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INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE DATOS ESTADÍSTICOS Oficina de Programas Federales y Planificación Equipo de Estadísticas y Análisis de Datos

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INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE DATOS ESTADÍSTICOS

Oficina de Programas

Federales y PlanificaciónEquipo de Estadísticas y Análisis de Datos

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Objetivos:

Discutir la forma apropiada de recopilar datos en los tres perfiles de servicio (Admisión, Evaluación, Alta)

Presentar los cambios de las versiones revisadas de los perfiles. (Versión 01/2018)

Discutir principales fuentes de error durante la documentación de los perfiles

Presentar el propósito y las ventajas del Sistema Electrónico de Perfiles Sociodemográficos (SEPS).

Repasar el proceso de entrar los perfiles al SEPS.

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Documentación de Perfiles

VERSION: 02/2018

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Aspectos Generales

Importancia

Describir las características de las personas admitidas.

Establecer comparaciones e identificar tendencias.

Reportar datos a agencias estatales y federales (Presupuesto).

La base de datos de SEPS se somete a SAMHSA siguiendo el

formato de TEDS.

La recopilación de datos debe hacerse de una manera correcta,

confiable y uniforme

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Aspectos Generales

Documentación

Los perfiles son DOCUMENTOS OFICIALES de la Agencia, no pueden

ser alterados y/o modificados

Se completarán en todas sus partes utilizando letra de molde LEGIBLE y en

bolígrafo de tinta negra preferiblemente (No use “Flair Pens”).

Utilice siempre la versión vigente de los Perfiles de Admisión, Evaluación y

Alta.

Responsabilidades

Es responsabilidad de los estadísticos o persona encargada de cada centro o

dependencia asegurarse de que todos los perfiles estén correctamente

completados antes de registrarlos en el (SEPS).

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Revisiones a Perfiles

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Perfil de Admisión (Página 1)

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Formato de Fecha

Anotar la fecha (mes / día / año)

Para evitar confusiones, todas las fechas anotadas en el SEPS deben seguir el

formato mmm/dd/aaaa, donde:

mmm: corresponde a la abreviatura del mes, según se define a continuación

dd: corresponde al día del mes

aaaa: corresponde a los cuatro dígitos del año

Enero = ENE Mayo = MAY Septiembre = SEP

Febrero = FEB Junio = JUN Octubre = OCT

Marzo = MAR Julio = JUL Noviembre = NOV

Abril = ABR Agosto = AGO Diciembre = DIC

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Raza

-Blanca (Caucásico) - personas con orígenes en cualquiera de los pueblos

originales de Europa, Oriente Medio, o África del Norte.

-Negro ó afroamericano - personas con orígenes en cualquiera de los

grupos raciales negros de África.

-Nativo de otra isla del Pacífico - persona con orígenes en alguno de las

islas del Pacífico

-Indio Americano –personas con orígenes en cualquiera de los pueblos

originales de Norte y Sudamérica (incluyendo América Central, y que

mantiene una afiliación tribal o lazo comunitario

-Nativo de Alaska - persona con orígenes de los pueblos originales de Alaska

y que mantiene una afiliación tribal o lazo comunitario

-Nativo de Hawái - persona con orígenes en alguno de los pueblos de Hawái

-Asiático - gente con orígenes en cualquiera de los pueblos originales del

Extremo Oriente, Sudeste Asiático o el subcontinente asiático

-Otra raza – persona que no se identifica con ninguna de las categorías arriba

descritas, se incluyen aquellos de origen Hispano (por ejemplo, puertorriqueño

o cubano)

Definición según US Censo 2000: https://www.census.gov/prod/2001pubs/c2kbr01-1.pdf

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Perfil de Admisión (Página 2)

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Condición laboral y/o de estudio

Se debe marcar solamente la alternativa que describa la situación de la persona

al momento de la admisión

-Empleo tiempo parcial: La persona informa que trabaja menos de 35 horas a la

semana.

-Empleo tiempo completo: La persona informa que trabaja 35 horas o más a la

semana.

-Estudia y trabaja: La persona informa que trabaja y además está matriculado/a

en alguna institución educativa.

-Desempleado: La persona informa que no tiene trabajo al momento de la

entrevista, que ha estado activamente buscando trabajo en los pasados 30 días y

que está disponible para trabajar.

-No participa de la fuerza laboral: Personas que no están empleados o que no

están activamente buscando empleo. En este caso, seleccione la alternativa que

mejor describa la situación de la persona en la próxima pregunta.

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Marcar la alternativa que describe

la fuente principal de ingresos.

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Perfil de Admisión (Página 3)

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Perfil de Admisión (Página 4)

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Perfil de Admisión (Página 5)

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Perfil de Admisión (Página 6)

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Perfil de Evaluación de Progreso

CADA 6 MESES EN TRATAMIENTO

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Perfil de Evaluación (Página 1)

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Perfil de Evaluación (Página 2)

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Perfil de Evaluación (Página 3)

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Perfil de Evaluación (Página 4)

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Perfil de Alta

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Perfil de Alta

• El Perfil de Alta contiene los mismos elementos ya

discutidos para Admisión y Evaluación, a excepción de la

razón de alta.

