQUEMA DE LOS TRES EJES (SAEZDE VACAS)

Saez de Vacas propone un modelo para la automatizacion de oficinas que denom-ina ”esquema de los tres ejes”, a lo largo de los cuales debe avanzar cualquiersistema ofimatico.

• Computabilidad. Abarca el tratamiento o proceso de informacion.

• Comunicabilidad. Todo aquello relacionado con trasladar la informacionde la oficina dentro de ella o al exterior.

• Convivencialidad. En la oficina hay seres humanos que operan conjunta-mente con tecnologıa.

No es posible evolucionar a lo largo de uno de ellos independientemente deen que posicion se encuentren los otros dos (ver figura 2.1):

• La comunicabilidad no se desarrolla sin la evolucion tecnologica de lacomputabilidad.

• La computabilidad se potencia por la capacidad comunicativa de la oficina,ya que la interconexion de varios sistemas aumenta la capacidad de procesode cada uno de ellos (y viceversa).

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• Las tecnologıas de computabilidad y comunicabilidad fısicamente integradasnecesitan algo que las aproxime al sistema social en el que estan o van aser implantadas (convivencialidad).

Figura 2.1: Modelo de los 3 ejes

2.4.1 Computabilidad

La computabilidad es la piedra angular: fue el primero de los ejes en aparecer yconstituye la base tecnologica de los otros dos, a los que potencia. Dos vertientes:

• Hardware: Ordenadores personales, estaciones de trabajo (workstations),multipuestos y grandes ordenadores (mainframe).

• Software: Permite aprovechar al maximo las capacidades del hardware,efectuando la labor de controlador de este.

Hardware

Son los elementos fısicos utilizados para el tratamiento automatico de la infor-macion. Es la base sobre la que se apoya el resto del sistema. El incremento delas velocidades y capacidades de la memoria interna y los soportes de almace-namiento, ha permitido la evolucion sobre los tres ejes:

• Se automatizan nuevas tareas, que antes no lo estaban por la falta de unoo mas de los factores antes mencionados.

• Se facilita la comunicacion entre ordenadores, dedicando parte de su po-tencia al control y potenciacion de las comunicaciones.

• Se mejora el grado de convivencialidad del propio ordenador y del restode herramientas que en el se apoyan.

Rangos de ordenadores en la actualidad

• Los ordenadores personales y la evolucion de estos: las estaciones de tra-bajo.

2.4. ESQUEMA DE LOS TRES EJES (SAEZ DE VACAS) 19

• Las redes de area local y los ordenadores multipuesto o miniordenadores.

• Los grandes ordenadores con enormes capacidades de proceso y almace-namiento.

En la oficina actual no existen soluciones unicas, sino multiples solucionesconcretas y particulares, utilizando un tipo determinado o alguna combinacioncon varios de ellos.

Software

El software ofrece un amplio abanico de posibilidades a sus usuarios. Atendiendoal tipo de poblacion a que esten orientados y a lo especıfica que sea la tarea parala cual se utilice, tenemos tres clases de software:

Programas horizontales Disenados para una tarea especıfica y a unabanico amplio de la poblacion: programas de contabilidad, administracion,impuestos, etc.

Programas verticales Orientados a una clase especıfica de usuarios ypara realizar una tarea igualmente especıfica: programas para ingenieros, arqui-tectos, medicos, etc.

Programas genericos Al igual que los horizontales, estan dirigidos a unamplio espectro de poblacion, pero para aplicaciones comunes: procesadores detexto, hojas de calculo, etc.

Los programas genericos se agrupan en las siguientes familias en cuanto alas funciones que realizan:

- Procesadores de texto.- Hojas de calculo electronicas.- Gestores de Bases de Datos.- Agendas electronicas.- Programas de graficos.- Paquetes integrados.- Autoedicion o Publicacion Asistida por Ordenador.

Figura 2.2: Clasificacion de programas

2.4.2 Comunicabilidad

En un principio las tecnologıas de la informacion se limitaban a los elemen-tos de proceso de informacion. Sin embargo, un trabajador consume alrededor

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de un 65% de su tiempo en tareas relacionadas con la comunicacion (llamadastelefonicas, reuniones previstas e imprevistas, envio o recepcion de correo, via-jes...). Esta cifra se incrementa si consideramos que los directivos consumen un80% en la transmision o recepcion de informacion. Esto ha llevado al desarrollode tecnologıas para cubrir esta necesidad basica: la comunicacion.

La importancia del eje de la comunicabilidad radica en las tres con-sideraciones siguientes:

• Automatizacion de tareas basicas de comunicacion entre las personas, de-partamentos, edificios, ciudades y naciones: Correo, comunicaciones in-ternas, telefono, telex, facsımil, memorandos, circulares, cursillos, confer-encias.

• Incremento de la capacidad de proceso. Las comunicaciones incrementanla capacidad de proceso por la interconexion. Al conectar ordenadoresentre sı y con otros dispositivos tanto internos como externos, las posibil-idades aumentan en cuanto a funciones realizables, como en volumen deinformacion accesible.

• Base tecnologica suficiente. Los avances tecnologicos en telecomunica-ciones (fibra optica, nuevas formas de codificacion, etc.) hacen posible eldesarrollo de herramientas destinadas a la comunicabilidad en los sistemasofimaticos.

Lo importante no son las tareas individuales, sino unos objetivos globales,para los que se necesita la participacion de todos. El valor de un sistema deoficina aumenta segun aumenta el numero de usuarios participantes, la inter-accion mutua y la comparticion de los recursos disponibles, en particular lainformacion.

Por lo tanto, la dimension de la Comunicabilidad hace evolucionar la ofimaticadel primero (nivel de los objetos aislados) al segundo nivel (nivel de compleji-dad sistematica): de la union de los objetos aislados emerge un sistema depropiedades diferentes.

Comunicaciones de ambito local Las redes son los puntales de la oficinadel futuro. Una red a traves de paredes, suelos y techos, permite implementarla oficina electronica. Se llaman comunicaciones locales a las que tienen lugaren la misma oficina y el mismo edificio (LAN). Son la espina dorsal de la Ofic-ina Automatizada, ya que conexionan a todos los elementos. Son capaces demanejar de modo transparente el intercambio de informacion entre los usuariosy los diversos equipos y terminales conectados.

Con las redes de area local se tiende hacia la integracion de todos los dis-positivos de una oficina para mejorar la productividad global.

Comunicaciones de ambito externo Con los sistemas de comunicacionde ambito externo se rompe con la idea de que una oficina era un todo indivisible,localizada en un sitio determinado. La oficina podra estar formada por unidadesremotas conectadas a traves de sistemas de comunicacion, lo cual da lugar aotro concepto: la oficina distribuida. Para que esto sea realidad los diversostipos de informacion (textual, grafica, numerica y vocal) se unifican mediantesu representacion digital.

2.4. ESQUEMA DE LOS TRES EJES (SAEZ DE VACAS) 21

2.4.3 Convivencialidad

El eje de la convivencialidad es el ultimo en aparecer y expresa la integraciondel sistema tecnologico con el hombre. Los avances tecnologicos permiten con-struir sistemas cada vez mas complejos que seran utilizados por personas cuyascapacidades no evolucionan a ese ritmo. Para solucionar este problema, losdisenadores de herramientas ofimaticas recurren a los interfaces de usuario loscuales permiten enmascarar la complejidad interna de los sistemas.

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