• En la Razón de Alta se debe seleccionar solo una

alternativa, y para la nueva revisión se elimina la opción de

“Se desconoce”

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SEPSSISTEMA ELECTRÓNICO DE PERFILESSOCIODEMOGRÁFICOS

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Ventajas del SEPS

Recopilar los datos de manera centralizada y uniforme.

Monitoreo, a nivel central, de la entrada de los datos y la calidad de estos.

Actualizar la programación desde el nivel central y distribuirla a los programas.

Garantiza la integridad de los datos ya que no permite alteraciones a los mismos.

Comparar la cantidad de Perfiles de Admisión y Alta registrados en el sistema con la cantidad de admisiones y altas incluidas en el Informe Mensual de Clientela Atendida.

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Recopilación de los Datos(Instrumentos)

Datos recopilados desde los programas en:

Perfil de Admisión Perfil de Alta Perfil de Evaluación de Progreso (cada 6 meses)

Los perfiles de admisión, alta y progreso son registrados en el Sistema Electrónico de Perfiles Sociodemográficos (SEPS) desde los programas o de nivel central.

El SEPS es un sistema web-based.

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El SEPS provee para:

Cumplir con el reporte obligatorio de datos a nuestros financiadores estatales y federales, así como a instituciones gubernamentales:

BHSIS (Behavioral Health Services Information System)

Archivos de Datos TEDS (Treatment Episodes Data Sets)

Datos de las tablas URS (Uniform Reporting System)

Bloques de Sustancias y Salud Mental

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Pasos para registrar perfiles en SEPS1. En el Internet Explorer colocar la dirección:

http://apps2.assmca.pr.gov/

2. Una vez en la pagina de ASSMCA buscar el Sistema de

Perfiles Sociodemográficos (SEPS).

3. Oprimir el enlace verde “Accede Aquí”

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Pasos para registrar perfiles en SEPS1. Una vez accede a la aplicación debe entrar su nombre de Usuario y Contraseña

2. Luego seleccione el programa del cual proviene el cliente.

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En esta pagina, seleccionará el tipo de perfil que va a registrar.

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1. En los filtros de búsqueda entrar el numero de expediente, Seguro Social o

nombre del cliente.

2. Pulsar el botón de Consultar para que el sistema revise si existe información del

cliente en el SEPS.

3. Si no aparece información del cliente, pulse el botón de Registrar paciente.

Pasos para registrar perfiles en SEPS

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Para Clientes Nuevos en SEPS

Complete la información requerida de identificación en la sección de Datos básicos

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Para Clientes Nuevos en SEPS

-En Datos de Razas favor de escoger la opción que mejor describa al cliente según

definiciones del manual. En caso de ser un cliente que no se identifica con

ninguna de las categorías descritas, en los que se incluyen aquellos de origen

Hispano (por ejemplo, Puertorriqueño o Cubano) debe marcar Otra Raza.

-Al terminar, pulse el botón de Registrar

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Registro de perfiles en SEPS- Una vez registrado el cliente, seleccione el tipo de perfil que va a entrar:

Admisión, Evaluación o Altas.

- Una vez termine el registro del perfil debe procurar llenar en la forma de papel el

IUP y el numero de Episodio para propósitos de rastreo de información en los

expedientes.

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Para Clientes Existentes en SEPS

Si luego de consultar aparece que ese cliente existe en sistema, entonces,

pulse en el IUP

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En esta pantalla le aparecerán los episodios para ese cliente, proceda entonces a pulsar

Registro de admisión.

Para Clientes Existentes en SEPS

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Para Clientes Existentes en SEPS

Usted verá que le aparecerán los datos del encabezamiento relacionados al cliente.

Proceda a entrar la información requerida.

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INFORME DE CLIENTELA ATENDIDA

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Fechas límites requeridas para cumplir con los Informes:

La Oficina de Planes Federales y Planificación requiere a los Centros Cumplir con las siguientes fechas:

Envío del Informe de Movimiento de Clientela Atendida al 5

todía laborable del mes siguiente al mes de servicio.

Envío de los Perfiles para la entrada a SEPS por especialistas de OPFP, el 5

todía laborable del mes siguiente al

mes de servicio.

Entrada de perfiles en o antes del 10mo

día laborable del mes siguiente al mes del servicio.

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Información de Contacto:◦ Daisy Gonzalez◦ Vimarys Gonzalez

Oficina de Programas Federales y Planificación

Teléfono: 787-764-2888 ext. 1215, 1214

Correos electrónicos: [email protected]@assmca.pr.gov

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Muchas Gracias

por su Atención